Hệ thống thông tin quản lý vai trò của hệ thống thông tin Đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp

Đặc biệt, những tiền bộ và ứng dụng của công nghệ thông tin trong lĩnh vực kinh doanh đã thúc đây các doanh nghiệp ngày cảng quan tâm đến việc ứng dụng các thành tựu trong khoa học công

BO GIAO DUC VA DAO TAO NGAN HANG NHA NUGC VIET NAM

TRUONG DAI HOC NGAN HANG TP HO CHI MINH

aVvN

1976

TRUONG DAI HOC NGAN HANG THANH PHO HO CHI MINH

TIỂU LUẬN GIỮA KỲ

MON: HE THONG THONG TIN QUAN LY

VAI TRO CUA HE THONG THONG TIN DOI VOI CHIEN LUGC TO CHUC

CUA DOANH NGHIEP

GVHD: Thay PHAM XUAN KIEN LỚP : ITS304 2122 H0I

TP HỎ CHÍ MINH, THÁNG 6 NĂM 2022

Lời mở đầu 3

Chương 1 Nội dung, chức năng và nhận định về tầm quan trọng của hệ thống thông

Chương 2 Những vấn đề có thể giải quyết thông qua hệ thống thông tin tích hợp 5 Chương 3 Những đóng góp của việc triển khai hệ thống thông tin cho chiến lược tô

chức của doanh nghiỆP - 4 có 0312 33.90.903.904 TT mg 09 9 6

Chương 4 Thách thức của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống thông tỉn 8

Chương Š Vai trò của một người kinh doanh và quản lý trong quá trình phat triển

hệ thông thông tỉn < 1 30900” 0 HT 0 1 94 00 040909 9

Chương 6 Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh trong việc triển khai

5110/5011): 101) 7n ee 10 Kết 0 0 11

Tài liệu tham khảo °- s°5<5s£ e4 x34 34E34E73993507350150736 3751502719125 024E 12

Loi mé dau

Trong cuộc sông ngày nay, vai trò của các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

đã ngày càng lớn mạnh Hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm cầu nồi giữa các chủ thê đối tượng trong kinh doanh bao gồm công ty, doanh nghiệp với môi trường,

xã hội Hệ thống thông tin đã phát triển từ việc hỗ trợ một số chức năng văn phòng sang đóng vai trò chiến lược trong công ty Đặc biệt, những tiền bộ và ứng dụng của công nghệ thông tin trong lĩnh vực kinh doanh đã thúc đây các doanh nghiệp ngày cảng quan tâm

đến việc ứng dụng các thành tựu trong khoa học công nghệ hiện đại đề đạt được lợi thế

cạnh tranh cũng như phù hợp với thời đại công nghệ 4.0 hiện tại

Xu hướng sử dụng thành công công nghệ thông tin hiện đang mở rộng trên tất cả các loại tổ chức, bao gồm cả các công ty vừa và nhỏ ở các quốc gia mới nổi phát triển Tuy nhiên, ngay cả ở những quốc gia với tiềm lực dỗi dào về công nghệ thông tin như Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nhật Bản cũng khó tiếp thu cũng như ứng dụng các thành tựu khoa học — công nghệ vào trong hệ thống thông tin của họ Bài tiểu luận này với tựa đề

“Vai trò của hệ thông thông tin đối với chiến lược tô chức của doanh nghiệp” sẽ tìm hiểu các khía cạnh nội dung liên quan đề hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin trong chiến lược kinh doanh

Chương 1 Nội dung, chức năng và nhận định về tầm quan trọng của hệ thống thông tin

H6 théng théng tin (Information Systems) la tập hợp các thành phần được sử dụng

dé thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối, chia sẻ các dữ liệu, thông tin, tri thức nhằm phục vụ mục tiêu hoạt động của tô chức Với khái niệm này, hệ thống thông tin được hiểu dưới góc nhìn là một quy trình để phối hợp nhiều thành phần với sự tham gia của con người trong tô chức đề đạt được mục tiêu trong quán lý, tạo lập, chia sẻ hiệu quả các thông tin, tri thức của tổ chức

