Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án
Dự án là một quá trình bao gồm các công việc và nhiệm vụ liên quan, nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra, trong khuôn khổ các ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
1.1.2 Quy trình quản lý dự án:
Hình 1.1 Quy trình quản lí dự án
Lập kế hoạch dự án là giai đoạn quan trọng nhất trong vòng đời dự án, giống như một tấm bản đồ chỉ dẫn lộ trình và điểm đến Nhà quản lý cần xác định các mốc thời gian cụ thể, phương hướng, cách thức thực hiện và chuẩn bị hành trang cần thiết cho dự án.
Thực thi dự án là giai đoạn quan trọng, trong đó mỗi vị trí đều liên quan đến mục tiêu và thời hạn cụ thể Giai đoạn này yêu cầu sự giao tiếp và kết nối chặt chẽ giữa các thành viên, đồng thời phải kiểm soát nhiều yếu tố như nguồn lực, thời gian và chi phí Đây là thời điểm tập trung nhiều thời gian cho hành động, đòi hỏi hiệu suất cao, tiết kiệm tối đa tài nguyên và đảm bảo đi đúng hướng.
Để đảm bảo chất lượng và tiến độ triển khai dự án, việc kiểm soát phải diễn ra liên tục và bám sát các yêu cầu cũng như nguồn tài nguyên hiện có Đối với các dự án quy mô lớn, việc kiểm soát chi tiết thường mất nhiều thời gian và không chắc chắn Do đó, việc kết hợp công cụ kiểm soát tự động vào quản lý dự án sẽ giúp theo dõi và giám sát nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm hơn.
Một dự án được coi là hoàn thành khi đạt được mục tiêu đề ra hoặc nhận lệnh kết thúc từ khách hàng hoặc lãnh đạo có thẩm quyền Sau khi giải phóng nguồn lực, thống kê tài chính và bàn giao sản phẩm, nhà quản lý cùng đội ngũ cần đánh giá lại quá trình triển khai dự án, rút ra bài học kinh nghiệm để tránh sai sót trong tương lai và áp dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo.
Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án
Phần mềm quản lý dự án
Trello là phần mềm quản lý dự án phổ biến với phiên bản miễn phí trọn đời, nhưng người dùng sẽ gặp phải một số giới hạn về tính năng so với phiên bản trả phí Người dùng có thể dễ dàng theo dõi và quản lý công việc bằng cách tag tên người dùng hoặc tên công việc Trello hỗ trợ đầy đủ trên các thiết bị mobile, PC, laptop và tablet, giúp người dùng quản lý dự án mọi lúc, mọi nơi.
Asana là phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi công việc và nguồn lực một cách hiệu quả với giao diện đơn giản Nó cho phép người dùng xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, linh hoạt theo dõi công việc qua bảng Kanban hoặc danh sách To-do Ưu điểm của Asana là khả năng hỗ trợ các nhiệm vụ liên quan đến nhiều mục tiêu và ngày hết hạn cho nhiều dự án, mặc dù không có biểu đồ Gantt nhưng có tính năng Timeline để theo dõi tiến độ Tuy nhiên, phiên bản miễn phí chỉ cho phép tối đa 15 người dùng và cung cấp các tính năng cơ bản Đối với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, Asana là lựa chọn lý tưởng nhờ vào các tính năng nâng cao trong các phiên bản trả phí.
Wrike là một giải pháp quản lý dự án tiên tiến, cung cấp nhiều tính năng nổi bật và khả năng tích hợp linh hoạt, giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng email và các công cụ làm việc khác.
Theo Business News Daily, phiên bản miễn phí của Wrike là lựa chọn hàng đầu cho các team nhỏ và start-up với ngân sách hạn chế Wrike nổi bật với các tính năng cộng tác như tạo và giao việc, bình luận, gán tên, và khả năng liên kết nhiệm vụ với nhiều dự án khác nhau.
