Trình bày khái niệm văn phòng phân tích các chức năng của văn phòng

CHƯƠNG 1

1) Trình bày khái niệm văn phòng Phân tích các chức năng của văn phòng - Khái niệm văn phòng: Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung

tâm xử lí thông tin & điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa các tổ chức với bên ngoài.

Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có chức vụ cao như như: văn phòng chủ tịch nước, văn phòng thủ tướng,…

- Các chức năng của văn phòng:

Một: Tham mưu cho nhà quản trị các cấp trong việc phân tích nguyên nhân,

đề xuất các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng; Soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành; Theo dõi tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho tổ chức

Hai: Giúp việc cho nhà quản trị các cấp trong việc xây dựng các chương trình,

kế hoạch, lịch làm việc, tuần, quý, tháng, năm; Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch; Tổ chức điều phối các hoạt động chung của tổ chức như: Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội và các hoạt động khác; Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của tổ chức; Hướng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật giao tiếp; Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép

Ba: Đảm bảo hậu cần cho tổ chức như các điều kiện vật chất như nhà cửa,

phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính những yếu tố đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi để đảm bảo sử dụng có hiệu quả Công tác hậu cần của văn phòng bao gồm: Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan; Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ cho lãnh đạo và các cán bộ trong cơ quan và quản lý thu, chi tài chính cho hoạt động văn phòng.

2) Trình bày khái niệm quản trị hành chính văn phòng Trình bày khái quát các chức năng của quản trị hành chính văn phòng

- Khái niệm quản trị hành chính văn phòng: là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp,

tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được mục tiêu của mình.

- Chức năng của quản trị hành chính văn phòng:

Các chức năng của quản trị hành chính văn phòng gồm: Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo (điều hành), Kiểm tra

 Hoạch định: Đề ra các mục tiêu, công việc cụ thể, xác định các biện pháp thực

hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để kiểm tra văn phòng

 Tổ chức: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng

nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của công việc

 Lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân

viên thực hiện hiệu quả các công việc đã đưa ra trong kế hoạch

 Kiểm tra: Theo dõi kiểm tra thực hiện công việc văn phòng hàng ngày, hàng

tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hoạt động văn phòng đi đúng mục tiêu đã định.

3) Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng - Các kỹ năng của nhà quản trị hành chính văn phòng:

 Kỹ năng nghiệp vụ:

Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có kỹ năng văn phòng cơ bản, kỹ năng quản lý dự án và trang bị các kiến thức về máy tính, mạng và các thiết bị văn phòng Họ cần có các kỹ năng kỹ thuật để thực hiện công việc và giúp đỡ nhân viên Nhà quản trị văn phòng cũng đóng vai trò giám sát và đánh giá công việc của nhân viên

 Kỹ năng nhân sự:

Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có kỹ năng nhân sự tốt để diễn đạt và truyền tải thông điệp chính xác giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên Họ cần đưa ra các chỉ thị rõ ràng để đảm bảo nhân viên hiểu được mong đợi và được khuyến khích đưa ra câu hỏi nếu không hiểu Nhà quản trị cần duy trì kỷ luật và chất lượng công việc, đồng thời

chứng tỏ sự công bằng và nhất quán trong mối quan hệ với cấp dưới để đảm bảo sự bền vững của tổ chức.

 Kỹ năng tư duy:

Nhà quản trị văn phòng cần có khả năng tư duy hệ thống, phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề một cách logic và ra quyết định kịp thời Họ cũng cần quản lý thời gian hiệu quả bằng cách hoạch định thời gian cẩn thận, tìm kiếm phương pháp xử lý mới và giao phó công việc hợp lý Đánh dấu những điểm chính trong tài liệu cũng giúp tiết kiệm thời gian khi đọc lại sau đó.

- Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng:

 Kiểm soát công việc và con người

- Nhà quản trị phải kiểm soát lực lượng lao động về tốc độ, chất lượng công việc và hiệu quả sử dụng tài nguyên.

- Họ hỗ trợ và huy động tốt nhất nỗ lực của nhân viên.

- Nhà quản trị có thể làm gương hoặc nhờ đến tác động của các cấp thẩm quyền cao hơn để thúc đẩy nhân viên.

