14 CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI AN PHA TRẦN .... 21 2.2 Phân Tích Quy Trình Thực Hiện Nghiệp V
Thông tin chung về Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần
- Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Vận tải An Pha Trần
- Tên tiếng anh: ALPHA TRANS CO.,LTD
- Địa chỉ: Số 5-7, Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
- Skype: atl.vn/phu.logs
- Website: www.atl.vn / or http://vantaianpha.vn/
- Loại hình kinh doanh: Forwarding & Logistics Services
- Slogan: “YOU TRUST, WE CARRY”
- Alpha Trans đã đầu tư hệ thống kho bãi và phương tiện vận chuyển các loại nhằm đáp ứng nhu cầu vận tải trong nước và ngoài nước
Bảng biểu 1.1: Hệ thống kho và phương tiện của Công ty TNHH Thương mại và
Vận tải An Pha Trần
Hệ thống kho Địa điểm Số lượng
Tại bến xe miền Nam 300 𝑚 2
Xe tải 1.5 tấn – 5 tấn 30 chiếc
Xe nâng 5 tấn và 25 tấn 5 chiếc
Xe cẩu 5 tấn và 25 tấn 5 chiếc
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải
Quá trình phát triển
- Ngày 04/04/2016: Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần được chính thức thành lập
- Năm 2017: Gia nhập Hiệp hội Logistics WCA Family of Logistics Networks (WCA) là hiệp hội các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển lớn nhất và uy tín nhất trên toàn thế giới, với hơn 3.600 văn phòng thành viên đặt tại 173 quốc gia và vùng lãnh thổ Tại Việt Nam, WCA có 75 thành viên, gồm T&M, Vinatrans, Vinalink tại Hà Nội và TP.HCM
- Năm 2019: Gia nhập World Supply Chain Alliance (WSA)
Mục tiêu và tầm nhìn
Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần là công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam kể từ ngày đăng kí kinh doanh, thực hiện chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật
Dưới sự lãnh đạo của ông Trần Đức Phú, cùng với sự hợp tác chặt chẽ và đầy tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, lành nghề nhiều năm trong ngành Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần đã và đang không ngừng phát triển cho đến nay và nhận được sự tin cậy của rất nhiều công ty xuất nhập khẩu trong và ngoài nước
Với mục tiêu của công ty “Giá cả cạnh tranh, giao hàng đúng hẹn và an toàn hàng hóa đến tay người nhận” Alpha Trans biết rằng với tình hình cạnh tranh khốc liệt giữa các nhà vận tải như hiện nay thì việc đáp ứng đúng và đủ 3 nhu cầu trên là điều tất yếu và cần thiết để công ty phát triển và không ngừng cải thiện
Và luôn là sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng.
Sứ mệnh
Sứ mệnh của công ty “Luôn tìm kiếm, nâng cao và kiểm soát các giải pháp nhằm duy trì chất lượng dịch vụ, phương tiện vận tải mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng Đó là con đường duy nhất để bắt đầu các mối quan hệ đối tác lâu dài”
Cam kết của công ty Alphatrans
- Giao đúng về thời gian, giao đủ về số lượng, giao nguyên vẹn về tình trạng hàng hóa
- Tất cả các xe đều được gắn định vị GPS, khách hàng có thể kiểm tra lịch trì, vị trí của xe tại mọi thời điểm
- Các lô hàng vận chuyển đều được quản lí bằng hệ thống mạng, khách hàng có thể kiểm tra tình trạng hàng dựa vào số Bill mà công ty cấp
- Toàn bộ hàng hóa giá trị đều được mua bảo hiểm ở mức A cho mọi rủi ro Chúng tôi cam kết đền bù thiệt hại hàng hóa theo giá thị trường nếu xảy ra tổn thất do chủ quan trong quá trình vận chuyển
- Đội ngũ nhân viên bao gồm nhân viên văn phòng, tài xế giao nhận được đào tạo chuyên nghiệp, năng động, nhiệt tình và có trách nhiệm để xử lý mọi tình huống.
Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của công ty
Chức năng
Là một công ty chuyên về lĩnh vực giao nhận vận tải, Alpha Trans luôn ý thức rằng chức năng của mình là đem niềm vui, sự tin tưởng đến cho khách hàng khi mà hàng hóa thông quan thuận lợi, vận chuyển an toàn, giao hàng đúng hẹn,…Cũng như những công ty Forwarder khác, Alpha Trans luôn đồng hành cùng hàng hóa của khách hàng trên mọi nẻo đường, vận chuyển theo mọi hình thức mà khách hàng yêu cầu, lấy tận nơi (kho, nhà cung cấp) của khách hàng và giao hàng tận nơi Alpha Trans luôn đóng vai trò là cầu nối giữa khách hàng với nhà sản xuất, thực hiện chức năng lưu thông, trung chuyển hàng hóa, đồng thời là nhà tư vấn nhiệt tâm với khách hàng, giải đáp mọi thắc mắc cũng như tìm ra cho khách hàng những phương án vận chuyển tốt nhất có thể.
Nhiệm vụ
Tạo ra được hiệu quả kinh tế, sử dụng tốt nguồn vốn, đảm bảo tài chính và thực hiện tốt nghĩa vụ của một doanh nghiệp đó là đóng góp vào ngân sách nhà nước
Là Doanh nghiệp giao nhận xuất nhập khẩu nên doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm túc các chế độ chính sách về lao động, tiền lương,…Để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ thì vấn đề trình độ, năng lực của nhân viên trong công ty là điều then chốt nhất Chính vì vậy mà công ty phải thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân viên để có thể đáp ứng được nhu cầu kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng cao của sự phát triển kinh tế hiện nay
Công ty luôn chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật về các loại dịch vụ mà công ty cung cấp Đồng thời, công ty cũng tích cực tham gia vào các chủ trương của Nhà nước như: góp phần bảo vệ môi trường, tài sản XHCN theo hướng chỉ đạo chung của
Nhà nước và không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ nhân viên trong công ty.
