HÀ NỘI 2023CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM-Độc lập - Tự do - Hạnh phúc XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP Cơ sở thực tập Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam có trụ sở tại: Số 4 Ngõ 112 Hoàng Qu
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SUNVINA VIỆT NAM
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Sunvina Việt Nam
1.1.1 Tên, địa chỉ và quy mô hiện tại của Công ty Cổ Phần Sunvina Việt Nam
Tên công ty: Công ty Cổ Phần Sunvina Việt Nam
Mã số thuế: 0107728779 Địa chỉ trụ sở chính: số 4 ngõ 112 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 0942.246.655
Chúng tôi chuyên thiết kế và sản xuất nội thất theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời phân phối các sản phẩm nội thất gỗ xuất khẩu cao cấp và nội thất gỗ nhập khẩu thông minh Với khả năng cung cấp lượng hàng lớn, chúng tôi phục vụ các đối tác đại lý trên toàn quốc.
Số lượng nhân viên: 70-100 người.
1.1.2 Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển
Công ty Cổ Phần Sunvina Việt Nam, thành lập vào ngày 20 tháng 02 năm 2017, đã chuyển hướng từ mô hình cửa hàng sang thiết kế, sản xuất và phân phối nội thất và phụ kiện Sau 6 năm hoạt động, Sunvina đã trở thành đơn vị hàng đầu trong ngành sản xuất nội thất, được vinh danh là “Thương hiệu nội thất hàng đầu Việt Nam” bởi Bộ Công Thương vào năm 2020 Công ty hiện có khoảng 100 nhân viên với trình độ chuyên môn cao, luôn nỗ lực mang đến dịch vụ trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
1.1.3 Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản
Bảng 1.1 Bảng chỉ tiêu kinh tế cơ bản của Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam
T CHỈ TIÊU Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp các dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính 2.983.734 3.104.349 3.065.059
9 Chi phí quản lý kinh doanh 4.598.234.523 4.860.906.510 4.311.144.415
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.341.917.563 (3.760.786.659) (379.928.134)
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.342.160.404 (3.770.472.901) 370.977.709
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
- Từ bảng trên cho thấy doanh thu từ năm 2020 đến năm 2022 của Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam có mức độ tăng trưởng ổn định.
Doanh thu năm 2021 của Công ty giảm nhẹ khoảng 1,23% so với năm 2020, chủ yếu do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19, gây tác động đến quá trình sản xuất và dịch vụ vận chuyển của toàn Công ty.
Lợi nhuận năm 2021 đã tăng khoảng 60% so với năm 2016, cho thấy mức tăng trưởng cao mà Công ty cần duy trì trong các quý tiếp theo Tuy nhiên, đến năm 2022, lợi nhuận chỉ tăng 5,42% so với năm 2021.
- Nhân viên kinh doanh tăng cả về số lượng lẫn chất lượng
- Thị trường phát triển mạnh trên cả nước
Chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện, đồng thời đa dạng hóa các dịch vụ cũng được chú trọng để nâng cao hiệu quả trong công tác hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.
- Công ty có có những thiết kế độc đáo, sáng tạo và phù hợp với xu hướng thị trường
Công ty áp dụng chiến lược marketing hiệu quả, tập trung quảng bá sản phẩm đến đúng đối tượng khách hàng, từ đó nâng cao doanh thu bán hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã tạo ra một sự bùng nổ trong nhu cầu ứng dụng khoa học, kỹ thuật và công nghệ số vào lĩnh vực kinh doanh và quản lý.
- Đưa ra các sản phẩm với giá cả hợp lý, phù hợp với nhu cầu và túi tiền của khách hàng.
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam
Thiết kế và sản xuất nội thất cao cấp cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.
Cung cấp các giải pháp thiết kế nội thất độc đáo và tùy chỉnh cho khách hàng.
Tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong việc lựa chọn các vật liệu và thiết kế phù hợp với nhu cầu và sở thích của khách hàng.
Quản lý dự án hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ thi công được thực hiện đúng hạn Đồng thời, việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ mới cũng rất quan trọng nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.
Tuân thủ các quy định pháp luật và đạo đức kinh doanh trong quá trình hoạt động của công ty.
Công ty Cổ Phần Sunvina cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội thất cao cấp, độc đáo và tùy chỉnh, nhằm mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng và góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành nội thất Việt Nam.
Công ty Sunvina Việt Nam chuyên sản xuất và cung cấp nội thất chất lượng cao với giá cả hợp lý, cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua đội ngũ nhân viên tận tâm và giàu kinh nghiệm Đồng thời, Sunvina cũng chú trọng đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm, cung cấp các giải pháp tối ưu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Công ty cam kết đáp ứng yêu cầu và mong muốn của khách hàng về thiết kế và phong cách nội thất Đội ngũ thiết kế sẽ tư vấn và đưa ra giải pháp tối ưu, đồng thời luôn cập nhật xu hướng mới nhất trong lĩnh vực nội thất để phục vụ nhu cầu khách hàng.
1.2.2 Các hàng hóa và dịch vụ hiện tại
Sunvina là đơn vị quản lý nhiều thương hiệu, trong đó nổi bật là Go Home Luxury, chuyên bán lẻ và sản xuất trực tiếp Với hơn 3000 sản phẩm mang phong cách hiện đại, Go Home Luxury cam kết đạt tiêu chuẩn xuất khẩu.
Các ngành nghề kinh doanh bao gồm sản xuất và kinh doanh đồ gỗ nội thất, tập trung vào đồ nội thất gia đình và đồ nội thất văn phòng.
Sofa gỗ - Sản xuất và nhấp khẩu sofa gỗ
* Các sản phẩm dịch vụ gồm:
Tủ giày – kệ để giày
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam
(Nguồn: Phòng hành chính- Nhân sự)
1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận
03 người (01 Tổng Giám đốc và 02 Phó Tổng Giám đốc), trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty theo sự ủy quyền của HĐQT
Phòng hành chính – nhân sự
Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công tác tiền lương và thực hiện các chính sách cho người lao động Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
Công tác bảo hộ lao động và an ninh trật tự là rất quan trọng để bảo vệ tài sản của cơ quan Đồng thời, việc thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan ban ngành địa phương và các đoàn thể xã hội cũng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác này.
Phòng kế hoạch – kinh doanh
Xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanh hàng năm là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty Việc theo dõi và đôn đốc thực hiện kế hoạch giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Đầu mối quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty đóng vai trò then chốt trong việc điều phối và tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ đó góp phần đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Trực tiếp làm công tác xuất nhập khẩu khi có yêu cầu
Xây dựng các chính sách bán hàng, tiếp thị và nghiên cứu thị trường
Quản lý các dự án đầu tư của Công ty
Xây dựng các chiến lược phát triển
Nghiên cứu phát triển thị trường và nhận diện thương hiệu là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao giá trị công ty Quản lý hoạt động đầu tư góp vốn liên doanh, liên kết giúp tối ưu hóa nguồn lực và mở rộng cơ hội kinh doanh Thực hiện các dự án đầu tư và khai thác hạ tầng của công ty không chỉ tăng cường hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.