- Trong một số trường hợp, nhà quản trị trở thành người tư vấn nhân sự cho các cấp lãnh đạo trong tổ chức.

 Quan hệ đối ngoại trong công việc

Nhà quản trị hành chính văn phòng là một sứ giả trong mối quan hệ với những người ngoài tổ chức, với khách hàng hoặc đối tác khi đến giao dịch tại tổ chức Đối với các tổ chức quy mô nhỏ, họ đại diện trong các dịch vụ như thuê khách sạn nghỉ mát cho nhân viên, thuê dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy văn phòng

 Quản lí thông tin

- Quản lý thông tin là một vai trò quan trọng của nhà quản trị hành chính văn phòng - Ban quản trị cấp cao soạn thảo kế hoạch và chính sách cho tổ chức.

- Nhà quản trị diễn đạt lại các kế hoạch và hoạch định cách thức tiến hành.

- Họ phải thu thập thông tin và phổ biến cho mọi người có liên quan đến công việc của họ.

- Nhà quản trị đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho tổ chức  Lập kế hoạch và kiểm soát

- Nhà quản trị hành chính văn phòng khởi phát các kế hoạch và kiểm soát quá trình để bảo đảm tất cả đều diễn ra như hoạch định.

- Họ có thể cho phép các nhân viên dưới quyền tự mình quyết định và chịu trách nhiệm về cách tiến hành công việc để gia tăng động cơ làm việc và sự hài lòng.

- Nhân viên có thể sử dụng sáng kiến riêng để làm việc theo cách mà họ nghĩ là tốt hơn.

CHƯƠNG 2

4) Phân tích chức năng hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm, nội dung, tác dụng)

Chức năng hoạch định (Planning)

Khái niệm: Hoạch định công việc hành chính văn phòng là việc xây dựng các

kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng Trong đó xác định rõ mục tiêu công việc, các biện pháp tiến hành, lộ trình thời gian thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân liên quan.

Nội dung:

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của VP

- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan

- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan - Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan

- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động v.v

Tác dụng hoạch định:

_ Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn phòng

_ Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của cơ quan

_ Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện công tác Văn phòng.

5) Phân tích chức năng tổ chức trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm, nội dung, tầm quan trọng)

Chức năng tổ chức (Organizing)

- Khái niệm:

Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức.

- Nội dung:

_ Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng

_ Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác Văn phòng

_ Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng _ Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng

- Tầm quan trọng:

 Giúp nhà quản trị hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế vận hành thông suốt đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu

 Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu quả đến các hoạt động của cơ quan để nâng cao hiệu suất

 Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực

Bố trí cơ cấu hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để ứng dụng khoa học, kỹ thuật công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh tạo điều kiện nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc

6) Phân tích chức năng kiểm soát trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm, tiến trình, tác dụng)

Chức năng kiểm soát (Controlling)

- Khái niệm:

Kiểm tra trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra.

- Tiến trình:

Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn - Tiêu chuẩn là mốc để dựa vào đó đo lường thành quả - Tiêu chuẩn định tính, định lượng

Bước 2: Đo lường công việc - Dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập tiến hành đo lường kết quả công việc

Bước 3: Điều chỉnh sai lệch - Sửa chữa sai lệch là nơi mà chức năng kiểm tra gặp gở các chức năng khác của nhà quản trị (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo)

- Tác dụng:

 Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị

 Phát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với hoạch định

 Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh hướng mục tiêu đã định  Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp lý và hữu ích

 Xác định và dự đoán những chiều hướng thay đổi có thể diễn ra để điều chỉnh kịp thời các chiến lược, chính sách của cơ quan cho phù hợp, thích nghi với môi trường và xã hội

 Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra

CHƯƠNG 3

7 Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ Cho ví dụ minh họaPhân loại theo chức năng của hồ sơ

- Hồ sơ tác nghiệp: bao gồm những hồ sơ, hợp đồng mua bán, sản xuất,… - Hồ sơ hành chính: biên bản, công văn, thư từ giao dịch

- Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ,….

