Xây dựng và khai báo Hệ thống tài khoản, các Danh mục chi tiết của các đối tượng kế toán trên phần mềm kế toán.. Nhận xét về cách thiết kế khai báo hệ thống tài khoản và các danh mục chi
Giới thiệu phần mềm Fast
Fast Accounting là phần mềm kế toán được phát triển bởi Công ty Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST) từ năm 1997, với hơn 26 năm kinh nghiệm trong ngành Đến nay, FAST đã cung cấp giải pháp quản trị tác nghiệp dựa trên công nghệ thông tin cho hơn 46.000 doanh nghiệp trên toàn quốc.
Phần mềm và giải pháp của FAST giúp tự động hóa công việc thủ công, nâng cao năng suất và hỗ trợ doanh nghiệp làm việc thông minh, sáng tạo Điều này cho phép các doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả hơn trong môi trường đầy tốc độ và thông tin.
FAST xây dựng mối quan hệ bền vững với nhân viên, khách hàng, cổ đông, cộng đồng và đối tác theo phương châm “Đối tác lâu dài, tin cậy” Phần mềm kế toán Fast Accounting dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp nhiều phiên bản phù hợp với các loại hình sản xuất kinh doanh như dịch vụ, thương mại, xây lắp và sản xuất Sản phẩm này được đánh giá cao về quản trị và tính giá thành, đồng thời đã nhận nhiều giải thưởng uy tín.
Giới thiệu công ty và thực hành trên phần mềm Fast
Khai báo các thông tin chung, phương pháp hạch toán, hình thức kế toán Nhận xét về cách thiết kế khai báo thông tin chung của phần mềm kế toán Fast Accounting
Sau khi cài đặt và khởi động phần mềm thì giao diện phần mềm sẽ xuất hiện như hình ảnh dưới đây:
Việc khai báo thông tin chung sẽ được trình bày cụ thể và minh họa bởi các hình ảnh dưới
Để khai báo thông tin chung về doanh nghiệp, hãy truy cập vào mục Hệ thống, chọn Các tham số hệ thống, sau đó điền đầy đủ các thông tin cần thiết như Mã số thuế, Tỉnh thành, Quận huyện, Fax, Email, Kế toán trưởng và Giám đốc.
Ngày bắt đầu hạch toán và kỳ kế toán:
Khai báo ngày bắt đầu hạch toán vào mục Hệ thống Khai báo ngày bắt đầu năm
Vào mục Hệ thống Khai báo kỳ mở sổ để khai báo kỳ mở sổ
Chọn phương pháp tính giá trong Hệ thống, điều chỉnh các tham số hệ thống và kho, sau đó thực hiện cách tính giá trung bình cho vật tư ở nhiều kho Cuối cùng, khai báo phương pháp tính giá riêng cho từng kho để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý vật tư.
Chọn Phương pháp tính khấu hao vào Hệ thống Các tham số hệ thống Tài sản và chọn phương pháp tính khấu hao theo nguyên giá
Khai báo Hình thức kế toán vào Hệ thống Các tham số hệ thống Tổng hợp và chọn giá trị các tham số như hình bên dưới:
Phần mềm Fast Accounting được thiết kế với giao diện thông tin đơn giản, giúp người dùng dễ dàng hiểu và thao tác Tất cả thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế và số điện thoại được sắp xếp một cách rõ ràng và dễ chỉnh sửa.
Phần mềm Fast Accounting cung cấp tính năng tùy chỉnh linh hoạt cho người dùng, cho phép điều chỉnh các thông tin như đơn vị tiền tệ, hình thức thanh toán, thuế suất, và tổ chức danh sách khách hàng cùng nhà cung cấp trong các danh mục riêng biệt, giúp việc quản lý và sử dụng trở nên dễ dàng hơn.
Tuy nhiên phần mềm chưa linh hoạt và có nhiều phím tắt cần có thời gian để người dùng làm quen
Xây dựng và khai báo Hệ thống tài khoản, các Danh mục chi tiết của các đối tượng kế toán trên phần mềm kế toán Xác định mối liên kết giữa tài khoản và danh mục chi tiết tương ứng Nhận xét về cách thiết kế khai báo hệ thống tài khoản và các danh mục chi tiết trên phần mềm kế toán đã chọn
Khai báo hệ thống tài khoản:
Để khai báo hệ thống tài khoản, truy cập vào Tổng hợp, sau đó chọn Danh mục tài khoản và tiếp tục vào Danh mục tài khoản Phần mềm đã được thiết lập sẵn với đầy đủ thông tin chi tiết cho tài khoản cấp 2 theo Thông tư 200, vì vậy nhóm không cần thực hiện việc khai báo thêm tài khoản.
Phần mềm được thiết kế với hệ thống tài khoản đầy đủ theo thông tư hiện hành, giúp việc khai báo hệ thống tài khoản trở nên đơn giản và dễ dàng thực hiện.
