Kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho cfs tại công ty cổ phần logistics cảng đà nẵng

NHẬN XÉT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG .... Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung vào ba yếu tố của kiểm s

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

6 Bố cục đề tài 7

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP 8

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ 9

1.1.3 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 15

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆP 17

1.2.1 Khái quát hoạt động cung cấp dịch vụ 17

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát hoạt động cung cấp dịch vụ 19

1.2.3 Các rủi ro trong hoạt động cung cấp dịch vụ 20

1.2.4 Hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ 20

1.2.5 Thông tin kế toán và trao đổi thông tin phục vụ cho hoạt động kiểm soát…… 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 24

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 25

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 25 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần Logistics Cảng

Đà Nẵng 25 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 26 2.1.3 Đặc điểm hoạt động cung cấp dịch vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 27 2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 28 2.2 QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 31 2.2.1 Đặc điểm của kho CFS 31 2.2.2 Các quy trình nghiệp vụ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 32 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 34 2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ của kho CFS 34 2.3.2 Nhận diện và đánh giá rủi ro trong hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS 35 2.3.3 Hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS 41 2.3.4 Thông tin kế toán và trao đổi thông tin phục vụ hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS 60

2.4 NHẬN XÉT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG

ĐÀ NẴNG 63 2.4.1 Những kết quả đạt được 63 2.4.2 Những hạn chế 64 2.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại trong KSNB hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS 67 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 69

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 70

3.1 CĂN CỨ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 70 3.1.1 Căn cứ vào tình hình thực tế của ngành 70 3.1.2 Căn cứ vào định hướng phát triển kho CFS 70 3.1.3 Căn cứ tình hình kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 71 3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 72 3.2.1 Đề xuất hoàn thiện nhận diện rủi ro trong hoạt động cung cấp dịch

vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 72 3.2.2 Đề xuất hoàn thiện hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 77

3.2.3 Đề xuất hoàn thiện đối với tổ chức thông tin kế toán và trao đổi thông tin phục vụ kiểm soát hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty

cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng 80 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 84

KẾT LUẬN 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

KSNB Kiểm soát nội bộ

KPI Chỉ số đánh giá thực hiện công việc

ISO Hệ số quản lý chất lượng/ môi trường

TCKT Tài chính kế toán

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC CÁC BẢNG

1.1 Nhận diện rủi ro hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại

DANH MỤC CÁC HÌNH

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần

Hình 1 Hợp đồng cung cấp dịch vụ nhập kho

PL1-60 Hình 2 Hợp đồng cung cấp dịch vụ xuất kho PL1-

60

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Môi trường kinh doanh đối với doanh nghiệp luôn biến đổi và phát triển liên tục điều đó tạo ra những thách thức, rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt trong lĩnh vực hoạt động của họ Nhất là trong tình hình hiện nay, cuộc khủng hoảng kinh tế đã và đang diễn ra làm ảnh hưởng tới kinh tế thế giới, điều này khiến các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, phải chấp nhận quy luật đào thải của thị trường Vì vậy, để có thể đứng vững trên thị trường, tiếp tục phát triển hơn nữa, các doanh nghiệp cần phải tìm ra các công cụ quản lý, kiểm soát tình hình hoạt động mang tính hữu hiệu cho doanh nghiệp, dựa vào

đó các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp sẽ được quản lý chặt chẽ, giám sát hiệu quả, tránh được những rủi ro, tạo nền tảng vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng thị trường, quy mô hoạt động kinh doanh

Hiện nay, đã có một số đề tài nghiên cứu về KSNB tại các doanh nghiệp dịch vụ và với Công ty cổ phần Cảng Đà Nẵng Tuy nhiên chưa có nghiên cứu về kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng là đơn vị cung cấp dịch vụ kho bãi, bốc xếp và giao nhận hàng hóa, dịch vụ khai thuế hải quan, dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ trên các khu vực miền Trung – Tây Nguyên và các tỉnh Nam Lào Trong đó, kho CFS của Công ty Cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

là một trong những kho chuyên lưu kho hàng hóa xuất nhập khẩu lớn nhất tại thị trường Đà Nẵng hiện nay Tất cả các khu công nghiệp, máy móc và thiết

bị điện từ có giá trị cao được nhập vào kho CFS lưu kho và xuất đóng vào container để vận chuyển sang nước ngoài bằng đường bộ, đường biển và đường hàng không Vì vậy, việc vận hành kho CFS phải chịu trách nhiệm bảo

quản hàng hóa cho khách hàng, phải chịu nhiều rủi ro do yếu tố khách quan

và chủ quan xảy ra

Việc thực trạng kho CFS của Công ty thường hay bị quá tải theo mùa cao điểm, kho CFS diện tích thì nhỏ, nên rủi ro về hư hỏng hàng thường xuyên xảy ra, việc kiểm soát cũng không chặt chẽ từ khâu nhập đến khâu xuất, thường hay phải lập biên bản phát sinh và nhiều chi phí rủi ro ngoài ý muốn, đồng thời làm ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ của kho CFS, ảnh hưởng đến uy tín của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của kho Ngoài ra, các yếu tố khách quan như: thiên tai, hỏa hoạn… vì vị trí của kho CFS gần núi đồi Sơn Trà và miền Trung lũ lụt kho cũng không đảm bảo hàng hóa được an toàn tuyệt đối Bên cạnh đó, với xu hướng ngày càng mở rộng lĩnh vực dịch vụ, thương mại, số lượng doanh nghiệp kinh doanh kho bãi ngày càng nhiều và chất lượng cung cấp dịch vụ được chú trọng hơn Để giảm thiểu được những rủi ro, gia tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị trường cạnh tranh, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là vấn đề mang tính cấp thiết đối với công ty trong bối cảnh hiện nay

