ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM oOo TRẦN THỊ HỒNG THI NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN CHẤN THƯƠNG CHỈNH HÌNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM oOo TRẦN THỊ HỒNG THI NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN CHẤN THƯƠNG CHỈNH HÌNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp.Hồ Chí Minh - Năm 2010 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM oOo TRẦN THỊ HỒNG THI NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN CHẤN THƯƠNG CHỈNH HÌNH Chun ngành : Kế tốn – Kiểm toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.PHẠM VĂN DƯỢC Tp.Hồ Chí Minh - Năm 2010 LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian qua, với nỗ lực thân giúp đỡ nhiệt tình từ phía thầy bạn bè, tơi hồn thành luận văn “Nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế tốn Bệnh viện Chấn Thương Chỉnh Hình” Qua đó, tơi xin chân thành cảm ơn: – Phó giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Dược – Giáo viên hướng dẫn trực tiếp – nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ động viên tơi nhiều để tơi hồn thành luận văn – Q Thầy Cơ trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh tạo điều kiện để tơi thực hoàn thành luận văn – Bạn bè người thân – người bên cạnh động viên tơi để tơi hồn thành luận văn Mặc dù có nhiều cố gắng tìm tịi học hỏi nghiên cứu, song luận văn không tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận thơng cảm sâu sắc đóng góp ý kiến từ Quý Thầy Cô anh chị đồng nghiệp, bạn bè, đọc giả để tơi hồn thiện kiến thức chun mơn LỜI CAM ĐOAN Luận văn với đề tài "Nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế toán Bệnh viện Chấn Thương Chỉnh Hình” tơi nghiên cứu thực Các số liệu trích dẫn luận văn số liệu thu thập thực tế đơn vị Tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn lời cam đoan Tp Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng năm 2010 Tác giả Trần Thị Hồng Thi MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH VÀ SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp vật biện chứng 4.2 Tổng hợp, phân tích, thống kê Những đóng góp đề tài nghiên cứu Kết cấu luận văn 10 CHƯƠNG 1: Những vấn đề chung kế tốn đơn vị hành nghiệp hệ thống thơng tin kế tốn 11 1.1 Những vấn đề chung kế toán 11 1.1.1 Các quan điểm kế toán 11 1.1.2 Vai trò nhiệm vụ kế toán 13 1.2 Vấn đề chung hệ thống thơng tin kế tốn 13 1.2.1 Các khái niệm hệ thống thông tin kế toán 13 1.2.2 Cấu trúc hệ thống thơng tin kế tốn 15 1.3 Các công cụ hỗ trợ thực hệ thống thông tin kế toán 19 1.3.1 Phần mềm kế toán 19 1.3.2 Phần cứng 21 1.4 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp 22 1.4.1 Nội dung công việc tổ chức triển khai hệ thống thông tin kế toán 22 1.4.2 Tổ chức nhân 24 1.4.3 Tổ chức trang bị phần cứng máy tính phần mềm ứng dụng 24 Kết luận chương 25 CHƯƠNG 2: Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình 26 2.1 Giới thiệu tổng quát bệnh viện chấn thương chỉnh hình 26 2.1.1 Lịch sử 26 2.1.2 Tình hình nguồn nhân lực 26 2.1.3 Phương hướng phát triển 26 2.1.4 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn bệnh viện 27 2.2 Thực trạng sử dụng phần mềm Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình 30 2.2.1 Giới thiệu tổng quát phần mềm bệnh viện 30 2.2.2 Hệ thống phần mềm kế toán 31 2.2.3 Các quy trình hệ thống phần mềm kế toán 31 2.2.4 Khảo sát phần mềm kế toán cách sử dụng 37 2.3 Đánh giá tình