Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP HCM

Trong nghiên cứu này mục tiêu chính của tác giả trước hết là xác định được các nhân tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán, cũng như đánh giá thực trạng sử dụng phần mề

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM

-

ĐẶNG THỊ VIỆT HÀ

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số ngành: 60340301

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 8 năm 2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM

-

ĐẶNG THỊ VIỆT HÀ

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số ngành: 60340301CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS Dương Thị Mai Hà Trâm

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 08 năm 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài luận văn “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng

phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP Hồ Chí Minh” là công

trình của việc học tập và nghiên cứu thật sự nghiêm túc của bản thân Những kết

quả nêu ra trong nghiên cứu này là trung thực và chưa từng được công bố trước đây

Các số liệu trong luận văn nghiên cứu có nguồn gốc rõ ràng, được tổng hợp từ

những nguồn thông tin đáng tin cậy

Tp HCM, tháng 08 năm 2016

Tác giả

Đặng Thị Việt Hà

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập khoá học cao học tại trường Đại học công nghệ Tp HCM đến nay, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, Tôi xin gửi đến quý Thầy Cô ở khoa Kế toán – Tài chính – Ngân hàng; phòng Quản lý khoa học và đào tạo sau đại học – Trường Đại học Công nghệ Tp HCM; tất cả quý Thầy Cô đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho chúng tôi trong suốt thời gian học tập tại trường

Tôi chân thành cảm ơn TS Dương Thị Mai Hà Trâm đã tận tâm hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài luận văn Nếu không có những lời hướng dẫn tận tình của thầy thì tôi rất khó hoàn thiện được luận văn này

Mặc dù, tôi đã cố gắng rất nhiều trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn Nhưng do hạn chế về mặt thời gian cùng với việc thiếu kinh nghiệm trong nghiên cứu nên đề tài luận văn chắc chắn còn nhiều hạn chế và thiếu sót Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn nữa

Tp HCM, tháng 08 năm 2016

Tác giả

Đặng Thị Việt Hà

Độ chính xác của thông tin do phần mềm kế toán cung cấp là khá cao Vì dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao Trong khi với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ phụ trách, dễ dẫn đến trình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ sách khi tổng hợp lại, kéo theo công tác kế toán tổng hợp sai lệch gây thiệt hại nặng cho doanh nghiệp

Với những ưu điểm vừa nêu trên, phần mềm kế toán đã trở thành một công

cụ hỗ trợ tích cực trong công tác quản lý của đơn vị Chính vì vậy, thực tế đã có không ít tác giả tiến hành nghiên cứu các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm nhằm khai thác tối đa lợi ích của nó trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Trong nghiên cứu này mục tiêu chính của tác giả trước hết là xác định được các nhân tố chính ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán, cũng như đánh giá thực trạng sử dụng phần mềm kế toán của các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đưa ra các kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu, hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán Nghiên cứu này sẽ trả lời những câu hỏi: Các tiêu chuẩn nào là thang đo hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp; Những nhân tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán và

mức độ ảnh hưởng của chúng là cao hay thấp, là cùng chiều hay ngược chiều đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán

Tổng hợp các lý luận, thừa kế kết quả từ các nghiên cứu trước đây có liên quan trực tiếp và gián tiếp đến đề tài, tác giả bước đầu hình thành nên thang đo hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán; trong đó 06 nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán gồm: Chất lượng thông tin, năng lực quản lý, chất lượng phần mềm, chất lượng phần cứng, hiệu quả tư vấn và thái độ chấp nhận phần mềm

là những nhân tố tác động tỷ lệ thuận đến hiệu quả sử dụng phần mềm Tức là khi CLTT, NLQL, CLPM, CLPC, HQTV, CNPM càng cao thì hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp càng cao Trong 6 nhân tố này thì nhân tố có sự ảnh hưởng mạnh nhất là chất lượng phần mềm ( = 0.501), tiếp đến là nhân tố chất lượng phần cứng ( = 0.167), năng lực quản lý ( = 0,164), hiệu quả tư vấn ( = 0,135), chất lượng thông tin ( = 0,123)và cuối cùng là thái độ chấp nhận phần mềm( = 0.1)

Từ kết quả nghiên cứu trên, tác giả đã đề xuất một số giải pháp có tác động trực tiếp đến các nhân tố nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên, nghiên cứu này chỉ thực hiện ở một nhóm mẫu các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, chưa đại diện hết cho tất cả các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh hay toàn bộ các doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán trên cả nước, ngoài ra do hạn chế về mặt thời gian, cũng như kích thước mẫu nhỏ tương đối nhỏ cũng ảnh hưởng tính tổng quát của đề tài







ABSTRACT

Accounting is a process that involves detailed, concerning the regulations, laws, taxes and other more complex calculations An accounting software has been designed in accordance with the regulations, rules, the current tax will help businesses comply with the law always It now needs to do is to input accurate, complete and print out the report

The accounting program has a very high accuracy, and rarely causes problems The only flaws enterprises may encounter due to data entry and misinformation from the beginning and did not understand the process accounting software

The accuracy of the information provided by accounting software provider is quite high Because the data is provided by accounting software brings consistency While the accounting work manually, the information on a voucher may be because many accountants recorded in many books to charge professional nature, easily lead

to the fraudulent data on books when considered together, accompanied by the work

of general accounting discrepancies that cause serious damage to the business With the advantages mentioned above, accounting software has become a tool in the active support of the management of the unit Therefore, the fact there are no less authors conducted a study of solutions to improve the efficiency of software to maximize its benefits in the course of business operations

In this study, the main goals of the first authors to identify the key factors affecting the effective use of accounting software, as well as assessment of the actual use of the accounting software on local businesses Ho Chi Minh city, from which to make recommendations and solutions to improve the effectiveness, efficiency accounting software This study will answer the question: What criteria are used effectively scale accounting software of the enterprise; What factors are affecting the effective use of accounting software and their impact level is high or low, is in the same direction or opposite to the effective use of accounting software

Synthesis of reasoning, inheritance results from previous studies related directly and indirectly to the subject, the author initially formed the scale efficiency of

accounting software; 06 factors that affect the efficiency of accounting software including information quality, capacity management, software quality, hardware quality, efficiency consulting and software acceptable attitude is the impact factor proportional to effectively use the software Ie when CLTT, NLQL, CLPM, CLPC, HQTV, the higher the efficiency of Software Technology used accounting software

in the enterprise increasing 6 factors are factors that most strongly influence the quality of the software (= 0.501), followed by the quality of the hardware elements (= 0167), administrative capacity (= 0.164), investment efficiency problems (= 0.135), the quality of information (= 0.123) and finally accepted attitude software (= 0.1)

From the study results, the authors have proposed a number of measures have a direct impact on the factors to improve the efficiency of using accounting software However, this study is only done in a sample group of enterprises in Ho Chi Minh city, not represented by all businesses in the province of Ho Chi Minh City or entire enterprises accounting software used in the country, in addition due to time constraints, as well as the small sample size is relatively small also affect the generality of the subject

