Bối cảnh của nghiên cứu
Trong giai đoạn hiện nay, xu thế hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới ngày càng trở nên phổ biến và mạnh mẽ, để khẳng định vị thế của mình, các doanh nghiệp cần phải tìm ra chiến lược kinh doanh phù hợp Cần quan tâm đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, thước đo kết quả của quá trình hội nhập và phát triển trong mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia.
Trong những năm gần đây, lĩnh vực xuất khẩu khẩn cấp của Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể Trong thành công này không thể không kể đến sự đóng góp tuy nhỏ nhưng rất lớn của mặt hàng linh kiện điện tử, chiếm trên 15,11% tổng kim ngạch xuất khẩu của cả nước.
Cùng với việc ký kết các hiệp định thương mại song phương, việc Việt Nam gia nhập WTO, quan hệ thương mại với các nước đã bước sang một trang mới Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi cũng không ít khó khăn, thách thức đòi hỏi sự cạnh tranh, nỗ lực của các doanh nghiệp.
Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng là một công ty chưa thực sự lớn mạnh trên thị trường quốc tế nhưng lại có nhiều lợi thế về mặt xuất khẩu Do công ty đã có nhiều kinh nghiệm xuất khẩu linh kiện điện tử sang thị trường nước ngoài như Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản… Ngoài ra, công ty còn có nhiều lợi thế về giá nhân công rẻ, nguyên vật liệu chủ yếu được nhập khẩu nên chất lượng tốt. Trong thời kỳ hội nhập ngày nay, công ty muốn đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu linh kiện điện tử ra thị trường nước ngoài, vì vậy công ty cần hoàn thiện quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, sau thời gian thực tập tại CÔNG TY TNHH T.T.T.I ĐÀ NẴNG, tìm hiểu về thực tế tại công ty, kết hợp với những kiến thức đã học ở trường, em chọn đề tài “ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU
LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY TNHH T.T.T.I ĐÀ NẴNGTNHH.” Cho khóa luận tốt nghiệp này
Tuyên bố của vấn đề
Nghiên cứu này nhằm tìm ra một số lỗ hổng trong quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử của công ty Năng nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu của công ty.
Cụ thể phân tích thực tế hoạt động xuất khẩu của việc thực hiện quy trình thông qua việc xác định các yếu tố mà công ty phải đối mặt trong quá trình xuất khẩu linh kiện điện tử ra thị trường nước ngoài:
A Hoạt động xuất khẩu của Công ty
B Thủ tục xuất khẩu thực tế của Công ty
Kết quả phân tích sẽ là cơ sở để đề xuất các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề trong quá trình thực hiện.
Cấu trúc nghiên cứu
Nghiên cứu này được sắp xếp theo cấu trúc được phác thảo dưới đây:
Chương 1: Tổng quan tài liệu và lý luận
Chương 2: Phân tích tình trạng/tình hình kinh doanh hiện tại của công tyChương 3: Phương pháp nghiên cứu
Chương 4: Trình bày, phân tích và giải thích dữ liệuChương 5: Tóm tắt kết quả, kết luận và khuyến nghị
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG/ĐIỀU KIỆN KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Hồ sơ công ty T.T.T.I
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng
T.T.T.I được lấy từ chữ cái đầu tiên của các chủ ngữ sau:
Công ty T odai (Malaysia) Sdn Bhd., trụ sở chính tại: 1-1 to 1-3 Jalan Taruka, Larkin Industrial Estate, Larkin, Johor Bahru, Johor Malaysia;
T odai Electric Ltd., trụ sở chính tại: 3-48-6 Sendagi, Bunkyo-ku, Tokyo,
T owa Denki Co., Ltd., trụ sở chính tại: 2-13-8, Shibashi, Minato-ku,
Công ty I -MAG Electronics Co., Ltd, có địa chỉ tại: 3F, No.9, Lane768, Sec.4 Pa The Road, Nan-kang 115, Taipei, Taiwan; Địa chỉ Lô 31, Khu công nghiệp Đà Nẵng, Phường An Hải Bắc, Quận
Sơn Trà, TP Đà Nẵng.
Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng có nguồn lao động dồi dào với 300 lao động, trong đú 20 người trực tiếp kinh doanh ơ, 280 người trực tiếp sản xuất. Được hình thành và phát triển từ năm 2004 đến nay công ty đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt Công ty luôn hoàn thành vượt mức mọi kế hoạch đề ra, nâng cao sản lượng cũng như lợi nhuận, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống người lao động.
Thị trường xuất khẩu chính là Hàn Quốc, Trung Quốc, Thái Lan và Nhật Bản.
Các thị trường nhập khẩu chính là Đài Loan, Thái Lan, Malaysia và NhậtBản.
Hình 2.1 Minh họa Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh và định hướng phát triển của công ty
2.1.2.1 Chức năng của công ty
Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là "Sản xuất linh kiện điện tử" như: cuộn khử từ, biến thế sóng ngắn, cuộn cao tần
2.1.2.2 Sứ mệnh của công ty
Chấp hành tốt chính sách pháp luật của Nhà nước, thực hiện hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật và hợp đồng đã ký kết với các đối tác kinh doanh.
Thực hiện đầy đủ các hoạt động kinh tế, xây dựng và phát triển cơ sở vật chất nhằm nâng cao năng lực hoạt động và đảm bảo uy tín với khách hàng. Đào tạo người lao động đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ các chính sách về tiền lương, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động, v.v.
2.1.2.3 Định hướng phát triển của công ty a Phương hướng phát triển của công ty.
Trong thời gian tới Công ty TNHH T.T.T.I sẽ nỗ lực phấn đấu khắc phục khó khăn, khắc phục những yếu kém trong thời gian qua để đưa công ty phát triển hơn nữa, hoàn thành các nhiệm vụ, kế hoạch đã đề ra Phương hướng phát triển của công ty đã được định rõ trong đại hội đồng cổ đông thường niên
Nâng cao năng lực cạnh tranh bằng uy tín, chất lượng hàng hóa, dịch vụ; Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công việc
Giữ vững ổn định thị trường, đối tác, khách quen Tập trung mở rộng thị trường tại một số nước châu Phi và Mỹ Latinh
Tham gia hội chợ giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu Ban hành hệ thống đánh giá hiệu suất để xem xét hoạt động bán hàng-tiếp thị Chuyển mình và tìm kiếm thêm thị trường mới
Dịch vụ đại lý giao nhận vận tải trong và ngoài nước được hưởng các dịch vụ hậu cần, hợp tác kinh doanh với các đối tác kinh doanh có thế mạnh và uy tín trên thị trường.
Tiếp tục phát triển các tuyến vận tải đa phương thức, vận tải đường biển, đường hàng không và đường bộ Công ty phấn đấu trở thành đại lý của nhiều hãng hàng không.
