Đang tải... (xem toàn văn)
Trang 1 ---
NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HỒ CHÍ MINH -🙠🙢🕮🙠🙢 - KHOA: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BỘ MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013 TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN GVHD: NGUYỄN THỊ TƯỜNG VI Lớp: ITS301_2211_1_D01 Nhóm sinh viên thực hiện: Lê Hoàng Hảo - 030135190144 Nguyễn Thu Phương - 030135190459 Võ Thị Phương Trúc - 030135190679 Nguyễn Thị Tú My - 030135190319 Từ Thị Kiều Giang - 030135190120 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, việc con người sử dụng các thành quả khoa học công nghệ vào cuộc sống là một điều tất yếu và để áp dụng vào việc quản lí dự án, kiểm soát nhân công, tiến độ của dự án là một điều cần thiết Việc quản lý các kế hoạch một cách hiệu quả luôn là mục tiêu hàng đầu của các cá nhân, tổ chức Tuy nhiên để thực hiện được mục tiêu này chưa bao giờ là dễ vì nó cần sự phối hợp giữa các bên, giám sát và cập nhật liên tục nên rất tốt thời gian cũng như công sức và chi phí Thời điểm hiện tại, đi cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin là sự ra đời của các phần mềm ứng dụng giúp hỗ trợ con người Trong đó có MS Project, đây là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc Với MS Project người dùng sẽ cảm nhận được là sự sắp xếp khoa học, tập trung và nắm quyền kiểm soát Giải quyết mọi thứ từ các dự án nhỏ đến các sáng kiến lớn Có thể bạn là người quản lý dự án hoặc không, tuy nhiên giờ đây bạn có khả năng trở thành người chỉ huy của mọi dự án với một ứng dụng mạnh mẽ, dễ sử dụng Với các lợi ích: dễ dàng theo sát tiến độ, cải thiện tầm nhìn và kết quả của bạn với nghiệp vụ thông minh… Trong bài báo cáo này, chúng tôi xin phép trình bày sơ lược về MS Project cũng như các chức năng cơ bản nhất của chương trình Đồng thời chúng tôi cũng ứng dụng phần mềm này vào việc thực hiện kế hoạch của nhóm Báo cáo có giá trị về mặt lý thuyết bởi nó bao hàm các lý thuyết thu thập từ nhiều nguồn, quá trình thực hiện cũng như kết quả của việc ứng dụng chương trình vào kế hoạch của nhóm (các khoảng thời gian là ước lượng) Nội dung báo cáo gồm ba chương: CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU DỰ ÁN VÀ TỔ CHỨC DỰ ÁN CHƯƠNG 2 – TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN CHƯƠNG 3 – ỨNG DỤNG MSP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU DỰ ÁN VÀ TỔ CHỨC DỰ ÁN 1 1.1 Khái niệm dự án và quản lý dự án 1 1.2 Đặc điểm của quản lý dự án 2 1.3 Quy trình của quản lý dự án 2 1.3.1 Khái niệm quản lý dự án 2 1.3.2 Quy trình quản lý dự án 2 1.4 Phần mềm quản lý dự án 4 1.4.1 Phần mềm miễn phí 4 1.4.2 Phần mềm có bản quyền 5 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN 6 2.1 Xác định dự án 6 2.1.1 Phạm vi dự án 6 2.1.2 Thiết lập ưu tiên dự án 8 2.1.3 Xây dựng cấu truc WBS và mã hóa 8 2.2 Ước tính chi phí dự án 9 2.2.1 Ước tính và phân bổ chi phí 9 2.2.2 Chi phí trực tiếp 10 2.2.3 Chi phí quản lý quản lý trực tiếp 10 2.2.4 Ước tính gói công việc 11 2.3 Lập kế hoạch dự án 12 2.3.1 Mục đích của việc lập hồ sơ mạng dự án 12 2.3.2 Điều hòa nguồn lực 12 CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT VÀ ỨNG DỤNG CỦA PHẦN MỀM MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 14 3.1 Giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý dự án MS Project: 14 3.2 Giao diện phần mềm 14 3.3 Tạo một dự án mới 16 3.4 Ứng dụng của phần mềm ms project trong quản lý dự án 17 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH Sơ đồ 1: Quy trình quản lý dự án 3 Bảng 1 Bố trí sơ bộ quán cafe 7 Bảng 2 Cấu trúc và mã hóa WBS 8 Bảng 3 Ước tính và phân bổ chi phí cho cả dự án 9 Bảng 4: Phân bổ chi phí trực tiếp 10 Bảng 5: Chi phí quản lý 11 Sơ đồ 2: Tóm tắt cách phân bổ chi phí cho dự án 12 Bảng 6: Bảng mô tả nguồn lực 12 Hình 2 Giao diện phần mềm MS Project 15 Hình 5 Thiết lập thời gian bắt đầu cho dự án 18 Hình 6 Thiết lập thời gian làm việc, tạo lịch cho dự án 19 Hình 7 Giao diện tùy chỉnh Schedule 20 Hình 8 Thiết lập mối liên hệ giữa các nguồn lực 22 Hình 9 Đường Gantt dự án 23 Hình 10 Đường Gantt dự án 23 Hình 11.