Đề tài trình bày về phương pháp quản lý dự án kanban

Thực hiện quản lý theo phương pháp phù hợp có thê giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu quan trọng, tối ưu hóa vốn đầu tư và hạn chế phát sinh những chi phí khác, vạch rõ phương hướng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHƯƠNG ĐÔNG

3 CONG

BAI TAP LON

TEN HQC PHAN:

GIOI THIEU NGANH CNPM & KN NGHE NGHIEP

LOP: 520100

HOC KY I NAM HOC 2023 - 2024

ĐÈ TÀI: Trình bày về phương pháp quan ly dw an Kanban

Km ôn 15

3.5 Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban 2-21 22 EE2E12115 21522722 2xe 19

BSL UU GIG nh 19

3.5.2, Nbc Gime cccccccccccccsceececevessssesevevevsevevsesesessvevesivavsssssessvevevivevevtsevecsevsvseen 19

3.7 Phương pháp quản lý dự án Kanban trong xây dựng website bán hoa 27

0n 30

MUC LUC HINH ANH

Hình 4: Phương pháp Kanban trong sản xuất - 2 2 2EE9SE92E1252271271222222271272 222 16

IpiiÌ(8.3069 v0400ì1 Är)ueEiaadâỶÝiÝÝ 21

Hình 10: Bảng Kanban với WIP LHHIES - 02 12111 1121311111121 1 1101111111111 T11 re 23

CHUONG 1: SO LUQC VE QUAN LÝ DỰ ÁN

1,1, Khái niệm

Quản lý dự án là việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực

để đạt được mục tiêu của một dự án trong phạm vi, ngân sách và thời gian quy định

e X4y dung, ap dung phuong phap va tiêu chuẩn quy trình quản lý dự án nhằm tăng cường sự thống nhất và hiệu quả

e _ Cung cấp đảo tạo và phát triển chuyên nghiệp cho người quản lý dự án

quản lý

® - Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các dự án và khả năng quản trị của người quản

lý dự án Cung cấp phản hồi và đánh giá để cải thiện chất lượng và hiệu suất

định chính xác hơn

Hình 2: Vai trò và trách nhiệm của ban quản lý dự án là gì Ban quản lý dự án có trách nhiệm giám sát, điều hành và đảm bảo rằng dự án được thực hiện thành công

Quản lý dự án có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm xây dựng, sản xuất, phần mềm, marketing, quang cao, y tẾ, giao dục, năng lượng, tài chính và hơn thê nữa

1.3 Vai trò của quản lý du an

Quản lý dự án giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp luận chặt chẽ để triển khai công việc nhằm đạt được mục tiêu cao nhất về tiến độ, chi phi, chat lượng va tao ra gia tri cho cac bén lién quan

Thực hiện quản lý theo phương pháp phù hợp có thê giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu quan trọng, tối ưu hóa vốn đầu tư và hạn chế phát sinh những chi phí khác, vạch rõ phương hướng và các bước tiễn hành dự án một cách hiệu quả

1.4 12 nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả

Các bên liên quan

Thu hút sự tham gia của các bên liên quan một cách chủ động và ở mức độ cân thiết dé gop phan vao sy thành công của dự án và sự hài lòng của khách hàng

Giá trị

Liên tục đánh ø1á và điều chỉnh sự liên kết của dự án với mục tiêu, lợi ích đự kiến

va gia tri cua tô chức

Tư duy hệ thống

Nhận biết, đánh giá và phản ứng linh hoạt với các tình huống trong vả xung quanh

dự án một cách hệ thông/tông thể để gây ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả dự án Lãnh đạo

Thẻ hiện va điều chỉnh các hành vi lãnh đạo để hỗ trợ nhu cầu cá nhân và đội dự

án

May đo quy trình

May đo phương pháp phát triển dự án dựa trên bối cảnh của dự án, mục tiêu của

nó, các bên liên quan, quản trị và môi trường tô chức sao cho áp dụng quy trình “vừa đủ”

để đạt được kết quả mong muốn đồng thời tối đa hóa giá trị, tôi ưu chỉ phí quản lý và nâng cao tốc độ thực hiện

Chất lượng

Duy trì sự tập trung vào chất lượng để tạo ra các sản phẩm bản giao đáp ứng mục tiêu dự án và phủ hợp với nhu cầu, sự sử dụng và tiêu chí nghiệm thu do các bên liên quan đặt ra

Sự phức tạp

Liên tục đánh giá và điều hướng sự phức tạp của dự án để sao cho các phương pháp tiếp cận và kế hoạch cho phép đội dự án thành công điều hướng vòng đời dự án Rủi ro

Liên tục đánh giá mức độ rủi ro, cả cơ hội (rủi ro tích cực) và các mỗi đe dọa (rủi

ro tiêu cực), đê tôi đa hóa tác động tích cực và piảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án và kết quả của dự án

