đề tài ứng dụng phần mềm microsoft excel trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại UBND xã vinh sơn – thành phố sông công – tỉnh thái nguyên

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tốt q trình thực tập sở báo cáo kết đạt được, em xin gửi lời cảm ơn đến hai thầy cô: TS Nguyễn Văn Huân, ThS Đỗ Thị Diệu Thu trực tiếp hướng dẫn em trình tìm hiểu thông tin bước để thực đề tài thực tập Em xin gửi lời cảm ơn thầy, cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông cho em kiến thức, kinh ngiệm quý báu mơn học hay có tính vận dụng thực tế cao Mặc dù cố gắng hết sức, lần đầu làm thực tập nên kinh nghiệm làm báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót chưa hợp lý Em mong ý kiến đóng góp thầy giáo Em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu thầy giáo, cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông mong tiếp tục Thầy cô quan tâm, hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thiện chương trình Một lần nữa, em xin trân thành cảm ơn thầy giáo, cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy TS Nguyễn Văn Huân cô ThS Đỗ Thị Diệu Thu tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trình thực tập sở vừa qua Em xin trân thành cảm ơn! Thái Nguyên, tháng năm 2017 Sinh viên Dương Thị Thu Hương MỤC LỤC LỜI CảM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH .4 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ .7 1.1. Khái quát chung quản lý hồ sơ cán .8 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Các thành phần hồ sơ cán .8 1.1.3 Nội dung công tác quản lý hồ sơ cán 1.1.4 Vai trò việc quản lý hồ sơ 11 1.1.5 Trách nhiệm người quản lý hồ sơ 11 1.2 Giới thiệu Microsoft Excel .12 1.2.1 Khái niệm 12 1.2.4 Các hàm thông dụng Microsoft Excel 15 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI UBND XÃ VINH SƠN THÀNH PHỐ SÔNG CÔNG TỈNH THÁI NGUYÊN .16 2.1 Giới thiệu UBND Xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Cơng – Tỉnh Thái Ngun 16 2.1.1 Vị trí địa lý 16 2.1.2 Diện tích tự nhiên dân số 16 2.1.3 Cơ cấu tổ chức sơ đồ máy nhà nước UBND xã Vinh Sơn 16 2.1.4 Chức UBND xã Vinh Sơn 17 2.1.5 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Vinh Sơn 17 2.2 Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên 20 2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ UBND xã Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên .20 2.2.2 Quy trình quản lý cán công chức UBND xã Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên .21 2.2.3 Giải thích lưu đồ 21 2.3 Đánh giá công tác quản lý hồ sơ cán xã UBND Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên 23 2.3.1 Ưu điểm .23 2.3.2 Hạn chế 23 2.3.3 Nguyên nhân 24 2.4 Đề xuất giải pháp 24 Chương ỨNG DỤNG phần mềm MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI UBND XÃ VINH SƠN- TP SÔNG CÔNG – TỈNH THÁI NGUYÊN 26 3.1 Đặt vấn đề 26 3.2 Chương trình quản lý hồ sơ cán phần mềm Microsoft Excel 26 3.3 Đánh giá hiệu chương trình 31 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO .33 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Túi đựng hồ sơ cán .9 Hình 1.2: Giao diện Excel .12 Hình 1.3: Các lệnh thực đơn Office 14 Hình 1.4: Thanh thực đơn Ribbon 14 Hình 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Vinh Sơn .16 Hình 2.2: Quy trình quản lý hồ sơ cán UBND Xã Vinh Sơn .21 Hình 3.1: Giao diện trang chủ quản lý hồ sơ cán 27 Hình 3.2: Giao diện tạo from liệu .28 Hình 3.3: Giao diện xếp tên cán từ A –Z 28 Hình 3.4: Giao diện cập nhật hồ sơ cán 29 Hình 3.5: Giao diện tìm kiếm thơng tin hồ sơ cán 30 Hình 3.6: Giao diện thống kê cán 30 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Viết đủ UBND Ủy ban nhân dân CB,CC Cán bộ, công chức TP Thành phố CNTT Công nghệ thông tin