Với thị trường nhiều khách hàng, nhà máy, khu công nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, kho CFS là nơi giao nhận hàng hóa xảy ra liên tục, nên

dễ dẫn đến sai sót, rủi ro và gian lận trong quá trình hoạt động dịch vụ của kho CFS Đây là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa, lợi ích giữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiểm soát cần được thực hiện chặt chẽ hơn hết Vì vậy

để nâng cao khả năng cạnh tranh, cần cải tiến lại kho bãi và giải quyết những vấn đề tồn đọng của kho CFS nói riêng hay Công ty nói chung, do đó vấn đề kiểm soát nội bộ về hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS cần phải hoàn thiện

hơn, xuất phát từ điều này, em đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ hoạt động

cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng”

làm chủ đề nghiên cứu của luận văn với mong muốn các đề xuất mang tính khả thi có thể được vận dụng tại Công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn hướng đến hai mục tiêu sau:

- Mô tả và nhận xét thực trạng công tác KSNB hoạt động cung cấp dịch

vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

- Đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện KSNB hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu việc KSNB hoạt động

cung cấp dịch vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung vào ba yếu tố của kiểm

soát nội bộ có liên quan trực tiếp đến hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng trong thời gian từ năm 2021 đến

2022 là:

+ Nhận diện và đánh giá rủi ro

+ Hoạt động kiểm soát

+ Thông tin kế toán phục vụ hoạt động kiểm soát

4 Phương pháp nghiên cứu

- Hình thức phỏng vấn trực tiếp: Như là hình thức trao đổi và nhờ giải

đáp những thắc mắc trong quá trình tiếp cận thông tin với Trưởng/ Phó phòng ban, nhân viên tại phòng Kinh doanh Kho và phòng Tài chính kế toán Nhờ

đó phát hiện các rủi ro trong công tác KSNB quy trình hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

- Hình thức quan sát: Thực hiện bằng cách quan sát những nhân viên

phụ trách các mảng trong lĩnh vực kinh doanh kho CFS

- Hình thức thu thập dữ liệu:

+ Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ những nguồn có sẵn bên trong đơn vị như các sổ sách, chứng từ và các báo cáo có liên quan Các quy định, quy trình, sổ tay công việc, nội quy và chính sách liên quan đến đề tài nghiên cứu

+ Dữ liệu sơ cấp: Thu thập từ việc quan sát, trao đổi với các phòng ban

để biết được tiêu chí đánh giá về kiểm soát kho CFS trong bối cảnh vận dụng kiểm soát nội bộ

5 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Ngày nay, khi thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn, xã hội ngày càng phát triển hơn, việc lên kế hoạch cho chiến lược kiểm soát nội bộ đáng được quan tâm và trên thực tế ban lãnh đạo của các doanh nghiệp vẫn luôn tìm cách để kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn Nhằm cung cấp dịch vụ cho khách hàng hiệu quả hơn, nên đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ cho hoạt động cung cấp dịch vụ của kho CFS, bởi đây là hoạt động dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến sự tin cậy và cung cấp dịch vụ hạn chế Vì vậy, xây dựng kiểm soát nội bộ cho hoạt động này nhằm góp phần tạo ra chất lượng kho hàng, uy tín cho khách hàng, hình ảnh và giá trị cạnh tranh của công ty

Tác giả đã tìm kiếm và tham khảo nội dung, luận văn cao học có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, làm nền tảng cho quá trình hoàn thiện luận văn,

cụ thể như sau:

Trần Thụy Thanh Thư (2009) đã nghiên cứu về cách xây dựng kiểm soát nội bộ riêng cho đặc thù doanh nghiệp dịch vụ, đi vào trọng tâm khách hàng, hoạch định dịch vụ vô hình nên kiểm soát thế nào, vận dụng COSO cho các doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam Tuy nhiên, việc kiểm soát nội bộ cần hành

động xuyên suốt thời gian để có thể bắt kịp xu hướng cải tiến không ngừng của thế giới Tác giả mong muốn các doanh nghiệp dịch vụ luôn hướng tới ba mục tiêu chung trong báo cáo COSO để hoạt động hiệu quả nguồn lực, độ tin cậy của việc cung cấp báo cáo tài chính, tuân thủ các quy định và luật lệ của cơ quan quản lý Tác giả đồng tình về quan điểm mục tiêu vì quan điểm này dễ hiểu, đầy đủ và phù hợp giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ hữu hiệu Bên cạnh đó tác giả còn đưa ra một số trường hợp đã tuân thủ hoặc chưa tuân thủ quy trình kiểm soát nên chưa đáp ứng được mục tiêu kiểm soát do doanh nghiệp đưa ra, nhưng tác giả cũng chưa có giải pháp cụ thể để khắc phục vấn

đề đó Bên cạnh đó, tại đơn vị mà tác giả nghiên cứu có một số trường hợp không tuân thủ quy trình kiểm soát nên chưa đáp ứng được mục tiêu kiểm soát của đơn vị đưa ra và tác giả chưa có giải pháp cụ thể để khắc phục vấn đề đó

Nguyễn Phương Thảo (2015) đã hệ thống hóa những lý luận chung về kiểm soát nội bộ và nhận diện đặc thù của Công ty cổ phần dịch vụ Logistics Đại Cồ Việt, tác giả đã phân tích thực trạng và nhận xét về hệ thống KSNB của đơn vị như thông tin giữa các phòng ban trong đơn vị phối hợp với nhau còn chậm, theo dõi doanh thu, chi phí còn nhiều bất cập như chưa có hệ thống báo cáo hay biểu mẫu nào chuẩn … Phương pháp nghiên cứu của đề tài là tác giả

