Tính cấp thiết của đề tài
Quá trình toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh chóng Đó là xu thế tất yếu khách quan, là quy luật vận động mà mọi quốc gia trong khu vực và trên thế giới đều phải tuân theo Biểu hiện rõ nét nhất của xu thế này là quá trình tự do hóa thương mại trong khu vực và toàn cầu Đây chính là cơ hội để các doanh nghiệp mở rộng thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh và có thêm nhiều lợi nhuận Để có thể tận dụng được cơ hội từ quá trình toàn cầu hóa nền kinh tế, các doanh nghiệp cần nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của mình Đảm bảo chất lượng và số lượng nguyên vật liệu đầu vào là nhân tố không thể thiếu quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để làm được điều này thì một trong những công việc cần thiết của các doanh nghiệp là công tác tổ chức mua hàng Việt Nam là quốc gia đang trong quá trình phát triển, một số nguyên vật liệu sản xuất không có sẵn trong thị trường nội địa mà phải nhập khẩu Vì vậy công tác mua hàng là một công việc rất quan trọng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có nguồn lực tốt phục vụ cho công tác này Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể giảm chi phí, tăng doanh thu, phản ứng linh hoạt trước sự biến động của các nhân tố bên ngoài và nâng cao được năng lực sản xuất của mình
Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam là công ty liên doanh giữa Việt Nam,Nhật Bản và Thái lan được thành lập năm 1996 Lĩnh vực kinh doanh của công ty là sản xuất, lắp ráp các loại đèn ô tô, xe máy Sản phẩm của công ty được cung cấp cho nhiều doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp ô tô, xe máy như Honda, Yamaha, Suzuki,
Toyota và xuất khẩu sang nhiều nước châu Á Trong quá trình sản xuất của công ty, tổ chức mua hàng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguyên vật liệu, tạo điều kiện cho việc sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả Tuy nhiên, công tác tổ chức mua hàng của công ty chưa thực sự hoàn thiện, còn bộc lộ nhiều hạn chế và chưa khai thác tối đa được nguồn lực của mình Vì vậy việc tiến hành nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam” là rất cần thiết để khắc phục những hạn chế trong công tác mua hàng của công ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Tính từ năm 2012 cho đến hiện tại không có công trình nghiên cứu nào về đề tài
“Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam”
Một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài như: Đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty
Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH” - Trịnh Thị Nhuần, K42A2, khoa
Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương mại. Đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex tại Nghệ An” – Thái Bá Điệp, K43A6, khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học
Thương mại Đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần ESA Việt
Nam” - Đinh Hà Giang, K46A5, khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương mại Đề tài “Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty thương mại tài chính Hải Âu” – Đoàn Thị Chi, K41A3, khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương mại
Các đề tài trên đã giúp em hiểu thêm về công tác tổ chức mua hàng của các doanh nghiệp Từ đó đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam.
Mục tiêu nghiên cứu
Các mục tiêu nghiên cứu trong đề tài này bao gồm:
Tóm lược một số lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp và cụ thể là công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam.
Đưa ra một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp phiếu điều tra bảng hỏi
- Mục tiêu: Thu thập các dữ liệu chung nhất có liên quan đến hoạt động mua hàng của công ty.
- Nội dung: Gồm 6 - 8 câu hỏi trong đó có các câu hỏi đóng, câu hỏi mở và kết cấu hỏi đóng mở Các câu hỏi tập trung thu thập các thông tin sơ cấp về tổ chức mua hàng, các nội dung liên quan đến mua hàng, các nhân tố tác động tới việc tổ chức mua hàng Trong đó mỗi câu có từ 3-5 phương án trả lời.
- Đối tượng điều tra: các cán bộ nhân viên trong công ty, những người được phát phiếu bao gồm: trưởng phòng mua hàng, trưởng phòng xuất nhập khẩu, trưởng các bộ phận sản xuất, nhân viên vật tư.
- Mục tiêu: thu thập thêm thông tin còn thiếu mà phiếu điều tra chưa giải quyết được, thu thập các đánh giá nhận xét của các nhà quản trị về công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam.
- Nội dung: Gồm 6-8 câu hỏi, các câu hỏi tập trung làm rõ ảnh hưởng các nhân tố môi trường kinh doanh đến công tác tổ chức mua hàng, các cách thức tiến hành công tác cũng như các biện pháp đã áp dụng nhằm thúc đẩy hiệu quả công tác mua hàng.
- Đối tượng điều tra: ông Nguyễn Minh Sơn – trưởng phòng mua hàng, ông Nguyễn Văn Trung – trưởng bộ phận phát triển kinh doanh, ông Vũ Hồng Phong – trưởng phòng xuất nhập khẩu.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Thu thập các dữ liệu thứ cấp sử dụng các số liệu có được từ các phòng ban trong công ty: phòng mua hàng, phòng kế toán tài chính, phòng mua hàng, phòng xuất nhập khẩu.
