Tiểu luận môn học tin học ứng dụng đề tài ứng dụng phần mềm project trong quản lý dự án

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - - Bài tiểu luận môn học Tin học ứng dụng ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Nhóm thực hiện: 04 Lớp: D03 Giảng viên: Trần Dỗn Hiếu Tp Hồ Chí Minh ngày 01 tháng 10 năm 2022 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Nhóm thực hiện: 04 TÊN THÀNH VIÊN MSSV Hồ Nguyễn Tâm Sự 030336200231 Nguyễn Thị Tố Quyên 030336200219 Nguyễn Thùy Như Phụng 030336200207 Trần Thị Thu 030536200194 MỞ ĐẦU Quản lý dự án công việc quan định đến thành cơng cơng ty Vì việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu dự án, đem lại hài lòng cho khách hàng chủ doanh nghiệp Hiện nay, phần mềm quản lý dự án khơng cịn khái niệm xa lạ xã hội nói chung doanh nghiệp nói riêng Việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án vào lĩnh vực kinh doanh , quản lý nguồn lực lĩnh vực quản lý tổ chức cho thấy tác dụng hiệu to lớn , có tính chất định đến cơng việc, tối đa hóa thời gian, chi phí nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Qua hướng dẫn giảng viên nhóm chúng em định chọn phần mềm công cụ quản lý dự án Microsoft Project để thực báo cáo Thơng qua nhóm phân tích làm rõ vai trị quan trọng việc quản lý dự án chế vận hình lợi ích Microsoft Project, Vì thời gian kiến thức chúng em hạn hẹp, nên khơng tránh sai sót Vì chúng em mong nhận đóng góp ý kiến từ thầy để chúng em hoàn thiện NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẦN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHƯƠNG CHƯƠNG CHƯƠNG 3 MỤC LỤC CHƯƠNG – GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 KHÁI NIỆM VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN Bước 1) Khởi tạo dự án Bước 2) Lập kế hoạch Bước 3) Thực thi dự án Bước 4) Kiểm tra, giám sát dự án Bước 5) Kết thúc dự án 1.2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN CHƯƠNG - PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT 14 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 14 Vậy MS Project gì? 14 Dễ dàng theo sát tiến độ 15 Cải thiện tầm nhìn kết 15 Sử dụng sức mạnh để đổi 15 2.2 GIAO DIỆN PHẦN MỀM 16 2.3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN 17 Task name 22 Tạo nhiệm vụ phụ (subtasks): 24 Task | Information | Predecessors 25 CHƯƠNG – MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT 33 3.1 GIỚI THIỆU DỰ ÁN 33 3.2 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PROJECT ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN (VÀ TÀI NGUYÊN) DỰ ÁN 34 KẾT LUẬN 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 36 DANH MỤC HÌNH Hình 2.2 1: Giao diện tạo dự án phần mềm MS Project 18 Hình 2.2 2: Giao diện tạo dự án phần mềm MS Project 18 Hình 2.3.1 1: Giao diện tạo dự án 10 Hình 2.3.1 2: Giao diện dự án 20 Hình 2.3.1 3: Giao diện tạo dự án 21 Hình 2.3.2 1: Giao diện thiết lập thơng tin dự án 21 Hình 2.3.3 1: Giao diện Options 23 Hình 2.3.3 2: Giao diện Change Working Time 24 Hình 2.3.4 1: Giao diện công cụ Task 24 Hình 2.3.4 2: Giao diện nhập liệu công việc 25 Hình 2.3.4 3: Giao diện nhập liệu công việc 26 Hình 2.3.4 4: Giao diện nhiệm vụ 27 Hình 2.3.6 1: Kiểu tài nguyên dự án 28 Hình 2.3.6 