thực trạng hoạt động đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu của công ty cổ phần aa commodities

Công ty cổ phần A&A Commodities hoạt động trên thị trường tính đến thời điểm hiện tại đã được hơn 10 năm với ngành hoạt động kinh doanh chính là đại diện thương mại cung ứng các dịch vụ

Khái niệm và đặc điểm của đại diện thương mại

1.1.1 Khái niệm Đại diện thương mại là một trong số hình thức đại diện thuộc lĩnh vực thương mại dịch vụ Việc sử dụng dịch vụ đại diện thương mại nhằm mục đích giúp cho quá trình trao đổi thương mại hàng hóa được diễn ra một cách chuyên nghiệp hơn, góp phần vào sự phát triển và thành công của công ty sử dụng dịch vụ đại diện thương mại

Căn cứ vào tính chất của quan hệ pháp luật được xác lập giữa người được đại diện và người thứ ba là quan hệ pháp luật dân sự hay quan hệ pháp luật thương mại, đại diện được phân thành đại diện dân sự và đại diện thương mại Quan hệ đại diện thương mại là quan hệ giữa một thương nhân và người đại diện của thương nhân, theo đó, người đại diện của thương nhân nhân danh thương nhân được đại diện để xác lập, thực hiện một giao dịch vì lợi ích của thương nhân được đại diện Ngoài phạm vi này, các quan hệ đại diện còn lại là quan hệ đại diện dân sự

Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh Theo Luật Thương mại 2005, đại diện cho thương nhân là một loại trung gian thương mại, bên cạnh các hoạt động môi giới thương mại, uỷ thác mua bán hàng hoá và đại lý thương mại (Điều 3 Luật Thương mại 2005)

Theo Điều 141 Luật Thương mại 2005, đại diện cho thương nhân hay đại diện thương mại là việc một thương nhân nhận uỷ nhiệm (gọi là bên đại diện) của thương nhân khác (gọi là bên giao đại diện) để thực hiện các hoạt động thương mại với danh nghĩa, theo sự chỉ dẫn của thương nhân đó và được hưởng thù lao về việc đại diện

Như vậy, đại diện thương mại là một hình thức trung gian thương mại, bên đại diện sẽ được ủy thác từ bên được đại diện thực hiện hoạt động giao dịch, trao đổi các vấn đề liên quan đến hợp đồng như tìm kiếm đối tác hay khách hàng, thương lượng, đàm phán, ký kết hợp đồng giao dịch, kiểm tra hàng hóa, giải quyết các vấn đề liên quan,… Bên đại diện sẽ đóng vai trò là trung gian giữa các bên, thực hiện các yêu cầu của bên được đại diện và sẽ được hưởng phần hoa hồng mà hai bên đã thương lượng trước đó

1.1.2 Đặc điểm Để có thể phân biệt đại diện thương mại với những hoạt động trung gian thương mại khác, có thể dựa vào những đặc điểm sau đây:

Một là, bên được đại diện là một thương nhân có quyền thực hiện các hoạt động thương mại nhất định (như mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại) mà mình muốn ủy quyền Bên đại diện cũng là một thương nhân, phải có đăng ký kinh doanh

2 dịch vụ đại diện thương mại để cung ứng các dịch vụ đại diện một cách chuyên nghiệp nhất Đây là loại hình kinh doanh có điều kiện nên tổ chức muốn kinh doanh lĩnh vực đại diện thương mại cần tuân theo những điều kiện luật định

Hai là, đây là hoạt động cung ứng dịch vụ được thực hiện theo phương thức giao dịch qua trung gian Quan hệ đại diện thương mại phát sinh do sự thỏa thuận giữa bên đại diện và bên được đại diện Bản chất của quan hệ này là bên đại diện sẽ thay mặt và nhân danh bên được đại diện thực hiện một số giao dịch thương mại và bên đại diện sẽ được hưởng một phần thù lao sau khi hoàn thành công việc được giao Bên được đại diện sẽ là bên chịu trách nhiệm với các cam kết do bên đại diện thực hiện trong phạm vi được ủy quyền

Ba là, trong quá trình tiến hành làm việc thì bên mua và bên bán sẽ không làm việc trực tiếp với nhau Mọi thông tin, vấn đề liên quan đến hợp đồng thương mại sẽ được giải quyết thông qua bên đại diện Bên đại diện là kênh trung gian để trao đổi giữa bên mua và bên bán Khi việc đàm phán, thương lượng giữa các bên thành công, đi đến ký kết hợp đồng thương mại thì bên mua và bên bán sẽ trực tiếp ký kết và thực hiện, bên đại diện không trực tiếp ký kết hay thực hiện hợp đồng mua bán

Bốn là, mục đích của hoạt động đại diện thương mại là sinh lời được quy định trong Luật Thương mại Quan hệ giữa bên đại diện và bên được đại diện được thể hiện sự ràng buộc chặt chẽ Bên đại diện nhận được phần thù lao bằng cách thực hiện các công việc được giao như thay mặt hay nhân danh bên được đại diện tìm kiếm, xác lập mối quan hệ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng Các bên có thể tự thỏa thuận về việc bên đại diện sẽ thực hiện một phần hay thực hiện toàn bộ trong phạm vi hoạt động thương mại của bên giao đại diện

Năm là, việc đại diện có thể cho bên mua, cho bên bán hoặc cả hai Bên đại diện không giao dịch với tư cách của mình, mà với tư cách của bên được đại diện Chính vì vậy, bên đại diện cần có sự trung thực, khách quan, đặt lợi ích của mình phía sau khách hàng, cân bằng và hài hòa quyền lợi giữa bên mua và bên bán, đặc biệt trong quá trình thương lượng hợp đồng

Sáu là, thông thường mối quan hệ đại diện thường không được sử dụng trong những thương vụ hợp tác ngắn hạn mà vai trò đại diện thương mại là thường xuyên, dài hạn cho nhiều hợp đồng của công ty được đại diện và cho tất cả các việc phát sinh liên quan đến những hợp đồng đó như các vấn đề liên quan đến hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, giải quyết khiếu nại sau khi giao/nhận hàng hay duy trì mối quan hệ giữa bên được đại diện với đối tác của họ

Thư viện ĐH Thăng Long

Các vấn đề pháp lý liên quan đến đại diện thương mại

Pháp luật Việt Nam đã có một số quy định phù hợp để xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ đại diện thương mại Về nghĩa vụ và trách nhiệm của bên đại diện được quy định trong Điều 145 LTM 2005 như sau:

 Thực hiện các hoạt động thương mại với danh nghĩa và vì lợi ích của bên giao đại diện;

 Thông báo cho bên giao đại diện về cơ hội và kết quả thực hiện các hoạt động thương mại đã được uỷ quyền;

 Tuân thủ chỉ dẫn của bên giao đại diện nếu chỉ dẫn đó không vi phạm quy định của pháp luật;

 Không được thực hiện các hoạt động thương mại với danh nghĩa của mình hoặc của người thứ ba trong phạm vi đại diện;

 Không được tiết lộ hoặc cung cấp cho người khác các bí mật liên quan đến hoạt động thương mại của bên giao đại diện trong thời gian làm đại diện và trong thời hạn hai năm, kể từ khi chấm dứt hợp đồng đại diện;

 Bảo quản tài sản, tài liệu được giao để thực hiện hoạt động đại diện

Về nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của bên được đại diện quy định trong Điều

