Tiểu luận cuối kỳ quản lý hệ thống thông tin thương hiệu mỹ phẩm cocoon

Quy mô Cocoon không có cửa hàng bán lẻ chính thức nên sản phâm của họ chủ yếu đượcbán thông qua các đại lý trên cả nước và trên các nền tảng trực tuyến.- Cocoon đã xuất hiện ở nhiều nhà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYÊN TÁT THÀNH

VIEN GIAO DUC QUOC TE NTT

HOC TAP TOAN CAU, THANH CONG TOAN CAU

TIEU LUAN CUOI KY QUAN LY HE THONG THONG TIN

THUONG HIEU MY PHAM COCOON

Giang vién: Tran Quoc Tich

Lớp: 2IBAFV0I

2 Nguyễn Hoài Thương 21000009961

1 Giới thiệu về công ty COCOON.

Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty TNHH Nature Story ra đời năm 2015, sau gần 9 năm hình thành và phát triển, công ty đã tạo được chỗ đứng nhất định trên thị trường mỹ pham Việt Nam với nhiều sản phâm chất lượng, phù hợp với nhu cầu tiêu dùng Hiện nay, Công ty TNHH Nature Story là một trong những đối tác lớn, cung cấp nhiều dòng mỹ phẩm trên khắp các cửa hàng bán lẻ và chuỗi siêu thị tại Việt Nam

A Nghành nghề hoạt động

Nỗi bật nhất là dòng mỹ phâm thuần chay Cocoon Ngay sau khi thành lập, Cocoon đã được biết đến là thương hiệu hàng đầu trong làng "mỹ phâm xanh" của giới làm đẹp Việt Cocoon nhanh chóng được yêu thích bởi 100% thuần chay, mỗi sản phẩm đều được thiết

kế đẹp mắt, bao bì chin chu và mang thông điệp nhân văn

B Quy mô

Cocoon không có cửa hàng bán lẻ chính thức nên sản phâm của họ chủ yếu đượcbán thông qua các đại lý trên cả nước và trên các nền tảng trực tuyến.- Cocoon đã xuất hiện ở nhiều nhà bán lẻ khác nhau như chuỗi bán lẻ Guardian,Watsons, Skmfood World, Garden Lixibox và Hasaki.- Ngoài ra, Cocoon cũng có cửa hàng chính thức trên một số nên tảng mua samtruc tuyén được yếu thich nhu Shopee, Lazada, Tiki, Sendo

2 Quy trinh kinh doanh

A So đồ luong dir liéu

So dé DFD cấp tông quát:

dou dat hang

Khach hang

Hàng tôn kho

Sơ đồ DED mức 0:

+ Xây dựng mô hình luông dữ liệu mức khung cảnh (DFD mirc 0)

Thông tin yêu cầu mua sản phâm _ Thông tin gửi yêu câu thông kê

nH HÀNG ` mu QUAN TRI NHÀ

HANG

Thông tin ve dap tng yeu cau Thộng tịn báo cáo thống kê

Sơ dé DED cấp 1:

- NHAP Théng tin san pham

Thong tm hos don HANG Yêu câu thêng tm sản phim

| Tìm kiêm thông tin sp

Hiện thị thêng tn sšn phầm Luu théng tin sim phim

Luu thong tin san pham Cập nhật thông tin sẵn phâm

^ Yêu cầu giao hàng 3 Nha Quan |“

Luu hoa d Se =

E €

§

_ ss

BAO CAO Bão cáo thông kẽ

Thêng tin sẵn phim THONG KE | thoagtin yêu cầu thông kê

Thênztm danh mục sản phẩm | |

Đăng nhập mua Phân quyên

Phân quyền QUAN iid

NGU DUNG Théng tin TK Đăng nhập a 3i1<hoã

| Lưu thông tm tầt khoản

Lưu đồ chứng từ:

Nhà cung cắp

Nhỏn viên mua hảng

Ộ

loánlngay

Kế toán

Lap phidu Nhập kho

Thủ kho Thủ quý

Lap phidu dị Ghi sb tdn mat

B Mô ta

Sơ đồ DFD cấp tông quát:

Trong sơ đồ này thực tế bao gồm:

Khách hàng

Nhà bán hàng

Hàng tồn kho

Các luỗng đữ liệu bao gồm:

Khách hàng đặt đơn hàng đến nhà bán hàng

Nhà bán hàng duyệt đơn hàng

Nhà bán hàng xác nhận hàng trong kho

Khách hàng thanh toán đến nhà bán hàng

Nhà bán hàng xuất hóa đơn và giao hàng đến khách hàng

Sơ dé DED cap 0:

Đến với sơ đồ DFD mức 0 gồm 3 quá trình

Khách hàng yêu cầu mua sản phẩm đến Wedsite bán hàng

Wedsite sẽ thông báo đáp ứng nhu cầu từ khách hàng

Wedsite gửi thông tin báo cáo thông kê về nhà bán hàng

Sơ đồ DED cấp 1 bao gồm:

Với sơ đồ DFD mức l gồm các quá trình:

Khách có tài khoản trên sàn thương mai điện tử

Khách hàng đăng nhập trên sàn thương mại điện tử và tìm kiểm sản phẩm cần mua, thêm sản phẩm vào giỏ hàng

Quản lý bán hàng sẽ hiển thị thông tin sản phẩm và lưu thông tin sản phẩm của khách hàng

Khách hàng yêu cầu đặt hàng, giao hàng và nhận hàng, thanh toán và xuất hóa đơn

Quản lý bán hàng sẽ xác nhận thông tin hóa đơn và quản lý nhập hàng sẽ cung cấp sản phẩm trên thông tin hóa đơn

Nhà bán hàng xác nhận thông tin bán hàng đến nhà quản trị

Kiểm tra lại đơn đặt hàng và báo cáo thống kê đến nhà quản trị

Mô tả lưu đồ chứng từ

Nhân viên mua hàng báo giá đến nhà cung cấp, nhà cung cấp nhận được yêu cầu bao gia va lap bao gia

Nhân viên mua hàng được được bao gia và lập thông tin mua hàng

Nhà cung cấp nhận được đơn hàng và lập hợp đồng bán hàng sau đó xuất hàng

Nhân viên mua hàng nhận được hàng và hóa đơn sau đó kề toán lập phiêu nhập kho

Thủ kho nhận được phiều và nhập kho , kế toán ghi số thẻ kho

Sau đó nhân viên bán hàng làm thủ tục thanh toán và thanh toán

Kế toán lập phiêu chi đến thủ quỹ

Cuối cùng kề toán ghi sô tiền mặt và ghi số công nợ

Các chứng từ liên đến thu nhận

Sau đây là các chứng từ cho việc bán hàng của Cocoon trên nền tảng thương mại điện tử

D

Hóa đơn: Là tài liệu ghi lại các chỉ tiết về giao dịch mua bán, bao gồm thông tin về sản phẩm, giá cả, số lượng, và thông tin thanh toán

Hợp đồng mua bán: Một tài liệu pháp lý chứng minh sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về các điều khoản và điều kiện của giao dịch

Bang bao gia: Chita thông tin về giá cả của các sản phâm hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp

Phiêu giao hàng: Là tài liệu xác nhận việc sản phâm đã được vận chuyển đến

người mua, thường đi kèm với thông tin về số lượng và chất lượng của sản phẩm

Bảng tồn kho: Ghi chép số lượng hàng tồn kho tại một thời điểm nhất định, có thê

được sử dụng trong quá trình quản lý hàng hóa

Phiếu thu: Tài liệu chứng minh việc người mua đã thanh toán số tiền đúng theo giao dịch mua hàng

Chính sách hoàn trả và hoàn lại tiền: Cung cấp các hướng dẫn và điều kiện cho việc hoàn trả hàng hoặc hoàn lại tiền cho khách hàng nếu cần

Thông tin vận chuyển: Gồm các tài liệu liên quan đến vận chuyên hàng hóa như phiếu gửi hàng, thông tin vận đơn, v.v

Thỏa thuận sử dụng dịch vụ: Định rõ các điều khoản và điều kiện mà người mua

phải đồng ý trước khi sử dụng địch vụ của người bản

Mẫu ghi nhận nhật ký của công ty Cocoon

Thong tin giao dich:

Người mua: tên và thông tin liên hệ của người mua hàng online

Người bán: tên và thông tin của người bán

Sản phẩm: Thông tin mô tả về sản phẩm

Số lượng: Số lượng sản phâm được mua

Gia tiền: Tổng số tiền hoặc giá cả của sản phẩm

Hình thức thanh toán: Có thê thanh toán trực tuyến qua ngân hàng hoặc các phương thức khác