hình sử dụng hệ thống phần mềm kế toán 41 2.3.1 Người dùng 41 2.3.2 Giao diện 42 2.3.3 Dịch vụ 44 2.3.4 Nghiệp vụ 45 2.3.5 Kiểm soát nội 48 2.3.6 Hiệu 51 Kết luận chương 52 CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sử dụng phần mềm kế toán bệnh viện 53 3.1 Quan điểm hoàn thiện 53 3.1.1 Quan điểm đảm bảo tính hợp lý báo cáo tài 53 3.1.2 Quan điểm tuân thủ pháp luật quy định bệnh viện 53 3.1.3 Quan điểm hữu hiệu hiệu hệ thống kế toán 53 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế toán bệnh viện 54 3.2.1 Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán 54 3.2.2 Nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế toán 58 3.3 Kiến nghị việc lựa chọn phần mềm kế toán cho tương lai 61 Kết luận chương 63 KẾT LUẬN 64 Tài liệu tham khảo 65 Phụ lục A: DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 66 Phụ lục B: DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 69 Phụ lục C: DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN 75 Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp sở 75 Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên) 76 Phụ lục D: Các kiểu lưu liệu phổ biến năm 2010 77 Phụ lục E: MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA THỰC TẾ 78 DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH VÀ SƠ ĐỒ Hình 1.5: Cấu trúc ghi sở liệu 13 Sơ đồ 2.2: Tổ chức cơng tác kế tốn 27 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ mô-đun hệ thống phần mềm kế toán 31 Sơ đồ 2.4: Quy trình nội bộ phận kế tốn tài 33 Sơ đồ 2.5: Quy trình nội có ủy quyền 35 Sơ đồ 2.6: Quy trình kế tốn liên phận 36 Bảng 2.7: Bảng tổng hợp kết từ phiếu điều tra 38 Hình 2.8: Giao diện phần mềm kế tốn sử dụng bảng mã TCVN3 với font khơng có tính thẩm mỹ cao hiển thị hình 43 Hình 2.9: Dữ liệu lưu file DBF không mã hóa 50 Hình 2.10: Chức lưu liệu phần mềm kế toán 51 Bảng 2.11: Kết khảo sát số tiêu hiệu phần mềm kế toán 52 Sơ đồ 3.1: Quy trình nghiệp vụ giảm khối lượng nhập cho nhân viên kế toán 60 PHẦN MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài nghiên cứu Trong bối cảnh kinh tế thị trường nước ta nay, kế tốn cơng cụ thiếu công tác quản lý hoạt động tổ chức Kế tốn cung cấp thơng tin kinh tế tài cho người sử dụng tầm vi mơ lẫn vĩ mơ để từ định Các đối tượng sử dụng thông tin tài gồm: − Nhà quản lý − Cơ quan nhà nước − Người thứ 3: khách hàng, người cho vay, nhà đầu tư… Một kế toán chuyên nghiệp thời đại ngày phải chun mơn hóa nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao đối tượng cần sử thơng tin kinh tế tài Một thành phần để giới hóa cơng tác kế tốn phần mềm kế tốn Phần mềm kế tốn khơng đáp ứng u cầu cung cấp thơng tin kịp thời mà cịn đảm bảo độ xác cao Phần mềm kế tốn đời nhằm giải phóng người khỏi cơng việc tính tốn nhàm chán với số khổng lồ phép tính tốn, ghi chép Tuy nhiên thị trường có nhiều phần mềm kế toán áp dụng nhiều lĩnh vực khác nhau, qui mô khác chất lượng khác Làm để đánh giá phần mềm kế toán để nâng cao tính hiệu việc sử dụng phần mềm kế toán Đây vấn đề mà tác giả quan tâm Đề tài “Nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế toán Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình” trình bày cách tổng quát lý thuyết kế tốn đơn vị hành nghiệp, hệ thống thơng tin kế tốn ứng dụng phần mềm kế toán hiệu cho đơn vị Tuy nhiên, dù cố gắng để thực đề tài cách khoa học, nghiêm túc để áp dụng thực tiễn với trình độ hạn chế tác giả nên khó tránh khỏi thiếu sót Tác giả