MIDTERM ASSIGNMENT ORGANIZATIONAL BEHAVIOR

Các nhà quản lí đều muốn nhân viên của họ thể hiện sự cống hiến và lòng trung thành, nhưng thực tế họ không nhận lại được một phần nhỏ của điều đó.. Đối với một nhà lãnh đạo thực thụ sẽ

HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF FOREIGN LANGUAGES – 

INFORMATION TECHNOLOGY FACULTY OF INTERNATIONAL BUSINESS ADMINISTRATION

-*** -MIDTERM ASSIGNMENT ORGANIZATIONAL BEHAVIOR 

MỤC LỤC

I LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Giới thiệu vấn đề 1

2 Đặt vấn đề 2

II CÂU HỎI TÌNH HUỐNG 4

1 Bạn nghĩ kế hoạch mới của Helen Bowers sẽ thành công như thế nào? 4

2 Helen phải đối mặt với những thách thức sau: 6

3 Nếu bạn là cố vấn của Helen, bạn sẽ khuyên cô ấy làm gì? 8

III KẾT LUẬN 12

Tài Liệu Tham Khảo 12

I LỜI MỞ ĐẦU

Quản lý con người và tổ chức được thiết kế để giúp bạn hiểu ảnh hưởng đến hành vi của bạn tại nơi làm việc và hành vi của những người xung quanh bạn, có về hiệu quả công việc Để làm được điều đó chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn những lý thuyết về hành vi của con người và các mối quan hệ giữa các cá nhân Chúng tôi sẽ xem xét ý tưởng về các đặc điểm tổ chức phổ biến như vai trò công việc, làm việc nhóm, cấu trúc quyền lực và thiết

kế công việc Chúng ta sẽ thảo luận về những ý tưởng về thiết kế tổng thể của các tổ chức Mỗi đơn vị trong khóa học này bao gồm một chủ đề mà đóng góp vào sự hiểu biết của bạn về cách mọi người và tổ chức hoạt động để bạn có thể trở thành người quản lý tốt hơn bản thân, người khác và tổ chức Bài tiểu luận này sẽ cung cấp cho bạn các công cụ

để hiểu hành vi trong tổ chức và xem xét hậu quả của hành vi đó đối với hiệu suất cá nhân và tổ chức

Mục tiêu của quản lý con người và tổ chức là để bạn:

• Tìm hiểu về các khuôn khổ và mô hình mô tả đời sống tổ chức;

• Suy nghĩ về kinh nghiệm của bạn tại nơi làm việc;

• Áp dụng các khuôn khổ trong việc phân tích kinh nghiệm của bạn;

• Phát triển các kỹ năng phân tích quan trọng trong việc sử dụng các khuôn khổ;

• Phát triển các chiến lược cho hành vi quản lý hiệu quả hơn

Điều này có thể liên quan đến việc phân tích hành động của bạn, hành động của người khác, quy trình xảy ra trong tổ chức của bạn và các sự kiện quan trọng của tổ chức Từ case study No.1 “Managing People and Organizations” này, nhóm chúng tôi sẽ nghiên cứu và giải thích các quan điểm quản lý liên quan đến vấn đề này Nhóm tôi sẽ hoàn thành bài tập này dựa vào bài giảng ở trường, sách giáo khoa và một số tài liệu tham khảo

1 Giới thiệu vấn đề

Các nhà quản lí đều muốn nhân viên của họ thể hiện sự cống hiến và lòng trung thành, nhưng thực tế họ không nhận lại được một phần nhỏ của điều đó Vì vậy, các mối quan hệ trong công việc kinh doanh đều dựa trên sự tin tưởng và kết nối, đó là sự thành công của một doanh nghiệp, giúp tăng cường năng suất lao động của nhân viên, từ đó giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững hơn Không những thế còn tạo điều kiện để nhân viên phát triển và duy trì tài năng trong tổ chức, và điều này cũng tăng khả năng giữ chân nhân viên hiệu quả hơn

