Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm ms project trong quản lý dự án

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÁO CÁO NHÓM BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Nhóm thực hiện Nguyễn Thị Bích Giang 050608200313 Nguyễn Phương Anh 050608200236 Lê Minh Thư Nguyễn Ngọc Phương Trâm Nguyễn Công Thái TP Hồ Chí Minh - Năm 2023 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN GIẢNG VIÊN (Ký và ghi rõ họ và tên) LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án có thể được hiểu là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lự c cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã x ác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực để đạt mục tiêu đó 1.1.2 Quy trình quản lý dự án Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã đặt r a Thiết lập dự án Khởi tạo dự án có hai hoạt động chính:  Xây dựng bản tuyên bố dự án: Nội dung của bản tuyên bố dự án sẽ thể hiện tổng quát: Mục tiêu dự án, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng và các rủi ro…  Xác định những người liên quan: Bao gồm việc nắm rõ vai trò và thu thập thông tin những người sẽ làm việc và hỗ trợ dự án Lập kế hoạch dự án Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án Vì vậy, xác định và tạo ra một kế hoạch chi tiết với các công việc, lịch trình, nguồn lực, ngân sách và cá c mục tiêu cụ thể Lập kế hoạch cũng bao gồm xác định rủi ro, đánh giá và phân bổ tài nguyên một cách hợp lý Để xây dựng bản kế hoạch cụ thể, toàn diện phải dựa trên các : yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp… Trong đó 4 yếu tố cần có của bản kế hoạch dự án :  Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)  Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)  Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) Tính khả thi (Realistic) Thực thi dự án Xây dựng đội ngũ dự án, phân công nhiệm vụ và cung cấp nguồn lực cho từng c ông việc Điều phối và điều chỉnh công việc đảm bảo tiến độ và chất lượng dựa trên kế hoạch đã đề ra Quản lý tài nguyên và giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện Kiểm soát dự án Đánh giá tiến độ dự án, so sánh với kế hoạch và xác định bất kỳ sai lệch nào việ c này bao gồm theo dõi, đánh giá, báo cáo tiến trình dự án và chất lượng công việc cũn g như quản lý thay đổi dự án và xử lý rủi ro Vì thế giải pháp đồng thời kết hợp công cụ ki ểm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giám sát dự án nhanh nhạy hơn, chí nh xác hơn, tiết kiệm hơn Kết thúc dự án Muốn kết luận một dự án đã kết thúc hay chưa phải dựa vào những mục tiêu dự án đã đạt được hay chưa và kèm theo đó là lệnh kết thúc do yêu cầu khách hàng, từ lãnh đạo dự án, bên có thẩm quyền quyết định Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tà i chính hay bàn giao sản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá l ại công tác triển khai dự án, Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho g iai đoạn tiếp theo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án Sau khi đã kết luận được dự án tiếp cận được giai đoạn đóng thì cũng cần phải có nhữ ng bước sau đây để có thể hoàn thành được một dự án hiệu quả nhất có thể:  Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án  Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, những nhân sự này cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo  Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp  Quyết toán: tất toán ngân sách dự án 1.2 Phần mềm quản lý dự án 1.2.1 Phần mềm quản lý dự án Trello Trello là phần mềm quản lý dự án phổ biến tại nhiều nước, có bản sử dụng miễn phí trọn đời c ho người dùng Đồng nghĩa với đó, người dùng bị giới hạn tính năng so với bản tính phí Tag tên người dùng hay tag tên công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý Đầy đủ phiên bản mobil e, PC, Laptop hay tablet cho người dùng có thể quản lý dự án mọi lúc mọi nơi Asana Asana là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, t hời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đ ủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty Wrike Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án với nhiều tính n ăng cao cấp và khả năng tích hợp mạnh mẽ, giúp thay thế e mail và hầu hết công cụ làm việc khác Theo đánh giá của Business News Daily, phiên bản miễn phí của Wrike cũng là lựa chọn hàng đầu cho những team nhỏ hoặc các star t-up không có nhiều kinh phí 1.2.2 Phần mềm quản lý dự án có bản quyền Basecamp Basecamp là một công cụ quản lý dự án trực tuyến đơn giản và rất phổ biến Đây là phầ n mềm giúp bạn quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thành viên trong dự á n tức thời, chính xác Một số tính năng mà Basecamp cung cấp bao gồm:  Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ… ngay trên giao diện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất  Tạo List công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công việc/dự án tới hạn  Lên lịch trình công việc theo mức độ quan trọng của các đầu việc  Tạo group chat để trao đổi công việc… Jira Software Jira Software là một hệ thống quản lý công việc và dự án phổ biến được phát triển bởi Atlassian Jira cung cấp các tính năng giúp bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc, giao tiếp nhóm và quản lý rủi ro Nó cũng tích hợp tốt với các công cụ phát triển phần mềm như Agile và Scr um Microsoft Project MS Project của Microsoft (MS) là một chương trình có khả năng rất lớn, được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác nhau MS Project là chương trình được tổ chức dưới dạng bảng và c ác biểu đồ quan sát Cho phép người dùng cập nhật, lập các bảng báo cáo một cách dễ dàng tr ong bất cứ thời diểm nào của một dự án Bên cạnh đó MS Project còn cho phép làm việc cùng lúc với nhiều dự án, độc lập hoặc liên quan với nhau Một điều quan trọng nữa là nó cung cấp khả năng giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, như thay đổi thời gia n thực hiện công tác nào đó, thay đổi điều kiện ràng buộc công tác, phân bố lại tài nguyên Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ:  Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP  Cấu hình máy tính: Chỉ cần đáp ứng được yêu cầu theo hệ điều hành trên  Có thể cài đặt MS Project độc lập, không cần kèm theo bất cứ chương trình nào CHƯƠNG 2 CÁC TÍNH NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICR OSOFT PROJECT 2016 2.1 Giới thiệu tổng quan Microsoft Project (viết tắt là MSP) là phần mềm quản lý dự án được phát triển và cung cấp bản quyền Đây là phần mềm được phát triển để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ quá trình hoạt động và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động MSP tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công công việc và tỷ lệ tài nguyên của dự án Phân bố nguồn lực và chi phí cho các công tác Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value Method Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc MSP hỗ trợ các mẫu tích hợp sẵn và các công cụ lên lịch quen thuộc sẽ giúp nhà quản lý dự án và người dùng luôn làm việc hiệu quả Việc tích hợp chặt chẽ với Power BI mang đến các bản phân tích nâng cao để hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn Với tính năng quản lý tác vụ và thời gian được đơn giản hóa, các nhóm có thể nhập các cập nhật từ mọi nơi, đem lại khả năng giám sát điều hành cao hơn 2.2 Giao diện phần mềm Microsoft Project có thể được khởi động bằng 2 cách: 2.3 Một số thao tác cơ bản 2.3.1 Tạo mới dự án Để tạo một kế hoạch làm việc đầu tiên là tạo ra một file dữ liệu mới, cũng như thiết lập thời gian tiến hành kế hoạch và các thông tin chung về dự án Để tạo một dự án từ mẫu: Bước 1: Mở Project (nếu bạn đang làm việc trong một dự án khác thì hãy chọn một tệp mới) Bước 2: Chọn một mẫu trong File (có thể tìm kiếm mẫu trực tuyến) hoặc tạo một dự án trống để tạo dự án từ đầu Bước 3: Sau đó chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Tạo 2.3.2 Thiết lập thông tin dự án Thiết lập thông tin dự án là một bước quan trọng, cần được thực hiện trước khi bắt đầu lập các giai đoạn cho dự án Dưới đây là 2 phần thiết lập cơ bản cho thông tin dự án chúng ta phải thực hiện: Thiết lập thông tin chung của dự án: File → Info → Project Information → Advanced Properties Nhập tên dự án, người quản lý, công việc, Thiết lập đơn vị thời gian cho dự án: File → Options → Schedule  Week start on: chọn ngày bắt đầu 1 tuần mới cho dự án  Fiscal year starts in: chọn năm tài chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của năm Thông thường là tháng 1 dương lịch  Default start time/end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc Hình minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều  Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần (Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month)  Xác định kiểu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (Percentage) trong Show assignment unit as a  Mặc định cách tạo ra các công việc mới trong New tasks created là tự động (Auto schedule) hay thủ công (Manual schedule) Nên chọn Auto để quen thuộc với các phiên bản MP trước  Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start date) hay ngày hiện tại (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on  Lựa chọn đơn vị thời gian trong dự án trong Duration is entered in (thông thường chọn là ngày) và đơn vị công việc trong dự án trong Work is entered in (thông thường chọn là giờ công)  Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây là lựa chọn phổ biến ở Việt Nam)  Bỏ chọn New task are effort – driven  Bỏ chọn Auto link inserted or moved tasks  Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để dự án luôn được tính toán lại ngay khi có sự thay đổi  Bỏ chọn Update task status updates resource status (trong giai đoạn lập kế hoạch, chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trình hay cập nhật thì nên loại bỏ đặc điểm này)  Lựa chọn chi phí cố phí được tính phân bổ (Prorated), ngay khi bắt đầu công việc (Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual  Thiết lập thời gian dự án: Project → Project Information Tại Start date (và Finish date), nhập ngày bắt đầu (và kết thúc) của dự án hoặc click vào biểu tượng mũi tên để hiển thị lịch và chọn ngày Chọn ngày hiện hành trong Current date mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày khác Chọn loại lịch áp dụng cho dự án trong Calendar 2.3.3 Tạo lịch Một dự án luôn tồn tại những lượng công việc phải thực hiện khác nhau nên cần phải tạo lập một định dạng lịch trình làm việc riêng để phù hợp với dự án của bạn Theo đó, lịch làm việc được sử dụng trong Microsoft Project 2016 được thiết lập về lịch trình làm việc cũng như thời gian cho các tác vụ của dự án một các mặc định MSP đã thiết lập 8 giờ mỗi ngày, tuần làm việc 5 ngày Vì thế chúng ta có thể thay đổi mặc định này thành những định dạng phù hợp hơn với các giai đoạn công việc cần thực hiện  Trên tab Project chọn Change Working Time  Vào Options … để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc  Vào tab Exception nhập thông tin Name, Start, Finish sau đó nhấn Details… để lựa chọn ngoại lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Thời gian làm việc thế nào?  Vào tab Work weeks chọn Details chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong dự án (ví dụ này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these specific working times rồi khai báo thời gian làm việc của buổi sáng và chiều (From to) 2.3.4 Tạo danh sách công việc 2.3.4.1 Lập danh sách các tác vụ của dự án Để quản lý hiệu quả một dự án, bước đầu ta cần tạo lập danh sách các nhiệm vụ Từ đ ó, có thể xác định được tất cả các nhiệm vụ cần thiết và có một cái nhìn tổng quát nhất về dự á n Bước 1: Vào task chọn Grantt Chart Bước 2: Tại giao diện Project, ta tiến hành nhập trực thông tin của danh sách công việc bao gồm tên công việc (Task Name), thời lượng (Duration), Ngày bắt đầu (Start), Ngày kết thúc (Finish), … Hoặc có thể nhập từ hộp thoại Task Information: Task → View Task Information → General, hoặc nhấp đúp chuột vào công tác Percent complete: % công tác đã hoàn thành Cập nhật tiến độ thực tế công tác Priority: mức độ ưu tiên công tác 2.3.4.2 Phân cấp công việc Các nhiệm vụ con (subtasks) nằm bên trong các nhiệm vụ lớn Sau khi đã xây dựng danh sách các tác vụ từ trên xuống dưới, ta tiến hành tạo các nhiệm vụ con như sau: Bước 1: Chọn các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ (có thể là một hoặc hơn 1 nhiệm vụ là con của nhiệm vụ khác) bằng cách bôi đen các nhiệm vụ đó Bước 2: Trong Menu Task nhấn Indent Task để báo rằng đây là một nhiệm vụ con 2.3.4.3 Thiết lập deadline Bước 1: Kích đúp vào nhiệm vụ cần thiết lập để mở hộp thoại Task Information Bước 2: Chọn tab Advanced vào phần Deadline chọn ngày là hạn cuối cùng 2.3.4.4 Nhập các ghi chú nhiệm vụ (Task note) Bước 1: Chọn task cần chèn ghi chú, nhấn chuột phải chọn Note Bước 2: Sau khi hiển thị hộp thoại, ghi lại những ghi chú cần thiết Nhấn Ok để lưu ghi chú v à kết thúc, nhấn cancel để hủy thao tác 2.3.4.5 Thiết lập kiểu công việc Task → Task Information → Advanced → Task Type Fixed Duration: Cố định khoảng Fixed Units: Cố định đơn vị Fixed Work: Cố định giờ làm việc 2.3.4.6 Ràng buộc công việc Task → Task Information → Advanced → Constrain type  As Soon as Possible: Công việc không bị ràng buộc  As Late as Possible: Công việc này phải bị trì hoãn càng lâu càng tốt  Finish No Earlier Than: Công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định  Finish No Later Than: Công việc phải kết thúc sớm hơn ngày tháng chỉ định  Must Finish On: Công việc phải kết thúc chính xác vào ngày tháng chỉ định  Must Start On: Công việc phải bắt đầu chính xác vào ngày tháng chỉ định  Star No Earlier Than: Công việc phải bắt đầu muộn hơn ngày tháng chỉ định  Start No Later Than: Công việc phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc Các quan hệ của công việc Mô tả Ví dụ Finish – to – Start Công việc B (công việc phụ thuộc) khô Công việc viết một chương của cuốn sác (FS) h phải được hoàn thành trước khi thực hi ng thể bắt đầu khi công việc A chưa kế ện công việc Start – to – Start (SS) t thúc Đặt giấy và cơ sở in liên quan chặt chẽ Công việc B (công việc phụ thuộc) khô với nhau vì nó đồng thời xảy ra Finish – to – Finish (FF) ng thể bắt đầu khi công việc A chưa bắ Các công việc yêu cầu phải có thiết bị phải kết thúc khi thời hạn thuê các thiết Start – to – Finish t đầu bị cũng kết thúc (SF) Công việc B (công việc phụ thuộc) chư Ngày bắt đầu in cuốn sách cũng là ngày đánh dấu các công việc về biên tập đã 2.3.6 Tài nguyên dự án a thể kết thúc khi công việc A chưa kết kết thúc thúc Công việc B (công việc phụ thuộc) chư a thể kết thúc khi công việc A chưa bắt đầu Các kiểu nguồn lực (tài nguyên):  Resource Name: Nhập tên tài nguyên  Type: Kiểu  Material Label: Nhãn vật liệu  Group: Nhóm  Max Units: Số đơn vị tài nguyên tố đa tính cho 1 ngày  Std.Rate: Giá chuẩn  Ovr.Rate: Giá ngoài giờ  Cost/Use: Phí sử dụng tính cho 1 tài nguyên  Accue: Phương pháp tính giá