Để có thể hoàn thành báo cáo thực tế chuyên môn 1 này lời đầu tiên nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo của Trường Đại học Khoa học, Đại học Thái Nguyên và các thầy cô Bộ môn
1
Quá trình thành lập, chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ninh
1.1.1 Quá trình thành lập Trung tâm PV HCC tỉnh Quảng Ninh
Cải cách thủ tục hành chính (TTHC) và thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông là nhiệm vụ trọng tâm trong Chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 Việc kết hợp phát triển kinh tế - xã hội với cải cách hành chính, đặc biệt là cơ chế một cửa, nhằm đơn giản hóa thủ tục, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân, giúp giải quyết nhanh chóng và đúng pháp luật Sự ra đời của Trung tâm hành chính công cấp tỉnh được coi là bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử phục vụ nhân dân Trung tâm hành chính công (TTHCC) thể hiện quyết tâm của hệ thống chính trị, nhằm xây dựng nền hành chính minh bạch, hiệu quả, được xác định là một trong những khâu đột phá chiến lược trong phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt tại tỉnh Quảng Ninh.
Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh được thành lập vào ngày 28/6/2013 và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 26/3/2014, với vai trò là cơ quan đầu mối tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức và người dân Trung tâm đã tạo ra sự chuyển biến tích cực, nhận được sự đánh giá cao từ người dân và cộng đồng doanh nghiệp, cùng với sự thăm và đánh giá tích cực từ lãnh đạo Đảng, Nhà nước Ngày 28/10/2015, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1831/QĐ-TTg cho phép thí điểm mô hình Trung tâm PVHCC tỉnh Quảng Ninh, nhằm đánh giá và nhân rộng mô hình này trên toàn quốc Tại cấp huyện, tất cả 13 địa phương trong tỉnh đều đã thành lập Trung tâm HCC cấp huyện.
Hình 1: Trụ sở Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ninh, phường
Hồng Hà, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh
(Nguồn: Cổng DVC tỉnh Quảng Ninh) 1.1.2 Vị trí, chức năng của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh
Theo Quyết định số 3696/QĐ-UBND ngày 23/11/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh, Trung tâm Phục vụ hành chính công (TTPVHCC) tỉnh Quảng Ninh được xác định có vị trí và chức năng quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ hành chính công cho người dân và tổ chức.
Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh (TTPV HCC QN) là đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh, chịu trách nhiệm tổ chức, biên chế và công tác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh Đồng thời, TTPV HCC QN cũng tuân thủ hướng dẫn chuyên môn từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trung tâm PVHCC tỉnh đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn Thủ tục hành chính (TTHC) và tiếp nhận hồ sơ từ tổ chức, cá nhân để giải quyết Trung tâm cũng có trách nhiệm nhận và trả kết quả theo quy định, đồng thời tham gia đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện TTHC và hiện đại hóa hành chính.
Trung tâm có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng theo quy định Trung tâm này chịu sự chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế và công tác từ UBND tỉnh Quảng Ninh, đồng thời phải tuân thủ sự hướng dẫn, kiểm tra và nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh
Hiện nay, cơ cấu tổ chức TTPVHCC tỉnh Quảng Ninh gồm có:
01 Giám đốc là đồng chí Nguyễn Hải Vân
01 Phó Giám đốc là đồng chí Nguyễn Thị Ngọc Linh
Các phòng ban gồm có:
Phòng Hành Chính – Quản trị
Phòng Kế hoạch – Tổng hợp
Phòng giải quyết Thủ tục hành chính
Phòng Kiểm tra – Giám sát
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh được thể hiện như sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh
: Quan hệ chỉ đạo; : Quan hệ báo cáo; : Quan hệ phối hợp
(Nguồn: Phòng Kế hoạch - Tổng hợp)
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận trong sơ đồ cơ cấu tổ chức
Phòng Kế hoạch - Tổng hợp
Phòng Kiểm tra– Giám sát
Giám đốc Trung tâm là người đứng đầu, chịu trách nhiệm toàn diện trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và pháp luật về hoạt động của Trung tâm, đồng thời là chủ tài khoản Giám đốc có nhiệm vụ ban hành Quyết định quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng trực thuộc và mối liên hệ công tác giữa các phòng chuyên môn.
Là Thủ trưởng cơ quan, bạn sẽ lãnh đạo và quản lý hoạt động chung của Trung tâm, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ, HĐND, và UBND tỉnh về mọi hoạt động của Trung tâm Bạn cũng sẽ trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực cụ thể trong tổ chức.
Xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển Trung tâm
Công tác đối nội và đối ngoại đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ và nâng cao uy tín của tổ chức Tổ chức và cán bộ cần được cải cách hành chính để nâng cao hiệu quả hoạt động Việc phòng chống tham nhũng là nhiệm vụ cấp bách nhằm bảo vệ tài sản công và niềm tin của nhân dân Giải quyết đơn thư, khiếu nại tố cáo một cách kịp thời và minh bạch sẽ góp phần nâng cao sự hài lòng của công dân Cuối cùng, bảo vệ chính trị nội bộ là yếu tố then chốt để duy trì sự ổn định và phát triển bền vững của tổ chức.
Chủ tịch Hội đồng Thi đua- Khen thưởng, Hội đồng kỷ luật, Hội đồng lương của Trung tâm
Tham gia thành viên Ban chỉ đạo, Hội đồng, tổ công tác theo sự phân công của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh
Trực tiếp phòng Kế hoạch - Tổng hợp, phòng Kiểm tra - Giám sát Trung tâm.
Phó Giám đốc Trung tâm là người có quyền hạn chỉ sau Giám đốc, được phân công theo dõi và phụ trách các lĩnh vực công tác cụ thể Họ chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc sẽ được ủy quyền để điều hành hoạt động của Trung tâm.