 Thông báo ngay cho bên đại diện về việc giao kết hợp đồng mà bên đại diện đã giao dịch, việc thực hiện hợp đồng mà bên đại diện đã giao kết, việc chấp nhận hay không chấp nhận các hoạt động ngoài phạm vi đại diện mà bên đại diện thực hiện;

 Cung cấp tài sản, tài liệu, thông tin cần thiết để bên đại diện thực hiện hoạt động đại diện;

 Trả thù lao và các chi phí hợp lý khác cho bên đại diện;

 Thông báo kịp thời cho bên đại diện về khả năng không giao kết được, không thực hiện được hợp đồng trong phạm vi đại diện

Ngoài quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, pháp luật Việt Nam còn quy định về phạm vi đại diện thương mại Theo Điều 143 LTM 2005, các bên có thể thoả thuận về việc bên đại diện được thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động thương mại thuộc phạm vi hoạt động của bên giao đại diện Điều 144 Luật Thương mại 2005 quy định về thời hạn đại diện cho thương nhân như sau:

 Thời hạn đại diện do các bên thoả thuận;

 Trường hợp không có thoả thuận, thời hạn đại diện chấm dứt khi bên giao đại diện thông báo cho bên đại diện về việc chấm dứt hợp đồng đại diện hoặc bên đại diện thông báo cho bên giao đại diện về việc chấm dứt hợp đồng;

 Trừ trường hợp có thoả thuận khác, nếu bên giao đại diện đơn phương thông báo chấm dứt hợp đồng đại diện theo quy định tại khoản 2 Điều 144 LTM 2005 thì bên đại diện có quyền yêu cầu bên giao đại diện trả một khoản thù lao do việc bên giao đại diện giao kết các hợp đồng với khách hàng mà bên đại diện đã giao dịch và những khoản thù lao khác mà đáng lẽ mình được hưởng;

 Trường hợp thời hạn đại diện chấm dứt theo quy định tại khoản 2 Điều 144 Luật Thương mại 2005 theo yêu cầu của bên đại diện thì bên đại diện bị mất quyền hưởng thù lao đối với các giao dịch mà đáng lẽ mình được hưởng nếu các bên không có thoả thuận khác

Theo Điều 147 Luật Thương mại 2005, bên đại diện được hưởng thù lao đối với hợp đồng được giao kết trong phạm vi đại diện

 Quyền được hưởng thù lao phát sinh từ thời điểm do các bên thoả thuận trong hợp đồng đại diện;

 Trường hợp không có thỏa thuận, mức thù lao cho bên đại diện được xác định theo quy định tại Điều 86 LTM 2005;

 Bên cạnh đó, trừ trường hợp có thoả thuận khác, bên đại diện có quyền yêu cầu được thanh toán các khoản chi phí phát sinh hợp lý để thực hiện hoạt động đại diện

Theo Điều 148 Luật Thương mại 2005, quy định về thanh toán chi phí phát sinh như sau: trừ trường hợp có các thỏa thuận khác, bên đại diện có quyền yêu cầu được thanh toán các khoản chi phí phát sinh hợp lý để thực hiện hoạt động đại diện

Theo Điều 149 Luật Thương mại 2005, quy định về quyền cầm giữ của bên đại diện: trừ trường hợp có các thỏa thuận khác, bên đại diện có quyền cầm giữ tài sản, tài liệu được giao để đảm bảo việc thanh toán các khoản thù lao và chi phí đã đến hạn.

Đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu

Trong buôn bán quốc tế, song hành với hoạt động xuất khẩu chính là dịch vụ xuất khẩu Xuất khẩu là một trong hai hoạt động quan trọng trong hoạt động ngoại thương

Có thể hiểu xuất khẩu là việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ của một quốc gia sang quốc gia khác Đây không phải là hoạt động bán hàng đơn lẻ mà là một hệ thống bán hàng có tổ chức, có sự giám sát quản lý của cấp nhà nước cả bên trong lẫn bên ngoài với mục đích thu lợi nhuận, tăng thu ngoại tệ, phát triển nền kinh tế quốc gia,… Đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu là tổng hợp các nghiệp vụ như: tư vấn và tìm kiếm khách hàng, đàm phán, thương thảo về hợp đồng ngoại thương, vận

Thư viện ĐH Thăng Long

5 tải, theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển, bảo hiểm, thủ tục hải quan, các thủ tục đăng ký – kiểm tra với các cơ quan nhà nước nói chung như: xin giấy phép xuất nhập khẩu, kiểm dịch, phun trùng, công bố, kiểm tra chất lượng, đăng kiểm, xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO)… mà bên đại diện thương mại đứng ra đảm nhận và thực hiện thay cho bên được đại diện

1.3.2 Đặc điểm Đại diện thương mại cung ứng dịch vụ xuất khẩu cũng có nhưng đặc điểm tương tự như đặc điểm của đại diện thương mại đã được nêu ở trên Tuy nhiên, xét về khía cạnh cung ứng dịch vụ xuất khẩu, đây là dịch vụ được diễn ra trong phạm vi nằm ngoài quốc gia cho nên đại diện thương mại cung ứng dịch vụ xuất khẩu sẽ phức tạp hơn nhiều so với đại diện thương mại các dịch vụ trong nước

Khi cung ứng dịch vụ xuất khẩu, phạm vi thị trường cung cấp dịch vụ rộng lớn và nhà đại diện thương mại sẽ khó kiểm soát hơn Vì đây là hoạt động giao thương giữa các quốc gia với nhau nên sẽ chịu nhiều ảnh hưởng và sự chi phối của các vấn đề liên quan đến kinh tế, chính trị, văn hóa, pháp luật,… tại nước người nhập khẩu Chính vì vậy sẽ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro cho cả nhà xuất khẩu và bên đại diện thương mại Bên cạnh đó, khoản phí đại diện thương mại cho việc cung ứng dịch vụ xuất khẩu sẽ được bên được đại diện thanh toán bằng đồng tiền ngoại tệ tại nước người xuất khẩu

1.3.3 Cơ sở tồn tại của đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu

Trong thực tế, đại diện thương mại tồn tại ở hầu hết các ngành hàng, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu được sử dụng nhiều nhất Xét trên phương diện quốc tế, khi sử dụng dịch vụ đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu, các nhà sản xuất sẽ không cần bỏ vốn thành lập chi nhánh hay doanh nghiệp tại nước ngoài, không phải lo sợ về các cuộc khủng hoảng về chính trị hay tài chính Sử dụng dịch vụ đại diện thương mại cung ứng dịch vụ xuất khẩu sẽ giúp nhà sản xuất giảm thiểu được những rủi ro về chính trị, thiệt hại lớn về tài chính từ nước nhập khẩu

Trong nền kinh tế thị trường ngày nay, khi các doanh nghiệp nhận thấy rằng để việc tiêu thụ sản phẩm thành công thì không chỉ cần cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phong phú, đa dạng, chất lượng tốt hơn đối thủ cạnh tranh mà còn cần cung cấp chúng theo đúng thời gian, địa điểm và phương thức theo nhu cầu của người tiêu dùng Nhờ có các bên đại diện thương mại mà người bán ngay lập tức có được người mua và ngược lại, người mua ngay lập tức tìm được người bán Bởi vì nhà đại diện thương mại thường ở cùng khu vực địa lý với nhà nhập khẩu nên họ sẽ có các kênh liên lạc nhanh chóng với tất cả các đối tác, nắm rõ được nhu cầu của khách hàng giúp hai bên dễ dàng trao đổi và làm việc với nhau hơn

