TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT TRƯỜNG KINH TẾ TÀI CHÍNH ¯ BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT..
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT TRƯỜNG KINH TẾ TÀI CHÍNH
¯
BÀI TIỂU LUẬN
MÔN HỌC
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM HỌC LIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT.
GVGD: Hồ Thị Hà Nhóm:
Họ và tên sinh viên: 1 Lê Văn Phát 2323401220054
2 Phạm Công Thành 2323401220063
3 Ngô Thanh Vũ 2323401220080
Bình Dương, tháng 11 năm 2024
Trang 2PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần : Quản trị hành chính văn phòng
(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)
đa
Điểm đánh giá Cán bộ
chấm 1
Cán bộ chấm 2
Điểm thống nhất
2 Chương 1 Cơ sở lý thuyết 1.5 đ
3 Chương 2 mục 2.1 Thực trạng 2.0đ
4 Chương 2 mục 2.2 Đánh giá chung 1.5đ
5 Chương 3 Đề xuất giải pháp 1.5 đ
Trang 3RUBRICS TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HCVP
- Lý do chọn đề tài tiểu luận;
- Mục tiêu nghiên cứu;
- Đối tương nghiên cứu;
- Phạm vi nghiên cứu;
- Phương pháp nghiên cứu;
Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận (0,0 – 0.1) điểm)
-Có nhưng không đầy
đủ và đúng các mục:
- Lý do chọn đề tài tiểu luận;
- Mục tiêu nghiên cứu;
- Đối tương nghiên cứu;
- Phạm vi nghiên cứu;
- Phương pháp nghiên cứu;
- Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0,15 - 0,3 điểm)
Có đầy đủ và đúng các mục:
- Lý do chọn đề tài tiểu luận;
- Mục tiêu nghiên cứu;
- Đối tương nghiên cứu;
- Phạm vi nghiên cứu;
- Phương pháp nghiên cứu;
- Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0,35 - 04 điểm)
Có đầy đủ, đúng và hay các mục:
- Lý do chọn đề tài tiểu luận;
- Mục tiêu nghiên cứu;
- Đối tương nghiên cứu;
- Phạm vi nghiên cứu;
- Phương pháp nghiên cứu;
- Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu luận (0.45 - 0,5 điểm)
dữ liệu khác liên quan với đề tài tiểu luận (0,0 điểm).
Chỉ trình bày cơ sở lý thuyết hoặc trình bày các dữ liệu khác liên quan với đề tài tiểu luận ( 0,1 - 0,5 điểm).
Trình bày cơ sở lý thuyết và các dữ liệu khác liên quan nhưng chưa đầy đủ với đề tài tiểu luận (0,6 - 1,0 điểm).
Trình bày đầy đủ cơ sở
lý thuyết và các dữ liệu khác liên quan và phù hợp với đề tài tiểu luận (1,1 - 1,5 điểm).
Trình bày, mô tả trung thực, thực trạng về vấn đề
Trình bày, mô tả đầy
đủ, trung thực, thực trạng vấn đề được nêu trong tiểu luận của
Trang 4ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nhưng không phân tích nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực
và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu hoặc ngược lại (0,1 - 0,25 điểm)
Phân tích đánh giá những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nhưng không phân tích nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu hoặc ngược lại (0,3 - 0,5 điểm)
Phân tích đánh giá những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực
và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn
và nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực
và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiên cứu nhưng chưa đầy
đủ (0,5 - 1.0 điểm)
Phân tích đánh giá đầy
đủ những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn
đề đang nghiên cứu (1,1 - 1,5 điểm).
