Quy trình quản lý dự án Khái niệm: Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụvà kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, t
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án
Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn nhất được thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời gian, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Dự án có 5 đặc điểm chính sau đây:
Có mục tiêu xác định
- Được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc
- Thường liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty và lĩnh vực chuyên môn khác nhau.
- Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chưa từng được làm trước đó
- Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể.
1.1.2 Quy trình quản lý dự án
Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án Quản trị dự án thường bao gồm:
- Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng).
- Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án.
- Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm : phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phí, nguồn lực, rủi ro.
Mỗi dự án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu.
Một quy trình dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau: Xác định dự án, lập kế hoạch, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án.
Thời điểm bắt đầu dự án được xác định từ thời điểm dự án được ra quyết định chấp thuận thực hiện Các nguồn lực huy động cho các hoạt động dự án tăng lên từ từ, rồi đạt đỉnh, sau đó giảm khi bàn giao dự án cho khách hàng Nội dung công việc chính trong từng giai đoạn của chu kỳ sống dự án:
- Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu của dự án, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy dự án và kết thức giai 1 là một bản văn kiện dự án trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, thời gian, ngân sách, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự, rủi ro
Phần mềm quản lý dự án
- Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án được thực hiện, ví dụ nhu cầu được xây dựng, phần mềm được viết lệnh Trong giai đoạn này công tác quản lý dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án : kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng Quản lý sự thay đổi, đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án
- Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bố trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điều chuyển nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm
Trello là phần mềm giám sát dự án được biết đến khá rộng rãi, được nhiều doanh nghiệp ở đa dạng các quốc gia tin dùng Công cụ có hỗ trợ phiên bản dùng thử miễn phí “cực kỳ” tiện lợi Bên cạnh đó, Trello còn có tính năng bàn giao và nhận công việc một cách nhanh chóng, được sắp xếp theo một hệ thống có khoa học, hiệu quả. Ưu điểm nổi bật:
- Cho phép thêm hoặc bớt số lượng nhân sự tham gia dự án.
- Nhận xét và đính kèm các tài liệu cần thiết.
- Tag tên người dùng hoặc công việc để theo dõi dễ dàng.
- Ứng dụng dùng được trên nhiều phiên bản khác nhau (mobile, laptop, PC, tablet, …).
Phần mềm quản lý dự án Due hỗ trợ doanh nghiệp giám sát tiến độ công việc, nhắc nhở nhân viên hoàn thành đúng hạn để đảm bảo chất lượng cũng như nâng cao hiệu suất hoạt động Công cụ phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ Một điểm tiện lợi mà phần mềm mang lại đó là người dùng không cần thiết lập tài khoản và có thể hoạt động bình thường ngay cả khi không có mạng. Ưu điểm nổi bật:
- Phần mềm hoạt động tốt ngay cả khi không có internet.
- Theo dõi và giám sát công việc hiệu quả.
- Nắm chắc lịch trình làm việc.
- Tự động thông báo nhắc nhở mỗi khi gần đến hạn hoàn thành.
- Bố trí khung thời gian thực hiện đáp ứng tiến độ dự án.
Project Manager là một phần mềm quản lý dự án dựa trên thời gian thực tế. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đo lường và giám sát lịch trình cụ thể, ngày bắt đầu và kết thúc công trình,…Với nhiều tính năng mạnh mẽ, công cụ sẽ hỗ trợ người dùng xuyên suốt quá trình triển khai cũng như vận hành dự án. Ưu điểm nổi bật:
- Công cụ hỗ trợ các nhà quản lý giám sát dự án dựa trên biểu đồ Gantt.
- Quản lý theo dạng bảng.
- Lập kế hoạch cụ thể.
- Theo dõi thời gian và lên lịch trình bắt đầu cũng như hoàn thiện.
- Tạo báo cáo chi tiết cho toàn dự án.
- Bàn giao công việc dễ dàng
1.2.2 Phần mềm có bản quyền
Hiện nay, Fastdo là đơn vị cung cấp những giải pháp phần mềm quản lý dự án hiệu quả.
Sản phẩm của phần mềm này phù hợp cho mọi loại hình và quy mô từng doanh nghiệp khác nhau Phần mềm cung cấp nhiều tính năng thông minh giúp người dùng ứng dụng vào công việc hiệu quả nhất.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý Fastdo:
- Fastdo không chỉ cung cấp phần mềm quản lý dự án mà còn đem đến trải nghiệm tuyệt vời nhất Đây là phần mềm thân thiện cho tất cả nhân sự từ cấp nhân viên đến nhà quản lý Mỗi tính năng đều được lập trình với mục đích tối ưu hiệu suất công việc và phát triển nhân sự cho doanh nghiệp.
