Đề tài ứng dụng phần mềm ms project để quản lý dự án

Có thể kể đến như: Phần mềm ANASA, Phần mềmTRELLO, Phần mềm OPEN PROJECT, Phần mềm Bitrix24, Phần mềmLibrePlan, …Trong đó, chúng ta không thể nào không kể đến phần mềm củacông ty Microso

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM - *** - BÀI TẬP NHÓM Môn: Tin Học Ứng Dụng Đề tài: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN Lớp : ITS301_222_1_D22 GVHD : ThS Nguyễn Phương Nam HCM, tháng 06 năm 2023 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT HỌ VÀ TÊN MÃ SỐ SINH VIÊN 1 Phan Thanh Tuyên 030237210204 2 Nguyễn Ngọc Tuyết Linh 030537210117 3 Trần Thị Thanh Vân 030237210207 4 Nguyễn Thị Ngân Hà 030537210069 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN TP.HCM, tháng 06 năm 2023 Giảng viên nhận xét A LỜI MỞ ĐẦU Phần lớn các tổ chức có kinh nghiệm quản trị dự án sẽ kiểm soát tốt hơn, có quan hệ khách hàng tốt hơn, và có khả năng gia tăng tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư Việc quản lý dự án là một công việc quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị tổ chức Hiện nay để hỗ trợ cho công tác quản lý dự án, nhiều phần mềm ứng dụng đã được phát hành Có thể kể đến như: Phần mềm ANASA, Phần mềm TRELLO, Phần mềm OPEN PROJECT, Phần mềm Bitrix24, Phần mềm LibrePlan, …Trong đó, chúng ta không thể nào không kể đến phần mềm của công ty Microsoft - một thương hiệu đã khá quen thuộc với nhiều người dùng Microsoft Project là một chương trình có khả năng rất lớn, được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác nhau, là một phần mềm chuyên dùng để quản lý các dự án, là chương trình có những công cụ mạnh và thuận tiện Microsoft Project có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức năng để thực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dự án đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc Microsoft Project quản lý từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến nguồn lực của dự án, giúp bạn trải nghiệm một cách dễ dàng, mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn Để hiểu rõ hơn về cách ứng dụng Microsoft Project vào việc quản lý các dự án, nhóm đã liên hệ ứng dụng triển khai Microsoft Project để quản lý một dự án cụ thể đó là dự án xây dựng chương trình “TÁI CHẾ CÙNG HUB” 1 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN “TÁI CHẾ CÙNG HUB” 1 Giới thiệu dự án 1.1 Thông tin dự án Tên dự án: “Tái chế cùng HUB” Ngày bắt đầu (Project Start Date): 09/06/2023 Ngày kết thúc (Project Finish Date): 03/09/2023 Kinh phí dự kiến (Budget Information): 7,100,000 (Bảy triệu một trăm nghìn đồng)  Quản lý dự án (Project Manager): - Name: Phan Thanh Tuyên - Phone: 0333595153 - Email: gintuyen000@gmail.com 1.2 Lý do lựa chọn dự án Nhựa là một trong những chất liệu tiện dụng nhất mà con người từng phát minh Tuy nhiên, ngày nay chúng ta đang phải đối mặt với mối đe dọa từ chính thứ chất liệu này gây nên Việt Nam đang đối mặt với tình trạng sản xuất – tiêu thụ nhựa, đặc biệt là bao bì nhựa, ngày càng tăng, và đứng trước nhiều vấn đề liên quan đến quản lý rác thải nhựa Chúng rất khó phân hủy nhưng lại dễ sản xuất Loại rác thải này có tuổi thọ cao hơn chúng ta rất nhiều, thậm chí gấp 10 lần chúng