Giúp Giám đốc Trung tâm theo dõi, chỉ đạo các mặt công tác như:
Công tác hành chính quản trị và ủy quyền là trách nhiệm của chủ tài khoản Trung tâm, bao gồm các nhiệm vụ liên quan đến quản lý ngân sách và tài sản của Trung tâm.
Công tác giải quyết thủ tục hành chính của Trung tâm Hành chính công cấp huyện và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp xã.
Công tác cải cách hành chính và thực hiện quy chế dân chủ là những nhiệm vụ quan trọng, bao gồm cả công tác dân vận chính quyền và thu phí, lệ phí Trung tâm cũng chú trọng đến việc cung cấp tổng đài hỗ trợ và hướng dẫn giải quyết thủ tục hành chính Đánh giá cán bộ tại các sở, ban, ngành là một phần thiết yếu để nâng cao hiệu quả làm việc Bên cạnh đó, công tác thông tin tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật được đẩy mạnh thông qua Cổng thông tin điện tử, Cổng dịch vụ công của tỉnh, cùng các trang mạng xã hội của Trung tâm.
Theo dõi thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao; Công tác bình đẳng giới và vì sự tiến bộ của phụ nữ;
Quản lý hệ thống chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Các hệ thống thông tin như cơ sở dữ liệu một cửa điện tử và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc Đảm bảo an toàn và an ninh thông tin là ưu tiên hàng đầu, cùng với việc áp dụng công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo nhằm cải thiện dịch vụ Cuối cùng, công tác đánh giá sự hài lòng của người dân đối với tổ chức và cá nhân tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp là cần thiết để nâng cao chất lượng phục vụ.
Công tác tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm của Trung tâm; Quản lý, điều hành hoạt động chung của Trung tâm khi Giám đốc đi vắng;
Tham gia là thành viên các Ban chỉ đạo, thành viên Hội đồng theo lĩnh vực công tác được phân công, sau khi được Giám đốc chỉ định;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
Phụ trách và sinh hoạt tại phòng Hành chính - Quản trị, phòng Kế hoạch- Tổng hợp.
Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh bao gồm 04 phòng ban trực thuộc, mỗi phòng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ theo quyền hạn được giao bởi ban Giám đốc Các phòng này có trách nhiệm xử lý các thủ tục hành chính trong lĩnh vực của mình và phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Trung tâm cũng như trước pháp luật.
Phòng Hành chính - Quản trị đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cho cán bộ Trung tâm, thực hiện tiếp đón và hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ giải quyết TTHC, thu phí theo quy định pháp luật, tham mưu công tác tổ chức cán bộ, lập dự toán ngân sách hàng năm, và bảo đảm an ninh trật tự khu vực cơ quan Phòng Kế hoạch - Tổng hợp chủ trì xây dựng và triển khai quy hoạch, kế hoạch phát triển của Trung tâm, tổ chức các cuộc họp, theo dõi hoạt động của Trung tâm Hành chính công các địa phương, phối hợp xét thi đua khen thưởng, đào tạo cán bộ, và thực hiện cải cách hành chính.
Phòng Giải quyết TTHC thực hiện niêm yết công khai đầy đủ và rõ ràng các thủ tục hành chính của các Sở, ban, ngành, đồng thời theo dõi và đôn đốc cán bộ thực hiện tiếp nhận, thẩm định và phê duyệt các thủ tục này Phòng cũng kiểm tra, giám sát và đảm bảo việc giải quyết TTHC đúng quy trình và thời gian quy định qua phần mềm quản lý hồ sơ Ngoài ra, phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc phối hợp với các Sở, ban, ngành rà soát các TTHC và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, thái độ làm việc của cán bộ Cuối cùng, phòng đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật cán bộ theo quy định và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Trung tâm.
Phòng Kiểm tra - Giám sát có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kiểm tra, giám sát theo chương trình hoặc kế hoạch đối với tổ chức và hoạt động của Trung tâm Hành chính công Phòng cũng kiểm tra việc chấp hành nội quy, quy chế làm việc và kỷ luật của cán bộ tại Trung tâm Ngoài ra, phòng tiếp nhận và phối hợp giải quyết phản ánh, kiến nghị từ tổ chức, cá nhân; theo dõi việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính tại các Trung tâm địa phương; và phối hợp với các phòng liên quan để đánh giá, nhận xét cán bộ Cuối cùng, phòng thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc TTHCC.
1.2.3 Nhận xét về cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ Hành chính công Tỉnh Qu ảng Ninh
Trung tâm được xác định vị trí và chức năng rõ ràng, phù hợp với mục đích thành lập Các nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm được quy định chi tiết trong quyết định số 3696/QĐ-UBND ngày 23/11/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh, nêu rõ chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của TTHCC tỉnh Quảng Ninh.
Bộ máy tổ chức của Trung tâm được thiết lập khoa học với Ban giám đốc và 04 bộ phận chức năng Quá trình quản lý và đánh giá công chức, viên chức từ các Sở, ngành làm việc tại đây được thực hiện chặt chẽ và chính xác, nhằm đảm bảo yêu cầu công việc Sự hài lòng của người dân được coi là tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả công việc của các công chức, viên chức tại Trung tâm.
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được sắp xếp hợp lý, giúp áp dụng chế độ thủ trưởng một cách hiệu quả, tạo sự tập trung và thống nhất Điều này làm cho tổ chức trở nên nhanh nhạy và linh hoạt trước những thay đổi của môi trường, đồng thời giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp Hơn nữa, với cơ cấu này, những người dưới sự lãnh đạo có khả năng thực hiện mệnh lệnh một cách dễ dàng nhờ vào sự thống nhất trong chỉ đạo.
