MỤC LỤC
- Khả năng theo dừi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống là cho phộp xem lại lịch sử truy cập và các thao tác (Xem, Thêm, Sửa, Xóa) của người dùng. - Ở phần mềm Kế toán TTSOFT 1A, ta có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa hay còn gọi là nhật ký dữ liệu chung cho tất cả dữ liệu hoặc riêng từng phiếu. Qua đây, có thể thấy phần mềm Kế toán TTSOFT 1A thiết lập phần Khả năng theo dừi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống khỏ chi tiết, thủ tục kiểm soỏt chặt chẽ, hệ thống phần mềm cho ta biết được thông tin của người thực hiện chỉnh sửa, ngày, giờ cụ thể, và thao tác thực hiện chính xác là thao tác nào.
Ta thấy ở phần mềm Kế toán TTSOFT 1A kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo các thông tin bắt buộc phải được nhập liệu đầy đủ. Ở hình 2.3.2a, giả định trường hợp nhập dấu âm vào số lượng bán hàng, sau đó bấm. “Lưu” thì hệ thống vẫn ghi nhận và khi bấm “Ghi sổ” thì hệ thống vẫn cho phép.
Hay ở hình 2.3.2b, ta nhập số âm vào cột số lượng xuất kho, sau đó bấm “Lưu” thì hệ thống vẫn ghi nhận, nhưng khi bấm “Ghi sổ” thì hệ thống không ghi nhận. Phần mềm nên thiết lập hệ thống kiểm soát chặt chẽ hơn ở các trường dữ liệu mang dấu. Tính kiểm tra giới hạn của phần mềm chưa đảm bảo, phần mềm nên thiết lập lại phần hành này, đảm bảo kiểm soát một cách chặt chẽ hơn, giúp người nhập liệu có thể tránh tình trạng sai sót trong quá trình nhập liệu, kiểm soát và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
Qua đây có thể giúp người nhập liệu tìm nhanh mã nhóm/hàng hóa/khách hàng/nhà cung cấp, giúp tiết kiệm thời gian hơn. Ở hình 2.3.5 khi nhập thử ký tự chữ cái vào trường “Mã số thuế” và “Số điện thoại” thì hệ thống vẫn cho phép ghi nhận thông tin và không báo lỗi. Để khắc phục lỗi này, phần mềm nên thiết lập phần kiểm tra kiểu dữ liệu chặt chẽ hơn để hạn chế tối đa việc nhập sai dữ liệu.
Biểu mẫu báo cáo trên là “Sổ nhật kí bán hàng” tại phần mềm kế toán TTSOFT 1A cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch: Sổ nhật ký bán hàng cung cấp thông tin cụ thể về các giao dịch bán hàng như mã số giao dịch, ngày tháng, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giỏ và tổng cộng, giỳp quản lý dễ dàng theo dừi và kiểm soỏt cỏc hoạt động kinh doanh. -Sổ nhật kớ bỏn hàng giỳp nhà quản lý cú thể dễ dàng theo dừi doanh số bỏn hàng , thu chi, lợi nhuận giỳp họ cú thể theo dừi việc kinh doanh một cỏch hợp lớ. - Biểu mẫu báo cáo thiếu thông tin về khách hàng: Sổ nhật ký bán hàng không cung cấp đủ thông tin về khách hàng mua hàng, điều này có thể là một hạn chế trong việc xác định khách hàng chiến lược và thực hiện chiến lược tiếp thị.
- Theo Thông tư 133 thì báo cáo này thiếu phần sổ này có bao nhiêu trang và đánh từ số bao nhiêu tới trang bao nhiêu. - Thiếu phân tích và đánh giá: Sổ nhật ký bán hàng không cung cấp thông tin phân tích và đánh giá về các giao dịch, do đó, việc ra quyết định và dự báo về tình hình kinh doanh có thể bị hạn chế. + Khu vực để nhà quản lý có thể đánh giá được nhu cầu hàng hóa của từng vùng, để có sự nhìn nhận tổng quát về tình hình kinh doanh của khu vực đang phụ trách: tổng đơn, tổng lượng khách hàng, số lượng đơn hàng giữa các khu vực với nhau để đánh giá tiềm năng kinh doanh của từng khu vực.
+ Nhõn viờn bỏn hàng, nhõn viờn theo dừi cụng nợ: cho thấy hiệu suất làm việc của cỏc nhân viên, từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất. + Kờnh bỏn hàng: giỳp nhà quản lý theo dừi được mức độ tiếp cận khỏch hàng, doanh thu của từng kênh bán, so sánh với các kênh truyền thống để có giải pháp kinh doanh phù hợp nhất đối với công ty.
Cấu trỳc của bỏo cỏo dễ theo dừi, tạo điều kiện cho việc xỏc minh thụng tin trong bỏo cáo dễ dàng do có sự phân chia về các giao dịch cụ thể. Người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt được thông tin thông qua báo cáo được cung cấp. - Ở phần số hiệu chứng dữ liệu được thể hiện quá dài gây nên không đủ chỗ cần tinh chế chọn lọc thông tin (vd: chỉ cần thể hiện số thứ tự phiếu mua bán hàng đã được ghi nhận trong phần mềm không cần thể hiện số hóa đơn và ký hiệu).
Phải kiểm tra, so sánh, đối chiếu giữa nhật ký chung và sổ cái để đảm bảo sự cân đối. - Tuy nhiờn sổ nhật kớ chung chưa cú cột đó khi vào số cỏi và chưa cú cột theo dừi húa đơn.
- Báo cáo không có sự so sánh với mức độ nợ trong các kỳ trước hoặc so với các công ty cùng ngành, điều này giúp ích cho việc đánh giá tình hình tài chính theo thời gian và so sánh với các đối thủ cạnh tranh và cũng thiếu điểm đánh giá cụ thể về tình hình nợ và không đưa ra kế hoạch cụ thể để cải thiện tình hình nợ trong tương lai. - Cần thờm cột ngoại tệ ở cỏc kỳ phỏt sinh để cú thể theo dừi khỏch hàng thanh toỏn công nợ bằng ngoại tệ. - Cần chia ra danh mục khỏch hàng theo khu vực để nhà quản lý cú thể theo dừi nhu cầu mua hàng thanh toán, những sản phẩm được ưa chuộng giúp hình thành được quan điểm nhìn nhận rừ ràng về tài chớnh ở từng vựng, từ đú đưa ra cỏc chớnh sỏch khuyến khớch thanh toỏn hạn chế khoản nợ phải thu khó đòi gây ảnh hưởng đến tình trạng tài chính của công ty.