Và câu chuyện của xoay Helen Powers là người phải đối mặt với một số vấn đề lớn trong công việc kinh doanh Sự bất đồng về cách người cha lãnh đạo và điều hành công ty là thách thức lớn nhất của cô Bởi vì cách cha cô ấy đối xử với mọi người như chính người thân trong gia đình đã tạo ra hậu quả hiệu suất công việc giảm đi, dù cho điều này đã tạo

ra một môi trường làm việc thoải mái Nhưng Helen Power đã tạo ra cái quy định nghiêm ngặt để tối đa hóa sản lượng của công ty Các thành phần máy tính của Bowers gặp rắc rối ở đây Các điều kiện mới của Helen đã bị nhân viên phản bác và hiệu suất công việc giảm sút Tôi tin rằng ‘Lạt mềm buộc chặt’ thật sự có hiệu quả trong việc quản lí nhân sự Không chỉ vậy, việc loại bỏ các kế hoạch chia sẻ lợi nhuận và cắt giảm lương cũng đã làm giảm sự nhiệt huyết với công việc, năng suất giảm, tăng tỷ lệ nghỉ việc và còn gây ảnh hướng xấu đến danh tiếng của doanh nghiệp

2 Đặt vấn đề

Quản lí con người và tổ chức là một vấn đề khó khăn mà các nhà quản lí phải đối mặt Đây chính là nghệ thuật trong việc quản lí nhân sự Quản lý con người đòi hỏi sự thấu hiểu, đồng cảm với đội ngũ Cho dù bạn đang giao nhiệm vụ hay khi phản hồi cho nhân viên thì bạn cũng nên đứng từ góc độ của đội ngũ, của nhân viên để có cách tiếp cận phù hợp Học cách đứng vào vị trí của nhân viên, bạn sẽ hiểu hơn về họ và tìm được đúng cách thúc đẩy gia tăng hiệu quả, hiệu suất công việc trong nhóm Lắng nghe không chỉ là một hành động mang tính cơ học mà bạn cần lắng nghe một cách chủ động, tích cực Lãnh đạo, quản lý thực tế có thể không phải chỉ là một vị trí công việc mà nên hướng tới xây dựng hình ảnh về một người đưa ra giải pháp tối ưu Bạn có thể không phải lúc nào hay tình huống nào cũng là người giỏi nhất của team nhưng cần biết cách phối hợp, cộng hưởng đội ngũ để tìm ra giải pháp giải quyết các vấn đề Kỹ năng giải quyết vấn đề chính

là kỹ năng giúp bạn có thể quản lý con người hiệu quả.Ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, khuôn

mặt… thể hiện đúng lúc, đúng chỗ hoàn toàn có thể giúp người đối thoại với bạn thoải mái chia sẻ hơn Mỗi nhân viên sẽ có một cá tính, năng lực, động lực làm việc khác nhau

Ở vị trí quản lý, bạn muốn quản lý con người tốt thì cần có khả năng tổ chức đội nhóm

Kỹ năng này đòi hỏi bạn nắm bắt rõ về mỗi thành viên và giao việc đúng người, xếp người đúng việc để đạt được hiệu quả vận hành tối ưu

1 Bạn nghĩ kế hoạch mới của Helen Bowers sẽ thành công như thế nào?

Quản lý con người là một quá trình đào tạo, tạo động lực và chỉ đạo nhân viên để tối ưu hóa năng suất tại nơi làm việc Nó không chỉ kích thích quá trình phát triển, mở rộng của công ty, doanh nghiệp mà còn thúc đẩy sự phát triển của các ngành nghề và các lĩnh vực trong nền kinh tế Về cơ bản, thì một người quản lí giỏi sẽ có các kỹ năng như lắng nghe tích cực, giao tiếp rõ ràng, giải quyết ũng đột, tạo lòng tin với nhân viên Tuy nhiên trong câu chuyện này Helen lại thiếu đi mất kỹ năng lắng nghe đóng góp ý kiến của những con người xung quanh mà cô quá tự cao về bản thân mình Cô cho mình cái quyền làm chủ nên biết mình làm cái gì là đúng, cái gì là sai Tôi nghĩ rằng kế hoạch mới của Helen Bowers sẽ có nhiều khả năng khó mà thành công được

Đối với một nhà lãnh đạo thực thụ sẽ coi trọng nhân viên của mình hơn cất cứ thứ gì khác bởi sự thành công hay không không chỉ phụ thuộc vào một người quản lý giỏi, mà thành công được tạo nên bởi sự tác động của nhiều yếu tố khác, phần lớn trong đó là nhờ có sự đóng góp của cả đội ngũ nhân viên Trong câu chuyện này Helen lại xem nhân viên của mình như là những con rô bót, những người giúp việc được thuê, mà cô ấy đã trả tiền để đạt được mục tiêu như cô ấy mong muốn Như cha của Helen, Jake đã đối xử với các nhân viên như một phần của gia đình của mình Tuy nhiên, quan điểm đối với Helen Bowers lại khác với cha của cô, Jake đã trả cho họ nhiều hơn mức cần thiết, xin lời khuyên của họ thường xuyên hơn mức anh ấy nên làm và dành quá nhiều thời gian để lắng nghe ý kiến và phàn nàn của họ Helen nghĩ rằng đó là “điều vô nghĩa nhân văn” này không tốt cho công ty của mình Vì vậy, khi cô ấy tiếp quản công việc kinh doanh của gia đình để lại, cô ấy đã thay đổi cách mọi thứ được thực hiện và thẳng tay đưa ra một quyết định là chỉ thị cho những người giám sát tuyến đầu của mình đàn áp nhân viên và loại bỏ mọi thời gian nhàn rỗi của họ Helen đã thay đổi mọi quy trình hoạt động Đặc biệt, cô