Sử dụng các chuyên gia có trình độ cao trong từng lĩnh vực quản lý là cần thiết, đồng thời người lãnh đạo cần có kiến thức toàn diện và sự năng động để điều hành hiệu quả tất cả các bộ phận chuyên môn.
Hiện trạng nhân lực của Trung tâm PV HCC tỉnh QN
Hiện tại, Trung tâm PVHCC tỉnh Quảng Ninh có tổng cộng 72 cán bộ, bao gồm 20 cán bộ chuyên trách và 51 cán bộ không chuyên trách.
Cán bộ, công chức và viên chức từ các Sở, ban, ngành được cử đến làm việc tại trung tâm, cùng với một công chức thuộc Thanh tra tỉnh, thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và giám sát.
Bảng 1: Danh sách nhân lực chuyên trách của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh
STT Họ và tên Giới tính Chức vụ Trình độ chuyên môn
1 Nguyễn Hải Vân Nữ Giám đốc Thạc sĩ Luật kinh tế Cao cấp
Linh Nữ Phó Giám Đốc Thạc sĩ Luật Cao cấp
3 Đinh Thị Ngọc Loan Nữ Trưởng phòng Kỹ sư kinh tế Cao cấp
4 Nguyễn Thị Hương Nữ Trưởng phòng Thạc sỹ Luật học Cao cấp
5 Nguyễn Hải Hà Nam Trưởng phòng Kỹ sư CNTT Cao cấp
Trưởng phòng Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
Cử nhân Luật, Cử nhân Tài Chính Cao cấp
7 Nguyễn Gia Long Nam Phó trưởng phòng Kỹ sư CNTT, Thạc sỹ Quản trị công Trung cấp
8 Trịnh Thị Mai Anh Nữ Chuyên viên Thạc sĩ Quản lý Trung cấp kinh tế
9 Đặng Thị Thu Hậu Nữ Chuyên viên Thạc sỹ Quản lý kinh tế Sơ cấp
10 Nguyễn Văn Toàn Nam Chuyên viên Thạc sĩ Quản lý
11 Nguyễn Ngọc Yến Nữ Chuyên viên Thạc sĩ Quản Lý
12 Nguyễn Thị Yến Nữ Chuyên viên Thạc sĩ Quản trị công Sơ cấp
13 Ngô Xuân Dũng Nam Nhân viên Trung cấp Điện Sơ cấp
14 Vũ Hải Anh Nữ Chuyên viên Cử nhân kinh tế
15 Nguyễn Thành Duy Nam Nhân viên Cử nhân quản lý kinh doanh
16 Vũ Văn Tân Nam Nhân viên Kỹ sư CNTT
17 Nguyễn Văn Khánh Nam Nhân viên Trung cấp nghề
18 Tô Quang Thêm Nam Nhân viên Cử nhân Quản Trị nhân lực
19 Đỗ Mạnh Ninh Nam Nhân viên Thạc sĩ Luật kinh tế
Trang Nữ Nhân viên Cử nhân Kế toán
Đội ngũ nhân sự của Trung tâm bao gồm 20 cán bộ công chức, viên chức chuyên trách, với đa số có trình độ chuyên môn cao như Thạc sĩ, Kỹ sư và Cử nhân Đặc biệt, các vị trí lãnh đạo chủ chốt đều sở hữu bằng Thạc sĩ, đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong công việc.
Yêu cầu đối với các cán bộ ra làm việc tại Trung tâm:
Việc lựa chọn công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm HCC được thực hiện nghiêm ngặt, không chỉ yêu cầu cao đối với cán bộ chuyên trách mà còn chú trọng đến chất lượng cán bộ từ các sở, ban, ngành Theo báo cáo tổng kết năm 2020, trong năm 2019, các địa phương thường xuyên rà soát và lựa chọn cán bộ phù hợp, kiên quyết thay thế những người không đạt yêu cầu Kết quả là đội ngũ cán bộ tại Trung tâm đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về trình độ, kinh nghiệm và năng lực, bao gồm các chức vụ như Chánh văn phòng, phó Trưởng phòng và các chuyên viên có chuyên môn cao.
Thời hạn các công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm tối thiểu từ
Theo chỉ đạo của UBND tỉnh, thời gian giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) được quy định từ 12 đến 24 tháng Để nâng cao hiệu quả, cần tăng cường giao quyền và ủy quyền cho cán bộ có thẩm quyền thực hiện thẩm định và phê duyệt TTHC tại Trung tâm Lãnh đạo các Sở, ngành, địa phương cần bố trí thời gian hợp lý để ký duyệt các TTHC không thể ủy quyền ngay tại Trung tâm Một số Sở, ngành, địa phương đã bổ sung đội ngũ cán bộ làm việc tại Trung tâm nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu giải quyết TTHC của tổ chức và người dân, đặc biệt là các Sở như Xây dựng, Tài nguyên và Môi trường, Kế hoạch và Đầu tư, cùng với Ban Quản lý khu kinh tế.
Nhận xét hiện trạng nhân lực của Trung tâm PV HCC tỉnh QN:
Theo bảng danh sách cán bộ chuyên trách của TTPVHCC tỉnh Quảng Ninh, cơ cấu giới tính trong nhân sự của Trung tâm khá cân bằng, với tỷ lệ nam nữ đều nhau, cụ thể là 10 nam và 10 nữ, đạt tỷ lệ 50:50.
Hình 2: Công chức, viên chức, người lao động chuyên trách làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ninh
(Nguồn: Cổng DVC tỉnh Quảng Ninh)
Hầu hết cán bộ tại các Trung tâm đều có năng lực và kinh nghiệm công tác tốt, với trình độ học vấn đa dạng từ Trung cấp đến Thạc sỹ Cụ thể, có 2 người trình độ Trung cấp, 18 người Cử nhân, 11 người Kỹ sư và 33 người Thạc sỹ, trong đó Cử nhân, Kỹ sư và Thạc sỹ chiếm tới 95% tổng số nhân sự Tất cả cán bộ đều có từ 10-15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn, với kỹ năng xử lý vấn đề rất phong phú.