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Nhu cầu hàng hóa xuất nhập khẩu gia tăng, kéo theo sự gia tăng mạnh mẽ các dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu và vận tải hàng hóa như: dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ tàu biển, dịch vụ vận chuyển quốc tế,…và trong đó dịch vụ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng đó là vận chuyển, vận tải container
Ngay từ khi thành lập, vận tải anpha, lấy vận tải container làm dịch vụ trọng tâm, vì alphatrans luôn hiểu giá trị quan trọng của vận tải container đóng góp vào chuỗi cung ứng, nó cung là thế mạnh tiềm lực của alphatrans, và là dịch vụ kinh nghiệm cũng như năng lực vượt trội của Alphatrans
Các dịch vụ vận chuyển container tại Alphatrans:
- Dịch vụ trọn gói vận tải container và dịch vụ hải quan hàng gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng kinh doanh tại các KCN Bình Dương, Đồng Nai, HCM
- Dịch vụ vận chuyển container hàng xuất nhập khẩu: lấy hàng tại cảng đi giao các tỉnh và ngược lại
- Dịch vụ vận chuyển nguyên container đi các tỉnh, giao door-door
- Dịch vụ vận chuyển đường bộ kết hợp đường biển giao khắp Việt Nam
- Dịch vụ vận chuyển kéo container hàng quá khổ, quá tải
- Dịch vụ kéo container kết hợp rút ruột, giao hàng
- Vận chuyển hàng container lạnh, bảo ôn
Tuyến đường nhà xe vận chuyển container thực hiện:
- HCM – giao các KCN Bình Dương (Vsip 1,2, Mỹ Phước, Sóng Thần, Bến Cát, KCN Bàu Bàng, KCN Thuận An, Dĩ An,…)
- HCM – giao các KCN Đồng Nai (KCN Biên Hòa, Amata, Long Đức, Tam Đức, Nhơn Trạch, Long Thành…)
- HCM – Bà Rịa Vũng Tàu (HCM- Cảng Cái Mép, Các KCN Mỹ Xuân, KCN Phú Mỹ, KCN Long Sơn…)
- HCM giao đi Đà Nẵng, Cảng Hải Phòng, Hà Nội, Hưng Yên, Vĩnh Phúc…
Năng lực vận hành của nhà xe vận chuyển container Alphatrans:
- Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu từ cảng giao đi các nơi: 200- 300container/ngày
- Đối với hàng hóa tuyến dài: 800-1000 container/tháng
- Năng lực tổng tháng: 6000-8000 container/tháng
- Bãi xe 2000 mét tại Mỹ Thủy, Cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh
- Bãi xe 3000 mét tại Vsip 2 mở rộng, Bình Dương
1.3.3.2.1 Dịch vụ vận chuyển đường biển quốc tế
Hàng nhập khẩu và xuất khẩu là một trong những dịch vụ trọng tâm, thế mạnh mà Alphatrans tập trung phát triển ngay từ ngày đầu thành lập Alphatrans là thành viên uy tín của nhiều hiệp hội Giao nhận vận tải trong nước và quốc tế lớn như: WCA, FIATA, VLA, IATA…Với hệ thống đại lý tại các cảng biển lớn của hơn 150 nước trên thế giới, vừa là đối tác tin cậy của các hãng tàu uy tín như Maersk, Cosco, CMA, Happag-LLoyd, One, Evergreen, Yang ming, Huyndai,… mỗi nước sẽ làm việc từ 3 cho đến 5 đại lí để đảm bảo được mức giá dịch vụ luôn luôn là tốt nhất trước khi đến tay khách hàng
Các tuyến vận chuyển đường biển quốc tế của Alphatrans:
- Khu vực các nước Châu Á: Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc,
Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, Thái Lan, Ấn Độ, Bangladesh, Sri Lanka, Các tiểu vương quốc Ả Rập Thống Nhất, Thổ Nhĩ Kỳ, Yemen,…
- Khu vực các nước Châu Âu: Bỉ, Hà Lan, Luxembourg, Thụy Sĩ, Áo, Đức, Pháp, Ý, Hy Lạp, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Anh, Phần Lan, Thụy Điển, Estoni, Đan Mạch, Slovakia, Nga, Ukraine, Ba Lan, Cộng hòa Séc
- Các khu vực khác: Các nước thuộc Châu Phí, Australia (Úc)
1.3.3.2.2 Dịch vụ vận chuyển đường hàng không quốc tế
Với kinh nghiệm nhiều năm trong dịch vụ vận chuyển hàng không quốc tế và là đối tác của nhiều hãng hàng không trong nước và quốc tế như: Vietnam Airlines, Singapore Airlines, Malaysia Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Eva Air, Korean Airlines, Asiana Airlines, United Airlines, Lufthansa Airlines, Air France, Cargolux….An Pha hoàn toàn có thể đáp ứng mọi nhu cầu cho khách hàng với nhiều loại hàng khác nhau: hàng xuất nhập bình thường, hàng nguy hiểm (DG Cargo), hàng đóng kiện, hàng carton đến nhiều sân bay quốc tế lớn nhỏ trên toàn cầu từ Việt Nam đi và nhập khẩu từ các nước quốc tế về Việt Nam
Các tuyến vận chuyển hàng không chính:
- Khu vực các nước Châu Âu: Bỉ, Hà Lan, Luxembourg, Thụy Sĩ, Áo, Đức,
Pháp, Ý, Hy Lạp, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Anh, Phần Lan, Thụy Điển, Estoni, Đan Mạch, Slovakia, Nga, Ukraine, Ba Lan, Cộng hòa Séc
- Khu vực các nước Châu Á: Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc,
Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, Thái Lan, Ấn Độ, Bangladesh, Sri Lanka, Các tiểu vương quốc Ả Rập Thống Nhất, Thổ Nhĩ Kỳ, Yemen,…
- Các khu vực khác: Các nước thuộc Châu Phí, Australia (Úc)
Lịch trình vận chuyển hàng không quốc tế:
- Đối với các nước có số lượng chuyến bay quốc tế đến và đi với Việt Nam thì lịch trình chuyến bay là đều có 1 chuyến / ngày
- Đối với các nước thuộc khu vực Châu Âu hoặc Úc thì lịch trình vận chuyển vào khoản 3-4 chuyến / tuần
Vận Tải An Pha Trần với kinh nghiệm trên 4 năm làm vận chuyển hàng Campuchia đường bộ và cả đường biển, đã đầu tư hệ thống kho bãi tại Hồ Chí Minh và Phom Penh, đội ngũ giao nhận làm thông quan chính ngạch một đầu và hai đầu đầu và cả tiểu ngạch với kinh nghiệm trong nhiều mặt hàng khác nhau, năng lực cũng như giá cả cạnh tranh đảm bảo chi phí tốt nhất cho khách hàng
Vận chuyển đường bộ Việt Nam – Campuchia:
- Vận chuyển chính ngạch hai đầu Viêt Nam – Campuchia: Làm thủ tục xuất tại đầu Việt Nam với bộ chứng từ đầy đủ (invoice, Packing list, hợp đồng mua bán, hóa đơn, các giấy tờ khác) Sau đó thực hiện mở tờ khai nhập khẩu tại đầu Campuchia sau đó giao hàng theo địa chỉ bên Campuchia
- Vận chuyển chính ngạch Việt Nam – Tiểu ngạch đầu campuchia: Tiến hàng làm thủ tục xuất khẩu tại đầu Việt Nam với việt mở tờ khai đầy đủ sao đó thực thông vận chuyển hàng và giao hàng tại cửa khẩu với mức thuế vận chuyển rẻ nhất cho khách hàng, sau đó giao hàng theo địa chỉ bên đầu Campuchia
- Vận chuyển tiểu ngạch hai đầu: Là phương thức phận chuyển khá phổ biến ở thời điểm hiện tại thủ tục đơn giản, thời gian vận chuyển sẽ được rút ngắn và chi phí vận chuyển sẽ giảm đi đáng kể Quý khách chỉ cần giao hàng tại kho Hồ Chí Minh chúng tôi sẽ thực hiện vận chuyển và giao hàng theo đúng địa chỉ bên Campuchia