ta Một ví dụ điển hình là chai nhựa đựng nước bạn uống hằng ngày chẳng hạn, chúng có thể tồn tại lên đến 10 thế kỷ Và khi chúng bị phân rã không có nghĩa là đã bị loại trừ hoàn toàn, chỉ là từ một mảnh lớn bây giờ chúng tách thành những mảnh nhỏ xíu và tiếp tục phá hủy đại dương từng chút một Vì vậy, chúng em đã quyết định thực hiện dự án “Tái chế HUB” với mục đích thu thập, tái chế lại những vật dụng từ nhựa không chỉ của chúng em mà là rác thải nhựa từ tất cả mọi người, từ đó tái chế ra những vật dụng có thể sử dụng được, đưa đến tận tay những người có nhu cầu sử dụng, việc làm trên sẽ không chỉ góp phần giảm thiểu rác thải nhựa mà còn giúp thay đổi nhận thức của người sử dụng chúng 1.3 Tóm tắt dự án Với quan niệm “chỉ tái chế thôi là chưa đủ”, đồng thời rác thải nhựa cũng đang gây nhiều hệ lụy cho sức khỏe con người và môi trường, chúng em cho rằng “Thực hành không rác” là giải pháp mang tính bền vững nhất và tạo ra nền kinh tế tuần hoàn cho xã hội Trong đó, Trường học đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức của người trẻ về việc bảo vệ môi trường Đây là tiền đề cho ý tưởng thực hiện DỰ ÁN TÁI CHẾ CÙNG HUB Dự án nằm trong chiến 2 lược xây dựng mô hình Không rác tại các cộng đồng, thí điểm tại Trường Đại học Ngân Hàng TP Hồ Chí Minh Nhằm hiện thực hóa mục tiêu hành động, dự án nhằm hướng đến việc cùng thu góm, thiết kế, bao gồm việc xây dựng các biện pháp quản lý, giảm thiểu rác thải trong trường cùng các chiến dịch truyền thông, nâng cao nhận thức về vấn đề rác thải, áp dụng lối sống Không rác và biến rác thải thành tài nguyên Dự án kỳ vọng toàn thể viên chức, sinh viên và các bên liên quan tại Trường nâng cao được nhận thức về các vấn đề rác thải, hiểu và thực hành lối sống “Không rác” Theo đó, BTC bước đầu đã khảo sát nhận thức sinh viên, đánh giá hiện trạng rác thải tại Trường Đại học Ngân Hàng Hồ Chí Minh, và sẽ tiếp tục phối hợp với nhà trường thực hiện các hoạt động cụ thể theo lộ trình của dự án Sau khi các tình nguyện viên tiến hành tập kết rác và tiến hành phân loại rác thải tại nguồn Từ các rác thải nhựa ấy chúng ta sẽ tận dụng để làm những món đồ handmade đây là một trong những phương pháp giúp tiết kiệm năng lượng và nguyên liệu trong thiên nhiên mà làm handmade rác thải nhựa được ứng dụng rộng rãi Những món đồ đó sau khi làm xong thì sẽ mang đến trại trẻ mồ côi Tam Bình, Thủ Đức để làm từ thiện 1.4 Mục tiêu dự án Chúng em thực hiện dự án “Tái chế HUB” với ba mục đích chính đó là:  Hạn chế ô nhiễm: Tại các bãi tập rác thì có rất nhiều loại rác từ dễ cho đến khó phân hủy Tùy vào mức độ phân hủy, nhưng chúng đều sản sinh ra vô vàn các độc tố ra ngoài môi trường Việc tái chế rác thải giúp giảm lượng rác thải tại các bãi tập rác, hạn chế lượng thải các độc tố ra ngoài môi trường Rác thải thường sẽ được xử lý bằng cách đốt hoặc chôn lấp Việc tái chế sẽ làm giảm lượng rác thải bị đốt hoặc chôn hơn giảm thiểu tình trạng ô nhiễm môi trường, đặc biệt là môi trường nước, không khí và đất  Nâng cao tinh thần bảo vệ môi trường: Môi trường là nơi cho chúng ta nguồn nước sạch để dùng, bầu không khí trong lành để hít thở, nguồn đất để chúng ta trồng trọt, mưu sinh Do đó, không một cá nhân nào được quyền làm hại đến môi