chân thành cảm ơn đóng góp quý báu đọc giả để tác giả hồn thiện đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục đích luận văn nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện tin học hóa cơng tác kế tốn bệnh viện chấn thương chỉnh hình nhằm đưa giải pháp tổ chức sử dụng phần mềm kế toán hiệu Đồng thời luận văn đưa số nhận xét đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế tốn cho bệnh viện Ngồi tác giả cịn kiến nghị Nhà nước, doanh nghiệp, sở đào tạo sách, chương trình nhằm hỗ trợ để triển khai nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế toán − Đánh giá chất lượng phần mềm kế toán dùng đơn vị: luật, chức năng, giao diện, tính dễ sử dụng − Đánh giá chất lượng sử dụng phần mềm kế toán đơn vị − Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng phần mềm đơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu − Chỉ tiêu đánh giá phần mềm kế tốn mơn Hệ thống thơng tin kế toán − Phần mềm kế toán đơn vị: chuẩn mực kế tốn, chức năng, giao diện, tính dễ sử dụng, hiệu − Đơn vị bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình TPHCM: nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán, kết đạt − Nhân viên kế tốn đơn vị: thói quen nhập liệu, tổng hợp báo cáo phần mềm Phương pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp vật biện chứng Từ sở lý luận tác giả so sánh với tình hình thực tế phần mềm kế tốn sử dụng bệnh viện Đây phương pháp tác giả sử dụng xuyên suốt việc nghiên cứu để hoàn thành luận văn, nghiên cứu vấn đề mối liên hệ phổ biến, vận động phát triển khơng ngừng 4.2 Tổng hợp, phân tích, thống kê − So sánh phần mềm đơn vị với tiêu môn học Hệ thống thông tin kế toán với chuẩn mực kế toán − Điều tra toàn nhân viên kế tốn thói quen sử dụng, cảm giác sử dụng phần mềm − Phân tích tổng hợp liệu Excel Những đóng góp đề tài nghiên cứu − Hệ thống hóa lý luận kế tốn đơn vị hành nghiệp hệ thống thơng tin kế tốn − Cung cấp kết khảo sát đánh giá thực trạng phần mềm kế toán thiết kế, sử dụng bệnh viện chấn thương chỉnh hình − Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế toán − Đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế toán cho bệnh viện − Kiến nghị Nhà nước, doanh nghiệp, sở đào tạo sách, chương trình nhằm hỗ trợ để triển khai phần mềm kế tốn Bên cạnh luận văn cịn cung cấp cho kế tốn viên số kiến thức hệ thống thông tin đồng thời bổ sung cho chuyên viên phần mềm kiến thức kế toán đơn vị hành nghiệp Hai kiến thức khơng thể tách rời lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán, việc nghiên cứu xây dựng phần mềm kế toán Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục mục lục, nội dung luận văn gồm chương: − Chương 1: Những vấn đề chung kế toán đơn vị hành nghiệp hệ thống thơng tin kế tốn − Chương 2: Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán bệnh viện Chấn thương chỉnh hình hình − Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế tốn bệnh viện Chấn thương chỉnh hình 10 2.2 Thực trạng sử dụng phần mềm Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình 2.2.1 Giới thiệu tổng quát phần mềm bệnh viện 2.2.1.1 Lịch sử hình thành Những máy vi tính viện trợ vào năm 1992 để phục vụ cơng tác văn phịng Ngày 7/7/1994 Phó giáo sư bác sĩ Võ Thành phụng văn phát động phong trào tin học hóa tồn quan Đến năm 1998 cơng tác vi tính phát triển chủ yếu khâu xử lý văn bản, cải tiến cơng tác vi tính phục vụ văn phòng Đầu năm 1999 tiến hành nối mạng nội Nhờ tính đặc biệt