Vận Chuyển đường biển đi campuchia:
7 Đối với phương thức vận chuyển đường biển đi campuchia chúng tối có hệ thống đại lí trực tiếp bên Campuchia sẽ tiếp nhâp vận chuyển hàng nguyên container từ Việt Nam sau đó tiến hàng mở tờ khai đầu nhập tại campuchia trọn gói cho khách hàng Giá cước vận chuyển được cập nhập đều theo tháng, lịch trình vận chuyển thường xuyên bới chúng tôi hệ mối quan hệ hợp tác cũng lượng hàng ổn định với nhiều line tàu
1.3.3.2.4 Dịch vụ vận chuyển nội địa
Công ty An Pha Trần là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa với năng lực cạnh tranh cao Hệ thống văn phòng chính tại HCM và 6 chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai luôn đảm bảo cung cấp một dịch vụ linh hoạt và tốt nhất phù hợp với nguồn lực của công ty nhằm mang lại hiệu quả kinh tế tối đa cho khách hàng
Dịch vụ vận chuyển đường biển nội địa:
Bên cạnh dịch vụ vận chuyển đường bộ, vận chuyển quốc tế thì dịch vụ vận chuyển đường biển nội địa là một trong 3 dịch vụ trọng điểm tạo nên uy tín thương hiệu vận tải An Pha mà chúng tôi đã xây dựng, duy trì sự ổn định và phát triển các năm qua
Lịch trình vận chuyển đường biển nội địa:
- Cảng Nội địa tại HCM: Đồng Nai, ICD, Khánh Hội, Vict
- Cảng Nội địa tại miền Bắc và miền Trung: Tân Cảng Hải Quân 128, 189, Cảng Tiên Sa, Cảng Cửa Lò Nghệ An
- Vận chuyển container nội địa cảng HCM – Cảng Hải Phòng và ngược lại: 7 chuyến/ tuần Thời gian vận chuyển: 5 ngày (tàu chạy)
- Cảng container nội địa cảng HCM – Cảng Đà Nẵng và ngược lại: 3 chuyến/ tuần Thời gian vận chuyển: 2-3 ngày
- Cảng container nội địa cảng HCM – Cảng Quy Nhơn và ngược lại: 1 chuyến/ tuần Thời gian vận chuyển: 2 ngày
- Cảng container nội địa cảng HCM – Cảng Cửa Lò Nghệ An và ngược lại: 1 chuyến/ tuần Thời gian vận chuyển: 2 ngày
Dịch vụ vận chuyển đường hàng không nội địa:
Là hình thức vận chuyển chính bằng máy bay đi các tính Hiện nay An Pha đang là đối tác của nhiều hãng bay nội địa với lượng hàng hóa vận chuyển thường xuyên nên chi phí vận chuyển cực kì tốt
Dịch vụ vận chuyển đường bộ nội địa:
Là hình thức vận chuyển phổ biến ở việt nam phương thức và trọng tải khác nhạu từ xe nhỏ 1.5 tấn cho đến các xe container, xe chở hàng quá khổ và quá tải Công
Ty An Pha hiện các hình thức vận chuyển như sau:
Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty
Cơ cấu tổ chức
Tổ chức trong công tác quản lý nhân sự của bất kì công ty nào luôn là điều cần thiết và quan trong nhất vì nó đảm bảo tính giám sát chặt chẽ của tình hình kinh doanh của Công ty Để thực hiện tốt chức năng quản lý thì mỗi Công ty cần có một bộ máy tổ chức quản lý phù hợp Đối với Alpha Trans cũng vậy, Công ty tuy có trên dưới khoảng
250 nhân viên nhưng có một mô hình tổ chức quản lý hợp lý và luôn phù hợp
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Giao nhận Vận Tải An Pha
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc: Là người phụ trách chung, là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, hoạch định phương hướng, mục tiêu ngắn hạn và cả dài hạn cho công ty Giám đốc kiểm tra, đôn đốc chỉ đạo các đơn vị, đồng thời sửa chửa kịp thời những sai sót, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao Là người có quyền lực cao nhất nên Giám đốc có quyền ban hành các quy chế quản lý nội bộ công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lí trong công ty và nhân danh công ty kí kết hợp đồng giao dịch với khách hàng
Phòng Sales quốc tế: Gồm những công việc như tìm kiếm khách hàng, các doanh nghiệp có nhu cầu xuất - nhập về cho công ty Sau đó khéo léo khai thác cũng như tổ chức thông tin từ những doanh nghiệp có nhu cầu để tư vấn và đưa ra sự hợp lí trong giá cả, trong những vấn đề chi phí phát sinh Sau khi duyệt yêu cầu của khách hàng, các nhân viên sales quốc tế có trách nhiệm liên hệ với hãng tàu, đại lý hãng tảu, tìm ra giải pháp phù hợp nhất và báo giá về cho khách hàng theo như yêu cầu Sau khi chốt được lô hàng thì phải theo dõi lô hàng đó để thông báo kịp thời cho khách hàng nếu xảy ra sự cố nhằm nâng cao sự uy tín và phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty
Phòng Sales nội địa: Cũng giống như hoạt động của phòng sales quốc tế, sales nội địa cũng là công việc đưa nguồn khách hàng về cho công ty nhằm tăng lợi nhuận kinh doanh Tuy nhiên, quy trình báo giá đơn giản, các khoản chi phí không quá nhiều Người sales phải biết và nắm rõ những tuyến nội địa mà công ty đang khai thác mạnh Báo giá nhanh, tư vấn nhiệt tình, hợp lí, luôn tạo cho khách hàng có ấn tượng tốt ngay từ lần nói chuyện đầu tiên Tùy vào yêu cầu cũng như sự tư vấn của mình dành cho khách hàng mà có thể kết hợp nhiều phương thức vận chuyển từ đường biển, đường bộ, đường sắt… Ngoài phương
10 thức đường biển, bộ thì Alpha Trans cũng vận chuyển hàng bằng đường air nội địa và quốc tế Tùy mặt hàng hóa và nhu cầu của khách hàng mà Công ty sẽ tìm hướng đi phù hợp
Phòng OPS LOG: Gồm những công việc ở ngoài hiện trường, thường xuyên chạy ra ngoài để làm các thủ tục, chứng từ như lấy lệnh D/O, giám sát nhân công đóng hàng hóa tại cảng, sân bay, cửa khẩu hải quan, chuyển phát nhanh các hồ sơ thủ tục cho doanh nghiệp, làm C/O, bảo hiểm, hun trùng,…Bên cạnh đó phòng OPS LOG của Alpha Trans cập nhật các quyết định mới kịp thời nhanh chóng Nhận khai thuê Hải quan cho các loại mặt hàng : hàng cá nhân, hàng kinh doanh đầu tư, hàng gia công, hàng quà tặng,…
Phòng kế toán: Một phòng ban không kém phần quan trọng so với các phòng ban khác trong công ty đó là Phòng kế toán, đảm bảo nhận các công việc liên quan đến thu chi sổ sách của công ty: lập phiếu chi/thu cho nhân viên, thực hiện hạch toán, kế toán, thanh toán, quyết toán đầy đủ kịp thời, tổ chức lưu trữ hồ sơ, chứng từ về các hoạt động của công ty, theo dõi phân tích kết quả kinh doanh, kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy định về tài chính trong nội bộ, quản lí các tài sản thuộc về công ty Các phòng ban liên kết chặt chẽ, hỗ trợ nhau hoạt động một cách tích cực Đó là thuận lợi giúp công ty hoạt động tốt
Phòng chứng từ: Nhân viên Phòng chứng từ có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng, kiểm tra hồ sơ, liên hệ khách hàng, hãng tàu để tìm thông tin cần thiết cho bộ hồ sơ Sau đó chuẩn bị bộ chứng từ khai báo hải quan Ngoài ra, họ còn có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, tập hợp dữ liệu, văn bản pháp luật, chính sách mới của Nhà nước về lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu Từ đó, họ có thể tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Tình hình nhân sự của công ty
Nhân lực có tác động trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Việc sử dụng, quản lý đội ngũ nhân viên phải thật hiệu quả, bảo đảm phát triển về năng lực, trình độ cho nhân viên
Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần hiện có trên dưới khoảng
120 nhân viên bao gồm cả giám đốc Bộ máy tổ chức chuyên môn hoá, mỗi người phụ trách một công việc nhất định, bảo đảm hiệu quả cao về năng suất làm việc cũng như quản lý Hằng năm, công ty vẫn tiếp tục đào tạo thực tập sinh, kết hợp với tuyển dụng nhân viên nhằm thu hút nguồn nhân lực chất lượng, góp phần đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường và nâng cao vị thế
Bảng biểu 1.2 Tình hình phân bổ nhân sự Công ty TNHH Thương mại và Vận tải
Phòng kế toán tài chính 5 2 7
Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty năm 2019-2021
Tình hình hoạt động của công ty năm 2019-2021
Với quy mô công ty, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần đã tạo được niềm tin với nhiều công ty xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, trở thành đối tác lâu dài đáng tin cậy của các công ty đó Chính vì vậy, công ty đã không ngừng phát triển, đạt được những thành quả nhất định, bền vững
Bảng biểu 1.3: Tình hình tài chính của công ty qua các năm (2019 – 2021) Đơn vị: Triệu đồng
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần)
Biểu đồ 1.1: Tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An
Nhìn vào biểu đồ ta thấy tình hình tài chính của Công ty Alpha Trans có xu hướng tăng dần qua các năm Đây là dấu hiệu tốt cho thấy hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty trong vòng 2 năm cụ thể:
- Doanh thu : Từ năm 2019 đến năm 2021 doanh thu tăng 287,180 triệu đồng Đây là kết quả đáng khích lệ cho sự cố gắng của toàn thể nhân viên công ty Nguyên nhân việc doanh thu của công ty ngày càng tăng cho thấy việc đầu tư phát triển nhân lực, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng đúng hướng, hoạt động kinh doanh của công ty đang dần ổn định, đảm bảo được lợi nhuận Điều này chứng minh tầm nhìn chiếc lược và hoạch định của ban lãnh đạo vạch ra là đúng đắn
- Chi phí: Từ năm 2019 đến năm 2021 chi phí kinh doanh của công ty không ngừng thay đổi và biến động Trong đó năm 2021 chi phí tăng mạnh nhất Nguyên nhân do tính hình kinh doanh của công ty phát triển dẫn đến tăng khối lượng công việc tăng lượng hàng hóa xuất – nhập khẩu, chi phí đào tạo nhân viên, nâng cao hệ thống quản lý chất lượng Ngoài ra công ty còn mua thêm phương tiện vận tải, trang thiết bị, nâng cấp cơ sở hạ tầng Chính vì thế mà chi phí năm 2021 tăng nhanh hơn so với các năm khác
- Lợi nhuận: Từ năm 2019 đến năm 2021 lợi nhuận tăng 87,880 triệu đồng
Lợi nhuận tăng dần qua các năm cho thấy công ty có chiến lược kinh doanh phù hợp lựa chọn và đánh giá đúng mặt hàng, có nhiều khách hàng tiềm năng, củng cố được mối quan hệ với các đại lý cũng như các nhà chuyên chở
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Công ty còn phát huy được thế mạnh trên lĩnh vực giao nhận với đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm, chất lượng ổn định và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng, ký kết được nhiều hợp đồng với các đối tác lớn khác, mở rộng thị trường kinh doanh Do đó, đã tạo ra được lợi nhuận cho công ty.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2019-2020
Bảng biểu 1.4: Khối lượng hàng hóa xuất – nhập khẩu năm (2019-2021) Đơn vị: Triệu đồng
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần
Biểu đồ 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và
Vận tải An Pha Trần (2019-2021)
FCL (TEUS) LCL(CBM) Air (KGS)
Dựa vào biểu đồ ta thấy sự tăng rõ rệt của kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua các năm Chứng tỏ rằng, dù đứng trước vô vàn sự cạnh tranh trong ngành nhưng Alpha Trans luôn có vị thế nhất định trong lòng khách hàng, đồng hành cùng khách hàng trên mọi nẻo đường hàng hóa Cụ thể diễn biến thay đổi qua từng năm như sau:
- Hàng nguyên container (FCL): Nhìn chung là tăng đều qua các năm Xét theo từng năm ta thấy, kết quả kinh doanh của hàng FCL (2020) so với năm
2019 tăng một lượng là 52,701 triệu đồng, tương ứng tăng 73.135% Năm
2021 tăng một lượng 73,748 triệu đồng so với năm 2020, tương đương tăng 42.242% Để có được sự tăng trưởng tốt như vậy là nhờ vào sự cố gắng và tinh thần nhiệt huyết của đội ngũ nhân viên cũng như ban lãnh đạo
- Hàng lẻ (LCL): Hàng lẻ cũng có kết quả xuất sắc Năm 2020 tăng một lượng là 90,777 triệu đồng (so với năm 2019) Có thể nói, trong năm 2020 là năm biến động và phát triển mạnh mẽ không chỉ hàng FCL mà còn khiến mặt hàng LCL tăng đáng kể Nguyên nhân có thể do dịch vụ gom hàng lẻ của Công ty chuyên nghiệp, tạo niểm tin thân thiện với khách hàng Dịch vụ của Alphtrans mang đến sự chuyên nghiệp và nhanh chóng Đây là mặt tích cực, Công ty cần duy trì và phát huy
- Hàng Air: Xét trên bản đồ ta thấy, càng ngày doanh nghiệp càng ưa chuộng sự vận chuyển nhanh chóng khi đi máy bay, tuy nhiên vì khi hàng bằng máy bay với số lượng lớn thì khó mà bay được, chỉ những mặt hàng cấp thiết và do khách hàng muốn đi theo hình thức chuyển phát nhanh Nhìn mặt bằng chung thì lượng hàng vận chuyển bằng đường air của AlphaTrans tăng đều, điển hình là năm 2020 tăng so với năm 2019 một lượng là 12,812 triệu đồng, ứng với 43.874% Vì tính chất vận chuyển bằng đường này đôi khi kén hàng và cũng như là kinh phí cao nên những khách hàng, đối tác làm việc với AlphaTrans có sự dè chừng trong lựa chọn Không chỉ chuyển phát nhanh Quốc Tế, AlphaTrans còn chuyển phát nhanh về cả nội địa và đã kí hợp động với những hãng bay uy tín trong và ngoài nước Vì vậy, khách hàng luôn yên tâm về giá cả cũng như dịch vụ tốt, an toàn.