Wrike là công cụ quản lý thời gian hiệu quả, cho phép người dùng đặt thời hạn cho công việc theo nhiều cách khác nhau như theo backlog, deadline hoặc milestone Phiên bản trả phí của Wrike cung cấp báo cáo thời gian thực với khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bao gồm các bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc tên thành viên Tuy nhiên, bản miễn phí chỉ cung cấp 2GB dung lượng lưu trữ, trong khi phiên bản Professional dành cho nhóm 5-15 người có mức phí $9.8/người dùng/tháng, cung cấp thêm tính năng Gantt chart, tăng dung lượng lưu trữ lên 5GB và tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel và RSS.
Sơ đồ Gantt trong Excel:
Sơ đồ Gantt Chart là công cụ hữu ích giúp minh họa rõ ràng và tổng thể về dự án cũng như chi tiết công việc cần thực hiện, cho phép các thành viên trong nhóm nắm bắt và kiểm soát thông tin công việc cùng thời gian tiến độ Ưu điểm của sơ đồ này bao gồm khả năng quản lý nhiều thông tin đồng thời, nâng cao năng suất và sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả Tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm như phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được thiết lập, chỉ phát huy hiệu quả tốt với các dự án nhỏ và yếu trong việc xử lý các ràng buộc của dự án.
Jira Software là một công cụ quản lý dự án hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc Phần mềm này áp dụng phương pháp quản lý agile, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.
Jira là phần mềm quản lý dự án phổ biến trong lĩnh vực công nghệ, hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, cũng như báo cáo lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp Ưu điểm của Jira bao gồm tính năng đầy đủ cho quản lý dự án, khả năng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc, báo cáo trực quan qua biểu đồ, cùng khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba qua cổng API Tuy nhiên, nhược điểm của phần mềm này là giao diện phức tạp, khó sử dụng cho người mới, đòi hỏi thời gian đào tạo, và chi phí sử dụng tính theo người dùng và tính năng, khiến cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ gặp khó khăn khi muốn tiếp cận các tính năng chuyên sâu như doanh nghiệp lớn.
1.1.1 Phần mềm có bản quyền:
Phần mềm quản lý dự án Project Manager là công cụ hữu ích giúp theo dõi và đo lường chính xác tiến độ công việc theo thời gian thực Với các tính năng nổi bật như quản lý dự án qua biểu đồ Gantt, quản lý theo dạng bảng, lập kế hoạch dự án, quản lý thời gian và lịch trình công việc, phần mềm này còn cung cấp báo cáo tổng quan cho toàn bộ dự án và hỗ trợ quản lý công việc, giao việc hiệu quả.
Quản lý dự án hiệu quả với phần mềm Basecamp, cho phép giao và nhận công việc tức thời giữa các thành viên Dịch vụ này có gói thấp nhất chỉ từ 15 USD/người/tháng, phù hợp cho việc quản lý dự án cá nhân.
Một số tính năng mà Basecamp cung cấp bao gồm:
Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ… ngay trên giao diện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất.
Tạo List công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công việc/dự án tới hạn.
Lên lịch trình công việc theo mức độ quan trọng của các đầu việc.
Đính kèm các file thông tin, dữ liệu tham khảo hoặc kết quả công việc vào dự án.
Tạo group chat để trao đổi công việc…
LiquidPlaner là phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp, lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn với nhiều nghiệp vụ phức tạp, tuy nhiên, chi phí sử dụng không hề rẻ, bắt đầu từ 45 USD/tháng/người Phần mềm này nổi bật với nhiều tính năng như hoạch định và lên kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ, phân tích hiệu quả công việc chi tiết, và tổng hợp chi phí dự án, giúp doanh nghiệp có những quyết định tốt hơn cho các dự án tiếp theo Tuy nhiên, giá cao khiến LiquidPlaner chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có tiềm lực tài chính mạnh, trong khi các doanh nghiệp nhỏ sẽ gặp khó khăn với chi phí triển khai.
Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project của Microsoft đã trở nên quen thuộc với người dùng, giúp doanh nghiệp quản lý quy trình và tiến độ dự án một cách nhanh chóng và chính xác Các tính năng nổi bật của phần mềm này hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc.
