Tiểu luận kết thúc học phần môn kỹ năng giao tiếp hp2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH KHOA CÔNG NGHỆ KĨ THUẬT - TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP HP2 Đề :Để rèn luyện và năng cao kỹ năng giao tiếp tốt, bản thân anh/chị c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH

KHOA CÔNG NGHỆ KĨ THUẬT -

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP HP2

Đề :Để rèn luyện và năng cao kỹ năng giao tiếp tốt, bản thân

anh/chị cần rèn luyện những nội dung nào trong các nội dung của

học phần kỹ năng giao tiếp 2

Sinh viên thực hiện: HUỲNH HỒNG CẦU

MSSV: 2311554614

Tp HCM, ngày 5 tháng 7 năm 2024

1

MỤC LỤC

NỘI DUNG

I TỔNG QUAN VỀ K Ỹ NĂNG GIAO TIẾP

1 Khái ni m ệ

2 Vai trò c a giao ti p ủ ế

3 Các hình th c trong giao ti p ứ ế

3.1 Giao ti p b ng l i l i nói ế ằ ờ ờ

3.2 Giao ti p b ế ằng văn bản

3.3 Giao ti p b ế ằng hành động

II CÁC KĨ NĂNG GIAO TIẾP CỤ THỂ

1. Kỹ năng tiếp khách

2. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

3 Cách s d ng k ử ụ ỹ năng giao tiế ốt p t

3.1 Chu n b ẩ ị trướ c khi giao ti p ế

3.2 Nói chuy n ràng , m ch l ệ rõ ạ ạc

3.3 Thái độ thân thi n ệ

3.4 Linh ho i trong phong cách giao ti p ạ ế

3.5 Phê bình mang tính ch t xây d ng ấ ự

3.6 Điề u ch nh ng ỉ ữ điệ u, t ốc độ nói phù h p ợ

3.7 Sử ụ d ng nh ng câu h i m ữ ỏ ở

4 Các k ỹ năng giao tiế p hiệu qu khi làm vi c nhóm ả ệ

4.1 Hiệ u qu c a vi c giao ti p trong nhóm ả ủ ệ ế

4.2 Thái độ ứ ng s c a các thành viên trong nhóm khi giao ử ủ tiếp

III ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ Ừ T NG K Ỹ NĂNG ĐÃ HỌC

1. Điểm m nh (Strengths) ạ

2. Điểm y u (Weaknesses) ế

3. Cơ hội (Opportunities)

4 Thánh th c (Threats) ứ

IV K HOẾ ẠCH RÈN LUY ỆN ĐỐI VỚI T NG K Ừ Ỹ NĂNG

2

NỘI DUNG

I Tổng quan về kỹ năng giao tiếp

1 Khái niệm:

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là khả năng của một người trong việc ứng xử và truyền đạt ý kiến, thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu đến người khác Bằng cách sử dụng các phương tiện giao tiếp như ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu

và biểu cảm khuôn mặt để tạo ra sự hiểu iết, tương tác và truyền đạt b thông điệp, bên cạnh quan sát, lắng nghe và phản hồi để đạt mục tiêu trong giao tiếp Điều này giúp xây dựng mối quan hệ xã hội, làm việc nhóm và thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường công việc

Có nhiều yếu tố cấu thành kỹ năng giao tiếp:

• Ngôn ngữ: Sử dụng từ ng , cụm t , ngữ ữ ừ điệu và ng khí ữ phù hợp đề truyền đạt ý kiến m t cách d hi u và lôi ộ ễ ể

cuốn

• L ng ngheắ : Không chỉ là biết nói, kỹ năng giao tiếp còn liên quan đến khả năng lắng nghe đồng cảm và tôn trọng người khác Việc l ng nghe tốt ắ giúp tăng cường sự hiểu

