đề đã xác định, đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, bao gồm cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ mới, hoặc điều chỉnh các chính sách liên quan góp
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VINAMILK
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Vinamilk
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển, ngành công nghiệp thực phẩm giữ vai trò quan trọng, và Vinamilk đã liên tục đổi mới để đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Với hơn 40 năm hình thành và phát triển, Vinamilk đang khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường.
Vinamilk, được thành lập vào năm 1976 với tên gọi ban đầu là Công ty Sữa – Cà phê Miền Nam, ra đời sau khi ba nhà máy sữa được quốc hữu hóa bởi chính phủ.
• Năm 1986-2003: Đây là thời kì đổi mới của Vinamilk, trong đó công ty đã mở rộng sản xuất Nhà máy Sữa Cần Thơ được khánh thành vào tháng 5 năm 2001
Từ tháng 11 năm 2003, Vinamilk đã chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong quá trình phát triển của mình Trong giai đoạn này, Vinamilk không ngừng mở rộng quy mô và phát triển mạng lưới sản xuất, bao gồm việc khánh thành các nhà máy sữa mới tại Bình Định và Thành phố Hồ Chí Minh.
Góp vốn 50% để thành lập liên doanh với Del Monte Philippines, Inc., một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống tại Philippines, đã chính thức phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng từ quý 4 năm 2021.
Mộc Châu Milk đã khởi công xây dựng "Trang trại sinh thái, bò sữa công nghệ cao" và nhận quyết định chấp thuận đầu tư cho Nhà máy chế biến sữa công nghệ cao Mộc Châu, đánh dấu sự khởi đầu cho "Tổ hợp Thiên đường sữa Mộc Châu".
Tiếp nhận 1000 bò sữa Hà Lan thuần chủng nhập khẩu trực tiếp từ Mỹ đưa về Trang trại Lao-Jagro
Tổng vốn đầu tư cho các dự án tại Campuchia đã được nâng lên 42 triệu USD (gần 1.100 tỷ đồng), với kế hoạch xây dựng trang trại bò sữa nhằm đạt sản lượng sữa tươi nguyên liệu trên 4.000 tấn mỗi năm.
Vinamilk đã thay đổi logo và bộ nhận diện thương hiệu vào năm 2023 nhằm thể hiện sự đổi mới và phát triển của doanh nghiệp Sự "tái định vị" này khẳng định vị thế của Vinamilk là công ty sữa hàng đầu Việt Nam và lớn nhất khu vực Đông Nam Á, đồng thời đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc phát triển thương hiệu và mở rộng thị trường.
Hình 1.1: Chiến dịch "thay áo mới" của Vinamilk
Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của công ty
Vinamilk chuyên chế biến và sản xuất các sản phẩm từ sữa như sữa tươi, sữa đóng hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa chua, sữa đặc, sữa đậu nành, cũng như các loại thức uống giải khát và nhiều sản phẩm khác từ sữa.
- Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành, sữa tươi, nước giải khát sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng và các sản phẩm từ sữa khác
- Bán lẻ đường, sữa và các sản phẩm sữa, bánh, mứt, kẹo và các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, bột, tinh bột và thực phẩm khác
- Kinh doanh công nghệ thực phẩm, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất và nguyên liệu
- Sản xuất, chăn nuôi, chế biến và kinh doanh các sản phẩm chăn nuôi và hỗn hợp bột phục vụ hoạt động chăn nuôi và trồng trọt
• Ngành kinh doanh chính: Sữa và các sản phẩm liên quan đến sữa
Hình 1.2: Các sản phẩm kinh doanh của Vinamilk
Quy mô nhà máy tại công ty
Vinamilk đã trải qua hơn 45 năm phát triển và không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, từ 03 nhà máy ban đầu lên đến 46 đơn vị hiện tại Cụ thể, Vinamilk hiện có 1 trụ sở chính, 5 chi nhánh, 16 nhà máy, 14 trang trại bò sữa, 2 kho vận và 8 công ty con cùng công ty liên kết cả trong và ngoài nước.
Nhà máy sữa Việt Nam (Mega factory) tại Bình Dương là siêu nhà máy đầu tiên có kho thông minh hiện đại, hoạt động hoàn toàn tự động Với thiết kế đặc biệt, kho này đạt sức chứa hơn 27.000 ô chứa hàng trên diện tích 6 ha, bao gồm 20 ngõ xuất nhập có chiều dài 105m và cao 35m, với 17 tầng giá đỡ, tổng sức chứa lên tới 27.168 pallet, tương đương 1.630.000 thùng.
Hình 1.3: Bên trong kho hàng của Vinamilk
GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KHO HÀNG CỦA VINAMLIK
Vai trò của kho hàng trong hoạt động của công ty
Kho hàng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh và chuỗi cung ứng của Vinamilk
- Đầu tiên, kho hàng cung cấp không gian tối ưu để lưu trữ hàng hóa giúp tiết kiệm được chi phí vận chuyển và phân phối hàng hóa
Kho hàng được thiết kế hợp lý giúp đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và phân phối hàng hóa, đặc biệt cho các sản phẩm dễ hư hỏng như sữa và sản phẩm từ sữa Việc lưu trữ sản phẩm trong điều kiện tốt nhất là yếu tố quan trọng để cung cấp hàng hóa đến thị trường đúng thời điểm.
