12 Hình 3: Sơ đồ các bước giao nhận hàng hoá nhập khẩu FCL bằng đường biển..22 Hình 4: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương m
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI D.A.N
Thông tin sơ lược về công ty
Tên giao dịch quốc tế: D.A.N TRADING AND TRANSPORT COMPANY LIMITED Tên doanh nghiệp (Tiếng Việt): CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ D.A.N
Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH TM VÀ DV D.A.N
Trụ sở chính: 151/1 Đường 6, Khu Phố 4, Phường Bình Trưng Tây, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người đại diện: NGUYỄN THANH DÂN Điện thoại: 0985752082
Quản lý bởi: Chi cục Thuế thành phố Thủ Đức
Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
Tình trạng: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Chi tiết:
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một hoạt động quan trọng, bao gồm các dịch vụ của đại lý bán vé máy bay, đại lý làm thủ tục hải quan và đại lý vận tải hàng hóa qua đường biển và đường hàng không Các dịch vụ này cũng bao gồm đại lý tàu biển và dịch vụ vận tải đường biển, ngoại trừ hóa lỏng khí để vận chuyển Thêm vào đó, dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu và kinh doanh vận tải đa phương thức (không bao gồm kinh doanh bãi đỗ xe, hóa lỏng khí để vận chuyển và hoạt động vận tải liên quan đến hàng không) đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa.
4321 Lắp đặt hệ thống điện
4511 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
4530 Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác
4663 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
4651 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
4652 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ bao gồm các hoạt động hỗ trợ cho vận tải đường thủy nội địa, cùng với dịch vụ hỗ trợ cho vận tải ven biển và viễn dương, ngoại trừ việc hóa lỏng khí để vận chuyển.
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N, được thành lập vào cuối năm 2017, đã hoạt động gần 6 năm và hiện đang củng cố, định hướng lại cơ cấu hoạt động để phát triển bền vững.
Công ty đang mở rộng các hình thức kinh doanh, bao gồm phát triển hệ thống đại lý vận tải quốc tế, dịch vụ vận tải nội địa, khai thuế hải quan, và tìm kiếm đối tác, khách hàng mới, cùng với nhiều hoạt động khác.
Sau vài năm hoạt động, công ty đã phát triển mạnh mẽ với chất lượng dịch vụ ngày càng nâng cao Việc thiết lập mối quan hệ bền vững với các đối tác trong và ngoài nước đã giúp công ty ký kết nhiều hợp đồng và tìm kiếm nguồn khách hàng ổn định Điều này không chỉ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển hiện tại mà còn mở ra cơ hội cho sự phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai.
Nhiệm vụ, chức năng và giá trị cốt lõi
Nhiệm vụ của công ty là hoạt động trong phạm vi đã được đăng ký trong giấy phép kinh doanh, sử dụng nguồn vốn đúng mục đích và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định của Nhà nước.
Công ty chúng tôi cam kết trở thành nhà cung cấp dịch vụ vận tải hàng đầu, uy tín và chất lượng cho khách hàng Chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế, chúng tôi phục vụ các nhà xuất nhập khẩu thông qua các phương thức vận tải đường biển, đường bộ và đường hàng không Đội ngũ nhân viên chất lượng và cơ sở vật chất hiện đại luôn được chú trọng nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển door to door trong chuỗi cung ứng hàng hoá.
Sứ mệnh của công ty chúng tôi là cung cấp các giải pháp logistics chất lượng và uy tín, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Giá trị cốt lõi của chúng tôi là xây dựng một nền tảng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, tập trung vào mối quan hệ tôn trọng và chân thành giữa nhân viên, khách hàng và đối tác Chúng tôi cam kết tạo ra sự hợp tác có lợi cho cả hai bên Đồng thời, công ty hướng đến việc cung cấp dịch vụ với giá trị gia tăng độc đáo, mang lại trải nghiệm khác biệt cho khách hàng.
Sơ đồ tổ chức
Hình 1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH TM VÀ VT D.A.N
Nguồn: Báo cáo cơ cấu nhân sự công ty TNHH TM Và VT D.A.N năm 2023
Doanh nghiệp với quy mô vừa bao gồm nhiều phòng ban khác nhau, giúp quản lý và triển khai hoạt động hiệu quả hơn Công ty được điều hành bởi những cá nhân tài năng và có đạo đức tốt.
Là chủ doanh nghiệp và người đại diện pháp lý, bạn có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý các hoạt động đối ngoại, tài chính, cũng như phát triển vốn kinh doanh của công ty.
Là người thay mặt cho công ty ký kết các hợp đồng, là người chịu trách nhiệm về
8 mọi hoạt động kinh doanh và đại diện cho công ty thực hiện quyền, nghĩa vụ đối với Nhà nước
Người chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh doanh sẽ quản lý các nguồn vốn và tài chính, đồng thời thực hiện công tác lập kế hoạch và đầu tư phát triển nhằm mở rộng thị trường Họ cũng đảm nhiệm việc tổ chức nhân sự và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch liên quan đến thị trường.
Phó Giám Đốc là người đại diện cho Giám đốc trong việc xử lý và quyết định công việc khi Giám đốc vắng mặt, với quyền hạn được uỷ quyền Vai trò của Phó Giám Đốc bao gồm quản lý và điều hành hoạt động công ty theo chỉ đạo của Giám đốc, thiết lập các mục tiêu và chính sách quản lý các bộ phận, đồng thời thực hiện đào tạo, đánh giá và khen thưởng nhân viên Ngoài ra, Phó Giám Đốc cũng có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất, tổ chức quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng và kế hoạch đã được giao, cũng như thực hiện bảo trì máy móc và thiết bị của công ty.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo, tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực của công ty, nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra liên tục Bên cạnh đó, phòng cũng quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự, góp phần vào sự hiệu quả trong quản lý nhân lực.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng mới Đơn vị này thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược kinh doanh, đồng thời theo dõi và thực hiện các kế hoạch đã đề ra Ngoài ra, phòng kinh doanh cũng đề ra phương hướng phát triển và cạnh tranh với các công ty trong và ngoài nước Cuối mỗi tháng, quý, năm, phòng kinh doanh tổng hợp và báo cáo kết quả kinh doanh cho giám đốc.
Bộ phận chứng từ: Sẽ soạn thảo bản hợp đồng và các chứng từ xuất nhập khẩu
Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xin cấp C/O, khai hải quan và giám định cho lô hàng xuất nhập khẩu là rất quan trọng Cần làm hồ sơ thanh toán quốc tế và lưu trữ các tài liệu như thư giao dịch, đơn đặt hàng Liên hệ với nhà cung cấp và khách hàng để cập nhật lịch chuyển giao hàng Đồng thời, cần theo dõi các văn bản pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu thiết bị, máy móc và phụ tùng Đảm bảo tính chính xác của chứng từ hàng hóa để việc bán hàng và giao hàng cho khách hàng tuân thủ đúng quy trình và thủ tục pháp lý.
