Quản trị vận tảihoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng Đường hàng không tại công ty tnhh hihahs
Mục tiêu của đề tài
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không.
- Phân tích, đánh giá ưu/nhược điểm của quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không tại công ty.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu trong bài viết này bao gồm việc lấy thông tin và số liệu từ văn phòng Công ty TNHH HIHAHS, cùng với các nguồn tài liệu trực tuyến, sách báo và những tài liệu đã được nghiên cứu.
- Phương pháp tiếp cận thực tiễn: Tiếp cận trực tiếp việc làm quy trình hoạt động tại Công ty để có cái nhìn thực tiễn và tổng quan.
Phương pháp phân tích được áp dụng để đánh giá thực trạng hoạt động làm việc tại phòng chứng từ của công ty, dựa trên các thông tin và số liệu đã được thu thập một cách hệ thống.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để tổng hợp các phân tích, từ đó đưa ra nhận xét và đánh giá thực trạng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại công ty.
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
- Việc nghiên cứu đề tài góp phần cũng cố kiến thức và nâng cao kiến thức của bản thân trong công việc.
Nghiên cứu này cung cấp những thông tin quý giá, giúp công ty phát triển các biện pháp hiệu quả và phù hợp để nâng cao hiệu suất giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường không.
Kết cấu đề tài
- Chương 1 : Cơ sở lý thuyết
- Chương 2: Giới thiệu về doanh nghiệp
- Chương 3: Thực trạng và giải pháp nâng cao hoạt động quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại Công ty TNHH HIHAHS
TỔNG QUAN LÝ THUYẾT
Khái niệm chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là khái niệm kinh tế thể hiện sự kết nối giữa nhiều doanh nghiệp nhằm cung cấp hàng hóa và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên thị trường.
Theo Christopher (1992), chuỗi cung ứng được định nghĩa là mạng lưới các tổ chức liên kết với nhau qua các mối quan hệ xuôi và ngược Nó bao gồm nhiều quá trình và hoạt động khác nhau nhằm tạo ra giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ, cuối cùng đưa chúng đến tay người tiêu dùng.
Theo Học giả Lambert và các cộng sự (1998), chuỗi cung ứng được định nghĩa không chỉ là sự kết nối giữa các doanh nghiệp, mà còn là mối quan hệ thương mại giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp và với thị trường.
Chuỗi cung ứng là một hệ thống bao gồm tất cả các bước liên quan đến việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ nhà sản xuất đến nhà cung cấp, vận chuyển, kho bãi, bán lẻ và cả khách hàng.
Chuỗi cung ứng được hiểu là tập hợp các doanh nghiệp và tổ chức, cả trực tiếp và gián tiếp, tham gia vào các quá trình tạo ra, duy trì và phân phối sản phẩm đến thị trường.
Chuỗi cung ứng bao gồm nhiều thành viên quan trọng như nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà bán buôn và nhà bán lẻ, tất cả đều tham gia vào quá trình chuyển đổi và phân phối từ nguyên liệu thô đến thành phẩm Các hoạt động trong chuỗi cung ứng chủ yếu tập trung vào việc biến đổi nguyên liệu, nhiên liệu và vật liệu thành sản phẩm hoặc dịch vụ hoàn chỉnh, sau đó duy trì và phân phối đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Mỗi chuỗi cung ứng liên kết với một sản phẩm và thị trường mục tiêu cụ thể, hoạt động như một thực thể độc lập nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và mang lại lợi ích cho tất cả các thành viên Chuỗi cung ứng bao gồm ba dòng chảy chính: dòng vật chất, dòng tài chính và dòng thông tin.
Khái niệm về vận tải, vai trò và tầm quan trọng của vận tải
Vận tải, theo Phạm Thị Nga (2016), được định nghĩa là sự di chuyển của hàng hóa, con người và thông tin Tất cả các sự thay đổi vị trí của sự vật và hiện tượng đều thuộc về vận tải, không phân biệt đối tượng, mục đích hay kỹ thuật sử dụng trong quá trình vận chuyển.