Tạo dựng uy tín và mối quan hệ tốt với các hãng tàu và hãng hàng không để có thể tận dụng thời điểm hàng hóa nhiều và có thể giúp bạn cạnh tranh. Nâng cao khả năng chuyên môn của nhiều thành viên thông qua các khóa đào tạo do công ty tổ chức
Tất cả những điều trên tất nhiên đều hướng đến mục tiêu trong tương lai công ty sẽ phát triển cả về bề rộng và chiều sâu trong lĩnh vực xuất khẩu linh kiện điện tử cũng như xuất khẩu hàng hóa sang các thị trường mới. b Định hướng cho hoạt động xuất khẩu
Xuất khẩu là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công ty, ngoài thị trường nước ngoài tiềm năng, công ty sẽ chú trọng đến các hội chợ trong nước Đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mại mở rộng thị trường, tập trung chỉ đạo xuất khẩu nông sản, hàng thủ công mỹ nghệ Để đảm bảo sự phát triển ổn định, bền vững, toàn diện và liên tục, Công ty xây dựng và phát triển cho giai đoạn tiếp theo:
* Chương trình tạo nguồn hàng:
Củng cố và mở rộng hệ thống cung ứng sản phẩm xuất khẩu Từng bước đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị trong công tác thu mua, vận chuyển, bảo quản hàng hóa để tạo sự chủ động, đảm bảo cung ứng tốt hàng hóa cho khách hàng Đa dạng hóa xuất khẩu với chất lượng tốt, giá hợp lý để nâng cao sức cạnh tranh.
Tập trung xuất khẩu vào những thị trường mà công ty có năng lực cạnh tranh tốt để phát triển và mở rộng thị trường đó, không ngừng chinh phục những thị trường có yêu cầu cao đối với hàng hóa nước ta như Mỹ, EU Mở rộng thị trường sang Châu Phi, Mỹ Latinh.
2.1.3 Tổ chức quản lý tại công ty
Công ty có 3 cấp quản lý:
Cấp cao: Giám đốc nhà máy
Cấp trung gian: Các phòng ban
Cấp cơ sở: Các bộ phận, xưởng, kho của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty T.T.T.I Đà Nẵng
(Nguồn: Hồ sơ Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng).
PHÒNG KẾ TOÁN VÀ NHÂN SỰ
Giám đốc Tiếng Nhật, không thường xuyên ở công ty Ủy quyền lại cho giám đốc nhà máy tại Đà Nẵng.
Quản lý nhà máy Là người được ủy quyền điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, điều hành công ty theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty Giám đốc có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động và tình hình chung của công ty với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bảo vệ lợi ích và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty.
Bộ phận sản xuất hoạt động sản xuất độc lập trong doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh thường được thực hiện thông qua các phân xưởng.
Phòng kế toán và nhân sự t
Hoạt động xuất khẩu của công ty
Công ty T.T.T.I chuyên gia công, lắp ráp linh kiện, thiết bị điện tử Công ty thường xuất khẩu một số nguyên vật liệu từ các thị trường như: Trung Quốc,Hàn Quốc, Nhật Bản,… để đáp ứng cho dây chuyền sản xuất bao gồm:
Các cuộn dây từ hóa DC có phạm vi từ đường kính tối thiểu 6” đến đường kính 20” và cả các cuộn dây được thiết kế tùy chỉnh theo thông số kỹ thuật Nó khử từ ống trước khi hàn tự động, đảm bảo ít khuyết tật vùng hàn hơn và hàn nhanh hơn.
Biến áp sóng ngắn có tần số sóng ngắn được dùng để điều trị một số bệnh trong vật lý trị liệu Có tác dụng tiêu phù thũng, chữa các bệnh về khớp và thần kinh.
Lọc điện tử các loại Máy có lọc nhiễu âm thanh, lọc biến tần, lọc nhiễu âm thanh, máy tính, camera, lọc nguồn.
Linh kiện điện tử Các thiết bị hoặc bộ phận điện tử rời rạc, nhiều dây dẫn kết nối hoặc miếng đệm kim loại Các thiết bị này nhằm mục đích kết nối với nhau để tạo ra mạch điện tử.
Về nhập khẩu, công ty chuyên sản xuất, gia công và xuất khẩu linh kiện điện tử, cuộn cảm, cuộn khử từ, bộ lọc, biến thế sóng ngắn, cuộn cao tần, băng rạch, tấm lắp ráp in điện tử.
Mỗi năm, công ty sản xuất gia công, cụ thể các mặt hàng điện tử như sau: Đặt tên cho các mục Trung bình trên một năm
Cuộn dây khử từ 8 000 cái
Lọc điện tử các loại 10 000 bộ lọc
Máy biến áp sóng ngắn 6 000 cái
Linh kiện điện tử 48 00 cái
Bảng 2.3 Mặt hàng xuất khẩu của công ty
(Nguồn: Ban sản xuất công T.T.T.I)
Thị trường chủ yếu của sản phẩm của công ty là Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan,… Sản phẩm của công ty được sản xuất cẩn thận nên chất lượng sản phẩm của công ty luôn được thị trường đánh giá cao Công ty luôn tìm kiếm các đối tác mới trong và ngoài nước để mở rộng thị trường và phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
Ngoài ra công ty còn khai thác thị trường trong nước tuy nhiên quy mô khá nhỏ mặc dù chất lượng sản phẩm của công ty khá cao ít được người tiêu dùng trong nước biết đến do công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng của các công ty nước ngoài Thị trường tiêu thụ chính của công ty là các nước như: Trung Quốc,Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan… Cùng với những khách hàng lâu năm, công ty luôn tìm kiếm những đối tác mới trong và ngoài nước để mở rộng mở rộng thị trường và phát triển hoạt động kinh doanh của công ty Dưới đây là một số khách hàng thường xuyên đặt hàng và một số sản phẩm đã và đang mua tại công ty.
