báo cáo bài tập sử dụng phần mềm kế toán tonyaccounting

Ví dụ như ta chọn TK156 để theo dõi số dư thì khi tài khoản 156 có số dư bên cóthì khi ta chọn mức độ là cảnh báo thì hệ thống sẽ thông báo đến người sử dụng là tồnkho âm và không được l

Khai báo thông tin chung, các phương pháp hạch toán, hình thức kế toán

Khai báo thông tin chung và hình thức kế toán

Bước 1: Cài đặt phần mềm Đầu tiên chúng ta cần thực hiện việc cài đặt phần mềm Tony accounting về máy tính Sau khi cài đặt phần mềm xong chúng ta khai báo các thông tin ban đầu để khởi tạo và đăng nhập được vào phần mềm.

Bước 2: Khởi tạo dữ liệu mới

- Thông tin về doanh nghiệp: khai báo các thông tin cơ bản của doanh nghiệp như tên công ty, số điện thoại, email, mã số thuế, địa chỉ, kế toán trưởng

Sau khi hoàn thành bấm “Tiếp theo”

- Thiết lập chế độ kế toán: chọn chế độ theo Quyết định 48: KT nhỏ và vừa theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC

- Hạch toán giá thành: theo hàng hóa

- Thiết lập số chữ số thập phân cho dữ liệu số lượng, đơn giá và lưu trữ dữ liệu: 2 chữ số thập phân và sao lưu ở ổ đĩa D

Too long to read on your phone? Save to read later on your computer

- Khởi tạo dữ liệu thành công: các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và các phương

Sau khi kiểm tra thông tin đã chính xác thì bấm “Kết thúc”

Bước 3: Đăng nhập vào phần mềm

- Sau khi đã kiểm tra đủ thông tin và bấm kết thúc thì đợi phần mềm khởi tạo dữ liệu

- Màn hình hiện ra phần đăng nhập nhập mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm.

Phương pháp hạch toán, kế toán

Sau khi đăng nhập vào phần mềm thành công Dưới đây là màn hình chính của phần mềm.

- Để khai báo các thông số kế toán ta vào “Quản trị” chọn “Thông số” sau đó chọn “Kế toán” để khai báo các thông số như: kỳ kế toán đầu tiên, tiền tệ, tùy chọn nhập chứng từ, hạch toán giá xuất kho,… Ở đây chúng ta có thể chọn cách hạch toán theo yêu cầu của doanh nghiệp như là:

 Chọn kỳ kế toán đầu tiên của đơn vị: Tháng 1/2023

 Chọn đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam và không hạch toán theo ngoại tệ

 Tùy chọn khi nhập chứng từ: chọn chu kỳ phát sinh chứng từ và khai thuế GTGT theo tháng

 Hạch toán phương pháp tính giá xuất kho: chọn theo phương pháp đích danh

 Chọn sắp xếp bảng kê hóa đơn GTGT theo ngày hóa đơn

 Ngoài ra còn có các chức năng cảnh báo khi nhập sai, nhập khác giữa các dữ liệu sẽ được cảnh báo

- Xác lập lựa chọn hiển thị chứng từ và in chứng từ: ta vào Hệ thống → Tùy Chọn → Hệ thống để thiết lập các tùy chọn kế toán, chứng từ

- Tiếp theo ta vào Hệ thống → Tùy chọn → Hệ thống để xác lập kiểu dữ liệu cho số và định dạng ngày tháng

 Kiểu dữ liệu cho số: chia nhóm 3 số (ví dụ: 300.000)

 Định dạng ngày tháng: dd/MM/yyyy

- Để khai báo thêm thông tin về doanh nghiệp ta chọn Quản trị→ Hồ sơ công ty để khai báo thêm thông tin về doanh nghiệp.

- Thêm thông tin về nhân sự

- Thêm thông tin liên hệ

Sau khi đã khai báo thêm thông tin của doanh nghiệp tiếp theo bấm lưu để lưu lại các thông tin trên

Nhận xét: Khai báo thông tin ở phần mềm Tony khá đơn giúp người dùng có thể dễ dàng tạo lập cơ sở dữ liệu ban đầu cho đơn vị Về việc hạch toán các phương pháp kế toán thì phần mềm cũng có khá đầy đủ để người dùng có thể thiết lập phù hợp với mục đích, phương pháp kế toán của đơn vị.

Hệ thống tài khoản

Xây dựng hệ thống tài khoản

- Để xây dựng hệ thống tài khoản ta bấm chọn trên thanh chức năng phần Quản trị→ Hệ thống tài khoản Sau khi mở hệ thống tài khoản sẽ hiện ra các thông tin phía dưới bao gồm 4 vùng thông tin Dưới đây là hình ảnh của tất cả các tài khoản kế toán trong phần mềm kế toán Tony accounting.

- Mã và tên tài khoản:

Khi chọn một mã tài khoản tại hệ thống tài khoản thì phần thông tin chi tiết các tài khoản được hiển thị tương ứng với tài khoản được chọn phần này bao gồm nội dung mã tài khoản, tài khoản mẹ và tên tài khoản, tên tiếng Anh, kiểu số dư.

 Với một số tài khoản lưỡng tính như tài khoản 131, 331 thì kiểu số dư là: lưỡng tính.

