(Luận văn thạc sĩ) Kiểm Soát Chi Phí Kinh Doanh Tại Khách Sạn Citadines Pearl Hội An - Công Ty Cổ Phần Tri Việt Hội An

Các nghiên cứu đều được thực hiện tại các công ty kinh doanh ngành nghề có tính cạnh tranh cao, và xác định rằng việc kiểm soát chỉ phí kinh đoanh nhằm tăng khả năng cạnh tranh cũng như

ĐẠI HỌC DA NANG

TRUONG DAL HQC KINH TE

VO NU PHUOC DIEM

KIEM SOAT CHI PHi KINH DOANH TAI KHACH SAN

CITADINES PEARL HOI AN - CONG TY CO PHAN

TRI VIET HOL AN

LUAN VAN THAC SI KE TOAN

2022 | PDF | 120 Pages

buihuuhanh@gmail.com

Da Nẵng, Năm 2022

ĐẠI HỌC DA NANG

TRUONG DAL HQC KINH TE

VO NU PHUOC DIEM

KIEM SOAT CHI PHi KINH DOANH TAI KHACH SAN

CITADINES PEARL HOI AN - CONG TY CO PHAN

TRI VIET HOLAN

LUAN VAN THAC SI KE TOAN

Mã số: 834.03.01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS TRÀN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN

Đà Nẵng, Năm 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoạn đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả phương án nêu trong luận văn là trưng thực và

chưa từng được ai công bố trong bắt kỳ công trình nào khác

Tác ie văn

a

Võ Nữ Phước Điểm

4 Phương pháp nghiên cửu

5 Ý nghĩa thực hiện đề tải

6 Kết cầu của luận văn

7, Tông quan tải liệu

CHUONG 1 CO SO LY LUẬN VE KIEM SOAT CHI PHi TRONG

1.2.4 Thông tin và trao đỗi thông tin trong công tác kiểm soát chỉ phí

kinh doanh 1.2.5 Hoạt động giám sát, kiểm tra = — :

13 NHỮNG ĐẶC ĐIÊM CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ

1.3.1 Khái quát dae diém hoat dong kinh doanh khich san — nha hang 25 1.3.2 Đặc điểm chỉ phí hoạt động kinh doanh khách sạn ~ nhà hàng 2 1.4 CAC NHAN TO ANH HUONG DEN CONG TAC KIEM SOAT CHI

1.4.1 Nhận diện thông tin về chỉ phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp 29 1.4.2 Việc xây dựng hệ thống định mức chỉ phí tại doanh nghiệp 29 1.4.3 Quan hệ cung cầu các yếu tổ đầu vào của quá trình kinh doanh của

„30

ng cụ kiểm soát chỉ phí kinh doanh của doanh

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIEM SOÁTC CHI ut Pui TAL

2.1.1 Quy mô hoạt động của Ciradines Pearl Hội An 32 3.1.2 Cơ cầu tổ chức bộ máy quản lý và chức năng, nhiệm vụ của các bộ

2.1.3 Tổ chức bô máy kế toán

2.2 THUC TRANG CONG TAC KIEM SOAT CHI PHi TAI CITADINES

2.2.1 Môi trường kiêm soái

chỉ phí kinh doanh 61 2.2.5 Hoạt động giám sát, kiểm tra công tác kiểm soát chỉ phí tại

Citadines Pearl H6i An _ „69

2.3 DANH GIA CHUNG THUC TRANG HE THONG KIEM SOAT CHI PHI KINH DOANH TAI KHACH SAN CITADINES PEARL HOI AN 72 2.3.1 Những ưu

2.3.2 Những tôn tại, hạn chẽ

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN “CONG TAC KIEM SOÁT

3.1.1 Phương hướng phát triển của khách sạn Citadines Pearl Hội An 80

3.2 HOÀN THIEN CONG TAC KIEM SOAT CHI PHi KINH DOANH TAIL

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi hưởng kiểm soát chỉ phí kinh doanh 83 3.2.2 Hoàn thiện công tác đánh giá, kiểm soát rủi ro

3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí kinh doanh

3.2.4 Hoàn thiện thông tin và trao đổi thông tỉn

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TÁT

CPSXC Chỉ phí sản xuất chung

CPNCTT Chỉ phí nhân công trực tiếp

CPNVLTT Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp

KSNB Kiểm soát nội bộ

Bang 1.1 Vai trô của kiểm soát chí phí, kế toán chỉ phi và kế toán kiểm soát

xa1#

Bảng 2.1 Nhập kho nguyên vật liệu dùng cho khách sạn

Bảng 2.2 Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho khách sạn

Bang 2.10 Đơn đặt hàng (PO)

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỎ

Sơ đỗ 2.1 Tế chức bộ máy quản lý

Sơ đỏ 2.2 Tỏ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.3 Quy trình lập ngân sách

Sơ đỗ 3.1 Sơ đổ đánh giá và lựa chọn nhả cung

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ quy trình nhận hàng

Trong hai năm 2020 và 2021, ngành du lịch cũng như ngành khách sạn

trên thế giới và ở Việt Nam đều bị ánh hưởng của dịch bệnh Một số đơn vi,

khách sạn đã linh hoạt thay đổi phương thức hoạt động để tổn tại và vượt qua

khó khan trong dai dịch như là mô hình lâm địa điểm cách ly y tế

Năm 2022, với các phương án mở cửa lại hoạt động du lịch, ngành du

lịch cũng như ngảnh khách sạn đã sẵn sảng các điều kiên cho hoạt đông trong

điều kiện bình thường mới Với các chính sách hỗ trợ mở cửa ngảnh du lịch

của Chính phủ cũng như nỗ lực phục hồi của các đơn vị kinh doanh trong lĩnh

vực nảy tạo nên một sự cạnh tranh mả các đơn vị kinh doanh cẳn cẩn trọng,

xem xét, thay đôi và hoàn thiện đề kịp thời nắm bắt được thị trưởng của mình

Citadines Pearl Hội An là dự án nghỉ dưỡng phức hợp theo chuẩn 5 sao với nhiều loại hình căn hộ du lịch khác nhau Được đưa vào vận hành khai

thắc từ năm 2019, với nhiều ưu thế cạnh tranh như vị trí địa lý thuận lợi, bãi

biển đẹp, kiến trúc vả chuỗi dịch vụ khép kín công với sự quản lý vận hành

đến từ một thương hiểu nỗi tiếng vả uy tín là The Ascott Limited Năm 2019 don vị cũng đã ra mắt thành công, tuy nhiên cũng như các đơn vị kinh doanh

khách sạn nhà hàng khác, cuối năm 2019, Citadines Pearl Hội An cũng chịu ảnh hưởng của dịch bệnh kéo đài đến năm 2021 Việc khoảng thời gian vận

hành ngắn khiến cho đơn vị chưa có được những đánh giả vẻ tính hiệu qua

của hoạt động kinh doanh tỉnh hiệu quả của các quy trình quản lý, kiểm soát, trong đó bao gồm cá việc kiểm soát chỉ phí kinh doanh

Một số vẫn đề nôi lên, khi mà việc kinh doanh ngưng trệ, công tác quản

lý của đơn vị thuê quản lý không sát sao, công tác kiểm soát chỉ phí kinh doanh cũng không được thực hiện đầy đủ do việc thay đôi thích ứng với tình

hình dịch bệnh

Một số chính sách kinh doanh thay đổi nhằm duy trì hoạt động trong

mùa dịch mà chưa được kiểm soát chặt chặt chẽ, như là giám giá dịch vụ, chỉ

phí nhân sự trong điều kiện phải đảm bảo quy định y tế, chỉ phí đầu vào không kiểm soát được, sự hạn chế của đơn vị thuê quản lý,

Xuất phát từ những vẫn đẻ nêu trên, việc nghiên cứu tìm ra các vấn để

trong công tác kiểm soát chỉ phí kinh doanh tại Citadines Pearl Hội An - Công

ty cô phần Trị Việt Hội An lả thật sự cẩn thiết khi mà ngành du lịch, khách

sạn, nhà hàng đã bắt đầu khởi động trở lại rất nhanh và tính cạnh tranh cao trong bối cảnh thị trường khách hàng chưa khôi phục Do đó tác giả chọn để

tài “Kiểm soát chỉ phí kinh doanh tại khách sạn Citadines Pearl Hội An —

Công Ty Cổ Phần Tri Việt Hội 4n” đề nghiên cứu luận văn thạc sĩ

2 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu, đánh giá công tác kiểm soát nội bộ của đơn vị thuê quản lý để

kế và theo các

xác định hệ thông kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiế

cam kết giữa đơn vị thuê quản lý và chủ sở hữu của Khách sạn hay không

Xem xét bê sung các thủ tục kiểm soát cần thiết giữa đơn vị thuê quản lý

và Chủ đâu tư, thỏa thuận thêm các điều khoản trong hợp đông thuê quản lý

nhằm đảm bảo các lợi ích của Chủ đầu tư

3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu

Đổi tượng nghiên cứu của luân văn là nội dung kiểm soát chỉ phí kinh

đoanh trong đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú

Pham vi nghiên cứu: Tại Citadines Pearl Hội An - Công ty cổ phần Tri Việt Hội An

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dựng phương pháp nghiên cứu tình huống đẻ giải quyết

mục tiêu nghiên cứu Phương pháp này được tiến hành trên cơ sở kết hợp các

trình kiếm soát chỉ phí kinh đoanh tại Khách sạn

+ Phương pháp phỏng vấn nhằm làm rõ thêm các phương án kiểm soát thực tế, các vấn đề còn bắt cập trong quá trình kiểm soát chỉ phí kinh doanh

+ Phương pháp giải thích được vận dụng để giải thích thực trạng trên cơ

sở lý thuyết nhằm nhận diện những ưu điểm, tổn tại vẻ việc kiểm soát chỉ phí kinh doanh tại Khách sạn

+ Phương pháp suy luận logic được áp dụng để hoàn thiện, xây dựng quy trình kiểm soát thích hợp và nâng cao hiệu quả kiểm toán chỉ phí tại Khách sạn

5 Ý nghĩa thực hiện đề tài

Để tải nghiên cứu với mong muốn giúp Khách sạn hoản thiện công tác kiểm soát chỉ phí kinh doanh, tăng hiệu quả kinh doanh cũng như tăng khả

năng cạnh tranh trong thị trường

6 Kết cầu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết ki:

soát chỉ phí kinh doanh trong doanh

7 Tổng quan tài liệu

Đã có rất nhiễt

tác phân tích, đánh giả biến động chỉ phí và kiểm soát chỉ phí kinh doanh là

tài nghiên cứu về kiểm soát chỉ phí kinh doanh, công

một công việc quan trọng và được quan tâm ở tất cả các doanh nghiệp Tham

khảo một số nghiên cứu gần đây vẻ vẫn đẻ kiểm soát chỉ phí kinh đoanh trong

doanh nghiệp như lả:

~ "Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chỉ phí kinh doanh tại bộ phận phát

triển hàng mẫu của Công ty TNHH Rochdale Spears” của tác giả Huỳnh Thị

Yến Nhi (2019) Nội dung đề tài nghiên cứu về hoạt động kiểm soát chỉ phí kinh doanh tại một bộ phận của Công ty Bằng phương pháp thu thập số liệu

tác giả đã phân tích, đánh giá nhiều chỉ tiêu khác nhau vẻ giá thành và giá vốn kinh doanh, đưa ra được các nguyên nhân sai khác giữa thực tế với định mức

để doanh nghiệp nhận ra được công tác kiếm soát chỉ phí chưa hoàn thiện Nghiên cứu này cũng đã nêu rỏ thực trạng của công tác quan lý và kiểm soát

chí phí kinh doanh trong doanh nghiệp Tuy nhiên, đề tải chưa xây dựng các

thủ tục kiểm soát chỉ phí cụ thể nhằm kiểm soát chỉ phí kinh doanh và mục tiêu của các chỉ số được phân tích

~ *Hoàn thiện hệ thông kiểm soát chỉ phí thi công công trình tại Công ty

TNHH TM DV Dign Thông Trường Thịnh" của tác giả Trần Anh Hoa

(2020) Bằng các phương pháp nghiên cứu, tác giả đã thu thập và phân tích số

liệu để chỉ ra các sai khác giữa về chỉ phí phát sinh thực tế và dự toán đã lập,

chỉ ra được các vấn đề côn tổn tại, sai sót trong công tác lập dự toán Tác giả

cũng nghiên cứu nhiều về môi trường kiểm soát nội bộ của công ty Thông

qua đó, tác giả cũng đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiêm soát

chỉ phí tại công ty Với để tải này tác giả cũng chưa đưa ra các thủ tục kiểm

soát chỉ phí cân thiết để thực hiện mục tiêu kiểm soát chỉ phí của mình

~ *Hoàn thiện kiêm soát chỉ phí Viễn thông Thành phổ Hô Chỉ Minh" của

tác giá Tạ Thị Thanh Thúy (2015) Để tải phân tích, đánh giá thực trạng

đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thi

của mình Với để tải này, tác giả đã phân loại rất chỉ tiết các đổi tượng chỉ phí

được đánh giá và đưa ra các nguyên nhân cụ thể theo từng loại chỉ phí, từng

loại hoạt đông Các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát cũng rất đẩy di theo các bước hình thành chỉ phí Với để tài này lại chưa thấy tác giả đánh giá

và đề xuất giải pháp về môi trường kiểm soát

Các nghiên cứu đều được thực hiện tại các công ty kinh doanh ngành

nghề có tính cạnh tranh cao, và xác định rằng việc kiểm soát chỉ phí kinh

đoanh nhằm tăng khả năng cạnh tranh cũng như hoạt động kinh doanh kinh

doanh đạt hiệu quả cao Nhận thấy mục tiêu, và các vấn để tổn tại trong doanh

nghiệp của các nghiên cứu này giống với phạm vi nghiên cứu của tác giả luận văn này, vi vậy tác giả đi sâu vào nghiên cứu “Kiểm soát chỉ phí kinh doanh tại Citadines Dearl Hội An — Công ty Cổ phần Tri Việt Hội An” với mong

muốn đem lại hiệu quả kinh doanh cho Khách sạn

Có nhiều quan điểm, khải niệm về chỉ phí tùy theo góc độ của kinh tế

chính trị học, góc độ kinh doanh hay kinh tế học Một cách phô biển nhất, chỉ

phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiên của của các nguồn lực vẻ lao

động, máy móc thiết bị, vật tư và nhiễu nguồn lực khác đã tiêu hao trong quá

trình sản xuất kinh đoanh để cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dich vụ cho khách

hàng trong một thời kỳ nhất định Khái niệm trên cho thấy chỉ phí biểu hiện

dưới hình thức tiền tệ, còn nguồn lực là những gì mà doanh nghiệp đã sử

dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh ở một thời kỳ Tuy theo từng loại

hình doanh nghiệp, mà mỗi tổ chức tự xác định nhận diện các loại chỉ phí trong quá trình kinh doanh của mình

Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chỉ phí khác với chỉ tiêu Chỉ tiêu lả

khoản chỉ bằng tiền trong một thời kỳ nhất định Như vậy, nhiễu khoản chỉ tiêu

có thể là chỉ phí, nhưng không phải mọi chỉ tiêu là chỉ phi, như chỉ thanh toán

các khoản nợ Phân biệt điều nảy đề việc kiểm soát chí phí kinh doanh tập trung

đối tượng cần kiểm soát

Kiểm soát chí phí là một hoạt động quản lý nhằm giúp lãnh đạo công ty, doanh nghiệp ra các quyết định liên quan sử dụng các nguồn lực vẻ vật tư, lao động, máy móc thiết bị và các nguồn lực khác đúng mục đich, có hiệu quả Kiểm

soát chỉ phí là một vẫn đẻ có tính khách quan, được thiết lập trong nội tại từng

đơn vị, thông qua phân cấp quản lý, thông qua các qui chế hoạt động liên quan

đến chỉ phí vả các hệ thông thông tin trong nội bộ đơn vị.

Việc phân loại chỉ phí theo chức năng hoạt động sẽ giúp cho nhả quản

lý nhận biết được vị trí, vai trò của chỉ phí đối với từng hoạt động kinh doanh

kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp Căn cứ vào chức năng hoạt động của các nghiệp vụ chỉ phí phát sinh ta có thể phân loại chỉ phí thảnh 2 loại lả

chí phí sản xuất và chỉ phí ngoài sản xuất

Chỉ phí sản xuất bao gồm các chỉ phí phát sinh trong quá trình sản xuất

của doanh nghiệp để tạo ra sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng Chỉ phí sản

xuất bao gồm: chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, chỉ phí nhân công trực tiếp và

chỉ phí sản xuất chung Trong các ngành kinh doanh dịch vụ, chỉ phí sản xuất phát sinh cũng chính là chỉ phí cho quá trình tiêu dùng của khách hàng

Chỉ phi ngoài sản xuất: Là chí phí phát sinh cho quá trình marketing,

tiêu thụ và các hoạt động quán lý hành chính chung của doanh nghiệp Biểu hiện của chỉ phí nảy là chỉ phí bán hang, chi phi quan lý doanh nghiệp

© Phân loại chỉ phí theo mỗi quan hệ với thời kỳ xúc định kết quả

kinh doanh

Việc phân loại chỉ phí theo mỗi quan hệ với thời kỳ xác định kết quả

kinh doanh giúp nhà quản lý nhận biết được các chỉ phí phát sinh và gid von hàng hỏa trong kỳ, giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách chỉ phí chính

xác, hạn chế tỉnh trạng bị động về vốn, được chia thành 2 loại là chỉ phi sản

phẩm và chỉ phí thời kỳ

Chỉ phí sản phẩm: là tất cá các chỉ phí gắn liên với sản phẩm được sản

xuất ra hoặc được mua vào trong kì Do đó, chỉ phí sản phẩm luôn gắn liền

với sản phẩm và nếu chưa tiêu thụ thì được thể hiện trong khoản mục hàng

tổn kho Ở các ngành dịch vụ, như kinh doanh khách sạn, thường không có

chỉ phí tốn kho

được chia làm 2 loại là chỉ phí trực tiếp và chỉ phí gián tiếp

Chỉ phí trực tiếp: là chỉ phí phát sinh liên quan trực én timg đối

quan hệ giữa chỉ phí — sản lượng — lợi nhuận, từ đó có thẻ đưa ra các quyết

định mở rộng hoặc thu hẹp quy mô kinh doanh, ngoài ra việc nhìn nhận chỉ

phí theo khia cạnh này đóng vai trò quan trong trong việc hỗ tre nha quan lý kiểm soát chỉ phí kinh doanh Phân loại chỉ ph theo cách ửng xử của chỉ phí

được chia thảnh 3 loại la biến phí định phí và chỉ phí hỗn hợp

Biển phí: là những chỉ phí nếu xét về tổng số sẽ thay dai ty lệ thuận với

mức hoạt động, còn nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì biến phí là

một hằng số phi được chia làm 2 loại: biến phí thực thụ và biến phí cấp

bậc Biến phí thực thụ là biến phí mả sự biến động của chúng thay đổi tỉ lệ thuận và biến động tuyển tính với mức độ hoạt động trong khi đó biến phí cấp

Định phí: là những khoản chi phí không thay đổi về tổng số khi mức độ

hoạt động thay đổi trong phạm vi phủ hợp Khi xét định phí trên một đơn vị

sản phẩm thì nó tỷ lệ nghịch với khỗổi lượng sản phẩm, công việc Định phí

chia thành hai loại : định phí bắt buộc và định phí tuỳ ý Định phí bắt buộc là

chỉ phí không thể không có cho dù mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay

đổi như thế nào, thường có bản chất lâu dài và rất khó thay đổi bằng quyết

định quản trị như: khẩu hao tài sản cố định, chỉ phí sửa chữa, bảo trì bảo

dưỡng còn định phí không bắt buộc lả những chỉ phí đễ đàng thay đổi tùy

thuộc vào đi

kiện thực tế của mức độ hoạt động, những loại chỉ phí này gắn

liền với quyết định của nhà quản trị như: chỉ phí quảng cáo, nghiên cứu đảo tao

Chỉ phí hỗn hợp: là các chỉ phí mà nó bao gểm cả biến phí và định phí

Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào đó, chỉ phí hỗn hợp mang đặc điểm của định phí và khi ở mức độ hoạt động tăng lên, chỉ phí hỗn hợp sẽ biến đổi như

đặc điểm của biển phí Sự pha trộn giữa phần bắt biển vả khả biến có thể theo

những tỷ lệ nhất định Dé phục vụ cho việc lập dự toán, kiểm soát hoạt động,

quản lý chỉ phí, cần phải phân tích chỉ phí hỗn hợp, tách riêng yếu tố bắt biến

và khả biển trong chỉ phí hỗn hợp sau đó đưa về dạng công thức đề thuận tiện cho việc sử dụng chúng trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định

+ _ Phân loại chỉ phí theo khả năng kiểm soát chỉ phí kinh doanh Phân loại chỉ phí theo khả năng kiểm soát chỉ phí kình doanh là cơ sở cho việc đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý, là tiễn dé cho việc thực

hiện kế toán trách nhiệm

Chi phi kiểm soát được là những chỉ phí mà nhà quân trị có quyền quyết định hoặc có ánh hưởng đáng kế tới mức độ phát sinh chỉ phi.

10

Chí phí không kiểm soát được là những chỉ phí ma nha quan trị không

có quyễn quyết định hoặc có ảnh hưởng không đáng kế tới mức độ phát sinh

chi phi, Nha quan tri ở cấp bậc cảng cao thì phạm vi kiểm soát chỉ phí kinh

doanh càng rộng, ngược lại nhà quản trị ở cấp cảng thấp thì phạm vi kiếm

soát chỉ phí kinh doanh cảng hẹp

©_ Phân loại chỉ phí theo nội dung kinh tễ của chỉ phí

Theo cách phân loại này toản bộ chỉ phí được chia thảnh các yếu tố sau:

Chỉ phi nguyên vật liêu là toàn bộ giá trị nguyên vật liêu sử dụng cho hoạt động kinh doanh kinh doanh trong kỳ

Chỉ phí nhân công là tiền lương chính, tiền lương phụ các khoản trích theo lương và các khoán phải trả khác cho người lao động trong ky

Chỉ phí khâu hao tải sản cổ định là phần giá trị hao mòn của tài sản cố

định chuyên dịch vào chỉ phí kinh doanh kinh đoanh trong kỳ

Chỉ phí dịch vụ mua ngoài là các khoản tiền điện, tiền nước, điện thoại,

thuê mặt bằng

Chỉ phi khác bằng tiền là những chí phí kinh doanh kinh doanh khác

chưa được phản ảnh trong các chỉ phí trên nhưng đã chỉ bằng tiền như chỉ phí

tiếp khách, hội nghị

1.1.3 Định mức chỉ phí

Khi kiểm soát chỉ phí kinh doanh thi điều quan trọng là phải làm thể

nảo để biết được doanh nghiệp dang quan lý những khoản chỉ đúng va can

phải giảm bao nhiêu là hợp lý? Vì vậy, cần phải định mức chỉ phí, nhằm

hướng các khoản chỉ trong thực tế tới chỉ phí mục tiêu hay chỉ phí dự kiến

Cũng từ đỏ chúng ta nhận biết được sự tăng giảm của chỉ phí vả tìm hiểu

nguyên nhân đề xử lý

Ta có thé đi đến kết luận Định mức chỉ phí là khoản chỉ được định.

trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trưởng hợp hay từng

điều kiện làm việc cụ thể Định mức chí phí không những chỉ ra được một

khoản chỉ dự kién 1a bao nhiêu mà còn xác định nên chí tiêu trong trưởng hợp

nảo, điều kiện nào Định mức chỉ phí có hai nội dung chính sau:

Định mức giá: là giá định mức, giá dự toán để tiếp nhận một đơn vị

nguồn lực sử dụng (vật tư, nhân công, các nguồn lực khác) Ví dụ: đơn giá

định mire dé mua | kg thit, don giá một giờ công của nhân viên buồng

phong

Định mức lượng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lượng các nguồn

lực tiêu hao đề kinh doanh sản phẩm, cung cấp dịch vụ Trong hoạt động kinh

doanh khách sạn, nghỉ dưỡng, định mức về lượng thể hiện rõ qua thời gian định mức để dọn đẹp một phòng chuẩn (standard room), lả lượng thực phẩm

cho một suất ăn chuẩn

Chỉ phí luôn biển đổi phức tạp vì thể các định mức chỉ phí phải được

xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng

1.1.4 Khái niệm và vai trò của kiểm soát chỉ phí kinh doanh trong

doanh nghiệp

* Khải niệm

Kiểm soát chỉ phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm

đánh giá việc thực hiện kế hoạch chỉ phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đề ra các biên pháp điều chính thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận cỏ liên quan

* Lai trỏ

Các doanh nghiệp kinh doanh dủ phát triển theo mô hình nảo thì việc kiểm soát chỉ phí kinh doanh cũng là một hoạt động tắt yếu khách quan Tắt

cả đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi đẻ tái đầu tư cho tương lai,

cạnh tranh, tổn tại và phát triển.

12

Trong kinh doanh, kiêm soát chi phí kính doanh là kiêm chứng xem

các khoản chỉ có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm

ra được nguyên nhân sai sót để điều chỉnh Kiểm soát chỉ phi kinh doanh là nhu cẩu cơ bản nhằm hoản thiện các quyết định quản lý trong lĩnh vực tài

chính

«e Kiểm soát chỉ phí kinh doanh giúp doanh nghiệp có thể tập trung

năng lực của mình vào các điểm mạnh, tìm ra các cơ hội hoặc các vấn đẻ

quan trọng trong sản xuất kinh doanh

« Kiểm soát chỉ phí kinh doanh giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất

i chi phi

« Kiểm soát chỉ phí kinh doanh giúp người ra quyết định nhận diện

lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình mả không lảm thay đồ

được các nguồn lực cỏ chỉ phí thấp nhất trong việc kinh doanh và cung ứng

hàng hoá dich vu

Bảng 1.1: Vai trò của kiểm soát chỉ phí, kể toán chỉ phí và kế toán kiểm soát

nhuận, kiểu dáng, tính nang sản | phátsinh «Phân tích các

phẩm, qui trình kinh doanh, máy |s Lập các báo | thông tin thu thập

móc thiết

¡ năng suất lao động ) | cáo kết quả hoạt | được Có thẻ phân

® Phân tích các thông tin da thu thập | đồng kinh | tích dưới dạng giá

e Nhận diện các cơ hội hoặc các giải | doanh, báo cáo | trị hoặc vật chất

pháp kinh doanh thông qua việc sử | ngân lưu bảng | trong từng bộ phận

dụng một số công cụ kiểm soát chỉ | cân đối tải sản | của doanh nghiệp

phí (Chỉ phí định mức, benchmaking, | của toản doanh |e Cung cấp các

s Xây dựng các phương án hoặc các tích cho nhà kiếm

giải pháp kinh doanh khác nhau cho soát ra quyết định

(Nguẫn: Nguyễn Thị Dung và Nguyễn Thị Hồng Thuy (2016), Giáo trình

kiểm soát chi phủ kinh doanh, NXB Khoa học kỹ thuật)

1.1.5 Sự cần thiết và mục tiêu của kiểm soát chỉ phí kinh doanh trong

doanh nghiệp

* Sự cần thiết phải kiểm soát chỉ phí kinh doanh trong doanh nghiệp

Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là các thông tin vẻ chỉ phí kinh doanh, vi mỗi khi chỉ phí kinh doanh

tăng thêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Do vậy, các nhà quản lý cần

phải kiếm soát chặt chẽ chỉ phi kinh doanh trong doanh nghiệp Để quản lý

được chỉ phí kinh doanh, cần phải nắm vững các khái niệm về chỉ phí và các

cách phân loại chúng vì mỗi cách phân loại chỉ phí đều cung cắp thông tin ở những góc độ khác nhau cho nhả quán lý ra quyết định thích hợp

* Mục tiêu kiểm soát chí phí

~ Kiểm soát việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp đẻ tránh tỉnh hình

sử dụng sử dụng sai gây lãng phí tải sản doanh ghiệ

~ Giám sát chặt chẻ số sách, chứng từ kế toán để tránh trường hợp gian

lận, biển thú có thê xảy ra hay các khoản chỉ không hợp lý, chỉ

~ Cát giảm những khoản chỉ phí không cần thiết, đây lả vấn đề khá “nhạy

cảm” nên bên cạnh những lợi ích còn có những bắt lợi tiém an bên trong nó,

do vậy doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ giữa được vả mắt và phải áp dụng một cách linh động để giảm tránh các thiệt hại một cách tốt nhất

14

1.2 NOI DUNG KIEM SOAT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG

DOANH NGHIỆP

1.2.1 Môi trường kiểm soát chỉ phí kinh doanh

Môi trường kiểm soát bao gôm các nhân tổ bên trong và bên ngoài có

tính chất môi trường tác động đến việc thiết kể, hoạt động và sự hiện hữu của

các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của người quản lý đơn vị, bao gồm

các nhân tố:

~ Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo: Thực chất của một hệ

thống kiểm soát hiệu quá nằm trong quan điểm vả cách thức điều hảnh của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và

thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các

nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ

chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách

soát đã được thiết lập Mặt khác nêu như những thành

cẩn thận hệ thống

viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải lả vấn đẻ quan trọng

đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong

công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu

kiểm soát của người quản lý sẽ không thẻ đạt được một cách hữu hiệu

~ Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực vẻ đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ

được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thé nao Chúng

bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm và xoá

bỏ những động cơ và sự cám dỗ mả có thẻ khiến cho các nhân viên sẽ không

trung thực, phi pháp, hoặc có những hành đông phí đạo đức Chúng cũng bao

gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân

viên thông qua việc thiết lập các chính sách điều lê quản lý v.v Người lãnh

đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng đề thiết lập nên nếp và văn hóa của doanh nghiệp

~ Cơ cẩu tổ chức bộ máy, hệ thông chính sách quy chế, quy trình, thủ tục

kiểm soát: Người quản lý có năng lực, quan tâm vả coi trọng công tác

soát thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát thích hợp bao gồm

tô chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát: chính sách, quy

chế, quy trình, thủ tục kiếm soát

~ Cơ cấu tổ chức bộ máy: Cơ cấu tô chức của một đơn vị được hiểu như

là một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tổn tại Một cơ cầu tổ chức tốt

phải xác định rõ, đẩy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phân trong hệ thống

mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng Đối với công việc kiểm soát, phái xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế

hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho kinh doanh, kinh doanh

~ Cơ chế hoạt động kiếm soát: Bao gồm hệ thông các quy chế, quy trình,

thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát Hệ

thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát vẻ tài chính, kế toán trong đơn vị

thường bao gỗi : quy cl chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy

định về định mức chỉ tiêu,

mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ kế

rích lập, sử dụng các quỹ ; quy chế quản lý,

toán; quy chế mô tả yêu cầu trình độ vả nội dung công việc của từng vị trí

trong cơ cầu tô chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn

thực hiện, đồng thời lả căn cứ pháp lý đề thực hiện kiểm soát hoạt động của

đơn vị Nếu thiểu hệ thống quy chế quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn

vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm

16

soát hoạt đông, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế

~ Chính sách về nguận nhân lực và quá trình thực hiện: Khia cạnh quan

trọng nhất cúa kiểm soát nội bộ là nhân sự Nếu những nhân viên có năng lực

va trung thực, những nội dung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những

báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả Những nhân viên trung

thực và làm việc hiệu quả có thể lảm việc ở trình độ cao thậm chí khi chỉ có rit íL nội dung kiểm soát hỗ trợ cho ho Tham chí ngay cả khi có nhiều nội dung kiểm soát hỗ trợ mả những nhân viên không trung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát, Mặt khác cho dủ nhân viên có thể có năng lực vả trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyế jém mang tinh ban nang Ví dụ như họ có thể trở

nên buẳn chán hoặc không hải lòng, các mối quan hệ nhân sự có thể làm gián

đoạn hoạt động của họ, hoặc mục tiêu của họ có thể bị thay đối Do vậy, điều rất quan trọng là đơn vị phải xây dựng được chính sách thích hợp thỏa đáng

về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đổi đãi nhân sự để có được những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả

~ Công tác kế hoạch: Các kế hoạch của đơn vị là cơ sở tốt cho mục tiêu

của hệ thông kiểm soát Việc lập kế hoạch đúng giúp cho đơn vị hoạt động

đúng hướng và hiệu quả, Đồng thời công tác kế hoạch được tiến hành nghiêm túc và hiệu quả sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu

~ Bộ phận kiểm toán nội bộ: Cung cấp một sự giám sát và đánh giá

thường xuyên về toan bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống

KSNB chỉ phí kinh doanh Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy tác dụng

tốt, nó phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đổi

độc lập cũng như phải bao gồm các nhân viên có khả năng, đủ tiêu chuẩn để

thực hiện nhiệm vụ kiểm toán

Vẻ tô chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc cấp quản lý cao nhất đẻ

không bị giới hạn hoạt động

'Vẻ nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ của mình, các nhân viên này thường xuyên cập

nhật các chế độ, chính sách của nhà nước về quy chế tài chính, các quy định

của pháp luậ

~ Các nhân tổ bên ngoài: Là các nhân tô nằm ngoài sự kiểm soát của các

nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái đô, cung cách của nhà quán

lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể như: Sự kiểm soát của các cơ

quan chức năng, của Nhà nước, sự ảnh hưởng của môi trường pháp lý,

~ Sự chịu trách nhiệm đổi với kiểm soát chỉ phí kinh doanh nội bộ

Hội đồng quản trị và nhà quản ly can xây dựng một cơ chế truyền tải

thông điệp hiệu quả và thúc đẩy các thành viên trong tỏ chức chịu trách nhiệm trong việc thực hiện kiểm soát chỉ phí kinh doanh nội bộ cũng như

thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết

Nên thực hiện trách nhiệm kiểm soát chỉ phí kinh doanh nội bộ đồng thời với các công việc chức năng nhằm hỗ trợ việc đạt được mục tiêu, hoàn thành các nhiệm vụ, công việc được giao, tránh việc chỉ lo thực hiện các công việc chức năng của mình mã xem nhẹ hoặc bỏ qua các trách nhiệm kiểm soát chí phí kinh doanh nội bộ trong tổ chức

1.2.2 Hoạt động đánh giá rũi ro trong kiểm soát chỉ phí kinh doanh Doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các rủi ro khác nhau, các rủi ro này

có thể đến từ môi trường bên trong hoặc bên ngoải gây ảnh hưởng xấu đến

việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, làm cho mục tiêu doanh nghiệp đạt

được thấp thậm chí không thể đạt được

Theo ISO/IEC Guide 73 (2011) hướng dẫn

đáy ra mà hệ quả của nó mang lại lợi ích

18

cũng như đem đến các bất lợi cho doanh nghiệp Thực tế có nhiều loại rủi ro

khác nhau ảnh hưởng mục tiêu của doanh nghiệp, tùy theo tiêu thức phần loại của từng doanh nghiệp mả rủi ro được chia thành các loại:

ii ro hoạt động là các nguy cơ gây ra tốn thất cho doanh nghiệp do các

quy định, các thủ tục kiểm soát chỉ phí kinh doanh trong các chu trình hoạt

động của doanh nghiệp không hiệu quả không phù hợp hoặc do các yếu tổ

bên ngoài doanh nghiệp gây ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu hiệu quả hoạt động

ủi ro tuân thú là nguy cơ gây ra tồn thất cho doanh nghiệp do không

tuân thủ các quy định pháp luật và các quy định khác có liên quan

Rui ro bao cao là nguy cơ gây ra các tôn thất cho doanh nghiệp do các vi phạm không được báo cáo để đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp một cách hiệu quả thì cần phải có các biện pháp đối phó với rũi ro dé

đối phó với các rúi ro có thể xảy ra, đánh giả các rủi ro là một bước rất quan

trọng và không thể thiểu đánh giá rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại của việc phân tích và nhận diện các rủi ro đối với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Nhà quản lý cần xem xét đến những thay đổi bên trong cũng

như bên ngoải doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được các mục

tiêu đề ra

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát kiểm soát chỉ phí kinh doanh

Mỗi trường kiêm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng đẻ hoạt động kiêm

soát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực

thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm

túc các thú tục kiểm soát

'Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:

® Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho

nhiều người trong cùng một bộ phận hoặc nhiễu bộ phận cùng thực hiện Mục

đích của việc làm này là không cho một cá nhân hay một bộ phận nảo được

thực hiện nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ nhiều người củng làm việc, các sai sót đễ phát hiện hơn và các

gian lận khó xây ra hơn Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra

sự chuyêm môn hóa, giúp cho việc kiểm tra, thúc đây nhau trong công việc

$ Nguyên tắc

Nguyên tắc này nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ

thé, không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ như phê chuân và thực

êm nhiệm

hiện nghiệp vụ, kế toán và bảo quản tải sản, hay không thể kiêm nhiệm giữa

chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát,

Nguyên tắc này xuất phát từ môi quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà

nếu có sự kiêm nhiệm thì để dàng dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa

hay phát hiện gian lân sẽ rất khó khăn Chang hạn một nhân viên làm hai việc

thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc làm thú kho kiêm kế toán các tài khoản

về kho là không được, vì họ rất đễ điều chỉnh số sách để che giấu hảnh vi gian lan của mình

"Thông thường, chế độ kế toán quy định các đơn vị không được bố trí cán

bộ kế toán kiêm nhiệm thủ quỹ, thủ kho và các công tác phụ trách vật chất khác

$ Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Uỷ quyền là việc nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết một số

công việc trong phạm vị nhất định cho cấp dưới

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể cúa việc ra quyết định và giải quyết một số

công việc trong phạm vi quyền hạn được giao

Trong quá trình hoạt động của đơn vị các nhà quản lý không thể và cũng

hát sinh mà nên có sự phân chia quyền lực cho các cấp, đồng thời xác định rõ thắm quyền phê chuẩn từng cấp

không nên trực tiếp giải quyết mọi vị

20

Việc làm này một mặt giúp cho nhả quản lý có thể kiểm soát và giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát và hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc

Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

vˆ Phân cha trách nhiệm đây đủ

Phân chỉa trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải

quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng

hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tải sản, [1 L tr.72- 76]

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát

lẫn nhau: nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời

giảm cơ hội cho bất ki thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có

thể gây ra và giấu diễm những sai phạm của mình

Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

~ Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho

phép nhân viên bảo quản tải sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các số sách kế

toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô t

nhiệm hai chức năng trên cỏ thể tạo ra rúi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng

í sản Vì nêu cho kiêm

tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh số sách để che giấu sai phạm của mình

~ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tải sản vì tạo khá năng thâm lạm tải sản Thí dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có

thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên đẻ chiếm đoạt tiền lương của

các nhân viên không có thật nay

~ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toản: Nễu từng bộ

phân vừa thực hiện nghiệp vụ ghi chép vả báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thôi

phỏng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn

cho thông tin không bị chênh lệch như trên, quá trinh ghi số nên giao cho một

bộ phận riêng biệt thực hiện- thường lả bộ phận kế toán

Y Kiém soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiễu hoạt động kiểm soát

nhằm kiểm tra tính xác thực, đẩy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng (1) Phải kiếm

soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, số sách, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp

vụ phải đúng đắn, cụ thể là:

Kiểm soát hệ thông chứng từ, số sách cần phải chú ý những vấn đề sau:

~ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng đề có thể

kiểm soát, tránh thất lạc và đễ dàng truy cập khi cân thiết

~ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm

cảng tốt

~ Cân thiết kế giản đơn, rõ ràng dễ hiểu và có thê sử dụng cho nhiều công

dung khác nhau Ví dụ, hóa đơn bán bàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi

nhận doanh thu vào số sách, thông kê hàng ban va tinh hoa hồng bán hảng

~ Phải tố chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử

lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

~ Số sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc

ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

~ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toản, dung quy

định va dễ dàng truy cập khi cẩn thiết

Phê chuẩn đúng đẳn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động

Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê

chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ

ũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản

nếu bất kỉ ai trong đơn

thì hư tốn là tất yêu sẽ xáy ra Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

~ Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính

sách để áp dụng cho toản đơn vị Ví dụ, Ban giám đốc ban hảnh bảng giá bán

san phim, dich vụ, hãc hạn mức bán chịu cho khách hảng Sau đó, nhân viên

ấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà

chính sách cho phép

~ Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp

vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nảo Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, ví dụ phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị

Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường

dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiên lớn trên một mức ẩn định nào đó

Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền đẻ thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ

Vi du, như quyết định mua sắm tài sản có giá trị lớn từ 100 triệu đồng trở lên

phải do Hội đồng Quản trị phê chuẩn

ˆ Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại số sách và tài sản, kể cả

những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cẩn hạn

chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Vi dụ, tải sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa,

tường rào, lực lượng bảo vê và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tải sản của đơn vị.

Việc so sánh, đối chiếu giữa số sách kể toán và tài sản hiện có trên thực

tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bắt kì chênh lệch nào cũng

cân phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những

yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản vả số sách có liên quan Nếu không thực

hiện công việc nảy thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thê không phát hiện được những hành vi đánh cắp

w Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với

cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cẩn phải

độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị

cin trong công việc và cần có người quan sát để đánh giá việc thực hiện

năng xảy ra những hành vi tham ô hay cổ tinh sai phạm, vì vậy hoạt động này vẫn rất cần thiết

Yêu cẩu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ

phải độc lập với những đối tượng kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ

mat đi nếu người thực hiện thấm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bắt kì lý do nào

w⁄ Phân tịch soát xét lại việc thực hiện

Hoạt động này chỉnh lả xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so

sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự đoán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có

liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính: đồng thời còn

xem xét trong mối liên hệ với tổng thế để đánh giá quá trình thực hiện, soát

xét lại quả trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tông quát là

mọi thành viên có theo đuôi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu

quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cửu về những vấn để bất thường xảy ra trong quả trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến

lược hoặc kẻ hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp

1.2.4 Thông tin và trao đổi thông tin trong công tác kiểm soát chỉ

phí kinh doanh

Tại bất kì doanh nghiệp nào, thông tin đầu vào đều rất là quan trọng và

cần thiết tạo cơ sở trong việc thực hiện các trách nhiệm kiểm soát chỉ phí kinh

doanh nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu để ra của doanh nghiệp Sự trao đổi

thông tin cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp đóng vai trỏ quan trọng

trong việc cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ cho việc thực thi các trách nhiệm

của kiểm soát chi phi kinh doanh nội bộ Các nguyên tắc cần phải thực hid

“Thu thập và sử dụng các thông tin phi hop và chất lượng nhằm giúp các thành phần trong hệ thống kiểm soát chỉ phí kinh doanh nội bộ được vận hành

Trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và trách nhiệm

kiểm soát chỉ phí kinh doanh nội bộ nhằm hỗ trợ các thành phân trong hệ

thống kiếm soát chỉ phí kinh doanh nội bộ được vận hành

Trao đổi thông tin với bên ngoải đơn vị về các vấn đẻ liên quan đến sự vận hành của các thành phần trong hệ thống kiểm soát chỉ phí kinh doanh nội

bộ

1.2.5 Hoạt động giám sát, kiểm tra

Hoạt động giám sát được thiết lập nhằm thực hiện chức năng giám sắt

tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát chỉ phí kinh doanh nội bộ, nó bao gồm các đánh giá chuyên biệt, đánh giá thường xuyên hay kết hợp cả hai hình thức

để xem xét sự hiện diện của các thành phân của hệ thống kiểm soát chỉ phí kinh doanh nội bộ và các thánh phần đó có được thực thí hay lả không Hoạt động giám sát được thực hiện như sau:

Lựa chọn, thực hiện, phát triển các đánh giá thường xuyên, đánh giá chuyên biệt đế xem xét sự hiện diện và tính thực thi của các thành phẩn của

hệ thông kiểm soát chí phí kinh đoanh nội bộ

Báo cáo và đánh giá các tổn tại của hệ thống kiểm soát chỉ phí kinh

đoanh nội bộ một cách nhanh chóng, kịp thời

Đánh giả thường xuyên:

Việc đánh giá nhãm xem xét hệ thống KSNB chỉ phí kinh doanh có nên

thực hiện chức năng nữa hay không thông qua việc đánh giá việc thực hiện trách nhiệm hằng ngảy của nhân viên Các tiêu chí đánh giá giám sát thường xuyên:

Doanh nghiệp các buổi hội thảo, huắn luyện, gặp gỡ giữa các lãnh đạo với nhân viên nhằm thu thập các thông tỉn bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đên hệ thống KSNB chỉ phí kinh doanh của đơn vị Chú

trọng các kiến nghị của kiểm toán nội bộ nhằm cải tiền hệ thống KSNB chỉ

phí kinh doanh

vˆ Đănh giá chuyên biệt:

Việc đánh giá thông qua chức năng của các kiểm toán độc lập vả các

kiểm toán nội bộ nhằm kịp thời phát hiện các yêu kém của hê thống KSNB và

đưa ra các hướng giải quyết và hoàn thiện

1.3 NHUNG DAC DIEM CUA HOAT DONG KINH DOANH DICH VU KHACH SẠN - NHÀ HÀNG

1.3.1 Khái quát đặc điểm hoạt động kinh doanh khách sạn - nhà

hàng

Hoạt động kinh doanh khách sạn là ngành cung cấp dịch vụ lưu trú cho khách nghỉ trong một thời gian cụ thẻ, kém theo với lưu trú là những dịch vụ đặc thủ nhằm lâm cho việc lưu ngụ lại tại khách sạn trở nên thú vị va tign lợi hơn Kinh doanh khách sạn là loại hình kinh doanh quan trọng trong ngành du

26

lịch Những doanh nghiệp này đòi hỏi có vốn đầu tư cao và mang lại thu nhập

đáng kế cho ngành

Bản chất của kinh đoanh khách sạn lả nỏi đến việc kinh doanh các dịch

vụ lưu trú Ngoài địch vụ cơ bản, khách sạn cỏn tổ chức các dịch vụ bỗ sung khác như dịch vụ phục vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi, giải trí Do xu thé phat triển của ngành du lịch và do sự cạnh tranh trong việc thu hút khách nên những nhà kinh doanh khách sạn không ngừng đa dạng hóa sản phẩm du lịch của mình Ngoài những hoạt động kinh doanh lưu trú, ăn uống Các nhà kinh đoanh cỏn tổ chức các loại hình hoạt động kinh doanh khác như tô chức hội nghị, hội thảo, tiệc tùng, tham quan

Hoạt động kinh doanh nhà hàng là hoạt động vừa kinh doanh vừa chế

biến và tiêu thụ ngay sản phẩm kinh doanh ra Chu kỳ chế biến trong hoạt

đông nhà hàng thường ngắn, không có sản phẩm đở dang cuỗi kì Đồng thời

sản phẩm chế biến trong nhà hàng được thực hiện theo yêu câu của khách

hàng thì được xem đã tiêu thụ, sản phẩm chế biển không được dự trữ lâu 'Với mục đích và đối tượng kinh doanh đặc thù nên kinh doanh khách sạn

~ nhà hàng có những đặc điểm riêng:

~ Đặc điểm của sản phâm dịch vụ ở khách sạn:

Sản phẩm dịch vụ của khách sạn rất đa dạng: dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống và các dịch vụ bố sung khác Sản phẩm khách sạn là tổng hợp tất cả các

dạng vật chất vả phi vật chất có thể do bản thân khách sạn sảng tạo ra Có thứ

do nghành khác tạo ra nhưng khách sạn là điểm kết thúc trong điểm gặp nhau

của quá trình dịch vụ du lịch Là khâu phục vụ trực tiếp nên khách sạn thường

chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng địch vụ, hãng hóa dù rằng sản phẩm

đó không phải do khách sạn làm ra

Sản phẩm dịch vụ trong khách sạn bao gồm toàn bộ hoạt động diễn ra

trong một quá trình từ khi khách bước vào cho đến khi tiển khách rời khách

sạn Những hoạt động đảm bảo nhu cầu của khách như: ăn, ngủ, an toàn, giao

tiếp, mua sắm, tham quan, giải trí phải tạo cho khach có cảm giác dễ chịu

như đang ở ngôi nhà thứ hai của mình

~ Đặc điểm về mối quan hệ kinh doanh và tiêu dùng sản phẩm dịch vụ

khách sạn:

Quá trình kinh doanh vả tiêu dùng diễn ra đồng thời trong cùng một không gian và thời gian Chính vì vậy mà sản phẩm của ngành khách sạn không thể lưu kho, không thể đem nơi khác quảng cáo hoặc tiêu thụ mà chí có

thế "kinh doanh và tiêu dùng ngay tại chỗ" Nếu một phòng, buồng trong khách sạn không được thuê ngây hôm nay thì ngày mai không thể cho thuê phòng, buồng đó hai lần cùng một lúc được Khả năng vận động của khách

sạn theo nhu cầu của khách sẽ là một trong những quyết định cầm đến sự

thành công hay thất bại về mặt tài chính của khách sạn

Vị trí xây dựng khách sạn rất quan trọng đối với khả năng thu hút khách

và tiết kiệm chỉ phí Vị trí của khách sạn phải bảo đảm tính thuận tiện cho khách cũng như bảo đảm công việc kinh doanh của khách sạn Vị trí của khách sạn thưởng được chọn ở gần trung tâm, giao thông thuận tiện, phong cảnh thoáng mát, gân biẻn sông, gẵn trung tâm thông tin liên lạc trong nước

và quốc tế

~ Đặc điểm vẻ quá trình kinh doanh cúa khách sạn:

Khi nói đến khách sạn là nói đến một loại hình kinh doanh đặc biệt mà

nhân tố con người luôn luôn được nhân mạnh Khách hàng thường là rất đa

dạng về trình đô, sở thích, nhu cầu Các nhà quản lý khách sạn luôn mong

muốn nhân viên của mình phải có thái độ tích cực, cầu tiến và chính họ là

chìa khóa quyết định sự thành công trong kinh doanh khách sạn Kinh doanh khách sạn là một chu kỳ không bao giở chấm dứt, quá trình phỏng vấn, tuyển

dụng, huấn luyện và kết thúc hợp đồng một số lượng nhân viên nhất định

~ Đặc điểm về đối tượng kinh doanh và phục vụ của nghành khách sạn:

Đối tượng phục vụ cúa khách sạn là khách du lịch có đặc điểm nhân khẩu học và tâm lý học khác nhau Đối với bất cứ đối tượng nào khách san

cũng phải tổ chức phục vụ nhiệt tình chu đáo, phải biết chuyển những lời

phàn nàn của khách thành những lời khen ngợi Tắt cả các nhu cầu của khách cẩn phải được thỏa mãn đúng lúc, đúng chỗ Chính những người khách đó sẽ kéo thêm nhiều khách khác cho khách sạn

~ Hoạt động kinh doanh khách sạn phụ thuộc theo thời gian mang tính

thời vụ:

Mặc dù các loại hình kinh doanh nói chung, ít nhiều doanh thu đều biến

động tăng hay giảm theo mùa nhưng đối với hoạt động kinh doanh khách sạn

thì mức độ ảnh hưởng theo mùa vụ rất rõ

1.3.2 Đặc điểm chỉ phí hoạt động kinh doanh khách sạn - nhà hang

* Chỉ phí kinh doanh khách sạn nhả hàng luôn luôn được biêu hiện dưới hình thái tiễn tệ:

~ Dùng tiền tệ để biểu hiện cho chỉ phí vì trong kinh đoanh đỏi hỏi nhiễu chỉ phí khác nhau nên cần phải thống nhất một đại lượng để xác định được

toàn bộ chỉ phí, các chỉ phí phát sinh khác nhau

~ Chỉ phí kinh doanh Khách sạn - nhà hàng biểu hiện dưới nhiều hình

thức, trong đó:

+ Biểu hiện trực tiếp là chi phi hiện vat là sự hao mỏn của các tải sản cố định, công cụ lao động, nhiên liệu, hao hụt bằng hiện vật đó cũng được chuyên thành tiền

+ Biểu hiện trực tiếp bằng tiền đó là tiền lương, tiễn trả cho các công

dịch vụ như vận chuyển, điện thoại

* Chỉ phí kinh doanh Khách san — nha hang đa dạng thẻ hiện ở nhiều loại

chỉ phí khác nhau, mức độ chỉ phí khác nhau và các chỉ phí này cũng mang

hay giá trị gia tăng của sản phẩm

~ Tính chất chí phí lưu thông: liên quan đến việc lam thay đối hình thái của sản phẩm hàng thành tiền hoặc tiễn thành hàng

~ Tính chất chỉ phí dịch vụ: liên quan đến việc thoá mãn nhu cầu của

khách hàng ví dụ chỉ phí trang trí phòng ăn, đảo tạo nhân viên

~ Tính chất chỉ phí quản lý hành chính không liên quan trực tiếp đến quá trình cung ứng và tạo ra sản phẩm nhưng nó cũng rất cẩn thiết vì nó giúp cho

quá trình kinh doanh diễn ra trôi chảy

* Van dé gid trị nguyên liệu, hàng hoá trong kinh doanh ăn uống:

Giá trị nguyễn liệu hàng hoá trong kinh doanh ăn uống mang tính chất

chỉ phí tuy nhiên bộ phận nay thường được quản lý riêng biệt

1.4 CÁC NHÂN TO ANH HUONG BEN CONG TAC KIEM SOÁT

CHI PHi KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.4.1 Nhận diện thông tin về chỉ phí thực tế phát sinh tại doanh

nghiệp

Day là điều kiện tiên quyết đề các nhả quản lý thực hiện chức năng quan

lý của mình, dựa vào những nhận biết về đặc điểm, vị trí, vai trò của những

chỉ phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp thì các nhả quản lý mới có thể xác

định được đâu là chỉ phí họ có thế kiểm soát được, đâu là chỉ phí họ không thể

kiểm soát được, chỉ phí nào cần phải cắt giảm, chỉ phí nảo cần phải điều chỉnh

cho phù hợp với điều kiện hoạt động của doanh nghiệp

1.4.2 Việc xây dựng hệ thống định mức chỉ phí tại doanh nghiệp

Hệ thông định mức chỉ phí hay nói cách khác chính là những mục tiêu về chỉ phí của doanh nghiệp được mã hỏa dưới dạng con số, nó lả công cụ giúp

cho các nhà quản lý kiểm tra và kiểm soát chất lượng, hiệu quả sử dụng chỉ

30

phí, hỗ trợ việc kiểm tra chéo giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra

1.4.3 Quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào của quá trình kinh

doanh của đoanh nghiệp

Đây chính lả yếu tố bên ngoài tác động vào hệ thống kiểm soát chỉ phí

kinh doanh của doanh nghiệp, sự ảnh hưởng của quan hệ cung cầu các yếu tổ

đầu vào được thẻ hiện thông qua sự thay đổi giá cả của các yếu tố đầu vào dẫn

đến sự thay đổi về chỉ phí, doanh nghiệp không thể kiểm soát được yếu tổ này

mà chỉ có thể theo đối và điều chỉnh mục tiêu cũng như kế hoạch chỉ phí sao

cho phủ hợp và kịp thời với sự thay đổi giá cả thị trường

1.4.4 Các giải pháp, công cụ kiểm soát chỉ phí kinh doanh của

doanh nghiệp

Ngoài sự ảnh hướng của việc nhận diện thông tin chỉ phí thực tế phát sinh, hệ thống đỉnh mức chỉ phí tại doanh nghiệp, quan hệ cung câu các yếu tố

đầu vào của quá trình kinh doanh, kiểm soát chỉ phí kinh doanh còn chịu sự

ảnh hưởng bới chính các giải pháp cũng như các công cụ kiểm soát mà doanh nghị

phí kinh doanh phù thuộc rất lớn vào sự phù hợp và đúng đắn của những giải

sử dụng Việc thành công hay thất bại của một hệ thống kiểm soát chỉ

pháp và công cu ma nha quan lý lựa chọn sử dụng.

KÉT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương này trình bảy những vấn đề lý luận chung về kiểm soát chỉ phí kinh doanh trong đoanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú, đặc điểm kiểm soát chỉ phí kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú nhằm mục đích chung là đảm báo các thông tin vé chỉ phí chính xác, phản ánh đúng tỉnh hình hoạt động kinh doanh, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và nâng cao độ chính xác của báo cáo tai chính

Phần này là cơ sở lý luận cho việc phản ánh thực trạng công tác kiểm soát chỉ phí kinh doanh tại Citadines Pearl Hội An, từ đó tìm ra giải pháp hoàn thiện công tác kiếm soát chỉ phí tại Citadines Pearl Hội An một cách

hiệu quả hơn.