Đề tài ứng dụng phần mềm microsoft project 2013trong quản lý dự án

Trang 1 ---

-🙠🙢🕮🙠🙢 KHOA: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ

-BỘ MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG

TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

GVHD: NGUYỄN THỊ TƯỜNG VI Lớp: ITS301_2211_1_D01 Nhóm sinh viên thực hiện:

Lê Hoàng Hảo - 030135190144Nguyễn Thu Phương - 030135190459

Võ Thị Phương Trúc - 030135190679Nguyễn Thị Tú My - 030135190319

Từ Thị Kiều Giang - 030135190120

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, việc con người sử dụng cácthành quả khoa học công nghệ vào cuộc sống là một điều tất yếu và để áp dụng vào việcquản lí dự án, kiểm soát nhân công, tiến độ của dự án là một điều cần thiết Việc quản lýcác kế hoạch một cách hiệu quả luôn là mục tiêu hàng đầu của các cá nhân, tổ chức Tuynhiên để thực hiện được mục tiêu này chưa bao giờ là dễ vì nó cần sự phối hợp giữa cácbên, giám sát và cập nhật liên tục nên rất tốt thời gian cũng như công sức và chi phí Thời điểm hiện tại, đi cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin là sự ra đờicủa các phần mềm ứng dụng giúp hỗ trợ con người Trong đó có MS Project, đây là mộtphần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Chương trình này đượcthiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lựccho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc.Với MS Project người dùng sẽ cảm nhận được là sự sắp xếp khoa học, tập trung vànắm quyền kiểm soát Giải quyết mọi thứ từ các dự án nhỏ đến các sáng kiến lớn Có thểbạn là người quản lý dự án hoặc không, tuy nhiên giờ đây bạn có khả năng trở thànhngười chỉ huy của mọi dự án với một ứng dụng mạnh mẽ, dễ sử dụng Với các lợi ích: dễdàng theo sát tiến độ, cải thiện tầm nhìn và kết quả của bạn với nghiệp vụ thông minh…Trong bài báo cáo này, chúng tôi xin phép trình bày sơ lược về MS Project cũngnhư các chức năng cơ bản nhất của chương trình Đồng thời chúng tôi cũng ứng dụngphần mềm này vào việc thực hiện kế hoạch của nhóm Báo cáo có giá trị về mặt lý thuyếtbởi nó bao hàm các lý thuyết thu thập từ nhiều nguồn, quá trình thực hiện cũng như kếtquả của việc ứng dụng chương trình vào kế hoạch của nhóm (các khoảng thời gian là ướclượng) Nội dung báo cáo gồm ba chương:

CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU DỰ ÁN VÀ TỔ CHỨC DỰ ÁN

CHƯƠNG 2 – TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN

CHƯƠNG 3 – ỨNG DỤNG MSP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.1 Khái niệm dự án và quản lý dự án 1

CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT VÀ ỨNG DỤNG

3.1 Giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý dự án MS Project: 14

Sơ đồ 1: Quy trình quản lý dự án 3

Hình 6 Thiết lập thời gian làm việc, tạo lịch cho dự án 19

-ứng dụng 100% (1)

19

MOS W E - aaaaThẩm định

dự án đầ… 90% (10)

15

Trading HUB 3

Hay theo có thể hiểu: Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhauđược thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người,thiết bị, tài chính) có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏamãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến (PMBOK,2017)

Dự án “Xây dựng quán cafe 24h tại Làng đại học” được nhóm thực hiện bởi vìnhiều lí do như sau: văn hóa café dường như là một món ăn tinh thần không thể thiếu đốivới hầu hết mọi tầng lớp xã hội.Ta có thể dễ dàng nhận thấy từ những vỉa hè, góc phố…đến những quán café sang trọng vào loại bậc nhất có tiếng ở Sài Gòn đều nhộn nhịp vớidòng người “nghiện” café này