 Với những tài khoản số dư Nợ / Có bình thường khác thì kiểu số dư là: bình thường.

- Tài khoản chi tiết: Đối với các tài khoản chi tiết hệ thống xây dựng khá đầy đủ các tài khoản chi tiết như là của: TK111 (Tiền mặt), TK112 (Tiền gửi ngân hàng), TK156 (Hàng hóa),TK333(Thuế và các khoản phải nộp nhà nước),

Dưới đây là một số thông tin về tài khoản chi tiết của tài khoản 156(Hàng hóa)

Ngoài ra ở phần mềm Tony ta có thể thiết lập các tùy chọn để có thể theo dõi thông tin tài khoản một cách khoa học như số dư tài khoản Để thiết lập các tùy chọn ta bấm chọn tài khoản muốn thiết lập

Ví dụ như ta chọn TK156 để theo dõi số dư thì khi tài khoản 156 có số dư bên có thì khi ta chọn mức độ là cảnh báo thì hệ thống sẽ thông báo đến người sử dụng là tồn kho âm và không được lưu chứng từ.

Nhận xét: Ở phần xây dựng hệ thống tài khoản thì phần mềm có khá đầy đủ các hệ thống tài khoản và các tài khoản chi tiết theo chế độ kế toán của doanh nghiệp Ngoài ra, phần mềm còn có các chức năng khác giúp người sử dụng có thể theo dõi được đối tượng tài khoản một cách cụ thể Tuy nhiên, phần mềm sử dụng chế độ kế toán cũ nên một số tài khoản đã bị thay đổi không phù hợp với chế độ kế toán hiện nay.

Xây dựng và khai báo các danh mục chi tiết của các đối tượng kế toán

 Khai báo danh mục tài sản: Để khai báo tài sản của đơn vị đầu tiên ta chọn trên thanh chức năng phần Danh mục → Tài sản → Danh mục sau đó bấm thêm để thêm các tài sản của đơn vị và chọn các phương pháp khấu hao phù hợp với phương án hạch toán tài sản của đơn vị.

 Ngoài ra ta có thể vào phần phân nhóm như cách thức thực hiện tạo danh mục tài sản để phân nhóm các loại tài sản phù hợp với tính chất và mục đích sử dụng của công ty Vì ở phần mềm này một số loại tài sản không có tài khoản riêng mà chỉ có thể tạo bằng cách thêm tài khoản chi tiết thuộc tài khoản 211.

 Khai báo danh mục kho: Để khai báo danh mục kho của đơn vị đầu tiên ta chọn trên thanh chức năng phần Danh mục → Kho hàng → Danh mục sau đó bấm thêm để thêm các kho và thông tin về thủ kho, …

 Khai báo danh mục nhà cung cấp và khách hàng: Ở phần mềm Tony accounting thì danh mục nhà cung cấp và khách hàng được gộp chung thành một Để khai báo danh mục nhà cung cấp và khách hàng của đơn vị đầu tiên ta chọn trên thanh chức năng phần Danh mục → Khách hàng → Danh mục sau đó bấm thêm để thêm các thông tin về NCC và khách hàng.

Khai báo các thông tin của NCC và khách hàng: Mã, Tên, Nhóm, SĐT, Email, Fax, Mã số thuế, địa chỉ,

 Ngoài ra, để phân biệt giữa nhà cung cấp và khách hàng ta có thể vào phần phân nhóm trong danh mục khách hàng để phân biệt hai đối tượng trên.

 Khai báo danh mục hàng hóa: Ở danh mục hàng hóa cũng tương tự như danh mục khách hàng là không phân ra các danh mục về NVL, CCDC, thành phẩm, hàng hóa mà nằm chung ở một danh mục là hàng hóa Để khai báo danh mục nhà cung cấp và khách hàng của đơn vị đầu tiên ta chọn trên thanh chức năng phần Danh mục→ Hàng hóa → Danh mục sau đó bấm thêm để thêm hàng hóa và các thông tin của hàng hóa

Nhập các thông tin về hàng hóa: Mã, Tên, Đơn vị tính, Nhóm, Số tháng bảo hành,

 Ngoài ra, để phân biệt giữa hàng hóa và các TK15X ta có thể vào phần phân nhóm trong danh mục hàng hóa để phân biệt các đối tượng trên.

 Khai báo danh mục tài khoản ngân hàng: Để khai báo danh mục nhà cung cấp và khách hàng của đơn vị đầu tiên ta chọn trên thanh chức năng phần Danh mục→ Tài khoản ngân hàng → Danh mục sau đó bấm thêm để thêm thông tin về ngân hàng mà đơn vị lập tài khoản.

- Ở phần xây dựng danh mục thì phần mềm xây dựng khá đầy đủ ngoài các danh mục chính trên còn có các danh mục dưới đây như là danh mục: Chi phí trả trước, nhân viên, công trình - dự án, dịch vụ, chi phí, hạng mục công trình - dự án, Phòng - Ban, Khế ước vay,

- Tuy nhiên, một số danh mục cần phân chia như khách hàng và nhà cung cấp thì lại gộp làm một Khi doanh nghiệp cần theo dõi đối tượng thông tin chi tiết cho hai loại đối tượng này thì rất khó.