Theo chủ nghĩa Mác – Lênin, vận tải trong kinh tế được xem là một quá trình sản xuất đặc biệt, không ảnh hưởng trực tiếp đến đối tượng lao động, mà chỉ tác động không gian lên hàng hóa được chuyên chở Khi quá trình vận tải hoàn tất, sản phẩm vận tải sẽ được tiêu thụ ngay lập tức.
Theo Nghị định 42/2020/NĐ-CP, vận tải được định nghĩa là quá trình tác động lực vào vật thể nhằm di chuyển chúng từ vị trí này sang vị trí khác Hoạt động vận tải đóng vai trò quan trọng trong nhu cầu sinh hoạt và sản xuất hàng ngày của con người.
1.2.2 Vai trò và tầm quan trọng của vận tải
1.2.2.1 Vai trò của vận tải đối với nền kinh tế hiện nay
Hoạt động vận chuyển lưu thông là yếu tố thiết yếu trong cuộc sống, phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa và di chuyển của con người Con người thường di chuyển bằng phương tiện đường bộ hoặc hàng không, trong khi hàng hóa tiêu dùng, sản xuất và máy móc được vận chuyển chủ yếu qua đường biển và đường bộ.
Vận tải đóng vai trò thiết yếu trong quá trình lưu thông và phân phối hàng hóa Nếu coi nền kinh tế như một cơ thể sống, thì hệ thống giao thông giống như các huyết mạch, hàng hóa là chất dinh dưỡng, và vận tải là quá trình vận chuyển các chất dinh dưỡng này để nuôi dưỡng cơ thể.
1.2.2.2 Vai trò của vận tải đối với logistics hiện nay
Hiện nay, vai trò của vận tải đối với logistics ngày một cao và chiểm tỉ trọng lớn trong quá trình vận hành bởi vì:
Chi phí vận chuyển bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi nhiều yếu tố như nhà cung cấp, vị trí kho hàng, địa điểm bán lẻ và các doanh nghiệp vận tải.
- Tốc độ vận chuyển cao hơn (đồng nghĩa với chi phí cao) sẽ giúp cho lượng hàng tồn kho ít hơn
- Vận chuyển tốc độ châm (đồng nghĩa với chi phí rẻ hơn) sẽ làm số lượng hàng tồn kho lớn hơn
- Lịch trình giao hàng sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi việc lựa chọn tốc độ của các phương thức vận chuyển
Khái niệm và vai trò của hoạt động giao nhận bằng đường hàng không
1.3.1 Khái niệm hoạt động giao nhận
Dịch vụ giao nhận hàng hoá là hoạt động thương mại, trong đó nhà cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và tổ chức quá trình vận chuyển, lưu kho, cùng với việc thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết Dịch vụ này nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người nhận theo sự ủy thác từ chủ hàng, người vận tải, hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Người làm dịch vụ giao nhận khi nhận việc vận chuyển hàng hoá thì phải tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành về vận tải.
Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận, dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các hoạt động như vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, các dịch vụ phụ trợ và tư vấn liên quan cũng được tính đến, không chỉ giới hạn ở các vấn đề hải quan, tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và thu tiền hay các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là mọi hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Điều này bao gồm cả các dịch vụ tư vấn liên quan, như vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Điều 163 Luật Thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hoá được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận sẽ nhận hàng từ người gửi, thực hiện việc vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa là quy trình bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm chuyển hàng từ người gửi đến người nhận Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa thương mại và sự phát triển của các hình thức vận tải mới, người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá ngày càng đóng vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế Các dịch vụ của người giao nhận không chỉ giới hạn ở những công việc truyền thống như đặt chỗ, kiểm tra và giao nhận hàng hoá, mà còn mở rộng sang các dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, lựa chọn hãng máy bay và đóng gói bao bì hàng hoá.
Công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng mua bán giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu Những người giao nhận có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo thời gian giao hàng đúng theo hợp đồng và thúc đẩy quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng.
Hiện nay, sự phát triển giao thương giữa các quốc gia đang gia tăng, và Việt Nam cũng đang tích cực hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu không chỉ tăng lên mà còn đa dạng về chủng loại Điều này đã làm cho công tác giao nhận xuất nhập khẩu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, dẫn đến sự gia tăng số lượng nhân viên trong lĩnh vực này, từ đó giúp lưu thông hàng hóa trong và ngoài nước trở nên thuận lợi hơn.