mạng nên việc truy cập thông tin qua lại máy thuận tiện nhanh chóng Ngày 16/7/1999 Giám đốc định thành lập “Ban điều hành khai thác hệ thống thông tin y tế” 2.2.1.2 Những phần mềm ứng dụng công tác quản lý thông tin bệnh viện Phần mềm Word Perfect, Windows để soạn thảo văn Phần mềm Excel để quản lý lương, thống kê tài sản, thống kê dược phẩm, tổng kết nguồn thu viện phí nguồn thu, chi khác bệnh viện Phần mềm Power Point để soạn thảo Slide, Presentation phục vụ công tác hội nghị, hội thảo Phần mềm Access để quản lý phiếu chấn thương chỉnh hình Năm 1998 đến 2000 sử dụng phần mềm Foxpro để quản lý lương, hồ sơ bệnh án bảo hiểm y tế (các chương trình sở y tế cấp) Từ 2001 đến Bệnh viện sử dụng phần mềm kế tốn Cơng ty cổ phần Anh Thư viết cài đặt kiểm soát Sở Y tế Thành Phố Hồ Chí Minh (Chi tiết trình bày phần 2.3) 2.2.1.3 Kế hoạch phát triển ứng dụng công nghệ thông tin năm tới Giám đốc Ban điều hành khai thác hệ thống thông tin y tế đưa kế hoạch phát triển ứng dụng công nghệ thông tin sau: − Thứ nhất: bước hồn chỉnh chương trình quản lý có − Thứ hai: Nối mạng tồn bệnh viện − Thứ ba: Đặt viết chương trình chuyên ngành mạng theo yêu cầu quản lý bệnh viện − Thứ tư: đăng ký Web cho bệnh viện mạng − Thứ năm: chuẩn bị khả để hịa nhập mạng tồn ngành Y tế Thành phố Hồ Chí Minh nước 30 2.2.2 Hệ thống phần mềm kế toán Hiện hệ thống phần mềm kế toán ứng dụng bệnh viện gồm: Phầm mềm kế toán tổng hợp Sở Y tế Thành Phố Hồ Chí Minh cấp: Phần mềm sử dụng chung cho toàn hệ thống bệnh viện công trực thuộc Sở Y tế Phần mềm kế toán phận: viết theo yêu cầu bệnh viện Công ty cổ phần Anh Thư (97 Trần Thiện Chánh, Phường 12, Quận 10, TP.HCM) thực Bao gồm: − Phần mềm kế toán vốn tiền − Phần mềm kế toán toán − Phần mềm kế toán tiền lương − Phần mềm kế tốn kho Tồn hệ thống phần mềm kế tốn gọi chung Phần mềm kế tốn, khơng có tên riêng đặt cho phần mềm Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô-đun hệ thống phần mềm kế toán Kế toán kho Kế toán tiền lương Kế toán tiền mặt Kế toán toán Kế toán tổng hợp 2.2.3 Các quy trình hệ thống phần mềm kế tốn 2.2.3.1 Quy trình nội bộ phận kế tốn tài Đây quy trình chung sử dụng cho nhiều nghiệp vụ cụ thể nhân viên trực thuộc phận tài kế tốn 31 Q trình thực quy trình mơ tả theo bước sau: Bước Nhập liệu Nhân viên kế toán người thực nghiệp vụ kế toán đồng thời người nhập liệu nghiệp vụ vào mơ-đun nghiệp vụ kế tốn họ sử dụng Bước Lưu in nghiệp vụ Dữ liệu nghiệp vụ nhân viên nhập vào lưu vào sở liệu kế toán Dữ liệu lưu lại giúp kế toán viên kiểm soát nghiệp vụ xảy ra, xảy nào, chi tiết nhập vào máy hay chưa Nghiệp vụ đồng thời in giấy (gọi chứng từ kế toán) làm sở cho bước phía sau 32 Sơ đồ 2.3: Quy trình nội bộ phận kế tốn tài Nhập liệu nghiệp vụ phát sinh Nhân viên kế tốn Mơ-đun nghiệp vụ kế tốn Lưu lại nghiệp vụ In chứng từ Chứng từ giấy Báo cáo Kế tốn trưởng Duyệt Nghiệp vụ phát sinh có hiệu lực + Lưu hồ sơ Yêu cầu báo cáo tổng hợp/chi tiết Xác nhận hợp lệ Cơ sở liệu kế toán Đọc/Ghi chứng từ chi tiết báo cáo tổng hợp Mơ-đun kế tốn tổng hợp In báo cáo Báo cáo Báo cáo giấy Lưu hồ sơ 33 Bước Duyệt nghiệp vụ Chứng từ kế toán chuyển cho kế toán trưởng xem xét ký duyệt Chứng từ sau ký duyệt xác nhận nghiệp vụ thực phát sinh Bước Xác nhận nghiệp vụ lưu hồ sơ Chứng từ kế toán duyệt lưu vào hồ sơ lưu Ngồi có xác nhận hợp lệ liệu nghiệp vụ nhập sở liệu kế toán Bước Báo cáo Kế tốn trưởng sử dụng mơ-đun tổng hợp cần có báo cáo tổng hợp chi tiết kỳ kế