- Người bạn đồng hành: Phần mềm quản trị đều hướng đến sự thân thiện và thoải mái khi sử dụng Từ đó, thay đổi cách nhìn nhận về phần mềm quản lý khô khan như trước đây Đây chính là người bạn đồng hàng tạo hứng thú cho nhân sự và tăng hiệu suất trong công việc.
- Phù hợp từng doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp muốn tìm kiếm một phần mềm quản trị phù hợp với thực trạng và văn hóa thì Fastdo là lựa chọn đáng thử Bởi các phần mềm được lập trình cho phép từng doanh nghiệp tùy biến và tối ưu cho phù hợp nhất.
- Làm chủ dữ liệu: Phần mềm của Fastdo chuyển giao 100% dữ liệu cho doanh nghiệp nên doanh nghiệp hoàn toàn làm chủ dữ liệu và bảo mật kinh doanh.
Liquid Planer là một trong các phần mềm quản lý dự án hiệu quả, phù hợp với mọi doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn Công cụ giúp quản lý và theo dõi chặt chẽ quá trình vận hành, xử lý khối lượng việc “khổng lồ” một cách nhanh chóng và kịp tiến độ hoàn thành. Ưu điểm nổi bật:
- Phần mềm có nhiều tính năng tiện ích cho việc hoạch định và lên chiến lược triển khai dự án.
- Phân tích hiệu suất làm việc một cách chi tiết.
- Tổng hợp toàn bộ chi phí.
- Cung cấp đánh giá tỉ mỉ để doanh nghiệp có những kế hoạch khắc phục tốt hơn ở dự án sau.
- Hỗ trợ bản dùng thử giới hạn,…
AMIS Công Việc là phần mềm quản lý dự án nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS Phần mềm ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý công việc tại doanh nghiệp, mục đích cuối cùng giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ưu điểm của AMIS Công Việc:
- Dễ dàng lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án với các thông tin về lộ trình phát triển, thành viên, vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, thời hạn hoàn thành, độ quan trọng của đầu việc…
- Tạo dự án mới, thêm thành viên và phân quyền chi tiết cho từng thành viên trong dự án nhanh chóng.
- Quản lý thời gian, thêm công việc cha, công việc con trong từng dự án chi tiết nhất, giúp tránh sót việc.
- Phần mềm quản lý công việc giúp giám sát và theo dõi dự án kịp thời, nhờ đó nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ mọi lúc mọi nơi.
- Đánh giá dự án có hoàn thành đúng tiến độ hay chi phí có nằm trong ngân sách dự kiến hay không.
- Năng suất làm việc của nhân viên cũng được thể hiện rõ, giúp quản lý thêm căn cứ khen thưởng, lưu vào hồ sơ chuẩn xác.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT
Giới thiệu tổng quan
Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ người quản trị dự án trong công tác lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải công việc dự án.
Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và Professional.
Giao diện phần mềm
Màn hình giao tiếp chính gồm:
- Hệ thống các Menu chính.
- Các cửa sổ tuỳ chọn trên thanh công dọc.
- Các biểu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang.
- Để đến Backstage, dick vào File trên giao diện Microsoft Project, Microsoft.
- Project sẽ hiển thị Backstage.
- Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office.
- Info là nơi để bạn truy cập đến các tập tin dự án.
- Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất.
- New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.
- Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án.
- Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phẩm Microsoft Project.
- Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project.
Một số thao tác cơ bản
2.3.1 Tạo một dự án mới
Bước 1: Để khởi tạo dự án mới, đầu tiên là mở phần mềm MS Project bằng cách: Click vào nút Search trên thanh Taskbar Tìm kiếm “Project 2016” Click vào Open hoặc tại mục Best match chọn “Project 2016”.
Chọn 1 mẫu có sẵn hoặc tìm kiếm các mẫu trực tuyến trên thanh Search for online templates Sau khi đã chọn thì nhấn vào Create để tạo dự án mới.
2.3.2 Thiết lập thông tin dự án
Thiết lập tên dự án, người quản lý, công ty… để dễ quản lý bằng cách File
Info Project Information Advanced Properties Hộp thoại Properties dùng để thiết lập các trường dữ liệu.
Chọn Project trên thanh công cụ Nhóm Properties chọn ProjectInformation.
Khai báo ngày bắt đầu – Start date (hoặc kết thúc – Finish date) dự kiến của dự án.
Chọn ngày hiện hành trong Current date (mặc định lấy bằng ngày của máy tính) có thể chọn bằng ngày khác Chọn loại lịch áp dụng cho dự án trong Calendar.