5.2 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu
Sử dụng phương pháp này để xử lý kết quả điều tra phỏng vấn
- Phương pháp so sánh: Nhằm xử lý các dữ liệu thứ cấp thu được
Sau khi thu thập được các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, sử dụng các phần mềm ứng dụng như word, excel, spss để thống kê, so sánh, lập biểu đồ, xử lý các dữ liệu và đồng thời sử dụng phương pháp duy vật biện chứng, hệ thống logic để phân tích và đưa ra các nhận định kết luận.
Rút ra các kết luận cần thiết cho đề tài bằng việc tiến hành đánh giá một cách tổng quát nhất các dữ liệu thứ cấp thu được, sau đó tiến hành tổng hợp lại.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng tại doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Các khái niệm có liên quan
Mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét mẫu chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua hàng, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng tiền.
Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại.Tuy nhiên hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng.
(PGS.TS Hoàng Minh Đường và PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc, 2005, Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Lao động xã hội)
Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp.
(TS Dương Hữu Hạnh, 2009, Quản trị doanh nghiệp, NXB Lao động xã hội)
Tổ chức mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành thương lượng và đặt hàng, triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng.
(PGS.TS Lê Quân và PGS.TS Hoàng Văn Hải, 2010, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê)
Nhà cung cấp là các cá nhân hay tổ chức đã, đang và sẽ cung cấp hàng hóa dịch vụ cho doanh nghiệp để nhận lại các khoản tiền hay những điều khoản thỏa thuận khác Như vậy các nhà cung cấp không giao dịch trực tiếp với người tiêu dung cuối cùng, mà họ thông qua các doanh nghiệp thương mại hoặc các cửa hàng đại lý…
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp Đây là quá trình doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp trên tất cả các thị trường, cả trong nước và ngoài nước như: thương hiệu, uy tín, chất lượng giao hàng, chất lượng nguồn hàng, chất lượng dịch vụ… Tìm kiếm nhà cung cấp là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhà cung cấp của mình, đánh giá được khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như khả năng phục vụ của nhà cung cấp Từ đó tạo ra lợi thế trong việc đàm phán cũng như hợp tác lâu dài với họ.
Thương lượng và đặt hàng
- Thương lượng với nhà cung cấp: được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi Đó là một giai đoạn rất quan trọng của quá trình mua hàng Nó quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng
- Đặt hàng: là kết quả của quá trình thương lượng, là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng mua bán (đứng tên người mua và người bán), hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất.
Giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng
- Giao nhận hàng: bao gồm việc thúc giục giao hàng và tổ chức giao nhận hàng thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao hàng Khi giao nhận hàng cần thực hiện cẩn trọng, nghiêm túc các nội dung kiểm tra sau: kiểm tra về chủng loại, mẫu mã hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa, kiểm tra số lượng hàng hóa, kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền mua hàng.
- Thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận được nghi trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán).
Các nội dung lý luận của vấn đề nghiên cứu
1.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp
1.2.1.1 Phân loại nhà cung cấp
Có nhiều cách phân loại nhà cung cấp, trong đó có 3 cách phân loại nhà cung cấp theo các hình thức sau:
Theo giá trị hàng mua:
- Nhà cung cấp chính: là NCC mà giá trị mua được từ đó chiếm tỷ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà DN mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định NCC này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên.
- Nhà cung cấp phụ: Là NCC mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng hóa mua được Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là đối với những nguồn hàng mới.
Theo tính chất quan hệ:
- Nhà cung cấp truyền thống: DN đã có quan hệ mua bán với NCC trước đó, trong một thời gian dài Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau Mức độ rủi ro khi mua hàng tại NCC truyền thống thấp
- Nhà cung cấp mới: DN chưa có hoặc có ít quan hệ thương mại với NCC này,
DN cần nhiều thông tin hơn về NCC để đưa ra quyết định Thông thường DN sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng NCC.
Theo phạm vi địa lý:
- Nhà cung cấp trong nước: Là những NCC có cơ sở văn phòng tại Việt Nam.
DN có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến NCC và việc mua hàng của họ DNTM có khả năng kiểm soát tình hình cung cấp hàng hóa của họ theo các hợp đồng đã kí kết
- Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của DN. Doanh nghiệp có thể kí kết trực tiếp với các DN nước ngoài để nhập hàng hoặc qua trung gian.
1.2.1.2 Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm:
Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp Nguồn này có thể đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp, các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trữ tại doanh nghiệp.