ngừng hỏi lời khuyên từ nhân viên của mình mà như cách cha cô ấy đã từng làm trước kia Trong một tổ chức, có thể sẽ có những người giỏi, những người chưa giỏi Tuy họ không có tầm nhìn xa như một người lãnh đạo nhưng họ sẽ có những ý tưởng, hướng đi

và cách nhìn nhận mọi việc khác bạn, họ đề ra cho bạn những chiến lược kinh doanh chặt chẽ và hiệu quả hơn, giúp cho doanh nghiệp phát triển và tăng giá trị tài sản vô hình cho doanh nghiệp

Tổ chức đề cập đến một tập hợp, một nhóm người cùng theo đuổi các mục tiêu đã xác định Nó có thể được hiểu là một hệ thống xã hội bao gồm tất cả các mối quan hệ chính thức giữa người với người Tổ chức bao gồm sự phân chia công việc giữa các nhân viên

và sắp xếp các nhiệm vụ hướng tới mục tiêu cuối cùng của công ty Nó cũng có thể được gọi là chức năng quản lý quan trọng giúp điều phối công việc của nhân viên, mua sắm các nguồn lực và kết hợp cả hai, để theo đuổi các mục tiêu của công ty.Không ngừng ở

đó, Helen Bowers chỉ vì muốn đạt được mục đích của riêng mình, cô nhẫn tâm thực hiện các quy tắc cắt giảm lương trong tương lai của nhân viên nếu họ không đạt được chỉ tiêu của Helen đề ra, cô ấy sẽ đưa mức lương trung bình xuống mà mức cô ấy nghĩ rằng chúng xứng đáng thuộc về họ Đây không phải là một giải pháp để nhân viên làm việc tốt

cần được đáp ứng cả hai mặt về vật chất lẫn cả tinh thần Để cảm thấy có động lực và thực hiện tốt, người lao động hướng tới phần thưởng như tiền thưởng và thăng chức, Khi đó người lao động mới cảm thấy thõa mãn những nhu cầu của mình được đáp ứng, từ 

đó sẽ tạo ra cho họ một tâm lý tốt thúc đẩy người lao động làm việc hăng hái hơn Đối với cá nhân người lao động không có động lực lao động thì hoạt động lao động khó có thể đạt được mục tiêu của nó, vì khi đó họ lao động chỉ xem như hoàn thành một công việc được giao mà không có sự sáng tạo hay cố gắng phấn đấu trong lao động, họ chỉ coi công việc đang làm như một nghĩa vụ phải thực hiện theo hợp đồng lao động mà thôi Ngược lại, khi mà người lao động cảm thấy lợi ích mà họ nhận được không tương xứng với những gì mà họ bỏ ra họ cảm thấy không thỏa mãn được những nhu cầu của mình thì

sẽ gây ra cảm giác chán nản, không tập trung cao độ trong công việc Vì vậy, việc cắt giảm lương sẽ khiến cho nhân viên của cô ấy cảm thấy tức giận và bất mãn, điều tệ hơn

là nhân viên sẽ từ chức và xin nghỉ việc Helen quá tự cao, cho rằng mình là chủ và biết điều gì là tốt nhất thay vì nghe theo lời khuyên của chuyên gia tư vấn rồi lại không tiếp

thu mà cô ấy tự quyết định lấy Hơn thế, Helen nên xây dựng cho mình một mối quan hệ tốt giữa nhân viên và chủ vì sự gắn kết của các nhân viên là rất quan trọng đối với thành công chung của một tổ chức