Tại Trung tâm HCC, cán bộ luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và thái độ phục vụ nhân dân một cách nghiêm túc, nhiệt tình và chu đáo Người dân khi đến đây sẽ được trải nghiệm sự hỗ trợ tận tình trong việc giải quyết hồ sơ TTHC, đồng thời cảm nhận được văn hóa công sở tích cực từ đội ngũ cán bộ công chức, viên chức.
Tại Trung tâm HCC, tổ chức và công dân được tiếp đón chu đáo trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện Các thủ tục hành chính (TTHC) được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, đúng hẹn, nhằm tạo sự tin tưởng và hài lòng cho người dân Đội ngũ cán bộ tại trung tâm được đào tạo bài bản, thường xuyên cập nhật thông tin và tham gia tập huấn định kỳ, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ đến việc trả kết quả, đồng thời phối hợp hiệu quả với các cán bộ chuyên trách trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ nhân dân của đội ngũ cán bộ tại Trung tâm đã có sự chuyển biến rõ rệt, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo niềm tin với người dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) Các sở như Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Y tế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Giao thông và Vận tải, và Sở Tài chính đã cải thiện giao tiếp và ứng xử, góp phần nâng cao hiệu quả công việc Đặc biệt, trong những thời điểm khối lượng hồ sơ TTHC cần xử lý lớn, sự nỗ lực của các cán bộ tại Sở Giao thông – Vận tải đã được ghi nhận.
Trung tâm Tư pháp đã đối mặt với tình trạng quá tải trong việc xử lý thủ tục hành chính (TTHC), nhưng nhờ vào việc linh hoạt điều chuyển thêm chuyên viên đến các sở đang gặp khó khăn, cán bộ tại đây đã có thể giải quyết nhanh chóng các TTHC đúng thời hạn Với 20 cán bộ chuyên trách, Trung tâm đã đảm bảo cả về số lượng lẫn chất lượng, thể hiện qua tỷ lệ giải quyết TTHC đúng hạn và trước hạn luôn đạt trên 99%, đáp ứng tốt nhu cầu của người dân.
Cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin của TT PV HCC tỉnh QN
Về đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị:
Trung tâm được đặt tại Phường Hồng Hà, Thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh, với trụ sở làm việc hiện đại và khang trang, có tổng diện tích 7.650 m2, thuận tiện cho giao thông Trung tâm được trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác chuyên môn, bao gồm hạ tầng CNTT với phần cứng tiên tiến và hệ thống phần mềm điện tử giúp số hóa các thủ tục, hồ sơ, cho phép tích hợp ký số và dễ dàng tra cứu thông tin.
Hệ thống máy tính và phần mềm chuyên nghiệp được sử dụng để xử lý các TTHC, bao gồm máy chủ, máy tính và mạng (LAN, wifi kết nối internet, WAN) Các phần mềm ứng dụng tại Trung tâm, như phần mềm xử lý TTHC và phần mềm lấy số thứ tự tự động, đã đáp ứng cơ bản yêu cầu của tổ chức và công dân.
Hình 3: Máy tra cứu thông tin Hình 4: Máy lấy số tự động
Trung tâm gồm 5 tầng và 22 sở ngành được bố trí như sau:
Tầng 1: Nơi đón tiếp, hướng dẫn, hỗ trợ người dân (có quầy hỗ trợ cho những người đặc biệt như những người yếu thế, người khuyết tật, người già…), thu phí và lệ phí, trả kết quả, văn thư, bưu điện, nơi đặt dịch vụ khắc dấu, dịch vụ photo tài liệu miễn phí và nơi là đặt các phòng: Kiểm tra - Giám sát, Kế hoạch - Tổng hợp, Hành chính - Quản trị, Tiếp nhận và Giải quyết TTHC.
Hình 5: Quầy lễ tân của Trung tâm PV HCC tỉnh Quảng Ninh
Tầng 2: Nơi giải quyết TTHC có tần suất phát sinh lớn gồm 9 sở ngành: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Công thương, Tài chính, Quản lý Khu kinh tế, Kế hoạch và Đầu tư, Tài nguyên và Môi trường, Lao động thương binh và xã hội, Xây dựng, Giao thông vận tải.
Hình 6: Quầy tiếp nhận và giải quyết TTHC ở tầng 2 của Trung tâm PV HCC tỉnh Quảng Ninh
Tầng 3: Giải quyết thủ tục hành chính gồm 13 sở ban ngành: Tư pháp, Y tế, Nội vụ, Khoa học công nghệ, Giáo dục và Đào tạo, Nội vụ, Ngoại vụ, Thông tin và Truyền thông,
Du lịch và các dịch vụ công an tỉnh bao gồm quản lý hành chính về trật tự xã hội, phòng cháy chữa cháy, và xuất nhập cảnh Tầng 3 còn cung cấp dịch vụ Visa, hỗ trợ tư pháp, và công ty Điện lực, cùng với quầy lễ tân giúp người dân lấy số tự động, tra cứu thông tin và thu phí trực tuyến.
Hình 7: Quầy tiếp nhận và giải quyết TTHC ở tầng 3 của TT PV HCC tỉnh QN
Hình 8: Quầy lễ tân hỗ trợ người dân ở tầng 3 của Trung tâm PV HCC tỉnh QN
Tầng 4: Nơi đặt phòng Công chứng số 1, phòng họp số 1 và phòng họp số 2.