3: Thiết lập thơng tin tài nguyên 29 Hình 2.3.7 1: Giao diện phân bổ tài nguyên cho công việc 30 Hình 2.3.8 1: Lịch trình cho dự án 31 Hình 2.3.9 1: Tìm đường găng cho dự án 32 Hình 2.3.10 1: Cập nhật tiến độ dự án 33 Hình 2.3.11 1: Cân đối tài nguyên 34 Hình 2.3.12 35 CHƯƠNG – GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 KHÁI NIỆM VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án (Project) cụm từ sử dụng nhiều nhắc đến lĩnh vực đầu tư, kinh doanh Trong bảng dự án bao gồm xác định rõ công việc, mục tiêu, nguồn lực, thời gian bắt đầu kết thúc dự án,vv… Nói cách khác, dự án hoạt động mà chủ dự án xác định quy trình, mục tiêu cần thực khoảng thời gian định hồn thiện tốt Để dự án phát huy toàn diện nguồn lực tài nguyên, mang lại hiệu cao làm việc tối ưu thời gian hoàn thành mục tiêu Chủ dự án, doanh nghiệp cần đề chuỗi cơng việc nhiệm vụ như: • Đưa mục tiêu hoàn thành điều kiện định • Xác định thời gian bắt đầu kết thúc • Cân có giới hạn tài • Tận dụng tối đa nguồn lực phương tiện, thiết bị, người,vv… 1.1.2 Quy trình quản lý dự án Quy trình quản lý dự án trình thực bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đặt Người quản lý có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp người hình dung cơng việc, cơng cụ liên quan suốt trình làm việc Qua đó, thành viên bên liên quan hiểu nội dung dự án phối hợp, nỗ lực đưa dự án đến thành công Bước 1) Khởi tạo dự án Khởi tạo dự án có hai hoạt động xây dựng tun bố dự án xác định người liên quan Nội dung tuyên bố dự án thể tổng quát: Mục tiêu dự án, yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm vị trí quan trọng rủi ro… Cịn xác định người liên quan bao gồm việc nắm rõ vai trị thu thập thơng tin người làm việc hỗ trợ dự án Bước 2) Lập kế hoạch Lập kế hoạch bước quan trọng quy trình quản trị dự án Một kế hoạch hoàn hảo đảm bảo yếu tố tham dự đầy đủ bên (Boughtin), thể tất phương diện (Formal), hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) có tính khả thi (Realistic) Bước 3) Thực thi dự án Các công việc dự án cần vạch rõ ràng bảng kế hoạch thành viên phải thực theo quy trình Tuy nhiên, thực tế việc triển khai tư chiến lược có sai số tương đối Vì vậy, bạn thành viên nhóm thực nhiệm vụ cần linh hoạt, có kiến thức chuyên mơn kinh nghiệm định để quy trình làm việc diễn trơn tru Bước 4) Kiểm tra, giám sát dự án Để kiểm tra giám sát dự án cách hiệu quả, bạn cần phải đối chiếu kế hoạch thực tế Nhờ đó, bạn kịp thời đưa giải pháp xảy vấn đề Bạn cần tìm hiểu kỹ trước đưa định điều chỉnh việc thay đổi ảnh hưởng đến tiến trình công việc tệ phải quay lại thiết lập kế hoạch dự án Bước 5) Kết thúc dự án Bước cuối hoàn thiện để thức đóng lại dự án Q trình kết thúc dự án cần phải thực đầy đủ Q trình khơng theo trình tự phát sinh nhiều rắc rối vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự… Điều gây ảnh hưởng xấu đến tài chính, danh tiếng đến nhóm dự án doanh nghiệp 1.2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.2.1 Phần mềm miễn phí • Trello: quản lý dự án cách trực quan (dựa theo phương pháp Kanban) Hình 2.3.3 1: Giao diện Options Project hỗ trợ thiết lập lịch làm việc phù hợp với điều kiện tự nhiên (giờ làm việc ngày thay đổi theo mùa), phù hợp với điều kiện