Giao nhận là một công việc phức tạp, yêu cầu người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn và sự nhanh nhẹn Nhân viên giao nhận yếu nghiệp vụ có thể gây ra chậm trễ trong lô hàng, dẫn đến nhiều khó khăn Do đó, việc đào tạo nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu là rất cần thiết để phát huy hiệu quả hoạt động này.
1.3.3 Khái niệm giao nhận bằng đường hàng không
Vận tải đường hàng không, theo Phạm Kim Anh (2016), là hình thức di chuyển bằng máy bay, cho phép vận chuyển hành khách, hàng hóa, hành lý và bưu kiện giữa các địa điểm khác nhau.
Vận chuyển hàng không, theo Khoản 1 Điều 109 Luật hàng không dân dụng Việt Nam 2006 và được sửa đổi bởi Khoản 39 Điều 1 Luật Hàng không dân dụng Việt Nam sửa đổi 2014, được định nghĩa là việc vận chuyển hành khách, hành lý, hàng hóa, bưu gửi và thư bằng đường hàng không Hoạt động này bao gồm cả vận chuyển hàng không thường lệ và không thường lệ.
Vận tải hàng không đóng vai trò thiết yếu trong nền kinh tế quốc dân, đáp ứng nhu cầu di chuyển của con người và phân phối nguồn lực, sản phẩm Nó cũng là cầu nối quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu.
1.3.4 Đặc điểm giao nhận bằng đường hàng không
- Các tuyến đường vận tải hàng không hầu hết là các đường thẳng nối hai điểm vận tải với nhau
- Tốc độ của vận tải hàng không cao, tốc độ khai thác lớn, thời gian vận chuyển nhanh
- Vận tải hàng không an toàn hơn so với các phương tiện vận tải khác.
- Vận tải hàng không luôn đòi hỏi sử dụng công nghệ cao.
- Vận tải hàng không thường sử dụng cho các loại hàng hóa ít, khối lượng nhỏ, giá trị cao
- Vận tải hàng không cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn hơn hẳn so với các phương thức vận tải khác
- Vận tải hàng không đơn giản hoá về về chứng từ thủ tục so với các phương thức vận tải khác.
- Cước vận tải hàng không cao.
- Vận tải hàng không không phù hợp với vận chuyển hàng hoá kồng kềnh, hàng hoá có khối lượng lớn hoặc có giá trị thấp
- Vận tải hàng không đòi hỏi đầu tư lớn về cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như đào tạo nhân lực phục vụ.
- Cảng hàng không (air port):
Cảng hàng không là địa điểm quan trọng cho việc đỗ, cất và hạ cánh của máy bay, đồng thời cung cấp các điều kiện kỹ thuật và dịch vụ thiết yếu phục vụ cho vận chuyển hàng hóa và hành khách.
Cảng hàng không có các khu vực làm hàng xuất, hàng nhập và hàng chuyển tải.
Máy bay là phương tiện chính trong vận tải hàng không, với nhiều loại khác nhau Ngoài việc chuyên chở hành khách, máy bay còn có khả năng vận chuyển hàng hóa dưới boong Bên cạnh đó, có những loại máy bay chuyên chở hàng hóa và kết hợp cả hành khách lẫn hàng hóa.
- Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng:
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng tại cảng hàng không rất đa dạng, bao gồm các thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa trong sân bay Ngoài ra, còn có các thiết bị xếp dỡ hàng hóa theo đơn vị và các thiết bị riêng lẻ như pallet máy bay, container máy bay và container đa phương thức, phục vụ hiệu quả cho quá trình vận chuyển hàng hóa.
Phạm vi của dịch vụ giao nhận bằng đường hàng không
1.4.1 Đại diện cho người xuất khẩu
Người giao nhận với những thoả thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu) những công việc sau:
- Lựa chọn tuyến máy bay vận chuyển
- Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải.
- Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (biên lai nhận hàng - the Forwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận tải - The Forwarder Certificate of Transport)
Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các quy định pháp luật liên quan đến vận chuyển hàng hóa giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu, bao gồm cả các quốc gia trung chuyển, là rất quan trọng Đồng thời, việc chuẩn bị các chứng từ cần thiết cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế.
- Ðóng gói hàng hoá (trừ khi hàng hoá đã đóng gói trước khi giao cho người giao nhận)
- Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hoá (nếu được yêu cầu)
- Chuẩn bị kho bảo quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần).
Vận chuyển hàng hóa đến cảng yêu cầu thực hiện các thủ tục liên quan đến lệ phí tại khu vực giám sát hải quan và cảng vụ, sau đó tiến hành giao hàng hóa cho người vận tải.
- Nhận Air Way Bill từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu.
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá đến cảng đích bằng cách liện hệ với hãng máy bay hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài.
- Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hoá (nếu có).
- Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổn thất của hàng hoá.
1.4.2 Đại diện cho người nhập khẩu
Tùy thuộc vào chức năng của người giao nhận, họ phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký kết và chịu trách nhiệm về các công việc liên quan.
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây ra.
Người giao nhận không chịu trách nhiệm cho hành vi của bên thứ ba, như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác, nếu họ có thể chứng minh rằng đã thực hiện trách nhiệm và mẫn cán trong việc giao nhận hàng hóa.
- Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển
- Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hoá
- Nhận hàng từ người vận tải
- Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như các lệ phí khác liên quan
- Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần thiết)
- Giao hàng hoá cho người nhập khẩu
- Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hàng hoá.
Ngoài các dịch vụ chính, dịch vụ giao nhận còn cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung theo yêu cầu khách hàng, bao gồm gom hàng, môi giới hải quan, tư vấn thị trường mới, phân tích tình huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu và điều kiện giao hàng phù hợp.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Khách hàng vận chuyển hàng hóa với khối lượng và địa điểm cụ thể, cùng thời hạn giao nhận, đều ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận của doanh nghiệp Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển, vai trò của đại lý môi giới trong dịch vụ giao nhận đang giảm sút, đặc biệt khi họ không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong quá trình vận chuyển Khách hàng hiện nay mong muốn có một đơn vị chịu trách nhiệm toàn bộ về quá trình chuyên chở, bao gồm các dịch vụ liên quan như gom hàng, mua bảo hiểm và thuê phương tiện vận tải, nhằm tránh khiếu nại khi xảy ra tổn thất Do đó, người giao nhận cần cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu và phát triển dịch vụ giao nhận theo nhiều hướng khác nhau.
1.5.2 Các nhân tố nội tại doanh nghiệp
- Trình độ đội ngũ nhân viên
Trình độ của đội ngũ công nhân viên đóng vai trò quan trọng trong ngành dịch vụ giao nhận kho vận, vì yêu cầu cao về nghiệp vụ, khả năng ngoại ngữ, hiểu biết pháp luật và kiến thức chuyên môn Khách hàng chỉ tin tưởng ủy thác giao nhận cho công ty khi họ cảm thấy an tâm về năng lực và sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên.
Cơ chế quản lý cồng kềnh hiện nay gây khó khăn cho hoạt động giao nhận, với thời gian chờ phê duyệt từ cấp trên kéo dài do phải qua nhiều tầng nấc Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và thông tin liên lạc thiếu chính xác, gây sai lệch trong nhận định và giải quyết vấn đề.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế, việc sử dụng đồng vốn không chỉ nhằm nâng cấp trang thiết bị cơ sở vật chất mà còn cần thiết cho các hoạt động như ứng trước tiền thuê tàu, làm thủ tục hải quan và nộp thuế xuất nhập khẩu Thiếu vốn hoặc vốn yếu sẽ gây ra nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế yêu cầu các doanh nghiệp phải đầu tư vào cơ sở vật chất như kho bãi, đầu xe vận chuyển và trang thiết bị hiện đại Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, cần có hệ thống thông tin liên lạc tiên tiến, bao gồm mạng máy tính kết nối internet và các phương tiện viễn thông quốc tế Chỉ khi đảm bảo đủ điều kiện về phương tiện và thiết bị thông tin, doanh nghiệp mới có thể cạnh tranh hiệu quả trên thị trường và đáp ứng yêu cầu giao nhận đang ngày càng phát triển.