Phòng kế toán – tài chính
Hạch toán và kết toán sổ sách kế toán
Quản lý mọi hoạt động tài chính của công ty
Lập báo cáo kết quả HĐKD và báo cáo tài chính doanh nghiệp Kiểm soát mọi hoạt động chi tiêu tài chính của công ty
Thực hiện nghiệp vụ kế toán quản trị
Quản lý và thu hồi công nợ
Phòng dự án – quản lý thi công
Quản lý hồ sơ và thiết bị thi công
Xây dựng các giải pháp và kỹ thuật thi công
Trực tiếp tham gia và quản lý mọi hoạt động thi công
Quan hệ ứng xử khách hàng với chủ đầu tư
Hỗ trực kỹ thuật cho các dự án của công ty
Trực tiếp quản lý và điều hành các đội thi công của Công ty
Phòng thiết kế – tư vấn thiết kế
Tư vấn thiết kế nội thất, kiến trúc và xây dựng quy hoạch
Tư vấn thiết kế các công trình hạ tầng bưu chính – viễn thông
Tư vấn thiết kế quảng cáo, thương hiệu, sự kiện
Tư vấn giám sát thi công công trình
Quản lý và cung ứng vật tư cần thiết cho việc thi công công trình Lập dự toán và quyết toán khối lượng công trình
Lập báo cáo kinh tế kỹ thuật theo yêu cầu thiết kế của khách hàng Đội thi công xây dựng
Triển khai các hạng mục liên quan đến vấn đề xây dựng cơ bản Đội sản xuất và thi công nội thất
Vận hành máy móc sản xuất đồ gỗ, nội thất, hoàn thiện sản phẩm Đội sản xuất và thi công quảng cáo
Sản xuất những phần liên quan đến đồ họa, biển bảng, in ấn Đội giám sát thi công
Kiểm tra chất lượng khi xuất xưởng, giám sát quá trình thi công tại công trình quản lý chất lượng tiến độ các nhà thầu phụ Đội xe
Vận chuyển hàng hóa, công nhân đi lắp đặt tại công trình
Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam
Thiết kế nội thất văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự thoải mái và hiệu quả làm việc của nhân viên Một không gian làm việc được thiết kế hợp lý sẽ giúp nhân viên tập trung hơn và cải thiện năng suất Bên cạnh đó, ánh sáng cũng là yếu tố quyết định; ánh sáng tốt không chỉ tăng cường sự tập trung mà còn giảm thiểu mệt mỏi cho nhân viên Thiếu ánh sáng có thể dẫn đến khó khăn trong việc hoàn thành công việc.
Nhiệt độ văn phòng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc Nhiệt độ quá nóng hoặc quá lạnh có thể làm giảm sự tập trung của nhân viên, trong khi một mức nhiệt độ phù hợp sẽ nâng cao sự thoải mái và năng suất Bên cạnh đó, âm thanh cũng đóng vai trò quan trọng; môi trường quá ồn ào có thể gây mất tập trung, trong khi một không gian yên tĩnh sẽ giúp cải thiện sự tập trung và năng suất làm việc của nhân viên.
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả công việc Việc thiếu trang thiết bị cần thiết có thể gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình làm việc Một môi trường làm việc được trang bị đầy đủ sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
Con người là yếu tố quyết định đến mục tiêu của tổ chức, với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên văn phòng để đạt kết quả tốt Việc chú ý và hoàn thành công việc đúng hạn là rất quan trọng, nếu không sẽ dẫn đến trì trệ và ảnh hưởng đến tiến độ Sắp xếp công việc hợp lý, phù hợp với năng lực và thế mạnh của từng nhân viên là cần thiết để đảm bảo mục tiêu đúng người đúng việc Đa phần nhân viên văn phòng có trình độ từ Đạo học đến Cao đẳng, nên họ có hiểu biết nhất định về nghiệp vụ chuyên môn trong quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ, từ đó tổ chức và quản lý hiệu quả các nguồn thông tin phục vụ cho việc quản lý công ty.
Vị trí của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên và khách hàng di chuyển Một địa điểm thuận tiện giúp dễ dàng tiếp cận, từ đó nâng cao hiệu quả công việc văn phòng.
Môi trường xung quanh công ty đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự thoải mái và hiệu quả làm việc của nhân viên Một không gian làm việc yên tĩnh và sạch sẽ sẽ giúp nhân viên tập trung hơn, trong khi tiếng ồn và ô nhiễm có thể làm giảm năng suất Do đó, công ty cần đặc biệt chú trọng đến việc cải thiện và duy trì môi trường làm việc tích cực.
Sự thoải mái và sự đồng điệu giữa nhân viên, cùng với an toàn trong môi trường làm việc, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao thái độ và hiệu quả công việc Mặc dù tiện nghi của không gian làm việc có ý nghĩa, nhưng yếu tố trang trí và bầu không khí thân thiện lại có ảnh hưởng lớn hơn đến tâm lý làm việc của nhân viên.
Thời tiết và điều kiện kinh tế đều ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc trong văn phòng Khi thời tiết quá nóng hoặc lạnh, nhân viên có thể mất tập trung, dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút Ngoài ra, nếu công ty gặp khó khăn tài chính, điều này cũng có thể tác động tiêu cực đến mức độ tập trung và năng suất làm việc của nhân viên.
Cạnh tranh trong ngành có thể tác động mạnh mẽ đến công tác văn phòng, khiến nhân viên cảm thấy áp lực và mất tập trung khi đối mặt với nhiều đối thủ Bên cạnh đó, các điều kiện pháp lý và chính trị, được quản lý thông qua Hiến pháp và các văn bản luật, cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý doanh nghiệp, mà bộ phận văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công tác này.
Các mối quan hệ xã hội ngày càng phong phú trong quá trình phát triển của cơ quan, vì không một cơ quan nào có thể tồn tại độc lập mà không liên kết với các tổ chức khác Thiết lập mối quan hệ xã hội giúp cơ quan phát triển, tạo dựng niềm tin và củng cố vị thế với người dân, đồng thời nhận được sự hợp tác và hỗ trợ trong hoạt động.
CÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
Đặc điểm của văn phòng tại Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam
Văn phòng công ty tọa lạc tại số 04, Ngõ 112, Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, là trung tâm cho các hoạt động quản lý và điều hành của các nhà quản lý Tại đây, diễn ra các hoạt động đối nội và đối ngoại, với nhiều phòng ban và bộ phận được bố trí hợp lý và khoa học, đáp ứng yêu cầu của công ty.
Mỗi phòng ban trong công ty được thiết kế khác nhau nhằm tạo sự tiện lợi và thoải mái cho nhân viên trong công việc Công ty hướng tới hình ảnh doanh nghiệp hiện đại và sáng tạo, cam kết dẫn đầu về chất lượng dịch vụ thương mại tại thành phố và không ngừng phát triển.
