Quy trình quản lý dự án Trang 11 Quản lý tiến độ dự án theo phương pháp đường găng:CPM Critical Path Method là công cụ phân tích tiến độ quan trọng trong quảnlý dự án và biểu diễn chuỗi
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
KHÁI NIỆM DỰ ÁN VÀ QUI TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất,
Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.
Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng Dự án còn được hiểu là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực để đạt mục tiêu đó.
Việc sử dụng các nguồn lực là rất khác nhau trong từng giai đoạn nhất định của dự án để tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên. Một dự án thành công là duy trì và phát huy tác dụng của các nguồn lực và phương tiện được phân phối cho sự phát triển lâu dài và bền vững của tổ chức.
1.1.2 Quy trình quản lý dự án
Quản lý dự án là quá trình sử dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và phương pháp để điều hành các hoạt động của dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của nó.
5 nhóm quy trình quản lý dự án:
Quản lý tiến độ dự án theo phương pháp đường găng:
CPM (Critical Path Method) là công cụ phân tích tiến độ quan trọng trong quản lý dự án và biểu diễn chuỗi công việc theo sơ đồ mạng. Đường găng là chuỗi công việc có tổng thời gian thực hiện dài nhất và việc thực hiện chậm trễ một công việc trên đường găng sẽ kéo dài thời gian thực hiện chung của dự án.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN
Phần mềm miễn phí là loại phần mềm mà người dùng không cần phải chi trả bất kỳ khoản phí nào, không có hạn chế về thời gian sử dụng, và có thể tự do tải xuống, sao chép và sử dụng Có thể kể tên như: Jira; Trello; Asana; Agilefant; My Collab; Open Project; Easy Project; …
1.2.2 Phần mềm có bản quyền
Phần mềm có bản quyền là phần mềm được cấp phép sử dụng theo đúng quy định, cho phép người dùng sử dụng hoàn toàn hợp pháp mà không phải lo ngại về vi phạm quyền sở hữu hoặc giới hạn sử dụng của phần mềm đó Có thể kể tên như:Microsoft Project; Project Manager; Orange Scrum; Project Manager; …
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
Microsoft Project là một ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft Nó được thiết kế để cung cấp hỗ trợ trong việc quản lý dự án, xây dựng kế hoạch và phân bổ nguồn lực cho các dự án.
Ngoài ra, Microsoft Project còn hỗ trợ quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ hoạt động và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc và ước tính nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động.
GIAO DIỆN PHẦN MỀM
Hình 1 Tổng quan giao diện phần mềm
MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
2.3.1 Tạo một dự án mới
Bước 1: Truy cập vào Microsoft Project, trang chủ của phần mềm hiện ra
Bước 2: Chọn New → Blank Project
Hình 2 Giao diện tạo dự án mới
2.3.2 Thiết lập thông tin dự án
Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, chọn Project.
Hình 3 Thanh Tab của Project Bước 2: Chọn Project Information, cửa sổ Project Information hiện ra, ta tiến hành thiết lập thông tin dự án tại đây.
Hình 4 Cửa sổ Project Information
2.3.3.1 Thiết lập thời gian làm việc
Bước 1: Vào File → Option → Schedule, ta có giao diện Schedule:
Hình 5 Giao diện Schedule Bước 2: Thiết lập thời gian làm việc như Ngày bắt đầu của tuần (Week starts on), Tháng bắt đầu của năm (Fiscal year starts in), Giờ bắt đầu làm (Defaut start time), Giờ tan làm (Default end time), v.v.
Hình 6 Tạo lịch cho dự án
2.3.3.2 Thay đổi thời gian làm việc
Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, chọn Project.
Bước 2: Chọn Change Working Time, cửa sổ Change Working Time hiện ra.
Hình 7 Cửa sổ Change Working Time
2.3.4 Tạo danh sách công việc
Tại giao diện làm việc của Project, ta tiến hành nhập thông tin của danh sách công việc bao gồm tên công việc (Task Name), thời lượng (Duration), ngày bắt đầu (Start), ngày kết thúc (Finish), v.v…
Hì nh 8 Tạo danh sách công việc
2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, ta chọn Task → Information → Predecessors.
Bước 2: Tiến hành thiết lập mối quan hệ giữa các công việc.