trường Ngày nay, môi trường ngày càng ô nhiễm, liệu rằng 10 năm, 100 năm, hay 1000 năm nữa chúng ta có còn được hưởng thụ một môi trường sạch sẽ như trước đây nữa không Việc tái chế của chúng em chỉ là một hành động nhỏ, một nhóm người nhỏ trong loài người rộng lớn, với mục đích có thể dùng một phần sức nhỏ nhoi của mình đóng góp, giúp đỡ, bảo vệ môi trường với hy vọng sẽ được nhiều người ủng hộ, nâng cao nhận thức của con người về vấn đề nhân loại đang phải đối diện  Kích thích sự sáng tạo khi tái chế: Việc biến rác thải thành vật dụng có thể sử dụng được và bán được thì đòi hỏi sản phẩm tạo ra phải đẹp, bắt mắt, độc lạ… Quá trình tái chế này sẽ giúp chúng ta khơi gợi khả năng sáng tạo, thích tìm tòi, sưu tập giúp cho cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên thú vị hơn, có ích hơn 3 2 Triển khai dự án 2.1 Lên kế hoạch Dự án Tái chế cùng HUB là một dự án tình nguyện vì cộng đồng do chính những sinh viên trường ĐH Ngân hàng TP HCM tổ chức Hoạt động trên bắt nguồn từ thực trạng đáng báo động của môi trường và nhận thức của những người trẻ về vấn đề này Với mong muốn đem lại ý nghĩa thiết thực cho cộng đồng và nâng cao nhận thức ở giới trẻ, dự án sẽ bao gồm 1 chuỗi các hoạt động về việc tái chế những vật dụng đã bỏ đi Thu gom và trao đổi rác có thể tái chế, thực hiện các sản phẩm tái chế và cuối cùng là tiêu thụ các sản phẩm này sẽ là 3 hoạt động chính xuyên suốt của dự án 2.2 Dự trù kinh phí STT HẠNG MỤC THÀNH TIỀN 1 Chi phí làm đồ tái chế 1.300.000 1.1 Dụng cụ (kéo, dao, súng bắn keo ) 500.000 1.2 Giấy màu trang trí 200.000 1.3 Màu trang trí 200.000 1.4 Đồ trang trí 400.000 2 Chi phí thực hiện hoạt động thu gom đồ tái chế 800.000 2.1 Bao, túi phân loại rác 400.000 2.2 Bao tay 200.000 2.3 Dụng cụ vệ sinh 200.000 3 Chi phí marketing 1.000.000 3.1 Chi phí standee và tờ rơi 1.000.000 4 Chi phí mua quà 3.200.000 Voucher trà sữa Talking house 2.000.000 Khẩu trang 700.000 Bút bi 500.000 5 Chi phí phát sinh 800.000 4 Document continues below Discover more fKrếomto:án tài chính KTTC1 Trường Đại học… 713 documents Go to course TRẮC NGHIỆM KTTC1 54 100% (11) Bai tap KTTC1 - 49 100% (7) TEST 7 - tài liệu học 8 Kế toán tài 100% (1) chính BÀI TẬP CÂU TƯỜNG THUẬT - jlgolhbij[o 5 Tiếng Anh 100% (2) Thương… English FOR Accounting 12 Kế toán tài 100% (1) chính KTTC notes 42 Kế toán tài 75% (4) chính Nước suối 400.000 Bánh ngọt 400.000 Tổng 7.100.000 Bảng 1: Dự trù kinh phí 2.3 Rủi ro của chương trình Một số rủi ro có thể gặp phải trong qua trình thực hiện dự án:  Ước tính thời gian và chi phí quá lạc quan  Chu kỳ đánh giá và phản hồi của khách hàng quá chậm  Cắt giảm ngân sách bất ngờ  Vai trò và trách nhiệm từng thành viên không rõ ràng dẫn đến gây nhầm lẫn thiếu sót trong lúc thực thi dự án  Các bên liên quan thay đổi yêu cầu sau khi dự án bắt đầu cũng bổ sung các yêu cầu mới sau khi dự án đã bắt đầu  Thiếu sự tương tác, trao đổi đa chiều dẫn đến hiểu lầm, bất đồng quan điểm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án hoặc thiếu cam kết về nguồn lực Giải pháp kiểm soát rủi ro:  Theo dõi trực quan tiến độ dự án, bám sát tình trạng công việc mọi lúc mọi nơi trên điện thoại hoặc laptop hoặc kiểm soát hiện trạng công việc của từng cá nhân