Báo cáo bài tập nhóm hành vi tổ chức Đề tài văn hóa của tổ chức

Maxwell từng nói: “Giao tiếp là khả năng kết nối những con người với nhau, khi bạn giao tiếp tốt bạn không chỉ truyền đạt thông tin, mà còn truyền cảm hứng và tạo dựng mối quan hệ vững c

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ



BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM HÀNH VI TỔ CHỨC

Đề tài:

VĂN HÓA CỦA TỔ CHỨC

GVHD : TS Bùi Thị Thu Minh

Lớp : 49K12_31.2

Thành viên nhóm : Trần Khánh Đoan

Nguyễn Thúy Linh

Hồ Lê Thanh Lương

Võ Trịnh Huỳnh Như Trần Nhật Sinh

Trương Quang Thắng Huỳnh Thị Phương Thảo Nguyễn Lê Linh Thảo

Đà Nẵng, ngày 27 tháng 10 năm 2024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Nhà lãnh đạo nổi tiếng John C Maxwell từng nói: “Giao tiếp là khả năng kết nối những con người với nhau, khi bạn giao tiếp tốt bạn không chỉ truyền đạt thông tin, mà còn truyền cảm hứng và tạo dựng mối quan hệ vững chắc.”

Giao tiếp trong tổ chức từ lâu đã được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của mọi hoạt động Trong một thế giới ngày càng phức tạp và thay đổi nhanh chóng, việc thiết lập một hệ thống giao tiếp hiệu quả không chỉ là một lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố sống còn để duy trì sự phát triển bền vững Khi mà các tổ chức không ngừng mở rộng quy mô và đa dạng hóa hoạt động, sự cần thiết phải xây dựng một kênh giao tiếp mạch lạc, minh bạch và hiệu quả trở thành nhiệm vụ hàng đầu Giao tiếp không chỉ là việc truyền đạt thông tin; đó còn là nghệ thuật xây dựng mối quan hệ, tạo dựng lòng tin và khuyến khích

sự hợp tác giữa các thành viên

Một môi trường làm việc lý tưởng là nơi mà sự giao tiếp hiệu quả được đặt lên hàng đầu Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, họ sẽ không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổ chức Sự giao tiếp mở sẽ tạo ra một không gian sáng tạo, nơi các ý tưởng mới được ươm mầm và phát triển Đồng thời, nó cũng giúp tổ chức giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, các phương thức giao tiếp ngày nay không còn giới hạn trong những cuộc họp trực tiếp hay báo cáo giấy; chúng đã mở rộng sang các nền tảng số, từ email cho đến các công cụ giao tiếp trực tuyến, làm thay đổi cách thức mà các thành viên tương tác với nhau

Bài báo cáo này sẽ đi sâu phân tích những khía cạnh đa dạng của giao tiếp trong tổ chức, từ tầm quan trọng của giao tiếp nội bộ, vai trò của lãnh đạo trong việc định hình văn hóa giao tiếp, đến ảnh hưởng của công nghệ hiện đại Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá những rào cản thường gặp trong giao tiếp tổ chức và đưa ra các giải pháp hiệu quả để khắc phục Bên cạnh đó, bài báo cáo cũng sẽ đề xuất những chiến lược xây dựng một môi trường làm việc mà ở đó mọi người cảm thấy được kết nối, truyền cảm hứng và cùng nhau hướng tới mục tiêu chung, cung cấp

những góc nhìn và chiến lược hữu ích cho việc phát triển một môi trường làm việc tích cực, hợp tác và thành công

1 Chức năng của giao tiếp:

1.1 Khái niệm và đặc điểm của giao tiếp

1.1.1 Khái niệm:

Giao tiếp là sự truyền đạt điều muốn nói từ người này sang người khác để đối tượng có thể hiểu những thông điệp được truyền đi

1.1.2 Đặc điểm của giao tiếp:

- Có sự trao đổi hai chiều

- Có ít nhất hai đối tượng tham gia vào quá trình giao tiếp

- Thông tin phải được hai bên hiểu rõ

1.1 Chức năng của giao tiếp:

- Kiểm soát: giao tiếp có thể thực hiện chức năng kiểm soát hành động của

các thành viên theo 1 số cách nhất định ( vd: quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới )

- Tạo động lực: bằng cách giải thích rõ cho các nhân viên cách thức tiến hành

công việc, thông báo kết quả công việc của họ trong một thời điểm nhất định, chỉ cho họ thấy họ cần phải làm gì để nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc từ đó tạo nên động lực

- Bày tỏ cảm xúc: giao tiếp cho phép các thành viên bày tỏ cảm xúc của mình

như thất vọng, mãn nguyện thông qua quá trình giao tiếp diễn ra trong nhóm

- Thu nhận thông tin: giao tiếp cung cấp thông tin mà các cá nhân và các

nhóm cần để đưa ra quyết định

giao tiếp:

Thông điệp được chuyển tải từ người gửi (nguồn phát tin) sang người nhận (đích) Sau đó, thông điệp được mã hóa và chuyển đi theo một kênh nào đó (chính thức hoặc không chính thức) Người nhận sẽ giải mã hay “diễn dịch” thông điệp nhận được Nhưng trước khi thông điệp được nhận, các biểu tượng trong thông điệp phải được dịch ra thành một dạng khác mà người nhận có thể hiểu được gọi là giải

mã thông điệp Trong quá trình giao tiếp có thể xảy ra hiện tượng “nhiễu”, là là các yếu tố làm sai lệch nội dung của thông điệp như tiếng ồn, tâm trạng người giao tiếp, khung cảnh giao tiếp… Cuối cùng là bước phản hồi, đây là khâu kiểm tra xem người nhận có hiểu chúng hay không

3 Hướng giao tiếp

3.1 Giao tiếp từ trên xuống:

Giao tiếp từ trên xuống là quá trình mà thông tin, chỉ thị, hoặc quyết định được truyền đạt từ cấp lãnh đạo đến cấp dưới trong tổ chức

 Hướng giao tiếp này có vai trò quan trọng trong việc:

- Chỉ đạo và điều phối: Lãnh đạo có thể truyền đạt mục tiêu, chiến lược và

chính sách của tổ chức

- Đảm bảo thông tin nhất quán: Giúp mọi thành viên trong tổ chức hiểu rõ

về định hướng và kỳ vọng

- Tạo động lực: Thông qua việc truyền đạt tầm nhìn và giá trị, lãnh đạo có thể

khuyến khích nhân viên phấn đấu đạt được mục tiêu chung

 Điểm còn hạn chế:

- Thiếu sự phản hồi: Hướng giao tiếp này thường chỉ diễn ra theo chiều một

chiều, khiến nhân viên cảm thấy bị áp đặt và thiếu cơ hội để bày tỏ ý kiến của mình

- Nguy cơ thông tin sai lệch: Nếu không được truyền đạt rõ ràng, thông tin có

thể bị hiểu lầm hoặc sai lệch khi đến tay nhân viên

3.2 Giao tiếp từ dưới lên trên:

Giao tiếp từ dưới lên trên cho phép nhân viên cấp dưới truyền đạt ý kiến, phản hồi và thông tin đến cấp quản lý, cấp trên của mình

 Hướng giao tiếp này có vai trò:

- Phản hồi và cải tiến: Nhân viên có thể chia sẻ ý kiến và đề xuất cải tiến quy

trình làm việc

- Thúc đẩy sự tham gia: Giúp nhân viên cảm thấy rằng tiếng nói của họ được

lắng nghe và giá trị, từ đó tăng cường động lực và sự gắn bó với tổ chức

- Nhận diện vấn đề sớm: Thông qua việc chia sẻ thông tin, tổ chức có thể

phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời

 Điểm còn hạn chế:

- Khó khăn trong việc truyền đạt: Đôi khi, nhân viên có thể ngần ngại trong

việc đưa ra ý kiến do sợ bị chỉ trích hoặc không được tiếp nhận

- Thông tin không đồng nhất: Nếu không có một kênh giao tiếp hiệu quả,

thông tin có thể bị sai lệch hoặc không đầy đủ khi truyền đạt lên trên

3.3 Giao tiếp giữa những người ngang hàng trong tổ chức:

Giao tiếp giữa những người ngang hàng diễn ra giữa các nhân viên ở cùng một cấp bậc

 Hướng giao tiếp này có vai trò:

- Chia sẻ thông tin và kiến thức: Nhân viên có thể học hỏi từ nhau và chia sẻ

kinh nghiệm, góp phần nâng cao hiệu quả công việc

- Hỗ trợ và hợp tác: Tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận, giúp giải quyết

vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Xây dựng mối quan hệ: Giao tiếp ngang có thể thúc đẩy sự thân thiết và

lòng tin giữa các đồng nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc tích cực

 Điểm hạn chế:

- Thiếu quyền lực trong quyết định: Giao tiếp ngang có thể thiếu sức ảnh

hưởng nếu không có sự hỗ trợ từ lãnh đạo, dẫn đến việc khó đạt được đồng thuận trong các quyết định quan trọng

- Có thể phát sinh xung đột: Khi nhiều người cùng chia sẻ ý kiến, có thể dẫn

đến mâu thuẫn hoặc bất đồng nếu không có quy trình giải quyết hiệu quả

4 Giao tiếp trong tổ chức:

4.1 Mạng lưới giao tiếp chính thống:

Dưới đây là ba mô hình giao tiếp phổ biến: chuỗi, bánh xe, và tất cả các kênh

4.1.1 Mô hình chuỗi:

Hoạt động như một chuỗi liên kết, trong đó thông tin được truyền từ người này sang người khác theo một thứ tự cụ thể

Ưu điểm: Do thông tin được truyền theo một lộ trình rõ ràng, tính chính xác

cao Nếu một người trong chuỗi không hiểu hoặc không truyền đạt đúng thông tin, điều này sẽ dễ dàng bị phát hiện

Nhược điểm: Tốc độ giao tiếp trung bình, có thể dẫn đến độ trễ trong việc

truyền đạt thông tin, đặc biệt là khi một thành viên trong chuỗi không có mặt hoặc không sẵn sàng chia sẻ thông tin

4.1.2 Mô hình bánh xe:

Trong mô hình bánh xe, một người (thường là người lãnh đạo) giữ vai trò trung tâm và truyền đạt thông tin đến các thành viên khác, trong khi các thành viên này không giao tiếp trực tiếp với nhau

Ưu điểm: Tốc độ giao tiếp nhanh chóng vì thông tin được phân phối từ một

nguồn chính Tính chính xác cũng cao do có ít kênh truyền đạt hơn

Nhược điểm: Sự phụ thuộc vào người trung tâm có thể dẫn đến cảm giác

thiếu thỏa mãn cho các thành viên Nếu người trung tâm không có khả năng truyền đạt hiệu quả, thông tin có thể bị thiếu sót

4.1.3 Mô hình tất cả các kênh:

Mô hình này cho phép tất cả các thành viên trong tổ chức giao tiếp với nhau trực tiếp, không cần thông qua người lãnh đạo hay bất kỳ một kênh nào

Ưu điểm: Tốc độ giao tiếp rất nhanh và các thành viên có thể chia sẻ ý

tưởng và phản hồi ngay lập tức, tăng cường sự thỏa mãn trong công việc và cảm giác thuộc về tập thể

Nhược điểm: Vì có quá nhiều kênh giao tiếp, thông tin có thể trở nên rối

rắm hoặc không chính xác Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc xung đột giữa các thành viên

 Bảng so sánh:

xe Tất cả các kênh Tốc độ Trung bình Nhanh Nhanh

Vai trò người lãnh đạo Trung bình Cao Không

Sự thỏa mãn của các thành

4.2 Tin đồn:

4.2.1 Khái niệm

Tin đồn là thông tin không chính thức, chưa được xác minh, thường được truyền miệng ở trong hay ngoài về tổ chức

4.2.2 Đặc điểm:

- Không bị kiểm soát bởi ban quản trị

- Hầu hết nhân viên nghĩ nó đáng tin và xác thực hơn thông báo chính thức

- Được sử dụng rộng rãi để thỏa mãn sự quan tâm của mọi người

4.2.3 Tác động của tin đồn:

 Tích cực

- Kết nối xã hội: Tin đồn có thể tạo cơ hội cho nhân viên giao tiếp và kết nối,

giúp xây dựng mối quan hệ giữa các đồng nghiệp

- Động lực tham gia: Trong một số trường hợp, tin đồn có thể khuyến khích

nhân viên tham gia vào các cuộc thảo luận và đề xuất ý tưởng mới

 Tiêu cực

- Lo lắng và bất an: Tin đồn có thể gây ra sự hoang mang, lo lắng cho nhân

viên, đặc biệt khi chúng liên quan đến các thay đổi lớn trong tổ chức

- Mất lòng tin: Sự lan truyền tin đồn có thể làm giảm lòng tin giữa các nhân

viên và lãnh đạo, dẫn đến môi trường làm việc tiêu cực

- Giảm hiệu suất: Khi nhân viên bị phân tâm bởi tin đồn, họ có thể mất tập

trung vào công việc, ảnh hưởng đến hiệu suất và sự sáng tạo

4.2.4 Cách giảm hậu quả tiêu cực của tin đồn

- Cung cấp thông tin chính thức

- Giải thích các hành động

- Kiềm chế việc truyền bá của người đưa tin

- Duy trì các kênh giao tiếp mở

5 Giao tiếp điện tử:

Giao tiếp điện tử, hay còn gọi là CMC (Computer Mediated Communication), là bất kỳ hình thức giao tiếp nào giữa con người xảy ra thông qua các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng…

 Các hình thức giao tiếp điện tử phổ biến hiện nay bao gồm:

- Thư điện tử: Email

- Tin nhắn và tin nhắn văn bản: Chat, Messenger, Zalo,

- Phần mềm nối mạng:

- Hội nghị trực tuyến: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams,

 Ưu điểm của giao tiếp điện tử:

- Nhanh chóng và tiện lợi: Truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, không

phụ thuộc vào không gian và thời gian

- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, đi lại, và các chi phí

liên quan khác

- Kết nối toàn cầu: Dễ dàng kết nối với mọi người trên khắp thế giới.

- Tăng cường hiệu quả làm việc: Hỗ trợ làm việc nhóm, chia sẻ tài liệu và

tiến hành các cuộc họp trực tuyến

 Nhược điểm của giao tiếp điện tử:

- Thiếu các tín hiệu phi ngôn ngữ: Khó đánh giá cảm xúc, thái độ của người

giao tiếp

- Dễ bị hiểu lầm: Thiếu các tín hiệu ngữ cảnh, dễ dẫn đến hiểu nhầm ý nghĩa

của thông tin

- Mất tập trung: Dễ bị phân tán bởi các thông báo, tin nhắn khác.

- An toàn thông tin: Nguy cơ rò rỉ thông tin cá nhân, bị tấn công mạng.

 Ứng dụng của giao tiếp điện tử:

- Giáo dục: Học trực tuyến, tương tác với giáo viên và bạn bè

- Làm việc: Làm việc từ xa, họp trực tuyến, quản lý dự án

- Mạng xã hội: Kết nối, chia sẻ thông tin, giải trí

- Marketing: Quảng bá sản phẩm, dịch vụ, xây dựng thương hiệu

- Chính phủ: Cung cấp dịch vụ công trực tuyến, tương tác với công dân

5.1 Thư điện tử:

Thư điện tử (Email) là một công cụ giao tiếp trực tuyến phổ biến, cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn, tài liệu, hình ảnh và các tệp đính kèm khác qua mạng Internet

 Ưu điểm:

- Nhanh chóng và tiện lợi: Bạn có thể gửi và nhận thư điện tử bất cứ lúc nào,

ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối Internet

- Tiết kiệm chi phí: So với thư truyền thống, thư điện tử giúp tiết kiệm rất

nhiều thời gian và chi phí

- Lưu trữ thông tin: Bạn có thể lưu trữ các email quan trọng để tham khảo sau này.