Bảng 2.1 Các loại quan hệ
Mối quan hệ Mô tả
Công việc B (công việc phụ thuộc) không thể bắt đầu khi công việc
Start-to-Start (SS) Công việc B (công việc phụ thuộc) không thể bắt đầu khi công việc
Công việc B (công việc phụ thuộc) chưa thể kết thúc khi công việc
Công việc B (công việc phụ thuộc) chưa thể kết thúc khi công việc
Work: Tài nguyên thực hiện công việc (người, thiết bị).
2.3.6.2 Cách thiết lập danh sách tài nguyên cho dự án
Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, ta chọn View → Resource Sheet.
Bước 2: Tiến hành nhập liệu tài nguyên dự án tại Resource Sheet bao gồm tên tài nguyên (Resource Name), phân loại (Type), lương tiêu chuẩn (Std.Rate), lương tăng ca (Ovt.), v.v.
Hình 10 Giao diện Resource Sheet
2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho các công việc
Sau khi thiết lập danh sách tài nguyên cho dự án thông qua giao diện Resource Sheet, ta có thể phân bổ những tài nguyên này cho các công việc tại Gantt Chart. Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, ta chọn View → Gantt Chart. Bước 2: Tại cột Resource Name, ta chọn tài nguyên sẽ phụ trách cho các công việc có trong dự án.
Hình 11 Phân bổ tài nguyên cho các công việc
Ngoài ra có thể thực hiện phân bổ tài nguyên bằng cách thứ hai như sau:
Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, ta chọn Task → Information → Resource, giao diện Resource của cửa sổ Task Information hiện ra.
Hình 82 Giao diện Resource của cửa sổ Task Information
Bước 2: Tiến hành phân bổ tài nguyên cho các công việc của dự án.
2.3.8 Lịch trình cho dự án Để thiết lập lịch trình cho dự án, ta thực hiện các thao tác thiết lập hoặc thay đổi thời gian làm việc.
Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, ta chọn Project → Change Working Time.
Hình 13 Giao diện Change Working Time Bước 2: Chọn Create New Calendar, đặt tên cho lịch tại mục Name, rồi nhấn OK để tạo lịch trình mới cho dự án.
Hình 14 Giao diện Create New Calendar
Bước 3: Thiết lập thông tin cho lịch ở các mục Exceptions (các ngày nghỉ, lễ, Tết) và Work Weeks (các ngày làm việc trong một tuần).
2.3.9 Tìm đường găng cho dự án Đường găng của dự án là đường xuyên mạng đi từ thời điểm khởi công dự án (sự kiện khởi công dự án) tới thời điểm kết thúc dự án (sự kiện hoàn thành dự án) có chiều dài trên trục thời gian (tức là tổng thời lượng thực hiện của các công việc thuộc đường này) lớn nhất.
Cách thực hiện: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, ta chọn Format → Gantt chart style.
Hình 95 Đường găng cho dự án
2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án
Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, chọn Task → Information → General.
Hình 106 Giao diện General trong cửa sổ Task Information
Bước 1: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, chọn Resource → Leveling Options, cửa sổ Resource Leveling hiện ra.
Hình 17 Cửa sổ Resource Leveling Bước 2: Chọn vào ô Automatic để tự động cân bằng tài nguyên trong quá trình phân bổ tài nguyên cho dự án.
Bước 3: Chọn phạm vi cân bằng: Toàn bộ dự án (Level entire project) hoặc một khoảng thời gian cụ thể (Level From: … To: …).
Bước 4: Chọn OK để áp dụng cân bằng tự động.
Có nhiều cách để thực hiện cân đối tài nguyên thủ công.
- Xác định tài nguyên bị quá tải: Tại giao diện Gantt Chart, xuất hiện ký hiệu hình người màu đỏ hoặc khi vào View → Resource Sheet, có tài nguyên bị tô đỏ Đây là tài nguyên bị quá tải cần cân đối.
Hình 18 Tài nguyên bị quá tải ở giao diện Gantt Chart
Hình 19 Tài nguyên bị quá tải ở giao diện Resource Sheet
- Chia công việc thành nhiều phần: Chia nhỏ công việc thành nhiều phần (ít ảnh hưởng đến đường găng - tiến độ chung) để tránh việc bị chồng chất.