xã hội (các ngày nghỉ năm ngày lễ tết) Trên tab Project nhóm Properties, click vào Change Working Time (thay đổi thời gian làm việc) 21 Ngày làm việc Ngày khơng làm việc Hình 2.3.3 2: Giao diện Change Working Time 2.3.4 Tạo danh sách công việc Tạo danh sách công việc mà bạn muốn thực dự án để dự án tiến độ chuẩn chỉnh công đoạn Bước 1: Vào Task Gantt Chart Hình 2.3.4 1: Giao diện cơng cụ Task Bước 2: Trong cột Task Mode chọn hai loại Task Mode Nhập tên cột Task name 22 Nhập tên công việc Chọn loại Task Mode - Manually: điều chỉnh thủ cơng Auto: tự động Hình 2.3.4 2: Giao diện nhập liệu cơng việc 23 Hình 2.3.4 3: Giao diện nhập liệu công việc Tạo nhiệm vụ phụ (subtasks): Bước 1: Chọn nhiệm vụ nhiệm vụ (có thể nhiều) cách bơi đen Bước 2: Trên Tab Task, nhóm Schedule, click vào biểu tượng Ident Task 24 Hình 2.3.4 4: Giao diện nhiệm vụ 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ cơng việc Có kiểu liên kết nhiệm vụ với phụ thuộc vào ngày bắt đầu ngày kết thúc nhiệm vụ: - Finish to Start (FS): cơng việc trước hồn thành tới công việc sau - Start to Start (SS): hai công việc bắt đầu lúc - Finish to Finish (FF): cơng việc hồn thành lúc - Start to Finish (ST): công việc bắt đầu công việc kết thúc Task | Information | Predecessors 25 Hình 2.3.5 1: Quan hệ công việc 2.3.6 Tài nguyên dự án Các kiểu tài nguyên dự án: – Work: Nguồn lực thực công việc (người, thiết bị) – Cost: Chi phí – Material: Nguyên liệu Hình 2.3.6 1: Kiểu tài nguyên dự án Bước 1: Chọn View → Resource Sheet 26 Bước 2: Thiết lập thông tin cho cột nguồn lực - Resource Name: Nhập tên nguồn lực - Type: Kiểu nguồn lực (work, cost, material) - Group: nhóm nguồn lực (có thể điều chỉnh số nguồn lực cho phù hợp với công việc) - Max.Units: Đơn vị nguồn lực tối đa tính cho ngày - Std.Rate: Giá chuẩn - Ovr.Rate: Giá ngồi - Cost/Use: Phí sử dụng cho tài nguyên - Accrue: Phương pháp tính giá - Base Calendar: Lịch làm việc - Code: Mã nguồn lực Hình 2.3.6 2: Thiết lập thơng tin tài nguyên 2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho công việc Trong trình thực dự án, cần phân công nguồn lực cho nhiệm vụ để làm rõ trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ Việc định nguồn lực giúp bạn xác định để hoàn thành nhiệm vụ bạn theo dõi chi phí, nhiệm vụ tốn tiền 27 Hình 2.3.7 1: Giao diện phân bổ tài nguyên cho công việc 2.3.8 Lịch trình cho dự án Khi dự án bắt đầu việc tạo lịch trình cho dự án quan trọng, để dự án diễn cách suôn sẻ khơng bị gián đoạn 28 Hình 2.3.8 1: Lịch trình cho dự án Ví dụ: Để thực cơng việc “Trang trí shop” trước tiên ta phải “Xây dựng shop” 2.3.9 Tìm đường găng cho dự án • Đường găng (Critical Task) đường xuyên mạng từ thời điểm khởi công dự án (sự kiện khởi công dự án) tới thời điểm kết thúc dự án (sự kiện hồn thành dự án) có chiều dài trục thời gian (tức tổng thời lượng thực công việc thuộc đường này) lớn nhất, qua cơng việc có dự trữ tồn phần gọi cơng việc găng • Đường găng cho biết công việc buộc phải theo kế hoạch Vì thay đổi, ảnh hưởng đến tiến độ dự án Sự ảnh hưởng (về mặt tiến độ - mốc thời gian) bao gồm thời điểm hoàn thành dự án bị thay đổi, đường găng bị thay đổi 29 Tick vào critical tasks Hình 2.3.9 1: Tìm đường găng cho dự án 