Các công ty sẽ không cần duy trì bộ máy nhân viên thường xuyên với chi phí lớn, sự tham gia của nhà đại diện thương mại có năng lực giúp doanh nghiệp giảm các chi phí phát sinh ở tất cả các khâu bán hàng và hậu mãi như: tìm kiếm khách hàng, thương thảo với đối tác, xử lý các vấn đề liên quan đến hợp đồng thương mại, duy trì mối quan hệ với khách hàng,… Và thường các nhà đại diện thương mại lớn sẽ có phí môi giới thấp Vì vậy, để phân phối hàng hóa nhanh chóng với khối lượng lớn và chi phí thấp, các nhà sản xuất cần có một bên đại diện thương mại để có thể tìm kiếm được mạng lưới tiêu thụ hàng hóa phù hợp

Nhu cầu về tiện ích và chuyên môn hóa, đòi hỏi về tính hiệu quả trong quá trình lưu thông tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ của nhà sản xuất Nhà sản xuất cần một bên thuận tiện trong việc giao dịch và giải quyết các công việc phát sinh Trong hoạt động xuất nhập khẩu nếu giao dịch trực tiếp sẽ gặp rất nhiều bất cập và khó khăn vì rào cản về khoảng cách địa lý, thời gian làm việc, văn hóa, ngôn ngữ,…Bên cạnh đó, các nhà sản xuất, thương mại chỉ tập trung vào hoạt động sản xuất, phân phối hàng hóa Trong khi các nhà đại diện lại mạnh trong việc tìm kiếm thị trường, nguồn hàng và giải quyết vấn đề liên quan

Khi thương lượng, đàm phán hợp đồng, bên xuất khẩu và bên nhập khẩu thường xuyên sẽ gặp tình huống mẫu thuẫn, bất đồng về quyền lợi giữa hai bên Đây là vấn đề muôn thuở trong quan hệ hợp tác kinh doanh Khi này, nhà đại diện thương mại sẽ lấy uy tín của mình để dung hòa được sự mẫu thuẫn này, hài hòa quyền lợi giữa bên mua và bên bán

Các nhà đại diện thương mại thường là các bên uy tín và thường chỉ làm việc với các đối tác uy tín để bảo vệ quyền lợi và danh tiếng của mình Chính vì vậy, khi sử dụng dịch vụ đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu, mọi thông tin về doanh nghiệp, đối tác người ngoài và thông tin về lô hàng sẽ được bên đại diện bảo mật thông tin Đây được coi là một phần trách nhiệm của nhà đại diện thương mại Ngoài ra, nhà đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu còn giúp nhà được đại diện quảng bá rộng rãi thương hiệu của mình, gây dựng hình ảnh tốt đẹp về doanh nghiệp và sản phẩm trong mắt người tiêu dùng tại nước nhập khẩu

1.3.4 Các khâu trong hoạt động kinh doanh đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu

Trong hoạt động kinh doanh đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu được chia làm ba khâu chính, đó là: Kinh doanh, Quản trị hợp đồng, Quản lý hàng hóa

Thư viện ĐH Thăng Long

Khâu Kinh doanh gồm có các bước sau:

Hình 1 1 Các bước trong khâu Kinh doanh

Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu

Khâu Kinh doanh là khâu đầu tiên, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình đại diện thương mại thực hiện cung cấp dịch vụ xuất khẩu Trong khâu Kinh doanh, việc tìm kiếm nhà cung cấp và nhà nhập khẩu sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp nhất Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống khách hàng giúp doanh nghiệp xác định được nhóm khách hàng có nhu cầu về sử dụng dịch vụ, từ đó có thể thu hẹp được thị trường, dễ dàng trong việc tiếp cận và thu hút khách hàng mục tiêu Sau khi các bên thương thảo về giá và các điều khoản liên quan, mối quan hệ đối tác được thiết lập, sẽ xác nhận đơn hàng và chuyển giao toàn bộ thông tin liên quan cho bộ phận Quản trị hợp đồng và Quản lý hàng hóa Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhân viên chịu trách nhiệm trong khâu Kinh doanh sẽ hỗ trợ các bộ phận khác và hỗ trợ thu phí đại diện thương mại

Hỗ trợ thu phí đại diện thương mại Tham gia vào bất kể khâu nào trong quản trị hợp đồng và quản lý hàng hóa nếu cần thiết Xác nhận đơn hàng, đồng thời chuyển giao cho bộ phận quản trị hợp đồng và quản lý hàng hóaChào hàng, giao dịch: giá, lượng, các điều khoản chínhTìm kiếm, đánh giá, thiết lập hệ thống nhà cung cấp, nhà nhập khẩu

Trong khâu Quản trị hợp đồng gồm có các bước sau:

Hình 1 2 Các bước trong khâu Quản trị hợp đồng

Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu

Hợp đồng là văn bản có giá trị trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chính vì vậy các bước trong khâu Quản trị hợp đồng đóng vai trò quan rất quan trọng trong doanh nghiệp Chính vì lý do đó mà các doanh nghiệp khi tuyển chọn người để giao phó các nhiệm vụ liên quan đến hợp đồng cần phải là người thực sự chuyên nghiệp, có năng lực và đáng tin cậy Nhân viên quản trị hợp đồng cần đảm bảo bảo mật thông tin của các bên đối tác và thông tin về lộ hàng Việc làm thất thoát thông tin khách hàng không chỉ gây tổn hại cho khách hàng mà còn làm mất đi sự uy tín đáng có của doanh nghiệp Bên cạnh hợp đồng, bộ phận chịu trách nhiệm còn theo dõi và chỉnh sửa LC (nếu có) Mặc dù bên được đại diện sẽ là bên chịu trách nhiệm các sai sót, các cam kết do bên đại diện đại thương mại thực hiện trong phạm vi được ủy quyền nhưng nhà đại diện thương mại cần đảm bảo các thông tin, điều khoản trong hợp đồng và LC đúng với những gì các bên đã thương lượng trước đó để đảm bảo được hiệu quả công việc cũng như uy tín của công ty đại diện thương mại Đồng thời, luôn theo dõi và đốc thúc bên

Chuyển giao cho bộ phận Quản lý hàng hóa Chỉnh sửa hợp đồng và LC nếu có phát sinh

Giới thiệu chung về Công ty cổ phần A&A Commodities

2.1.1 Thông tin chung về Công ty cổ phần A&A Commodities

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN A&A HÀNG HÓA

Tên quốc tế: A&A COMMODITIES JOINT STOCK COMPANY

Tên công ty viết tắt: A&A COMMODITIES.,JSC

Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

Trụ sở chính: Tầng 15, tòa nhà Plaschem, số 562, đường Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thuỵ, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Người đại diện pháp luật: HOÀNG MINH PHƯƠNG

Mã số thuế: 0106064130 cập nhập lần cuối vào 2023-12-26

Quản lý bởi: Chi cục thuế Quận Long Biên

Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước

Email: info@anacom.vn hoặc anacommodities@gmail.com

Website: http://anacom.vn/vi/

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần A&A Commodities được thành lập từ ngày 18/12/2012 do Quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp phép hoạt động Nắm bắt được xu hướng của thị trường cùng với sự nghiên cứu, tìm hiểu kĩ lưỡng, ban quản trị của Công ty đã quyết định lựa chọn ngành nghề đại diện thương mại, với mặt hàng đầu tiên là thép phế liệu để khởi lập Công ty Sau đó Công ty có mở rộng các ngành hàng xuất nhập khẩu bao gồm ba nhóm mặt hàng chính là công nghiệp, nông sản và năng lượng

