Quy trình quản lý dự án Khái niệm: Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụvà kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, t
NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH - - BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM 6 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN “HỘP BÃ MÍA – GIẢI PHÁP CHO MÔI TRƯỜNG” Nhóm thực hiện: Nhóm 6 Lớp: ITS301_231_1_D14 DANH SÁCH THÀNH VIÊN TÊN THÀNH VIÊN MSSV Nguyễn Tuấn Anh 030338220008 Phạm Anh Dương 030338220022 Đoàn Thu Hà 030338220030 Đoàn Lê Bảo Ngọc 030838220151 030838220249 Trương Nguyễn Thanh Thư TP Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2024 BẢNG PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Nguyễn Tuấn Anh (Nhóm trưởng) Thuyết trình Phạm Anh Dương Powerpoint Đoàn Thu Hà Đoàn Lê Bảo Ngọc Word MS Project Trương Nguyễn Thanh Thư MS Project LỜI MỞ ĐẦU Môi trường là không gian mà mọi sinh vật sống tồn tại và phát triển, có ảnh hưởng rất lớn đến đời sống con người Nhưng hiện nay, tình trạng ô nhiễm môi trường vẫn còn diễn ra rất nghiêm trọng, lượng rác thải nhựa xả ra môi trường khiến chất lượng môi trường bị xuống cấp trầm trọng Như chúng ta đã biết, nhựa có khoảng thời gian rất lâu để phân huỷ, mà hằng năm lại có tới 300 triệu tấn rác thải nhựa bị thải ra môi trường trên thế giới Điều này đã gây ra nhiều tác động tiêu cực đến môi trường và thậm chí làm mất cân bằng sinh thái do những loài động vật ăn phải rác thải nhựa và chết Nhằm khắc phục tình trạng đáng báo động này, nhóm chúng em đã đưa ra dự án thay thế đồ nhựa bằng bã mía - nguyên vật liệu vô cùng thân thiện với môi trường cũng như sức khỏe cho người mua Để nâng cao tính hiệu quả trong việc thực thi dự án, nhóm chúng em sẽ sử dụng phần mềm Microsoft Project nhằm hỗ trợ trong quá trình xây dựng kế hoạch, phân công nguồn lực và kiểm soát tiến độ dự án Vì đây là lần đầu tiên nhóm chúng em ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án, nên sẽ có những sai sót do ít kinh nghiệm cũng như vốn kiến thức còn hạn chế Xin cảm ơn chân thành đến thầy Trần Đức Tùng đã hướng dẫn chúng em trong môn Tin học ứng dụng, và chúng em mong thầy sẽ đưa ra những nhận xét để giúp chúng em có thể cải thiện và rút kinh nghiệm trong bài học này MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH 5 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 6 CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU TỔNG QUAN .7 1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 7 1.1.1 Khái niệm dự án .7 1.1.2 Quy trình quản lý dự án 7 1.2 Phần mềm quản lý dự án 8 1.2.1 Phần mềm miễn phí 8 1.2.2 Phần mềm có bản quyền 9 CHƯƠNG 2 - PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT 11 2.1 Giới thiệu tổng quan .11 2.2 Giao diện phần mềm .11 2.3 Một số thao tác cơ bản 12 2.3.1 Tạo một dự án mới 12 2.3.2 Thiết lập thông tin dự án .14 2.3.3 Tạo lịch 15 2.3.4 Tạo danh sách công việc 17 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc .19 2.3.6 Nguồn lực dự án .19 2.3.7 Phân bổ nguồn lực cho các công việc 20 2.3.8 Lịch biểu cho dự án 21 2.3.9 Đường găng cho dự án 22 2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án 22 2.3.11 Lập và in báo cáo 23 CHƯƠNG 3 - ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO “HỘP BÃ MÍA – GIẢI PHÁP CHO MÔI TRƯỜNG” 25 3.1 Giới thiệu dự án 25 3.1.1 Mục tiêu dự án .25 3.1.2 Ý nghĩa dự án 25 3.1.3 Danh sách công việc .26 3.2 Ứng dụng phần mềm MS Project để quản lý thời gian (và nguồn lực) của dự án “HỘP BÃ MÍA – GIẢI PHÁP CHO MÔI TRƯỜNG” .28 3.2.1 Lịch trình cho dự án 28 3.2.2 Sơ đồ Gantt cho dự án 29 3.2.3 Cân đối nguồn lực 29 3.2.4 Tình huống dự án: 30 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO .33 Bảng 1 Danh sách công việc Hình 1 Phần mềm Microsoft Project 2016 Hình 2 Cửa sổ là việc của Microsoft Project 2016 Hình 3 Giao diện cài đặt của Microsoft Project 2016 Hình 4 Mở phần mềm Project 2016 Hình 5 Giao diện vừa mở và giao diện khi chọn mẫu Blank Project trên Project 2016 Hình 6 Thiết lập những thông tin cơ bản của dự án Hình 7 Thao tác để mở thiết lập dự án Hình 8 Thiết lập thông tin dự án Hình 9 Thao tác Change Working Time Hình 10 Giao diện hộp thoại Project Options Hình 11 Thao tác chọn Gantt Chart Hình 12 Thao tác tạo nhiệm vụ phụ Hình 13 Thiết lập Mối quan hệ giữa các công việc Hình 14 Thao tác tạo Nguồn lực dự án Hình 15 Thao tác Phân bổ nguồn lực cho các công việc (cách 1) Hình 16 Thao tác Phân bổ nguồn lực cho các công việc (cách 2) Hình 17 Thao tác Phân bổ nguồn lực công việc (cách 3) Hình 18 Thao tác