MỤC LỤC

Lời cam đoan i

Lời cảm ơn ii

Tóm tắt nội dung iii

Abstract v

Mục lục vi

Danh mục chữ viết tắt xii

Danh mục bảng biểu xiii

Danh mục hình vẽ xiv

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Đặt vấn đề 1

2.Tính cấp thiết của đề tài 1

3.Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nội dung nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

6.1 Ý nghĩa khoa học 3

6.2 Ý nghĩa thực tiễn 3

7 Kết cấu đề tài 4

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 5

1.1 Nghiên cứu nước ngoài 5

1.2 Nghiên cứu trong nước 8

1.3 Hướng phát triển nghiên cứu của đề tài 9

1.3.1 Những điểm kế thừa của các nghiên cứu trước đây 9

1.3.2 Những điểm khác biệt của đề tài 11

TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG 1 11

CHƯƠNG 2:CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 13

2.1 Cơ sở xây dựng phần mềm kế toán 13

2.1.1 Hệ thống kế toán 14

2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán 15

2.1.2.1 Chức năng chủ yếu của hệ thống thông tin kế toán 15

2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán 15

2.1.2.2.1 Phân loại theo mục tiêu cung cấp thông tin 15

2.1.2.2.2 Phân loại theo phương thức xử lý 16

2.1.3 Yêu cầu của thông tin kế toán 17

2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong xây dựng phần mềm kế toán 18 2.2 Tổng quan phần mềm kế toán 19

2.2.1 Định nghĩa phần mềm kế toán 19

2.2.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 20

2.2.2.1 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 20

2.2.2.2 Phân loại Phần mềm kế toán 21

2.2.2.3 Các hình thức và đặc điểm phần mềm kế toán 22

2.2.2.4 Lợi ích từ việc sử dụng phần mềm kế toán 23

2.2.2.5 Một số hạn chế sử dụng phần mềm kế toán 24

2.3 Hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán 24

2.4 Lý thuyết nền tảng cho nghiên cứu nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán 25

2.4.1 Lý thuyết khuyếch tán công nghệ 25

2.4.2 Lý thuyết nguồn lực doanh nghiệp 26

TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG 2 28

CHUƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 29

3.1 Phương pháp nghiên cứu 29

3.1.1 Phương pháp chung 29

3.1.2 Phương pháp cụ thể 29

3.1.3 Khung nghiên cứu của luận văn 30

3.1.4 Mô hình nghiên cứu 32

3.2 Thiết kế nghiên cứu 33

3.2.1 Xây dựng thang đo 34

3.2.1.1 Thang đo các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp 36

3.2.1.2 Thang đo hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp 36

3.2.2 Xây dựng giả thuyết về các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần

mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 36

3.2.2.1 Chất lượng thông tin 36

3.2.2.2 Năng lực quản lý 36

3.2.2.3 Chất lượng phần mềm 37

3.2.2.4 Chất lượng phần cứng 37

3.2.2.5 Hiệu quả tư vấn 38

3.2.2.6 Thái độ chấp nhận phần mềm 38

3.2.3 Mô hình hồi quy các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 38

3.2.4 Mô tả dữ liệu và phương pháp thu thập dữ liệu 39

3.2.4.1 Phương pháp chọn mẫu 39

3.2.4.2 Kích thước mẫu khảo sát 39

TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG 3 40

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 41

4.1 Phân tích và đánh giá độ tin cậy của thang đo 41

4.1.1 Đánh giá độ tin cậy của thang đo bằng hệ số Crobach’s Alpha 41

4.1.1.1 Kiểm định hệ số tin cậy Crobach’s Alpha cho thang đo biến “ Chất lượng thông tin” 41

4.1.1.2 Kiểm định hệ số tin cậy Crobach’s Alpha cho thang đo biến “ Năng lực quản lý” 42

4.1.1.3 Kiểm định hệ số tin cậy Crobach’s Alpha cho thang đo biến “ Chất lượng phần mềm” 43

4.1.1.4 Kiểm định hệ số tin cậy Crobach’s Alpha cho thang đo biến “ Chất lượng phần cứng” 44

4.1.1.5 Kiểm định hệ số tin cậy Crobach’s Alpha cho thang đo biến “ Hiệu quả tư vấn” 45

4.1.1.6 Kiểm định hệ số tin cậy Crobach’s Alpha cho thang đo biến “ Thái độ chấp nhận phần mềm” 46

4.1.1.7 Kiểm định hệ số tin cậy Crobach’s Alpha cho thang đo biến “ Hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán” 46

4.1.2 Phân tích nhân tố khám phá EFA 47

4.1.2.1 Phân tích nhân tố khám phá EFA cho biến độc 47

4.1.2.2 Phân tích nhân tố khám phá EFA cho phụ thuộc “Hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán” 49

4.2 Phân tích tương quan Pearson 50

4.3 Phân tích hồi quy 51

4.3.1 Phương trình hồi quy tuyến tính 51

4.4 Kiểm định các giả thiết trong mô hình phân tích hồi quy 55

4.4.1.1 Kiểm định giả thiết về ý nghĩa của các hệ số hồi quy 55

4.4.1.2 Kiểm định giả định phương sai của sai số (phần dư) không đổi 55

4.4.1.3 Kiểm định hiện tượng đa cộng tuyến 56

4.4.1.5 Kiểm định về phân phối chuẩn của phần dư 56

4.4.1.6 Kiểm định về tính độc lập của phần dư 56

4.5 Kiểm tra các giả định mô hình hồi quy bội 57

4.5.1 Kiểm định giả định phương sai của sai số (phần dư) không đổi 58

4.5.2 Kiểm tra giả định các phần dư có phân phối chuẩn 58

4.6 Một số bàn luận 58

4.6.1 Về kết quả của hệ số tin cậy Cronbach’s Alpha 58

4.6.2 Về kết quả của phân tích nhân tố khám phá 61

4.6.3 Về kết quả của phân tích hồi quy tuyến tính 62

4.6.4 Về kết quả thống kê thực tế các nhân tố ảnh hưởng hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp tại TP.HCM 63

TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG 4 64

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 66

5.1 Kết luận 66

5.2.Một số kiến nghị 66

5.2.1 Đối với chất lượng phần mềm 66

5.2.2 Đối với chất lượng phần cứng 67

5.2.3 Đối với năng lực quản lý 68

5.2.4 Đối với hiệu quả tư vấn 70

5.2.5 Đối với chất lượng thông tin 72

5.2.6 Đối với thái độ chấp nhận phần mềm 74

5.3 Hạn chế của đề tài và hướng nghiên cứu tiếp theo 75

TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG 5 76

KẾT LUẬN CHUNG 77 Tài liệu tham khảo

Phụ lục

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 4.1 Kết quả độ tin cậy thang đo biến “Chất lượng thông tin” 40 Bảng 4.2 Kết quả độ tin cậy thang đo biến “Năng lực quản lý” 40 Bảng 4.3 Kết quả độ tin cậy thang đo biến “Chất lượng phần mềm” 41 Bảng 4.4 Kết quả độ tin cậy thang đo biến “Chất lượng phần cứng” 42 Bảng 4.5 Kết quả độ tin cậy thang đo biến “Hiệu quả tư vấn” lần 1 42 Bảng 4.6 Kết quả độ tin cậy thang đo biến “Hiệu quả tư vấn” lần 2 43 Bảng 4.7 Kết quả độ tin cậy thang đo biến “Thái độ chấp nhận phần mềm” 43 Bảng 4.8 Kết quả độ tin cậy thang đo biến “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng

Bảng 4.18: Kết quả phân tích tương quan Spearman giữa các biến độc lập và biến

Bảng 4.20: Bảng kiểm định giả định phương sai của sai số 56

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Sơ đồ hệ thống kế toán thủ công 13

Hình 2.2: Sơ đồ hệ thống kế toán máy vi tính 14

Hình 2.3: Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán 15

Hình 2.4: Hệ thống thông tin kế toán thủ công 17

Hình 2.5: Hệ thống thông tin kế toán trên máy vi tính 17

Hình 2.6: Mô hình hoạt động PMKT 20

Hình 2.7: Mô hình nghiên cứu đề xuất 27

Hình 3.1: Sơ đồ thiết kế nghiên cứu 30

Hình 4.1: Đồ thị phân tán giữa giá trị dự đoán và phần dư từ hồi quy 57

Hình 4.2: Đồ thị P-P Plot của phần dư – đã chuẩn hóa 58

Hình 4.3: Đồ thị Histogram của phần dư – đã chuẩn hóa 59

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề

Ngày nay việc tin học hóa công tác kế toán đã trở thành phổ biến ở các tổ chức, doanh nghiệp.Phần mềm kế toán (PMKT) góp phần cơ giới hóa công tác kế toán mang lại tiện ích không chỉ người sử dụng mà cả nhà quản lý Về mặt kinh tế, phần mềm kế toán nói chung (bao gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị) là một sản phẩm cụ thể như hàng hóa khác chịu sự tác động của quy luật thị trường Nhưng xét về mặt khoa học PMKT là sự kết hợp của nhiều lĩnh vực nghiên cứu Ở góc độ công nghệ thông tin thì phần mềm kế toán là phần mềm ứng dụng tin học xử lý công việc của kế toán để đưa ra báo cáo kế toán, tài chính phục vụ cho nhà quản lý thông qua khảo sát, phân tích, thiết kế, lập trình, cài đặt, bảo trì và nâng cấp, Với góc độ kế toán, phần mềm kế toán không chỉ giải quyết về mặt phương pháp kế toán mà còn đáp ứng các vấn đề thu thập, xử lý, kiểm soát, bảo mật, tuân thủ các quy định của Nhà nước, xây dựng doanh nghiệp điện tử, … các lĩnh vực trên không được tách rời mà phải có sự tác hợp lẫn nhau Đây cũng chính là thử thách lớn đối với phần mềm kế toán

2 Tính cấp thiết của đề tài

Từ mối quan hệ đa lĩnh vực nêu trên Nếu thiếu định hướng các nhà sản xuất phần mềm sẽ lúng túng không lựa chọn được chiến lược phát triển phù hợp, doanh nghiệp sử dụng phần mềm không tìm được phần mềm thích hợp phục vụ cho nhu cầu thông tin quản lý Vì vậy các doanh nghiệp cần biết chất lượng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp mình cũng như nhân tố nào tác động mạnh đến chất lượng phần mềm kế toán.Trên cở sở đó sẽ giúp cho doanh nghiệp khai thác hiệu quả trên phần mềm kế toán có chất lượng, đưa ra quyết sách chính xác, kịp thời trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh

và tăng sức cạnh tranh trên thị trường thông qua việc sử dụng hiệu quả phần mềm kế toán để kiểm soát chặt chẽ tài sản, vòng quay vốn, … cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cạy Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải hiểu và biết được hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp mình cũng như các nhân tố nào tác động mạnh đến hiệu

quả sử dụng phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế

Với lý do nêu trên, người viết muốn chọn tên đề tài luận văn “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp tại Tp.HCM”

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

+ Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp

- Câu hỏi nghiên cứu:

+ Yếu tố nào tác động hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán (PMKT)?

+ Mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố đến hiệu quả sử dụng PMKT?

+ Giải pháp nào để các doanh nghiệp nâng cao hiệu quảsử dụng PMKT?

4 Nội dung nghiên cứu

Do hạn chế về thời gian và khả năng nghiên cứu cũng như một số khó khăn khách quan khác, cho nên luận văn này sẽ đi sâu vào một số lĩnh vực sau:

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng

phần mềm kế toán trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp thành phố Hồ Chí Minh

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của luận văn là phương pháp hỗn hợp, bao gồm phương pháp định tính và định lượng

Phương pháp định tính:

- Khảo sát sơ bộ, tổng hợp, so sánh, đối chiếu để nhận diện các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Từ đó xây dựng bảng câu hỏi khảo sát để phỏng vấn nhà quản lý, lãnh đạo, nhân viên tại doanh nghiệp, đề xuất mô hình nghiên cứu phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Nghiên cứu định lượng

- Khảo sát các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh thông qua

bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên thang đo Likert 5 mức độ nhằm đánh giá mức

độ quan trọng của các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

- Đánh giá giá trị và độ tin cậy bằng việc ứng dụng hệ số Cronbach Alpha và phân tích nhân tố khám phá (EFA)

- Đánh giá và kiểm định sự phù hợp của mô hình hồi quy

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

6.1 Ý nghĩa khoa học

- Vận dụng được cơ sở lý thuyết về hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán và kết quả khảo sát để phát triển mô hình nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán

- Vận dụng được phương pháp kiểm định mô hình hồi quy tuyến tính bội để

đo lường mức độ ảnh hưởng các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

6.2 Ý nghĩa thực tiễn

Luận văn đã xây dựng được thang đo, đã kiểm định sự phù hợp cũng như độ tin cậy của chúng Xác định được nhân tố hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Từ đó giúp các doanh nghiệp có những chính sách phù hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

7 Kết cấu của luận văn

Luận văn bao gồm 5 chương:

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu

Chương 4: Kết quả nghiên cứu

Chương 5: Kiến nghị và kết luận

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

Chương này trình bày các vấn đề tổng quát về nghiên cứu, những nghiên cứu liên quan ở trong và ngoài nước để đưa ra hướng phát triển của luận văn

1.1 Nghiên cứu nước ngoài

Hệ thống thông tin mang đến cơ hội nâng cao hiệu quả và giá trị của doanh nghiệp, đem lại lợi thế cạnh tranh tranh (Kimberly & Evanisko, 1981; Porter và Millar, 1985) Và kế toán là một trong một trong lĩnh vực đầu tiên được hưởng lợi

từ các tổ chức giới thiệu đểứng dụng tin học (Doost, 1999)