Công ty REDWING CW (Trung
Bộ lọc điện tử Linh kiện điện tử
Công ty ELEMATEC (Trung Quốc) Bộ lọc điện tử
Công ty JFE (Thái Lan) Bộ lọc điện tử
Công ty TDK (Hàn Quốc) Máy biến áp sóng ngắn
Lọc điện tử các loại Cuộn dây khử từ
Công ty SẸNJU (Nhật Bản) Lọc điện tử các loại
Bảng 2.4 Một số khách hàng lâu năm của công ty T.T.T.I Đà Nẵng
(Nguồn: Phòng Mua hàng – Công ty T.T.T.I Đà Nẵng)
Quy Trình Xuất Khẩu Thực Tế Của Công Ty
2.3.1 Quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử của công ty
Quy trình xuất khẩu linh kiện của công ty được tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Lưu đồ quy trình của công ty xuất khẩu linh kiện điện tử
2.3.1.1 Quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử bằng đường biển
Bước 1 Tìm kiếm khách hàng
Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất trong cách thức hoạt động của một doanh nghiệp Họ ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của công ty Tìm kiếm khách hàng cũng là một khâu quan trọng trong quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử T.T.T.I Co.,Ltd chia thánh khách hàng thành 2 nhóm để dễ tìm kiếm: a Khách hàng cũ
Danh sách khách hàng này nằm trong cơ sở dữ liệu của công ty Họ là khách hàng cố định và họ là khách hàng hiện tại và họ cũng là khách hàng tiềm năng trong tương lai. b Khách hàng mới:
Tìm kiếm nhóm khách hàng này thông qua các website hoặc trang web. Bước này thường được giao cho bộ phận bán hàng Họ tìm kiếm danh sách, gmail của khách hàng r liên hệ trực tiếp để thương lượng và tìm nhu cầu của họ Tìm kiếm bằng nghiên cứu thị trường Khách hàng chính của công ty là Hàn Quốc, Trung Quốc, Thái Lan và Nhật Bản Ở bước này, bộ phận phụ trách sẽ liên hệ với đại sứ quán các nước để lấy thông tin thị trường, tìm hiểu cũng như thị trường đó cũng như đề xuất hợp tác, gửi hàng mẫu miễn phí, chào hàng dự án… để thúc đẩy bán hàng.
Công ty và khách hàng sẽ thỏa thuận, trao đổi và thảo luận trực tiếp về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức thanh toán thông qua các nội dung cụ thể:
Trước hết, Công ty sẽ cung cấp giá cả và các điều kiện của công ty.
Thứ hai, đưa ra lời đề nghị khi ký kết hợp đồng: Trong phần này, bạn ghi rõ tên sản phẩm, quy cách, chất lượng, khối lượng, mẫu mã, bao bì, giá cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và các dịch vụ kèm theo.
Cuối cùng là thỏa thuận và xác nhận hai bên sau khi đã thống nhất về các điều kiện giao dịch
Bước 3 Giao dịch và ký kết hợp đồng
Việc ký kết hợp đồng của công ty cũng có thể là cuộc gặp trực tiếp hoặc đàm phán gián tiếp thông qua điện tín.
Phương thức giao dịch chủ yếu của công ty là giao dịch trực tiếp với khách hàng, công ty trực tiếp đề nghị đàm phán các điều khoản của hợp đồng qua talex, fax và đặc biệt là qua mạng internet… cho đến khi đạt được sự thống nhất giữa hai bên mới tiến hành ký kết hợp đồng Việc ký kết có thể qua fax, qua mạng internet.
Mẫu hợp đồng xuất khẩu linh kiện điện tử chủ yếu của công ty theo điều kiện giao hàng CIF như sau:
Giá cả: hai bên thỏa thuận và quy định rõ ràng khi ký hợp đồng
Chi phí kiểm hàng lên tàu: khách hàng chi trả
Bảo hiểm: Khách hàng và công ty có trách nhiệm cùng nhau mua bảo hiểm cho hàng hóa
Chi phí giám định chất lượng, số lượng hàng hóa do Công ty T.T.T.I chịu trách nhiệm.
Việc xông hơi cho hàng hóa xuất khẩu được thực hiện trên tàu sau khi hoàn thành việc xếp hàng do công ty chịu chi phí Nhưng các chi phí cho thuyền viên lên bờ trong thời gian khử trùng, bao gồm chi phí ăn, ở, đi lại tại khách sạn đều do hai bên chi trả. Điều khoản xếp hàng: Trước khi xếp hàng, thuyền trưởng phải yêu cầu cơ quan giám định tại cảng xếp hàng kiểm tra hầm hàng và cấp giấy chứng nhận hầm hàng sạch sẽ, khô ráo, không có tác nhân gây hại và phù hợp để xếp hàng. thích hợp cho việc vận chuyển hàng hóa Thời gian đó không tính vào thời gian xếp hàng.
Bước 4 Xin giấy phép xuất khẩu
Linh kiện điện tử có nhiều loại tùy thuộc vào ứng dụng Có mã áp cụ thể và mã áp theo bộ phận, linh kiện theo máy Công ty cung cấp đầy đủ thông tin căn cứ vào mã HS chương 84 và 85 Luật số 54/2014/QH13 để xác định nội dung chi tiết của mã.
Sau khi xác định từng loại mặt hàng xuất khẩu của công ty theo quy định, với từng loại giấy phép theo một số lượng nhất định trong hợp đồng Công ty mang hợp đồng và giấy phép xuất khẩu đến Sở Công Thương Đà Nẵng hoặc Bộ Công Thương để ghi vào sổ theo dõi hàng xuất khẩu.
Bước 5 Chuẩn bị đóng gói và ký gửi hàng hóa Ở bước này gồm 3 công đoạn chính: thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói và đánh mã số xuất khẩu Để hình thành lô hàng xuất khẩu, bộ phận kho phải thực hiện khâu gom hàng đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa đáp ứng yêu cầu của hợp đồng, sau đó đóng gói và ký gửi hàng hóa Sau đó được chuyển qua bộ phận kiểm soát - Tiến hành kiểm soát rất kỹ lưỡng để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển, mặt khác để thuận tiện cho việc giao nhận và hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa Công đoạn này mất khá nhiều thời gian nên cần nhiều nhân công để thực hiện.
Bước 6 Thuê phương tiện vận tải
Sau khi hàng hóa đã được đóng gói kỹ càng, bước tiếp theo là thuê phương tiện vận chuyển Tùy theo khối lượng hàng hóa, điều kiện giao nhận và theo hợp đồng đã ký kết mà các bên sẽ chịu trách nhiệm về việc ai là người thuê phương tiện vận chuyển.