Khả năng thích ứng và khả năng phục hồi

Xây dựng khả năng thích ứng và khả năng phục hỗi trong các phương pháp tiếp cận của tổ chức và của đội dự án đề có thế giúp dự án thích nghi với sự thay đôi, phục hồi sau những thất bại hoặc bước lùi, và thúc đây công việc của dự án

Thay doi

Hãy chuẩn bị cho những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đôi đề họ áp dụng và duy trì các hành vi và quy trình mới/thay đôi mà các hành vi và quy trình đó cần thiết cho sự chuyền đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai mong muốn được tạo ra bởi các kết quả của dự án

CHUONG 2: QUAN LY DU AN PHAN MEM

2.1 Quản lý dự án phần mềm là gì?

2.1.1 Khải niệm

Đó là tổng hợp công việc thực hiện suốt quá trình của một dự án, bao gồm lập kế hoạch, lên mục tiêu, tô chức, phân b6 nguồn lực, piám sát, đánh giá, thúc đây tiến độ nhằm đạt mục tiêu được thiết lập từ đầu Nhiều đầu việc, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các hạng mục quản lý con người, quản lý nguồn lực, quản lý tính hiệu quả

Các dự án công nghệ thông tin hiện nay rất đa dạng, đáp ứng nhu cầu sử dụng sản phẩm công nghệ của người tiêu dùng hiện nay Lĩnh vực công nghệ thông tin thường duoc chia lam hai loại là dự án phát triển phần mềm và dự án phát triển phần cứng

2.1.2 Tỉnh cấp thiết

Một dự án công nghệ thông tin muốn thành công cần sự kết hợp của rất nhiều yếu

tố Để nó có tính hiệu quả sử dụng thực tiễn thì lại cần tương thích với thị trường tiêu dùng hiện tại Việc quản trị dự án công nghệ thông tin cần thiết để kiểm soát tong thé những vấn đề này, có tác động điều chỉnh phù hợp

Khi có sự quản lý khoa học, dự án sẽ đạt được các lợi ích:

e Phan bé nguén luc hop ly, tiét kiệm chỉ phí

© Quan tri tot rui ro tir méi truong bén ngoai

e - Đặc điểm của dự án công nghệ thông tin

Theo các giáo trình quản lý đự án đầu tư về công nghệ thông tin, quy trình triển khai của lĩnh vực này sẽ có đặc điểm riêng, khác với các dự án về xây dựng, kiến trúc, sản xuất Bởi lĩnh vực công nghệ có những thay đối liên tục, sức sáng tạo trong công nghệ

là vô bờ nên quá trinh triển khai một dự án cũng phải đối mặt với nhiều biến động Chỉ một thay đổi nhỏ về công nghệ trên thế giới cũng có sự tác động tới hiệu quả của

dự án bạn đang triển khai Việc quản lý vì thế mà đặt ra nhiều yêu cầu hơn, chú trọng

10

nhiều tới việc quản trị rủi ro, tăng tính tương tác và việc truyền tải thông tin cần được tôi

ưu hơn bắt kỳ lĩnh vực nao

2.1.3 Quy trình quản lÿ dự án phần mềm

Hình 3: Quy trình quản lý dự án phần mềm Giai đoạn 1: Khởi động dự án

Bước đầu trong công tác quản trị dự ân công nghệ thông tin là năm bắt yêu câu dự

án, hiệu rõ những đặc thù của dự án, tìm hiệu về các thủ tục liên quan, ước lượng khôi lượng công việc cần phải làm

Giai đoạn 2: Xây dựng kế hoạch dự án

- _ Thiết lập mục tiêu dự án, phân bô ra từng giai đoạn

- _ Xác định nguồn lực, đầu việc cần phải làm, phạm vi công việc

hiện, yêu cầu riêng

- - Thông qua kế hoạch dự án

Giai đoạn 3: Triển khai, theo đõi và kiểm soát

- _ Triển khai theo kế hoạch dự án, theo dõi kết quả từng ølai đoạn, có sự điều chỉnh

thích hợp

- _ Quản lý về hiệu quả công việc, năng suất làm việc của đội ngũ, kiểm soát rủi ro

11

- San sang thich ứng với những tác động từ môi trường bên ngoài và yêu cầu từ

khách hàng

- _ Theo đối, báo cáo trạng thái dự án đến các bên liên quan

Giai đoạn 4: Hoàn thành dự án

- - Thử nghiệm dự án

- _ Đánh giá kết qua tong thé

- _ Xuất tài liệu hướng dẫn, tải liệu liên quan

- _ Nghiệm thu, bản giao cho đơn vị vận hanh/khach hang

cùng trở nên đơn giản hơn khi bạn hiểu rõ và có phương pháp làm việc tối ưu

2.2 Những kỹ năng cần thiết khi quản lý dự án phần mềm

Với vai trò là nhà quản lý một dự án phân mêm, bạn cần trang bị những kỹ năng

cần thiệt đề bao quát toàn bộ công việc của dự án, quan lý nhân sự và tiền độ công việc một cách hiệu quả