bi t và t o sế ạ ự đồng thu n ậ

• Góc nhìn: Biết cách đưa ra quan điểm và lập luận một

cách logic, thuyết phục để người khác có th ể chấp nh n ậ

hoặc h ểi u và chia s ẻ quan điể đó.m

• Giao tiếp phi ngôn ngữ: Bao gồm cử chi, bi u cể ảm, ngôn

ng ữ cơ thể, và biết đọc ấd u hi u phi ngôn ng cệ ữ ủa ngư i ờ khác

• Giải quyết xung đột: Khả năng giải quyết các mâu thu n ẫ

và xung đột trong giao tiếp để duy trì mối quan hệ tốt đẹp

với người khác

3

• T ự tin: Tự tin trong việc diễn đạt ý kiến và ý tưởng,

không s ợ trình bày quan điểm mình và nói chuyện trước đám đông

• Kiên nh nẫ : Kỹ năng giao tiếp còn bao g m kiên nh n và ồ ẫ

s ự thấu hi u ể khi người khác có th không hi u hoể ể ặc đồng

ý ngay l p tậ ức

• Tương tác xã hội: Khả năng tạo m i quan h tố ệ ốt đẹp và tương tác trong cộng đồng xung quanh, đồng nghiệp và

b n bè ạ

2 Vai trò của giao tiếp

- Sự phát triển bùng nổ của công nghệ như hiện nay đã góp phần mang lại đa dạng các hình thức giao tiếp, ví dụ như email, điện thoại, mạng

xã hội Điều này tác động tích cực tới đời sống vì mang lại nhiều cơ , hội việc làm cho nhiều người Một số ngành nghề tiềm năng yêu cầu kỹ năng giao tiếp xuất sắc hiện nay như tư vấn viên, chăm sóc khách hàng, phiên dịch, bán hàng

- Có thể khẳng định rằng giao tiếp có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của cá nhân mỗi người nói riêng và xã hội

nói chung

- Giao tiếp là điều kiện tồn tại của xã hội

- Mỗi người khi sinh ra chúng ta đều phải tập nói những câu từ

đầu tiên Dần dần trong quá trình lớn lên chúng ta phải giao tiếp

đề truyền đạt thông tin đến người khác

- Đối với xã hội là một cộng đồng có sự ràng buộc, liên kết với

nhau Ở đó, con người kết nối với nhau thông qua giao tiếp Giao tiếp là cơ thể của sự tồn tại, phát triển của con người trong học

tập, công việc và cuộc sống

- Giao tiếp giúp con người gia nhập vào các mối quan hệ, lĩnh hội nền văn hóa, đạo đức, chuẩn mực xã hội

4

- Cùng với hoạt động giao tiếp con người tiếp thu nền văn hóa, xã hội, lịch sử biến những kinh nghiệm đó thành vốn ống Kinh nghiệm của s bản thân hình thành và phát triển trong đời sống tâm lý Đồng thời góp phần vào sự phát triển của xã hội Nếu cá nhân không giao tiếp với xã hội thì cá nhân đó sẽ không biết phải làm những gì để cho phù hợp với chuẩn mực xã hội, cá nhân đó sẽ rơi vào tình trạng cô đơn, cô lập về tinh thân và đời sống sẽ gặp rất nhiều khó khăn

- Giao tiếp giúp con người hình thành năng lực tự ý thức

- Con người nhận thức đánh giá bản thân mình trên cơ sở nh n thậ ức đánh giá người khác thông qua giao tiếp Từ đó nâng cao khả năng tự giáo

dục và tự hoàn thi n mình, n lệ ỗ ực và phấn đấu, phát huy nh ng m t tíchữ ặ cực và hạn ch nh ng mế ữ ặt yếu kém

- Giao ti p tế ốt giúp con người thành công trong cuộc sống và s nghi p ự ệ

- Bởi trong thực , một người lãnh đạo có khả năng giao tiếptế tốt và giải quyềt hài hòa các môi quan hệ thường tạo ra tâm lý thoai mái, khai thác tôi đa được tài năng của cấp dưới Mặt khác, nâng cao uy tín của bản

thân đề tạo nên tiếng nói của bản thân Từ đó, giúp cho quá trình lãnh đạo thuận lợi, đem lại hiệu quả công việc cao

