(Luận văn thạc sĩ) Kiểm Soát Nội Bộ Hoạt Động Cung Cấp Dịch Vụ Kho Cfs Tại Công Ty Cổ Phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Đề giám thiểu được những, rủi ro, gia tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị trường cạnh tranh, việc hoản thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là vấn để mang tính cấp thiết đối với công ty trong bồi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TRÀN PHƯƠNG THẢO

KIEM SOAT NOI BO HOAT DONG CUNG CÁP

DICH VU KHO CFS TAI CONG TY CO PHAN

LOGISTICS CANG DA NANG

LUAN VAN THAC SI KE TOAN

2023 | PDF | 138 Pages buihuuhanh@gmail.com

Da Niing - Nam 2023

tôi được thực hiện đưới sự hướng dẫn của giáo viên TS Phan Thị Đỗ Quyền

Các số liệu, kết quá trình bảy trong luận văn là trung thực tuân thủ

theo đúng quy định về sở hữu trí tuệ và liễm chính học thuật

Tác giả luận văn

ee TRAN PHUONG THAO

1 Tính cấp thiết của để tải

2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4, Phương pháp nghiên cứu

§ Tổng quan tải liệu nghiên ct

6 Bồ cục để tải

CHUONG 1 MOT SO VAN DE LY LUAN VE KIÊM SOÁT NỘI BỘ

HOAT DONG CUNG CÁP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆẸP 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP 8

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.13 Muc tiêu tông quát của hệ thống kiểm soát nội bộ 9 1.1.4 Các yếu tổ cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bd =——

12 KIÊM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG cáp DỊCH VỤ TRONG

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát hoạt động cung cấp dịch vụ

1.2.3 Các rủi ro trong hoạt đông cung cấp dịch vụ

LOGISTICS CANG DA NANG =- 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ve CONG TY Y CO P PHAN LOGISTICS

22 QUY TRINH HOAT DONG CUNG CAP DICH VU KHO CFS TAI

CONG TY CO PHAN LOGISTICS CANG DA NANG „31

2.2 Các quy trình nghiệp vụ hoạt tau’ cung cap dich vụ kho CFS tai

2.3.3 Hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ kho CES41

2.3.4 Thông tin kế toán và trao đối thông tin phục vụ hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cap dich vu kho CFS - 60

CHƯƠNG 3 ĐÈ XUẤT HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỌI Bội HOẠT

ĐỘNG CUNG CAP DICH VU KHO CFS TAl CONG TY CO PHAN

3.1 CĂN CỨ ĐÈ XUẤT HOÀN THIỆN KIẾM SOÁT NỘI BỘ HOẠT DONG CUNG CAP DICH VU KHO CFS TAI CONG TY CO PHAN

3.1.1 Căn cứ vào tình hình thực tế của ngành 70

3.1.2 Căn cứ vào định hướng phát triển kho CES 7

3.1.3 Căn cứ tình hình kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho

CES tại Công ty cô phần Logistics Cảng Đà Nẵng -.71 3.2 MỘT SÓ ĐÈ XUẤT NHÀM HOÀN THIÊN KIẾM SOÁT NỘI BỘ HOAT ĐỘNG CUNG CAP DICH VU KHO CFS TAI CONG TY CO PHAN

3.2.1 Đề xuất hoàn thiện nhận diện rủi ro trong hoạt động cung cấp dịch

vụ kho CES tại Công ty cổ phần Logisties Cảng Đà Nẵng 72

3.2.2 Đề xuất hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cap

Kiểm soát nội bộ

Chỉ số đánh giá thực hiện công việc

Hệ số quản lý chất lượng/ môi trường,

Tài chính kế toán

Trách nhiệm hữu hạn

x Sơ đồ tô chức bộ ĐIy quản lý tại Công ty Cô phân 3š

Logistics Cang Da Nang

2a [Sed Wehiie bs mày kế toán tại Công ty Cô phân 3

Logistics Cảng Đà Nẵng

5ã Quy trình hàng nhập khâu che kho CES tại Công ty cô =

phin Logistics Cang Da Nang

3ú Quy trình hàng xuât khâu st kho CFS tai Công ty cô #

phan Logistics Cang Đà Nẵng

25 Quy trình nhập kho CFS hàng nhập khâu 45

27 Quy trình nhập kho CFS hàng xuất khâu 52

Hình 1 | Hợp đồng cung cấp dịch vụ nhập kho " Hình 2 | Hợp đồng cung cấp dịch vụ xuất kho thê

Môi trường kinh doanh đối với đoanh nghiệp luôn biển đổi và phát

triển liên tục điều đó tạo ra những thách thức, rủi ro mà doanh nghiệp phải đối

mặt trong lĩnh vực hoạt động của họ Nhất là trong tình hình hiện nay, cuộc

khủng hoảng kinh tế đã và đang diễn ra làm ảnh hướng tới kinh tế thể giới,

điều này khiến các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, phải chấp nhân quy luật

đảo thải của thị trường Vì vậy, đề có thẻ đứng vững trên thị trưởng, tiếp tục phát triển hơn nữa, các doanh nghiệp cần phải tìm ra các công cụ quản ly,

kiểm soát tình hình hoạt động mang tính hữu hiệu cho doanh nghiệp, dựa vào

đó các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp sẽ được quản lý chặt chẽ, giám sắt

hiệu quả, trảnh được những rủi ro, tạo nên tảng vững chắc phục vụ cho quá

trình mở rộng thị trường, quy mô hoạt động kinh doanh

Hiện nay, đã có một số để tải nghiên cứu về KSNB tại các doanh

nghiệp địch vụ và với Công ty cỗ phân Cảng Đả Nẵng Tuy nhiên chưa cỏ

nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại Công ty cô phần Logistics Cảng Đà Nẵng Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng là đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi, bốc xếp và giao nhân hàng hóa, dịch vụ khai thuế hải quan, dịch vụ vận tái

hang hóa đường bộ trên các khu vực miễn Trung — Tây Nguyên và các tỉnh

Nam Lao Trong đỏ, kho CFS của Công ty Cổ phần Logistics Cảng Đả Nẵng

là một trong những kho chuyên lưu kho hàng hóa xuất nhập khâu lớn nhất tại thi trường Đà Nẵng hiện nay, Tắt cả các khu công nghiệp, máy móc và thiết

bị điện từ có giá trị cao được nhập vio kho CFS lưu kho và xuất đóng vào

container để vận chuyển sang nước ngoài bằng đường bộ, đường biển và

đường hàng không Vì vậy, việc vận hành kho CFS phải chịu trách nhiệm bảo

Việc thực trạng kho CFS của Công ty thường hay bị quá tải theo mùa

cao điểm, kho CES diện tích thì nhỏ, nên rủi ro về hư hỏng hàng thường

xuyên xảy ra, việc kiểm soát cũng không chặt chẽ từ khâu nhập đến khâu

xuất, thường hay phải lập biên bản phát sinh và nhiều chỉ phí rủi ro ngoài ý muốn, đẳng thời lâm ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ của kho CES, ảnh

hưởng đến uy tín của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của kho Ngoài ra, các