Bộ phận giao nhận hải quan chịu trách nhiệm liên hệ với bộ phận chứng từ để tiếp nhận hồ sơ và làm giấy kiểm dịch, giấy giám định, cũng như thực hiện thủ tục lấy C/O Ngoài ra, bộ phận này còn làm việc với các hãng tàu để lấy lệnh giao hàng và vận đơn, thực hiện các thủ tục hải quan và các thủ tục liên quan tại cảng nhằm đảm bảo hàng hóa được xuất nhập khẩu thuận lợi.
Phòng Tài chính – Kế toán
Trong quá trình luân chuyển vốn và kinh doanh dịch vụ, việc giải quyết các mối quan hệ tài chính là rất quan trọng Cần lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả Giám đốc cần được báo cáo thường xuyên về tình hình tài chính và các chiến lược tài chính của công ty Phụ trách công việc sổ sách quyết toán, thu chi và phân tích đánh giá hoạt động kinh doanh là một phần không thể thiếu Theo dõi công nợ khách hàng và cân đối tài chính với đại lý nước ngoài cũng là nhiệm vụ quan trọng Cuối cùng, lập báo cáo thu chi thanh toán với khách hàng và quản lý nội bộ công ty là những công việc cần thiết để đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và hiệu quả.
Mỗi bộ phận trong công ty có nhiệm vụ và chức năng riêng, nhưng cần phối hợp chặt chẽ để hỗ trợ lẫn nhau Sự hợp tác này tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và năng động, giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Các chính sách của công ty dành cho nhân viên và khách hàng
Các chính sách và hoạt động của công ty luôn luôn sẽ là ưu tiên đến sức khoẻ và môi trường làm việc xung quanh mỗi nhân viên
Công ty xem con người là yếu tố quan trọng hàng đầu và luôn đặt mục tiêu phát triển nguồn nhân lực lên hàng đầu Hằng năm, dựa trên kế hoạch hoạt động và nhu cầu công việc, công ty áp dụng nhiều phương pháp tuyển dụng khác nhau để thu hút nhân tài.
Công ty sẽ công khai các yêu cầu tuyển dụng trên website và các trang thông tin điện tử khác, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quy trình tuyển dụng Chúng tôi cam kết thực hiện nguyên tắc bình đẳng cho tất cả ứng viên.
Công ty cam kết đào tạo và hướng dẫn bài bản cho nhân viên mới về nghiệp vụ và kỹ năng làm việc, tạo điều kiện thuận lợi để họ nhanh chóng thích ứng với môi trường làm việc Bên cạnh đó, công ty còn tổ chức các hoạt động câu lạc bộ nhằm truyền đạt và báo cáo những vấn đề thiết thực, từ đó nâng cao nhận thức và kỹ năng cho nhân viên.
Ngoài ra, công ty còn khuyến khích nhân viên học thêm ngoài giờ làm việc về chuyên môn để nâng cao năng lực làm việc
Công ty cam kết xây dựng chính sách lương thưởng và phúc lợi xã hội hợp lý, chú trọng đến đời sống của nhân viên để đảm bảo quyền lợi vật chất và tinh thần một cách đầy đủ.
Các chế độ lương thưởng cho nhân viên được thiết lập dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh và chất lượng hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, với mức thưởng thông thường khoảng 25% lương cơ bản Ngoài ra, nhân viên còn nhận được phụ cấp cho công việc, bao gồm hỗ trợ chi phí đi lại và cước điện thoại.
11 động, …Phúc lợi xã hội: Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp…Nghỉ phép, nghỉ lễ sẽ theo quy định của Nhà nước.
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2020 – 2022 Đơn vị: Tỷ đồng, %
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH TM Và VT D.A.N)
Năm Chênh lệch 2021 so với 2020
Hình 2: Biểu đồ thể hiện kết quả kinh doanh của Công ty năm 2020-2022
Trong giai đoạn từ 2020-2022, tình hình hoạt động của công ty đã trải qua nhiều biến động Dựa trên các số liệu thống kê đã được trình bày, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời kỳ này cho thấy những thay đổi đáng kể.
Năm 2021, doanh thu của công ty tăng 0.2 tỷ đồng so với năm 2020, đạt 109.09% Sau hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, công ty đã tối ưu hóa nguồn nhân lực và dần xây dựng được lượng khách hàng ổn định Việc áp dụng các chiến lược kinh doanh hiệu quả đã dẫn đến sự gia tăng đáng kể trong khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Sự kiểm soát tốt tình hình dịch bệnh Covid-19 và việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc của Bộ Y tế cũng đã góp phần vào thành công này.
Tế từ nhân viên đã giúp hạn chế tình trạng nhân viên nghỉ bệnh và hàng hóa ùn tắc không được lưu thông như năm 2020
Năm 2022, doanh thu công ty ghi nhận mức tăng 104,17% so với năm 2021, đạt 0,1 tỷ đồng Sự tăng trưởng này là nhờ vào những hoạt động hiệu quả của phòng kinh doanh cùng với sự hỗ trợ từ các phòng ban khác, mặc dù công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động xuất nhập khẩu do ảnh hưởng của dãn cách xã hội.
13 công ty vẫn duy trì được các hợp đồng đặt hàng có giá trị cao Đồng thời, các công ty này đã chuẩn bị các kế hoạch dự phòng để ứng phó với tình hình diễn biến phức tạp, nhằm đảm bảo hoàn thành mọi tiến độ công việc một cách hiệu quả.
Năm 2021, chi phí của công ty tăng 107.69% so với năm 2020, tương đương với 0.1 tỷ đồng, cho thấy mức chi phí khá cao so với các năm trước Sự gia tăng này chủ yếu do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, khi các cửa khẩu, cảng biển và sân bay phải đóng cửa, dẫn đến tình trạng tồn đọng hàng hóa.
Công ty phải đối mặt với chi phí cao cho lưu kho, lưu bãi và vận chuyển hàng hóa Thêm vào đó, thị trường xuất nhập khẩu lớn, đặc biệt là Trung Quốc, đang thực hiện các biện pháp giãn cách xã hội, gây khó khăn trong việc lưu thông hàng hóa.
Năm 2022, chi phí của công ty giảm 92.86% so với năm 2021, tương đương 0.1 tỷ đồng, nhờ vào việc đầu tư chi phí hợp lý trong năm trước Sự giảm chi phí này diễn ra trong bối cảnh giá cước ổn định hơn và công ty áp dụng các chính sách chi tiêu hợp lý, hạn chế những khoản chi không cần thiết giữa tình hình dịch bệnh vẫn còn diễn ra.
Năm 2021, lợi nhuận đạt mức tăng 111.11% so với năm 2020, tương đương 0.1 tỷ đồng Tuy nhiên, mức tăng này vẫn còn thấp do doanh thu và chi phí bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid-19.
Năm 2022, doanh thu của công ty tăng 120% so với năm 2021, đạt 0.2 tỷ đồng Công ty đã áp dụng chính sách phù hợp để ứng phó với tình hình dịch bệnh và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, giúp tăng doanh thu và giảm chi phí, từ đó mang lại sự gia tăng đáng kể về lợi nhuận.
Tình hình kinh doanh của công ty hiện tại đang có sự tiến triển tích cực so với những năm trước Công ty đã triển khai nhiều biện pháp nhằm thúc đẩy sự phát triển này.