Vinamilk đảm bảo chất lượng sản phẩm thông qua việc theo dõi chặt chẽ và sử dụng hệ thống kho hàng hiện đại Các kho hàng của Vinamilk được trang bị hệ thống làm mát tiên tiến, giúp duy trì nhiệt độ lý tưởng cho sản phẩm trong suốt quá trình lưu trữ.
- Thứ tư là, giúp việc quản lý tồn kho trở nên hiệu quả để đảm bảo hàng hóa không bị thất thoát
Hình 2.2: Chuỗi tuần hoàn của Vinamilk Hình 2.1: Kho hàng của Vinamilk
Hệ thống kho hàng của Vinamilk không chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh tổng thể, giúp công ty duy trì vị thế hàng đầu trong thị trường sữa Việt Nam.
Cấu trúc kho hàng của công ty Vinamilk
Trong công ty Vinamilk, hệ thống kho hàng được phân chia thành nhiều loại để phù hợp với từng sản phẩm, quy trình vận hành và điều kiện bảo quản, đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình lưu trữ và phân phối Một trong những loại kho hàng chính là kho chứa nguyên liệu để sản xuất thành phẩm.
Sản phẩm lưu trữ bao gồm sữa bột, sữa đặc, và các sản phẩm đóng hộp hoặc đóng gói không cần bảo quản lạnh như nước giải khát, phô mai, và bánh kẹo Ngoài ra, còn có các nguyên vật liệu thô cần thiết cho quá trình sản xuất như sữa nguyên liệu, đường, bột, các chất phụ gia thực phẩm, và bao bì.
- Điều kiện bảo quản: Đảm bảo môi trường khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp và độ ẩm không quá cao
Kho lưu trữ này được thiết kế để bảo quản các sản phẩm không cần điều kiện bảo quản đặc biệt, như nhiệt độ hay độ ẩm, nhằm ngăn ngừa hỏng hóc bao bì và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Sản phẩm lưu trữ: Sữa tươi, sữa chua, váng sữa, nguyên liệu sữa chưa qua chế biến
- Điều kiện bảo quản: Nhiệt độ duy trì ở mức từ 2°C đến 8°C
Chức năng của thiết bị này là bảo quản các sản phẩm sữa và chế biến từ sữa trong môi trường lạnh, đáp ứng yêu cầu kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo chất lượng và độ tươi ngon của sản phẩm.
● Kho đông (Kho đông lạnh)
- Sản phẩm lưu trữ: Các sản phẩm đông lạnh như kem
- Điều kiện bảo quản: Nhiệt độ trong kho đông có thể giảm sâu xuống dưới - 18°C
Chức năng của kho lạnh là bảo quản các sản phẩm yêu cầu nhiệt độ cực thấp, ngăn ngừa sự phát triển của vi sinh vật và duy trì độ bền của sản phẩm Điều này đảm bảo rằng sản phẩm không bị biến chất trong quá trình lưu trữ, đồng thời cung cấp kho chứa thành phẩm sẵn sàng cho việc xuất hàng.
- Sản phẩm lưu trữ: Tất cả các loại sản phẩm của Vinamilk tùy thuộc vào yêu cầu giao nhận và vận chuyển
Kho trung chuyển có chức năng lưu trữ tạm thời sản phẩm trước khi chúng được phân phối đến các cửa hàng bán lẻ, siêu thị hoặc các địa điểm khác Vai trò của kho trung chuyển là tối ưu hóa luồng hàng và giảm thiểu thời gian lưu kho, giúp nâng cao hiệu quả trong quá trình phân phối.
Sản phẩm lưu trữ bao gồm sữa bột, sữa đặc, sữa tươi và các sản phẩm khác, được chuẩn bị xuất khẩu tùy thuộc vào nhu cầu của thị trường tiêu thụ.
Chức năng chính của kho hàng là lưu trữ hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu trước khi hoàn tất các thủ tục hải quan Điều này đảm bảo rằng sản phẩm chờ xuất khẩu được bảo quản trong điều kiện tiêu chuẩn, giúp nâng cao chất lượng hàng hóa trước khi được xuất sang các thị trường quốc tế.
Hệ thống kho hàng đa dạng và chuyên biệt của Vinamilk đảm bảo lưu trữ và phân phối hàng hóa một cách suôn sẻ, đúng thời gian và tiêu chuẩn chất lượng Điều này góp phần quan trọng vào việc bảo quản sản phẩm của Vinamilk trong điều kiện tốt nhất trước khi đến tay người tiêu dùng.
