Học viên đã chủ động xin được học tậpthêm kiến thức thực tiễn tại Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh tại địa chỉ 179đường Nguyễn Duy Trinh, phường Bình Trưng Tây, Thành phố Thủ Đức,
Trang 1SBD: 76 Lớp: CC27.1.B
Công chứng khóa: 27.1 tại: Thành phố Hồ Chí Minh
Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2024
Trang 2HỌC VIỆN TƯ PHÁP
CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập 1 “ Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơcấu, tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng”
Họ và tên: Sinh ngày:
SBD: 76 Lớp: CC27.1.B
Công chứng khóa: 27.1 tại: Thành phố Hồ Chí Minh
Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2024
Trang 3MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 4
NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP 5
PHẦN NỘI DUNG 5
I Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, cơ chế quản lý của Văn phòng Công chứng Nguyễn Đình Thịnh 5
1 Tổng quan về tổ chức 5
2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, cơ chế quản lý 6
2.1 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức 6
2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ chế quản lý 8
2.3 Hoạt động của văn phòng 9
II Các loại dịch vụ của văn phòng 9
III Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh 10
1 Các quyền của Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh 10
2 Các nghĩa vụ của Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh 11
IV Bài học được đúc kết sau quá trình thực tập 13
1 Những kiến thức, kỹ năng sinh viên học được tại tổ chức, đơn vị thực tập 13
2 Nhận xét 13
KẾT LUẬN 15
Tài liệu tham khảo 16
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển, đi kèm với đó là nhu cầu trao đổi, mua bán hàng hóagiữa người với người cũng tăng, dần dần những vật phẩm được dùng để trao đổi, muabán cũng không còn đơn giản là những hàng hóa nhỏ lẻ Vì vậy những vấn đề phátsinh trước và sau những giao dịch cũng xảy ra nhiều hơn Việc tìm kiếm đến một cánhân, tổ chức để làm chứng cho những giao dịch có giá trị lớn để tránh phát sinhnhững tranh chấp không đáng có như một nhu cầu thiết yếu và cần thiết đối với mỗingười.
Để phòng ngừa những tranh chấp xảy ra thì các giao dịch, hợp đồng được thựchiện tại các tổ chức hành nghề công chứng sẽ giúp giảm thiểu tính rủi ro, tranh chấphơn, ngoài ra những hồ sơ văn bản công chứng cũng được lưu giữ đầy đủ và lâu dài sẽbổ trợ cho các cơ quan tố tụng liên quan giải quyết các vấn đề nếu có tranh chấp xảyra.
Việc “học từ gốc đến ngọn” là điều tiên quyết khi muốn tiến hành học tập, nghiêncứu về một lĩnh vực nào đó Sau khi được bước vào giai đoạn học tập đầu tiên củaKhóa đạo tạo nghề Công chứng là nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụvà hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng là học phần mang ý nghĩa “nềnmóng” để tiếp tục nghiên cứu chuyên sâu hơn về lĩnh vực này.
Nhận thức được “học phải đi đôi với hành” cũng như hỗ trợ thêm kiến thức thựctiễn trong quá trình học tập và nghiên cứu Học viên đã chủ động xin được học tậpthêm kiến thức thực tiễn tại Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh tại địa chỉ 179đường Nguyễn Duy Trinh, phường Bình Trưng Tây, Thành phố Thủ Đức, Thành phốHồ Chí Minh theo thông báo về việc thực tập đợt 1 “Thực tập tại các tổ chức hànhnghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động củatổ chức hành nghề công chứng” do Học viện Tư pháp cơ sở Thành phố Hồ Chí Minhđề ra.
Trang 5NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập 1: Thực tập tại các tổ chức hành nghề công chứng để tìm hiểu về cơ cấu
tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.
Văn phòng tọa lạc tại địa chỉ 179 đường Nguyễn Duy Trinh, phường Bình TrưngTây, Thành phố Thủ Đức (quận 2 cũ) là vị trí nằm trên trục đường huyết mạch, nơigiao thoa giữa các con đường lớn quan trọng như đường Đồng Văn Cống, Mai ChíThọ, Nguyễn Thị Định, Võ Chí Công… đặc biệt là tuyến đường cao tốc liên tỉnhTP.Hồ Chí Minh – Long Thành – Dầu Giây Vì được tọa lạc ở một vị trí đắc địa nhưvậy nên văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh là một trong những văn phòng đápứng được hầu hết các nhu cầu công chứng của người dân trong nội thành thành phốThủ Đức, các khu vực trung tâm thành phố và hai tỉnh lân cận một cách thuận tiệnnhất.
Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh có 03 (ba) tầng, có bãi xe rộng rãi ởtrước Văn phòng (ngoài ra có nơi để ô tô phục vụ khách hàng), gồm trang thiết bị hiệnđại và đầy đủ như: bàn ghế làm việc, máy tính, máy photo, máy in, máy lạnh, máyquạt, kính lúp hiển vi và các thiết bị Văn phòng phẩm… nhằm hỗ trợ các hoạt độngcông chứng của phòng nói riêng và người yêu cầu công chứng nói chung
Các hoạt động chính của Văn phòng bao gồm: Công chứng các hợp đồng, giaodịch, bản dịch; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký các giấy tờ, vănbản thuộc thẩm quyền của Văn phòng công chứng theo quy định của Luật công chứng2014… đều có đội ngũ nhân viên có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm, sự chuyên nghiệpvà tận tâm, cùng với các trang thiết bị hiện đại, tiện ích để hỗ trợ Vì vậy đã đáp ứng
HỌC VIỆN TƯ PHÁP
CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊNVÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
Trang 6được kịp thời nhu cầu công chứng, chứng thực cho quý khách hàng nội thành thànhphố Thủ Đức và các quận lân cận.
Tôn chỉ hoạt động của Văn phòng luôn theo 4 giá trị cốt lõi: “Tận tâm - Chuyênnghiệp - An toàn - Hiệu quả”, Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh mang sứ
mệnh cung cấp giải pháp an toàn pháp lý tối ưu, dịch vụ hiệu quả giúp khách hàngngăn ngừa rủi ro tranh chấp, bảo vệ quyền, lợi ích của khách hàng và các bên liênquan Góp phần quan trọng trong việc phục vụ tích cực cho công cuộc cải cách Tưpháp, đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch Từ đó tạo lập môi trườngpháp lý thuận lợi và tin cậy cho các hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại bổ trợcho công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế đất nước trong bối cảnh xã hội hiệnnay.
2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, cơ chế quản lý
2.1 Sơ đồ và cơ cấu tổ chức
Tên tổ chức: Văn phòng công chứng Nguyễn Đình ThịnhSố điện thoại: 028.2234.4446
Số lượng và tình hình nhân sự của Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnhgồm:
˗ Trưởng Văn phòng (công chứng viên hợp danh): 01 (một) người;˗ Phó trưởng Văn phòng: (công chứng viên hợp danh): 01 (một) người;
Trang 7˗ Công chứng viên hợp đồng: 01 (một) người;˗ Thư ký nghiệp vụ: 05 (năm) người;
˗ Hành chính (đóng dấu): 01 (một) người;˗ Kế toán: 01 (một) người;
˗ Văn thư lưu trữ: 01 (một) người;
˗ Phụ trách công nghệ thông tin ( IT ): 01 (một) người; ˗ Bảo vệ_Lao công: 01 (một) người.
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh làTrưởng văn phòng công chứng, Công chứng viên Mai Trọng Bạo Trưởng Văn phòngcông chứng là công chứng viên hợp danh của Văn phòng và đã hành nghề hơn 30 năm.Các công chứng viên của văn phòng bao gồm công chứng viên có nhiều năm kinhnghiệm hoạt động trong lĩnh vực công chứng Đội ngũ nhân viên đều là những ngườitốt nghiệp chuyên ngành về luật hoặc về lĩnh vực chuyên môn theo đúng vị trí côngviệc.
Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh được tổ chức và hoạt động dựa trênquy định của Luật doanh nghiệp 2020 là loại hình Công ty Hợp danh và theo Điều 22của Luật công chứng 2014, cụ thể như sau:
1 Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này vàcác văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợpdanh.
Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên Vănphòng công chứng không có thành viên góp vốn.
2 Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng.Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòngcông chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
3 Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng côngchứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứngviên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danhthỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghềcông chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức vàthuần phong mỹ tục của dân tộc.
4 Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quyđịnh.
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắctự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và cácnguồn thu hợp pháp khác.
5 Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy Văn phòng côngchứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập.
Trang 8Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng côngchứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Từ thực tế trên cho thấy văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh được thànhlập theo đúng quy định của Luật Công chứng 2014, cụ thể:
Theo các khoản 1,2,3,4 và 5 Điều 22 Luật công chứng 2014 thì: Văn phòng côngchứng Nguyễn Đình Thịnh có 02 (hai) thành viên hợp danh và không có thành viêngóp vốn, có địa chỉ cụ thể, có con dấu và tài khoản riêng, con dấu sử dụng không cóhình quốc huy Trưởng Văn phòng là thành viên hợp danh và có hơn 30 năm kinhnghiệm trong hành nghề công chứng Việc đặt tên văn phòng được lấy theo tên củaPhó trưởng Văn phòng là một trong hai công chứng viên hợp danh.
2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ chế quản lý
Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh có cơ chế quản lý và hoạt động thôngqua điều lệ, nội quy của Văn phòng công chứng và đảm bảo các hoạt động của Vănphòng tuân thủ theo quy định của pháp luật Cụ thể như sau:
- Trưởng Văn phòng là người lãnh đạo, điều phối mọi hoạt động của văn phòng,bố trí cơ cấu nhân sự, phân công công việc cho Công chứng viên và nhân viên trongvăn phòng, định hướng và xử lý các trường hợp khó khăn vướng mắt trong công việc,chỉ đạo và định hướng tất cả các hoạt động của văn phòng.
- Phó trưởng Văn phòng: thực hiện các công việc do Trưởng Văn phòng ủy quyềntheo nội bộ của Văn phòng.
- Các Công chứng viên thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ công chứng, hướng dẫnngười yêu cầu công chứng trong các trường hợp cần cung cấp, bổ sung các giấy tờ liênquan cần thiết phục vụ cho hoạt động công chứng Tư vấn, giải thích cho người yêucầu công chứng hiểu rõ, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan, ýnghĩa và hậu quả pháp lý sau khi ký hợp đồng giao dịch Thực hiện công chứng cáchợp đồng giao dịch, hợp đồng di chúc, bản dịch, chữ ký trong giấy tờ văn bản, chứngthực bản sao từ bản chính Giải quyết các vấn đề liên quan trong trường hợp phát hiệnhồ sơ có vấn đề Trình Trưởng văn phòng xem xét trong trường hợp gặp phải hồ sơkhó, phức tạp.
- Thư ký nghiệp vụ: có nhiệm vụ hỗ trợ, giúp việc theo sự phân của công chứngviên: như tiếp nhận hồ sơ, yêu cầu công chứng, soạn thảo văn bản, lời chứng, kiểm tracác giao dịch có nghi vấn, trao đổi với khách hàng để nắm bắt thông tin, cụ thể hóanhu cầu mà khách hàng đang cần Hướng dẫn khách hàng bổ sung hồ sơ trong trườnghợp hồ sơ chưa đủ hoặc chưa đạt yêu cầu Hỗ trợ các công việc khác theo yêu cầuphân công của Trưởng văn phòng, Phó trưởng văn phòng hoặc công chứng viên trựctiếp làm việc.
Trang 9- Hành chính (đóng dấu): quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu của Văn phòng,trực tiếp đóng dấu vào công văn của Văn phòng; đóng dấu vào các hợp đồng, giaodịch, bản sao y và các văn bản chứng thực; thực hiện công việc liên quan đến lưu trữhồ sơ công chứng.
- Văn thư lưu trữ: Có nhiệm vụ nhập dữ liệu hồ sơ lưu của Văn phòng vào máytính và trang thông tin quy định của Sở Tư pháp để bổ sung vào cơ sở dữ liệu côngchứng Cho số công chứng, vào sổ công chứng hợp đồng giao dịch, hoàn tất các thủtục để lưu trữ hồ sơ công chứng theo chế độ lưu trữ do văn phòng quy định.
- Công nghệ thông tin (IT): Có nhiệm vụ về quản trị mạng của Văn phòng, sửachữa các thiết bị điện tử Văn phòng cũng như đảm bảo sự an toàn và duy trì cho nguồnmạng tránh những virus độc hại xâm nhập vào hệ thống máy tính của văn phòng vàlàm rò rỉ thông tin Đảm bảo nguồn điện dự phòng trong trường hợp có sự cố bất khảkháng.
- Các bộ phận khác: Bảo vệ chịu trách nhiệm an ninh của văn phòng, trông giữ vàdắt xe cho khách hàng, hướng dẫn điều phối nơi đậu khi khách hàng đi ô tô Ngoài ra,nhân viên lao công phụ trách nhiệm vụ đảm bảo vệ sinh tại Văn phòng.