toán Khi nhận yêu cầu, mô-đun tổng hợp sử dụng liệu nghiệp vụ lưu sở liệu kế toán để tạo báo cáo Báo cáo in giấy để làm sở để báo cáo cấp lưu hồ sơ Tồn quy trình mơ tả dạng mơ hình Sơ đồ 2.4 2.2.3.2 Quy trình nội có ủy quyền Đây quy trình chung sử dụng cho nhiều nghiệp vụ cụ thể nhân viên trực thuộc phận tài kế tốn Tuy nhiên nghiệp vụ kế toán nghiệp vụ diễn thường xuyên, hàng ngày phân cơng nhân viên kế tốn cụ thể có quyền ghi nhận cơng nhận tính hiệu lực nghiệp vụ Ví dụ nghiệp vụ thu tiền viện phí, nhân viên kế tốn nhân viên thu ngân ủy quyền để ghi nhận, phát biên lai nhập vào hệ thống Trong trường hợp việc duyệt nghiệp vụ phát sinh kế toán trưởng khơng cần thiết Q trình thực quy trình mơ tả theo bước sau: Bước Nhập liệu Nhân viên kế toán người thực nghiệp vụ kế toán đồng thời người nhập liệu nghiệp vụ vào mô-đun nghiệp vụ kế tốn họ sử dụng Bước Lưu in nghiệp vụ Dữ liệu nghiệp vụ nhân viên nhập vào lưu vào sở liệu kế toán Dữ liệu lưu lại giúp kế toán viên kiểm soát nghiệp vụ xảy ra, xảy nào, chi tiết nhập vào máy hay chưa Nghiệp vụ đồng thời in giấy (gọi chứng từ kế toán) làm sở cho bước phía sau Bước Duyệt nghiệp vụ Bước ủy quyền cho kế toán viên nên nghiệp vụ cơng nhận tính hợp lệ 34 Bước Xác nhận nghiệp vụ lưu hồ sơ Chứng từ kế toán lưu vào hồ sơ lưu xác nhận hợp lệ liệu nghiệp vụ nhập sở liệu kế tốn Tồn quy trình mơ tả dạng mơ hình Sơ đồ 2.5 Sơ đồ 2.4: Quy trình nội có ủy quyền Nhân viên kế tốn Nhập liệu nghiệp vụ phát sinh Mơ-đun nghiệp vụ kế toán In chứng từ Chứng từ giấy Lưu lại nghiệp vụ Xác nhận hợp lệ Cơ sở liệu kế tốn Lưu trữ 2.2.3.3 Quy trình kế toán liên phận Mặc dù phần mềm kế tốn bệnh viện có nhiều mơ-đun thực chất hoạt động phận khác lại không phụ thuộc chặt chẽ vào phận kế toán Mỗi phận lại có định thu chi tài chính, xuất nhập kho, mua bán hàng,… riêng rẽ sau báo cáo lại cho phận kế tốn nhằm thống hóa báo cáo hoạt động bệnh viện Như có quy trình làm việc khác so với quy trình nội bộ phận kế toán, đề tài tạm gọi quy trình kế tốn liên phận Q trình thực quy trình mơ tả theo bước sau: Bước Nhập liệu nghiệp vụ Nhân viên phận có nghiệp vụ phát sinh sử dụng phần mềm quản lý phận (không thuộc hệ thống phần mềm kế tốn) để nhập thơng tin nghiệp vụ phát sinh Nghiệp vụ nhập in giấy (chứng từ nghiệp vụ) lưu vào sở liệu riêng phận (không liên quan đến sở liệu kế toán) 35 Sơ đồ 2.5: Quy trình kế tốn liên phận Nhân viên phận khác Nhập liệu nghiệp vụ phát sinh Lưu lại nghiệp vụ Mô-đun nghiệp vụ In chứng từ Chứng từ giấy Nhân viên kế toán Báo cáo Duyệt Trưởng phận khác Cơ sở liệu riêng Nghiệp vụ phát sinh có hiệu lực + Chuyển chứng từ Nhập liệu Mô-đun nghiệp vụ kế toán Lưu Cơ sở liệu kế toán Đọc/Ghi chứng từ chi tiết báo cáo tổng hợp Kế toán trưởng Báo cáo Mơ-đun kế tốn tổng hợp u cầu báo cáo tổng hợp/chi tiết Báo cáo giấy In báo cáo Lưu hồ sơ 36 Bước Duyệt nghiệp vụ phát sinh Chứng từ nghiệp vụ in trưởng phận xét duyệt, xác nhận cho phép nghiệp vụ phát sinh (và nghiệp vụ xác nhận hợp lệ sở liệu riêng) Bước Nhập liệu kế toán Chứng từ nghiệp vụ chuyển cho phận kế toán Nhân viên kế toán lại nhập liệu nghiệp vụ vào mơ-đun nghiệp vụ kế tốn Bước Lưu in nghiệp vụ Dữ liệu nghiệp vụ nhân viên nhập vào lưu vào sở liệu kế toán Nghiệp vụ đồng thời in giấy (gọi chứng từ kế toán) làm sở cho bước phía sau Bước Duyệt nghiệp vụ, xác nhận nghiệp vụ lưu hồ sơ Nghiệp vụ phát sinh kế tốn trưởng khơng phải xét duyệt chứng từ kế toán nghiệp vụ Theo pháp luật kế tốn trưởng