Khai báo chi tiết của các đối tượng kế toán
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp:
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàngKhách hàng Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
Bước 2: Nhấn “Mới” để tiến hành khai báo các khách hàng, nhà cung cấp hiện có
Phần mềm cho phép theo dõi đồng thời khách hàng và nhà cung cấp trong một danh mục chung, giúp việc quản lý trở nên hiệu quả Với tính năng thiết kế linh hoạt, người dùng có thể dễ dàng thêm mới hoặc chỉnh sửa thông tin Phần mềm còn tích hợp thông tin doanh nghiệp từ Internet, cho phép tra cứu thông tin liên quan thông qua mã số thuế, từ đó đơn giản hóa và tăng tốc quá trình nhập dữ liệu.
Bước 1: Vào phân hệ Tồn kho Danh mục vật tư, kho Danh mục kho
Bước 2: Nhấn “Mới” để tiến hành khai báo kho
Nhận xét: Phần mềm cho phép khai báo nhiều kho và từ đó có thể dễ dàng kiểm soát lượng hàng hóa trong mỗi kho một cách khoa học
Bước 1: Vào phân hệ Tồn kho Danh mục vật tư, kho Danh mục hàng hóa vật tư
Bước 2: Nhấn “Mới” để tiền hành khai báo hàng hóa, vật tư
Phần mềm thiết kế danh mục hàng hóa vật tư cung cấp tính năng tạo mã vật tư linh hoạt, cho phép người dùng tự tạo hoặc để phần mềm tự động đánh số một cách khoa học Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ liên kết với các tài khoản mặc định theo cài đặt của người dùng, giúp giảm thiểu công việc nhập dữ liệu.
Danh mục tài sản cố định:
Bước 1: Vào phân hệ Tài sản cố định Khai báo tài sản cố định
Bước 2: Nhấn “Mới” để tiến hành khai báo tài sản cố định
Mối liên hệ giữa tài khoản và danh mục chi tiết tương ứng:
Tổng số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản chi tiết phải tương ứng với số dư đầu kỳ và cuối kỳ của tài khoản tổng hợp.
Tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản chi tiết phải tương đương với số phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản tổng hợp.
Khi ghi nhận thông tin vào tài khoản tổng hợp, kế toán cần đồng thời cập nhật các nội dung liên quan vào tài khoản chi tiết tương ứng.
Nhận xét: Phần mềm thiết kế các danh mục chi tiết rõ ràng, dễ hiểu nên việc nhập liệu được thực hiện một cách dễ dàng
Khai báo số dư ban đầu cho các tài khoản kế toán tại doanh nghiệp đã chọn Nhận xét về công tác khai báo số dư ban đầu trên phần mềm
Khai báo số dư đầu kỳ cho các tài khoản
Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp Số dư tài khoản Vào số dư ban đầu của các tài khoản
Để nhập số dư tài khoản, bạn cần chọn tài khoản từ danh sách hiển thị trên màn hình và nhấn vào nút “Sửa”.
Số dư tài khoản đầu kì của doanh nghiệp:
TÀI SẢN SỐ HIỆU TK SỐ TIỀN NGUỒN VỐN SỐ HIỆU TK SỐ TIỀN
A TÀI SẢN NGẮN HẠN 4.135.900.000 C - NỢ PHẢI TRẢ 1.080.000.000
Tiền mặt 111 1.000.000.000 Phải trả người bán 331 530.000.000
Tiền gửi ngân hàng 112 1.500.000.000 Thuế và các khoản phải trả cho Nhà nước 333 250.000.000
Phải thu ngắn hạn của khách hàng 131 600.000.000 Phải trả cho người lao động 334 300.000.000
Hàng mua đang đi đường 157 0
Thuế GTGT được khấu trừ 133 100.000.000
B TÀI SẢN DÀI HẠN 1.550.000.000 D NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 4.605.900.000
1 Tài sản cố định hữu hình 211 1.200.000.000 Nguồn vốn kinh doanh 411 5.805.900.000
Nhà cửa 700.000.000 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 421 1.200.000.000
Hao mòn máy móc thiết bị 250.000.000
TỔNG TÀI SẢN 5.685.900.000 TỔNG NGUỒN VỐN 5.685.900.000
Nhập số dư công nợ đầu kỳ và số dư đầu kỳ cho các tài khoản liên quan, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số dư chi tiết công nợ theo từng đối tượng, giúp dễ dàng quản lý số dư đầu kỳ các khoản công nợ.