- Hồ sơ nhân sự: bao gồm những tài liệu, hồ sơ liên quan đến từng nhân sự trong doanh nghiệp như lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng,

- Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu, tham khảo cho các cán bộ trong doanh nghiệp

Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận

- Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: bao gồm những văn bản pháp quy, các văn bản hành chính như các quyết định, công văn, biên bản, tờ trình

- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: bao gồm hồ sơ của từng nhân sự trong doanh nghiệp, các quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã hội, trợ cấp

- Hồ sơ về hoạt động sản xuất: bao gồm các kế hoạch sản xuất, các báo cáo sản xuất, tồn kho, các phiếu xuất nhập kho

- Hồ sơ kinh doanh: bao gồm các hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo giá

- Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: bao gồm các bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc kỹ thuật, quy trình công nghệ

- Hồ sơ về tài chính kế toán: bao gồm các văn bản pháp quy, các quy định về công tác tài chính kế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán…

8 Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương pháp Cho ví dụ minh họa.

*Sắp xếp theo vần, mẫu tự: sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tên hồ sơ.

- Ưu điểm: đơn giản, tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục.

- Nhược điểm: có thể trùng tên; khi hệ thống được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ mất nhiều thời gian và công sức.

Ví dụ:

Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự A, B, C để dễ truy tìm

các tư liệu Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục sẽ được sắp xếp theo từng giai đoạn.

*Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề: các tài liệu được sắp xếp theo một chủ đề nhất định.

- Ưu điểm: dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ, việc truy cập sẽ dễ

- Ưu điểm: dễ hiểu và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

- Nhược điểm: đòi hỏi người sử dụng phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, cần được một chỉ mục hỗ trợ.

*Sắp xếp theo số, mã số: đánh số theo dãy số tự nhiên và sắp theo thứ tự tăng dần

Khi sử dụng kết hợp chữ và số sẽ hình thành mã hồ sơ, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.

- Ưu điểm: dễ dàng mở rộng hệ thống hồ sơ; mang lại một sự bảo mật nào đó; cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục.

- Nhược điểm: khá tốn kém chi phí để chuẩn bị chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình đánh số, làm chỉ mục.

Ví dụ: hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2012 được đặt mã số là NS-2012.

*Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian: sắp xếp theo một trình tự thời gian nào đó,

đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.

-Ưu điểm: tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất, việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu biết thời gian của hồ sơ.

-Nhược điểm: khó khăn trong việc mở rộng hệ thống, tìm kiếm hồ sơ.

9 Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến Bước 1: Kiểm tra và phân loại

- Kiểm tra VB, nếu không thuộc cơ quan mình thì phải gửi trả lại nơi gửi

- Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với sự chứng kiến của người đưa công văn.

Phân loại sơ bộ văn bản:

+ Loại phải vào sổ đăng kí: Là những công văn gửi cơ quan, thủ trưởng hoặc những người giữ chức vụ lãnh đạo

+ Loại không phải vào sổ đăng kí: Thư riêng, sách, báo

+ Loại bóc bì: Là các VB ngoài bì đề tên cơ quan, chức danh thủ trưởng cơ quan, không có dấu mật.

+ Loại không bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không bóc bì, chuyển cả bì gồm những công văn gửi Đảng ủy, các đoàn thể và CV ngoài bì có ghi rõ tên người nhận.

Bước 2: Mở phong bì văn bản

- Công đoạn này được tiến hành tùy thuộc vào quy định cụ thể của mỗi cơ quan, song vẫn phải bảo đảm các nội dung.

- VB có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” cần được bóc bì trước.

Đối với VB đến từ các cơ quan Đảng, Đoàn cần lưu ý: Phòng HC không mở những tài liệu có ghi rõ tên người nhận và có dấu “Riêng người có tên mở bì”, mà chỉ vào sổ theo bì và chuyển ngay VB đến người có tên Những bì tài liệu có dấu “Tuyệt mật” do Chánh VP hoặc người được ủy quyền trực tiếp mở bì

- Khi bóc bì không được làm rách VB, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện, Cần soát lại bì xem thử đã lấy hết VB ra chưa để tránh bị sót

- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của VB trong bì, nếu có điểm nào sai cần ghi lại để hỏi cơ quan gửi.

- Nếu có phiếu gửi kèm theo CV, sau khi nhận đủ tài liệu, phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi VB

- Đối với thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc VB cần kiểm tra, xác minh… thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm VB để lưu hồ sơ giải quyết sau này.