1.5.3 Các nhân tố về điều kiện hạ tầng dịch vụ
Cơ sở hạ tầng ảnh hưởng lớn đến dịch vụ giao nhận hàng hóa Hệ thống giao thông hiện tại của nước ta còn nhiều hạn chế, với đường bộ chật hẹp, nhiều đoạn xấu và cầu có tải trọng nhỏ, gây khó khăn trong vận chuyển hàng hóa Việc phải chia nhỏ lô hàng hoặc chuyển tải khi qua địa phận khác dẫn đến nguy cơ hư hỏng, làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận cho người vận chuyển Do đó, việc nâng cấp và đảm bảo cơ sở hạ tầng sẽ nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận.
1.6 Chứng từ hàng hóa trong xuất khẩu
Chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa là các văn bản quan trọng chứa thông tin chi tiết về hàng hóa, vận tải và bảo hiểm Những chứng từ này làm rõ các đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của từng đơn hàng Chúng cũng đóng vai trò là căn cứ để nhận hàng, thực hiện thanh toán và giải quyết khiếu nại hoặc bồi thường khi có tranh chấp giữa các bên.
Các loại chứng từ xuất khẩu
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong quy trình thanh toán, yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng đã ghi Nó cung cấp thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và cách thức chuyên chở hàng hóa.
Hóa đơn thường được lập thành nhiều bản và sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau Nó không chỉ được trình cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng, mà còn được gửi cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm hàng hóa Ngoài ra, hóa đơn còn cần thiết cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ và cho hải quan để tính thuế.
- Bảng kê chi tiết (Specification)
Chứng từ hàng hoá là tài liệu chi tiết về lô hàng, giúp thuận tiện cho việc kiểm tra và xác minh hàng hóa Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bổ sung thông tin cho hoá đơn, đặc biệt khi lô hàng chứa nhiều loại hàng hóa khác nhau về tên gọi và phẩm cấp.
- Phiếu đóng gói (Packing list)
Phiếu đóng gói là tài liệu kê khai tất cả hàng hoá trong một kiện hàng như hòm, hộp, hay container, và thường được đặt trong bao bì để người mua dễ dàng tìm thấy Ngoài dạng thông thường, phiếu đóng gói có thể là phiếu chi tiết với tiêu đề rõ ràng, cung cấp thông tin cụ thể về tên người bán Một số trường hợp, phiếu đóng gói còn kiêm luôn bản kê trọng lượng, tạo thuận lợi cho việc quản lý hàng hoá.
- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)
Giấy chứng nhận phẩm chất là tài liệu xác nhận chất lượng hàng hóa và chứng minh sự phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng Nếu không có quy định khác trong hợp đồng, giấy chứng nhận này có thể do xưởng sản xuất hoặc cơ quan kiểm nghiệm cấp Có hai loại giấy chứng nhận phẩm chất: giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate) Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng khẳng định kết quả kiểm tra chất lượng tại một địa điểm do hai bên thỏa thuận.
- Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity)
Chứng từ xác nhận số lượng hàng hoá thực giao là tài liệu quan trọng trong giao dịch mua bán, đặc biệt đối với các sản phẩm tính bằng số lượng như chè gói, thuốc lá đóng bao, và rượu chai Tài liệu này thường được cấp bởi công ty giám định, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa.
- Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity)
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
Lịch sử hình thành và phát triển, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
- Tên doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm hữu hạn HIHAHS
- Tên quốc tế: FINTERNATIONAL COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: INTERNATIONAL Co., LTD
- Địa chỉ trụ sở chính:
Hình GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 1 Logo công ty
(Nguồn: Công ty TNHH HIHAHS, năm 2023)
HIHAHSlà một trong những công ty đầu tiên tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh
Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng là những thành phố nổi bật với hơn 100 nhân viên và mạng lưới 10.000 đại lý chuyển phát nhanh tại 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, khẳng định vị thế của công ty trong ngành chuyển phát nhanh và được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn.