Trình bày các giải pháp cụ thể, hợp lý, nhưng chưa khả thi
và đầy đủ để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế
và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2 (0,3 - 0,5 điểm)
Trình bày các giải pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc
đã làm được theo phân tích tại chương
2 nhưng chưa đầy đủ (0,6 - 1,0 điểm)
Trình bày đầy đủ các giải pháp cụ thể, hợp
lý, khả thi để giải quyết các các vấn đề còn tồn tại, hạn chế và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại chương 2 (1,1 - 1,5 điểm)
(0,1 - 0,50 điểm)
Trình bày, hợp lý phẩn kết luận nhưng chứa đầy đủ và ghi đúng quy định về phần tái liệu tham khảo
(0,6 - 0,75 điểm)
Trình bày đúng đầy đủ, hợp lý phẩn kết luận và ghi đúng quy định về phần tái liệu tham khảo (0,8 - 1,00 điểm)
Trang 5, mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4,
in dọc, cỡ chữ 12 –
13, font chữ Times New Roman;
khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 cm,
lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3
cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định
Số trang của
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái
3 cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định
Số trang của
Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn , mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 – 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2
cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định
Số trang của Tiểu luận tối thiểu 15
Trang 6Số trang của Tiểu luận < 15 trang.
Không có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh
(0,1 - 0,25 điểm)
Tiểu luận < 15 trang.
Không có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh
(0,3 - 0,5 điểm)
Tiểu luận tối thiẻu15 trang Tối đa 25 trang Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh nhưng không nhiều, không sắc nét (0, 6 - 0,75 điểm)
trang Tối đa 25 trang
Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét (0,8 - 1,0 điểm)
hạn (0,1 - 0,50 điểm)
Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa
và duyệt đề cương tối thiểu 2 lần và nộp bài đúng thời hạn (0,6 - 0,75 điểm)
Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 3 lần và nộp bài đúng thời hạn
(0,8 - 1,00 điểm)
TỔNG
CỘNG
10 ĐIỂM
Trang 7KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TIỂU LUẬN
6-9-2024 -Tìm kiếm ý tưởng và liên hệ giảng
viên đăng ký đề tài
10-10-2024 -Liên hệ giảng viên sửa lời mở đầu Phát 17-10-2024
9-9-2024 -Viết chương 1 (tìm kiếm thông tin về
tình hình công ty, cơ sở lý thuyết liên quan đề tài)
Phát, Vũ 22-9-2024
10-10-2024 -Liên hệ giảng viên sửa chương 1 Phát 17-10-2024
9-9-2024 -Viết chương 2 (tìm kiếm các thực
trạng mà công ty đang gặp phải liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu và tìm nguyên nhân, đánh giá sự việc
Trang 8Đề tài: Đánh giá t hực trạng sự đầu tư trang thiết bị văn phòng tại Trung Tâm Học Liệu trường Đại học Thủ Dầu Một.
10-10-2024 -Liên hệ giảng viên sửa chương 3 Phát 17-10-2024
Trang 9MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU
A/ Phần mở đầu
1 Tính cấp thiết của để tài
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
3.2 Phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
4.1 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp
4.2 Phương pháp phân tích dữ liệu sơ cấp
5 Ý nghĩa của đề tài
6 Kết cấu đề tài
B/ Phần nội dung
Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đến sự đầu tư của trang thiết bị văn phòng 1.1 Khái niệm có liên quan