Zulkarnain Muhamad Sori,(2009) cho rằng việc tự động hóa thông tin kế toán trên phần mềm kế toán có lợi thế tăng tốc độ xử lý thông tin và khắc phục những điểm yếu của phương pháp kế toán thủ công truyền thống

Wang shunjin, (2012) lập luận rằng chuẩn mực kế toán trên máy vi tính được hình thành bằng cách nung chảy các lý thuyết về kế toán và các quy tắc của công nghệ thông tin, phân tích chức năng, các mo-đum và các cấu trúc tương tự của các phần mềm kế toán hiện hành dựa trên các lý thuyết, phương pháp cơ bản hướng dẫn về kế toán Các chuẩn mực kế toán trên máy vi tính đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện xử lý dữ liệu kế toán nhằm tiêu chuẩn hóa công nghệ thông tin điện tử kế toán, nâng cao chuẩn mực, chất lượng kế toán và khả năng vận dụng kế toán, thúc đẩy nghiên cứu và phát triển lý thuyết công nghệ kế toán v.v

Cùng quan điểm với Azleen Llias, (2011) Ahmad Al-hiyari, và các cộng sự (2013) chứng minh sử dụng gói phần mềm thông tin kế toán trên hệ thống máy vi tính nâng cao tính chính xác, dễ sử dụng, độ tin cậy, kịp thời, hài lòng về nội dung, thay đổi phương pháp làm việc và chất lượng dữ liệu, hiệu quả quản lý

Mikko Siponen và Juhani Heikka (2008), tác giả vai trò của các gói phần mềm điều tra cho rằng không thể thiếu các tính năng bảo mật trong phần mềm kế toán Phương pháp thiết kế hệ thống thông tin an toàn phải được đề xuất trong thời gian cài đặt gói phần mềm của doanh nghiệp để đảm bảo độ tin cậy của thông tin Đổi lại, nhà tư vấn, thiết kế an toàn hệ thống cần đảm bảo rằng mô hình thiết kế hệ

thống thông tin an toàn cung cấp hỗ trợ toàn diện trong tương lai – nói cách khác là

có tính di động

Các tính năng vượt trội của gói phần mềm kế toán đã đề cập ở trên được phát huy thông qua sự hiểu biết về kế toán, tài chính của nhà quản lý bằng cách cung cấp kiến thức trong lĩnh vực chuyên môn của mình sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện

hệ thống thông tin kế toán bằng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp; Marriot & Marriot (2000)

Cùng quan điểm trên; Thong và cộng sự (1996), Yap và Thong (1997), Thong (2001) đã chứng minh rằng các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp như chuyên gia tư vấn, nhà cung cấp phần mềm, nhà quản lý đóng vai trò quan trọng vì họ đem cơ hội cho doanh nghiệp lựa chọn, ứng dụng mô hình phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp mình Đồng thời còn chỉ ra rằng kiến thức, sự tham gia của các nhà quản lý, họ là yếu tố quan trọng đưa nguồn lực vào việc thực thi hệ thống thông tin

kế toán nói chung hay phần mền kế toán nói riêng vì các nhà quản lý chính là

người hiểu rõ doanh nghiệp mình nhất Mặt khác, sẽ khuyến khích người dùng phát

triển thái độ tích cực đối với việc sử dụng phần mềm dẫn đến xây dựng được ekip làm việc thuận lợi dễ dàng từ phương pháp truyền thống sang sử dụng kế toán máy Có thể nhận định rằng đối với doanh nghiệp bị hạn chế kinh nghiệm, thiếu thông tin thì sẽ gặp những trở ngại trong việc triển khai phần mềm kế toán, ảnh hưởng chất lượng sử dụng phần mềm của doanh nghiệp

Onalapo AA và Odetayo TA, (2012) chỉ ra rằng sử dụng các gói phần mềm kế toán có thể cung cấp công cụ cho bộ phận tài chính nâng cao năng suất, chất lượng đặc biệt là trong thời đại tiến bộ của công nghệ toàn cầu Do đó, bộ phận tài chính cần thiết phải có kiến thức về kỹ năng máy tính để thể hiện vai trò tương tác trong mối quan hệ với nhà quản lý hàng đầu thực hiện phân tích và thiết kế phần mềm phù hợp nhất

Thông qua việc triển khai các chương trình đào tạo toàn diện nhằm cung cấp đầy đủ kiến thức quản lý chất lượng dữ liệu góp phần để phần mềm kế toán khẳng định ưu thế trong môi trường kinh doanh, mới có thể phục vụ thông tin tài chính tốt

hơn, tạo sự tin cậy hơn, phù hợp hơn, có tính so sánh (Ahmad Al hiyari và cộng sự, 2013).

Emeka Nwokeji (2012), đã cho thấy việc quản lý chất lượng dữ liệu làm giảm chi phí và cải thiện hiệu suất tổ chức Khuyến nghị chính của nghiên cứu này là tất

cả các hệ thống thông tin kế toán người dùng phải được trải qua đào tạo để cập nhật kiến thức về công cụ phần phần mềm sẽ giúp ngăn chặn hậu qủa của chất lượng dữ liệu kém

Mô hình chất lượng dịch vụ Sevqual (Parasura & cộng sự, 1988) được chấp nhận và sử dụng phổ biến trong đo lường chất lượng dịch vụ Nghiên cứu được thực hiện dựa theo mô hình này vì nó phù hợp mục tiêu đo lường mức độ thỏa mãn hiệu quả sử dụng PMKT của khách hàng Mô hình Sevqual đưa ra năm khoảng cách, khoảng cách thứ 5 (khoảng cách khách hàng tiếp cận thực tế với dịch vụ khách hàng mong đợi) đây là tiêu chí thể hiện chất lượng dịch vụ đo lường bởi năm thành phần: Tin cậy, đáp ứng, năng lực phục vụ, sự đồng cảm và phương tiện hữu hình Đây cũng là nền tảng để xây dựng mô hình chất lượng phần mềm kế toán theo ISO-

9126

Cơ sở quan trọng khác mà nghiên cứu này dựa vào là Sriwidharmanely*& Vina syafrudin Một nghiên cứu thực nghiệm sự chấp nhận phần mềm kế toán của sinh viên thành phố Bengkulu Malaysia; nghiên cứu dựa trên mô hình chấp nhận công nghệ (TAM) phát triển bởi Davis, 1989 từ nền tảng mô hình lý luận hành động (TRA) được phát triển bởi Fishbein và Ajzen (1975) lý luận rằng phản ứng và nhận thức của một người về vấn đề gì sẽ xác định thái độ và hành vi của người đó Mô hình này đã được tin cậy, chấp nhận rộng dãi và mở rộng bởi Iqbaria (1995, 1997), Ferguson (1997), Chin & Told (1995) nhằm đánh giá thái độ chấp nhận công nghệ của người sử dụng phần mềm kế toán dựa trên nhận thức, niềm tin, thái độ, ý định, hành vi người sử dụng sẽ cảm thấy PMKT rất hữu ích cho họ

1.2 Nghiên cứu trong nước

Theo tiêu chuẩn chất lượng phần mềm VietNam được phát triển từ mô hình (ISO 9126, và các tiêu chuẩn của hiệp hội nghề quốc tế như ISO 8402) thì chất lượng tổng thể sản phẩm phần mềm cần phải được quan tâm từ chất lượng quy trình tới chất lượng phần mềm nội bộ (chất lượng phần mềm gốc – bên trong) cho đến chất lượng phần mềm đặt theo yêu cầu của người dùng (chất lượng ngoài) và chất lượng sử dụng (TCVN XXX-1, 2010) Theo đó chất lượng ngoài được đo bằng chức năng, tin cậy, tính khả dụng, tính hiệu quả, khả năng bảo trì và tính khả chuyển của phần mềm Chất lượng sử dụng được đo lường bằng tính hiệu quả, tính năng suất, tính thỏa mãn và độ an toàn của phần mềm (TCVN XXX-1, 2010).Đây

là tiêu chíchung để các đối tượng cung cấp, sử dụng phần mềm làm cơ sởđánh giá chất lượng phần mềm kế toán

“Tiêu chí đánh giá các yếu tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán” của Nguyễn Thị Hồng Nga, (2014) chịu sự tác động bốn yếu tố (1) Nguồn nhân lực kế toán và nhà quản lý: năng lực trình độ chuyên môn, trách nhiệm nghề nghiệp, ý thức tuân thủ pháp luật của các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân lực kế toán; (2)

hệ thống thông tin kế toán (IT): hệ thống thiết bị công nghệ thông tin truyền thông như phần mềm quản lý, phần mềm kế toán ảnh hưởng đến tính kịp thời, tính chính xác đầy đủ của thông tin kế toán cung cấp; (3) Môi trường doanh nghiệp: văn hóa doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, chính sách đãi ngộ, áp lực công việc…; (4) hệ thống văn bản pháp quy: luật, chuẩn mực kế toán và sự giám sát thông qua các quy định tuân thủ

Võ văn Nhị và các cộng sự (2014) tổng kết theo Jadhav A.S & R.M Sonar (2009) các nghiên cứu của rất nhiều tác giả công bố về tiêu chí đánh giá phần mềmcó năm tiêu chí phổ biến (1) Chất lượng phần mềm; (2) Nhà cung cấp phần mềm; (3) chi phí và lợi ích; (4) đặc điểm đầu ra của gói phần mềm; (5) Ý tưởng thiết kế phần mềm Ngoài ra còn có chất lượng dịch vụ hỗ trợ gồm các tiêu chí: Hướng dẫn sử dụng phần mềm, sự hỗ trợ của nhà cung cấp, hướng dẫn xử lý sự cố, huấn luyện, bảo trì và nâng cấp phần mềm, khả năng tư vấn của nhà cung cấp phần

mềm, bản dùng thử, số lần cài đặt của phần mềm, thời gian phản hồi, kinh nghiệm của nhà cung cấp, lịch sử phát triển sản phẩm, tính phổ biến và kỹ năng kinh doanh, kinh nghiệm kinh doanh của nhà cung cấp

Cơ sở quan trọng sau cùng mà nghiên cứu này dựa vào là “Hệ thống thông tin

kế toán ảnh hưởng đến hiệu quả của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam trong cộng đồng kinh tế ASEAN” của Phan Đức Dũng & Phạm Anh Tuấn (2015) Trong bài nghiên cứu này tập trung ở khía cạnh ứng dụng hiệu quả phần mềm trong công tác kế toán góp phần cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, tăng năng suất lao động của kế toán để các doanh nghiệp không ngừng nâng cao năng lực kinh doanh, thúc đẩy xây dựng thương hiệu, đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra Để trả lời cho câu hỏi những yếu tố nào tác động đến hiệu quả hệ thống thông tin kế toán trên máy tính? Kết quả cho thấy những người thực hiện công tác kế toán chú ý nhiều nhất đến (1) Các yếu tố liên quan đến phần cứng bao gồm: hệ thống đủ mạnh đáp ứng nhu cầu nhanh chóng, khả năng chia sẻ dữ liệu, có thể nâng cấp trong tương lai (2): các yếu tố liên quan đến phần mềm: dễ dàng cài đặt, dễ sử dụng, linh hoạt và tự động hoạt động, hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố, phù hợp tùy chỉnh cho từng đối tượng người dùng (3) Chất lượng thông tin: thông tin phải chính xác, đáp ứng kịp thời và có độ bảo mật cao

1.3 Hướng phát triển nghiên cứu của đề tài

1.3.1 Những điểm kế thừa của các nghiên cứu trước đây

Mục tiêu nghiên cứu “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP Hồ Chí Minh”nên chỉ xem xét lại các yếu tố tác động có tính quyết định đến hiệu quả sử dụng phần mềm vàđo lường chúng Người viết sẽ kế thừa từ nghiên cứu của của Phan Đức Dũng & Phạm Anh Tuấn (2015) ba biến độc lập cho giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm

kế toán gồm các yếu tố liên quan đến 1- phần cứng, 2- phần mềm; 3- chất lượng thông tin; Trong nghiên cứu này người viết vẫn dựa trên mô hình nghiên cứu và bảng câu hỏi của nghiên cứu trước, nhưng để phù hợp với bối cảnh nghiên cứu

biến phụ thuộc là hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán Kế thừa Võ văn Nhị và các

cộng sự (2014) phần hiệu quả tư vấn từ nhà cung cấp phần mềm, chuyên gia bên ngoài, bên trong doanh nghiệp sẽ được gộp thành một biến chung: 4 - hiệu quả tư vấn từ chuyên gia

Với Nguyễn Thị Hồng Nga (2014) sẽ kế thừa yếu tố năng lực chuyên môn gồm (năng lực trình độ chuyên môn, trách nhiệm nghề nghiệp, ý thức tuân thủ pháp luật của các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân lực kế toán) Vì rõ ràng năng lực kế toán

và nhà quản lý có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thực hiện phần mềm kế toán tại doanh nghiệp Các nghiên cứu trước cũng chỉ ra rằng sự tham gia của nhà quản

lý sẽ khuyến khích người dùng phát triển thái độ tích cực, điều này chỉ rõ sự khác biệt giữa thực hiện thành công và không thành công nếu như không có sự tham gia của nhà quản lý, gộp chung ở nghiên cứu này là: 5- năng lực chuyên môn Thứ 6- thái độ chấp nhận sử dụng PMKT kế thừa từ nghiên cứu của Sriwidharmanely*& Vina syafrudin, một nghiên cứu thực nghiệm sự chấp nhận phần mềm kế toán của sinh viên thành phố Bengkulu Malaysia thông qua (1) tính hữu dụng và (2) hiệu quả

Từ những nghiên cứu trong và ngoài nước của nhiều tác giả, trong đó có nghiên cứu Phan Đức Dũng & Phạm Anh Tuấn (2015) Nghiên cứu của Võ Văn Nhị và các cộng sự (2014) đã công bố ở phần tổng quan nghiên cứu, cho thấy những người thực hiện công tác kế toán trên phần mềm kế toán chú ý nhiều đến: {1} Chất lượng phần cứng: hệ thống đủ mạnh đáp ứng nhu cầu nhanh chóng, khả năng chia sẻ dữ liệu, có thể nâng cấp trong tương lai

{2} Chất lượng phần mềm kế toán: chức năng, tin cậy, khả dụng, tính hiệu quả, khả năng bảo trì và tính khả chuyển của phần mềm (dễ dàng cài đặt, dễ sử dụng, linh hoạt và tự động hoạt động, hệ thống sao lưu và phục hồi dữ liệu khi có sự

cố, phù hợp tùy chỉnh cho từng đối tượng người dùng)

{3} Chất lượng thông tin: thông tin phải chính xác, đáp ứng kịp thời và có độ bảo mật cao

{4} Hiệu quả tư vấn: hiệu quả tư vấn của tổ chức bên ngoài doanh nghiệp như chuyên gia tư vấn, nhà cung cấp phần mềm, nhà quản lý từ công ty mẹ

{5} Năng lực chuyên môn: Trình độ, kinh nghiệm chuyên môn của kế toán viên, nhà quản lý (kế toán trưởng, ban điều hành)

{6}: Thái độ chấp nhận sử dụng phần mềm kế toán

1.3.2 Những điểm khác biệt của đề tài:

Thứ nhất, Nghiên cứu này diễn ra tại thời kỳ nền kinh tế đang đứng trước những khó khăn xen lẫn cơ hội hội nhập cộng đồng kinh tế khu vực ASEAN.Các doanh nghiệp phải cạnh tranh gay gắt để tồn tại, và nắm bắt cơ hội vươn lên.Đề tài nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán giúp tìm ra những yếu tố quyết định nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng phần mềm kế toán góp phần tăng sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trước hội nhập kinh tế Nghiên cứu này cũng muốn kế thừa từ nghiên cứu của của của Phan Đức Dũng & Phạm Anh Tuấn (2015) để kiểm nghiệm lại ở khía cạnh mới nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng PMKT tại Thành phố Hồ Chí Minh

Thứ hai, có ít nghiên cứu trong nước về giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán, mà chủ yếu phân tích định tính Nghiên cứu này chọn phương pháp định lượng cho kết quả tin cậy, chính xác, là tham khảo hữu ích trong thực tiễn giúp các nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng công cụ giám sát, kiểm soát hiệu quả tối ưu thông qua phần mềm kế toán Đặc biệt là những doanh nghiệp bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán

kế toán đóng vai trò then chốt nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp

Ngoài ra, chương này đã trình bày điểm khác biệt của đề tài các nghiên cứu trước đây tại Việt Nam Đa số là định tính và nghiên cứu về tiêu chí tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán hoặc đánh giá chất lượng PMKT tại các doanh nghiệp Đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” có sự kết hợp cả hai yếu tố trên và bằng phương pháp định lượng sẽ có ý nghĩa thực tiễn hơn

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 2.1 Cơ sở xây dựng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán được xây dựng trên mối quan hệ đa chiều, nhiều lĩnh vực nghiên cứu đã đề cập ở chương một, cụ thể:

2.1.1 Hệ thống kế toán

Định nghĩa: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

(theo luật kế toán)

Theo hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa kỳ (FASB), một trong các tổ chức ban hành chuẩn mực kế toán thế giới định nghĩa: Kế toán là một hệ thống thông tin Các chuẩn mực kế toán tài chính là mục đích chính của kế toán, nhằm cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.Bản chất của kế toán là phản ánh bản chất tài chính của các dòng tiền ra, vào trong một doanh nghiệp Nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng và các bên liên quan bằng những con số biết nói

Phân loại kế toán theo phương pháp xử lý:

Kế toán theo phương pháp thủ công

Hình 2.1: Sơ đồ hệ thống kế toán thủ công

Kế toán thủ công là phương pháp kế toán ghi bằng bút, toàn bộ từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán, xử lý thông tin kế toán và lập báo cáo kế toán đầu được thực hiện bằng tay Việc làm kế toán thủ công đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, bộ

Sổ nhật

ký

Sổ cái Lập báo cáo

Ghi sổ nhật ký

máy kế toán cồng kềnh và không cung cấp được thông tin kế toán ngay lập tức khi cần.Phương pháp kế toán này phù hợp với loại hình doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ Các doanh nghiệp làm kế toán theo phương pháp này vì điều kiện trang thiết bị chưa cho phép, hoặc nhận thức và trình độ hiểu biết và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa họ chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng và tính hiệu quả của của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán Hoặc cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán chi phí đầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có một phần mềm riêng và tất cả các máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống máy vi tính

Kế toán trên phần mềm máy tính

Hình 2.2: Sơ đồ hệ thống kế toán trên máy tính

Ở mức độ này doanh nghiệp làm kế toán với một PMKT riêng biệt có thể do doanh nghiệp mua, tự viết hay thuê công ty tin học viết Chi phí ban đầu bỏ ra đầu

tư mua phần mềm khá lớn Đây là mô hình phổ biến với sự phát triển khoa học công nghệ hiện nay Theo phương pháp này chỉ cần nguồn thông tin và dữ liệu kế toán ban đầu được chuyển đến từ các phòng, ban hoặc từ đối tác bên ngoài đã được

ký duyệt như trường hợp thủ công, kế toán viên sẽ nhập vào phần mềm máy tính một cách chính xác PMKT xử lý cho ta có thể đối chiếu, kiểm tra số liệu, tra cứu

dữ liệu dễ dàng để xác định các sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán và cho ra các báo cáo, bảng biểu theo yêu cầu ngay sau đó (Nguồn: viettronics.edu.vn/khoaketoan)

Các dữ liệu liên quan đến hoạt động

Các tập tin lưu dữ liệu

Truy xuất thông tin theo yêu cầu

2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn dữ liệu và thủ tục xử lý dữ liệu để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng đưa ra quyết định

Hình 2.3: Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.1 Chức năng chủ yếu của hệ thống thông tin kế toán:

- Thu thập, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu từ các hoạt động diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp

- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích: thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cho việc lập kế hoạch và hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp; thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch; thông tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

- Kiểm soát: sự tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; bảo vệ tài sản, vật chất, thông tin; hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin; thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.2.1 Phân loại theo mục tiêu cung cấp thông tin

Theo mục tiêu cung cấp thông tin thì hệ thống thông tin kế toán được chia thành: hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị

t định

Dữ

liệu

AIS (xử lý)

aaa

AIS

người sử dụng

- Hệ thống thông tin kế toán tài chính

1 Mục tiêu Cung cấp thông tin tài chính bên ngoài theo luật định

2.1.2.2.2 Phân loại theo phương thức xử lý

Theo phương thức xử lý thì hệ thống thong tin kế toán được phân làm 2 loại: Hệ thống thông tin kế toán thủ công và hệ thống thông tin kế toán máy

Lập báo cáo

Ghi sổ chi tiết và sổ cái

Chứng từ Phân loại&

ghi nhật ký

HT doanhthu phảithu HT

HT hàng tồn kho HT báo cáo

Hệ thống (HT) kế toán tài chính

_ _

Dòng thông

HT ngân

sách (lập kế

HT báo cáo trách nhiệm

TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM

Kế hoạch

Dòng thông tin trên xuống

HT xử lý nghiệp

vụ (thực tế) tránhiệm

- Hệ thống thông tin kế toán thủ công

Hình 2.4: Hệ thống thông tin kế toán thủ công

- Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính

Hình2.5: Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính

(Nguồn: tổng hợp từ giáo trình HTTTKT trường ĐH Kinh tế Luật)

2.1.3 Yêu cầu của thông tin kế toán

Thông tin kế toán cần đáp ứng những yêu cầu sau:

- Tùy theo mục đích sử dụng thông tin mà hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp những thông tin phản ánh ở những giác độ khác nhau nhưng phù hợp cho các đối tượng sử dụng thông tin Những thông tin phù hợp sẽ được các đối tượng sử dụng thông tin dùng làm căn cứ để đưa ra các quyết định kinh tế của mình

- Thông tin cung cấp phải đảm bảo tính đầy đủ, không được bỏ sót thông tin dù bất

kỳ lý do gì đặc biệt là những thông tin phản ánh các khía cạnh quan trọng tại đơn vị

sổ nhật

ký

Sổ cái Lập báo cáo

Ghi sổ nhật ký

Thông tin yêu cầu

Nhập liệu

Truy xuất thông tin theo yêu cầu

Chứng từ

Sự kiện của

quá trình SXKDxuất

Các tập tin lưu trữ dữ

Các dữ liệu liên quan đến hoạt động DN

- Thông tin kế toán phải đảm bảo đúng thời điểm Yêu cầu này đòi hỏi cần ghi nhận

và cung cấp thông tin kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin, tránh chậm trễ gây ảnh hưởng tiêu cực trong việc ra đưa ra các quyết định kinh tế

- Có thể hiểu: Yêu cầu này đòi hỏi thông tin kế toán phải được lập và trình bày theo những mầu nhất định, người sử dụng thông tin có thể đọc, nắm bắt thông tin một cách dễ dàng

2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong xây dựng phần mềm kế toán:

Kế toán là một trong một trong lĩnh vực đầu tiên được hưởng lợi từ các

tổ chức giới thiệu để ứng dụng tin học (Doost, 1999) Hệ thống thông tin kế toán là nền tảng xây dựng PMKT, làm cầu nối tác nghiệp đưa các nghiệp vụ kế toán truyền thống tham gia quy trình xử lý tự động bằng kỹ thuật mã hóa các thông tin theo chuẩn mực kế toán Đánh dấu bước ngoặt trong quản lý kinh tế, tài chính trước sự bùng nổ về quy mô cũng như độ phức tạp thông tin trong quản lý kinh tế, làm gia tăng cạnh tranh và hợp tác trong các doanh nghiệp

Hệ thống công nghệ thông tin làm cho kế toán đơn giản, cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy, liên kết, kịp thời, dễ hiểu và có tính kiểm chứng, giúp người sử dụng thông tin tài chính trong quá trình ra quyết định

Ngày nay với những tiến bộ của khoa học kỹ thuật làm cho kế toán được nhìn nhận “Kế toán là một hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính của một tổ chức hay một doanh nghiệp” nhằm khắc phục nhược điểm từ phương pháp kế toán thủ công mà các lỗi có thể không bị phát hiện trong một thời gian Nên giống như nhiều ngành công nghiệp khác, ngành công nghiệp kế toán cũng thay đổi bởi một hệ thống xử lý cung cấp thông tin đã được số hóa Nhưng cho dù khoa học công nghệ phát triển đến mức nào, xét cho cùng cũng chỉ là công cụ hỗ trợ cho sự hoàn hảo cho một vấn đề hay một lĩnh vực nên phần mềm kế toán vẫn dựa trên nguyên lý căn bản về nguyên tắc kế toán Vậy phần mềm kế toán được xây dựng dựatrên kỹ thuật mã hóa thông tin theo khuôn khổ các quy định nhà nước về kế toán, không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và

phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản hiện hành về kế toán (TT 103/2005/TT-BTC)

2.2 Tổng quan về phần mềm kế toán

2.2.1 Định nghĩa phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính Bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế

toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị (theo luật kế toán)

Theo Wikipedia, phần mềm kế toán là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính Khi thực hiện phần mềm mang lại các báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết theo quy định hiện hành của kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán nhập số liệu đầu vào là các chứng từ, số liệu do người dùng nhập, dựa vào các thủ tục, quy trình có sẵn phần mềm kế toán sẽ xử lý và đưa ra các báo cáo một cách chính xác và hiệu quả Giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi

phí(http://www.wikipedia.org)

Từ các khái niệm trên có thể hiểu phần mềm kế toán là: một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế chương trình tự động, gọi là phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán của đơn vị hạch toán trực tiếp trên máy vi tính

2.2.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

2.2.2.1 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Hình 2.6: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

- Kế toán viên nhập liệu từ các chứng từ gốc vào PMKT, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được lưu trữ dưới dạng các mẫu tin trong các tập tin hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu PMKT sẽ tự động xử lý các mẫu tin này, sau đó chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết hay sổ cái Nếu phần mềm xử lý theo thời gian thực (real time posting) thì dữ liệu được kết chuyển ngay khi người sử dụng nhập liệu Còn nếu phần mềm xử lý kết chuyển theo lô (batch posting) thì định kỳ sau khi kiểm tra xác nhận của người xử dụng thì số liệu sẽ kết chuyển vào cơ sở dữ liệu

- Để kết xuất những thông tin đầu ra như sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán, phần mềm kế toán phối hợp với các thông tin khác như danh mục vật tư, danh mục tài khoản, danh mục nhân viên, … tạo lập các bảng cân đối (cân đối tài khoản, cân đối hàng tồn kho, …); ghi nhận các điều chỉnh cuối cùng là khóa

sổ và in ấn các báo cáo tài chính hay báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của nhà nước hay nhà quản lý (theo Trần Phước, 2007, p.98)

2.2.2.2 Phân loại phần mềm kế toán

Có hai tiêu chí phân loại Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với donh nghiệp của mình

 Phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề

Một số phần mềm kế toán được thiết kế để phục vụ cho công tác kế toán của một số đặc thù chuyên sâu ngành nghề như:

- Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp

- Phần mềm kế toán chuyên ngành dược

- Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc

- Phần mềm kế toán chuyên ngành vận chuyển logistic …

 Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô doanh nghiệp gồm 3 loại sau:

- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc nhỏ nhất: dưới 3 người sử dụng

- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn: dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng trên 20 người

- Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy vừa dành cho doanh nghiệp có số người sử dụng từ 3-20 người

Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phân quyển truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho, ) và phân quyền theo chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa, …), phân quyền truy cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo quản trị vậy chỉ cần một phần mềm kế toán đơngiản là đủ đáp ứng nhu cầu

Các doanh nghiệp quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền và

xử lý truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm Các yêu cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn Một số doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền xử lý và truy cập các chức năng , thông tin trong phần mềm và ba1op cáo quản trị nhiều hơn Một số doanh nghiệp có quy mô vừa, có các bộ phận,

đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình PMKT có khả năng chạy nhanh, ổn định qua đường truyền internet

Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng; với tốc độ nhanh Chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt số 30-40 người

Đối với PMKT thì quy mô của doanh nghiệp cũng tương ứng với quy mô của phòng kế toán Thường thì doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượng nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và cũng đòi hỏi càng nhiều số lượng nhân viên kế toán

2.2.2.3 Các hình thức và các đặc điểm phần mềm kế toán

- Các hình thức phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán về bản chất là một ứng dụng số hóa thông tin trong công tác kế toán Do đó, hoặc được nội bộ các đơn vị tự nghiên cứu và xây dựng (bởi các nhân viên am hiểu lập trình) ứng dụng tại đơn vị, hoặc được các công ty trong, ngoài nước cung cấp trên thực tế một phần mềm chỉ phù hợp cho một nhóm khách hàng nhất định mà thôi Một sản phẩm nhắm đến nhóm khách hàng càng hẹp thì khả

năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng đó càng cao

Tùy theo quy mô của doanh nghiệp sử dụng mà phần mềm có thể được xây dựng và phát triển như một chương trình riêng biệt (low-end) thường sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ (tất cá các chức năng của hệ thống kế toán được tích hợp trong một chương trình), hoặc được xây dựng như một phân hệ trong hệ thống họach định nguồn lực doanh nghiệp (high-end), hay gọi là hệ thống ERP (Enterprise resource Planning), thường sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn

- Đặc điểm của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán giữa các doanh nghiệp không hoàn toàn giống nhau.Nếu phần mềm đặt hàng riêng thì sẽ mang dáng dấp đặc thù của doanh nghiệp Nếu mua dưới dạng sản phẩm trọn gói thì doanh nghiệp phần lớn chỉ sử dụng các chức năng theo đặc điểm giống nhau giữa các doanh nghiệp, còn phần khác nhau của mỗi

doanh nghiệp sẽ tự điều chỉnh hoặc lại đặt hàng do chính nhà cung cấp phần mềm chỉnh sửa cho phù hợp theo yêu cầu riêng của mình Đây là đặc điểm không đồng nhất của PMKT

Từ lúc nhà cung cấp nhận được yêu cầu đặt thiết kế phần mềm của doanh nghiệp hoặc đặt mua phần mềm trọn gói đến khi chuyển giao, vận hành, phần mềm tiếp tục được chỉnh sửa, bảo hành, nâng cấp, huấn luyện, … nghĩa là quá trình sản xuất và sử dụng phần mềm diễn ra liên tục Có thể nói PMKT có đặc điểm không đồng thời hay không chia cắt

Phần mềm kế toán được coi như một tài sản vô hình của doanh nghiệp

Với những đặc điểm nêu trên: tính không đồng nhất, tính không đồng thời, tính vô hình và tính lưu giữ được; sản phẩm PMKT mang đầy đủ tính chất một dịch

vụ ứng dụng trong doanh nghiệp

2.2.2.4 Lợi ích từ việc sử dụng phần mềm kế toán

Anita s.Hollander, Eric L denna và J.Owen Cherrington (1995) đã tổng kết sử dụng phần mềm trong công tác kế toán tại doanh nghiệp có các lợi ích như sau: Thứ nhất, phần mềm kế toán sẽ hạn chế các sai sót so với làm kế toán bằng phương pháp thủ công, do phần mềm kế toán hỗ trợ việc nhập liệu đầu vào, xử lý số liệu, kiết xuất, lưu trữ, kiểm soát số liệu một cách liên tục và tự động, rút ngắn thời gian làm việc đến mức tối thiểu cho nhân viên kế toán

Thứ hai, phần mềm kế toán sẽ tránh những công việc trùng lắp của các phần hành kế toán khác nhau;phân tích và tổng hợp chính xác, hạn chế tiềm ẩn rủi ro cho nhà quản lý, nâng cao hiệu quả công việc kế toán, phần mềm được thiết kế phù hợp với quy định của pháp luật, thuế hiện hành … giúp cho doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật

Thứ ba, do thực hiệc các nghiệp vụ hạch toán trên phần mềm, sẽ hạn chế tối

đa việc sử dụng giấy ghi chép, lưu trữ và truyền dữ liệu.Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp

Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu phụ thuộc nhiều vào phần cứng và các thiết bị hỗ trợ khác

Quy trình làm kế toán máy thay đổi so với làm kế toán bằng thủ công nên có thể phát sinh rủi do tiềm tàng

Khi chế độ kế toán thay đổi, PMKT phải thay đổi kịp thời để phục vụ công tác kế toán đúng chế độ hiện hành

2.3 Hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán

Hệ thống phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm tạo điều kiện để các doanh nghiệp sử dụng công nghệ mới khắc phục điểm yếu của mình và làm tăng triển vọng thành quả (DeLone, 1988) Trong thực tế các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang tận dụng khai thác tối ưu nguồn dữ liệu từ hệ thống phần mềm kế toán, ứng dụng này đã và đang trở thành nguồn gốc để tăng năng suất, hiệu quả quản lý

sản xuất, kinh doanh Theo Romney và cộng sự., (1997) (trích bởi Lê Thị Ni, 2014)

một hệ thống thông tin ứng dụng như phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu thông qua thu thập, nhập liệu, xử lý, lưu trữ, quản lý, kiểm soát đưa

ra báo cáo tài chính Điều này cho ta thấy đó là một hệ thống với nhiều thành phần liên kết nhau tạo thành hệ thống xử lý thông tin chuyên nghiệp đã thuyết phục người sử dụng hơn nhiều so với kế toán thủ công Vì kết quả sẽ được cung cấp ngay khi nhà quản lý cần thông tin (Ví dụ: số lượng đơn hàng đặt, đã sản xuất, đã giao hoặc tồn kho, công nợ, vòng quay vốn,…) để ra quyết sách đúng; cho kế hoạch sản suất, kinh doanh tốt nhất

Công tác kế toán hiện nay trong các doanh nghiệp trong nước cũng như trên thế giới đang có những thay đổi căn bản, đó là kết quả của việc ứng dụng tiến bộ