Tại thanh công cụ, chọn Project Nhóm Properties , chọn Change WorkingTime
Vào tab Exception nhập thông tin Name, Start, Finish sau đó nhấn Details để lựa chọn ngoại lệ cho ngày đó ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Làm thời gian như thế nào? Vào Options để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc
2.3.4 Tạo danh sách công việc
Lập danh sách các tác vụ của dự án:
Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Task chọn Gantt Chart GanttChart.
Bước 2: Trong cột Task Mode chọn một trong hai loại Task Mode Nhập tên trong cột Task Name Khi đó ta chưa vội tính toán số ngày cho từng công việc thì MS Project mặc định là 1 ngày bắt đầu từ ngày bắt đầu dự án.
Tạo các nhiệm vụ phụ (Subtasks):
Bước 1: Chọn các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ (có thể là một hoặc hơn 1 nhiệm vụ là con của nhiệm vụ khác) bằng cách bôi đen các nhiệm vụ đó.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Task nhóm Schedule, chọn Indent Task. Sau khi click biểu tượng Indent Task, các công việc sẽ lùi vào so với công việc phía trên Công việc phía trên được xem như giai đoạn của các công việc phía dưới Bạn lưu ý nếu như công việc tóm tắt (summary task) của bạn chưa có thời gian cụ thể thì
MS Project sẽ dựa vào thời gian của các công việc con (subtask) dưới nó.
2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc
Có 4 kiểu liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau phụ thuộc vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ:
- Finish to Start (FS ): công việc trước hoàn thành rồi mới tới công việc sau.
- Start to Start (SS): hai công việc bắt đầu cùng một lúc.
- Finish to Finish (FF): cả 2 công việc hoàn thành cùng lúc.
- Start to Finish( SF): công việc này bắt đầu công việc kia mới kết thúc.
Bước 1: Chọn nhiệm vụ và nháy đúp và nhiệm vụ đó ta được hộp thoại Task Information.
Bước 2: Chọn tab Predecessor, click vào cột Task Name Chọn một công việc phù hợp Tại cột Type, chọn kiểu quan hệ.
Nguồn lực dự án bao gồm:
- Work: Nguồn lực thực hiện công việc (con người, thiết bị).
Trên thanh công cụ, chọn View Nhóm Resource View Chọn Resource
Sheet Thiết lập thông tin cho các cột của nguồn lực.
- Resource Name: Nhập tên nguồn lực.
- Material Label: Nhãn vật liệu.
- Max Units: Số đơn vị tài nguyên tố đa tính cho 1 ngày.
- Ovr.Rate: Giá ngoài giờ.
- Cost/Use: Phí sử dụng tính cho 1 tài nguyê.
- Accue: Phương pháp tính giá.
- Base Calendar: Lịch cơ sở.
2.3.7 Phân bổ nguồn lực cho các công việc
Cách 1: Tạo một công việc mới, tại cột Resource Names ta chọn tên của nguồn lực sẽ gán cho công việc đó bằng cách tích vào ô vuông.
Cách 2: Tại sơ đồ Gantt, chọn tên công viêc Chọn Resource trên thanh công cụ tại nhóm Assignment ta chọn biểu tượng Assign Resources.
Cách 3: Chọn công việc cần phân bổ Chọn Task trên thanh công cụ
Nhóm Properties chọn Information Chọn thẻ Resources Tại mục Resource Name chọn nguồn lực trong danh sách (phải thiết lập danh sách nguồn lực trước khi phân bổ).
2.3.8 Lịch biểu cho dự án
Trên thanh công cụ, chọn mục Project Nhóm Properties, chọn Change Working Time Có 3 loại lịch trình cho dự án: Standard: lịch chuẩn Night Shift: lịch ca đêm 24 hours: lịch làm việc 24 giờ.
2.3.9 Đường găng cho dự án Để hiển thị đường găng dự án tại giao diện Gantt Chart, ta vào Gantt Chart Format tích vào Critical Task Khi đó, trên sơ đồ thể hiện tiến độ dự án các công việc găng và đường Găng sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ.
2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án
Việc cập nhật tiến độ dự án giúp chúng ta theo dõi dự án đang được thực hiện được bao nhiêu cần điều chình như nào để dự án hoàn thành đúng tiến độ.
Chọn công việc cần cập nhật tiến độ vào Menu Task Nhóm Properties chọn Information Chọn thẻ General Tại mục Percent complete chọn tiến độ hoàn thành.