Quá trình thưởng thức café theo thời gian cũng có nhiều sự thay đổi Không biết từlúc nào, café trở thành thuật hương vị quen thuộc mỗi sáng trước khi đi làm Rồi theocuộc sống tấp nập đầy năng động như hiện nay, quán café còn được liệt kê vào những nơithông thường để bàn bạc việc làm ăn, những nơi tâm tình hội hợp của các bạn trẻ…Tuynhiên, hiện nay café vẫn chưa thật sự gắn liền với mục tiêu học tập và làm việc cũngchính bởi chưa có nhiều quán mang thiết kế không gian dành cho đối tượng là nhữngngười “ham” đọc sách hoặc cần một không gian để tổ chức những buổi học nhóm.Xét về mặt b•ng chung, hiện tại các quán café tập trung vào “gu”, như nhạc Trịnh,

gu café ngon, không gian đẹp trữ tình có thể nói đang mọc lên như “nấm” Tuy nhiênnhững quán café “sách” dường như là vùng đất vẫn còn”khá màu mỡ” và hiện tại chỉ tậptrung ở các vùng trung tâm của thành phố Việc cần làm là phải tạo một sự khác biệthướng trực tiếp đến đối tượng sinh viên là những người trực tiếp sử dụng dịch vụ này

Từ những lí do trên, chúng tôi quyết định lập dự án mở một quán café “Sách”nh•m khai phá thị trường đầy tiềm năng này, chú trọng hướng tới khách hàng mục tiêu là

File giáo trình bản pdf HSK 2

Giáo trìnhchủ nghĩ… 100% (11)

8

1.2 Đặc điểm của quản lý dự án

Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án là một quá trìnhtạo ra một kết quả cụ thể Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kếtquả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án

Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường < 3 năm), nghĩa là phải có thờiđiểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạodựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽgiải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới

Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế Nguồn lực gồm:nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách

Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thứcthực hiện dự án Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án

1.3 Quy trình của quản lý dự án

1.3.1 Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnhđạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoànthành các mục tiêu đã định

Xác định những người liên quan: nh•m thu thập đầy đủ các thông tin có liên quanđến dự án Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự

⮚ Lập kế hoạch dự án (planning)

Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án Nó là nền tảngcho sự nỗ lực và quyết định đầu tư, vì thế một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp dự án tránhđược rủi ro, đảm bảo quá trình thực thi không gặp nhiều trở ngại:

- Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

- Thể hiện chính thức b•ng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)

- Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

- Tính khả thi (Realistic)

⮚ Thực thi dự án (executing)

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch Đây là giai đoạntập trung nhiều thời gian nhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệmtối đa các tài nguyên và đi đúng hướng

Để làm được điều này, nhà quản lý cần so sánh các báo cáo tiến độ với kế hoạch banđầu sau đó có hành động điều chỉnh, xuyên suốt các bước cần thông tin rõ ràng cho cácbên liên quan theo phương thức truyền thông đã được thống nhất và tốt ưu

⮚ Kiểm soát dự án (monitoring & controlling)

Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong các dự án Những điều chỉnh hoặc thay đổithể hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, côngviệc, nên khi triển khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới

Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giaosản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá lại công tác triểnkhai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm để tránh những sai sót lặp lại, vận dụngkiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo (MyXteam, 2019)

1.4 Phần mềm quản lý dự án

1.4.1 Phần mềm miễn phí

Hiê ƒn nay có rất nhiều phần mềm miễn phí cung cấp các chức năng cơ bản để quản

lý dự án, ví dụ: Jira, Trello, Asana… nhưng trong số đó thì 2 phần mềm miễn phí đượcđánh giá tốt hiê ƒn nay đó là Asana và Trello Về cơ bản, các phần mềm này có thể giúp taquản lý công viê ƒc của mình, tuy nhiên khi chúng ta cần những chức năng cao cấp hơn đểphục vụ công viê ƒc quản lý dự án của mình thì phải trả tiền để nâng cấp

Danh sách các phần mềm miễn phí:

✔Jira

Danh sách các phần mềm quản lý dự án có bản quyền:

2.1 Xác định dự án

2.1.1 Phạm vi dự án

* Mục tiêu của dự ánXây dựng quán Cà Phê Sách phục vụ cho đối tượng chính là học sinh, sinh viên và những đối tượng có nhu cầu:

● Đọc sách

● Cần không gian yên tĩnh để học tập và làm việc

● Cần không gian để thảo luận và học nhóm

Địa điểm: Khu vực Đại Học Quốc Gia – Thủ Đức

Hình 1 Sơ đồ nơi xây dựng dự án ở KTX khu A ĐHQG TP.HCM

Hình 1: Sơ đồ nơi xây dựng dự án ở KTX khu A ĐHQG TP.HCM

Thời gian thực hiện: 01/08/2022 - 09/10/2022Vốn đầu tư: 3.2 tỷ đồng

* Các kết quả chuyển giao và yêu cầu kỹ thuật:

1 Phòng

sách, tự học

Cá nhân thích đọc sách, phục vụnhu cầu học tập, làm việc

125

m2

Máy lạnh, wifi,nhạc nhẹ ,7 kệ sách dọc theo thành tường ,26 bàn chữ nhật cho 2 khách, cần yên tĩnh

3 Không gian

mở

Phục vụ cá nhân, nhóm có nhu cầu như trên nhưng thích không gian mở thoáng đãng

225

m2

- Phong cách: thiên nhiên nhiều cây kiểng, trữ tình, thoáng đãng, nhạc nhẹ,

- Hồ nước ngay giữa tạo mỹquan và giảm tiếng ồn.-1 cầu chữ “Y” bắc ngang

hồ nước, dẫn khách từ cửa chính đi vào các khu vực

- Có lót đá cho các lối đi chính

- Không máy lạnh, wifi

- Đầy đủ dụng cụ nấu nướng, pha chế

5 Nhà vệ sinh Phục vụ nhu cầu vệ sinh của

khách và nhân viên

25

m2

- Phong cách: sạch sẽ, thơmmát, có quạt thông gió

2.1.2 Thiết lập ưu tiên dự án

2.1.3 Xây dựng cấu truc WBS và mã hóa

Cấu trúc phân việc (WBS) là công cụ quản lý dự án quan trọng, là cơ

sở cho các bước lập kế hoạch và kiểm soát Xác định có hệ thống các công việc của một dự án thành các công việc nhỏ dần để tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn, xác định tất cả các công việc, phân chia trách nhiệm cụ thể hợp lý WBS của dự án mở quán café:

Bảng 2 Cấu trúc và mã hóa WBS

Thiết kế

Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗLiên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh

Xây dựng

Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện

Trang trí nội thất:

Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) Mua và bố trí cây xanh

Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí

Hoàn thành

Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án

Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan

Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật…

Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án

Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án

2.2 Ước tính chi phí dự án

2.1.1 Ước tính và phân bổ chi phí

Có nhiều phương pháp để phân bổ và ước tính chi phí Dựa theo điều kiện cụ thể của dự án và tham khảo từ nhiều dự án xây dựng quán cà phê, nhóm quyết định tiếp cận chi phí từ trên xuống theo phương pháp tỷ lệ Chi phí của dự án được phân thành 3 loại: Chi phí trực tiếp, chi phí quản lý trực tiếp và chi phí quản lý chung & hành chính Với tỷ lệ phần trăm phân bổ 80-10-10 sẽ được bảng sau:

Bảng 3 Ước tính và phân bổ chi phí cho cả dự án

Tỷ lệ (so với tổng chi phícho cả dự án)

Bảng 4: Phân bổ chi phí trực tiếp

Tỷ lệ (so với tổng chi phí trực tiếp)