- Kết hợp hai phương pháp: chuyển công việc từ song song sang tuần tự và chia công việc thành các phần nhỏ Tuy nhiên cách này có nhược điểm là không tối ưu về thời gian.
- Bổ sung tài nguyên: Thay đổi số lượng, năng suất của tài nguyên ở Resource Sheet. Nhược điểm là làm tăng chi phí, tuy nhiên sẽ đảm bảo được thời gian cho dự án.
2.3.12 Lập và in báo cáo
Microsoft Project cho phép tạo nhiều loại báo cáo Cách thực hiện: Tại giao diện làm việc của Project, trên thanh Tabs, chọn Report.
Hình 11 Báo cáo tổng hợp chung cho dự án
Hình 21 Báo cáo thực hiện công việc
Hình 22 Báo cáo sử dụng tài nguyên
Hình 123 Báo cáo chi phí
Bước 1: Sau khi tạo báo cáo, vào File → chọn Print, giao diện in báo cáo hiện ra.
Hình 24 Giao diện in báo cáo Bước 2: Thiết lập máy in, trang in, …
MINH HỌA: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT
GIỚI THIỆU DỰ ÁN
Ngày nay, nền kinh tế của Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ Sau năm 2020, một năm khó khăn vì đại dịch COVID-19, lĩnh vực dịch vụ ăn uống đang từng bước phục hồi và khôi phục vị thế của mình, nhờ sự gia tăng nhu cầu thư giãn và giải trí của cư dân thành phố lớn.
Sau những buổi học tập và làm việc căng thẳng, hay trong những cuộc gặp gỡ, quán cà phê thường được chọn là địa điểm lý tưởng để nghỉ ngơi Cà phê là một thức uống quen thuộc và dễ tiếp cận với mọi độ tuổi Theo nghiên cứu của IPSARD (Viện Chính sách và Chiến lược phát triển Nông nghiệp nông thôn), nhu cầu uống cà phê tại thành phố Hồ Chí Minh rất lớn, chiếm 48% Vì vậy, thành phố Hồ Chí Minh là địa điểm thích hợp để triển khai ý tưởng xây dựng một quán cà phê, nơi chúng ta có thể lưu giữ những kỷ niệm bên gia đình, người thân và bạn bè. Để thực hiện ý tưởng xây dựng quán cà phê, chúng ta cần có một kế hoạch rõ ràng,ghi lại từng bước thi công, nghiên cứu thị trường, sản phẩm và nhà cung cấp, để xây dựng một quán cà phê hấp dẫn cho khách hàng Sử dụng phần mềm Microsoft Project sẽ giúp chúng ta ghi chép những công việc cần thực hiện, lên lịch thời gian và thiết lập tiến độ thi công chi tiết cho từng công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng.
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT ĐỂ LẬP TIẾN ĐỘ THI CÔNG DỰ ÁN
Tên dự án: DỰ ÁN KINH DOANH QUÁN CÀ PHÊ.
Vốn đầu tư: 79,144 triệu đồng.
27 Đạt được lợi nhuận cao và hoàn vốn sau 1 năm hoạt động.
Tạo không gian thoải mái, thư giãn cho khách hàng. Đạt uy tín với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng có liên quan.