3 Các hình thức trong giao tiếp

3.1 Giao tiếp bằng lời nói

- Là hình thức giao tiếp thông dụng nhất, thông qua việc sử dụng lời nói

để truyền đạt thông tin

Ví dụ: giao tiếp bằng lời nói

- Thảo luận trong cuộc họp nhóm

- Truyền đạt thông tin trong buổi thuyết trình

- Trao đồi ý kiến và ý tưởng trong một cuộc trò chuyện nhóm

3.2 Giao tiếp bằng văn bản.

5

- Bao gồm các hình thức giao tiếp bằng Email, tin nhắn, ghi chú, báo cáo, tài liệu

Ví dụ giao tiếp bằng văn bản:

- Gửi email để trao đổi thông tin và yêu cầu

- Gửi tin nhắn đê thông báo hoặc thảo luận

- V iết báo cáo hoặc tài liệu để chia sẻ thông tin chi tiết

3.3 Giao tiếp bằng hành động

- Là hình thức giao tiếp sử dụng ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ biểu hiện , khuôn mặt, thái độ, phong cách ăn mặc

Ví dụ: giao tiếp bằng hành động

- Sử dụng cử chỉ và biểu hiện khuôn mặt để truyền đạt ý kiến và tình cảm

- Thể hiện thái độ và quyết định thông qua ngôn ngữ cơ thể

- Lựa chọn phong cách ăn mặc để truyền đạt văn hóa và thông điệp cá nhân

II Các kỹ năng giao tiếp cụ thể

1 Kỹ năng tiếp khách

Khách là gì?

- Là người từ nơi khác đến với tính cách xã giao, trong quan hệ ới người v đón tiếp và tiếp nhận

Tiếp khách là gì?

- Là những hoạt động mang tính chất lễ nghi, th hi n mể ệ ục đích chào đón, giao lưu, hợp tác

+ Nguyên tắc khi gặp gỡ:

6

- Đứng lên

- Mỉm cười

- Bắt tay

- Giao tiếp qua ánh mắt

- Nói tên của mình

- Nói tên của đối phương

2 Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

a Gọi đi:

- Tuân thủ nguyên tắc 5W H (what, who, where, when, why, how)1

b Nhận điện thoại

- Chuẩn bị sẳn giấy, bút, sổ điện thoại, mẫu tin nhắn

- Chủ động xưng danh

- Biết lắng nghe

- Khi người gọi cần gặp đồng nghiệp thì nên lịch sự gọi đồng nghiệp hoặc hỏi thông tin người gọi, ghi lại lời nhắn

- Dành quyền kêt thúc cho người gọi: cảm ơn và hẹn gặp lại

c Những điều cần lưu ý

- Lịch sự, nhã nhặn, thận trọng, đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn

- Những nguyên tắc khi sử dụng điện thoại

- Không cọi điện thoại là nơi trút cảm xúc

- Không vừa ăn vừa nói

- Không ngắt lời người khác

7

- Không bật loa ngoài

- Không nói quá nhanh/chậm

- Không nói quá to/nhỏ

- Đảm bảo tắt điện thoại trước khi bình luận về cuộc hội thoại hay người vừa nói chuyện trong cuộc hội thoại

3 Cách sử dụng kỹ năng giao tiếp tốt

3.1 Chuẩn bị trước khi giao tiếp

Trước khi gặp khách hàng, đổi tác, hãy tập nói trước gương, đặc biệt là nếu cuộc gặp đó có tính quan trọng cao Ghi chú các thông tin cần thiết

để trình bày, trao đổi, đồng thời chọn cách thức giao tiếp phù hợp với khách hàng Kỹ năng giao tiếp này giúp tạo sự tự tin, chuyên nghiệp trước khi gặp khách hàng và tránh được các sai sót do thiếu chuẩn bị

3.2 Nói chuyện rõ ràng, mạch lạc

Khi giao tiếp với khách hàng, cần đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách rõ rang và dễ hiểu Điều này giúp cho khách hàng hiệu được vần đề một cách chính xác, đông thời tránh được sự hiêu nhâm hoặc các vấn đề không đáng có Kỹ năng giao tiếp mạch lạc, có trình tự logic cũng rất quan trọng đề giữ cho cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ, tránh được sự mất tập trung hoặc những giây phút im lặng không cần thiết Từ đó tạo được

