Trong thời gian thực tập chuyên ngành Kinh tế ngoại thương với sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô và các anh chị bên Công ty TNHH HDY Logistics, em có cơ hội được tìm hiểu rõ hơn về h
CƠ SỞ LÝ LUẬN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG FCL
Dịch vụ giao nhận
Khi thương mại quốc tế giữa hai quốc gia diễn ra sau khi ký kết hợp đồng, hàng hóa cần được vận chuyển từ nước bán sang nước mua thông qua các hoạt động như phân loại, đóng gói, bốc xếp, chứng từ, lưu kho và thông quan Tuy nhiên, không phải tất cả nhà xuất khẩu và nhập khẩu đều có khả năng thực hiện các công việc này Vì vậy, dịch vụ giao nhận đã ra đời và phát triển để hỗ trợ quá trình vận chuyển hàng hóa.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận quốc tế (freight forwarding) bao gồm nhiều hoạt động như gom hàng, bốc xếp, vận tải nội địa và quốc tế, sắp xếp phân phối, cùng với dịch vụ tư vấn về hải quan, lịch tàu, chuyến đi, tài chính và thanh toán Ngoài ra, dịch vụ này còn liên quan đến việc phát hành và nhận các chứng từ cần thiết cho quy trình vận chuyển hàng hóa đến địa điểm chỉ định.
Theo Luật Thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại mà cá nhân hoặc tổ chức thực hiện việc nhận hàng từ nhà xuất khẩu hoặc công ty giao nhận khác Công việc này bao gồm tổ chức quá trình vận chuyển, lưu kho, và hoàn tất các chứng từ cần thiết, nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đúng cho người được chỉ định bởi chủ hàng.
Giao nhận hàng là quá trình thực hiện các công việc và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm đảm bảo hàng hóa được chuyển từ nơi gửi đến địa điểm của người nhận một cách thuận lợi và hiệu quả.
1.1.2 Vai trò của dịch vụ giao nhận
Trước đây, khi giao thương quốc tế chưa phát triển, dịch vụ giao nhận còn mới mẻ, dẫn đến các thủ tục vận chuyển hàng hóa gặp nhiều khó khăn như chậm trễ, mất mát hàng hóa, và không thông quan Những vấn đề này đã ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản phí bồi thường Do đó, sự phát triển của dịch vụ giao nhận trở nên cần thiết để giải quyết những thách thức này Ngày nay, trong bối cảnh mở rộng hợp tác quốc tế, hoạt động giao nhận đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua bán toàn cầu.
Dịch vụ giao hàng giúp hàng hóa lưu thông nhanh chóng và an toàn, đồng thời tiết kiệm nguồn nhân lực và chi phí Điều này cho phép việc gửi hàng và thực hiện các thủ tục giấy tờ mà không cần sự có mặt của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu.
Giao nhận hàng hóa giúp tiết kiệm chi phí không cần thiết, bao gồm đầu tư vào kho bãi, thuê nhân lực và đào tạo, cũng như chi phí mua sắm phương tiện vận tải Điều này giảm thiểu rủi ro trong quá trình gửi hàng, từ đó làm giảm đáng kể giá thành sản phẩm.
Giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng doanh thu cho các doanh nghiệp vận tải bằng cách nâng cao tốc độ xoay vòng của phương tiện Điều này giúp tối ưu hóa công suất tải trọng và dung tích của xe, cũng như các công cụ và phương tiện hỗ trợ khác.
Hoạt động này không chỉ mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà còn hỗ trợ các hãng tàu phát triển lịch trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển Điều này góp phần tăng cường cơ cấu xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả trong mua bán quốc tế và thúc đẩy sản lượng hàng hóa Sự tăng trưởng này có tác động tích cực đến các ngành sản xuất, đầu tư và kinh doanh trong nước, tạo ra nhiều việc làm cho người dân và tận dụng nguồn nhân công xuất khẩu Nhờ đó, nền kinh tế ngày càng phát triển và từng bước chinh phục các thị trường lớn quốc tế.
1.1.3 Các bên tham gia hoạt động giao nhận
- Người bán hàng: Còn gọi là seller- người sở hữu hàng hóa thực để bán cho người mua được đứng tên trên hợp đồng ngoại thương
- Người mua hàng: Còn gọi là buyer- người mua hàng hóa được đứng tên trong hợp đồng thương mại
Người gửi hàng, hay còn gọi là shipper, là người thực hiện các nhiệm vụ như kéo container, bốc dỡ hàng hóa và vận chuyển hàng tới cảng để tiến hành giao nhận hàng hóa quốc tế Họ cũng là người ký hợp đồng vận tải với bên giao nhận, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Người nhận hàng (Consignee) là cá nhân hoặc tổ chức được ghi tên trên vận đơn, có quyền nhận hàng hóa Trong hợp đồng ngoại thương, người nhận hàng có thể là người mua hoặc một công ty giao nhận nếu dịch vụ này được thuê ngoài.
- Người vận tải ( Carrier ): Chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ điểm giao đến điểm nhận theo hợp đồng vận chuyển
Người giao nhận, hay còn gọi là forwarder, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục và dịch vụ liên quan đến xuất khẩu hàng hóa Họ chịu trách nhiệm chuẩn bị và giao lô hàng cho chủ hàng, đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
10 chứng từ cần thiết, đặt lịch tàu, container, thanh toán, theo dõi tình hình hàng hóa và các công việc liên quan để hàng hóa được giao an toàn
Hải quan là cơ quan thực hiện việc kiểm tra thông tin từ shipper hoặc forwarder, xác nhận và phát lệnh cấp vỏ container, lệnh giao hàng, cũng như phát hành master bill of lading Ngoài ra, hải quan còn đảm nhiệm các công việc kiểm tra hàng hóa, xác định nguồn gốc, xuất xứ, kiểm dịch và thực hiện thủ tục thông quan cho lô hàng.
Người giao nhận
Người giao nhận ( Forwarder – Freight Forwarder – Forwarding Agent ) có thể là người kinh doanh dịch vụ giao nhận hoặc bên mô giới giao nhận
Theo định nghĩa của FIAT, người giao nhận là cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được thực hiện theo hợp đồng ủy thác, mang lại lợi ích cho bên ủy thác Họ thực hiện các công việc quan trọng như lưu kho, vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước, thông quan lô hàng, và kiểm hóa hàng đặc biệt.
Theo Điều 3 của Nghị định số 140/2007/NĐ-CP, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics được định nghĩa là thương nhân tổ chức thực hiện hoặc thuê thương nhân khác thực hiện một hoặc nhiều công đoạn trong dịch vụ logistics.
Người giao nhận có thể là chủ hàng, khi xuất khẩu tự thực hiện các công việc vận chuyển hàng hóa đến điểm an toàn, hoặc là chủ tàu, người được ủy thác đại diện cho xuất khẩu hoàn thành các nhiệm vụ theo hợp đồng Bên cạnh đó, người giao nhận còn có thể là doanh nghiệp chuyên về xếp dỡ hoặc lưu kho hàng hóa, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận.
1.2.2.1 Môi giới khai thuê hải quan
Thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu khác nhau giữa các quốc gia và theo từng năm, đòi hỏi nhà xuất nhập khẩu phải nắm vững thông tin và chính sách hiện hành Điều này gây khó khăn cho nhiều khách hàng, vì vậy dịch vụ giao nhận ra đời để hỗ trợ họ bằng cách thực hiện khai báo hải quan trong nước theo ủy quyền Ban đầu, dịch vụ này chỉ phục vụ cho thủ tục hải quan của người nhập khẩu, nhưng sau đó đã mở rộng để phục vụ cả cho hàng xuất khẩu và lưu cước hãng tàu theo ủy thác từ người xuất khẩu hoặc nhập khẩu khi họ có quyền vận tải.
1.2.2.2 Người giao nhận là đại lý
Người giao nhận đóng vai trò cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở, thường vừa là đại lý cho chủ hàng vừa cho người chuyên chở Họ không trực tiếp thực hiện vận chuyển mà chỉ tìm kiếm bên thứ ba để thực hiện công việc này Miễn là người giao nhận đã cẩn thận trong việc lựa chọn bên thứ ba, họ sẽ không chịu trách nhiệm cho việc thực hiện hợp đồng.
Transhipment và on carriage là quá trình chuyển hàng hóa qua nước thứ ba, bao gồm việc sắp xếp phương tiện vận chuyển tiếp theo, ký kết hợp đồng với các công ty xếp dỡ, và thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo hàng hóa đến được địa điểm nhận cuối cùng.
1.2.2.4 Gom hàng và thông báo biểu cước
Người giao nhận thực hiện chức năng của một cargo consolidator bằng cách tập hợp các lô hàng nhỏ rải rác từ nhiều địa điểm khác nhau về một nơi thuận lợi, thường là các lô hàng LCL Tại đây, họ sẽ tổ chức, sắp xếp và phân loại các lô hàng có cùng điểm đích để tạo thành một lô hàng lớn hơn, tối ưu hóa năng lực vận chuyển Sau đó, người giao nhận ký hợp đồng với nhà vận chuyển đường bộ để đưa hàng đến cảng biển và tiếp tục vận chuyển đến cảng đích theo yêu cầu của khách hàng Trong quá trình này, họ cung cấp mức giá cước riêng cho từng phương tiện vận chuyển, dựa trên biểu cước đã được thiết lập.
Người vận tải (Carrier) ký kết hợp đồng vận tải trực tiếp với người gửi hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Mối quan hệ với khách hàng được điều chỉnh bằng vận đơn do người giao nhận phát hành Để thực hiện công việc này, người giao nhận có thể là người vận tải công cộng không sở hữu tàu (NVOCC) hoặc là người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO).
Khi cần lưu kho hàng hóa trước khi xuất khẩu hoặc sau khi nhập khẩu, người giao nhận sẽ sử dụng kho có sẵn hoặc thuê kho để lưu trữ và phân phối hàng hóa theo yêu cầu.
1.2.3 Phạm vi hoạt động của người giao nhận
- Đại diện cho người xuất khẩu :
Chọn tuyến đường, phương thức vận tải, người vận chuyển phù hợp, lưu cước
Nghiên cứu kỹ các điều khoản của thư tín dụng (L/C) và các phương thức thanh toán khác, cùng với luật pháp của quốc gia xuất nhập khẩu và nước chuyển tải, là cần thiết để chuẩn bị các chứng từ chính xác, nhằm tránh rủi ro Đóng gói hàng hóa (nếu chưa được thực hiện trước đó), cân đo và kiểm đếm hàng hóa, đồng thời nhắc nhở người gửi hàng về việc mua bảo hiểm theo yêu cầu hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng Sau đó, hàng hóa cần được đưa tới cảng, thực hiện thủ tục thông quan và giao cho người vận chuyển Các khoản phí, lệ phí và cước phí cũng cần được thanh toán Cuối cùng, nhận vận đơn từ người vận chuyển và giao cho người xuất khẩu, đồng thời theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích qua các trang web hoặc ứng dụng chuyên ngành, hoặc liên hệ với đại lý nước ngoài.
Ghi chú tổn thất, mất mát, hàng hóa (nếu có), giúp người gửi hàng khiếu nại những mất mát, tổn thất này
- Đại diện người nhập khẩu:
Người nhận hàng có trách nhiệm giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa khi họ đã có quyền vận tải Họ nhận hàng từ người vận chuyển, thanh toán cước phí và sắp xếp kho chuyển tải nếu cần thiết Ngoài ra, người nhận hàng cũng thực hiện thủ tục thông quan cho lô hàng và giao chúng đến tay người nhận Trong trường hợp hàng hóa bị hư hại hoặc tổn thất, họ hỗ trợ người nhận hàng khiếu nại với người vận chuyển Cuối cùng, họ còn giúp người nhận hàng gửi hàng vào kho và phân phối hàng hóa.
Ngoài những dịch vụ chính, người giao nhận còn cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung như gom hàng, tư vấn giải đáp thắc mắc cho khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng và hỗ trợ khách hàng lựa chọn các điều kiện incoterms phù hợp.
1.2.4 Quyền hạn , nghĩa vụ , trách nhiệm của người giao nhận a) Quyền hạn và nghĩa vụ
“Điều 167 Luật Thương mại” quy định về nghĩa vụ và quyền của người giao nhận như sau:
Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu hợp lí
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện , nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng
Sau khi kí kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để chỉ dẫn thêm
Nếu hợp đồng không quy định thời gian thực hiện nghĩa vụ, bên liên quan cần thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý Việc này đảm bảo trách nhiệm của các bên trong giao dịch.
• Trách nhiệm của người giao nhận khi trở thành đại lý của chủ hàng
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
- Chở hàng đến sai nơi quy định
- Giao hàng cho người không phải người nhận
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
- Những thiệt hại về tài sản , người của người thứ ba mà người giao nhận gây nên
Người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi sai sót của bên thứ ba, bao gồm cả người chuyên chở hoặc người giao nhận khác, nếu họ có thể chứng minh được điều đó.
15 được là đã lựa chọn cần thiết Do vậy, khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ
“Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình
• Người giao nhận chịu trách nhiệm là người chuyên chở ( Principal )
Người giao nhận, với vai trò là nhà thầu độc lập, chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng Họ cũng phải đảm bảo rằng mọi hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở hoặc các bên giao nhận khác mà họ thuê thực hiện hợp đồng vận tải được xem như là trách nhiệm của chính mình.
Hàng FCL
FCL (Full Container) là hình thức vận chuyển hàng hóa trong đó một lô hàng chiếm toàn bộ không gian của một container, không phải chia sẻ với các chủ hàng khác.
FCL thường là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp có khối lượng hàng hóa lớn, vì nó đảm bảo an toàn, vệ sinh và bảo mật trong quá trình vận chuyển.
LCL (Less than Container Load) là thuật ngữ trái ngược với FCL, chỉ những lô hàng không đủ lớn để lấp đầy một container Hàng LCL yêu cầu quy trình gom hàng hóa từ nhiều khách hàng khác nhau, kết hợp trong một container nhằm tối ưu hóa không gian và giảm chi phí vận chuyển.
1.3.2 Ưu điểm, nhược điểm của hình thức vận chuyển hàng hóa FCL a, Ưu điểm Đẩy nhanh tốc độ trong giao hàng: Do container không có sự đóng gói, chia các lô hàng từ nhiều chủ khác nhau mà nó chỉ chuyên chở hàng hóa của một người xuất khẩu duy nhất, do vậy nên tốc độ chung chuyển hàng hóa nhanh hơn mà không cần phải chờ hàng hóa có thể chất đầy nguyên một container
Chính sách bảo mật cao cho hàng nguyên container được thực hiện thông qua việc chất xếp hàng hóa riêng biệt trong mỗi thùng container Mỗi container được niêm phong và kẹp chì với một chì duy nhất, có mã số riêng, đảm bảo an toàn cho lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển và thời gian lưu giữ tại cảng.
Hàng hóa trong container được kiểm soát hiệu quả nhờ vào việc đóng gói gọn gàng, giúp người gửi dễ dàng cập nhật lịch trình và kiểm tra chất lượng Việc sắp xếp hàng hóa theo ý muốn của chủ hàng không chỉ đảm bảo tính logic mà còn nâng cao khả năng định vị và quản lý hàng hóa.
Tránh tình trạng hàng hóa bị hư hại trong quá trình vận chuyển là rất quan trọng Khi hàng hóa được đóng gói trong container, việc chỉ chứa một loại hàng hóa hoặc các loại hàng hóa tương đồng giúp giảm thiểu tiếp xúc với hàng hóa khác Điều này ngăn chặn tình trạng xô xát, va đập, và biến đổi tính chất lý hóa, cũng như nhiễm ẩm mốc, từ đó giảm nguy cơ rủi ro trong vận chuyển.
Chỉ nên sử dụng dịch vụ vận chuyển nguyên container cho những lô hàng lớn, vì các lô hàng nhỏ từ các chủ hàng có khối lượng ít sẽ gây tốn kém chi phí Việc không tối ưu hóa không gian chứa hàng có thể dẫn đến rủi ro về hàng hóa, như xê dịch, va đập và thiếu các vật liệu bảo vệ.
Làm tăng chi phí gửi hàng là một vấn đề phổ biến trong logistics Nhiều chủ hàng chọn chuyển hàng tới kho CFS để gom các lô hàng lẻ vào cùng một container nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển Tuy nhiên, đối với hàng FCL, tình hình lại khác Người gửi hàng sẽ phải chịu mức phí cao hơn do không thể tận dụng lợi thế gom hàng.
Khi thuê toàn bộ container, khách hàng cần thanh toán toàn bộ chi phí, dù cho lô hàng của họ không đủ thể tích và trọng lượng để lấp đầy không gian của container.
1.3.3 Khái niệm và phân loại container
Theo ISO – Container là một dụng cụ vận tải có các đặc điểm:
- Có hình dáng cố định, bền chắc, được sử dựng nhiều lần
Cấu trúc của hàng hóa được thiết kế đặc biệt nhằm tối ưu hóa quá trình vận chuyển bằng nhiều phương tiện khác nhau, giúp việc xếp dỡ và chuyển đổi giữa các công cụ vận tải trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.
- Phân loại theo kích thước
+ Container 20'DC: dài 6m, rộng 2,4m, cao 2,6m
+ Container 40'DC: dài 12m, rộng 2,4m, cao 2,6m
+ Container 40'HC: dài 12m, rộng 2,4m, cao 2,9m
- Phân loại theo cấu trúc container
Container hàng rời là loại container hình hộp chữ nhật lớn, chuyên dụng cho vận chuyển hàng hóa rời khô và trọng tải nặng Loại container này hiện nay được sử dụng phổ biến để đáp ứng nhu cầu vận chuyển các sản phẩm như xi măng, ngũ cốc, mỳ, lúa, gạo và các loại quặng khoáng sản, bảo quản ở nhiệt độ thường.
Container hoán cải là sản phẩm được chế tạo từ các thùng container cũ, trải qua quá trình tái chế và cải tiến bằng công nghệ hiện đại Những thùng container này được biến đổi thành các công trình đa dạng, phục vụ nhiều mục đích khác nhau, từ nhà ở, văn phòng cho đến quán cà phê Việc sử dụng container hoán cải không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn góp phần bảo vệ môi trường thông qua việc giảm thiểu rác thải.
19 container cũ trở thành các sản phẩm hữu ích, có thể phục vụ các mục đích thiết thực của con người
Container lạnh (RF – Reefer Container) là loại container được trang bị hệ thống làm lạnh, chuyên dùng để vận chuyển hải sản, thực phẩm đông lạnh và các sản phẩm cần bảo quản ở nhiệt độ thấp.
+ Container hở nóc (OP – Opentop Container): Loại này được thiết kế hở nóc và thường phủ bạt bên trên
• Container mặt phẳng (FL – Flat Rank) chuyên chở hàng cồng kềnh quá khổ, mặt 2 bên và nóc thiết kế hở và phủ bạt
Container khô (DC – Dry Container) là loại container chuyên dụng dùng để vận chuyển hàng khô và hàng bách hóa ở nhiệt độ thường, thích hợp cho việc chuyên chở hàng hóa với số lượng lớn.
Cơ sở pháp lý liên quan đến giao nhận
Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản pháp luật quy định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Những quy định này nhằm điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh từ hợp đồng mua bán, vận tải, bảo hiểm, giao nhận và xếp dỡ.
Luật thương mại 2005 quy định về dịch vụ Logistics tại Điều 233, định nghĩa rõ ràng về dịch vụ này Điều 234 nêu rõ các điều kiện cần thiết để kinh doanh dịch vụ Logistics Trong khi đó, Điều 235 xác định quyền và nghĩa vụ của thương nhân trong lĩnh vực này, và Điều 236 quy định quyền lợi cũng như nghĩa vụ của khách hàng Điều 237 đề cập đến các trường hợp miễn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ, còn Điều 238 giới hạn trách nhiệm của họ.
Bộ luật Hàng Hải 2005 quy định từ Điều 74 đến Điều 97 về quyền và nghĩa vụ của người vận chuyển, trách nhiệm của họ, cũng như các nội dung liên quan đến chứng từ trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và thời gian khiếu nại.
Và một số bộ luật chuyên ngành khác như: Luật giao thông đường bộ 2004, luật doanh nghiệp 2005, luật hải quan 2005,
- Các nghị định liên quan:
Nghị định 154/2005/NĐ-CP quy định về kho ngoại quan, bao gồm các dịch vụ thực hiện trong kho, thuế kho ngoại quan và quản lý, lưu giữ, bảo quản hàng hóa Đồng thời, Nghị định 187/2013/NĐ-CP của Chính phủ chi tiết hóa việc thi hành Luật Thương mại liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, cũng như các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 5/9/2007 quy định chi tiết về luật Thương mại liên quan đến điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm của thương nhân trong lĩnh vực này Nghị định này làm rõ phạm vi và đối tượng điều chỉnh, các điều kiện cần thiết để kinh doanh, cũng như quy định về giới hạn trách nhiệm và quản lý nhà nước đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ Logistics.
+ Nghị định số 115/ 2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 07 năm 2007: về điều kiện kinh doanh dịch vụ vận tải biển
Thông tư số 172/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định chi tiết về mức thu, chế độ nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực hải quan, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc thu chi ngân sách nhà nước Thông tư này tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan hải quan trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về hải quan và góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ người dân và doanh nghiệp.
Thông tư số 194/2010/TT-BTC ban hành ngày 06 tháng 12 năm 2010 quy định về thủ tục hải quan, bao gồm kiểm tra và giám sát hải quan Thông tư này cũng hướng dẫn về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế.
Các công ước, định ước, hiệp ước, hiệp định, nghị định thư và quy chế liên quan đến buôn bán, vận tải và bảo hiểm đều cần phải tuân thủ để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng trong quá trình giao nhận.
Bộ quy tắc thương mại quốc tế Incoterm do phòng ICC ban hành quy định rõ ràng về trách nhiệm của bên mua và bên bán trong việc thanh toán các khoản chi phí như vận tải, hải quan, bảo hiểm hàng hóa, cũng như quản lý tổn thất và rủi ro trong quá trình vận chuyển Quy tắc này cũng xác định thời điểm chuyển giao trách nhiệm về giao nhận hàng hóa giữa các bên.
- Công Ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
Quy tắc Hague 1924 cùng với các nghị định thư 1968 và 1979 quy định rõ ràng về thời hạn và trách nhiệm của người vận chuyển Nội dung của quy tắc này bao gồm cơ sở trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của người vận chuyển, cũng như quy trình thông báo tổn thất và thời hạn khiếu nại.
- Quy tắc Humburg 1978(Humburg Rules-1978): quy tắc có hiệu lực từ ngày 1/11/1992
Các chứng từ cần thiết cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa FCL
Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi, người xuất khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết theo yêu cầu của người chuyên chở và hãng tàu Việc này bao gồm nhiều bước trong quy trình chung, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc gửi hàng đến bên mua.
1.1.1 Chứng từ phục vụ trong giao dịch toán mua bán với khách hàng hoặc bên cung cấp trực tiếp
Hợp đồng ngoại thương (Sale contract) là tài liệu pháp lý quan trọng thể hiện sự thỏa thuận giữa người mua và người bán từ hai quốc gia khác nhau Bên bán có trách nhiệm chuẩn bị và cung cấp các chứng từ cần thiết liên quan đến giao dịch.
Người mua hoặc công ty forwarder sẽ nhận 23 hàng hóa sau khi được ủy thác, tạo cơ sở để lấy hàng và chuyển giao quyền sở hữu cho bên mua Quy trình này bao gồm việc thực hiện thanh toán và các nghĩa vụ khác với bên xuất khẩu Hợp đồng thường do bên xuất khẩu soạn thảo hoặc theo thỏa thuận giữa hai bên, bao gồm các điều khoản như điều kiện giao hàng, giá cả, thời hạn giao hàng, yêu cầu về chứng từ, bồi thường tổn thất, trách nhiệm và thông tin hàng hóa.
Hóa đơn thương mại là chứng từ pháp lý do người xuất khẩu phát hành, có chức năng như một hóa đơn để yêu cầu thanh toán từ người mua cho hàng hóa đã bán theo thỏa thuận hợp đồng Hóa đơn này cần thể hiện rõ thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng số tiền và phương thức thanh toán.
Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list) là chứng từ quan trọng thể hiện cách thức đóng gói lô hàng, do shipper lập trước khi booking với hãng tàu Phiếu này chứa thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm số lượng kiện, loại bao bì, kích cỡ và trọng lượng Nó không chỉ hỗ trợ trong việc xin booking và làm SI để lấy vận đơn, mà còn giúp hải quan đánh giá tính chính xác của hàng xuất nhập khẩu so với khai báo của công ty.
1.1.2 Chứng từ xuất nhập khẩu liên quan tới vận tải
Vận đơn vận tải (bill of lading) là chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, được phát hành bởi người chuyên chở hoặc đại diện của họ Chứng từ này được cấp cho người gửi hàng sau khi hàng đã được xếp lên tàu hoặc khi đã nhận hàng để xếp Vận đơn không chỉ xác nhận rằng người chuyên chở đã nhận hàng để vận chuyển mà còn chứng minh quyền sở hữu và trách nhiệm trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Hợp đồng vận tải đường biển quy định rõ ràng về việc giao hàng hóa, cho phép thực hiện mua bán thông qua việc chuyển nhượng vận đơn (B/L) Có hai loại vận đơn chính trong quy trình này.
- Master bill of lading: Chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu phát hành, là vận đơn chủ, thường được viết tắt là MBL hay MB/L
Vận đơn nhà (House Bill of Lading - HBL) là tài liệu do công ty giao nhận vận tải phát hành sau khi nhận ủy thác để thực hiện các công việc đưa hàng đến người mua Sau khi nhận được master bill of lading từ hãng tàu, người giao nhận sẽ phát hành vận đơn này để gửi cho shipper theo hợp đồng mua bán Vận đơn nhà còn được gọi là HB/L, là chứng từ quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa.
Booking note (giấy xác nhận đặt chỗ):
Tờ khai hải quan là tài liệu do chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận tải lập và trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hóa hoặc phương tiện đi qua lãnh thổ quốc gia Theo quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế, việc khai báo hải quan là bắt buộc Nếu không thực hiện đúng hoặc khai báo không trung thực, các cá nhân hoặc tổ chức sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
1.1.3 Chứng từ xuất nhập khẩu liên quan tới thủ tục hải quan với từng chính sách mặt hàng
Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp tại quốc gia xuất khẩu, xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa Văn bản này cung cấp thông tin quan trọng về nguồn gốc hàng hóa, giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch thương mại quốc tế.
Chứng nhận kiểm định chất lượng (CQ) là giấy tờ xác nhận tính phù hợp của hàng hóa với các tiêu chuẩn chất lượng quy định tại nước xuất khẩu hoặc theo tiêu chuẩn quốc tế Chứng nhận này đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các yêu cầu chất lượng cần thiết.
Chất lượng có thể được phân loại thành hai hình thức: tự nguyện, tức là phù hợp với tiêu chuẩn do cá nhân hoặc tổ chức đặt ra, và bắt buộc, nghĩa là tuân thủ các tiêu chuẩn do cơ quan nhà nước yêu cầu.
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) là tài liệu quan trọng được cấp cho hàng hóa đặc biệt trước khi xuất khẩu, nhằm đảm bảo rằng sản phẩm đã được xử lý khử trùng đúng quy định Chứng thư này do các đơn vị chuyên trách về khử trùng và kiểm dịch cấp phát, đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi đến nước nhận.
Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of Analysis) là tài liệu do người bán hàng cung cấp, xác nhận thành phần của hàng hóa như thực phẩm, đồ uống, đồ uống không cồn, gia vị, hóa mỹ phẩm và dược phẩm thông dụng hàng ngày.
Chứng thư kiểm dịch, hay còn gọi là Chứng thư Phytosanitary, là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều loại hàng hóa theo quy định của nhà nước Các sản phẩm thường cần kiểm dịch thực vật bao gồm hàng nông sản, rau củ quả, sản phẩm từ gỗ và thức ăn chăn nuôi.
1.5.4 Chứng từ khác liên quan
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH HDY lOGISTICS
Thông tin sơ lược về Công ty TNHH HDY Logistics
Tên quốc tế: HDY LOGISTICS COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: HDY Logistics Địa chỉ: Phòng 536, Tầng 5, Tòa Nhà Thành Đạt 3, Số 4 Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Người đại diện pháp lí : Bà LƯƠNG THỊ PHƯỢNG
Ngày hoạt động: 2021-10-13 Điện thoại: 02253666399
Quản lý bởi Chi cục Thuế khu vực Ngô Quyền - Hải An
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài
Hình 2.1 Logo của công ty TNHH HDY Logistics
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH HDY Logistics, thành lập vào ngày 20/06/2012, là một công ty forwarder độc lập với tư cách pháp nhân và hoạt động tự chủ về mặt tài chính, tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành của nhà nước.
Công ty 0313678408 đã từng bước củng cố và định hướng lại cơ cấu hoạt động dịch vụ, cải tiến tổ chức và chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình đất nước Dù trải qua nhiều thách thức từ nhu cầu xã hội đến suy thoái kinh tế, công ty vẫn duy trì và phát triển mạng lưới kinh doanh dịch vụ đặc biệt với sự linh hoạt và năng động Trong tương lai, công ty phấn đấu mở rộng mạng lưới chi nhánh tại các địa điểm trọng điểm để phục vụ hoạt động dịch vụ forwarder, hứa hẹn trở thành đối tác quan trọng cho nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính
Khai thác lô hàng xuất và nhập khẩu như:
- Đặt booking từ hãng tàu thông qua thông tin khách gửi
- Nhận thông tin lô hàng từ SI hay VGM của khách hàng để lấy vận đơn chủ từ hãng tàu
- Xử lí, kiểm tra và phát hành chứng từ cho khách hàng
- Thuê ngoài công ty Forwarder làm thủ tục mở tờ khai hải quan
- Thanh toán debit từ hãng tàu và lập debit yêu cầu khách hàng thanh toán
- Thuê ngoài vận tải hàng hóa bằng đường bộ
- Liên kết vận tải hàng hóa bằng đường biển
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu sôi nổi, chủ yếu hoạt động trên các tuyến từ Hải Phòng đến Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ, Mỹ và ngược lại Chúng tôi chuyên chở đa dạng mặt hàng như dây cáp, hóa chất, thức ăn gia súc, vải dệt, đồ điện tử, đồ nội thất, cùng với các loại thực phẩm tươi sống và đông lạnh.
Khách hàng chính của doanh nghiệp
HDY Logistics có một mạng lưới đối tác và khách hàng đa dạng, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu Tất cả các dịch vụ của HDY Logistics được bảo hiểm bởi những công ty uy tín như QBE, Bảo Minh, Bảo Việt, AON, BIC Với vị trí địa lý thuận lợi, HDY Logistics duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác, công ty logistics, khu vực cảng Hải Phòng và các cơ quan chuyên ngành, nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ chất lượng, nhanh chóng và chi phí hợp lý Nhiều khách hàng thân thiết như Wolong, Phong Phú, Lasuco, EVA, Greenworks đã tin tưởng lựa chọn HDY Logistics cho nhu cầu của họ.
Hình 2.2: Các khách hàng thân thiết của HDY Logistics
*Một số bạn hàng tiêu biểu của công ty HDY Logistics
Công ty Mai Phương (mã số thuế: 2300245910) chuyên sản xuất đa dạng sản phẩm trong ngành nhựa, bao gồm bao bì PE, PP, HDPE, màng PE nông nghiệp, màng PE stretch film và thanh nhựa uPVC phục vụ cho ngành xây dựng.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn Jin Sung Việt Nam (mã số thuế: 2500235885): Sản xuất bao bì bằng gỗ Đối tác của doanh nghiệp
Công ty HDY Logistics hợp tác với các đại lý và hãng tàu hàng đầu toàn cầu để cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế chất lượng cao Dưới đây là bảng 2.1, thể hiện các đối tác chính của Công ty HDY Logistics tại Việt Nam.
Hàng hàng không Hãng tàu
Maersk Sealand Evergreen; Lloyd Trestino Yangming; JJ Shipping; SITC
Công ty HDY Logistics là đối tác đáng tin cậy của các hãng hàng không và tàu biển, hoạt động với phương thức chuyên nghiệp Chúng tôi cam kết kiểm tra dịch vụ và thiết bị của nhà cung cấp, đồng thời chuẩn bị kỹ lưỡng các hợp đồng để đảm bảo dịch vụ an toàn và chất lượng cho khách hàng.
Chức năng và bộ máy tổ chức hoạt động của Công ty
2.5.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ nhân sự trong công ty TNHH HDY Logistics
- Số lượng ban giám đốc: 2 người do ông Lương Thị Phượng phụ trách
- Số lượng công nhân viên
+ Bộ phận kinh doanh: 2 nhân viên sales
+ Bộ phận kế toán: 1 kế toán viên
+ Bộ phận chứng từ: 2 nhân viên ( nhân viên hàng xuất khẩu và nhân viên hàng nhập khẩu)
2.5.3 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc bà Lương Thị Phượng là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định kinh doanh, đầu tư và phát triển Bà quản lý kế hoạch, mục tiêu, chiến lược sản xuất kinh doanh, đồng thời giám sát và kiểm tra các hoạt động của công ty Bà cũng chú trọng vào việc đào tạo và phát triển nhân viên, khuyến khích tinh thần làm việc để nâng cao năng suất Ngoài ra, giám đốc còn theo dõi tình hình tài chính chung và đưa ra quyết định quan trọng trong phát triển, đầu tư và hợp tác Ban giám đốc cũng đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu thị trường và khai thác khách hàng tiềm năng, cũng như quản lý hoạt động tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên, đảm bảo đội ngũ có nền tảng và kỹ năng cần thiết.
➢ Bộ phận kinh doanh - Sales Đây là bộ phận có vai trò quan trọng của công ty
Nhân viên bộ phận Sales đóng vai trò quan trọng trong việc giao dịch trực tiếp với khách hàng, thực hiện nghiên cứu và khảo sát thị trường Họ chủ động tìm kiếm khách hàng, chào giá dịch vụ của công ty và đàm phán với các hãng tàu nhằm đảm bảo mức giá cước dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Nắm bắt thông tin giá vận tải trên thị trường là rất quan trọng, đồng thời theo dõi hành trình vận tải của từng lô hàng được phân công cũng không kém phần cần thiết Việc trực tiếp liên hệ với khách hàng giúp giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
- Thông báo cho các bộ phận khác đặc biệt là phòng chứng từ và phòng operations
Để đảm bảo lô hàng được xử lý hiệu quả, cần cung cấp 32 thông tin cụ thể liên quan đến lô hàng cho các bộ phận liên quan.
Sau khi hoàn tất quy trình bán hàng, nhân viên Sales sẽ liên hệ với khách hàng để tư vấn về dịch vụ của công ty, từ đó tích lũy kinh nghiệm và nâng cao chất lượng phục vụ Họ sẽ hỏi về kế hoạch của khách hàng cho các đơn hàng tiếp theo và đưa ra các chính sách hấp dẫn nhằm thu hút khách hàng quay lại với công ty trong tương lai.
➢ Bộ phận chứng từ - Documentary
Bộ phận chứng từ với công việc là :
- Nắm bắt, theo dõi và xử lý các chứng từ, giấy tờ của lô hàng xuất- nhập khẩu như Bill, C/O, khai SI, khai báo hải quan,…
Liên hệ với khách hàng để lên lịch vận chuyển, soạn thảo hợp đồng và hóa đơn, chuẩn bị Packing list và DO; đồng thời truyền tờ khai hải quan nhập khẩu cho các đơn hàng.
Kết hợp với các bộ phận như sales và logistics là rất quan trọng để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả Bộ phận sales sẽ tiếp nhận thông tin từ đại lý về giá cước, sau đó kiểm tra và gửi báo giá nhanh chóng đến khách hàng Đồng thời, bộ phận logistics đảm bảo hàng hóa được xuất đi an toàn và đúng lịch trong phạm vi kiểm soát.
- Liên hệ, phối hợp với đại lý trong việc theo dõi các lô hàng, kiểm tra giá cước, giải quyết khiếu nại…
- Bộ phận này sẽ tiếp nhận thông tin, kiểm tra và lấy Booking hàng với hãng tàu đặc biệt là là hãng tàu Shanghai Jinjiang
- Theo dõi tình hình hàng hóa và update kịp thời cho khách hàng
- Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình care hàng
- Báo cáo và thực hiện các công việc khác theo phân công của bộ phận
Bộ phận Kế toán thực hiện các công việc sau:
- Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
- Lập kế hoạch tài chính trong ngắn và dài hạn tham mưu cho ban giám đốc
- Thực hiện kê khai và nộp thuế, quản lý thu chi, quản lý tài sản, kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong công ty
- Theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán từ khách hàng
- Đảm bảo nhân viên được trả lương đúng hạn đúng quy định, bao gồm cả tiền hoa hồng, thưởng,
- Nghiệp vụ hành chính: quản lý hợp đồng kinh tế, thực hiện các công việc hành chính trong công ty
Ban kế toán cung cấp số liệu cụ thể nhằm cải thiện thái độ làm việc của nhân viên, đồng thời tiến hành kiểm tra toàn bộ hệ thống kế toán để đảm bảo hoạt động hiệu quả, thông minh và gọn nhẹ trong công ty.
Cơ sở hạ tầng , trang thiết bị
Văn phòng của HDY Logistics nằm Phòng 536, Tầng 5, Tòa Nhà Thành Đạt 3, Số 4
Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Hải Phòng có diện tích khoảng 50m 2 /tầng
Công ty trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng cho nhân viên, bao gồm máy tính cá nhân (máy tính bàn và laptop tùy vị trí), điện thoại bàn và máy in Các máy tính được cài đặt phần mềm chuyên dụng như kế toán, khai AFR, chữ ký điện tử và hóa đơn điện tử để hỗ trợ công việc hiệu quả Mỗi phòng làm việc đều có tủ đựng tài liệu kích thước 2m x 1.5m x 2m, máy điều hòa, máy lọc nước nóng lạnh và tủ lạnh để phục vụ nhu cầu sinh hoạt của nhân viên Ngoài ra, công ty thuê văn phòng tại tòa nhà Thành Đạt 3, với khu vực để xe rộng rãi hơn 2000m2.
Hình 2.4: Cơ sở vật chất của công ty HDY
Tình hình hoạt động của doanh nghiệp những năm gần đây
Qua bảng trên ta có thể thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như sau:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ qua 3 năm có xu hướng giảm dần, năm
2020 là 59.585.381.043 đồng, năm 2021 giảm xuống còn 41.605.982.096 đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 30,2% Năm 2022 tiếp tục giảm mạnh còn 25.014.829.286 đồng, tỷ lệ tương ứng giảm 40%
- Giá vốn hàng bán cũng giảm dần theo doanh thu, từ 46.810.351.284 đồng còn 32.568.649.162 đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 30,4%, và đến năm 2022 chỉ còn 19.571.386.750 đồng, tướng ứng giảm 40%
Mặc dù doanh thu năm 2021 giảm, nhưng lợi nhuận sau thuế vẫn tăng 19.3%, đạt 180.478.240 đồng so với năm trước Tuy nhiên, đến năm 2022, lợi nhuận sau thuế lại giảm 13%, chỉ còn 146.438.309 đồng.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN
Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa nguyên container
Sơ đồ 3.1: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container
Diễn giải quy trình xuất khẩu hàng FCL
Bước 1: Thực hiện kí kết hợp đồng giữa người mua và người bán
Công ty Cổ Phần Yên My đã thành công trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu sàn gỗ Tần Bì ghép tấm với Công ty KASCO CO.,LTD Trước khi ký kết, bên bán đã tiến hành tính toán chi phí và lãi dự kiến cho lô hàng để đưa ra báo giá và thảo luận các điều kiện, điều khoản với bên nhập khẩu Hợp đồng được ký kết cần đảm bảo đầy đủ các nội dung quan trọng liên quan đến giao dịch.
- Điều kiện tên hàng (Commodity)
- Điều kiện quy cách phẩm chất (Speciíìcation/Ọuality)
- Điều kiện số lượng (Quantity)
- Điều kiện giao hàng ( Shipment/Delivery)
- Điều kiện giá cả (Price)
- Điều kiện thanh toán (Payment)
- Điều kiện bao bì (Packing) và Ký mã hiệu (Marking)
- Điều kiện bảo hành (Warranty)
- Điều kiện khiếu nại (Claim)
- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)
- Bất khả kháng (Force majeure)
Bước 2 Tiếp nhận thông tin booking (đặt chỗ) từ khách hàng
Sau khi hợp đồng giữa người bán và người mua được ký kết thành công, công ty xuất khẩu sẽ tìm kiếm đơn vị Logistics để thực hiện thủ tục xuất khẩu lô hàng Công ty HDY Logistics sẽ đảm nhận việc liên hệ với các bên liên quan để đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ.
Công ty HDY Logistics sẽ kiểm tra lịch tàu và xin báo giá cước biển từ 39 hãng tàu khác nhau Sau khi nhận được báo giá, công ty sẽ lựa chọn hãng tàu có giá thấp nhất để thực hiện quy trình xuất khẩu cho lô hàng Để xin booking, khách hàng (người xuất khẩu) cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
- Ngày khởi hành dự kiến ETD
- Điều kiện cước phí LSS
- Free time at dest (nếu có)
Khi nhận được yêu cầu đặt chỗ của khách hàng thì DOCS sẽ:
- Kiểm tra các thông tin mà khách hàng gửi có hợp lý, rõ ràng hay không
- Kiểm tra khả năng tiếp nhận, vận chuyển lô hàng của hãng tàu
- Các yêu cầu về lưu container, lưu bãi,…
- Các yêu cầu đặc biệt về chứng từ, … đối với tùy loại mặt hàng khác nhau
- Liên lạc lại với khách hàng khi có bất cứ điều gì chưa hiểu hoặc chưa rõ về các yêu cầu của khách hàng hoặc về hàng hóa
- Sales kiểm tra giá cước trên phần mềm hệ thống báo giá (nếu có)
- Sau khi khách hàng chấp nhận giá và xác nhận lấy booking, DOCS đặt booking từ hãng tàu chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tàu chạy
Trong trường hợp Giám đốc ủy quyền cho nhân viên bộ phận hàng xuất thực hiện việc định giá và nhập giá cho các lô hàng, nhân viên có thể trực tiếp mở jobfile trên hệ thống để nhập giá mà không cần phải kiểm tra hay tìm kiếm thông tin giá trước đó.
Cập nhật ngay lập tức trên hệ thống khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin khách hàng, cũng như thông tin hoặc yêu cầu liên quan đến lô hàng, để các nhân viên và bộ phận liên quan được thông báo kịp thời.
Bước 3: Giữ chỗ với hãng tàu và gửi Booking Note cho khách hàng
Sau khi nhận được yêu cầu đặt chỗ (Booking Request), người xuất khẩu hoặc công ty được ủy quyền và hãng tàu đã thống nhất giá cước biển Hãng tàu sẽ gửi lại booking qua email cho người xuất khẩu, sau đó người xuất khẩu chuyển tiếp booking này cho bên nhập khẩu Tuy nhiên, sau khi nhận được booking, nhân viên cần kiểm tra lại thông tin để yêu cầu hãng tàu điều chỉnh nếu có sai sót, đồng thời xác định xem khách hàng cần lấy MB/L hay HB/L cho lô hàng, cần tham khảo ý kiến từ bộ phận Sales trước khi hỏi khách hàng.
HBL, hay House Bill of Lading, là loại vận đơn đường biển được phát hành bởi công ty giao nhận vận tải, mang logo của công ty Forwarder Mục đích của HBL là thiết lập mối quan hệ giữa shipper (chủ hàng) và forwarder (người trung gian).
Master Bill Lading (MBL) là loại vận đơn đường biển do hãng tàu phát hành, mang logo của hãng Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mối quan hệ giữa người vận chuyển thực tế (chủ tàu) và người đặt chỗ trên tàu (người xuất khẩu hoặc công ty forwarder).
- Một lô hàng không nhất thiết phải có cả hai vận đơn HBL và MBL
Bước 4: Đổi lệnh cấp vỏ
Mỗi hãng tàu có cách thức khác nhau để đổi lệnh cấp vỏ rỗng Thông thường, công ty xuất khẩu hoặc đơn vị ủy thác sẽ nhận Booking Note từ hãng tàu kèm theo giấy giới thiệu để đổi vỏ container tại địa chỉ của hãng Điều này được thực hiện tại quầy chứng từ hàng xuất nhằm lấy lệnh cấp vỏ trực tiếp Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian, nhiều hãng tàu gửi lệnh cấp vỏ rỗng qua email sau khi công ty đã thanh toán phí cược Đặc biệt, một số hãng như Dong Jang chỉ yêu cầu người lấy lệnh mang theo booking note có dấu vận tải xuống bãi CY để nhận vỏ rỗng mà không cần lệnh cấp vỏ container.
Sau khi nhân viên hoàn tất thủ tục chọn vỏ container rỗng, kho bãi sẽ cung cấp danh sách vỏ container cho khách hàng lựa chọn Nhân viên hiện trường sẽ kiểm tra container đã chọn tại bãi, cần lưu ý không chọn vỏ rách, thủng, và đảm bảo trục cửa không bị méo hoặc bẹp Ngoài ra, sàn container phải sạch và không bẩn.
Sau khi chọn vỏ container đạt chất lượng, nhân viên hiện trường sẽ kiểm tra danh sách vỏ container do nhân viên bãi cung cấp Tiếp theo, họ tiến hành làm thủ tục đóng phí nâng vỏ tại quầy, có thể bao gồm cả phí hạ hàng tùy theo yêu cầu của từng bãi Bãi cảng sẽ cấp phiếu giao container rỗng, trong khi hóa đơn phí nâng và hạ vỏ sẽ được gửi cho khách hàng Cuối cùng, bộ phận vận tải hoặc lái xe sẽ sử dụng phiếu giao này để vào cảng lấy container và vận chuyển về kho của khách hàng.
Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty xuất khẩu hoặc công ty được ủy thác sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan hàng xuất ngay sau khi nhận được Booking từ hãng tàu Các chứng từ quan trọng cần thiết cho quá trình này bao gồm nhiều tài liệu khác nhau.
Các thông tin trên sẽ được cập nhập và truyền dữ liệu trên phần mềm
ECUSS5VN Sau đó, cơ quan hải quan sau khi kiểm tra thông tin về lô hàng sẽ gửi trả kết quả phân luồng:
2- Luồng vàng: Kiểm tra lại hồ sơ (mất them chi phí)
3- Luồng đỏ: Bị kiểm hóa (kiểm tra lại hồ sơ và cắt chì kiểm tra hàng trong container và sẽ mất thêm một khoản chi phí)
Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, nhân viên công ty Logistics sẽ nộp tờ khai này cho hãng tàu hoặc tại bãi cảng Sau khi tàu xuất bến, khoảng hai tuần sau, họ sẽ tiến hành thanh lý tờ khai.
Bước 6: Đóng hàng tại kho riêng của khách hàng
Nhân viên lái xe vận chuyển vỏ rỗng đến kho của khách hàng để đóng hàng, trong khi bộ phận kho sắp xếp công nhân và xe nâng thực hiện quy trình đóng hàng vào container Nhân viên kho kiểm tra thông tin hàng hóa, bao gồm tên, số lượng, số container và số chì, đối chiếu với Packing List để chuẩn bị gửi SI cho công ty Forwarder hoặc hãng tàu sau này.
Công nhân tại nhà máy sẽ gia cố và chèn lót hàng hóa để ngăn ngừa sô đẩy và đổ vỡ Nhân viên kho sẽ thực hiện việc kẹp chì vào container, trong khi đó, nhân viên lái xe sẽ vận chuyển container hàng đến bãi cảng để chuẩn bị xếp lên tàu.
Quy trình xuất khẩu hàng FCL đối với mặt hàng sàn gỗ ghép tấm tại công ty
3.3.1 Tóm tắt thông tin chung về lô hàng sàn gỗ ghép tấm Để thuận tiện cho việc theo dõi và giúp bài báo cáo mang tính thực tế hơn về
Nghiệp vụ làm chứng từ hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH HDY Logistics sẽ được minh họa qua lô hàng "Acacia Flooring Uni" mà công ty đã cung cấp dịch vụ xuất khẩu cho Công ty Cổ phần Yên My.
• Tên hàng hóa: Acacia Flooring Uni
• Tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight): 10,800.000 KGS
• Nơi nhận: Hải Phòng, Việt Nam
• Cảng bốc hàng (POL): Hải Phòng, Việt Nam
• Cảng dỡ hàng (POD): Shanghai, China
Thông tin của các bên liên quan: a) Nhà xuất khẩu thực sự: Công ty Cổ Phần Yên My
• Địa chỉ: Quốc lộ 5A, đường Giai Phạm, xã Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên, Việt Nam
• Số điện thoại: 02213890656 b) Đơn vị nhập khẩu thực tế: KASCO CO., LTD
• 3-45 SAIWAI CHO TOKUSHIMA KEN, JAPAN c) Đơn vị giao nhận hàng hóa: Công ty TNHH HDY Logistics
• Địa chỉ: Phòng 536, Tầng 5, Tòa Nhà Thành Đạt 3, Số 4 Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Hải Phòng
• Điện thoại: 0225 3666 399 d) Hãng tàu: SHANGHAI JINJIANG SHIPPING (GROUP) CO., LTD
• Đại chỉ: Tầng 2, tòa nhà Thành Đạt 3, số 4, Lê Thánh Tông, Quận Ngô Quyền, Hải Phòng
3.3.2 Các bước trong quy trình xuất khẩu hàng FCL đối với mặt hàng sàn gỗ ghép tấm tại công ty TNHH HDY Logistics
Khi khách hàng có nhu cầu đặt dịch vụ, cần thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình để hàng hóa được lưu thông tới cảng của người bán Tuy nhiên, tùy vào từng loại mặt hàng và yêu cầu từ người xuất khẩu đối với công ty forwarder, một số bước trong quy trình xuất có thể được lược bỏ Điều này có thể xảy ra khi khách hàng có khả năng tự đảm nhận thủ tục hải quan, tự thuê dịch vụ trucking hoặc chọn công ty forwarder khác.
Nhiều doanh nghiệp không đủ khả năng thực hiện một số công việc đặc thù cho các thị trường nhập khẩu hoặc hàng hóa đặc biệt Ví dụ, lô hàng sàn gỗ ghép tấm minh chứng rõ nét cho quy trình thực tế liên quan đến từng loại sản phẩm khác nhau.
Bước 1: Tiếp nhận thông tin booking (đặt chỗ) từ công ty CP Yên My
Sau khi nhận thông tin xin Booking mặt hàng “Acacia Flooring Uni” để xuất khẩu từ Công ty Cổ Phần Yên My với các thông tin chính sau:
5 Low Sulphur Surcharge (LSS): Collect
6 Tên hàng: Sàn gỗ ép tấm
9 Estimated/Expected Time of Departure (ETD): 10/03/2024
10 Các yêu cầu khác nếu có
Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra lịch tàu chạy của các hãng tàu phù hợp với nhu cầu của Công ty CP Yên My Việc lựa chọn hãng tàu dựa trên các yếu tố như chất lượng dịch vụ, giá cả, thời gian vận chuyển và thời gian chuyển tải Đồng thời, nhân viên cũng xác nhận tình trạng chỗ trống để đảm bảo khả năng booking Thông tin được đối chiếu với lịch tàu của hãng JinJiang qua email hoặc trên trang web của các hãng tàu khác.
Vào ngày 10/03, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu Jinjiang để làm giá và đặt chỗ cho lô hàng, sử dụng tàu CONSERO tại cảng Nam Đình Vũ Theo lịch tàu, dự kiến tàu sẽ cập cảng Kobe vào ngày 23/03 Đây là khách hàng quen thuộc của công ty HDY, thường xuyên xuất hàng định kỳ Sau khi có giá và hãng tàu phù hợp, nhân viên kinh doanh sẽ thông báo cho công ty CP Yên My.
Bước 2: Viết Mail đặt chỗ (book chỗ) với hãng tàu và gửi Booking Note cho công ty Cổ Phần Yên My
Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành đặt booking qua gmail của hãng tàu Jinjiang Với các nội dung chính sau:
Tiêu đề email: HPH-KOBE//1X20cont//ETD10/3//PP
1 Cảng đi: HPH (Mã cảng)
8 Estimated/Expected Time of Departure (ETD): 02/08/2023
9 Thời gian freetime (nếu có): Trường hợp khách không yêu cầu thì mặc định ngày FT của hãng là 4 DEM và 7 DET Đối với lô hàng đi Nhật yêu cầu them phí phụ thải lưu huỳnh nên cần xác định rõ LSS do bên nào chi trả và ghi rõ trên vận đơn để tránh rủi ro, tranh chấp
Sau khi nhận được Booking từ hãng tàu qua email cus@hdylogistics.com, nhân viên DOCS của công ty HDY sẽ kiểm tra nội dung booking để đảm bảo thông tin khớp với yêu cầu của công ty Yên My Nếu phát hiện sai sót, nhân viên sẽ liên hệ với hãng tàu để chỉnh sửa thông tin Nếu thông tin chính xác, họ sẽ sao chép số booking, xóa thông tin liên hệ của hãng tàu và gửi lại cho khách hàng.
Bước 3: Xin duyệt lệnh cấp vỏ của JiJinang Shipping
Sau khi công ty Yên My nhận booking từ công ty HDY, họ sẽ chuẩn bị hàng hóa và yêu cầu HDY liên hệ với hãng tàu để thả lệnh container rỗng Điều này nhằm mục đích để nhân viên vận tải có thể đến kéo container về kho hàng và tiến hành đóng hàng.
Tiêu đề mail: DUYỆT LỆNH BOOKING JJCHPUBBNC314952 + NGÀY DỰ KIẾN LẤY VỎ 10/3
Hình 3.2: Lệnh lấy vỏ được cấp bởi hãng tàu
Bước 4: Tiếp nhận SI, VGM cho lô hàng
Sau khi công ty Yên My điều động nhân viên vận tải nội địa để kéo container rỗng về kho hàng, hàng hóa sẽ được chất xếp lên thùng Khách hàng sẽ biết chắc chắn số lượng hàng hóa, tạo điều kiện cho công ty Yên My thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình giao nhận.
SI và VGM gửi cho công ty HDY Ngoài ra, đối với nhiều hàng hóa đặc biệt khác
Hàng khí được chứa trong container tank có khối lượng toàn bộ tương đương với vỏ tank Khách hàng có thể yêu cầu công ty HDY Logistics thực hiện SI và VGM mà không cần phải gửi thông tin từ phía khách.
Để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn trước khi tàu chạy, công ty HDY cần liên hệ với Công ty Cổ phần Yên My để cung cấp thông tin SI ít nhất 2 ngày trước ngày tàu chạy Công việc này sẽ được bộ phận DOCS thực hiện.
(20'GP/40'GP/40'HC) Cont no S eal No No of package Type of package Gross weigh
( Kilograms) CBM no HS CODE VGM
SHANGHAI JINJIANG SHIPPING ( GROUP ) CO.,LTD
1/ ACACIA FLOORING UNI, UV COATING 2/
ACACIA FLOORING UNI, OS MO COATING
YEN MY JOINT S TOCK COMPANY
Address: Pho Noi Industrial Zone A, Giai Pham, Yen My Dist, Hung Yen Province, Vietnam
PIC : MS BUI HA VY KAS CO Co.,Ltd
Address: 3-4,5 S aiwai-cho tokushima-city Tokushima-ken 770-0847, Japan
Tel: 088 625 2151 PIC: Mr HIROAKI KAS HIHARA KAS CO Co.,Ltd
Address: 3-4,5 S aiwai-cho tokushima-city Tokushima-ken 770-0847, Japan
Tel: 088 625 2151 PIC : Mr HIROAKI KAS HIHARA JJCHPUBBNC314952
- SỐ TEL / FAX, TAXCODE/ USCI CỦA SHIPPER VÀ CONSIGNEE
- HS CODE ( HÀNG ĐI JAPAN / INLAND CHINA / USA
- Hàng đi USA cung cấp: HBL no, HBL Scac code
2 GROSS WEIGHT : LÀM TRÒN SAU DẤU PHẨY 2 CHỮ SỐ ( VD : 2000.34 kgs )
3 DEADLINE CFM BILL : ( tàu delay sẽ update lại sau )
- TÀU ETD THỨ 4 : ( hàng DIRECT JPN : 10AM thứ 3, cảng khác 10AM thứ 4 )
TELEX RELEASE BL ORIGINAL BL
NOT SHOW ON BL FREIGHT COLLECT
53 có nghĩa vụ kiếm tra lại SI của khách để sữa chữa sai xót nếu có trước khi gửi khi Jijinang Shipping
Bước 5: Nhận MB/L nháp từ Jinjiang Shipping, kiểm tra và gửi lại khách
Sau khi hãng tàu nhận được SI, công ty HDY sẽ nhận MB/L nháp kèm theo thời hạn để chỉnh sửa bill of lading Nhân viên DOCS sẽ kiểm tra thông tin trên bill để đảm bảo khớp với SI Nếu thông tin chưa chính xác, họ sẽ gửi email yêu cầu hãng tàu Jinjiang Shipping sửa đổi trước khi gửi cho khách hàng Các thông tin cần kiểm tra bao gồm:
• Shipper: Công ty Cổ Phần Yên My
• Notify Party: Kasco co., Ltd
• Cảng đi: Hải Phòng, Việt Nam
• Các thông tin liên quan đến lô hàng (CBM, GW,…): 10,800.000KGS, 17.543 CBM
Hình 3.5: Master Bill of Lading
Lưu ý: Nếu khách hàng không confirm sửa bill thì Jinjiang Shipping sẽ tiến hành xuất Bill gốc theo nội dung bill nháp
Bước 6: Phát hành Debit Note cho Công ty Cổ Phần Yên Sơn và yêu cầu Jinjiang Shipping gửi Debit Note
Khi các chi tiết trên MB/L đã chính xác, yêu cầu hãng tàu gửi Debit Note và lưu trữ file trên hệ thống Công ty HDY sẽ dựa vào đó để làm Debit gửi công ty CP Yên My yêu cầu thanh toán Nhân viên chứng từ tập hợp tài liệu qua email và in thành một file chung bao gồm: Booking, bill từ hãng tàu, debit của hãng tàu và công ty, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán HDY để đề nghị thanh toán Kế toán công ty HDY sẽ xử lý các khoản thu từ khách hàng và thanh toán cho hãng tàu Nhân viên DOCS sẽ nhận thông tin thanh toán từ kế toán qua giấy ủy nhiệm chi và phản hồi lại với hãng tàu Jinjiang Shipping.
Hình 3.6: Debit Note từ hãng tàu và công ty HDY Logistics
Bước 7: Báo thả hàng khi Công ty Yên My yêu cầu
Sau khi Công ty Yên Sơn thanh toán các chi phí trên debit note do HDY phát hành, công ty sẽ đủ tư cách yêu cầu hãng tàu thả hàng Nhân viên chứng từ của HDY sẽ gửi giấy ủy nhiệm chi từ bộ phận kế toán qua email đến hãng tàu để yêu cầu thả hàng tại đầu nước nhập khẩu Sau khi nhận được hóa đơn thanh toán từ Công ty Cổ Phần Yên My, nhân viên chứng từ tại HDY sẽ nhận Bill Telex từ hãng tàu Jinjiang Shipping và gửi lại cho khách hàng.
CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA VÀ BIỆN PHÁP CẢI THIỆN
Các vấn đề phát sinh tại công ty HDY Logistics
➢ Lỗi sai sót trong xử lí chứng từ
Các lỗi sai sót trong Bill of Lading như tên shipper, consignee, tên tàu, tên hàng, và số cont có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, bao gồm việc khách hàng hoặc công ty forwarder không thể lấy hàng Những sai sót này dẫn đến việc phát sinh chi phí lớn trong hóa đơn thương mại do nhân viên chứng từ sai dấu ngắt hoặc đơn vị tiền, gửi thông tin không chính xác về hàng hóa, hoặc tính toán sai loại container phù hợp Hơn nữa, việc tính toán và thông báo sai số ngày Dem, Det cũng có thể làm tăng thêm chi phí Những lỗi này thường được phát hiện trong quá trình làm việc hoặc khi có rủi ro xảy ra do thông báo từ khách hàng hoặc hãng tàu.
Khi phát hiện lỗi sai sau khi tàu đã khởi hành, nhân viên ISC cần gửi email correction note cho hãng tàu bên nhập khẩu để xác định khả năng sửa lỗi Nếu lỗi sai do nhân viên gây ra, chi phí phát sinh sẽ do nhân viên chịu trách nhiệm Ngược lại, nếu lỗi sai xuất phát từ thông tin khách hàng cung cấp, chi phí sẽ do khách hàng chi trả.
Cut-off, hay thời gian đóng, là thời hạn cuối mà người xuất khẩu cần hoàn tất thủ tục thông quan và thanh lý container để hàng hóa được bốc lên tàu Nếu quá thời hạn này, hãng tàu sẽ từ chối nhận hàng và xem như hàng hóa đã bị rớt tàu Nhiều trường hợp xảy ra do sai sót trong việc ghi chú deadline của lô hàng, dẫn đến lỗi chứng từ, trễ giờ cut-off hoặc kiểm hóa Lỗi này có thể xuất phát từ nhân viên chứng từ hoặc các bên liên quan khác.
Trong quá trình vận tải, việc kéo container ra cảng có thể gặp phải các tình huống như cấm đường hoặc tai nạn, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa bên trong Khi đó, cần phải thay thế container hoặc nếu container bị rơi, hàng hóa phải được chuyển sang tàu mới Khách hàng sẽ phải sửa tờ khai hải quan và hạ container về cảng, dẫn đến chi phí phát sinh mà họ sẽ phải bồi thường.
Hình 4.1: Thùng container bị va đập
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, công ty HDY Logistics thường gặp phải tình trạng khách hàng hủy booking vì nhiều lý do như hàng chưa sản xuất kịp, vấn đề với đối tác, tìm được giá tốt hơn, hoặc hàng bị lỗi số lượng lớn Việc hủy đặt chỗ không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của công ty dịch vụ mà còn tác động đến doanh thu của hãng tàu, đặc biệt khi công ty đã phải liên hệ để xin đặt chỗ với giá ưu đãi từ đối tác lâu năm.
Nếu tình trạng chở hàng không đúng quy định diễn ra nhiều lần, công ty có thể đối mặt với việc bị hạn chế dịch vụ hoặc hãng tàu ngừng cung cấp booking.
- Việc khách hàng hoặc đại lý bên kia chậm giao chứng từ hoặc thông tin trên các chứng từ chưa chính xác
- Chưa kiểm tra điện giao hàng nhưng đã tới hãng tàu yêu cầu lấy lệnh gây mất thời gian
- Kiểm tra giấy giao nhận container xem có vấn đề gì không, nếu có photo lại để lưu
Quên mang giấy giới thiệu công ty có thể dẫn đến việc khách hàng không nhận được D/O Ngoài ra, giấy giới thiệu hết hạn hoặc chữ ký không hợp lệ của khách hàng cũng sẽ không được chấp nhận Việc mất phiếu cam kết mượn container có thể gây khó khăn trong việc lấy lại tiền cược vỏ container.
Đề xuất, kiến nghị một số biện pháp để thực hiện tốt hơn quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty HDY Logistics
nhận hàng hóa tại công ty HDY Logistics
Để đảm bảo các hoạt động trong công ty được liên kết một cách hiệu quả và liên tục, cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và cụ thể, phân chia rõ ràng nhiệm vụ cho từng bộ phận.
Khi tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng như Bill of lading, debit note và booking, cần kiểm tra chi tiết và cẩn thận từng chứng từ Nếu phát hiện sai sót, hãy liên hệ ngay để điều chỉnh Đặc biệt, trong quá trình khai báo Hải quan, cần đảm bảo độ chính xác tuyệt đối để giảm thiểu các thủ tục sửa đổi hoặc hủy bỏ, nhằm duy trì uy tín và chuyên nghiệp trong dịch vụ.
Công ty cần thường xuyên theo dõi và cập nhật những thay đổi từ hãng tàu, đặc biệt là thời hạn cut off có thể thay đổi, nhằm thông báo kịp thời cho khách hàng Đồng thời, cần hoàn thành các bước giao nhận và xử lý chứng từ một cách khoa học và hợp lý.
60 lên trình tự cụ thể, phân luồng mail đối với từng khách hàng, làm bảng note để theo dõi chứng từ các quy trình để tránh nhầm lẫm
Để thực hiện các thủ tục với các hãng tàu một cách nhanh chóng, cần chuẩn bị kỹ càng các chứng từ và bảo quản chúng cẩn thận Việc này giúp tránh làm gián đoạn đến các thủ tục liên quan khác.
Hãng tàu có thể linh hoạt điều chỉnh thời gian cắt máng từ 2-4 giờ đồng hồ dựa vào mối quan hệ với khách hàng, nhằm hỗ trợ những khách hàng gặp sự cố không kịp đưa hàng ra cảng.
Đối với khách hàng có xu hướng hủy booking, nhân viên chứng từ cần theo dõi chặt chẽ và yêu cầu khách gửi kế hoạch đóng hàng để đánh giá Từ đó, có thể đưa ra giải pháp thay thế như bù đắp lô hàng cho khách hàng khác hoặc báo hãng tàu gia hạn thời gian cut-off cho khách.