Tình trạng vận chuyển bên thuê vận tải Công Ty TNHH Thép
(Trung Quốc) Cốt lõi FOB
(Hàn Quốc) Cốt lõi FCA
DMEGC (Trung Quốc) Suốt chỉ CIF
FUJIFINE Công ty TNHH Hitachi
(Nước Thái Lan) Đồng CIP
Hitachi Công ty TNHH Silicon
Denki (Trung Quốc) Đồng CIF
Bảng 2.5 Trách nhiệm của khách hàng và công ty T.T.T.I
(Nguồn: Phòng XNK- Công ty T.T.T.I)
Căn cứ vào điều kiện giao nhận và sự thỏa thuận của các bên, ai là người chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận chuyển Ví dụ công ty BẢO STEEL giao hàng theo điều kiện FOB, bên chịu trách nhiệm thuê vận chuyển là công ty T.T.T.I, một số nhà cung cấp như Chang Sung, Silicon giao hàng theo điều kiện FCA, theo điều kiện Trong Incoterms này, người bán (Công ty T.T.T.I) sẽ chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận chuyển cho lô hàng Còn một số nhà cung cấp giao hàng theo điều kiện CIF hoặc CIP thì khách hàng sẽ là người thuê vận tải. a Trường hợp khách hàng là người thuê phương tiện vận tải
Tháng 3/202 3 Công ty T.T.T.I xuất khẩu hơn 1 tấn dây đồng sangFUJIFINE (Trung Quốc), sau khi công ty gửi đơn hàng, nhà cung cấp này đã thu xếp và gửi giấy xác nhận lô hàng này cho FUJIFINE Về phía công ty, lô hàng sẽ được giao theo điều kiện CIF, nghĩa là khách hàng sẽ thuê phương tiện vận chuyển cho lô hàng này sang Trung Quốc, còn việc thuê phương tiện vận tải nội địa tại cảng Đà Nẵng, công ty T.T.T.I sẽ chịu chịu trách nhiệm. b Trường hợp Công ty T.T.T.I là bên thuê phương tiện vận tải
Một trường hợp cụ thể như sau, tháng 01/2023 Công ty T.T.T.I xuất khẩu
16 bộ hóa chất sang SILICON (Nhật Bản) Tuy nhiên, đây là nguyên liệu đang cần gấp để đáp ứng nhu cầu sản xuất nhưng giá thành của chất này cao, hao hụt lớn nên khách hàng yêu cầu công ty chuyển phát bằng đường hàng không. Nhưng chi phí vận chuyển bằng đường hàng không khá cao nên SILICON yêu cầu giao hàng theo điều khoản của FCA, mọi chi phí vận chuyển phải do T.T.T.I chi trả Công ty T.T.T.I nhận thuê xe chuyển hàng, công ty liên hệ bên vận chuyển Đây là điểm công ty cần lưu ý xem loại linh kiện này có thể sắp xếp bằng đường biển để tiết kiệm chi phí vận chuyển hay không Hoặc công ty nên tìm một số nhà cung cấp mới, có vị trí địa lý thuận lợi hơn trong việc vận chuyển hàng hóa Một số đơn vị vận tải mà công ty thường xuyên thuê vận chuyển các lô hàng như:
Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế Dương Minh: Đây là một trong những đơn vị uy tín, đã khẳng định được tên tuổi của mình trong lĩnh vực giao nhận vận tải và thủ tục hải quan quan trọng trong nước và quốc tế Công ty TT.TI thuê Công ty vận tải Dương Minh vận chuyển hàng từ Đà Nẵng vào TP.HCM rồi xuất sang Nhật Bản.
Đánh giá chung về quy trình xuất khẩu của công ty
Từ việc nghiên cứu thực tế việc thực hiện quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử của Công ty TNHH T.T.T.I kết hợp với nghiên cứu lý luận về quy trình xuất khẩu hàng hóa So sánh giữa thực tế và lý thuyết cho thấy, công ty đã hoàn thành quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử và đạt được mục tiêu xuất khẩu, đáp ứng yêu cầu đặt ra của khách hàng Quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử của công ty cũng đã đáp ứng được yêu cầu chuẩn bị hàng hóa theo quy định trong hợp đồng, tổ chức giao hàng cho người vận chuyển nhanh chóng, lập bộ chứng từ thanh toán đầy đủ, hợp lệ thời hạn, chuyển nhanh cho ngân hàng để thu hồi hàng Đây là sự chuẩn bị hết sức kỹ càng và chu đáo cho hoạt động xuất khẩu.
Vấn đề nổi cộm trong quá trình xuất khẩu linh kiện điện tử
Bên cạnh đó, quy trình cũng có những hạn chế cần nhìn nhận và hoàn thiện để nâng cao hiệu quả xuất khẩu của công ty như tại cửa khẩu giao dịch và thời hạn hợp đồng, chuẩn bị chứng từ, chuẩn bị hàng hóa
2.5.1 Giao dịch và hợp đồng.
Giao dịch và ký kết hợp đồng xuất khẩu là khâu mở đầu rất quan trọng trong hoạt động xuất khẩu Đây là điều kiện để công ty chuẩn bị hàng hóa trong nước sau đó xuất khẩu Vì vậy, bằng mọi cách nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải thống nhất và hiểu rõ tất cả các điều khoản trong thỏa thuận giữa hai bên để tránh những rắc rối khi xuất khẩu cũng như các vấn đề sau này Cái này Nhưng công ty sử dụng phương thức giao dịch chủ yếu là giao dịch trực tiếp với khách hàng quen thuộc, công ty thương lượng trực tiếp các điều khoản của hợp đồng qua telex, fax, điện thoại và đặc biệt là qua mạng internet Cho đến khi đạt được thỏa thuận giữa hai bên để ký kết hợp đồng.
Việc ký kết có thể qua fax, qua mạng internet Như vậy, so với lý thuyết, đây cũng là một trong những hình thức đàm phán thông thường Các phương thức này mang lại những ưu điểm không đáng kể, bên cạnh mục đích mà chúng ta cần đạt được khi giao dịch, ký kết hợp đồng thì hầu hết đều có hạn chế như: không trình bày hết ý, tốn kém Mặt khác, giao tiếp điện tử là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho các thỏa thuận và quyết định trong trao đổi. Như vậy, đây là yếu tố dễ trở thành nguyên nhân dẫn đến tranh chấp trong quá trình xuất khẩu hàng hóa nếu trong và sau khi xuất khẩu gặp sự cố về đánh bắt thủy sản.
Khách hàng chủ yếu của công ty là các công ty xuyên quốc gia, công ty ở các nước như Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản… Vì vậy, ở các bộ phận đều có nhân viên biết ngoại ngữ Mặc dù công ty đã cử cán bộ có năng lực thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng nhưng nhìn chung vẫn còn nhiều khó khăn về ngoại ngữ Đây là hạn chế lớn của nhân sự thực hiện mật khẩu này.
Hơn nữa, đây cũng là nguyên nhân chính dẫn đến những rắc rối trong việc giao hàng cho khách hàng do không hiểu hết yêu cầu của khách hàng dẫn đến mất khách hàng, có thể gây ra tranh chấp về sau ảnh hưởng lớn đến lợi thế cạnh tranh Vì vậy, công ty cần có phương thức giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng hiệu quả nhất, vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo chất lượng của loại cổng này Ngoài ra, cần có kế hoạch đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ thực hiện giao dịch hợp đồng hoặc có kế hoạch tuyển dụng nhân sự đảm nhận chuyên môn này Cần đào tạo một đội ngũ nhân sự đủ mạnh để thích ứng với yêu cầu, đón đầu khách hàng, hiểu họ muốn gì và mình cần làm gì.