1.1.1 Văn phòng là gì?
1.1.1.1 Khái niệm về văn phòng
1.1.1.2 Chức năng của văn phòng
1.2 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng
1.2.1 Thiết bị văn phòng là gì ?
1.2.2 Vai trò của thiết bị văn phòng Chương 2: Thực trạng sự đầu tư trang thiết bị văn tại Trung Tâm học liệu Đại học
Trang 10Thủ Dầu Một
2.1 Tổng quan về Trung Tâm học liệu Đại học Thủ Dầu Một
2.1.1 Giới thiệu
Hình 2.1 Logo Trung tâm học liệu Đại học Thủ Dầu Một
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
2.2 Thực trạng về trang thiết bị Trung Tâm học liệu Đại học Thủ Dầu Một
2.2.1 Thiết bị chính trong công tác làm việc
2.2.2 Các trang thiết bị văn phòng khác
2.3 Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng Trung Tâm học liệu Đại học Thủ Dầu Một
2.3.1 Ưu điểm
2.3.2 Nhược điểm
2.3.2 Nguyên nhân
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của trang thiết bị văn phòng tại Trung tâm học liệu, trường Đại học Thủ Dầu Một
3.1 Kiến nghị trang thiết bị văn phòng
3.2 Giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang 11A/ Phần mở đầu
1 Tính cấp thiết của để tài
Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hóa thì công tác văn phòng ngày càngkhẳng định được chỗ đứng của mình trong xã hội Với Việt Nam, một nước đangtrong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, phải có một vănphòng hoạt động đủ hiệu quả để giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệuquả công việc là điều tất yếu Đối với cơ sở giáo dục thuộc các trường Đại học, Thưviện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giáo dục củaNhà trường, là nơi lưu trữ thông tin, cung cấp tài nguyên thông tin phục vụnhu cầungười sử dụng thư viện Việc thu hút người sử dụng thư viện đến thư viện không chỉ
là mục tiêu quan trọng của nhà trường
Trung tâm học liệu của trường Đại học Thủ Dầu Một
2 Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu và phân tích thực trạng việc đầu tư trang thiết bị tại trung tâm học liệu Đưa ra các giải pháp để phát triển có ưu điểm và khắc phục các nhược điểm của trung tâm, nhằm phát huy vai trò là trung tâm học liệu lớn của trường Đại học Thủ Dầu Một
3 Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là trang thiết bị văn phòng của Trung Tâm học liệu, trường đại học Thủ Dầu Một
3.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Trung tâm học liệu trường Đại học Thủ Dầu Một
- Về thời gian: Tháng 11 năm 2024
- Về nôi dung: Đánh giá các thực trạng và đưa ra giải pháp giúp hoàn thiện về việc đầu tư trang thiết bị tại trung tâm học liệu, trường Đại học Thủ Dầu Một
4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Trang 12- Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp Nguồn dữ liệu thứ cấp
- Đọc và khái quát các tài liệu có liên quan đến nghiên cứu
- Thu thập các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chuyên đề
- Thông tin trên website (https://cece.tdmu.edu.vn) là website chính thống củaTrung tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp và Khởi Nghiệp đại học Thủ Dầu Một
- Kiểm tra dữ liệu: Sàng lọc những nguồn dữ liệu thứ cấp có liên quan đến đề tài
- Xử lý và phân tích dữ liệu: Từ những dữ liệu thứ cấp có thể tìm ra thực trạng vàgiải pháp cho sự đầu tư của trang thiết bị văn phòng Trung Tâm hợp tác DoanhNghiệp và Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một
4.1
4.2 Phương pháp phân tích dữ liệu sơ cấp
5 Ý nghĩa của đề tài
Chương 1 Cơ sở lý thuyết liên quan đến sự đầu tư của trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 của Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp và Khởi nghiệp Đại học Thủ Dầu Một