Hình 9: Phòng họp tại tầng 4 của Trung tâm PV HCC tỉnh QN
Tầng 5: Hội trường và Trung tâm Dịch vụ Đấu giá tài sản
Hình 10: Hội trường của Trung tâm PV HCC tỉnh QN
Công tác ứng dụng CNTT:
Tỉnh Quảng Ninh đã phát triển một hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) đồng bộ, bao gồm Cổng DVC trực tuyến dành cho công dân và hệ thống một cửa điện tử cho cán bộ, công chức Công dân có thể truy cập thông tin và nộp hồ sơ trực tuyến tại địa chỉ http://dichvucong.quangninh.gov.vn, trong khi cán bộ thực hiện quản lý TTHC tại http://congchuc.quangninh.gov.vn Hệ thống một cửa điện tử đã kết nối thành công với 07 hệ thống của các Bộ, ngành Trung ương, và là một trong ba tỉnh đầu tiên hoàn thành kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Cổng DVC và hệ thống một cửa điện tử đã được xác thực định danh điện tử, đồng thời hồ sơ TTHC cũng đã được số hóa và dữ liệu được bóc tách để giải quyết TTHC hiệu quả hơn Ngoài ra, tỉnh còn triển khai thí điểm trợ lý ảo trong quá trình giải quyết TTHC.
Quy trình tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh
1.5.1 Quy trình 5 bước tại chỗ của TTPV HCC tỉnh QN
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình 5 bước tại chỗ
100% các TTHC đưa vào giải quyết tại Trung tâm PVHCC được xây dựng quy trình
Để đảm bảo quy trình giải quyết hiệu quả, cần thực hiện 5 bước gồm tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, đóng dấu và trả kết quả Mỗi bước cần xác định rõ trách nhiệm, người phụ trách, công việc cụ thể và thời gian giải quyết Thông tin phải được cập nhật, công bố và niêm yết công khai một cách minh bạch qua nhiều hình thức, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và người dân trong việc tìm hiểu và tra cứu.
Tổ chức và cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) tại Bộ TTHC đã được tỉnh phê duyệt có thể trực tiếp liên hệ và nộp hồ sơ tại các Trung tâm PVHCC, gửi qua Bưu điện (thời gian nhận hồ sơ được xác định theo dấu ngày đến) hoặc qua mạng internet Công chức có trách nhiệm xem xét và thẩm định hồ sơ khi tiếp nhận.
Tại Trung tâm, quá trình tiếp nhận và thẩm định thủ tục hành chính (TTHC) được thực hiện bởi một hoặc một bộ phận cán bộ được chỉ định Các cán bộ này sẽ tham gia thẩm định sơ bộ hồ sơ, thực hiện thẩm định tại thực địa, thành lập hội đồng và lấy ý kiến từ các cơ quan liên quan nếu cần thiết Tất cả các TTHC, bao gồm cả những hồ sơ thuộc thẩm quyền phê duyệt của UBND tỉnh hoặc Trung ương, sẽ được trình phê duyệt mà không cần chuyển hồ sơ đến phòng, ban chuyên môn hoặc bộ phận khác.
Quy trình tiếp nhận, thẩm định và phê duyệt tại Trung tâm được thực hiện bởi cán bộ được phân quyền, có thẩm quyền hoặc được ủy quyền trực tiếp Các bước này bao gồm thẩm định sơ bộ hồ sơ, thẩm định chi tiết (bao gồm thẩm định thực địa, thành lập hội đồng, và lấy ý kiến từ các cơ quan liên quan nếu cần) và phê duyệt hồ sơ.
Tiếp nhận Thẩm định Phê duyệt Đóng dấu Trả kết quả
TTHC không được ủy quyền cho cán bộ tại Trung tâm phê duyệt Giám đốc các Sở, ngành có thể phân công các Phó Giám đốc đến Trung tâm để trực tiếp phê duyệt các TTHC đã được thẩm định.
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) tại Trung tâm được chuyển đến bộ phận Văn thư để đóng dấu và cập nhật vào phần mềm theo dõi, sau đó trả trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửi qua Bưu điện Nếu có trường hợp giải quyết quá thời gian quy định mà không có lý do, Trung tâm sẽ thông báo công khai và phối hợp với các cơ quan liên quan để đẩy nhanh tiến độ Đối với những TTHC có tần suất giải quyết thấp, Trung tâm sẽ phân công người tiếp nhận hồ sơ và chuyển đến cơ quan có trách nhiệm Hiện nay, Trung tâm HCC cung cấp kết quả giải quyết TTHC dưới dạng văn bản điện tử có chữ ký số, có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy, giúp tổ chức và công dân thực hiện giao dịch qua mạng Trung tâm cũng phối hợp với Kho bạc Nhà nước để thu phí, lệ phí theo quy định, thực hiện việc thu phí và trả kết quả một cách tập trung và hiệu quả, với sự hỗ trợ từ hệ thống bưu điện và dịch vụ tư vấn pháp lý.
Hơn 5.000 lượt tổ chức, cá nhân và doanh nghiệp đã đề nghị tư vấn qua tổng đài 1900558826, với khoảng 50-60 cuộc gọi mỗi ngày Để hỗ trợ, hệ thống cũng cung cấp 40.000 tin nhắn SMS tự động miễn phí thông báo tình trạng giải quyết hồ sơ cho tổ chức, doanh nghiệp và công dân Hơn 500 bộ câu hỏi và trả lời về các vấn đề thường gặp trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) đã được cung cấp theo chỉ đạo của Chính phủ, giúp kết nối với Hệ thống dịch vụ công trực tuyến Quốc gia Ngoài ra, phối hợp với Vietcombank, dịch vụ thanh toán điện tử được cung ứng để tổ chức và công dân có thể thanh toán phí, lệ phí trực tuyến qua internet banking, QR code và máy POS tại các Trung tâm.