đã so sánh, đối chiếu, thống kê, quan sát tình hình hoạt động đội xe của đơn vị Tác giả cũng xem qua những quy trình của ban quản trị ban ra đã được nhân viên tiếp nhận và hiểu rõ mục tiêu của ban đề ra chưa để từ đó hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần dịch vụ logistics Đại Cồ Việt Đề tài đóng góp những đề xuất về kiểm soát lại quy trình, quy định, văn hóa ứng xử của đơn vị, thăm dò ý kiến nội bộ và khách hàng tại đơn vị, và đưa ra một số giải pháp tương đối hữu hiệu để khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong thủ tục KSNB và góp phần đẩy mạnh công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động

logistics của đơn vị Tuy nhiên, đề tài chưa phân tích các rủi ro một cách rõ ràng, chi tiết và cụ thể mà chỉ trình bày chung chung không có tách biệt rủi ro theo từng bộ phận công việc hoặc các khâu trong quy trình để người đọc có thể hình dung rõ và chi tiết những rủi ro trong từng phần hành động

Thân Thị Ngọc Hân (2021) – Đề tài đã nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và khâu hoạt động sản xuất của Công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu World, Đà Nẵng Đề tài đã chỉ ra cho nhà quản lý những tồn đọng của đơn vị về kiểm soát nội bộ và tính hữu hiệu của từng loại mục tiêu trong nguyên lý COSO 2013 đã nêu ra Tác giả đưa ra những mục tiêu và nhận diện rủi ro trong hoạt động bán hàng của đơn vị, kiểm soát lại việc giao hàng cho khách hàng, bằng những biên bản ký nhận và gửi kế toán ghi nhận kịp thời Luận văn cũng đã vận dụng 17 nguyên tắc của COSO để trình bày rõ hơn về quy trình bán hàng của đơn vị, phân tích tốt rủi ro của hoạt động bán hàng, đưa ra được những giải pháp hợp lý có ý nghĩa thực tiễn đóng góp được một phần nào đó về kiểm soát nội bộ cho đơn vị Công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu World, Đà Nẵng Tuy nhiên, tác giả vẫn chưa hệ thống hóa hoạt động kiểm soát thành một quy trình để người đọc dễ hình dung hơn Bên cạnh đó tác giả chưa đi sâu vào nghiên cứu vấn đề nhận diện đánh giá rủi ro

để đưa ra mục tiêu hiệu quả cho các cấp tổ chức, chưa đi sâu vào nghiên cứu vấn đề thông tin và trao đổi thông tin cũng như hoạt động giám sát của đơn vị mình, cho nên đã có nhiều hạn chế trong nghiên cứu

Đa số các tài liệu nghiên cứu, nội dung chủ yếu tập trung về kiểm soát nội bộ là hoạt động bán hàng, hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng,

số lượng nghiên cứu về kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ còn hạn chế và không phổ biến

Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng hiện đang kinh doanh các

dịch vụ kho bãi, dịch vụ vận tải đường bộ chuyên các khu vực miền Trung – Tây Nguyên và các khu vực phía Nam Lào Khách hàng chủ yếu là các khu công nghiệp may mặc, hàng điện tử, hàng bột, hàng nông nghiệp trong nước xuất ra nước ngoài Ngoài ra còn nhập hàng từ các nước Đông Nam Á về cho khách hàng trong nước Để kiểm soát được hoạt động cung cấp dịch vụ, công

ty đã lên kế hoạch xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch

vụ tại kho bãi của công ty từ đầu năm 2022 đến nay Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty còn hạn chế và đang trong quá trình hoàn thiện cùng hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng Công ty cổ phần Cảng Đà Nẵng Kho CFS của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng đang thực hiện công nghệ chuyển đổi số để nâng tầm chuyên nghiệp hơn cho kho CFS Tác giả chủ yếu nghiên cứu về hoạt động dịch vụ kho với mục tiêu đảm bảo kho CFS sẽ vận dụng kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn Vì vậy, luận văn này tác giả muốn nghiên cứu để về vấn đề “Kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng” như là một sự đóng góp vào hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty cũng đang theo định hướng chung

6 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và phụ lục, bố cục của luận văn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động cung

cấp dịch vụ trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ

kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Chương 3: Đề xuất hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp

dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

CHƯƠNG 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân

sự, các nhà quản lý cũng cần chú trọng khâu kiểm soát thông qua các thủ tục

về hoạt động Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ thường đi vào kiểm soát với những chính sách, thủ tục, nguyên tắc và quy định có tính hệ thống được thừa nhận rộng rãi, phổ biến Kiểm soát nội bộ quan tâm đên mục tiêu kiểm soát hơn là các hành vi cụ thể và thủ tục kiểm soát với những quan điểm khác nhau trong từng điều kiện

đã định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình

do hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác của đơn vị chi phối, được thiết kế để đem lại một sự đảm bảo hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan”

1.1.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ

Mọi doanh nghiệp đều có chung mục tiêu là làm cách nào để giảm thiểu rủi ro, hoặc sử dụng tài sản đúng mục đích, đảm bảo tài sản được quản lý một cách phù hợp và hiệu quả, kịp thời đưa ra những biện pháp để giải quyết nhằm đạt được mục tiêu

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Đường Nguyễn Hưng (2016) cho rằng vai trò của kiểm soát nội bộ thúc đẩy các tổ chức thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm đạt được kỳ vọng, giải quyết được nhiều vấn đề trong tổ chức Kiểm soát nội

bộ cần được thiết lập hòa quyện vào các bước, các giai đoạn của quá trình thực hiện các hoạt động của tổ chức, kiểm soát nội bộ cũng là hoạt động trực tiếp tạo ra giá trị cho tổ chức, đóng vai trò như hỗ trợ hoạt động chính thực hiện được hướng đến mục tiêu của tổ chức Nếu không có kiểm soát nội bộ được thiết lập, khả năng các hoạt động của tổ chức có thể đạt được mục tiêu

sẽ bị giảm thấp, thậm chí, khả năng không đạt được các mục tiêu là cao

Một vấn đề quan trọng là kiểm soát nội bộ không phải là miễn phí, tổ chức cũng phải bỏ chi phí ra để thực hiện, nên cần thiết lập một cách hợp lý

và cân bằng chi phí, cũng phải thiết lập phù hợp với mức độ rủi ro mà tổ chức

có thể chấp nhận được Kiểm soát nội bộ có thể là vai trò then chốt trong quản trị rủi ro của tổ chức, nên hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tạo điều kiện đảm bảo tính kinh tế và hiệu suất cho các hoạt động và báo cáo của tổ chức