phải ký duyệt vào chứng từ (theo tổ chức bệnh viện), việc ký duyệt mang tính hình thức, đánh dấu việc ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống kế toán để lập báo cáo sau Chứng từ kế toán lưu vào hồ sơ lưu Ngồi tự động có xác nhận hợp lệ liệu nghiệp vụ nhập sở liệu kế toán Bước Báo cáo Kế tốn trưởng sử dụng mơ-đun tổng hợp cần có báo cáo tổng hợp chi tiết kỳ kế tốn Khi nhận u cầu, mơ-đun tổng hợp sử dụng liệu nghiệp vụ lưu sở liệu kế toán để tạo báo cáo Báo cáo in giấy để làm sở để báo cáo cấp lưu hồ sơ Tồn quy trình mơ tả dạng mơ hình Sơ đồ 2.6 2.2.4 Khảo sát phần mềm kế toán cách sử dụng Để có nhìn khách quan phần mềm kế toán cách sử dụng, tác giả xây dựng bảng điều tra (Phụ lục E) Bảng điều tra gửi cho nhân viên kế toán bệnh viện kết tổng hợp bảng 2.7 (các tiêu khơng có câu trả lời lọc bớt) 37 Bảng 2.6: Bảng tổng hợp kết từ phiếu điều tra Chỉ tiêu I Cá nhân Giới tính Nam Nữ Độ tuổi Từ 25 đến 35 tuổi Từ 35 đến 45 tuổi Từ 45 tuổi trở lên Nghiệp vụ sử dụng phần mềm kế toán Kế toán tiền mặt Kế toán hàng tồn kho Kế tốn nguồn kinh phí - quỹ Kế toán toán Khác Thời gian sử dụng phần mềm kế toán Dưới giờ/ngày/tuần Từ đến giờ/ngày/tuần Trên giờ/ngày/tuần Anh/chị gặp triệu chứng sau sử dụng phần mềm kế toán? Mỏi mắt Đau lưng Đau cổ tay Nhức đầu Không có Số lượng 2 1 2 II Nguồn gốc dịch vụ Doanh nghiệp mua phần mềm đóng gói hay tự thiết kế Phần mềm đóng gói nước thiết kế Cơng ty phần mềm cịn hoạt động kinh doanh khơng Có Giá thiết kế mua phần mềm ban đầu Từ đến 15 triệu đồng Phần mềm thiết kế ngôn ngữ/phần mềm Fox Hệ quản trị sở liệu mà phần mềm sử dụng SQL server Phần mềm cài đặt hệ điều hành Windows 98/2000/XP Windows server 200x Dịch vụ bảo hành thời gian Khác: suốt đời Trong giai đoạn bảo hành, thời gian để cơng ty phần mềm tìm hiểu khắc phục cố 1 1 1 1 38 Chỉ tiêu Dưới tuần Hết giai đoạn bảo hành, thời gian để công ty phần mềm tìm hiểu khắc phục cố Dưới tuần 10 Việc bảo trì có dẫn đến việc tạm ngưng sử dụng phần mềm trình bảo trì khơng Có 11 Phần mềm kế tốn anh/chị dùng Phần mềm riêng phục vụ cho chức kế toán phận 12 Phần mềm kế tốn có kết nối, trao đổi thơng tin với Máy chủ (máy tính trung tâm bệnh viện) Các phận thơng tin cần thiết Các máy tính phận 13 Phần mềm kế tốn có tương tác với Khơng có trả lời Số lượng 1 1 1 III Giao diện Trình bày liệu lúc cần Mẫu nhập tường minh Thứ tự nhập trực quan Giao diện dễ hiểu Giao diện thích hợp với nhiều loại người dùng Mẫu nhập có tính thẩm mỹ Thơng tin rõ tình trạng người dùng Tính dễ chịu sử dụng Kiểu, cỡ chữ 10 Màu sắc 11 Tính quán 1 1 1 1 1 1 1 39 Chỉ tiêu Số lượng IV Kiểm soát nội Phần mềm phân loại cấp quyền sử dụng cấp Nếu phần mềm có nhiều cấp,việc phân quyền cho người sử dụng thực Chuyên viên vi tính quan Mức phân quyền sử dụng phần mềm Phân quyền theo chức Dữ liệu kế tốn có mã hóa khơng? Có Dữ liệu kế tốn có lưu khơng? Có Việc lưu Máy tính tự động thực Thời gian hai lần lưu Khác Nơi chứa liệu lưu Khơng có trả lời Những có quyền tiếp cận liệu lưu Chuyên viên vi tính Kế tốn trưởng Kiểm tốn viên 10 Khi xảy cố, người định chọn liệu để phục hồi cho hệ thống? Công ty phần mềm Kế toán trưởng 1 1 1 1 1 1 V Nghiệp vụ Có chức tự định khoản khơng? Có chức quản trị ngược xem báo cáo khơng? Có chức xuất liệu Word, Excel,… ngược lại khơng? Có cho phép người dùng tự soạn, sửa mẫu biểu báo cáo theo ý muốn khơng? Có lưu giữ liệu "lịch sử" có khả so sách, đối chiếu với khơng? Có khả theo dõi chi phí trực đối tượng gắn với cơng việc khơng? Có khả phân bổ chi phí gián tiếp cho công việc? Tờ khai thuế, bảng kê thuế mẫu biểu liên quan thuế khác có ln cập nhật theo mẫu nhất? Phần mềm có tự động cập nhật quy định kế tốn khơng? 