2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án Việc cập nhật tiến độ dự án giúp theo dõi dự án thực bao nhiêu, cần điều chỉnh cho tiến độ 30 Hình 2.3.10 1: Cập nhật tiến độ dự án 2.3.11 Cân đối tài nguyên Trong thực tế, triển khai công việc dự án, bạn phải gặp tình trạng cơng việc dự án sử dụng đồng thời nhiều tài nguyên, tài nguyên ngày lại sử dụng vào thời điểm khác cơng tác (thời gian trễ) Khi bạn xử lý thơng tin nào? Vì ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tài nguyên cơng việc chi phí tồn dự án Chính vậy, cần phải phân bổ tài nguyên cho công việc cách hợp lý 31 Phân bổ nguồn lực tối đa cho ngày Hình 2.3.11 1: Cân đối tài nguyên 2.3.12 Lập In báo cáo Công việc lập in báo cáo xem công việc cuối dự án Dựa vào kết báo cáo ta xét dự án có hồn thành tiến độ hay không, thường xuyên kiểm tra phù hợp tiến độ cơng việc với dự án để đưa định hành động tức khắc 32 Hình 2.3.12 CHƯƠNG – MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT 3.1 GIỚI THIỆU DỰ ÁN Chị A triển khai thực dự án mở shop kinh doanh quần áo Với danh sách công việc triển khai sau: Công Nội dung việc Công việc Thời Bộ phận thực trước gian Xây dựng shop weeks Thi cơng Tìm kiếm nguồn hàng weeks Kho Trang trí shop 1 weeks Thi công Trưng bày sản phẩm weeks Marketing 33 Quảng cáo shop 5.1 Thiết kế xây dựng giao weeks Marketing weeks Thiết kế diện web 5.2 Xây dựng website 5.1 weeks Kỹ thuật 5.3 Nhập liệu 5.2 weeks Kỹ thuật 5.4 Chạy thử 5.3 weeks Kỹ thuật weeks Thư ký Viết báo cáo Bảng 3.1 Ngày bắt đầu dự án: 01/10/2022 Ngày bắt đầu cơng việc: 01/10/2022 Tiền nhân cơng: • Nhân viên Thi cơng: 13.500.000 VNĐ/tháng • Nhân viên kho: 9.000.000 VNĐ/tháng • Nhân viên Marketing: 10.000.000 VNĐ/tháng • Nhân viên Thiết kế: 10.000.000 VNĐ/tháng • Nhân viên Kỹ thuật: 15.000.000 VNĐ/tháng • Nhân viên Thư ký: 6.000.000 VNĐ/tháng 3.2 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PROJECT ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN (VÀ TÀI NGUYÊN) DỰ ÁN \Desktop\Tiểu luận THƯD.mpp 34 KẾT LUẬN Quản lý dự án việc quan trọng giúp doanh nghiệp có sở để triển khai công việc nhằm đạt mục tiêu cao tiến độ, chi phí, chất lượng tạo giá trị cho bên liên quan.Quản lý dự án theo phương pháp đại giúp doanh nghiệp đại mục tiêu quan trọng, tối ưu hóa chi phí rủi tốt hơn.Microsoft Project phần mềm quản lý dự án đa nhiệm với nhiều tính mạnh mẽ, hỗ trợ người dùng suốt trình triển khai thực thi dự án nhiều cá nhân doanh nghiệp sử dụng Giao diện gần gũi với người dùng, có khả mở rộng cao nên linh hoạt cho quy mô doanh nghiệp khác thơng qua cơng cụ hiển thị phân tích liệu bảng tính, giúp việc trình bày thơng tin cho thành viên khác dễ dàng Ngay dự án phức tạp trở nên dễ quản lý bạn chọn phương pháp công cụ phù hợp với nhu cầu Phần mềm đáp ứng thơng nhu cầu tấc người dùng, dù không gặp làm việc thông qua việc cộng tác dự án Cho phép tất thành viên nhóm cập nhật tác vụ đồng thời để bạn hồn thành nhiều việc TÀI LIỆU THAM KHẢO (QUẢN TRỊ NĂNG SUẤT - Kiến thức, kinh nghiệm quản trị suất doanh nghiệp số, 2021) (Top phần mềm quản lý dự án miễn phí cực tiện lợi năm 2022, 2022) (Phần mềm Project - Công cụ đắc lực quản lý dự án) (Tâm, 10/08/2021, 11:08) (Quản lý dự án gì? Vai trị, nhiệm vụ quản lý dự án) 35