Tổng quanBảng Cân đối Kế toán là một tài liệu vô cùng quan trọng nằm trong bộ Báo cáo tàichính của doanh nghiệp, nó phản ánh một cách tổng quát về tình hình tài chính và sự cân đốigiữa h
ĐÁNH GIÁ VỀ SỰ PHÙ HỢP CỦA PHẦN MỀM TTSOFT 1A VỚI QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ KẾ TOÁN
Đánh giá hệ thống báo cáo tài chính – Bảng Cân đối Kế toán
Bảng Cân đối Kế toán là thành tố không thể thiếu trong bộ Báo cáo Tài chính của doanh nghiệp Bảng thể hiện toàn diện tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua sự cân đối giữa hai thành phần chính: "Tài sản" và "Nguồn vốn".
Sử dụng dữ liệu minh họa ứng dụng phần mềm kế toán Ttsoft 1A, thiết lập theo “Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa” Nhìn chung các biểu mẫu báo cáo là đầy đủ theo quy định của pháp luật về kế toán như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, Thuyết minh báo cáo tài chính, Tờ khai thuế giá trị gia tăng,… (Hình 1.1.1a)
Biểu mẫu Bảng Cân đối Kế toán trên phần mềm sẽ gồm hai mẫu B01a-DNN và B01b-DNN Theo thông tư 133 tại điều số 71 có quy định: “Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý doanh nghiệp có thể lựa chọn lập Báo cáo tình hình tài chính theo Mẫu số B01b-DNN hoặc B01a-DNN” Theo mẫu số B01a thì tài sản và nợ phải trả được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần (Hình 1.1.1b), mẫu B01b tài sản và nợ phải trả sẽ được trình bày theo ngắn hạn và dài hạn (Hình 1.1.1c).
Hình 1.1.1b: Bảng Báo cáo tình hình tài chính mẫu số B01a-DNN
Hình 1.1.1c: Bảng Báo cáo tình hình tài chính mẫu số B01b-DNN
1.1.2 Đánh giá ưu điểm phần mềm kế toán TTsoft 1A - Bảng báo cáo tình hình tài chính
Cột “Chỉ tiêu” trên báo cáo thể hiện đầy đủ các mục và được sắp xếp phù hợp theo quy định của pháp luật.
Cột “Mã số” đối ứng với từng mục bên cột “Chỉ tiêu” là các mã số hoàn toàn chính xác khi đối chiếu với mẫu Báo cáo do Bộ tài chính ban hành.
Cách lập Báo cáo tình hình tài chính trên phần mềm Ttsoft 1A được thiết lập các biểu thức đi kèm với từng chỉ tiêu (Hình 1.1.2a):
Nhóm tiến hành kiểm tra tính phù hợp của từng biểu thức so với hướng dẫn của Bộ tài chính Đa số nội dung và cách lập của các biểu thức trong Báo cáo tình hình tài chính B01b đã được thiết lập chính xác và phù hợp với quy định luật pháp và các hướng dẫn kế toán hiện hành Đây là một cơ sở quan trọng giúp thông tin phản ánh trong bảng báo cáo tình hình tài chính đảm bảo được tính chính xác và độ tin cậy cao (Hình 1.1.2b).
Khi lập bảng Báo cáo tình hình tài chính tại một thời điểm bất kỳ (Hình 1.1.2c):
- Báo cáo thể hiện chi tiết và rõ ràng theo từng chỉ tiêu đúng với quy định.
- Có thông báo khi chưa thực hiện tính giá trị các chỉ tiêu (Hình 1.1.2d).
- Trong báo cáo cũng có hai cột số liệu kỳ này và kỳ trước giúp dễ dàng đánh giá và so sánh tình hình tài chính qua từng năm Người sử dụng báo cáo tài chính thông qua báo cáo này sẽ có cái nhìn tổng quan về nguồn lực tài chính của doanh nghiệp, tình hình của nguồn vốn và toàn bộ tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
- Dễ dàng in ấn, kết xuất báo cáo nhanh chóng tiện lợi đảm bảo độ chính xác cao, phần mềm cũng hỗ trợ xuất ra nhiều dạng file khác nhau Excel, PDF,…
- Khi lập bảng báo cáo tình hình tài chính, phần mềm TT Soft 1A tự động tính toán các chỉ tiêu cần thiết.
- Từ những dữ liệu phát sinh được nhập vào, phần mềm tự động tính tổng giá trị: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu
- Phần mềm có tính năng tự động lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu liên quan đến bảng báo cáo tình hình tài chính Từ đó người dùng có thể dễ dàng truy cập, tìm kiếm và kết xuất báo cáo khi cần thiết, đáp ứng yêu cầu an toàn và bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán TT Soft 1A cho phép người dùng dễ dàng sửa đổi nội dung biểu mẫu báo cáo:
- Thêm hoặc xóa các chỉ tiêu trong báo cáo phù hợp với tình hình của doanh nghiệp (Hình 1.1.2g).
- Thiết lập các biểu thức tính toán của từng chỉ tiêu (Hình 1.1.2h).
1.1.3 Đánh giá nhược điểm phần mềm kế toán Ttsoft 1A - Bảng báo cáo tình hình tài chính
Trong quá trình kiểm tra sự phù hợp của biểu thức với hướng dẫn của Bộ Tài chính, nhóm nghiên cứu đã phát hiện phần mềm Ttsoft 1A đã bỏ trống ở chỉ tiêu "Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn ngắn hạn" và "Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn dài hạn" khi thiết lập biểu thức (Hình 1.1.3a và Hình 1.1.3b).
Mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b – DNN theo thông tư 133, hướng dẫn cách lập và phương pháp lập chỉ tiêu “Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn ngắn hạn” mã số 123 như sau: bao gồm số dư bên nợ chi tiết tài khoản 1281 và 1288, kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo, ngoại trừ khoản đã được trình bày trong chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền” và “Phải thu ngắn hạn khác”.
Mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b – DNN theo thông tư 133, hướng dẫn cách lập và phương pháp lập chỉ tiêu “Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn dài hạn” mã số 253 như sau: bao gồm số dư bên nợ chi tiết tài khoản 1281 và
1288, kỳ hạn còn lại trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo, ngoại trừ khoản đã được trình bày trong chỉ tiêu “Phải thu dài hạn khác”.
Phần mềm cũng hỗ trợ xuất ra nhiều dạng file khác nhau Excel, PDF,… nhưng chưa hỗ trợ liên kết với Word và Access (Hình 1.1.3c).
Khi trình bày mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b-DNN, cần đảm bảo tính nhất quán trong tên tiêu đề "Số đầu năm" và "Số cuối năm" Báo cáo phải hiển thị rõ ràng mẫu số B01b- DNN cùng ngày tháng năm tại thời điểm lập báo cáo (Hình 1.1.3d).
Mẫu báo cáo tình hình tài chính trong phần mềm có một số hạn chế nhỏ và phần mềm kế toán TT Soft 1A thì giới hạn khả năng tùy chỉnh hình thức mẫu biểu của người dùng, chỉ chỉnh sửa được một số mục như hình minh họa phía dưới Vì vậy nếu có những chỉnh sửa về hình thức báo cáo thì sẽ gặp khó khăn (Hình 1.1.3e).
Đánh giá hệ thống tài khoản kế toán
1.2.1 Ưu và nhược điểm của hệ thống tài khoản kế toán trên phần mềm kế toán TTsoft 1A
Đối chiếu với Danh mục tài khoản kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC, hệ thống tài khoản kế toán trên phần mềm là đầy đủ, gồm 8 loại tài khoản:Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh,thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả kinh doanh (.Hình 1.2.1a vàHình 1.2.1b)
Bên cạnh đó hệ thống tài khoản trên phần mềm còn có loại tài khoản ngoài bảng, các tài khoản cấp 0 này sẽ giúp cho doanh nghiệp phản ánh những tài sản hiện có nhưng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, phản ánh một số chỉ tiêu kinh tế đã trình bày trong tài khoản thuộc báo cáo tình hình tài chính nhưng vẫn cần theo dõi phục vụ cho mục đích quản lý.
Các tài khoản được phân cấp theo hai cấp độ, cấp 1 và cấp 2 Bên cạnh đó, "Thông tin tài khoản" cũng được hiển thị rõ ràng và chi tiết, bao gồm cả thông tin theo dõi số dư, phân loại ngắn hạn/dài hạn, (Hình 1.2.1c).
Dễ dàng thêm mới các tài khoản cấp con phù hợp với yêu cầu quản lý và mục đích sử dụng của doanh nghiệp Thông tin sẽ được theo dõi một cách khoa học và dễ dàng khi sử dụng tính năng này (Hình 1.2.1d).
Khi thay đổi thuộc tính bất kỳ của tài khoản trong mục “Thông tin tài khoản” thì hệ thống sẽ có cảnh báo cho người dùng Tính năng này giúp người sử dụng có thể kiểm tra lại khi thực hiện công việc, tránh trường hợp sai sót do thao tác nhầm (Hình 1.2.1c).
Phần mềm kế toán cho phép tạo thêm tiểu khoản cho các tài khoản hiện có Người dùng có thể thực hiện bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến tài khoản cần tạo tiểu khoản, chọn "Sao chép", sau đó thay đổi thông tin thuộc tính của tài khoản mới và cuối cùng "Kéo thả" tài khoản mới vào vị trí mong muốn.
Trong phần “Thông tin tài khoản” khi thiết lập sai các mục thì phần mềm vẫn cho phép lưu mà không có bất kỳ cảnh báo nào cho người sử dụng Dẫn đến nhưng sai sót và sự bất hợp lý trong quản lý hệ thống tài khoản Ví dụ trong Hình 1.2.1g, tài khoản “Tiền Việt Nam” phần “Chi tiết phát sinh theo đối tượng” được đổi thành
“Vật tư – Hàng hóa” và theo dõi số dư được đổi thành “Dư hai bên”, phần mềm vẫn cho phép lưu và không đưa ra cảnh báo thiết lập không phù hợp.
ĐÁNH GIÁ TÍNH KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM
Kiểm soát xác thực và phân quyền trong doanh nghiệp
2.1.1 Kiểm soát xác thực trong doanh nghiệp
- Xác thực là xác nhận danh tính của người dùng để cấp quyền truy cập vào hệ thống phần mềm, thường yêu cầu tên người dùng và mật khẩu Và tương tự như những phần mềm kế toán khác, trong phần mềm Kế toán TTSOFT 1A, để truy cập được vào hệ thống thì bước đầu tiên là điền tên đăng nhập và mật khẩu, chỉ khi thông tin được xác thực thì ta mới có thể đăng nhập vào hệ thống phần mềm.
Hình 2.1.1a – Giao diện đăng nhập vào phần mềm)
(Hình 2.1.1b – Giao diện hiển thị sau khi đăng nhập thành công)
Có yêu cầu tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.
Phần mềm cho phép người dùng sử dụng mà không cần đặt mật khẩu, việc này dẫn đến tính bảo mật yếu kém, dễ bị đánh mất, rò rỉ, lộ thông tin tài chính của công ty.
Phần mềm vẫn cho phép người dùng đặt mật khẩu chưa đủ mạnh mà không kiểm soát, quy định người dùng phải đặt mật khẩu đủ mạnh (ví dụ như bao gồm chữ viết hoa và chữ viết thường, các ký tự đặc biệt, chữ số và mật khẩu phải chứa 8 ký tự trở lên), (như trường hợp ở Hình 2.1.1c và 2.1.1d, ban đầu tiến hành đặt mật khẩu gồm 4 ký tự thì phần mềm vẫn cho phép và báo “Thực hiện thành công”, sau đó đổi mật khẩu thành 2 ký tự thì phần mềm vẫn cho phép), thêm việc chỉ có 1 lớp bảo mật là mật khẩu, điều này dẫn đến dễ bị kẻ xấu tấn công, đánh cắp dữ liệu.
2.1.2 Kiểm soát phân quyền trong doanh nghiệp
- Phân quyền là xác định xem user có được phép truy cập tài nguyên hay không Nó xác định những gì người dùng có thể và không thể truy cập
- Phần mềm Kế toán TTSOFT 1A thiết lập phần “Quản trị người dùng” để người quản lý có thể phân quyền cho nhân viên, làm cho việc quản lý, theo dõi và kiểm soát nhân viên dễ dàng và hiệu quả hơn Để có thể thực hiện việc phân quyền, người phân quyền nhấn chọn Hệ thống/Quản trị người dùng (như minh họa ở Hình 2.1.2a), sau đó nhấn chọn vào Mục Thêm (như minh họa ở Hình 2.1.2b) để tiến hành phân quyền cho nhân viên Với chức năng phân quyền này, mỗi nhân viên sẽ được thao tác trên những nghiệp vụ và chức năng nhất định tùy theo đặc thù công việc của mỗi người.
(Hình 2.1.2a) (Giao diện sau khi bấm chọn Quản trị người dùng - Hình 2.1.2b)
(Giả sử đang tiến hành phân quyền – Hình 2.1.2c)
- Ở hình 2.1.2c ta thấy được tên tài khoản, tên người dùng của từng nhân viên được
- Ở thẻ Chức năng: cho phép người dùng phân quyền các chức năng Xem, Thêm, Sửa,
Xóa, Tất cả cho nhân viên (Hình 2.1.2c)
- Ở thẻ Chứng từ: cho phép người dùng phân quyền các chức năng Xem, Thêm, Sửa,
Xóa, Ghi sổ, Mở khóa, Tất cả cho nhân viên (Hình 2.1.2d)
- Ở thẻ Báo cáo: cho phép người dùng phân quyền chức năng Xem các loại báo cáo cho nhân viên (Hình 2.1.2e)
Có trang bị tính năng quản lý người dùng và phân quyền cho các nhân viên.
Cấp trên sẽ phân quyền cho nhân viên cấp dưới của mình, để họ có thể truy cập và thao tác các nghiệp vụ nhất định liên quan đến công việc, nhiệm vụ được phân công.
Việc phân quyền giúp nhân viên chỉ có quyền truy cập và thao tác với các nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến công việc được giao, hạn chế tối đa sai sót do nhầm lẫn hoặc ghi chép sai ở những phần công việc không thuộc phạm vi trách nhiệm của mình Nhờ đó, cải thiện hiệu quả làm việc và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.
Việc phân quyền này có thể thực hiện theo từng bộ phận, phòng ban.
Việc phân quyền làm cho việc cập nhật thông tin dữ liệu giữa các phòng ban chậm hơn, khi cần thiết thì phải chờ phản hồi từ các bộ phận có liên quan (Ví dụ như Kế toán tiền lương cần có các chứng từ chi tiền nộp BHXH, BHYT, … thì cần đợi phản hồi của kế toán thanh toán)
Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống
- Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống là cho phép xem lại lịch sử truy cập và các thao tác (Xem, Thêm, Sửa, Xóa) của người dùng.
- Ở phần mềm Kế toán TTSOFT 1A, ta có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa hay còn gọi là nhật ký dữ liệu chung cho tất cả dữ liệu hoặc riêng từng phiếu. Để xem nhật ký dữ liệu chung cho tất cả các phiếu, ta thực hiện:
B1: Chọn Hệ thống/Nhật ký dữ liệu (Hình 2.2.1)
B2: Sau đó, tiến hành chọn các trường “Tháng”, “Năm”, “Chọn loại phiếu” Sau đó bấm vào “Đọc dữ liệu” (Hình 2.2.2)
Phần mềm B3 hiển thị các thông tin chi tiết như: "Ghi chú" ghi rõ thao tác và số phiếu, "Số phiếu", "Loại chứng từ", "Người dùng" (người thực hiện thao tác), "Mã nhân viên", "Nhân viên" (thông tin về người thực hiện thao tác), "Thời gian ghi nhận" (thời gian thực hiện thao tác), và "file HTML" Người dùng có thể nhấn xem file HTML nếu cần.
(Hình 2.2.3) Để xem nhật ký dữ liệu riêng cho từng phiếu, ta thực hiện:
B1: Mở phiếu cần xem nhật ký dữ liệu (ở Hình 2.2.4 là trường hợp hóa đơn bán hàng) và nhấn chọn nút “Nhật ký chỉnh sửa”.
B2: Sau đó màn hình sẽ hiển thị chi tiết các nội dung như “Ghi chú” (bao gồm thao tác và số phiếu), “Người dùng” (là user thực hiện thao tác), “Mã nhân viên” và “Nhân viên”(là thông tin của user thực hiện thao tác), “Thời gian ghi nhận” (là thời gian thực hiện thao tác) và “file HTML” (Hình 2.2.5)
Qua đây, có thể thấy phần mềm Kế toán TTSOFT 1A thiết lập phần Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống khá chi tiết, thủ tục kiểm soát chặt chẽ, hệ thống phần mềm cho ta biết được thông tin của người thực hiện chỉnh sửa, ngày,giờ cụ thể, và thao tác thực hiện chính xác là thao tác nào.
Kiểm soát quá trình nhập liệu
2.3.1 Kiểm tra tính đầy đủ: được hiểu là kiểm tra xem liệu không nhập thông tin vào các trường dữ liệu bắt buộc có được hay không. Ở hình 2.3.1, giả định trường hợp không nhập trường thông tin là “Ngày hóa đơn” mà nhập thông tin của của một trường dữ liệu khác, thì ngay lập tức hệ thống báo “Nhập thiếu thông tin hóa đơn” và bắt buộc mình phải nhập đầy đủ thông tin ở những trường dữ liệu bắt buộc ở phía trước thì mới có thể nhập tiếp thông tin ở những trường dữ liệu tiếp theo.
Ta thấy ở phần mềm Kế toán TTSOFT 1A kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo các thông tin bắt buộc phải được nhập liệu đầy đủ.
2.3.2 Kiểm tra dấu: được hiểu là kiểm tra xem dấu của trường dữ liệu có dấu số học thích hợp hay không. Ở hình 2.3.2a, giả định trường hợp nhập dấu âm vào số lượng bán hàng, sau đó bấm
“Lưu” thì hệ thống vẫn ghi nhận và khi bấm “Ghi sổ” thì hệ thống vẫn cho phép.
Hay ở hình 2.3.2b, ta nhập số âm vào cột số lượng xuất kho, sau đó bấm “Lưu” thì hệ thống vẫn ghi nhận, nhưng khi bấm “Ghi sổ” thì hệ thống không ghi nhận.
Phần mềm nên thiết lập hệ thống kiểm soát chặt chẽ hơn ở các trường dữ liệu mang dấu trường số lượng thì hệ thống nên thông báo hoặc cảnh báo đến người nhập liệu rằng họ đã nhập sai dấu số học, bắt buộc phải sửa lại dấu số học ở trường số lượng ngay lập tức thì mới có thể nhập tiếp thông tin ở trường dữ liệu khác.
2.3.3 Kiểm tra giới hạn: là kiểm tra xem một số lượng có nằm trong giới hạn trên và giới hạn dưới của dữ liệu được xác định hay không.
Tồn quỹ tiền mặt đầu kỳ là 10.165.026.789 VND (dẫn chứng ở hình 2.3.3a), nhưng khi nhập xuất quỹ tiền mặt 20.000.000.000 VND thì hệ thống vẫn ghi nhận và đồng ý “Ghi sổ”
Tính kiểm tra giới hạn của phần mềm chưa đảm bảo, phần mềm nên thiết lập lại phần hành này, đảm bảo kiểm soát một cách chặt chẽ hơn, giúp người nhập liệu có thể tránh tình trạng sai sót trong quá trình nhập liệu, kiểm soát và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
2.3.4 Kiểm tra hợp lệ: là kiểm tra xem mã nhóm/hàng hóa/khách hàng/nhà cung cấp, có trong dữ liệu giao dịch có tương thích với dữ liệu mà khai báo ban đầu hay không, để xác minh là dữ liệu đó có tồn tại. Ở hình 2.3.4, search mã hàng của Xerox CP205 là MI01-002 thì ta thấy nó hiển thị đúng thông tin của Xerox CP205 Phần mềm đảm bảo được tính hợp lệ của thông tin Qua đây có thể giúp người nhập liệu tìm nhanh mã nhóm/hàng hóa/khách hàng/nhà cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian hơn.
(Hình 2.3.4) 2.3.5 Kiểm tra kiểu dữ liệu: là kiểm tra xem hệ thống phần mềm có kiểm soát chặt chẽ quy ước kiểu dữ liệu của trường dữ liệu hay không, thông tin được ghi nhận có được phép sai so với quy ước kiểu dữ liệu hay không. Ở hình 2.3.5 khi nhập thử ký tự chữ cái vào trường “Mã số thuế” và “Số điện thoại” thì hệ thống vẫn cho phép ghi nhận thông tin và không báo lỗi.
(Hình 2.3.5) Để khắc phục lỗi này, phần mềm nên thiết lập phần kiểm tra kiểu dữ liệu chặt chẽ hơn để hạn chế tối đa việc nhập sai dữ liệu.
ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO PHẦN MỀM
Đánh giá Sổ nhật ký bán hàng
Hình 3.1 SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Biểu mẫu báo cáo trên là “Sổ nhật kí bán hàng” tại phần mềm kế toán TTSOFT 1A cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch: Sổ nhật ký bán hàng cung cấp thông tin cụ thể về các giao dịch bán hàng như mã số giao dịch, ngày tháng, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng cộng, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát các hoạt động kinh doanh. -Sổ nhật kí bán hàng giúp nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi doanh số bán hàng , thu chi, lợi nhuận giúp họ có thể theo dõi việc kinh doanh một cách hợp lí.
-Tính chất cấu trúc: Sổ nhật ký bán hàng được ký 04/2024, theo mẫu của công ty cung cấp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính, giúp bảo đảm tính chính xác và chuẩn mực trong việc ghi chép và lưu trữ thông tin giao dịch.
- Biểu mẫu báo cáo thiếu thông tin về khách hàng: Sổ nhật ký bán hàng không cung cấp đủ thông tin về khách hàng mua hàng, điều này có thể là một hạn chế trong việc xác định khách hàng chiến lược và thực hiện chiến lược tiếp thị.
- Theo Thông tư 133 thì báo cáo này thiếu phần sổ này có bao nhiêu trang và đánh từ số bao nhiêu tới trang bao nhiêu.
- Thiếu phân tích và đánh giá: Sổ nhật ký bán hàng không cung cấp thông tin phân tích và đánh giá về các giao dịch, do đó, việc ra quyết định và dự báo về tình hình kinh doanh có thể bị hạn chế.
- Báo cáo bán hàng cần có mục dò theo từng:
+ Khu vực để nhà quản lý có thể đánh giá được nhu cầu hàng hóa của từng vùng, để có sự nhìn nhận tổng quát về tình hình kinh doanh của khu vực đang phụ trách: tổng đơn, tổng lượng khách hàng, số lượng đơn hàng giữa các khu vực với nhau để đánh giá tiềm năng kinh doanh của từng khu vực.
+ Nhân viên bán hàng, nhân viên theo dõi công nợ: cho thấy hiệu suất làm việc của các nhân viên, từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.
Theo dõi hiệu suất kênh bán hàng cho phép các nhà quản lý giám sát mức độ tiếp cận và doanh thu từ từng kênh Bằng cách so sánh với các kênh bán hàng truyền thống, họ có thể đánh giá hiệu quả tương đối và xác định giải pháp tối ưu nhất để thúc đẩy doanh số và cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể.
Đánh giá Sổ nhật ký chung
Hình 3.2 SỔ NHẬT KÍ CHUNG
Biểu mẫu sổ nhật kí chung trong phần mềm kế toán TTSOFT 1A cung cấp đầy đủ thông tin về công ty cũng như các mục nhập cần thiết Sổ nhật kí này cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng truy cập, cập nhật thông tin và hỗ trợ sự linh hoạt trong quá trình ghi chép sổ sách.
Cấu trúc của báo cáo dễ theo dõi, tạo điều kiện cho việc xác minh thông tin trong báo cáo dễ dàng do có sự phân chia về các giao dịch cụ thể Người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt được thông tin thông qua báo cáo được cung cấp.
- Ở phần số hiệu chứng dữ liệu được thể hiện quá dài gây nên không đủ chỗ cần tinh chế chọn lọc thông tin (vd: chỉ cần thể hiện số thứ tự phiếu mua bán hàng đã được ghi nhận trong phần mềm không cần thể hiện số hóa đơn và ký hiệu)
- Thiếu đơn vị tính và khó tính toán khi dùng trên Excel Phải kiểm tra, so sánh, đối chiếu giữa nhật ký chung và sổ cái để đảm bảo sự cân đối
- Tuy nhiên sổ nhật kí chung chưa có cột đã khi vào số cái và chưa có cột theo dõi hóa đơn
Đánh giá Bảng tổng hợp phát sinh công nợ theo đối tượng
Hình 3.3 BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH CÔNG NỢ THEO ĐỐI TƯỢNG
Biểu mẫu báo cáo trên là “Bảng tổng hợp phát sinh công nợ theo đối tượng” tại phần mềm kế toán TTSOFT 1A cung cấp đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết bao gồm: các khoản nợ của đối tượng khách hàng, tên đối tượng, số tiền nợ Báo cáo được phân loại theo từng đối tượng giúp người đọc dễ dàng theo dõi và xác định nhanh chóng về tình hình nợ của từng khách hàng và phản ánh rõ ràng những khoản nợ hiện tại đang tồn đọng trong công ty, giúp công ty có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tài chính của mình.
- Báo cáo không có sự so sánh với mức độ nợ trong các kỳ trước hoặc so với các công ty cùng ngành, điều này giúp ích cho việc đánh giá tình hình tài chính theo thời gian và so sánh với các đối thủ cạnh tranh và cũng thiếu điểm đánh giá cụ thể về tình hình nợ và không đưa ra kế hoạch cụ thể để cải thiện tình hình nợ trong tương lai.
- Cần thêm cột ngoại tệ ở các kỳ phát sinh để có thể theo dõi khách hàng thanh toán công nợ bằng ngoại tệ.
- Cần chia ra danh mục khách hàng theo khu vực để nhà quản lý có thể theo dõi nhu cầu mua hàng thanh toán, những sản phẩm được ưa chuộng giúp hình thành được quan điểm nhìn nhận rõ ràng về tài chính ở từng vùng, từ đó đưa ra các chính sách khuyến khích thanh toán hạn chế khoản nợ phải thu khó đòi gây ảnh hưởng đến tình trạng tài chính của công ty.
