Kiểm soát chi phí kinh doanh tại khách sạn citadines pearl hội an công ty cổ phần tri việt hội an

Việc khoảng thời gian vận hành ngắn khiến cho đơn vị chƣa có đƣợc những đánh giá về tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh, tính hiệu quả của các quy trình quản lý, kiểm soát, trong đó b

TRI VIỆT HỘI AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng, Năm 2022

TRI VIỆT HỘI AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 834.03.01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN

Đà Nẵng, Năm 2022

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa thực hiện đề tài 3

6 Kết cấu của luận văn 3

7 Tổng quan tài liệu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.1 Khái niệm 6

1.1.2 Phân loại chi phí 7

1.1.3 Định mức chi phí 10

1.1.4 Khái niệm và vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 11

1.1.5 Sự cần thiết và mục tiêu của kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp……… 113

1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 14

1.2.1 Môi trường kiểm soát chi phí kinh doanh 14

1.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro trong kiểm soát chi phí kinh doanh 17

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát kiểm soát chi phí kinh doanh 18

1.2.4 Thông tin và trao đổi thông tin trong công tác kiểm soát chi phí kinh doanh 24 1.2.5 Hoạt động giám sát, kiểm tra 24 1.3 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ LƯU TRÚ 25 1.3.1 Khái quát đặc điểm hoạt động kinh doanh khách sạn – nhà hàng 25 1.3.2 Đặc điểm chi phí hoạt động kinh doanh khách sạn – nhà hàng 28 1.4 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 29 1.4.1 Nhận diện thông tin về chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp 29 1.4.2 Việc xây dựng hệ thống định mức chi phí tại doanh nghiệp 29 1.4.3 Quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp 30 1.4.4 Các giải pháp, công cụ kiểm soát chi phí kinh doanh của doanh nghiệp 30 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CITADINES PEARL HỘI AN 32

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CITADINES PEARL HỘI AN 32 2.1.1 Quy mô hoạt động của Ciradines Pearl Hội An 32 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 33 2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán 36 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CITADINES PEARL HỘI AN 38 2.2.1 Môi trường kiểm soát 38 2.2.2 Thực trạng đánh giá rủi ro 45

2.2.3 Thủ tục kiểm soát 47

2.2.4 Thực trạng thông tin và trao đổi thông tin trong công tác kiểm soát chi phí kinh doanh 61

2.2.5 Hoạt động giám sát, kiểm tra công tác kiểm soát chi phí tại Citadines Pearl Hội An 69

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI KHÁCH SẠN CITADINES PEARL HỘI AN 72

2.3.1 Những ưu điểm 72

2.3.2 Những tồn tại, hạn chế 74

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI KHÁCH SẠN CITADINES PEARL HỘI AN 80

3.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 80

3.1.1 Phương hướng phát triển của khách sạn Citadines Pearl Hội An 80

3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CITADINES PEARL HỘI AN 83

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát chi phí kinh doanh 83

3.2.2 Hoàn thiện công tác đánh giá, kiểm soát rủi ro 86

3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh 87

3.2.4 Hoàn thiện thông tin và trao đổi thông tin 94

3.2.5 Giải pháp hoàn thiện hoạt động giám sát 95

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 97

KẾT LUẬN 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CPSXC Chi phí sản xuất chung

CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếp

CPNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Vai trò của kiểm soát chi phí, kế toán chi phí và kế toán kiểm soát

12

Bảng 2.1 Nhập kho nguyên vật liệu dùng cho khách sạn 48

Bảng 2.2 Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho khách sạn 50

Bảng 2.3 Bảng Tổng hợp chấm công 52

Bảng 2.4 Chi phí giá vốn 54

Bảng 2.5 Báo cáo bộ phận Nhà hàng phần 1 56

Bảng 2.6 Báo cáo bộ phận Nhà hàng phần 2 57

Bảng 2.7 Báo cáo bộ phận Kỹ thuật 59

Bảng 2.8 Báo cáo chi phí toàn Khách sạn 60

Bảng 2.9 Phiếu yêu cầu mua hàng (PA) 67

Bảng 2.10 Đơn đặt hàng (PO) 68

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý 34

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán 36

Sơ đồ 2.3 Quy trình lập ngân sách 44

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp 88

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ quy trình nhận hàng 89

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong hai năm 2020 và 2021, ngành du lịch cũng như ngành khách sạn trên thế giới và ở Việt Nam đều bị ảnh hưởng của dịch bệnh Một số đơn vị, khách sạn đã linh hoạt thay đổi phương thức hoạt động để tồn tại và vượt qua khó khăn trong đại dịch như là mô hình làm địa điểm cách ly y tế

Năm 2022, với các phương án mở cửa lại hoạt động du lịch, ngành du lịch cũng như ngành khách sạn đã sẳn sàng các điều kiện cho hoạt động trong điều kiện bình thường mới Với các chính sách hỗ trợ mở cửa ngành du lịch của Chính phủ cũng như nổ lực phục hồi của các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực này tạo nên một sự cạnh tranh mà các đơn vị kinh doanh cần cẩn trọng, xem xét, thay đổi và hoàn thiện để kịp thời nắm bắt được thị trường của mình Citadines Pearl Hội An là dự án nghỉ dưỡng phức hợp theo chuẩn 5 sao với nhiều loại hình căn hộ du lịch khác nhau Được đưa vào vận hành khai thác từ năm 2019, với nhiều ưu thế cạnh tranh như vị trí địa lý thuận lợi, bãi biển đẹp, kiến trúc và chuỗi dịch vụ khép kín cộng với sự quản lý vận hành đến từ một thương hiểu nổi tiếng và uy tín là The Ascott Limited Năm 2019 đơn vị cũng đã ra mắt thành công, tuy nhiên cũng như các đơn vị kinh doanh khách sạn nhà hàng khác, cuối năm 2019, Citadines Pearl Hội An cũng chịu ảnh hưởng của dịch bệnh kéo dài đến năm 2021 Việc khoảng thời gian vận hành ngắn khiến cho đơn vị chưa có được những đánh giá về tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh, tính hiệu quả của các quy trình quản lý, kiểm soát, trong đó bao gồm cả việc kiểm soát chi phí kinh doanh