yếu tố khách quan như: thiên tai, hỏa hoạn vì vị trí của kho CES gẵn núi đổi

Sơn Trả và miền Trung lũ lụt kho cũng không đảm bảo hảng hóa được an toàn

tuyệt đối Bên cạnh đỏ, với xu hướng ngảy cing mở rộng lĩnh vực dịch vu,

thương mại, số lượng doanh nghiệp kinh đoanh kho bãi ngảy càng nhiều vả

chất lượng cung cấp dịch vụ được chú trọng hơn Đề giám thiểu được những, rủi ro, gia tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị trường cạnh tranh, việc hoản thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ là vấn để mang tính cấp thiết đối với công ty trong bồi

cảnh hiện nay,

Với thị trường nhiều khách hàng, nhả máy, khu công nghiệp trong lĩnh

vực xuất nhập khẩu, kho CES là nơi giao nhận hàng hóa xảy ra liên tục, nên

đễ dẫn đến sai sót, rủi ro và gian lận trong quá trình hoạt động dịch vụ của

kho CFS Day là một quá trình chuyên quyền sở hữu hàng hóa, lợi ích giữa người mua và người bản, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiếm soát cằn được thực hiện chặt chẽ hơn hết Vì vậy

để nâng cao khả năng cạnh tranh, cân cải tiến lại kho bãi và giải quyết những

vấn đề tồn đọng của kho CFS nói riêng hay Công ty nói chung, do đó vấn đề

kiểm soát nội bộ về hoạt động cung cấp địch vụ kho CFS cân phải hoàn thiện hơn, xuất phát từ điều này, em đã chọn đẻ tải “Kiểm soát nội bộ hoạt động

khả thi có thể được vận dụng tại Công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn hướng đến hai mục tiêu sau:

~ Mô tả và nhận xét thực trạng công tác KSNB hoạt đông cung cấp dịch

vụ của kho CFS tại Công ty cổ phân Logistics Cảng Đà Nẵng,

- Đưa ra một số để xuất nhằm hoàn thiện KSNB hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CES tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đổi tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu việc KSNB hoạt động

cung cấp địch vụ của kho CES tại Công ty cô phần Logistics Cáng Đà Nẵng

Phạm vỉ nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung vào ba yếu tổ của kiểm

soát nội bộ có liên quan trực tiếp đến hoạt động cung cap dich vu kho CFS tai

Công ty cổ phần Logistics Cảng Đả Nẵng trong thời gian từ năm 2021 đến

2022 là:

+ Nhận diện và đánh giá rủi ro

+ Hoạt động kiểm soát

+ Thông tin kế toán phục vụ hoạt động kiểm soát

4 Phương pháp nghiên cứu

~ Hình thức phỏng vấn trực tiếp: Như là hình thức trao đôi và nhờ giải đáp những thắc mắc trong quá trình tiếp cận thông tin với Trưởng/ Phó phòng

ban, nhân viên tại phòng Kinh đoanh Kho va phòng Tải chính kế toán Nhờ

đó phát hiện các rủi ro trong công tác KSNB quy trình hoạt động cung cấp

địch vụ của kho CFS tại Công ty cô phần Logistics Cảng Đà Nẵng

~ Hình thức thu thập dữ liệu:

+ Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ những nguồn có sẵn bên trong đơn vị như các số sách, chứng tử và các báo cáo có liên quan Các quy định, quy trình, số tay công việc, nội quy và chính sách liên quan đến đề tải nghiên cứu

+ Dữ liệu sơ cấp: Thu thập từ việc quan sát, trao đổi với các phòng ban

để biết được tiêu chỉ đánh giá về kiểm soat kho CFS trong bối cảnh vận dụng kiểm soát nội bộ

5 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Ngày nay, khi thị trưởng cạnh tranh ngày cảng khốc liệt hơn, xã hội

ngày cảng phát triển hơn, việc lên kế hoạch cho chiến lược kiểm soát nội bộ

đảng được quan tâm và trên thực tế ban lãnh đạo của các doanh nghiệp vẫn

luôn tìm cách để kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn Nhằm cung cấp dịch vụ cho

khách hàng hiệu quả hơn, nên đề tải nghiên cứu về kiểm soát nội bộ cho hoạt

động cung cấp dịch vụ của kho CFS, bởi đây là hoạt động đễ xảy ra sai sót,

ảnh hưởng đến sự tin cậy và cung cấp dịch vụ hạn chế Vì vậy, xây dựng kiểm

soát nội bộ cho hoạt động này nhằm góp phan tạo ra chất lượng kho hàng, uy

tin cho khách hàng, hình ảnh và giá trị cạnh tranh của công ty

Tác giả đã tìm kiếm vả tham khảo nội dung, luận văn cao học có liên

quan đến chủ đề nghiên cứu, làm nên táng cho quá trình hoàn thiện luận văn,

cụ thể như sau:

Trân Thụy Thanh Thư (2009) đã nghiên cứu về cách xây dựng kiểm soát

nội bộ riêng cho đặc thù doanh nghiệp dịch vụ, đi vào trọng tâm khách hàng,

hoạch định dịch vụ vô hình nên kiểm soát thế nảo, vận dụng COSO cho các

doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam Tuy nhiên, việc kiểm soát nội bộ cần hành

tiêu chung trong báo cáo COSO đẻ hoạt động hiệu quả nguồn lực, độ tin cậy của việc cung cấp báo cáo tải chính, tuân thủ các quy định và luật lệ của cơ

quan quản lý Tác giả đồng tình về quan điểm mục tiêu vì quan điểm này dễ

hiểu, đầy đủ vả phù hợp giúp doanh nghiệp kiếm soát nội bộ hữu hiệu Bên

cạnh đó tác giả còn đưa ra một số trưởng hợp đã tuân thủ hoặc chưa tuân thủ

quy trình kiểm soát nên chưa đáp ứng được mục tiêu kiểm soát do doanh nghiệp đưa ra, nhưng tác giả cũng chưa có giải pháp cụ thể để khắc phục vấn

đề đó Bên cạnh đó, tại đơn vị mả tác giả nghiên cứu có một số trường hợp

không tuân thú quy trình kiểm soát nên chưa đáp ứng được mục tiêu kiểm soát

của đơn vị đưa ra vả tác giả chưa có giải pháp cụ thê đề khắc phục vấn đề đó

Nguyễn Phương Thảo (2015) đã hệ thống hóa những lý luận chung vẻ

kiểm soát nội bộ và nhận điện đặc thù của Công ty cô phần dich vu Logistics Đại Cô Việt, tác giả đã phân tích thực trạng vả nhận xét về hệ thống KSNB của

đơn vị như thông tin giữa các phòng ban trong đơn vị phối hợp với nhau còn

chậm, theo đõi doanh thu, chỉ phi còn nhiễu bất cập như chưa có hệ thống báo

cáo hay biểu mẫu nào chuẩn Phương pháp nghiên cứu của đề tải lâ tác giả

đã so sánh, đối chiều, thống kê, quan sát tình hình hoạt động đội xe của đơn vị

Tác giả cũng xem qua những quy trình của ban quản trị ban ra đã được nhân

viên tiếp nhận vả hiểu rõ mục tiêu của ban để ra chưa đề từ đỏ hoản thiện kiểm

soát nội bộ tại Công ty cô phần dịch vụ logistics Đại Cổ Việt Đề tải dong gop những đề xuất về kiểm soát lại quy trình, quy định văn hóa ứng xứ của đơn vị,

thăm dò ý kiến nội bộ và khách hàng tại đơn vị, và đưa ra một số giải pháp

tương đối hữu hiệu để khắc phục những hạn chế cỏn tổn tại trong thủ tục

KSNB và góp phần đây mạnh công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động

theo từng bộ phận công việc hoặc các khâu trong quy trình đẻ người đọc có thể hình dung rõ và chỉ tiết những rủi ro trong từng phần hành động