Kỹ năng chuyên môn

Cụ thế kỹ năng chuyên môn là những hiểu biết về công nghệ Sẽ ra sao nếu nhà quản trị dự án phần mềm lại không am hiểu về công nghệ thông tin? Điều này sẽ khiến

việc truyền tải thông tin giữa đội quản lý dự án và đội ngũ triển khai gặp rất nhiều khó

khan Vi thé, kha nang quan trong dau tién nha quan tri dự án phan mềm cần có là sự am hiểu tường tận về công nghệ, về phần mềm mà công ty sẽ tiến hành triển khai ứng dụng trong công việc hang ngay

Khả năng lãnh đạo và giao tiếp

Nhà quản lý dự án phần mềm là người định hướng và quản lý đội nhóm, do đó

không thế không có khả năng lãnh đạo Nhà quản trị khi lập kế hoạch, phổ biến cũng như theo dõi triển khai cần có khả năng bao quát tình hình, định hướng nhân viên và mục tiêu

cụ thê đề mọi việc được tiến hành theo đúng kế hoạch và đạt kết quả tốt nhất

Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng khi quản lý

dự ân phần mềm Nhà quản lý biết cách trò chuyện với nhân sự dự án với thái độ phù

12

hợp, sử dụng những ngôn ngữ khéo léo để mọi người đều cảm phục thì từ đó sự gắn kết

sIiữa nhân viên và nhà quản lý sẽ bền chặt hơn, hiệu quả công việc cùng được cải thiện đáng kế

Kỹ năng lập kế hoạch

Kế hoạch là nền tang dé trién khai va quan ly tiến độ dự án một cách hiệu quả Do

đó muốn quản lý dự án phần mềm, nhà quản trị cần nắm chắc phương pháp lập kế hoạch

sao cho bao quát nhất, phủ hợp với nguồn lực nhất và đảm bảo thực hiện được mục tiêu

đã đề ra

2.3 Các mô hình quản lý dự án phần mềm hiệu quả nhất hiện nay

2.3.1, M6 hinh quan ly dw an Agile

Là một trong những phương pháp quản lý dự án phần mềm vô cùng hiệu quả và được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp lớn, phương pháp Agile hiện đã được ứng dụng

vô cùng phô biến trong các doanh nghiệp lớn mỗi khi có dự án cần tiến hành Phương thức hoạt động của mô hình quản trị dự án Agile là chia nhỏ công việc hoặc dự án ra

thành những nhiệm vụ nhỏ hơn đề tiến hành thực hiện trong những khoảng thời gian khác

nhau cho đến khi nhiệm vụ lớn nhất được hoàn thành

Ưu điểm:

e - Dễ hiểu, dé áp dụng, linh hoạt và có tính tương tác cao

© Giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh các đầu việc khi có bắt kỳ thay đôi nao

Nhược điểm:

Mô hình Agile không giúp nhà quan trị xác định được thời hạn và chỉ phí cy thé

cho từng đầu việc nên chỉ thích hợp ứng dụng với những dự án ngắn hạn

2.3.2 Mô hình quản trị dự án phần mềm SCRUM

Có thê nói rằng SCRUM là một mô hình con nằm trong phương pháp quản lý dự

án phần mềm Agile được giới thiệu ở trên và hoạt động dựa trên cơ chế lặp và tăng

13

trưởng Cơ chế lặp được nhắc đến ở đây là sự lặp lại các quy trình để doanh nghiệp có thé lién tuc cai tién san pham/ dịch vụ của mình Từ đó tạo ra giá trị cho khách hàng trong suốt quá trình nghiên cứu vả cung cap

Khi áp dụng mô hình Scrum trong quản trị dự án phần mềm cho doanh nghiệp, nhà quản trị cần thực hiện theo các bước từ thu thập đặc điểm về công việc, lên kế hoạch, phân bô nhân sự hợp lý cho đên việc giám sát thực hiện, kiêm tra và làm báo cáo

Ưu điềm:

một cách hiệu quả

e - Giúp chía nhỏ dự án lớn thành những giai đoạn nhỏ để đễ dàng quản lý

e _ Các cuộc họp dựa trên mô hình scrum sẽ cung cấp tầm nhìn rõ ràng cho cả nhóm

hành nhất

Nhược điểm:

® - Rủi ro từ các cá nhân nếu không cam kết hợp tác với nhau đến khi dự án kết thúc

e - Với mô hình Scrum, nhóm quản lý dự án phần mềm phải thường xuyên họp nhiều, diéu nay dé gay ra su chan nan

2.3.3 Mô hình quản lf di an phan mém Waterfall

Waterfall hay còn được gọi là mô hình thác nước, là mô hình được sử dụng phô biến đối với nhiều doanh nghiệp khác nhau Theo mô hình này, cả dự án sẽ được chia thành các giai đoạn nhỏ với những yêu cầu nhất định đề hoàn thành

Các giai đoạn điển hình của mô hình thác nước gồm: Những yêu cầu về kỹ thuật

=> Phân tích thông tin => Thiết kế từng đầu việc => tiền hành thực hiện => Thử nghiệm

=> Nghiệm thu

Ưu điểm:

e - Mô hình thác nước khá đơn giản và đễ hiểu

14

e Cac giai đoạn được thiét lập khi sử dụng mô hình này là chắc chắn nên đảm bảo

độ chính xác cao, nhiệm vụ của từng giai đoạn cần được hoản thành chính xác thì mới có thê bước sang giai đoạn tiếp theo

thực hiện

Nhược điểm:

Vị quy trình của mô hình thác nước đã được thiết lập một cách chắc chắn nên khó

có thể thay đổi Nếu theo mô hình này, nhóm quản trị dự án phần mềm có thê sẽ bỏ qua bước lập kế hoạch đự phòng và không xử lý kịp thời được những rủi ro phát sinh

2.3.4 Mô hình DEVOPS

DEVOPS là mô hình tiếp cận dự án được kết hợp giữa việc phát triển hệ thống phần mềm và công nghệ thông tin vốn có của doanh nghiệp Theo đó, khi áp dụng mô hình này, nhà quản trị có thê dựa hoản toàn vào công nghệ để quản lý tiến độ dự án, quản

lý chất lượng các hạng mục công việc, đánh giá hiệu quả làm việc của từng đối tượng được giao

Ưu điềm:

lý, tiết kiệm thời gian và chí phí

e _ Nâng cao sự liên kết giữa nhóm quản lý và nhóm triển khai phần mềm

của dự án

Nhược điềm:

Đây mà mô hình quản lý đự án ứng dụng phần mềm trone doanh nghiệp được tích

hợp với những tiến bộ về công nghệ, đòi hỏi khả năng kỹ thuật nên đôi khi đội nhóm sẽ

øặp khó khăn trong những ngày đầu triên khai

CHUONG 3: PHUONG PHAP QUAN LY DU AN KANBAN

3.1 Phương pháp Kanban la gi?

Phuong phap Kanban trong tiéng Anh la Kanban method

Kanban dịch từ tiếng Nhật thì có nghĩa là cái bảng thông tin Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên môn là "Phương pháp quan li Kanban" (Kanban method) Hiéu mét cách đơn giản Kanban là một cái thẻ trên đó có các thông tin chỉ rõ đây là sản phẩm gì, số

lượng sản phâm bao nhiêu, nơi cân chuyên đên

Kanban là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota Nơi có

phương thức quản lí xí nghiệp thông minh, tạo đòn bây phát triển kinh tế của Nhật bản vả

là tiêu chuân quản lí của các tập đoàn sản xuât lớn của Nhật hiện tại

Phương pháp Kanban là một phương tiện báo có nhu cầu, đó là một phiếu yêu cầu

có khô giấy cỡ A6, trong đó có ghi địa điểm lấy hàng, địa điểm nhận hàng, tên và mã số chỉ tiết hoặc sản phâm cần có, số "Kanban", tông số phiếu "Kanban", ngày xuất phiếu, lộ trình và số lượng chỉ tiết được xếp trong một thùng chứa

3.2 Nội dung và nguyên lý

3.2.1 Nội dung

Phương pháp Kanban được dùng như công cụ trực quan hóa những nhiệm vụ mà một bộ phận cần làm đề tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều đầu việc trong một thời điểm Cách đơn giản là dùng những tâm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía đưới để mô

tả và quản lý quá trình làm việc

Xét về ứng dụng trong sản xuất, Kanban là công cụ hữu hiệu kiểm soát chặt chẽ dây chuyên sản xuất, có thé chi định nguyên liệu và từng công đoạn khác nhau qua màu sắc thể hiện Ví đụ, Kanban có thể là phiếu đặt hàng khi ở trạm công việc rồi trở thành

phiếu vận chuyền ở trạm kế tiếp

Điều quan trọng nhất là mỗi phiếu Kanban can thé hiện sự liên kết với luỗng công việc trước đó, được ghi rõ phải nhận nguyên liệu nào, bộ phận nào, số lượng bao nhiêu từ trạm trước đó