ấn tượng tốt với khách hàng và tăng khả năng thành công trong công việc

3.3 Thái độ thân thiện

Kỹ năng giao tiếp với thái độ thân thiện giúp tạo ra một môi trường thoải mái, năng lượng và tích cực, giảm sự căng thăng và giúp cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên hơn Hơn nữa, thái độ thân thiện cũng là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ đồng nghiệp, khách hàng và đối tác lâu dài, bền vững

3.4 Linh hoạt trong phong cách giao tiếp

8

- Mỗi phong cách giao tiếp sẽ phù hợp trong các tình huống khác nhau

Để sử dụng tốt nhất kỹ năng giao tiếp, hãy cố gắng quan sát, thấu hiểu đối tượng và lựa chọn phong cách hiệu quả nhât đê giao tiêp với họ

Ví dụ: Nếu đang trong quá trình tìm kiếm việc làm, tốt hơn hết chúng

ta nên gửi một mail trang trọng hoặc gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển e dụng Tùy thuộc vào tình huống, thậm chí có thể tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng cách dùng một câu chuyện hay một bức thư nói về mục tiêu, ý định của mình trong công việc

3.5 Phê bình mang tính chất xây dựng

Phê bình mang tính xây dựng giúp nhân viên hiểu được những điểm

mạnh và điểm cần cải thiện của mình trong công việc một cách khách quan Kỹ năng giao tiếp này cũng sẽ giúp họ tiếp nhận phản hồi một cách tích cực và có động lực để cải thiện vấn đề Nhà quản lý hãy tập trung vào vấn đề cần cải thiện thay vì cổ gắng tìm lỗi lầm và chi trích nhân

viên, tránh dùng từ ngữ mang hơi hướng cá nhân Đồng thời tạo ra bầu không khí thoải mái, tôn trọng, lắng nghe và trao đổi một cách thiện chí

3.6 Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói phù hợp

Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ nói và cách diễn đạt phù hợp là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp hiệu quả:

- V ng ề ữ điệ người nói ầu, c n phải điều chinh gi ng nói, bi u c m và c chiọ ể ả ử

để truyền tải thông đi p m t cách rõ ràng và chân thậệ ộ t nh t ấ

Ví dụ trưởng phòng muốn truyền đạt thông tin về một dự án quan : trọng đến đội ngũ nhân viên của mình, cần sử dụng giọng điệu rõ ràng, nét mặt nghiêm túc thế hiện được tầm quan trọng của dự án đó

- Về tốc đ nói, điềộ u ch nh phù hỉ ợp để người nghe có th hiể ểu được hết câu chuyện, thông điệp Nếu nói quá nhanh, đối phương có thể bị bối rối và không th hiể ểu được nội dụng, thông điệp mà người nói muốn truy n tề ải Nếu nói quá chậm, người nghe có th cể ảm thấy nhàm chán, mệt mỏi

9

3.7 Sử dụng những câu hỏi mở

Bằng cách đặt ra những câu hỏi mở, chúng ta có thể thúc đầy sự tương tác

và trao đôi ý kiên giữa mình và người nghe, giúp cho cuộc trò chuyện trở nên sâu sắc, ý nghĩa hơn Tuy nhiên, cũng cân lưu ý răng việc sử dụng câu hỏi mở không phải lúc nào cũng là phương pháp tối ưu Chẳng hạn nếu một nhân viên đặt những câu hỏi quá rộng và khôngcung cấp đủ thông tin

cụ thể, điều này có thể gây gián đoạn và lãng phí thời gian của nhóm trong quá trình thảo luận về một dự án

4 Các k ỹ năng giao tiếp hi u qu khi làm việ ả ệc nhóm

4.1 Hiệu quả của việc giao tiếp trong nhóm

Mọi thành viên trong nhóm sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch

ra phương pháp đạt được chúng

Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác trong nhóm Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các thành viên nhóm

Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoa mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiền năng Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể biết được điểm mạnh điểm yếu của nhau để có sự phân công công việc hiệu quả và mang lại sự hoàn thiện trong làm bài nhóm

Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn

4.2 Thái độ ứng xử của các thành viên trong nhóm khí giao tiếp

- Có mục tiêu chung

- Giao tiếp hiệu quả

- Người nhóm trưởng vững mạnh

10

- Phân công hiệu quả

- Đảm bảo phân công rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân trong nhóm