để có sự sắp xếp nguồn lực phù hợp ngay khi có rủi ro xảy ra  Quản lý minh bạch chi phí dự án, giảm thiểu các rủi ro tài chính và chi tiết biến động dòng tiền trong dự án, ngân sách còn bao nhiêu, đã vượt quá hay chưa  Đa dạng hoá mô hình báo cáo công việc dự án hỗ trợ công tác quản lý dự án hiệu quả  Tương tác – chia sẻ tài liệu trực tuyến, gắn liền với công việc ngay trên hệ thống phần mềm  Tạo môi trường làm việc nhóm hiệu quả với giao diện Kanban (giao diện giúp các thành viên năm bắt được công việc của nhau, từ đó tương tác và giải quyết công việc hiệu quả hơn) 2.4 Phân công nhân sự Dự án sẽ bắt đầu với 5 thành viên nắm chính cho các tiểu ban khác nhau Sau khi tuyển tình nguyện viên, nguồn nhân lực sẽ được phân bổ đều, dự kiến mỗi ban thêm 10 bạn sinh viên BAN NỘI DUNG CÔNG LEADER VIỆC Đối ngoại Theo dõi và nắm bắt Thanh Tuyên tình hình chung của dự Thanh Vân án Tìm kiếm và take care 5 Truyền Nhà tài trợ thông Thực hiện các công việc liên quan đến mảng hợp tác và hỗ trợ phát triển dự án Lên kế hoạch và thực hiện truyền thông xuyên suốt dự án Nắm chính trong quản Ngân Hà lý các nền tảng MXH của dự án: Fanpage, tiktok… Tìm kiếm và take care đơn vị bảo trợ truyền thông Tài chính - Lên kế hoạch chi tiêu Nhân sự và theo dõi tài chính của toàn bộ dự án Phụ trách chính trong Tuyết Linh mua dụng cụ và các thiết bị cần thiết Take care và theo dõi nhân sự chạy chương trình Văn phòng Phụ trách các mảng giấy tờ, hồ sơ, sổ theo dõi của toàn bộ chương Thanh Tuyên trình Làm việc với Đoàn trường và các bên có liên quan Bảng 2: Phân công công việc 2.5 Lịch trình triển khai dự án ID TASK NAME DURATION PREDECESSORS 23 days 1 NGHIÊN CỨU 5 days 2 1.1 Lên ý tưởng 6 days 2,3 2,3,4 1.2 Đánh giá mức độ cần 4 days thiết của dự án 5 days 1.3 Xem xét tính khả thi 1.4 Lập bảng kế hoạch đề xuất 6 1.5 Nộp kế hoạch để xuất 2 days 5 cho Hội sinh viên trường 2 LÊN KẾ HOẠCH 24 days 2,3,4,5,8 4 days 9 2.1 Chọn địa điểm tổ chức 7 days 9 9 2.2 Lập kế hoạch tổng cho chương 3 days 13 trình 10 days 2.3 Lập kế hoạch truyền thông 6 days 6 chương trình 14 2.4 Kêu gọi tài trợ 8,14 2.5 Dự trù tài chính 20 21 2.6 Họp, duyệt thống nhất kế hoạch 2 days 22 2.7 Nộp kế hoạch chính thức cho Hội 2 days 20,21 sinh viên trường 22 3 THỰC THI DỰ ÁN 66 days 20,22 30 Lựa chọn và thiết kế sản 14 days phẩm tái chế Mua quà để trao đổi với đồ 6 days tái chế Tuyển tình nguyện viên 10 days Đến địa điểm tổ chức chuẩn 6 days bị (don dẹp, trang trí, bố trí các khu vực hợp lý) Ngày diễn ra hoạt động thu 6 days gom đồ tái chế Phân loại, tổng hợp đồ tái 3 days chế Ngày diễn ra hoạt động làm 5 days đồ tái chế Tiêu thụ sản phẩm tái chế 7 days 4 KIỂM SOÁT DỰ ÁN 46 days 4.1 Kiểm soát tiến độ dự án 40 days 4.2 Đối chiếu kế hoạch với 41 days thực tế và cập nhập tiến độ 5 KẾ THÚC DỰ ÁN 7 days 5.1 Xác định kết quả thu 3 days gom đồ tái chế 5.2 Xác định thành quả sản 3 days xuất đồ tái chế 5.3 Lấy phản hồi của các bạn 3 days sinh viên tham dự 5.4 Tổng kết và rút kinh 0 days nghiệm 5.5 Bài truyền thông cảm ơn 1 day và kết thúc dự án Bảng 3: Lịch trình triển khai dự án 7 3 Ứng dụng MS PROJECT vào quản lý dự án 3.1 Thiết lập tài nguyên dự án Hình 1: Thiết lập tài nguyên dự án "TÁI CHẾ CÙNG HUB" 3.2 Thiết lập thông tin