2.5.2 Chuẩn bị Thủ tục hải quan
Hiện tại công ty chưa có bộ phận chuyên trách lập và xử lý hồ sơ và bộ phận này chỉ kiêm nhiệm nên kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp chưa cao dẫn đến khi nhận được thông báo về họ chỉ quan tâm đến hồ sơ vấn đề như trị giá L/
C là bao nhiêu? Đúng không? Nó đã được thông qua? và cho rằng việc xem xét tất cả các chứng từ là trách nhiệm của ngân hàng và khách hàng.
Ngoài ra, công ty còn quá tin tưởng vào vai trò của thư tín dụng như một công cụ để nhận thanh toán mà không hiểu nguyên tắc cơ bản của nó là “nhận có điều kiện” dẫn đến buông lỏng trong công tác kiểm tra điều khoản và điều kiện của thư tín dụng này, dẫn đến chứng từ không dẫn chiếu đến các yêu cầu của L/
C Vì vậy, công ty phải kịp thời chấn chỉnh, đây là nguyên nhân dẫn đến chậm thanh toán hàng xuất khẩu Quy trình nghiệp vụ giao dịch L/C tại công ty chưa cẩn thận dẫn đến việc đọc và giải thích L/C không rõ ràng, bộ phận chuyên môn thiếu trách nhiệm dẫn đến lỗi chính tả, đánh máy, in ấn Bất cẩn là tư duy phổ biến còn tồn tại với logic cũ “một bên chỉ cần mở L/C, bên kia xuất hàng” mà không quan tâm đến tính chính xác của L/C ngay Bên cạnh đó, do không có bộ phận chuyên trách nên trình độ ngoại ngữ của bộ phận tiếp nhận để thực hiện việc kiểm tra L/C chưa cao nên dễ dẫn đến việc kiểm tra LC không hiệu quả. dẫn đến việc người bán không kiểm tra kỹ các điều khoản và điều kiện của L/C dẫn đến không kiểm tra kỹ các yêu cầu khó của L/C Do đó, Công ty sẽ phải chịu chi phí có thể rất lớn và mất nhiều thời gian, công sức để thực hiện các yêu cầu của L/C.
Mặc dù đã thực hiện phương thức thanh toán L/C nhưng việc thanh toán vẫn dựa trên cơ sở thiện chí của người mua trong việc thực hiện hợp đồng Như đã đề cập, hình thức thanh toán bằng L/C dựa trên cơ sở giao dịch là chứng từ bằng văn bản và ngân hàng phải kiểm tra cẩn thận tính chính xác của chứng từ từng chút một và thậm chí từ khâu thanh toán lỗi nhỏ nhất Vì vậy, mặc dù công ty đã giao đủ hàng, đúng số lượng, chất lượng nhưng do chứng từ có sai sót nhỏ nên công ty chưa được chấp nhận thanh toán Khi nhà nhập khẩu không thiện chí, cố ý không muốn thực hiện hợp đồng, họ có thể dựa vào một sai sót dù rất nhỏ của chứng từ để đòi chiết khấu, kéo dài thời gian nhằm chiếm dụng vốn của công ty, thậm chí từ chối thanh toán Vì vậy, mặc dù Ngân hàng mở L/C đã cam kết thực hiện thanh toán tín dụng chứng từ nhưng yếu tố quan trọng đảm bảo an toàn trong thanh toán quốc tế là lòng tin và thiện chí giữa công ty và khách hàng Cần tìm hiểu thêm về thông tin khách hàng Danh tiếng của công ty đó, quy mô và cách thức kinh doanh của họ.
Ngoài những tồn tại trên, công ty còn gặp những tồn tại trong quá trình hoạt động:
Kho bãi của công ty không đủ rộng, thêm vào đó cơ sở hạ tầng cần cao để đảm bảo chất lượng khi vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Xe còn tải của công ty không được trang bị đầy đủ và phải thuê ngoài khi khối lượng công việc quá lớn.
Quá trình xuất khẩu linh kiện điện tử tại công ty gặp rất nhiều khó khăn về thủ tục hợp đồng xuất khẩu linh kiện Nhiều hợp đồng nhỏ lẻ, không thể thực hiện cùng lúc nhiều hợp đồng vì nguồn nhân lực có hạn Cũng vì lý do này mà công ty khó mở rộng quan hệ với các đối tác tiềm năng khác Nhưng sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng có một phần nguyên nhân là do nhân viên XNK phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc Việc thực hiện nhiều hợp đồng nhỏ lẻ dẫn đến tốn kém chi phí bảo hiểm vận chuyển, mất thời gian và công sức xin giấy phép xuất khẩu, thủ tục hải quan.
Trong những năm qua, công ty cũng đã có những thành công nhưng cũng có những tồn tại cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu linh kiện điện tử Với lợi thế là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải trong nước và quốc tế và làm đại lý tàu biển, công ty có nhiều kinh nghiệm trong vấn đề thuê tàu dịch vụ cho hoạt động xuất khẩu của mình Do đó, công ty có thể có chi phí hợp lý về giá cước, lựa chọn hãng tàu uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được vận chuyển an toàn Công ty cũng có nhiều kinh nghiệm trong nghiên cứu quốc tế và lựa chọn đối tác thương mại Tuy còn những tồn tại trong quá trình thực hiện nhưng nhìn chung công ty cũng hoàn thành xuất hàng nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Để nâng cao hiệu quả trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa công ty cũng cần khắc phục những tồn tại trong các khâu như đàm phán ký kết hợp đồng, chuẩn bị chứng từ và các yếu tố khách quan khác ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa phương hướng.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Thiết kế nghiên cứu
3.1.1 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Shrutika Sirisilla, (2023) nhấn mạnh rằng nghiên cứu mô tả là một công cụ mạnh mẽ được các nhà khoa học và nhà nghiên cứu sử dụng để thu thập thông tin về một nhóm hoặc hiện tượng cụ thể Bài viết này nhằm xác định các yếu tố có thể gây ra sự cố khi vận hành quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử của Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng Đặc biệt là tìm ra điểm yếu và các mối đe dọa. Thông qua đó, nhà nghiên cứu có thể thu thập dữ liệu thực nghiệm làm bằng chứng xác định vấn đề mà công ty gặp phải khi xuất khẩu linh kiện điện tử.