Hoạt động kinh doanh của công ty D.A.N đã có sự tăng trưởng ổn định, mặc dù đôi lúc tốc độ có chậm lại Điều này phản ánh nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ, công nhân viên Công ty kỳ vọng sẽ mở rộng và đạt được nhiều thành công hơn nữa trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, không chỉ trong nước mà còn vươn ra thị trường quốc tế.
Công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N đang ngày càng ổn định và phát triển trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Tuy nhiên, sự gia tăng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp hiện nay yêu cầu D.A.N phải cải tiến và nâng cao các hoạt động xuất nhập khẩu cũng như vị thế của mình Để đạt được mục tiêu này và tạo tiền đề cho sự phát triển, công ty cần thực hiện những bước đi cụ thể.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, cần sử dụng nguồn lao động một cách tối ưu, đồng thời cải thiện năng lực và chất lượng nguồn nhân lực Bên cạnh đó, việc tăng cường tài chính, áp dụng công nghệ tiên tiến và mở rộng thị trường cũng là những yếu tố quan trọng giúp phát triển bền vững.
Thứ hai, nâng cao uy tín của công ty để giữ chân các khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng
Đề xuất các phương pháp nâng cấp, cải tạo và mở rộng hệ thống vận chuyển tại các tỉnh thành nhằm tiếp cận nhiều thị trường tiềm năng hơn.
Thứ bốn, chú trọng vào việc đầu tư, phát triển hơn dịch vụ xuất nhập khẩu
Thứ năm, xúc tiến và quảng bá thương hiệu thông qua các hoạt động marketing nhằm thu hút nhiều khách hàng hơn nữa
Thứ sáu, tăng cường việc nghiên cứu các ứng dụng công nghệ marketing vào các chiến lược kinh doanh của công ty với mức giá linh hoạt, mềm dẻo
Thứ bảy, bồi dưỡng và nâng cao các kiến thức chuyên ngành cho bộ phận nhân viên
Thứ tám, đổi mới và xây dựng các chính sách ưu đãi về giá cho khách hàng lâu năm và khách hàng thường xuyên
Để mở rộng thị trường, công ty cần tham gia các hội chợ và cuộc họp hợp tác nhằm quảng bá hình ảnh và thương hiệu, đồng thời nâng cao cơ sở vật chất.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Tổng quan về giao nhận hàng hoá
2.1.1 Khái niệm về người giao nhận
Người giao nhận, theo Hiệp hội Giao nhận Quốc tế - FIATA (Ngô Thị Hải Xuân, 2018), là cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức việc chuyên chở hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hành động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người vận tải Họ cũng đảm bảo thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho, trung chuyển và làm thủ tục hải quan.
Theo Điều 234 của Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics theo quy định của pháp luật.
Người giao nhận, theo Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003), có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng hoặc bất kỳ ai có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Với sự phát triển của thương mại và vận tải quốc tế, người giao nhận không chỉ thực hiện thủ tục Hải quan, thuê tàu, xếp dỡ, kho bãi mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa Họ còn được biết đến với các tên gọi khác như “Đại lý Hải quan”, “Môi giới Hải quan”, và “Đại lý thanh toán”.
“Đại lý gửi hàng và giao nhận” (Shipping and Forwarding Agent), “Người Chuyên chở chính” (Principal Carrier),…
Người giao nhận là các thương nhân hoặc doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hợp pháp Họ ký kết hợp đồng với người mua hoặc người bán để thực hiện các công việc như thuê tàu, lưu kho, bảo quản, vận tải quốc tế và nội địa, cũng như làm thủ tục hải quan, theo các điều khoản trách nhiệm được ghi trong hợp đồng vận tải.
2.1.2 Vai trò của người giao nhận
Thị trường kinh doanh quốc tế ngày càng phát triển, vai trò của người giao nhận theo Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA) trở nên thiết yếu Họ đóng góp quan trọng trong việc đảm bảo lưu thông hàng hóa diễn ra tiết kiệm, an toàn về thời gian và chi phí.
Người giao nhận, theo Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003), không chỉ là đại lý hay người ủy thác mà còn đảm nhiệm vai trò cung cấp dịch vụ vận tải và chuyên chở hàng hóa.
2.1.3 Các đặc trưng của người giao nhận Điều 14, Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 quy định: "Thương nhân thực hiện hoạt động thương mại có trách nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực về hàng hóa và dịch vụ mà họ kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của những thông tin này."
Người làm dịch vụ giao nhận cần có kiến thức sâu rộng về thương mại quốc tế và hiểu biết vững chắc về luật pháp trong nước và quốc tế Họ cũng cần nắm vững quy trình hải quan, thanh toán quốc tế và các vấn đề liên quan khác Đồng thời, việc tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam và quốc tế, cũng như các hiệp ước, thỏa thuận quốc tế là rất quan trọng.
Để đảm bảo hiệu quả trong dịch vụ giao nhận, bên cạnh kiến thức chuyên môn, nhân viên cần có sự linh hoạt và nhanh nhẹn trong việc thông báo kịp thời về các vấn đề liên quan đến lô hàng Việc đề xuất giải pháp xử lý sự cố và đưa ra những gợi ý tốt nhất cho khách hàng là rất quan trọng nhằm tối ưu hóa thời gian và chi phí vận chuyển, từ đó gia tăng lợi nhuận.
2.1.4 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hoá
Dịch vụ giao nhận hàng hoá, theo Hiệp hội Giao nhận Quốc tế - FIATA, bao gồm các hoạt động vận chuyển, thu gom, lưu kho, xếp dỡ và đóng gói hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa không chỉ bao gồm việc gói và phân phối hàng hóa mà còn bao gồm các dịch vụ tài chính, hải quan, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.
Giao nhận hàng hóa, theo Luật Thương mại Việt Nam, là hành vi thương mại trong đó người cung cấp nhận hàng từ người gửi và thực hiện các công việc như lưu kho, vận chuyển, và thủ tục giấy tờ Mục tiêu cuối cùng là giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải, hoặc bên giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa là hoạt động thương mại trong đó người gửi ủy thác cho bên cung cấp dịch vụ giao nhận thực hiện các thủ tục giấy tờ, tổ chức vận chuyển, lưu kho và các dịch vụ liên quan để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người nhận.
2.1.5 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hoá
Giao nhận hàng hóa là một dịch vụ có những đặc điểm riêng, bao gồm tính không thể nhìn thấy, không có tiêu chuẩn chất lượng đồng nhất và không thể lưu trữ Quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, và chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của khách hàng.
Giao nhận vận tải có những đặc điểm riêng biệt, không tạo ra sản phẩm vật chất mà chỉ thay đổi vị trí của các đối tượng trong không gian Hoạt động này có tính thụ động, phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển và những ràng buộc pháp lý của chính phủ Ngoài ra, giao nhận vận tải còn mang tính thời vụ, chịu ảnh hưởng từ việc hàng hóa xuất nhập khẩu có tính thời vụ, khiến hoạt động giao nhận cũng bị ảnh hưởng theo.
Giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại cảng biển
Theo Khoản 2, Điều 28 của Luật Thương mại năm 2005, nhập khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam, được xem là khu vực Hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Giao nhận hàng hóa quốc tế phải tuân thủ quy định pháp lý của Việt Nam và quốc tế, bao gồm Công ước về vận đơn và vận tải, các quy phạm quốc tế, Công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, cùng với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việc áp dụng đúng các loại hợp đồng và thư tín dụng (L/C) là cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng.
2.2.3 Nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Theo nghiên cứu của Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003), quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra theo phương thức đã được thỏa thuận trong hợp đồng, dựa trên sự lựa chọn của các bên liên quan.
Để đảm bảo hiệu quả cao nhất trong quá trình giao nhận hàng hóa, cần tuân thủ nguyên tắc rằng phương thức nhận hàng phải tương ứng với phương thức giao hàng Trách nhiệm giao nhận hàng hóa thuộc về chủ hàng hoặc người được ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu) Chủ hàng cần tổ chức quá trình giao nhận sao cho đáp ứng đúng định mức xếp dỡ tại cảng.
Trong trường hợp chủ hàng không thể tự thực hiện giao nhận, họ có thể ủy thác cho cảng thực hiện quy trình này với tàu và chủ hàng nội địa Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người ủy thác phải xuất trình chứng từ hợp lệ chứng nhận quyền nhận hàng và thực hiện quy trình nhận hàng liên tục trong thời gian đã xác định, dựa trên thông tin khối lượng hàng hóa trong các chứng từ như giấy giới thiệu cơ quan và vận đơn gốc Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa bên trong nếu kiện, bao bì hoặc dấu niêm phong vẫn giữ nguyên trạng và sẽ không chịu trách nhiệm về hư hỏng hoặc mất mát mà người nhận phát hiện sau khi đã ký nhận.
Xếp dỡ hàng hóa tại cảng được tổ chức và thực hiện bởi cảng Nếu chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người ngoài vào cảng để xếp dỡ, họ cần có sự đồng ý của cảng và chịu trách nhiệm chi trả các lệ phí liên quan Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa tại kho, bãi theo yêu cầu kỹ thuật và từng lô hàng Trong trường hợp phát hiện tổn thất hàng hóa khi lưu kho, cảng phải thông báo ngay cho chủ hàng và thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn chặn tổn thất Quá trình xếp dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển.
Quy trình của hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
2.3.1 Vận chuyển hàng nguyên container (FCL – Full container load) bằng đường biển
Theo nghiên cứu của Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003), FCL (Full Container Load) là hình thức vận chuyển trong đó hàng hóa được xếp nguyên container Trong phương thức này, cả người gửi và người nhận hàng đều có trách nhiệm trong việc đóng gói và dỡ hàng khỏi container.
Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa đồng nhất đủ để lấp đầy một hoặc nhiều container, họ sẽ thuê một hoặc nhiều container để vận chuyển hàng hóa.
2.3.2 Quy trình chung giao nhận hàng hoá nhập khẩu FCL bằng đường biển
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container qua đường biển, theo Ngô Thị Hải Xuân (2018), được thực hiện thông qua 4 bước chính:
Hình 3: Sơ đồ các bước giao nhận hàng hoá nhập khẩu FCL bằng đường biển
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ làm thủ tục nhập khẩu
Nhân viên công ty logistics liên hệ với hãng tàu để xác định lịch trình chính xác của chuyến tàu và nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice - A/N) Sau khi nhận A/N, công ty sẽ xuất trình vận đơn tại đại lý của hãng tàu để nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O) D/O được sử dụng để thực hiện thủ tục Hải quan tại cơ quan Hải quan địa phương Hiện nay, các công ty logistics có thể nhận lệnh giao hàng mà không cần xuất trình vận đơn Công nghệ thông tin đã được áp dụng, cho phép hãng tàu phát hành Electronic Delivery Order (EDO) sau khi đóng phí local charge, giúp giảm thiểu thời gian, chi phí và lao động.
Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ làm thủ tục nhập khẩu
Thanh lý và giao hàng
Quyết toán và lưu hồ sơ
Bước 2 trong quy trình khai báo hải quan là việc nhân viên chứng từ của công ty logistics nhập thông tin chi tiết về hàng hóa vào tờ khai, bao gồm tên hàng, mã HS, số lượng, xuất xứ và thông tin vận chuyển Quá trình này được thực hiện trên phần mềm ECUS5 VNACCS nhằm tối ưu hóa thời gian và công sức Sau khi tờ khai được nộp, hải quan sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và thực hiện kiểm tra thực tế nếu cần Tùy thuộc vào kết quả kiểm tra, hàng hóa có thể được thông quan ngay, kiểm tra chứng từ hoặc chuyển đến bãi container để kiểm tra.
Bước 3: Thanh lý và giao hàng
Công ty logistics có thể thuê dịch vụ vận chuyển nội địa để thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Nhân viên giao nhận sẽ hướng dẫn tài xế vào cảng nhận hàng, hoàn tất thủ tục thanh lý và giao hàng đến địa chỉ kho theo yêu cầu của khách hàng.
Bước 4: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất giao hàng, các chứng từ sẽ được tổng hợp thành một bộ, trong đó nhân viên giao nhận sẽ chuyển giao bộ chứng từ gốc cho khách hàng và lưu lại một bản tại công ty Đồng thời, nhân viên kế toán sẽ tạo hóa đơn (Debit Note) để ghi nhận các chi phí giao nhận và phí dịch vụ mà khách hàng cần thanh toán Bản Debit Note này sẽ được Giám đốc ký và đóng dấu, sau đó gửi kèm với toàn bộ chứng từ đến khách hàng qua email, giúp tiết kiệm thời gian và quản lý hiệu quả các giao dịch trong quy trình nhập khẩu.
2.3.3 Các chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
Việc lập và kiểm tra bộ chứng từ là rất quan trọng đối với nhà xuất khẩu và bên nhập khẩu Theo Đoàn Thị Hồng Vân (2010), các chứng từ thường gặp trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển bao gồm nhiều loại tài liệu cần thiết để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
* Chứng từ bắt buộc Đây là các chứng từ bắt buộc phải có với tất cả các lô hàng xuất nhập khẩu:
Hợp đồng thương mại (Hợp đồng bán hàng) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán, bao gồm các thông tin quan trọng như mô tả hàng hóa, thông tin về bên mua và bên bán, cũng như các điều kiện liên quan đến giao hàng và thanh toán.
Hóa đơn (Proforma Invoice hoặc Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng trong quy trình thanh toán, được lập bởi người bán để yêu cầu thanh toán từ người mua cho lô hàng theo thỏa thuận hợp đồng Hóa đơn cần thể hiện rõ ràng các thông tin như tổng số tiền, đơn giá, phương thức thanh toán, và thông tin ngân hàng của người hưởng lợi Ngoài ra, hóa đơn cũng phải mô tả đặc điểm hàng hóa, điều kiện giao hàng và phương tiện vận tải.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là chứng từ quan trọng thể hiện cách thức đóng gói lô hàng và liệt kê tên, loại hàng hóa trong từng kiện Tài liệu này giúp người đọc nắm rõ trọng lượng, dung tích và số lượng kiện hàng Phiếu đóng gói được lập bởi nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu, bao gồm thông tin như người mua, người bán, số hóa đơn, loại hàng, số lượng, cách thức đóng gói, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading) là chứng từ xác nhận việc giao hàng hóa cho người chuyên chở để xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển hoặc máy bay Vận đơn đường biển gốc không chỉ xác nhận việc giao nhận hàng mà còn có chức năng sở hữu đối với hàng hóa được ghi trên đó.
Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý phát hành, thông báo cho người nhận về việc tàu chở hàng hóa sắp cập cảng Tờ giấy này bao gồm các thông tin quan trọng như số B/L, tên tàu, số chuyến, ngày hàng đến, cảng dỡ hàng, thông tin về hàng hóa, người gửi và người nhận hàng, cùng với các khoản phí local charge.
Lệnh giao hàng (Delivery Order) là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý phát hành, thông báo cho người nhận hàng về việc đã được phép nhận hàng hóa Hiện nay, lệnh giao hàng truyền thống đã được thay thế bằng lệnh giao hàng điện tử (Electronic Delivery Order - EDO).
Tờ khai Hải quan là tài liệu cần thiết để kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan Hải quan, đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế lô hàng nhận được
Tín dụng thư (L/C) là một công cụ tài chính do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua, trong đó ngân hàng cam kết thanh toán cho người bán khi người bán cung cấp bộ chứng từ hợp lệ trong thời gian quy định.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập FCL bằng đường biển tại công ty
Quy trình giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển (FCL) tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N được mô tả chi tiết qua sơ đồ tổng quan, giúp hiểu rõ các bước quan trọng trong nghiệp vụ này.
Hình 4 mô tả quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N Quy trình này được thực hiện bởi Phòng Xuất Nhập Khẩu của công ty, đảm bảo hiệu quả và chính xác trong việc vận chuyển hàng hóa.
Quy trình giao nhận hàng nhập FCL bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N được thực hiện một cách đầy đủ và rõ ràng, đảm bảo mọi bước đều được tuân thủ chặt chẽ.
29 và chính xác Đảm bảo đầy đủ các thông tin, giấy tờ, khách hàng yên tâm khi sử dụng dịch vụ tại công ty.
Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu (FCL) bằng đường biển dựa trên bộ chứng từ tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N
Để hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận nhập khẩu tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N, bài viết sẽ phân tích quy trình liên quan đến lô hàng TELESCOPE TRUCK MOUNTED DY CRANE của Công ty Cổ phần Ô tô Vĩnh Thịnh (HISO Vĩnh Thịnh), với sự tham gia của DY INNOVATE CORPORATION (nhà xuất khẩu).
3.2.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Phòng kinh doanh đã xem xét đơn đặt hàng của công ty và lập kế hoạch để đặt hàng, bao gồm việc tìm kiếm và chọn nhà cung cấp Sau khi xác định được nhà cung cấp phù hợp, phòng kinh doanh sẽ tiến hành liên hệ, đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà xuất khẩu Sau khi hai bên thương lượng các điều kiện và điều khoản, hợp đồng sẽ được ký kết chính thức.
3.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi hoàn tất đóng hàng, trước khi nhà xuất khẩu gửi chứng từ gốc qua chuyển phát nhanh, công ty yêu cầu bên xuất khẩu gửi email bản nháp để kiểm tra Việc này nhằm phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót cho đến khi thông tin trên chứng từ như tên shipper, consignee, cảng đi, cảng đến, tên tàu/số chuyến, tên hàng và HS code được đảm bảo chính xác và đầy đủ Chỉ khi các thông tin này phù hợp, nhà xuất khẩu mới gửi chứng từ chính thức qua chuyển phát nhanh về công ty Các chứng từ cơ bản cần có bao gồm:
- Sales Contract: 1 gốc 2 copies ( phụ lục 1)
- Commercial invoice: 1 gốc 2 copies ( phụ lục 2)
- Packing list: 1 gốc 2 copies ( phụ lục 3)
- Bill of lading ( clean on board): 1 gốc 2 copies (phụ lục 4)
Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra thông tin của từng chứng từ, bắt đầu bằng việc xác minh hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hóa dựa trên hợp đồng thương mại.
• Hoá đơn số DYKM2023090012 được ký kết vào ngày 22/09/2023 Điều này là hợp lệ và chính xác
• Bên cạnh đó, số và ngày trên Packing List trùng khớp với Invoice là DYKM2023090012 ngày 22/09/2023 Cũng tức là sau ngày ký hợp đồng ngoại thương
Tên nhà nhập khẩu, xuất khẩu, cùng với thông tin về cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá và tổng trị giá trên Invoice/Packing List cần phải khớp với thông tin trong hợp đồng thương mại Bảng 2 mô tả hàng hóa trong Hợp đồng ngoại thương.
Mô tả hàng hóa Số lượng
(UNIT) Đơn giá (USD/UNIT)
Tổng trị giá (USD) TELESCOPE
GIÁ CHI PHÍ VẬN CHUYỂN + BẢO HIỂM 370
Tổng tiền: Theo giá CIF CAT LAI PORT, HO CHI
MINH CITY, VIET NAM – USD 94,170
(Nguồn: Bộ chứng từ nhập khẩu Telescope truck mounted DY Crane của Vinh Thinh
- Mô tả hàng hóa: THIẾT BỊ NÂNG (THANH CẦN CẨU) HIỆU DONG
- Điều kiện: CIF CAT LAI PORT, HO CHI MINH CITY, VIET NAM
Hình 5: Thông tin INVOICE từ bộ chứng từ
- Kiểm Tra thông tin đã đúng như trên INVOICE
• Mô tả hàng hóa: THIẾT BỊ NÂNG (THANH CẦN CẨU) HIỆU DONG YANG MODEL SS3506, MỚI 100%, 2023
• Chi phí vận chuyển (container 40 HQ): USD 300.00
• Bảo hiểm hàng hóa: USD 70.00
• Diều khoản thương mại: CIF CẢNG CÁT LÁI, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
• Nước xuất xứ: HÀN QUỐC
• Đóng gói: AN TOÀN VÀ PHÙ HỢP CHO VẬN TẢI ĐƯỜNG BIỂN
• Nhà sản xuất: CÔNG TY CỔ PHẦN DY INNOVATE
Hình 6: Thông tin Packing List từ bộ chứng từ
- Mô tả hàng hóa: THIẾT BỊ NÂNG (THANH CẦN CẨU) HIỆU DONG YANG MODEL SS3506, MỚI 100%, 2023
- Điều khoản thương mại: CIF CẢNG CÁT LÁI, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VN THEO INCOTERMS 2010
- Nước xuất xứ: HÀN QUỐC
- Đóng gói: AN TOÀN VÀ PHÙ HỢP CHO VẬN TẢI ĐƯỜNG BIỂN
- Nhà sản xuất: CÔNG TY CỔ PHẦN DY INNOVATE
➔ Thông tin đã đúng trên Packing List
- Cuối cùng, kiểm tra vận đơn đường biển với những thông tin sau
- Người gửi hàng (Shipper): DY INNOVATE CORPORATION
- Địa chỉ: PALBONG-DONG, 118, SEOGAM-RO 13-GIL, IKSAN-SI, JEOLLABUK-DO, KOREA
- Người nhận hàng (Consignee): TO ORDER OF JOINT STOCK COMMERCIAL BANK FOR FOREIGN TRADE OF VIETNAM, SOUTH BINH DUONG BRANCH
- Bên nhận thông báo hàng đến: VINH THINH AUTUMOBILE JOINT STOCK COMPANY (HISO VINH THINH)
- Địa chỉ: 55/5 BLOCK BINH GIAO, THUAN GIAO WARD, THUẬN AN CITY BINH DUONG PROVINCE
- Cảng xếp hàng: BUSAN PORT OF SOUTH KOREA
- Cảng dỡ hàng: CAT LAI PORT ,HO CHI MINH, VIETNAM
- Số container & Số seal: NSSU7130664 & 211857
- Tên hàng hóa: TELESCOPE TRUCK MOUNTED DY CRANE
- Trọng lượng cả bì: 17,160.0000 KGS
- Phương thức gửi hàng: FCL/FCL
- Ngày phát hành vận đơn: 02/10/2023
- Ngày hàng hóa được xếp lên tàu: 02/10/2023
Các thông tin trên được nhân viên chứng từ kiểm tra hoàn toàn trùng khớp và chính xác với các chứng từ khác
3.2.3 Nhận giấy thông báo hàng đến từ hãng tàu
Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) sẽ được gửi ít nhất 1 ngày trước khi tàu cập bến Sau khi nhận được thông báo từ hãng tàu hoặc đại lý giao nhận, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra các thông tin quan trọng như số vận đơn, cảng đi, cảng đến, ngày tàu cập dự kiến, người gửi, người nhận, số cont/seal, cũng như số lượng và trọng lượng hàng hóa.
- Số vận đơn: NSSLBSHCC2301875 (Trùng khớp với Vận đơn đường biển)
- Cảng đi: BUSAN PORT OF SOUTH KOREA
- Cảng đến: CAT LAI PORT ,HO CHI MINH, VIETNAM
- Ngày tàu cập dự kiến: 08/10/2023
- Người gửi (Shipper): DY INNOVATE CORPORATION
- Người nhận thông báo (Notify): VINH THINH AUTUMOBILE JOINT STOCK COMPANY (HISO VINH THINH)
- Thông tin lô hàng, tên hàng, trọng lượng hàng, số lượng, số container/ số seal đều trùng khớp với các chứng từ khác
- Tên tàu/số chuyến: STARSHIP TAURUS/ 2312S
- Số cont/số seal: NSSU7130664 /211857
- Mô tả hàng hóa: TELESCOPE TRUCK MOUNTED DY CRANE
- Thông tin lô hàng, bao gồm các chi tiết tên hàng, trọng lượng hàng, số lượng, số container/ số seal, đều trùng khớp với các chứng từ khác
3.2.4 Thanh toán phí cho hãng tàu và lấy D/O
Trước ngày tàu cập cảng, cụ thể vào ngày 08/10/2023 hãng tàu gửi thông báo hàng đến cho VINH THINH AUTUMOBILE JOINT STOCK COMPANY
Sau khi xác minh thông tin trên Giấy thông báo hàng đến, nhân viên chứng từ sẽ thực hiện thanh toán chi phí cho hãng tàu qua chuyển khoản Đối với hàng nguyên cont, nhà nhập khẩu cần đóng tiền cược cont, và số tiền này sẽ được hoàn trả khi cont được trả lại trong tình trạng tốt như lúc mượn.
Sau khi hoàn tất thanh toán, Công ty Cổ phần Ô tô VINH THINH sẽ nhận lệnh giao hàng điện tử (EDO) từ hãng tàu qua email Nhân viên công ty sẽ sử dụng ứng dụng ePort để đăng ký thông tin lệnh giao hàng điện tử từ hãng tàu.
Nhân viên đăng nhập vào link: eport.saigonnewport.com.vn bằng tài khoản
Eport danh cho doanh nghiệp
Vào mục “Đăng ký” => “Nhận cont hàng từ cảng”
Cập nhật thông tin cần thiết trên Eport dựa vào nội dung EDO của hãng tàu, bao gồm việc chọn chủ khai thác, nhập số container, số B/L, tên khách hàng, số lệnh, mã nhận container và hạn lệnh.
- Thực hiện bước xác nhận (bằng mã OTP)
- Khai báo số tờ khai
- Đăng ký nhà xe hoặc số xe vào nhận container
Sau đó nhân viên chứng từ cung cấp số đăng ký và số cont cho tài xế vào cảng nhận container
3.2.5 Mở tờ khai và thông quan nhập khẩu
Tờ khai thông quan nhập khẩu
Nhân viên chứng từ tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N sử dụng phần mềm khai báo hải quan ECUS5 VNACCS để truyền tải dữ liệu tờ khai qua mạng của Hải quan Quá trình này cho phép Hải quan tự động tiếp nhận hồ sơ, thực hiện kiểm tra, cấp số tờ khai và tiếp nhận hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chuẩn bị chứng từ là bước quan trọng nhất trong thủ tục hải quan Việc chuẩn bị bộ chứng từ một cách sớm và chính xác không chỉ giúp quá trình khai báo hải quan diễn ra nhanh chóng mà còn tiết kiệm chi phí cho công ty.
Nhân viên chứng từ cần chuẩn bị trước một số hồ sơ, chứng từ của lô hàng để phục vụ cho việc khai báo hải quan
Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ sau:
Sau khi nhận thông báo hàng đến, công ty cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết để thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng Bộ chứng từ khai báo hải quan bao gồm các tài liệu quan trọng.
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Vận đơn (Bill of lading)
- Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
- Các chứng từ cần thiết khác, tùy từng lô hàng và mặt hàng cụ thể
Nhân viên cần chuẩn bị chữ ký số của doanh nghiệp để thực hiện khai báo hải quan Đồng thời, việc nghiên cứu kỹ mã số hàng hóa xuất nhập khẩu là rất quan trọng trong quá trình này.
37 khẩu (HS code) để áp dụng đúng thuế suất Trong trường hợp này, hàng hóa là THIẾT
BỊ NÂNG (THANH CẦN CẨU) HIỆU DONG YANG MODEL SS3506, MỚI 100%,
Cách tra mã HS như sau: Tải về máy biểu thuế xuất nhập khẩu 2023
Bước 1: Mở biểu thuế XNK 2023
Bước 2: Nhập tên của hàng hóa bằng tiếng việt hoặc tiếng anh (TELESCOPE TRUCK MOUNTED DY CRANE)
Bước 3: Tìm phân loại, phân nhóm của sản phẩm
Mặt hàng nhập khẩu máy móc thuộc chương 84 của biểu thuế, trong đó thiết bị nâng được phân loại theo mã 8426 Cụ thể, mã này bao gồm cổng trục của tàu thủy, cần trục và khung nâng di động Đối với thiết bị nâng thanh cần cẩu, mã HS được xác định là 84261990, thuộc phân loại khác.
Lên tờ khai hải quan:
Trước đây, việc khai báo hải quan thường được thực hiện bằng hồ sơ giấy, nhưng hiện nay, công nghệ đã phát triển cho phép chúng ta thực hiện khai báo qua hệ thống điện tử Phần mềm khai báo hải quan điện tử phổ biến nhất hiện nay là ECUS5 – VNACCS.
B1: Đăng ký mở tờ khai nhập khẩu
B2: Thực hiện quy trình IDA
B3: Khai chính thức tờ khai IDC
B4: Lấy kết quả phân luồng, thông quan
Hình 7: Giao diện phần mềm khai báo Hải quan ECUS5-VNACC
Bước 1: Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu
Đánh giá về thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N
3.3.1 So sánh lý thuyết và thực tiễn
Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N có quy trình tương tự như nội dung Xuất Nhập Khẩu đã được giảng dạy tại các môn chuyên ngành Quy trình này bao gồm các bước chính như ký kết hợp đồng, nhận và kiểm tra bộ chứng từ, nhận thông báo hàng hóa đến, lập tờ khai và thực hiện khai báo hải quan để đưa hàng hóa vào Việt Nam.
Quy trình nhập khẩu bằng đường biển tại công ty bao gồm 53 báo hải quan, thanh toán cước phí, lấy lệnh giao hàng, làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng, kiểm tra hàng hóa trước khi đưa về kho, trả vỏ container rỗng và thu hồi tiền cược container, cùng với việc quyết toán và lưu hồ sơ Công ty thực hiện từng bước cẩn thận, đảm bảo mang lại dịch vụ xuất nhập khẩu chất lượng cho khách hàng Nghiệp vụ nhập khẩu của công ty không chỉ tuân thủ lý thuyết chuyên ngành mà còn đạt được sự tin tưởng từ khách hàng, góp phần giúp doanh nghiệp có được vị trí vững mạnh trên thị trường hiện nay.
Tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N, quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển nguyên container được thực hiện chặt chẽ, bắt đầu từ việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, sau đó là thiết lập tờ khai Hải quan, và cuối cùng là tiến hành thông quan và giao hàng.
Dịch vụ nhập khẩu của công ty được đối tác tin tưởng lựa chọn nhờ vào việc tạo dựng niềm tin, giải quyết thắc mắc nhanh chóng và thực hiện đúng tiến độ đã thỏa thuận Hàng hóa của khách hàng luôn được giao an toàn, nhanh chóng và không gặp phải sai phạm nào dẫn đến phạt từ Hải quan.
Công ty áp dụng các chiến lược rõ ràng nhằm tối ưu hóa chi phí và gia tăng lợi nhuận Khi phân tích chi phí trong từng nghiệp vụ, nếu phát hiện chi phí vượt mức cho phép, công ty sẽ nhanh chóng triển khai các biện pháp khắc phục hiệu quả.
Các nhân viên chứng từ thường là những người cẩn thận và có kinh nghiệm, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, từ đó tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Họ luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của khách hàng về giá cả dịch vụ, nghiệp vụ hải quan và chính sách nhập khẩu hàng hóa Bên cạnh đó, đội ngũ này cũng nhanh chóng xử lý các khiếu nại và vấn đề phát sinh, đảm bảo thời gian phục vụ khách hàng được hiệu quả nhất.
Công ty áp dụng các kỹ thuật và công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa quy trình khai hải quan, sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS Phần mềm này được cải tiến với hệ thống đường truyền nhanh hơn, đảm bảo tính bảo mật dữ liệu và tích hợp nhiều thủ tục nghiệp vụ, giúp quy trình diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận là yếu tố quan trọng trong tổ chức nhân sự Với mô hình đơn giản và phân công rõ ràng, nhân viên có thể làm việc thống nhất, nhanh chóng và hiệu quả Quá trình xem xét chứng từ được thực hiện cẩn thận, giúp giảm thiểu sai sót và bảo vệ lợi ích của công ty.
* Còn có sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ
Công việc kiểm tra và chuẩn bị chứng từ có thể gặp nhiều khó khăn do sự đa dạng của các loại chứng từ, đặc biệt là với những đơn hàng lớn, bao gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận xuất xứ Sự tồn tại của các chứng từ sai lệch, không hợp lệ hoặc không phù hợp với hàng hóa có thể dẫn đến việc không hoàn tất được thủ tục kiểm tra hồ sơ, ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo.
* Hệ thống phương tiện chuyển chở và vận tải chưa đủ nhu cầu
Mặc dù công ty đã đầu tư vào phương tiện vận tải và có số lượng xe hợp lý, nhưng vẫn không đủ để đáp ứng nhu cầu dịch vụ ngày càng tăng Tình trạng này dẫn đến việc kéo dài thời gian thực hiện quy trình và chờ đợi vận chuyển, gây trì hoãn cho các hoạt động tiếp theo.
* Công ty chưa thực sự áp dụng những công nghệ hiện đại, tiên tiến vào quá trình thực hiện quy trình giao nhận
Do việc áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình thực hiện đòi hỏi rất nhiều
Công ty mặc dù có nguồn lực tài chính và kiến thức nhất định, nhưng vẫn còn non trẻ và chưa đủ khả năng đáp ứng yêu cầu công việc Hiện tại, hầu hết các quy trình vẫn dựa vào phương thức làm việc truyền thống, chủ yếu là giấy tờ, dẫn đến khó khăn trong việc lưu trữ, tổng hợp và tìm kiếm chứng từ Ngoài ra, sự không thống nhất giữa các phần mềm văn phòng của các phòng ban gây ra nhiều vấn đề trong việc truyền dữ liệu, thông tin và hồ sơ, làm cho quá trình này trở nên khó khăn, gián đoạn và tốn nhiều thời gian.
* Quá trình chuyển đổi số của công ty chưa ổn định
Các sự cố kỹ thuật như đường truyền yếu, tốc độ truy cập mạng chậm và phần mềm xử lý kém hiệu quả đã làm gián đoạn quá trình khai báo hải quan, ảnh hưởng tiêu cực đến lợi ích của công ty Hơn nữa, quy trình xử lý vẫn còn mang tính thủ công, dẫn đến việc trao đổi và lưu trữ công việc tốn nhiều thời gian và nhân lực.
Trách nhiệm cá nhân chưa được phân công rõ ràng dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc, từ đó giảm năng suất làm việc.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI TIẾN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI D.A.N
Khắc phục sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ
Giải pháp nhằm khắc phục các sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ bao gồm việc cải thiện hệ thống hải quan điện tử để giảm thiểu lỗi, đảm bảo tính nhất quán giữa chứng từ và hàng hóa, đồng thời đáp ứng yêu cầu chứng từ đa dạng từ các hãng tàu khác nhau và thích ứng với sự biến động của thị trường vận tải.
Để đảm bảo tuân thủ quy định nhập khẩu hợp pháp, cần chú ý đến các vấn đề về môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, xuất xứ, phong tục tập quán và hạn ngạch nhập khẩu Đồng thời, việc liên tục cập nhật các văn bản pháp luật về thuế và theo dõi biến động thị trường là rất quan trọng Nghiên cứu kỹ yêu cầu của khách hàng sẽ giúp đáp ứng nhu cầu một cách hiệu quả Cuối cùng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ và sử dụng thành thạo phần mềm khai hải quan điện tử sẽ giúp kiểm tra phần thuế chính xác, tránh sai sót.
Tăng cường hệ thống phương tiện chuyển chở và vận tải
Như đã đề cập ở trên, hệ thống giao thông vận tải vẫn chưa thể đáp ứng nhu cầu trong mùa dịch vụ cao điểm
Để đáp ứng nhu cầu vận tải ngày càng tăng, công ty cần đầu tư vào phương tiện vận tải như xe container và xà lan Cần đẩy mạnh hệ thống liên lạc để thuê ngoài xe container từ các công ty vận tải bộ và các công ty con chuyên về vận tải Đồng thời, việc khai thác hiệu quả phần mềm quản lý vận tải và chuyên chở cũng rất quan trọng.
Áp dụng những công nghệ hiện đại, tiên tiến vào sâu hơn trong quá trình thực hiện quy trình giao nhận
Ngoài công nghệ tiên tiến và nguồn nhân lực, khu vực và quy mô cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty Cải tạo cơ sở vật chất, bao gồm trang thiết bị và máy móc, không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên, giúp họ làm việc nhanh chóng và chính xác hơn Công ty nên xem xét mở rộng kho bãi hoặc chi nhánh và trang bị những thiết bị cần thiết để phục vụ công việc Đồng thời, việc kiểm tra và bảo trì hệ thống máy móc, cũng như cập nhật các chức năng mới của phần mềm, là cần thiết để hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc.
Ban Giám đốc cần áp dụng các phương pháp mở rộng kho hàng để tránh tình trạng quá tải khi có nhiều hàng hóa Nhân viên nên chủ động đề xuất ý kiến về việc mua sắm thiết bị và vật tư cần thiết cho công việc Bên cạnh đó, trưởng các bộ phận cần thường xuyên kiểm tra và bảo trì hệ thống cơ khí, cũng như cập nhật các chức năng mới của phần mềm để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số
Với sự tiến bộ của công nghệ 4.0 và tự động hóa, việc áp dụng giải pháp công nghệ trong chuỗi cung ứng đang trở nên ngày càng quan trọng Điều này giúp tối ưu hóa quy trình, tăng tốc độ thực hiện, cải thiện khả năng dự đoán và nâng cao hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót do con người Các công ty trong ngành xuất nhập khẩu và logistics đang nhanh chóng nhận ra lợi ích từ những đổi mới này.
D.A.N cũng đã triển khai một số công nghệ tiên tiến trong quá trình sản xuất để theo kịp xu hướng phát triển của ngành Tuy nhiên, nó vẫn chưa hoàn thiện và thường có nhiều sai sót trong quá trình giao hàng
Công ty cần nhanh chóng nâng cấp các nền tảng công nghệ, như sử dụng công nghệ đám mây và hệ thống ePort, để tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ khai thác cảng đến xử lý hàng hóa, dịch vụ và chứng từ Việc lựa chọn nền tảng kỹ thuật số phù hợp với quy mô và định hướng phát triển của từng giai đoạn sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận.
Nâng cao chất lượng, số lượng của đội ngũ nhân viên trong công ty
Nguồn nhân lực dồi dào là yếu tố then chốt giúp công ty phát triển bền vững, ngay cả trong những mùa cao điểm và sự biến động của thị trường Dù công nghệ và quy trình có hoàn hảo đến đâu, con người vẫn là yếu tố quyết định kết quả công việc Việc xây dựng đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và có năng lực sẽ giúp công ty làm việc hiệu quả hơn và thích ứng với các tình huống bất ngờ Ngoài ra, việc tuyển thêm nhân sự cho các vị trí cần thiết, bao gồm cả thực tập sinh và lao động thời vụ, không chỉ đáp ứng nhu cầu lao động mà còn giúp giảm chi phí cho công ty.
Công ty hiện đang sở hữu nhiều nhân viên tiềm năng, nhưng họ thiếu kinh nghiệm và sự đồng bộ, dẫn đến nhiều sai sót không mong muốn Để khắc phục vấn đề này, công ty cần có kế hoạch đào tạo phù hợp cho từng nhóm đối tượng và tạo điều kiện cho nhân viên rèn luyện, tích lũy kinh nghiệm nhằm phát triển kỹ năng tối đa Việc đào tạo cần được thực hiện qua các khóa học và sự kiện, đồng thời kết hợp với việc hình thành văn hóa học tập để nâng cao hiệu quả Ngoài ra, quy trình tuyển dụng cũng cần phải khắt khe và kỹ lưỡng hơn để đảm bảo chất lượng nhân sự đầu vào.
Phát triển và đào tạo nhân viên là yếu tố quan trọng để nâng cao trình độ và kinh nghiệm cá nhân thông qua các khóa đào tạo chuyên môn thực hành Bên cạnh đó, việc tổ chức các lớp học kỹ năng mềm cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc cải thiện khả năng làm việc của nhân viên Hơn nữa, đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm hỗ trợ sẽ giúp tăng tốc độ và hiệu quả công việc.
Công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các hội thảo và hội chợ đặc biệt nhằm nâng cao kiến thức về ngành Đồng thời, cần có kế hoạch thu thập dữ liệu về sinh viên tốt nghiệp và sau đại học, cũng như tìm kiếm sinh viên thực tập trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế Điều này có thể được thực hiện thông qua việc liên hệ với các trường đại học, tổ chức hội chợ việc làm và tổ chức các buổi tham quan công ty.
KẾT LUẬN
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc gia, không chỉ đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống và sự ổn định chính trị.
Công ty TNHH Thương mại và Vận tải D.A.N, dù còn non trẻ, đã đạt được những thành công ban đầu đáng kể trên thị trường nhờ vào định hướng đúng đắn của Ban lãnh đạo và nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên Điều này tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai, giúp công ty chiếm được lòng tin của khách hàng và đối tác, với mục tiêu trở thành một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp máy móc thiết bị văn phòng cho các tổ chức và doanh nghiệp.
Mặc dù đã trải qua hai năm đầy khó khăn và thách thức, D.A.N vẫn đạt được kết quả tích cực, khẳng định tiềm năng mạnh mẽ của công ty Những chiến lược và giải pháp mà D.A.N áp dụng thực sự hiệu quả và phù hợp, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Thời gian thực tập và làm việc tại công ty đã giúp tôi có cái nhìn sâu sắc và tổng quát hơn về những kiến thức đã học ở trường Điều này không chỉ tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết vào thực tiễn mà còn giúp tôi tích lũy những kinh nghiệm quý báu đầu tiên trong sự nghiệp.
Với kiến thức còn hạn chế và thời gian thực tập ngắn, tôi nhận thấy mình còn nhiều thiếu sót trong việc tìm hiểu và phân tích Tôi chưa thể áp dụng đầy đủ những gì đã học từ các thầy cô và anh chị Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu từ thầy cô và anh chị tại công ty để hoàn thiện kiến thức của bản thân.
Một lần nữa, tôi xin cảm ơn quý thầy cô cùng các anh chị tại công ty TNHH
61 Thương mại và Vận tải D.A.N đã nhiệt tình hỗ trợ trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này Chân thành cảm ơn