Báo cáo kiến tập quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng Đường biển tại công ty tnhh hans world agency việt nam

i ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO KIẾN TẬP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN T

i

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT

KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

BÁO CÁO KIẾN TẬP QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG

ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH HANS

WORLD AGENCY VIỆT NAM

GVHD: TS PHẠM NGỌC Ý SVTH: HUỲNH NGỌC HÂN MSSV: K214021447

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2024

ii

iii

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG v

CHƯƠNG 1: v

DANH MỤC HÌNH ẢNH vi

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Hạn chế của đề tài 2

5 Kết cấu của đề tài 2

6 Mô tả vị trí kiến tập 2

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HANS WORLD AGENCY VIỆT NAM 3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển: 3

1.1.1 Khái quát về công ty: 3

1.1.2 Quá trình hình thành: 3

1.2 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của các phòng ban 4

1.2.1 Cơ cấu tổ chức: 4

1.2.2 Hoạt động của các phòng ban 5

1.3 Tình hình hoạt động và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty: 5

1.3.1 Cơ cấu hoạt động kinh doanh của công ty: 5

1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh: 6

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 7

iv

CHƯƠNG II QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN

CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY HANS WORLD AGENCY VIỆT

NAM 8

2.1 Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam: 8

2.1.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng 9

2.1.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 9

2.1.3 Đặt booking: 10

2.1.4 Lấy lệnh cấp container và nhận container rỗng 11

2.1.5 Comercial Invoice ( C/I ) và Packing List 11

2.1.6 Tiến hành đóng hàng 12

2.1.7 Khai báo Hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5 - VNACCS 13

2.1.8 Tiến hành làm thủ tục hải quan 15

2.1.9 Nộp S/I và VGM cho FWD 16

2.2 Nhận xét về quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên Container bằng đường biển tại Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam 18

2.2.1 Ưu điểm 18

2.2.2Nhược điểm 18

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 19

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY TNHH HANS WORLD AGENCY VIỆT NAM 20

3.1 Giải pháp trong khâu đàm phán và ký kết hợp đồng 20

3.2 Giải pháp trong khâu khai báo hải quan 20

3.3 Kiến nghị: 20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

PHỤ LỤC 24

v

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Cơ cấu dịch vụ của Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam 5

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hans World 8

vi

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Logo Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam 3

Hình 2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam 4

Hình 3 Quy trình giao nhận hàng xuất FCL/FCL bằng đường biển tại Công ty Hans

World Agency Việt Nam 8

Hình 4 Thông tin chi tiết về hàng hóa xuất khẩu trên Commercial Invoice 11

Hình 5 Thông tin chi tiết về hàng hóa xuất khẩu trên Packing List 12

vii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ hàng

hóa

FCL Full Container Load Hàng xếp nguyên container

CIF Cost - Insurance – Freight Tiền hàng, phí bảo hiểm

và cước phí

INV Commercial Invoice Hóa đơn thương mại

VGM Verified Gross Mass Bảng khai báo toàn bộ trọng

lượng container hàng

PKL Packing List Phiếu đóng gói/ bảng kê/ phiếu

Chi tiết hàng hoá

EIR Equipment Interchange

Receipt

Phiếu giao nhận

Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam, với kinh nghiệm lâu năm và mạng lưới đối tác toàn cầu, đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực logistics và vận tải biển Tuy nhiên, qua quá trình kiến tập tại công ty, tôi đã nhận thấy rằng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển vẫn còn gặp nhiều thách thức Những vấn đề này không chỉ liên quan đến quy trình xử lý chứng từ, mà còn về sự tương tác giữa các bộ phận liên quan và các quy trình kiểm tra hàng hóa trước khi vận chuyển Một số công đoạn xử lý còn kéo dài, gây lãng phí thời gian và làm giảm hiệu quả vận hành của công ty

Theo báo cáo từ Phòng Ops của Hans World Agency Việt Nam, khối lượng hàng hóa xuất khẩu của công ty đã gia tăng đều đặn trong các năm qua, đặc biệt tại các thị trường lớn như châu Âu, châu Mỹ và khu vực châu Á - Thái Bình Dương Trong đó, các mặt hàng xuất khẩu chính bao gồm thiết bị điện tử, linh kiện máy móc, đồ gỗ và sản phẩm công nghiệp

Sự tăng trưởng này cho thấy nhu cầu cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển là cấp bách để công ty đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng quốc tế và đảm bảo chất lượng dịch vụ

Nhằm góp phần giải quyết những vấn đề này và nâng cao hiệu quả hoạt động của Hans World Agency Việt Nam, tôi đã chọn đề tài "Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam"

để nghiên cứu Thông qua đề tài này, tôi hy vọng có thể đề xuất các giải pháp thực tế, góp phần hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty, giúp tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận, cải thiện thời gian xử lý và nâng cao khả năng cạnh tranh của Hans World Agency Việt Nam trên thị trường quốc tế

2 Mục tiêu nghiên cứu

Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam

2

Đề xuất giải pháp để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam

3 Phương pháp nghiên cứu

Đầu tiên tác giả sử dụng phương pháp quan sát thực tế bằng cách trong thời gian kiến tập không ngừng quan sát các anh/chị nhân viên chuyên nghiệp để học hỏi và trau dồi kiến thức

để tiến hành lựa chọn đề tài và viết đề cương

Thứ hai, tác giả sử dụng phương pháp thu thập và tổng hợp số liệu Tác giả tiến hành thu thập số liệu thứ cấp từ các Phòng ban của công ty, chẳng hạn như số liệu về tình hình giao nhận hàng xuất khẩu để tiến hành viết lí do lựa chọn đề tài, hay là số liệu về tình hình kinh doanh của Công ty để phân tích đánh giá tình hình hoạt động…

Cuối cùng, tác giả sử dụng phương pháp phân tích, đánh giá Sau khi thu thập và tổng hợp

số liệu xong, tác giả tiến hành phân tích đánh giá sâu hơn các vấn đề, phương pháp này được sử dụng xuyên suốt bài báo cáo, được tác giả sử dụng để đánh giá bày tỏ quan điểm cũng như đề xuất giải pháp để hoàn thiện đề tài báo cáo: “ Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam.”

4 Hạn chế của đề tài

Giới hạn về thời gian và mức độ tiếp cận với đội ngũ nhân sự công ty, chưa có cơ hội làm việc nhiều và trực tiếp với toàn bộ đội ngũ nhân lực, do đó các đánh giá có thể chưa đúng

và còn dựa trên quan điểm cá nhân là chủ yếu

5 Kết cấu của đề tài

CHƯƠNG 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam CHƯƠNG 2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển

của Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam

CHƯƠNG 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận chứng từ tại công

ty TNHH Hans World Agency Việt Nam

6 Mô tả vị trí kiến tập

Vị trí kiến tập: Thực tập sinh Billing

Mô tả công việc: Soạn các chứng từ vận tải và làm các thủ tục liên quan đến chứng từ Lưu trữ soạn thảo chứng từ theo đúng quy định của công ty; Các công việc khác theo sự phân công

3

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HANS WORLD

AGENCY VIỆT NAM 1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

1.1.1 Khái quát về công ty:

 Tên công ty: Công ty TNHH ATLANTIC HANS WORLD AGENCY VIỆT NAM

 Tên quốc tế: HANS WORLD AGENCY VIET NAM COMPANY LIMITED

 Tên viết tắt: HANS WORLD AGENCY VIET NAM CO.,LTD

 MST: 0315140716

 Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế quận Bình Thạnh

 Địa chỉ: Phòng 3A.03 - Tầng 3A, Tòa nhà VINA - 131 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 17, Quận Bình Thạnh Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

ty Hans World Agency Việt Nam đặt mục tiêu xây dựng một nền tảng giao dịch và thanh toán hậu cần tập trung, an toàn và nhanh chóng, trên đó các thương nhân có thể tìm kiếm các nhà giao nhận vận tải để mở rộng các kênh mua hàng và các nhà giao nhận cung cấp dịch vụ giải pháp hậu cần cho các đối tác toàn cầu để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài Công ty Hans World Agency đang nỗ lực hết mình để đào tạo nhân viên về trải nghiệm chất

4

lượng cho khách hàng Công ty TNHH Hans World Agency sẽ không ngừng đóng vai trò quan trọng và hoàn thành sứ mệnh là công ty phân phối hàng đầu bằng cách hiện thực hóa các giá trị mới của dịch vụ phân phối bằng các cách như tăng cường khả năng cạnh tranh

về giá, mở rộng mạng lưới phân phối toàn cầu, đào tạo chuyên gia phân phối,

Hoạt động kinh doanh:

Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam là công ty đa quốc gia nên đã có kinh nghiệm

từ trước Đến nay công ty đang cung cấp những dịch vụ XNK sau đây:

 Vận tải hàng hóa bằng đường biển

 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

 Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu

 Dịch vụ vận tải nội địa

 Dịch vụ kê khai hải quan

 Giao nhận đa phương tiện

 Lưu kho và phân phối

1.2 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của các phòng ban

1.2.1 Cơ cấu tổ chức:

Với cơ cấu là một công ty chuyên về dịch vụ vận tải, chính vì vậy mà Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam không yêu cầu phải có quá nhiều công nhân viên trong công ty, chỉ cần đội ngũ nhân viên vừa đủ nhưng chất lượng về nghiệp vụ, luôn biết kết hợp với nhau thành một hệ thống liên kết Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc, mỗi phòng ban, mỗi bộ phận, đảm nhận một nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, hoạt động nhịp nhàng theo đúng tiến độ

Hi ̀nh 2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam

Nguồn: Phòng Nhân sự

5

1.2.2 Hoạt động của các phòng ban

 Giám đốc: Với vị trí đứng đầu công ty, giám đốc là người chỉ huy, là gương mặt đại

diện thực hiện các ký kết hợp đồng giao thương với khách hàng Đề ra các chiến lược kinh doanh, phương hướng hoạt động cho công ty trong tương lai

 Phòng kế toán: Giám sát tài chính theo quy định của pháp luật Lên kế hoạch cân đối

ngân sách, tính toán có hiệu quả hoạt động kinh doanh Thực hiện đúng các chính sách của nhà nước về tài chính

 Phòng nhân sự: Quản trị nguồn nhân lực trong công ty Thực hiện các nhiệm vụ chính:

lập kế hoạch và tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực

 Phòng Kinh doanh XNK: bao gồm 3 bộ phận

 Bộ phận Sales: Nắm vững thông tin ngành nghề, dịch vụ công ty kinh doanh Báo giá các dịch vụ, và chịu trách nhiệm tìm kiếm, hướng dẫn, chăm sóc khách hàng

 Bộ phận Chứng từ: Thực hiện các công việc lưu trữ chứng từ, các công văn, làm

hồ khai hải quan và các chứng từ cần thiết

 Bộ phận Giao nhận: Có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, khai hải quan và các thủ tục cần thiết Giải đáp cho khách hàng nếu gặp các vướng mắc một cách nhanh chóng

 Phòng vận tải: Điều hành hoạt động, bố trí phương tiện vận tải, sắp xếp hàng hóa để

vận chuyển theo đúng kế hoạch Kiểm tra, bảo dưỡng xe theo định kỳ, đảm bảo xe luôn trong tình trạng tốt phục vụ nhu cầu vận chuyển

1.3 Tình hình hoạt động và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:

1.3.1 Cơ cấu hoạt động kinh doanh của công ty:

Ba ̉ ng 1.1 Cơ cấu dịch vụ của Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam

6

Nhận xét: Từ bảng số liệu và biểu đồ trên ta có thể thấy doanh thu của công ty đang trên

đà phát triển, phân bổ nhiều loại hình dịch vụ để đáp ứng nhu cầu phục vụ khách hàng Từng loại hình dịch vụ có mỗi cung cách hoạt động riêng, tuy nhiên lại rất liên quan đến nhau Doanh thu các loại hình này gia tăng đều, tuy nhiên chiếmtỉ trọng 5 cao nhất vẫn là giao nhận, loại hình kinh doanh chủ yếu ở công ty

Năm 2021: Doanh thu các loại ở dịch vụ giao nhận là 404062,61 USD chiếm tỷ trọng cao nhất là 36,86%, dịch vụ vận tải là 356551,89 USD chiếm 32,53% và dịch vụ thương mại 335562,4 USD chiếm 30,61%

Năm 2022: Doanh thu của các loại đều tăng Cụ thể, dịch vụ giao nhận chiếm 37.89% với doanh thu 485664,67 USD, dịch vụ vận tải chiếm 32,5% với doanh thu 416654,54 USD và dịch vụ thương mại với 379586 USD chiếm29,61%

Năm 2023: Doanh thu các loại đều tăng hơn so với năm 2022 Cụ thể, dịch vụ giao nhận chiếm 32,55% với doanh thu 476757,19 USD, dịch vụ vận tải chiếm 32,5% vớidoanh thu 416654,54 USD và dịch vụ thương mại với 423609,6 USD chiếm 29,4% Nhìn chung, doanh thu của từng dịch vụ đều tăng trưởng tuy nhiên lại giảm tỷ trọng của 2 loại dịch vụ vận tải

và thuơng mại Cho thấy công ty chưa tiếp cận với thị trường này tốt Nên cần những bước ngoặc có thể khai thác thị trường tốt hơn

1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh:

Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hans World

Agency VN Đơnvị: USD,%

7

Năm 2021, nhờ vào định hướng rõ ràng của công ty cùng nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa tăng cao nên doanh thu đã bước đột phá mạnh mẽ Doanh thu năm này đạt 1096177 USD với mức lợi nhuận là 734438,8 USD

Năm 2022, doanh thu của công ty đạt 1281905,2 USD, so với năm 2021 đã tăng cao hơn 185692,38 USD tương ứng tăng 16,94% Chi phí tăng lên 46917,43USD, tương ứng tăng 12,97% Mức lợi nhuận đạt được là 873247,41 USD so với năm trước thì đã tăng lên 138808,9 USD tương ứng tăng 18,9% Với mức tăng trưởng này, cho thấy được sự phát triển của công ty là khá cao

Năm 2023, doanh thu của công ty đạt 1482633,9 USD, so với năm 2022 đã tăng cao hơn 200728,7 USD tương ứng tăng 17,98% Chi phí tăng lên 470578USD, tương ứng tăng 13% Mức lợi nhuận đạt được là 1027056,52 USD so với năm trước thì đã tăng lên 153809,11 USD tương ứng tăng 19,5% Với mức tăng trưởng này, cho thấy được

sự phát triển của công ty là khá cao

Nhìn chung, doanh thu và lợi nhuận công ty đều đạt tăng trưởng tốt Dù rằng các công

ty XNK ra đời ngày càng nhiều, tốc độ cạnh tranh ngày càng gắt gao hơn Tuy nhiên, với sự cố gắng bền bỉ, đoàn kết, của toàn thể nhân viên, công ty tin rằng sẽ tiếp tục phát huy được năng lực của mình để có thể đảm bảo mức lợi nhuận càng lớn hơn, để

từ đó công ty ngày càng lớn mạnh

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Như vậy, thông qua việc tìm hiểu về Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam,

có thể thấy rằng Hans World là một trong những doanh nghiệp tiêu biểu trong lĩnh vực logistics và vận tải biển tại Việt Nam Với nhiều năm kinh nghiệm và sự phát triển không ngừng, công ty đã xây dựng được một hệ thống dịch vụ logistics toàn diện và chuyên nghiệp Từ vận chuyển hàng hóa đường biển, đường hàng không, cho đến dịch

vụ kho bãi và quản lý chuỗi cung ứng, Hans World cung cấp các giải pháp tối ưu, đáp ứng được yêu cầu khắt khe của thị trường quốc tế Công ty đặc biệt nổi bật với mạng lưới đối tác toàn cầu, kết nối chặt chẽ giữa các quốc gia và khu vực, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, nhanh chóng và hiệu quả đến tay khách hàng trên toàn thế giới

8

CHƯƠNG II QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY HANS WORLD AGENCY

VIỆT NAM 2.1 Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam:

Sơ đồ mô tả tổ chức thực hiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu FCL/FCL bằng đường biển tại Công ty

Nguồn: Phòng kinh doanh XNK

Để minh hoạ cho quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất FCL/FCL của Công ty TNHH Hans World Agency Việt Nam, em xin trình bày cụ thể quy trình thực hiện đơn hàng sau:

- Người xuất khẩu: Công ty TNHH Phúc Giang

- Địa chỉ: 10 Trịnh Văn Cấn, phường Cầu Ông Lãnh, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Người nhập khẩu: SANECORE AUDIO (JIAN) CO., LTD

- Địa chỉ: SANECORE INDUSTRY PARK, FENG HUANG TOWN, JIAN COUNTRY, JIAN CITY, JIANG XI, CHINA 343100

Hi ̀nh 3 Quy trình giao nhận hàng xuất FCL/FCL bằng đường biển tại Công ty Hans World Agency Việt Nam

9

- Công ty dịch vụ giao nhận hàng hóa : Công ty TNHH HANS WORLD AGENCY VIỆT NAM

- Shipping Agent: SHENZHEN UNIWIN INTERNATIONAL LOGISTICS LTD

- Địa chỉ: 25/F TIANMIAN CITY BLD, MID, SHENNAN ROAD SHENZHEN, CHINA

2.1.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng

Công ty Hans World Agency ban đầu bắt đầu kinh doanh dịch vụ vận tải xuất nhập khẩu

và được Công ty TNHH Phúc Giang tin tưởng, sử dụng dịch vụ của công ty là do: giá cả hợp lý, cung cấp dịch vụ chất lượng, tốc độ làm việc nhanh, thái độ phục vụ của nhân viên tốt so với các công ty khác Trong lô hàng này, do đã hợp tác từ trước nên Hans World Agency vẫn được chọn do đã từng hợp tác trước đó, nhân viên Công ty TNHH Phúc Giang

đã liên hệ với phòng kinh doanh của Công ty Hans World Agency thông qua email Nhân viên Bộ phận Sales của Công ty Hans World Agency xem xét về lô hàng sau đó tiến hành gửi Bảng báo giá các dịch vụ cho khách hàng Trải qua nhiều lần thảo luận qua email và số điện thoại, cuối cùng hai bên đã thống nhất được giá cả thích hợp cho các dịch vụ: khai thuê hải quan, Giao nhận hàng xuất, Vận tải nội địa, Sau khi Công ty Hans World Agency

kí kết hợp đồng dịch vụ nhận làm bộ chứng từ cho lô loa WHARFEDALE PRO xuất khẩu sang Trung Quốc của Công ty TNHH Phúc Giang theo mức giá đã thỏa thuận Công ty TNHH Phúc Giang sẽ gửi cho công ty Hans World Agency một hợp đồng ngoại thương đã được kí kết với phía đối tác Trung Quốc cùng các thông tin về lô hàng Thì việc đầu tiên của một nhân viên chứng từ là tiến hành nhận hợp đồng mua bán từ bộ phận sale của công

ty do khách hàng gởi đến để tìm hiểu hợp đồng và các thông tin đối tác cung cấp sau đó thực hiện các công việc cần thiết để lập bộ chứng từ hàng xuất giao cho khách hàng

2.1.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Nhà xuất khẩu (Công ty TNHH Phúc Giang) sẽ gửi những thông tin về chứng từ và mẫu chứng từ soạn sẵn kèm theo bao gồm Commercial Invoice, Packing List, Booking Confirmation cho bộ phận chứng từ của Công ty TNHH Hans World Agency để kiểm tra Nếu có sai sót thì sẽ báo lại cho bên phía nhà xuất khẩu để chỉnh sửa lại Đây là các chứng

từ quan trọng và cần thiết cho quá trình xuất khẩu cũng như làm thủ tục hải quan vì vậy mọi thông tin cần phải được đảm bảo chính xác

Khi nhận được invoice, packing list tiến hành kiểm tra lại các thông tin cho chínhxác, phù hợp với hợp đồng, booking

Đối với invoice mục đích chính là làm chứng từ thanh toán nên ta cần đối chiếu lại các thông tin về số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng xem có phù hợp với hợp đồng và booking không

10

Đối với packing list nó chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa nên ta phải chú ý kiểm tra

kĩ về số lượng kiện hàng là bao nhiêu, trọng lượng, trọng lượng tịnh, quy cách đóng gói

Bước 2: Forwarder bên người mua liên hệ để gửi booking

Bao gồm những thông tin quan trọng sau: số booking, ngày, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng

dở hàng, ngày đi dự kiến, ngày tàu đến, ngày cut off, nơi cấp container rỗng,

Booking Confirmation chứa đựng các thông tin cần thiết sau:

• Hãng tàu/ Bên cấp Booking: WAN HAI LINE LTD • Số Booking (Booking Ref No.): 039DX63669

• Tên tàu và số chuyến (Vessel/Voyate): WAN HAI 359 009

• Tên hàng (Commodity): LOUDSPEAKER

• Cảng hạ container chờ xuất (Cont Drop-of place): HOCHIMINH CAT LAI PORT

• Thời gian cắt máng/Thời gian Closing time (Closing Date/ Time): 17-10-2023 12:00

• Ngày tàu chạy (ETD): 18/10/2023

• Cảng xếp hàng lên tàu tại nước xuất (Port of Loading): CAT LAI PORT HOCHIMINH

• Cảng chuyển tải (Port of Discharge): SHEKOU, CHINA

• Cảng giao hàng (Port of Delivery):SHEKOU, CHINA

• Số lượng container, loại container (Qty/ Size): 01 X 20’

Nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu cụ thể là bộ phận chứng từ của Công ty TNHH Hans World Agency sẽ kiểm tra tất cả thông tin trên Booking Confirmation đã đầy đủ và chính xác hay chưa Nếu phát hiện bất kì sai sót nào về thông tin trên Booking thì ngay lập tức nhân viên sẽ báo lại với khách hàng hoặc hãng tàu để sửa lại thông tin cho thật chính xác Sau khi kiểm tra xong thì nhân viên phía Công ty TNHH Hans World Agency sẽ thông báo

và gửi lại cho khách hàng là nhà xuất khẩu (Công ty TNHH Phúc Giang) Booking Confirmation cùng với thông tin về chi tiết cho lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng để

Sau khi phía Công ty TNHH Phúc Giang nhận được Booking Confirmation thì phía Công

ty TNHH Phúc Giang sẽ tiến hành lập Commercial Invoice và Packing List để gửi cho bộ phận chứng từ của Công ty TNHH Hans World Agency nhằm hoàn thành thủ tục Hải Quan

và xin các giấy tờ cần thiết để xuất khẩu cho lô hàng

2.1.4 Lấy lệnh cấp container và nhận container rỗng

Sau khi khi liên hệ bên forwarder bên nhà nhập khẩu để nhận booking và lệnh lấy conterner Sau khi lựa chọn được Container, Nhân viên ở Bộ phận Giao nhận mang Booking Confirmation và Lệnh cấp Container có mộc của Hãng tàu đến khu điều độ hàng xuất, tiến hành đăng kí Container rỗng, đăng kí ngày giờ lấy Container để đóng hàng tại bãi và đến khu thủ tục đóng phí thương vụ, gồm phí vận chuyển hàng; Phí đóng ruột Container thủ công; Phụ phí vệ sinh; Cuối cùng nhận Niêm chì (Seal) của Hãng tàu

2.1.5 Comercial Invoice ( C/I ) và Packing List

 Comercial Invoice

Khi nhân viên bộ phận chứng từ của Công ty TNHH Hans World Agency nhận được Commercial Invoive từ Công ty TNHH Phúc Giang thì sẽ kiểm tra lại các thông tin đã chính xác hay chưa Mục đích chính của Commercial Invoice là làm chứng từ thanh toán nên cần kiểm tra chính xác các thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng,…

Hi ̀nh 4 Thông tin chi tiết về hàng hóa xuất khẩu trên Commercial Invoice

(Nguồn: Trích từ hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) số 011023.PGI.SC)

Hi ̀nh 5 Thông tin chi tiết về hàng hóa xuất khẩu trên Packing List

Total number of cartons: 132

Total Weight (kg): 2178

Total cube (m3): 18.41

(Nguồn: Trích từ phiếu đóng gói (packing list) số 011023.PGI.SC)

Kiểm tra chứng từ là một bước vô cùng quan trọng trong quá trình giao nhận lô hàng xuất khẩu Nếu chứng từ đầy đủ và chính xác, hợp lệ sẽ giúp cho nhân viên bộ phận giao nhận thông quan lô hàng tại cảng nhanh hơn, tiết kiệm chi phí nhân lực, thời gian và các chi phí phát sinh khác cho công ty Nếu xảy ra sai xót, không thể khai báo hải quan hay lấy hàng tại cảng do bộ chứng từ không hợp lệ, khi đó bắt buộc phải báo lại cho bên đối tác điều chỉnh bộ chứng từ cho phù hợp, quá trình này có thể sẽ tốn nhiều thời gian, khi đó hàng đã tới nơi mà chưa được lấy để kéo được hàng về công ty có khả năng phải đóng phí lưu container, lưu bãi, ảnh hưởng tới hoạt động của cả công ty Trong trường hợp nếu nghiêm trọng hơn là trễ hạn hợp đồng, công ty phải đền bù hợp đồng và mất uy tín với khách hàng

2.1.6 Tiến hành đóng hàng

Tài xế ở Bộ phận Vận tải được điều độ dùng xe chuyên dụng của Công ty Hans World Agency để vận chuyển hàng đã được đóng gói từ kho của Công ty thuê dịch vụ đến địa điểm thông quan hàng hoá đóng hàng trước giờ Cut-off