Công ty TNHH T.T.T.I nằm trong khu công nghiệp của thành phố Đà Nẵng, nơi tập trung nhiều công ty gia công và xuất khẩu hàng hóa Khảo sát này nhằm khai thác triệt để tính khách quan Ngoài ra, kết hợp với phỏng vấn các nhân viên tại công ty ở các bộ phận liên quan đến quy trình xuất khẩu để khai thác những điểm khó khăn trong quy trình hoạt động Đối tượng phỏng vấn: Nhân viên các bộ phận liên quan đến xuất khẩu (Bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận thu mua, kho bãi, bộ phận sản xuất) nghiên cứu viên đã gặp từng nhân viên để hỏi về các câu hỏi có sẵn.
3.1.3 Người trả lời của nghiên cứu
Bảng3.1 Số người tham gia phỏng vấn
3.1.4 Phương pháp thu thập dữ liệu
Nghiên cứu viên đã tiến hành phỏng vấn những dữ liệu sơ cấp cần thiết với những nhân viên tham gia giao dịch xuất khẩu hàng xuất khẩu trong giờ nghỉ thập thông tin liên quan đến quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử tại công ty.Các câu hỏi có thể giúp nhà nghiên cứu tìm ra điểm yếu và nguy cơ của các giao dịch gia công xuất khẩu hiện nay và thực tiễn được coi là điểm mạnh và cơ hội.Một số dữ liệu thứ cấp cũng được thu thập như các biểu mẫu và tài liệu xuất khẩu có trong hồ sơ của công ty cũng là cơ sở để đưa ra các đề xuất về quy trình của họ, nhận thức về các vấn đề vận hành và hợp đồng xuất khẩu cũng như các chiến lược khả thi có thể được áp dụng để cải thiện quy trình xuất khẩu xuất khẩu của công ty.
TRÌNH BÀY, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH DỮ LIỆU
Phân tích SWOT về hoạt động xuất khẩu của Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng
4.1.1 Sản phẩm xuất khẩu ĐIỂM MẠNH ĐIỂM YẾU
Các sản phẩm và dịch vụ xuất khẩu linh kiện điện tử của công ty có chất lượng cao, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.
Trụ sở công ty đặt tại khu công nghiệp Đà Nẵng nên đã thiết lập được nhiều mối quan hệ thân thiết.
Về giá cả, giá cả cạnh tranh so với các sản phẩm và dịch vụ tương tự ở thị trường nước ngoài.
Về lực lượng lao động, Công ty có nguồn lao động dồi dào (đặc biệt là lao động bán thời gian rất nhiều) Có những nhân viên làm việc lâu năm, có kinh nghiệm làm việc tại công ty từ những ngày đầu thành lập.
Chi phí cạnh tranh, Đà Nẵng có
Nguyên liệu nhập khẩu từ nước ngoài, Phụ thuộc vào một số nhà cung cấp hoặc nhà phân phối lớn tại thị trường nước ngoài Khi vận chuyển về nước dễ bị chậm trễ dẫn đến không sản xuất kịp để xuất khẩu đúng hạn. Ngoài ra, phương tiện vận chuyển của công ty không được trang bị đầy đủ và phải thuê ngoài khi khối lượng công việc quá lớn dẫn đến chi phí vận chuyển cao.
Công ty được thành lập từ năm
2004, cơ sở vật chất ngày càng xuống cấp Nó chỉ được duy trì hai lần một năm Mặt bằng kho chật hẹp ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, xuất khẩu cũng như nhân công, phương chi phí nhân công và sản xuất thấp.
Ngoài ra, Linh Kiện Điện Tử Xuất
Khẩu có thể đưa ra mức giá cạnh tranh so với các sản phẩm khác. tiện vận chuyển.
Công ty được thành lập từ năm 2004, cơ sở vật chất ngày càng xuống cấp.
Nó chỉ được duy trì hai lần một năm. Mặt bằng kho chật hẹp ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, xuất khẩu cũng như nhân công, phương tiện vận chuyển.
Công ty không có bộ phận xử lý chuyên dụng để bảo vệ các linh kiện điện tử trong quá trình vận chuyển.
NHỮNG CƠ HỘI THÁCH THỨC
Ngày nay, Nhu cầu về linh kiện điện tử đang gia tăng ở các thị trường mới nổi với các ngành công nghệ đang phát triển Tăng cường sử dụng các nền tảng kỹ thuật số và thương mại điện tử cho thương mại quốc tế.
Hành lang pháp lý ngày càng đồng bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho cạnh tranh bình đẳng giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập sâu rộng với quốc tế Ngoài ra, nước ta là thành viên thứ 150 của WTO, Hiệp định thương mại tự do (FTA) Việt
Nam – EU là cơ hội mở rộng thị trường xuất khẩu các sản phẩm trong nước phát triển.
Do công ty mẹ ở nước ngoài nên
Cạnh tranh gay gắt, Ngành linh kiện điện tử của Việt Nam có tính cạnh tranh cao với nhiều nhà sản xuất và nhà cung cấp trên toàn cầu Cạnh tranh với những người chơi đã thành danh và những người mới tham gia có thể gây ra mối đe dọa cho công ty. Rút kinh nghiệm từ đại dịch Covid 19, Công ty cũng có thể gặp rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng do thiên tai, đại dịch toàn cầu hoặc các sự kiện bất ngờ khác.
Việc hội nhập quốc tế sâu rộng sẽ làm cho sự cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn, sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các công ty có kinh nghiệm hơn.Hàng năm, nước ta nói chung và phẩm Cung cấp các thành phần tùy chỉnh hoặc hợp tác để phát triển sản phẩm chung có thể dẫn đến các mối quan hệ kinh doanh lâu dài. thay đổi về quy định hoặc yêu cầu pháp lý đối với việc xuất khẩu linh kiện điện tử Bên cạnh đó, lợi thế nhân công rẻ, nguồn nguyên liệu dồi dào đang dần mất đi.
4.1.2 Khách hàng xuất khẩu ĐIỂM MẠNH ĐIỂM YẾU
Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực xuất khẩu linh kiện điện tử, công ty đã có những khách hàng lâu năm, đây là thế mạnh của công ty so với các công ty khác trên thị trường Đà Nẵng và cả các công ty khác. Đặc biệt là công ty mẹ có mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp hoặc nhà phân phối ở thị trường nước ngoài.
Về phía TP Đà Nẵng, hàng năm,
UBND thành phố đều tổ chức các hội nghị đối thoại để lắng nghe và giải đáp những thắc mắc của công ty về chính sách xuất khẩu cũng như dễ dàng tiếp cận những ưu đãi mà công ty dành cho thành phố và chính quyền bang dành cho xuất khẩu.