Tạo lịch biểu cho dự án Hình 19 Thao tác Tìm đường găng cho dự án Hình 20 Thao tác Cập nhật tiến độ dự án Hình 21 Thao tác lập báo cáo Hình 22 Giao diện khi chọn mẫu Chart Hình 23 Giao diện In báo cáo Hình 24 Lịch trình cho dự án Hình 25 Sơ đồ Gantt Hình 26 Cân đối nguồn lực Hình 27 Dự án trước thay đổi Hình 28 Dự án sau thay đổi Document continues below Discover more fTrionmh:ọc ứng dụng Trường Đại học… 42 documents Go to course Tin - Tin học ứng dụng 2 100% (1) Nguyen Hoang Hai Vy excel business 03 9 None Trading HUB 3 36 Xác suất 96% (28) thống kê File giáo trình bản pdf HSK 2 100% (11) 8 Giáo trình chủ nghĩ… Individual 2 3 Kinh tế vi 100% (10) mô Answer Key - Complete Ielts ban… 20 sách 92% (79) MS chuyện… Microsoft Project FS Finish to Start SS Start to Start FF Finish to Finish SF Start to Finish 1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn nhất được thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời gian, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng Dự án có 5 đặc điểm chính sau đây: Có mục tiêu xác định - Được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc - Thường liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty và lĩnh vực chuyên môn khác nhau - Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chưa từng được làm trước đó - Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể 1.1.2 Quy trình quản lý dự án Khái niệm: Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án Quản trị dự án thường bao gồm: - Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng) - Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án - Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm : phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phí, nguồn lực, rủi ro Mỗi dự án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu Quy trình: Một quy trình dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau: Xác định dự án, lập kế hoạch, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án Thời điểm bắt đầu dự án được xác định từ thời điểm dự án được ra quyết định chấp thuận thực hiện Các nguồn lực huy động cho các hoạt động dự án tăng lên từ từ, rồi đạt đỉnh, sau đó giảm khi bàn giao dự án cho khách hàng Nội dung công việc chính trong từng giai đoạn của chu kỳ sống dự án: - Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu của dự án, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy dự án và kết thức giai 1 là một bản văn kiện dự án trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, thời gian, ngân sách, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự, rủi ro - Giai đoạn lập kế hoạch: xây dựng các kế hoạch dự án - kế hoạch tiến độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch về quản lý nhân sự dự án - Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án được thực hiện, ví dụ nhu cầu được xây dựng, phần mềm được viết lệnh Trong giai đoạn này công tác quản lý dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án : kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng Quản lý sự thay đổi, đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án - Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bố trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điều chuyển nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm 1.2.1 Phần mềm miễn phí Trello là phần mềm giám sát dự án được biết đến khá rộng rãi, được nhiều doanh nghiệp ở đa dạng các quốc gia tin dùng Công cụ có hỗ trợ phiên bản dùng thử miễn phí “cực kỳ” tiện lợi Bên cạnh đó, Trello còn có tính năng bàn giao và nhận công việc một cách nhanh chóng, được sắp xếp theo một hệ thống có khoa học, hiệu quả Ưu điểm nổi bật: - Cho phép thêm hoặc bớt số lượng nhân sự tham gia dự án - Nhận xét và đính kèm các tài liệu cần thiết - Tag tên người dùng hoặc công việc để theo dõi dễ dàng - Ứng dụng dùng được trên nhiều phiên bản khác nhau (mobile, laptop, PC, tablet, …) Phần mềm quản lý dự án Due hỗ trợ doanh nghiệp giám sát tiến độ công việc, nhắc nhở nhân viên hoàn thành đúng hạn để đảm bảo chất lượng cũng như nâng cao hiệu suất hoạt động Công cụ phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ Một điểm tiện lợi mà phần mềm mang lại đó là người dùng không cần thiết lập tài khoản và có thể hoạt động bình thường ngay cả khi không có mạng Ưu điểm nổi bật: - Phần mềm hoạt động tốt ngay cả khi không có internet - Theo dõi và giám sát công việc hiệu quả - Nắm chắc lịch trình làm việc - Tự động thông báo nhắc nhở mỗi khi gần đến hạn hoàn thành - Bố trí khung thời gian thực hiện đáp ứng tiến độ dự án