Bài tập nhóm đề tài soft skills – communication skills

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN BÀI TẬP NHÓM ĐỀ TÀI : SOFT SKILLS – COMMUNICATION SKILLS Mentor : Nguyễn Đức Mận Team : Thái Kim Ngọc Nguyễn Quách Khang Ninh Từ Phạm Thị Sương Tuyết Võ Thị Tường Vy Đà Nẵng , ngày 22 tháng năm 2023 Danh sách thành viên nhóm : Nguyễn Qch Khang Ninh (Nhóm trưởng) • • • • Tìm nội dung phần Thiết kế word Tìm hình ảnh Thuyết trình Thái Kim Ngọc • • • • Tìm nội dung phần Thiết kế sơ đồ tư Tìm hình ảnh Thuyết trình Từ Phạm Thị Sương Tuyết • • • • Tìm nội dung phần Làm powerPoint Tìm hình ảnh Thuyết trình Võ Thị Tưởng Vy • • • • Tìm nội dung phần Làm Word Tìm hình ảnh Thuyết trình MỤC LỤC I MỞ ĐẦU II NỘI DUNG A GIỚI THIỆU KĨ NĂNG COMMUNICATION SKILL 1.Định nghĩa 2.Các loại giao tiếp 3.Tầm quan trọng 4.Lợi ích 11 B ĐẶC ĐIỂM GIAO TIẾP 12 C Cách phát triển kỹ giao tiếp 15 D Kỹ giao tiếp sử dụng nơi làm việc nào? 16 Tầm quan trọng nơi làm việc 16 Cho ví dụ 18 Rào cản kỹ nơi làm việc 19 Đưa giải pháp cho việc 22 E Ý kiến thành viên nhóm kĩ 25 F Kết luận 25 1.Tóm tắt 25 2.Suy ngẫm tầm quan trọng giao tiếp 25 3.Kêu gọi 26 III Phần kết 26 I • • • MỞ ĐẦU Các nhà tuyển dụng coi trọng kỹ mềm kỹ lắng nghe, kỹ giao tiếp, khả quản lý hay teamwork, Trong đó, kỹ đóng vai trị cầu nối gắn kết mối quan hệ người kỹ giao tiếp Cải thiện thể kỹ giao tiếp giúp bạn thăng tiến nghiệp, trì tính cạnh tranh thị trường Trong thời đại nay, kỹ giao tiếp đóng vai trị cần thiết cho người Vì vậy, thuyết trình ngày hơm nhóm em trình bày nội dung vấn đề liên quan đến kỹ này! II NỘI DUNG A GIỚI THIỆU KĨ NĂNG COMMUNICATION SKILL Định nghĩa Kỹ giao tiếp (Communication skills) kỹ nhằm truyền tải thông tin,ý tưởng suy nghĩ cách hiệu cho người khác nhiều phương tiện khác ,bao gồm nói chuyện, viết , đọc , lắng nghe thuyết trình Các loại giao tiếp a Giao tiếp lời nói : ❖ Giao tiếp lời nói phương pháp truyền tải thơng điệp âm giọng nói Giao tiếp lời nói thường sử dụng hội thảo, đàm phán kinh doanh, trao đổi trực tiếp, gặp gỡ ngồi đời thường • Các ưu điểm giao tiếp lời nói là: • Nhanh chóng: thơng điệp truyền tải hiểu rõ cách nhanh chóng • Hiệu quả: giải vấn đề thảo luận với rõ ràng nhanh chóng • Kết nối: kết nối tốt với người nghe, giúp tăng tính thân thiện độ tin cậy trò chuyện ❖ Tuy nhiên, giao tiếp lời nói có số nhược điểm, chẳng hạn như: • Vấn đề ngơn ngữ: vấn đề liên quan đến phương ngữ, giọng điệu ngắt giọng gây hiểu lầm khó hiểu • Thiên giải trí: lời nói thường sử dụng với mục đích giải trí trao đổi thơng tin, không thực hiệu việc giải vấn đề kĩ thuật vấn đề phức tạp • Hạn chế ghi chép được: trị chuyện lời nói thường khơng ghi chép lưu trữ, dẫn đến tranh cãi sau b Giao tiếp văn : ❖ Giao tiếp văn phương thức truyền thông dựa tin nhắn văn gửi qua phương tiện truyền thông email, tin nhắn, chatbot, trò chuyện qua internet ứng dụng nhắn tin ❖ Các ưu điểm giao tiếp văn là: • Thuận tiện: người sử dụng gửi trả lời tin nhắn mà họ mong muốn, khơng cần thiết phải có diện vật lý hay thời gian định trước • Thời gian thực: tin nhắn gửi nhận thời gian ngắn, người nhận trả lời thực thao tác khác cần thiết • Ghi chép tin nhắn: trị chuyện qua văn lưu trữ sử dụng lại sau • An tồn: tin nhắn gửi qua internet mã hóa, nên giao tiếp văn phương pháp an toàn bảo mật thông tin quan trọng ❖ Tuy nhiên, giao tiếp văn có số nhược điểm, chẳng hạn khó thấy cảm xúc, khó hiểu đoạn hội thoại việc tin nhắn bị spam bị giới hạn từ sử dụng c Giao tiếp hình ảnh : ❖ Giao tiếp hình ảnh phương pháp truyền thơng sử dụng hình ảnh để truyền tải thơng điệp Các hình ảnh ảnh chụp, ảnh vẽ, đồ hoạ, biểu đồ, video hình thức trực quan khác ❖ Các ưu điểm giao tiếp hình ảnh là: • Emotion: hình ảnh truyền tải cảm xúc tình cảm người gửi tới người nhận • Hiệu quả: hình ảnh đơn giản truyền tải thông điệp cách hiệu so với việc viết đoạn văn dài • Ghi chép hình ảnh: hình ảnh lưu trữ cách dễ dàng sử dụng lại sau ❖ Tuy nhiên, giao tiếp hình ảnh có số nhược điểm như: • Giới hạn ngơn ngữ: hình ảnh khơng đủ hiệu để truyền tải thông điệp người gửi người nhận không sử dụng ngôn ngữ • Vấn đề kỹ thuật: xảy vấn đề kỹ thuật kích thước hình ảnh q lớn thời gian tải hình ảnh q lâu • Tồn khả hiểu sai thơng điệp: hình ảnh hiểu sai người gửi khơng chọn phù hợp với nội dung cần truyền tải d Giao tiếp phi ngôn ngữ : ❖ Giao tiếp phi ngôn ngữ phương pháp truyền tải thông điệp mà không sử dụng ngôn ngữ Nó thường sử dụng để truyền tải thơng điệp trực quan trực tiếp cá nhân nhóm người với ❖ Các phương pháp giao tiếp phi ngôn ngữ đơn giản bao gồm cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, âm hình ảnh Một số ví dụ phổ biến giao tiếp phi ngơn ngữ bao gồm dùng hình vẽ hay sơ đồ để diễn giải ý tưởng, dùng cử để định hướng hay kết hợp âm với biểu cảm cử để truyền tải cảm xúc ý nghĩa cụ thể ❖ Các ưu điểm giao tiếp phi ngơn ngữ là: • Trực quan: phương pháp truyền tải trực tiếp thông điệp trực quan giúp truyền đạt điều cách rõ ràng nhanh chóng • Tiện lợi: giao tiếp phi ngôn ngữ không yêu cầu hiểu biết ngôn ngữ, giúp cá nhân vượt qua rào cản ngôn ngữ hay văn hóa • Tính đa dạng: giao tiếp phi ngơn ngữ đa dạng với tình khác nhau, giúp người sử dụng có nhiều lựa chọn để tối ưu truyền tải thông điệp ❖ Tuy nhiên, giao tiếp phi ngơn ngữ có số hạn chế, chẳng hạn như: o Độ xác: việc truyền tải thông điệp giao tiếp phi ngôn ngữ khơng đảm bảo độ xác cao truyền tải thông qua ngôn ngữ o Sự đa nghĩa: số cử biểu cảm khn mặt mang nhiều ý nghĩa khác nhau, dẫn đến hiểu sai thông điệp o Không thể sử dụng môi trường kinh doanh chuyên nghiệp: việc sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ môi trường kinh doanh chuyên nghiệp khơng hiệu thiếu chun nghiệp Tầm quan trọng a Trong sống hàng ngày : ❖ Một lý khiến kỹ giao tiếp trở nên cấp thiết giúp thúc đẩy mối quan hệ bền chặt xây dựng lòng tin với người Việc trở thành người giao tiếp hiệu giúp thân bạn dễ dàng tìm kiếm hội nắm bắt hội xuất ❖ Khơng , giap tiếp cịn cách tốt để giải xung đột nảy sinh sống mối quan hệ bạn b Trong công việc : ❖ Giao tiếp hiệu nâng cao suất động lực nhân viên ❖ Động lực thúc đẩy chia sẻ mở rộng kiến thức, áp dụng kiến thức để tạo ý tưởng ❖ Giao tiếp tốt tạo đội nhóm mạnh ❖ Giao tiếp nơi làm việc giúp nâng cao hài lòng nhân viên 10 Đặc điểm 2: Kỹ giao tiếp yếu tố bẩm sinh • Trong tất loại kỹ năng, khơng có kỹ thuộc yếu tố bẩm sinh Với kỹ giao tiếp vậy, cách để có kỹ tốt rèn luyện, học hỏi không ngừng, thông qua trải nghiệm thực tế mà đúc rút kinh nghiệm Mức độ thành công người việc vận dụng kỹ giao tiếp hồn tồn khác • Trong q trình giao tiếp khơng có quy tắc cố định cho tất trường hợp Việc áp dụng lý thuyết cách khô cứng, dập khuôn mang lại hiệu ngược Vì trau dồi kỹ cách thực thường xuyên, liên tục, cải thiện không ngừng Đặc điểm 3: Kỹ giao tiếp mang tính nhận thức • Kỹ giao tiếp kỹ thuộc phạm trù nhận thức cá nhân Mỗi cá nhân tham gia vào trình giao tiếp ý thức hành vi Đặc biệt kỹ giao tiếp khơng đơn giao tiếp thông thường; kỹ giao tiếp thực sau hàng loạt phân tích, điều chỉnh lý chí người thực • Giao tiếp hoạt động lặp lặp lại khơng hình thành phản xạ giao tiếp Một số hành vi kỹ giao tiếp hành thành nhờ phản xạ Nhưng nhìn chung để tạo hành phản xạ họ phải thực hành rèn luyện liên tục thơng qua nhận thức cá nhân Vì người dù dù nhiều ln nhận thức mục đích, nội dung, diễn biến phương tiện q trình giao tiếp 13 • • Đặc điểm 4: Kỹ giao tiếp có tính kế thừa chọn lọc Đặc điểm kỹ giao tiếp tính kế thừa chọn lọc sáng tạo Đặc điểm với cá nhân mà cịn xảy với nhóm người, cộng cồng văn hố Bằng cách học hỏi, tự tích luỹ, truyền đạt kiến thức kỹ giao tiếp không ngừng tiếp thu kế thừa Với nhân người có tìm tịi, tự thay đổi cải thiện q trình chọn lọc học hỏi Kỹ giao tiếp kỷ 21 chia sẻ cải thiện không ngừng nhờ hoạt động giao thoa văn hố Mỗi người khơng vận dụng mà cịn cần có thích nghi thay đổi mơi trường giao tiếp Hiệu tiến trình giao tiếp đạt nhờ tính linh hoạt phù hợp Đặc điểm 5: Kỹ giao tiếp có tính chủ thể • Kỹ giao tiếp loại kỹ mang tính cá nhân hố cao Kỹ giao tiếp học tập, tích luỹ rút kinh nghiệp bạn Chính lý mà kỹ giao tiếp có tính chủ thể hay cịn gọi cá nhân hố Khơng có khuôn khổ, quy tắc hay đánh giá chung cho hành vi giao tiếp bạn Đôi kỹ bạn môi trường chưa mơi trường khác Ví dụ Giao tiếp nên sử dụng ngơn ngữ phổ thơng để có thiện cảm, bạn lại không nên nơi bạn sống làm việc Vậy việc áp dụng kỹ giao tiếp phụ thuộc hoàn toàn vào cá nhân bạn, đạt hiệu giao tiếp 14 • Đặc điểm 6: Kỹ giao tiếp vận dụng nhiều nhóm kỹ Việc kỹ giao tiếp kết hợp vận dụng nhiều nhóm kỹ mềm khác Việc sử dụng hay nhiều, sử dụng loại kỹ hoạt động giao tiếp phụ thuộc vào mục đích giao tiếp Các kỹ thường sử dụng giao tiếp như: Kỹ diễn đạt; Kỹ đặt câu hỏi; kỹ lắng nghe; kỹ phân tích, tổng hợp Đặc điểm vận dụng nhiều nhóm kỹ đặc điểm chung thường thấy tất đặc điểm chung tất loại kỹ khác kỹ mềm C Cách phát triển kỹ giao tiếp ❖ Học cách lắng nghe đối phương: Lắng nghe đối phương cách thể tơn trọng trị chuyện Đồng thời, bạn hiểu rõ nội dung chia sẻ Từ có đồng cảm, thể cảm xúc hay đưa lời khuyên phù hợp -> Có tin tưởng người ❖ Quan sát kết hợp ngôn ngữ thể: Những cử chỉ, hành động biểu cảm góp phần làm đa dạng Kết hợp khả quan sát + ngôn ngữ thể giao tiếp giúp đối phương cảm thấy gần gũi, thân thiện Tuy nhiên, cần tinh tế khéo léo 15 ❖ Tạo thân thiện giao tiếp: điều cần thiết giúp bạn có hội gặp gỡ nói chuyện với người xung quanh ❖ Mạnh dạn nói suy nghĩ thân: Khi có ý tưởng, ý kiến muốn phản bác, bạn nên mạnh dạn đưa để người lắng nghe, góp ý, bổ sung Như vậy, trò chuyện trở nên hiệu quả, đồng thời giúp bạn tự tin ❖ Biết cách giải xung đột: Trong hội thoại chắn có phát sinh mâu thuẫn, xung đột -> Phải hịa giải tích cực, biết lắng nghe đưa ý kiến, lời khuyên hữu ích cho đối phương ❖ Sẵn sàng phản hồi đặt câu hỏi: Việc đặt câu hỏi cách tạo nhiều chủ đề trò chuyện Trong giao tiếp, đặt câu hỏi khiến người khác sẵn sàng chia sẻ câu chuyện họ ❖ Điều chỉnh phong cách nói chuyện: Khi tiếp xúc với nhiều nhóm đối tượng khác nhau, bạn cần phải linh hoạt điều chỉnh phong cách nói chuyện cho phù hợp với nhóm Khơng vậy, nên chọn lọc cách thức nói chuyện phù hợp với thời điểm ➢ Ngồi ra, cịn số phương pháp để phát triển kỹ giao tiếp thân thiện, tự tin, đồng cảm tôn trọng với đối phương Khi giao tiếp cần nhiệt tình, đoán, ý đến âm lượng trả lời ngắn gọn, trọng tâm, rõ ràng D Kỹ giao tiếp sử dụng nơi làm việc nào? Tầm quan trọng nơi làm việc ❖ Trong công việc, bạn đảm nhận vị trí hàng ngày bạn phải tiếp xúc với nhiều người Đó sếp bạn, đồng nghiệp, khách hàng đối tác Có kỹ giao tiếp tốt, bạn dễ dàng truyền đạt rõ ràng xác muốn nói đến người nghe Bạn biết cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp để diễn đạt ý Điều giúp tạo thiện cảm với người nghe Khi họ có thiện cảm với bạn việc ký kết thành công hợp đồng hay đạt thỏa thuận vấn đề dễ dàng nhiều ❖ Nắm vững kỹ giao tiếp giúp bạn biết cách lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc người nói Bạn chủ động trị chuyện với người khác, khiến người đối diện cảm thấy quan tâm, trân trọng Khi bạn kết nối thêm với nhiều bạn bè 16 mới, mối quan hệ bạn rộng mở Vị bạn mắt người nâng cao Những bạn nói có trọng lượng Nhờ đường nghiệp bạn dần đạt thành công mong đợi ❖ Kỹ giao tiếp cầu nối, giúp bạn gắn kết mối quan hệ công việc Giúp bạn kiến tạo mối quan hệ gần gũi, thân thiết với người khác Bạn họ quý mến, tin tưởng Ngược lại, khơng có kỹ giao tiếp tốt bạn dễ sa ngã hay phạm sai lầm câu nói khó nghe ❖ Có kỹ giao tiếp tốt bạn đạt nhiều thành công công việc sống dễ dàng Bởi bạn thể trọn vẹn dễ hiểu quan điểm, ý kiến thơng qua việc giao tiếp, trò chuyện với người khác Đồng thời bạn tự tạo cho phong cách riêng, khiến thân trở nên thu hút Hơn nữa, kỹ giao tiếp tốt giúp bạn hạn chế hiểu lầm dẫn đến tình mâu thuẫn, xung đột khơng đáng có Hoặc bạn nói người khác khơng hiểu bạn nói khơng khớp với suy nghĩ bạn ❖ Giao tiếp tốt giúp bạn nâng cao khả truyền thông mang đến nhiều thiện cảm ấn tượng với người mà bạn có hội gặp gỡ Khi giao tiếp tốt bạn ln cảm thấy tự tin trị chuyện chia sẻ với người khác Nhất tình mà lần đầu bạn tiếp xúc với họ 17 Cho ví dụ ❖ Thuyết trình ❖ Cuộc gọi điện thoại 18 ❖ Các họp ❖ Email & Tin nhắn ❖ Ngôn ngữ cử Rào cản kỹ nơi làm việc ❖ Trang phục giao tiếp • Ngồi ngơn từ, cử ngoại hình, trang phục đóng vai trị quan trọng không giúp bạn tự tin giao tiếp Bạn cần biết rằng, trang phục đẹp không thiết phải đắt tiền mà quan trọng phù hợp với tính cách bạn mơi trường bạn đến Hãy cẩn thận việc lựa chọn trang phục, đặc biệt ý đến hoàn cảnh xung quanh Ví dụ việc ăn mặc chuyến chơi bạn bè khác với bạn đến dự hội nghị khách hàng quan trọng Ăn mặc cách giúp bạn vượt qua rào cản giao tiếp dễ dàng tạo ấn tượng tốt đẹp mắt người khác 19 ❖ Ngôn ngữ giao tiếp • • Rào cản giao tiếp ngôn ngữ Vấn đề nhắc đến ba trường hợp là: khơng biết nói gì, nói q nhiều sử dụng từ ngữ khơng phù hợp với hồn cảnh Một số bạn ngại trò chuyện với người khác, đặc biệt với người gặp lần đầu buổi xã giao, hội họp Các bạn thường lâm vào tình trạng lúng túng, khơng biết phải nói Nên nhớ rằng, người hướng nội chưa hẳn giao tiếp dở người hướng ngoại lúc giỏi giao tiếp Điều cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố Bạn tự tin chân thành lắng nghe đối phương, góp ý bày tỏ quan điểm chủ đề nói, đừng im lặng làm đối phương hiểu lầm bạn khơng muốn trị chuyện họ Ngược lại, có bạn nói q nhiều mà khơng quan tâm người có muốn nghe hay khơng Vì vậy, việc quan sát đối phương lúc trị chuyện vơ cần thiết Bên cạnh đó, tùy trường hợp mà bạn sử dụng ngôn từ thích hợp để giao tiếp Ví dụ nói chuyện với đối tác khác với bạn trò chuyện với bạn bè thân thiết Và điều quan trọng nên nhớ cần “uốn lưỡi bảy lần trước nói” ❖ Tâm lý giao tiếp 20