Hệ thống thông tin tự Động hóa văn phòng – thực trạng hệ thống thông tin văn phòng tại văn phòng tổng cục hải quan

Với sự tồn tại và phát triển của một tô chức, của một đơn vị phụ thuộc nhiều đến nhiều yếu tô cầu thành, trong đó yếu tố tiên quyết khắng định vị trí chiến lược của tô chức như: vị trí c

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG DAI HOC LAC HONG

KHOA QUAN TRI KINH TE - QUOC TE

7 Nguyễn Hữu Ngọc Châu Lam powerpoint 100%

MUC LUC LOI MO DAU

CHUONG 1: LY LUAN CHUNG VE UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TRONG CONG TAC VAN PHONG .ccccccccccecsecceceueeseseececeeceecseceessessese

1.1 Khái quát và chức năng hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng 1.2 Các chức năng cơ bản

1.2.1.1 Các kênh thông tin hình thức

1.2.1.2 Cac kénh thong tin phi hình (hức 5.255 52 5S 2213 5555 5555955 55555 1.2.2 Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử - c se se se se se

1.2.3 Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu -

1.2.4 Kiểm soát hiệu lực của tài liệu s- << scsecsscssrsersee

1.2.5 Theo dõi kết quả xử lý công việc

1.2.6 Lưu trữ thông tin, tài liệu

1.3 Mô hình cơ bản của hệ thống thông tin quản lý văn phòng - -

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VAN PHONG TONG CUC HÁI QUAN « - =- 6

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng cục Hải quan - 2.1.1 Lịch sử hình thành

2.2 Tổng quan về văn phòng Tổng Cục Hải q41 5o 5 5 5 S5 S135 55 S51 9555 2.2.1 Giới thiệu Văn phòng Tổng cục Hải quan hiện nay s- 5.5 5555 ss 2.2.2 Chức năng của các phòng Tổng Cục Hải quan

2.3 Thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan

2.3.1 Thực trạng tại nơi làm việc tại Văn phòng Tổng cục Hải quan 9 2.3.2 Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 5- 11 2.3.2.1 Trong công tác quản lý văn bản «5 7< c2 235555 s35 11 2.3.2.2 Ứng dụng công nghệ trong công tác tổ chức hội họp 18 2.4 Đánh giá chung về hệ thống thong tin quan li van phòng tại Văn phòng Tổng

3.3 Nhóm giải pháp về ¡i11 0011 23

KÉT LUẬN

LOI MO DAU

Như chúng ta đã biết văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan Công tác văn phòng bao gồm cả việc tô chức các yêu tổ vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng Nếu các yếu tố đó được tô chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn Với việc nghiên cứu về công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động văn

phòng, khi áp dung vao thực tế sẽ mang lại những lợi ích đáng kế Tạo tiền đề đề phát

triển cho cơ quan, góp phần đổi mới phương pháp điều hành của lãnh đạo các cấp trong nganh Hai quan Với sự tồn tại và phát triển của một tô chức, của một đơn vị phụ thuộc nhiều đến nhiều yếu tô cầu thành, trong đó yếu tố tiên quyết khắng định vị trí chiến lược của tô chức như: vị trí của trụ sở cơ quan, phân tích và xử lý thông tin để có được những

dự báo chính xác phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, theo dõi và đôn đốc thi hành các mệnh lệnh của cấp trên, đảm bảo hậu cần cho mọi hoạt động của đơn vị đây là những yếu tố quan trọng mà văn phòng là người được giao nhiệm vụ chính Sự vững mạnh của văn phòng tức là những yếu tố tiên quyết ở trên sẽ được thực thi một cách chính xác và đạt yêu cầu

Đối với ngành Hải quan có thê khắng định việc ứng đụng CNTT trong công tác văn phòng một cách toàn điện là yêu cầu hết sức cấp thiết có ý nghĩa lớn trong việc giảm nhân lực, tăng cường hơn trinh độ và tính chuyên nghiệp của chính đơn vị và từng cá nhân, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc góp phân thúc đây công việc nhanh chóng vả hiệu quả hơn

CHUONG 1: LY LUAN CHUNG VE UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TRONG CONG TAC VAN PHONG

1.1 Khái quát và chức năng hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

HTTT quản lý văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ sở

hạ tầng thông tin của tô chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiêm soát

- Tính hiệu lực: thể hiện ở mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra cho

công việc Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành cũng như động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành

- Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối oIữa lợi ích từ công việc và chị phí cho chính công việc đó Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các mục tiêu đã hoạch định của tổ chức Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định nghia cong việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm và quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tô chức và sự phôi hợp các nguôn lực đề tạo ra kết quả tôi ưu

- Tính kiếm soát: thê hiện ở khả năng có thể giám sát, do lường, điều khiển mọi trạng thái diễn biến của công việc Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc

va cách xử lý các báo cáo của người quản lý

Trong xu thé phat triển và giao lưu kinh tế, mỗi liên hệ giữa các tô chức kinh tế diễn ra

trên phạm vi ngảy cảng rộng Nhu cầu quản lý, trao đôi thông tin, tải liệu giữa các văn

phòng đỗ tông quát về cơ chế hoạt động của HTTT quản lý văn phòng được biểu diễn

trong hình vẽ của các tô chức là một tất yêu khách quan HTTT quản lý văn phòng đóng

vai trò quan trọng trong lĩnh vực này Nó có khả năng làm tăng năng suất của bộ máy quản

lý và cho phép bộ máy này tiếp nhận một cách đáng kế các thông tin về kinh tế, thương mại

1.2 Cac chire nang co ban

- HTTT quản lý văn phòng có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tải liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác (hình ảnh, tiếng not ) trong hệ thống quản lý Hệ thống này còn có chức năng quản lý công việc, hồ sơ lưu trữ, danh bạ

Cụ thể, các chức năng của HTTT quản lý Văn phòng là:

- Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)

- Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói, tin tức nội bộ

- Quản lý tình hình thực hiện công việc

- Quản lý hồ sơ công việc

- Quản lý quy trình làm việc

- Xây dựng lịch làm việc cá nhân (tuần, tháng, quí, năm)

- Xây dựng lịch công tác của đơn vị, lãnh đạo don vi (tuần, tháng, quí, năm)

- Quan lý danh bạ đơn vỊ, cá nhân

- Quản lý văn phòng phẩm

- Quản lý phương tiện ổi lại

- Các chức năng này được tập hợp thành những nhóm chức năng chính sau đây:

1.2.1 Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức: Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm

kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi hình thức liên lạc bên trong tô chức và giữa

tổ chức với môi trường bên ngoài

1.2.1.1 Các kênh thông tin hình thức trong tô chức được tạo ra để giúp cho các nha quan

lý có thông tin đáng tin cậy để ra quyết định, đồng thời truyền đạt các quyết định đến các

bộ phận thừa hành Kênh thông tin hình thức mang nội dung công việc (ban hành quyết

định, phân công hoặc báo cáo) cần phải được quy định trước trên các thành tổ sau:

Phương tiện truyền tin, thường là hệ thông lưu chuyên văn thư (bằng giấy) để truyền đạt nội dung thông tin mang tính pháp lý cao; hoặc có thể là mạng máy tính, thư điện tử, điện thoại, hoặc cuộc họp có biên bản Tùy theo tính chất yêu cầu của công việc (“bình thường”, “khẩn”, “mật”, ), phương tiện truyền tin tương ứng phải thoả mãn được các yêu câu này

Khuôn mẫu cho thông tin Mỗi công việc thường đòi hỏi các khuôn mẫu trình bảy

thích hợp và áp dụng thông nhất trong tô chức Ví dụ, các báo cáo thống kê cho các công việc lặp đi lặp lại thường có dạng bảng; các báo cáo tông hợp cho nhà lãnh đạo cấp cao thường thể hiện dạng biểu đồ; hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số công văn, nội dung tóm tắt, nơi phát hành và người ký

Trách nhiệm xử lý thông tin Mục đích của việc quy định trách nhiệm xử lý thông tin

la dé tăng cường tinh chất hiệu lực của các yêu cầu công việc thể hiện trên các kênh thông tin hình thức Trách nhiệm xử lý thông tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn

xử lý thông tin, người gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lý, chế độ báo cáo kết quả

theo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất khi có rủi

Quy trình xứ lý Quy trình xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý từng phần của

công việc qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một cách tự động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị Quy trình được áp dụng thống nhất cho các công việc thường lặp lại, qua đó tổ chức có thê kiểm soát trạng thái diễn biến của công việc và cải tiến quy trình