- Lĩnh vực hoạt động: Giao nhận, chuyển phát nhanh hàng hóa, gửi hàng đi các nước châu Mỹ, châu Đại Dương, các nước Đông Bắc A, các nước Đông Nam Á.
Tầm nhìn và sứ mệnh, giá trị cốt lõi
Phương châm hoạt động của chúng tôi là "Rút ngắn thời gian, thu hẹp khoảng cách", cam kết cung cấp các giải pháp vận chuyển đa dạng, đáp ứng nhu cầu cụ thể về thời gian và phương thức vận chuyển của khách hàng.
Theo CEO Nguyễn Ngọc Nhiên, HIHAHSkhông chỉ tập trung vào việc xây dựng thương hiệu uy tín, mà còn mong muốn chia sẻ những giá trị đích thực với cộng đồng và góp phần vào sự phát triển của Việt Nam trên trường quốc tế.
* Khách hàng là trọng tâm để phấn đấu
HIHAH luôn ưu tiên lợi ích của khách hàng, coi họ là trung tâm và động lực chính để phát triển các sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất.
* Nhanh chóng – Uy tín – Chuyên nghiệp
Chúng tôi nỗ lực cung cấp giải pháp chuyên nghiệp và dịch vụ chuyển phát nhanh nhất, cam kết đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng và đối tác.
* Dịch vụ chuyển phát nhanh Đổi mới – Sáng tạo
Chúng tôi lấy đổi mới, sáng tạo là đòn bẩy cạnh tranh tạo nên sự khác biệt trong các sản phẩm dịch vụ mà công ty cung cấp
Nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp
Chúng tôi tổ chức và phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện việc chuyên chở và giao nhận hàng hóa xuất khẩu, tài liệu và bưu kiện chuyển phát nhanh.
AIRLINE, FedEx, UPS, TNT, cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cả đường hàng không, đường biển.
- Nhận ủy thác về giao nhận, thực hiện các dịch vụ làm thủ tục hải quan, thu gom, chia lẻ hàng hóa
- Thực hiện kinh doanh vận tải phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước.
- Tổ chức quản lý, chỉ đạo hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Công ty theo cơ chế hiện hành
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành là cần thiết để đạt được mục đích và chức năng đã được xác định của Công ty.
- Hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giao nộp thuế cho nhà nước đầy đủ, đúng thời hạn.
- Giữ vững, tạo niềm tin với khách hàng, mở rộng thêm các khách hàng mới.
Hệ thống tổ chức của doanh nghiệp
2.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
- Chức năng: là người đại diện theo pháp luật, có chức năng điều h2023ành và quyết định mọi hoạt động của công ty theo quy định pháp luật.
Nhiệm vụ chính là quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban, bao gồm việc kiểm tra, giám sát, khen thưởng, kỷ luật và động viên các bộ phận Ngoài ra, cần hỗ trợ trong quá trình công tác và đánh giá tình hình thị trường để đưa ra các chiến lược và phương án phù hợp.
Phòng giao Phòng nhân sự nhận
Phòng chứng Phòng kinh doanh từ
Phó Giám đốc Giám đốc
Hình DANH MỤC HÌNH ẢNH 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH HIHAHS
Công ty TNHH HIHAHS, năm 2023, đã xác định hướng đi và mục tiêu cụ thể nhằm phát triển doanh nghiệp Để hỗ trợ cho hoạt động của công ty, các quy chế, quy định và văn bản cần thiết đã được phê duyệt.
Chức năng chính của vị trí này là hỗ trợ và thông báo cho giám đốc về các hoạt động của công ty, đồng thời đại diện cho giám đốc để theo dõi và giám sát công việc của các phòng ban.
Nhiệm vụ chính của người quản lý là phân phối công việc cho nhân viên theo chỉ đạo của giám đốc, đồng thời thực hiện các công việc hỗ trợ, giám sát và quản lý theo yêu cầu Họ cũng có quyền đại diện cho giám đốc để ra quyết định khi cần thiết và chịu trách nhiệm báo cáo tiến độ công việc cũng như hoạt động cụ thể tại các phòng ban.