1.4.2 Quy trình 5 bước trực tuyến của TTPV HCC tỉnh QN
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ quy trình 5 bước trực tuyến
Trên cơ sở hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ, Trung tâm đã triển khai quy trình giải quyết TTHC "5 bước trên môi trường điện tử" trên toàn tỉnh, bao gồm các bước tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, ký số và trả kết quả, kết hợp với việc áp dụng chữ ký số để quản lý tập trung và giám sát quy trình giải quyết TTHC Từ ngày 01/7/2016, tỉnh Quảng Ninh đã chính thức cung cấp dịch vụ công trực tuyến, cung cấp thông tin chi tiết về các TTHC, thẩm quyền giải quyết và quy trình cho cả ba cấp chính quyền Đây là cổng dịch vụ công thứ hai trong cả nước công bố kết quả giải quyết TTHC từ cấp tỉnh đến cấp xã Tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến qua dịch vụ công đã tăng nhanh chóng, từ 2,3% vào năm 2016 lên 64,4% trong 6 tháng đầu năm 2023, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ công trực tuyến tại tỉnh.
Dịch vụ bưu chính công ích (BCCI) đã được triển khai tại Trung tâm Phục vụ HCC tỉnh thông qua hợp đồng với Bưu điện tỉnh, cho phép tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) Danh mục TTHC được công khai và niêm yết tại trụ sở cũng như trên Cổng thông tin điện tử của đơn vị Hệ thống Cổng dịch vụ công của tỉnh đã được kết nối với Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam, giúp tổ chức và cá nhân có thể nộp hồ sơ trực tuyến, đăng ký thu gom hồ sơ và nhận kết quả tại nhà Từ năm 2015 đến hết tháng 4 năm 2023, dịch vụ này đã mang lại nhiều tiện ích cho người dân.
Tiếp nhận Thẩm định Phê duyệt Ký số Trả kết quả
Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh đã tiếp nhận 12.421 hồ sơ qua dịch vụ BCCI (đạt 19.3%), trả kết quả 158.844 hồ sơ qua dịch vụ BCCI (đạt 28,5%)
Trung tâm cung cấp nhiều hình thức trả kết quả để phục vụ người dân, bao gồm nhận trực tiếp tại trung tâm, qua bưu điện, trả kết quả trực tuyến bằng chữ ký số, và qua tin nhắn SMS.
21
Khái quát về Sở Y tế của Trung tâm PV HCC tỉnh Quảng Ninh
2.1.1 Vị trí, chức năng của Sở Y tế
Quyết định số 18/2022/QĐ-UBND ngày 01/06/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Y tế tỉnh Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về y tế, đảm bảo sự phát triển bền vững của ngành y tế tại địa phương.
Sở Y tế (SYT) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ UBND tỉnh trong việc quản lý nhà nước về các lĩnh vực y tế như y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, giám định y khoa, pháp y, pháp y tâm thần, y dược cổ truyền, sức khỏe sinh sản, trang thiết bị y tế, dược và mỹ phẩm, an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, dân số và các dịch vụ công khác theo quy định pháp luật SYT có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động dưới sự chỉ đạo của UBND tỉnh và chịu sự hướng dẫn, kiểm tra của Bộ Y tế.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Sở Y tế
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Y tế
(Nguồn: Phòng Hành chính - Tổng hợp)
Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên -
CNTT Phó chánh văn phòng
2.1.3 Nhân sự của Sở Y tế làm việc tại Trung tâm
Bảng 2: Danh sách nhân sự làm của Sở Y tế làm việc tại Trung tâm Phục vụ
Hành chính công tỉnh Quảng Ninh
STT Họ và tên Giới tính Chức danh Trình độ chuyên môn
Thời gian công tác tại Trung tâm PVHCC QN
Phó Trưởng phòng Quản lý hành nghề dược tư nhân
Dược sĩ CKI Trung cấp 2 năm
Chuyên viên Phòng Hành chính tổng hợp, Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm
Thạc sỹ Thủy sản Trung cấp 2 năm
(Nguồn: Sở Y tế cung cấp)
Nhận xét hiện trạng nhân lực của Sở Y tế:
Tại Sở Y tế của Trung tâm, hai cán bộ chuyên trách tiếp nhận và xử lý TTHC có kinh nghiệm lâu năm (14-15 năm) và kiến thức chuyên môn sâu rộng Qua phỏng vấn, nhóm tác giả nhận thấy cả hai cán bộ đều được đào tạo thường xuyên, đảm bảo trình độ chuyên môn cao và khả năng thích ứng với mọi tình huống Họ thể hiện kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp cùng thái độ thân thiện, nhiệt tình trong việc hướng dẫn người dân giải quyết hồ sơ TTHC nhanh chóng Với tần suất tiếp nhận trung bình khoảng 30 hồ sơ mỗi ngày, cả hai cán bộ đều xử lý đúng hạn mà không để tồn đọng, cho thấy tình trạng quá tải thủ tục là không nhiều Nhờ vào trình độ chuyên môn cao, họ đáp ứng đủ cả số lượng và chất lượng công việc, đảm bảo các TTHC được xử lý kịp thời và hiệu quả.
2.2 Thực trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm PV HCC tỉnh QN của
2.2.1 Thủ tục hành chính của Sở Y tế
Sở Y tế thực hiện 133 thủ tục hành chính trong 10 lĩnh vực khác nhau, bao gồm 2 thủ tục trong lĩnh vực Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, 4 thủ tục liên quan đến An toàn vệ sinh thực phẩm, 1 thủ tục trong Đào tạo & NCKH CNTT, 35 thủ tục thuộc lĩnh vực Dược & Mĩ phẩm, cùng với các thủ tục trong Giám định y khoa.
19 thủ tục; Khám chữa bệnh 34 thủ tục; Tài chính y tế 2 thủ tục; Tổ chức cán bộ 2 thủ tục
; Trang thiết bị y tế & công trình y tế 3 thủ tục và lĩnh vực Y tế dự phòng là 31 thủ tục.