 Ngoài việc thay đổi cách đối xử với các nhân viên của mình, Helen còn có một mục tiêu khác là đưa công ty của mình ra thị trường quốc tế và cạnh tranh với công ty Nhật Bản Các công ty Nhật Bản đã tấn công mạnh mẽ vào thị trường thiết bị công nghiệp nặng Cô coi đây vừa là mối đe dọa vừa là cơ hội Một mặt, nếu cô ấy có được chổ đứng với tư cách là nhà cung cấp linh kiện chính thức cho những công ty này, thì công ty của cô sẽ phát triển cách nhanh chóng hơn Mặt khác, thị trường linh kiện béo bở cũng chắc chắn

sẽ thu hút nhiều đối thủ cạnh tranh hiệu quả với các công ty Nhật Bản có năng suất và lợi nhuận cao Để thực hiện cho mục tiêu này, cô ấy đã sửa đổi những kế hoạch như sau: trước hêt cô ấy đã tăng hạn ngạch sản xuất lên 20 phần trăm Cô ấy chỉ thị cho những người giám sát tuyến đầu của mình đàn áp nhân viên và bỏ mọi thời gian nhàn rỗi Cô ấy còn quyết định đóng cửa sân bóng mềm của công ty mà do cha cô đã xây dựng Cô ấy nghĩ rằng các nhân viên thực sự không sử dụng nó nhiều và cô ấy muốn có không gian để

mở để mở rộng cho tương lai Nhưng vì sau tất cả những sửa đổi này, chi phí trả lương giảm xuống, chi phí nhân sự tăng lên, doanh thu tăng đáng kể và chi phí đào tạo cũng tăng lên Nên cô ấy tuyên bố rằng với tất cả các nhân viên không tăng 10% năng suất sẽ

bị cắt giảm lương như nhau

Theo suy nghĩ của tôi Helen đang sử dụng sai cách để đạt được điểm máu chốt Để thành công người quản lý phải biết cách tối ưu hóa lợi nhuận, biết lắng nghe những đóng góp tích cực từ người khác Không nên quá tự cao, tự đại vào bản thân mình mà phản bát đi những lời góp ý từ nhân viên của mình Chính vì vậy, kế hoạch mới của Helen Bowers sẽ khó mà thành công được

2 Helen phải đối mặt với những thách thức sau:

Về sự tiếp quản công ty - sau sự qua đời của cha Helen và cô ấy sống trong một hoàn cảnh mới và trở thành chủ sở hữu mới của công ty và cô ấy cần phải học cách quản lý nhân viên và đưa ra các mục tiêu mới cho công ty Mâu thuẫn về quản trị theo cách khiến

cô ấy nhanh chóng áp đặt các thay đổi có ảnh hưởng đến quản lý của công ty nơi mà nhân viên rất khó thực hiện việc thích nghi và ứng phó với sự thay đổi này Khiến các nhân

viên bị mất động lực và họ không còn cảm thấy hứng thú làm việc như trước đây Với ước mơ cạnh tranh trên thị trường, cô xem thường sự tham dự của nhân viên và coi thường cách đối xử như gia đình vì cô ấy chỉ coi nhân viên là ‘Người giúp việc được thuê’ vì các chính sách mà Helen tạo ra đều đi ngược lại với phúc lợi của nhân viên do đó năng suất của công ty bị giảm và càng làm nhân viên chán nản và bị động với chất lượng năng suất thấp Cuối cùng, quan hệ nhân viên với nhà lãnh đạo, Helen sai lầm trong việc trao đổi, truyền đạt cho các cá nhân có quyền được nêu lên tiếng nói của bản thân, những mối bận tâm và bức xúc của nhân viên cần có ban lãnh đạo cao nhất lắng nghe những gì

họ đang gặp khó khăn trong công việc

Helen đang thay đổi nhân viên làm họ trở nên ít thân thiện hơn và trang trọng hơn, đó là một thách thức để làm điều đó và khiến nhân viên mất phương hướng cũng như không làm mất lòng tin và sự tôn trọng của họ Hãy luôn ghi nhớ mối quan hệ với nhân viên không những là một thuật ngữ, mà nhân viên còn là tài sản quý báu nhất của công ty nếu không có nhân viên chắc chắn công ty sẽ không có cơ hội đạt được thành công trong kinh doanh và sẽ không được tiến xa trong tương lai Sẽ không có ai làm các dự án công ty, thảo luận với đối tác và những việc đó không thể không làm được nếu như không có nhân viên