Nguồn thông tin đại chúng: bao gồm các nguồn thông tin từ báo, tạp chí chuyên ngành hay các phương tiện truyền hình, internet,…
Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: như các thư chào hàng, catalog quảng cáo hay trực tiếp từ những người chào hàng (đại diện bán), hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm , hồ sơ dự thầu cung cấp các sản phẩm dịch vụ của các NCC…
1.2.1.3 Lập hồ sơ nhà cung cấp Để lập hồ sơ các NCC, DN tiến hành thu thập được các thông tin về các nhà cung cấp của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành đánh giá, xử lý thông tin về các nhà cung cấp theo các nguyên tắc mà doanh nghiệp đã đề ra Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau:
- Tên hiệu của nhà cung cấp
- Chức năng , nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh
- Phạm vi hoạt động theo thị trường
- Chất lượng sản phẩm dịch vụ
- Uy tín, nhãn hiệu, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ
- Các điều kiện cung cấp sản phẩm, dịch vụ
- Khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp
Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các NCC theo quan điểm đầu tư, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và làm ăn lâu dài với họ Tuy nhiên phải hết sức thận trọng khi thu thập và tìm hiểu thông tin về NCC, nhất là các NCC nước ngoài vì các thông tin về họ rất khó kiểm chứng hoặc phức tạp Trong trường hợp này , đòi hỏi DN ưu tiên mua hàng của những thương hiệu uy tín.
1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp
Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp: Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chuẩn, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
Chất lượng nhà cung cấp: thường thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kì kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ… Chất lượng NCC được đánh giá là một trong những tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn NCC cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo hàng hóa có chất lượng cao.
Thời hạn giao hàng: là thời gian mà NCC giao hàng kể từ khi có đơn đặt hàng từ phía DN Đánh giá NCC qua thời hạn giao hàng thì phải trả lời các câu hỏi như thời gian giao hàng có được đảm bảo không? NCC thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn, nếu sai hẹn thì trách nhiệm của họ là gì ?
Giá thành hàng mua: bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng DN cần căn cứ vào giá thị trường , chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng… nhằm tìm được NCC có giá bán thấp nhất để tạo tối đa lợi nhuận cho DN.
Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: là khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảo đảm tính liên tục cũng như chất lượng của nhà cung cấp hàng hóa, cụ thể bao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc.
Các nhân tố ảnh hưởng
1.3.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp
Mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lược Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình.Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng Quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lý.
Khi doanh nghiệp có chính sách mua hàng đúng đắn và hợp lý, doanh nghiệp sẽ hình thành được phương hướng cho việc thực hiện công tác mua hàng, nhằm tiết kiệm tối đa các chi phí mua hàng, giảm thiểu những lãng phí không cần thiết Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi :
- Mua cái gì? Để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết được nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là người bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có
- Mua khi nào? Xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lý nhất và đúng thời điểm nhất.
- Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần Thông thường doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trường và giá cả.
- Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trường Nếu mua được hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp
- Mua với số lượng bao nhiêu? Doanh nghiệp cần phải tính toán được chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để lên kế hoạch mua sao cho với số lượng hợp lý không thừa cũng không nên thiếu
Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
Là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhưng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp
Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố cơ bản quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động mua hàng kịp thời, đầy đủ thì hoạt động được tiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi Nếu khả năng huy động vốn cho hoạt động mua hàng còn hạn chế, DN có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng
Nhân viên mua hàng: Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con người Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:
Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh, có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm bắt kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng.Chọn được một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.
Nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn.
1.3.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp
Nhà cung cấp Đó là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp Nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng Trong trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:
Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và để tránh bị ép giá
Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của người cung ứng.
Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá Để thắng được đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận đư- ợc mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi Muốn đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng Mua hàng làm sao để đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn có lãi Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp thương mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có nhiều lợi hơn bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn phải tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua được hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác Như vậy mới đảm bảo thắng được các đối thủ cạnh tranh thông qua giá Vì thế nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút được các DN quan tâm đến hàng của mình
Nhu cầu thị trường và khách hàng
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm. Nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng.
Khái quát về công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam (VNS) là một công ty liên doanh kiểu khuôn mẫu của công ty mẹ Stanley Nhật Bản trong tập đoàn Stanley Nhật Bản.
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Tên giao dịch: Vietnam Stanley Electric Co., Ltd.
Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam là Công ty liên doanh nước ngoài được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1669/GP ngày 16-09-1996 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Tổng giám đốc: Ông Shigeo Suzuki
Địa chỉ: Dương Xá – Gia Lâm – Hà Nội.
Các hoạt động của công ty:
Nhập khẩu các nguyên vật liệu, hóa chất, máy móc thiết bị phục vụ việc sản xuất các loại đèn xe máy, ô tô, các linh kiện điện tử khác.
Xuất khẩu các loại đèn chiếu sáng cho xe máy, ô tô, các linh kiện điện tử khác.
Trong quá trình phát triển, công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam luôn tìm cách cải tiến kinh doanh bằng cách cải tiến tối đa tiềm năng của một công ty sản xuất Từ chỗ chủ yếu nhập các chi tiết đèn về lắp ráp thành cụm, đến nay công ty đã tự sản xuất được nhiều chi tiết, nhờ đó đã nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của doanh nghiệp Cụ thể:
Năm 2002: Đưa vào hoạt động phân xưởng sản xuất đèn phản quang.