CMND Chứng minh nhân dân LỜI NÓI ĐẦU  Lý chọn đề tài : Ngày với phát triển mặt xã hội, ngành công nghệ thông tin trở thành nhu cầu thiếu đời sống xã hội Để đáp ứng nhu cầu thực tiễn công tác quản lý hồ sơ thời kỳ nay, nhà quản lý thường xuyên cập nhật số liệu cán cách thường xuyên, liên tục Thế việc cập nhập số liệu sổ sách lại gây bất cập khó khăn định Như việc tìm kiềm hồ sơ nhân viên thời gian Việc quản lý sổ sách tốn nhiều giấy bút để ghi chép Vậy nên đòi hỏi phải có cơng cụ hỗ trợ quản lý hồ sơ cán xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên.Đồng thời, với phát triển khoa học công nghệ, công nghệ thông tin ngày ứng dụng nhiều công tác quản lý, sản phẩm phần mềm sử dụng nhiều mang lại lợi ích ngày tốt việc quản lý Thế sản phẩm phần mềm thường có giá cao xã miền núi khơng thể có tiền để chi trả cho việc mua phần mềm Cùng với chiến lược xây dựng phát triển thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa, song song với trình hội nhập giới việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cán cần thiết cấp bách Vì em chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài cho đợt thực tập  Mục đích chọn đề tài : Nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý hồ sơ cán nhà quản lý trở nên hiệu nâng cao chất lượng giúp cho công việc quản lý nhân viên thuận lợi, tiết kiệm thời gian, tiền cách tối đa UBND xã xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên  Phương pháp nghiên cứu: Khảo sát trạng quản lý hồ sơ cán UBND xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Cơng – Tỉnh Thái Ngun Tìm hiểu trực tiếp trao đổi với lãnh đạo, cán chuyên trách  Bố cục trình bày: Trong báo cáo gồm chương chính: Chương 1: Cơ sở lý thuyết quản lý hồ sơ cán Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán UBND Xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào công tác quản lý hồ sơ cán UBND Xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ 1.1. Khái quát chung quản lý hồ sơ cán 1.1.1 Các khái niệm Văn hình thành hoạt động quan bao gồm văn quan ban hành văn quan khác cá nhân khác gửi tới, sau giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng hoạt động quản lý quan phục vụ yêu cầu nghiên cứu khác Hồ sơ thuật ngữ sử dụng phổ biến cơng tác hành văn phịng cơng tác lưu trữ Thuật ngữ giải thích sau: Hồ sơ văn tập văn có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành q trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức chủng loại văn bản, tác giả thời gian ban hành Hồ sơ CB,CC tài liệu pháp lý phản ánh thông tin CB,CC,VC bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình xã hội cán bộ, cơng chức Hồ sơ gốc hồ sơ CB,CC quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức lập xác nhận lần đầu CB,CC tuyển dụng theo quy định pháp luật Quản lý hồ sơ cán quản lý tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, cơng chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình xã hội CB,CC 1.1.2 Các thành phần hồ sơ cán Theo định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng năm 2007 thành phần hồ sơ cán bộ, cơng chức bao gồm:  Bì hồ sơ cán bộ, công chức  Quyển lý lịch cán bộ, công chức  Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức  Tiểu sử tóm tắt  Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, cơng chức  Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ  Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức  Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức  Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức  Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức  Bìa kẹp nghị quyết, định nhân  Bìa kẹp nhận xét, đánh giá đơn thư Hình 1.1: Túi đựng hồ sơ cán 1.1.3 Nội dung công tác quản lý hồ sơ cán Khi tiếp nhận hồ sơ cán phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập biên tiếp nhận, lập kê danh mục tài liệu có hồ sơ Chậm sau 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận cán phải hướng dẫn cán viết lý lịch hoàn thiện tài liệu thuộc hồ sơ cán yêu cầu quan cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ cán Thường xuyên bổ sung hồ sơ cán cập nhật kịp thời lần tháng để thường xuyên cập nhật thay đổi gia đình thân cán Tài liệu bổ sung hồ sơ cán tự khai theo yêu cầu bổ sung phận quản lý hồ sơ vào mẫu cuối kỳ học Tài liệu bổ sung hồ sơ phận quản lý hồ sơ sưu tầm, thu thập vấn đề lien quan đến cán phận quản lý hồ sơ định cho lưu vào hồ sơ cán Người giao nhiệm vụ nghiên cưu hồ sơ phải có giấy giới thiệu trưởng quan đơn vị Đối với trường hợp đặc biệt cần chụp tài liệu mượn số tài liệu hồ sơ phải phận quản lý hồ sơ cho phép, thời gian mượn không 15 ngày Bộ phận quản lý hồ sơ phải có sổ theo dõi nghiên cứu khai thác hồ sơ cán Hồ sơ cán phải xếp khoa học để dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản Khi cán điều động quan khác đề bạt giữ chức vụ thuộc diện quản lý quan cấp tồn hồ sơ phải chuyển giao cho người quản lý Việc chuyển giao hồ sơ cán hai quan phải đảm bảo kịp thời, chặt chẽ, địa Nếu hồ sơ di đường phải đóng gói niêm phong kĩ Cán thơi việc: Khơng nhận lại hồ sơ mà nhận sơ yếu lý lịch, định việc Những tài lệu khác phải lưu trữ quan quản lý cán Cán hưu: Toàn hồ sơ cán quan quản lý cán lúc đương nhiệm lưu giữ, giao cho cán nghỉ hưu sơ yếu lý lịch định nghỉ hưu, sổ hưu Cán chết: Hồ sơ cán quan quản lý cán lưu giữ, không giao quan khác gia đình cán 10 pháp phịng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước ngồi địa phương  Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật  Trong việc thi hành pháp Luật UBND cấp xã thực quyền hạn sau : Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật; Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật 2.2 Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên 2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ UBND xã Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên Trong năm qua công tác tổ chức quản lý hồ sơ cán UBND xã Vinh Sơn có bước phát triển, cơng tác hành dần vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho năm sau - Về số lượng hồ sơ: UBND 21 hồ sơ cán bộ, công chức - Về sở vật chất chế độ lưu hồ sơ: Về đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ cán - Về quy trình lập hồ sơ cán bộ, cơng chức ban đầu: thực theo quy định vòng 45 ngày Tuy nhiên số hồ sơ chưa triển khai hoàn thiện - Việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ cán công chức chưa thể công tác quản lý, theo dõi hồ sơ Chưa có phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng hồ 20 sơ; giấy giới thiệu quan, đơn vị có thẩm quyền; mục đích, địa điểm, thành phần hồ sơ đề nghị nghiên cứu 2.2.2 Quy trình quản lý cán cơng chức UBND xã Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Ngun STT Trách nhiệm Trình tự cơng việc Cán Văn phòng – Hướng dẫn lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ CB, CC Thống kê Lập/ Kê khai, bổ sung hồ sơ CB, CC Cán Văn phòng – Thẩm định hồ sơ Thống kê Ký xác nhận Chủ tịch UBND xã Cán Văn phòng – Cập nhật; lưu hồ sơ Thống kê Hình 2.2: Quy trình quản lý hồ sơ cán UBND Xã Vinh Sơn 2.2.3 Giải thích lưu đồ Bước 1: Hướng dẫn lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ - Lập hồ sơ: Đối với CB, CC đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng quan phịng tố chức cán có trách nhiệm hướng dẫn CB, CC lập hồ sơ theo quy định định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006; 06/2007/QĐ- 21 BNV ngày 18/06/2007 định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 Bộ Nội Vụ - Kê khai bổ sung hồ sơ: Định