2.2.2 Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ của Sở Y tế
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công có thể lựa chọn thực hiện nộp hồ sơ theo một trong các cách thức sau:
Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ninh, địa chỉ Km 8, phường Hồng Hà, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh.
Hoặc nộp hồ sơ theo đường bưu điện, gửi đến Trung tâm PVHCC tỉnh.
Người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến ở mức độ dịch vụ công cấp 3, 4 tại trang http://dichvucong.quangninh.gov.vn/ Nếu không quen sử dụng cổng dịch vụ công trực tuyến, họ có thể đến Trung tâm làm việc trực tiếp và sẽ được cán bộ Sở hỗ trợ.
Y tế hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến.
Trung tâm PVHCC tỉnh xem xét, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ:
Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cần viết phiếu hoặc gửi thông báo điện tử hẹn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân Đồng thời, phản hồi trực tuyến chấp nhận hồ sơ cho tổ chức, cá nhân và chuyển hồ sơ đến Sở Y tế để thực hiện bước tiếp theo.
Trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, cần trả lại hồ sơ kèm theo phiếu trả hồ sơ, nêu rõ lý do và hướng dẫn cần thiết Đối với hồ sơ nộp trực tuyến ở mức độ 3, 4, phản hồi sẽ được thực hiện qua phần mềm điện tử Khi cán bộ tiếp nhận đủ hồ sơ trong ngày, hồ sơ sẽ được xử lý theo đợt; hồ sơ đơn giản sẽ được xử lý ngay, trong khi hồ sơ phức tạp sẽ được giữ lại để kiểm tra trong khoảng 1-2 ngày trước khi xử lý.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ
A Thẩm định sơ bộ hồ sơ
Trường hợp hồ sơ đảm bảo đủ điều kiện, hợp lệ: Sở Y tế chuyển sang giải quyết ở bước B.
Khi hồ sơ không đủ điều kiện để được xem xét cấp phép, Sở Y tế sẽ gửi văn bản thông báo trả hồ sơ, nêu rõ lý do từ chối thẩm định cấp phép Văn bản này sẽ được gửi đến Trung tâm PVHCC tỉnh để hoàn trả hồ sơ cho tổ chức hoặc cá nhân, đồng thời kết thúc hồ sơ trên phần mềm điện tử.
B Kiểm tra thực tế và thẩm định hồ sơ
Sở Y tế phối hợp với Sở, ban ngành và địa phương liên quan kiểm tra hiện trường và thẩm định hồ sơ.
Khi hồ sơ đã được thẩm định và có kết quả thông qua mà không cần chỉnh sửa hoặc bổ sung, hoặc trường hợp thông qua với điều kiện phải chỉnh sửa, bổ sung, cần lưu ý rằng các yêu cầu này phải được thực hiện đúng hạn để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ.
Sở Y tế sẽ thông báo kết quả thẩm định hồ sơ cho tổ chức, cá nhân bằng văn bản, kèm theo Biên bản thẩm định hoặc ý kiến tham gia của các Sở, ban ngành và địa phương liên quan Đồng thời, sẽ có thông báo về việc thu phí thẩm định gửi đến Trung tâm Phục vụ HCC tỉnh.
- Trung tâm PVHCC tỉnh: nhận thông báo kết quả thẩm định (đồng thời kích nhận trên phần mềm điện tử) và thu phí theo thông báo của Sở Y tế.
Tổ chức và cá nhân cần nộp phí thẩm định bằng cách nộp trực tiếp tại Trung tâm PVHCC tỉnh hoặc chuyển khoản vào tài khoản theo thông báo thu phí, hoàn tất trước khi nộp hồ sơ đã chỉnh sửa, hoàn thiện Đối với hồ sơ đã được thông qua mà không cần chỉnh sửa bổ sung, chỉ cần nộp lại hồ sơ tại mục quy định.
Trong giai đoạn 2, đối với hồ sơ đã được phê duyệt nhưng cần chỉnh sửa, tổ chức hoặc cá nhân cần hoàn thiện hồ sơ theo thông báo của Sở Y tế và nộp lại tại mục C của giai đoạn 2.
Khi hồ sơ không được thông qua, Sở Y tế sẽ gửi thông báo bằng văn bản cho tổ chức hoặc cá nhân, nêu rõ lý do từ chối hồ sơ và gửi về Trung tâm PVHCC tỉnh Tổ chức hoặc cá nhân cần lập lại hồ sơ và nộp lại từ bước 1 Giai đoạn 2 sẽ bắt đầu khi hồ sơ được giải quyết sau thẩm định.
C Trung tâm PVHCC tỉnh tiếp nhận hồ sơ sau thẩm định.
Nếu hồ sơ đã được tổ chức hoặc cá nhân chỉnh sửa và bổ sung đầy đủ, hợp lệ theo thông báo của Sở Y tế, cần viết phiếu hoặc gửi thông báo điện tử để tiếp nhận hồ sơ, hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ đến Sở Y tế, sau đó chuyển sang bước D của giai đoạn 2.
Đánh giá thực trạng tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm PV HCC tỉnh QN của SYT
PV HCC tỉnh QN của SYT
Theo phỏng vấn với cán bộ Sở Y tế, Trung tâm đã triển khai cổng thông tin trực tuyến để tiếp nhận hồ sơ công dân, với 100% hồ sơ được xử lý trực tuyến Quy trình tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, đóng dấu và trả kết quả được thực hiện bởi một bộ phận duy nhất, giúp rút gọn quy trình và giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính.