Số dư ban đầu

Để nhập số dư ban đầu ta có thể làm theo hai cách Đầu tiên ta chọn trên thanh chức năng phần Quản trị → Số dư ban đầu màn hình sẽ hiển thị ra phần để nhập thông tin để khai báo số dư.

 Cách 1: Nhập trên phần mềm

- Nhấp chuột phải vào vùng trống sau đó tải file excel mẫu về và nhập thông tin số dư theo hướng dẫn của file và tải file lên phần mềm.

- Chọn file excel có thông tin về số dư ban đầu cần khai báo.

Sau khi đã thực hiện khai báo số dư ban đầu thì dưới đây là kết quả:

- Ở phần khai báo số dư ban đầu của phần mềm Tony accounting có lợi thế là có thể khai báo số dư bằng hai cách là nhập trên phần mềm hoặc lấy dữ liệu từ file excel

- Tuy nhiên khi dùng cách nhập liệu trên phần mềm khá phức tạp khi có khá nhiều thông tin cần nhập Còn cách lấy dữ liệu bằng excel thì cần phải làm theo mẫu của phần mềm mới có thể nhận được dữ liệu nên khi muốn lấy dữ liệu bằng excel thì cần sửa lại file theo mẫu của phần mềm.

Phần hành và phân quyền sử dụng

Thông tin người dùng

Thông tin người dùng bao gồm các trường thông tin như là mã người dùng, tên người dùng, ghi chú, đặt mật khẩu và khóa

 Thêm vào đó chúng ta có thể đặt mật khẩu cho người sử dụng bằng cách bấm chuột phải vào phần “Đặt mật khẩu” của người muốn đặt Sau đó nhập mật khẩu mong muốn và bấm “Đổi mật khẩu”

Phần hành theo vai trò

Thông tin vai trò: các trường thông tin cũng tương tự người dùng chỉ khác là không có mật khẩu

Sau khi đã khai báo các thông tin về người dùng và vai trò Để phân quyền cho người sử dụng ta bấm chọn gán vai trò Sau đó, ta bấm chọn người dùng và chọn chức năng phân quyền sử dụng cho người dùng.

Phần hành theo chức năng

Tiếp theo sau khi đã gán vai trò cho người dùng, để phân quyền chức năng ta bấm chọn vào vai trò Sau đó, chọn vai trò cần phần quyền và chọn các chức năng muốn gán cho vai trò.

Tiếp theo bấm vào dấu “+” để xe chi tiết các chức năng và chọn chức năng phù hợp cho từng vị trí

 Ngoài ra phần mềm còn có chức năng để quản lý người sử dụng nhằm tăng tính bảo mật cho phần mềm Chúng ta có thể vào Quản trị→ Nhật ký sử dụng để xem thông tin đăng nhập của người sử dụng để kiểm soát được ai đang sử dụng phần mềm.

- Chức năng quản lý người dùng cho phép người quản trị hệ thống tạo tài khoản cho từng kế toán viên, thiết lập vai trò và phân quyền sử dụng chức năng, chứng từ, báo cáo cho từng kế toán viên Tuy nhiên, phần mềm không thể khai báo ngược từ phân quyền rồi gán vai trò nên khi một nhân viên thay đổi vị trí kế toán thì sẽ thay đổi chức năng và vị trí.

- Phần mềm giúp phân quyền và vai trò cho từng người sử dụng một cách rõ ràng để phù hợp với vai trò và mong muốn của nhà lãnh đạo để phân chia chức năng trong doanh nghiệp của mình.

- Hệ thống người sử dụng đảm bảo được tính bảo mật cho từng tài khoản cá nhân cho người sử dụng và nhà quản trị có thể kiểm soát được lịch sử sử dụng phần mềm của từng cá nhân nhờ đó nhà quản trị có thể sử dụng hiệu quả được nguồn lực kế toán thông qua phần mềm.

Nghiệp vụ kinh tế

Mua hàng

Bước 1: Phát sinh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán bằng tiền mặt ta dựa Phiếu chi để phản ánh vào phần mềm

Bước 2: Vào phần mềm ở phần “Bàn làm việc” chọn Kế toán tiền mặt → Phiếu chi để phản ánh các thông tin của nghiệp vụ.

Bước 3: Nhập thông tin nghiệp vụ và định khoản

- Nhập thông tin chứng từ

- Ở Tab Định khoản, kế toán tiền mặt dựa vào thông tin ở phiếu chi để điền thông tin chi tiết về TK Nợ, TK Có, hàng hoá, số lượng, giá trị, thuế tương ứng với thông tin trong chứng từ phát sinh.