Tổ chức hạch toán kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc quản lý vốn hiệu quả, giám sát các hoạt động thu chi tài chính, cũng như thực hiện việc trả lương thưởng và thanh toán các khoản chi phí của công ty.
Tổng hợp số liệu kinh doanh hàng tháng của công ty giúp theo dõi hiệu quả thực hiện kế hoạch quản lý tài chính Đồng thời, việc này cũng đề ra các kế hoạch hoạt động tài chính cho tương lai.
- Tổ chức tuyển dụng nhân viên, tham gia huấn luyện nhân sự theo định hướng phát triển của công ty.
- Quản lý các hợp đồng lao động của nhân viên, giải quyết các chế độ, chính sách và thắc mắc của người lao động.
- Giám sát công việc của cán bộ công nhân viên.
Tìm kiếm và liên hệ với khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa của công ty Cung cấp báo giá cạnh tranh và phù hợp để thu hút khách hàng.
Để thực hiện lô hàng một cách hiệu quả, cần liên hệ với các hãng tàu, hàng không và khu vực kho bãi nhằm tìm kiếm đối tác phù hợp Đồng thời, dựa vào giá cước của hãng tàu, chúng ta sẽ tiến hành làm hàng một cách hợp lý.
- Chuẩn bị và kiểm tra đầy đủ hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu để tiến hành thủ tục hải quan và giao nhận hàng hoá.
Thống kê và nhập liệu hàng hóa xuất khẩu theo ngày, tuần và tháng Ngoài ra, cần photocopy vận đơn cùng các giấy tờ chi tiết khác liên quan để lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả.
Tập trung thống kê và chuyển toàn bộ chứng từ trong ngày cho phòng giao nhận để dán lên thùng hàng của khách Đồng thời, đôn đốc kiểm tra với các hãng tàu hoặc đại lý giao nhận về tuyến đường và thời gian vận chuyển lô hàng.
- Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng
- Tiến hành nhận hàng hóa tại các địa điểm mà khách hàng thông báo.
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa: bao bì, đóng gói, nhãn hiệu.
- Liệt kê danh sách hàng hóa, cân, đo, đong, đếm số lượng hàng hóa để đưa lên phòng chứng từ.
- Đóng gói hàng hóa, dán mã vận đơn cho khách hàng.
Tổng quan về tình hình nhân sự của doanh nghiệp
Công ty chúng tôi sở hữu đội ngũ khoảng 50 nhân viên năng động, giàu kinh nghiệm và có khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc Đội ngũ này không chỉ có trình độ lao động cao mà còn chuyên môn vững vàng trong lĩnh vực của mình.
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty TNHH HIHAHS
Hình thức thực trạng và giải pháp nâng cao hoạt động quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH HIHAHS cần được xem xét kỹ lưỡng Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu thời gian xử lý Việc cải thiện quy trình sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu.
Thanh toán và lưu hồ sơ
Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài Phát hành Air Waybill
Giao hàng cho hãng hàng không
Kiểm tra trực tiếp hàng hóa Kiểm tra chi tiết hồ sơ
Thủ tục hải quan xuất khẩu Chuẩn bị chứng từ
Liên hệ với hãng bay để đặt chỗNhận yêu cầu từ khách hàng
(Nguồn: Công ty TNHH HIHAHS, 2023)
- Bước 1: Nhận hồ sơ, thông tin khách hàng
Khách hàng cần liên hệ với nhân viên giao nhận hoặc bộ phận Sales để thảo luận về loại hàng hóa xuất khẩu, quốc gia xuất khẩu, thời gian gửi hàng dự kiến, chi phí xuất khẩu và tiến hành ký kết hợp đồng.
Sau khi tiếp nhận thông tin hàng hóa từ khách hàng, bao gồm người gửi, người nhận, địa chỉ nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, đơn vị xuất khẩu và kích thước lô hàng, bộ phận giao nhận sẽ tiến hành nhận hàng và chuyển phiếu bill đến phòng chứng từ để chuẩn bị thủ tục cần thiết.