Thong tin van chuyền

Dia chi nhận hàng: Dia chi của người mua hàng

3

Phí vận chuyển: Là phí giao hàng qua các bưu điện hoặc các phương thức khác Phương thức vận chuyên: Giao hàng tận nhà hoặc chuyên phát qua bưu điện Thông tin theo đõi: Mã đơn hàng hoặc thông tin liên quan đến đơn hàng

Nhận biết các chỉ tiết báo cáo tổng hợp

Trong quá trình kinh doanh trên sàn thương mại điện tử của Cocoon thì chúng ta thu được

báo cáo chi tiết tông hợp sau:

4

Doanh số bán hàng toàn cầu: Tông doanh số bán hàng mà doanh nghiệp đã thực hiện trên toàn hệ thống bán hàng online của mình trong một khoảng thời gian nhất định

Doanh số bán hàng theo kênh: Phân tích doanh số bán hàng được tạo ra từ các kênh cụ thề, như trang web, ứng đụng đi động, các sàn thương mại điện tử khác

nhau, v.v

Sản phâm bán chạy nhất: Xác định sản phâm hoặc dịch vụ nào đang bán chạy nhất

trong thời gian đó, giúp tăng cơ hội tối ưu hóa chiến lược bán hàng

T¡ lệ chuyển đổi: Tỉ lệ giữa số lượng người truy cập và số lượng người mua hàng,

đo lường hiệu suất của trang web hoặc ứng dụng

Phân tích đối tượng khách hàng: Đánh giá các thông tin về khách hàng như độ tuôi, giới tính, vị trí địa lý, hành vi mua hàng, giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp thị

Tỉ lệ hoàn trả: Phản ảnh tỉ lệ sản phâm được trả lại so với tong số sản phâm ban

được, giúp đánh giá chất lượng sản phẩm và dich vu

Chi phí quáng cáo và hiệu suất: Phân tích chỉ phí quảng cáo và so sánh với doanh thu từ các chiến dịch quảng cáo đề đo lường hiệu suất và lợi nhuận

Tình trạng hàng tồn kho: Đo lường số lượng hàng tồn kho hiện có và so sánh với

dự đoán và mức độ cần thiết đề duy trì quy trình bán hàng liền mạch

Tỷ lệ lợi nhuận: Tính tý lệ lợi nhuận từ doanh số bán hàng, sau khi loại bỏ các chỉ phí liên quan đến sản phẩm, vận chuyên, quảng cáo và hoạt động kinh doanh khác

Xác định xu hướng và dự đoán: Dựa trên dữ liệu lịch sử, dự đoán các xu hướng tiêu thụ, thị trường và hiệu suất kinh doanh trong tương lại

Nhận biết rủi ro và hoạt động kiểm soát

Trong quá trinh kinh doanh qua nền tảng thương mại điện tử thì Cocoon không tránh được những rủi ro tiềm ân Công ty cần nhận biết và đề ra các giải pháp kịp thời

A Các rủi ro tiềm ân

Rui ro về an ninh thông tin va bảo mật

Rui ro: Bị tân công mạng, mất thông tin cá nhân của khách hàng, lỗ hông bảo mật

dan dén mat đữ liệu

Hoạt động kiểm soát: Sử dụng mã hóa dữ liệu, triên khai các biện pháp bảo mật như SSL/TLS, tăng cường bảo vệ phần mềm và phần cứng, đào tạo nhân viên về

an ninh thông tin

Rủi ro về gian lận thanh toán:

Rủi ro: Giao dịch bằng thẻ tín dụng giả mạo, sử dụng thông tin thanh toán đánh cắp

Hoạt động kiểm soát: Xác thực thông tin thanh toán, sử dụng các cổng thanh toán

an toàn, theo dõi hoạt động gian lận, triển khai các biện pháp bảo mật thanh toán Rui ro về chất lượng sản phâm và dịch vụ:

Rủi ro: Sản phâm không đúng chất lượng, không đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giao hàng muộn màng

Hoạt động kiểm soát: Đánh giá và kiêm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao hàng, cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng, theo dõi quá trình vận chuyên để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn

Rủi ro về chính sách và quy định pháp lý:

Rủi ro: Vi phạm quy định về bảo vệ người tiêu dùng, thuê và lệ phí, bản quyền và

sở hữu trí tuệ

Hoạt động kiểm soát: Hiều và tuân thủ đúng các quy định pháp lý, xây dựng và áp dụng các chính sách nội bộ phù hợp, đào tạo nhân viên về pháp luật và năng lực pháp ly