kỳ hàng năm (chậm ngày 15 tháng 01 năm sau), Cán văn phịng thống kê có trách nhiệm gửi kê khai bổ sung hồ sơ CB, CC theo mẫu 4a-BNV/2007 hướng dẫn CB, CC đơn vị kê khai bổ sung hồ sơ Bước 2: Lập/ kê khai, bổ sung hồ sơ + Lập hồ sơ: Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có định tuyển dụng lần đầu CB, CC phải kê lý lịch, hoàn chỉnh thành phần hồ sơ gốc theo qui định Khoản 1, khoản 2, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5, Khoản Điều qui chế quản lý hồ sơ CB, CC ban hành kèm theo định 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 Bộ Nội Vụ; Khoản 4, ĐIều 1, định 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 biểu mẫu quản lý hồ sơ CB, CC (CB, CC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ theo qui định qui chế) Thành phần hồ sơ gồm: + Quyển “ lý lịch CB, CC” theo mẫu 01a-BNV/2007; + Bản “Sơ yếu lý lịch cán công chức” theo mẫu 02c-BNV/2008; + Bản giấy khai sinh; + Giấy chứng nhận sức khỏe; + Các văn liên quan đến nhân thân (sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận quyền địa phương) + Các loại giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo (Văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm (trường hợp cấp tiếng nước phải dịch sang tiếng Việt yjeo yêu cầu pháp luật) - Kê khai bổ sung hồ sơ: Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm tự khai bổ sung hồ sơ theo mẫu 4a-BNV/2007 báo cáo Cán Văn phịng Thống kê có biến động hồ sơ trường hợp sau: + Thay đổi liên quan đến nhân thân; + Sự thay đổi tài sản; 22 + Kết học tập, nâng cao trình độ; + Khen thưởng; + Kỷ luật Bước 3: Thẩm định hồ sơ Trường hợp CB, CC đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, tuyển dụng phận Tổ chức cán thực thẩm tra xác minh tính trung thực tiêu chí thơng tin CB, CC tự kê khai Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu chuyển lại hướng dẫn cán bộ, cơng chức tiếp tục hồn thiện Bước 4: Ký xác nhận: Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức xem xét, ký xác nhận vào bổ sung hồ sơ hàng năm CB, CC làm việc quan Bước 5: Cập nhật lưu hồ sơ Cán Cán văn phịng thống kê quan có trách nhiệm cập nhật lưu hồ sơ CB, CC theo quy định 2.3 Đánh giá công tác quản lý hồ sơ cán xã UBND Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên 2.3.1 Ưu điểm Về mặt theo quy định nhà nước Cơ quan thực quản lý hồ sơ cán theo quy định Đặc biệt, lãnh đạo trọng đến việc nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho cán quan nói chung làm quản lý hồ sơ cán nói riêng Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác quản lý hồ sơ cán tăng cường nhiều so với thời gian trước đây, quan quan tâm mua sắm thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán như: Máy in, máy tính, máy fax văn phịng phẩm khác có liên quan đến cơng tác quản lý hồ sơ cán bước tăng cường bổ sung đáng kể 2.3.2 Hạn chế Việc sửa chữa, xóa thêm có thay đổi hay sai sót vài thơng tin cán bộ, cơng chức phức tạp thơng tin khơng phân chia theo loại lượng thông tin hồ sơ nhiều 23 Khó khăn tốn nhiều cơng sức phải thường xuyên cập nhật thông tin cán bộ, công chức  Công tác quản lý hồ sơ giấy UBND xã Vinh Sơn nhiều bất cập; chưa quan tâm đồng bộ; cách lưu trữ chưa khoa học, chưa đảm bảo điều kiện chống ẩm, mốc, cháy nổ, mối mọt Hiện UBND xã Vinh Sơn chưa có phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công việc quản lý thực thủ công dưới hình thức ghi chép vào sổ Việc làm thủ cơng gặp khơng khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, xếp, theo dõi hồ sơ 2.3.