dự án Hình 2: Thiết lập thông tin dự án "TÁI CHẾ CÙNG HUB" (1) 8 Hình 3: Thiết lập thông tin dự án "TÁI CHẾ CÙNG HUB" (2) 3.3 Thiết lập đường găng dự án Hình 4: Thiết lâp đường găng dự án (1) Hình 5: Thiết lâp đường găng dự án (2) 9 3.4 Xem lịch dự án Hình 6: Xem lịch dự án (1) Hình 7: Xem lịch dự án (2) Hình 8: Xem lịch dự án (3) 10 3.5 Cập nhập tiến độ công việc Cập nhật tiến độ công việc bằng sơ đồ network Hình 9: Cập nhật tiến độ công việc bằng sơ đồ network (1) Hình 10: Cập nhật tiến độ công việc bằng sơ đồ network (2) 11 Hình 11: Cập nhật tiến độ công việc bằng sơ đồ network (3) 3.6 Cân đối tài nguyên dự án 3.6.1 Trước khi cân đối Hình 12: Cân đối tài nguyên dự án (Trước khi cân đối) 12 3.6.2 Sau khi cân đối Hình 13: Cân đối tài nguyên dự án (Sau khi cân đối) (1) Hình 14: Cân đối tài nguyên dự án (Sau khi cân đối) (2) 3.7 Lập và in báo cáo MS Project hỗ trợ nhiều loại báo cáo như Cost Overview, Project Overview, Work Overview, Dưới đây là một số loại báo cáo xuất ra từ dự án “TÁI CHẾ CÙNG HUB” 13 Hình 15: Report - COST OVERVIEW Hình 16: Report - PROJECT OVERVIEW 14 Hình 17: Report - WORK OVERVIEW Hình 18: Report - RESOURCE OVERVIEW Trên đây là một số ví dụ về các loại báo cáo mà MS Project hỗ trợ, ngoài ra thì còn rất nhiều mẫu báo cáo khác giúp thống kê một cách trực quan các vấn đề liên quan đến dự án Hình 19: Các loại báo cáo 15 4 Hoàn tất dự án Dự án kết thúc với kết quả đáng mong đợi MS Project đã hỗ trợ khá nhiều cho quá trình quản lý dự án “TÁI CHẾ CÙNG HUB” thông qua việc có thể theo dõi tiến trình từng công việc với từng giai đoạn, kiểm soát được nguồn lực phân bổ, đánh giá được mức độ làm việc của nguồn nhân lực Ngoài ra với tính năng xuất các báo cáo, MS Project đã giúp cho việc thống kê và đánh giá lại sau khi dự án kết thúc được thực hiện một cách thuận tiện và chính xác hơn rất nhiêu 16 B KẾT LUẬN Từ việc thử ứng dụng Microsoft Project vào một dự án cụ thể trong phần báo cáo trên đã cho ta nhìn thấy được công dụng hỗ trợ đầy tiềm năng của Microsoft Project đối với các nhà quản lý về mặt phát triển dự án, chương tình Tính năng kết nối, theo dõi các nguồn tài nguyên theo dõi các quy trình thực hiện nhiệm vụ làm cho công việc dễ dàng đạt hiệu quả cao hơn Tất cả các dữ liệu bạn có thể sửa chữa, bổ xung và mở rộng nếu cần Microsoft Project có thể hỗ trợ rất tốt trong bất kỳ lĩnh vực nào Từ kinh doanh, thiết kế cho đến kỹ thuật, xây dựng Có thể nói Microsoft Project chính là tuyệt chiêu quản lý ngân sách thành công cho từng dự án cụ thể Thông qua việc sử dụng ứng dụng Microsoft Project vào dự án “Ngày tái chế HUB”, nhóm cái nhìn tổng quát về việc quản lý dự án, phát triển kế hoạch, phân bổ nguồn lực, biết cách tạo lập và thiết kế một dự án như thế nào, Đây là kiến thức thực tế quý giá trở thành hành trang cho mỗi thành viên trong nhóm mang theo đến tương lai để áp dụng vào công việc, cuộc sống sau này Trong quá trình tìm kiếm thông tin tài liệu cũng như chuẩn bị bài báo cáo có thể sẽ có những sai sót, nếu có điều gì không đúng trong nội dung rất mong Thầy có thể thông cảm và góp ý cho nhóm để nhóm có thể hiểu, rút kinh nghiệm và có thể hoàn thiện tốt hơn bài báo cáo cũng như nắm được kiến thức một cách chắc chắn hơn nữa HẾT 17