Rủi ro về đối thủ cạnh tranh:

Rủi ro: Mắt khách hàng do cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ, mat thi phan Hoạt động kiểm soát: Nghiên cứu và đánh giá cạnh tranh, phát triển và duy trì mỗi quan hệ với khách hàng, tôi ưu hóa chiến lược tiếp thị và quảng cáo

Hoạt động kiểm soát

Xác thực người dùng: Đảm bảo rằng người dùng đăng nhập và thực hiện giao dich

là người thật bằng cách sử dụng các phương pháp xác thực như email xác nhận,

mã OTP (One-Time Password), hoặc xác thực hai yêu tô (2FA)

Mã hóa đữ liệu: Bảo vệ thông tin cá nhân và thanh toán của khách hàng bằng cách

sử dụng mã hóa đữ liệu, đặc biệt là trong quá trình truyền và lưu trữ đữ liệu

Quản lý quyền truy cập: Xác định và kiêm soát quyền truy cập vào hệ thông và đữ liệu, đảm bảo chỉ những người cần thiết mới có thê truy cập thông tin nhạy cảm Giám sát và phát hiện xâm nhập: Triển khai các công cụ giám sát mạng và hệ thống đề theo đõi hoạt động bất thường và phát hiện sớm các vẫn đề bảo mật Đảo tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các biện pháp bảo mật, cách phát hiện và

phản ứng với các mỗi đe dọa bảo mật một cách hiệu quả

5

Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi giao hàng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng

Chính sách và quy định pháp lý: Tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến bảo

vệ người tiêu dùng, bản quyền, và bảo vệ đữ liệu cá nhân

Sao lưu và phục hồi đữ liệu: Thực hiện sao lưu định ky va lap ké hoach phuc hồi

dữ liệu để đảm báo rằng đỡ liệu quan trọng có thể được khôi phục sau một sự cô Đánh giá và cải tiễn liên tục: Liên tục đánh giá hiệu suất của các biện pháp kiểm

soát và cải tiến chúng để phản ứng với môi trường kinh doanh đang thay đôi Các bản ghi nhận thông tin

Trong hoạt động bán hàng online, các bản ghi nhận thông tin là cực kỳ quan trọng dé theo đối và quản lý các giao dịch và hoạt động kinh doanh Dưới đây là một sô loại bản ghi nhận thông tin phổ biến trong bán hàng online:

Bản ghi đơn hàng: Chứa thông tin về mỗi đơn hàng được đặt mua trực tuyến, bao gồm sản phẩm, số lượng, giá cả, thông tin khách hàng, phương thức thanh toán và

thông tin vận chuyền

Bản ghi khách hàng: Ghi lại thông tin cá nhân của khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc và lịch sử mua hàng Điều này giúp doanh nghiệp xây đựng

mỗi quan hệ với khách hàng và cung cấp dịch vụ cả nhân hóa

Bản ghi thanh toán: Ghi lại thông tin về các giao dịch thanh toán, bao gồm phương thức thanh toán, số tiền, ngày thực hiện và trạng thái thanh toán (đã thanh toán, chờ thanh toán, v.v.)

Bản ghi vận chuyên: Chứa thông tin về việc giao nhận hàng hóa, bao gồm địa chỉ gửi và nhận, dịch vụ vận chuyền, mã theo dõi và ngày giao hàng dự kiến Bản ghi hóa đơn: Ghi lại thông tin về các hóa đơn đã phát hành, bao gồm số hóa đơn, thông tin khách hàng, mô tả sản phẩm, giá cả, tông cộng và thông tin thanh toán

Bản ghi sản phẩm: Chứa thông tin về các sản phâm được bán trên trang web hoặc ứng dụng di động, bao gồm tên, mô tả, giá cả, số lượng tồn kho và thông tin liên

quan đến danh mục

Ban ghi hoạt động trên trang web: Ghi lại các hoạt động của người dùng trên trang web hoặc ứng dụng di động, bao gồm số lượt truy cập, tương tác sản phẩm, tý lệ chuyên đôi và các hành vi mua hàng

Bản ghi phản hồi khách hàng: Ghi lại phản hồi và đánh giá từ khách hàng về sản

pham, dịch vụ và trải nghiệm mua hàng Điều này giúp doanh nghiệp hiểu được nhu cầu và mong muốn của khách hàng và cải thiện dịch vụ

Khuyến cáo các phương pháp tối ưu hoạt động