Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm ms project trong quản lý dự án

Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã x ác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồnlực để đạt mục tiêu đó.. Thiết lập dự án

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÁO CÁO NHÓM BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN

LÝ DỰ ÁNNhóm thực hiện

Nguyễn Thị Bích Giang 050608200313

Lê Minh Thư

Nguyễn Ngọc Phương Trâm

Nguyễn Công Thái

TP Hồ Chí Minh - Năm 2023

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

GIẢNG VIÊN

(Ký và ghi rõ họ và tên)

LỜI MỞ ĐẦU

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án có thể được hiểu là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lự

c cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã x

ác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồnlực để đạt mục tiêu đó

1.1.2 Quy trình quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã đặt ra

Thiết lập dự án

Khởi tạo dự án có hai hoạt động chính:

 Xây dựng bản tuyên bố dự án: Nội dung của bản tuyên bố dự án sẽ thể hiện tổng quát:Mục tiêu dự án, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị tríquan trọng và các rủi ro…

 Xác định những người liên quan: Bao gồm việc nắm rõ vai trò và thu thập thông tinnhững người sẽ làm việc và hỗ trợ dự án

Lập kế hoạch dự án

Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án Vì vậy, xác định

và tạo ra một kế hoạch chi tiết với các công việc, lịch trình, nguồn lực, ngân sách và cá

c mục tiêu cụ thể Lập kế hoạch cũng bao gồm xác định rủi ro, đánh giá và phân bổ tàinguyên một cách hợp lý

Để xây dựng bản kế hoạch cụ thể, toàn diện phải dựa trên các : yêu cầu củakhách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tíchhợp… Trong đó 4 yếu tố cần có của bản kế hoạch dự án :

 Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

 Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)

 Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

Tính khả thi (Realistic)

Thực thi dự án

Xây dựng đội ngũ dự án, phân công nhiệm vụ và cung cấp nguồn lực cho từng công việc Điều phối và điều chỉnh công việc đảm bảo tiến độ và chất lượng dựa trên kếhoạch đã đề ra Quản lý tài nguyên và giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện

Kiểm soát dự án

Đánh giá tiến độ dự án, so sánh với kế hoạch và xác định bất kỳ sai lệch nào việ

c này bao gồm theo dõi, đánh giá, báo cáo tiến trình dự án và chất lượng công việc cũn

g như quản lý thay đổi dự án và xử lý rủi ro Vì thế giải pháp đồng thời kết hợp công cụ ki

ểm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giám sát dự án nhanh nhạy hơn, chí

nh xác hơn, tiết kiệm hơn

Kết thúc dự án

Muốn kết luận một dự án đã kết thúc hay chưa phải dựa vào những mục tiêu dự án đãđạt được hay chưa và kèm theo đó là lệnh kết thúc do yêu cầu khách hàng, từ lãnh đạo dự án, bên có thẩm quyền quyết định Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tà

i chính hay bàn giao sản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá l

ại công tác triển khai dự án, Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án

Sau khi đã kết luận được dự án tiếp cận được giai đoạn đóng thì cũng cần phải có nhữ

ng bước sau đây để có thể hoàn thành được một dự án hiệu quả nhất có thể:

 Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng côngviệc, hạng mục của dự án

 Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môncủa từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, những nhân sự nàycần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo

 Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thấtbại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp.

 Quyết toán: tất toán ngân sách dự án

1.2 Phần mềm quản lý dự án

1.2.1 Phần mềm quản lý dự án

Trello

Trello là phần mềm quản lý dự án phổ biến tại nhiều nước, có bản sử dụng miễn phí trọn đời c

ho người dùng Đồng nghĩa với đó, người dùng bị giới hạn tính năng so với bản tính phí Tagtên người dùng hay tag tên công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý Đầy đủ phiên bản mobil

e, PC, Laptop hay tablet cho người dùng có thể quản lý dự án mọi lúc mọi nơi

Asana

Asana là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản Bạn có thể xemtổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông quabảng Kanban hoặc To-do-list Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đ

ủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộcủa công ty

Wrike

Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án với nhiều tính n

ăng cao cấp và khả năng tích hợp mạnh mẽ, giúp thay thế e

mail và hầu hết công cụ làm việc khác Theo đánh giá của

Business News Daily, phiên bản miễn phí của Wrike cũng

là lựa chọn hàng đầu cho những team nhỏ hoặc các star

t-up không có nhiều kinh phí

1.2.2 Phần mềm quản lý dự án có bản quyền

Basecamp

Basecamp là một công cụ quản lý dự án trực tuyến đơn giản và rất phổ biến Đây là phầ

n mềm giúp bạn quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thành viên trong dự á

n tức thời, chính xác

Một số tính năng mà Basecamp cung cấp bao gồm:

 Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ… ngay trên giaodiện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất

 Tạo List công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công việc/dự án tới hạn

 Lên lịch trình công việc theo mức độ quan trọng của các đầu việc

 Tạo group chat để trao đổi công việc…

Jira Software

Jira Software là một hệ thống quản lý công việc và dự án phổ biến đượcphát triển bởi Atlassian Jira cung cấp các tính năng giúp bạn có thể dễdàng tùy chỉnh quy trình làm việc, giao tiếp nhóm và quản lý rủi ro Nócũng tích hợp tốt với các công cụ phát triển phần mềm như Agile và Scrum

n thực hiện công tác nào đó, thay đổi điều kiện ràng buộc công tác, phân bố lại tài nguyên

Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ:

 Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP

 Cấu hình máy tính: Chỉ cần đáp ứng được yêu cầu theo hệ điều hành trên.

 Có thể cài đặt MS Project độc lập, không cần kèm theo bất cứ chương trình nào

CHƯƠNG 2 CÁC TÍNH NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICR OSOFT PROJECT 2016

2.1 Giới thiệu tổng quan

Microsoft Project (viết tắt là MSP) là phần mềm quản lý dự án được phát triển và cungcấp bản quyền Đây là phần mềm được phát triển để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triểncác kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ quá trìnhhoạt động và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc,ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động

MSP tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công công việc và tỷ lệ tài nguyên của dự án.Phân bố nguồn lực và chi phí cho các công tác Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằngphương pháp Earned Value Method Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trongnhóm để tăng năng suất làm việc

MSP hỗ trợ các mẫu tích hợp sẵn và các công cụ lên lịch quen thuộc sẽ giúp nhà quản

lý dự án và người dùng luôn làm việc hiệu quả Việc tích hợp chặt chẽ với Power BI mangđến các bản phân tích nâng cao để hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn Với tính năng quản lý tác

vụ và thời gian được đơn giản hóa, các nhóm có thể nhập các cập nhật từ mọi nơi, đem lại khảnăng giám sát điều hành cao hơn

2.2 Giao diện phần mềm

Microsoft Project có thể được khởi động bằng 2 cách:

 Cách 1: Ở menu Start → All Programs → Microsoft Office 2016→ Project 2016.

 Cách 2: Mở trực tiếp một tập tin có đuôi mở rộng là *.mpp.

Khi thực hiện khởi động Project, màng hình khởi động của MSP sẽ xuất hiện Ở đây,chúng ta có thể nhanh chóng mở các tập tin Project nào đó gần đây, hay có thể tự tạo mới một

dự án dựa trên những mẫu sẵn có

Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) Với Ribbon, bạn có thể truy cậpđến các tab trên cửa sổ chương trình một cách dễ dàng

Màn hình giao diện chính gồm:

 Hệ thống các Menu chính

 Các cửa sổ tùy chọn trên thanh công cụ dọc

 Các biểu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang

 Để đến Backstage, click vào File trên giao diện Microsoft Project.

 Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office.

 Info là nơi để bạn truy cập đến các tập tin dự án.

 Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất.

 New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.

 Print được sử dụng cho phép bạn có thể in một dự án.

 Help cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt Project

hoặc các thông tin về bản quyền sản phẩm Microsoft Project

 Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project.

 Trong giao diện cửa sổ làm việc của Project bao gồm các thành phần chínhsau:

 Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh): đây là một khu vực tùy

chọn của giao diện Project mà bạn có thể thêm các lệnh thường xuyên sử dụng

 Tab và Ribbon: dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các

thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trongProject Ribbon (dải) là khu vực chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng để thực thi cáchành động trong Project

 Nhóm lệnh là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi tab sẽ được chia thành

nhiều nhóm lệnh

 Lệnh là các tính năng cụ thể để thực thi hành động trong Project Mỗi tab chứa đựng

một số lệnh

 View là khung hình xuất hiện trong cửa sổ làm việc của Project, có thể hiển thị một

khung hình đơn hoặc nhiều khung hình khác nhau trong cửa sổ làm việc

 Phím tắt View sẽ cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa một số khung hình nhìn

thường xuyên được sử dụng trong Project

 Thanh trượt Zoom là dùng để thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn vào giao

diện của Project

 Thanh trạng thái sẽ hiển thị một số chi tiết quan trọng chẳng hạn như chế độ tiến độ

của nhiệm vụ mới và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung hiện tại

 Shortcut menu và Mini toolbar có thể được truy cập thông qua việc click chuột phải

bất kỳ vào một mục dữ liệu nào đó mà bạn thấy trong khung hình

Bước 3: Sau đó chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Tạo.