Thị trường xuất khẩu chủ yếu là Hàn Quốc, Trung Quốc, Thái Lan, Nhật Bản nên trình độ ngoại ngữ còn hạn chế Nhân viên ít đi nước ngoài, thiếu hiểu biết về văn hóa nền tảng khi giao tiếp với nhà cung cấp, nhà phân phối tại thị trường nước ngoài, thị trường mục tiêu Cán bộ chuyên môn về xuất khẩu còn ít, thiếu kinh nghiệm về thương mại quốc tế và các quy định trong quá trình xuất khẩu. Không có bộ phận cụ thể dễ xảy ra sai sót trong quá trình cấp phép
Về phía Đà Nẵng, đó là cơ cấu lại lĩnh vực đầu tư, lựa chọn dự án đầu tư sử dụng công nghệ cao tạo giá trị gia tăng lớn thì ít nhà đầu tư đáp ứng được.
Các hiệp định thương mại thuận lợi: Việt Nam đã tham gia nhiều hiệp
Vì các thị trường chính là nước ngoài nên có nguy cơ cao về bất ổn định thương mại tự do (FTA), như
Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) và Hiệp định Thương mại Tự do Việt
Nam-EU (EVFTA) Các hiệp định này tạo cơ hội tiếp cận thị trường thuận lợi và giảm bớt các rào cản thương mại, tạo cơ hội
Các hiệp định thương mại thuận lợi: Việt Nam đã tham gia nhiều hiệp định thương mại tự do (FTA), như
Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP) và Hiệp định Thương mại Tự do Việt
Nam-EU (EVFTA) Các hiệp định này tạo cơ hội tiếp cận thị trường ưu đãi, giảm rào cản thương mại, tạo cơ hội cho xuất khẩu linh kiện điện tử kinh tế hoặc bất ổn chính trị ở các thị trường này Khi có biến động tiền tệ có thể ảnh hưởng đến giá xuất khẩu và lợi nhuận của công ty.
Việc hội nhập quốc tế sâu rộng sẽ làm cho sự cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn, với sự cạnh tranh mạnh mẽ của các công ty có kinh nghiệm hơn.
Rào cản Thương mại và Thuế quan Hàng năm, nước ta nói chung và nước ngoài nói riêng đều có những thay đổi về quy định hoặc yêu cầu pháp lý đối với việc xuất khẩu linh kiện điện tử Bên cạnh đó, lợi thế nhân công rẻ, nguồn nguyên liệu dồi dào đang ngày càng mất dần.
I Đà Nẵng
4.2 Phân tích SWOT quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử của Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng
Các bước cơ sở để ký kết hợp đồng Công ty nghiên cứu thị trường quốc tế, lựa chọn đối tác thương mại để lập phương án kinh doanh là những công việc ban đầu giúp công ty xác định chính xác nhu cầu của khách hàng, lựa chọn thị trường xuất khẩu hợp lý và hiệu quả kết quả, dự đoán xu hướng biến động của thị trường, cơ hội và thách thức mà công ty sẽ gặp phải khi xuất khẩu hàng hóa sang thị trường đó, xác định đối tác thương mại tin cậy, uy tín và dự đoán kết quả kinh doanh, từ đó kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất khẩu, tránh những rắc rối sau này quá trình kinh doanh của công ty
Thuê phương tiện vận tải để xuất hàng là một thế mạnh của công ty Do công ty cũng hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải trong nước và quốc tế và là đại lý tàu biển nên công ty có nhiều kinh nghiệm trong việc thuê tàu phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của công ty Do đó, công ty có thể có chi phí hợp lý về giá cước, lựa chọn hãng tàu uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn Theo kinh nghiệm thuê tàu của công ty, nên ưu tiên thuê tàu của các hãng tàu trong nước, sau đó đến các hãng tàu nước ngoài có uy tín vì với kinh nghiệm làm đại lý tàu biển cho các hãng tàu lớn, công ty dễ dàng lựa chọn hãng tàu tối ưu nhất, điều này là một quan điểm buồn vui lẫn lộn.
Giao hàng xuất khẩu và thủ tục thanh toán là những bước Công ty thực hiện nhanh chóng và hiệu quả Do công ty cũng hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải nên việc chủ động trong việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa xuất khẩu được thực hiện rất nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả Khi hàng hóa xuất khẩu đã được chuyển đến cảng và hoàn thành các thủ tục hải quan, công ty sẽ thuê nhân công bốc hàng lên tàu và thanh toán cho họ Để giao hàng lên tàu, công ty lập sổ ghi cước, nắm vững thời gian xếp hàng, bố trí phương tiện đưa hàng ra cảng và xếp hàng lên tàu Vì vậy, hàng hóa xuất khẩu được vận chuyển đúng giờ, giao hàng đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng Sau khi giao hàng, công ty nhận biên lai thuyền phó, vận đơn, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật Toàn bộ số tiền này được chuyển về công ty và nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán. Điều này đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ về mặt thủ tục, đảm bảo tính hợp lệ của L/C đúng thời hạn, đảm bảo khả năng thu hồi vốn nhanh mà không cần đến vốn của công ty.
Trong bước Giao dịch và ký kết hợp đồng, Công ty sử dụng phương thức giao dịch chủ yếu là giao dịch trực tiếp với các khách hàng quen thuộc, Công ty trực tiếp đề nghị đàm phán các điều khoản của hợp đồng qua telex, fax, điện thoại điện thoại và đặc biệt là qua mạng internet… cho đến khi hai bên đạt được sự thống nhất thì mới ký kết hợp đồng Việc ký kết có thể thông qua fax, hoặc qua Internet Như vậy, so với lý thuyết, đây cũng là một trong những hình thức đàm phán thông thường Các phương thức này mang lại những ưu điểm không đáng kể, bên cạnh mục đích mà chúng ta cần đạt được khi giao dịch, ký kết hợp đồng thì hầu hết đều có hạn chế như: không thể hiện hết ý, tốn kém Mặt khác, giao tiếp điện tử là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho các thỏa thuận và quyết định trong trao đổi Như vậy, yếu tố này rất dễ trở thành nguyên nhân dẫn đến tranh chấp trong việc xuất khẩu hàng hóa nếu có vướng mắc về các vấn đề trong và sau xuất khẩu Mặc dù công ty đã cử cán bộ có năng lực thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng nhưng nhìn chung vẫn còn nhiều khó khăn về ngoại ngữ Đây là hạn chế lớn của nhân sự thực hiện công đoạn này. Hơn nữa, việc không hiểu hết yêu cầu của khách hàng dẫn đến mất khách hàng, còn có thể gây ra tranh chấp về sau cũng là nguyên nhân chính dẫn đến những vướng mắc trong quá trình giao hàng cho khách.