2.1.3 Chi phí quản lý quản lý trực tiếp

Chi phí quản lý trực tiếp là chi phí cho nhóm quản lý dự án trong suốt thời gian xây dựng dự án Nhóm dự án phụ trách quản lý các gói công việc được nêu trong WBS bao gồm: thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành Theo kinh nghiệm , chi phí quản lý trực tiếp được ước tính chiếm khoảng 10% tổng chi phí đầu tư cho dự án Chi phí quản lý trực tiếp được phân bổ cho các nhóm phụ trách được nêu trong bảng ma trận trách nhiệm Kết quả phân bổ như sau:

Nhóm phụ trách mua hàng

Nhóm phụ trách quản lý 25% 75Nhóm phụ trách tài

chính

Tùy theo tính chất của từng gói công việc thì chi phí cho nhân viên phụtrách hỗ trợ chủ yếu từ 1- 2 triệu, riêng nhóm phụ trách thi công hỗ trợ có mứcchi phí cao hơn là 3 triệu Nhóm phụ trách chính khoảng từ 9- 10 triệu Đặc biệt, nhóm phụ trách thi công chính phải trực tiếp có mặt tại công trường xây dựng thường xuyên nên có mức chi phí cao hơn là 15 triệu

2.1.4 Ước tính gói công việc

Sau khi ước tính được chi phí trực tiếp cho từng gói công việc, việc ước tính chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói công việc cũng rất quan trọng Việc ước tính chi phí cụ thể cho từng gói công việc giúp nhà quản

lý dự án kiểm soát chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói

Ước tính chi phí cụ thể theo từng ngày của gói công việc “trang trí nội thất” được trình bày sau đây là một ví dụ minh họa cho ý kiến trên

2.1.1 Mục đích của việc lập hồ sơ mạng dự án

- Cung cấp cơ sở để có thể lập tiến độ về nhân lực và thiết bị

- Gia tăng giao tiếp giữa các thành viên của dự án

- Cung cấp một ước tính về thời gian dự án

- Cung cấp cơ sở cho lập dự trù dòng tiền

- Xác định các công tác găng

- Làm nổi bật các công tác găng mà chúng không thể bị chậm trễ

- Giúp nhà quản lý và nhân viên dự án có thể thực hiện theo kế hoạch

2.1.2 Điều hòa nguồn lực

Bảng 6: Bảng mô tả nguồn lực

Thiết kế:

Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ

Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp

Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô

Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước

Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất

Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ

Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh

Xây dựng:

Đấu thầu xây dựng

Thi công nền móng

Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to

Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao …

Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện

Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án

Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan

Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật…

Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án

Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án

PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN.

3.1 Giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý dự án MS Project:

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là một phần mềm quản

lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Chương trình này được

thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân

công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượngcông việc

Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên Mỗi tài nguyên

có một lịch trình riêng của mình, trong đó xác định những gì thay đổi một tài nguyên Có thể sử dụng Microsoft Project để:

● Tổ chức lập kế hoạch, quản lý và xác định thời gian hoàn thành dự án

● Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện

● Phân bổ nguồn lực và chi phí cho các công tác

● Điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn

● Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi có ảnh hưởng lớn đến dự án

● Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí b•ng phương pháp Earned Value Method

● Xem các thông tin, dữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin dự

án theo cách của bạn

● Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc

CHƯƠNG 3- ỨNG DỤNG MSP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

● Chuẩn bị những báo cáo mang tính chất chuyên nghiệp để trình bày cho ban lãnh đạo, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân…

3.2 Giao diện phần mềm

• Quick Access Toolbar: nơi tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này

• Tab và Ribbon: Dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống (drop menu)

và các thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project Ribbon (dải) là khu vực đựng chứa đựng các lệnh sẽ sử dụng

để thực thi các hành động trong Project

• Timeline: gồm bản tóm tắt các công việc và sự kiện quan trọng àm bạn muốn xem

• Group: trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng được sắp vào một nhóm

• Thanh View label n•m dọc theo cạnh trái của giao diện chính thể hiện kiểu giao diện mà bạn đang xem

• Gantt chart view: giao diện chính của MS Project,hiểnthị các cột dữ liệu cùng giao diện đồ họa các công việc trong dự án bố trí dọc theo một thời gian n•mngang