- Đầu tiên, nhập Tài khoản đối ứng bên Nợ, nhập Đối tượng chi tiết tài khoản bên Nợ

- Tiếp theo, nhập Tài khoản đối ứng bên Có, nhập Đối tượng chi tiết tài khoản bên Có

Bước 4: Nhập hóa đơn Ở Tab Hoá đơn, kế toán dựa vào thông tin về hoá đơn giá trị gia tăng do nhà cung cấp xuất cho công ty để nhập thông tin về: thuế suất, số tiền trước thuế, tiền thuế, số tiền sau thuế, loại hoá đơn, mẫu hoá đơn, ngày nhập, ngày hoá đơn, kí hiệu hoá đơn, số hoá đơn,

Bước 5: Bấm lưu để hoàn thành việc phản ánh nghiệp vụ vào phần mềm

 Trả bằng tiền gửi ngân hàng

Bước 1: Phát sinh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán bằng tiền mặt ta dựa vào Giấy báo nợ để phản ánh vào phần mềm

Bước 2: Vào phần mềm ở phần “Bàn làm việc” chọn Kế toán tiền gửi → Giấy báo nợ để phản ánh các thông tin của nghiệp vụ.

- Ở Tab Định khoản, kế toán tiền gửi vào thông tin ở giấy báo nợ để điền thông tin chi tiết về TK Nợ, TK Có, hàng hoá, số lượng, giá trị, thuế tương ứng với thông tin trong chứng từ phát sinh

- Thuế GTGT được khấu trừ

Bước 4: Nhập hóa đơn tương tự nghiệp vụ mua hàng ở trên

Bước 1: Phát sinh nghiệp vụ mua hàng nhập khô ta dựa Phiếu nhập kho để phản ánh vào phần mềm

Bước 2: Vào phần mềm ở phần “Bàn làm việc” chọn Kế toán quản lý kho để phản ánh các thông tin của nghiệp vụ.

- Ở Tab Định khoản, kế toán quản lý kho dựa vào thông tin ở phiếu nhập kho để điền thông tin chi tiết về TK Nợ, TK Có, hàng hoá, số lượng, giá trị, thuế tương ứng với thông tin trong chứng từ phát sinh

- Thuế GTGT được khấu trừ

Bán hàng

Bước 1: Kế toán tiền mặt xác định chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng thanh toán bằng tiền mặt là Phiếu thu.

- Nhập thông tin: Chọn chứng từ Phiếu thu, chỉnh sửa ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày ghi sổ tương ứng Số phiếu được ghi theo tuần tự ngày tháng phát sinh và điền các thông tin tương ứng Số phiếu sẽ được phần mềm đánh tự động

- Ở Tab Định khoản, kế toán tiền mặt dựa vào thông tin ở hóa đơn GTGT để điền thông tin chi tiết về TK Nợ, TK Có, hàng hoá, số lượng, giá trị, thuế tương ứng với thông tin trong chứng từ phát sinh

 Thu bằng tiền gửi ngân hàng

Bước 1: Kế toán tiền gửi xác định chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng thanh toán bằng tiền mặt là Giấy báo có.

- Nhập thông tin: Chọn chứng từ Giấy báo có, chỉnh sửa ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày ghi sổ tương ứng Số phiếu được ghi theo tuần tự ngày tháng phát sinh và điền các thông tin tương ứng Số phiếu sẽ được phần mềm đánh tự động

- Ở Tab Định khoản, kế toán tiền gửi dựa vào thông tin ở hóa đơn GTGT để điền thông tin chi tiết về TK Nợ, TK Có, hàng hoá, số lượng, giá trị, thuế tương ứng với thông tin trong chứng từ phát sinh

Bước 3,4: Phản ánh tương tự nghiệp vụ bán hàng đã thu bằng tiền mặt

Bước 1: Kế toán bán hàng và dịch vụ xác định chứng từ phát sinh trong phân hệ kế toán có liên quan khi có nghiệp vụ bán hàng chưa thanh toán.

- Ở Tab Định khoản, kế toán bán hàng và dịch vụ dựa vào thông tin của chứng từ để điền thông tin chi tiết về TK Nợ, TK Có, hàng hoá, số lượng, giá trị, thuế tương ứng với thông tin trong chứng từ phát sinh

Bước 3,4: Phản ánh tương tự nghiệp vụ bán hàng đã thu bằng tiền mặt

Mua tài sản cố định

Bước 1: Khi phát sinh nghiệp vụ mua TSCĐ dựa vào chứng từ để phản ánh vào phân hệ tương ứng. Ở đây đơn vị mua tài sản cố định bằng TGNH nên vào Kế toán tiền gửi → GBNO để ghi chép nghiệp vụ.

Bước 2: Nhập thông tin chứng từ

Bước 3: Nhập định khoản Ở Tab Định khoản, kế toán tổng hợp dựa vào thông tin ở Giấy báo nợ để nhập dữ liệu chi tiết về TK Nợ, TK Có

Bước 4: Kiểm tra thông tin và lưu lại chứng từ

 Các khoản liên quan tới mua tài sản cố định Để phản ánh nghiệp vụ về các khoản liên quan đến mua TSCĐ cũng tương tự như việc mua tài sản cố định Chỉ cần xác định được phân hệ là có thể phản ánh được nghiệp vụ vào phần mềm.