Thư viện ĐH Thăng Long

Những ngày đầu khi mới thành lập, Công ty gặp rất nhiều khó khăn về vốn, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực Vì A&A Commodities lúc đó là doanh nghiệp nhỏ dẫn đến việc tiếp cận vốn có nhiều trở ngại, làm hạn chế trong việc đầu tư vào cơ sở vật chất của Công ty Hơn nữa, thời điểm Công ty thành lập thì ngành đại diện thương mại trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vẫn là ngành mới, tỉ lệ người lao động có chuyên môn vẫn còn thấp nên việc tuyển dụng nhân sự tại các vị trí trống là vấn đề vô cùng nan giải Với sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo Công ty cùng với cán bộ công nhân viên lúc đó, Công ty đã từng bước xây dựng tạo nên A&A Commodities vững mạnh như bây giờ Đến đầu năm 2020, đại dịch Covid-19 bắt đầu bùng phát khiến mọi hoạt động kinh doanh tại Việt Nam nói riêng và trên toàn thế giới nói chung đều bị đảo lộn, ảnh hưởng tiêu cực đến ngành xuất nhập khẩu Các chính sách đóng cửa biên giới quốc gia, hạn chế lưu thông hàng hóa giữa các nước đã làm cho doanh thu của Công ty trong giai đoạn này giảm sút nghiêm trọng Năm 2020 được coi là một năm đầy khó khăn và thử thách đối với A&A Commodities Đến năm 2021, mặc dù đại dịch vẫn diễn biến phức tạp nhưng nhờ có những chiến lược phù hợp của ban lãnh đạo Công ty đã giúp cho việc hoạt động kinh doanh trở nên tiến triển tốt hơn, cán bộ công nhân viên vẫn duy trì được việc làm của mình

Công ty được hình thành và phát triển với mục tiêu lấy khách hàng là trọng tâm Đặt mình vào vị trí khách hàng, Công ty thấu hiểu được nhu cầu của khách hàng đối với từng lô hàng cụ thể Chính vì vậy, Công ty cổ phần A&A Commodities luôn cung cấp cho các đối tác những phương pháp và giải pháp xuất nhập khẩu hàng hóa với hiệu quả và độ tin cậy cao nhất

Tính đến thời điểm hiện tại năm 2023, Công ty cổ phần A&A Commodites đã có tuổi đời hơn 10 năm với số lượng nhân viên chính thức của công ty là 35 người làm việc tại trụ sở Hà Nội Tầm nhìn của Công ty là đến trước năm 2030 sẽ xây dựng được đội ngũ 50 nhà môi giới xuất sắc, đạt được giá trị giao dịch 1 tỷ USD và trở thành đối tác trung gian được lựa chọn số 1 tại thị trường Việt Nam và ASEAN trong tất cả các ngành Công ty tham gia Để đạt được điều đó, ban lãnh đạo cùng với tất cả thành viên trong Công ty không ngừng cải thiện để nâng cao chất lượng dịch vụ, luôn linh hoạt, sáng tạo và nghiên cứu để mang đến cho khách hàng những dịch vụ chuyên nghiệp nhất

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần A&A Commodities

Hình 2 1 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần A&A Commodities

Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự

Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần A&A Commodities được xây dựng rất chặt chẽ, gọn nhẹ nhưng đầy đủ các phòng ban bộ phận đối với mô hình công ty cổ phần theo điều 137 Luật Doanh nghiệp Từ đó, đảm bảo được các chức năng và nhiệm vụ riêng của mỗi đơn vị trong Công ty Việc xây dựng được một cơ cấu tổ chức trong Công ty tốt ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất làm việc của nhân viên

Nhìn vào sơ đồ bộ máy tổ chức có thể thấy Công ty được thiết lập theo cơ cấu trực tuyến chức năng Với mô hình này, mỗi bộ phận trong cơ cấu chỉ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một thủ trưởng cấp trên và mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng cụ thể Việc áp dụng mô hình quản lý doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến chức năng sẽ có thể đảm bảo tính thống nhất trong quản lý, đảm bảo chế độ một thủ trưởng và chế độ trách nhiệm Điều này sẽ giúp Công ty nhanh nhạy hơn với sự biến đổi kinh doanh phức tạp như hiện tại Bên cạnh đó, có thể tận dụng được năng lực của đội ngũ chuyên gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý, giảm bớt được công việc cho người lãnh đạo Đại hội cổ đông

Phòng hành chính nhân sự

Nhân viên quản lý hàng hóa

Nhân viên chứng từ Ban kiểm soát

Thư viện ĐH Thăng Long

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận a Đại hội cổ đông Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty cổ phần có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên Đại hội cổ đông có quyền định và thông qua những vấn đề quan trọng của Công ty, họp thường niên mỗi năm một lần trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính Theo đề nghị của Hội đồng quản trị, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính Ngoài ra, Đại hội cổ đông có thể họp bất thường khi Công ty có việc cần giải quyết b Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty (trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông) Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên, nhiệm kỳ không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Một cá nhân chỉ được bầu làm thành viên độc lập Hội đồng quản trị của một công ty không quá 02 nhiệm kỳ liên tục c Ban kiểm soát

Bộ phận này là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Ban kiểm soát có chức năng giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao Ban kiểm soát có từ 3 đến 5 Kiểm soát viên, nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 5 năm và Kiểm soát viên có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế d Tổng giám đốc

Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc thuê làm việc thông qua hợp đồng lao động Tổng giám đốc có nhiệm kỳ không quá 05 năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Tổng giám đốc chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và có thể là người đại diện theo pháp luật của Công ty e Phó tổng giám đốc Đây là người giúp Tổng giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc Bên cạnh đó, Phó tổng giám đốc cần chủ động triển khai nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về kết quả hoạt động Hiện tại, Công ty cổ phần A&A Commodities có 02 vị trị Phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm với hai mảng công việc khác nhau Phó tổng giám đốc thứ nhất quản lý phòng Hành chính – Nhân sự và Kế toán, Phó tổng giám đốc thứ hai quản lý phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa

18 f Phòng Hành chính – Nhân sự

Chức năng của phòng là tham mưu, hỗ trợ cho Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến tổ chức, quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng g Phòng Kế toán

Chức năng của phòng là bộ phận đảm bảo toàn bộ công việc hạch toán trong Công ty Bao gồm hạch toán ban đầu, xử lý thông tin đến lập báo cáo đều tài chính:

 Thực hiện những nghiệp vụ về chuyên môn tài chính, kế toán theo đúng quy định của Nhà nước

 Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan

 Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán Cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán theo quy định của pháp luật h Phòng Xuất nhập khẩu

Chức năng của phòng là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động của chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp có phát sinh các hoạt động kinh doanh mua bán trên phạm vi quốc tế i Nhân viên giám định