Khai báo số dư đầu kỳ cho các khách hàng
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng Số dư công nợ Vào dư ban đầu của khách hàng
Bước 2: Màn hình lập chi tiết công nợ các tài khoản của hàng hóa sẽ hiển thị Chọn
“Tài khoản 13111” và bấm vào nút “Nhận”
Bước 3: Nhấn “Mới” và tiến hành khai báo số dư ban đầu cho các khách hàng Bấm vào nút “Nhận” để hoàn thành việc lập dữ liệu
Tên khách hàng Số tiền
Công ty Luật Minh Khuê 200.000.000
Công ty TNHH An Khang 100.000.000
SỐ DƯ ĐẦU KÌ TÀI KHOẢN CHI TIẾTTài khoản: Phải thu khách hàng
Khai báo số dư đầu kỳ cho các nhà cung cấp
Bước 1: Vào Phân hệ Mua hàng Số dư ban đầu Số dư ban đầu của nhà cung cấp
Bước 2: Màn hình lập chi tiết công nợ các tài khoản của hàng hóa sẽ hiển thị Chọn
“Tài khoản 33111” và bấm vào nút “Nhận”
Bước 3: Nhấn “Mới” và tiến hành khai báo số dư ban đầu cho các nhà cung cấp Bấm vào nút “Nhận” để hoàn thành việc lập dữ liệu
Tên khách hàng Số tiền
SỐ DƯ ĐẦU KÌ TÀI KHOẢN CHI TIẾT
Tài khoản: Phải trả người bán
Khai báo số dư chi tiết cho từng hàng hóa
Bước 1: Vào Phân hệ Tồn kho Số dư tồn kho Vào số dư, tồn kho ban đầu
Bước 2: Bấm vào nút “Nhận”, màn hình vào số dư tồn kho ban đầu xuất hiện Nhấn
“Mới” để tiến hành khai báo số dư ban đầu cho từng hàng hóa Bấm vào nút “Nhận” để hoàn thành việc lập dữ liệu
Tên hàng Số lượng Đơn giá Số tiền Máy giặt LG Inverter 10kg cửa trên 10 11.000.000 110.000.000
Tủ lạnh Panasonic Inverter 170 lít 5 6.800.000 34.000.000
Máy tính để bàn LG 18 13.000.000 234.000.000
Khai báo chi tiết cho các tài sản cố định
Bước 1: Vào phân hệ Tài sản cố định Khai báo TSCĐ
Bước 2: Nhấn “Mới” để tiến hành nhập thông tin và số dư đầu kỳ cho tài sản và bấm
Đối với các tài khoản theo dõi chi tiết công nợ, cần truy cập vào số liệu công nợ chi tiết tại phần số dư công nợ trong phân hệ bán hàng hoặc mua hàng.
Khai báo số dư ban đầu của các tài khoản hàng hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ vào các phân hệ tương ứng
Tên TSCĐ Số tiền Ngày mua Số tiền đã khấu hao tính tới 1/6/2023
Thiết bị bán hàng PosApp 144.000.000 1/12/2020 60.000.000
Kệ trưng bày hàng hóa 120.000.000 1/12/2020 60.000.000 Ô tô giao hàng 128.000.000 1/7/2021 46.000.000
Tổ chức các phần hành và phân quyền sử dụng phần mềm cho các phần hành tương ứng Nhận xét chức năng phân quyền trên phần mền kế toá
Bước 1: Vào phân hệ Hệ thống Quản lý NSD Khai báo NSD và phân quyền
Bước 2: Nhấn “Thêm NSD” và tiến hành nhập thông tin của NSD cần phân quyền như:
Mã NSD: tên viết tắt của người sử dụng dùng để đăng nhập
Tên NSD: nhập họ và tên đầy đủ
Nhập mật khẩu của tài khoản và xác nhận lại mật khẩu Nhấn “Nhận” để kết thúc
+ Chọn vào tên người cần phân quyền và nhấn “Phân quyền”
+ Tick chọn vào các quyền để tiến hành phân quyền cho NSD, sau đó bấm vào nút
Phân quyền theo chức năng rõ ràng cho người sử dụng giúp người dùng dễ dàng nắm bắt được các công việc cần làm của mình trong công ty
Việc phân quyền, phân hành được thực hiện dễ dàng
Nhập dữ liệu minh họa về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại 1 đơn vị các nghiệp vụ xây dựng cần bao quát đầy đủ hoạt động của đơn vị (nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ bán hàng, thanh toán, công nợ, tài sản cố định, tiền lương, nghiệp vụ liên quan đến công cụ dụng cụ, , các bút toán điều chỉnh) Nhận xét về cách thiết kế khai báo nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các phân hệ của phần mềm kế toán
Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng Nhập mua hàng Nhập hàng Chọn thời gian làm việc Nhấn “Nhận” để tiến hành nhập liệu
Bước 2: Nhấn “Mới” để thêm một nghiệp vụ mua hàng sau đó nhập “Thông tin chung” của phiếu nhập mua
Nhập mã NCC vào trường tương ứng và chọn từ danh mục nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp chưa có trong hệ thống, bạn có thể thêm mới bằng cách nhấn “Thêm” Sau khi chọn nhà cung cấp, chương trình sẽ hiển thị thông tin liên quan như “Tên nhà cung cấp”, “Địa chỉ”, “Người giao hàng” và “Mã nx (tk có)”, đã được khai báo trước đó Bạn có thể chỉnh sửa các trường “Người giao hàng” và “Mã nx (tk có)” nếu cần Chương trình cũng cung cấp thông tin về “Số dư công nợ” hiện tại của nhà cung cấp.
Bước 3: Nhập các thông tin về “Chứng từ”
Nhập các thông tin cần thiết như "Ngày ht", "Ngày lập chứng từ" (ngày của phiếu nhập), "Quyển chứng từ", "Tỷ giá" và chọn "Xử lý" (ghi vào sổ cái, phần mềm sẽ tự động ghi vào cả sổ kho và sổ cái) Sau khi chọn "Quyển chứng từ", phần mềm sẽ tự động đánh số cho "Sổ chứng từ".
Bước 4: Nhập chi tiết mặt hàng của phiếu nhập kho ở tab “Chi tiết”
Nhập trường “Mã vật tư”, “Mã kho”, “Số lượng”, “Đơn giá”
Bước 5: Sau khi nhập hết số liệu đầy đủ và kiểm tra thông tin chính xác thì nhấn “Lưu”
Mua hàng thanh toán bằng tiền mặt
Vào ngày 10/8/2023, doanh nghiệp đã mua 5 máy giặt LG Inverter 10kg cửa trên từ công ty Lucky – Goldstar Đơn giá mua chưa bao gồm thuế là 10.600.000 VNĐ, với thuế GTGT 8%, và hình thức thanh toán là tiền mặt.
Mua hàng thanh toán bằng tiền chuyển khoản
Ví dụ: Ngày 12/10/2023 doanh nghiệp mua 3 tủ lạnh Panasonic Inverter 170 lít từ công ty Panasonic, đơn giá mua chưa thuế 6.590.000, thuế GTGT 8% , thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Mua hàng chưa thanh toán
Ví dụ: Ngày 25/11/2023 doanh nghiệp mua 7 bếp điện Sunhouse của công ty
Sunhouse, đơn giá chưa thuế 800.000, thuế GTGT 8% , chưa thanh toán
Mua hàng có chiết khấu thanh toán
Ví dụ: Ngày 12/7/2023 công ty mua từ robot hút bụi đơn giá mua chưa thuế
3.200.000 đồng, 10 cục sạc không dây đơn giá chưa thuế 1.000.000 Thuế GTGT 8%, điều khoản thanh toán 2/10, net 30 Chưa thanh toán cho người bán
Mua hàng có chi phí vận chuyển
Vào ngày 19/8/2023, công ty đã mua 2 nồi chiên không dầu Panasonic 5 lít với đơn giá 1.500.000 đồng mỗi chiếc, cộng với thuế GTGT 8% Trong quá trình mua sắm, công ty phát sinh thêm chi phí vận chuyển 200.000 đồng, đã được thanh toán bằng tiền mặt Hiện tại, tiền hàng vẫn chưa được thanh toán cho người bán.
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Chọn thời gian làm việc Nhấn “Nhận ” để tiến hành nhập liệu
Bước 2: Nhấn “Mới” để thêm một nghiệp vụ bán hàng sau đó nhập “Thông tin chung” của hóa đơn
Nhập mã khách hàng vào trường "Mã khách" Nếu khách hàng đã có trong danh mục, hãy chọn mã tương ứng Trong trường hợp khách hàng chưa có trên hệ thống, bạn có thể thêm mới bằng cách nhấn vào nút thêm.
Sau khi chọn khách hàng, chương trình sẽ hiển thị các thông tin liên quan như: tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế (MST), người mua hàng và mã nợ (tk nợ) Những thông tin này được khai báo trong danh mục khách hàng.
Bạn có thể chỉnh sửa các trường thông tin như “Người mua hàng” và “Mã nx (tk nợ)” nếu cần Chương trình cũng sẽ hiển thị “Số dư công nợ” hiện tại của khách hàng.
Bước 3: Nhập các thông tin về “Chứng từ”
Nhập các thông tin cần thiết như “Ngày ht”, “Ngày lập hoạt động” (ngày của hóa đơn), “Quyển chứng từ” trong danh mục quyển chứng từ, “Tỷ giá”, và “Xử lý” (chọn ghi vào sổ cái) Khi thực hiện, phần mềm sẽ tự động ghi vào cả sổ kho và sổ cái Sau khi chọn xong “Quyển chứng từ”, “Sổ chứng từ” sẽ được phần mềm đánh số tự động.