Khấu hao tài sản cố định

Xác định chứng từ phát sinh trong phân hệ kế toán có liên quan

Bước 2: Nhập thông tin chứng từ

Bước 3: Nhập định khoản Ở Tab Định khoản, kế toán tổng hợp dựa vào thông tin ở Bảng tính khấu hao để nhập dữ liệu chi tiết về TK Nợ, TK Có

Tính lương người lao động

 Tính tiền lương nhân viên

Bước 1: Chọn chứng từ liên quan khi có nghiệp vụ trả tiền lương

Chọn chứng từ Kế toán tiền lương, chỉnh sửa ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày ghi sổ tương ứng

- Ở Tab Định khoản, Kế toán tổng hợp dựa vào thông tin trên Bảng chấm công để nhập dữ liệu chi tiết về TK Nợ, TK Có, Thành tiền.

- Sau khi định khoản xong các nghiệp vụ tiền lương thì ta nhận được bảng tổng hợp về nghiệp vụ tính lương trong công ty.

 Trích lại một phần tiền lương nhân viên

Bước 3: Định khoản Ở Tab Định khoản, Kế toán tổng hợp dựa vào thông tin trên Bảng lương để nhập dữ liệu chi tiết về TK Nợ, TK Có, Thành tiền.

 Các khoản trích theo lương của đơn vị

Bước 3: Định khoản Ở Tab Định khoản, Kế toán tổng hợp dựa vào thông tin trên Bảng lương để nhập dữ liệu chi tiết về TK Nợ, TK Có, Thành tiền.

 Trả tiền lương người lao động

Bước 1: Sau khi Lập bảng tính lương, chọn Phiếu chi, chọn Thêm mới

Bước 2: Nhập thông tin, rồi chọn Cất.

Chi phí trả trước

Nghiệp vụ phân bổ chi phí trả trước nằm trong phân hệ Kế toán tổng hợp. Bước 2: Nhập thông tin

Kế toán tổng hợp dựa vào thông tin nghiệp vụ phát sinh trước đó để phân bổ chi phí phát sinh trong tháng.

Bước 3: Định khoản Ở Tab Định khoản, Kế toán tổng hợp dựa vào Bảng phân bổ chi phí để nhập dữ liệu chi tiết về TK Nợ, TK Có với thông tin trong chứng từ phát sinh.

Phân bổ công cụ dụng cụ

Nghiệp vụ phân bổ công cụ dụng cụ nằm trong phân hệ Kế toán tổng hợp. Bước 2: Nhập thông tin

Kế toán tổng hợp dựa vào thông tin nghiệp vụ phát sinh trước đó để phân bổ công cụ dụng cụ phát sinh trong tháng.

Bước 3: Định khoản Ở tab Định khoản, Kế toán tổng hợp dựa vào Bảng phân bổ công cụ dụng cụ để nhập dữ liệu chi tiết về TK Nợ, TK Có với thông tin trong chứng từ phát sinh.

Bán tài sản cố định

Bước 1: Vào phân hệ TSCĐ, chọn Ghi giảm chọn Thêm Chọn lý do ghi giảm là Thanh lý và điền thông tin phù hợp.

Bước 2: Vào chọn Quỹ, chọn Tab Thu chi tiền, chọn Thêm, chọn Thu tiền Nhập các thông tin vào bảng Hạch toán doanh thu do thanh lý rồi nhấn chọn Cất.

Kết chuyển dữ liệu tự động

- Để kết chuyển dữ liệu, đầu tiên ta chọn Công cụ → Tổng hợp số liệu

- Ở cửa sổ tiếp theo hiện ra các tùy chọn để tổng hợp dữ liệu

- Ở cửa sổ Các tùy chọn, người dùng có thể lựa chọn Các nhóm chứng từ xuất kho được cập nhật đơn giá xuất, Khấu hao, phân bổ chi phí, tính giá thành, kết chuyển lãi lỗ và các tùy chọn Kết chuyển sang kỳ sau

- Sau khi danh mục các bút toán kết chuyển hiện ra, người dùng có thể thay đổi thứ tự của các bút toán, lựa chọn mặc định Kết chuyển hết hoặc điều chỉnh phần trăm kết chuyển cho bút toán kết chuyển bình thường

- Ở cửa sổ Định nghĩa kết chuyển tài khoản, sau khi nhấn Tiếp tục hệ thống sẽ hiện cửa sổ thông báo đã hoàn thành việc Tổng hợp số liệu cuối kỳ Sau đó ta nhấnKết thúc

- Kết chuyển Doanh thu bán hàng và dịch vụ (Kết chuyển theo đối tượng là hàng hóa đã bán của doanh nghiệp)

- Kết chuyển chi phí trong kỳ

Nhận xét: Phần mềm có tính năng kết chuyển tự động giúp người dùng tiết kiệm được thời gian, nhưng không phải tự động hoàn toàn mà vẫn cho phép sự can thiệp của người sử dụng.

Xử lý bút toán trùng

Theo phương pháp ghi sổ kép, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường liên quan đến ít nhất 2 đối tượng kế toán khác nhau, hay liên quan đến ít nhất 2 tài khoản kế toán khác nhau, vì nhiều khi mỗi đối tượng kế toán trong 1 nghiệp vụ được theo dõi bởi 2 phần hành kế toán khác nhau, nên có thể phát sinh một số nghiệp vụ khiến 2 phần hành này lập ra 2 chứng từ với sơ đồ hạch toán trùng nhau Những chứng từ đó tạo ra bút toán trùng.