Thân Thị Ngọc Hân (2021) - Để tải đã nghiên cứu về kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và khâu hoạt động sản xuất của Công ty cô phần thương mại xuất nhập khâu World, Đà Nẵng Để tài đã chỉ ra cho nhả quản lý những

tổn đong của đơn vị về kiểm soát nội bộ và tính hữu hiệu của từng loại mục

tiêu trong nguyên lý COSO 2013 đã nêu ra Tác giả đưa ra những mục tiều và

nhận diện rủi ro trong hoạt động bán hàng của đơn vị, kiểm soát lại việc giao

hàng cho khách hàng, bằng những biên bản ký nhận và gửi kế toán ghỉ nhận

kịp thời Luận văn cũng đã vận dụng 17 nguyên tắc của COSO đẻ trình bảy rõ

hơn về quy trình bán hàng của đơn vị, phân tích tốt rủi ro của hoạt động bán

hàng, đưa ra được những giải pháp hợp lý có ý nghĩa thực tiễn đóng góp được

một phần nào đó về kiểm soát nội bỗ cho đơn vị Công ty cô phần thương mai

xuất nhập khâu World, Đà Nẵng Tuy nhiên, tác giả vẫn chưa hệ thống hóa hoạt động kiểm soát thành một quy trình để người đọc dễ hình dung hơn Bên

cạnh đó tác giả chưa đi sâu vào nghiên cứu vấn để nhận diện đánh giá rủi ro

để đưa ra mục tiêu hiệu quả cho các cấp tô chức, chưa đi sâu vào nghiên cứu

van đề thông tin và trao đổi thông tin cũng như hoạt động giám sát của đơn vị mình, cho nên đã có nhiễu hạn chế trong nghiên cứu

Đa số các tải liệu nghiên cứu, nội dung chủ yếu tập trung về kiểm soát

nội bộ là hoạt động bán hàng, hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng,

số lượng nghiên cứu về kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ còn hạn chế và không phỏ biến

Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng hiện đang kinh doanh các

công nghiệp may mặc, hàng điện tử, hàng bột, hàng nông nghiệp trong nước

xuất ra nước ngoải Ngoài ra còn nhập hàng từ các nước Đông Nam Á về cho

khách hàng trong nước Để kiểm soát được hoạt động cung cấp dịch vụ, công

ty đã lên kế hoạch xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch

vụ tại kho bãi của công ty từ đầu năm 2022 đến nay Tuy nhiền, hệ thống kiểm

soát nội bộ tại Công ty còn hạn chế và đang trong quá trình hoàn thiện cùng hệ

thông kiểm soát nội bộ Tổng Công ty cổ phần Cảng Đà Nẵng Kho CES của

Công ty cô phần Logistics Cảng Đà Nẵng đang thực hiện công nghệ chuyên

đổi số để nâng tâm chuyên nghiệp hơn cho kho CFS Tác giả chủ yếu nghiên cứu về hoạt động địch vụ kho với mục tiêu đảm bảo kho CES sẽ vận dụng kiểm

soát nội bộ hữu hiệu hơn Vì vậy, luận văn này tác giả muốn nghiên cứu để vẻ

vấn đề “Kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cỗ

phần Logistics Cảng Đả Nẵng” như là một sự đóng góp vào hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty cũng đang theo định hướng chung

6 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và

phụ lục, bố cục của luận văn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vu trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ

kho CES tại Công ty cô phân Logistics Cảng Đả Nẵng

Chương 3: Đề xuất hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dich vu kho CES tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

DONG CUNG CAP DICH VU TRONG DOANH NGHIEP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VE KIEM SOÁT NOI BO DOANH

NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiêm tra, kiểm soát

luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó, khi tổ chức bắt kỳ

hoạt động nào của doanh nghiệp, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân

sự, các nhả quản lý cũng cần chủ trọng khâu kiểm soát thông qua các thủ tục

về hoạt động, Đó chính là hệ thông kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ thưởng đi vào kiếm soát với những chính sách, thủ

tục, nguyên tắc và quy định có tỉnh hệ thống được thừa nhận rộng rãi, phô

biến Kiểm soát nội bộ quan tâm đên mục tiêu kiểm soát hơn là các hành vi cụ

thể và thủ tục kiểm soát với những quan điểm khác nhau trong từng điều kiện

và giai đoạn cụ thể

Khái niệm KSNB được chấp nhận rộng rãi, nhất là khái niệm COSO đã

ban hành cập nhật mới sau hơn 20 năm là COSO Internal Control 2013 một

Ủy ban thuộc Hỏi đồng quốc gia Hoa Kỳ vẻ việc chống gian lận về BCTC

Báo cáo của COSO được công bổ dưới tiêu đề KSNB - Khuôn khổ hợp nhất

đã định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ lả một quá trình

do hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác của đơn vị chỉ phối, được thiết kế để đem lại một sự đảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các

mục tiêu hoạt động mục tiêu báo cáo, va sự tuân thủ với các luật vả quy định

liên quan”.

rủi ro, hoặc sử dụng tải sản đúng mục đích, đảm bảo tài sản được quản lý một

cách phù hợp và hiệu quả, kịp thời đưa ra những biện pháp đề giải quyết nhằm đạt được mục tiêu

Trong một tô chức bất kỳ, sự thông nhất và xung đột quyền lợi chung —

quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tổn tại

song hành Đường Nguyễn Hưng (2016) cho rằng vai trò của kiểm soát nội bộ

thúc đấy các tổ chức thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm

đạt được kỳ vọng, giái quyết được nhiều vấn đẻ trong tổ chức Kiểm soát nội

bộ cẳn được thiết lập hòa quyên vảo các bước, các giai đoạn của quá trình thực hiện các hoạt động của tổ chức, kiểm soát nội bộ cũng lả hoạt động trực

tiếp tạo ra giá trị cho tô chức, đóng vai trò như hỗ trợ hoạt động chính thực hiện được hướng đến mục tiêu của tô chức Nếu không có kiểm soát nội bộ

được thiết

ập, khả năng các hoạt động của tỏ chức có thể đạt được mục tiêu

sẽ bị giảm thắp, thâm chí, khả năng không đạt được các mục tiêu lả cao

Một vấn đề quan trọng là kiểm soát nội bộ không phải là miễn phí, tô

chức cũng phải bỏ chỉ phí ra để thực hiện, nên cần thiết lập một cách hợp lý

và cân bằng chỉ phí, cũng phải thiết lập phù hợp với mức độ rủi ro mà tô chức

có thể chấp nhận được Kiểm soát nội bộ có thể là vai trò then chốt trong quản

trị rủi ro của tổ chức, nên hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tạo điều kiện