Bước 4: Nhập chi tiết mặt hàng của phiếu nhập kho ở tab “Chi tiết”
Nhập trương “Mã vật tư” (nếu là mặt hàng mới bấm Thêm để thêm mới mặt hàng vào trong danh mục, “Mã kho”, “Số lượng” và “Giá bán”
Bước 5: Sau khi nhập hết số liệu đầy đủ và kiểm tra thông tin chính xác thì nhấn “Lưu”
Bán hàng chưa thu tiền
Ví dụ: Ngày 15/7/2023, doanh nghiệp bán 6 cái Tivi Samsung 50 Inch cho công ty TNHH Như Ý Giá xuất kho 7.000.000 đồng, giá bán 11.200.000 đồng Thuế GTGT 8% Khách hàng chưa thanh toán
Bán hàng thanh toán bằng tiền mặt
Ví dụ: Ngày 25/8/2023, doanh nghiệp bán cho công ty TNHH An Khang 5 máy lọc nước Sony, giá bán 2.400.000 đồng, giá xuất kho 1.500.000 đồng Thuế GTGT 8%
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Bán hàng thanh toán bằng tiền chuyển khoản
Ví dụ: Ngày 2/10/2023, công ty Luật Minh Khuê mua 10 máy tính để bàn LG, đơn giá 20.800.000 đồng, giá xuất kho 13.000.000 đồng Thuế GTGT 8% Thanh toán bằng chuyển khoản
Bán hàng có chiết khấu thương mại
Ví dụ: Ngày 20/9/2023 công ty bán 2 quạt hơi nước Sunhouse, 3 máy lọc nước Sony bán cho công ty TNHH An Khang.Đơn giá xuất kho lần lượt 500.000 đồng và
1.500.000 đồng Giá bán chưa thuế lần lượt 800.000 đồng và 1.280.000 đồng, thuế GTGT 8%, chiếu khấu thương mại 2%
Bán hàng có chiết khấu thanh toán
Ví dụ: Ngày 20/10/2023 công ty bán 3 máy giặt LG Inverter 10kg cửa trên cho công ty TNHH Như Ý Đơn giá xuất kho lần lượt 11.000.000 đồng Giá bán chưa thuế
17.600.000, thuế GTGT 8%, chiếu khấu thanh toán 2/10, net 30
Thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng
Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Chi tiền ngân hàng Chọn thời gian làm việc Nhấn “Nhận” để tiến hành nhập liệu
Bước 2: Nhấn “Mới” để tạo phiếu và nhập thông tin chung
- Mã gd =1 Chi trả chi tiết theo hóa đơn - phải chỉ rõ chi tiết cho hóa đơn nào
- Mã gd =2 Chi trả cho một nhà cung cấp, chi khác - không cần ghi rõ hóa đơn
- Mã gd =3 Chi cho nhiều nhà cung cấp - với mã gd này không thực hiện được các giao dịch ngoại tệ
- Mã gd =8 Thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền - không qua công nợ
- Mã gd =9 Trả trước cho nhà cung cấp (ngoại tệ ), chi khác (ngoại tệ)
Để nhập trường “Mã ncc”, bạn cần chọn mã nhà cung cấp từ danh mục có sẵn Nếu nhà cung cấp chưa có trong hệ thống, bạn có thể thêm mới bằng cách nhấn vào nút tương ứng.
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, phần mềm sẽ hiển thị thông tin chi tiết như tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế (MST) và số dư tài khoản.
Nhập trường “Diễn giải”: Nhập nội dung chứng từ
Bước 3: Nhập thông tin chứng từ
Nhập thông tin bao gồm "Ngày ht", "Ngày lập chứng từ", "Quyển chứng từ", "TGGSQ", "TGGD" và thực hiện "Xử lý" bằng cách chọn "Ghi vào sổ cái" để phần mềm tự động ghi vào cả sổ kho và sổ cái Sau khi chọn xong quyển chứng từ, phần mềm sẽ tự động đánh số cho "Sổ chứng từ".
Bước 4: Nhập chi tiết từng khoản phải trả của hóa đơn ở tab “Chi tiết”
Nhập trường “Số hđ”: Chọn “Có” để xuất hiện danh sách hóa đơn, tiếp theo tìm đến
46 dòng hóa đơn phần mềm sẽ hiển thị các trường khác như: “Ngày hđ”, “Tiền phải trả” và
Bước 5: Sau khi nhập hết số liệu đầy đủ và kiểm tra thông tin chính xác thì nhấn
Ví dụ: Ngày 1/7/2023 thanh toán chi phí điện nước của bộ phận quản lý doanh nghiệp bằng chuyển khoản Số tiền 15.000.000 đồng
Thu tiền ứng trước của khách hàng bằng tiền mặt:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Chọn Thu tiền NH Chọn thời gian làm việc Nhấn “Nhận” để tiến hành nhập liệu
Bước 2: Nhấn “Mới” để tạo phiếu và nhập thông tin chung
Nhập trường “Mã gd”: Có các mã giao dịch sau:
- Mã gd = 1 Thu tiền chi tiết theo hóa đơn - phải chỉ rõ chi tiết hóa đơn nào
- Mã gd = 2 Thu từ một khách hàng, thu khác - không cần ghi rõ hóa đơn
- Mã gd = 3 Thu của nhiều khách hàng - với mã gd này không thực hiện được các giao dich ngoại tệ
- Mã gd =9 Người mua trả tiền trước (n.tệ), thu khác(n.tệ)
Nhập mã khách hàng từ danh mục có sẵn; nếu khách hàng chưa có trong hệ thống, hãy nhấn "Thêm" để tạo mới Sau khi chọn khách hàng, hệ thống sẽ tự động hiển thị các thông tin liên quan.