Văn phòng công ty nên được đặt tại trung tâm thành phố, gần các phương tiện giao thông công cộng để thuận tiện cho nhân viên Cần bố trí đầy đủ trang thiết bị văn phòng nhằm phục vụ hiệu quả nhu cầu làm việc và sinh hoạt Một môi trường làm việc năng động và đoàn kết sẽ giúp gắn bó tình cảm của nhân viên với nơi làm việc.
Công ty dịch vụ thương mại chú trọng đến việc thiết kế trụ sở làm việc hiện đại, trang trọng và lịch sự, phù hợp với yêu cầu hoạt động của ngành Địa điểm công ty nằm giữa trung tâm thành phố, thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh và giải trí Bên trong, không gian xanh được thiết kế thoáng đãng, không chỉ bảo vệ môi trường mà còn tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên Trang trí nhã nhặn, phù hợp với hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.
Nguyên tắc tiết kiệm trong văn phòng bao gồm việc bố trí diện tích hợp lý theo số lượng nhân viên và hoạt động của từng phòng ban, nhằm tránh lãng phí Việc tận dụng các góc và vị trí sảnh để trang trí cây xanh, máy lọc nước, máy lọc không khí và quạt điều hòa cần được thực hiện một cách hợp lý và tiết kiệm Trang thiết bị phải phù hợp với nhu cầu sử dụng, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu, đảm bảo hiệu quả công việc Chi phí mua sắm và sắp xếp thiết bị phải tuân thủ quy định, với đồ dùng thường xuyên được bổ sung và thay mới hàng năm, giúp duy trì chất lượng và hiệu quả cao trong công việc, đồng thời đảm bảo tính khoa học và tiết kiệm.
2.1.2 Hình thức bố trí văn phòng
Hình 2.2 Sơ đồ bố trí văn phòng của Công ty Sunvina
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Hình thức văn phòng của Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên Công ty chia thành nhiều phòng ban nhỏ dựa trên chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động công việc, nhằm thúc đẩy sự sáng tạo và nâng cao hiệu suất làm việc.
Tối ưu hóa không gian làm việc để đảm bảo sự thoải mái là điều quan trọng Cần xem xét vị trí các phòng ban nhằm tạo thuận lợi cho việc di chuyển và giao tiếp giữa các bộ phận.
Bố trí bàn làm việc hợp lý và tiết kiệm không gian là rất quan trọng, cần chú ý đến ánh sáng tự nhiên, không gian riêng tư và sự thoải mái của nhân viên Việc chia không gian thành các khu vực làm việc riêng biệt cho từng phòng ban không chỉ giúp tăng cường sự tập trung mà còn thúc đẩy tương tác hiệu quả trong công việc.
Cung cấp đầy đủ tiện nghi như máy tính, điện thoại, máy in và các dụng cụ làm việc cần thiết, nhằm đảm bảo nhân viên có thể thực hiện công việc một cách thuận tiện và nhanh chóng.
Cung cấp không gian phòng họp và khu vực giao tiếp cho phép nhân viên họp nhóm, trao đổi thông tin và thảo luận công việc một cách hiệu quả.
Công ty Cổ Phần Sunvina Việt Nam đã thiết kế khu vực nghỉ ngơi cho nhân viên, bao gồm khu vực ăn uống, tiếp khách và thư giãn, giúp họ nạp lại năng lượng và thư giãn trong giờ làm việc.
Đặc điểm nhân sự văn phòng của Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam
2.2.1 Số lượng, trình độ, thâm niên công tác
Bảng 2.2 Bảng đặc điểm nhân sự văn phòng của Công ty
Bộ phận Số lượng Trình độ Độ tuổi
Hành chính nhân sự 3 Đại học 23 – 45
Giao nhận vận chuyển 3 Đại học 25 - 45
Hành chính nhân sự 3 Đại học 23 – 45
Giao nhân vận chuyển 4 Đại học 25 - 45
Hành chính nhân sự 3 Đại học 23 – 45
Giao nhân vận chuyển 4 Đại học 25 - 45
Đội ngũ nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Suvina Việt Nam được tuyển chọn từ những người có trình độ cao đẳng chuyên ngành hành chính nhân sự và quản trị văn phòng Họ sở hữu kiến thức vững về quản lý văn phòng, kỹ năng xử lý thông tin, cũng như thành thạo các phần mềm văn phòng cơ bản như Microsoft Office, đáp ứng tốt nhu cầu công việc.
Nhân viên tại Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam chủ động thực hiện các công việc hành chính như quản lý tài liệu, xử lý thông tin và lưu trữ Họ chuẩn bị các tài liệu văn bản, báo cáo, biểu mẫu và hợp đồng, đồng thời quản lý lịch trình văn phòng, bao gồm lịch họp và cuộc gặp với đối tác Nhân viên cũng xử lý cuộc gọi và email, cung cấp thông tin và hỗ trợ khách hàng, đối tác, cũng như đồng nghiệp Đội ngũ văn phòng tuân thủ nghiêm chỉnh phân công công việc của lãnh đạo, có ý thức làm việc tốt và trách nhiệm cao Mối quan hệ giữa các nhân viên trong bộ phận được duy trì tốt, phối hợp hiệu quả trong công việc Nhân viên đến làm đúng giờ, nghỉ phép theo quy định và chấp hành nội quy công ty, đồng thời tích cực đấu tranh chống các biểu hiện tiêu cực tại nơi làm việc.
2.2.2 Các đặc điểm tâm lý
Sự cẩn thận và chú ý đến chi tiết là yếu tố then chốt trong công việc của nhân sự văn phòng, vì họ thường xuyên xử lý tài liệu, thông tin và số liệu Điều này đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của công việc, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót.
Sự linh hoạt là yếu tố quan trọng đối với nhân sự văn phòng, khi họ thường xuyên phải đối mặt với nhiều tình huống khác nhau và thay đổi liên tục Khả năng thích nghi nhanh chóng giúp họ xử lý công việc hiệu quả hơn trong môi trường làm việc đa dạng.
Sự trung thực là yếu tố then chốt trong môi trường làm việc văn phòng, nơi nhân sự thường tiếp xúc với thông tin và dữ liệu nhạy cảm Đạo đức nghề nghiệp không chỉ giúp bảo đảm tính bảo mật mà còn nâng cao độ tin cậy trong công việc.
Đam mê và nhiệt huyết là yếu tố quan trọng giúp nhân sự văn phòng hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả và đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổ chức.
Sự hợp tác và tinh thần đồng đội là yếu tố quan trọng đối với nhân sự văn phòng, vì họ thường làm việc trong nhóm và cần phối hợp chặt chẽ với các đồng nghiệp khác để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Sự hài lòng với công việc của nhân viên tại công ty được nâng cao khi họ cảm thấy được đánh giá cao và có cơ hội phát triển Công bằng và sự đối xử tốt từ đồng nghiệp và cấp quản lý cũng đóng vai trò quan trọng trong cảm giác hạnh phúc của nhân viên Hơn nữa, công ty đã tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và sự hài lòng tổng thể của nhân viên.