Quản lý tất cả các dự án đang tham gia một cách tập trung nhất.
Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao và nhận việc nhanh chóng, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả trên các thiết bị kết nối mạng.
Quản lý dự án theo dạng bảng, lưới, danh sách… giúp đem lại thông tin trực quan nhất.
Cung cấp 2 loại giải pháp: Cloud-based và on-premise (Tại chỗ).
Đầy đủ tính năng giao, nhận, quản lý tiến độ, đánh giá dự án …
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Giới thiệu tổng quan
Để đảm bảo thành công cho dự án, cần tập trung vào việc quản lý nguồn lực và giám sát thực hiện các công tác theo mục tiêu đã đề ra, bất chấp những hạn chế về nhân lực, vật lực, chi phí và thời gian Nếu ba giai đoạn này được thực hiện hiệu quả, cơ hội thành công của dự án sẽ tăng cao.
Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án do Microsoft phát triển, giúp người dùng xây dựng kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc hiệu quả.
MS Project giúp tạo ngân sách dựa trên phân công và tỷ lệ tài nguyên, đồng thời phân bổ nguồn lực và chi phí cho các công việc Phương pháp Earned Value Method được áp dụng để quản lý dự án theo tiến độ và chi phí Hệ thống cũng hỗ trợ cộng tác và chia sẻ dữ liệu giữa các thành viên trong nhóm, nhằm nâng cao năng suất làm việc.
Các mẫu tích hợp sẵn và công cụ lên lịch giúp nhà quản lý dự án và các nhóm làm việc hiệu quả hơn Tích hợp chặt chẽ với Power BI cung cấp phân tích nâng cao, hỗ trợ quyết định tốt hơn Với tính năng quản lý tác vụ và thời gian đơn giản, các nhóm có thể cập nhật từ mọi nơi, nâng cao khả năng giám sát điều hành.
Giao diện phần mềm
Hình 2.1 Giao diện phần mềm Microsoft Project 2013 trên màn hình Desktop
Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) Với Ribbon, bạn có thể truy cập đến các tab trên cửa sổ chương trình một cách dễ dàng.
Hình 2.2 Giao diện Backstage với các công cụ cần thiết
Màn hình giao tiếp chính gồm:
- Hệ thống các Menu chính.
- Các cửa sổ tuỳ chọn trên thanh công dọc.
- Các biểu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang.
- Để đến Backstage, dick vào File trên giao diện Microsoft Project Microsoft
- Project sẽ hiển thị Backstage.
- Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office.
- Info là nơi để bạn truy cập đến các tập tin dự án.
- Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất.
- New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.
- Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án.
Help là tính năng cho phép bạn truy cập vào các hướng dẫn và trợ giúp trực tuyến liên quan đến cài đặt Microsoft Project cũng như thông tin về bản quyền sản phẩm.
- Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project.
Hình 2.3 Giao diện cài đặt thông tin
Trong giao diện cửa sổ làm việc của Project bao gồm các thành phần chính sau:
Thanh công cụ truy cập nhanh trong giao diện Project là một khu vực tùy chọn cho phép người dùng thêm các lệnh thường xuyên sử dụng, giúp tăng cường hiệu quả làm việc và truy cập nhanh chóng vào các công cụ cần thiết.
Tab và Ribbon là những công cụ thay thế cho các trình đơn thả xuống và thanh công cụ truyền thống, giúp người dùng dễ dàng quản lý các hoạt động trong dự án Mỗi Tab tương ứng với một loại hình hoạt động cụ thể, trong khi Ribbon chứa các lệnh cần thiết để thực hiện các hành động trong dự án.
- Nhóm lệnh: là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi tab sẽ được chia thành nhiều nhóm lệnh.
- Lệnh: là các tính năng cụ thể để thực thi hành động trong Project Mỗi tab chứa đựng một số lệnh
View là khung hình hiển thị trong cửa sổ làm việc của Project, cho phép người dùng xem một hoặc nhiều khung hình khác nhau cùng lúc.
- Phím tắt View: cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa một số khung hình nhìn thường xuyên được sử dụng trong Project.