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ yếu tình trạng phải kể đến khó khăn phía đội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán làm cơng tác quản lý hồ sơ cán cịn “mỏng”, tình trạng cán làm cơng tác quản lý hồ sơ cán kiêm nhiệm nhiều Các quy định trách nhiệm quản lý hồ sơ cán quan chưa cụ thể hố quy chế làm việc cơng tác quản lý hồ sơ cán quan, đơn vị Công tác lãnh đạo, đạo triển khai thực quy định quản lý hồ sơ cán quan, đơn vị chưa đồng bộ, liệt Mặt khác, trình độ chun mơn, nghiệp vụ phận cán làm công tác quản lý hồ sơ cán chưa theo kịp yêu cầu công việc đề Cán bộ, công chức làm việc liên quan đến quản lý hồ sơ cán chưa bồi dưỡng kiến thức cao quản lý hồ sơ cán bộ, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ trách nhiệm quản lý hồ sơ cán công việc Chưa ứng dụng công nghê thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cán 2.4 Đề xuất giải pháp - Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác quản lý hồ sơ cán - Đánh giá kết đạt đề phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác quản lý hồ sơ cán biểu dương khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích - Tổ chức máy quản lý hồ sơ cán cần phải quan tâm cho phù hợp với nội dung công việc 24 - Lập kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác quản lý hồ sơ cán - Số lượng cán cần đào tạo mới, đào tạo lại cần bồi dưỡng để nâng cao trình độ theo yêu cầu tiêu chuẩn chức danh đảm nhận -Nâng cấp sở vật chất công tác quản lý hồ sơ cán cần phải tiếp tục tăng cường như: Bố trí phịng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc, máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy điều hòa nhiệt độ, đồng hồ treo tường, vật phẩm văn phòng cần thiết, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… tất thiết bị vật phẩm văn phịng phải bố trí hợp lý cố định để dễ sử dụng cần thiết - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ cán - Có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán quản lý hồ sơ cán cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm - Thủ trưởng quan, đơn vị cần quan tâm, lãnh đạo đạo liệt cán bộ, công chức thực tốt công tác quản lý hồ sơ cán coi tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ cán bộ, công chức hàng năm 25 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ TẠI UBND XÃ VINH SƠN- TP SÔNG CÔNG – TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Đặt vấn đề Ngày với phát triển mặt xã hội, ngành công nghệ thông tin trở thành nhu cầu thiếu đời sống xã hội Để đáp ứng nhu cầu thực tiễn công tác quản lý hồ sơ thời kỳ nay, nhà quản lý thường xuyên cập nhật số liệu cán cách thường xuyên, liên tục Thế việc cập nhập số liệu sổ sách lại gây bất cập khó khăn định Như việc tìm kiềm hồ sơ nhân viên thời gian Việc quản lý sổ sách tốn nhiều giấy bút để ghi chép Vậy nên địi hỏi phải có cơng cụ hỗ trợ quản lý hồ sơ cán xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên Đồng thời, với phát triển khoa học công nghệ, công nghệ thông tin ngày ứng dụng nhiều công tác quản lý, sản phẩm phần mềm sử dụng nhiều mang lại lợi ích ngày tốt việc quản lý Thế sản phẩm phần mềm thường có giá cao xã miền núi khơng thể có tiền để chi trả cho việc mua phần mềm Cùng với chiến lược xây dựng phát triển thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa, song song với q trình hội nhập giới việc ứng dụng phần mềm Microsoft excel công tác quản lý hồ sơ cán UBND xã Vinh Sơn – Thành Phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên cần thiết cấp bách 3.2 Chương trình quản lý hồ sơ cán phần mềm Microsoft Excel  Tạo giao diện thông tin hồ sơ cán dành riêng cho UBND xã Vinh Sơn  Tạo giao diện: + Trên trang “Sheet 1” bạn đổi tên thành Trang chủ để tạo “trang chủ” 26 Hình 3.1: Giao diện trang chủ quản lý hồ sơ cán  Tạo Form nhập liệu + Chọn File chọn options, sau hộp thoại excel options + Kích chọn Quick Access Toobarl, phần choose commands from chọn all commands, phần bấm vào phần sau ấn F bàn phím (để khơng phải xuống nhiều) + Kích vào Form… chọn nút Add chọn Ok Để nhập liệu: + Chọn phần tiêu đề bảng kích vào From cửa sổ lên cho phép bạn nhập + Sau nhập xong cán chọn Criteriavà để thêm cán kích vào From vào New chọn Criteria Sau nhập liệu xong bạn vào trang chủ kích chuột phải vào mục tìm kiếm thơng tin chọn hyperlink để tạo liên kết 27 Hình 3.2: Giao diện tạo from liệu  Cập nhật hồ sơ cán Trên trang “sheet 2” đổi tên thành “cập nhật hồ sơ cán bộ” Chức Sorft excel: kích vào mũi tên bảng họ tên kích sorft từ A –Z xếp tên danh sách cán cho bạn từ A – Z Hình 3.3: Giao diện xếp tên cán từ A –Z 28  Tạo tab gồm 12 cột bảng liệu gồm: 1) STT 2) Họ tên 3) Mã ngạch 4) Ngày sinh 5) Quê quán 6) Giới tính 7) Dân tộc 8) Số CMND 9) Ngày vào đảng 10) Trình độ chun mơn 11) Trình độ ngoại ngữ 12) Tên Chức vụ Hình 3.4: Giao diện cập nhật hồ sơ cán 29  Tìm kiếm hồ sơ cán +Trên trang tính “Sheet3” đổi tên thành “kiếm hồ thông tin sơ cán bộ” Hình 3.5: Giao diện tìm kiếm thơng tin hồ sơ cán  Thống kê cán +Trên trang tính “Sheet 4” đổi tên thành “Thống kê” Để thực thống kê số cán nam nữ, trình độ chuyên mơn sử dụng hàm thống kê COUNTIF Hình 3.6: Giao diện thống kê cán 30 Sau nhập liệu xong bạn vào trang chủ kích chuột phải vào phần cập nhật hồ sơ cán chọn hyperlink để tạo liên kết 3.3 Đánh giá hiệu chương trình Sau xây dựng chương trình quản lý hồ sơ cán UBND xã Vinh Sơn – TP Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên phần mềm Microsoft Excel giúp cho cán văn phịng tiếp cận làm quen với cơng nghệ thơng tin Tạo động lực nghiên cứu học hỏi cán bộ, công chức trogn công việc nhằm nâng cao chất lượng hiệu cơng việc - Chương trình đưa số chức phù hợp với yêu cầu cần thiết để tiến hành quản lý hồ sơ cán dễ dàng - Cấu trúc liệu tương đối đầy đủ gần gũi với thực tế giúp người nắm bắt cách dễ dàng - Chương trình tìm kiếm thông tin cán theo tên cán - Thống tin học hóa quy trình quản lý hồ sơ CB, CC đơn vị hành chính, nghiệp - Nâng cao hiệu ứng dụng CNTT chất lượng công tác quản lý CB, CC - Quản lý chặt chẽ, kịp thời biến động nhân sự; - Cung cấp, tổng hợp đầy đủ chi tiết thông tin hồ sơ CB, CC - Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu báo cáo, thống kê nhằm phục vụ công tác đạo, điều hành 31 KẾT LUẬN Kết đạt Trong trình làm đề tài thực tập sở, em tìm hiểu quy trình quản lý hồ sơ cán UBND, đồng thời nghiên cứu ứng dụng Microsoft Excel để giải mặt hạn chế công tác quản lý hồ sơ cán Sau thời gian thực tập em thu kết sau: Về mặt nghiên cứu: + Hiểu thêm quy trình quản lý hồ sơ cán quan hành nhà nước + Biết tính việc sử dụng Microsoft Excel để thiết kế giao diện, xếp liệu Về mặt chương trình thực nghiệm: + Đã minh họa phần công việc tạo thông tin hồ sơ cán bộ, q trình tìm kiếm cán + Chương trình tìm kiếm thơng tin cán theo tên Mặt hạn chế Bên cạnh cịn số hạn chế kiến thức, kĩ lập trình xây dựng chương trình thân nên chương trình cịn đơn giản thiếu sót Hướng phát triển + Khắc phục thiếu sót hạn chế nêu + Phát triển xây dựng chương trình ngày hồn thiện có tính ứng dụng thực tế cao 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật cán công chức số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008; [2] Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 Bộ Nội vụ quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; [3] Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; [4] Quyết định số 02/2008/QĐ- BNV ngày 06/10/2008 vể biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; [5] Websitehttps://vi.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel 33 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Thái Nguyên, ngày … tháng … năm …… GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN T.S Nguyễn Văn Huân Th.S Đỗ Thị Diệu Thu 34