Môi trường làm việc tại Trung tâm HCC tỉnh được đảm bảo công khai và minh bạch thông qua hệ thống camera giám sát toàn bộ hoạt động Bộ phận kiểm soát và giám sát độc lập, gồm công chức thuộc Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy và Thanh tra tỉnh, thực hiện kiểm tra chặt chẽ hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức các Sở, ban, ngành Điều này giúp kịp thời phản ánh và báo cáo những vấn đề phát sinh trong quá trình giải quyết, tiếp xúc với tổ chức, cá nhân, nhằm hạn chế tối đa những tiêu cực.
Bộ phận giải quyết TTHC được tách riêng tại Trung tâm, giúp nâng cao tính độc lập trong công tác tham mưu xây dựng chính sách tại các Sở, Ban, Ngành Điều này đảm bảo rằng quy trình quản lý chính sách diễn ra một cách khách quan hơn.
Cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm HCC được đầu tư hiện đại, đảm bảo an toàn thông tin và hiệu suất sử dụng cao Đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm, nhiệt tình và chu đáo hỗ trợ người dân trong việc giải quyết hồ sơ TTHC với tinh thần trách nhiệm cao Người dân sẽ được trải nghiệm thái độ phục vụ tận tình và văn hóa công sở chuyên nghiệp, với sự đón tiếp lịch sự và môi trường làm việc thân thiện Các TTHC tại Trung tâm được thực hiện nhanh gọn, đúng hẹn, tạo sự tin tưởng và hài lòng cho người dân.
Chưa khai thác, sử dụng triệt để chức năng của hệ thống phần mềm, xử lý hồ sơ qua mạng, sử dụng chữ ký số còn hạn chế
Số lượng hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) quá hạn và hồ sơ yêu cầu bổ sung vẫn còn cao Nhiều trường hợp chưa thực hiện đầy đủ việc thông báo lý do và xin lỗi tổ chức, cá nhân, đặc biệt là ở cấp huyện Hơn nữa, nhiều hồ sơ tiếp nhận qua mạng không đúng thời hạn theo quy định.
Theo phỏng vấn với cán bộ Sở Y tế, khó khăn lớn nhất tại Trung tâm là người dân thiếu kỹ năng công nghệ thông tin và thiết bị không đáp ứng yêu cầu, dẫn đến việc nộp hồ sơ gặp trở ngại Nhiều trường hợp hệ thống gặp sự cố, khiến người dân không nhận được kết quả giải quyết TTHC đúng hạn, gây bất mãn về tình trạng hồ sơ Công dân còn hạn chế trong việc thực hiện TTHC trực tuyến, làm mất nhiều thời gian của cán bộ trong việc hướng dẫn Tuy nhiên, cán bộ tại Trung tâm vẫn nỗ lực vận động, thuyết phục và hướng dẫn chi tiết để hỗ trợ người dân hoàn thành hồ sơ trực tuyến.
Một số giải pháp, khuyến nghị
Tạo ra một hệ thống tiếp nhận TTHC trực tuyến giúp giảm thời gian và công sức cho người dân khi nộp đơn xin giấy phép hay các TTHC khác Hệ thống cần dễ sử dụng, có khả năng gửi thông báo tự động về tiến trình xử lý và cung cấp thông tin cụ thể về các bước cần thiết Đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên là cần thiết, với kiến thức về quy định pháp luật và kỹ năng giao tiếp, nhằm đảm bảo các yêu cầu của người dân được xử lý đúng cách và kịp thời.
Trung tâm hành chính công (TTHCC) ra đời là bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính (CCHC), thể hiện quyết tâm của hệ thống chính trị nhằm xây dựng nền hành chính minh bạch và hiệu quả TTHCC tỉnh Quảng Ninh đóng vai trò chủ chốt trong việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho tổ chức và cá nhân Cải cách TTHC và thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông được xác định là nhiệm vụ trọng tâm trong Chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 Sự kết nối giữa phát triển kinh tế - xã hội và cải cách hành chính, đặc biệt là cơ chế một cửa, là giải pháp hiệu quả để đổi mới phương thức làm việc của các cơ quan hành chính, từ đó tạo ra sự chuyển biến tích cực trong quan hệ giữa cơ quan nhà nước và công dân, đồng thời đơn giản hóa TTHC để giải quyết nhanh chóng và thuận lợi cho người dân.
Sự ra đời của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ninh đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước, góp phần xây dựng chính quyền điện tử phục vụ người dân tỉnh Quảng Ninh và toàn quốc.
Qua quá trình làm việc nhóm, tác giả đã áp dụng các phương pháp như phỏng vấn sâu và thu thập, phân tích dữ liệu từ cán bộ Trung tâm và nguồn dữ liệu trực tuyến Nhóm tác giả đã quan sát mô hình tổ chức và quy trình xử lý hồ sơ thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh, đặc biệt là Sở Y tế, và nhận thấy thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt huyết và trách nhiệm của cán bộ Mô hình Trung tâm Phục vụ HCC cấp tỉnh hiện đại với quy trình làm việc công khai, minh bạch, nhanh gọn và hiệu quả đã được khẳng định Những kết quả mà Sở Y tế đạt được đã góp phần quan trọng đưa Trung tâm Phục vụ HCC tỉnh Quảng Ninh trở thành đơn vị đi đầu cả nước trong giải quyết hồ sơ TTHC, chứng minh sự hiện đại và hiệu quả trong quá trình xử lý thủ tục hành chính.
Trung tâm hành chính công tỉnh Quảng Ninh được xác định vị trí và chức năng rõ ràng, phù hợp với mục đích thành lập theo quyết định số 3696/QĐ-UBND ngày 23/11/2015 Bộ máy tổ chức của Trung tâm được xây dựng khoa học với ban giám đốc và 04 phòng chức năng, tổng cộng 20 cán bộ chuyên trách, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng Kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm luôn đạt gần 99% đúng hạn và trước hạn Việc quản lý và đánh giá công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm được thực hiện chặt chẽ, với sự hài lòng của người dân là thước đo chính cho hiệu quả công việc.