“Tên khách hàng”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”, “Số dư” và “Tk Nợ”
Nhập trường “Diễn giải”: Nhập nội dung chứng từ
Bước 3: Nhập các thông tin về Chứng từ
Nhập “Ngày ht”, “Ngày lập c.từ”, “Quyển c.từ” trong danh mục quyển chứng từ,
Khi sử dụng tính năng “TGGD” và “Xử lý”, người dùng chỉ cần chọn Ghi vào sổ cái, phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ kho và sổ Cái Số chứng từ sẽ được đánh số tự động ngay sau khi hoàn tất việc chọn “Quyển c.từ”.
Bước 4: Nhập chi tiết từng khoản phải thu ở tab “Chi tiết”
Để nhập trường “Số hđ”, bạn nhấn “Có” để hiển thị danh sách hóa đơn Sau đó, phần mềm sẽ cung cấp các thông tin khác như “Ngày hđ”, “Tiền đã thu” và “Tiền còn phải thu” Tiếp theo, bạn tiến hành nhập trường “Tiền tt”.
Bước 5: Nhập đầy đủ số liệu, kiểm tra thông tin rồi nhấn “Lưu”
Ví dụ: Ngày 17/09/2023 công ty Luật Minh Khuê ứng trước tiền mua 1 Tủ đông Sanaky 220 lít với đơn giá 12.800.000 đồng bằng tiền mặt
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng Thu tiền C.từ phải thu khác, c.từ bù trừ công nợ Thời gian làm việc Nhấn “Nhận” để tạo phiếu
Bước 2: Nhập thông tin Chứng từ
Nhập “Ngày ht”, “Ngày lập c.từ”, “Quyển c.từ” trong danh mục quyển chứng từ,
Tỷ giá và trạng thái được ghi vào sổ cái khi chọn Ghi vào sổ cái, phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ kho và sổ cái Số chứng từ sẽ được đánh số tự động sau khi hoàn tất việc chọn quyển chứng từ.
Nhập trường “Diễn giải chung”
Bước 3: Nhập thông tin Chi tiết
Tìm hiểu các thức kết chuyển dữ liệu tự động trên các tài khoản để xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán Đánh giá về cách thức kết chuyển này
Vào phân hệ Tổng hợp Bút toán kết chuyển cuối kỳ Khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ Nhấn “Nhận” để hoàn thành khai báo
Kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp
Kết chuyển thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Kết chuyển chi phí thuế TNDN:
Để ghi nhận nghiệp vụ tính chi phí thuế TNDN phải nộp, bạn cần lập phiếu kế toán trong phân hệ Tổng hợp Tiến hành vào mục Phiếu kế toán và nhập đầy đủ thông tin chứng từ liên quan.
Bước 2: Thực hiện kết chuyển
Để thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ, bạn vào phân hệ Tổng hợp, chọn Bút toán kết chuyển cuối kỳ và nhấn “Mới” để khai báo Sau đó, hãy nhập thông tin theo mẫu hiển thị trong hình dưới đây.
Cách kết chuyển các tài khoản để xác định kết quả kinh doanh tương tự nhau, giúp việc thực hiện kết chuyển trở nên dễ dàng hơn khi chỉ cần thực hiện một bút toán duy nhất.
Tìm hiểu cách thức xử lý bút toán trùng của phần mềm kết toán Xác định ưu nhược điểm của cách thức xứ lý này Đề xuất giải pháp ( nếu cần )
Phần mềm kết toán Fast Acounting sử dụng phương án xử lý bút toán trùng: chỉ cập nhật vào phân mềm một trong hai loại chứng từ
Khi thanh toán hàng hóa bằng chuyển khoản, kế toán mua hàng sẽ thực hiện nhập và định khoản trên các chứng từ như Phiếu nhập kho, trong khi kế toán TGNH không cần nhập chứng từ chi tiền Điều này giúp tránh việc trùng lặp chứng từ và bút toán, mang lại sự chính xác trong quy trình kế toán.
- Loại bỏ được bút toán trùng ngay khi hạch toán nghiệp vụ
- Số phát sinh của các số kế toán có liên quan là đúng
- Làm đơn giản, không bắt buộc cả 2 phần hành kế toán đều phải nhập nghiệp vụ nên giảm tải được lượng dữ liệu lưu vào phần mềm
- Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh là đúng
- Báo cáo chi tiết tài khoản phụ thuộc vào người định khoản
- Số chứng từ bị nhầm lẫn, không đảm bảo tính liên tục
- Khó kiểm soát trong việc phân chia rõ ràng nhập nghiệp vụ giữa các phần hành kế toán
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống báo cáo (tổng hợp và chi tiết) của phần mềm
Hệ thống báo cáo tổng hợp Hệ thống báo cáo chi tiết Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Sổ tiền gửi ngân hàng Báo cáo số dư tiền tại quỹ và tại các ngân hàng
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
- Báo cáo tổng hợp bán hàng
- Tổng hợp doanh thu bán hàng
- Báo cáo tổng hợp hàng bán bị trả lại
- Sổ chi tiết bán hàng
- Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày
- Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, bộ phận, dạng xuất bán
- Báo cáo công nợ theo khách hàng: Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả khách hàng
- Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp: sổ chi tiết cung cấp lên tất cả nhà cung cấp
- Báo cáo công nợ theo hóa đơn: bảng kê công nợ theo hóa đơn
- Báo cáo công nợ theo khách hàng, sổ chi tiết công nợ lên cho một khách hàng
- Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp: sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp
- Báo cáo công nợ theo hóa đơn: bảng kê chi tiết thu tiền theo hóa đơn
Báo cáo hàng nhập mua
- Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua
- Báo cáo tổng hợp hàng xuất
- Báo cáo hàng nhập nhóm theo chỉ tiêu 2 chiều
84 trả lại nhà cung cấp
- Báo cáo tổng giá trị hàng nhập theo nhà cung cấp, dạng nhập mua
- Tổng hợp hàng xuất kho - Báo cáo hàng xuất theo nhóm khách hàng, dạng xuất
- Báo cáo hàng xuất theo nhóm 2 chỉ tiêu
Báo cáo hàng tồn kho
- Tổng hợp nhập xuất tồn
- Sổ chi tiết vật tư
- Tra số tồn kho của một vật tư
- Báo cáo tồn theo kho Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập Báo cáo tăng giảm TSCĐ
- Báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ
- Báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ theo nguồn vốn
- Báo cáo tăng TSCĐ chi tiết theo nguồn vốn
- Báo cáo tăng TSCĐ chi tiết theo nhóm bộ phận Báo cáo giảm TSCĐ chi tiết theo nguồn vốn Báo cáo giảm TSCĐ chi tiết theo nhóm bộ phận
Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao
- Bảng tính khấu hao TSCĐ Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ
- Bảng hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ
- Bảng tính khấu hao TSCĐ theo bộ phận
- Bảng tình khấu theo TSCĐ theo nguồn vốn
- Bảng hạch toán ơhaan bổ khấu hao TSCĐ theo bộ phận
Báo cáo tăng giảm CCDC
- Báo cáo tổng hợp tăng giảm CCDC
- Báo cáo chi tiết CCDC bị hỏng
- Báo cáo tăng CCDC chi tiết theo nguồn vốn
- Báo cáo tăng CCDC nhóm theo bộ phận
- Báo cáo giảm CCDC chi tiết theo nguồn vốn
- Báo cáo giảm CCDC nhóm theo bộ phận
- Báo cáo chi tiết CCDC bị hỏng theo bộ phận
- Bảng tổng hợp phân bổ CCDC
- Bảng phân bổ CCDC theo bộ phận
- Bảng phân bổ CCDC theo nguồn vốn
Đầy đủ hệ thống báo cáo theo TT133 và TT200
Hỗ trợ các công cụ kiểm tra báo cáo và số liệu quyết toán
Khi lập sổ chi tiết cho một tài khoản, cần có sổ chi tiết liên quan đến tất cả các tài khoản có liên quan Ví dụ, sổ chi tiết công nợ của một khách hàng sẽ bao gồm sổ chi tiết công nợ cho tất cả khách hàng.
Thông tin nhanh kịp thời, báo cáo quản trị đa dạng, có nhiều mẫu để lựa chọn: gần
Bài viết này giới thiệu 20 báo cáo quản trị phổ biến, giúp cung cấp thông tin quản trị một cách nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý Các báo cáo này được xuất ra dưới định dạng PDF và Excel, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và phân tích dữ liệu.
Người dùng có khả năng tùy chỉnh báo cáo theo yêu cầu riêng của mình Mỗi khi có sự thay đổi trong lựa chọn báo cáo, khoảng thời gian hoặc đơn vị báo cáo, chương trình sẽ ngay lập tức cung cấp kết quả, đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời cho người sử dụng.
9 In các sổ kết toán (theo hình thức Nhật ký chung) và các báo cáo tài chính Xác định mối liên hệ về số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG
BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ
Mối quan hệ về số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính:
Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết có mối quan hệ chặt chẽ, trong đó kế toán chi tiết hỗ trợ kế toán tổng hợp bằng cách cung cấp thông tin rõ ràng về sự phát sinh của tài sản và nguồn vốn, đồng thời giúp theo dõi sự biến động tăng giảm của chúng.
Tổng hợp tất cả các sổ chi tiết của một sổ cái về mặt số tiền, bao gồm các phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ, cần phải khớp chính xác với số tiền trong sổ cái của tài khoản tương ứng.
Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cần được ghi chép đồng thời, tức là khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải ghi vào tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 một cách nhất quán.
Tổng số phát sinh Nợ (Có) và tổng số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các sổ chi tiết trong một tài khoản cấp 1, 2 nhất định phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ (Có) và tổng số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tài khoản cấp 1, 2 tương ứng.
Quan hệ giữa Tài khoản kế toán và Bảng cân đối kế toán:
Tài khoản kế toán được sử dụng để ghi chép thường xuyên và liên tục về tài sản và nguồn vốn của đơn vị, trong khi Bảng cân đối kế toán cung cấp cái nhìn tổng quát về tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm cụ thể Cả hai đều phản ánh cùng một đối tượng là tài sản của đơn vị, cho thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa tài khoản kế toán và Bảng cân đối kế toán.
Tổng số phát sinh Nợ (Có) và tổng số dư đầu kỳ, cuối kỳ của các tài khoản cấp 2, 3 thuộc một tài khoản cấp 1 nào đó cần phải tương ứng với tổng số phát sinh Nợ (Có) của sổ cái liên quan.
Vào đầu kỳ, dựa trên Bảng cân đối kế toán của kỳ trước và danh mục sổ kế toán, cần mở các tài khoản tương ứng cho kỳ này Số dư đầu kỳ của các tài khoản sẽ được lấy từ Bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước.
- Cuối kỳ, lấy số dư cuối kỳ của các tài khoản làm cơ sở lập Bảng cân đối kế toán mới cho cuối kỳ này
Quan hệ giữa tài khoản kế toán và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
Số liệu để lập lưu chuyển tiền tệ trực tiếp lấy từ Sổ chi tiết quỹ tiền mặt và Sổ tiền gửi ngân hàng hoặc từ Nhật ký chung
10 Tổng hợp các đánh giá về phần mềm (về tổ chức dữ liệu, kết chuyển dữ liệu, xử lý bút toán trùng, hệ thống báo cáo, kiểm soát dữ liệu, giao diện, ngôn ngữ )
- Dữ liệu chạy trên máy chủ dữ liệu, phân chia tác vụ
- Dễ dàng thực hiện kết chuyển nếu kết chuyển được 1 bút toán
- Có thể kết chuyển dữ liệu qua các năm
Xử lý bút toán trùng
- Cách xử lí bút toán trùng đơn giản, dễ thực hiện
- Đầy đủ hệ thống báo cáo (cả TT 133 và TT 200)
- Hỗ trợ các công cụ kiểm tra báo cáo và số liệu quyết đoán
- Thông tin nhanh, kịp thời, báo cáo quản trị đa dạng
- Có nhiều mẫu báo cáo để lựa chọn với gần 20 báo cáo quản trị thường dùng
- Người sử dụng cũng có thể khai báo thêm các báo cáo theo yêu cầu riêng
An toàn và bảo mật
Chế độ bảo mật của phần mềm yêu cầu người dùng tạo mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ, đảm bảo mật khẩu mới không trùng với mật khẩu cũ.
- Không chấp nhận lưu mật khẩu tránh trường hợp mất máy tính hoặc người dùng sử dụng máy tính công cộng
- Chỉ cho nhập mật khẩu sai tối đa một số lần nhất định trong hệ thống
- Trong thời gian cho phép nếu người dùng ra ngoài hoặc không thao thác gì hệ thống sẽ tự động thoát ra
Phân quyền truy cập các chức năng của phần mềm
- Chi tiết tới từng chức năng, các quyền mới, sửa, xóa
- Theo từng trạng thái của chứng từ: Chuyển/Không chuyển vào sổ cái Bảo mật trong khi truyền số liệu: Ngăn ngừa các lỗi phổ biến
- Giao diện tương thích với tất cả các trình duyệt phổ biến
- Chạy trên máy/thiết bị của người sử dụng
- Dễ nhìn và rõ ràng theo tác vụ
Bao gồm tiếng Anh và tiếng Việt, dễ dàng chuyển đổi ngôn ngữ
Cho phép người dùng dễ dàng nhập liệu:
- Thuận tiện cho việc di chuyển giữa các dòng bằng các phím di chuyển ←, →, ↑ hoặc ↓ khi nhập liệu
Trường số cho phép thực hiện các phép tính giống như máy tính, giúp người dùng thao tác dễ dàng Khi nhập liệu, định dạng của trường số sẽ tự động hiển thị nhóm ba số một cách rõ ràng, đặc biệt là trong các trường tiền, tạo sự thuận tiện và dễ nhìn cho người sử dụng.
- Khi nhập thông tin chi tiết có thể nhập nhiều dòng, cho phép đổi vị trí các dòng, nhập đúp dòng
- Tùy chỉnh độ rộng cột hoặc cố định một số cột để xem thông tin dễ hơn
Phần mềm này mang lại sự tiện lợi cho người dùng thông tin, cho phép tùy chỉnh độ rộng cột và cố định cột theo nhu cầu Ngoài ra, tất cả thông tin được hiển thị trên một màn hình, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và xem xét các dữ liệu cần thiết.
- Nhập liệu tất cả thông tin trong chứng từ sau đó chỉ cần nhấn Lưu một lần để lưu toàn bộ thông tin vừa nhập.