2.2.2 Thiết bị và hệ thống trong kho
Trang thiết bị trong kho hàng của Vinamilk rất quan trọng để đảm bảo quá trình lưu trữ, bảo quản và vận hành hiệu quả, an toàn Các thiết bị này được đầu tư hiện đại và phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế về quản lý kho hàng, đặc biệt trong ngành thực phẩm Dưới đây là những trang thiết bị phổ biến trong kho hàng của Vinamilk.
Thiết bị Chức năng Hình ảnh
Tối ưu hóa không gian tăng diện tích lưu trữ và dễ dàng quản lý hàng hóa
+ Xe nâng điện: Thường được sử dụng trong kho lạnh hoặc các khu vực đòi hỏi độ an toàn và vệ sinh cao
+ Xe nâng dầu: Thường được sử dụng trong các kho khô hoặc ngoài trời vì công suất lớn và khả năng làm việc liên tục trong thời gian dài
Xe nâng đứng là thiết bị chuyên dụng giúp di chuyển hàng hóa từ vị trí thấp lên cao hoặc ngược lại, với cơ chế vận chuyển linh hoạt và nhẹ nhàng.
Giúp tự động hóa quá trình di chuyển hàng hóa giữa các khu vực khác nhau trong kho
4 Hệ thống quản lý kho (Warehouse
- WMS) Được sử dụng để theo dõi, quản lý và tối ưu hóa hoạt động trong kho hàng
- Công nghệ RFID: Sử dụng sóng radio để theo dõi và quản lý hàng hóa một cách tự động, không cần thao tác thủ công như mã vạch
- Giúp nhận diện và theo dõi hàng hóa trong quá trình lưu trữ và vận chuyển
6 Hệ thống kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm
Duy trì các điều kiện môi trường lý tưởng cho việc bảo quản sản phẩm, đặc biệt là trong kho lạnh và kho đông
7 Máy đóng gói tự động
Giúp tự động hóa quá trình đóng gói sản phẩm, chuẩn bị hàng hóa để phân phối
8 Hệ thống an ninh và giám sát
- Giám sát và bảo vệ kho hàng khỏi các rủi ro về an ninh và an toàn
- Cảm biến báo cháy và hệ thống chữa cháy tự động đảm bảo an toàn cho kho và sản phẩm trong các tình huống khẩn cấp
9 Máy kiểm tra chất lượng sản phẩm Được sử dụng để kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho và trong quá trình lưu trữ
10 Cân điện tử Được sử dụng để đo lường chính xác khối lượng hàng hóa khi nhập kho và xuất kho
11 Thiết bị vận chuyển nội bộ Pallet jack
Thiết bị vận chuyển nội bộ như pallet jack và xe đẩy là giải pháp hiệu quả để di chuyển hàng hóa nhẹ hoặc hàng hóa trên pallet trong khoảng cách ngắn.
Dùng để di chuyển các sản phẩm nhẹ hơn hoặc trong những khu vực hẹp
13 Hệ thống chiếu sáng Đảm bảo đủ ánh sáng trong kho, giúp nhân viên dễ dàng thao tác và làm việc an toàn
Bảng 2.1: Thiết bị và hệ thống trong kho hàng của Vinamilk
Hệ thống quản trị kho thông minh của VINAMILK
2.3.1 Tổng quan về hệ thống quản trị kho thông minh của Vinamilk
Vinamilk được xem là nhà máy sữa tiên phong trong việc áp dụng hệ thống quản lý kho thông minh tại Việt Nam, do Công ty Schafer của Đức thiết kế Với diện tích lên đến 20 ha, Vinamilk không chỉ là một nhà máy lớn mà còn được gọi là Mega (siêu nhà máy) nhờ vào quy mô hiện đại và việc tích hợp hệ thống máy móc thông minh vào quy trình sản xuất tự động và liên hoàn.
Giải pháp tự động hoá Tetra Plant Master giúp kết nối và tích hợp toàn bộ quy trình sản xuất trong nhà máy, từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng Nhờ vào hệ thống này, người quản lý có thể điều khiển toàn bộ hoạt động trong nhà máy, đồng thời theo dõi và kiểm soát chất lượng sản phẩm một cách liên tục và hiệu quả.
Phần mềm logistics WAMAS của SSI Schaefer là giải pháp quản lý toàn bộ hệ thống, cho phép tích hợp các thành phần nội bộ thành một hệ thống thông minh WAMAS giúp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, di chuyển hàng hóa và quản lý nguồn lực hiệu quả Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp và phân tích dữ liệu hiệu suất, nâng cao khả năng kiểm soát và quản lý logistics.
The automated system features 15 Rail Guided Vehicles (RGVs) designed to transport finished pallets into the warehouse, alongside 8 Stacker Cranes that efficiently organize these pallets within the shelving framework.
Hình 2.3: Robot chuyển hàng AGV sử dụng trong công nghiệp
+ Phương tiện dẫn đường tự động (AGV)
Hệ thống xếp dỡ và vận chuyển pallet theo ray định hướng (RGV) của Schafer bao gồm 370 mét đường ray và 15 khay tải động, mỗi khay có khả năng mang 2 pallet, đánh dấu lần đầu tiên ứng dụng cơ cấu này Hệ kho chứa pallet tự động giúp tối ưu hóa không gian, tích hợp các băng tải hỗ trợ công nhân trong quá trình bốc xếp, tự động sắp xếp thứ tự pallet và cho phép truy xuất bất kỳ pallet nào khi cần thiết.