Xin giấy phép xuất khẩu, công ty không có bộ phận chuyên trách lập và xử lý chứng từ L/C và bộ phận này chỉ kiêm nhiệm nên kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp chưa cao nên khi nhận được thông báo L/C /C /C họ chỉ quan tâm đến các vấn đề như trị giá L/C là bao nhiêu? Đúng không? và cho rằng việc xem xét L/C là trách nhiệm của ngân hàng Ngoài ra, công ty còn quá tin tưởng vào vai trò của L/C như một công cụ để nhận tiền mà không hiểu một nguyên tắc cơ bản của L/C đó là “việc nhận tiền có điều kiện” dẫn đến lơ là công việc Kiểm tra các điều khoản và điều kiện của L/C Kết quả là chứng từ không đề cập đến các yêu cầu của L/C Do đó, công ty phải mất nhiều thời gian để chỉnh sửa, đây là nguyên nhân dẫn đến việc chậm thanh toán hàng xuất khẩu Quy trình nghiệp vụ giao dịch L/C tại công ty chưa cẩn thận dẫn đến việc đọc và giải thích L/C không rõ ràng, bộ phận chuyên môn thiếu trách nhiệm dẫn đến lỗi chính tả, đánh máy, in ấn Bất cẩn là suy nghĩ phổ biến vẫn còn tồn tại với logic cũ “một bên chỉ cần mở L/C, bên kia xuất hàng” mà không quan tâm đến tính chính xác của L/C ngay khi giao hàng L/C đến nhận Bên cạnh đó, trình độ ngoại ngữ của bộ phận thực hiện kiểm tra L/C chưa cao Vì vậy, dễ dẫn đến việc kiểm tra L/C không hiệu quả.
Chuẩn bị, Đóng gói, ký mã hiệu hàng hóa, Nguyên vật liệu của Công ty được nhập khẩu từ nước ngoài Nếu khâu nhập nguyên liệu có vấn đề, dẫn đến quá trình sản xuất sẽ không kịp đáp ứng hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách. Ngoài ra, công ty không có bộ phận chuyên chuẩn bị hàng hóa mà có bộ phận chuyên đóng gói hàng hóa.
Ngoài những vướng mắc trong quá trình xuất khẩu trên, công ty còn vướng mắc trong quá trình hoạt động:
Kho bãi của công ty không đủ rộng, thêm vào đó cơ sở hạ tầng cần cao để đảm bảo chất lượng khi vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Xe còn tải của công ty không được trang bị đầy đủ và phải thuê ngoài khi khối lượng công việc quá lớn.
Quá trình xuất khẩu linh kiện điện tử tại công ty gặp rất nhiều khó khăn về thủ tục hợp đồng xuất khẩu linh kiện Nhiều hợp đồng nhỏ lẻ, không thể thực hiện cùng lúc nhiều hợp đồng vì nguồn nhân lực có hạn Cũng vì lý do này mà công ty khó mở rộng quan hệ với các đối tác tiềm năng khác Nhưng sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng có một phần nguyên nhân do nhân viên XNK phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc Việc thực hiện nhiều hợp đồng nhỏ lẻ dẫn đến bảo hiểm vận tải tốn kém, mất thời gian và công sức cho việc xin giấy phép xuất khẩu và thủ tục hải quan.
Trong những năm qua, công ty cũng đã có những thành công nhưng cũng có những tồn tại cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu linh kiện điện tử Với lợi thế là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải trong nước và quốc tế và làm đại lý tàu biển, công ty có nhiều kinh nghiệm trong vấn đề thuê tàu dịch vụ cho hoạt động xuất khẩu của mình Do đó, công ty có thể có chi phí hợp lý về giá cước, lựa chọn hãng tàu uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo hàng hóa xuất khẩu được vận chuyển an toàn Công ty cũng có nhiều kinh nghiệm trong nghiên cứu quốc tế và lựa chọn đối tác thương mại Tuy còn những tồn tại trong quá trình thực hiện nhưng nhìn chung công ty cũng hoàn thành xuất hàng nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Để nâng cao hiệu quả trong xuất khẩu hàng hóa công ty cũng cần khắc phục những tồn tại trong hợp đồng như đàm phán ký kết, chuẩn bị chứng từ và các yếu tố khách quan khác ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa của đối tác.
Với lợi thế về kinh nghiệm, Công ty có lưu đồ rõ ràng về quy trình xuất khẩu linh kiện điện tử Sát nhập công ty mẹ lâu đời ở nước ngoài, Có chuyên môn về công nghệ Có thể có cơ hội xuất khẩu những sản phẩm chuyên biệt này sang những thị trường đòi hỏi công nghệ tiên tiến Điều này có thể định vị doanh nghiệp là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành và thu hút những khách hàng đang tìm kiếm các giải pháp sáng tạo.
Quan hệ đối tác sản xuất và OEM: Công ty mẹ giúp Công ty Hợp tác với các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) hoặc các nhà sản xuất khác tại các thị trường mục tiêu có thể tạo cơ hội xuất khẩu linh kiện điện tử như một phần của giải pháp tích hợp hoặc thành phẩm Cộng tác với những đối tác này có thể giúp tiếp cận các kênh phân phối và cơ sở khách hàng đã thiết lập của họ.
Các mối đe dọa của quá trình này ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty và quá trình xuất khẩu Khi xuất khẩu, công ty cần tuân thủ quy định: Xuất khẩu linh kiện điện tử yêu cầu tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn quốc tế khác nhau. Chúng có thể bao gồm các quy định về an toàn, yêu cầu về môi trường, ghi nhãn sản phẩm và quy trình chứng nhận Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý, thu hồi sản phẩm, thiệt hại về uy tín và rào cản gia nhập thị trường.
Sự bất ổn về kinh tế và chính trị, việc xuất khẩu sang các quốc gia có nền kinh tế hoặc môi trường chính trị không ổn định có thể gây ra rủi ro Trong quá trình ký kết hợp đồng, khi đồng tiền thay đổi có thể ảnh hưởng đến giá trị hợp đồng, ảnh hưởng đến doanh thu.
Hoặc khi có dịch bệnh, thiên tai, trong một số trường hợp có thể phải dừng hoạt động của quy trình xuất khẩu của công ty Dẫn đến việc ký kết không đúng thời hạn, dẫn đến phải bồi thường hoặc hủy hợp đồng.
4.3 Phân tích các vấn đề Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng gặp phải trong quá trình xuất khẩu linh kiện điện tử.
4.3.1 Những tồn tại trong hoạt động xuất khẩu của Công ty TNHH T.T.T.I Đà Nẵng
Dựa trên SWOT của Sản phẩm Xuất khẩu, công ty đang gặp phải một số vấn đề:
Phụ thuộc vào các Nhà cung cấp và Nhà phân phối lớn, sự phụ thuộc này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc vận chuyển nguyên vật liệu, dẫn đến đình trệ sản xuất và không thể xuất khẩu sản phẩm đúng hạn.