10 Nếu khơng tự động cập nhật người phải cập nhật là? Kế tốn viên Chun viên vi tính Có Có Có Khơng Khơng Có Khơng Có Khơng 1 40 Chỉ tiêu 11 Việc cập nhật thực khoảng thời gian sau quy định có hiệu lực? Dưới tuần đến tuần Số lượng 1 VI Hiệu Phần mềm có khả đáp ứng cơng tác kế tốn bệnh viện? Tốt Trung bình Quản lý công nợ phải thu phải trả Tốt Trung bình Khả quản lý chi phí Tốt Trung bình Khả quản lý nhân tiền lương Tốt Trung bình Khấu hao tài sản cố định Trung bình Khơng tốt Nguồn kinh phí quỹ Tốt Trung bình Khả dự báo nhu cầu hàng tồn kho thời gian đặt hàng Trung bình Khơng tốt Khả lập Báo cáo thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp loại thuế khác Tốt Không tốt Khả lập báo cáo tài Tốt Khơng tốt 10 Khả phân tích tài Trung bình 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2.3 Đánh giá tình hình sử dụng hệ thống phần mềm kế toán 2.3.1 Người dùng Phịng tài kế tốn có lao động sử dụng hệ thống kế tốn máy tính gồm nam nữ Thời gian sử dụng phần mềm đa số từ đến ngày Có trường hợp phải dùng phần mềm giờ/ngày Những triệu chứng thường gặp sử dụng phần mềm kế toán: 41 −Mỏi mắt: trường hợp −Đau cổ tay: trường hợp −Đau lưng: trường hợp −Nhức đầu: trường hợp Số liệu cho thấy việc sử dụng máy tính nhiều, việc nhập liệu gây tình trạng bệnh lý ảnh hưởng đến tính tích cực làm việc lâu dài người lao động 2.3.2 Giao diện Tải FULL (85 trang): https://bit.ly/3fQM1u2 Dự phòng: fb.com/KhoTaiLieuAZ Giao diện phần mềm bao gồm thực đơn, thông báo, diễn giải, trợ giúp cách trình bày quy trình, form nhập liệu báo cáo Giao diện ảnh hưởng lớn tới hiệu sử dụng phần mềm, đặc biệt phần mềm thường xuyên sử dụng với tần suất cao phần mềm kế tốn tài Do bệnh viện sử dụng phần mềm kế tốn Việt Nam nên trước hết có điểm mạnh toàn giao diện sử dụng Tiếng Việt Điều giúp lãnh đạo nhân viên kế tốn sử dụng phần mềm khơng q khó khăn so với phần mềm kế tốn nước ngồi Theo kết khảo sát, phần mềm đánh giá cao yếu tố mẫu nhập tường minh (các mẫu biểu nhập liệu có tổ chức, dễ hiểu bị hiểu lầm khơng?) thứ tự nhập trực quan (thứ tự trình bày thơng tin cần nhập có rõ ràng dễ sử dụng không?) Những yếu tố sau đánh giá tốt, nghĩa đáp ứng nhu cầu người sử dụng: − Trình bày liệu lúc cần: Các thơng tin mang tính hướng dẫn, diễn giải xuất người dùng cần đến thơng tin − Giao diện dễ hiểu: Chỉ cần nhìn vào giao diện biết thành phần giao diện có ý nghĩa cách sử dụng chúng − Tính dễ chịu sử dụng: Người dùng sử dụng chương trình sau thời gian “mệt mỏi” với chương trình Nếu thời gian coi tốt Thời gian phút tệ − Kiểu, cỡ chữ: Sử dụng font chữ, font chữ dùng đọc hay khơng Sử dụng chữ hoa, chữ thường, chữ to, chữ nhỏ hợp lý không? Tốt số lượng font chữ không font, cỡ chữ từ 10 đến 14 cho nội dung phổ biến không sử dụng nhiều chữ hoa nội dung − Màu sắc: Số lượng màu sắc dùng nhiều hay Các màu có phối hịa hợp với khơng? Số màu hòa hợp với tốt Dùng nhiều màu dùng chỏi tệ − Tính quán: Các tên chức năng, tên trường, ý nghĩa biểu tượng, vị trí kích thước mục, nút điều khiển có thống tất trang không? 42 Riêng yếu tố kiểu cỡ chữ, người sử dụng đánh giá phần mềm kế tốn tốt có lẽ sử dụng phần mềm font chữ Tiếng Việt Theo tìm hiểu tác giả phần mềm sử dụng bảng mã TCVN3 font chữ vnTime, vnHelve, cỡ chữ từ 12 đến 14 Về mặt bảng mã bảng mã TCVN3 có nhiều thiếu sót phần mềm hỗ trợ không sử dụng Về font chữ font vnTime, vnHelve trình bày Tiếng Việt hình khơng đủ độ sắc sảo góc cạnh nên số chữ giống bị nhịe, ví dụ chữ M· ngn, Diễn giải, Ghi nợ, Ti bn FULL (85 trang): https://bit.ly/3fQM1u2 Dự phịng: fb.com/KhoTaiLieuAZ Hình 2.7: Giao diện phần mềm kế tốn sử dụng bảng mã TCVN3 với font khơng có tính thẩm mỹ cao hiển thị hình Ngồi ra, phần mềm kế tốn cịn có số yếu tố đánh giá trung bình: − Giao diện thích hợp với nhiều loại người dùng: Có thể sử dụng giao diện theo nhiều kiểu khác nhau: đơn giản, trực quan người sử dụng mới; đầy đủ, chi tiết làm tắt với người dùng quen thuộc − Mẫu nhập có tính thẩm mỹ: Các form nhập nhìn có đẹp rõ ràng khơng? − Thơng tin rõ tình trạng người dùng: Cho người dùng biết họ đâu q trình khai thác hệ thống để từ người dùng dễ dàng lặp lại qui trình từ ban đầu để đạt trạng thái 43 2.3.3 Dịch vụ Xem xét mặt dịch vụ sử dụng phần mềm kế tốn để có nhìn khái quát nguồn gốc phần mềm, đặc trưng phần mềm nói chung dịch vụ hậu kèm với phần mềm 2.3.3.1 Nguồn gốc Phần mềm kế toán bệnh viện sử dụng phần mềm viết Visual Fox, Công ty Cổ phần Anh Thư viết cài đặt theo đặt hàng Sở y tế TP.HCM Với nguồn gốc phần mềm kế toán nước, phần mềm kế toán sử dụng mạnh có hướng dẫn, giao diện Tiếng Việt việc bảo hành bảo trì dễ dàng (khoảng cách địa lý gần khơng có so với phần mềm kế tốn nước ngồi) 2.3.3.2 Giá Mỗi phần mềm kế tốn có đối tượng sử dụng giá phù hợp Do phần mềm kế toán bệnh viện dùng đặt hàng theo nhu cầu phục vụ đối tượng, lại quan chủ quản cung cấp phí cho phần mềm chi phí cài đặt bảo trì, khơng bao gồm chi phí phát triển phần mềm nên giá phần mềm kế tốn (chính xác giá cài đặt bảo trì) trung bình so với mặt chung (dưới 15 triệu đồng) 2.3.3.3 Nền tảng công nghệ Nền tảng công nghệ cho biết khả phát triển tương lai phần mềm khả thực kỹ thuật công nghệ thơng tin Phần mềm kế tốn bệnh viện sử dụng cài đặt Visual Fox, Visual Fox có phiên cuối Visual Fox Service Pack phát hành ngày 21 tháng năm 2007 Nghĩa (năm 2010) công nghệ cũ không phát triển tiếp, điều ảnh hưởng lớn tới phát triển phần mềm kế toán Về sở liệu, phần mềm kế tốn sử dụng mơ hình client/server (máy_khách/máy_chủ) với sở liệu thiết kế riêng đặt SQL Server 2000 Với thiết kế sử dụng máy chủ sở liệu để tận dụng sức mạnh công nghệ (SQL Server 2008) Về máy chủ máy khách, bệnh viện sử dụng máy để bàn (Desktop PC) có cấu hình thơng thường cài hệ điều hành Windows XP Điều có ưu điểm giá thành rẻ, dễ sử dụng lại dẫn đến vấn đề kiểm soát nội phần Kiểm sốt nội trình bày phía Ngoài hiệu suất làm việc độ an toàn máy để bàn thấp, phù hợp với tần suất sử dụng thấp 2.3.3.4 Bảo trì bảo hành Khi cài đặt phần mềm, bệnh viện bảo hành miễn phí năm Sau phần mềm kế tốn bảo trì hết sử dụng có thay đổi 44 6673581 ... tin kế toán − Chương 2: Thực trạng sử dụng phần mềm kế tốn bệnh viện Chấn thương chỉnh hình hình − Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế toán bệnh viện Chấn thương chỉnh. .. đánh giá phần mềm kế toán để nâng cao tính hiệu việc sử dụng phần mềm kế toán Đây vấn đề mà tác giả quan tâm Đề tài ? ?Nâng cao hiệu sử dụng phần mềm kế tốn Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình? ?? trình... oOo TRẦN THỊ HỒNG THI NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN CHẤN THƯƠNG CHỈNH HÌNH Chun ngành : Kế tốn – Kiểm tốn Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn