Cùng với đó, em cũng chân thành gửi lời cảm ơn đến CÔNG TY TNHH Giao nhận - Vận chuyển Đại Bàng xanh và toàn thể các anh, chị trong công ty TNHH Giao nhận - Vận chuyển Đại Bàng Xanh, đặc
Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN – VẬN CHUYỂN ĐẠI BÀNG XANH
1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN – VẬN CHUYỂN ĐẠI BÀNG XANH
Công ty TNHH Giao nhận - Vận chuyển Đại Bàng Xanh (GETRANS) được thành lập vào năm 2013, với kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực logistic từ nhiều năm, công ty luôn tự hào là một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics, hàng hải quốc tế hàng đầu Công ty đang hoạt động với tư cách là nhà giao nhận hàng không, đường biển, đại lý tàu biển, NVOCC, đại lý hải quan, dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu… Với sự nhiệt huyết trẻ và vốn kinh nghiệm được tích lũy từ nhiều năm trước đó, Đại Bàng Xanh đang ngày càng hoàn thiện, phát triển và trưởng thành nhằm phục vụ tốt nhất những nhu cầu của Quý khách hàng
Công ty hiện đã trải qua 8 năm hoạt động phát triển và vững mạnh và mở rộng với 2 văn phòng và kết nối với nhiều văn phòng tại các khu vực Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng Trụ sở chính đặt tại thành phố Quy Nhơn, Bình Định Văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh được thành lập năm 2018 và bắt đầu phát triển lớn mạnh từ năm 2019 đến nay Công ty cũng chính thức trở thành hội viên của WCA của năm 2019-2020 WCA WORLD là mạng lưới giao nhận vận tải độc lập lớn nhất và mạnh nhất thế giới, với hơn 9.895 văn phòng thành viên tại 193 quốc gia trên thế giới
Ngày 17/9/2019 căn cứ vào thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/1/2015 của Bộ tài chính quyết định Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đại Bàng Xanh đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan
Với mạng lưới đại lý hoạt động toàn cầu và chiến lược kinh doanh hiệu quả cùng với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết, chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm Công ty luôn sát cánh cùng với khách hàng để giúp họ có thể tối thiểu hóa chi phí, nhằm tối ưu hóa lợi nhuận trong vận chuyển hàng hóa và các dịch vụ liên quan khác, đồng thời giúp khách hàng nâng cao sức cạnh tranh và đẩy mạnh sự phát triển của Quý công ty trong xu hướng thế giới đang hội nhập và toàn cầu hóa
- Tên công ty: Công ty TNHH Giao Nhận - Vận Chuyển Đại Bàng Xanh
- Tên giao dịch quốc tế: GREEN – EAGLE TRANSPORT CO., LTD
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn
- Địa chỉ văn phòng chính: Lô C12, Đường Lê Đình Lý, Phường Nhơn Bình, Thành phố Quy Nhơn, Bình Định
- Đại diện pháp luật: Lê Hồng Sang
- Email: cs@green-eagle.com.vn
- Website: https://green-eagle.com.vn/
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Giao Nhận - Vận Chuyển Đại Bàng
Chức năng
Công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Đại Bàng Xanh hoạt động nhằm mục đích đem lại hiệu quả kinh tế, góp phần vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam, thúc đẩy phát triển nền kinh tế đất nước Bên cạnh đó Công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Đại Bàng Xanh cũng đem lại nguồn thu nhập ổn định cho các nhân viên trong công ty, thực hiện nghĩa vụ đóng góp vào ngân sách của nhà nước
Ngoài việc góp phần vào nền kinh tế của đất nước thì chức năng chính của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Đại Bàng Xanh là cung cấp các dịch vụ tốt nhất với chi phí cạnh tranh Đảm bảo được các thão thuận với khách hàng, cung cấp các dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
Thực hiện các dịch vụ về vấn đề giao nhận vận tải, kho hàng, khai thuê hải quan và thực hiện các công việc khác có liên quan như: làm thủ tục thông quan, gom hàng, chia hàng lẻ, mua bảo hiểm,… theo yêu cầu của khách hàng.
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ quan trọng nhất của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Chuyển Đại Bàng Xanh chính là đáp ứng được nhu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt, làm hài lòng và tạo được sự tin tưởng với khách hàng
Tuân thủ các quy định của nhà nước, chấp hành nghiêm túc các luật lệ về giao thông hoặc các quy định tại cục hải quan
Nâng cao chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng để có thể giữ chân được khách hàng cũ
Luôn luôn đổi mới chiến lược marketing để thu hút khách hàng mới Tìm hiểu nhu cầu khách hàng, tìm hiểu thị trường để có thể đưa ra những chiến lược cạnh tranh với các đối thủ khách và đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng
Mua sắm, cải tiến, bảo dưỡng thường xuyên các cơ sở vật chất, phương tiện vận tải của công ty để đảm bảo chất lượng tốt nhất
Liên tục đào tạo đội ngủ nhân viên để tăng thêm chuyên môn và luôn luôn trau dồi về vấn đề đạo đức và cách ứng xử để đảm bảo tạo cho khách hàng sự hài lòng
Phải liên tục cập nhật những thay đổi chính sách của nhà nước, cơ quan hải quan và hãng tàu Áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả công việc và phù hợp với yêu cầu của hải quan và hãng tàu (các tờ khai đều phải làm trên phần mềm Ecus 5, hiện nay sau khi thông quan doanh nghiệp có thể lên hệ thống để theo dõi tình trạng thông quan của lô hàng và tự in mã vạch Đối với hãng tàu, hiện tại cũng có nhiều hãng tàu áp dụng hình thức EDO).
Lĩnh vực hoạt động
Hiện tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đại Băng Xanh cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường biển (Sea Freight), đường hàng không (Air freight) đến các nước trên thế giới thông qua nhiều phương thức giao hàng khác nhau, gồm hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL), giao nhận tại kho (Door to Door) với thủ tục hải quan (Customs Clearance) và dịch vụ vận chuyển trọn gói Cụ thể:
Vận tải bằng đường biển (Sea freight): Công ty là đối tác tin cậy và có nhiều mối quan hệ với các hãng tàu như: MAERSK, MOL, CMA-CGM, COSCON, YANGMING, HMM, NAMSUNG, NYK có thể cung cấp giả tốt nhất và đem đến sự hài lòng cho các doanh nghiệp GETRANS nhận vận chuyển, xuất nhập khẩu tất cả các loại hàng hóa với giá cước cạnh tranh từ các cảng biển quốc tế của Việt Nam đi Châu Âu Châu Âu, Mỹ, Úc, Nam Mỹ, Châu Phi cũng như các thị trưởng khúc và ngược lại
Vận chuyển bằng đường hàng không (Air Freight): Công ty đang là một trong những đối tác tin cậy của nhiều hãng hàng không quốc tế trong, ngoài nước như: Vietnam
Airlines, Singapore Airlines, China Airlines, Japan Airlines, Cathay Pacific, Hong Kong
Airlines Ana Cargo Airlines, Thai Airways Công ty cung cấp các dịch vụ hàng Air đã dạng từ kho người gửi đến sân bay hoặc kho người nhận như: airport to airport, door to airport, airport to door, door to door Cũng như các thủ tục giấy tờ hải quan tại các cảng hàng không
Ngoài ra, công ty còn cung cấp nhiều dịch vụ cho khách hàng như:
Dịch vụ khai báo hải quan, công ty cung cấp mã số HS, tư vấn các dịch vụ ưu đãi thuế cho mỗi loại mặt hàng khác nhau, lên tờ khai và hoàn thành thủ tục khai báo hải quan, các thủ tục tại cảng và giao hàng/nhận hàng và vận chuyển hàng hóa qua trung tâm phân phối
• Chứng từ xuất nhập khẩu: hỗ trợ khách hàng xử lý bộ chứng tử, làm bảo hiểm hàng hóa, chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch động thực vật, hun trùng,…
• Vận chuyển nội địa: Giao nhận vận tải hàng trọn gói, bốc dỡ và sắp đặt hàng, vận chuyển hàng quá cạnh
• Dịch vụ cho thuê kho bãi: Đặt tại các khu công nghiệp gần trung tâm thành phố thuận tiện cho việc lưu kho và cung cấp nguyên vật liệu sản xuất cũng như lưu kho thành phẩm và phân phối đi các khu vực khác
• Dịch vụ chuyển phát nhanh: Với mục đích đáp ứng dịch vụ tốt nhất, đảm bảo giáo hàng nhanh nhất Công ty đã kết nối với nhiều đại lý lớn và các nhà vận chuyến uy tín như: DHL, Fedex, TNT, UPS vận chuyển tất cả các loại hàng hóa, tài liệu đi quốc tế mà không giới hạn về kích thước và trọng lượng với mức chi phí cạnh tranh
Thêm vào đó công ty GETRANS luôn duy trì và phát triển hệ thống đại lý uy tín và hiệu quả trên thế giới, đặc biệt là các thành viên trong hiệp hội WCA, cùng hợp tác và phát triển.
Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Công ty
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc Công ty Getrans – ông Lê Hồng Sang là người đại diện cho công ty, có quyền hành cao nhất và là người đại diện pháp lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc là người điều hành và đưa ra quyết định, phương hướng phát
6 triển cho công ty Giám đốc có toàn quyền sử dụng vốn, lao động, tài sản thuộc về công ty và đồng thời có quyền và nghĩa vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên trong công ty
1.3.1.2 Phòng hành chính nhân sự:
Tham mưu cho Giám đốc về việc bố trí, sử dụng nhân viên tại văn phòng TP Quy Nhơn và văn phòng tại TP Hồ Chí Minh, xây dựng quy chế lương, thưởng, chính sách cho nhân viên, phòng ban trong Công ty như: hưu trí, bảo hiểm xã hội Làm công tác tuyển dụng nhân sự tại Quy Nhơn của Công ty và công tác thi đua khen thưởng
1.3.1.3 Phòng Tài chính – Kế toán:
Tham mưu cho Giám đốc về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán Ngoài ra còn tham mưu cho Giám đốc về việc sử dụng các nguồn vốn để đạt hiệu quả cao, cũng như việc kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách về tài chính Thi hành đầy đủ các chế độ, thể lệ về quản lý tài chính của Nhà nước Xây dựng kế hoạch tài chính tín dụng từng quý, từng năm kịp thời với kế hoạch sản xuất, kỹ thuật nhằm sử dụng hợp lý vật tư và tiền vốn
Thu cước vận tải và các khoản thu khác, thanh toán các khoản chi phí cho khách hàng, lưu giữ chứng từ thu chi tổng hợp làm báo cáo quyết toán tài chính hàng tháng, quý, năm Tổ chức việc hạch toán ghi và phản ánh kịp thời, chính xác tình hình hoạt động của vật tư, tiền vốn, chi phí sản xuất kinh doanh, kết quả lợi nhuận và các khoản khác Thanh toán kịp thời và đầy đủ về tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp khác cho nhân viên theo đúng chế độ hiện hành; theo dõi và thu hồi các khoản nợ khó đòi
1.3.1.4 Phòng Chứng từ Đại lý:
Bộ phận Chứng từ Đại lý có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng xuất, nhập như: Yêu cầu chủ tàu cung cấp bộ chứng từ chính xác, tập hợp và kiểm tra, sửa đổi chứng từ (nếu cần), gửi thông báo hàng đến (A/N) và lệnh giao hàng (D/O) cho khách hàng, khai hàng hóa (manifest), …
Bộ phận này có nhiệm vụ: Đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất/ nhập khẩu trước khi xuất trình cho hải quan, liên tục cập nhập và theo dõi sát sao tình trạng lô hàng cho khách hàng, tuân thủ đúng quy trình và thủ tục pháp lý
7 Đồng thời, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như: Kế toán, bộ phận kinh doanh, bộ phận khai quan để đảm bảo công việc luôn nhanh chóng và thuận lợi
1.3.1.5 Phòng Chứng từ Khai quan:
Phòng chứng từ khai quan có chức năng khai báo hải quan, thông quan hàng nhập/xuất cho khách hàng, tư vấn mã HS, thuế suất xuất nhập khẩu, yêu cầu bảo hiểm hay hạn ngạch, những hạn chế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và các vấn đề liên quan khác đến hải quan Hơn nữa, liên tục cập nhập các thay đổi trong trong luật hoặc các quy định xuất nhập khẩu để hướng dẫn và triển khai cho các bộ phận liên quan và cả cho khách hàng
1.3.1.6 Phòng Giao nhận hiện trường:
Phòng giao nhận hiện trường của công ty có chức năng chính là bộ phận kết nối công việc xử lý lô hàng thông qua giấy tờ của phòng chứng từ, bộ phận kinh doanh, khách hàng và việc xử lý giao nhận lô hàng thực tế tại cảng Cụ thể, nhân viên phòng giao nhận hiện trường sẽ chịu trách nhiệm giao – nhận bộ chứng từ xuất/ nhập từ bộ phận kinh doanh/ bộ phận chứng từ Đồng thời chịu trách nhiệm hoàn thành các thủ tục cần thiết cho việc xuất/ nhập cho công ty như nộp thuế, thông quan hải quan,…
Phòng Giao nhận hiện trường giúp công ty kiểm đếm, giao nhận hàng hóa tại cảng, làm việc với các bên liên quan như: kho bãi, giao nhận, vận tải, hải quan, giám sát…Và sau đó thực hiện giao nhận lệnh xuất/ nhập khẩu hàng, liên hệ với khách hàng, hướng dẫn và làm thủ tục nghiệp vụ cần thiết
Chức năng chính của phòng kinh doanh tại công ty là tìm kiếm và tư vấn bán sản phẩm dịch vụ của Công ty đến khách hàng là những Công ty có nhu cầu xuất – nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế
Cụ thể, các nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ tìm hiểu thông tin những khách hàng có nhu cầu và tư vấn đề liên quan đến nhập/ xuất lô hàng, sau đó lên bảng báo giá Trường hợp khách đồng ý xuất/ nhập lô hàng, thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành đặt chỗ với hãng tàu, đóng hàng và yêu cầu khách hàng cung cấp tất cả các thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng, sau đó sẽ chuyển bộ chứng từ cho bộ phận chứng từ và tiếp tục theo dõi lô hàng và xử lý những vấn đề phát sinh khác
8 liên quan đến lô hàng Đồng thời, bộ phận kinh doanh cũng liên tục duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng cũ để củng cố sự hợp tác và phát triển lâu dài
1.3.1.8 Phòng Phát triển Kinh doanh :
Phòng Phát triển Kinh doanh của công ty có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến lên Giám đốc về chiến lược phát triển của công ty, đồng thời triển khai các kế hoạch kinh doanh đến bộ phận kinh doanh Một chức năng khác là tạo mối quan hệ, mở rộng mạng lưới đại lý trên thị trường kinh doanh quốc tế, cập nhật giá cước, các chi phí xử lý lô hàng, tư vấn giá hợp lý cho bộ phận kinh doanh Bên cạnh đó, bộ phận cũng đóng vai trò chính trong việc mang về và thực hiện các đơn hàng có được từ mối quan hệ với đại lý nước ngoài.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian gần đây (từ năm 2018 – năm 2020)
Cơ cấu dịch vụ
Hiện nay, công ty Getrans cung cấp đa dạng các dịch Logistic như: Cước vận tải nội địa và quốc tế, các dịch vụ chuẩn bị hồ sơ chứng từ đại lý, khai báo hải quan, xin CO, dịch vụ trucking và kho bãi
Bảng 1.1 Cơ cấu doanh thu theo dịch vụ của GETRANS giai đoạn 2018-
Số liệu Tỷ trọng (%) số liệu tỉ trọng
% số liệu tỉ trọng (%) Cước vận tải nội địa, quốc tế
DV ủy thác XNK 942,573,554 3.87 1,244,420,685 4.17 1,572,090,441 5.93 Tổng: 24,355,905,782 100 29,842,222,671 100 26,510,800,009 100
(Nguồn: Phòng Kinh doanh & Marketing)
Biểu đồ 1.1 Biểu đồ cơ cấu doanh thu theo dịch vụ của GETRANS giai đoạn 2018-2020
(Nguồn: Hình vẽ dựa trên số liệu bảng 1.1)
Có thể thấy, dịch vụ cước vận tải nội địa và quốc tế của công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các năm Doanh thu đến từ dịch vụ này có xu hướng tăng với nguyên nhân là công ty kiếm được nhiều khách hàng hơn Tuy có sự sụt giảm trong năm 2020 do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 nhưng vẫn chiếm tỷ trọng cao, do công ty cung cấp cước nhiều hơn ở các thị trường châu Âu, châu Mỹ, Trung Đông, mà những thị trường này là những thị trường có mức đắt hơn, năm 2020 doanh thu đến từ dịch vụ này chiếm đến 72.05% tổng doanh thu Dịch vụ Logistic của cụng ty đạt hơn 7 tỷ đồng trong năm 2019, cú tỷ trọng khoảng ẳ trong tổng doanh thu Nguyên nhân là do ảnh hưởng dịch covid, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu bị ảnh hưởng sâu, nên lượng đơn hàng và dịch Logistic đi qua công ty có phần bị thu hẹp lại Trong năm 2020 chỉ chiếm tỷ trọng là 20.02% (5.8 tỷ đồng) trong tổng doanh thu, trong khi đó năm 2018 chiếm đến 27.42% (6.6 tỷ
Cước vận tải nội địa quốc tế
Cước vận tải nội địa , quốc tế Dịch vụ Logistic
Cước vận tải nội địa , quốc tế
Dịch vụ LogisticDịch vụ ủy thác
10 đồng) Đối với đối tác, công ty hiện đang hợp tác với nhiều hãng tàu lớn như:
Mearsk, Cosco, EverGreen, CMA – CGM, ONE, … luôn cung cấp giá cước vận tải và dịch vụ tốt và cạnh tranh trên thị trường đến khách hàng Cùng với đó, công ty cũng đẩy mạnh mối quan hệ thân thiết với các hãng hàng không trong và ngoài nước như: Vietnam Airlines, Bangkok Airlines, China Airlines, … Thêm vào đó, công ty đang là các đối tác tin cậy của nhiều đại lý Logistic khác ở các nước như Ấn Độ, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Mỹ, … vừa có thể xử lý những lô hàng của công ty và xử lý những lô hàng của đại lý, vừa có thể tìm kiếm mức giá cước tốt hơn.
Thị trường chính
Thị trường chính của công ty tập trung chủ yếu ở châu Á, đặc biệt là thị trường Trung Quốc, là thị trường trọng điểm của công ty và các quốc gia khác như
Philippines, Malaysia, Indonesia, Hàn Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ, … Và các quốc gia châu Âu, Mỹ, Phi, vùng Trung Đông, …
Bảng 1.2 Cơ cấu doanh thu theo thị trường của GETRANS giai đoạn 2018-
Tỷ trọng Số liệu Tỷ trọng Số liệu
(Nguồn: Phòng Kinh doanh & Marketing)
Dựa vào bảng số liệu trên cho thấy, Trung Quốc và Ấn Độ là 2 thị trường lớn nhất của của công ty, chiếm khoảng 85% doanh thu, trong đó thị trường Trung
Quốc đã chiếm khoảng 70% Do ảnh hưởng của dịch bệnh, đã khiến lượng hàng
11 hóa xuất nhập khẩu từ quốc gia này bị giảm sút đáng kể, gần 3.3 tỷ đồng, và chỉ chiếm 67.05% tỷ trọng doanh thu, và điều này cũng tương tự đối với thị trường Ấn Độ Ngược lại đối với thị trường các nước Châu Âu và Mỹ, hiệp định
EVFTA bắt đầu có hiệu lực vào tháng 1 năm 2020 đã thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam đối với thị trường thị trường Châu Âu, đã là một trong những nguyên nhân giúp doanh thu của công ty ở thị trường này tăng gần 300 triệu đồng từ năm 2018 đến năm 2020, và tỷ trọng chiếm khoảng 4.24% trong năm 2020, năm 2018 chỉ chiếm 3.41% Và thị trường Mỹ cũng được chiến lược của công ty hướng tới và đẩy mạnh tăng trưởng doanh thu ở thị trường này, năm 2020 đạt doanh thu khoảng 850 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 3.21%, tăng khoảng 260 triệu đồng so với năm 2018, chỉ chiếm 2.42% doanh thu năm này.
Đối thủ cạnh tranh
Công ty xác định đối thủ cạnh tranh là những công ty cung cấp các dịch vụ tương tự như Logistics quốc tế, trucking, kho bãi, thủ tục hải quan, …, bao gồm các công ty Forwarder và Coloader (là các công ty cung cấp dịch vụ như
Forwarder và dịch vụ gom hàng lẻ) Những công ty Forwarder đang cạnh tranh trực tiếp như: Hournor Shipping Lines, Loki Logistic, Yusen Logistic, Vantage
Logistic… và đối thủ mạnh, lớn như: Kuehne + Nagel và những đối thủ là các
Coloader như: Globelink, Shipco, Dolphin sea air global, ECU Worldwide,…
Hoạt động Marketing
Hoạt động Marketing của công ty không quá nổi bật Công ty chủ yếu tìm kiếm khách hàng thông qua tìm hiểu thông tin doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu và liên hệ trực tiếp Đồng thời, kết nối trực tiếp với các đại lý nước ngoài là các thành viên của hiệp hội WCA Tuy nhiên, công ty vẫn xây dựng trang web < https://green-eagle.com.vn/ > để quý khách hàng đối tác biết được thông tin và tình hoạt động của công ty
Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 1.3 Bảng tóm tắt báo cáo tài chính GETRANS giai đoạn 2018 – 2020 Đơn vị: VND
Mã số Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 24,355,905,782 29,842,222,671 26,510,800,009
Doanh thu thuần 10 24,355,905,782 29,842,222,671 26,510,800,009 Giá vốn hàng bán 11 20,316,981,063 23,528,703,248 21,400,204,338 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 4,038,924,719 6,313,519,423 5,110,595,761
Chi phí tài chính 22 6,680,465 1,303,388 47,122,114 Chi phí bán hàng 25 728,833,480 1,296,856,766 1,265,350,147
Chi phí quản lý DN 26 1,558,385,057 2,157,494,997 2,133,468,041 Lợi nhuận từ HĐKD 30 1,747,839,091 2,864,136,522 1,672,325,036
Lợi nhuận khác 40 -627,691 -965,513 -36,525,760 Tổng lợi nhuận trước thuế 50 1,747,211,400 2,863,171,009 1,635,799,276 Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 349,442,280 572,634,202 327,159,885
Tổng lợi nhuận sau thuế 60 1,397,769,120 2,290,536,807 1,308,639,422 Vốn chủ sở hữu 1,837,992,415 3,457,882,354 2,526,069,695 Tài sản 7,291,352,662 11,324,559,642 9,825,902,579
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Biểu đồ 1.2 Biểu đồ thể hiện các chỉ tiêu tăng trưởng trong BCKQHDKD
(Nguồn: Dựa theo tính toán của tác giả trong bảng 1.5)
Bảng 1.4 Bảng các chỉ số tài chính trong BCKQHĐKD – BCTC của
GETRANS giai đoạn 2018-2020 Đơn vị: %
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
(Nguồn: Tác giá tình toán dựa trên bảng 1.5)
Nhìn chung trong 3 năm qua hoạt động kinh doanh của công ty có sự biến động rõ rệt trong doanh thu, chi phí và lợi nhuận Năm 2019, là năm có kết quả kinh doanh tốt nhất trong 3 năm Và ngược lại, do ảnh hưởng dịch COVID-19, kết quả kinh doanh của năm 2020 có xu hướng suy giảm
Doanh thu: Nhìn vào bảng số liệu có thể thấy doanh thu của công ty GETRANS không quá lớn, vì đây vẫn còn là một doanh nghiệp trẻ trong ngành Tuy nhiên, với sự cố gắng và nỗ lực, và có uy tín, công ty vẫn có sự tăng trưởng doanh thu Năm 2019, doanh thu của công ty đạt khoản hơn 29.8 tỷ đồng, tăng 22.53% so với năm 2018 Tập trung vào chủ yếu vào các mảng Logistic quốc tế, trucking, warehouse, và các dịch vụ chứng từ và hải quan đã mang lại nguồn doanh thu cho công ty và con số này đang ở đà phát triển ổn định Nhưng trong năm 2020, do ảnh hưởng bởi dịch Covid-19 toàn cầu, các hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp bị ảnh khá lớn, đã khiến doanh thu của công ty sụt giảm hơn 3.3 tỷ đồng, tương ứng với 11.16% so với năm 2019 Tuy nhiên, sự sụt giảm này so với mặt chung là không quá nghiêm trọng trong tình hình dịch bệnh, rất nhiều công ty trong ngành kinh doanh thua lỗ, thậm chí phải đóng của Vì vậy có thể thấy các chiến lược hiệu quả và khả năng của công ty là khá vững và ổn định
Chi phí:Nhìn chung, chi phí của công ty tăng trong giai đoạn 2018-2020 Phần lớn là do nhu cầu các đơn hàng tăng lên, các khoản chi cho giá vốn hàng bán tăng, và tỷ lệ thuận với doanh thu, công thêm các chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí bán hàng,… Cụ thể, tổng giá vốn hàng bán và chi phí năm 2018 vào khoảng 22.6 tỷ đồng, qua năm 2019 con số này tăng lên 26,9 tỷ đồng, tương đương tăng 19.32% so với năm 2018 Vì sự sụt giảm trong doanh thu do tình hình dịch bệnh,
14 nhu cầu giảm sút, nhưng vẫn phải duy trì các chi phí về tài chính, quản lý doanh nghiệp,… Vậy nên tổng chi phí trong năm 2020 chỉ giảm 7,93% Tuy nhiên, có thể thấy, doanh thu đã giảm 11.16%, nhưng mức giảm của chi phí lại thấp hơn con số này, dẫn đến tỷ lệ chi phí trên doanh thu khá cao so với 2 năm còn lại, 93.69% ở năm 2020, và năm 2019 là 90.4%
Lợi nhuận:Theo bảng số liệu cho thấy, tỷ suất lợi nhuận của công ty vào khoảng 6-10%/năm trong giai đoạn này Cụ thể, năm 2018 công ty đã thu được lợi nhuận sau thuế gần 1,4 tỷ đồng, và con số này tăng lên khoảng 2,2 tỷ đồng trong năm 2019, tăng 63.87% so với năm 2018, với tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu là 9,6%, một sự tăng trưởng mạnh trong năm này Tuy nhiên, lợi nhuận trong năm 2020 sụt giảm đáng kể, như đã phân tích ở trên, sự sụt giảm trong chi phí không đáng kể so với doanh thu dẫn đến tỷ lệ lợi nhuận trong năm này chỉ đạt 6.3%, tương đương khoảng hơn 1,3 tỷ đồng, giảm 42.87% so với năm 2019
Vốn: Có thể thấy từ bảng số liệu, nguồn vốn chủ yếu của công ty là vốn vay, chiếm khoảng ắ tổng nguồn vốn của cụng ty Trong đú, nợ phải trả của doanh nghiệp có xu hướng tăng khi tình hình doanh doanh mở rộng, doanh thu tăng trưởng Đồng thời, vốn chủ sở hữu cũng có xu hướng tăng, do kết quả kinh doanh từ năm trước, phần lợi nhuận được tích lũy vào khoản này Do tình hình kinh doanh tăng trưởng năm 2019, vốn chủ sở hữu trong năm này đạt hơn 3,4 tỷ đồng Tuy nhiên, con số này giảm đi 26,94% do ảnh hưởng dịch Covid trong năm 2020, khiến cho doanh thu lẫn lợi nhuận của công ty giảm
Tóm lại: Công ty có tỷ lệ nợ trên tổng tài sản và chủ sở hữu khá cao Tuy nhiên tỷ suất lợi nhuận ròng trên tổng tài sản là 20% vào năm 2019 và vì ảnh hưởng bởi dịch Covid nên con số này chỉ là 13% Tỷ suất lợi nhuận ròng trên vốn chủ sở hữu là 0.66 ở năm 2019 và 0.57 trong năm 2020 Nhìn chung, các tỷ số tỷ suất sinh lợi này tương đối tốt so với các doanh nghiệp trong ngành, đặc biệt là trong thời kỳ cả nền kinh tế Việt Nam cũng như thế giới đang bị ảnh hưởng nghiêm trọng, cho thấy khả năng sử dụng nguồn vốn và tài sản của công ty tương đối hiệu quả.
Thuận lợi và khó khăn của công ty trong giai đoạn hiện nay
- Các quy trình, nghiệp vụ và trách nhiệm của các phòng ban đều được nhân viên nhận xét là khá hoàn chỉnh và rõ ràng, giúp việc đào tạo nhân viên mới nhanh chóng và dễ dàng hơn khi công ty tăng cường tuyển nhân viên vào cuối năm
- Công ty có mối quan hệ tốt với một số đại lý, hãng tàu hay cơ quan hải quan, kiểm định, thuận lợi hơn trong việc giải quyết lô hàng nhanh chóng và mua giá cước ở mức cạnh tranh hơn với tình hình cước tàu biến động mạnh như hiện nay
-Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có chuyên môn, môi trường làm việc tốt khuyến khích nhân viên làm việc tốt và năng suất hơn
- Công ty chỉ có một chiếc xe đầu kéo nên gặp khó khăn trong việc chủ động kế hoạch vận chuyển hàng và kiểm soát chất lượng dịch vụ Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, công ty phải thuê xe ngoài với giá cao hơn nên giá trucking của công ty ít cạnh tranh hơn Đồng thời, việc phải phụ thuộc nhiều vào kế hoạch của tài xế thuê ngoài có thể gây ra nhiều sự cố khi xử lý hàng hóa, đặc biệt là phải kéo container đến cảng kịp thời để không bị rớt hàng
- Các thiết bị văn phòng nhiều lúc gặp trục trặc về mạng kết nối, wifi, điện thoại ngắt kết nối, máy tính chạy chậm hay máy in hết mực… Vì tình hình dịch nên có những lúc nhân viên IT không thể sửa chữa và khắc phục kịp thời Điều này đã gây ra sự bất tiện và gián đoạn trong công việc
- Công ty có hơn 10 nhân viên kinh doanh, nhưng chỉ có 2 nhân viên pricing nên dễ gây quá tải cho họ trong việc kiểm tra giá và cập nhật liên tục cho nhân viên kinh doanh Với tình hình cước biển tăng nhanh chóng và thiếu container cũng như space hiện nay, thì việc cập nhật tình hình và cước tốt nhất để báo giá kịp thời cho khách hàng là rất quan trọng Do đó, trong trường hợp nhân viên pricing không kịp kiểm tra giá để hỗ trợ nhân viên kinh doanh phản hồi khách thì có thể sẽ mất khách hàng (vì họ đã đồng ý dịch vụ bên công ty khác)
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN
Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao Nhận - Vận Chuyển Đại Bàng Xanh
đường biển của công ty TNHH Giao Nhận - Vận Chuyển Đại Bàng Xanh
2.1.1Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL)
Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu gồm 11 bước bắt đầu từ lúc nhận thông tin từ khách hàng cho đến khi hoàn tất lưu hồ sơ trên hệ thống công ty được cụ thể hóa qua sơ đồ giới đây:
Sơ đồ 1.2 Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container của công ty
TNHH Giao nhận – Vận chuyển Đại Bàng Xanh
• Tiếp nhận thông tin một lô hàng mới
• Lấy booking cho lô hàng
• Nhận và kiểm tra draft HBL, final MBL, HBL, debit note từ đại lý
• Khai manifest và nhận Thông báo hàng đến (A/N)
• Nhận Lệnh giao hàng điện tử (e-DO) từ hãng tàu
• Công ty GETRANS sẽ gửi e - DO cho khách hàng
• Khai báo hải quan điện tử
• Kéo container về kho của khách hàng
• Trả container rỗng và lấy phí cược container nếu có
• Quyết toán và hoàn tất lưu vào hồ sơ công ty
2.1.2 Diễn giải sơ đồ nghiệp vụ
Bước 1: Tiếp nhận thông tin một lô hàng mới
Khách hàng gửi yêu cầu báo giá theo thông tin cảng đến, cảng đi, ngày hàng sẵn sàng, packing list, loại hàng hóa cho nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh sẽ gửi thông tin cho bộ phận phòng giá (pricing) để họ xin offer giá tốt nhất cũng như lịch tàu chạy từ các hãng tàu, đại lý ở nước xuất Tùy loại hàng hóa mà hãng tàu hoặc đại lý sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin khác nhau Ví dụ, đối với hàng hóa chất hoặc nguy hiểm như pin, khách hàng cần gửi thêm mã MSDS Đối với một số hàng dễ cháy nổ như NaOH, hãng tàu có thể yêu cầu người gửi gửi giấy SEA certificate – Certificate for Safe Transport of Chemical Goods
Sau khi nhận chào giá từ các hãng tàu, đại lý hoặc forwarder khác, nhân viên kinh doanh sẽ chọn ra giá tốt nhất và lịch tàu phù hợp với hàng hóa khách hàng để làm báo giá và tiến hành tư vấn cho khách hàng Sau thời gian thuyết phục và thương lượng, nếu khách hàng đồng ý với mức giá thỏa thuận và lịch trình của tàu, họ sẽ xác nhận thông qua mail Nhân viên kinh doanh sẽ lấy đó làm căn cứ để yêu cầu nhân viên phòng pricing lấy booking từ hãng tàu
Bước 2: Lấy booking cho lô hàng
Nhân viên phòng chứng từ sẽ gửi thông tin của shipper cho đại lý đầu nước xuất để họ liên hệ kiểm tra ngày hàng sẵn sàng và book tàu; gửi thông tin đại lý (agent) cho người nhận hàng (consignee) để consignee báo với shipper sẽ có đại lý (agent) liên hệ và xử lý lô hàng của mình
Nhân viên phòng chứng từ sẽ cập nhật và nhắc nhở ngày cut-off tại bãi cho consignee, còn đại lý sẽ thông báo thông tin này cho shipper Trong trường hợp shipper thông báo hàng không sẵn sàng, consignee sẽ làm việc lại với shipper để đóng hàng kịp thời và giao đến bãi trước thời gian cut-off để không bị rớt hàng hoặc thương lượng để chuyển sang thời gian khác trước khi hãng tàu release booking
Liên tục cập nhật lịch trình khởi hành của tàu, cập nhật cho khách hàng ngày tàu khởi hàng cũng như những thay đổi nếu có
Bước 3: Nhận và kiểm tra thông tin draft HBL, final MBL, HBL, debit note từ đại lý
Trước ngày tàu chạy, đại lý sẽ gửi bản draft HBL cho nhân viên phòng CUS để kiểm tra Nhân viên phòng CUS gửi draft HBL cho consignee xác nhận có cần chỉnh sửa hay không, nếu có chỉnh sửa thì phải sửa trước deadline chỉnh sửa do hãng tàu quy định Trường hợp lô hàng nào Getrans có xử lý dịch vụ khai quan và vận chuyển thì kết hợp làm việc với các bộ phận liên quan để cùng kiểm tra draft HBL/MBL và xác nhận draft HBL/MBL với đại lý
Kiểm tra thông tin chứng từ:
- HBL, MBL thông tin phải khớp với nhau về trọng lượng, khối lượng, tên hàng, chủng loại, số khối, số cont, số seal, cảng đi, cảng đến, người nhận
- HBL là Bill gốc hay Bill Surrender
- MBL kiểm tra đã Surrender hay chưa, nếu chưa, hối đại lý thanh toán phí địa phương - local charge (làm điện để MBL được Surrender / Telex Release)
- Sau khi kiểm tra, nhân viên chứng từ nếu có phát hiện lỗi sai, điểm không khớp, thiếu sót thông tin thì sẽ liên hệ đại lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung
- Đối với tên hàng hóa khó đọc, dễ viết sai, cần kiểm tra thật kỹ về lỗi chính tả, tên thương mại (nếu có)
- Thời gian giao hàng: Chú ý thời gian giao hàng, thường xuyên cập nhật lịch tàu trên trang web của hãng tàu Do nhiều vấn đề như tàu bị hoãn hay các vấn đề khác phát sinh làm chậm trễ về thời gian giao hàng
Sau ngày tàu chạy một ngày hoặc ngay khi tàu chạy, đại lý đầu nước xuất sẽ gửi bộ chứng từ cho nhân viên phòng CUS bao gồm House Bill of Lading, Master Bill of Lading, Debit Note (bao gồm các chi phí ở đầu xuất và cước biển tùy điều kiện Incoterms)
Trường hợp phát hành vận đơn gốc, thì shipper sẽ gửi trực tiếp cho khách hàng tùy điều kiện thanh toán, hoặc khách hàng sẽ ủy quyền cho công ty nhận thay
Bước 4: Khai Manifest HBL và nhận Thông báo hàng đến (A/N)
Sau khi kiểm tra thông tin, nhập và lưu trữ dữ liệu vào thư mục/ ổ đĩa lưu trữ của công ty Thông tin Manifest được khai báo giống thông tin trên House Bill of Lading và thêm số MBL
Trước khi tàu cập khoảng 2-3 ngày, hãng tàu sẽ gửi mail phân quyền manifest Sau khi nhận phân quyền, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập trước đó, bổ sung mã hồ sơ và tải hồ sơ lên Cổng Thông Tin Một Cửa Quốc Gia (VNSW) để tiến hành khai Manifest trước hạn cuối mà hãng tàu đưa ra
Trường hợp nhân viên chứng từ quên nộp manifest dẫn đến trường hợp rớt manifest thì phải nhanh chóng bổ sung và chấp nhận mất phí
Trong mail gửi phân quyền, tùy hãng tàu mà họ có thể gửi kèm giấy thông báo và Debit Note Sau khi nhận được A/N, nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra thông tin bao gồm: Người gửi, người nhận, thời gian, địa điểm hàng đến, số bill, số container, số seal, thông tin hàng, ETA (ngày dự kiến hàng đến), phí local charge… xem có thay đổi gì không
Bước 5: Nhận Lệnh giao hàng điện tử (e-DO) từ hãng tàu
Căn cứ theo số tiền đã nhận trên file A/N, nhân viên kế toán công ty tiến hành thanh toán local charge cho hãng tàu để lấy lệnh giao hàng Sau khi bộ phận kế toán của hãng tàu gửi mail xác nhận, hãng tàu sẽ gửi e-DO qua email mà công ty đã đăng kí nhận e-DO từ hãng tàu
Trường hợp shipper phát hành vận đơn surrender, tiến hành kiểm tra lần nữa xem Master Bill of Lading đã gửi kèm điện giải phóng hàng chưa Nếu chưa có thì báo đại lý để họ làm việc và yêu cầu hãng tàu thả điện cho mình
Bước 6: Gửi e-DO do công ty GETRANS phát hành cho khách hành
Nhân viên phòng CUS gửi giấy thông báo hàng đến và debit note do GETRANS phát hành đến khách hàng
Giới thiệu sơ lược về lô hàng
Đây là lô hàng giao nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH Giao Nhận – Vận Chuyển Đại Bàng Xanh cho khách hàng là nhà nhập khẩu DELTA GALIL VIETNAM CO., LTD DELTA GALIL VIETNAM CO., LTD là một khách hàng rất thân thiết của công ty Một số thông tin cơ bản về lô hàng như sau:
-Nhà xuất khẩu: BILLION RISE KNITTING (H.K.) LIMITED Địa chỉ: UNIT C, 8/F SHUN CHEUNG INDUSTRIAL
BUILDING NO 26 WING HONG STREET CHEUNG SHA WAN KOWLOON ,HK
-Nhà nhập khẩu: DELTA GALIL VIETNAM CO., LTD Địa chỉ: :PHU KIM VILLAGE, CAT TRINH COMMUNE, PHU CAT DISTRICT, BINH DINH PROVINCE, VIETNAM
- Số lượng: 22.1200CBM, đóng trong container 20’ (1X20’HC)
- Hãng tàu vận chuyển:EVERGREEN LINE
- Điều kiện thương mại: FOB
- Cảng đến: HO CHI MINH, VIETNAM
- Hình thức thanh toán: TT trả ngay khi nhận được hàng hóa
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ mối liên hệ giữa công ty TNHH Giao Nhận – Vận Chuyển Đại Bàng Xanh với các bên với nhau
Qua sơ đồ ta thấy sự tác độc lẫn nhau giữa các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH GiaoNhận – Vận Chuyển Đại Bàng Xanh
(1) Công ty xuất khẩu BILLION RISE KNITTING (H.K.) LIMITED sẽ kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu với công ty Nhập khẩu Delta Galil Viet Nam CO,
(2) Delta Galil Viet Nam CO, LTD kiểm tra giá và gửi thông tin người gửi hàng (Shipper) cho Green – Eagle Transport Co.,Ltd; Green – Eagle Transport
Co.,Ltd giao lệnh cho Delta Galil Viet Nam CO, LTD
(3): Green – Eagle Transport Co.,Ltd cung cấp thông tin shipper cho công ty
SHENZHEN WINSTAR LOGISTICS CO.,LTD đại lý SHENZHEN WINSTAR LOGISTICS CO.,LTD báo cho Green – Eagle Co.,Ltd về lịch tàu
(4): Công ty SHENZHEN WINSTAR LOGISTICS CO.,LTD liên hệ Hãng
EVERGREEN LINE (TRUNG QUỐC) lấy booking
(5): Công ty SHENZHEN WINSTAR LOGISTICS CO.,LTD gửi thông tin booking cho shipper, shipper lấy cont đóng hàng
(6):Sau khi hàng lên tàu hãng tàu EVERGREEN LINE(TRUNG QUỐC) sẽ phát hành MBL cho SHENZHEN WINSTAR LOGISTICS CO.LTD,tiếp theo Green – Eagle Co.Ltd sẽ cấp HBL cho Delta Galil Viet Nam CO
(7): Hãng tàu EVERGREEN LINE (TRUNG QUỐC) sẽ liên hệ với Hãng
EVERGREEN LINE(VIỆT NAM) khi có hàng về
(8): Hãng tàu EVERGREEN LINE (VIỆT NAM) gửi thông báo hàng đến Green – Eagle Co.Ltd, Green – Eagle Co.Ltd thanh toán tiền hàng trước
2.2.2 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vu giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container tại Công Ty TNHH Giao Nhận – Vận Chuyển Đại Bàng Xanh
Dựa theo quy trình nhập khẩu công ty, 11 bước xử lý lô hàng sẽ được trình bày cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng mới từ khách hàng
Khách hàng gửi thông tin và yêu cầu báo giá đến nhân viên kinh doanh Các thông tin khách hàng cung cấp bao gồm:
Ngày hàng sẵn sàng: chậm nhất vào ngày 10-SEP
Nhân viên sales sẽ gửi thông tin sang bộ phận pricing để họ xin offer giá từ hãng tàu hoặc đại lý Sau khi nhận được thông tin chào giá từ các hãng tàu và đại lý, nhân viên sales sẽ tổng hợp giá cước và lịch tàu để gửi cho khách hàng Khách hàng sẽ chọn lịch tàu phù hợp với lịch hàng của mình, sau đó tiến hành thương lượng giá cước với nhân viên kinh doanh Sau khi đã chốt được giá cuối cùng, khách hàng sẽ tiến hành xác nhận đồng ý booking lịch tàu và mức giá đã thỏa thuận qua mail
Bước 2: Tiến hành lấy booking cho lô hàng
Nhân viên sales sẽ gửi thông tin sang bộ phận CUS, trưởng phòng sẽ là người quyết định ai là người sẽ xử lý lô hàng này Nhân viên phòng CUS tiến hành liên hệ với khách hàng để lấy thêm thông tin của shipper, rồi chuyển sang đại lý đầu nước xuất để họ liên hệ với shipper và tiến hành lấy booking lô hàng Đại lý sẽ cung cấp ngày cut-off và lịch tàu chạy cho shipper để họ chuẩn bị hàng kịp thời Đồng thời, nhân viên CUS cũng sẽ tạo mã SO thực tế của lô hàng để lập hồ sơ trên hệ thống, nhập và chọn đầy đủ các trường thông tin của lô hàng cũng như các dịch vụ mà khách hàng đang sử dụng và phòng ban chịu trách nhiệm như hình 2.2:
Hình 1.1 Các dịch vụ khách hàng sử dụng và phòng ban liên quan trong lô hàng
Sau đó, nhân viên CUS gửi email cho nội bộ để thông báo cho nội bộ có lô hàng mà Getrans sẽ phải phục vụ cho khách hàng và đồng thời đính kèm file này để gửi Trong các mail liên quan đến lô hàng sau đó, nhân viên CUS phải cc email cho các bộ phận liên quan xử lý các bước nghiệp vụ nội bộ và phục vụ khách hàng ở các bước tiếp theo Mà cụ thể ở lô hàng này là phòng CUS, OPS và LOG
Thông tin booking mà nhân viên CUS gửi khách hàng như sau:
POD: CAT LAI, HO CHI MINH, VIET NAM
Bước 3: Nhận và kiểm tra draft HBL, final MBL, HBL, debit note từ đại lý
Trước ngày tàu chạy, tức ngày 12, nhân viên CUS sẽ gửi bản draft HBL được nhận từ đại lý qua mail cho khách hàng kiểm tra thông tin Sau khi khách hàng đã
26 xác nhận thông tin trên bản draft HBL, nhân viên CUS gửi mail để xác nhận lại với đại lý trước hạn chót đại lý đã thông báo Đồng thời, nhân viên CUS thông báo cho phòng khai báo hải quan lên kế hoạch làm thủ tục hải quan và tổng hợp các chứng từ từ khách hàng và lưu trên hệ thống lô hàng IMGETVN21080077
Tiếp theo, nhân viên CUS sẽ cập nhật thời gian khi nào tàu WSDS2109097 cập bến, ngày tàu chạy và ngày tàu đến dự kiến (ETA) cho khách hàng Ở lô hàng này, do được vận chuyển vào mùa cao điểm, các tàu cập và khởi hàng từ CHINA đều bị chậm trễ kế hoạch vận hành Vì vậy tàu delay cho đến ngày 19-SEP mới chính thức khởi hành Thông tin cập nhật về ngày tàu chạy cho khách hàng như sau:
Sau ngày tàu chạy, đại lý sẽ gửi MBL, HBL và Debit Note cho nhân viên CUS qua mail Nhân viên kế toán phải thanh toán tiền cước cho đại lý để họ thả điện vận đơn gốc MBL
Trước 2 ngày tàu cập cảng, nhân viên CUS gửi final HBL cho khách hàng Tuy nhiên, vì bill chưa có điện nên cần consignee liên hệ shipper thả điện cho vận đơn
Bước 4: Khai Manifest và nhận Thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu
Trước 1 ngày tàu đến, nhân viên CUS sẽ nhận được mail phân quyền manifest từ hãng tàu và tiến hành khai manifest theo mẫu được lấy từ trang web http://www.customs.gov.vn
Hình 1.2 Thông tin khai E-Manifest của lô hàng IMGETVN21080077
Sau khi điền thông tin xong như hình 2.2 và lưu tên file là E-Manifest- IMGETVN21080077, nhân viên CUS lên hồ sơ của hệ thống và tải lên phần khai manifest của Cổng thông tin một cửa quốc gia, địa chỉ https://vnsw.gov.vn/
Trước 1 ngày tàu đến, nhân viên CUS nhận Thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu và kiểm tra thông tin có khớp hay không, local charge hay điểm đến có thay đổi không Sau đó, bộ phận CUS gửi thông báo hàng đến do GETRANS phát hành, ETA và nhắc nhở khách hàng liên hệ shipper thả điện cho vận đơn, đồng thời thông báo phòng kế toán xuất hóa đơn cước cho khách hàng (vì khách hàng có mua cước biển O/F) Nhân viên kế toán sẽ gửi hóa đơn bản nháp với tỷ giá xuất hóa đơn theo ngân hàng tại thời điểm đó cho khách hàng xác nhận trước khi xuất bản chính Trong đó, tiền cước O/F sẽ tính thuế 0%, các khoảng còn lại đều tính thuế VAT 10% bao gồm local charge, thông quan, trucking…
Bước 5: Nhận Lệnh giao hàng điện tử (e-DO) từ hãng tàu
Hiện nay, các công ty không cần đến trực tiếp hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) nữa mà đa số các hãng tàu đều đã áp dụng hình thức lệnh giao hàng điện tử (EDO) Đối với lô hàng này, sau khi bộ phận chứng từ của GETRANS đã kiểm tra và xác nhận hợp lệ thì sẽ tiến hành đóng các khoản phí theo Debit Note của đại lý hãng tàu yêu cầu (có thể chuyển khoản)
Nhận xét quy trình
- Chính sách nhà nước: nhờ Nhà nước có ưu đã về thuế, nguồn vốn vay kích cầu với lãi suất thấp tạo điều kiện cho doanh nghiệp đầu tư mở rộng sản xuất, nâng cấp, đổi mới trang thiết bị, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh Các chính sách quản lý của Nhà nước tạo nhiều thuận lợi cho hoạt động giao nhận như
40 những đổi mới trong luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu
- Nhờ sự cố gắng của đội ngũ công nhân viên của công ty cũng như việc tuân theo quy trình nhập khẩu của quốc tế đã giúp Công ty đạt được nhiều mục tiêu như tăng doanh thu, đời sống nhân viên được cải thiện Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty ngày càng được nâng cao Các nghiệp vụ được thực hiện một cách bài bản
- Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình, công ty chưa để xảy ra bất kì các vụ việc khiếu nại nào phải giải quyết bằng con đường tòa án Đây chính là kết quả của sự nỗ lực trong quá trình thực hiện và nhờ quan điểm kinh doanh đúng đắn của công ty Đại Bàng Xanh là “ đặt uy tín chất lượng lên hàng đầu”
- Trong giao nhận việc khai báo Hải quan là khâu quan trọng quyết định hàng của công ty có được thông quan hay không Việc này lại phụ thuộc rất nhiều vào sự hợp lệ của bộ chứng từ Công ty sở hữu những nhân viên chứng từ dày dặn kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao Nhân viên chứng từ lập chuẩn bị các chứng từ cần thiết và hợp lệ, tránh những sai sót, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh hơn, ít tốn chi phí hơn
- Công ty Đại Bàng Xanh gặp khó khăn trong việc liên hệ và thỏa thuận giá với khách hàng Giá dịch vụ của công ty đôi khi bị khách hàng gây sức ép và so sánh với các công ty dịch vụ khác
- Bên cạnh đó, công ty không dự trù đủ các chi phí đặc biệt là khi hàng hóa bị hải quan bẻ luồng và bắt kiểm tra hàng thực tế làm phát sinh thêm chi phí
- Bộ phận giao nhận kiểm tra thông tin về hàng hóa không rõ ràng dẫn đến các nhân viên giao nhận khó khăn trong việc làm thủ tục hải quan tại cảng, bị hải quan yêu cầu cung cấp giấy tờ để bổ sung thông tin đầy đủ và trùng khớp làm tốn thời gian và làm chậm trễ thời gian giao hàng cho khách hàng
- Thời gian nhận tờ khai lâu khiến số lượng nhân viên giao nhận đến cảng làm quá nhiều dẫn đến tình trạng tổn thất thời gian
- Trình trạng ứ đọng container tại cảng, các container được sắp xếp ở nhiều vị trí gây khó khăn trong việc tìm và lấy container
- Luật hải quan thay đổi liên tục cho nên nhân viên chứng từ chưa nắm bắt kịp được các quy định hải quan trong phần mềm khai báo điện tử mới nhất cho nên nhân viên chứng từ sẽ gặp khó khăn trong việc tra mã HS, khai sai thông tin trên hệ thống ECUS5-VNACCS
- Điều kiện cơ sở vật chất, các thiết bị cá nhân cho nhân viên như máy tính, máy photo đã cũ vì vậy trong quá trình nhập thông tin dữ liệu thiết bị thường bị báo lỗi hệ thống
-Hiện tại công ty vẫn chưa có kho bãi riêng do đó trường hợp khách hàng không nhận hàng đúng thời gian đã hẹn thì hàng hóa sẽ không có chỗ lưu trữ
- Khó khăn trong việc khách hàng chậm thanh toán phí dịch vụ mà công ty Đại Bàng Xanh đã chi hộ trong quá trình làm hàng
- Đội ngũ nhân viên còn ít dẫn đến năng suất làm việc cũng giảm làm cho công việc bị ứ đọng và tiến độ giao hàng cho khách sẽ bị chậm trễ
Trên đây là toàn bộ các bước thực hiện quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container tại Công ty Đại Bàng Xanh Bên cạnh những ưu điểm quy trình vẫn còn những mặt tồn tại cần điều chỉnh Nội dung chương 3 sẽ đề cập đến những giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container tại Công ty Đại Bàng Xanh
KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI
Kiến nghị cho công ty
Đầu tư thêm phương tiện vận chuyển
Hiện tại, công ty chỉ có một chiếc xe kéo container nên hầu hết các hoạt động vận tải đều phụ thuộc vào dịch vụ vận chuyển bên thứ ba Việc đầu tư thêm phương tiện vận chuyển sẽ giúp công ty chủ động hơn trong hoạt động lên kế hoạch giao nhận hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ với mức giá cả cạnh tranh hơn Theo như phân tích doanh thu theo quý năm 2020, việc công ty đầu tư một chiếc xe kéo ở quý III năm 2020 đã khiến doanh thu của công ty tăng vọt nhờ nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển nội địa
Năm 2021, công ty đã thu hút được nhiều khách hàng hơn nhờ sử dụng dịch vụ trọn gói bao gồm vận chuyển nội địa Tuy nhiên, công ty cũng bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng có số lượng hàng lớn vì không có đủ xe để đáp ứng dịch vụ của họ Ngoài ra, trong năm 2021, bộ phận Operations cũng đã gặp nhiều rắc rối với chất lượng dịch vụ của nhà xe bên thứ ba như thời gian giao hàng không đúng hạn, thiếu tài xế, làm mất hàng hóa… Những điều này đã làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ công ty cung cấp cho khách hàng và cả doanh thu Vì vậy, việc đầu tư thêm phương tiện vận chuyển là điều cần làm để tăng tính chủ động trong kế hoạch giao nhận hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ cung cấp như vận chuyển hàng đến nhiều địa điểm hơn hoặc giá cạnh tranh hơn
Phát triển nguồn nhân lực của công ty và cải thiện chính sách đãi ngộ cho nhân viên Để nâng cao dịch vụ của công ty thì việc phát triển kỹ năng, kiến thức chuyên môn cho nhân viên là điều không thể thiếu Công ty cần tạo điều kiện để nhân viên được đào tạo về các kỹ năng cần thiết, liên tục cập nhật các kiến thức, thay đổi của ban ngành và nhà nước để họ nắm vững chuyên môn, nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra các sáng kiến, giải pháp nhằm giúp công ty phát triển và tiếp cận được nhiều khách hàng hơn
Bên cạnh đó, công ty cũng nên tập trung đẩy mạnh và nâng cao công tác tuyển dụng lao động và chính sách đãi ngộ cho nhân viên Hằng năm, công ty nên tổ chức kỳ nghỉ phép để giúp nhân viên có thể nghỉ ngơi sau thời gian làm việc căng thẳng Đồng thời, chính sách lương, thưởng, hoa hồng nên được đánh giá và chi trả hợp lý với từng cá nhân, đặc biệt là khoảng hỗ trợ cho các nhân viên thường xuyên phải tăng ca
Về số lượng nhân sự, công ty nên tuyển thêm nhân viên ở bộ phận Pricing và bộ phận Chứng từ Vì hiện nay công ty tăng cường tuyển nhân viên kinh doanh để có thể tăng thêm doanh thu, nhưng chỉ có hai nhân viên Pricing nên khối lượng công việc của họ sẽ bị quá tải và không thể hỗ trợ tốt cho nhân viên kinh doanh trong những trường hợp khách hàng cần thông tin gấp Điều này khiến nhân viên kinh doanh bỏ lỡ cơ hội hợp tác với khách hàng khá nhiều Bên cạnh đó, nhân viên Chứng từ phải làm luôn nhiệm vụ của nhân viên Chăm sóc khách hàng khiến công việc của họ rất nhiều trong những mùa cao điểm và dễ gây ra những sai sót, vừa tốn chi phí vừa làm khách hàng không hài lòng
Nâng cấp chất lượng thiết bị văn phòng
Công ty cần nâng cấp các thiết bị ở văn phòng như máy tính, máy in, máy photocopy, chất lượng Internet để nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc cho nhân viên Phòng nhân sự nên đầu tư thêm:
+ 4 chiếc máy tính văn phòng để thay thế các máy tính cũ, có tốc độ xử lý chậm và thường xuyên phải khởi động lại máy;
+ 2 chiếc máy in ở tầng 2: Vì hiện tại tầng 2 chỉ có một chiếc máy in đã cũ, thường xuyên in không được và nhanh hết mực mặc dù nhu cầu in giấy tờ ở tầng 2 khá cao do bộ phận Giao nhận hiện trường và Chứng từ cần in các loại chứng từ Bộ phận Chứng từ thường phải di chuyển sang bộ phận nhân viên kinh doanh hoặc xuống tầng 1 ở thực hiện việc in ấn Điều này làm tốn kém thời gian và giảm hiệu quả làm việc vì công việc phòng Chứng từ kiêm luôn nhiệm vụ chăm sóc khách hàng đòi hỏi sự cẩn thận, tập trung cao và cần thời gian để tránh những lỗi sai + Tốc độ Internet: Công ty thường xuyên làm việc với hãng tàu, đại lý nước ngoài để đảm bảo việc xử lý lô hàng diễn ra suôn sẻ và đúng thời gian Tuy nhiên, khi kết nối Internet không ổn định có thể phát sinh các lỗi và chi phí do nhân viên
44 chứng từ và khai báo hải quan không nộp chứng từ đúng thời hạn; nhân viên sales cập nhật giá cước tàu trễ nên không thể cung cấp dịch vụ kịp thời cho khách hàng mà lỡ mất cơ hội hợp tác Hơn nữa, điện thoại công ty kết nối với Internet nên gây gián đoạn trong giao tiếp giữa các phòng ban hoặc nhân viên sales không thể thực hiện chào giá cho khách hàng qua điện thoại
Vì vậy, việc đầu tư máy tính mới với tốc độ nhanh hơn, mua thêm máy in để tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển hay cải thiện tốc độ Internet đều giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc nhanh, kịp thời, hiệu quả và chính xác hơn.
Giải pháp
Giải pháp 1: Phát triển nhân lực của công ty
Theo như kết quả phỏng vấn, hầu hết các chuyên gia đều cho rằng quy trình nhập khẩu bằng đường biển hàng Freehand hiện tại tương đối hợp lý, trừ một số nhỏ nhược điểm Cũng như bất kỳ tổ chức doanh nghiệp nào, con người đóng một vai trò cực kỳ quan trọng và không ngoại lệ Getrans
- Nâng cao chuyên môn, kỹ năng cho nhân viên Tăng khả năng xủ lý các tình huống phát sinh bất ngờ, ứng xử với khách hàng và các đối tác
- Đào tạo đội ngũ nhân viên chất lượng, dày dặn kinh nghiệm, làm việc hiệu quả cao, tránh những sai sót và các chi phí sửa chữa, đền bù Từ đó, mang lại sự hài lòng cho khách hàng và hiệu quả cao trong công việc
- Nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần trách nhiệm trong công việc
Thứ nhất, cho nhân viên ở các phòng ban tham dự các buổi hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức về ngành Logistics, hiểu được các xu hướng ở Việt Nam và thế giới cách xử lý các tình huống trong công việc một cách hiệu quả Bên cạnh đó còn bổ sung về các văn bản luật sửa đổi, các kỹ năng mềm trong ứng xử với khách hàng, với nhân viên trong công ty, làm thế nào để có thể quản lý hiệu quả và thúc đẩy nhân viên đạt được những mục tiêu đã đề ra như KPI,…
Thứ hai, Công ty nên họp mỗi đầu tuần để cập nhập và phổ biến các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu các quy định hải quan một cách kịp thời Đồng thời, trong mỗi buổi họp, các quản lý sẽ báo cáo kết quả công việc
45 tuần trước, và nêu lên các lỗi của các nhân viên trong quá trình làm việc và xem đó như một bài học cho các nhân viên khác, tránh tối thiểu những sai sót tương tự Thứ ba, tổ chức các cuộc thi trong về kỹ năng nghiệp vụ, giải quyết vấn đề cùng với bảng chấm công, và thưởng cho những nhân viên xuất sắc ở các phòng ban để khích lệ tinh thần làm việc và sự nỗ lực và cố gắng của họ
Thời gian và chi phí thực hiện
Bảng 1.5 Thời gian và chi phí dự trù cho giải pháp 1
Giải pháp 1 Người tổ chức thực hiện
Tham dự hội thảo, các buổi đào tạo
Bộ phận nhân sự của công ty tìm kiếm và liên hệ với ban tổ chức của các cuộc hội thảo
Tham dự vào mỗi quý, đại diện của các phòng ban, sau đó về triển khai lại cho các nhân viên, bao gồm 6 đại diện và CEO
Chi phí cho mỗi nhân viên trung bình 1.500.000 Tổng chi phí 1 lần tham dự:
10,500,000 VND Tổng chi phí cho cả năm:
Tổ chức cuộc thi Bộ phận nhân sự của công ty, phối hợp với các phòng ban để cùng lên chương trình
Cuộc thi sẽ diễn ra 1 năm 1 lần, được giám sát bởi phòng nhân sự kết hợp với các trưởng bộ phận và CEO
Giải nhân viên xuất sắc:15,000,000 VND
Nhân viên xuất sắc ở mỗi phòng ban: 30,000,000 VND/
Tổng chi phí giải pháp 1
Giải pháp 2: Phát triển quan hệ khách hàng, đối tác
Bên cạnh những cố gắng cá nhân, những nỗ lực từ phía công ty, quy trình nhập khẩu bằng đường biển tại công ty còn ảnh hưởng từ nhiều bên hỗ trợ khác như:
- Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin, nhanh và chính xác về thông tin lô hàng; ngoài ra, khi họ tin tưởng dịch vụ của công ty, họ sẽ cung cấp lượng hàng lớn để công ty xử lý và giới thiệu cho bạn bè kinh doanh của mình
- Hãng tàu sẽ hỗ trợ cung cấp giá rẻ hơn, vì đi nhiều hàng và thường xuyên Đồng thời họ cũng sẽ hỗ trợ trong việc xử lý nhanh các chứng từ khác như: booking, vận đơn, thông báo hàng đến, …
- Đại lý cũng sẽ hỗ trợ nhanh trong việc xử lý hàng hóa ở đầu nước xuất như liên hệ với shipper để lấy hàng, đóng hàng và vận chuyển đến cảng, làm các thủ tục hải quan ở đầu nước xuất
- Hải quan cũng sẽ hỗ trợ trong việc thông quan hàng hóa khi nhập về
Cách thức thực hiện: Đối với giải pháp này, công ty nên thường xuyên họp giữa các phòng ban ở mỗi đầu tuần, CEO là người chủ trì cuộc họp, luôn nhắc nhở và động viên đội ngũ của mình, và tạo thành thói quen, văn hóa trong doanh nghiệp, cụ thể như sau: Đối với khách hàng: luôn xử lý nhanh những tình huống phát sinh, sẵn sàng hỗ trợ khi hàng hóa nhập về có sự cố xảy ra như: kiểm hóa, tư vấn liên hệ phía bảo hiểm… Đối với hãng tàu: tập trung lượng hàng lớn đối với một số hãng tàu nhất định, phải kiểm tra kỹ những thông tin với khách hàng trước thi gửi thông tin cho hãng tàu để tiến hành đặt booking, hạn chế hủy booking,…
47 Đối với đại lý: công ty nên lọc ra khoảng 10-20 đại lý chiến lược ở mỗi quốc gia để xử lý lô hàng ở nước xuất, để tạo mối quan hệ thân thiết hơn Đối với hải quan: nên tránh sai sót khi khai Manifest hàng nhập, sửa đổi nhiều lần, sẵn sàng hỗ trợ kiểm hóa khi hàng hóa rơi vào luồng đỏ.Thêm vào đó, công ty nên phát triển mối quan hệ mật thiết hơn bằng cách thường xuyên chúc mừng, hỏi thăm khi tới những ngày lễ, quà tặng,… để có được mối quan hệ bền chặt
Thời gian và chi phí thực hiện: Đối với giải pháp này, luôn phải được áp dụng trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên tại công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Đại Bàng Xanh Và chí phí đối với giải pháp này rất thấp, không đáng kể để thực hiện, chủ yếu được thúc đẩy tinh thần bởi các trưởng bộ phận, CEO, văn hóa công ty
Giải pháp 3: Đầu tư thêm phương tiện vận chuyển
Mục tiêu giải pháp: Đầu tư phương tiện vận chuyển giúp giảm chi phí vận chuyển do thuê ngoài, hiện tại công ty chỉ sở hữu 1 chiếc xe đầu kéo Ngoài ra sẽ giúp công ty chủ động hơn trong việc giao nhận hàng hóa ra cảng, đảm bảo chất lượng dịch vụ cũng như chất lượng quy trình vận chuyển
Cách thức thực hiện Để đầu tư thêm phương tiện vận chuyển, khoảng 4 chiếc xe đầu kéo nên được lên đơn đặt hàng Tuy nhiên, đây là tài sản lớn, vì vậy nên được đặt hàng trong 4 năm, tức mỗi năm công ty sẽ mua thêm 1 chiếc đầu kéo như trên
Thời gian và chi phí thực hiện dự kiến