Vị trí này có nhiệm vụ giám định số lượng, khối lượng, bao bì, đóng gói, an toàn vệ sinh và trị giá, nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa Khi hàng về từ cảng đến nhà máy của nhà nhập khẩu, cần đi đến hiện trường để khảo sát thực tế: chụp ảnh hàng hóa trong quá trình dỡ hàng, trao đổi với nhân viên nhà máy về chất lượng của hàng hóa có phù hợp với trang thiết bị, dây chuyền sản xuất hay không, Sau đó cập nhật lại tình hình với nhân viên quản lý hàng hóa để họ thực hiện các quy trình tiếp theo Đối với một số hàng hóa cụ thể, cần giám định ngay từ quá trình sản xuất ở nhà máy nước xuất khẩu j Nhân viên quản lý hàng hóa Đây là vị trí phụ trách cập nhật lịch xếp hàng của người xuất khẩu, thu thập hình ảnh xếp hàng lên phương tiện vận chuyển từ người xuất khẩu và gửi lại cho người nhập khẩu, cập nhật tình hình và hình ảnh đi khảo sát thực tế từ nhân viên giám định Nếu hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, nhân viên quản lý hàng hóa sẽ trực tiếp trao đổi với người xuất khẩu về phương án bồi thường thiệt hại cho người nhập khẩu k Nhân viên kinh doanh Đây là vị trí phụ trách phát triển mạng lưới khách hàng phân phối trong và ngoài nước, thương lượng với đối tác, đàm phán và trao đổi để hợp tác kinh doanh, chăm sóc khách hàng và ghi nhận các phản hồi của khách để cải thiện chất lượng, tối ưu các thủ tục, giản lược quá trình phức tạp

Thư viện ĐH Thăng Long

Phân tích hoạt động đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu của Công ty cổ phần A&A Commodities

2.2.1 Các dịch vụ xuất khẩu của Công ty cổ phần A&A Commodities

Với kinh nghiệm hơn 10 năm làm trong lĩnh vực đại diện thương mại, chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu, Công ty cổ phần A&A Commodities tự tin luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ chuyên nghiệp, những giải pháp xuất nhập khẩu với chất lượng cao, hiệu quả và tin cậy A&A Commodities sẽ giúp quá trình xuất và nhập hàng hóa trở nên dễ dàng hơn với chi phí tối ưu nhất

Hiện tại, Công ty cổ phần A&A Commodities cung cấp các dịch vụ xuất khẩu đối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước, bao gồm:

 Thực hiện nghiên cứu và phân tích thị trường;

 Tư vấn cho doanh nghiệp những đối tác kinh doanh uy tín, đáng tin cậy và có thể hợp tác;

 Chào hàng, đấu thầu, đàm phán, xác nhận thỏa thuận;

 Soạn thảo hợp đồng và hỗ trợ thực hiện;

 Giám sát và hỗ trợ giải quyết thanh toán;

 Giám sát việc xếp, vận chuyển và dỡ hàng hóa;

 Giám sát và hỗ trợ kiểm soát chất lượng, số lượng hàng hóa và giải quyết khiếu nại (nếu có)

2.2.2 Quy trình đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu của Công ty cổ phần A&A Commodities

Hình 2 2 Quy trình đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu tại Công ty cổ phần A&A Commodities

Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu

Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp và khách hàng

 Bộ phận thực hiện: Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu Để có thể hình thành quan hệ đối tác tiềm năng trong kinh doanh, trước tiên Công ty cổ phần A&A Commodities cần chuẩn bị trước trang web riêng của công ty, profile giới thiệu công ty, đăng tải các thông tin lên tài khoản Google My Business và các trang mạng xã hội khác như Facebook, LinkedIn để tạo độ uy tín cho khách hàng Những thông tin có tên website, profile và các nền tảng xã hội phải đồng nhất với nhau, đây chính là bộ mặt của Công ty khi đối tác tìm hiểu về mình

Tiếp đó, nhân viên kinh doanh sẽ phụ trách nghiên cứu và khảo sát thị trường trong nước (để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhập khẩu) và nước ngoài (để tìm kiếm, tiếp cận nhà cung cấp) Có nhiều phương thức khác nhau để nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu có thể thực hiện nhiệm vụ này, chẳng hạn như:

- Tìm kiếm thông qua các mối quan hệ hiện tại;

- Tham gia đăng ký các triển lãm, hội chợ quốc tế, những buổi hội thảo, workshop liên quan đến ngành hàng Công ty tham gia;

- Tham gia vào các diễn đàn trên thị trường online hoặc các hội nhóm liên quan;

- Nhân viên kinh doanh có thể đại diện và đi đến trực tiếp để khảo sát thị trường nước xuất khẩu;

- Dữ liệu hải quan về xuất nhập khẩu được cập nhật mỗi tháng

Tìm kiếm nhà cung cấp và khách hàng

Giao dịch chốt hợp đồng Soạn thảo hợp đồng

Xác nhận bước đầu khâu thanh toán Đôn đốc thực hiện hợp đồng

Ký quỹ Kiểm tra bộ chứng từ Nhận và kiểm tra hàng, thanh toán còn lại

Giải quyết khiếu nại (nếu có)

Thanh lý hợp đồng môi giới

Thư viện ĐH Thăng Long

Bước 2: Giao dịch chốt hợp đồng giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu

 Bộ phận thực hiện: Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu

Sau khi đã tiếp cận được với nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu là hằng ngày trao đổi thông tin thị trường, lấy giá cả từ nhà cung cấp để chào bán và cập nhật cho các khách hàng

Giao dịch được coi là một bước vô cùng quan trọng để có thể đi đến ký kết hợp đồng cho nên nhân viên kinh doanh cần cẩn trọng trong bước này Thông thường, đối với những đối tác đã có mối quan hệ hợp tác lâu năm thì phương thức đàm phán chủ yếu là qua điện thoại, email hoặc họp online Còn đối với những hợp đồng có giá trị lớn hoặc trước đó hai bên chưa từng hợp tác với nhau thì sẽ gặp mặt trực tiếp để đàm phán, thậm chí còn có cả Phó tổng giám đốc phụ trách mảng xuất nhập khẩu tham gia để có thể đảm bảo hợp đồng được ký kết thành công

Khi cả hai bên là nhà cung cấp và khách hàng đã có thể thống nhất với nhau về giá cả, điều khoản thanh toán, hạn giao hàng, địa điểm giao hàng,… A&A Commodities sẽ đại diện chốt và soạn thảo hợp đồng cho hai bên

Bước 3: Soạn thảo hợp đồng

 Bộ phận thực hiện: Nhân viên chứng từ

Căn cứ vào kết quả giao dịch, A&A Commodities sẽ soạn thảo hợp đồng bao gồm Hợp đồng môi giới (A&A Commodities – bên xuất khẩu) và Hợp đồng ngoại thương (bên xuất khẩu – bên nhập khẩu) a Hợp đồng môi giới

Hợp đồng môi giới hay hợp đồng đại diện thương mại thể hiện mối quan hệ hợp tác kinh doanh giữa A&A Commodities và nhà cung cấp Những công ty xuất khẩu là công ty nước ngoài vì vậy họ sẽ gặp nhiều cản trở trong việc đánh giá uy tín của các doanh nghiệp, nhà máy tại Việt Nam Để bên xuất khẩu có thể mở rộng kinh doanh và giảm thiểu tối đa các rủi ro trong việc thực hiện hợp đồng, họ đã thuê A&A Commodities làm nhà đại diện thương mại (bên trung gian) để tìm kiếm các khách hàng tiềm năng và uy tín tại thị trường Việt Nam

Mọi việc liên quan đến hợp đồng ngoại thương như giao dịch, đàm phán hợp đồng, hàng hóa, chứng từ,…giữa các bên sẽ được thực hiện qua A&A Commodities Điều nay sẽ khiến giao dịch được diễn ra trôi chảy và thuận tiện hơn, khắc phục được những hạn chế như về rào cản ngôn ngữ, kinh nghiệm chuyên môn,…của cả hai bên Tương đương với đó, A&A Commodities sẽ được hưởng phí dịch vụ hay còn gọi là tiền hoa hồng do bên thuê đại diện thương mại chi trả, khoản này sẽ được thỏa thuận trước và đề cập rõ trong hợp đồng đại diện thương mại