- Thanh trượt Zoom: dùng để thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn.
Thanh trạng thái sẽ hiển thị các thông tin quan trọng như chế độ tiến độ của nhiệm vụ mới và bộ lọc đang được áp dụng cho khung hiện tại.
Menu tắt và Thanh công cụ Mini có thể được truy cập bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ mục dữ liệu nào trong khung hình.
Hình 2.4 Cửa sổ làm việc của MS Project
Một số thao tác cơ bản
2.3.1 Tạo một dự án mới: Đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một file dữ liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhập các thông tin chung về dự án Sau khi tạo dự án mới, bạn sẽ có một file dữ liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án cũng như các thông tin khác về dự án. Để tạo một dự án từ mẫu:
Bước 1: Mở Project: Chọn tệp mới nếu bạn đang làm việc trong một kế hoạch dự án.
Bước 2: Chọn một mẫu hoặc nhập vào hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến, rồi nhấn Enter Hoặc chọn Dự án Trống để tạo một dự án từ đầu.
Bước 3: Chọn một mẫu để hiển thị thông tin về các yếu tố được đưa vào trong mẫu và bất kỳ tùy chọn nào.
Bước 4: Chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Tạo.
Hình 2.5 Tạo một Project mới
2.3.2 Thiết lập thông tin dự án:
Mỗi dự án đều có các thành phần đặc trưng như công việc liên quan, vướng mắc có thể gặp, người thực hiện và mục đích của dự án Việc thiết lập thông tin dự án là bước quan trọng và cần thực hiện đầu tiên khi lập tiến độ bằng Microsoft Project.
Dưới đây là 2 phần thiết lập căn bản cho thông tin dự án chúng ta phải thực hiện:
To efficiently manage your project, set up the general information by navigating to File Info and selecting Project Information, then Advanced Properties Here, you can enter essential details such as the project name, project manager, and tasks, ensuring streamlined management in the future.
Hình 2.6 Thiết lập thông tin dự án
Thiết lập đơn vị thời gian cho dự án: File Options Schedule
Hình 2.7 Thiết lập thông tin dự án trong Schedule
- Week start on: chọn ngày bắt đầu 1 tuần mới cho dự án.
- Fiscal year starts in: chọn năm tài chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của năm Thông thường là tháng 1 dương lịch.
- Default start time/end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc.
Hình minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều.
- Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần(Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month).
- Xác định kiểu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (Percentage) trong Show assignment unit as a
Mặc định, các công việc mới trong phần "New tasks created" sẽ được tạo ra theo hai cách: tự động (Auto schedule) hoặc thủ công (Manual schedule) Để dễ dàng làm quen với các phiên bản MP trước, nên chọn chế độ Auto.
- Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start date) hay ngày hiện tại (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on
When selecting the time unit for a project, it is common to choose days for the Duration field, while the Work field typically uses hours as the unit of measurement.
- Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây là lựa chọn phổ biến ở Việt Nam).
- Bỏ chọn New task are effort – driven
- Bỏ chọn Auto link inserted or moved tasks
To ensure accurate project calculations, always deselect "Task will always honor their constraint dates" and set the Calculator project to "On" after each edit, allowing for immediate updates whenever changes occur.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, khi chúng ta đang xây dựng dữ liệu ban đầu và chưa kiểm soát hoặc đo lường tiến trình, nên bỏ chọn tùy chọn "Cập nhật trạng thái nhiệm vụ và trạng thái tài nguyên" Việc này giúp tập trung vào việc thiết lập cơ sở dữ liệu mà không bị phân tâm bởi các cập nhật không cần thiết.
Khi lựa chọn chi phí cố định, cần quyết định giữa việc tính phân bổ chi phí ngay khi bắt đầu công việc hoặc khi kết thúc công việc trong hệ thống ghi nhận chi phí cố định.
To set up the project timeline, navigate to the Project Information section In the Start Date and Finish Date fields, enter the project's start and end dates, or click the arrow icon to open the calendar and select the desired dates Ensure that you choose the current date for accurate scheduling.
Current date mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày khác Chọn loại lịch áp dụng cho dự án trong Calendar
Hình 2.8 Thiết lập thời gian dự án
Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi chúng ta là rất cần thiết.
Mỗi dự án và công ty đều có yêu cầu lịch làm việc riêng, vì vậy việc thiết lập lịch làm việc phù hợp là rất quan trọng Ví dụ, đối với các dự án kéo dài nhiều năm, việc lập lịch theo ngày không thực sự hợp lý Hơn nữa, tại Việt Nam, chúng ta thường có những ngày nghỉ lễ như 30/4 – 1/5, 2/9, và giỗ tổ, do đó cần tạo ra các lịch làm việc linh hoạt và phù hợp với từng dự án cụ thể.
- Trên tab Project chọn Change Working Time
- Vào Options … để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc
Vào tab Ngoại lệ, nhập thông tin về Tên, Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc Sau đó, nhấn vào Chi tiết để chọn ngoại lệ cho ngày cụ thể đó, xác định xem ngày đó có phải là ngày làm việc hay không.
Thời gian làm việc thế nào?
Trong tab Work weeks, bạn chọn mục Details để xác định các ngày làm việc trong một tuần cho dự án, ví dụ như làm việc cả thứ Bảy và Chủ Nhật Sau đó, chọn Set day(s) to these specific working times và khai báo thời gian làm việc cho buổi sáng và chiều.
Hình 2.9 Thiết lập lịch cho dự án
2.3.4 Tạo danh sách công việc:
Danh sách công việc là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện dự án, giúp quản lý hiệu quả hơn Một danh sách công việc khoa học và chi tiết sẽ làm cho quá trình quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn.
Nhập tên công việc (Cột Task Name) Nhập thời gian thực hiện công việc (Duration).
Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc:
Để nhập trực tiếp, bạn cần kích hoạt cột Duration và nhập khoảng thời gian thực hiện công tác bằng các ký hiệu như mo (tháng), w (tuần), d (ngày), h (giờ), và m (phút) Để chọn ngày bắt đầu thực hiện công tác, hãy kích hoạt cột Start Ngày kết thúc công tác sẽ được tính tự động trong cột Finish.
Hình 2.10 Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Nhập trực tiếp
- Hoặc có thể nhập từ hộp thoại Task Information: Task View Task Information General, hoặc nhấp đúp chuột vào công tác Percent
B ướ c 2 complete: % công tác đã hoàn thành Cập nhật tiến độ thực tế công tác.
Priority: mức độ ưu tiên công tác.
Hình 2.11 Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Task Infomation
Tạo ghi chú cho công việc: Task Task Information Notes Nhập ghi chú các thông tin liên quan.
Hình 2.12 Tạo ghi chú cho công việc
Kiểu công việc: Task Task Information Advanced Task Type Fixed
Duration: cố định khoảng Fixed Units: cố định đơn vị Fixed Work: cố định giờ làm việc.
Ràng buộc công việc: Task Task Information Advanced Constrain type
Hình 2.14 Ràng buộc công việc
- As Soon as Possible: công việc không bị ràng buộc.
- As Late as Possible: công việc này phải bị trì hoãn càng lâu càng tốt.
- Finish No Earlier Than: công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định.
- Finish No Later Than: công việc phải kết thúc sớm hơn ngày tháng chỉ định.
- Must Finish On: công việc phải kết thúc chính xác vào ngày tháng chỉ định.
- Must Start On: công việc phải bắt đầu chính xác vào ngày tháng chỉ định.
- Star No Earlier Than: công việc phải bắt đầu muộn hơn ngày tháng chỉ định.
- Start No Later Than: công việc phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định.
Tổ chức công việc theo giai đoạn là yếu tố quan trọng trong kế hoạch dự án Chẳng hạn, trong một dự án xuất bản sách, các giai đoạn thường bao gồm biên tập, thiết kế, in ấn và xuất bản.
Bước 1: Chọn những giai đoạn cần nhóm lại thành một giai đoạn.