2.3.2 Dây chuyền xử lý tự động
- Thành phẩm từ dây chuyền sản xuất sẽ được đặt trên những pallet và chuyển sang phương tiện dẫn đường tự động (AGV)
Sản phẩm hoàn thiện sẽ được đặt lên ray định hướng để robot thực hiện việc dán nhãn và dán keo tự động Sau đó, sản phẩm được chuyển đến kho có diện tích 5.000 mét vuông, với khả năng chứa lên đến 27.000 tấm pallet, mỗi tấm có sức chứa tương đương 1,1 tấn sữa.
Sau khi đến kho lưu trữ, robot bốc xếp sẽ tự động vận chuyển các sản phẩm hoàn thiện đến vị trí lô đã được mã hóa Quá trình này bao gồm việc chất chồng hàng hóa, với tầng cao nhất có độ cao lên đến một mức nhất định, đảm bảo tối ưu hóa không gian lưu trữ.
Lệnh xuất kho được thực hiện qua máy tính, với quy trình vận chuyển hoàn toàn tự động Kho thông minh truy xuất thành phẩm dựa trên vị trí mã hóa và thông tin trên nhãn.
Tại khu vực xuất hàng, hệ thống phân loại pallet tự động sử dụng băng tải con lăn trọng lực để phân chia thành 16 làn Thành phẩm được đặt lên các làn và được chuyển đi một cách hiệu quả.
14 đến đúng khu vực xuất đi theo đơn hàng, cuối cùng nhân viên vận chuyển thành phẩm lên xe tải để phân phối
Nhờ vào ứng dụng dây chuyền sản xuất tự động và khép kín, Vinamilk đã nâng cao khả năng sản xuất lên tới 800 triệu lít sữa mỗi năm, tương đương 2,2 triệu lít mỗi ngày Trong tương lai gần, nhà máy dự kiến sẽ nâng công suất thiết kế lên hơn 1 tỷ lít sữa hàng năm Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ 4.0 và đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001, FSSC 22000, và FDA giúp Vinamilk phục vụ tốt hơn cho thị trường nội địa và mở rộng kinh doanh quốc tế Hiện tại, Vinamilk có khả năng cung ứng 5,1 triệu lít sữa nước mỗi ngày, tương đương hơn 28 triệu hộp sữa, đáp ứng nhu cầu của cả thị trường trong nước và xuất khẩu.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
Thực trạng quản lý hàng tồn kho của công ty Vinamilk
3.1.1 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kiểm kê định kỳ
- Kiểm soát lượng hàng tồn kho được sử dụng 1 cách đều đặn
Công ty thường xuyên cập nhật và xử lý thông tin về nhập, xuất và tồn kho hàng hóa, giúp duy trì thông tin chính xác về số lượng và giá trị hàng tồn kho.
- Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo thời điểm nhất định thường là cuối kỳ
- Các giao dịch nhập và xuất hàng hóa sẽ không được ghi nhận liên tục
Giá trị tồn kho cuối kỳ = Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng xuất kho trong kỳ
Giá trị hàng xuất kho trong kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
Phiếu nhập/xuất kho là tài liệu quan trọng dùng để ghi nhận quá trình nhập và xuất hàng hóa, cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, đơn giá và tổng giá trị hàng hóa.
- Phiếu nhập/ xuất kho dùng để ghi nhận việc nhập và xuất hàng hóa
- Biên bản kiểm kê hàng hóa sẽ ghi nhận số lượng và giá trị hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê
Cách hạch toán hàng tồn kho
+ Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) hoặc TK 156 (Hàng hóa) + Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) hoặc TK 331 (Phải trả người bán)
+ Nợ TK 611 (Mua hàng) + Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) hoặc TK 331 (Phải trả người bán)
+ Nợ TK 621 (Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp) hoặc TK 632 (Giá vốn hàng bán)
+ Có TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) hoặc TK 155 (Thành phẩm)
+ Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) hoặc TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
+ Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) + Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) + Có TK 155 (Thành phẩm) hoặc
- Xuất kho : Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vào để tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán
- Cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho: + Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) hoặc TK 156 (Hàng hóa)
+ Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) + Có TK 611 (Mua hàng)
+ Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) hoặc TK 111, 112(Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
+ Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) Đối tượng Kho hàng của Vinamilk Ưu điểm
Vinamilk có khả năng quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhờ vào việc cập nhật thông tin liên tục, từ đó giúp quyết định sản xuất và kinh doanh được thực hiện kịp thời hơn.
- Giúp Vinamilk giảm thiểu khối lượng công việc, cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho và hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép
- Vì tính chất cách 1 đợt thì sẽ kiểm tra 1 lần nên sẽ tiết kiệm được chi phí, thời gian và tiết kiệm được nguồn lực…
Phương pháp kê khai thường xuyên có thể gây tốn kém do yêu cầu về công nghệ, bao gồm máy quét mã vạch, thẻ RFID và phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Việc không phản ứng kịp thời với tình trạng hàng hóa có thể gây ra sai sót do thiếu kiểm tra thường xuyên Điều này dẫn đến nguy cơ thiếu hụt hàng hoặc hàng tồn kho quá lâu, từ đó làm tăng chi phí lưu kho.
Bảng 3.1: Bảng hoạch toán của Vinamilk
3.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho
- Hàng tồn kho trong ngành sữa có đặc điểm là dễ hỏng, có thời gian sử dụng ngắn
- Do tính chất của hàng hóa, nên cần có cách bảo quản cho phù hợp:
+ Các bể chứa sữa cần được bảo quản trong môi trường lạnh, hạn chế tiếp xúc với không khí để tránh oxy hóa
Theo dõi định kỳ chất lượng sữa thông qua các phương pháp kiểm tra vi sinh vật và hóa học là cần thiết để ngăn chặn sự phát triển của vi khuẩn gây hại.
Để bảo quản sữa hiệu quả, cần tránh chất chồng quá nhiều lớp, vì điều này có thể làm cho sữa dễ đổ và gây hư hỏng bao bì Ngoài ra, không nên đặt sữa ở những nơi ẩm ướt, có ánh nắng trực tiếp hoặc nơi có côn trùng gặm nhấm.
3.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Vinamilk, tập đoàn hàng đầu trong ngành sản xuất sữa và thực phẩm tại Việt Nam, thực hiện quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng cách phân loại thành hai loại chính: nguyên liệu và sản phẩm thành phẩm.
Nguyên liệu là các thành phần thiết yếu cho sản xuất sản phẩm của Vinamilk, bao gồm sữa, sữa bột, sữa đặc, hương liệu và đường Những nguyên liệu này phải đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt yêu cầu Vinamilk cũng xác định mức tồn kho an toàn cho từng loại nguyên liệu nhằm tránh tình trạng thiếu hụt trong quá trình sản xuất.
Sản phẩm thành phẩm của Vinamilk bao gồm các loại sữa, sữa bột, sữa đặc, và sữa bột ngọt, cùng nhiều sản phẩm khác Vinamilk phân loại các sản phẩm này dựa trên tiêu chuẩn như loại sản phẩm, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ và vùng tiêu dùng.
Việc phân loại sản phẩm của Vinamilk chủ yếu dựa vào chuỗi cung ứng theo nguyên liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm
3.1.4 Cách sắp xếp các loại hàng tồn kho a Về nguyên liệu
Các nguyên liệu chính bao gồm sữa tươi nguyên liệu, sữa bột nhập khẩu và gia vị, được bảo quản trong môi trường mát mẻ và ở nhiệt độ bình thường.
18 ty sẽ tuân thủ nguyên tắc FIFO (Nhập trước, xuất trước) để đảm bảo chất lượng các nguyên liệu của họ
Vật liệu được sắp xếp trên các kệ cao từ 4-6 tầng, với nguyên tắc là các vật nặng được đặt ở dưới cùng và các vật nhẹ hơn được xếp dần lên trên.
Số kệ, số ô, tên và mã nguyên vật liệu được lưu trữ trong hệ thống quản lý kho, giúp dễ dàng tìm kiếm nguyên liệu tồn hoặc hàng hóa Khi nhập tên sản phẩm hoặc mã hàng vào hệ thống, vị trí của nguyên liệu sẽ được hiển thị, tiết kiệm thời gian và loại bỏ các bộ phận thừa.
Kho thành phẩm của Vinamilk được chia thành 4 khu vực chính để bảo quản các loại sản phẩm như sữa tiệt trùng, sữa chua, sữa bột và kem tươi Khi lượng hàng tồn kho vượt quá sức chứa của kho nội bộ, công ty sẽ thuê kho bên ngoài Vinamilk ưu tiên sử dụng kho riêng cho hàng thành phẩm, trong khi kho thuê sẽ được dùng để lưu trữ nguyên vật liệu, nhằm đảm bảo hiệu quả quản lý kho bãi.
Mô hình quản trị quản lý kho hàng tồn
3.2.1 Mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ: a Mục đích của việc sử dụng mô hình:
Mô hình EOQ cho phép Vinamilk xác định số lượng đơn hàng tối ưu, từ đó giảm thiểu chi phí đặt hàng, lưu kho và thiếu hụt hàng Điều này giúp công ty giảm rủi ro biến động giá cả và thay đổi nhu cầu thị trường, duy trì mức tồn kho ổn định, đồng thời xác định số lượng hàng hóa hiệu quả nhất để đặt hàng, phù hợp với chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Vinamilk xác định lượng hàng hóa cần thiết cho sản xuất và phân phối, giúp cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng Điều này đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có đúng thời điểm, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng và nâng cao sự hài lòng của họ.
Quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sản phẩm sữa, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm Mô hình EOQ hỗ trợ Vinamilk giảm thiểu rủi ro liên quan đến hàng tồn kho quá cũ hoặc hết hạn.
Để ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt sản phẩm, cả nguyên liệu thô lẫn thành phẩm đều có thể áp dụng mô hình EOQ như một hướng dẫn hiệu quả cho việc nhập và xuất hàng Việc triển khai mô hình này trong công ty sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho.
Nguồn nguyên vật liệu sản xuất sữa có sự khác biệt về cách đóng gói, nhà cung cấp, thời gian giao hàng và quy trình đặt hàng Do đó, việc áp dụng mô hình quản lý nguyên vật liệu cần chú ý đến tình hình thực tế Quản lý nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo quá trình xuất nhập hàng hóa diễn ra thuận lợi.
Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và thời gian bằng cách điều chỉnh các yếu tố như chi phí đặt hàng và môi trường kinh doanh khi áp dụng mô hình quản lý nguyên vật liệu.
• Với sản phẩm thành phẩm
Các sản phẩm hoàn chỉnh sẽ được sắp xếp và phân loại dựa trên giá trị và chất lượng, với giá trị hàng hóa được xác định theo phương pháp Pareto Điều này giúp tính toán tỷ lệ giữa giá trị sản phẩm và chi phí tổng thể của công ty Hơn nữa, do nhu cầu của mỗi khách hàng là khác nhau, việc dự đoán nhu cầu và tuân thủ nguyên tắc sản xuất hàng hóa là cần thiết để tránh tình trạng tồn kho Cách tính lượng đặt hàng tối ưu (EOQ) cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng tồn kho.
- Công thức tính Q sao cho tổng lượng hàng dự trữ là nhỏ nhất
Q: Lượng đặt hàng mỗi lần
D: Lượng nhu cầu về nguyên vật liệu trong năm
S: Chi phí đặt hàng 1 lần
H: Chi phí dự trữ nguyên vật liệu trong năm
Hình 3.1 Hình ảnh thể hiện mô hình EOQ
- Giả định các dữ liệu:
+ Nhu cầu hàng năm D = 346 750 ( tấn sữa)
+ Số ngày làm việc trong năm OT = 300 (ngày)
+ Chi phí đặt hàng cố định S = 459500000 (VND)
+ Chi phí tồn trữ: H = 75500 (mỗi tấn/VND)
+ Mức cung ứng hàng ngày: p = 1000 sp
+ Nhu cầu sử dụng hàng ngày: 600sp/ ngày
+ Thời gian từ khi đặt hàng đến khi giao hàng là 7 ngày làm việc
- Dựa vào số liệu giả định, ta tính được
1 Số lượng hàng tồn kho tối ưu :
3 Thời gian để NCC vừa giao hoặc tự sản xuất (t)
4 Điểm đặt hàng lại (ROP)
ROP = Thời gian chờ hàng × Nhu cầu sử dụng bình quân ngày(u)
5 Số lượng đơn đặt hàng tối ưu trong năm (n)
3.2.2 Quy trình quản lý hàng tồn kho Để quản lý từng công việc người ta đặt ra những trình tự quản lý nhất định Quy trình quản lý kho bao gồm 7 bước như sau:
Hình 3.2 Hình ảnh thể hiện quy trình quản lý kho
Quá trình nhập kho yêu cầu người quản lý kiểm tra và xác nhận chính xác sản phẩm, số lượng và thời gian Việc thực hiện nghiêm túc bước này là rất quan trọng để tránh sai sót trong nhập kho, từ đó không ảnh hưởng đến các quy trình tiếp theo.
+ Dán nhãn và các thông tin ở vị trí dễ theo dõi nhất
+ Số lượng sản phẩm trong một thùng
+ Kích thước, khối lượng tối đa đóng trong một thùng
Thông tin giao hàng thường được cung cấp qua văn bản từ nhà cung cấp, bao gồm thời gian giao hàng cụ thể Việc nắm rõ thông tin này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian và nhân lực cho quá trình nhận hàng.
Khi nhận hàng, người bàn giao cần cung cấp phiếu xuất hàng, trong đó ghi rõ các loại sản phẩm, số lượng từng loại và thời gian xuất hàng Phiếu này chỉ có giá trị khi có xác nhận của thủ kho từ phía nhà cung cấp.
− Người nhận hàng sẽ kiểm tra dấu hiệu niêm phong thùng hàng, kiểm tra số lượng và tiến hành xếp dỡ hàng xuống
Để đảm bảo quy trình nhập xuất hàng hóa diễn ra thuận lợi trong doanh nghiệp, nhân viên cần chú ý sắp xếp hàng hóa lên kệ dựa trên đặc tính, giá trị và chất lượng của từng sản phẩm Việc xếp hàng phải tuân theo một số nguyên tắc nhất định để tối ưu hóa hiệu quả lưu kho.
+ Xếp gọn gàng, ngăn nắp theo từng hàng thẳng, các thùng hàng giống nhau thì xếp chồng lên nhau
+ Hàng nặng hơn thì xếp dưới, hàng nhẹ hơn xếp chồng lên trên, hàng chất lỏng nặng xếp dưới, hàng chất rắn nhẹ xếp lên trên
+ Để riêng hàng không bằng phẳng, gồ ghề, nghiêng hoặc chứa nhiều đồ với kích cỡ khác nhau
+ Không để xuất hiện các khoảng trống giữa các thùng hàng
+ Tránh chất chồng số lớp quá quy định làm cho sữa dễ đổ gây hư hỏng bao bì
• Nhận hàng để thực hiện đơn hàng:
− Thu nhập theo đơn hàng: Người quản lý kho sẽ in đơn hàng và đưa cho nhân viên tìm đúng chất lượng và đủ số lượng theo quy định
Nhân viên quản lý kho sẽ nhận hàng theo cụm bằng cách nhóm nhiều đơn hàng lại với nhau Họ sẽ phân loại từng mặt hàng và xác định số lượng cụ thể để nhân viên kho thực hiện việc đặt hàng Chỉ khi đã nhặt đủ hàng, đơn hàng mới được chia ra.
Sau khi hoàn tất việc nhập hàng, bước tiếp theo là đóng gói sản phẩm để thuận tiện cho việc vận chuyển Khi quá trình đóng gói đã hoàn tất, sản phẩm sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để đảm bảo giao hàng an toàn và nhanh chóng.
• Hoàn hàng: Khi thực hiện việc hoàn hàng nhân viên kho cần chú ý đến một số điều kiện như:
− Hàng trả phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân hàng bị hoàn lại
Hàng hóa trả lại cần được phân loại theo mục đích sử dụng, bao gồm các phương án như sửa chữa, tái chế, tiêu hủy hoặc trả lại cho nơi sản xuất.
Phân tích SWOT trong công tác quản trị hàng tồn kho của công ty
Điểm mạnh ( Strength ) Điểm yếu ( Weaknesses )
- - Có đội ngũ Lãnh đạo và quản lý giỏi, hiệu quả
Áp dụng hệ thống ERP trong quản lý hàng tồn kho giúp Vinamilk nâng cao tính chính xác và tốc độ trong quy trình quản lý Hệ thống này cải thiện giao tiếp giữa các nhà máy, trung tâm phân phối và đối tác, mang lại lợi thế cạnh tranh trong các tình huống khẩn cấp.
- - Quy mô lớn, chuẩn quốc tế cung cấp đa dạng các loại sản phẩm được phân chia theo từng đặc tính khác nhau
- Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu và dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu thị trường và xu hướng tiêu dùng
Bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm của Vinamilk chủ động hợp tác với các công ty nghiên cứu thị trường để nắm bắt xu hướng tiêu dùng và phản hồi từ khách hàng Điều này giúp Vinamilk cung cấp các sản phẩm thực phẩm và đồ uống phù hợp nhất, đồng thời giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho dư thừa.
- - Hệ thống sản xuất tự động hiện đại giúp nâng hiệu quả và năng suất vượt xa
- Đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên môn cao về quản trị hàng tồn kho còn ít
- Phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ quản lý kho, chính vì vậy hệ thống nếu có bị lỗi thì hậu quả phải chịu rất lớn
- Chiến lược quản lý hàng tồn kho ít linh hoạt khi phụ thuộc quá nhiều vào công cụ dự báo
Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, việc duy trì mức tồn kho đáng kể là cần thiết Tuy nhiên, nếu công tác dự báo không được tối ưu, điều này có thể dẫn đến chi phí lưu kho và bảo quản tăng cao.
Tập trung vào sản phẩm có tỷ trọng cao nhưng lợi nhuận thấp có thể gây ra sự phân bổ nguồn lực không hợp lý, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận tổng thể của công ty.
25 so với chế độ vận hành thủ công
- - Trang thiết bị được trang bị đầy đủ cho việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa
- - Sự kết hợp linh hoạt giữa mô hình đặt hàng tối ưu EOQ và kinh nghiệm của nhân viên
- - Khả năng thích ứng với biến động thị trường, linh hoạt trong việc điều chỉnh hoạt động quản lý hàng tồn kho
Cơ hội ( Opportunity ) Thách Thức ( Threat )
- Thị trường ngày càng rộng mở cùng với
Lực lượng khách hàng tiềm năng cao và nhu cầu lớn sử dụng các sản phẩm từ sữa
- Thời đại kỹ thuật số đang phát triển và các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo
(AI) và phân tích dữ liệu lớn (Big Data) vào quản lý hàng tồn kho sẽ giúp
Vinamilk cải thiện tính chính xác trong dự báo nhu cầu và tối ưu hóa lượng tồn kho
- Hội nhập quốc tế mở cửa giúp Vinamilk phục vụ nhiều thị trường hơn, giúp phân bổ được lượng hàng tồn kho ra các khu vực
- Nhu cầu người tiêu dùng ưa sử dụng các sản phẩm nhập khẩu hơn so với trong nước
Các yếu tố địa chính trị, thiên tai và vấn đề liên quan đến nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến khả năng cung ứng nguyên vật liệu và hàng hóa Do đó, việc chuẩn bị phương án dự phòng là rất cần thiết để đảm bảo sự ổn định trong chuỗi cung ứng.
- Kho hàng dễ quá tải nếu như không có hệ thống quản lý chất lượng
Quản lý hàng tồn kho trở nên khó khăn do số lượng sản phẩm lớn và nhu cầu đa dạng của từng khách hàng, vì vậy việc sử dụng máy móc hỗ trợ là cần thiết để tối ưu hóa quy trình này.
Sự thay đổi nhanh chóng trong xu hướng tiêu dùng yêu cầu doanh nghiệp phải có khả năng phản ứng linh hoạt để điều chỉnh sản phẩm và hàng tồn kho một cách phù hợp.
- Ứng dụng công nghệ trong quá trình sản xuất, quản lý kho chưa đồng bộ
Chi phí bảo quản và duy trì hàng tồn kho đang gia tăng đáng kể, đặc biệt khi chi phí logistic và mặt bằng cũng tăng cao.
- Thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt với nhiều doanh nghiệp cùng cung cấp sản phẩm tương tự
Chi phí lưu trữ, vận chuyển và bảo quản sản phẩm dễ hỏng như sữa tươi có thể rất cao, do yêu cầu nghiêm ngặt trong công tác bảo quản.
Bảng 1.2 : Mô hình SWOT quản lý kho hàng
GIẢI PHÁP VỀ QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
Dựa trên mô hình SWOT trong quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tận dụng điểm mạnh và cơ hội để kiểm soát hàng hóa hiệu quả và tối ưu hóa chi phí Tuy nhiên, cần chú ý đến những điểm yếu và thách thức hiện hữu Việc triển khai các giải pháp cải tiến hệ thống quản lý hàng tồn kho là cần thiết để khắc phục những hạn chế này, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động Một trong những giải pháp quan trọng là đào tạo đội ngũ nhân viên chất lượng, giúp họ nghiên cứu thị trường và quản lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho.
• Sở hữu đội ngũ nhân viên chất lượng, có nghiệp vụ chuyên môn cao để tránh các sai sót trong quá trình quản lý
• Tạo sự thích thú cũng như kỷ luật cao cho nhân viên giúp tăng khả năng hứng thú với công việc
• Đội ngũ nhân viên tốt không những giúp cho công tác quản lý tốt mà còn tăng sự uy tín của công ty
• Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường cũng như danh tiếng của thương hiệu trong mắt người tiêu dùng
• Xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả
• Tốn nhiều thời gian và chi phí để đào tạo nhân viên
• Mức lương chi trả cho nhân viên có trình độ cao có thể cao hơn mức bình thường
Đào tạo chất lượng đồng đều và đánh giá hiệu quả đào tạo tốn nhiều thời gian Áp dụng phương pháp phân loại ABC theo nguyên tắc Pareto giúp xác định các sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận doanh nghiệp, từ đó tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa trong kho.
• Giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn, tập trung vào quản lý những mặt hàng có giá trị cao
• Phương pháp này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý tốt hơn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể
• Bằng cách quản lý tốt nhóm hàng hóa có giá trị cao, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng hiệu quả hoạt động
• Phân loại sản phẩm từ xu hướng của người tiêu dùng để có kế hoạch tồn trữ những sản phẩm chiến lược
• Đòi hỏi phải có dữ liệu chi tiết về xu hướng sử dụng khách hàng để phân loại chính xác
Do sự biến động của thị trường lao động, việc phân loại sản phẩm có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác Quản lý tồn kho theo phương pháp Just-in-Time (JIT) giúp giảm lượng hàng tồn kho bằng cách chỉ lưu trữ hàng hóa khi thực sự cần thiết.
• Dự đoán nhu cầu sản phẩm một cách chính xác từ đó giúp giảm chi phí bảo quản, lưu trữ hàng hóa và cải thiện chất lượng sản phẩm
• Giúp điều chỉnh hoạt động sản xuất theo nhu cầu thị trường, giúp tăng hiệu suất và giảm sự lãng phí trong các quy trình
JIT giúp Vinamilk linh hoạt và nhanh chóng đáp ứng sự thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng, nhờ vào đặc tính tiêu dùng nhanh của sản phẩm.
• Việc sản xuất theo đơn đặt hàng cụ thể cũng giúp kiểm soát chất lượng tốt hơn, từ đó giảm lỗi và hỏng hóc
• Giúp giảm bớt chi phí liên quan đến lao động gián tiếp như chi phí lưu kho
Khi xảy ra sự cố về nguồn cung và vận chuyển, điều này có thể gây ra gián đoạn trong quá trình sản xuất, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và làm giảm uy tín của doanh nghiệp.
Hệ thống Just-In-Time (JIT) đòi hỏi việc vận chuyển nguyên liệu và sản phẩm thường xuyên với số lượng nhỏ, dẫn đến việc tăng chi phí vận chuyển do tần suất giao hàng cao hơn.