Sự tự tin của nhân viên là yếu tố quan trọng trong công việc, giúp họ tin tưởng vào khả năng của bản thân để đưa ra ý kiến và giải pháp cho các vấn đề phát sinh Nhân viên cần có kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời có khả năng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả Họ cũng có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn và đánh giá các tình huống, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với mục tiêu của công ty.
2.2.3 Khả năng giao tiếp, văn hóa ứng xử
Khả năng giao tiếp và văn hóa ứng xử đóng vai trò quan trọng tại Công ty Cổ Phần Sunvina Việt Nam Công ty cam kết xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện và tôn trọng nhân viên, nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho sự phát triển của từng cá nhân.
Công ty Sunvina Việt Nam chú trọng đến việc sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự trong giao tiếp với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp Nhân viên được đào tạo để giao tiếp hiệu quả, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục.
Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam coi trọng văn hóa ứng xử, nhấn mạnh sự tôn trọng đối với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác Nhân viên được khuyến khích thể hiện sự lịch sự và tôn trọng trong mọi tình huống, đồng thời duy trì tính chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp.
Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam cam kết xây dựng một môi trường làm việc tích cực và thân thiện, khuyến khích nhân viên phát triển bản thân Đồng thời, công ty cũng chú trọng vào việc thúc đẩy sự đa dạng và tôn trọng sự khác biệt giữa các nhân viên.
Văn hóa tổ chức tại đơn vị thực tập
2.3.1 Mô hình văn hóa tổ chức
Hình 2.3 Mô hình văn hóa tổ chức của Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Sunvina Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối con người và chia sẻ giá trị chung, đồng thời giúp doanh nghiệp thích ứng với môi trường kinh doanh biến động Quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần có sự cam kết dài hạn, thực hiện theo phương pháp phù hợp với đặc điểm con người và đặc thù kinh doanh của công ty.
Các giá trị, chuẩn mực và niềm tin trong tổ chức được hình thành từ sự kết hợp giữa con người và công nghệ, thông qua bốn quá trình quản trị nhằm phát triển văn hóa doanh nghiệp.
Sứ mệnh, tầm nhìn, hệ giá trị cốt lõi của doanh nghiệp: Đây được xem là tư tưởng văn hóa.
Quá trình thể hiện tư tưởng lãnh đạo của doanh nghiệp là hệ thống các tư tưởng, quan điểm và triết lý mang tính ổn định Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tinh chỉnh và mài giũa những tư tưởng này để phù hợp với sự tăng trưởng quy mô và những thay đổi lớn trong tầm nhìn chiến lược phát triển.
Chiến lược và mô hình kinh doanh: Đây được xem là con đường văn hóa.
Quá trình xác lập đường hướng phát triển của tổ chức là việc thiết lập mô hình kết nối và phối hợp giữa các chức năng và bộ phận, nhằm tạo ra giá trị vượt trội cho thị trường và khách hàng mục tiêu Chính sách quản trị được coi là yếu tố thể hiện văn hóa của con người trong tổ chức.
Các chính sách quản trị nhân lực, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, hệ thống đãi ngộ và phát triển nhân tài, cần được thiết kế phù hợp với triết lý và giá trị cốt lõi của tổ chức Điều này giúp định hình và điều chỉnh hành vi của các thành viên theo các chuẩn mực chung.
Không gian tổ chức và truyền thông nội bộ: Đây được xem là Không gian văn hóa.
Con người và hành vi văn hóa cần được phát triển trong môi trường tri thức, nơi khuyến khích các hành vi tích cực và đạt chuẩn Việc tăng cường những hành vi mang lại thành quả tích cực là rất quan trọng, đồng thời cần loại bỏ các hành vi tiêu cực để xây dựng một xã hội tốt đẹp hơn.
2.3.2 Đăc trưng của văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức bao gồm các giá trị, quan niệm, thái độ, hành vi và phong cách làm việc chung của các thành viên trong công ty Yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định thành công của doanh nghiệp, vì nó ảnh hưởng đến cách thức tương tác giữa các thành viên, khách hàng và cộng đồng.
Một số đặc trưng của văn hoá tổ chức bao gồm:
Giá trị: các giá trị của tổ chức được thể hiện qua các quy định, chính sách và hành động của các thành viên
Quan niệm: các quan niệm của tổ chức ảnh hưởng đến cách thức các thành viên đánh giá và xử lý các vấn đề.
Thái độ: thái độ của các thành viên ảnh hưởng đến cách thức họ tương tác với nhau và với khách hàng.
Hành vi: hành vi của các thành viên phản ánh các giá trị, quan niệm và thái độ của tổ chức.
Phong cách làm việc: phong cách làm việc của tổ chức ảnh hưởng đến cách thức các thành viên làm việc với nhau và với khách hàng.
Sự đa dạng trong văn hoá tổ chức thể hiện qua các yếu tố như giới tính, độ tuổi, chủng tộc, văn hóa và nền tảng giáo dục của các thành viên, góp phần tạo nên một môi trường làm việc phong phú và sáng tạo.
Sự linh hoạt: văn hoá tổ chức có thể thay đổi và thích nghi với các thay đổi trong môi trường kinh doanh và xã hội.
Sự đoàn kết: văn hoá tổ chức có thể khuyến khích sự đoàn kết và hỗ trợ giữa các thành viên.
Sự sáng tạo: văn hoá tổ chức có thể khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong các hoạt động kinh doanh.
Sự tôn trọng: văn hoá tổ chức có thể khuyến khích sự tôn trọng và đối xử công bằng với tất cả các thành viên.
Văn hóa tổ chức độc đáo đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty Việc xây dựng và duy trì một văn hóa tích cực không chỉ giúp đạt được mục tiêu kinh doanh mà còn tạo ra môi trường làm việc tốt cho tất cả các thành viên.
Giải quyết công việc văn phòng
Hình 2.4 Quy trình giải quyết công việc văn phòng
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Bước 1: Tiếp nhận công việc
Nhân viên văn phòng nhận nhiệm vụ từ cấp trên qua hệ thống giao việc, văn bản hoặc email Họ cần nắm rõ yêu cầu công việc, bao gồm mục tiêu, phạm vi và thời hạn hoàn thành.
Bước 2: Lập kế hoạch và ưu tiên
Xác định thời gian hoàn thành công việc là rất quan trọng để tuân thủ các thời hạn Cần ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng, sự ưu tiên từ người giao nhiệm vụ và ảnh hưởng của chúng đến hoạt động chung của công ty.
Bước 3: Thu thập thông tin
Tìm kiếm và thu thập thông tin công việc từ các nguồn tin cậy như tài liệu văn bản, cơ sở dữ liệu và các nguồn trực tuyến là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
Liên lạc với các bên liên quan, bao gồm đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác, để lấy thông tin bổ sung nếu cần thiết.
Bước 4: Xử lý và trình bày thông tin
Xử lý thông tin theo yêu cầu công việc bao gồm việc sắp xếp, phân loại và tổ chức tài liệu một cách hiệu quả Thông tin cần được trình bày rõ ràng và logic, sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office hoặc phần mềm đồ họa để tạo ra báo cáo, biểu đồ và tài liệu trình bày chuyên nghiệp.
