Kế Hoạch Quản Lý Rủi Ro Dự Án Xây Dựng Quán Trà Chiều Tại Quận 1 – Tp. Hồ Chí Minh.pdf

Kỹ thuật “Danh sách kiểm tra” Khi có những rủi ro chung trong một loạt các hoạt động khác nhau, một cách rõ ràng để các nhà quản lý xác định rủi ro trong chuỗi cung ứng của chính họ là x

MODULE A - KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ RỦI RO

A.1 Thiết lập bối cảnh

1 Mục đích

Đánh giá bối cảnh thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty nhằm nhận diện các rủi

ro và đưa ra các đối sách kịp thời để hạn chế hoạc giải quyết triệt để các rủi ro xảy ra, ngăn ngừa

kịp thời các rủi ro tiềm ẩn

2 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho các hoạt động phân tích thực trạng, bối cảnh và xác định rủi ro định kỳ trong

hoạt động kinh doanh của công ty

3 Tài liệu

ISO 21000:2009/COCO/IRM

4 Định nghĩa và thuật ngữ

- Rủi ro: tác động của sự không chắc chắn lên mục tiêu

- Nhận diện rủi ro: Quá trình tìm kiếm, nhận biết và mô tả rủi ro

- Phân tích rủi ro: Quá trình tìm hiểu bản chất của rủi ro và xác định mức rủi ro

- Mức rủi ro: Mức độ của một rủi ro hay một tập hợp các rủi ro, thể hiện bằng sự kết hợp các

hệ quả và khả năng xảy ra của chúng

- Quản lý rủi ro: Các hoạt động điều phối để định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt rủi

ro

- Bối cảnh tổ chức: là sự kết hợp các vấn đề nội bộ và bên ngoài có thể ảnh hướng tới cách

tiếp cận của tổ chức trong việc xây dựng và đạt được mục tiêu của mình

- Thiết lập bối cảnh: Xác định các tham số bên ngoài và nội bộ cần tính đến khi quản lý rủi

ro và thiết lập phạm vi và tiêu chí rủi ro cho chính sách quản lý rủi ro

- Bên liên quan: là các cá nhân hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, chịu ảnh hưởng hoặc cảm

thấy bị ảnh hưởng bởi 1 hoặc một số quyết định hay hoạt động

5 Nội dung

Bảng 1 Bảng trách nhiệm trong bối cảnh rủi ro

Ban giám đốc

Xác nhận bối cảnh nội bộ, bên ngoài

5.1 Xác định bối cảnh và các bên quan tâm:

Định kỳ vào đầu năm theo yêu cầu của ban Giám đốc và Quản lý xác định bối cảnh của công

ty Quy trình xác định bối cảnh được thực hiện theo kỹ thuật phân tích FIRM Trong đó F là Finance (Tài chính), I là Infracstruture (Cơ sở hạ tầng), R là Reputation (Danh tiếng) và M là Market (Thị trường)

5.2 Thực hiện phân tích, xác định rủi ro, thiết lập đối sách xử lý

Các bộ phận thực hiện phân tích rủi ro tài sản theo QF 06-01 và đánh giá mức độ rủi ro theo tiêu chí đánh giá rủi ro

5.2.1 Tiêu chí xác định rủi ro

5.2.1.1 Xác định khả năng xảy ra

Bảng 2 Tiêu chí xác định khả năng xảy ra

1 Không xảy ra Chưa từng xảy ra trước đây, và hiện tại

không có lý do để xảy ra

2 Rất ít phát sinh Có khả năng xảy ra nhưng chưa từng xảy

ra trước đây

3 Có khả năng xảy ra Ở trạng thái cân bằng, có nhiều khả năng

xảy ra hơn không xảy ra, đã từng xảy ra trong quá khứ

4 Rất có khả năng xảy ra Nó đã xảy ra trong quá khứ 2 lần /1 năm

và có khả năng xảy ra trong hiện tại

5 Chắc chắn xảy ra Đã xảy ra thường xuyên và có nhiều lý

do để tin rằng nó có khả năng xảy ra

5.2.1.2 Xác định mức ảnh hưởng

Bảng 3 Mức độ ảnh hưởng

Điểm Mô tả Ảnh

hưởng đến khách hàng

Rất ít

hoặc không

Nguy cơ thêm rất

nhỏ

Không ảnh hưởng

Không liên quan

2 Nhẹ Một số

hoạt động bị xáo trộn đôi với

hoạt động kinh doanh bình thường

Một số Trong

giới hạn

chấp nhận được

Nhẹ Nguy cơ

nhỏ không đáp ứng được sự tuân thủ

Không mong

muốn nhưng có

thể được sinh ra

Nguy cơ cao cần chú ý ngay

doanh bị

tê liệt trong các lĩnh vực chính

Ảnh hưởng nghiêm

trọng đến thu nhập và/hoặc

một số khu vực

5 Rất cao Hết kinh

donah, không có

dịch vụ

Làm tê

liệt, tổ

chức sẽ bị phá sản

cho khách hàng

viên

5.2.1.3 Xác định rủi ro

Rủi ro = mức ảnh hưởng * khả năng xảy ra

Hình 1 Ma trận rủi ro

5.2.1.4 Thiết lập đối sách xử lý

- Đối với rủi ro ở mức thấp: các bộ phận lập phương án xử lý và tự theo dõi

- Đối với rủi ro ở mức trung bình: các bộ phận lập phương án xử lý và báo cáo kết quả cho BGĐ

- Đối với rủi ro ở mức cao: khi phát hiện rủi ro phải báo ngay với BGĐ, tổ chức họp và đưa

5.5 Đánh giá kết quả thực hiện

- Các bộ phận thực hiện phương án xử lý rủi ro, Phòng KTCN kết hợp với các bộ phận liên quan đánh giá lại kết quả thực hiện, nếu rủi ro chưa khắc phục cần đưa ra hành động kế tiếp 5.6 Theo dõi kết quả, phân tích các rủi ro mới

- Phòng KTCN theo dõi việc duy trì phương án xử lý rủi ro

- Trong quá trình thực hiện công việc, nếu phát hiện có bất kỳ rủi ro gì, cập nhật biểu QF – 06-01 tiến hành phân tích

- Lưu ý: các điểm không phù hợp trong quá trình đánh giá các khiếu nại của khách hàng đều

là rủi ro cần được cập nhật và phân tích

❖ Quy trình xác định rủi ro

- Xác định quy trình tổng thể

- Chia đều này thành một loạt các hoạt động riêng biệt, có liên quan

- Xem xét chi tiết từng nghiệp vụ một cách có hệ thống

- Xác định rủi ro trọng từng nghiệp vụ và đưa ra giải pháp

❖ Lựa chọn công cụ: dựa vào: quy mô và độ phức tạp của hoạt động

- Danh sách kiểm tra (rủi ro chung trong các hoạt động khác nhau): FIRM risk

- Công cụ lấy ý kiến nếu sự kiện trong quá khứ không đủ thông tin (phỏng vấn người vận hành, người lao động, quản lý; họp nhóm

A2 Thiết lập Danh mục rủi ro ban đầu

1 Giới thiệu về kỹ thuật xác định rủi ro mà tác giả áp dụng

1.1 Kỹ thuật “Danh sách kiểm tra”

Khi có những rủi ro chung trong một loạt các hoạt động khác nhau, một cách rõ ràng để các nhà quản lý xác định rủi ro trong chuỗi cung ứng của chính họ là xem những rủi ro nào đã được xác định ở những người khác Cách thông thường để trình bày những điều này là một danh sách

kiểm tra, bắt nguồn từ sổ đăng ký rủi ro của các chuỗi cung ứng khác

Danh sách kiểm tra này có thể được chuyển từ một chuỗi cung ứng khác trong cùng một tổ

chức hoặc có thể đến từ một công ty khác hoặc có thể là một danh sách tiêu chuẩn do các diễn đàn ngành, tổ chức nghiên cứu hoặc chuyên gia tư vấn thu thập

Lợi ích của danh sách kiểm tra là các nhà quản lý không phải làm việc từ đầu mà có thể xây

dựng dựa trên kinh nghiệum trước đó và thu được kết quả rất nhanh

1.2 Danh mục rủi ro ban đầu

Bảng 4 Danh mục rủi ro ban đầu

Trách nhiệm

Phòng marketing

4 Chưa được biết đến vì còn

mới

Xây dựng 1 trang web chuyên nghiệp dảm bảo trang web phản ánh đúng giá trị và thông điệp

Phòng IT, Phòng

Xây dựng 1 hình ảnh thương hiệu liên tục qua các kênh truyền thông, tạo và phát triển nội dung có giá trị cho khách hàng , sử dụng mạng

xã hội để tương tác với khách hàng

marketing

5

Nhân viên dọn dẹp quán

không sạch sẽ không dọn

ngay khi khách rời khỏi quán

lên lịch kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng mọi người duy trì sự sạch sẽ, sử dụng danh sách

kiểm tra để đánh giá mức độ sạch sẽ của quán

Xây dựng tinh thần đồng đội khuyến khích sự

hợp tác trong nhóm Tạo các chính sách thưởng

để động viên nhân viên duy trì mức độ sạch sẽ

Cung cấp các công cụ thiết bị phù hợp để thực

hiện công việc dọn dẹp 1 cách hiệu quả

Quản lý, nhân viên

6

Chi phí nguyên vật liệu tăng

Đàm phán giá với nhà cung cấp tìm nhà cung

cấp mới hoặc thực hiện chính sách giảm lãng phí

Phòng thu mua

Quản lý

7 Nhà cung cấp nguyên liệu

giao thiếu số lượng thiếu

chất lượng hoặc không giao

nguyên liệu làm bánh và trà

Nhập nguyên liệu từ nhiều nhà cung cấp không

phụ thuộc vào 1 NCC

Phòng thu mua

họ tốt hơn

Ban quản

lý

9 Nhân viên không chào hỏi

khách khi khách vào quán

Tổ chức kiểm tra tình trạng ngắn hạn để đánh giá cách nhân viên thực hiện việc chào hỏi và

Nhân viên, ban quản

giao tiếp với khách hàng THiết lập các quy tắc

cơ bản yêu cầu nhân viên phải chào hỏi mọi khách hàng khi gặp, cung cấp đào tạo cho nhân viên về tầm quan trọng của việc chào hỏi khách hàng

tạo và phát triển mà người quản lý có thể tham gia để nâng cao kỹ năng của họ Tạo phản hồi liên tục từ cấp dưới, đồng nghiệp và cấp trên để giúp người quản lý theo dõi và điều chỉnh hiệu

12

Chi phí mặt bằng tăng

Đàm phán lại điều kiện hợp đồng với chủ sở

hữu cố gắng thảo luận về giảm giá Tìm kiếm các mặt bằng mới có chi phí thuê thấp hơn nếu

có thể Tìm hiểu các chương trình hỗ trợ tài chính, liên hệ thảo luận với chính quyền địa phương để biết về các biện pháp hỗ trợ Xem xét việc điều chỉnh giá sản phầm để cân bằng chi phí nhưng cẩn trọng để không làm giảm sự

hấp dẫn đối với khách hàng Xem xét việc mở

rộng danh mục sản phẩm để tăng doanh số bán hàng và doanh thu Đánh giá tất cả các chi phí

Ban quản

lý

và xem xét cơ hội để tiết kiệm Duy trì một số

kế hoạch dự trữ tài chính để đối mặt với các

lại món hoặc giảm giá hay tặng thêm phần quà

nhỏ để bù đắp nếu lỗi thực sự nghiêm trọng

Mở rộng quy trình kiểm soát chất lượng để đảm

bảo rằng mọi món đều được làm đúng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng Nhân viên

14

Nguyên vật liệu nhập kho

thiết hoặc thừa do dự đoán

không chính xác

Thực hiện đánh giá tồn kho để xác định chính xác lượng nguyên vật liệu thừa Tìm kiếm các kênh tiêu thụ khách cho nguyên vật liệu thừa,

có thể là bán cho đối tác khác Liên hệ với nhà cung cấp để thảo luận về việc điều chỉnh lịch trình giao hàng hoặc giảm lượng hàng nếu có

thể Tối ưu hoá quản lý nhà kho bằng cách sử

dụng phương pháo JIT để giảm thiểu tồn kho không cần thiết

Phòng thu mua

16

Nguyên liệu trên đường giao

bị tai nạn hư hỏng nặng

thiếu nguyên liệu

Liên hệ ngay với nhà cung cấp yêu cầu giao thêm hoặc đặt hàng thay thế ngay lập tức Xem xét việc dự trữ nguyên liệu để giảm thiểu hụt khi có vấn đề với lô hàng chính Báo cáo nhanh chóng cho các bộ phận liên quan để có kế

Phòng thu mua, ban

quản lý

hoạch xử lý chung

17 Nhân viên mới tuyển vào

traning xong thì nghỉ việc

tốn thời gian

Sau khi phỏng vấn thì tạo hợp đồng nhân viên

phải làm việc trên 6 tháng thì mới được nhận

Phòng nhân sự

18

Nhân viên quên tắt thiết bị

điện khi đóng cửa quán

Dùng công nghệ thông minh giám sát từ xa sau khi đóng cửa quản lý phải check lại camera xem đã tắt hết tất cả thiết bị điện chưa

Quản lý, nhân viên

19

Côn trùng (ruồi muỗi

gián ) rơi vào bánh và trà

Loại bỏ rác thải và thức ăn dư thừa ngay sau khi

sử dụng không tạo điều kiện cho con trùng phát triển Sử dụng túi và thùng rác đậy kín, kiểm soát nước để tránh tạo môi trường ẩm ướt cho coon trùng Lưu trữ thức ăn ở nơi an toàn kín đáo, hợp tác với công ty khử côn trùng chuyên nghiệp để diệt côn trùng theo định kỳ

Nhân viên,

quản lý

20

Nhân viên kiểm toán sai hụt

tiền sau khi tính toán sau mỗi

ca làm việc

tổ chức các buổi họp nhóm để chia sẻ kiến thức kinh nghiệm giữa những nhân viên đã có kinh nghiệm và người mới Thiết lập quy trình kiếm tra lại công việc của nhân viên kiểm toán để đảm bảo tính chính xác Áp dụng các công cụ

kiểm toán tự động để giảm nguy cơ sai sót do con người Ghi chú sau mỗi ca làm việc mọi chi

tiết đều phải được ghi lại một cách kỹ lưỡng

Quản lý, nhân viên

21

Lỗi kết nối internet wifi

hoặc mã QR bị lỗi

sử dụng các nhà mạng internet cáp quang ổn định, bảo hành uy tín Đối với QR thiết kế mã

QR phù hợp với màu nền đảm bảo rằng liên kết được cập nhật trước khi đưa cho khách hàng Phòng IT

22 Mâu thuận giữa nhân viên và Tạo 1 văn hoá nơi làm việc tích cực, đánh giá Quản lý,

nhân viên nhân viên và

khách hàng

hiệu suất công bằng và minh bạch, tạo ra một không gian an toàn để nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến cá nhân

nhân viên

23

Khách hàng bị đau bụng sau

khi ăn bánh tại cửa hàng

Thể hiện sự quan tâm tới tình hình khách hàng xin lỗi vì sự bất tiện mà họ đã trải qua hợp tác

với khách hàng để tìm hiểu thêm về triệu

chứng Kiêm tra lại quy trình bảo quản thực

phẩm để đảm bảo mọi thứ đề tuan thủ các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm Chấp nhận và sẵn lòng đền bù cho khách nếu có bất kỳ sai sót nào

24

Rò rỉ điện cháy nổ

Thực hiện kiểm tra định kỳ hệ thống điện để đảm bảo rằng tất cả các thành phần như dây cáp, ổ cắm, công tắc và thiết bị điện đều hoạt động đúng cách Sử dụng dây cáp và thiết bị điện chất lượng cao, thiết kế hệ thống điện theo tiêu chuẩn an toàn Sử dụng ổ cắm và công tắc

chống nước, đào tạo nhân viên về an toàn điện,

kiểm tra bảo dưỡng định kỳ, sử dụng các phần

được lối vào quán vì kiến

trúc theo kiểu Châu Âu phức

nhân viên giỏi

Xác định rõ vị trí cần tuyển dụng và mô tả công

việc 1 cách chi tiết Thông qua các mối quan hệ

cá nhân có ai đó giới thiệu ứng viên phù hợp

Phòng nhân sự

Tạo cơ hội để nhân viên hiện tại chia sẻ kinh nghiệm làm việc và kết nối với ứng viên tiềm năng

27

Bị đánh cắp công thức pha

chế độc quyền bơi nhân viên

của đối thủ cạnh tranh cài

vào

Áp dụng các biện pháp bảo mật để đảm bảo

rằng dữ liệu quan trọng không bị tiếp cận từ bên ngoài Tăng cường giám sát nhân viên, thực

hiện đào tạo định kỳ về bảo mật để tăng cường

nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của

việc bảo vệ thông tin

Ban quản

lý

28

Cúp điện đột xuất không

được thông báo trước

Thông báo cho khách hàng ngay lập tức về tình

trạng cúp điện và giữ họ thông tin về thời gian

dự kiến của khắc phục sự cố Chuẩn bị các thiết

bị chế biến khẩn cấp, dự trữ trước máy nổ Xác định khi nào quán có thể tiếp tục phục vụ dựa vào thông tin từ công ty điện lực Quản lý

29

Khách hàng bỏ về vì đợi chờ

phục vụ quá lâu

Mô tả ngắn gọn về nguyên nhân gây ra sự chậm

trễ, sắp xếp chỗ ngồi tạm thời đề xuất một số

dịch vụ giảm giá hoặc món quà nhỏ để bù đắp Quản lý

30 Nhân viên bỏ về đột xuất

thiếu nhân viên làm trong ca

đó

Luôn có nhân viên dự phòng hoặc quản lý phải

sẵn sàng thế ca khi có trường hợp này xảy ra Quản lý

hạn dự kiến, sử dụng hệ thống quản lý tồn kho

hiệu quả để giữ cho thông tin luôn được cập

nhật Tổ chức hàng hoá theo nguyên tắc "đầu vào trước, đầu ra trước" (FIFO) để đảm bảo

Ban quản

lý, phòng thu mua

rằng sản phẩm được sử dụng theo thứ tự của chúng Đánh dấu, gán nhãn phân loại các sản

phẩm sắp hết hạn để nhận biết chúng 1 cách dễ dàng Khi sản phảm sắp hết hạn, tạo chương trình giảm giá hoặc khuyến mãi để kích thích người mua Liên hệ với các đối tác kinh doanh

để thông báo về sự cố và đề xuất các giải pháp

Khảo sát thêm nhu cầu thị trường và thêm món

34

Xảy ra tham nhũng ăn chặn

tiền nguyên vật liệu

Tạo ra các chính sách rõ ràng về phòng tránh tham nhũng đảm bảo rằng mọi người đều hiểu

rõ chúng, đặc biệt đào tạo những người làm

quản lý về nguy cơ và hậu quả của tham nhũng

Thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ để giám sát quy trình mua sắm và chi trả Phân tách trách nhiệm trong quy trình nhập hàng và thanh toán để giảm thiểu rủi ro tham nhũng Sử

dụng các phần mềm quản lý nguyên vật liệu để tăng cường minh bạch và giảm khả năng can thiệp thủ công Thực hiện các cuộc thanh tra và

kiểm tra định kỳ để kiểm tra việc tuân thủ chính

Ban quản

lý

sách và quy trình Nếu phát hiện vi phạm, xử lý ngay lập tức và có biện pháp lỷ luật mạnh mẽ

để ngăn chặn việc lặp lại

Quản lý Phòng nhân sự

36 Cháy nổ máy pha trà lò

nướng bánh bảo trì các loại máy theo định kỳ Quản lý

37

Mất xe khi khách gửi dưới

hầm xe

Sử dụng hệ thống giữ xe tự động để giảm thiểu

sự can thiệp của con người và giảm khả năng

mất xe do sơ xuất của nhân viên Tổ chức gửi

xe theo khu vực, phân chia khi gửi xe thành các phân khúc cho từng nhóm người dùng hoặc đơn

vị tổ chức, giúp theo dõi chính xác xe nào đang được gửi ở đâu Lắp đặt cột chắn hoặc bảo vệ

vật lý khác để ngăn chặn di chuyển xe 1 cách trái phép

Quản lý, Ban quản

lý tòa nhà

38

Cúp nước đột xuất

Đánh giá tình hình và xác định nguyên nhân cụ

thể Thông báo cho nhân viên và khách hàng về tình hình, liên hệ với kỹ thuật viên để họ kiểm tra hệ thống nước, đặt cảnh báo cho khách hàng

Ban quản

lý

39

Giải tỏa, hoạch định đất đai

kiểm tra lại hợp đồng thuê nhà để hiểu rõ về điều khoản cụ thể liên quan đến quá trình giải

toả, liên hệ với chủ nhà để xác nhận thông tin

và đàm phán nếu cần Bắt đầu xác định kế

hoạch di chuyển bao gồm việc tìm nơi mới,

Ban điều hành

thuê dịch vụ vận chuyển Bảo quản các tài liệu quan trọng như hợp đồng thuê nhà, chứng từ khác có liên quan

40

Chi phí nhân sự tăng

Xem xét các quy trình làm việc để tối ưu hoá và

giảm thiểu sự lãng phí thời gian và chi phí

Đánh giá hiệu suất định kỳ để đảm bảo rằng

mọi nhân viên đều đóng góp đúng cách Nếu chi phí nhân sự tăng đến mức không duy trì được, có thể dàm phán lại mức lương với nhân viên, cung cấp thêm phúc lợi không tăng chi phí

trực tiếp

Phòng nhân sự

Ban quản

lý tòa nhà

42

Mưa ngập hầm gửi xe khách

không vào gửi xe được

Kiểm tra và Bảo dưỡng Hệ thống thoát nước, Phát triển kế hoạch an toàn đối với trường hợp mưa lớn, bao gồm việc sắp xếp bãi đỗ tạm thời

và hướng dẫn người dùng về những biện pháp

Thực hiện các cuộc đánh giá hiệu suất định kỳ

để theo dõi sự tuân thủ giờ làm việc và tìm giải pháp cho các vấn đề phát sinh

Tổ chức các cuộc họp cá nhân để theo dõi tiến

độ và giải quyết các vấn đề

Phòng nhân sự

44 Rớt thang máy, kẹt thang

Các KOL, KOC đến review

sai sự thật, chơi xấu, bôi nhọ

Đầu tiên phản hồi 1 cách lịch sự và chuyên nghiệp trực tiếp trên trang đánh giá CUng cấp

chứng cứ chứng minh đánh giá là không chính xác Liên hệ trực tiếp với người đánh giá để treo đổi và làm rõ Tiếp tục cung cấp dịch vụ

chất lượng và chăm sóc khách hàng tốt để xây

dựng danh tiếng tích cực trong thời gian dài

Phòng Marketing, ban quản

kỳ, hãy xem xét lịch trình bảo dưỡng, liên hệ

với kỹ thuật viên chuyên nghiệp để kiểm tra và

sửa chữa, trong trường hợp máy lạnh đã cũ và không thể sửa chữa có thể xem xét việc thay thế máy lạnh mới

thanh toán được

Thực hiện khởi động lại máy thu ngân để xem xét liệu vấn đề có thể giải quyết được hay không Nếu có sẵn máy thu ngân thay thế hãy

sử dụng nó nếu không được thì liên hệ với bộ

phận kỹ thuật hỗ trợ không thì order bằng cách

49 Vật liệu xây dựng kém chất

lượng

Liên hệ với nhà cung cấp ngay khi phát hiện

vấn đề về chất lượng không đạt yêu cầu, lưu trữ

Nhà thầu, ban điều

mọi giao tiếp và tài liệu liên quan đến vấn đề để làm bằng chứng cho các bước tiếp theo, thương lượng với nhà cung cấp để đòi hỏi sửa chữa và thoả thuận với họ về quy trình và thời hạn thực

hiện để tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ xây

dựng

hành

50

Bão lũ, thiên tai xảy ra làm

hư hại cơ sở vật chất

Phát triển kế hoạch ứng phó khẩn cấp chi tiết và

thực hành nó thông qua các cuộc diễn tập định

kỳ

Xác định và đào tạo nhóm ứng phó khẩn cấp

Xây dựng kho lưu trữ tài nguyên dự trữ, bao

gồm thực phẩm, nước, y tế, và vật liệu xây

2 Kỹ thuật Biểu đồ xương cá (Fishbone diagram)

Nhóm tác giả sử dụng công cụ Biểu đồ xương cá - một công cụ phân tích và trực quan hóa nguyên nhân và hậu quả Nó giúp xác định các nguyên nhân gây ra vấn đề và tạo ra một sự kết nối logic giữa các yếu tố khác nhau Biểu đồ này có dạng giống xương cá, với nguyên nhân chính (dây xương) và các nguyên nhân phụ (nhánh) gắn vào dây xương Nhóm tác giả tổ chức thông tin

một cách rõ ràng và hệ thống, sắp xếp các yếu tố ảnh hưởng vào các nhóm cụ thể, giúp người dùng dễ dàng nhìn thấy các mối liên kết và tương quan giữa các yếu tố Theo hình dưới, một số

vấn đề và nguyên nhân được đưa vào biểu đồ xương cá nhằm rút gọn các rủi ro, và đưa ra các rủi

ro chính cần tập trung

Hình 2 Biểu đồ xương cá

2.1 Danh mục rủi ro sau khi dùng Biểu đồ xương cá

Bảng 5 Danh mục rủi ro sau khi dùng biểu đồ xương cá

1 Cơ sở vận chất không đảm bảo

2 Cạnh tranh thị trường

3 Kỹ năng quản lý kém thiếu chuyên nghiệp

4 Kỹ năng nghiệp vụ nhân viên kém

5 Chi phí nguyên vật liệu tăng

6 Nguồn cung chưa ổn định

7 Chi phí mặt bằng tăng

8 Dự báo tồn kho không chính xác

9 Không tìm kiếm được những nhân viên giỏi

10 Bị đánh cắp công thức pha chế độc quyền bơi nhân viên của đối

thủ cạnh tranh cài vào

11 Khách hàng không hài lòng với dịch vụ tại cửa hàng

12 Xảy ra tham nhũng ăn chặn tiền nguyên vật liệu

13 An ninh không đảm bảo

14 Chủ cho thuê không đảm bảo điều khoản hợp đồng

15 Chi phí nhân sự tăng

16 Các KOL, KOC đến review sai sự thật, chơi xấu, bôi nhọ

17 Chưa được biết đến vì còn mới

3 Thành lập sơ đồ RBS:

Dự án xây dựng quán trà chiều Dự án xây dựng quán trà chiều

tại Quận 1 – TP Hồ Chí Minh

F

(Tài chính)

I (Cơ sở hạ tầng)

R (Danh tiếng)

M (Thương trường)

vì còn mới

2.1 Cơ sở vận chất không đảm bảo

2.3 Kỹ năng nghiệp vụ nhân viên còn kém

2.2 Kỹ năng quản lý kém, thiếu chuyên nghiệp

2.4 Không tìm kiếm được những nhân viên giỏi

2.5 An ninh không đảm bảo

2.6 Ch ủ cho thuê không đảm bảo hợp đồng

3.1 Khách hàng không hài lòng với dịch vụ tại cửa hàng

1.5 Xảy ra

tham nhũng,

ăn chặn tiền

3.2 Bị đánh cắp công thức pha chế độc quyền

3.3 Các KOL, KOC đến review sai sự thật, chơi xấu, bôi nhọ khách

1.6 Chi phí

nhân sự tăng

4 Thiết kế sổ đăng ký rủi ro

(Khả năng

xảy ra)

Magnitude (Mức độ ảnh hưởng)

Overall Rating (Đánh giá

tiêu của công ty

Đàm phán giá với nhà cung cấp tìm nhà cung cấp mới

hoặc thực hiện chính sách giảm lãng phí

1.2 Chi phí mặt bằng

tăng so với thời

điểm công ty lựa

hữu cố gắng thảo

luận về giảm giá

- Tìm kiếm các

mặt bằng mới có

muốn tái hợp đồng

mặt bằng cũ

chi phí thuê thấp hơn nếu có thể 1.3

Nguồn cung chưa

ổn định có thể gặp

khi một nguồn

cung mới giá rẻ

hoặc 1 nguồn cung

Liên hệ với nhà cung cấp để thông báo các vi phạm, thoả luận về các

vấn đề và tìm giải pháp hoà bình, lưu

trữ mọi bằng

chứng và tài liệu liên quan

Thương lượng với nhà cung cấp để yêu cầu họ sửa

chữa tình trạng

hoặc bồi thường 1.4 Dự báo tồn kho

chưa chính xác có

thể ảnh hưởng đến

Thực hiện đánh giá tồn kho để xác định chính xác

thừa, có thể là bán cho đối tác khác Liên hệ với nhà cung cấp để thảo

luận về việc điều

chỉnh lịch trình giao hàng hoặc

rằng mọi người đều hiểu rõ chúng, đặc biệt đào tạo những người làm quản lý về nguy cơ

và hậu quả của tham nhũng Thực

hiện các biện pháp

kiểm soát nội bộ

để giám sát quy trình mua sắm và chi trả

Phân tách trách nhiệm trong quy trình nhập hàng và thanh toán để giảm thiểu rủi ro tham nhũng

Sử dụng các phần

nguyên vật liệu để

tăng cường minh

bạch và giảm khả năng can thiệp thủ công

Lên lịch kiểm tra

bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để đảm

bảo rằng máy móc

vẫn sử dụng tốt

Nếu phát hiện vấn

đề liên hệ ngay đến những nơi sửa

chữa, không đưa vào sử dụng

2.2 Kỹ năng nghiệp vụ

nhân viên còn kém,

ảnh hưởng đến

chất lượng phục vụ

Đào tạo tập huấn nghiệp vụ thêm cho nhân viên mới Khiển trách hoặc

của họ

Tạo phản hồi liên

tục từ cấp dưới, đồng nghiệp và

cấp trên để giúp người quản lý theo dõi và điều chỉnh

hiệu suất của họ 2.4 Cửa hàng mới nên

viên giỏi cách chi tiết

Thông qua các mối quan hệ cá nhân có

ai đó giới thiệu ứng viên phù hợp

Tạo cơ hội để nhân viên hiện tại chia

sẻ kinh nghiệm làm việc và kết nối

với ứng viên tiềm năng

thống mã số, để

giảm rủi ro mất mát

Tích hợp công nghệ cửa ra vào sensor, khi có người lạ đột nhập vào ban đêm

không đảm bảo

thương lượng và

hỏi đến giá mua lại

mặt bằng Và xem xét các mặt bằng lân cận trước khi

rủi ro ấy xảy ra

Mở nhiều chi nhánh để tránh

việc dừng kinh doanh của cửa hàng

3 Rủi ro danh tiếng 3.1

nhân viên, Cung

cấp đào tạo liên

tục để nâng cao kỹ năng giao tiếp, kỹ năng bán hàng, và

khả năng giải quyết vấn đề cho nhân viên cửa hàng Tạo ưu đãi

và khuyến mãi cho khách hàng, tăng

thiện cảm 3.2

Bị đánh cắp công

thức pha chế độc

quyền khi nhân

viên là của đối thủ

cài cắm vào quán,

hoặc nhân viên rò

rỉ công thức trên

mạng xã hội

pháp bảo mật để đảm bảo rằng dữ

liệu quan trọng không bị tiếp cận

từ bên ngoài Buộc nhân viên ký vào biên bản cam kết dữ liệu bảo mật

của công ty Tăng cường giám sát nhân viên, thực

hiện đào tạo định

kỳ về bảo mật để tăng cường nhận

thức của nhân viên

tiếp trên trang đánh giá Cung

cấp chứng cứ

chứng minh đánh giá là không chính xác

dựng danh tiếng tích cực trong thời gian dài

4 Rủi ro thị trường 4.1 Cạnh tranh với thị

hiệu cá nhân đẩy

mạnh marketing, tìm những điểm

mạnh và đặc trưng riêng biệt của sản

phẩm, dịch vụ 4.2 Chưa được biết

thu của quán nếu

quán không xây

dựng được dấu ấn

thương hiệu

ánh đúng giá trị và thông điệp

Xây dựng 1 hình ảnh thương hiệu liên tục qua các kênh truyền thông,

1.1 Chi phí nguyên vật liệu tăng 1.2 Chi phí mặt bằng tăng 1.3 Nguồn cung chưa ổn định 1.4 Dự báo tồn kho chưa chính xác 1.5 Xảy ra tham nhũng, ăn chặn tiền

1.6 Chi phí nhân sự tăng

Infrastructure

(Cơ sở hạ tầng)

2.1 Cơ sở vật chất không đảm bảo 2.2 Kỹ năng quản lý kém, thiếu chuyên nghiệp 2.3 Kỹ năng nghiệp vụ nhân viên còn kém 2.4 Không tìm kiếm được nhân viên giỏi 2.5 An ninh không đảm bảo

2.6 Chủ cho thuê không đảm bảo hợp đồng

Reputational

(Danh tiếng/ Uy tín)

3.1 Khách hàng không hài lòng với dịch vụ tại

cửa hàng 3.2 Bị đánh cắp công thức pha chế độc quyền 3.3 Các KOL, KOC đến review sai sự thật, chơi

xấu, bôi nhọ

Marketplace

(Thị trường)

4.1 Cạnh tranh thị trường 4.2 Chưa được biết đến nhiều

1.2.Phân tích biểu đồ kinh doanh SWOT

Bảng 7 Biểu đồ SWOT

1.2

S1: Nguồn nhân lực trẻ, có tính sáng tạo

và nhạy bén trong công việc, dễ nắm bắt

xu hướng mới

S3: Không gian theo phong cách Châu

Âu, bắt mắt phù hợp với thị hiếu giới trẻ

S3: Thực đơn phong phú, có nhiều lựa

chọn cho khách hàng

W1: Thương hiệu mới, chưa có mức

độ nhận diện cao W2: Nguồn cung chưa ổn định W3: Nhân viên từ cấp quản lý trở lên

có thể còn thiếu kinh nghiệm và cọ xát trong quá trình điều hành và quản

lý W4: Quản lý tài chính chưa tốt

O1: Ngay trung tâm thành phố (Quận 1)

O2: Tệp khách hàng hướng tới có số

lượng dồi dào, ổn định

O3: Nguồn lực dồi dào, tuyển dụng được

nhân tài

O4: Mạng xã hội phát triển, có thể nhờ đó

để quảng bá thương hiệu

O5: Tìm được nguồn cung giá rẻ

T1: Chi phí thuê mặt bằng cao T2: Mức độ cạnh tranh cao T3: Nhà cung cấp tự ý chấm dứt hợp đồng

T4: Dịch bệnh bùng phát T5: Nguồn cung thiếu chất lượng T6: Chủ cho thuê lấy lại mặt bằng

O1: Ngay trung tâm thành phố (Quận 1)

O2: T ệp khách hàng hướng tới

có s ố lượng dồi dào, ổn định O3: Ngu ồn lực dồi dào, tuyển

d ụng được nhân tài O4: Mạng xã hội phát triển, có thể nhờ đó để quảng bá thương hiệu

T1: Chi phí thuê mặt bằng cao T2: M ức độ cạnh tranh cao T3: Nhà cung cấp tự ý chấm dứt hợp đồng

T4: Dịch bệnh bùng phát T5: Nguồn cung thiếu chất lượng T6: Chủ cho thuê lấy lại mặt bằng

S1: Nguồn nhân lực trẻ, có tính

sáng tạo và nhạy bén trong công

vi ệc, dễ nắm bắt xu hướng mới

S3: Không gian theo phong cách

Châu Âu, b ắt mắt phù hợp với thị

qu ảng bá thương hiệu theo phương pháp truyền miệng

SO2: Không những có nguồn khách dồi dào, mà nguồn nhân lực cũng đáng kể, thu hút nguồn lực nhân viên trẻ có tính sáng t ạo và năng động trong công việc

ST1: Khi đã có lượng khách hàng ổn định => Doanh thu ổn định => giải quy ết các vấn đề liên quan đến tài chính

ST2: Thu hút nhi ều khách hàng đến với cửa hàng và phục vụ họ một cách tốt nhất có thể => danh tiếng sẽ được phát triển theo phương thức “tiếng lành đồn xa”

2.2 Cập nhật danh mục rủi ro dựa vào chiến lược WT (1.3, 2.2, 2.3, 2.6, 4.1)

Bảng 8 Cập nhật danh mục rủi ro

Chỉ số rủi ro Rủi ro

1.3 Nguồn cung chưa ổn định

2.2 Kỹ năng quản lý kém, thiếu chuyên nghiệp

2.3 Kỹ năng nghiệp vụ nhân viên còn kém

2.6 Chủ cho thuê không đảm bảo hợp đồng

3.1 Khách hàng không hài lòng với dịch vụ tại cửa hàng

4.1 Cạnh tranh thị trường

W1: Thương hiệu mới, chưa có

mức độ nhận diện cao

W2: Nguồn cung chưa ổn định

W3: Nhân viên từ cấp quản lý trở

lên có thể còn thiếu kinh nghiệm và

cọ xát trong quá trình điều hành và

qu ản lý

W4: Qu ản lý tài chính chưa tốt

WO1: Tuy là thương hiệu mới nhưng cửa hàng được đặt ở vị trí đắc địa vẫn thu hút được sự chú ý từ khách hàng

WO2: Nguồn nhân lực có thể linh hoạt

WT1: Cạnh tranh thị trường WT2: Kỹ năng nhân viên kém WT3: K ỹ năng quản lý kém WT4: Ngu ồn cung chưa ổn định WT5: Ch ủ cho thuê không đảm bảo các điều khoản theo hợp đồng

WT6: Khách hàng không hài lòng với dịch vụ tại cửa hàng

2.3 Cập nhật lại RBS

Dự án xây dựng quán trà chiều

tại Quận 1 – TP Hồ Chí Minh

F

(Tài chính)

I (Cơ sở hạ tầng)

R (Danh tiếng)

M (Thương trường)

vì còn mới

2.1 Cơ sở vật chất không đảm bảo

2.3 K ỹ năng nghiệp vụ nhân viên còn kém

2.2 Kỹ năng quản lý kém, thiếu chuyên nghiệp

2.4 Không tìm kiếm được những nhân viên giỏi

2.5 An ninh không đảm bảo

2.6 Ch ủ cho thuê không đảm bảo hợp đồng

3.1 Khách hàng không hài lòng với dịch vụ tại cửa hàng

1.5 Xảy ra

tham nhũng,

ăn chặn tiền

3.2 Bị đánh cắp công thức pha chế độc quyền

3.3 Các KOL, KOC đến review sai sự thật, chơi xấu, bôi nhọ khách

1.6 Chi phí

nhân sự tăng

Hình 3 Sơ đồ RBS

MODULE C - PHÂN TÍCH RỦI RO ĐỊNH TÍNH

C.1 Ma trận rủi ro – tác động

▪ Ước lượng khả năng xảy ra

▪ Ước lược mức tác động

Bảng 9 Mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra

Xác định mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra

cho điểm

mức độ ảnh hưởng (M)

▪ Xây dựng ma trận rủi ro - tác động

Các định cấp độ rủi ro

Cấp độ rủi ro được phân thành 3 cấp độ như sau:

Cấp độ rủi ro cao (cấp A): Đối với số điểm rủi ro từ 15 đến 25

Cấp độ rủi trung bình (cấp B): Đối với số điểm rủi ro từ 6 đến 12

Cấp độ rủi ro thấp (cấp C): Đối với số điểm rủi ro từ 1 đến 5

Khi kết quả rủi ro thuộc cấp độ A và cấp độ B =>Tổ chức cần phải xây dựng biện pháp hành động các rủi ro này

Còn với cấp độ C thì khuyến khích tổ chức đưa ra biện pháp hành động

Đối với cấp độ A,B sau khi đưa ra đối sách tiến hành đánh giá lại hiệu quả của đối sách cũng

sử dụng phương pháp đánh giá như mục a ở trên

RISK ASSESSMENT MATRIX

Bảng đáng giá rủi ro – Severity(độ nghiêm trọng) & Probability(Xác xuất)

Bảng 10 Bảng đánh giá rủi ro

Độ nghiêm trọng/

Xác suất

Rất thấp (1)

Thấp (2)

Trung Bình (3)

Cao ( 4)

Rất cao (5)