1.2.1.2 Các kênh thông tin phi hình thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo,

hội nghị hoặc các buôi họp không có biên bản Mục đích của các kênh thông tin này là để

giúp người tham dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp,

hệ thống thông tin văn phòng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu tham khảo trước

1.2.2 Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử

Soạn thảo văn bản (Word processine) là ứng dụng đầu tiên của HTTT quản lý văn phòng, nó cũng là lĩnh vực ứng dụng rộng rãi nhất Soạn thảo văn bản là quá trình sử dụng máy vi tính và các phần mềm tương ứng để soạn thảo ra các văn bản thường dùng trong hệ

thông quản lý, lưu trữ va in ân các văn ban nay

Chê bản điện tử cũng là một ứng dụng rộng rãi của hệ thông này Người ta có thê sử dụng phương tiện này đề in ân các tải liệu, các ân phẩm, báo cáo của các công trình nghiên cứu Quy trinh chê bản điện tử yêu câu các phân cứng và phân mêm tôi thiêu sau đây: may vi tinh, may in, may photocopy

1.2.3 Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu

Hâu hết các kênh thông tin cần quản lý trong tô chức là kênh thông tin hình thức — các tài liệu cần phải được xác nhận nguồn gốc phát hành (ví dụ: ký tên, đóng dấu)

Một tài liệu thường được phô biến đến nhiều nơi trong tổ chức bằng hình thức phát hành bằng nhiều bản có nội dung giống nhau hoàn toàn (photocopy) Thông tín, tài liệu là tài sản của tô chức, do đó việc phân phối thông tin gắn liền với trách nhiệm của người nhận thông tin, nên các tài liệu phải được phân phối có kiểm soát — chỉ những người có

trách nhiệm mới được phép đọc Tài liệu đôi khi cần phải được chuyên giao gấp để giải

quyết công việc cấp bách, đo đó việc phân phối tài liệu thường gắn kèm với các quy định chuyền giao nhu khẩn, mật

1.2.4 Kiểm soát hiệu lực của tài liệu

Thông tin có thời gian sống của nó (thời gian có giá trị sử dụng, không chỉ để tham khảo), do đó đối với các loại tài liệu mang tính “bị kiểm soát” (như quy trinh, van ban đang trong thời hạn có hiệu lực), HTTT văn phòng cần phải quản lý được sự thay đổi nội dung của các loại tài liệu này qua các phiên bản được phát hành Nếu một tài liệu hết hiệu lực, nó cần phải được thu hồi, đồng thời thông báo trong tô chức để tránh hiểu lầm cho những người đang hoặc sẽ sử dụng

1.2.5 Theo dõi kết quả xử lý công việc

Các kênh thông tin hình thức thường mang yêu cầu đến người xử lý Kết quả xử lý một yêu cầu đôi khi sẽ phát sinh một yêu cầu khác, như cải tiến công việc hoặc sửa sai, tạo thành một chuỗi công việc cần thực hiện để hoàn thiện yêu cầu ban đầu Do đó, việc theo dõi kết quả thực hiện công việc là để giúp người quản lý nhận thức được tốc độ xử lý công việc trong tổ chức đề đưa ra các biện pháp phù hợp

1.2.6 Lưu trữ thông tín, tài liệu

Hầu hết các loại thông tin (hình thức lẫn phí hình thức) có giá trị sử dụng lâu dai trong

tô chức đều cần phải lưu trữ trên các vật lưu tin như hỗ sơ giấy, tập tin, CSDL trên máy và được quản lý theo thoi gian sử dụng của các nội dung thông tin được lưu trữ Các phương pháp lưu trữ có cùng nguyên tắc chung là phải tìm được nội dung thông tin đang được lưu trữ một cách nhanh chóng khi cần, và mỗi phương pháp lưu trữ thông tin phải có phương

pháp phục hồi thông tin tương ứng

1.3 Mô hình cơ bản của hệ thống thông tin quản lý văn phòng

Hình 1.1: Mô hình cơ bản của hệ thống thông tin quản lý văn phòng

| Nguồn nhân lực: Người đùng trực tiếp và các chuyên gia CNNT |

Điều khiển thực hiện hệ thống - `

- Nhập dữ liệu vào Các dữ liệu vào đã được thu thập phải được biên tập và nhập vào theo một biểu mẫu nhất định Khi đó dữ liệu được ehI trên các vật mang tin đọc được bằng máy như đĩa từ, băng từ