Một số vấn đề nổi lên, khi mà việc kinh doanh ngưng trệ, công tác quản

lý của đơn vị thuê quản lý không sát sao, công tác kiểm soát chi phí kinh doanh cũng không được thực hiện đầy đủ do việc thay đổi thích ứng với tình

hình dịch bệnh

Một số chính sách kinh doanh thay đổi nhằm duy trì hoạt động trong mùa dịch mà chưa được kiểm soát chặt chặt chẽ, như là giảm giá dịch vụ, chi phí nhân sự trong điều kiện phải đảm bảo quy định y tế, chi phí đầu vào không kiểm soát được, sự hạn chế của đơn vị thuê quản lý, …

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, việc nghiên cứu tìm ra các vấn đề trong công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Citadines Pearl Hội An - Công

ty cổ phần Tri Việt Hội An là thật sự cần thiết khi mà ngành du lịch, khách sạn, nhà hàng đã bắt đầu khởi động trở lại rất nhanh và tính cạnh tranh cao trong bối cảnh thị trường khách hàng chưa khôi phục Do đó tác giả chọn đề

tài “Kiểm soát chi phí kinh doanh tại khách sạn Citadines Pearl Hội An –

Công Ty Cổ Phần Tri Việt Hội An” để nghiên cứu luận văn thạc sĩ

2 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu, đánh giá công tác kiểm soát nội bộ của đơn vị thuê quản lý để xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế và theo các cam kết giữa đơn vị thuê quản lý và chủ sở hữu của Khách sạn hay không Xem xét bổ sung các thủ tục kiểm soát cần thiết giữa đơn vị thuê quản lý

và Chủ đầu tư, thỏa thuận thêm các điều khoản trong hợp đồng thuê quản lý nhằm đảm bảo các lợi ích của Chủ đầu tư

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là nội dung kiểm soát chi phí kinh doanh trong đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú

Phạm vi nghiên cứu: Tại Citadines Pearl Hội An - Công ty cổ phần Tri Việt Hội An

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dựng phương pháp nghiên cứu tình huống để giải quyết mục tiêu nghiên cứu Phương pháp này được tiến hành trên cơ sở kết hợp các

kỹ thuật khác nhau trong quá trình thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Cụ thể:

+ Phương pháp quan sát được vận dụng để tổng hợp, trình bày các qui

trình kiểm soát chi phí kinh doanh tại Khách sạn

+ Phương pháp phỏng vấn nhằm làm rõ thêm các phương án kiểm soát

thực tế, các vấn đề còn bất cập trong quá trình kiểm soát chi phí kinh doanh

+ Phương pháp giải thích được vận dụng để giải thích thực trạng trên cơ

sở lý thuyết nhằm nhận diện những ưu điểm, tồn tại về việc kiểm soát chi phí

kinh doanh tại Khách sạn

+ Phương pháp suy luận logic được áp dụng để hoàn thiện, xây dựng quy

trình kiểm soát thích hợp và nâng cao hiệu quả kiểm toán chi phí tại Khách

sạn

5 Ý nghĩa thực hiện đề tài

Đề tài nghiên cứu với mong muốn giúp Khách sạn hoàn thiện công tác

kiểm soát chi phí kinh doanh, tăng hiệu quả kinh doanh cũng như tăng khả

năng cạnh tranh trong thị trường

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Citadines

Pearl Hội An

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Citadines Pearl Hội An

7 Tổng quan tài liệu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát chi phí kinh doanh, công

tác phân tích, đánh giá biến động chi phí và kiểm soát chi phí kinh doanh là

một công việc quan trọng và được quan tâm ở tất cả các doanh nghiệp Tham

khảo một số nghiên cứu gần đây về vấn đề kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp như là:

- “Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh tại bộ phận phát

triển hàng mẫu của Công ty TNHH Rochdale Spears” của tác giả Huỳnh Thị

Yến Nhi (2019) Nội dung đề tài nghiên cứu về hoạt động kiểm soát chi phí

kinh doanh tại một bộ phận của Công ty Bằng phương pháp thu thập số liệu, tác giả đã phân tích, đánh giá nhiều chỉ tiêu khác nhau về giá thành và giá vốn kinh doanh, đưa ra được các nguyên nhân sai khác giữa thực tế với định mức

để doanh nghiệp nhận ra được công tác kiếm soát chi phí chưa hoàn thiện Nghiên cứu này cũng đã nêu rỏ thực trạng của công tác quản lý và kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp Tuy nhiên, đề tài chưa xây dựng các thủ tục kiểm soát chi phí cụ thể nhằm kiểm soát chi phí kinh doanh và mục tiêu của các chỉ số được phân tích

- “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí thi công công trình tại Công ty

TNHH TM DV Điện Thông Trường Thịnh” của tác giả Trần Anh Hoa

(2020) Bằng các phương pháp nghiên cứu, tác giả đã thu thập và phân tích số liệu để chỉ ra các sai khác giữa về chi phí phát sinh thực tế và dự toán đã lập, chỉ ra được các vấn đề còn tồn tại, sai sót trong công tác lập dự toán Tác giả cũng nghiên cứu nhiều về môi trường kiểm soát nội bộ của công ty Thông qua đó, tác giả cũng đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty Với đề tài này tác giả cũng chưa đưa ra các thủ tục kiểm soát chi phí cần thiết để thực hiện mục tiêu kiểm soát chi phí của mình

- “Hoàn thiện kiểm soát chi phí Viễn thông Thành phố Hồ Chí Minh” của

tác giả Tạ Thị Thanh Thúy (2015) Đề tài phân tích, đánh giá thực trạng

cách thức vận dụng các công cụ kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp để từ đó đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí của mình Với đề tài này, tác giả đã phân loại rất chi tiết các đối tượng chi phí

cần được kiểm soát và đưa ra các thủ tực kiểm soát cụ thể cho từng loại chi phí Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp cũng được đánh giá và đưa ra các nguyên nhân cụ thể theo từng loại chi phí, từng loại hoạt động Các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát cũng rất đầy đủ theo các bước hình thành chi phí Với đề tài này lại chưa thấy tác giả đánh giá

và đề xuất giải pháp về môi trường kiểm soát

Các nghiên cứu đều được thực hiện tại các công ty kinh doanh ngành nghề có tính cạnh tranh cao, và xác định rằng việc kiểm soát chi phí kinh doanh nhằm tăng khả năng cạnh tranh cũng như hoạt động kinh doanh kinh doanh đạt hiệu quả cao Nhận thấy mục tiêu, và các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp của các nghiên cứu này giống với phạm vi nghiên cứu của tác giả luận văn này, vì vậy tác giả đi sâu vào nghiên cứu “Kiểm soát chi phí kinh doanh tại Citadines Pearl Hội An – Công ty Cổ phần Tri Việt Hội An” với mong muốn đem lại hiệu quả kinh doanh cho Khách sạn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm

Có nhiều quan điểm, khái niệm về chi phí tùy theo góc độ của kinh tế chính trị học, góc độ kinh doanh hay kinh tế học Một cách phổ biến nhất, chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của của các nguồn lực về lao động, máy móc thiết bị, vật tư và nhiều nguồn lực khác đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh để cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng trong một thời kỳ nhất định Khái niệm trên cho thấy chi phí biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, còn nguồn lực là những gì mà doanh nghiệp đã sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh ở một thời kỳ Tuy theo từng loại hình doanh nghiệp, mà mỗi tổ chức tự xác định, nhận diện các loại chi phí trong quá trình kinh doanh của mình

Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chi phí khác với chi tiêu Chi tiêu là khoản chi bằng tiền trong một thời kỳ nhất định Như vậy, nhiều khoản chi tiêu

có thể là chi phí, nhưng không phải mọi chi tiêu là chi phí, như chi thanh toán các khoản nợ Phân biệt điều này để việc kiểm soát chi phí kinh doanh tập trung đối tượng cần kiểm soát

Kiểm soát chi phí là một hoạt động quản lý nhằm giúp lãnh đạo công ty, doanh nghiệp ra các quyết định liên quan sử dụng các nguồn lực về vật tư, lao động, máy móc thiết bị và các nguồn lực khác đúng mục đích, có hiệu quả Kiểm soát chi phí là một vấn đề có tính khách quan, được thiết lập trong nội tại từng đơn vị, thông qua phân cấp quản lý, thông qua các qui chế hoạt động liên quan đến chi phí và các hệ thống thông tin trong nội bộ đơn vị

1.1.2 Phân loại chi phí

 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động sẽ giúp cho nhà quản

lý nhận biết được vị trí, vai trò của chi phí đối với từng hoạt động kinh doanh kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp Căn cứ vào chức năng hoạt động của các nghiệp vụ chi phí phát sinh ta có thể phân loại chi phí thành 2 loại là chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất

Chi phí sản xuất bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp để tạo ra sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Trong các ngành kinh doanh dịch vụ, chi phí sản xuất phát sinh cũng chính là chi phí cho quá trình tiêu dùng của khách hàng

Chi phí ngoài sản xuất: Là chi phí phát sinh cho quá trình marketing, tiêu thụ và các hoạt động quản lý hành chính chung của doanh nghiệp Biểu hiện của chi phí này là chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh

Việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh giúp nhà quản lý nhận biết được các chi phí phát sinh và giá vốn hàng hóa trong kỳ, giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách chi phí chính xác, hạn chế tình trạng bị động về vốn, được chia thành 2 loại là chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ

Chi phí sản phẩm: là tất cả các chi phí gắn liền với sản phẩm được sản xuất ra hoặc được mua vào trong kì Do đó, chi phí sản phẩm luôn gắn liền với sản phẩm và nếu chưa tiêu thụ thì được thể hiện trong khoản mục hàng tồn kho Ở các ngành dịch vụ, như kinh doanh khách sạn, thường không có chi phí tồn kho

Chi phí thời kỳ: là tất cả các chi phí phát sinh trong kỳ để duy trì hoạt động bình thường của đơn vị, hoặc gắn liền với số lượng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ Chi phí bán hàng, chi phí quản lý đều được xếp loại là chi phí thời kỳ

 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí

Căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí với đối tượng chịu chi phí, chi phí được chia làm 2 loại là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

Chi phí trực tiếp: là chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến từng đối tượng chịu chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí gián tiếp: là những chi phí chung phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí khác nhau, như là chi phí nhân sự, chi phí quản lý, do vậy cần phải phân bổ để thực hiện các mục tiêu tính giá