Cơ cấu dịch vụ của công ty trong những năm qua (2019-2021)
Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ như sau:
- Dịch vụ vận chuyển hàng container (FCL)
- Dịch vụ gom hàng lẻ (LCL)
- Dịch vụ vận chuyển hàng Air
Bảng biểu 1.5: Cơ cấu dịch vụ giao nhận của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần năm (2019-2021) Đơn vị: 1.000.000 đồng
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
( Nguồn:Phòng kế toán Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần )
Biểu đồ 1.3: Cơ cấu dịch vụ giao nhận của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần năm 2019
Hàng FCL Hàng LCL Hàng Air Dịch vụ khác
Biểu đồ 1.4: Cơ cấu dịch vụ giao nhận Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An
Biểu đồ 1.5: Cơ cấu dịch vụ giao nhận của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần năm 2021
Hàng FCL Hàng LCL Hàng Air Dịch vụ khác
Hàng FCL Hàng LCL Hàng Air Dịch vụ khác
Nhìn chung, doanh thu từ các loại hình, cơ cấu dịch vụ của công ty tăng qua các năm Kết quả này đạt được nhờ sự cần cù, nhiệt tình của đội ngũ nhân viên và lãnh đạo làm giảm các loại chi phí, độ an toàn của hàng hóa cao Đồng thời công ty ra sức hoàn thành nghĩa vụ giao nhận hàng hóa cho khách hàng trong tình trạng tốt, đảm bảo về thời gian Chính vì thế tên tuổi của công ty dần thân thuộc với khách hàng, số lượng hợp đồng mà công ty thực hiện tăng lên nhiều làm cho doanh thu tăng đều qua các năm
Năm 2020, Hàng LCL tăng mạnh từ 38,093 triệu đồng lên đến 127,539 triệu đồng, chiếm tỉ trọng cao và mang lại lợi nhuận cao trong tổng doanh thu của công ty, Hàng FCL cũng tăng mạnh từ 69,223 triệu đồng lên đến 118,277 triệu đồng Đây cũng chính là 2 loại hình dịch vụ chủ lực của công ty Vì Alpha Trans luôn biết và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng trong từng dịch vụ, biết rõ từng loại mặt hàng hóa để khách hàng yên tâm về hàng hóa của mình, luôn đặt cái tâm của người làm nghề vận tải
Hàng Air hay còn gọi là chuyển phát nhanh và Các dịch vụ khác cũng tăng dần và có xu hướng ổn định
Trên đây là phần giới thiệu tổng quan về Alpha Trans Qua phần này cho thấy công ty đang từng bước phát triển trong đó lĩnh vực giao nhận và thủ tục hải quan là trọng tâm Để hiểu rõ thực tế nội dung Chương 2 sẽ mô tả quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của AlphaTrans
NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN
Sơ đồ quy trình chung của quá trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần
2.1 Sơ đồ quy trình chung của quá trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần
2.1.1 Sơ đồ các bên liên quan
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ các bên liên quan
(1) TOAN CHAU TECHNICAL INDUSTRY SERVICES TRADING
COMPANY LTD và XINXIANG AIDA MACHINERY EQUIPMENT COR kí kết hợp đồng mua bán Mặt hàng gồm Máy nén khí, Máy sấy khí và Bộ lọc khí
(2) Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Công Nghiệp Toàn Châu thuê dịch vụ vận tải của Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần
(3) Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần gửi mail đến đại lý
UNITEX INT’L FORWARDING (GZ) LIMITED TIANJIN BRANCH để thông báo và yêu cầu báo giá theo những thông tin về lô hàng cần vận chuyển cụ thể như sau:
SHIPPER XINXIANG AIDA MACHINERY EQUIPMENT COR
- ADD: ROOM 1217, BLOCK A, JINGUTIMESSQUARE, NO.348, PINGYUAN ROAD, XINXIANG CITY, HENAN, CHINA ZIP CODE
CONSIGNEE TOAN CHAU TECHNICAL INDUSTRY SERVICES
- ADD: NO 1270/225, DONG KHOI STREET, QUARTER 3, TRANG DAI WARD, BIEN HOA CITY, DONG NAI
POL/POD Cảng XINGANG (China) đến HOCHIMINH (Việt Nam)
(4) Đại lý Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited sẽ liên hệ với Xinxiang Aida
Machinery Equipment Cor để kiểm tra thông tin về lô hàng và yêu cầu gửi S/I
(5) Xinxiang Aida Machinery Equipment Cor gửi S/I cho Unitex Int’l
(6) Đại lý Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited thông báo thông tin và giá cước từ cảng Xingang đến cảng Cát Lái
(7) Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần gửi Mail đến đại lý nhằm thông báo người mua đã chấp nhận giá cước từ cảng XINGANG Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited đến cảng CÁT LÁI và yêu cầu gửi Mail thông báo đến người bán để xác nhận và sắp xếp cho việc bốc hàng Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited từ cảng XINGANG
(8) Đại lý Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited gửi S/I cho SEALAND để làm BILL
(9) Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited gửi SO đến Công ty TNHH Thương
Mại và Vận tải An Pha Trần, và Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited sẽ lên kế hoạch vận chuyển cho lô hàng này
(10) Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited gửi đến Công ty TNHH Thương
Mại và Vận tải An Pha Trần:
- House Bill Draft (Phụ lục số 1)
(11) Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần gửi mail đến đại lý Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited để thông tin về HS Code: 84148041,
(12) Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited gửi thông báo đến Công ty TNHH
Thương Mại và Vận tải An Pha Trần:
- POD: CAT LAI (HO CHI MINH)
(13) Hãng tàu MAERSK gửi MBL cho đại lý Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited
(14) Unitex Int’l Forwarding (Gz) Limited gửi file đính kèm HBL, MBL để
Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần làm Manifest
(15) Khi hàng đến, Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần nhận thông báo hàng đến từ Hãng tàu MAERSK (Phụ lục số 7) và tiến hành khai báo hải quan điện tử
(16) Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần phát hành thông báo hàng đến (Phụ lục số 8) cho Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Kỹ
Thuật Công Nghiệp Toàn Châu
(17) Sau đó, nhân viên giao nhận Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần lên hãng tàu MAERSK lấy D/O, cược cont
(18) Nhân viên giao nhận Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần đến Cảng Cát Lái làm thủ tục hải quan tại Cảng
2.1.2 Sơ đồ giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển
Quyết toán và lưu hồ sơ
Khai báo hải quan điện tử
Kiểm tra SWB Đăng kí mở tờ khai
Rút tờ khai Lấy phiếu EIR
Thanh lí hải quan cổng
Làm thủ tục hải quan
Trả container rỗng và lấy tiền cược container
Kiểm tra hợp đồng Kiểm tra hóa đơn
Kiểm tra phiếu đóng gói
Kiểm tra thông báo hàng đến
Ký kết hợp đồng dịch vụ
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Lấy lệnh giao hàng và cược container
Bước 1: Công ty ATL và công ty TNHH Thương mại dịch vụ kỹ thuật công nghiệp Toàn Châu đàm phán và kí kết hợp đồng dịch vụ cho lô hàng
Bước 2: Công ty ATL nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng cũng như đại lý.
Phân Tích Quy Trình Thực Hiện Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Nguyên
Bước 4: Công ty ATL khai báo hải quan điện tử cho lô hàng
Bước 5: Công ty ATL làm thủ tục hải quan tại cảng
Bước 6: Công ty ATL kéo container về kho cho Toàn Châu
Bước 7: Trả container rỗng và lấy tiền cược container tại hãng tàu
Bước 8: Quyết toán và lưu hồ sơ
2.2 Phân Tích Quy Trình Thực Hiện Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Nguyên Container (FCL) Nhập Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Thương Mại và Vận Tải An Pha Trần
2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng/ đại lý
Công ty TNHH Thương Mại và Vận tải An Pha Trần (sau đây được gọi tắt là ATL) hoạt động với danh nghĩa là một công ty dịch vụ về giao nhận xuất nhập khẩu Công ty TNHH thương mại dịch vụ kỹ thuật công nghiệp Toàn Châu (Địa chỉ: Số 1270/225, đường Đồng Khởi, KP 3, Phường Trảng Dài, Thành phố Biên Hoà, Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam) là công ty khách hàng, đã nhiều năm hợp tác với ATL Trên tinh thần tin tưởng lẫn nhau, hai bên đã kí kết hợp đồng dịch vụ cho lô hàng mới Như thường lệ, công ty Toàn Châu là công ty thuê dịch vụ và trả phí dịch vụ; bên ATL là công ty thực hiện dịch vụ và nhận phí dịch vụ
Hợp đồng được soạn thảo bao gồm điều khoản cơ bản thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ giữa các bên Hợp đồng giao nhận này gồm một số điều khoản chi tiết về quyền và nghĩa vụ của ATL như sau:
- Khai báo Hải quan điện tử cho lô hàng
- Thực hiện các thủ tục hải quan tại cảng
- Các chi phí làm hàng do ATL bỏ ra sẽ được thanh toán trọn gói cùng chi phí dịch vụ khi quyết toán cho lô hàng
Sau khi ký kết đồng dịch vụ với công ty Toàn Châu, nhân viên ATL sẽ liên hệ với khách hàng để nhận BCT Với lô hàng này BCT bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) (Phụ lục số 2)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) (Phụ lục số 3)
- Vận đơn (Bill of Lading) (Phụ lục số 4)
- Thông báo hàng đến (Arrival Notice) (Phụ lục số 5)
- CO FORM E (Phụ lục số 6)
❖ ATL cung cấp các thông tin liên quan và cần thiết về con tàu mà ATL đã chỉ định để UNITEX INT’L FORWARDING (GZ) LIMITED liên hệ hãng tàu lấy booking Sau đó UNITEX INT’L FORWARDING (GZ) LIMITED sẽ gửi lại các thông tin của booking với những thông tin như sau:
- POD: CAT LAI (HO CHI MINH)
- ETA: 20 DEC, 2021 Để công việc giao nhận diễn ra nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên phải tiến hành kiểm tra tính đồng bộ, đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ đó nhằm giải quyết các thủ tục thông quan cho lô hàng sau này Công việc kiểm tra bộ chứng từ bao gồm:
2.2.1.1 Kiểm tra hóa đơn thương mại (Comercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền Một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua
Do đó, trên hóa đơn thương mại cần phải đối chiếu như: số và ngày hóa đơn đặc biệt là số tiền thanh toán, tên người bán và người mua, kèm theo những chứng từ khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán
Cụ thể đối với lô hàng này như sau:
Tổng số tiền (FOB TIANJIN PORT
Marks Mô tả Số lượng Đơn giá
Máy nén khí, không có bình khí đi kèm Model
Máy nén khí, không có bình khí đi kèm model
Máy sấy khí, model LR66, công suất 951W
2.2.1.2 Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Phiếu đóng gói hàng hóa cần thể hiện đầy đủ, chi tiết hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu… Cần kiểm tra những nội dung sau:
- Tên hàng: Máy nén khí, Máy sấy khí, Bộ lọc khí
- Tổng số lượng chi tiết: 23 PCE
- Tổng trọng lượng cả bì: 5,9995.50 KGS
2.2.1.3 Kiểm tra Vận đơn (Bill of Lading) Đối với vận đơn, cần phải kiểm tra tên cảng bốc, cảng dỡ, ngày và số vận đơn, tên người nhận hàng, tên con tàu, số container, số seal… Tất cả phải khớp với hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói
Cụ thể, đối với lô hàng này như sau:
- Số và ngày của vận đơn: 293368655 Date: DEC 11, 2021
- Người nhận hàng: ALPHATRANS CO., LTD Địa chỉ: 5-7 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Thông tin trên ô Shipper, Notify party phải chính xác Đặc biệt phải thể hiện tên và địa chỉ chính xác của công ty ALPHATRANS CO., LTD
- Tên tàu và số chuyến: AS CALIFORNIA 117S
- Cảng dỡ: HO CHI MINH (CAT LAI)
- Số lượng container: 1x20’GP // 23 PACKAGES
- Số cont/ số seal: Container No.: PONU0360743; Seal No.: ML- CN1003181
2.2.1.4 Kiểm tra thông báo hàng đến (Arrival Notice) Đối với thông báo hàng đến, cần đối chiếu số vận đơn, số container, số seal, tàu, chuyến, cảng đến Tất cả phải khớp với vận đơn
Ngoài ra ta còn phải xem ngày tàu đến để đi lấy lệnh giao hàng cho chính xác
Cụ thể đối với lô hàng này như sau:
- VESSEL // VOY-NO: AS CALIFORNIA 117S
- POL // POD/IMPORT ABP: XINGANG // HO CHI MINH CITY (CAT LAI PORT)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu CO form E là giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E, được phát hành theo hiệp định khung về hợp tác kinh tế toàn diện ASEAN - Trung Quốc (ACFTA) Đây là mẫu giấy tờ có công dụng là xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ nước thành viên của hiệp định trên cũng như được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu
Ta cần kiểm tra và đối chiếu các số liệu để tránh bị bác C/O, hoặc phải xác minh C/O cũng rất mất thời gian Đối với giấy chứng nhận xuất xứ, ta cần kiểm tra tên và địa chỉ người xuất – nhập khẩu, số và ngày phát hành, quốc gia phát hành,
26 hàng hóa và khôi lượng,…Tất cả phải khớp với hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói
Cụ thể, đối với lô hàng này như sau:
- Số và ngày: No: E210966909810012 Date: Zhengzhou, China, 21/12/2021
- Quốc gia xuất xứ: TRUNG QUỐC
- Tên người xuất – nhập khẩu: phải thể hiện chính xác tên và địa chỉ, đặc biệt là tên và địa chỉ Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Công Nghiệp Toàn Châu
2.2.2 Lấy EDO, cược container Để lấy được Lệnh giao hàng (EDO), Công ty ATL đóng phí cho hãng tàu, những phí này có trên A/N mà hãng tàu gửi cho ATL, sau đó bên hãng tàu sẽ gửi Mail EDO về, nhân viên giao nhận của ATL sẽ in D/O ra và cầm D/O đó xuống cảng lấy hàng
Các khoản phí cần đóng gồm:
2.2.3 Tiến hành thủ tục hải quan
2.2.3.1 Mở tờ khai (truyền hải quan điện tử)
Nhận Xét quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ Giao nhận hàng nguyên
Tình hình nhập khẩu của công ty luôn được thực hiện một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, luôn được khách hàng tin tưởng và cộng tác lâu dài Có được những điểm mạnh này là do:
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, mỗi khâu trong quy trình nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng cũng như luôn tạo được tính thống nhất
- Một đội ngũ các nhân viên nhiều kinh nghiệm, nhiệt huyết, yêu nghề nên làm việc hiệu quả, xử lý công việc nhạy bén và khá nhanh chóng