- Xử lý dữ liệu thành thông tin Dữ liệu được xử lý bằng các thao tác như tính toán, so sánh, sắp thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến thành các thông tin đành cho người

sử dụng

- Đưa thông tin ra Mục đích của các hệ thống thông tin là cung cấp những sản phẩm thông tin phù hợp cho người sử dụng Các sản phâm đó có thể là các thông báo, biéu mau,

báo cáo, đanh sách, dé thị, hình ảnh hiến thị trên màn hình hoặc ¡n ra trên giấy

- Lưu trữ các nguồn dữ liệu Lưu trữ là một hoạt động cơ bản của hệ thống thông tin, trong đó các đữ liệu và thông tin được giữ lại theo cách tô chức nào đó đề sử dụng sau này Các dữ liệu thường được tô chức và lưu trữ đưới dạng các trường, các biểu phi, các tệp và các cơ sở đữ liệu

- Kiểm tra hoạt động của hệ thống Hệ thống thông tin phải tạo ra các thông tin phản

hỗồi về các quá trình vào, ra, xử lý và lưu trữ đữ liệu đề có thể đánh giá và điều chỉnh hiệu

quả hoạt động của hệ thống

Ngày nay, máy tính đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây đựng các hệ thống

thông tin, cho nên khi nói đến hệ thông thông tin luôn được hiểu là nói đến hệ thống thông

tin có sử dụng máy tính

Mô hình cơ bản nêu trên có thế làm rõ mỗi quan hệ giữa các thành phần và các hoạt

động của hệ thông thông tin Nó cho chúng ta một khung mô tả nhấn mạnh đến ba vẫn đề

chính có thể áp dụng cho mọi loại hệ thong thông tin, đó là: tài nguyên, cầu trúc và hoạt động

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN

PHONG TAI VAN PHONG TONG CUC HAI QUAN

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng cục Hải quan

2.1.1 Lịch sử hình thành

Ngay sau khi nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời, ngày 10 tháng 9 năm 1945,

Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp thay mặt Chủ tịch Chính phủ lâm thời ký Sắc lệnh

số 27/SL thành lập Sở Thuế quan và Thuế gián thu - tiền thân của Hải quan Việt Nam ngày nay “để đảm nhiệm công việc của Sở Tổng thanh tra độc quyền muối và thuốc phiện

và các Sở Thương chính Bắc, Trung và Nam bộ” Sự kiện này có ý nghĩa lịch sử rất quan trọng, đánh dấu sự ra đời của Hải quan Việt Nam, không chỉ để đáp ứng nhu cầu của đất nước, mà còn khăng định Hải quan là một công cụ không thế thiếu của một quốc gia độc

lập có chủ quyền

Từ sau khi thành lập, lực lượng Thuế quan Việt Nam và sau này là Thuế xuất nhập khẩu đã có những đóng góp xứng đáng trong quá trình đấu tranh bảo vệ chủ quyên ngoại

thương và thuế quan, góp phần xây dựng nền kinh tế kháng chiến Tháng 10/1954, Hội

đồng Chính phủ quyết định chuyên ngành Thuế xuất nhập khẩu sang Bộ Công Thương để thành lập ngành Hải quan Tiếp đó, tháng 12/1954 thành lập Sở Hải quan thuộc Bộ Công Thương, cũng từ đây, thuật ngữ “Hải quan” được sử dụng chính thức trong các văn bản của Nhà nước ta Năm 1955, thực hiện các Nghị quyết của Quốc hội, Bộ Công Thương

được chia tách thành Bộ Công nghiệp và Bộ Thương nghiệp, sau đó Bộ Thương nghiệp

được tách thành Bộ Nội thương và Bộ Ngoại thương Noành Hải quan được giao trực

thuộc Bộ Thương nghiệp, rồi tiếp đó là Bộ Ngoại thương Ngày 27/02/1960, Điều lệ Hải

quan được ban hành tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động hải quan Ngày 20/10/1984, Tông cục Hải quan được thành lap theo Nghi dinh 139/HDBT, 1a co quan trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng, sự kiện này đánh dẫu một bước chuyền mới trên con đường xây dựng và phát triển

của Hải quan Việt Nam Ngày 04/9/2002, Thủ tướng ký Quyết định số 113/2002/QĐ-TTg

chuyén Téng cuc Hai quan vao B6 Tai chinh; Ban hanh Nghi dinh s6 96/2002/ ND-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ câu tô chức của Tông cục Hải quan