Đường Gantt dự án 24 Hình 13 Báo cáo tổng quan công việc 25 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nguyên nghĩa MS P Microsoft Project QLDA Quản lý dự án CP Chi phí PA Document continues below Discover more fTrionmh:ọc ứng dụng THUD 2021 Trường Đại học… 129 documents Go to course Sách - Tong hop Tai lieu HDHT THUD -… 199 100% (3) ÔN-TẬP - nhận free 10 100% (1) Excel câu trl - Summary Tin học… 19 Tin học 100% (1) ứng dụng MOS W E - aaaa Thẩm định 90% (10) 15 dự án đầ… Trading HUB 3 36 Xác suất 96% (28) thống kê GE \* File giáo trình bản ME pdf HSK 2 RG EF 8 OR CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU DỰ ÁN VÀ TỔ CGHiáỨoCtDrìỰnhÁN 100% (11) MA chủ nghĩ… 1.1 Khái niệm dự án và quản lý dự án T 5 “Dự án là tổng thể các giải pháp nh•m sử dụng các nguồn tài nguyên hữu hạn vốn có nh•m đem lại lợi ích thực cho xã hôiƒ càng nhiều càng tốt” Dự án là môtƒ chuỗi các hoạt đônƒ g liên kết được tạo ra nh•m đạt được kết quả nhất định trong phạm vi ngân sách và thời gian xác định” – Theo Lyn Squire Hay theo có thể hiểu: Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài chính) có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến (PMBOK,2017) Dự án “Xây dựng quán cafe 24h tại Làng đại học” được nhóm thực hiện bởi vì nhiều lí do như sau: văn hóa café dường như là một món ăn tinh thần không thể thiếu đối với hầu hết mọi tầng lớp xã hội.Ta có thể dễ dàng nhận thấy từ những vỉa hè, góc phố… đến những quán café sang trọng vào loại bậc nhất có tiếng ở Sài Gòn đều nhộn nhịp với dòng người “nghiện” café này Quá trình thưởng thức café theo thời gian cũng có nhiều sự thay đổi Không biết từ lúc nào, café trở thành thuật hương vị quen thuộc mỗi sáng trước khi đi làm Rồi theo cuộc sống tấp nập đầy năng động như hiện nay, quán café còn được liệt kê vào những nơi thông thường để bàn bạc việc làm ăn, những nơi tâm tình hội hợp của các bạn trẻ…Tuy nhiên, hiện nay café vẫn chưa thật sự gắn liền với mục tiêu học tập và làm việc cũng chính bởi chưa có nhiều quán mang thiết kế không gian dành cho đối tượng là những người “ham” đọc sách hoặc cần một không gian để tổ chức những buổi học nhóm Xét về mặt b•ng chung, hiện tại các quán café tập trung vào “gu”, như nhạc Trịnh, gu café ngon, không gian đẹp trữ tình có thể nói đang mọc lên như “nấm” Tuy nhiên những quán café “sách” dường như là vùng đất vẫn còn”khá màu mỡ” và hiện tại chỉ tập trung ở các vùng trung tâm của thành phố Việc cần làm là phải tạo một sự khác biệt hướng trực tiếp đến đối tượng sinh viên là những người trực tiếp sử dụng dịch vụ này Từ những lí do trên, chúng tôi quyết định lập dự án mở một quán café “Sách” nh•m khai phá thị trường đầy tiềm năng này, chú trọng hướng tới khách hàng mục tiêu là PA GE \* ME RG EF OR các nhóm sinh viên có thói quen đọc sách và những nhóm bạn đang tìm kiếm một nơi lý MA tưởng để học nhóm và thảo luận về những đề tài mà mình quan tâm T 5 1.2 Đặc điểm của quản lý dự án Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường < 3 năm), nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức thực hiện dự án Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án 1.3 Quy trình của quản lý dự án 1.3.1 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định 1.3.2 Quy trình quản lý dự án Khởi tạo Lập kế Thực thi Điều Kết thúc hoạch khiển, kiểm soát Sơ đồ 1: Quy trình quản lý dự án Có 5 nhóm quy trình quản lý dự án: PA GE \* ME RG EF OR ⮚ Khởi tạo dự án ( initiating) MA T 5 Gồm 2 hoạt động chính: Xây dựng bản tuyên bố dự án: bản tuyên bố tự án thể hiện mục tiêu dự án, yếu tố tác động đến dự án, các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro,… ở mức độ tổng quát Xác định những người liên quan: nh•m thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự ⮚ Lập kế hoạch dự án (planning) Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án Nó là nền tảng cho sự nỗ lực và quyết định đầu tư, vì thế một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp dự án tránh được rủi ro, đảm bảo quá trình thực thi không gặp nhiều trở ngại: - Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in) - Thể hiện chính thức b•ng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal) - Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) - Tính khả thi (Realistic) ⮚ Thực thi dự án (executing) Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch Đây là giai đoạn tập trung nhiều thời gian nhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệm tối đa các tài nguyên và đi đúng hướng Để làm được điều này, nhà quản lý cần so sánh các báo cáo tiến độ với kế hoạch ban đầu sau đó có hành động điều chỉnh, xuyên suốt các bước cần thông tin rõ ràng cho các bên liên quan theo phương thức truyền thông đã được thống nhất và tốt ưu ⮚ Kiểm soát dự án (monitoring & controlling) PA