- Bước 2: Liên hệ với hãng bay để đặt chỗ
Nhân viên phòng chứng từ sẽ dựa vào phiếu bill để tiến hành đặt vé hãng hàng không Đối với các đơn hàng xuất khẩu bằng đường hàng không, công ty thường ưu tiên lựa chọn DHL làm đối tác để thực hiện việc booking.
- Bước 3: Chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, chứng từ thường gồm:
Non – Commercial Invoice hoặc Proforma Invoice (3 bản)
Giấy chứng nhận FDA (đối với mặt hàng thực phẩm, mỹ phẩm khi xuất khẩu qua Mỹ) (1 bản)
Nhân viên phòng chứng từ chuẩn bị một tờ ghi thông tin người nhận hàng, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại Sau khi hoàn tất bộ chứng từ, nhân viên phòng giao nhận sẽ thu thập và dán, đóng gói đơn hàng để chuẩn bị chuyển ra sân bay.
- Bước 4: Thủ tục hải quan xuất khẩu
Nhân viên phòng chứng từ sử dụng bộ chứng từ để khai báo hải quan điện tử ECUS5/VNACCS, truyền dữ liệu lên tờ khai qua mạng Nếu việc truyền dữ liệu thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động gửi thông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
+ Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:
Luồng xanh cho phép miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ đến lãnh đạo chi cục để được duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu.
Luồng vàng là quy trình miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, chuyển hồ sơ qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được chuyển đến lãnh đạo chi cục để duyệt và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu.
Khi kết quả phân luồng là luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa Việc kiểm tra có thể được thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan có thể mở container để kiểm tra thủ công.
Mục đích kiểm tra hàng hóa luồng đỏ là xác định sự phù hợp giữa hàng hóa thực tế và hồ sơ khai báo Nếu kết quả kiểm tra trùng khớp, doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục hải quan tương tự như luồng xanh.
- Bước 5: Phát hành Air Waybill
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan tại sân bay, hãng hàng không sẽ cung cấp vận đơn hàng không cùng với mã tracking number cho khách hàng, giúp dễ dàng theo dõi lộ trình đơn hàng.
- Bước 6: Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất, nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo tóm tắt về lô hàng cho đại lý tại nước nhận, giúp họ theo dõi quá trình vận chuyển tại sân bay Hàng hóa sẽ được giao tận tay người nhận sau khi hoàn tất thủ tục thông quan tại nước sở tại.
- Bước 7: Thanh toán và lưu hồ sơ
Nhân viên phòng chứng từ sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán các chi phí theo hợp đồng cũng như các chi phí phát sinh nếu có.
Theo dõi lịch trình lô hàng trong quá trình vận chuyển là rất quan trọng Nếu xảy ra sự cố như hàng bị trễ hoặc mất mát, nhân viên phòng chứng từ sẽ thu thập các tài liệu cần thiết để khiếu nại với đơn vị vận chuyển về những tổn thất liên quan đến hàng hóa.
Cuối ngày, nhân viên phòng giao nhận sẽ trả bill gốc cho phòng chứng từ lưu trữ và nhập Manifest cho đơn hàng xuất khẩu Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại công ty TNHH HIHAHS được đánh giá tổng thể là hiệu quả.
Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH HIHAHS
Xuất khẩu hàng hóa qua đường hàng không là yếu tố then chốt, không chỉ thúc đẩy hoạt động ngoại thương mà còn góp phần vào sự phát triển toàn diện của nền kinh tế quốc dân.
Công ty TNHH HIHAHS, mặc dù có kinh nghiệm hoạt động hạn chế, đã khẳng định được uy tín và chất lượng dịch vụ hàng đầu trong ngành giao nhận hàng hóa quốc tế tại Việt Nam Để duy trì vị thế trong một thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, công ty cần nâng cao hiệu quả quy trình xuất khẩu hàng hóa thông qua việc áp dụng đồng loạt và linh hoạt nhiều giải pháp khác nhau.
Dự báo rằng nền kinh tế Việt Nam sẽ thu hút nhiều hơn sự đầu tư nước ngoài trong thời gian tới, dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng trong hoạt động thông thương hàng hoá Đây vừa là cơ hội lớn, vừa là thách thức đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải như quý công ty.