Trong nội dung hợp đồng môi giới sẽ cần có: Tên hợp đồng (Service Contract), số hợp đồng (No.), ngày lập hợp đồng (Date), thông tin người thuê môi giới (Principal), thông tin người môi giới (Broker), tên đơn vị nhập khẩu (Buyer), tên hàng (Commodity), số lượng (Quantity), giá cả (Price), tiền hoa hồng (Commission), tổng giá trị hợp đồng (Total Contract Value), chữ kí bên thuê đại diện thương mại và bên đại diện thương mại b Hợp đồng ngoại thương

Trong quy trình xuất khẩu, hợp đồng ngoại thương hay hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu là yếu tố không thể thiếu Đó là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán ở hai quốc gia khác nhau Trong đó, bên bán có nghĩa vụ cung cấp hàng hóa theo yêu cầu, chuyển giao chứng từ có liên quan và quyền sở hữu về hàng hóa cho bên mua Còn bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và hoàn thành trả tiền đầy đủ cho bên bán Theo Công ước Viên năm 1980 quy định Hợp đồng ngoại thương có thể tồn tại dưới hình thức văn bản, hình thức miệng và hình thức mặc nhiên Tuy nhiên, tại Việt Nam, hợp đồng kinh doanh phải tồn tại dưới hình thức văn bản hoặc các hình thức tương đương văn bản như email thì mới được công nhận Để được công bằng cho cả hai bên xuất và nhập khẩu nên công ty đại diện thương mại (A&A Commodities) sẽ phụ trách soạn thảo hợp đồng ngoại thương Kết cấu dưới hình thức văn bản của hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu gồm có những phần sau: tên hợp đồng (Sales Contract), số hợp đồng (No.), ngày lập hợp đồng (Date), thông tin người mua (The Buyer) và thông tin người bán (The Seller), các điều khoản bắt buộc trong hợp đồng như tên hàng (Commodity), chất lượng (Quality), số lượng (Quantity), giá cả (Price), giao hàng (Delivery/Shipment), bao bì (Parking), thanh toán (Payment), bảo hành và giám định (Warranty and Inspection), nghĩa vụ của người mua/người bán (Seller/Buyer’s Obligation), bất khả kháng (Force majeur), trọng tài (Arbitration), điều khoản chung (General conditions), chữ kí của bên bán và bên mua

Bước 4: Xác nhận thanh toán – Kiểm tra bên nhập khẩu thực hiện các bước đầu công việc bước đầu của khâu thanh toán

 Bộ phận thực hiện: Nhân viên chứng từ

Tùy vào phương thức thanh toán mà bên xuất khẩu và bên nhập khẩu đã thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương để thực hiện thủ tục thanh toán Thông thường các bên sẽ chọn phương thức thanh toán L/C hoặc thanh toán T/T Đối với phương thức thanh toán L/C, nhân viên chứng từ của A&A Commodities sẽ thay mặt người xuất khẩu hoặc cùng người xuất khẩu kiểm tra bên nhập khẩu có mở L/C đúng hạn và nội dung có đúng với quy định trong hợp đồng hay chưa Nếu người nhập khẩu chưa mở L/C hoặc có điều khoản bất lợi đối với bên bán, nhân viên chứng từ sẽ thông báo cho người nhập khẩu và yêu cầu ngân hàng mở L/C chỉnh sửa

Thư viện ĐH Thăng Long

27 Đối với phương thức thanh toán T/T, tùy vào mối quan hệ của bên bán và bên mua có thể thỏa thuận chuyển tiền trả trước hoặc chuyển tiền trả sau, có thể kết hợp hai hình thức trả tiền trên Lúc này, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với bên bán kiểm tra tài khoản ngoại tệ của doanh nghiệp tại ngân hàng có nhận được tiền chuyển thanh toán từ người mua hay chưa

Bước 5: Đôn đốc thực hiện hợp đồng

 Bộ phận thực hiện: Nhân viên quản lý hàng hóa

Sau khi người nhập khẩu hoàn tất các thủ tục ở bước đầu thanh toán, nhân viên quản lý hàng hóa của A&A Commodities sẽ liên hệ thông báo cho bên xuất khẩu để họ bắt đầu khâu chuẩn bị hàng hóa Đây được coi là một bước vô cùng quan trọng đối với bên xuất khẩu Thông thường họ sẽ cần một khoảng thời gian tương đối dài để thu thập hoặc gom hàng theo đúng số lượng, chất lượng được quy định trong hợp đồng ngoại thương Trong quá trình chuẩn bị hàng hóa, nhân viên quản lý hàng hóa có nhiệm vụ là sẽ theo dõi, quan sát và đôn đốc bên xuất khẩu để việc giao hàng hóa cho bên nhập khẩu được diễn ra theo đúng thời hạn quy định

Khi nhận được thông báo từ bên xuất khẩu là đã có đầy đủ hàng hóa và lịch tàu, nhân viên quản lý hàng hóa cập nhật lại cho phía khách hàng để họ nắm được lịch trình và sắp xếp kế hoạch sản xuất cho phù hợp Đồng thời thu thập ảnh trong quá trình xếp hàng từ phía nhà cung cấp gửi lại cho người nhập khẩu để họ có thể kiểm tra và so sánh được chất lượng hàng hóa

Bước 6: Ký quỹ (chỉ áp dụng với Thép phế liệu và Giấy phế liệu)

 Bộ phận thực hiện: Nhân viên chứng từ

Định hướng của Công ty về hoạt động đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu

Trong tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt ở cả thị trường trong và ngoài nước hiện nay, mỗi doanh nghiệp cần phải tự tạo cho mình những mục tiêu, định hướng phù hợp để có thể đứng vững và phát triển Công ty cổ phần A&A Commodities đã xác định phương hướng phát triển hoạt động đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu cho mình trong giai đoạn từ 2024 – 2030, cụ thể như sau:

Công ty đang từng bước xây dựng hình ảnh của mình trong thị trường trong và ngoài nước, hướng tới thương hiệu lớn về đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu các mặt hàng Công ty tham gia Song song với đó, Công ty cũng đang học hỏi, phát triển và nâng cao chất lượng dịch vụ để phù hợp với nhu cầu, mong muốn của từng khách hàng, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất

A&A Commodities mong muốn trở thành đối tác trung gian được lựa chọn số 1 tại thị trường Việt Nam và ASEAN đối với tất các ngành hàng Công ty tham gia Tạo được lợi nhuận tối ưu, đồng thời phân bổ và sử dụng nguồn lực hợp lý giúp doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu đề ra Chú trọng định hướng phát triển mạnh về dịch vụ xuất khẩu các ngành hàng công nghiệp, năng lượng và nông sản

Trong xu hướng toàn cầu hóa, Công ty sẽ đa dạng hóa về thị trường xuất nhập khẩu, tránh phụ thuộc quá mức vào một thị trường Trước đây, đa số đối tác nước ngoài của A&A Commodities đều tại các nước như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và Ấn Độ Công ty sẽ tận dụng tối đa các cơ hội mở cửa thị trường từ các cam kết hội nhập kinh tế quốc tế của các Hiệp định thương mại để đẩy mạnh vào các thị trường lớn có tiềm năng khác Ngoài những thị trường truyền thống, Công ty luôn nỗ lực tìm kiếm và khẳng định vị trí của mình ở những thị trường mới