Không hiểu được nhu cầu xu hướng thị trường đối với sản phẩm và dịch vụ mà chỉ thấy cái lợi trước mắt Nên Helen muốn công ty mình nhanh chóng đáp ứng sự cạnh tranh quốc tế, sự chuyển hướng của các công ty Nhật Bản vào thị trường thiết bị công nghiệp nặng là mục tiêu mới mà Helen đặt ra Chiến lược của cô ấy là dẫn đến mức năng suất và lợi nhuận cao hơn nhiều Các công ty Nhật Bản tham gia thị trường có thể là một cơ hội tốt hoặc một mối đe dọa Vì sự thiếu hiểu biết về kinh doanh nên cô ấy rất khó đối phó với sự cạnh tranh bên ngoài từ các công ty khác và do đó công việc kinh doanh sẽ không thể duy trì được lâu dài trong tương lai, không đạt được doanh thu đề ra

Helen tấn công vào công việc tối đa hóa sản phẩm đòi hỏi các quy định và hành vi làm việc nghiêm ngặt Các nhân viên không cấp nhận những điều kiện mới của cô ấy Giám sát nhân viên quá chặt chẽ, tiền thưởng bị cắt giảm vì Helen nghĩ những đóng góp trong tương lai của công ty quan trọng hơn, kế hoạch đóng cửa sân bóng của công ty loại bỏ đi không gian thư giãn của mọi người, giao việc làm cho nhân viên quá nhiều, không có kế hoạch, làm cho nhân viên cảm thấy áp lực, không có thời gian nghỉ ngơi hợp lý, dẫn đến

nhân viên nghỉ làm ngày càng nhiều Những nhân viên rời khỏi doanh nghiệp sẽ được trả một khỏan hậu hĩnh Ngoài ra, thử thách luân chuyển nhân viên cao, có thách thức về việc tăng chi phí đào tạo nhân viên Những nhân viên mới gia nhập doanh nghiệp sẽ được đào tạo và điều này làm tăng chi phí phát sinh khác

Mặc dù quyết định của Helen làm tăng sản lượng một chút nhưng tỷ lệ khan hiếm cũng tăng, chi phí nhân sự tăng, chi phí đào tạo cũng tăng Nhưng cuối cùng, các nhân viên đang mất động lực, điều này dẫn đến sản lượng sụt giảm nghiêm trọng, điều này sẽ cản trở các mục tiêu của Helen

Chi phí tiền lương thấp hơn nhưng các chi phí nhân sự khác lại tăng lên Giảm chi phí cá nhân không mong đợi, chi phí ngân sách vượt qua tiêu chuẩn đề ra, chi phí máy móc -những thay đổi mà Helen thực hiện được cho là chỉ mang lại lợi nhuận, trong khi chúng cũng mang lại tổn thất rất nhiều

Helen không chịu nghe lời khuyên của người khác vì cô ấy nghĩ mình là ông chủ cô ấy biết rõ mình biết gì và cần làm gì tốt nhất cho công ty mình Cô ấy nghĩ không ai có thể

có ý tưởng tốt hơn cô ấy và chỉ có cô ấy mới có thể làm được những điều đó Một doanh nghiệp muốn thành công là họ phải chịu lắng nghe nhận xét từ khách hàng và đồng nghiệp xung quanh mình Bởi vậy họ cần đón nhận các góp ý từ người ngoài một cách tích cực dù cho đấy là điều tốt đẹp hay xấu Họ luôn mong muốn nghe các ý kiến của cộng đồng để qua đó tiếp thu và loại bỏ các điều không tốt và đồng thời phát triển các điều tốt đẹp Nghe là để tiếp thu và thay đổi những gì cần thay đổi, vì lợi nhuận của công

ty, của một tập thể chứ không phải của riêng mình

Helen còn thiếu nhiều kiến thức liên quan đến hành vi tổ chức, quản trị kinh doanh, tiếp thị, cách bắt kịp xu hướng thị trường,… Việc thay đổi chiến lược một cách đột ngột làm cho nhân viên khó nắm bắt được những gì mình nên làm và cần làm, sẽ gây ra nhiều quá trình sai xót trong việc hoàn thành sản phẩm làm cho việc hoàn thành sản phẩm bị trì trệ, đạt năng suất rất thấp, kém chấp lượng, tốn thời gian trong khi đó phương pháp cũ vẫn còn hiệu quả và chưa phát triển hết tiềm năng

3 Nếu bạn là cố vấn của Helen, bạn sẽ khuyên cô ấy làm gì?

Helen đang gặp vấn đề trong chính suy nghĩ của mình Cô ấy là một người tham vọng và

đề cao cái tôi quá mức Cách quản lý công ty của gia đình và động lực thay đổi của Helen