1.1.3 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ

Doanh nghiệp cần có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn doanh

nghiệp hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong doanh nghiệp Có thể chia các mục tiêu kiểm soát doanh nghiệp cần thiết thành ba nhóm như sau: (Đường Nguyễn Hưng, 2016)

- Mục tiêu hoạt động: Đây là mục tiêu liên quan đến tính hiệu quả của

các hoạt động KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

- Mục tiêu báo cáo: Thông tin kế toán tài chính có vai trò quan trọng

đối với nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng liên quan khác bên ngoài KSNB phải đảm bảo được tính tin cậy, tính kịp thời, tính minh bạch hoặc các yêu cầu khác được quy định bởi các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan ban hành chuẩn mực và các chính sách của tổ chức

- Mục tiêu tuân thủ: Hệ thống KSNB được thiết lập trong doanh

nghiệp phải thể hiện sự tuân thủ các luật và các quy định có liên quan đến tổ chức

Một hệ thống KSNB được kỳ vọng sẽ cung cấp một sự bảo đảm hợp lý rằng các mục tiêu liên quan Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp, hệ thống thông tin và truyền thông, giám sát nguồn lực

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB là một tập hợp các thành phần khác nhau, có chức năng khác nhau, liên kết chặt chẽ với nhau, cùng thực hiện mục tiêu đối phó với các rủi ro nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Theo COSO, một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 phần như sau:

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ nhân sự trong tổ chức Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của một tổ chức Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà còn cả trong quá trình hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

Theo COSO, môi trường kiểm soát có 5 nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức

- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện cam kết độc lập với ban quản lý và thể hiện chức năng giám sát đối với sự phát triển và vận hành của kiểm soát nội bộ

- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các tuyến báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm phù hợp hướng đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức

- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải cam kết về việc sử dụng nhân sự có năng lực, thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

hưởng đến mục tiêu của tổ chức Để thiết lập đầy đủ thành phần đánh giá rủi

ro tổ chức cần thực hiện 4 nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 6: Đơn vị phải xác định mục tiêu một cách rõ ràng để đảm bảo cho việc nhận diện và đánh giá các rủi ro đối với việc thực hiện mục tiêu Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính, phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ

- Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu và phân tích các rủi ro để làm cơ sở cho việc đối phó với rủi ro

- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét khả năng của gian lận trong quá trình đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị, ….), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới ….), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống KSNB

c Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hoạt động được thiết lập bởi các chính sách

và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp của tổ chức, tất cả các giai đoạn của hoạt động của tổ chức trong một đơn vị Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm yếu tố về chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát

- Chính sách kiểm soát: Là đơn vị ban hành những nguyên tắc cần làm,

là cơ sở cho việc thực hiện thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát có thể là

sử dụng công cụ chuyển đổi hóa và có hệ thống, hoặc lưu hành theo kiểu

truyền miệng

- Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát Những thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc, không có sự tập trung và đóng góp của nhà quản lý, thông qua chính sách cũng cần phải cân đối giữa lợi ích, chi phí và rủi ro phát sinh

Theo COSO, hoạt động kiểm soát gồm có 3 nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập và phát triển các hoạt động kiểm soát đối phó với các rủi ro để việc đạt được mục tiêu ở mức rủi ro

có thể chấp nhận

- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát đối phó với các rủi ro bằng việc áp dụng và vận hành công nghệ thông tin để hỗ trợ sự thành công trong mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 12: Đơn vị thiết lập các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách và các nội dung thủ tục thực thi các chính sách

d Thông tin và trao đổi thông tin

Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi người trong đơn vị thực hiện được nhiện vụ của mình Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn

vị Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên giữa các cấp với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống KSNB cũng như hoạt động của các cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào Ngoài

ra, cũng cần có sự trao đổi hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, cổ đông, cơ quan quản lý Việc kiểm soát chỉ được thực hiện

khi có các thông tin trung thực, chính xác, kịp thời và hợp lý

Nhằm đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng, các mục tiêu của hệ thống thông tin cần đạt được như sau:

- Xác định và ghi chép các nghiệp vụ là thật

- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép chép đúng giá trị

- Xác định đúng thời gian của nghiệp vụ kinh tế đã có để ghi chép đúng kỳ

- Trình bày đúng đắn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

Theo COSO, thông tin và trao đổi thông tin gồm có 3 nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập hoặc tạo lập và sử dụng các thông tin chất lượng, phù hợp để phục vụ sự vận hành của các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Nguyên tắc 14: Đơn vị cần trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và các trách nhiệm kiểm soát nội bộ - cần thiết để hỗ trợ sự vận hành của các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Nguyên tắc 15: Đơn vị cần trao đổi thông tin với bên ngoài tổ chức liên quan đến các vấn đề có ảnh hưởng đến sự vận hành của các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ

e Hoạt động giám sát

Hoạt động giám sát là bao gồm đánh giá thường xuyên, đánh giá chuyên biệt hoặc sự kết hợp cả hai hình thức được thực hiện để xem xét xem các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ có đang hiện diện và đang vận hành hay không

- Các hoạt động giám sát của Ban Giám đốc cũng sử dụng những thông tin thu thập từ bên ngoài như các khiếu nại của khách hàng và các ý kiến của

cơ quan quản lý để nhận định vấn đề và cải thiện hơn

- Việc giám sát những kiểm soát có thể là hoạt động của: Ban Giám đốc, Ban quản lý, kiểm toán viên nội bộ để rà soát bảng số liệu đã lập kịp thời hay chưa… Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động theo thời gian