 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động

Cách phân loại chi phí này dựa trên sự thay đổi của mức độ hoạt động kinh doanh kinh doanh chính vì vậy nó sẽ cho nhà quản lý thấy được mối quan hệ giữa chi phí – sản lượng – lợi nhuận, từ đó có thể đưa ra các quyết định mở rộng hoặc thu hẹp quy mô kinh doanh, ngoài ra việc nhìn nhận chi phí theo khía cạnh này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát chi phí kinh doanh Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí được chia thành 3 loại là biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp

Biến phí: là những chi phí nếu xét về tổng số sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với mức hoạt động, còn nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì biến phí là một hằng số Biến phí được chia làm 2 loại: biến phí thực thụ và biến phí cấp bậc Biến phí thực thụ là biến phí mà sự biến động của chúng thay đổi tỉ lệ thuận và biến động tuyến tính với mức độ hoạt động trong khi đó biến phí cấp

bậc là những biến phí mà sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn, phạm vi nhất định

Định phí: là những khoản chi phí không thay đổi về tổng số khi mức độ hoạt động thay đổi trong phạm vi phù hợp Khi xét định phí trên một đơn vị sản phẩm thì nó tỷ lệ nghịch với khối lượng sản phẩm, công việc Định phí chia thành hai loại : định phí bắt buộc và định phí tuỳ ý Định phí bắt buộc là chi phí không thể không có cho dù mức độ hoạt động của doanh nghiệp thay đổi như thế nào, thường có bản chất lâu dài và rất khó thay đổi bằng quyết định quản trị như: khấu hao tài sản cố định, chi phí sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng còn định phí không bắt buộc là những chi phí dễ dàng thay đổi tùy thuộc vào điều kiện thực tế của mức độ hoạt động, những loại chi phí này gắn liền với quyết định của nhà quản trị như: chi phí quảng cáo, nghiên cứu, đào tạo…

Chi phí hỗn hợp: là các chi phí mà nó bao gồm cả biến phí và định phí

Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của định phí và khi ở mức độ hoạt động tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của biến phí Sự pha trộn giữa phần bất biến và khả biến có thể theo những tỷ lệ nhất định Để phục vụ cho việc lập dự toán, kiểm soát hoạt động, quản lý chi phí, cần phải phân tích chi phí hỗn hợp, tách riêng yếu tố bất biến

và khả biến trong chi phí hỗn hợp sau đó đưa về dạng công thức để thuận tiện cho việc sử dụng chúng trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định

 Phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát chi phí kinh doanh

Phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát chi phí kinh doanh là cơ sở cho việc đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý, là tiền đề cho việc thực hiện kế toán trách nhiệm

Chi phí kiểm soát được là những chi phí mà nhà quản trị có quyền quyết định hoặc có ảnh hưởng đáng kể tới mức độ phát sinh chi phí

Chi phí không kiểm soát được là những chi phí mà nhà quản trị không

có quyền quyết định hoặc có ảnh hưởng không đáng kể tới mức độ phát sinh chi phí Nhà quản trị ở cấp bậc càng cao thì phạm vi kiểm soát chi phí kinh doanh càng rộng, ngược lại nhà quản trị ở cấp càng thấp thì phạm vi kiểm soát chi phí kinh doanh càng hẹp

 Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế của chi phí

Theo cách phân loại này toàn bộ chi phí được chia thành các yếu tố sau:

Chi phí nguyên vật liệu là toàn bộ giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động kinh doanh kinh doanh trong kỳ

Chi phí nhân công là tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả khác cho người lao động trong kỳ

Chi phí khấu hao tài sản cố định là phần giá trị hao mòn của tài sản cố định chuyển dịch vào chi phí kinh doanh kinh doanh trong kỳ

Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản tiền điện, tiền nước, điện thoại, thuê mặt bằng…

Chi phí khác bằng tiền là những chi phí kinh doanh kinh doanh khác chưa được phản ảnh trong các chi phí trên nhưng đã chi bằng tiền như chi phí tiếp khách, hội nghị…

1.1.3 Định mức chi phí

Khi kiểm soát chi phí kinh doanh thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết được doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu là hợp lý? Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hướng các khoản chi trong thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến Cũng từ đó chúng ta nhận biết được sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý

Ta có thể đi đến kết luận Định mức chi phí là khoản chi được định

trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trường hợp nào, điều kiện nào Định mức chi phí có hai nội dung chính sau:

Định mức giá: là giá định mức, giá dự toán để tiếp nhận một đơn vị

nguồn lực sử dụng (vật tư, nhân công, các nguồn lực khác) Ví dụ: đơn giá định mức để mua 1 kg thịt, đơn giá một giờ công của nhân viên buồng phòng…

Định mức lượng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lượng các nguồn

lực tiêu hao để kinh doanh sản phẩm, cung cấp dịch vụ Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, nghỉ dưỡng, định mức về lượng thể hiện rõ qua thời gian định mức để dọn dẹp một phòng chuẩn (standard room), là lượng thực phẩm cho một suất ăn chuẩn…

Chi phí luôn biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng

1.1.4 Khái niệm và vai trò của kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp

* Khái niệm

Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đề ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan

Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí kinh doanh là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm

ra được nguyên nhân sai sót để điều chỉnh Kiểm soát chi phí kinh doanh là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định quản lý trong lĩnh vực tài chính

 Kiểm soát chi phí kinh doanh giúp doanh nghiệp có thể tập trung năng lực của mình vào các điểm mạnh, tìm ra các cơ hội hoặc các vấn đề quan trọng trong sản xuất kinh doanh

 Kiểm soát chi phí kinh doanh giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình mà không làm thay đổi chi phí

 Kiểm soát chi phí kinh doanh giúp người ra quyết định nhận diện được các nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc kinh doanh và cung ứng hàng hoá dịch vụ