Bước 2: Trên tab Task , tại nhóm Schedule , click vào biểu tượng
Hình 2.15 Phân cấp công việc
MINH HỌA: ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 3F – LY TÁI CHẾ TỪ BÃ CÀ PHÊ
Giới thiệu dự án
“DỰ ÁN 3F – LY TÁI CHẾ TỪ BÃ CÀ PHÊ”
3.1.2 Bản đăng kí dự án:
Ngày bắt đầu (Project Start Date): 09/06/2021.
Ngày kết thúc (Project Finish Date): 24/09/2021.
Tổng thời gian của dự án: 77 ngày.
Kinh phí dự kiến (Budget Information): 1,000,000,000 VND (Một tỷ đồng)
Quản lý dự án (Project Manager) Name: Trần Thị Diệu Hiền Phone: 0922223179 Email: dieuhien06122001@gmail.com
Việt Nam nổi bật trong lĩnh vực trồng trọt, đặc biệt là cà phê, với diện tích canh tác lớn và điều kiện tự nhiên thuận lợi Chúng tôi đã tận dụng nguyên liệu sẵn có từ bã cà phê để sản xuất sản phẩm ly, cốc mà không cần nhập khẩu Sử dụng công nghệ tiên tiến của Đức, bã cà phê được tái chế thành những chiếc cốc thân thiện với môi trường, thay thế cho cốc nhựa dùng một lần, mang lại sự tiện lợi và dễ dàng trong việc sử dụng và vận chuyển.
3.1.4 Mục tiêu dự án (Project Objectives) :
Dự án nhằm cung cấp sản phẩm ly thân thiện với môi trường, đáp ứng nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng, với tính thông dụng cao và khả năng sử dụng lâu dài.
Ô nhiễm môi trường đang ngày càng nghiêm trọng và ảnh hưởng lớn đến sức khỏe con người Mỗi cá nhân cần nâng cao ý thức và trách nhiệm để cải thiện môi trường sống Sự chuyển biến này đã dẫn đến hành động cụ thể, trong đó việc phát triển các sản phẩm thay thế cho đồ nhựa không gây ô nhiễm là một đóng góp quan trọng trong nỗ lực bảo vệ môi trường.
Trong tương lai gần, khi nhận thức về vấn đề ô nhiễm môi trường trở nên phổ biến hơn, việc tiêu thụ sản phẩm thân thiện với môi trường như ly bã cà phê sẽ trở thành xu hướng Mặc dù giá thành của sản phẩm này có thể cao hơn giá trị của nó, nhưng người dân vẫn sẽ sẵn sàng chi trả để góp phần bảo vệ môi trường.
3.1.5 Đánh giá về sự cần thiết của dự án:
Người dân ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường và tác hại của sản phẩm nhựa, vì vậy họ có xu hướng lựa chọn các sản phẩm an toàn hơn, như ly làm từ bã cà phê.
Theo báo cáo của Ipsos Việt Nam năm 2020, có 55% người tiêu dùng tại Việt Nam đã nhận thức được sự nghiêm trọng khi sử dụng rác thải nhựa
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp với sản phẩm thân thiện với môi trường, được khách hàng đón nhận nồng nhiệt Một số công ty nổi bật như bao bì giấy Kraft và ống hút cỏ Ông Giáo không chỉ thành công tại thị trường nội địa mà còn mở rộng xuất khẩu ra quốc tế.
Nhiều thương hiệu đồ uống và thức ăn nhanh nổi tiếng đang chuyển sang sử dụng các sản phẩm bảo vệ môi trường, như ly giấy, ly bã mía và thủy tinh thay cho ly nhựa dùng một lần, cũng như túi giấy thay cho túi nilon.
Mọi người đang hướng tới xu hướng bảo vệ môi trường và an toàn sức khỏe.
Sản phẩm tự nhiên và không chứa hóa chất, như ly bã cà phê, đang trở thành lựa chọn hàng đầu để thay thế cho các sản phẩm không thân thiện với môi trường.