- Nhân sự được phân công thực hiện chức năng giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua thu thập đánh giá và nhận xét riêng biệt Thông thường những nhân sự này sẽ cung cấp đều đặn về kiểm soát nội bộ, tập trung và đánh giá tính hiệu quả của KSNB, cũng như nhận diện điểm mạnh và điểm yếu để đưa ra giải pháp cải thiện KSNB cho đơn vị

Giám sát là hoạt động quan trọng trong kiểm soát nội bộ vì nó giúp hoạt động kiểm soát nội bộ duy trì được sự hữu hiệu các giai đoạn hoạt động

Theo COSO, giám sát có 2 nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, phát triển, thực hiện các đánh giá thường xuyên, đánh giá chuyên biệt để xem xét các thành phần của hệ thống KSNB có được đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống KSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng

- Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và Hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục

1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Bên cạnh những ưu việt, hệ thống KSNB cũng có những hạn chế, đặc biệt là hệ thống KSNB thường khó có thể ngăn ngừa hết các gian lận, là

những hành vi cố ý của con người Lý do:

- Về chủ quan:

 Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống KSNB do có sự thông đồng của một người trong Ban Giám đốc hay một nhân viên với người khác ở trong hoặc ngoài đơn vị

 Những người chịu trách nhiệm về việc KSNB làm dụng đặc quyền của mình

 Khả năng quản lý có thể lấn át hệ thống KSNB

 Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB sẽ bị đe dọa trong trường hợp phát sinh mâu thuẫn quyền lợi

- Về khách quan:

 Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp

vụ lặp đi, lặp lại mà không tác động đến các nghiệp vụ bất thường

 Sai sót bởi con người thiếu cẩn thận, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc không hiểu rõ yêu cầu công việc

Những hạn chế của KSNB sau khi được phát hiện, dù bởi bộ phận nào cũng cần được báo cáo kịp thời lên cấp quản lý thích hợp, với những vấn đề nghiêm trọng cần báo cáo tới Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc Khi đã báo cáo, việc quan trọng là cần đảm bảo việc các khiếm khuyết này được Ban quản lý giải quyết một cách kịp thời Để làm như vậy, các kiểm toán viên cần tiếp tục theo dõi và lập tức thông báo lại với Hội đồng quản trị hoặc Ban Giám đốc về bất cứ khiếm khuyết nào chưa được khắc phục

Như vậy các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có tính linh hoạt cao, đánh giá rủi ro không chỉ ảnh hưởng tới các hoạt động kiểm soát mà còn

có thể chỉ ra nhu cầu xem xét lại thông tin và truyền thông hoặc hoạt động

giám sát trong tổ chức

Vì vậy, KSNB không đơn giản là một quá trình mà ở đó mỗi bộ phận hợp thành và ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp – mà thực sự là một quá trình tương tác nhiều chiều, trong đó các bộ phận ảnh hưởng đến nhau Do đó, mặc

dù mọi doanh nghiệp đều cần các bộ phận trên nhưng hệ thống KSNB của họ lại khác nhau tùy thuộc vào phong cách quản lý, văn hóa, quy mô và ngành nghề

Từ những hạn chế của hệ thống KSNB giúp cho nhà quản lý có những biện pháp, chính sách, thủ tục kiểm soát bổ sung, sửa đổi thường xuyên cho phù hợp với sự phát truyền của đơn vị, nhằm đạt mục tiêu của đơn vị đặt ra

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái quát hoạt động cung cấp dịch vụ

a Đặc điểm của hoạt động cung cấp dịch vụ

Hoạt động cung cấp dịch vụ là khái niệm để chỉ các ngành kinh tế mà quá trình sản xuất của nó không tạo ra hàng hóa thông thường nhưng lại tạo ra dịch vụ (hàng hóa đặc biệt) bằng cách đáp ứng các nhu cầu của con người (cho người khác) ngoài nhu cầu về hàng hóa do nông nghiệp và công nghiệp cung cấp

Cung cấp dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên có nghĩa

vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán, bên sử dụng dịch

vụ có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung cấp dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận (Quốc Hội, 2005)

Đối tượng của hoạt động cung cấp dịch vụ là công việc có thể thực hiện được, không trái pháp luật, đạo đức xã hội Căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã

hội của từng thời kỳ và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, chính phủ quy định cụ thể danh sách dịch vụ cấm kinh doanh, dịch vụ hạn chế kinh doanh hoặc kinh doanh có điều kiện và điều kiện được kinh doanh loại dịch

vụ đó

Mục đích của hoạt động cung cấp dịch vụ, cũng như mục địch của các hoạt động thương mại nói chung là nhằm vào mục đích sinh lợi Trong đó mục đích này luôn thuộc về bên cung ứng dịch vụ

b Các nghĩa vụ của bên hoạt động cung cấp dịch vụ

Bên cung cấp dịch vụ có một số nghĩa vụ sau: (Quốc Hội, 2015)

Thực hiện công việc theo đúng chất lượng, số lượng, thời hạn, địa điểm

và thỏa thuận khác, nghĩa vụ thực hiện công việc đúng chất lượng, số lượng, thời hạn, địa điểm và các thỏa thuận khác là cách thức thỏa mãn quyền của bên sử dụng dịch vụ trong hợp đồng dịch vụ Các yêu cầu về chất lượng, số lượng, thời hạn, địa điểm thực hiện công việc trong quá trình thực hiện nghĩa

vụ của bên cung cấp dịch vụ tương đồng với nội dung quyền của bên sử dụng dịch vụ

Bảo quản và giao lại cho bên sử dụng dịch vụ tài liệu và phương tiện được giao sau khi hoàn thành công việc: Nghĩa vụ bảo quản sẽ phải đảm bảo