- Đối với công văn có dấu “MẬT”

- Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết

- Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” riêng để theo dõi

- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, chỉ vào sổ ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người nhận.Tài liệu mật gửi đến không đúng theo thủ tục quy định, chuyển ngay đến người nhận, đồng thời nhanh chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi

- Thu hồi tài liệu mật trả lại nơi gửi những tài liệu có đóng dấu “thu hồi” (kiểm tra, đối chiếu và xóa sổ).

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

- Dấu đến có mục đích xác nhận VB đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số VB đến - Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu, trích yếu (của CV) hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu Nếu là CV mật, đóng dấu đến lên bì thư.

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi VB đến Ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm Có thể ghi số đến theo từng loại VB.

Bước 4: Trình xem

- Sau khi thực hiện các bước trên, trình VB cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xem xét, cho ý kiến phân phối

- Sau đó văn thư nhận lại VB để vào sổ CV đến, nắm nội dung CV và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho các đơn vị, người có trách nhiệm giải quyết

- Khi trình công văn cho người phụ trách, nên phân loại trước mức độ quan trọng, khẩn của CV, bỏ vào trong một bìa hồ sơ có ghi nhãn: CÔNG VĂN ĐẾN – TRÌNH XIN Ý KIẾN.

Bước 5: Vào sổ công văn đến

- VB cần được vào sổ ngay trong ngày đến

- Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoạt động của cơ quan, có thể lập nhiều sổ theo các loại VB khác nhau

+ Nếu số lượng CV đến hàng ngày, hàng năm nhiều thì lập các sổ đăng kí: CV cấp trên, CV cấp dưới và các đơn vị trực thuộc, CV “mật”, các đơn, thư…

+ Nếu số lượng CV ít chỉ cần lập các sổ đăng kí: CV chung, CV “mật”, các đơn, thư… Việc vào sổ phải đảm bảo: ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng Tránh trùng hoặc bỏ sót số.

Bước 6: Chuyển giao văn bản

-VB đến phải được giao trong ngày, đến đúng và trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí xác nhận vào phần “kí nhận” trong sổ “Đăng kí CV đến” hoặc vào “Sổ chuyển giao VB” của

văn thư

- Nếu CV có dấu “khẩn” phải được ưu tiên chuyển ngay, tốt nhất là trong vòng 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính

- Không để người không có trách nhiệm xem CV, tài liệu của người khác.

Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn

- Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn của các bộ phận cho người phụ trách văn phòng để trình lãnh đạo cơ quan biết và đôn đốc giải quyết

- Những công việc có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi chú

Sau khi VB được giải quyết xong cần được chuyển lại văn thư để lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ.

10 Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi.Bước 1: Kiểm tra lại VB

- Kiểm tra các phần và thể thức của VB

- Nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung

Bước 2: Vào sổ đăng kí VB đi

Cần ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ vào từng cột, mục các thông số quan trọng như: số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…

- Không viết bằng bút chì, dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng

- Không nên làm nhiều sổ mà chỉ làm một sổ VB đi Nếu số lượng VB nhiều thì lập sổ riêng cho từng loại VB.

Bước 3: Chuẩn bị bì thư

- Bì thư đựng VB có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá kích thước do bưu điện quy định Giấy làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài không rõ chữ bên trong VB, nếu bị ướt không mủn

- Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt Phải kiểm tra kĩ các chi tiết sau: + Bì: Ghi đầy đủ tên cơ quan (in sẵn), ghi cụ thể số, kí hiệu của từng CV ở góc trái + Chữ “Kính gửi” và tên nơi nhận phải rõ ràng, chính xác

+ Tem dán ở góc trên, bên phải.

Bước 4: Chuyển văn bản đi

- VB phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày vào sổ và đăng kí phát hành

- VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển VB và người nhận VB phải kí nhận vào sổ.

Bước 5: Sắp xếp bảo lưu VB

Mỗi VB đi đều phải lưu ít nhất 2 bản Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, VB của ngăn nào để riêng ngăn ấy Bản lưu phải là bản chính.