2.1.2 Quá trình phát triển:

Trải qua nhiều giai đoạn phát triển, Bộ Hải quan đã đóng góp quan trọng vảo quá trình phát triển kinh tế và đảm bảo an ninh quốc gia của Việt Nam Đặc biệt, trong thời kỳ 1986

đến nay, Bộ Hải quan đã chịu sự biến đổi cơ cầu và đôi mới mạnh mẽ để phủ hợp với quy

mô và quyên hạn của mình, theo sự phát triên của nên kinh tê thị trường của Việt Nam

Các thành tựu quan trọng trong lịch sử hình thành phát triển của Bộ Hải quan Việt Nam bao gồm:

Năm 1945-1975: Trong giai đoạn này, Bộ Hải quan chủ yếu tập trune vào công tác kiêm tra và thu thuế hàng hóa nhằm đảm bảo tài chính quốc gia Các hoạt động của Bộ Hải quan nằm trong khuôn khô tổng thể của cách mạng và chiến tranh

Năm 1976-1986: Khi hệ thống kinh tế Quốc gia hóa, Bộ Hải quan đã tiến hành thực

hiện chính sách hoá hải quan trên cơ sở quốc tế hóa, nâng cao hiệu quả công tác quản lý

thuế vả quản lý khâu phan biên giới

Năm 1986-1995: Đây là giai đoạn đôi mới và định hình lại Bộ Hải quan, trong đó công

tác cải cách, đôi mới, tăng cường năng lực quản lý thu thuế và quản lý khâu phân biên giới

là những mục tiêu quan trọng

Năm 1996-2005: Bộ Hải quan tiếp tục đổi mới và nâng cao chất lượng công tác quản

lý, nâng cao hiệu quả thu thuế và xử lý vi phạm hải quan Cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, Bộ Hải quan đã tham gia tích cực vảo quá trình hội nhập quốc tế và thực hiện chính sách hải quan ưu đãi nhằm thúc đây xuất khâu và nhập khâu

Năm 2006-2015: Bộ Hải quan tiếp tục nâng cao năng lực quản lý và công tác xử lý vi phạm hải quan Đồng thời, Bộ Hải quan thực hiện chính sách thuế hải quan nhằm góp phân vào cải cách hành chính và phát triển bền vững của nên kinh tế

Năm 2016 đến nay: Bộ Hải quan tiếp tục đổi mới, cải cách tổ chức, tăng cường áp dụng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng quản lý thuế và quản lý khâu phần biên giới Bộ Hải quan cũng chủ động tham gia vào các hiệp định thương mại quốc tế và đảm

bảo an toàn, an ninh biên gIới

Trên cơ sở các cải cách và đổi mới trong quá trình phát triển, Bộ Hải quan Việt Nam ngày nay đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khâu, đảm bảo thu ngân sách và an ninh biên giới của quốc gia

2.2 Tổng quan về văn phòng Tổng cục Hải quan

2.2.1 Giới thiệu về văn phòng Tổng Cục Hải quan

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng cục Hải quan hiện nay

TONG CUC HAI QUAN

' | |

Cuc HQ (Van phong| Cac don vi} Cụcnghiệp địa Tong cuc su nghiép vu va cac phuong (ViénNC, đơn vi

Bao ) tham mưu

Chi cục Văn Các đơn| | Phòng || Phòng Phòng Phòng |Các Phòng|

|Hai quan| | phòng vị tham || Tài vụ Tông Hành | |Tông hợp| nghiệp vụ

(Đôi Cục mưu || quantr || hợp chính

Tông (Đôi hợp) kiêm

soát, Phòng nghiệp vụ )

Nguồn: Văn phòng Tổng cục Hải quan

Cơ cấu tô chức của Văn phòng Tổng cục Hải quan gồm:

1 Phòng Tông hợp

2 Phòng Hành chính

3 Phòng Tài vụ - Quản trị

4 Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hồ Chí Minh

Văn phòng Tổng cục Hải quan và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại Thành phố Hỗ Chí Minh có con dau riêng, được mở tài Khoản tại Kho bạc Nhà nước đề hoạt động theo quy định của pháp luật