- Gửi nhiều người cùng lúc: Bạn có thể gửi một email cho nhiều người cùng

một lúc

- Đính kèm tệp: Bạn có thể gửi các tệp tin như tài liệu, hình ảnh, video, kèm

theo email

 Những lưu ý khi sử dụng thư điện tử:

- Nên tránh sử dụng biệt ngữ, tiếng lóng

- Sử dụng tiêu đề trang trọng

- Sử dụng địa chỉ thư điện tử chính thức cho bản thân

5.2 Hội nghị trực tuyến:

Hội nghị trực tuyến là một hình thức họp trực tuyến, cho phép nhiều người từ các địa điểm khác nhau tham gia cùng một cuộc họp thông qua các thiết bị có kết nối internet như máy tính, điện thoại, máy tính bảng

 Ưu điểm:

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần phải di chuyển, đặt phòng, giảm

thiểu chi phí đi lại và ăn ở

- Tăng tính linh hoạt: Tham gia cuộc họp bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu có

kết nối internet

- Tăng hiệu quả: Chia sẻ tài liệu, trình bày trực quan, thảo luận trực tiếp giúp

công việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn

- Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu lượng khí thải carbon từ việc di chuyển.

 Nhược điểm:

- Bảo mật thông tin: Nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm nếu không đảm bảo an

toàn cho cuộc họp

- Khó kiểm soát cuộc họp: Việc quản lý cuộc họp trực tuyến đòi hỏi kỹ năng

cao hơn so với cuộc họp trực tiếp, dễ xảy ra tình trạng nhiều người nói cùng lúc hoặc lạc đề

- Kết nối mạng không ổn định: Đường truyền kém, gián đoạn, lag khiến

cuộc họp bị gián đoạn, ảnh hưởng đến chất lượng giao tiếp

6 Nêu những lợi ích và tác hại cụ thể của tin đồn trong kinh doanh, có ví dụ đơn vị điển hình:

 Lợi ích của tin đồn (khi được kiểm soát và sử dụng đúng cách):

- Tăng độ nhận diện thương hiệu: Tin đồn tích cực có thể lan truyền nhanh

chóng, giúp tăng độ nhận diện thương hiệu và tạo sự tò mò của khách hàng

- Tạo hiệu ứng lan truyền: Thông tin thú vị, độc đáo về sản phẩm/dịch vụ có

thể được chia sẻ rộng rãi trên mạng xã hội, tạo hiệu ứng lan truyền mạnh mẽ

- Tạo ra sự mong đợi: Tin đồn về một sản phẩm mới sắp ra mắt có thể tạo ra

sự háo hức và mong đợi từ phía khách hàng

 Ví dụ:

- Apple: Sự kiện ra mắt sản phẩm mới: Trước mỗi sự kiện ra mắt sản phẩm mới của Apple, thường xuất hiện rất nhiều tin đồn về thiết kế, tính năng, và ngày phát hành Những tin đồn này, dù có chính xác hay không, đều tạo ra sự mong đợi lớn từ phía người tiêu dùng, giúp tăng độ phủ sóng và thu hút sự chú ý của truyền thông

- Starbucks: Mở cửa 24/7: Tin đồn về việc Starbucks mở cửa 24/7 tại một số

thị trường lớn đã khiến nhiều người thích thú và tìm đến các cửa hàng để tận hưởng

cà phê vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày Điều này đã góp phần tăng doanh thu

và củng cố vị thế của Starbucks như một thương hiệu cà phê luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng

- Tesla: Công nghệ pin mới: Những tin đồn về việc Tesla phát triển công

nghệ pin mới, có tuổi thọ cao hơn và chi phí sản xuất thấp hơn, đã giúp cổ phiếu của công ty tăng trưởng mạnh mẽ và thu hút sự quan tâm của các nhà đầu tư

 Tác hại của tin đồn:

- Làm tổn hại đến uy tín: Tin đồn tiêu cực có thể làm giảm sút uy tín của

doanh nghiệp, khiến khách hàng mất lòng tin

- Ảnh hưởng đến doanh số: Tin đồn xấu về chất lượng sản phẩm, dịch vụ

kém có thể khiến khách hàng quay lưng và doanh số giảm sút

- Gây hoang mang dư luận: Tin đồn thất thiệt có thể gây hoang mang dư

luận, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và gây thiệt hại về tài chính

Ví dụ: