Bài giảng giao tiếp kinh doanh và thuyết trình ( combo full slides 4 phần 12 chương )

Phần 1. Cơ sở nền tảng về giao tiếp kinh doanh Tổng quan về GTKD Giao tiếp nhóm Giao tiếp xuyên văn hoá Phần 2. Giao tiếp trong tuyển dụng Lý lịch và thư xin việc Phỏng vấn tuyển dụng Phần 3. Đàm phán kinh doanh Chuẩn bị đàm phán Tiến hành đàm phán Hoàn tất đàm phán Phần 4. Thuyết trình kinh doanh Chuẩn bị thuyết trình Tiến hành thuyết trình Các kỹ năng sử dụng trong thuyết trình Các loại thuyết trình trong kinh doanh

Nội dung chính

 Phần 1 Cơ sở nền tảng về giao tiếp kinh doanh

1 Tổng quan về GTKD

2 Giao tiếp nhóm

3 Giao tiếp xuyên văn hoá

 Phần 2 Giao tiếp trong tuyển dụng

4 Lý lịch và thư xin việc

11 Các kỹ năng sử dụng trong thuyết trình

12 Các loại thuyết trình trong kinh doanh

2

Phần I

Cơ sở nền tảng về giao tiếp

kinh doanh

3

Chương 1.

Tổng quan về giao tiếp kinh

doanh

1 Tầm quan trọng của giao tiếp

2 Chia sẻ thông tin trong và ngoài tổ chức

3 6 bước quy trình giao tiếp

4 Các rào cản giao tiếp và vượt qua rào cản giao tiếp

4

Giao tiếp

Giao tiếp là quá trình trong đó con người chia sẻ với nhau các ý tưởng, thông tin và cảm xúc, nhằm xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người với người trong đời sống

xã hội vì những mục đích khác nhau

Đặc điểm của giao tiếp kinh doanh

 Phức tạp

 Có thể gặp rủi ro

 Luôn gấp rút về thời gian

 Đảm bảo hai bên cùng có lợi

 Vừa là khoa học – vừa là nghệ thuật

5

Về phương diện xã hội Về phương diện tâm lý

Chức năng của giao tiếp

6

Giao tiếp hiệu quả

Giải quyết vấn đề nhanh hơn

Ra quyết định tốt hơn

Năng suất cao hơn

Đội ngũ lao động ổn định hơn

Quan hệ kinh doanh tốt hơn

Tài liệu xúc tiến rõ ràng hơn

Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp

Cải thiện sự hưởng ứng và tham gia của các bên liên quan

7

Môi trường làm việc thay đổi

Giao tiếp với tốc độ Internet

Giao tiếp trong môi trường làm việc đa văn hoá

Giao tiếp trong thời đại thông tin

Giao tiếp nhóm

8

Quy trình giao tiếp

9

5

Thông tin phản hồi

đi đến người gửi

5

Thông tin phản hồi

đi đến người gửi

2

Người gửi

mã hoá

ý tưởng thành thông điệp

3

Thông điệp

đi thông qua kênh

3

Thông điệp

đi thông qua kênh

4

Người nhận giải mã thông điệp

4

Người nhận giải mã thông điệp

6

Có thể

có các thông tin phản hồi thêm

6

Có thể

có các thông tin phản hồi

Vượt qua các rào cản giao tiếp

trường giao tiếp mở

điệp hiệu quả

 Giảm số lượng thông

Chương 2.

Giao tiếp nhóm

1 Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả

2 Chuẩn bị thông điệp nhóm

3 Quy trình lắng nghe, phát triển kỹ năng lắng nghe

4 Giao tiếp phi ngôn từ và cải thiện giao tiếp phi ngôn từ

5 Họp nhóm

11

 được thành lập xuất phát từ nhu cầu của chính tổ

chức, trên cơ sở quyết định chính thức Mục tiêu của nhóm chính thức phải phù hợp với mục tiêu của tổ

chức

Nhóm không chính thức

 nhóm được phát triển một cách tự nhiên nhằm đáp

ứng các nhu cầu xã hội của người lao động

12

Nhóm làm việc

lực bổ trợ cho nhau (kiến thức, kỹ năng và khả năng), cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu chung.

chóng

5. Cải tiến và nâng cao chất lượng

13

Nhóm làm việc hiệu quả

Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm đặc trưng

bởi một năng suất cao, các thành viên hài

lòng về công việc và khả năng trụ vững của nhóm.