2.2.2 Chire nang cua cac phong ban Tổng cục Hải quan

Phòng Tổng hợp giúp Chánh Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu giúp việc

Lãnh đạo Tông cục trong công tác chỉ đạo, điều phối, theo đõi, đôn đốc các đơn vị thuộc

và trực thuộc Tổng cục Hải quan thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của Tông cục

Phòng Hành chính có chức năng tham mưu giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong toàn ngành và tại cơ quan Tổng cục; thực hiện công tác thông tin cơ yếu cho các đơn vị trong ngành Hải quan

Phòng Tài vụ - Quản trị có chức năng tham mưu giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tài vụ, quản trị và kế toán đơn vị dự toán cấp 3; công tác an ninh, trật tự nội vụ và

an toàn cơ quan

Đại điện Văn phòng Tông cục Hải quan tại thành phô Hồ Chí Minh có chức năng giúp Chánh Văn phòng Tổng cục tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ của Văn phòng Tổng Cục

tại thành phô Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam

2.3 Thực trạng ứng dụng CNTTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan

2.3.1 Thực trạng tại nơi làm việc tại Văn phòng Tổng cục Hải quan

Hệ thống cơ sở vật chất ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

Văn phòng đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng như bàn làm việc, tủ cá nhân, máy vi tính, máy điện thoại và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị máy photocopy

Số máy vi tính đang sử dụng tại Văn phòng Tổng cục là 105 máy Ngoài ra còn có 15 máy tính xách tay để phục vụ cho các chuyên công tác xa, đài ngày

Bên cạnh đó còn có 22 máy quét (scanner), may in 25 chiếc, máy sao chụp (photocopy) 12 chiếc, máy Fax 24 chiếc, máy hủy tài liệu 11 chiếc

Văn phòng Tổng cục dùng chung trong hệ thống server, Ecustoms Các server thuộc

sự quản lí của Cục CNTT thuộc Tổng cục Hải quan

Đường truyền sử dụng là đường truyền tốc độ cao ADSL Tắt cả máy tính cơ quan đều được kết nôi mạng nội bộ LAN

Như vậy, việc trang bị thiết bị, cơ sở vật chất tin học cho Văn phòng Tổng cục khá đầy

đủ, đảm bảo các điều kiện tốt cho quá trình thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác, yếu

tố còn lại phải giải quyết là trình độ ứng dụng và việc điều hành quản trị hệ thống

Tuy nhiên, nhìn trên góc độ chung việc trang bị cơ sở vật chất cho việc đồng bộ ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước phần lớn đã được đầu tư nhưng chưa hoàn chỉnh Với sự quan tâm thích đáng của Chính phủ, Bộ Tài chính, ngành Hải quan đã được tiếp nhận nhiều trang thiết bị hiện đại, vừa phục vụ trực tiếp công tác quản lý hải quan Tuy nhiên, so với thực tế mức đầu tư mua sắm trang thiết bị, phát triển các công cụ hỗ trợ hoạt động hải quan đã được trang bị hiện đại nhưng để vận hành và sử dụng nó còn cần phải đảo tạo, sắp xếp hệ thống hơn và cần có kế hoạch cụ thể Cơ quan đã

sử dụng máy tính trong thực hiện công việc nhưng việc kết nỗi mạng với nhau chưa thực hiện hoàn chỉnh

Trang thiết bị hiện đại, phù hợp là yêu cầu cấp thiết để đảm bảo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo nganh Hai quan

Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng

dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ CNTT vao qua trinh hiện đại hóa công tác văn phòng đã làm hiệu quả lao động được tăng lên

- Trong công tác lưu trữ việc g1ữ gìn và đảm bảo cho tài liệu được an toàn đã được

quan tâm Hệ thống bảo quản tải liệu được hiện đại hóa với nhiều trang thiết bị hiện đại

đáp ứng được yêu cầu trong công tác lưu trữ

Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đảo tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội nøũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đôi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đât nước

Các phần mềm quản lí, điều hành

Việc thu thập và xử lý thông tin là một công việc đòi hỏi tính cập nhật thường xuyên, chính xác và đây đủ Tông cục Hải quan có nhiều đơn vị trực thuộc ở trên nhiêu tỉnh trong