Sản phẩm chia thành 2 loại:
- Bộ tách cà phê (bao gồm đĩa lót và muỗng) có thể sử nhiều lần và có thể sử dụng máy rửa chén.
1.1.1 Mức độ phù hợp của dự án:
Hiện nay tại thị trường Việt Nam chưa có sản phẩm ly bã cafe, chỉ có một thương hiệu duy nhất là ly bã cafe Kaffeform của Đức
Nhiều bạn trẻ Việt khi khởi nghiệp gặp phải tình trạng ly đựng nước có vị đắng do chất liệu không phù hợp Để khắc phục vấn đề này, chúng tôi sẽ sản xuất ly bã cà phê với lượng bã tối ưu và xử lý vị một cách cẩn thận, tạo ra sản phẩm nổi bật và chất lượng.
Rẻ hơn ly bã cafe đang hiện có trên thị trường quốc tế.
Ly bã cafe có thể sử dụng lâu dài và tái sử dụng nhiều lần, trong khi ly giấy sử dụng bột gỗ từ cây xanh, không phải là giải pháp tốt cho môi trường Ly bã cafe tiện dụng vì có thể đựng cả đồ nóng và lạnh, đồng thời không bị nhũn khi chứa nước lâu như ly giấy.
Mẫu mã, màu sắc đẹp hơn, chống thấm nước ra bên ngoài.
Có thể thiết kế mẫu mã, kiểu dáng theo yêu cầu của khách hàng chứ không nhất thiết phải theo một khuôn khổ bắt buộc.
Hình 3.3 Bộ tách cà phê
Sơ đồ 3.1 Quy trình sản xuất
3.1.6 Phân tích thị trường mục tiêu:
Phân khúc theo địa lý: tập trung chủ yếu là ở thành phố lớn như Thành phố
Hồ Chí Minh và các thành phố lớn như Cần Thơ, Đà Nẵng, Hà Nội, Hải Phòng là những khu vực đô thị đông dân cư, dẫn đến nhu cầu về sản phẩm cao hơn so với các vùng nông thôn.
Phân khúc theo nhân kh¡u học:
- Giới tính: Nam và nữ.
- Tuổi tác: tất cả các lứa tuổi.
- Nghề nghiê œp: Tất cả mọi nghề nghiệp.
Phân khúc theo Tâm lý :
- Quan tâm tới những sản phẩm/ dịch vụ chất lượng cao
- Quan tâm tới sức khỏe, bảo vệ môi trường.
- Muốn hình thành thói quen sử dụng các sản phẩm bảo vệ môi trường.
Phân khúc theo Hành vi:
- Thường xuyên pha chế, bán các loại nước giải khát, cà phê,…
- Hưởng ứng các chiến dịch về môi trường xanh, thân thiện với môi trường.
Ước lượng độ lớn của thị trường mục tiêu: Theo phương pháp TOP- DOWN
TAM: Số lượng cửa hàng thỏa mãn tiêu chí là thị trường tổng thể.
SAM: Các cửa hàng mà nhóm có thể tiếp cận được.
Xác định quy mô của phân khúc thị trường tại thành phố Thủ Đức, bao gồm các cửa hàng nhỏ, vừa và lớn, đồng thời đánh giá số lượng cửa hàng đã áp dụng các sản phẩm thân thiện với môi trường.
Tại Tp Hồ Chí Minh, các cửa hàng bán lẻ sản phẩm liên quan đến dịch vụ ăn uống đang phát triển mạnh mẽ Highland Coffee có 19 cửa hàng trong tổng số 148 cửa hàng trên toàn thành phố Coffee House sở hữu 13 cửa hàng, trong khi Phúc Long có 6 cửa hàng trong tổng số hơn 55 cửa hàng Ministop dẫn đầu với 21 cửa hàng, và Circle K cũng không kém cạnh với 16 cửa hàng trong tổng số hơn 125 cửa hàng.