Các yếu tố tác động đến hiệu quả làm việc

Xung đột trong nhóm làm việc

mâu thuẫn do những khác biệt về ý tưởng,

quan điểm, mục tiêu hay cách thức giải quyết vấn đề

Điều phối thông điệp nhóm

Sử dụng công nghệ để điều phối giao tiếp nhóm

18

Chuẩn bị thông điệp nhóm hiệu quả

Lựa chọn thành viên một cách khôn ngoan

Lựa chọn một trưởng nhóm có trách nhiệm

Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác

Lắng nghe các thành viên trong nhóm

Phân biệt người nghe tốt và người

Bảng 2.1 Phân biệt Người nghe tốt và Người nghe tồi

Bỏ ngoài tai nếu chủ đề

khô cứng

Bỏ ngoài tai nếu cách

nói không tốt

Có xu hướng tranh luận

Nghe để lấy sự kiện

Không đánh giá cho đến khi vấn

đề được trình bày hết; chỉ ngắt lời

để làm rõ vấn đề Nghe những chủ đề trọng tâm Ghi chép ít

Làm việc chăm chỉ; cho thấy tình trạng cơ thể đang hoạt động

Chống lại hoặc tránh bị phân tán;

biết làm thế nào để tập trung

Sử dụng những vấn đề khó hơn để luyện tập trí óc

2 Đánh giá nội dung, không đánh giá cách nói

3 Giữ bình tĩnh

4 Nghe để lấy ý tưởng

5 Ghi chép chọn lọc

6 Làm việc bằng cách lắng nghe

7 Ngăn chặn những suy nghĩ gây phân tán

8 Diễn giải ý tưởng của người nói

9 Giữ cho tâm trí cởi mở

10 Tận dụng được từ việc suy nghĩ nhanh hơn lời nói

22

Cải thiện kỹ năng nghe (1)

 Bỏ qua phong cách của người nói

 Không đánh giá thông điệp thông qua người nói mà thông qua những lập luận

 Tự hỏi mình điều gì người nói biết mà bạn không biết

 Không cá nhân hoá điều bạn đang nghe

 Giảm những tác động tình cảm đến điều đang được nói

 Chống lại sự sao lãng

 Đóng các cửa ra vào;

 Vặn nhỏ đài hay tivi;

 Dịch chuyển lại gần người nói;

 Hãy đi trước người nói bằng cách đoán điều gì sắp được nói tới và tóm tắt lại những gì vừa được nói ra;

 Đừng cắt ngang – tránh các biện pháp đánh trống lảng;

 Đừng bác bỏ cho đến khi bạn đã nghe hết toàn bộ thông điệp.

23

Cải thiện kỹ năng nghe (2)

 Gửi đi những thông điệp phản hồi

 Cho người nói thấy bạn đang chú ý;

 Duy trì giao tiếp qua mắt;

 Thể hiện nét mặt hợp lý;

 Hình dung điều bạn đã nghe thấy khi người nói chạm đến điểm dừng;

 Có những nhận xét và phản hồi tích cực.

 Nghe chủ động

 Nghe khái niệm, các ý chính và sự kiện;

 Có khả năng phân biệt giữa bằng chứng và lập luận; ý tưởng và ví dụ, sự việc và nguyên tắc;

 Phân tích những điểm chính – xem liệu chúng có ý nghĩa và được hỗ trợ bởi các sự kiện hay không;

 Tìm kiếm những thông điệp không được nói ra trong giọng điệu hay cách thể hiện của người nói;

 Giữ cho tâm trí cởi mở;

 Hỏi những câu hỏi nhằm làm rõ vấn đề;

 Hãy giữ những nhận xét của mình cho đến khi người nói đã kết thúc;

 Ghi chép những điều có ý nghĩa, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

24

Giao tiếp phi ngôn từ

Cải thiện kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ

 Tiếp nhận các tín hiệu

không lời

 Chú ý nhiều hơn tới các tín

hiệu không lời của người

 Mô phỏng diện mạo của người mà bạn muốn gây ấn tượng;

 Tôn trọng không gian thoải mái của người nghe;

 Chấp nhận một cái bắt tay phù hợp với tính cách và ý định của bạn;

 Chú ý tới các thái độ khác nhau về thời gian;

 Chỉ đụng chạm khi phù hợp.

 Giải thích các tín hiệu không lời

 Các tín hiệu không lời cần phải được người quan sát giải thích trong bối cảnh tình huống và văn hoá cụ thể.

26

Chuẩn bị họp nhóm

Quyết định mục đích họp

Lựa chọn thành viên tham gia

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Sắp xếp và theo sát chương trình

27

Chương trình họp

nội dung chính;

địa điểm;

thời gian bắt đầu, thời gian dự kiến kết thúc;

thời gian giải lao (nếu có)

tên người chủ toạ;

tên người điều khiển chương trình (nếu có);

tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày;

thời gian dự kiến cho mỗi nội dung;

tên người ghi biên bản cuộc họp;

28

Lưu ý khi lên chương trình họp

Hạn chế số lượng các nội dung

Đừng quá tập trung thảo luận những chuyện

đã xảy ra trong quá khứ

Trình bày các vấn đề dưới góc độ các cơ hội tiềm tàng

Cho phép một khoảng thời gian đủ rộng

Nêu được những chi tiết hữu ích

29

Vai trò của chủ toạ

 bảo đảm cuộc họp diễn ra đúng các thủ tục;

 bảo đảm cuộc họp đề cập đầy đủ các chủ đề trong chương

trình cuộc họp trong khoảng thời gian đã ấn định;

 tạo cơ hội cho mọi ngừơi trình bày những ý kiến hữu ích,

không nên để người nào nói quá dông dài hoặc lấn át người khác;

 hướng các ý kiến thảo luận vào trọng tâm của cuộc họp;

 giúp cho cuộc họp giải quyết các vấn đề và ra quyết định một cách hiệu quảm, bằng cách sử dụng những công cụ và kỹ

Vai trò của người tham dự

Chuẩn bị trước khi đến cuộc họp;

Lắng nghe người khác trong cuộc họp;

Phát biểu ý kiến trong cuộc họp.

31

Vai trò của người ghi biên bản

 Những người tham dự cuộc họp;

 Các nội dung đã được thảo luận;

 Những quyết định đã được đưa ra.

 Biên bản cuộc họp là công cụ tối cần thiết để giúp theo dõi việc thực hiện các công việc do cuộc họp đề xuất;

 phải ghi những nội dung chính xác, khách quan;

 không chen vào biên bản những chính kiến, quan điểm của người ghi biên bản;

 ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung của cuộc họp sau;

 nên đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp cho mọi người cùng nghe trước khi kết thúc cuộc họp;

 phải gửi bản sao biên bản họp cho các thành viên dự họp và những người liên quan trong thời gian sớm nhất.

32

Tiến hành cuộc họp

Giữ cuộc họp đi đúng lịch trình

Khuyến khích tham gia

Kết thúc và gửi biên bản họp

33

Cải thiện hiệu quả cuộc họp (1)

 Xác định mục tiêu của cuộc họp

 Xây dựng một chương trình họp để đạt được mục tiêu đó

 Lựa chọn người tham dự

Cải thiện hiệu quả cuộc họp (2)

 Sau khi đã đi qua hết chương trình, tóm tắt lại các

quyết định, các hoạt động và các đề suất, và khi kết thúc, khẳng định lại những điểm chính.

Xử lý tình huống trong cuộc họp

thể xảy ra

Trả lời các câu hỏi phức tạp

Trả lời những câu hỏi vòng vo

Trả lời câu hỏi mang tính thách đố

Lưu ý người tham dự về thời gian

Xử lý các tin đồn

36

Chương 3.

Giao tiếp liên văn hoá

1 Tầm quan trọng của giao tiếp xuyên văn hoá

2 Các khác biệt văn hoá

3 Các kỹ năng vượt qua sự khác biệt văn hoá trong giao tiếp

37

Tầm quan trọng

Giao tiếp liên văn hóa là quy trình gửi và

nhận thông điệp giữa những cá nhân đến từ các nền văn hóa khác nhau, dẫn đến việc họ diễn giải các dấu hiệu ngôn từ và phi ngôn từ một cách không giống nhau

2 xu hướng

 Thị trường toàn cầu

 Đa dạng văn hoá trong nguồn nhân lực

38

Khác biệt văn hoá

1. Khác biệt trong giao tiếp

2. Không thông thuộc ngôn ngữ

3. Quan điểm khác nhau về cấp bậc và quyền

hạn;

4. Các tiêu chuẩn khác nhau trong quá trình

đưa ra quyết định

39

Học hỏi văn hoá khác

1 Luôn nhớ rằng có sự khác biệt văn hoá

2 Chịu trách nhiệm khi giao tiếp

3 Không phán xét

4 Thể hiện sự tôn trọng

5 Thông cảm

6 Bỏ qua những gì tối nghĩa

7 Nhìn vấn đề trên những gì giả tạo

8 Kiên nhẫn và giữ lập trường

9 Nhận ra hiểu lầm văn hoá của bản thân

10 Linh hoạt

11 Nhấn mạnh vào điểm chung

12 Gửi thông điệp rõ ràng

13 Xác định đang giao tiếp với cá nhân người giao tiếp

14 Học cách khi nào nên thẳng thắn

40

Cải thiện kỹ năng viết

Cải thiện kỹ năng nói

Cố gắng giảm tiếng ồn

Tìm kiếm phản hồi

Nhắc lại câu ngay khi có thể

Đừng trách người giao tiếp với mình

Sử dụng ngôn ngữ chính xác và khách quan

Lắng nghe chăm chú và nhẫn nại

Làm cho phong cách nói chuyện của bạn phù hợp với người giao tiếp cùng

Làm rõ các hoạt động sẽ diễn ra tiếp theo

cuộc nói chuyện

42

43

Chương 4 Chuẩn bị hồ sơ cá nhân:

lý lịch và thư xin việc

1 Nhận biết năng lực bản thân

4.3 Viết thư xin việc

4.4 Điền đơn ứng tuyển theo mẫu

5 Hoàn thiện hồ sơ dự tuyển

44

1 Nhận biết năng lực bản thân

• Nhận diện tính cách của bản thân

• Xu hướng: hướng nội/ hướng ngoại?

• Cách thức ra quyết định: lý trí/ tình cảm?

• Cách thức hành động: nguyên tắc/linh hoạt?

• Phong cách giao tiếp và làm việc, khả năng thích ứng trong giao tiếp

• Tham khảo ý kiến những người có thể đánh giá về giá trị của bạn:

người thân trong gia đình, người yêu/ bạn đời, bạn bè, đồng nghiệp, người quản lý trước đây, người quản lý hiện tại

45

1 Nhận biết năng lực bản thân

… 10

1 Nhận biết năng lực bản thân

• Xác định những giá trị quan trọng trong cuộc sống

47

Những điều thực sự được coi trọng

trong cuộc đời

Tầm quan trọng

2 Tầm nhìn về sự thành công

• Bạn mong muốn điều gì trong tương lai?

• Được phát huy hết khả năng của mình

• Tạo ra những sản phẩm hoặc cung ứng những dịch vụ có giá trị

• Trở thành người cha/mẹ thành công

• Được tôn trọng và công nhận ở cả gia đình và xã hội

• Có cuộc sống ổn định và bình lặng;

• Được du lịch vòng quanh thế giới

• Có được tình yêu và tình bạn như mong muốn

• Kiếm được nhiều tiền nhất có thể

• Làm việc ở nước ngoài

• Trở thành một chuyên gia nổi tiếng

• Có quyền lực đối với những người khác

• Không bị sai khiến bởi người khác

• …

48

2 Tầm nhìn về sự thành công

• Xem xét mức độ quan trọng của các yếu tố công việc đối với mình

49

Yếu tố công việc Xếp loại (1-10)

Cơ hội thăng tiến

Thu nhập cơ bản

Tiền thưởng

Thời gian làm việc linh hoạt

Tính ổn định của công việc

Cơ sở vật chất tốt

Sếp có tài

Cơ hội học tập kỹ năng/kiến thức

Quản lý chuyên nghiệp

Chế độ đãi ngộ nhân tài

• Làm thế nào để đạt được thành công?

• Giữ thái độ lạc quan

• Kiên trì, không sợ thất bại

• Phấn đấu không ngừng

• Tự tin vào bản thân

• Tạo ra “ chiếc hộp thành tích” của bản thân

• Lưu trữ các bằng cấp, chứng chỉ, giấy chứng nhận các thành tựu của bản thân

50

phù hợp với mình hay không?

 Xem xét khả năng đáp ứng của

Sản phẩm dịch vụ Định hướng phát triển Thành tựu giải thưởng

Sự kiện

…

4 Chuẩn bị hồ sơ dự tuyển

• Hồ sơ dự tuyển là một căn cứ quan trọng để nhà tuyển dụng quyết định lựa chọn ứng viên để phỏng vấn

• Nhìn vào bộ hồ sơ dự tuyển, người ta có thể đánh giá được năng lực, trình độ, tính cách của ứng viên

 Cần phải đầu tư công sức để chuẩn bị hồ sơ dự tuyển một cách chỉn chu, cẩn thận

52

4.1 Chuẩn bị viết lý lịch

 Tĩnh tâm, suy nghĩ nghiêm túc, cẩn thận trước khi viết lý lịch

 Giữ thái độ trung thực khi viết lý lịch

 Xác định rõ mục tiêu nghề nghiệp (mong muốn, mục đích mà mình muốn đạt tới trong sự nghiệp)

 Trình bày vắn tắt kinh nghiệm làm việc, lược bỏ những kinh nghiệm vụn vặt không liên quan đến công việc đang tìm kiếm

 Chú ý đến hình thức của bản lý lịch

 sử dụng phông chữ đơn giản,

 cỡ chữ chuẩn,

 lề thẳng và cân đối,

 tránh lỗi chính tả, lỗi kỹ thuật…

 Tìm hiểu chính xác địa chỉ của nhà tuyển dụng để gửi lý lịch

 EDUCATION AND QUALIFICATIONS

 (kê khai bằng cấp, chứng chỉ ngược chiều thời gian từ hiện tại về quá khứ)

 EXPERIENCE AND PERFORMANCE—

1 Company Name:

From (dd/mm/yyyy) to (dd/mm/yyyy)

Company in brief: (Position; Task)

2 Company Name:

From (dd/mm/yyyy) to (dd/mm/yyyy)

Company in brief: (Position; Task)

 OTHER SKILLS

 HOBBY & ENTERTAINMENT

(Music, travelling or reading book in leisure time)

 REFERENCES (PLS KEEP CONFIDENTIAL)

Tham khảo mẫu lý lịch bằng tiếng Việt

I THÔNG TIN CÁ NHÂN

Họ tên khai sinh:

II QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO & THÀNH TÍCH CÁ NHÂN

 Quá trình đào tạo

Tên công ty:

VI THAM KHẢO THÔNG TIN

Tên người tham khảo

4.3 Viết thư xin việc

Nguyên tắc AIDA trong viết thư xin việc (thư điện tử và thư tay):

 A (Attention) – gây chú ý: Đặt vấn đề thu hút được sự chú ý của người đọc

 I (Interest) – Tạo hứng thú: Đưa ra thông tin thu hút được sự quan tâm của người đọc

 D (Desire) – Sự mong muốn: Mô tả, thể hiện sự mong muốn của mình

 A (Action) – Hành động: Phải làm gì để đạt được mong muốn đó (điện thoại, thông tin, liên hệ…)

4.3 Viết thư xin việc

Viết ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề

Giới thiệu những kỹ năng và kiến thức mình có sao cho người tuyển dụng thấy nó rõ nhất, phù hợp nhất với vị trí đang tuyển dụng

Không bao giờ tỏ ra tự ti, không đưa ra những điểm yếu của mình

Để số điện thoại và địa chỉ liên lạc ở cuối thư

Chắc chắn về các file gửi kèm (CV hoặc scan các bằng cấp chứng chỉ theo yêu cầu)

 Khi điền thông tin trên mẫu đơn ứng tuyển cần chú ý:

 Đọc mẫu đơn xin việc từ đầu đến cuối trước khi viết

 Photo thêm một bản phụ để điền thông tin nháp

 Hoàn thành bản mẫu như yêu cầu

 Tối đa hóa thông tin trong mục “Thông tin khác” để đưa ra những thông tin tích cực về bản thân

 Suy nghĩ để tìm những cụm từ tả những nét nổi bật của bản thân cho phù hợp với những kỹ năng và phẩm chất mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm

 Rà soát, đọc đi đọc lại nhiều lần (nhờ người khác đọc giúp)

 Photo lại một bản đơn xin việc sau khi đã hoàn tất