2.3.11 Lập và in báo cáo
Lập báo cáo: Trên thanh công cụ, chọn Report Nhóm View Report, chọn
New Report và chọn mẫu báo cáo muốn lập.
In báo cáo: Trên thanh công cụ, chọn File Print.
Vấn đề ô nhiễm môi trường đang trở nên tồi tệ và là một vấn đề lớn được cả thế giới quan tâm Mỗi ngày chúng ta thải ra một số lượng lớn rác thải nhựa, bao bì nilon, làm cho vấn đề ô nhiễm càng trở nên nghiêm trọng Chính vì thế nhiều tổ chức đã kêu gọi thay đổi thói quen dùng đồ nhựa sử dụng một lần mà thay vào đó là dùng các sản phẩm thân thiện với môi trường như là ly giấy, hộp giấy, ống hút giấy, Một trong những dự án mà nhóm em đang được quan tâm và hướng tới đó chính là làm hộp bã mía.
Nhựa được sản xuất từ dầu mỏ, tài nguyên này được biết đến rộng rãi vì tác động đến môi trường, không thể tái tạo và đòi hỏi nhiều năng lượng trong quá trình sản xuất, nhưng yếu tố đáng quan tâm hơn là khả năng không bị phân hủy tự nhiên theo thời gian Điều này đã dẫn đến sự tích tụ chất thải nhựa làm tắc nghẽn các bãi rác và đại dương của chúng ta Nhựa phải được xử lý hoặc tái chế một cách phù hợp để tránh những sự kiện như vậy.
Bã mía thì hoàn toàn ngược lại, nó là một sản phẩm tự nhiên và 100% có thể làm phân trộn được, và nếu không có bất kỳ sự can thiệp nào, vật liệu này sẽ dễ dàng phân hủy thành đất và quay trở lại trái đất, không để lại ảnh hưởng lâu dài.
Bao bì bã mía và bộ đồ ăn là tương lai của sự bền vững Bằng cách chọn sử dụng những sản phẩm này, bạn đang tích cực giúp giảm tác động tàn phá của nhựa đối với môi trường của chúng ta do không có đặc tính phân hủy sinh học của chúng. Chính vì thế mục tiêu của dự án đó chính đưa hộp bã mía vào sử dụng phổ biến trong sinh hoạt của người tiêu dùng, hạn chế hộp nhựa, xốp.
Những lợi ích khi sử dụng hộp bã mía:
- Chúng có khả năng chịu nhiệt và có thể giữ thức ăn nóng lên đến 95 độ C.
- Chúng an toàn với lò vi sóng và có thể dùng để hâm nóng thức ăn.
- Chúng bền hơn và chắc hơn các thùng chứa polystyrene do kết cấu dạng sợi và do đó được một số trung tâm mua sắm tạp hóa trực tuyến hàng đầu ở Anh sử dụng.
- Chúng an toàn trong tủ lạnh và do đó có thể được sử dụng để lưu trữ thực phẩm cho đến khi tiêu thụ.
- Chúng có đặc tính cách nhiệt, giữ nhiệt lâu hơn so với hộp giấy và nhựa.
ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO “HỘP BÃ MÍA – GIẢI PHÁP CHO MÔI TRƯỜNG”
Ứng dụng phần mềm MS Project để quản lý thời gian (và nguồn lực) của dự án “HỘP BÃ MÍA – GIẢI PHÁP CHO MÔI TRƯỜNG”
3.2.1 Lịch trình cho dự án
3.2.2 Sơ đồ Gantt cho dự án
Giả sử trong giai đoạn “Thực hiện dự án” có một bạn do bận việc đột xuất nên bạn đã xin phép từ ngày 18/3/2024 đến 3/4/2024 không tham gia dự án để về quê Do đó dự án sẽ có sự thay đổi nhiệm vụ phân công như sau:
Dự án “Hộp bã mía - Giải pháp cho môi trường” được thực hiện với mong muốn người tiêu dùng hạn chế sử dụng nhựa nhằm giảm thiểu số lượng rác thải nhựa và cải thiện môi trường Dự án được quản lý bởi phần mềm Microsoft Project, các tính năng của phần mềm giúp việc xây dựng dự án được đảm bảo tiến độ, dễ dàng và tiện lợi Ngoài ra, phần mềm Microsoft Project còn giúp người sử dụng tránh được rủi ro và sai sót trong việc phân bổ nguồn nhân lực, phân tích khối lượng công việc, phát triển và quản lý dự án.
Tin - Tin học ứng dụng
Nguyen Hoang Hai Vy excel business 03
Tin học ứng dụng None
Tin học ứng dụng None
Tin học ứng dụng None