Thu thập bã cà phê
Xử lí bã cà phê (khử trùng) và sấy khô
Trộn keo tự nhiên và mụn gỗ để đưa vào máy định hình cốc Sản phẩm hiện có mặt tại hơn 207 cửa hàng, trong đó Trung Nguyên sở hữu 9 cửa hàng tại TP Hồ Chí Minh, nơi có tổng cộng hơn 38 cửa hàng Ngoài ra, còn nhiều tiệm cà phê nhỏ lẻ khác với khoảng 100 cửa hàng.
Tổng các cửa hàng: 115 cửa hàng.
Số cửa hàng có quy mô vừa và lớn: 85,7%.
Số cửa hàng đã và đang sử dụng những sản phẩm thân thiện với môi trường:
Từ đó ta có, SAM = 115 * 85,7% * 62,4% = 62 cửa hàng.
SOM: Thị trường mà nhóm có thể nắm giữ.
Khảo sát từ các cửa hàng cho thấy mỗi ngày có thể tiêu thụ khoảng 750 ly Từ đó, ước tính tổng số sản phẩm tiêu thụ trong một ngày đạt 2.250 ly, tương đương với 3 lần số lượng tiêu thụ trung bình.
3.1.7 Sơ đồ các vị trí:
1 Máy trộn nguyên liệu số 1
2 Máy trộn nguyên liệu số 2
3 Máy định hình ly 250ml
4 Máy định hình cốc 28ml
Sơ đồ 3.2 Vị trí máy móc
Sơ đồ 3.3 Sơ đồ tổ chức nhân sự
3.1.9 Một số rủi ro cần quan tâm:
STT NGUỒN LỰC RỦI RO GIẢI PHÁP
Dây chuyền sản xuất khép kính hiện đại, vệ sinh sạch sẽ.
Tiết kiệm chi phí sản xuất tối đa, nhưng công suất vẫn là nhỏ và vừa.
Mua thêm máy móc khi có nhu cầu mở rộng sản xuất.
Không gian phòng thí nghiệm, không gian sản xuất
Quy mô và diện tích còn khác nhỏ, gây khó khăn trong việc mở rộng quy mô về sau.
Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án
3.2.1 Thiết lập thông tin dự án:
Hình 3.28 Thiết lập thông tin dự án 3.2.2 Sơ đồ Gantt:
Hình 3.29 Sơ đồ đường Gantt 3.2.3 Một số báo cáo về quá trình quản lý dự án:
Hình 3.30 Báo cáo tổng quan dự án
Hình 3.31 Báo cáo nguồn lực
Hình 3.32 Báo cáo tổng quan công việc
Quá trình quản lý dự án 3F - Ly tái chế từ bã cà phê đã chính thức khởi động Sử dụng công cụ quản lý dự án Microsoft Project, chủ đầu tư có khả năng kiểm soát và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả hơn.
Với các chính sách và kế hoạch cụ thể, quán mong muốn mang lại trải nghiệm hài lòng cho mọi khách hàng Dự án không chỉ hướng tới lợi nhuận mà còn góp phần giảm ô nhiễm môi trường Nhờ vào mô hình kinh doanh độc đáo, đội ngũ nhân viên tận tâm và chiến lược giá hợp lý, doanh nghiệp sẽ xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp Sự đoàn kết và phong cách phục vụ chuyên nghiệp, luôn đặt khách hàng và lợi ích cộng đồng lên hàng đầu, là những giá trị cốt lõi mà quán hướng tới.
Dự án thực hiện nhờ có sự trợ giúp của các công cụ:
• Microsoft Project 2013: Quản lý dự án.
• MS Excel: Nhập dữ liệu khảo sát
• MS PowerPoint: Sử dụng khi bàn họp
• MS Word: Soạn thảo các văn bản, hợp đồng…
Từ các phần phân tích kèm với kế hoạch dự án ở trên, 3F - LY TÁI CHẾ
Dự án TỪ BÃ CÀ PHÊ có khả năng đạt được thành công lên đến 90% nhờ vào việc xuất phát từ những nhu cầu thực tế và được hỗ trợ bởi quy trình thu thập thông tin cùng việc lập kế hoạch chi tiết trên Microsoft Project.