2.3 Hoạt động của văn phòng
Thời gian làm việc tại Văn Phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh:
- Thứ hai đến thứ sáu: sáng 07 giờ 30 phút – 11 giờ 30 phút, chiều: 13 giờ - 17giờ;
- Thứ bảy: sáng 07 giờ 30 phút – 11 giờ 30 phút;
- Nghỉ chiều thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ Tết theo quy định chung của pháp luật.- Hotline: 0906.81.4446;
- Email: vpcongchung@nguyendinhthinh.com
II Các loại dịch vụ của văn phòng
Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh chuyên thực hiện công chứng các loạihợp đồng, giao dịch sau:
- Công chứng di chúc và lưu giữ di chúc; Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sửdụng đất; Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền vớiđất; Công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế; Công chứng văn bản thỏa thuậnphân chia di sản thừa kế; Công chứng văn bản từ chối di sản thừa kế; Công chứng hợpđồng tặng cho tài sản;
- Công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch;
- Công chứng bản dịch; Công chứng hợp đồng giao dịch có yếu tố nước ngoài;- Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; Công chứng hợp đồngchuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;
Trang 10- Công chứng hợp đồng mua bán nhà ở; Công chứng hợp đồng thuê tài sản; Côngchứng hợp đồng thế chấp tài sản; Công chứng hợp đồng đặt cọc;
- Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền; Công chứng hợp đồng góp vốn;Công chứng hợp đồng hợp tác kinh doanh; Công chứng hợp đồng mua bán tài sản bánđấu giá;
- Công chứng thỏa thuận tài sản chung, riêng vợ chồng trước, trong và sau thời kỳhôn nhân;
- Chứng thực chữ ký; Chứng thực bản sao từ bản chính;
Bên cạnh đó Văn phòng Công Chứng Nguyễn Đình Thịnh chuyên tư vấn soạn thảohợp đồng; Kiểm tra pháp lý tài sản giao dịch; Công chứng ngoài trụ sở theo quy địnhcủa pháp luật.
Như vậy, Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh phục vụ hầu hết mọi hoạtđộng liên quan đến lĩnh vực công chứng, hỗ trợ pháp lý, đảm bảo tuân theo đúng trìnhtự thủ tục của pháp luật quy định, nhằm hướng dẫn và phục vụ cho người yêu cầu côngchứng những dịch vụ chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất với chi phí và mức giá cũngphù hợp theo quy định của pháp luật.
III Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh
Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh được thành lập và hoạt động theo quyđịnh của Luật Công chứng 2014 Do đó, Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnhđã tuân theo các quy định về các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứngđược quy định tại Điều 32 và Điều 33 Luật công chứng năm 2014, cụ thể:
1 Các quyền của Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh
Theo Điều 32 Luật Công chứng 2014 như sau:
“1 Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tạiđiểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chứcmình.
2 Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
3 Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hànhchính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
4 Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tạiĐiều 62 của Luật này.
5 Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm phápluật khác có liên quan”
Trang 11Thứ nhất, các nhân viên trong văn phòng đều được ký hợp đồng lao động, đảm bảo
quyền và nghĩa vụ hợp pháp của nhân viên theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 LuậtCông chứng năm 2014 và Luật Lao động 2019.
Thứ hai, việc thu phí công chứng, thù lao công chứng của văn phòng được thực
hiện dựa trên Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính Quyđịnh mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phíthẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạtđộng văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; Thông tư số111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ Tài chính Sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính Quy định mứcthu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm địnhtiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động vănphòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; Quyết định số 08/2016/QĐ-UBNDngày 01/02/2016 của UBND TP HCM Về việc quy định mức trần thù lao công chứngtrên địa bàn TP HCM.
Mức thu phí sẽ được đánh giá theo từng loại việc, từng giá trị giao dịch trong hợpđồng, theo đúng quy định của pháp luật Ngoài ra, Văn phòng còn thoả thuận vớingười yêu cầu công chứng để thực hiện việc cung cấp các dịch vụ khác do người yêucầu công chứng có yêu cầu (nếu có)
Thứ ba, để đáp ứng nhu cầu công chứng của tất cả người dân trên địa bàn, văn
phòng còn cung cấp thêm dịch vụ công chứng công chứng ngoài trụ sở, ngoài giờ,ngoài ngày làm việc, xác minh theo yêu cầu và các dịch vụ khác theo quy định củapháp luật tại khoản 3 Điều 32 Luật Công chứng 2014.
Thứ tư, Văn phòng có trang bị và áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công
chứng, kết nối với hệ thống tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng của Sở Tư pháp, giúpviệc khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn Từ đó cũng đảm bảo được “hànhlang an toàn pháp lý” nhằm đảm bảo được tính chính xác cho việc tư vấn giải thíchnhững vướng mắc của khách hàng, đảm bảo quyền lợi cho các bên tham giao dịchtránh rủi ro xảy ra trong giao dịch nói riêng cũng như rủi ro cho Công chứng viên khihành nghề nói chung.
2 Các nghĩa vụ của Văn phòng công chứng Nguyễn Đình Thịnh
Theo Điều 33 Luật Công chứng 2014 như sau:
“1 Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủpháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
2 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.3 Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chínhnhà nước.