Lập kế hoạch cho dự án:
1) Yêu cầu và thái độ
- Chủ động và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc
- Nghiêm túc thực hiện các công việc được giao
- Chịu trách nhiệm trước việc làm của mình, biết sửa đổi
Bảng 3.1 Kế hoạch tổng quan
Task Name DurationStart Finish PredecessorsResource Names % Work
Tổng thời gian thực hiện dự án
Lập kế hoạch kinh doanh
Lựa chọn mô hình 3 days Tue
Nguyễn Phú Nguyên, Trịnh Thị Thu Hương
Mục tiêu kinh doanh 2 days Tue
Nguyễn Phú Nguyên, Trịnh Thị Thu Hương
Hùng Võ Thu Nguyệt, Phạm
Phân tích thị trường 15 days Tue
Nghiên cứu nhu cầu và đặc điểm khách hàng
Hùng Võ Thu Nguyệt, Phạm Thảo Ngân, Trịnh Thị Thu Hương
Phân tích môi trường bên ngoài
Phạm Thảo Ngân, Trương Minh Hiệp
Phân tích mô hình SWOT 6 days Tue
Phạm Thảo Ngân, Nguyễn Phú Nguyên, Trịnh Thị Thu Hương
Nghiên cứu kỹ thuật 21 days Tue
Mô tả sản phẩm 3 days Tue
Hùng Võ Thu Nguyệt, Phạm Thảo Ngân, Nguyễn Phú Nguyên
Nhà cung cấp 7 days Fri
Nguyễn Phú Nguyên, Trịnh Thị Thu Hương
Xác định công suất của dự án
Phạm Thảo Ngân, Trịnh Thị Thu Hương
Kế hoạch 3 days Fri Wed 12 Trịnh Thị Thu 80% 1,440,000₫
29 mua sắm và sử dụng trang thiết bị, cung cấp dịch vụ
Bố trí mặt bằng - giải pháp xây dựng công trình của dự án
Nguyễn Phú Nguyên, Trịnh Thị Thu Hương
Giải pháp bảo vệ môi trường
Hùng Võ Thu Nguyệt, Phạm Thảo Ngân
Kế hoạch cụ thể 4 days Tue
Phạm Thảo Ngân, Trịnh Thị Thu Hương
Phạm Thảo Ngân, Nguyễn Phú Nguyên
Phân tích kế hoạch nhân sự 5 days Mon
Hùng Võ Thu Nguyệt, Trịnh Thị Thu Hương
Phân tích hiệu quả tài chính
Tổ chức thực hiện 54 days Tue
Chuẩn bị đầu tư 4 days Tue
Nguyễn Phú Nguyên, Trịnh Thị Thu Hương
Xây dựng cơ sở 40 days Tue
Thi công nền móng 7 days Tue
Thi công tường, vách điện nước, mái hiên, cây xanh
Hoàn thiện dán tường, sơn, thạch cao…
Hùng Võ Thu Nguyệt, Trương Minh Hiệp
Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện
Nguyễn Phú Nguyên, Trương Minh Hiệp
Trang trí nội thất 10 days Tue
Lắp đặt kệ sách bàn ghế 2 days Tue
Lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách, máy làm bánh,
Hùng Võ Thu Nguyệt, Trương Minh Hiệp
Bố trí cây xanh 2 days Tue
Sắp xếp sách vật dụng trang trí
Phạm Thảo Ngân, Trương Minh Hiệp, Trịnh Thị Thu Hương
Nghiệm thu kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án
Nguyễn Phú Nguyên, Trịnh Thị Thu Hương
Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan
Nguyễn Phú Nguyên, Trịnh Thị Thu Hương
Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật…
Viết báo cáo 1 day Tue
Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án
Hình 136 Sơ đồ mạng (Network Diagram)
Báo cáo nguồn lực (Resource Overview): Trạng thái của công việc của tất cả các tài nguyên dạng Work đang làm việc trong dự án của bạn, vì vậy bạn sẽ dễ dàng biết những gì cần làm và các công việc đã hoàn thành.
Báo cáo chi phí (Task Cost Overview): được hiển thị chi tiết trong bảng và biểu đồ.
Hình 147 Báo cáo chi phí (Task Cost Overview)
Báo cáo tổng hợp chung cho dự án (Project Overview): cho biết công việc đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm, các mốc thời gian sắp tới và công việc quá hạn.
Hình 28 Báo cáo tổng hợp chung cho dự án (Project Overview)
4) Các rủi ro có thể xảy ra
- Chi phí vượt ngoài dự tính
- Không tìm được địa điểm thích hợp
- Chịu ảnh hưởng gián tiếp từ điều kiện tự nhiên (mưa, bão, dịch bệnh…).
- Đi vay hoặc cắt giảm một số yếu tố chưa thực sự cần thiết để tối ưu hóa chi phí
- Tìm vị trí ít thuận lợi hơn và thúc đẩy marketing
- Thúc đẩy việc tìm nhân sự trên các hội nhóm, liên kết với các công ty tìm nhân sự để tuyển dụng
- Tài trợ và hạn chế rủi ro.
Công tác chuẩn bị và tổ chức dự án đã diễn ra theo đúng tiến độ đã lập ra, mặc dù trong lúc thực hiện còn nhiều sai sót nhưng cũng đã có hướng giải quyết hợp lý