Bảng 1.1: Vai trò của kiểm soát chi phí, kế toán chi phí và kế toán kiểm soát

Kiểm soát chi phí Kế toán chi phí Kế toán kiểm soát

 Ghi chép các thông tin liên quan

đến chi phí (chi phí, doanh thu, lợi

nhuận, kiểu dáng, tính năng sản

phẩm, qui trình kinh doanh, máy

móc thiết bị, năng suất lao động )

 Phân tích các thông tin đã thu thập

 Nhận diện các cơ hội hoặc các giải

pháp kinh doanh thông qua việc sử

dụng một số công cụ kiểm soát chi

phí (Chi phí định mức, benchmaking,

TQM, ABC, )

 Ghi chép các thông tin chi phí phát sinh

 Lập các báo cáo kết quả hoạt

doanh, báo cáo ngân lưu, bảng cân đối tài sản của toàn doanh nghiệp

 Ghi chép các thông tin chi phí

 Phân tích các thông tin thu thập được Có thể phân tích dưới dạng giá trị hoặc vật chất trong từng bộ phận của doanh nghiệp

 Cung cấp các thông tin đã phân

 Xây dựng các phương án hoặc các

giải pháp kinh doanh khác nhau cho

(Nguồn: Nguyễn Thị Dung và Nguyễn Thị Hồng Thuý (2016), Giáo trình

kiểm soát chi phí kinh doanh, NXB Khoa học kỹ thuật)

1.1.5 Sự cần thiết và mục tiêu của kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp

* Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là các thông tin về chi phí kinh doanh, vì mỗi khi chi phí kinh doanh tăng thêm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Do vậy, các nhà quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp Để quản lý được chi phí kinh doanh, cần phải nắm vững các khái niệm về chi phí và các cách phân loại chúng vì mỗi cách phân loại chi phí đều cung cấp thông tin ở những góc độ khác nhau cho nhà quản lý ra quyết định thích hợp

* Mục tiêu kiểm soát chi phí

- Kiểm soát việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp để tránh tình hình

sử dụng sử dụng sai gây lãng phí tài sản doanh ghiệp

- Giám sát chặt chẻ sổ sách, chứng từ kế toán để tránh trường hợp gian lận, biển thủ có thể xảy ra hay các khoản chi không hợp lý, chi

- Cát giảm những khoản chi phí không cần thiết, đây là vấn đề khá “nhạy cảm” nên bên cạnh những lợi ích còn có những bất lợi tiềm ẩn bên trong nó,

do vậy doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ giữa được và mất và phải áp dụng một

cách linh động để giảm tránh các thiệt hại một cách tốt nhất

1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Môi trường kiểm soát chi phí kinh doanh

Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hiện hữu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của người quản lý đơn vị, bao gồm các nhân tố:

- Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo: Thực chất của một hệ

thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu

- Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức là

kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm và xoá

bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v Người lãnh

đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp và văn hóa của doanh nghiệp

- Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục

kiểm soát: Người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm

soát thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát thích hợp bao gồm

tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát: chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát

- Cơ cấu tổ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như

là một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng Đối với công việc kiểm soát, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho kinh doanh, kinh doanh

- Cơ chế hoạt động kiểm soát: Bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình,

thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường bao gồm: quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ ; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mô tả yêu cầu trình độ và nội dung công việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của đơn vị Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn

vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm

soát hoạt động, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế

- Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện: Khía cạnh quan

trọng nhất của kiểm soát nội bộ là nhân sự Nếu những nhân viên có năng lực

và trung thực, những nội dung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làm việc ở trình độ cao thậm chí khi chỉ có rất ít nội dung kiểm soát hỗ trợ cho họ Thậm chí ngay cả khi có nhiều nội dung kiểm soát hỗ trợ mà những nhân viên không trung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát Mặt khác cho dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng Ví dụ như họ có thể trở nên buồn chán hoặc không hài lòng, các mối quan hệ nhân sự có thể làm gián đoạn hoạt động của họ, hoặc mục tiêu của họ có thể bị thay đổi Do vậy, điều rất quan trọng là đơn vị phải xây dựng được chính sách thích hợp, thỏa đáng

về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả

- Công tác kế hoạch: Các kế hoạch của đơn vị là cơ sở tốt cho mục tiêu

của hệ thống kiểm soát Việc lập kế hoạch đúng giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và hiệu quả Đồng thời công tác kế hoạch được tiến hành nghiêm túc và hiệu quả sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu

- Bộ phận kiểm toán nội bộ: Cung cấp một sự giám sát và đánh giá

thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống KSNB chi phí kinh doanh Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy tác dụng tốt, nó phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập cũng như phải bao gồm các nhân viên có khả năng, đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán

Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc cấp quản lý cao nhất để

không bị giới hạn hoạt động

Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ của mình, các nhân viên này thường xuyên cập nhật các chế độ, chính sách của nhà nước về quy chế tài chính, các quy định của pháp luật…

- Các nhân tố bên ngoài: Là các nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của các

nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản

lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể như: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, của Nhà nước, sự ảnh hưởng của môi trường pháp lý, …

- Sự chịu trách nhiệm đối với kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ

Hội đồng quản trị và nhà quản lý cần xây dựng một cơ chế truyền tải thông điệp hiệu quả và thúc đẩy các thành viên trong tổ chức chịu trách nhiệm trong việc thực hiện kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ cũng như thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết

Nên thực hiện trách nhiệm kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ đồng thời với các công việc chức năng nhằm hỗ trợ việc đạt được mục tiêu, hoàn thành các nhiệm vụ, công việc được giao, tránh việc chỉ lo thực hiện các công việc chức năng của mình mà xem nhẹ hoặc bỏ qua các trách nhiệm kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ trong tổ chức

1.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro trong kiểm soát chi phí kinh doanh

Doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các rủi ro khác nhau, các rủi ro này

có thể đến từ môi trường bên trong hoặc bên ngoài gây ảnh hưởng xấu đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, làm cho mục tiêu doanh nghiệp đạt được thấp thậm chí không thể đạt được

Theo ISO/IEC Guide 73 (2011) hướng dẫn về quản lý rủi ro thì “Rủi ro

là sự kết hợp của một sự kiện có thể xảy ra mà hệ quả của nó mang lại lợi ích hoặc gây ra tổn thất” Qua đây ta thấy được rủi ro có thể mang lại cơ hội

cũng như đem đến các bất lợi cho doanh nghiệp Thực tế có nhiều loại rủi ro khác nhau ảnh hưởng mục tiêu của doanh nghiệp, tùy theo tiêu thức phân loại của từng doanh nghiệp mà rủi ro được chia thành các loại:

Rủi ro hoạt động là các nguy cơ gây ra tổn thất cho doanh nghiệp do các

quy định, các thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh trong các chu trình hoạt động của doanh nghiệp không hiệu quả, không phù hợp hoặc do các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp gây ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu hiệu quả hoạt động

Rủi ro tuân thủ là nguy cơ gây ra tổn thất cho doanh nghiệp do không

tuân thủ các quy định pháp luật và các quy định khác có liên quan

Rủi ro báo cáo là nguy cơ gây ra các tổn thất cho doanh nghiệp do các vi

phạm không được báo cáo để đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp một cách hiệu quả thì cần phải có các biện pháp đối phó với rủi ro để đối phó với các rủi ro có thể xảy ra, đánh giá các rủi ro là một bước rất quan trọng và không thể thiếu đánh giá rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại của việc phân tích và nhận diện các rủi ro đối với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Nhà quản lý cần xem xét đến những thay đổi bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được các mục tiêu đề ra

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát kiểm soát chi phí kinh doanh

Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát

Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:

♦ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho

nhiều người trong cùng một bộ phận hoặc nhiều bộ phận cùng thực hiện Mục đích của việc làm này là không cho một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ nhiều người cùng làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra

sự chuyêm môn hóa, giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy nhau trong công việc

♦ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ thể, không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ như phê chuẩn và thực hiện nghiệp vụ, kế toán và bảo quản tài sản, hay không thể kiêm nhiệm giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, …

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn Chẳng hạn một nhân viên làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc làm thủ kho kiêm kế toán các tài khoản

về kho là không được, vì họ rất dễ điều chỉnh sổ sách để che giấu hành vi gian lận của mình

Thông thường, chế độ kế toán quy định các đơn vị không được bố trí cán

bộ kế toán kiêm nhiệm thủ quỹ, thủ kho và các công tác phụ trách vật chất khác

♦ Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Uỷ quyền là việc nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi quyền hạn được giao

Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh mà nên có sự phân chia quyền lực cho các cấp, đồng thời xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn từng cấp

Việc làm này một mặt giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát và giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát và hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản, [11, tr.72- 76]

Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình

Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho

phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo ra rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản:

Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản Thí dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân viên không có thật này

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ

phận vừa thực hiện nghiệp vụ ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn cho thông tin không bị chênh lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một

bộ phận riêng biệt thực hiện- thường là bộ phận kế toán

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng (1) Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp

vụ phải đúng đắn, cụ thể là:

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

- Cần thiết kế giản đơn, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau Ví dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng

- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử

lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, dung quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết

Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động

Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê

chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bất kì ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì hư tổn là tất yếu sẽ xảy ra Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị Ví dụ, Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, dịch vụ, hặc hạn mức bán chịu cho khách hàng…Sau đó, nhân viên

ấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép

- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp

vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, ví dụ phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị

…Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, ví

dụ các nghiêp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó

Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ

Ví dụ, như quyết định mua sắm tài sản có giá trị lớn từ 100 triệu đồng trở lên phải do Hội đồng Quản trị phê chuẩn

 Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Ví dụ, tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ…và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực

tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kì chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với

cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại Ví dụ nhân viên có thể quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm, vì vậy hoạt động này vẫn rất cần thiết

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với những đối tượng kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kì lý do nào

 Phân tích soát xét lại việc thực hiện

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự đoán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện, soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu

quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp

1.2.4 Thông tin và trao đổi thông tin trong công tác kiểm soát chi phí kinh doanh

Tại bất kì doanh nghiệp nào, thông tin đầu vào đều rất là quan trọng và cần thiết tạo cơ sở trong việc thực hiện các trách nhiệm kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp Sự trao đổi thông tin cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ cho việc thực thi các trách nhiệm của kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ Các nguyên tắc cần phải thực hiện: Thu thập và sử dụng các thông tin phù hợp và chất lượng nhằm giúp các thành phần trong hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ được vận hành

Trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và trách nhiệm kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ nhằm hỗ trợ các thành phần trong hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ được vận hành

Trao đổi thông tin với bên ngoài đơn vị về các vấn đề liên quan đến sự vận hành của các thành phần trong hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh nội

bộ

1.2.5 Hoạt động giám sát, kiểm tra

Hoạt động giám sát được thiết lập nhằm thực hiện chức năng giám sát tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ, nó bao gồm các đánh giá chuyên biệt, đánh giá thường xuyên hay kết hợp cả hai hình thức

để xem xét sự hiện diện của các thành phần của hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ và các thành phần đó có được thực thi hay là không Hoạt động giám sát được thực hiện như sau:

Lựa chọn, thực hiện, phát triển các đánh giá thường xuyên, đánh giá chuyên biệt để xem xét sự hiện diện và tính thực thi của các thành phần của

hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ

Báo cáo và đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh nội bộ một cách nhanh chóng, kịp thời

 Đánh giá thường xuyên:

Việc đánh giá nhằm xem xét hệ thống KSNB chi phí kinh doanh có nên thực hiện chức năng nữa hay không thông qua việc đánh giá việc thực hiện trách nhiệm hằng ngày của nhân viên Các tiêu chí đánh giá giám sát thường xuyên:

Doanh nghiệp các buổi hội thảo, huấn luyện, gặp gỡ giữa các lãnh đạo với nhân viên nhằm thu thập các thông tin bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đên hệ thống KSNB chi phí kinh doanh của đơn vị Chú trọng các kiến nghị của kiểm toán nội bộ nhằm cải tiến hệ thống KSNB chi phí kinh doanh

 Đánh giá chuyên biệt:

Việc đánh giá thông qua chức năng của các kiểm toán độc lập và các kiểm toán nội bộ nhằm kịp thời phát hiện các yếu kém của hê thống KSNB và đưa ra các hướng giải quyết và hoàn thiện

1.3 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ KHÁCH SẠN – NHÀ HÀNG

1.3.1 Khái quát đặc điểm hoạt động kinh doanh khách sạn – nhà hàng

Hoạt động kinh doanh khách sạn là ngành cung cấp dịch vụ lưu trú cho khách nghỉ trong một thời gian cụ thể, kèm theo với lưu trú là những dịch vụ đặc thù nhằm làm cho việc lưu ngụ lại tại khách sạn trở nên thú vị và tiện lợi hơn Kinh doanh khách sạn là loại hình kinh doanh quan trọng trong ngành du

lịch Những doanh nghiệp này đòi hỏi có vốn đầu tư cao và mang lại thu nhập đáng kể cho ngành

Bản chất của kinh doanh khách sạn là nói đến viêc kinh doanh các dịch

vụ lưu trú Ngoài dịch vụ cơ bản, khách sạn còn tổ chức các dịch vụ bổ sung khác như dịch vụ phục vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi, giải trí Do xu thế phát triển của ngành du lịch và do sự cạnh tranh trong việc thu hút khách nên những nhà kinh doanh khách sạn không ngừng đa dạng hóa sản phẩm du lịch của mình Ngoài những hoạt động kinh doanh lưu trú, ăn uống Các nhà kinh doanh còn tổ chức các loại hình hoạt động kinh doanh khác như tổ chức hội nghị, hội thảo, tiệc tùng, tham quan

Hoạt động kinh doanh nhà hàng là hoạt động vừa kinh doanh vừa chế biến và tiêu thụ ngay sản phẩm kinh doanh ra Chu kỳ chế biến trong hoạt động nhà hàng thường ngắn, không có sản phẩm dở dang cuối kì Đồng thời sản phẩm chế biến trong nhà hàng được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng thì được xem đã tiêu thụ, sản phẩm chế biến không được dự trữ lâu Với mục đích và đối tượng kinh doanh đặc thù nên kinh doanh khách sạn

- nhà hàng có những đặc điểm riêng:

- Đặc điểm của sản phẩm dịch vụ ở khách sạn:

Sản phẩm dịch vụ của khách sạn rất đa dạng: dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống và các dịch vụ bổ sung khác Sản phẩm khách sạn là tổng hợp tất cả các dạng vật chất và phi vật chất có thể do bản thân khách sạn sáng tạo ra Có thứ

do nghành khác tạo ra nhưng khách sạn là điểm kết thúc trong điểm gặp nhau của quá trình dịch vụ du lịch Là khâu phục vụ trực tiếp nên khách sạn thường chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng dịch vụ, hàng hóa dù rằng sản phẩm

đó không phải do khách sạn làm ra

Sản phẩm dịch vụ trong khách sạn bao gồm toàn bộ hoạt động diễn ra trong một quá trình từ khi khách bước vào cho đến khi tiễn khách rời khách

sạn Những hoạt động đảm bảo nhu cầu của khách như: ăn, ngủ, an toàn, giao tiếp, mua sắm, tham quan, giải trí phải tạo cho khach có cảm giác dễ chịu như đang ở ngôi nhà thứ hai của mình

- Đặc điểm về mối quan hệ kinh doanh và tiêu dùng sản phẩm dịch vụ khách sạn:

Quá trình kinh doanh và tiêu dùng diễn ra đồng thời trong cùng một không gian và thời gian Chính vì vậy mà sản phẩm của ngành khách sạn không thể lưu kho, không thể đem nơi khác quảng cáo hoặc tiêu thụ mà chỉ có thể “kinh doanh và tiêu dùng ngay tại chỗ’’ Nếu một phòng, buồng trong khách sạn không được thuê ngày hôm nay thì ngày mai không thể cho thuê phòng, buồng đó hai lần cùng một lúc được Khả năng vận động của khách sạn theo nhu cầu của khách sẽ là một trong những quyết định cẫm đến sự thành công hay thất bại về mặt tài chính của khách sạn

Vị trí xây dựng khách sạn rất quan trọng đối với khả năng thu hút khách

và tiết kiệm chi phí Vị trí của khách sạn phải bảo đảm tính thuận tiện cho khách cũng như bảo đảm công việc kinh doanh của khách sạn Vị trí của khách sạn thường được chọn ở gần trung tâm, giao thông thuận tiện, phong cảnh thoáng mát, gần biển, sông, gần trung tâm thông tin liên lạc trong nước

và quốc tế

- Đặc điểm về quá trình kinh doanh của khách sạn:

Khi nói đến khách sạn là nói đến một loại hình kinh doanh đặc biệt mà nhân tố con người luôn luôn được nhấn mạnh Khách hàng thường là rất đa dạng về trình độ, sở thích, nhu cầu Các nhà quản lý khách sạn luôn mong muốn nhân viên của mình phải có thái độ tích cực, cầu tiến và chính họ là chìa khóa quyết định sự thành công trong kinh doanh khách sạn Kinh doanh khách sạn là một chu kỳ không bao giờ chấm dứt, quá trình phỏng vấn, tuyển dụng, huấn luyện và kết thúc hợp đồng một số lượng nhân viên nhất định

- Đặc điểm về đối tượng kinh doanh và phục vụ của nghành khách sạn: Đối tượng phục vụ của khách sạn là khách du lịch có đặc điểm nhân khẩu học và tâm lý học khác nhau Đối với bất cứ đối tượng nào khách sạn cũng phải tổ chức phục vụ nhiệt tình chu đáo, phải biết chuyển những lời phàn nàn của khách thành những lời khen ngợi Tất cả các nhu cầu của khách cần phải được thỏa mãn đúng lúc, đúng chỗ Chính những người khách đó sẽ kéo thêm nhiều khách khác cho khách sạn

- Hoạt động kinh doanh khách sạn phụ thuộc theo thời gian mang tính thời vụ:

Mặc dù các loại hình kinh doanh nói chung, ít nhiều doanh thu đều biến động tăng hay giảm theo mùa nhưng đối với hoạt động kinh doanh khách sạn thì mức độ ảnh hưởng theo mùa vụ rất rõ

1.3.2 Đặc điểm chi phí hoạt động kinh doanh khách sạn – nhà hàng

* Chi phí kinh doanh khách sạn – nhà hàng luôn luôn được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ:

- Dùng tiền tệ để biểu hiện cho chi phí vì trong kinh doanh đòi hỏi nhiều chi phí khác nhau nên cần phải thống nhất một đại lượng để xác định được toàn bộ chi phí, các chi phí phát sinh khác nhau…

- Chi phí kinh doanh Khách sạn – nhà hàng biểu hiện dưới nhiều hình thức, trong đó:

+ Biểu hiện trực tiếp là chi phí hiện vật là sự hao mòn của các tài sản cố định, công cụ lao động, nhiên liệu, hao hụt bằng hiện vật đó cũng được chuyên thành tiền

+ Biểu hiện trực tiếp bằng tiền đó là tiền lương, tiền trả cho các công dịch vụ như vận chuyển, điện thoại…

* Chi phí kinh doanh Khách sạn – nhà hàng đa dạng thể hiện ở nhiều loại chi phí khác nhau, mức độ chi phí khác nhau và các chi phí này cũng mang

* Vấn đề giá trị nguyên liệu, hàng hoá trong kinh doanh ăn uống:

Giá trị nguyên liệu hàng hoá trong kinh doanh ăn uống mang tính chất chi phí tuy nhiên bộ phận nay thường được quản lý riêng biệt

1.4 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.4.1 Nhận diện thông tin về chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp

Đây là điều kiện tiên quyết để các nhà quản lý thực hiện chức năng quản

lý của mình, dựa vào những nhận biết về đặc điểm, vị trí, vai trò của những chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp thì các nhà quản lý mới có thể xác định được đâu là chi phí họ có thể kiểm soát được, đâu là chi phí họ không thể kiểm soát được, chi phí nào cần phải cắt giảm, chi phí nào cần phải điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện hoạt động của doanh nghiệp

1.4.2 Việc xây dựng hệ thống định mức chi phí tại doanh nghiệp

Hệ thống định mức chi phí hay nói cách khác chính là những mục tiêu về chi phí của doanh nghiệp được mã hóa dưới dạng con số, nó là công cụ giúp cho các nhà quản lý kiểm tra và kiểm soát chất lượng, hiệu quả sử dụng chi

phí, hỗ trợ việc kiểm tra chéo giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra

1.4.3 Quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Đây chính là yếu tố bên ngoài tác động vào hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, sự ảnh hưởng của quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào được thể hiện thông qua sự thay đổi giá cả của các yếu tố đầu vào dẫn đến sự thay đổi về chi phí, doanh nghiệp không thể kiểm soát được yếu tố này

mà chỉ có thể theo dõi và điều chỉnh mục tiêu cũng như kế hoạch chi phí sao cho phù hợp và kịp thời với sự thay đổi giá cả thị trường

1.4.4 Các giải pháp, công cụ kiểm soát chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

Ngoài sự ảnh hưởng của việc nhận diện thông tin chi phí thực tế phát sinh, hệ thống đinh mức chi phí tại doanh nghiệp, quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh, kiểm soát chi phí kinh doanh còn chịu sự ảnh hưởng bới chính các giải pháp cũng như các công cụ kiểm soát mà doanh nghiệp sử dụng Việc thành công hay thất bại của một hệ thống kiểm soát chi phí kinh doanh phù thuộc rất lớn vào sự phù hợp và đúng đắn của những giải pháp và công cụ mà nhà quản lý lựa chọn sử dụng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương này trình bày những vấn đề lý luận chung về kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú, đặc điểm kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú nhằm mục đích chung là đảm bảo các thông tin về chi phí chính xác, phản ánh đúng tình hình hoạt động kinh doanh, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và nâng cao độ chính xác của báo cáo tài chính

Phần này là cơ sở lý luận cho việc phản ánh thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Citadines Pearl Hội An, từ đó tìm ra giải pháp hoàn thiện công tác kiếm soát chi phí tại Citadines Pearl Hội An một cách hiệu quả hơn