Bước 5: Đánh giá và kiểm tra lại
Kiểm tra công việc đã hoàn thành là cần thiết để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và tuân thủ các quy trình nội bộ của công ty Việc soát lỗi và thiếu sót giúp nâng cao chất lượng công việc, đồng thời sửa chữa kịp thời những vấn đề phát sinh.
Bước 6: Giao tiếp và chia sẻ thông tin
Gửi thông tin, tài liệu hoặc báo cáo cho các bên liên quan hoặc người giao việc theo đúng hướng dẫn và sử dụng các phương tiện giao tiếp đã chỉ định, chẳng hạn như email, hội thảo trực tuyến hoặc họp trực tiếp.
Liên lạc và thông báo tiến độ công việc cho những người liên quan là rất quan trọng, giúp cấp trên và các bên có quyền quan tâm nắm bắt thông tin cần thiết Điều này đảm bảo hiệu quả và sự thống nhất trong công việc, tạo điều kiện cho quá trình phối hợp diễn ra suôn sẻ.
Bước 7: Hoàn thành và báo cáo
Hoàn thành công việc theo yêu cầu và đạt được mục tiêu đề ra là rất quan trọng, đồng thời cần đảm bảo chất lượng và tiến độ Sau khi hoàn tất, cần báo cáo kết quả cho người giao việc hoặc cấp trên theo quy trình yêu cầu, bao gồm các tài liệu, báo cáo hoặc trình bày trực tiếp.
Bước 8: Đánh giá và cải tiến là quá trình quan trọng trong công việc, bao gồm việc đánh giá kết quả thực hiện và thu thập phản hồi từ người giao việc hoặc cấp trên Qua đó, bạn có thể xác định những điểm mạnh cũng như những khía cạnh cần cải thiện để nâng cao hiệu suất làm việc.
Cải tiến quy trình và phương pháp làm việc hiện tại là cần thiết để nâng cao hiệu suất và tiết kiệm thời gian Bằng cách áp dụng công nghệ mới, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả công việc, từ đó gia tăng năng suất và cải thiện kết quả kinh doanh.
Công ty Cổ Phần Sunvina Việt Nam chuyên sản xuất và cung cấp nội thất tại Việt Nam, nhận được sự đánh giá cao về chất lượng từ khách hàng và đối tác.
Công ty Sunvina cam kết đặt chất lượng sản phẩm và dịch vụ lên hàng đầu, không ngừng cải tiến để đáp ứng nhu cầu khách hàng Chúng tôi áp dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất và cung cấp nội thất chất lượng cao Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, đảm bảo mang đến dịch vụ tốt nhất Ngoài ra, công ty còn có chính sách phúc lợi hấp dẫn nhằm thu hút và giữ chân nhân tài.
Công ty Sunvina áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ nhằm đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất.
Chất lượng công việc của doanh nghiệp Sunvina được đánh giá cao, thể hiện cam kết không ngừng cải tiến nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và đối tác.
2.4.3 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là phương pháp toàn diện giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty Để áp dụng QMS tại Cổ phần Sunvina, bạn cần thực hiện các bước cụ thể nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng.
Soạn thảo văn bản
2.5.1 Các loại văn bản đơn vị
Thông báo là một loại văn bản quan trọng dùng để thông tin cho nhân viên về các sự kiện, thông tin hoặc quy định mới trong tổ chức Trong khi đó, biên bản là tài liệu ghi lại nội dung của các cuộc họp, hội nghị hội đồng quản trị hoặc các sự kiện khác diễn ra trong tổ chức.
Báo cáo: Báo cáo là một tài liệu mô tả kết quả của một hoạt động hoặc dự án trong tổ chức.
Thư mời là một loại văn bản quan trọng, được sử dụng để mời nhân viên hoặc khách hàng tham gia vào các sự kiện hoặc cuộc họp.
Quyết định: Quyết định là một tài liệu chứa thông tin về quyết định được đưa ra trong tổ chức.
Hợp đồng: Hợp đồng là một tài liệu chứa các điều khoản và điều kiện của một thỏa thuận giữa hai bên.
Phiếu yêu cầu là văn bản quan trọng trong tổ chức, được sử dụng để đề nghị cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm từ các bộ phận khác nhau.
2.5.2 Kỹ thuật soạn thảo của nhân viên văn phòng
Các kỹ thuật soạn thảo văn bản cơ bản mà nhân viên văn phòng cần nắm vững bao gồm việc định dạng văn bản, điều chỉnh kích thước và kiểu chữ, khoảng cách giữa các dòng, đánh số trang, cũng như thêm tiêu đề và chú thích để tạo sự chuyên nghiệp cho tài liệu.
Sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản: Microsoft Word, Google Docs, hay các phần mềm tương tự.
Sử dụng các phím tắt: Ctrl + C (sao chép), Ctrl + V (dán), Ctrl + X (cắt), Ctrl + Z (hoàn tác), Ctrl + B (in đậm), Ctrl + I (in nghiêng), Ctrl + U (gạch chân).
Sử dụng các tính năng định dạng văn bản: Tạo bảng, chèn hình ảnh, chèn hyperlink, tạo danh sách đánh số hoặc không đánh số.
Sử dụng các tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Kiểm tra chính tả, kiểm tra ngữ pháp, kiểm tra độ dài câu.
Sử dụng các tính năng lưu và chia sẻ văn bản: Lưu văn bản, chia sẻ văn bản qua email hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây.
Sử dụng các tính năng in ấn: In văn bản, tùy chỉnh kích thước giấy, tùy chỉnh độ phân giải in.
Tạo mẫu văn bản: Tạo mẫu cho các loại văn bản thường xuyên sử dụng như thư mời, báo cáo, hợp đồng,
Sử dụng tính năng đánh dấu và ghi chú: Đánh dấu các phần quan trọng trong văn bản, thêm ghi chú để giải thích hoặc nhắc nhở.
Sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế: Tìm kiếm các từ hoặc cụm từ trong văn bản và thay thế bằng từ hoặc cụm từ khác.
Sử dụng tính năng định dạng điều kiện: Định dạng văn bản dựa trên điều kiện như định dạng màu sắc, kích thước chữ,
Sử dụng tính năng đánh số và đánh dấu trang: Đánh số các trang trong văn bản và đánh dấu trang để dễ dàng tìm kiếm.
Sử dụng tính năng tạo bảng biểu: Tạo bảng biểu để trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Sử dụng tính năng tạo và sử dụng mục lục: Tạo mục lục cho văn bản để dễ dàng tìm kiếm các phần quan trọng.
Chấm công, tính lương
Bước 1 Xác định phương pháp chấm công:
Có thể sử dụng phương pháp chấm công bằng tay hoặc sử dụng phần mềm chấm công.
Bước 2 Thiết lập hệ thống chấm công:
Nếu sử dụng phần mềm chấm công, bạn cần thiết lập hệ thống chấm công trên máy tính hoặc máy chủ.