Trường hợp gửi VB qua đường bưu điện: có 4 bước

+ Kiểm tra kĩ những điểm: ngày tháng, địa chỉ bên trong và bên ngoài có phù hợp không, văn thư kí tên, phần

_ Xác định rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc, thiết bị văn phòng

_ Thông thường các vị trí quản lý diện tích mặt bằng bố trí nhiều hơn dành cho cá nhân

Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban

_ Vị trí cần dễ dàng thay đổi khi tổ chức phát triển

_ Các phòng ban có quan hệ mật thiết được sắp xếp gần nhau _ Bộ phận tiếp xúc khách hang bố trí nơi thuận tiện đi lại _ Bộ phận bảo mật cần bố trí xa nơi công cộng

_ Bộ phận cần tập trung suy nghĩ bố trí nơi yên tĩnh

Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.

_ Bàn ghế phù hợp với từng loại công việc

_ Tính cơ động cao, dễ dàng điều chỉnh hoặc di chuyển

Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh.

_ Đảm bảo nhiệt độ không quá lạnh, quá nóng _ Ưu tiên sử dụng chiếu sáng tự nhiên

_ Màu sắc phù hợp với từng loại vị trí, những vị trí có tính chất cá nhân bố trí theo sở thích

_ Đảm bảo âm thanh không ảnh hưởng đến công việc

Năm: Không gian văn phòng mở.

_ Hạn chế sử dụng không gian riêng vì khó kiểm soát công việc, chiếm nhiều diện tích, tốn chi phí

_ Sử dụng các vách ngăn vừa đảm bảo tính chất riêng tư vừa thuận lợi cho việc kiểm tra, thuận lợi cho việc giao tiếp trao đổi công việc.

12) Phân tích phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên.

*Văn Phòng chia nhỏ: Là kiểu văn phòng truyền thống, diện tích trung bình, có cửa

sổ, cửa ra vào và vách ngăn dùng bố trí 1 - 2 nhân viên Ưu điểm:

 Đảm bảo sự an ninh, an toàn vì có cửa để khóa  Đảm bảo tính riêng biệt cho nhân viên.

 Đảm bảo sự yên tĩnh trật tự, đặc biệt đối với những công việc cần có sự tập trung

tư tưởng.

 Dễ thỏa mãn các yếu tố môi trường.

 Có điều kiện đặc biệt cho các thiết bị đòi hỏi nhiệt độ, độ ẩm

 Trong nhiều doanh nghiệp, hình thức văn phòng này thể hiện sự đơn giản khi thực hiện công việc.

Nhược điểm

 Chiếm nhiều diện tích.

 Nhân viên có thể không sử dụng hết khoảng không gian dành cho mình gây lãng phí.

 Chi phí bảo dưỡng lau chùi, chiếu sáng, sưởi ấm, làm lạnh sẽ tốn kém hơn  Cần có sự giám sát nhiều hơn vì nhân viên làm việc trong văn phòng đóng kín.

*Văn phòng bố trí mở: Không gian làm việc trong không gian chung, có bố trí vách

ngăn Ưu điểm:

 Dễ giám sát mọi người.

 Giao tiếp giữa các viên chức dễ dàng hơn.

 Thực hiện công việc sẽ trở nên nhanh chóng hơn  Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng  Chi phí bảo dưỡng đỡ tốn kém hơn.

 Sử dụng khoảng không gian có hiệu quả hơn  Mặt bằng có thể thay đổi nhanh chóng nếu cần Nhược điểm:

 Ồn ào hơn vì không có sự ngăn cách.

 Nhân viên dễ bị phân tán bởi bước chân người qua lại  An ninh giảm đi vì không có cửa khóa.

 Môi trường làm việc không có tính cá nhân  Khó có thể đáp ứng tất cả sở thích về môi trường.

 Ơ góc độ tâm lí các quan chức cao cấp muốn có phòng riêng được coi là biểu tượng đặt trưng cho vị trí công tác của họ.

13) Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân.

 Quyết định vị trí: cần bố trí ở chỗ thuận tiện nhất để tiếp xúc với khách (thường là ngay mặt tiền của công ty); mặt bằng phải tương xứng với tầm vóc của công ty.

 Phản ánh văn hóa của công ty: cách bài trí khu vực tiếp tân nói lên phong cách văn hóa của công ty Nhìn chung nên bố trí khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn gàng; không tạo cảm giác thiếu sự chăm sóc; không trưng bày những gì có thể ảnh