- Công ty cũng có nhiều mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu, Hải quan nên được tạo mọi điều kiện thuận lợi để lô hàng được thực hiện một cách nhanh chóng nhất
- Hoạt động của công ty dựa trên hệ thống máy tính nên việc quản lý và làm chứng từ trong hoạt động kinh doanh diễn ra khá dễ dàng và nhanh chóng
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị công ty được đầu tư nên khá mới mẻ và thịnh hành nhằm tăng tốc độ công việc cũng như hiệu quả công việc cao hơn
- Thị trường xuất nhập khẩu cũng được nhà nước quan tâm nhiều hơn tạo điều kiện cho Hải quan, từ đó công ty có nhiều cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn
- Việc tiết kiệm thời gian tối đa đã tạo nên thành công trong công việc, tạo lòng tin và càng thu hút nhiều khách hàng đến với công ty
Bên cạnh những thuận lợi đã đạt được, công ty cũng tồn tại những khó khăn:
- Công ty vẫn còn mắc những sai xót trong việc làm hồ sơ chứng từ, tuy những sai xót không đáng kể nhưng làm chậm quá trình nhập khẩu hàng hóa của công ty
- Hải quan và các hãng tàu thường xuyên thay đổi thủ tục và các mức thuế cho các mặt hàng nhập khẩu cũng gây không ít khó khăn cho việc lập hồ sơ chứng từ cho các lô hàng
- Khách hàng đưa chứng từ muộn trong khi đó yêu cầu làm thủ tục thông quan phải nhanh chóng dẫn đến tình trạng chạy công việc gấp rút
- Hạ tầng cơ sở thông tin hoạt động nhập khẩu tuy được đầu tư khá kĩ nhưng vẫn không tránh khỏi những vấn đề xảy ra như thông tin phản hồi chậm khiến các nhân viên lập chứng từ phải mất nhiều thời gian để chờ đợi
- Ngày nay, nhiều công ty, doanh nghiệp cũng hoạt động trong lĩnh vực vận tải ngày một gia tăng Dẫn đến sự cạnh tranh, giành khách hàng, tạo ra một lực cản không nhỏ cho sự hoạt động và phát triển ổn định của Công ty TNHH Thương Mại và Vận Tải An Pha Trần
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẦM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI AN PHA TRẦN
Kiến nghị
- Trong công việc vận chuyển hàng nguyên container, khi mà hàng công ty nhận được những thông tin của khách hàng yêu cầu công ty giúp khách hàng làm thủ tục và giao nhận hàng hóa, thì bộ phận kiểm tra thông tin của khách hàng cần yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin chi tiết về mặt hàng mà mình giao nhận để tránh những rắc rối khi cung cấp chứng từ cho chính quyền xem xét Mặt khác, khi kiểm hóa viên không xác định được mục đích hay là tên hàng thì sẽ yêu cầu mời cơ quan giám định, trong trường hợp này nhân viên giao hàng nên thỏa thuận với kiểm hóa viên, tùy chọn cơ quan giám định quen biết thân thuộc với công ty, như vậy việc tiến hành giám định cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn
- Để vươn ra thị trường thế giới thì trước tiên công ty nên xây dựng và mở rộng mối quan hệ rộng rãi với các hãng tàu nước ngoài, công ty xuất nhập khẩu nước ngoài, chi nhánh hoặc công ty tại Việt Nam để tìm kiếm nguồn hàng Ngoài ra, công ty nên tích cực tham gia các hiệp hội xuất nhập khẩu của các ngành, các diễn đàn quốc tế logistics (Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt nam (VIFFAS), nhằm giảm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao kiến thức về các giải pháp giảm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các giải pháp quản lý rủi ro, giảm tổn thất trong vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu thông qua dịch vụ đại lý hải quan…
- Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần mặc dù đã tạo được niềm tin đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhưng vẫn chưa chiếm tỷ trọng lớn trong đánh giá và tin dùng của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam Tâm lý chuộng các nhà cung ứng dịch vụ logistics/hãng tàu nước ngoài, quan trọng hơn là tập quán thương mại của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam vẫn còn tồn tại mua CIF bán FOB, chưa coi trọng quản lý chuỗi cung ứng, từ đó chưa sẵn sàng thuê ngoài dịch vụ, hoặc chỉ thuê ngoài các dịch vụ đơn lẻ Chính vì vậy, Công ty TNHH Thương mại và Vận tải An Pha Trần cần đẩy mạnh công tác đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên như thường xuyên mở các lớp nghiệp vụ huấn luyện cho nhân viên cập nhật những kiến thức mới nhất, giảm thiểu tình trạng không nắm bắt được thông tin và làm sai quy định hiện hành dẫn đến sai sót trong quá trình cung
47 ứng dịch vụ cho khách hàng, cũng như nâng cao nghiệp vụ giới thiệu tư vấn đầy đủ hơn khả năng cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức của Công ty, đề ra các giải pháp tổng thể về logistics giúp khách hàng tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu một cách hiệu quả Ngoài ra, Alphatrans cần chủ động gắn kết, hợp tác với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để tạo lòng tin và vị thế của công ty trên thị trường Thiết lập hồ sơ quản lý quan hệ khách hàng nhằm duy trì và không mất đi những khách hàng cố định
- Hiện nay, các công ty xuất nhập khẩu có xu hướng tập trung vào sản xuất, kinh doanh và ủy thác toàn bộ nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cho các đại lý vận tải giao nhận Do đó, Công ty cần nắm bắt tình hình của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu để mở rộng thêm dịch vụ, cơ sở hạ tầng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp Bên cạnh đó, công ty cần tham gia mạng lưới thương mại điện tử E-marketing của một số doanh nghiệp có danh tiếng như: alibaba.com, amazon.com,… đây là những web thương mại điện tử có uy tín hàng đầu thế giới và phần lớn các doanh nghiệp đa quốc gia kí hợp đồng xuất nhập khẩu qua trang web thương mại điện tử này Khi tham gia các trang web thương mại điện tử này, công ty có thể quảng bá thương hiệu của mình cho bạn bè thế giới đồng thời còn có thêm nhiều bạn hàng mới
- Bên cạnh đó, công ty cần thường xuyên mở các buổi hội thảo chuyên đề, thu hút các thành viên trong trong ty tham gia Mục đích là cùng chia sẻ kinh nghiệm, đóng góp ý kiến Vì trong một công ty giao nhận thì các bộ phận đều có sự liên kết từ ban điều hành, bộ sales, và tiếp đến với bộ phận chứng từ, bộ phận giao nhận và kế toán Những mắt xích đó liên kết với nhau và muốn hoạt động tốt nhất thì từng khâu riêng lẻ phải thực hiện một cách suôn sẻ, chặt chẽ với nhau về hệ thống sắp xếp chuỗi công việc trong quá trình thực hiện một lô hàng Do đó, trong quá trình làm việc, các bộ phận phải có sự hỗ trợ lẫn nhau, chia sẻ với nhau những quy định mới liên quan đến ngành nghề kinh doanh Có như thế thì mỗi cá nhân mới có thể tự khắc phục được những sai sót của mình để công việc tiến triển tốt hơn trong những thương vụ sau
- Để mang lại thành công trong kinh doanh, ngoài nỗ lực cũng như hướng đi đúng đắn của công ty chưa đủ mà còn phải phụ thuộc rất nhiều vào các chủ trương, chính sách của Nhà nước Thông qua các chế độ, chính sách của Pháp luật, kế hoạch của Nhà nước tạo ra hành lang pháp lý, môi trường kinh doanh hoàn hảo, bình đẳng để hoạt động hiệu quả Các chế độ chính sách được đặt ra một cách khoa học phù hợp với thực tế sẽ thúc đẩy nền kinh tế phát triển tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển và ngược lại
- Nhà nước ta đã có các sửa đổi, bổ sung các chính sách, phương án thủ tục hải quan nhanh chóng tiện lợi Một số bộ phận doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vẫn giữ phong cách làm việc cũ, đã gây ra không ít khó khăn, phiền hà cho việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Điều này, đã làm ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và hiệu quả công việc của các doanh nghiệp Cần tạo hành lang pháp lý chặt chẽ trong hoạt động xuất nhập khẩu bằng việc ban hành các chính sách xuất nhập khẩu rõ ràng và cung cấp các thông tin nhanh chóng kịp thời, hỗ trợ cho việc kinh doanh nghiệp vụ giao nhận ngày càng hoạt động hiệu quả hơn
- Xây dựng hệ thống giao thông, nâng cao cơ sở hạ tầng, thu hút vốn đầu tư nước ngoài để quan hệ ngoại thương với các quốc gia trên thế giới Nhà nước cần tu sửa con đường ra vào các cảng biển, phân luồng lại làn đường để xe vận chuyển hàng hóa được lưu thông một cách nhanh chóng, dễ dàng và tiện lợi; né tránh được những việc không như mong muốn Đẩy mạnh công tác chống tham nhũng ở các cấp chính quyền Nghiên cứu và ứng dụng tốt phương pháp khai báo hải quan điện tử, tổ chức với khâu mang tính chất chuyên nghiệp hơn Phương pháp này giúp doanh nghiệp rút ngắn được thời gian công sức và tiền bạc, đảm bảo hiệu quả và an toàn Các cảng cần xây dựng trang thiết bị hiện đại hơn, tránh các tình trạng quá tải ở một số cảng
- Cần đơn giản hóa, cải cách các thủ tục làm Hải quan tại cảng tạo thuân lợi cho các doanh nghiệp nhanh chóng trong việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Công khai mọi thủ tục Hải quan để doanh nghiệp có thể biết và thực hiện chính xác nhằm hạn chế những hành động tiêu cực của cán bộ Hải quan
- Cơ quan Hải quan cần tạo mọi điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp để hoàn thành thủ tục hải quan thuận tiện cho việc xuất khẩu, cũng như nhanh chóng đưa hàng hóa nhập khẩu vào phục vụ cho sản xuất, tiêu dùng, cần cắt giảm bớt các khâu thủ tục không cần thiết như vậy doanh nghiệp đỡ mất thời gian
- Xây dựng đội ngũ công nhân viên chức Hải quan tận tình hướng dẫn doanh nghiệp khi làm thủ tục hải quan, mở lớp đào tạo cán bộ nâng cao nghiệp vụ nhằm ứng phó với những doanh nghiệp có dấu hiệu gian lận trong thương mại
- Quy trình thưc hiện ở mỗi cảng khác nhau, chưa có sự đồng bộ Nên cần thống nhất quy trình thực hiện ở tất cả các cảng nhằm giúp cho các doanh nghiệp thực hiện dễ dàng hơn.
Giải pháp
3.2.1 Giải pháp về nhân sự của công ty
- Phải có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng nhân viên về các nghiệp vụ ngoại thương và ngoại ngữ Bên cạnh đó, cán bộ nhân viên còn phải nắm vững quy trình khai báo hải quan điện tử, nắm rõ các loại thuế xuất nhập khẩu đối với hàng hóa của công ty, các quy định của Bộ Thương mại về hàng hóa cấm nhập khẩu, ngừng nhập khẩu cũng như tập quán thương mại quốc tế hay luật pháp của mỗi quốc gia…để vận dụng vào các hoạt động nhập khẩu của công ty Do đó công ty nên tổ chức các buổi học nâng cao trình độ chuyên môn bằng cách mời các chuyên gia về giảng hoặc hổ trợ chi phí cho nhân viên đi học bên ngoài Công ty cũng cần nghiên cứu phối hợp với các Bộ, Ngành và các đối tác nước ngoài để đưa nhân viên đi đào tạo chuyên môn Với các cán bộ trẻ có năng lực nhưng thiếu kinh nghiệm thì công ty nên tạo điều kiện để họ tiếp cận với công việc nhiều hơn nữa, đây mới là cách đào tạo có hiệu quả nhất
- Phải có chế độ khuyến khích vật chất và tinh thần thỏa đáng cho các nhân viên có thành tích tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, chú ý kịp thời động viên các nhân viên gặp khó khăn, khúc mắc để họ có thể nhanh chóng trở lại làm việc Như vậy công ty mới có được nguồn nhân lực vững mạnh để thực hiện các chiến lược phát triển của mình
- Tổ chức, sắp xếp cho nhân viên tham gia vào các khóa học ngắn hạn về kỹ năng mềm để nâng cao thái độ, chất lượng phục vụ khách hàng
- Ngoài ra công ty cũng cần có một chính sách tuyển dụng hợp lý sao cho đội ngũ cán bộ của mình luôn được trẻ hóa, bổ sung được những nhân tài , sàng lọc được những cán bộ không thích nghi với cơ chế công việc mới
3.2.2 Giải pháp giảm thiểu chi phí
- Thực hiện tốt các khâu của quy trình nhập khẩu hàng hóa, bắt đầu từ tìm kiếm các nhà cung cấp tin cậy, giảm độ rủi ro trong việc nhập khẩu
- Công ty cần nắm vững lịch trình hàng đến cảng, sắp xếp thời gian cho người nhận hàng kịp thời, đúng thời hạn quy định giảm thiểu chi phí lưu kho bãi do nhận hàng chậm
- Đối với chi phí mua bảo hiểm: nghiên cứu kỹ lịch trình di chuyển của hàng hóa nhập khẩu, nắm bắt được các rủi ro có thể gặp phải sẽ giúp công ty quyết định được mức bảo hiểm phù hợp, tránh lãng phí do mua mức bảo hiểm quá cao, bất hợp lý
- Giảm thiểu một số chi phí: tận dụng ưu đãi để mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị có công suất phù hợp nhu cầu, thương lượng để làm giảm giá các chi phí dịch vụ ngoài
- Liên hệ thường xuyên với khách hàng về những chi phí phát sinh trong khi thực hiện nghiệp vụ giao nhận để kiểm soát tốt các chi phí đó
- Sớm thu hồi các khoản nợ từ phía khách hàng để nhanh chóng xoay vòng vốn, thúc đẩy việc hoàn tất giao nhận, đồng thời tránh được việc đi vay làm chi phí lãi vay tăng lên
- Kiểm soát tốt hơn các tài sản của công ty, tránh dẫn đến tình trạng lãng phí, sử dụng sai mục đích hay thất thoát
3.2.3 Giải pháp nâng cao chất lượng khách hàng
- Đối với khách hàng quen, công ty nên có sự ưu đãi về giá cả, đảm bảo uy tín về thời gian, chất lượng, thực hiện tốt các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Thường xuyên trao đổi với khách hàng để thăm dò ý kiến của họ giúp công ty hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng Qua đó kiểm tra đánh giá lại chất lượng dịch vụ của mình được tốt hơn Những điều này không ngoài mục đích duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng
- Công việc phải tiến hành theo đúng tiến độ cũng như công ty phải kiểm soát chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận
- Mọi khiếu nại và thắc mắc của khách hàng phải được giải đáp một cách nhanh chóng và thỏa đáng, nhân viên phải giữ thái độ tích cực, hòa nhã, lịch sự với khách hàng
- Xây dựng chính sách ưu đãi, thu hút và giữ khách hàng, luôn tìm kiếm khách hàng mới
- Thường xuyên cập nhật trang web của công ty về chính sách mới, các quy định pháp luật, làm phong phú thêm các thông tin trên website, thu hút khách hàng tham quan và hợp tác