Các nghiệp vụ phổ biến dẫn đến phát sinh bút toán trùng:

Nghiệp vụ liên quan đến chứng từ tiền mặt và TGNH: kế toán tiền mặt lập Phiếu thu, Phiếu chi đồng thời kế toán TGNH sử dụng Giấy báo Nợ, Giấy báo Có.

Nghiệp vụ liên quan đến chuyển tiền giữa 2 ngân hàng: ngân hàng chuyển tiền gửi Giấy báo Nợ và ngân hàng nhận tiền gửi về Giấy báo Có.

Nghiệp vụ liên quan đến mua, bán ngoại tệ: lập cả chứng từ thu/chi tiền Việt Nam và ngoại tệ

Nghiệp vụ liên quan đến mua hàng hóa, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH: sử dụng đồng thời Phiếu nhập kho và Phiếu chi tiền mặt của ngân hàng để hạch toán

Nghiệp vụ liên quan đến bán hàng hóa, vật tư, thành phẩm nhận thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH: liên quan Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo Có và Hóa đơn bán hàng.

Nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hóa, vật tư: liên quan đến Phiếu nhập kho, Phiếu thu tiền mặt, Giấy thanh toán tạm ứng.

Phương pháp xử lý bút toán trùng của Tony Accounting

Phần mềm Tony Accounting xử lý bút toán trùng theo phương án thứ 1 Chỉ cập nhật vào phần mềm 1 trong 2 loại chứng từ.

1 Kế toán tiền mặt được ưu tiên cao nhất, trong bất kỳ trường hợp nào liên quan đến tiền mặt.

2 Kế toán tiền gửi được ưu tiên thứ hai trong trường hợp liên quan đến tiền gửi Chứng từ ngoại tệ ưu tiên so với chứng từ VNĐ Trong trường hợp chuyển tiền giữa 2 ngân hàng thì Giấy báo nợ hoặc Phiếu chi được ưu tiên hơn so với Giấy báo Có hoặc Phiếu thu

3.Tương tự cho các trường hợp còn lại theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống theo trình tự sắp xếp của phân hệ kế toán trong phần mềm.

Loại trừ bút toán trùng khi hạch toán tổng hợp.

Sổ phát sinh các sổ kế toán đúng không làm tăng thêm khoản tiền phát sinh khiến tổng số phát sinh trên Bảng cân đối số phát sinh lớn hơn thực tế khi sử dụng phương án Sử dụng tài khoản trung gian

Phân biệt các nghiệp vụ thanh toán ngay và nghiệp vụ bán chịu hoặc mua chịu so với phương án Sử dụng tài khoản trung gian làm sai bản chất của nghiệp vụ, không thể hiện được nghiệp vụ thanh toán ngay hay nghiệp vụ bán chịu, mua chịu Không bắt buộc cả hai phần hành kế toán nhập nghiệp vụ, giảm tải việc nhập liệu và lượng nhập liệu lưu vào phần mềm.

Không có tính năng hỗ trợ, việc tránh và xử lý bút toán trùng là do người sử dụng phần mềm nên đây được coi là phương án thụ động nhất.

Dễ sai sót, nhập không đúng và đủ nếu người nhập không đủ hiểu rõ về phần hành mình nhập.

Không thể hiện được chính sách mua bán phù hợp.

Các chứng từ phát sinh không được cập nhật vào phần mềm nên tác dụng quản lý chứng từ không đảm bảo, số chứng từ dễ bị nhầm, lẫn lộn, có thể không được đánh liên tục

Không có cảnh báo khi 2 phần hành cùng nhập một nghiệp vụ.

Không có so sánh đối chiếu giữa các phần hành với nhau, tăng rủi ro xảy ra sai sót.

Vì phải nhớ từng trường hợp được nhập và không được nhập khiến các kế toán phần hành dễ nhầm dẫn đến việc nhập sót / nhập trùng.

Thiết kế lại trong việc xử lý bút toán trùng bằng cách thêm các tính năng tự động thay vì xử lý thủ công và thụ động Một số đề xuất có thể thêm:

Hai bút toán với sơ đồ hạch toán và số liệu trùng nhau, phần mềm phải đưa ra cảnh báo

Kế toán từ một phần hành nhập nghiệp vụ thì nghiệp vụ đó phải được phần hành còn lại duyệt trước khi đưa lên hệ thống

Thiết kế tự động thứ tự ưu tiên của phần hành trong các nghiệp vụ Thứ tự ưu tiên của phần hành được thiết lập trước sau đó cả hai phần hành nhập liệu như bình thường Khi tổng hợp nghiệp vụ, phần mềm dựa vào thứ tự ưu tiên tự động loại bỏ các bút toán trùng.

Các phần mềm kế toán khác nhau đều cho phép xử lý vấn đề bút toán trùng theo những cách khác nhau Qua nghiên cứu các phần mềm kế toán thông dụng tại Việt Nam hiện nay và khảo sát tình hình sử dụng tại các doanh nghiệp, có thể nhận thấy các phương án xử lý bút toán trùng thường được sử dụng phổ biến như sau:

 Có 5 phương án xử lý bút toán trùng:

Phương án 1: Chỉ cập nhật vào phần mềm một trong hai loại chứng từ Đây là phương án thụ động nhất, theo đó kế toán trưởng nhận biết các cặp chứng từ trùng và phân công cụ thể cho từng kế toán phần hành trong việc nhập chứng từ.

Phương án 2: Cập nhật vào phần mềm cả hai chứng từ, nhưng chỉ định khoản trên một chứng từ Một số phần mềm cho phép kế toán trưởng quy định và phân công cụ thể cho các kế toán phần hành trong việc chọn (bằng cách “tick” vào một nút trên màn hình nhập liệu) có cập nhật hay không các định khoản tổng hợp Trong trường hợp chứng từ được chọn cập nhật định khoản, ngoài việc cập nhật các nội dung vào tập tin chi tiết những thông tin về định khoản tổng hợp sẽ được cập nhật vào “kho thông tin chung” phục vụ công tác hạch toán tổng hợp

Báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết

- Phần mềm có khá đầy đủ các mẫu báo cáo tổng hợp và chi tiết từ đó giúp người sử dụng có thể sử dụng tối đa làm tăng tính hiệu quả khi sử dụng phần mềm kế toán trong hoạt động của doanh nghiệp.

- Mẫu báo chi tiết sẽ dựa trên mẫu báo cáo tổng hợp để tạo mẫu báo cáo

- Phần mềm có thể truy xuất dữ liệu báo cáo trong các khoảng thời gian mà người sử dụng mong muốn như báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế.

- Phần mềm có thể xuất dữ liệu ra các file cho người sử dụng

- Các dữ liệu chứng từ được lưu trữ khi người dùng nhập thông tin vào phần mềm sẽ tự động được tính toán và liên kết số liệu tới các báo cáo khi doanh nghiệp tự động khóa sổ

- Một số loại báo cáo phần mềm chưa phát triển nên còn hạn chế một số khả năng và người dùng cần phải thao tác ở bên ngoài.

- Phần mềm sử dụng thông tư cũ nên một số tài khoản và danh mục khá khác so với các phần mềm sử dụng thông tư mới.

- Chỉ có thể xuất ra được file PDF

Sổ kế toán và báo cáo tài chính

1 Hướng dẫn in sổ kế toán

Sau khi thực hiện các yêu cầu trên để có sản phẩm đầu ra là cá sổ kế toán và các báo cáo thì ta thực hiện các bước sau để in các sổ và báo cáo.

Bước 1: Ở bàn làm việc chọn mục Báo cáo Màn hình sẽ hiện ra các mục như sau:

Bước 2: Chọn loại sổ và báo cáo muốn in.

Bước 3: Chọn sổ có các hình thức và chế độ kế toán phù hợp với đơn vị và điều chỉnh thời gian in sổ, báo cáo muốn in.

Bước 4: Kiểm tra thông tin trước ở phần xem và chọn loại File đầu ra.

Bước 5: Kết thúc và nhận sản phẩm đầu ra

 Sổ chi tiết hàng hóa

 Dung môi tẩy rửa màng sơn

 Khay đựng và pha sơn

 Sổ chi tiết công nợ phải thu

 Khách hàng Công ty TNHH xây dựng Lê Văn Vũ

 Khách hàng Công ty TNHH gia dụng Thành Phát

 Khách hàng Công ty TNHH nội thất Gia Bảo

 Khách hàng Công ty TNHH Phương Nam

 Khách hàng Công ty TNHH xây dựng Lê Thị An

 Sổ chi tiết công nợ phải trả

 Nhà cung cấp sơn Hòa Phú

 Nhà cung cấp Công ty TNHH bột sơn Đà Thành

 Công ty TNHH công cụ xây dựng Hòa An

 Sổ tổng hợp hàng hóa

 Sổ tổng hợp công nợ phải thu

 Sổ tổng hợp công nợ phải trả

 Bảng cân đối tài khoản

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Thuyết minh báo cáo tài chính

Tổng hợp và đánh giá phần mềm

Ưu điểm

- Phần mềm có khá đầy đủ các mẫu báo cáo tổng hợp và chi tiết từ đó giúp người sử dụng có thể sử dụng tối đa làm tăng tính hiệu quả khi sử dụng phần mềm kế toán trong hoạt động của doanh nghiệp.

- Mẫu báo chi tiết sẽ dựa trên mẫu báo cáo tổng hợp để tạo mẫu báo cáo

- Phần mềm có thể truy xuất dữ liệu báo cáo trong các khoảng thời gian mà người sử dụng mong muốn như báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế.

- Phần mềm có thể xuất dữ liệu ra các file cho người sử dụng

- Các dữ liệu chứng từ được lưu trữ khi người dùng nhập thông tin vào phần mềm sẽ tự động được tính toán và liên kết số liệu tới các báo cáo khi doanh nghiệp tự động khóa sổ.

Nhược điểm

- Một số loại báo cáo phần mềm chưa phát triển nên còn hạn chế một số khả năng và người dùng cần phải thao tác ở bên ngoài.

- Phần mềm sử dụng thông tư cũ nên một số tài khoản và danh mục khá khác so với các phần mềm sử dụng thông tư mới.

- Chỉ có thể xuất ra được file PDF

IX Sổ kế toán và báo cáo tài chính

1 Hướng dẫn in sổ kế toán

Sau khi thực hiện các yêu cầu trên để có sản phẩm đầu ra là cá sổ kế toán và các báo cáo thì ta thực hiện các bước sau để in các sổ và báo cáo.

Bước 1: Ở bàn làm việc chọn mục Báo cáo Màn hình sẽ hiện ra các mục như sau:

Bước 2: Chọn loại sổ và báo cáo muốn in.

Bước 3: Chọn sổ có các hình thức và chế độ kế toán phù hợp với đơn vị và điều chỉnh thời gian in sổ, báo cáo muốn in.

Bước 4: Kiểm tra thông tin trước ở phần xem và chọn loại File đầu ra.

Bước 5: Kết thúc và nhận sản phẩm đầu ra

 Sổ chi tiết hàng hóa

 Dung môi tẩy rửa màng sơn

 Khay đựng và pha sơn

 Sổ chi tiết công nợ phải thu

 Khách hàng Công ty TNHH xây dựng Lê Văn Vũ

 Khách hàng Công ty TNHH gia dụng Thành Phát

 Khách hàng Công ty TNHH nội thất Gia Bảo

 Khách hàng Công ty TNHH Phương Nam

 Khách hàng Công ty TNHH xây dựng Lê Thị An

 Sổ chi tiết công nợ phải trả

 Nhà cung cấp sơn Hòa Phú

 Nhà cung cấp Công ty TNHH bột sơn Đà Thành

 Công ty TNHH công cụ xây dựng Hòa An

 Sổ tổng hợp hàng hóa

 Sổ tổng hợp công nợ phải thu

 Sổ tổng hợp công nợ phải trả

 Bảng cân đối tài khoản

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Thuyết minh báo cáo tài chính

X Tổng hợp và đánh giá phần mềm

- Phần mềm có đầy đủ các phần hành kế toán, danh mục và tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết.

- Phần mềm còn có các hình thức hỗ trợ người dùng trong việc hạch toán giá thành xuất kho tự động.

- Phần mềm cảnh báo khi nhập nghiệp vụ làm xuất hiện số dư Bên Nợ/Có của các tài khoản Bình thường.

- Phần mềm thiết lập khá đầy đủ các bút toán điều chỉnh cuối kỳ để có thể thiết lập tự động Ngoài ra còn có chức năng kết chuyển dữ liệu của phần mềm khá tốt khi có thể kết chuyển một phần hoặc toàn bộ Điều này giúp doanh nghiệp có thể hạch toán các phương pháp kế toán thích hợp với tình hình kế toán của đơn vị.

- Giao diện khá đơn giản, không quá phức tạp giúp người dùng dễ dàng sử dụng.Màu sắc khá nhẹ nhàng tạo cảm giác dễ chịu cho người dùng.

- Có hỗ trợ cho nhiều loại ngôn ngữ như: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Nhật, Hàn Quốc, Ấn Độ.

- Có tính năng hướng dẫn sử dụng giúp người dùng có thể tra các thông tin cần thiết về phần mềm.

- Việc phản ánh nghiệp vụ vào phần mềm phải nhập hầu hết các thông tin thêm đó phầm mềm không hỗ trợ tự động định khoản và không liên kết được dữ liệu nên khi phát sinh nghiệp vụ sẽ nhập mới hoàn toàn.

- Sử dụng thông tư cũ để hạch toán cho phần mềm không phù hợp với chế độ kế toán hiện tại như không có phương pháp hạch toán giá xuất kho theo FIFO.

- Không có các hình ảnh minh họa cho các danh mục, đối tượng, tài khoản theo dõi Phần mềm đơn sắc có thể tạo cảm giác cho người sử dụng.

- Chỉ xuất được File PDF.

PHIẾU ĐÁNH GIÁ LÀM VIỆC NHÓM (Rubric 3)

Học phần: Hệ thống thống tin kế toán

STT Họ và tên Tỷ lệ đóng góp (%)

1 Lê Nhật Trường 21 Triển khai nội dung, công việc Tạo lập dữ liệu đầu vào

Làm nội dung, chỉnh sửa Word

2 Huỳnh Bùi Bảo Trân 20 Tạo lập dữ liệu đầu vào Làm nội dung, chỉnh sửa Word

3 Nguyễn Thị Trang 20 Tạo lập dữ liệu đầu vào Thực hiện thao tác trên phần mềm và chụp thao tác phần mềm

4 Võ Thị Thu Trinh 20 Tạo lập dữ liệu đầu vào Thực hiện thao tác trên phần mềm và chụp thao tác phần mềm

5 Trương Thị Mỹ Tiên 19 Tạo lập dữ liệu đầu vào Làm nội dung

Tiêu đề	Sử dụng phần mềm kế toán Tony Accounting
Tác giả	Trương Thị Mỹ Tiên, Huỳnh Bùi Bảo Trân, Nguyễn Thị Trang, Võ Thị Thu Trinh, Lê Nhật Trường
Người hướng dẫn	Ths. Võ Thị Thanh Vân
Trường học	Trường Đại học Kinh tế Đại học Đà Nẵng
Chuyên ngành	Kế toán
Thể loại	Báo cáo bài tập
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Đà Nẵng

Định dạng
Số trang	100
Dung lượng	9,63 MB