- Quản lý xung đột

- Sự tin tưởng

- Tôn trọng mọi người

- Đề cao vai trò

- Tránh tiêu cực

- Tự kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự tương tác câu thành viên trong nhóm

III Đánh giá mức độ từng kỹ năng đã học

1 Điểm mạnh (Strengths)

- Kĩ năng giao tiếp tốt

- Có kĩ năng quản lí và phân giải các tình huống

- Biết lắng nghe và thấu hiểu tâm lí người khác

- Có tính kiên nhẫn và kiềm chế cảm xúc tốt

- Có ý thức tự giác và trách nhiệm trong công việc

- Tỉ mỉ, cẩn thận

2 Điểm yếu (Weaknesses)

- Kĩ năng giao tiếp bằng Tiếng Anh còn hạn chế

- Khi gặp áp lực sẽ có những suy nghĩ tiêu cực và không muốn nghe lời khuyên của người khác

- Chưa có kinh nghiệm thực tế

- Kiến thức chưa được phổ cập nhiều

11

3 Cơ hội (Opportunities)

- Đang được học và đào tạo trong môi trường giáo dục kinh tế hàng đầu Việt Nam

- Được tiếp túc với các anh chị có năng lực lãnh đạo,quản lý tốt,có nhiều kinh nghiệm và tham gia các hoạt động trong trường và các câu lạc bộ

- Nhu cầu của con người ngày một tăng cao thì không chỉ dừng lại ở việc

ăn no mặc ấm mà là ăn ngon mặc đẹp

4 Thách thức (Threats)

- Kiến thức chuyên môn còn hạn chế, chưa tiếp cận những vấn đề trong thực tế

- Thiếu kỹ năng và khó thích nghi với môi trường làm việc

- Khó khăn trong việc tìm kiếm chất riêng của bản thân

a Đừng lắng nghe một cách thụ động

Không lắng nghe một câu chuyện một cách thụ động, lắng nghe những không hiểu vấn đề, sẽ khiến mất điểm trong mắt người đối diện Trở thành một người lăng nghe tích cực, có cử chi đông cảm, hay lời nói góp ý thay

vì chi ngôi nghe thụ động không cảm xúc

b Không ép bản thân phải nói nhiều hơn mức cần thiết

C hỉ nên nói vừa đủ, không nên trình bày quá nhiều, thể hiện quá lổ, điều này sẽ dễ khiến người đổi diện cảm thấy mệt mỏi

c Tin rằng lời nói có giá trị

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp cho mình, hướng nội thì nên tin rằng những nội dung nói đều có giá trị Khi bạn nhận thức được việc lời nói của có giá trị sẽ tự tin hơn và sẵn sàng mở lòng đề chia sẻ nhiều điều hay ho đền mọi người

12

d Chuẩn bị trước cho các buổi họp

Bất cứ ai cũng cần phải chuẩn bị cần thận nội dung trước các buổi họp Khi biết rằng nên làm gì thì mình trở nên tự tin hơn khi nói chuyện

c Sẵn sàng đối mặt với nỗi sợ giao tiếp

Kể cả khi bạn rất tự tin vào nội dung đã chuẩn bị và luyện tập mọi thứ hoàn hảo thì vẫn có thể xảy ra những vấn đề phát sinh không lường trước được Vậy nên hãy chuẩn bị trước tinh thần sẽ đối mặt với mọi tình huống

có thể xảy đến, can đảm đón nhận và mạnh mẽ vượt qua nỗi sợ giao tiếp

f Tránh lỗi cần tránh trong giao tiếp

- Không có sự chuẩn bị trước

- Trả lời lan man, vòng vo

- Trả lời ngập ngừng hoặc ậm ừ

- Ngắt lời người khác đang nói

- Chê bai, nói x ấu người khác

- Nhắc đến vấn đề tôn giáo, dân tộc

- Nói quá to khi không cần thiết

- Có những cử chi, hành động thiếu tôn trọng

- Lời nói, ánh mắt và nụ cười thiếu chân thành

- Nóng nảy, hấp tấp và vội vàng