Hệ thống thông tin có nhiều chức năng như quản trị nội bộ, cải tiến dịch vụ, tăng

sức cạnh tranh, hỗ trợ quản lý, Hơn nữa, các chức năng về giao tiếp, lưu trữ hồ sơ, ra

quyết định và phân tích đữ liệu là một số các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ

chức doanh nghiệp được hệ thống thông tin hỗ trợ Thông tin này được các công ty sử dụng đề nâng cao hoạt động trao đôi kinh doanh và đồng thời đưa ra các quyết định chiến

lược đề phục vụ mục đích tối ưu trong kinh doanh là đạt mốc lợi thế cạnh tranh giữa các

tô chức doanh nghiệp

Qua do chung ta có thê thấy được tầm quan trọng của hệ thống thông tin Nó giúp liên kết các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Đối với môi trường bên ngoài doanh nghiệp, nó giúp đưa thông tin doanh nghiệp từ bên trong ra bên ngoài và thu thập các thông tin từ môi trường bên ngoài như giá cả, sức lao động, thị hiểu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ, Còn đối với môi trường bên trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin thu thập, cung cấp thông tin cho

những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra Ví

dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin

về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; thông tin về bán hàng, doanh thu, tai chinh (1Tech., 2020, December 25) Nhu vay, hé thống thông tin có một vai trò rat quan trong vi no cung cap cac théng tin can thiét dé ra cac quyét dinh kinh doanh chinh xac hon

Chương 2 Những vấn đề có thể giải quyết thông qua hệ thống thông tin tích hợp

Hệ thống thông tin tích hợp là một hệ thống quản lý thông tin mang lại cho tô chức

lợi thế cạnh tranh và giúp đạt được các mục tiêu chiến lược, dựa trên tư tưởng quản lý đặc biệt và sử dụng các công nghệ mới nhất, bao gồm một số hệ thống con chức năng bao

gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty Nó giúp cho công ty giải quyết nhiều vấn

đề như để giải quyết các vấn đề nguồn lực trong công ty như về tài chính, nhân sự, sản xuất và chế tạo, bán hàng và tiếp thị thì có hệ thông hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP) hỗ trợ việc hoạch định kế hoạch

Đối với vấn đề chuỗi cung ứng công ty thì có hệ thống quản trị chuỗi cung ứng bao gồm phần mềm giúp doanh nghiệp hoạch định chuỗi cung ứng và phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thi hành chuỗi cung ứng Phần mềm hoạch định chuỗi cung ứng cho doanh

nghiệp có thể mô hình hóa chuỗi cung ứng hiện tại, tạo ra dự báo nhu cầu cho các sản

pham, phat triển kế hoạch tìm nguồn cung ứng và sản xuất tối ưu Phần mém thực thi chuỗi cung ứng giúp quản lý dòng sản phẩm thông qua các trung tâm phân phối và kho

dé dam bao rang san pham được giao đến đúng điểm nhận một cách tôi ưu nhất

Đối với quan hệ khách hàng, có hệ thông quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đề

tiếp cận khách hàng tiềm năng và bản hàng tốt hơn Hoặc, nếu công ty của bạn muốn xử

lý các vấn đề kế toán tài chính của các vấn đề phức tạp hoặc chung chung đòi hỏi kết quả chính xác, thì có Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS) được sử dụng trong các hoạt động sau: xử lý bán hàng, tính lương, ngân sách, các báo cáo và tỉnh trạng tài chính

Chương 3 Những đóng góp của việc triển khai hệ thống thông tin cho chiến lược tô chức của doanh nghiệp

Thực hiện thành công các hệ thống CNTT sẽ giúp các công ty trong nhiều khía

cạnh khác nhau trong hoạt động của họ, như cải thiện dịch vụ khách hàng, đạt được lợi

thế cạnh tranh và tránh các điều kiện cạnh tranh bát lợi, hỗ trợ cơ bản các công ty khác,

các chức năng kinh doanh, tác động đến hoạt động kinh doanh thông qua đổi mới và cải

tiễn Truyền thông nội bộ và bên ngoài, cải tiễn thông tin quan lý, cải tiễn chất lượng sản pham và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Như vậy, hệ thông thông tin sẽ tác động gián tiếp đến chiến lược kinh doanh và thông qua việc thực hiện, giúp chiến lược đi đúng hướng với hiệu quả cao hơn và thực thi nhanh hơn Tạo thông tin hỗ trợ các quy

trình kinh doanh đề giúp đưa ra các quyết định kinh đoanh tốt hơn, từ đó giúp thực hiện

chiến lược tô chức nhanh hơn và hiệu quả hơn

Mỗi loại hệ thống thông tin khác nhau khi được triển khai sẽ hỗ trợ một chiến lược

công ty khác nhau hoặc hỗ trợ lẫn nhau về mặt chiến lược Đối với hệ thông phân phối,

bán hàng, kế toán, tài chính và nhân sự Điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng đối với thông tin hoặc các sản phẩm, cung cấp nhiều thông tin có giá trị đề cải thiện việc ra quyết định quản lý đề không làm sai lệch

những hướng đi mà chiến lược đã định ra

Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng giúp các công ty tô chức các quá trình cung ứng bên trong và bên ngoài của họ và quản lý việc sản xuất, lưu trữ và di chuyền nguyên liệu

và thành phâm Bên cạnh đó nó còn giúp cho doanh nghiệp tính toán được các số liệu về

sự cung cấp và nhu cầu, giảm mức tổn kho, cải thiện địch vụ giao hàng, tăng tốc thời gian sản phẩm ra thị trường, sử dụng tài sản hiệu quả hơn từ đó giúp cho các chiến lược sản xuất và bán hàng được hiệu quả hơn

Đối với hệ thông quản lý quan hệ khách hàng, nó giúp cho doanh nghiệp tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm chỉ phí tiếp thị trực tiếp, tăng khả năng duy trì và tiếp thị tối ưu hơn Qua đó, hệ thống quản lý giúp tô chức doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng

từ đó tăng lợi nhuận và làm cho chiến dịch quảng cáo bán hàng tối ưu hơn đồng thời giúp

cho chiến lược mở rộng hóa thị trường và thâm nhập thị trường ngách diễn ra thuận lợi

hơn nhờ những đánh giá của những đối tác khách hàng cũ thân thiết.

Chương 4 Thách thức của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống thông tin

Lợi ích của hệ thống thông tin là rất lớn, nhưng triên khai thành công không phải

là việc đễ dàng và doanh nghiệp có thê gặp nhiều thách thức như hệ thống thông tin hoạt

động không như mong muốn, trục trặc tại một thời điểm nhất định hoặc thiết kế xấu, đữ

liệu không chính xác, chi phí quá cao, gián đoạn hệ thống hoặc sự thay đổi của môi trường kinh doanh, sự phục hồi Nếu đoanh nghiệp tái cầu trúc, mở rộng, thu hẹp phạm vi

thì bắt buộc phải xây dựng lại hệ thống thông tin cho phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp thì hệ thống thông tin mới giúp doanh nghiệp phát triển tốt nhất Những thử

thách khác như là sức ÿ của một tô chức được giải thích là hệ thống thông tin có thê giúp ích cho một bộ phận này nhưng lại ảnh hưởng xấu đến một bộ phận khác là cho họ không chịu thay đôi, mặt khác tâm lý không chịu thay đổi là tính tất yếu của mỗi cơn người Ngoài ra, sự thiếu chuyên nghiệp và thiếu hiểu biết của người đùng cũng có thê khiến hệ thống thông tin được sử dụng bị lỗi

Đối với hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức, nó đòi hỏi chỉ phí cao do phải xây

dựng một cơ sở đữ liệu trung tâm để liên kết các phòng ban lại với nhau Cơ sở đữ liệu

được tập hợp từ các phòng ban trong doanh nghiệp đề tạo ra đữ liệu có sẵn cho hệ thống giúp hỗ trợ các hoạt động nội bộ của công ty Do đó khi một phòng ban hay một người nào đó không hợp tác cung cấp dữ liệu sai lệch sẽ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của toàn bộ công ty

Đối với hệ thông quản lý chuỗi cung ứng, nó đòi hỏi nhiều tổ chức chia sẻ thông tin và quy trình kinh doanh Mỗi người tham gia trong hệ thống có thê phải thay đổi một

số quy trình của nó và cách nó sử dụng thông tin để tạo ra một hệ thống phục vụ tốt nhất

các chuỗi cung ứng như một tông thẻ

Chương 5 Vai trò của một người kinh doanh và quản lý trong quá trình phát triển

hệ thống thông tin

Sự thành công hay thất bại của một hệ thống thông tin không chỉ giới hạn trong phạm vi công việc của các chuyên gia CN TT; mà còn phụ thuộc vào sự tham gia của các nhà quản lý, giám đốc điều hành và các nhân viên đóng góp

Vai trò của nhà quản trị là lập kế hoạch kinh đoanh và phát triển hệ thống thông

tin dựa trên các giả thuyết Trước khi quyết định gia hạn phần mềm, người quản trị phải tạo một “môi trường ảo” đề thử nghiệm các quy trình mới, kênh phân phối mới và phương tiện truyền thông mới Người quản lý có khả năng làm những việc máy móc không làm được và có thể chấp nhận những yếu tổ không thể chấp nhận Một trong các thử thách trong quá trình phát triển hệ thống thông tin là có nhiều nhân viên không theo kịp tiễn độ làm việc mới do đó vai trò của người quản lý là động viên sự hợp tác gắn kết của các nhân viên, thuyết phục họ cố gắng thích nghi với điều kiện mới Người quản lý còn cần phải xây dựng các tình huống kinh doanh có thê xảy ra để làm đữ liệu cho hệ thống, đề đảm bảo rằng trong mọi tình huồng hệ thông đều có thể - các thông tin giúp cho

quyết định chính xác hơn (Tran, N., 2019, May 29)

Dữ liệu là cần thiết đê hệ thông thông tin hoạt động Nhiều công ty chỉ nghĩ đến

công nghệ của họ khi triển khai hệ thống thông tin mà quên mắt tam quan trong cua dit liệu Vì vậy, doanh nghiệp cần tông hợp đữ liệu của mình thành nền tảng mạch lạc và lọc,

triển khai thông tin theo danh mục hoặc khách hàng Quan trọng nhất, hãy đảm bảo thông

tin này là chính xác và cung cấp hình ảnh chính xác cho khách hàng của bạn Vai trò của nhân viên kinh doanh rất quan trọng vì nhân viên kinh doanh tiếp xúc trực tiếp với khách

hàng, thu thập và ghi lại thông tin khách hàng, nhập đầy đủ vào cơ sở dữ liệu của hệ điều hành đề có được số liệu chính xác Thực tế là đữ liệu khách hàng được tạo ra từ đầu tập

trung vào việc nhân viên và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, tận dụng nguồn

đỡ liệu này để cải thiện trải nghiệm dịch vụ và đáp ứng nhanh chóng các nhụ cầu hữu ích

Điều này là do bán hàng là quá trình mà người bán tìm hiểu, khám phá, rút ra và đáp ứng nhu câu và mong muôn của người mua, đảm bảo thỏa mãn lợi nhuận lâu dài giữa hai bên

Chương 6 Cac van dé vé dao dirc, phap lý và xã hội phát sinh trong việc triển khai

hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin đang đưa ra những thay đổi chưa thiết lập luật và quy tắc ứng

xử có thê chấp nhận được Tăng khả năng tính toán, lưu trữ và kết nổi để mở rộng phạm

VI tiếp cận và tác động của hành động cá nhân và tô chức Sự dễ đàng và ấn danh của việc

trao đổi, tái tạo và thao tủng thông tin trong môi trường trực tuyến hiện đặt ra những thách thức mới đối với quyền riêng tư và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ Các vấn đề đạo đức, xã hội và pháp lý chính mà hệ thông thông tin nêu ra tập trung vào quyền và nghĩa

vụ thông tin, quyền và nghĩa vụ tài sản, trách nhiệm và kiểm soát, chất lượng hệ thống, thê chế và chất lượng cuộc sống

Công nghệ lưu trữ dữ liệu và phân tích đữ liệu hiện đại cho phép các công ty dễ dàng thu thập đữ liệu cá nhân về cá nhân từ nhiều nguồn khác nhau và phân tích đữ liệu

này để tạo hồ sơ điện tử chỉ tiết về cá nhân và hành vi của họ Dữ liệu truyền qua Internet

có thê được giám sát tại nhiều điểm Cookie và các công cụ giám sát web khác giám sát chặt chẽ các hoạt động của khách truy cập trang web Không phải tất cả các trang web đều có chính sách bảo mật nghiêm ngặt và không phải lúc nào chúng cũng cho phép sự đồng ý khi sử dụng thông tin cá nhân Luật bản quyền truyền thông không đủ để ngăn chặn vi phạm bản quyền phần mềm vi tài liệu kỹ thuật số có thể dễ dàng sao chép và chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau đồng thời qua Internet

Mặc dù hệ thông thông tin mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng có nhiều tác động tiêu cực Chất lượng dữ liệu kém cũng là một nguyên nhân dẫn đến việc kinh doanh bị gián đoạn và thua lỗ Công việc có thể bị mất khi máy tính thay thế người lao động hoặc khi các nhiệm vụ không còn cần thiết trong các quy trình kinh doanh được thiết kế lại

Khả năng sở hữu và sử dụng máy tính có thê làm trầm trọng thêm sự khác biệt về kinh tế

xã hội giữa các chủng tộc, dân tộc, nhóm kinh tế và tầng lớp xã hội Sự gia tăng của máy tính làm tăng nguy cơ tội phạm máy tính và lạm dụng máy tính Máy tính cũng có thê gây ra các vấn đề về sức khỏe như: hội chứng thị giác vi tính (CVS)

10