đảm bảo tính kinh tế vả hiệu suất cho các hoạt động và báo cáo của tô chức

1.1.3 Mục tiêu tống quát cúa hệ thống kiểm soát nội bộ

Doanh nghiệp cần có các mục tiêu kiêm soát cần đạt được đề từ đó xác

định các chiến lược thực hiện Đó có thẻ là mục tiêu chung cho toản doanh

nghiệp hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong doanh

nghiệp Có thể chia các mục tiêu kiểm soát doanh nghiệp cân thiết thành ba

nhóm như sau: (Đường Nguyễn Hưng, 2016)

~ Mục tiêu hoạt động: Đây là mục tiêu liên quan đến tính hiệu quả của

các hoạt động KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quá các

nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần vả thực hiện

các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

~ Mục tiêu báo cáo: Thông tin kế toán tải chính có vai trò quan trọng đối với nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng liên quan khác bên ngoài KSNB phải đảm báo được tinh tin cậy, tính kịp thở

tỉnh minh bạch hoặc các

yêu cầu khác được quy định bởi các cơ quan quản lý nhả nước, các cơ quan

ban hành chuẩn mực và các chính sách của tổ chức

- Mục tiêu tuân thủ: Hệ thông KSNB được thiết lập trong doanh nghiệp phải thể hiện sự tuân thủ các luật vả các quy định có liên quan đến tố

chức

Một hệ thống KSNB được kỳ vọng sẽ cung cấp một sự bảo đám hợp lý

rằng các mục tiêu liên quan Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trưởng kiểm

soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp, hệ thống

thông tin vả truyền thông, giám sát nguồn lực

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB là một tập hợp các thành phần khác nhau, có chức

năng khác nhau, liên kết chặt chẽ với nhau, cùng thực hiện mục tiêu đối phó với các rủi ro nhằm đạt được mục tiêu của tô chức, Theo COSO, một hệ thông,

kiểm soát nôi bộ bao gồm 5 phan như sau:

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là nên tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ nhân sự trong tổ chức Môi trường

kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tố chức, đến mục tiểu

được thiết lấp, đến các lận còn lại của một tô chức Điều nảy không chỉ

đúng trong giai đoạn thiết kể mà cỏn cả trong quá trình hoạt động hàng ngày

của doanh nghiệp

“Theo COSO, mỗi trường kiểm soát có 5 nguyên tắc sau:

~ Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện cam kết về tính trung thực và giá trị

đạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm

đến tính trung thực và giá trị đạo đức

~ Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện cam kết độc lập với ban

quản lý và thể hiện chức năng giám sát đối với sự phát triển và vận hành của kiểm soát

~ Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần

thiết lập cơ cấu tô chức, các tuyển báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm phủ hợp

hướng đến việc thực hiện các mục tiêu của tô chức

~ Nguyên tắc 4: Đơn vị phải cam kết về việc sử dụng nhân sự có năng lực, thông qua tuyến dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với

mục tiêu của tổ chức

~ Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo

cáo về trách nhiệm cúa họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tô chức

b, Đảnh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là một tiên trình linh hoạt, lặp đi lặp lại nhận diễn và

phân tích các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Mỗi đơn

vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên ngoài và bên trong làm ảnh

hưởng đến mục tiêu của tổ chức Đẻ thiết lập đầy đủ thành phần đánh giá rủi

ro tổ chức cần thực hiện 4 nguyên tắc sau:

~ Nguyên tắc 6: Đơn vị phải xác định mục tiêu một cách rõ rằng đề đám

bảo cho việc nhận diện và đánh giá các rủi ro đối với việc thực hiện mục tiêu

Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu

báo cáo tải chính, phi tải chính cho người bên ngoài vả bên trong doanh

nghiệp, mục tiêu tuân thủ

~ Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro đối với việc đạt được các

mục tiêu và phân tích các rủi ro dé làm cơ sở cho việc đối phó với rúi ro,

~ Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét khả năng của gian lận trong quá

trình đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

= Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thông KSNB Các thay đổi bao gồm thay đôi từ

môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị, ), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới ) thay đối từ cách thức

quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý vẻ hệ thống KSNB

€ Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiêm soát lả các hoạt động được thiết lập bởi các chính sách

và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tat cả các cấp cúa tổ chức, tất cả các giai đoạn của

hoạt động của tô chức trong một đơn vị Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm yếu tô về chính sách kiểm soát vả thủ tục kiểm soát

~ Chính sách kiểm soát: Là đơn vị ban hành những nguyên tắc cần lam,

là cơ sở cho việc thực hiện thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát có thé 1a

sử dụng công cụ chuyển đổi hóa và có hệ thống, hoặc lưu hành theo kiểu

truyền miệng

~ Thủ tục kiểm soát: Lả những quy định cụ thẻ đẻ thực thi chính sách

kiểm soát Những thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy

móc, không có sự tập trung và đóng góp của nhả quản lý, thông qua chính

sách cũng cần phải cân đổi giữa lợi ích, chí phí và rủi ro phát sinh

Theo COSO, hoạt động kiểm soát gồm có 3 nguyên tắc sau:

~ Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập và phát triển các hoạt

động kiểm soát đối phó với các rủi ro để việc đạt được mục tiêu ở mức rủi ro

có thể chấp nhận

~ Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát đối

phó với các rủi ro bằng việc áp dụng vả vận hành công nghệ thông tin để hỗ

trợ sự thành công trong mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 12: Đơn vị thiết lập các hoạt động kiểm soát thông qua

các chính sách và các nội dung thủ tục thực thi các chính sách

d Thông tin và trao đối thông tin

Các thông tin cân thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đi trong

đơn vị dưới hình thức vả thời gian thích hợp sao cho nó giúp moi người trong, đơn vị thực hiện được nhiện vụ của mình Thông tin và truyền thông tạo ra

báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn

vị Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đỏi hỏi phải diễn ra theo hướng: từ cấp trên

xuống cấp dưới vả tử cấp đưới lên cấp trên giữa các cấp với nhau Mỗi nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thông KSNB cũng như hoạt động,

của các cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nảo Ngoải

ra, cũng cần có sự trao đổi hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoải

như khách hàng, cỗ đông, cơ quan quản lý Việc kiềm soát chỉ được thực hiện

khí có các thông tin trung thực, chính xác, kịp thời vả hợp lý

Nhằm đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng, các mục tiêu của hệ thông thông tin cần đạt được như sau:

~ Xác định và ghi chép các nghiệp vụ là thật

~ Diễn giải nghiệp vụ một cách chỉ tiết, đây đủ để cho phép phân loại ding din nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép chép đúng giá trị

~ Xác định đúng thời gian của nghiệp vụ kinh tế đã có đẻ ghi chép đúng kỳ

~ Trình bày đúng đắn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trên báo

cáo tải chính

Theo COSO, thông tín vả trao đổi thông tin gồm có 3 nguyên tắc sau:

~ Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập hoặc tạo lập và sử dụng các thông tin

chất lượng, phủ hợp dé phục vụ sự vận hành của các thành phần khác của hệ

thống kiểm soát nội bộ

~ Nguyên tắc 14: Đơn vị cần trao đôi thông tín trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và các trách nhiệm kiểm soát nội bộ - cần thiết để hỗ trợ sự vận hành của các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nị

~ Nguyên tắc 15: Đơn vị cần trao đổi thông tin với bên ngoài tổ chức

liên quan đến các vấn đề có ảnh hưởng đến sự vận hành của các thành phần

khác của hệ thông kiểm soát nội bộ

e Hoạt động giám sát

Hoạt động giám sát là bao gồm đánh giá thường xuyên, đảnh giá

chuyên biệt hoặc sự kết hợp cả hai hình thức được thực hiện dé xem xét xem

các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ có đang hiện diện vả đang vận

hành hay không.

~ Các hoạt động giám sát của Ban Giám đốc cũng sử dụng những thông

tin thu thập từ bên ngoài như các khiếu nại của khách hàng vả các ý kiến của

cơ quan quản lý để nhận định vấn đề và cải thiện hơn

~ Việc giám sát những kiêm soát có thể là hoạt động của: Ban Giám

đốc, Ban quán lý, kiểm toán viên nội bộ đẻ rả soát bảng số liệu đã lập kịp thời

hay chưa Việc giám sát cũng là đẻ đám bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt

động theo thởi gian

- Nhân sự được phân công thực hiện chức năng giám sát các kiểm soát

của đơn vị thông qua thu thập đánh gid va nhận

ét riêng biệt Thông thường

những nhân su nay sẽ cung cấp đều đặn vẻ kiểm soát nội

đánh giá tính hiệu quả của KSNB, cũng như nhận diện điểm mạnh và điểm

yếu để đưa ra giải pháp cải thiện KSNB cho đơn vị

Giám sát là hoạt động quan trọng trong kiêm soát nội bộ vì nó giúp

hoạt động kiểm soát nội bộ duy trì được sự hữu hiệu các giai đoạn hoạt động

Theo COSO, giám sát có 2 nguyên tắc sau:

~ Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, phát triển, thực hiện các đánh giá

thường xuyên, đánh giá chuyên biệt để xem xét các thành phần của hệ thống,

KSNB có được đánh giá liên tục hoặc định kỳ đẻ biết chắc rằng liệu những bộ

phân của hệ thống KSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng

~ Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đảnh giá và thông báo những yếu kém của hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý vả Hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục

1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Bên cạnh những ưu việt, hệ thông KSNB cũng có những hạn chế, đặc biệt là hệ thống KSNB thường khó có thể ngăn ngừa hết các gian lận, lả

những hành vi có ÿ của con người Lý do:

~ Về chủ quan:

© Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong Ban Giám đốc hay một nhân viên với người khác ở

trong hoặc ngoài đơn vị

« Những người chiu trách nhiệm vẻ việc KSNB làm dụng đặc quyền

cia minh,

© Kha ning quan ly co thé lan at hé thong KSNB

Tinh hi hiệu của hệ thống KSNB sẽ bị đe dọa trong trường hợp

phát sinh mâu thuần quyền lợi

~ Về khách quan:

© Phản lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp

vụ lặp đi, lặp lai mà không tác động đến các nghiệp vụ bất thường

« Sai sót bởi con người thiếu cẩn thận, đăng trí, sai sót về xét đoán

hoặc không hiễu rõ yêu câu công việc

Những hạn chế của KSNB sau khi được phát hiện, dù bởi bộ phận nào

cũng cần được báo cáo kịp thời lên cấp quản lý thích hợp, với những vấn đề

nghiêm trọng cần báo cáo tới Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc Khi đã báo

cáo, việc quan trọng là cần đảm bảo việc các khiếm khuyết này được Ban

quản lý giải quyết một cách kịp thời Để làm như vậy, các kiểm toán viên cần tiếp tục theo đổi và lập tức thông báo lại với Hội đồng quản trị hoặc Ban Giám đốc về bắt cứ khiếm khuyết nào chưa được khắc phục

Như vậy các bộ phận cấu thảnh của hệ thống KSNB có tỉnh linh hoạt

cao, đánh giá rủi ro không chỉ ảnh hưởng tới các hoạt động kiểm soát mà còn

có thể chỉ ra nhu cầu xem xét lại thông tin và truyền thông hoặc hoạt động,

giâm sát trong tổ chức

Vi vậy, KSNB không đơn giản là

+ quá trình mà ở đó mỗi bộ phận

hợp thành và ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp - mả thực sự là một quá trình

tương tác nhiều chiều, trong đó các bộ phận ảnh hưởng đến nhau Do đó, mặc

đủ mọi doanh nghiệp đều cần các bộ phận trên nhưng hệ thông KSNB của họ

lại khác nhau tùy thuộc vào phong cách quản lý, văn hóa, quy mô và ngành

nghề

Từ những hạn chế của hệ thống KSNB giúp cho nhà quản lý có những

biện pháp, chính sách, thủ tục kiểm soát bổ sung, sửa đổi thưởng xuyên cho

phủ hợp với sự phát truyền của đơn vị, nhằm đạt mục tiêu của đơn vị đặt ra

1⁄2 KIÊM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CÁP DỊCH VỤ

TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái quát hoạt động cung cấp dịch vụ

a Đặc điểm của hoạt động cung cấp dich vu

Hoạt động cung cấp dịch vụ là khái niêm dé chỉ các ngành kinh tế ma

quá trình sản xuất của nó không tạo ra hàng hóa thông thưởng nhưng lại tạo ra

dich vụ (hàng hóa đặc biệt) bằng cách đáp ứng các nhu cầu của con người

(cho người khác) ngoài nhu cầu về hàng hóa do nông nghiệp vả công nghiệp

cung cấp

Cung cấp dịch vụ là hoạt động thương mại theo đó một bên có nghĩa

vụ thực hiện địch vụ cho một bên khác và nhân thanh toán, bền sử đụng dich

vụ có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung cấp dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận (Quốc Hội, 2003)

Đối tượng của hoạt động cung cấp dịch vụ là công, có thể thực hiện

được, không trái pháp luật, đạo đức xã hội Căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã

hội của từng thời kỳ và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thảnh viên, chinh

phủ quy định cụ thể danh sách dịch vụ cắm kinh doanh, dịch vụ hạn chế kinh

doanh hoặc kinh doanh có điều kiện và điều kiện được kinh doanh loại dịch

vụ đó

Mục đích của hoạt động cung cấp dịch vụ, căng như mục địch của các

hoạt động thương mại nói chung lả nhằm vào mục đích sinh lợi Trong đó mục đích nảy luôn thuộc vẻ bên cung ứng dịch vụ

b Các nghĩa vụ của bên hoạt động cung cấp dịch vụ

Bên cung cấp địch vụ có một số nghĩa vụ sau: (Quốc Hội, 2015)