Hiện này, thị trường châu Á vẫn là thị trường chủ lực của Công ty Với vị trí địa lý gần với Việt Nam, giao thông vận tải thuận lợi khiến cho quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên dễ dàng hơn Chính vì vậy, trong tương lai gần, Công ty vẫn sẽ tiếp tục khai thác mạnh thị trường châu Á Đây vẫn là thị trường giữ vai trò chủ đạo và đem lại doanh thu lớn cho Công ty Đến trước năm 2030, công ty sẽ xây dựng được đội ngũ 50 nhà môi giới xuất sắc Nâng cấp và mở rộng không gian làm việc cho nhân viên, tổ chức các buổi đào tạo đi thực tế ngắn hạn ở nước ngoài nhằm mục đích nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và kỹ

Thư viện ĐH Thăng Long

49 năng ngoại thương Một doanh nghiệp mạnh là doanh nghiệp có đội ngũ chuyên môn giỏi, có trình độ cao, từ đó tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đề xuất giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu tại Công ty cổ phần A&A Commodities

3.2.1 Chú trọng đầu tư hoạt động chiến lược để tìm kiếm đối tác

Căn cứ đề xuất Đối tác là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp Hoạt động kinh doanh chỉ thật sự hiệu quả khi công ty có được niềm tin, sự tin cậy và ủng hộ từ phía khách hàng Để có thể tiếp cận hay tìm kiếm được đối tác, Công ty cần có các chiến lược tiếp cận khách hàng cụ thể Theo như phân tích ở mục 2.3 về mô hình bộ máy hoạt động của Công ty vẫn còn một số hạn chế Trong bộ máy hoạt động còn thiếu một phòng ban rất quan trọng đó là bộ phận Marketing

Nội dung giải pháp Để giải quyết được nhược điểm của Công ty về việc gặp trở ngại trong quá trình tìm kiếm đối tác, Ban lãnh đạo của A&A Commodities cần thành lập riêng một phòng ban Marketing chuyên về nghiên cứu thị trường, quảng bá hình ảnh thương hiệu của Công ty, đồng thời lập kế hoạch cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng hóa cùng bộ phận Kinh doanh xuất nhập khẩu để việc xúc tiến thương mại hiệu quả hơn Giảm tải được khối lượng công việc đối với phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu, đảm bảo tiến độ công việc từ cấp trên giao xuống sẽ đạt hiệu quả cao

Bộ phận Marketing chủ động lên các kế hoạch marketing cho thương hiệu A&A Commodities, quảng bá về dịch vụ đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu tại các thị trường tiềm năng trên các phương tiện truyền thông, trang Web, tạp chí thương mại chuyên ngành Tạo được sự uy tín, hình ảnh thương hiệu riêng của Công ty với các đối tác trong và ngoài nước, từ đó giúp Công ty có thể mở rộng được tệp khách hàng, dễ dàng hơn trong việc kết nối với bên xuất khẩu và bên nhập khẩu

Bên cạnh đó, A&A Commodities cần duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ Khách hàng cũ có thể được coi là một kênh truyền thông của Công ty, họ có thể giới thiệu cho doanh nghiệp khác sử dụng dịch vụ của A&A Commodities nếu A&A Commodities đem đến cho họ sự hài lòng khi trải nghiệm dịch vụ đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu

Ngoài ra, để có thể gặp gỡ và kết nối khách hàng mới, Công ty cần tích cực tham gia các triển lãm, hội chợ quốc tế, những buổi hội thảo, workshop liên quan đến các ngành hàng mà Công ty tham gia Tại đây, Công ty có thể trao đổi trực tiếp với khách hàng tiềm năng thay vì chỉ trao đổi online Không chỉ vậy, Công ty có cơ hội trao đổi, chia sẻ kiến thức chuyên môn, lĩnh hội các kiến thức từ nhiều chuyên gia khác nhau

50 Đồng thời, khảo sát thị trường và đối thủ cùng ngành để từ đó có được những chiến lược cạnh tranh hiệu quả hơn

3.2.2 Sử dụng hiệu quả thời gian đàm phán

Hiện tại, trong quá trình đàm phán giữa A&A Commodities với các bên liên quan còn mất nhiều thời gian, chi phí và nguồn nhân lực của Công ty Từ đó làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên, ảnh hưởng lớn đối với hoạt động tài chính của Công ty

Với mục tiêu có thể rút ngắn thời gian đàm phán giữa các bên, Công ty có thể tiết kiệm được chi phí và nguồn lực trong khi thỏa thuận, A&A Commodities cần thu thập thông tin các bên xuất khẩu và nhập khẩu một cách đầy đủ và rõ ràng trước khi thực hiện đàm phán Cần nghiên cứu kỹ điểm mạnh và điểm yếu của đối phương để tăng được sự chủ động trong khi đàm phán, giúp đẩy nhanh quá trình và thời gian đàm phán, giảm tối đa chi phí cho Công ty Đồng thời, khi không nắm rõ thông tin về đối tác, họ sẽ cảm thấy không nhận được sự tôn trọng từ đối phương Khi thu thập thông tin, cần thực hiện một cách thận trọng, không nên để lộ các thông tin bảo mật của đối tác, sẽ làm mất niềm tin và uy tín của Công ty trong mắt họ

Trước khi đàm phán với đối tác và khách hàng, Công ty cần nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu của công ty khách hàng về sản phẩm và lập kế hoạch đàm phán là điều vô cùng cần thiết Khi có kế hoạch đàm phán cụ thể sẽ hạn chế các tình huống khó xử Đồng thời, nó cũng giúp Công ty đưa ra ý kiến, đề xuất của mình một cách có hệ thống, từ đó làm tăng khả năng thuyết phục đối tác đồng ý với đề xuất của Công ty Bên cạnh đó, nó sẽ giúp tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa các bên, làm cho các buổi đàm phán lần sau sẽ diễn ra thoải mái, hiệu quả và nhanh chóng hơn Để bộ phận chịu trách nhiệm công việc đàm phán với đối tác làm việc được hiệu quả hơn, Ban lãnh đạo của A&A Commodities nên tổ chức các buổi đào tạo nhân viên định kỳ, mục đích làm tăng kỹ năng đàm phán cho nhân viên Đồng thời có những hình thức khích lệ, khuyến khích để nhân viên tham gia buổi đào tạo Việc tổ chức các buổi đào tạo nhân viên định kỳ sẽ giúp nhân viên nâng cao kiến thức chuyên môn về sản phẩm xuất khẩu và kỹ năng trong đàm phán Bên cạnh đó, những hình thức khích lệ sẽ khiến nhân viên có thêm động lực để làm việc, cống hiến hết mình cho Công ty

3.2.3 Biện pháp cải thiện tình hình tài chính cho doanh nghiệp

Lợi nhuận luôn là yếu tố hàng đầu mà mỗi doanh nghiệp quan tâm Để đạt được mức lợi nhuận tối ưu nhất thì cần phải giảm mức chi phí xuống tối thiểu Biện pháp tăng thu – giảm chi thường được các công ty áp dụng, đặc biệt trong những khoảng thời gian tài chính của công ty không ổn định A&A Commodities trong giai đoạn 2020 – 2022,

Thư viện ĐH Thăng Long

51 mức chi phí tăng đột biến làm cho lợi nhuận của Công ty không mấy tiến triển Do vậy, Công ty cần có các giải pháp làm tăng doanh thu, đồng thời cắt giảm các khoản chi phí, đây là điều vô cùng cần thiết và hữu hiệu

Biện pháp tăng doanh thu: Đối với các khách hàng hiện tại, Công ty cần nâng cao chất lượng dịch vụ để đảm bảo quá trình đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu được diễn ra đúng tiến độ Từ đó, tạo được sự uy tín trong lòng khách hàng Làm như vậy, đối tác sẽ tiếp tục hợp tác với A&A Commodities trong những dự án tiếp theo Ngoài ra, họ có thể giới thiệu A&A Commodities cho các khách hàng khác

Bên cạnh khách hàng hiện tại, A&A Commodities cần tăng cường mở rộng tệp khách hàng mới bằng cách quảng bá thông qua các phương tiện đại chúng như đài, báo, truyền hình, Internet hay tham gia các cuộc hội chợ, triển lãm quốc tế Mở rộng mối quan hệ hợp tác, liên doanh liên kết Xây dựng mối quan hệ đối tác trong và ngoài nước để tận dụng lợi thế của nhau trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh Từ đó, giúp Công ty có thể tăng doanh thu của mình

Ngoài những ngành hàng mà Công ty hiện tại đang tham gia, A&A Commodities có thể từng bước nghiên cứu phát triển, mở rộng thêm các ngành hàng mới để kinh doanh cung cấp dịch vụ Việc đa dạng hóa sản phẩm sẽ khiến Công ty chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh, không bị phụ thuộc quá nhiều vào các mặt hàng chủ lực, từ đó tạo đà cho sự phát triển bền vững

Tổ chức định kỳ các buổi họp để phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó xem xét đến doanh thu và chi phí nhằm tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp để tăng lợi nhuận của Công ty

Biện pháp giảm chi phí:

Khi đàm phán với đối tác, các bên cần thống nhất các chi phí trong quá trình sử dụng dịch vụ Đưa ra các điều khoản bắt buộc, yêu cầu bên xuất khẩu sẽ chịu toàn bộ chi phí phát sinh đối với lô hàng xuất khẩu Ngoài ra, Công ty cần chủ động trong quá trình đàm phán để hạn chế tối đa các rủi ro về phía Công ty

Một số kiến nghị đối với cơ quan nhà nước

Hội nhập kinh tế quốc tế đã giúp cho Việt Nam được tiếp cận với nhiều nhiều nền tư pháp phát triển trên toàn thế giới Đây được coi là tiền đề khiến hoạt động đại diện thương mại ngày càng trở nên phát triển mạnh mẽ hơn, đặc biệt là các hoạt động đại diện thương mại cho thương nhân ở nước ngoài Chính vì vậy, để nâng cao khả năng thực hiện pháp luật và chất lượng của dịch vụ, Nhà nước cần chủ động học hỏi những kinh nghiệm, tiếp cận và hợp tác trong việc giao kết, thực hiện và giải quyết các tranh chấp phát sinh từ hợp đồng đại diện thương mại từ những quốc gia trên thế giới

Bên cạnh đó, Nhà nước cần hoàn thiện, bổ sung chặt chẽ hơn các quy định, các vấn đề liên quan đến pháp lý về đại diện thương mại như xem xét bổ sung quy định về đơn phương chấm dứt hợp đồng đại diện, cần thống nhất một số khái niệm để các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn

Bộ Công Thương cần có chính sách đầu tư, hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường xúc tiến thương mại để hoạt động kinh doanh của công ty được hiệu quả hơn Song song với đó, Chính phủ cần chú trọng hơn trong việc tạo cơ hội cho các doanh nghiệp ra nước ngoài giao lưu với các doanh nghiệp cùng ngành để có cơ hội được học hỏi những kinh nghiệm, những điểm sáng của doanh nghiệp nước ngoài Để hoạt động thương mại xuyên biên giới được diễn ra hiệu quả hơn, các cơ quan chính quyền địa phương nên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công ty như các thủ tục hành chính liên quan

Ngoài ra, các rủi ro trong công ty thường gắn liền với các vấn đề của nền kinh tế như lạm phát, giảm phát,… Chính vì vậy, Nhà nước nên đặc biệt quan tâm tới các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có những chính sách hỗ trợ tạo điều kiện giúp cho các doanh nghiệp chống đỡ được những rủi ro về tài chính

Thư viện ĐH Thăng Long

Trên những cơ sở phân tích làm rõ thực trạng, kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của Công ty cổ phần A&A Commodities ở chương 2, chương 3 của luận văn đã đưa ra định hướng phát triển của Công ty trong những năm tới Từ những định hướng và mục tiêu trên, chương 3 của luận văn đã đề xuất các nhóm giải pháp nhằm cải thiện và đẩy mạnh hoạt động đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu bao gồm: chú trọng đầu tư hoạt động chiến lược để tìm kiếm đối tác, sử dụng hiệu quả thời gian đàm phán, biện pháp cải thiện tình hình tài chính của Công ty bằng cách tăng thu giảm chi, nâng cao đồng bộ chất lượng lao động và biện pháp duy trì mối quan hệ với đối tác

Trong phần cuối cùng chương 3, luận văn đã đề xuất một số kiến nghị đối với cơ quản lý của nhà nước để có những cơ chế, chính sách và giải pháp nhằm tạo thuận lợi, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của A&A Commodities

Dịch vụ đại diện thương mại cung cấp xuất khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng và thiết yếu trong thời kì hội nhập kinh tế quốc tế ngày nay Tuy nhiên, trong một thị trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng gay gắt, Công ty cổ phần A&A Commodities cần liên tục theo dõi, phân tích và nghiên cứu các yếu tố liên quan để cải thiện chất lượng dịch vụ, mang đến cho khách hàng được những trải nghiệm hài lòng nhất khi sử dụng dịch vụ của Công ty Như vậy, sẽ giúp Công ty nâng cao được hiệu suất làm việc và tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh của mình

Trong thời gian qua, A&A Commodities đã tận dụng được những điều kiện thuận lợi để phát triển Công ty, đạt được nhiều thành công trong hoạt động đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu các mặt hàng chủ chốt của Công ty như NVL thép, Giấy phế liệu, Thép phế liệu, Mặc dù tình hình thị trường trong và ngoài nước có nhiều biến động tiêu cực nhưng doanh thu của Công ty trong những năm gần đây đã được cải thiện đáng kể, đảm bảo thu nhập cho nhân viên, chế độ phúc lợi tốt Bên cạnh những thành tựu mà A&A Commodities đạt được, Công ty vẫn còn những hạn chế nhất định trong quy trình đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu Chính vì vậy, Công ty cần hoạch định rõ những phương án, chiến lược phù hợp để khắc phục những nhược điểm đó để đẩy mạnh hiệu quả hoạt động cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu trong tương lai

Kết thúc đề tài nghiên cứu, bài Khóa luận đã làm sáng tỏ lý luận cơ bản về đại diện thương mại nói chung và đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu nói riêng thông qua khái niệm, đặc điểm, các vấn đề pháp lý, cơ sở tồn tại, các khâu trong quy trình và các nhân tố ảnh hưởng Luận văn cũng đã đánh giá khách quan được thực trạng hoạt động đại diện thương mại cung cấp dịch vụ xuất khẩu tại Công ty cổ phần A&A Commodities qua việc đánh giá tình hình tài chính trong giai đoạn 2020 - 2022 và kết quả của hoạt động cung ứng dịch vụ xét theo hai phương diện gồm đối tác và mặt hàng

Từ đó đưa ra định hướng của Công ty trong những năm tới, một số giải pháp và kiến nghị góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tình hình hoạt động của Công ty

Thư viện ĐH Thăng Long