1.1 Văn phòng là gì?
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:
Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất
Trang 13giấy tờ (bàn giấy)
Văn phòng là bộ phận phụ trách 32h công tác công văn giấy tờ hành chínhtrong cơ quan đơn vị Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơquan, đơn vị
Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàngngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (Ví dụ: Văn phòng UBNDcác cấp, văn phòng Bộ, )
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo,quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh các khía cạnh riêng rẽ của vănphòng Để có một khái niệm đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện cáchoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, đơn vị Ở đầu vào văn phòng cầnthu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan cóquyết định đúng đắn Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lýthông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả cao Mặtkhác hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phương tiện vật chất kĩ thuậtcần thiết Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan,vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởngnhư: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạtđộng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này
Từ các quan niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ nhất về vănphòng: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập
xử lý, 4 cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lodịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan,đơn vị”
1.1.2 Chức năng của văn phòng
Văn phòng có 2 chức năng:
- Nhóm chức năng tham mưu cho lãnh đạo
- Nhóm chức năng phục vụ hỗ trợ
Trang 14Nhóm chức năng tham mưu cho lãnh đạo
Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổchức công viêc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chungcủa cơ quan
1.2.2 Vai trò của thiết bị văn phòng
Thiết bị văn phòng phẩm được đánh giá là cực kỳ quan trọng trong hoạt động vàphát triển của mỗi doanh nghiệp Chúng là những vật dụng thiết yếu, không thể thiếutrong mỗi hoạt động, tạo ra một môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp Cùngtìm hiểu vai trò của những thiết bị văn phòng phẩm trong bài viết này nhé
Tầm quan trọng của những thiết bị văn phòng phẩm
Ngày nay với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, các doanh nghiệp,
tổ chức đã lần lượt áp dụng những công nghệ đổi mới vào trong quá trình sản xuất,làm việc của mình Công nghệ góp phần không nhỏ làm tăng hiệu suất và hiệu quả làmviệc của họ Tuy nhiên, dù thế nào thì vai trò của các loại văn phòng phẩm như: giấy
in, kẹp, ghim….cũng không thể phủ nhận
Không thể phủ nhận tầm quan trọng của các thiết bị văn phòng phẩm
Một ví dụ đơn giản như trong việc sử dụng giấy Hấu hết ở bất cứ công ty hay tổchức nào các công việc đều được thực hiện trên giấy vì giấy sẽ in ra tất cả các tập tinđược lưu trữ trong máy tính để bạn có thể tham khảo
Trang 15Việc sử dụng thiết bị văn phòng phẩm còn giúp xây dựng thương hiệu công tycủa bạn Khi khách hàng nhận được thư của bạn, họ sẽ dễ dàng nhận diện ngay đượccông ty của bạn thông qua màu sắc, logo mà doanh nghiệp bạn thể hiện.
Một văn phòng đầy đủ tiện nghi sẽ giúp các nhân viên phát huy được hết khảnăng và trí tuệ, năng lực của mình trong công việc, tạo tiền đề cho sự phát triển mạnh
mẽ của công ty
Vai trò của những thiết bị văn phòng phẩm
Các thiết bị văn phòng phẩm thiết yếu hiện nay đó là:
Giấy.
Giấy là một trong những đồ dùng văn phòng phẩm thiết yếu nhất hiện nay Hầuhết giấy xuất hiện trong tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp như: in ấn, ghi chú,hóa đơn, thư từ…
Bút và bút chì.
Giấy, bút, sổ sách, kẹp file đều là những thiết bị quan trọng
Mặc dù hiện nay các công việc ghi chép đều thực hiện hầu hết trên máy tínhnhưng bút vẫn có vai trò hết sức quan trọng trong các hoạt động của công ty Các loạibút như: bút bi, bút màu, bút chì, bút lông, bút tô…đều được sử dụng cho tất cả cácmục đích khác nhau trong những hoạt động thường ngày của doanh nghiệp
Lịch.
Lịch cũng là một loại văn phòng phẩm khá quan trọng Lịch làm việc sẽ thúc đẩynhân viên hoàn thành công việc theo đúng thời hạn và có kế hoạch sắp xếp công việcsao cho hợp lý
Các loại sổ sách, giấy tờ.
Có rất nhiều loại sổ như: sổ ký nhận, sổ tên, sổ ghi chú…đều được sử dụng trongquá trình làm việc Đặc biệt, sổ sách rất quan trọng với phòng kế toán để tránh lẫn lộncác loại giấy tờ cần kiểm kê
Khay đựng file tài liệu.
Khay đựng tài liệu rất cần thiết trong quá trình làm việc
Hầu hết khay tài liệu đều được sử dụng trong tất cả các phòng ban của công ty, tổ