Bước 3 Tạo danh sách nhân viên:
Tạo danh sách nhân viên của công ty và nhập thông tin của từng nhân viên vào hệ thống chấm công.
Bước 4 Thiết lập lịch làm việc:
Thiết lập lịch làm việc cho từng nhân viên, bao gồm giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ trưa, ngày nghỉ, ngày lễ,
Thực hiện chấm công cho từng nhân viên theo lịch làm việc đã thiết lập.
Tính toán lương cho từng nhân viên dựa trên số giờ làm việc và mức lương đã thiết lập.
Bước 7 Tạo báo cáo chấm công:
Tạo báo cáo chấm công cho từng nhân viên hoặc cho toàn bộ công ty.
Bước 8 Kiểm tra và sửa lỗi:
Kiểm tra kết quả chấm công và sửa lỗi nếu có.
2.6.2 Công tác tính lương, thưởng
Mức lương cơ bản của nhân viên là khoản tiền được ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận giữa nhà tuyển dụng và nhân viên.
Để tính số giờ làm việc của nhân viên, thông thường họ làm 8 giờ mỗi ngày và 40 giờ mỗi tuần Tuy nhiên, nếu có làm thêm giờ hoặc nghỉ phép, tổng số giờ làm việc sẽ thay đổi.
Để tính lương cơ bản cho từng tháng, bạn cần nhân số giờ làm việc của nhân viên với mức lương cơ bản.
Các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, phụ cấp tiền ăn và phụ cấp đi lại sẽ được tính vào lương của nhân viên.
Tính thuế thu nhập cá nhân: Lương của nhân viên sẽ bị khấu trừ một khoản thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.
Lương thực tế của nhân viên được tính bằng cách lấy lương cơ bản trừ đi các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế.
* Công tác tính tiền thưởng
Nhân viên có hiệu suất làm việc vượt trội so với mức trung bình sẽ nhận được phần thưởng xứng đáng Ngoài ra, những cá nhân đóng góp quan trọng cho công ty, chẳng hạn như đề xuất ý tưởng mới, hỗ trợ tiết kiệm chi phí hoặc gia tăng doanh thu, cũng sẽ được khen thưởng.
Thực hiện nhiệm vụ đặc biệt: Nhân viên thực hiện thành công các nhiệm vụ đặc biệt hoặc dự án quan trọng sẽ được thưởng.
Thời gian làm việc: Nhân viên làm việc đủ thời gian quy định và không có vi phạm nào sẽ được thưởng.
Thái độ làm việc: Nhân viên có thái độ làm việc tích cực, hợp tác và giúp đỡ đồng nghiệp sẽ được thưởng.
Đón tiếp khách, nghe điện thoại và giải đáp thắc mắc
2.7.1 Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan Đối với khách hàng thông thường
Khách hàng thông thường bao gồm những khách hàng mới hoặc những người đã từng hợp tác với công ty nhưng chỉ ký hợp đồng nhỏ Khi có lịch hẹn với khách hàng, các bộ phận cần thông báo cho nhân sự, lễ tân và bộ phận quản lý tiếp đón để đảm bảo sự chuẩn bị chu đáo.
Các thông tin cần gửi đến bộ phận đón tiếp gồm: tên khách hàng, đơn vị công tác, người cần gặp gỡ, làm việc và giờ hẹn
Khi khách hàng đến công ty, nhân viên nhân sự và lễ tân sẽ chào đón và hướng dẫn họ đến bộ phận tổ chức để tiến hành làm việc.
*Trường hợp 1: Khách hàng đã có hẹn trước:
+ Nhân viên cần chào hỏi lịch sự, hỏi nhu cầu của khách hàng
+ Kiểm tra thông tin và mời khách đến phòng chờ, chuẩn bị nước và thông báo đến cho người phụ trách làm việc với khách
Trong trường hợp không thể liên lạc với người cần gặp, cán bộ tổ chức cần thông báo cho khách hàng, ghi nhận thông tin của họ và sau đó thông báo cho người có trách nhiệm.
*Trường hợp 2: Khách hàng không có hẹn trước:
Để ngăn chặn tình trạng lừa đảo và hành vi không đúng, bộ phận nhân sự và lễ tân sẽ tiếp nhận khách vào phòng chờ, tiến hành xác minh thông tin và liên hệ với bộ phận liên quan để xác nhận Nếu thông tin xác thực, nhân sự sẽ được mời ra để làm việc và trao đổi với khách.
Trong trường hợp không thể liên lạc với khách hàng hoặc khi bộ phận tiếp tân từ chối cuộc gặp, nhân sự hoặc lễ tân sẽ yêu cầu thông tin số điện thoại để có thể liên hệ lại sau.
+ Thông báo lại với bộ phận liên quan để họ xử lý trường hợp này càng sớm càng tốt. Đối với khách hàng quan trọng
Khách hàng quan trọng là những đối tác chiến lược, thường xuyên ký kết hợp đồng lớn và có mối quan hệ tốt với ban lãnh đạo công ty Do đó, quy trình tiếp đón khách VIP sẽ được quản lý và lãnh đạo đề xuất và chỉ đạo Các bước tiếp khách thường bao gồm việc chuẩn bị chu đáo, tạo không gian tiếp đón thân thiện và chuyên nghiệp, cũng như đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời.
Để chuẩn bị cho buổi tiếp khách, cần xác định số lượng khách và thu thập thông tin cá nhân của họ Thời gian tiếp đón khách hàng cũng rất quan trọng, cùng với nội dung chính của buổi tiếp khách để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
+ Lên kế hoạch dự kiến về những vấn đề phát sinh như chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách (nếu cần)
+ Các thành viên sẽ tham gia tiếp khách, người chủ trì là ai?
+ Một số nội dung khách theo yêu cầu để đảm bảo phù hợp với tính chất của buổi gặp gỡ
+ Gửi bản kế hoạch lên ban lãnh đạo để họ xem và phê duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa
* Bước 2: Công tác chuẩn bị đón khách
Các nhân sự và phòng ban liên quan cần chủ động kiểm soát tiến độ và các công việc cần thực hiện để đảm bảo việc đón tiếp khách hàng diễn ra theo kế hoạch đã đề ra.
Khi tiếp khách liên quan đến bộ phận chuyên môn, cần phối hợp chặt chẽ với người phụ trách bộ phận đó để đảm bảo quá trình đàm phán và trao đổi giữa hai bên diễn ra thành công và hiệu quả.
Chi phí cho việc tiếp khách
Việc đón tiếp khách hàng đòi hỏi một khoản chi phí nhất định, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng và tính chất công việc Chỉ những người có thẩm quyền như Ban giám đốc, kế toán trưởng, và trưởng văn phòng đại diện mới được quyết định ngân sách cho hoạt động này Trong trường hợp không thể trực tiếp tiếp khách, những người trên có thể ủy quyền cho người khác, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về chi phí Chi phí tiếp khách hợp lệ không bị giới hạn, nhưng cần phù hợp với doanh thu và hợp đồng đã ký Hoạt động tiếp khách chỉ nên phục vụ cho kinh doanh và quan hệ đối ngoại, với mức chi phí tiết kiệm và hiệu quả Các trường hợp tiếp khách vì lý do cá nhân mà không có giao dịch kinh doanh sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ.
2.7.2 Tiếp khách qua điện thoại
Nghệ thuật trả lời điện thoại hiệu quả là nhấc ống nghe lên ngay sau khi nghe hết tiếng chuông reo lần đầu Điều này giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người gọi.
Ngay khi nhấc ống nghe, cũng nên với tay lấy tờ giấy và bút để ghi những lời dặn nếu thấy cần thiết.
Một cuộc điện đàm được coi là bắt đầu khi người gọi xác định đúng số điện thoại Do đó, việc tự xưng danh và giới thiệu tên văn phòng là rất quan trọng Khi nhận điện thoại từ bên ngoài, cần thực hiện nghi thức giới thiệu đầy đủ để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Trường hợp nhận điện thoại nội bộ thì không phải chú ý nhiều đến nghi thức mà chỉ cần giới thiệu ngắn gọn.
Ghi số điện thoại và tên khách hàng
Khi khách hàng gọi điện đến doanh nghiệp, họ thường tự xưng danh, nhưng cũng có những người không thích tiết lộ tên hoặc lý do gọi Là thư ký, bạn cần xác định danh tính và mục đích cuộc gọi của khách hàng để phục vụ tốt hơn Hãy tận dụng cơ hội này để khai thác thông tin từ khách hàng một cách khéo léo.
Trường hợp giám đốc bận
Thư ký có trách nhiệm tiếp nhận mọi cuộc gọi cho giám đốc Nếu giám đốc đang bận, thư ký cần khéo léo giải thích lý do giám đốc không thể trả lời và đề xuất một số giải pháp thay thế cho người gọi.
Trường hợp để lại lời nhắn
Thư ký cần để sẵn phiếu ghi lời nhắn cạnh điện thoại để ghi lại những yêu cầu của người gọi Việc ghi chép phải đầy đủ và chính xác; nếu có điều gì chưa rõ, thư ký cần hỏi lại để đảm bảo thông tin đúng Đối với các nội dung quan trọng, thư ký nên đọc lại cho người nghe để xác nhận.
Trường hợp chuyển đường dây
Đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng
2.8.1 Nội dung đánh giá từng bộ phận
Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng thông qua phản ánh phàn nàn từ khách hàng là rất quan trọng để đảm bảo sự hài lòng và tạo lòng tin Một số yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả này bao gồm khả năng lắng nghe, xử lý kịp thời và giải quyết triệt để các phàn nàn của khách hàng.
Tỷ lệ giải quyết phản ánh là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả của văn phòng Chăm sóc khách hàng trong việc xử lý các phàn nàn Chỉ số này thể hiện phần trăm phàn nàn được giải quyết thành công so với tổng số phàn nàn nhận được Một tỷ lệ giải quyết cao cho thấy khả năng xử lý tốt các phản ánh và giải quyết vấn đề của khách hàng của văn phòng Chăm sóc khách hàng.
Thời gian giải quyết phản ánh phàn nàn là yếu tố then chốt mà khách hàng mong đợi được xử lý nhanh chóng và hiệu quả Công ty Cổ phần Đầu Tư Sản Xuất Xuất Nhập Khẩu Trường Giang cam kết có quy trình và thời gian giải quyết đảm bảo đáp ứng kỳ vọng của khách hàng Đánh giá hiệu quả của bộ phận Chăm sóc khách hàng dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng sau khi vấn đề được giải quyết, thông qua khảo sát và đánh giá trực tiếp Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản về quy trình, quy định và chính sách của công ty, giúp họ xử lý phản ánh phàn nàn một cách hiệu quả.
* Các bước giải quyết phản ánh:
Bước 1: Tiếp nhận lắng nghe sự phàn nàn của khách hàng
Bước 2: Xử lý phàn nàn
Xin lỗi khách hàng khi gặp phải sự cố không mong muốn
Bước 3: Xin thông tin của khách hàng
Bước 4: Xác nhận sự việc khách phàn nàn, thông báo đến quản lý, nhân viên để xử lý, tránh những sai lầm có thể mắc phải lần nữa
Xin lỗi khách hàng lại 1 lần nữa và hứa không để tình trạng này tái diễn
Bước 5: Kiểm tra sự hài lòng của khách hàng
Quy trình tiếp nhận khiếu nại từ khách hàng diễn ra qua nhiều kênh liên lạc khác nhau, bao gồm email, điện thoại, trang web và hệ thống quản lý khách hàng.
Nhân viên tiếp nhận khiếu nại ghi nhận thông tin chi tiết từ khách hàng, bao gồm tên, thông tin liên hệ và mô tả vấn đề Họ tiến hành điều tra để xác định nguyên nhân gốc rễ và thu thập thông tin bổ sung Dựa trên kết quả điều tra, công ty sẽ đưa ra giải pháp cụ thể để giải quyết khiếu nại, có thể bao gồm cung cấp thông tin, thay đổi chính sách hoặc quy trình, hoặc đền bù khách hàng theo thỏa thuận.
Công ty sẽ thông báo kết quả giải quyết khiếu nại cho khách hàng qua email, điện thoại, thư tín hoặc các kênh trực tuyến khác Thông báo này sẽ giải thích rõ ràng kết quả của quá trình giải quyết khiếu nại và hướng dẫn khách hàng về các bước tiếp theo cần thực hiện nếu có.
Lưu trữ thông tin khiếu nại và quá trình giải quyết giúp công ty theo dõi các vấn đề phổ biến, phân tích xu hướng và thu thập dữ liệu quan trọng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
Giải quyết khiếu nại trong công ty là yếu tố then chốt để xây dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng Một quy trình giải quyết khiếu nại nhanh chóng, công bằng và chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo sự hài lòng của khách hàng mà còn góp phần tăng cường sự trung thành của họ đối với thương hiệu.
2.8.2 Các tiêu chí đánh giá sự hài lòng của khách hàng
Mức độ hài lòng của khách hàng tại Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam được xác định thông qua phỏng vấn trực tiếp và khảo sát online với các đối tượng khách hàng khác nhau, bao gồm khách hàng đã sử dụng dịch vụ, khách hàng lâu năm, khách hàng mới và cả những khách hàng chưa từng trải nghiệm dịch vụ du lịch của công ty Công ty cũng phát triển phần mềm đánh giá dịch vụ trên trang web, kèm theo giới thiệu về các sản phẩm dịch vụ du lịch mà công ty cung cấp, dựa trên các tiêu chí cụ thể.
Khách hàng đánh giá mức độ hài lòng của mình dựa trên chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp, bao gồm các yếu tố quan trọng như độ tin cậy, tính năng, hiệu suất và khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Dịch vụ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, dựa trên trải nghiệm tương tác với bộ phận chăm sóc khách hàng Các yếu tố như thái độ phục vụ, sự nhanh nhẹn, khả năng giải quyết vấn đề, và sự đáp ứng nhanh chóng đều được khách hàng đặc biệt quan tâm.
Thời gian giao hàng là yếu tố quan trọng, phản ánh sự đúng hẹn và chính xác trong quá trình vận chuyển Đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian không chỉ nâng cao tính khả dụng của sản phẩm mà còn tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng.
Giá cả cạnh tranh là yếu tố then chốt, phản ánh giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ so với mức giá mà công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam đưa ra Điều này đảm bảo sự công bằng và giá trị cho khách hàng, góp phần tạo dựng niềm tin và sự hài lòng.
Độ tin cậy và đáng tin cậy của một công ty được xác định qua khả năng thực hiện cam kết, đảm bảo sự ổn định và đúng hẹn trong các giao dịch.
Sau khi thu thập và phân tích đánh giá của khách hàng dựa trên các tiêu chí đã định, bộ phận phụ trách sẽ xác định mức độ hài lòng và ý kiến của khách hàng cho từng tiêu chí Điều này giúp công ty lên kế hoạch cải tiến dịch vụ, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, đồng thời phát triển các chiến lược marketing hiệu quả hơn và cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất.
ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN
Đánh giá chung
Khối văn phòng Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam được tổ chức chặt chẽ với quy trình làm việc rõ ràng, đảm bảo hiệu quả công việc Bên cạnh đó, công ty được trang bị thiết bị và công nghệ hiện đại, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đáng tin cậy và có kỹ năng tốt, được đào tạo bài bản để đáp ứng hiệu quả các yêu cầu công việc.
Văn phòng được thiết kế hợp lý theo từng bộ phận, nhằm tối ưu hóa không gian làm việc và đảm bảo sự riêng tư cho các phòng ban.
Quy trình giải quyết công việc cần được tổ chức rõ ràng và chặt chẽ, với các nhiệm vụ được phân công cụ thể và có thời hạn hoàn thành Điều này đảm bảo hiệu quả và chất lượng trong việc thực hiện các công việc.
Các cuộc họp cần được tổ chức một cách chuyên nghiệp và chủ động, với kế hoạch rõ ràng và chương trình cụ thể Việc lên lịch định kỳ theo quy định của cấp trên và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho tất cả các bên tham gia.
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác được thực hiện một cách tỉ mỉ, bao gồm việc đặt vé máy bay, khách sạn, lên lịch trình và chuẩn bị tài liệu liên quan Mọi ý kiến và kế hoạch đều được xem xét và phê duyệt cẩn thận nhằm đảm bảo chuyến đi diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Công ty có quy trình tiếp đón khách hàng chuyên nghiệp thông qua phòng Hành chính nhân sự Đội ngũ tiếp tân và bộ phận chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên tích cực, đảm bảo khách hàng được đón tiếp lịch sự và niềm nở, đồng thời nhận được sự chăm sóc và hỗ trợ cần thiết.
Quy trình quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả bao gồm việc tổ chức, lưu trữ và bảo quản hồ sơ một cách cẩn thận và có hệ thống Các bộ phận chịu trách nhiệm cần tuân thủ quy trình này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn có của thông tin, đồng thời bảo mật thông tin một cách tối ưu.
Nhờ vào tổ chức và quản lý hiệu quả, khối văn phòng của công ty đạt được tiến độ công việc tốt, hoàn thành mục tiêu và đáp ứng yêu cầu khách hàng Sự hợp tác và giao tiếp nội bộ được cải thiện, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người làm việc hiệu quả và đạt kết quả cao.
Bên cạnh những ưu điểm có được thì hoạt động của văn phòng còn mắc phải một số nhược điểm, khó khăn như:
Khối văn phòng của Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam có đông đảo nhân viên và nhiều bộ phận khác nhau, dẫn đến tình trạng thiếu đồng nhất trong quản lý và thực hiện nhiệm vụ Điều này gây ra sự mất cân đối và làm khó khăn cho việc quản lý hiệu quả.
Phòng Hành chính nhân sự thường xuyên phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, trong khi số lượng nhân viên chưa đủ, dẫn đến tình trạng quá tải công việc Đôi khi, phòng Hành chính nhân sự phải điều động nhân viên từ phòng Kinh doanh để hỗ trợ trong việc chăm sóc khách hàng, gây ra sự chồng chéo trong công việc.
Việc bố trí văn phòng các ban một cách riêng biệt đã gây ra thiếu hụt giao tiếp và tương tác hiệu quả giữa các bộ phận Điều này dẫn đến sự mờ nhạt trong việc truyền đạt thông tin và làm việc nhóm, gây ra sự thiếu hiểu biết và không đồng nhất trong quá trình làm việc.
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận, bao gồm nhiều thủ tục và giai đoạn khác nhau Điều này thường dẫn đến việc cần phải phê duyệt nhiều lần từ cấp trên để đảm bảo mọi khía cạnh được xem xét kỹ lưỡng.
Trong bối cảnh kinh doanh luôn biến động, các văn phòng công ty đang phải đối mặt với thách thức trong việc thích ứng và phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi và yêu cầu mới.
Các đề xuất hoàn thiện
Một số đề xuất hoàn thiện các vấn đề thiếu xót tại Công ty Cổ phần Sunvina Việt Nam:
Để nâng cao hiệu quả quản lý công việc, cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng và công bằng giữa các nhân viên và bộ phận Đồng thời, việc tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban là rất quan trọng nhằm tránh tình trạng chồng chéo và đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
Xây dựng môi trường làm việc hợp tác là yếu tố quan trọng để khuyến khích giao tiếp giữa các bộ phận Công ty nên tổ chức các buổi họp, hội thảo và hoạt động nhóm nhằm tăng cường sự tương tác và chia sẻ thông tin hiệu quả giữa các phòng ban.
Xem xét và tối ưu hóa quy trình làm việc hiện tại để giải quyết các vấn đề khó khăn và mất cân đối Loại bỏ các bước không cần thiết để tạo ra quy trình rõ ràng và đơn giản hơn Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, đồng thời tạo cơ hội cho họ phát triển kỹ năng quản lý, giao tiếp và làm việc nhóm, từ đó nâng cao hiệu suất và sự chuyên nghiệp trong công tác văn phòng.
Thiết lập quy trình theo dõi và đánh giá định kỳ hoạt động văn phòng là cần thiết để phát hiện các vấn đề và điểm yếu Dựa trên các đánh giá và phản hồi, công ty có thể triển khai những biện pháp cụ thể nhằm khắc phục các hạn chế đã được xác định.
Xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp trong công ty là điều cần thiết Cần xác định rõ các giá trị và quy tắc làm việc, đồng thời triển khai các chương trình đào tạo để khuyến khích nhân viên tuân thủ và áp dụng những giá trị này trong công việc hàng ngày.
Xây dựng một hệ thống phản hồi hiệu quả là rất quan trọng để cải thiện hoạt động văn phòng Cần tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến và đề xuất cải tiến Tổ chức các buổi họp nhóm hoặc sử dụng các kênh truyền thông nội bộ để thu thập và đánh giá phản hồi từ nhân viên, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng trong môi trường làm việc.