Thực hiện công việc theo đúng chất lượng, số lượng, thời hạn, địa điểm

và thỏa thuận khác, nghĩa vụ thực hiện công việc đúng chất lượng, số lượng,

thời hạn, địa điểm va các thỏa thuận khác là cách thức thỏa mãn quyền của

bên sử dụng dịch vụ trong hợp đồng dịch vụ Các yêu câu về chất lượng, số

lượng, thời hạn, địa điểm thực hiện công việc trong quá trình thực hiện nghĩa

vụ của bên cung cấp dịch vụ tương đồng với nội dung quyển của bên sử dụng

dịch vụ

Bảo quản và giao lại cho bên sử dụng dịch vụ tải liệu vả phương tiện được giao sau khi hoàn thành công việc: Nghĩa vụ bảo quản sẽ phải đảm báo

ở hai góc độ là bảo đảm và quản lý:

©- Bảo đảm về mặt chất lượng, số lượng như tỉnh trạng khi bên sử dụng

dich vu giao cho minh,

Va quan ly, sir dung cdc théng tin, phương tiện nảy đúng mục đích

như các bên đã thỏa thuận,

Đảm bảo thông báo trước thời điểm phái bất đầu thực hiện dich vu,

các bên chủ thế có thể thỏa thuận thời điểm thực hiện dịch vụ theo mốc thời

gian hoặc theo sự kiên nhất định (thường là đã hoản thành tập hợp thông tin,

tài liệu, phương tiên thực hiện công việc đây đủ) đẻ bắt đầu thực hiện công

việc Như vậy, xác định thời gian thực hiện nghĩa vụ thông báo vẻ các thông

tin, tải liệu không đây đủ, phương tiện không đảm bảo chất lượng được xác

định trên eơ sở thỏa thuận của các bên hoặc theo tính chất của thông tin, tải

liệu trong trường hợp các bên không có thỏa thuận

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát hoạt động cung cấp dịch vụ

Xuất phát từ mục tiêu chung của KSNB, trong hoạt động cung cấp dịch

vụ hướng đến các mục tiêu cụ thể sau:

~ Mục tiêu hoạt động (Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động): Sự

hữu hiệu được hiểu lả các hoạt động dịch vụ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu

về đoanh thu, thị phần, tốc độ tăng trưởng Tỉnh hiệu quả được hiểu là mỗi

tương quan giữa kết quả đạt được với chỉ phí bỏ ra Mục tiêu hữu hiệu và hiệu

quả lả mỗi quan tâm hang đầu của các nhà quản lý với mục tiêu kiểm soát như:

Đơn đặt hảng được xử lý kịp thời, không bỏ sót, các nghiệp vụ bản chịu đều

được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ của khách hàng, hợp tác trong

tất cả các vấn đề cần thiết khác đẻ bên cung cấp có thẻ cung cấp dịch vụ một

cách thích hợp, thời gian và địa điểm, lập chứng từ đúng quy định của pháp

luật và ghỉ nhận doanh thu, nợ phải thu chính xác, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu,

việc thu tiền phải thu đủ, thu đúng, thu kịp thời các khoản nợ cúa khách hàng

~ Mục tiêu báo cáo (Báo cáo tài chính đáng tin cậy): Các khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi các khoản mục như doanh thu, nợ

phải thu, lợi nhuận được trình bảy trung thực vả đúng đắn sẽ ảnh hưởng

đến sự tin cậy của báo cáo tải chính_

~ Mục tiêu tuân thủ và các quy định: Các hoạt động như kỷ kết hợp

đồng, quản lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, thực hiện khuyến mài, Cân

tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định của đơn vị

1.2.3 Các rủi ro trong hoạt động cung cấp dịch vụ

Những tôn thất thường gặp trong hoạt động cung cấp dịch vụ, có thế lỗi

từ hai bên người mua và người bán dịch vụ Những rủi ro thường gặp ở cung

cấp dịch vụ như sau:

~ Đơn đặt hang bị sai thông tin như chúng loại, đơn giá, các điều khoản

hợp đồng Tình trang này gây ấn tượng xấu cho khách hàng, gây nhiễu thông

tin khi nhân viên nhận đơn đặt hàng

~ Việc bán chịu đã quả hạn mức cho khách hãng, dẫn đến nợ phải đỏi lả rúi ro cho doanh nghiệp

~ Về lập hóa đơn, thông tin sai lệch của khách hàng hoặc gian lận không

lập hóa đơn

~ Xử lý và ghí số các khoản thu tiền khách hàng, giám giá: Các khiếu

nại của khách hàng không được tiếp nhận đầy đủ, kịp thời Các trường hợp, hàng giao trả lại, khiểu nại giảm giá không xác thực

1.2.4 Hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp thiết lập các thủ tục KSNB trong chu trình hoạt động

cung cấp dịch vụ nhằm ngăn chăn những gian lận, giảm thiểu sai sót đề đạt

được mục tiêu đề ra Tùy theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp, các thủ tục

KSNB hoạt động này sẽ được xây dựng phủ hợp Thông thường các bước

kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ như sau:

~ Kiểm soát quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:

Để kiểm soát, đơn vị phải thông nhất mẫu đơn đặt hàng vả có đánh số thứ tự

liên tục trước khi sử dụng Những nội dung chính thông thường của đơn đặt

hàng là tên khách hàng/ đại lý địa chỉ, email, số điện thoại, tên hàng, đơn giá

Khi kiểm soát đơn đặt hàng cần phải kiểm tra đơn đặt hàng có đánh só thứ tự

liên tục, được ghi chép đầy đủ, được phê chuẩn ban hang của cấp có thấm quyền vả có chữ ký, con dấu hợp pháp của người bán Sau khi đã kiếm tra khả

năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng

của khách hàng vào lệnh bán hảng, sau đó gởi lệnh bán hàng sang bộ phận xét

duyệt

- Kiểm soát quá trình xét duyệt bán hảng: Trước khi bản hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các thông tin khác, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn đồng

ý đơn đặt hàng hay từ chối đơn đặt hàng Việc xét duyệt đơn đặt hàng là khâu

quan trọng trong việc tiếp tục hoạt động cung cắp dịch vụ cho khách hàng Vì

vậy, doanh nghiệp cẩn thiết lập chỉnh sách rõ ràng, lập danh sách cập nhật

khách hàng, vấn đề chỉ trả của khách hàng Khi phê chuân bộ lệnh cho khách

hàng, phải kiểm tra lại những phê chuẩn vả chữ ký đã đầy đủ chưa rồi mới

tiếp nhận khách hảng, Ngoài ra, một biện pháp hữu hiệu lả doanh nghiệp nên yêu cầu khách hàng thể chấp tài sản hay ký quỹ

~ Kiểm soát quá trình hoạt động cung cấp dịch vụ: Căn cứ vào đơn đặt

hàng, bộ phân kinh doanh hướng dẫn cho khách hàng, kiểm tra tính hợp lẽ,

hợp pháp đơn đặt hàng cho khách hàng

~ Kiểm soát quá trình ghi số nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Căn cứ

vào hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng đã được duyệt, kế toán tiến hành kiểm

hành ghi số doanh thu bán hàng, số tiễn thu được,

tra, đổi chiếu đúng rồi

nợ phải thu Việc ghi số kế toán phải được chính xác, đầy đủ và kịp thời

Đổ

với phương thức thanh toán bảng tiền mặt dễ dẫn đến thủ quỹ cỏ

in do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiễn đó được ghi

thể lấy cắp số

nhận trong số sách Đề hạn chế rúi ro, một số thủ tục có thể áp dụng như:

Phiếu thu phải đánh số thứ tự liên tục trước, cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán

hàng, cuỗi mỗi ngày phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiễn

mà thủ quỳ ghi chép, nên tách biệt nhân viên thu tiền và nhân viên ghi số kế toán tiền mặt, định kỳ cân tiễn hành kiểm kê quỳ, đổi chiếu sỏ quỹ với số kế

toán tiền mặt

Việc kiểm soát với công nợ phải thu khách hàng, cần đối chiếu định kỳ

số liệu kế toán và số liệu bộ phận kinh doanh Ngoài ra, đơn vị cần sử dụng hệ

thống kể toán chỉ tiết nợ phải thu khách hàng để quản lý chặt chẽ công nợ của

từng khách hàng Bộ phận theo dõi nợ phải thu thường xuyên đối chiều công

nợ với khách hàng nhằm tránh sai sót vả gian lận xáy ra Hàng tháng, đơn vị phải thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghỉ rõ số dư đầu kỳ, phát sinh

trong tháng, số dư cuối kỳ và số tiễn khách đã trả Ngoài ra, định kỳ đơn vị

cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng hóa lưu kho

1.2.5 Thông tin kế toán và trao đổi thông tin phục vụ cho hoạt

động kiểm soát

a Hệ thắng chứng từ

~ Đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là chứng từ do khách hàng phát

hành khi có nhu câu sử dụng dịch vụ của công ty Trên đơn đặt hàng bao gồm

đẩy đủ các thông tin, tên hàng, mã khách hàng, quy cách, chất lượng hàng,

yêu cầu thời gian Đơn đặt hàng sau khi được kiểm tra và xét duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận kinh doanh để thực hiện đơn đặt hàng cho khách hàng

~ Lệnh bán hàng: Là chứng từ được ban hanh sau khí đơn đặt hàng của

khách hàng đã được chấp thuận, cho phép đơn đặt hàng được sử dụng hoạt

động cung cấp dịch vụ

~ Hóa đơn bán hàng: Đây là chứng tử xác định quyền sớ hữu hảng được

chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán, Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng, dịch vụ nhận được, các hinh thức chiết khẩu vả ngày tính hóa đơn

~ Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hảng: là chứng từ làm căn

cứ ghi số nghiệp vụ phải thu khách hằng

b Hệ thẳng sỗ kế toản

Đối với các giao dịch mua bán, việc ghi nhận doanh thu từ các giao dịch nội bộ để trình bày trên BCTC của đơn vị không phụ thuộc vào hình thức của

chứng từ kế toán (hóa đơn hay chứng tử luân chuyến nội bộ), số kế toán phụ

thuộc hình thức ghi số mả đơn vị được chọn (nhật kỷ chung, chứng tử ghi số)

Trong KSNB, hệ thống số sách kế toán có một vai trò quan trọng

'Chăng hạn như các sô chỉ tiết về vật tư, hàng hóa, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các quản lý thu thập được các thông tin tải chính đáng tin cậy để

điều hành các hoạt động tác nghiệp Ngoài ra, hệ thống sô sách còn giúp tông

hợp, lưu trữ thông tin một cách khoa học, hệ thông, vả đóng vai trò trung gian

giữa chứng từ và BCTC, nên là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ

b Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán gồm báo cáo tải chính và báo cáo kế toán quản trị phục

vụ cho nhà quản lý cho việc ra quyết định Tủy theo yêu cầu quản trị mà báo

cáo nào được sử dụng, đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mẻm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng,

và nhanh chóng tông hợp được số liệu từ các tập tin chính vả tập tin nghiệp vụ

để có được thông tin cần tìm Các báo cáo thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo

cáo đơn hàng, báo cáo số dư khách hàng

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò như hỗ trợ cho hoạt động chính được thực hiện đẻ hướng đến mục tiêu của đơn vi Kiểm soát

ôi bộ giúp cho việc

đạt mục tiêu là cao hơn, cũng như ở mức rúi ro chấp nhận được Đẻ một hệ

thống KSNB vận hành hiệu quả cần xây dựng môi trường kiểm soát minh

bạch, thông tin kế toán có tổ chức khoa học, hợp lý, các thủ tục kiểm soát

được thiết lập bằng văn bản phủ hợp, chặt chẽ, được truyền đạt rộng rãi trong

nội bộ đơn vị và các thành viên đơn vị phải tuân thủ

Trong Chương 1, luận văn đã khái quát được cơ sở lý thuyết cơ bản về

kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp địch vụ trong doanh nghiệp Mặc dù

chưa thể bao quát được các vấn đẻ một cách đầy đủ vả toàn diện nhưng là cơ

sở lý thuyết cơ bản để xem xét thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động cung

cấp dịch vụ kho CES tại Công ty cô phần Logistics Cảng Da Nẵng ở Chương

2 và đưa ra một số đề xuất hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp

dich vụ kho CES tại Công ty cé phin Logistics Cảng Đả Nẵng ở Chương 3.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỌNG CUNG CAP DICH VU KHO CFS TAI CONG TY CO PHAN

LOGISTICS CANG DA NANG

2.1 GIGI THIEU KHAI QUAT VE CONG TY CO PHAN LOGISTICS

CANG DA NANG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cỗ phần Logistics

Cảng Đà Nẵng

Công ty Cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng tiền thân là Trạm Kho vận

Cảng Đà Nẵng (được thành lập vào năm 2006), với nhiệm vụ ban đầu là đơn

Thuc hign theo chi trương đổi mới doanh nghiệp nhà nước vả kế hoạch

phát triển của Lãnh đạo Công ty TNHH MTV Cảng Đà Nẵng, Công ty Cổ

phan Logistics Cảng Đà Nẵng được thành lập và được Sở Kế hoạch và Đầu tư

Thánh phổ Đà Nẵng đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

0400999731, ngày 05/03/2009 Giấy phép kinh doanh lần thay đổi gần nhất là ngày 02/11/2017 Vốn điều lệ: 43,1 tỷ đồng, trong đó, 02 cỗ đông lớn là: Công ty Cổ phân Cảng Đả Nẵng chiếm 45,10%/ vốn điều lệ; Công ty CP

Container Việt Nam chiếm 30,91% vốn điều lệ

Sự ra đời của Công ty CP Logistics Cang Da Nẵng là hết sức cần thiết

Năm 2009 là thời điểm Việt Nam thực thi cam kết mở cửa các lĩnh vực dịch

vụ trong khuôn khổ các hiệp định đã ký kết với WTO, trong đó có lĩnh vực

Logistics.Theo đó, các doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài sẽ được phép kinh doanh loại hình dịch vụ nảy tại nước ta Đây chính là thời điểm nhu cầu về

dich vụ logistics phát triển mạnh mẽ Theo thống kê, hiển nay, dịch vụ

Logistics chiém ty trong rất lớn trong tổng thu nhập GDP của Việt Nam

(20%)

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng

jing

a Chive nang cita Công ty cỗ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Công ty cô phẫn Logistics Cảng Đà Nẵng có chức năng kinh doanh sau:

« Dich vu logistics;

* Béc xép hang héa;

« Kinh doanh, khai thác kho bãi va dich vu giao nhận hàng hoá:

* Dich va Kho CFS, Kho Ngoai quan;

« Dich vu Depot Container:

« Dịch vụ khai thuế hải quan;

« Dai ly vận tải nội dia, đại ly Container;

* Dich vu kiém đếm hàng hóa;

«_ Vận tải hàng hoá bằng đường bộ:

Trong đó, Công ty hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mở rộng

thị trường, tối ưu hiệu quả kinh quả kinh đoanh nhằm hướng tới mục đích cao

nhất là lợi nhuận như kết nỗi các bãi kho, cho container và các vận tải hàng,

hóa bằng đường bộ, đồng thời không ngừng nâng cao đời sống của công nhân

viên trong toản Công ty, quan tâm đến công tác xã hội, xây dựng Công ty

ngây càng phát triển

b Nhiệm vụ của Công ty cỗ phần Logistics Căng Đà Nẵng

Công ty chấp hành đúng quy định của Nhà nước nhằm bảo vệ quyền lợi

hợp pháp của người lao động như: chế độ tiền lương, tham gia đóng bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định của Nhà nước, có chế độ khen thưởng, trong các dịp lễ, tết hàng năm tổ chức vui chơi giải trí cho công nhân viên v.v

Công ty kinh doanh theo đúng ngành nghé ghi trong giấy phép, đồng

thời phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của một công ty cỏ phần

Tao công việc làm ôn định cho công nhân, tử ngày thành lập đến nay

công ty chưa xảy ra tình trạng công nhân thất nghiệp

Thực hiện đầy đủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam

Công ty thực hiện nghĩa vụ thuế cũng như chính sách thuế đúng thời gian quy

định của Nhà nước

Lam tốt các công tác bảo vệ an toản lao động, vệ sinh môi trưởng, an

ninh trật tự, nghĩa vụ quốc phỏng, quy định phòng cháy chữa cháy của Nhà

nước

2.1.3 Đặc điểm hoạt động cung cấp dịch vụ của Công ty cỗ phần

Logistics Cảng Đà Ning

Đặc điểm của Công ty cố phần Logistics Cảng Đà Nẵng chủ yếu vẻ:

dich vy logistics, tập trung khai thác các dịch vụ kho thu gom hàng lẻ (CFS)

để đóng hàng của khách vào container và khai thác hàng của khách từ trong container nhập vào kho, kho Ngoại quan lả kho lưu giữ hảng hóa đã làm thủ tục hải quan được gởi đề chở xuất khâu ra nước ngoài hoặc nhập vào Việt Nam, kho Nội địa là kho hàng lưu giữ trong nước và xuất trong nude, Depot Container la bai chuyén mua ban va cho thué container, kinh doanh van tai la

vận chuyên hàng hóa cho các tỉnh Nam Lao qua Cảng Da Nẵng Ngoài những,

hoạt động trên, tại Công ty hỗ trợ thêm dịch vụ hải quan, thông quan hàng hóa, đóng gói hàng hóa, sửa chữa container, mua bán container và liên kết vận

chuyển hàng hóa cho các chủ hàng ở miễn Trung - Tây Nguyên

2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty cỗ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

a Tổ chức bộ máy quán lý của Công ty cỗ phần Logistics Cúng Đà Ning

Giám đốc

“Trường ||| Throng Trưởng “Trưởng phông Trường Trưởng

Trưởng Trướng phòng thuật [Phy trách|

phòng Chuyên phòng

ve || Poe) Uso

Chuyên || ||[ Chuyên xe Quản lý

vên [|] ven 1 the [mm]

Tế báo | ||{ [Tổ lai xe] ||[Ki¿m vien}

vẽ Tạp [|| dâu kéo Kim _+

To cong ae định/ Cơ

ã nhân/ Cơ BO phan | | giới vệ

|P Kế toán|[ P Hành || P Kinh giới Tô công — Kỹ thuật ~ : sin! h tài chính || chính doanh Llahin’ col {|| eo khi

nhấn sự |[_ Vận tải giới :

- Giám đốc: Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung, nim quyền quyết định vấn đẻ liên quan đến công việc kinh đoanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những sai phạm gây tốn thất cho Công ty

~ Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc tại Công

ty khi

đạo, quản lý bộ phân Depot Container và Trưởng ban của an toàn lao động

jim đốc đi vắng (hoặc được ủy quyền của Giám đốc) Trực tiếp chỉ

của Công ty

= Phong hành chính nhân sự: Hỗ trợ Ban Giám đốc về việc xây dung phương án về tổ chức sản xuất và quản lý nguồn nhân lực của Công ty,

nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc về nhân sự, tuyên dụng, đảo tạo Được quyền hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc vả giám sát các đơn vị, cá nhân chấp hành nội quy, quy định, chính sách của Công ty

- Phòng tải chính kế toán: Có nhiệm vụ lập kế hoạch tải chỉnh định kỳ,

cân đối thu chỉ, lên kế hoạch quản lý tài chính của Công ty Được quyền chú động quan lý, sử dụng vốn tiết kiệm và chi hop ky các nguồn trong sản xuất

kinh doanh

~ Phỏng kinh doanh Kho: Các phỏng kinh doanh đóng góp vào nghiên

cứu thị trường, tìm hiểu sản lượng nguồn hàng hóa xuất nhập khẩu của đơn

vị, của chú hàng, đây mạnh tiếp thị nhằm thu hút khách hàng đến Công ty Được quyền trao đổi ký kết hợp đồng kinh tế với chủ hàng khi Giám đốc ủy

quyền Được quyền đề nghị Giám đốc chỉ trả hoa hồng môi giới cho khách

hàng, khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích và xứ lý cá nhân vi phạm về

lĩnh vực chuyên môn được giao

~ Phỏng kinh doanh Vận tái: Cũng như phòng kinh doanh Kho, nhưng

có thêm quyển phân bỗ xe cho hợp lý, bố trí vận chuyển kịp thời Theo dõi,

kiểm soát quá trình giao nhận hang và xử lý sự cố khi có vấn đề giao thông

Xây ra

~ Các bộ phận khác: Lảm việc theo phân công của Ban Giám đốc vả

phụ trách việc sửa chữa thiết bị, công nghệ phương tiện và vật tư cho Công

Nhân viên kế Nhân viên kế Nhân viên kế Nhân viên toán doanh thu/ toán thanh toán ngân kế toán công xuất hoá đơn toán/xuất hoá hang/ Thué/ nợ / theo dõi

hàng ngày đơn cuối tháng “Thú quỹ nhiên liệu

~ Kế toán trưởng: Là người phụ trách điều hành chung, làm công tác

chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu vẻ công tác tải chính, tiền lương, vốn, kế

hoạch kinh doanh, cập nhật các văn bản vẻ kế toán, tài chính và chính sách

thuế Trực tiếp theo đõi công nợ của khách hàng, thư ky của Hội đồng quản

trị

~ Kế toán doanh thu: xuất hóa đơn cho khách hang hing ngày, theo dõi

đối chiều hàng hóa trong kho và công cụ của Công ty, nhập hóa đơn đầu vào,

~ Kể toán thanh toán: thanh toán tiễn mặt cho khách hàng, kiểm tra thuế