ở hai góc độ là bảo đảm và quản lý:

 Bảo đảm về mặt chất lượng, số lượng như tình trạng khi bên sử dụng dịch vụ giao cho mình,

 Và quản lý, sử dụng các thông tin, phương tiện này đúng mục đích như các bên đã thỏa thuận,

Đảm bảo thông báo trước thời điểm phải bắt đầu thực hiện dịch vụ, các bên chủ thể có thể thỏa thuận thời điểm thực hiện dịch vụ theo mốc thời

gian hoặc theo sự kiện nhất định (thường là đã hoàn thành tập hợp thông tin, tài liệu, phương tiện thực hiện công việc đầy đủ) để bắt đầu thực hiện công việc Như vậy, xác định thời gian thực hiện nghĩa vụ thông báo về các thông tin, tài liệu không đầy đủ, phương tiện không đảm bảo chất lượng được xác định trên cơ sở thỏa thuận của các bên hoặc theo tính chất của thông tin, tài

liệu trong trường hợp các bên không có thỏa thuận

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát hoạt động cung cấp dịch vụ

Xuất phát từ mục tiêu chung của KSNB, trong hoạt động cung cấp dịch

vụ hướng đến các mục tiêu cụ thể sau:

- Mục tiêu hoạt động (Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động): Sự

hữu hiệu được hiểu là các hoạt động dịch vụ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu

về doanh thu, thị phần, tốc độ tăng trưởng Tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý với mục tiêu kiểm soát như: Đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót, các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ của khách hàng, hợp tác trong tất cả các vấn đề cần thiết khác để bên cung cấp có thể cung cấp dịch vụ một cách thích hợp, thời gian và địa điểm, lập chứng từ đúng quy định của pháp luật và ghi nhận doanh thu, nợ phải thu chính xác, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, việc thu tiền phải thu đủ, thu đúng, thu kịp thời các khoản nợ của khách hàng

- Mục tiêu báo cáo (Báo cáo tài chính đáng tin cậy): Các khoản mục

trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi các khoản mục như doanh thu, nợ phải thu, lợi nhuận… được trình bày trung thực và đúng đắn sẽ ảnh hưởng đến sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Mục tiêu tuân thủ và các quy định: Các hoạt động như ký kết hợp

đồng, quản lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, thực hiện khuyến mãi, … Cần tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định của đơn vị

1.2.3 Các rủi ro trong hoạt động cung cấp dịch vụ

Những tổn thất thường gặp trong hoạt động cung cấp dịch vụ, có thể lỗi

từ hai bên người mua và người bán dịch vụ Những rủi ro thường gặp ở cung cấp dịch vụ như sau:

- Đơn đặt hàng bị sai thông tin như chủng loại, đơn giá, các điều khoản hợp đồng Tình trạng này gây ấn tượng xấu cho khách hàng, gây nhiễu thông tin khi nhân viên nhận đơn đặt hàng

- Việc bán chịu đã quá hạn mức cho khách hàng, dẫn đến nợ phải đòi là rủi ro cho doanh nghiệp

- Về lập hóa đơn, thông tin sai lệch của khách hàng hoặc gian lận không lập hóa đơn

- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền khách hàng, giám giá: Các khiếu nại của khách hàng không được tiếp nhận đầy đủ, kịp thời Các trường hợp, hàng giao trả lại, khiếu nại giảm giá không xác thực

1.2.4 Hoạt động kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp thiết lập các thủ tục KSNB trong chu trình hoạt động cung cấp dịch vụ nhằm ngăn chặn những gian lận, giảm thiểu sai sót để đạt được mục tiêu đề ra Tùy theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp, các thủ tục KSNB hoạt động này sẽ được xây dựng phù hợp Thông thường các bước kiểm soát trong hoạt động cung cấp dịch vụ như sau:

- Kiểm soát quá trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:

Để kiểm soát, đơn vị phải thống nhất mẫu đơn đặt hàng và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Những nội dung chính thông thường của đơn đặt

hàng là tên khách hàng/ đại lý, địa chỉ, email, số điện thoại, tên hàng, đơn giá Khi kiểm soát đơn đặt hàng cần phải kiểm tra đơn đặt hàng có đánh số thứ tự liên tục, được ghi chép đầy đủ, được phê chuẩn bán hàng của cấp có thẩm quyền và có chữ ký, con dấu hợp pháp của người bán Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng, sau đó gởi lệnh bán hàng sang bộ phận xét duyệt

- Kiểm soát quá trình xét duyệt bán hàng: Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các thông tin khác, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn đồng

ý đơn đặt hàng hay từ chối đơn đặt hàng Việc xét duyệt đơn đặt hàng là khâu quan trọng trong việc tiếp tục hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập chính sách rõ ràng, lập danh sách cập nhật khách hàng, vấn đề chi trả của khách hàng Khi phê chuẩn bộ lệnh cho khách hàng, phải kiểm tra lại những phê chuẩn và chữ ký đã đầy đủ chưa rồi mới tiếp nhận khách hàng Ngoài ra, một biện pháp hữu hiệu là doanh nghiệp nên yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ

- Kiểm soát quá trình hoạt động cung cấp dịch vụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận kinh doanh hướng dẫn cho khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp đơn đặt hàng cho khách hàng

- Kiểm soát quá trình ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng đã được duyệt, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu đúng rồi tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng, số tiền thu được,

nợ phải thu Việc ghi sổ kế toán phải được chính xác, đầy đủ và kịp thời

Đối với phương thức thanh toán bằng tiền mặt dễ dẫn đến thủ quỹ có thể lấy cắp số tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi

nhận trong sổ sách Để hạn chế rủi ro, một số thủ tục có thể áp dụng như: Phiếu thu phải đánh số thứ tự liên tục trước, cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cuối mỗi ngày phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền

mà thủ quỹ ghi chép, nên tách biệt nhân viên thu tiền và nhân viên ghi sổ kế toán tiền mặt, định kỳ cần tiến hành kiểm kê quỹ, đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt

Việc kiểm soát với công nợ phải thu khách hàng, cần đối chiếu định kỳ

số liệu kế toán và số liệu bộ phận kinh doanh Ngoài ra, đơn vị cần sử dụng hệ thống kế toán chi tiết nợ phải thu khách hàng để quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng Bộ phận theo dõi nợ phải thu thường xuyên đối chiếu công

nợ với khách hàng nhằm tránh sai sót và gian lận xảy ra Hàng tháng, đơn vị phải thông báo nợ cho khách hàng, trong đó ghi rõ số dư đầu kỳ, phát sinh trong tháng, số dư cuối kỳ và số tiền khách đã trả Ngoài ra, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng hóa lưu kho

1.2.5 Thông tin kế toán và trao đổi thông tin phục vụ cho hoạt động kiểm soát

a Hệ thống chứng từ

- Đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là chứng từ do khách hàng phát hành khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ của công ty Trên đơn đặt hàng bao gồm đầy đủ các thông tin, tên hàng, mã khách hàng, quy cách, chất lượng hàng, yêu cầu thời gian … Đơn đặt hàng sau khi được kiểm tra và xét duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận kinh doanh để thực hiện đơn đặt hàng cho khách hàng

- Lệnh bán hàng: Là chứng từ được ban hành sau khi đơn đặt hàng của khách hàng đã được chấp thuận, cho phép đơn đặt hàng được sử dụng hoạt động cung cấp dịch vụ

- Hóa đơn bán hàng: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán, Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng, dịch vụ nhận được, các hình thức chiết khấu và ngày tính hóa đơn

- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng: là chứng từ làm căn

cứ ghi sổ nghiệp vụ phải thu khách hàng

b Hệ thống sổ kế toán

Đối với các giao dịch mua bán, việc ghi nhận doanh thu từ các giao dịch nội bộ để trình bày trên BCTC của đơn vị không phụ thuộc vào hình thức của chứng từ kế toán (hóa đơn hay chứng từ luân chuyển nội bộ), sổ kế toán phụ thuộc hình thức ghi sổ mà đơn vị được chọn (nhật ký chung, chứng từ ghi sổ)

Trong KSNB, hệ thống sổ sách kế toán có một vai trò quan trọng Chẳng hạn như các sổ chi tiết về vật tư, hàng hóa, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp Ngoài ra, hệ thống sổ sách còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách khoa học, hệ thống, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và BCTC, nên là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ

b Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị phục

vụ cho nhà quản lý cho việc ra quyết định Tùy theo yêu cầu quản trị mà báo cáo nào được sử dụng, đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng

và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ

để có được thông tin cần tìm Các báo cáo thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo cáo đơn hàng, báo cáo số dư khách hàng…

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Kiểm soát nội bộ đóng vai trò như hỗ trợ cho hoạt động chính được thực hiện để hướng đến mục tiêu của đơn vị Kiểm soát nội bộ giúp cho việc đạt mục tiêu là cao hơn, cũng như ở mức rủi ro chấp nhận được Để một hệ thống KSNB vận hành hiệu quả cần xây dựng môi trường kiểm soát minh bạch, thông tin kế toán có tổ chức khoa học, hợp lý, các thủ tục kiểm soát được thiết lập bằng văn bản phù hợp, chặt chẽ, được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị và các thành viên đơn vị phải tuân thủ

Trong Chương 1, luận văn đã khái quát được cơ sở lý thuyết cơ bản về kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ trong doanh nghiệp Mặc dù chưa thể bao quát được các vấn đề một cách đầy đủ và toàn diện nhưng là cơ

sở lý thuyết cơ bản để xem xét thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng ở Chương

2 và đưa ra một số đề xuất hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động cung cấp dịch vụ kho CFS tại Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng ở Chương 3

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO CFS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS CẢNG ĐÀ NẴNG

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Công ty Cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng tiền thân là Trạm Kho vận Cảng Đà Nẵng (được thành lập vào năm 2006), với nhiệm vụ ban đầu là đơn

0400999731, ngày 05/03/2009 Giấy phép kinh doanh lần thay đổi gần nhất là ngày 02/11/2017 Vốn điều lệ: 43,1 tỷ đồng, trong đó, 02 cổ đông lớn là: Công ty Cổ phần Cảng Đà Nẵng chiếm 45,10%/ vốn điều lệ; Công ty CP Container Việt Nam chiếm 30,91% vốn điều lệ

Sự ra đời của Công ty CP Logistics Cảng Đà Nẵng là hết sức cần thiết Năm 2009 là thời điểm Việt Nam thực thi cam kết mở cửa các lĩnh vực dịch

vụ trong khuôn khổ các hiệp định đã ký kết với WTO, trong đó có lĩnh vực Logistics.Theo đó, các doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài sẽ được phép kinh doanh loại hình dịch vụ này tại nước ta Đây chính là thời điểm nhu cầu về dịch vụ logistics phát triển mạnh mẽ Theo thống kê, hiện nay, dịch vụ Logistics chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng thu nhập GDP của Việt Nam (20%)

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng

Đà Nẵng

a Chức năng của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng có chức năng kinh doanh sau:

 Dịch vụ logistics;

 Bốc xếp hàng hóa;

 Kinh doanh, khai thác kho bãi và dịch vụ giao nhận hàng hoá;

 Dịch vụ Kho CFS, Kho Ngoại quan;

 Dịch vụ Depot Container;

 Dịch vụ khai thuế hải quan;

 Đại lý vận tải nội địa, đại lý Container;

 Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa;

 Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;

Trong đó, Công ty hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mở rộng thị trường, tối ưu hiệu quả kinh quả kinh doanh nhằm hướng tới mục đích cao nhất là lợi nhuận như kết nối các bãi kho, cho container và các vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đồng thời không ngừng nâng cao đời sống của công nhân viên trong toàn Công ty, quan tâm đến công tác xã hội, xây dựng Công ty

ngày càng phát triển

b Nhiệm vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Công ty chấp hành đúng quy định của Nhà nước nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động như: chế độ tiền lương, tham gia đóng bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định của Nhà nước, có chế độ khen thưởng trong các dịp lễ, tết hàng năm tổ chức vui chơi giải trí cho công nhân viên.v.v

Công ty kinh doanh theo đúng ngành nghề ghi trong giấy phép, đồng thời phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của một công ty cổ phần

Tạo công việc làm ổn định cho công nhân, từ ngày thành lập đến nay công ty chưa xảy ra tình trạng công nhân thất nghiệp

Thực hiện đầy đủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam Công ty thực hiện nghĩa vụ thuế cũng như chính sách thuế đúng thời gian quy định của Nhà nước

Làm tốt các công tác bảo vệ an toàn lao động, vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, nghĩa vụ quốc phòng, quy định phòng cháy chữa cháy của Nhà nước

2.1.3 Đặc điểm hoạt động cung cấp dịch vụ của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Đặc điểm của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng chủ yếu về: dịch vụ logistics, tập trung khai thác các dịch vụ kho thu gom hàng lẻ (CFS)

để đóng hàng của khách vào container và khai thác hàng của khách từ trong container nhập vào kho, kho Ngoại quan là kho lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gởi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập vào Việt Nam, kho Nội địa là kho hàng lưu giữ trong nước và xuất trong nước, Depot Container là bãi chuyên mua bán và cho thuê container, kinh doanh vận tải là vận chuyển hàng hóa cho các tỉnh Nam Lào qua Cảng Đà Nẵng Ngoài những

hoạt động trên, tại Công ty hỗ trợ thêm dịch vụ hải quan, thông quan hàng hóa, đóng gói hàng hóa, sửa chữa container, mua bán container và liên kết vận chuyển hàng hóa cho các chủ hàng ở miền Trung – Tây Nguyên

2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

a Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Logistics

Trưởng phòng

Phó Trưởng

phòng

Chuyên

viên

Tổ bảo vệ/ Tạp

vụ

P Kinh doanh Vận tải

Trưởng phòng

Chuyên viên/ Nhân viên điều

xe

Tổ lái xe đầu kéo

P Kinh doanh Kho

Trưởng phòng

Kho nội địa

Phó Trưởng phòng

Quản lý kho

Kiểm viên

Tổ công nhân/ Cơ giới

Kho CFS/

Ngoại quan

Phó Trưởng phòng

Quản lý kho

Nhân viên

CS

Kiểm viên

Tổ công nhân/ Cơ giới

Tổ cơ khí

Bộ phận Depot Cotainer

Phó giám đốc

Trưởng

bộ phận

Phụ trách bãi

Tổ giao nhận

Tổ giám định/ Cơ giới/ Vệ sinh

- Giám đốc: Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung, nắm quyền quyết định vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty

- Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc tại Công

ty khi Giám đốc đi vắng (hoặc được ủy quyền của Giám đốc) Trực tiếp chỉ đạo, quản lý bộ phận Depot Container và Trưởng ban của an toàn lao động của Công ty

- Phòng hành chính nhân sự: Hỗ trợ Ban Giám đốc về việc xây dựng phương án về tổ chức sản xuất và quản lý nguồn nhân lực của Công ty, nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc về nhân sự, tuyển dụng, đào tạo Được quyền hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc và giám sát các đơn vị, cá nhân chấp hành nội quy, quy định, chính sách của Công ty

- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính định kỳ, cân đối thu chi, lên kế hoạch quản lý tài chính của Công ty Được quyền chủ động quản lý, sử dụng vốn tiết kiệm và chi hợp ký các nguồn trong sản xuất kinh doanh

- Phòng kinh doanh Kho: Các phòng kinh doanh đóng góp vào nghiên cứu thị trường, tìm hiểu sản lượng nguồn hàng hóa xuất nhập khẩu của đơn

vị, của chủ hàng, đẩy mạnh tiếp thị nhằm thu hút khách hàng đến Công ty Được quyền trao đổi ký kết hợp đồng kinh tế với chủ hàng khi Giám đốc ủy quyền Được quyền đề nghị Giám đốc chi trả hoa hồng môi giới cho khách hàng, khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích và xử lý cá nhân vi phạm về lĩnh vực chuyên môn được giao

- Phòng kinh doanh Vận tải: Cũng như phòng kinh doanh Kho, nhưng

có thêm quyền phân bổ xe cho hợp lý, bố trí vận chuyển kịp thời Theo dõi,

kiểm soát quá trình giao nhận hàng và xử lý sự cố khi có vấn đề giao thông xảy ra

- Các bộ phận khác: Làm việc theo phân công của Ban Giám đốc và phụ trách việc sửa chữa thiết bị, công nghệ, phương tiện và vật tư cho Công

- Kế toán doanh thu: xuất hóa đơn cho khách hàng hàng ngày, theo dõi đối chiếu hàng hóa trong kho và công cụ của Công ty, nhập hóa đơn đầu vào

- Kế toán thanh toán: thanh toán tiền mặt cho khách hàng, kiểm tra thuế

Kế toán trưởng/ Trưởng phòng tài chính – kế toán

Nhân viên kế

toán doanh thu/

xuất hoá đơn

hàng ngày

Nhân viên kế toán thanh toán/xuất hoá đơn cuối tháng

Nhân viên

kế toán công

nợ / theo dõi nhiên liệu

Nhân viên kế toán ngân hàng/ Thuế/

Thủ quỹ