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Thiết lập thông tin dự án là một bước quan trọng, cần được thực hiện trước khi bắt đầulập các giai đoạn cho dự án

Dưới đây là 2 phần thiết lập cơ bản cho thông tin dự án chúng ta phải thực hiện:

Thiết lập thông tin chung của dự án: File → Info → Project Information → Advanced Properties

Nhập tên dự án, người quản lý, công việc,

Thiết lập đơn vị thời gian cho dự án: File → Options → Schedule.

 Week start on: chọn ngày bắt đầu 1 tuần mới cho dự án.

 Fiscal year starts in: chọn năm tài chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của năm.

Thông thường là tháng 1 dương lịch

 Default start time/end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc Hình

minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều

 Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần(Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month)

 Xác định kiểu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (Percentage) trong

Show assignment unit as a.

 Mặc định cách tạo ra các công việc mới trong New tasks created là tự động (Auto schedule) hay thủ công (Manual schedule) Nên chọn Auto để quen thuộc với các

phiên bản MP trước

 Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start date) hay

ngày hiện tại (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on.

 Lựa chọn đơn vị thời gian trong dự án trong Duration is entered in (thông thường chọn là ngày) và đơn vị công việc trong dự án trong Work is entered in (thông

thường chọn là giờ công)

 Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây là lựa

chọn phổ biến ở Việt Nam)

 Bỏ chọn New task are effort – driven

 Bỏ chọn Auto link inserted or moved tasks

 Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để dự án luôn được tính toán lại ngay khi có sự

thay đổi

 Bỏ chọn Update task status updates resource status (trong giai đoạn lập kế hoạch,

chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trình hay cập nhật thìnên loại bỏ đặc điểm này)

 Lựa chọn chi phí cố phí được tính phân bổ (Prorated), ngay khi bắt đầu công việc

(Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual.

 Thiết lập thời gian dự án: Project → Project Information Tại Start date (và

Finish date), nhập ngày bắt đầu (và kết thúc) của dự án hoặc click vào biểu tượng mũi

tên để hiển thị lịch và chọn ngày Chọn ngày hiện hành trong Current date mặc định

lấy bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày khác Chọn loại lịch áp dụng cho

dự án trong Calendar.

2.3.3 Tạo lịch

Một dự án luôn tồn tại những lượng công việc phải thực hiện khác nhau nên cần phảitạo lập một định dạng lịch trình làm việc riêng để phù hợp với dự án của bạn Theo đó, lịchlàm việc được sử dụng trong Microsoft Project 2016 được thiết lập về lịch trình làm việc cũngnhư thời gian cho các tác vụ của dự án một các mặc định MSP đã thiết lập 8 giờ mỗi ngày,tuần làm việc 5 ngày Vì thế chúng ta có thể thay đổi mặc định này thành những định dạngphù hợp hơn với các giai đoạn công việc cần thực hiện

 Trên tab Project chọn Change Working Time.

 Vào Options … để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc,

thời gian kết thúc, số giờ làm việc

 Vào tab Exception nhập thông tin Name, Start, Finish sau đó nhấn Details… để lựa

chọn ngoại lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Thời gianlàm việc thế nào?

 Vào tab Work weeks chọn Details chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong dự án (ví dụ này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these specific working times rồi khai báo thời gian làm việc của buổi sáng và chiều (From to).

2.3.4 Tạo danh sách công việc

2.3.4.1 Lập danh sách các tác vụ của dự án

Để quản lý hiệu quả một dự án, bước đầu ta cần tạo lập danh sách các nhiệm vụ Từ đ

ó, có thể xác định được tất cả các nhiệm vụ cần thiết và có một cái nhìn tổng quát nhất về dự á

n

Bước 1: Vào task chọn Grantt Chart

Bước 2: Tại giao diện Project, ta tiến hành nhập trực thông tin của danh sách công việc bao

gồm tên công việc (Task Name), thời lượng (Duration), Ngày bắt đầu (Start), Ngày kết thúc(Finish), …

Hoặc có thể nhập từ hộp thoại Task Information: Task → View Task Information → General, hoặc nhấp đúp chuột vào công tác

Percent complete: % công tác đã hoàn thành Cập nhật tiến độ thực tế công tác

Priority: mức độ ưu tiên công tác.

2.3.4.2 Phân cấp công việc

Các nhiệm vụ con (subtasks) nằm bên trong các nhiệm vụ lớn Sau khi đã xây dựng

danh sách các tác vụ từ trên xuống dưới, ta tiến hành tạo các nhiệm vụ con như sau:

Bước 1: Chọn các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ (có thể là một hoặc hơn 1 nhiệm vụ là con

của nhiệm vụ khác) bằng cách bôi đen các nhiệm vụ đó

Bước 2: Trong Menu Task nhấn Indent Task để báo rằng đây là một nhiệm vụ con.