Năm 2004: Hoàn thành thêm phân xưởng sản xuất bóng đèn.
Năm 2005: Công ty bắt đầu bắt đầu sản xuất ốp đèn xe với phân xưởng mới.
Năm 2007: Hoàn thành thêm phân xưởng sản xuất khuôn.
Năm 2013: Hoàn thành nhà máy sản xuất số 2.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp
Nghiên cứu nhu cầu và khả năng của khách hàng để xây dựng chiến lược để xây dựng chiến lược phát triển công ty, xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về sản xuất, kinh doanh.
Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đã đăng ký.
Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng suất lao động áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến công nghệ chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu của khách hàng, mở rộng thị phần đưa công ty ngày càng phát triển, có uy tín, làm ăn hiệu quả.
Chấp hành pháp luật nhà nước, thực hiện chế độ chính sách về quản lý và sử dụng tiền vốn, vật tư tài sản nguồn lực, hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.
Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các đối tác trong và ngoài nước Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ công nhân viên chức theo pháp luật, chính sách của nhà nước, chăm lo đời sống tạo điều kiện cho người lao động và thực hiện vệ sinh môi trường, thực hiện phân phối theo lao động.
Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam được biểu diễn theo sơ đồ hình 2.1 :
(Nguồn : Phòng hành chính – nhân sự)
GĐ Sản Xuất GĐ Tài chính GĐ Hành Chính
Phòng quản lý chất lượng
Phòng tài chính – kế toán
Phòng hành chính – nhân sựTổng Giám Đốc
Hình 2.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu chức năng là phù hợp với một doanh nghiệp sản xuất Ban giám đốc thông qua các chức năng chuyên môn để điều hành hoạt động của công ty Cơ cấu tổ chức như trên có ưu điểm giúp giảm lãng phí các nguồn lực, thúc đẩy sự chuyên môn hóa, dễ đào tạo và tìm nhà quản trị, không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện Cơ cấu tổ chức của công ty cũng đảm bảo cho các chức năng được thực hiện thông suốt, sự phân chia nhiệm vụ cho từng phòng ban được rõ ràng, tránh sự chồng chéo nhiệm vụ, chất lượng sản phẩm được đảm bảo. Bên cạnh đó nó cũng có nhược điểm là sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn, khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau.
Các phòng ban trong sơ đồ bộ máy tổ chức có chức năng và nhiệm vụ khác nhau:
Phòng hành chính nhân sự
Phụ trách các vấn đề về nhân sự và hành chính; tổ chức thi tuyển cán bộ công nhânviên vào công ty; đào tạo, hướng dẫn nội quy ban đầu cho công nhân viên mới; tổ chức đào tạo, huấn luyện cho cán bộ công nhân viên theo kế hoạch được đào tạo; liên hệ với các cơ quan nhà nước để giải quyết các công việc được giao; lưu trữ những giấy tờ liên quan đến thành lập công ty; lưu hồ sơ của cán bộ công nhân viên.
Phòng xuất nhập khẩu Đảm bảo nhập khẩu nguyên vật liệu, linh kiện, vật tư thiết bị kịp thời cho sản xuất của công ty; xin giấy phép xuất nhập khẩu; tổ chức việc xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, liên hệ hợp đồng vận chuyển hàng hóa.
Quản lý việc bán hàng của công ty; lập kế hoạch quản lý việc bán hàng; giao hàng cho khách hàng, đảm bảo thời gian, chất lượng và tuân thủ quy định giao hàng; quản lý chất lượng sản phẩm và hàng tồn kho đầu ra.
Quản lý việc mua hàng của công ty; đảm bảo nguyên vật liệu, vật tư luôn sẵn sàng phục vụ cho sản xuất của công ty; chịu trách nhiệm về số lượng, chủng loại, chất lượng của nguyên vật liệu; quản lý và đánh giá năng lực của nhà cung cấp Phát hành đơn hàng và đặt hàng.
Phòng kế toán Đề xuất với ban giám đốc về quyết định phù hợp với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng trình độ năng lực chuyên môn; yêu cầu các bộ phận trong doanh nghiệp cung cấp đầy đủ kịp thời các tài liệu cần thiết cho công tác kế toán.
Phòng quản lý chất lượng
Tổ chức kiểm tra, thử nghiệm chất lượng, nguyên liệu và sản phẩm; kiểm soát các thiết bị đo, thiết bị kiểm tra; kiểm soát và lưu hồ sơ về chất lượng sản phẩm, thiết bị, dụng cụ đo, xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn chất lượng.
Các phòng ban sản xuất
Sản xuất theo đúng kế hoạch, theo dõi tình hình hoạt động của các thiết bị trong phân xưởng.
2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
- Sản xuất và lắp ráp các loại đèn và các linh kiện đèn dành cho xe ô tô và xe gắn máy.
+ Xe máy : Honda, Yamaha, Suzuki
- Sản xuất bóng đèn xe máy xuất khẩu và tiêu thụ trong nước
- Sản xuất đèn phản quang xuất khẩu
- Sản xuất giắc cắm đèn ô tô và bảng mạch điện tử
- Sản xuất đèn chiếu sáng đường phố công nghệ LED
Sản phẩm được tiêu thụ tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam giai đoạn 2012 – 2014
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Qua bảng 2.1 ta thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty liên tục tăng từ năm 2012 – 2014 Doanh thu năm 2013 tăng 10,05% so với năm 2012, năm 2014 tăng 11,7% so với năm 2013 Có thể thấy công ty hoạt động khá ổn định và ngày càng phát triển. Lợi nhuận năm 2013 của công ty tăng 15,8% so với năm 2012, năm 2014 tăng 32,4% so với năm 2013 Lợi nhuận của công ty tăng rất lớn trong khi doanh thu qua mỗi năm tăng hơn 10% cho thấy công ty đã giảm được chi phí sản xuất, giảm giá vốn hàng bán do các dây chuyền sản xuất, máy móc của công ty ngày càng hiện đại, năng suất lao động tăng lên Công ty cũng đã xây dựng được quy trình sản xuất chuẩn nên các chi phí quản lý, chi phí gián tiếp không cần thiết đã được loại trừ, năng suất làm việc của người lao động được nâng cao
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam chuyên sản xuất các loại đèn ô tô, xe máy nên các nguyên vật liệu mà công ty tiến hành mua chủ yếu là linh kiện đèn ô tô, xe máy, nhựa hạt, hóa chất, thủy tinh, sơn, dụng cụ phụ tùng thay thế, máy móc Các mặt hàng của công ty được tiến hành mua cả trong nước và nước ngoài Các mặt hàng nhập khẩu từ nước ngoài của công ty là những mặt hàng mà trong nước chưa thể sản xuất hoặc sản xuất với giá thành cao, chưa đáp ứng được tiêu chuẩn của công ty
2.2.1 Thực trạng công tác tìm kiếm nhà cung cấp
- Phân loại nhà cung cấp
Nhà cung cấp của NVS gồm cả trong nước và ở các nước như Nhật Bản, Thái Lan, Trung Quốc, Indonesia Trong công tác tổ chức mua hàng của mình, VNS đã tiến hành phân loại NCC theo giá trị hàng mua Nhà cung cấp của công ty bao gồm các nhà cung cấp chính và các nhà cung cấp phụ Nhà cung cấp chính của công ty là các NCC Nhật Bản và các NCC Thái Lan Nhà cung cấp phụ của VNS là các nhà cung cấp của Trung Quốc, Indonesia, Việt Nam Giá trị hàng mua của công ty được thể hiện cụ thể trong bảng 2.2.
Bảng 2.2: Giá trị hàng mua theo nhà cung cấp Đơn vị: Triệu đồng
STT Tên nhà cung cấp 2012 2013 2014 2013/2012
15 Các nhà cung cấp khác
Từ bảng 2.2 ta thấy được giá trị hàng mua của VNS có xu hướng tăng lên từ năm
2012 đến năm 2014 Trong đó giá trị hàng mua từ các nhà cung cấp trong nước có tăng nhiều nhất Điều này cho thấy công ty đang ngày càng chú trọng đến các nhà cung cấp trong nước để có được nguồn nguyên liệu nhanh nhất và giảm được chi phí vận chuyển, từ đó giảm được chi phí sản xuất Các nhà cung cấp Nhật Bản có vị trí quan trọng trong hệ thống các nhà cung cấp của công ty Giá trị hàng mua của VNS từ các công ty Nhật Bản có giá trị lớn nhất bởi VNS nhập lượng nguyên vật liệu rất lớn từ công ty mẹ Stanley Nhật Bản và sản phẩm của các nhà cung cấp Nhật Bản có giá thành hợp lý, chất lượng đạt tiêu chuẩn Tổng giá trị hàng mua năm 2013 tăng 12,7% so với năm 2012 do công ty cần mua thêm nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của nhà máy số 2 Năm 2014, tổng giá trị hàng mua chỉ tăng 3,3% so với năm
2013 vì hoạt động của công ty đã ổn định và có xu hướng phát triển.
- Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
Nguồn thông tin tìm kiếm NCC của VNS bao gồm các nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp, nguồn thông tin đại chúng và nguồn thông tin từ phía các NCC
Bảng 2.3: Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
STT Nguồn thông tin Số phiếu chọn Tỷ lệ
1 Các mối quan hệ với các chi nhánh khác trong tập đoàn
2 Hồ sơ của các NCC được lưu trữ tại công ty 12 24
3 Các thư chào hàng của NCC 8 16
4 Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm 4 8
5 Hồ sơ dự thầu của NCC 3 6
6 Báo, tạp chí, truyền hình, internet… 2 4
7 Qua người quen giới thiệu 2 4
8 Đại diện NCC đi giới thiệu sản phẩm 4 8
(Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát)
Qua bảng 2.3 ta thấy nguồn thông tin tìm kiếm chủ yếu của công ty là các mối quan hệ với các chi nhánh trong tập đoàn Stanley và các hồ sơ được lưu trữ tại công ty bởi công ty được xây dựng dựa trên mối liên kết với tập đoàn Stanley và có mối quan hệ làm ăn lâu dài với một số nhà cung cấp Việc tìm kiếm thông tin qua người quen giới thiệu, qua hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm hay qua các phương tiện thông tin đại chúng được lựa chọn rất ít Vì vậy công tác tổ chức mua hàng của công ty không gặp quá nhiều khó khăn.
- Lập hồ sơ các nhà cung cấp
Các sản phẩm mà VNS tiến hành mua chủ yếu nhập khẩu từ nước ngoài nên việc tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp thực sự không dễ dàng Nguồn thông tin sử dụng để lập hồ sơ các nhà cung cấp phải dựa vào nguồn thông tin đáng tin cậy và có sự tìm hiểu kỹ lưỡng Việc làm này nhằm giúp công ty tránh bị lừa đảo bởi những công ty nước ngoài, tránh được những phiền phức không đáng có bởi ở thị trường nước ngoài, trong môi trường luật pháp nước ngoài nếu xảy ra kiện tụng chúng ta sẽ gặp nhiều bất lợi Do đó việc lập hồ sơ nhà cung cấp chủ yếu dựa trên sự hỗ trợ của tập đoàn Stanley và mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững với nhà cung cấp Việc lập hồ sơ các nhà cung cấp như vậy giúp công ty tìm được những nhà cung cấp đáng tin cậy Tuy nhiên, công ty chưa thể tìm kiếm được các nhà cung cấp có giá cả hợp lý nhất và điều kiện tốt nhất.
2.2.2 Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp
Các nhân tố môi trường kinh doanh có ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổ chức mua hàng Sự ảnh hưởng của các nhân tố môi trường bên trong và bên ngoài đến công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam được thể hiện trong bảng 2.4.
Bảng 2.4: Nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty TNHH Điện
Nhân tố ảnh hưởng Số phiếu chọn Tỷ lệ
Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
1 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty 50 100
3 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật 21 42
4 Khả năng tài chính của công ty 40 80
5 Nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng 10 20
Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
(Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát)
Từ bảng 2.4 ta thấy các nhân tố như mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty, chính sách mua hàng là những nhân tố bên trong có ảnh hưởng lớn nhất tới công tác tổ chức mua hàng Nhân tố bên ngoài có ảnh hưởng lớn nhất đến công tác tổ chức mua hàng của VNS là nhà cung cấp.
Dựa trên những nhân tố bên trong ảnh hưởng tới hoạt động mua hàng của công ty như mục tiêu chiến lược kinh doanh, chính sách mua hàng, nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng… và những nhân tố bên ngoài như khách hàng, đối thủ cạnh tranh…, VNS đã xây dựng cho mình những tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp để lựa chọn được những nhà cung cấp phù hợp nhất Việc lựa chọn nhà cung cấp phải phù hợp với mục tiêu chiến lược kinh doanh, chính sách mua hàng,… của công ty.
Dưới đây là bảng thông tin điều tra về các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam.
Bảng 2.5: Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
STT Tiêu thức đánh giá Số phiếu chọn Tỷ lệ (%)
6 Sự phản hồi đối với sự cố phát sinh
7 Khả năng kỹ thuật của NCC 2 4
8 Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu công ty
(Nguồn: Kết quả điều tra khảo sát)
Từ bảng 2.5 ta thấy chất lượng sản phẩm là tiêu thức quan trọng nhất để lựa chọn nhà cung cấp theo ý kiến của những người được điều tra, chiếm 48% Sản phẩm công ty tiến hành mua chủ yếu là nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất để cung cấp cho các hãng sản xuất xe máy, ô tô hàng đầu nên yêu cầu về chất lượng sản phẩm rất nghiêm ngặt Yếu tố giá bán hay thời hạn giao hàng cũng rất quan trọng Nó ảnh hưởng tới chi phí sản xuất và việc đáp ứng đủ nguồn nguyên liệu phục vụ sản xuất, tránh làm gián đoạn hoạt động sản xuất
Việc lựa chọn nhà cung cấp của công ty chủ yếu dựa vào mối liên kết giữa công ty với công ty mẹ Stanley Nhật Bản và các chi nhánh trong tập đoàn như Stanley Thái Lan Bên cạnh đó, công ty cũng dựa vào mối quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp chính
Phòng mua hàng thực hiện lựa chọn NCC theo nguyên tắc mua của nhiều nhà cung cấp và tiến hành các bước đánh giá theo quy định dưới sự quản lý của trưởng phòng mua hàng Tuy nhiên, công ty chủ yếu mua hàng của các nhà cung cấp lâu dài, không chú trọng phát triển NCC mới khiến cơ hội mua được nguyên vật liệu sản xuất với giá thành thấp, chất lượng tốt giảm Khi đã lựa chọn được NCC phù hợp, công ty tiến hành thương lượng, đàm phán với NCC để mua được hàng hóa tốt.
Như vậy công ty đã thực hiện khá tốt việc lựa chọn nhà cung cấp trên nguyên tắc mua của nhiều nhà cung cấp Bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại trong công tác này như không chú trọng phát triển nhà cung cấp mới Vì vậy việc phát triển nhà cung cấp mới là cần thiết để công ty có được cơ hội mới, giảm sức ép về giá cả cũng như nhiều thỏa thuận khác từ những nhà cung cấp cũ.
2.2.3 Thực trạng công tác thương lượng và đặt hàng
Thương lượng là giai đoạn quan trọng của quá trình mua hàng Kết quả của quá trình thương lượng và đặt hàng có liên quan trực tiếp đến lợi ích của VNS Việc thương lượng của công ty được tiến hành thông qua các hình thức thương lượng trực tiếp, qua điện thoại và qua thư tín
Bảng 2.6: Số hợp đồng mua hàng được thực hiện thông qua các phương thức thương lượng giai đoạn 2012 – 2014
Năm Thương lượng qua thư tín
Thương lượng qua điện thoại
Theo bảng 2.6, hình thức thương lượng chính của VNS là thương lượng qua thư tín và qua điện thoại Hai hình thức này luôn chiếm trên 90% tổng số hợp đồng Ông Nguyễn Minh Sơn – trưởng phòng mua hàng của VNS cho biết: Công ty sử dụng chủ yếu hình thức thương lượng qua điện thoại và thư tín bởi hai hình thức này có nhiều ưu điểm Với thương lượng bằng thư tín, công ty có thể tiết kiệm thời gian và chi phí Mặt khác, hình thức này tạo điều kiện cho các công ty và đối tác có thời gian để cân nhắc suy nghĩ trước khi đưa ra quyết định Đối tác của công ty VNS ở các quốc gia khác nhau nên với hình thức giao dịch này, công ty có thể tiến hành thương lượng cùng một lúc với nhiều đối tác tại nhiều nước khác nhau Hơn nữa, các mặt hàng mà VNS tiến hành mua là các linh kiện điện tử, máy móc, hóa chất, nhựa Đây là những mặt hàng đòi hỏi độ chính xác cao, khắt khe về chất lượng nên thương lượng qua thư tín sẽ đảm bảo được các điều kiện trên Còn với hình thức thương lượng qua điện thoại tiết kiệm được rất nhiều thời gian Vì vậy công ty có thể tiến hành mua nguyên liệu trong thời gian ngắn, đáp ứng ngay cho nhu cầu sản xuất Hình thức này thường dễ đi đến thống nhất giữa các bên.
Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân
Trong giai đoạn 2012 – 2014, hoạt động mua hàng của VNS diễn ra liên tục và tuần tự Trung bình trong giai đoạn này, công ty kí khoảng 328 hợp đồng mua hàng, nghĩa là mỗi tháng công ty thực hiện tới khoảng 27 hợp đồng Điều này cho thấy hoạt động tổ chức mua hàng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất của công ty. Công ty đã thực hiện đầy đủ 4 bước trong quy trình tổ chức thực hiện mua hàng, đó là: Tìm kiếm NCC; Lựa chọn NCC; Thương lượng và đặt hàng; Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng Nhờ việc thực hiện đúng quy trình đã giúp cho hoạt động mua hàng diễn ra suôn sẻ, đồng thời kiểm tra, kiểm soát được hoạt động, nhanh chóng tìm ra lỗi và khắc phục để quá trình tổ chức mua hàng không bị đình trệ, không ảnh hướng xấu tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Trong giai đoạn 2012 – 2014, công ty đã tiến hành nghiên cứu thị trường trên 3 khía cạnh: Thị trường cung các mặt hàng nguyên vật liệu; Nhu cầu các sản phẩm đầu ra của công ty; Nghiên cứu đối tác Hoạt động nghiên cứu thị trường này đã có vai trò cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty, là cơ sở định hướng cho hoạt động tổ chức thực hiện mua hàng Nhờ việc nghiên cứu thị trường, công ty đã chọn được các thị trường, các nhà cung cấp tin cậy, tính toán gần chính xác khối lượng nguyên vật liệu cần mua. Để phục vụ cho sản xuất, công ty VNS đã tổ chức thực hiện mua các mặt hàng nguyên vật liệu là: linh kiện đèn ô tô, xe máy, hạt nhựa, thủy tinh, hóa chất, dụng cụ, máy móc Những mặt hàng này được tiến hành mua theo tỷ lệ nhất định chứng tỏ các loại nguyên vật liệu này đã đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty.
2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân
Công ty còn phụ thuộc nhiều vào công ty mẹ Stanley Nhật Bản dẫn đến quá trình nghiên cứu thị trường lựa chọn đối tác còn mang tính chủ quan, theo định hướng của tập đoàn Do đó, hiệu quả của công tác nghiên cứu thị trường chưa cao, thị trường mua hàng chỉ bó hẹp trong các mối quan hệ với công ty mẹ Mặt khác, công ty VNS còn chưa có phòng Marketing chuyên trách làm công tác nghiên cứu thị trường nên công tác này thường do phòng Bán hàng hay Mua hàng kiêm nhiệm
Thị trường mua nguyên vật liệu của công ty chưa đa dạng Trong giai đoạn 2012– 2014, thị trường của VNS bó hẹp ở Nhật Bản – nơi đặt trụ sở của công ty mẹ và Thái
Lan – nơi đặt chi nhánh một công ty con của tập đoàn Stanley Tuy thị trường trong nước còn nhiều hạn chế, chưa thể đáp ứng nhu cầu mua nguyên vật liệu của công ty nhưng công ty hoàn toàn có thể nhập khẩu ở nhiều thị trường khác Việc chỉ tập trung ở hai thị trường trên làm công ty bị phụ thuộc vào họ Nếu xảy ra biến động sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới công tác mua hàng cũng như hoạt động sản xuất.
Chất lượng nhân lực làm công tác mua hàng và công tác nhập khẩu của VNS chưa cao Trình độ ngoại ngữ và hiểu biết văn hóa kinh doanh quốc tế còn hạn chế khiến công ty gặp khó khăn trong các cuộc đàm phán trực tiếp mà đây thường là đàm phán các hợp đồng lớn.
Trong nhiều hợp đồng, do uy tín và vị thế của VNS chưa lớn nên công ty không có được vị trí chủ động, dẫn đến một số điều khoản bất lợi cho công ty Đặc biệt với các hợp đồng nhập khẩu từ công ty mẹ, VNS gần như không thể quyết định các điểm mấu chốt của hợp đồng như giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán.
VNS đã thực hiện một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức mua hàng trong giai đoạn 2012 – 2014 Tuy nhiên, các biện pháp này còn mang tính ngắn hạn, tức thời, chưa thể là giải pháp lâu dài để khắc phục các bất cập, tồn tại.
Khi tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty thường hay mắc sai sót ở bước làm thủ tục hải quan và mở thư tín dụng Với những lỗi sai trong L/C, công ty không những bị phạt tiền mà còn làm chậm tiến độ hoạt động mua hàng, ảnh hưởng đến hoat động sản xuất
Với những hạn chế và nguyên nhân trên, công ty cần có những giải pháp phù hợp để hoàn thiện hơn công tác tổ chức mua hàng của công ty.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN STANLEY VIỆT NAM 31 3.1 Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam trong thời gian tới
Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam trong thời gian tới
VNS đã đặt ra mục tiêu phát triển cho thời kỳ 2015 – 2017:
- Tích cực sản xuất, tăng doanh thu hàng năm của công ty từ 10% – 12%.
- Mở rộng thị trường nhà cung cấp sang các quốc gia khác chứ không chỉ tập trung vào Nhật Bản, Thái Lan.
- Hàng năm, tổ chức các khóa đào tạo nâng cao khả năng chuyên môn nghiệp vụ cho 5% tổng số nhân viên.
- Duy trì hệ thống chất lượng hoạt động thực hiện hiệu quả theo ISO 9002.
- Nhập thêm dây chuyền sản xuất bóng đèn để mở rộng sản xuất.
Phương hướng hoạt động của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Để thực hiện được các mục tiêu trong thời gian tới, VNS đã đề ra những phương hướng cụ thể như sau:
- Tiếp tục duy trì và phát triển hoạt động mua hàng nhằm đảm bảo cung cấp đúng, đủ, kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua các chương trình đào tạo.
- Mở rộng thị trường, tìm kiếm đối tác mới nhằm đa dạng hóa đối tác, tránh phụ thuộc vào các đối tác lớn.
- Nắm bắt cơ hội, tận dụng tối đa điểm mạnh của công ty để nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng.
3.2 Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp các loại đèn ô tô, xe máy, công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam đã xác định cho mình những phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh rõ ràng Hoạt động mua hàng có vai trò quan trọng trong việc quyết định chất lượng nguyên vật liệu đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, giúp hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn Công ty đã nỗ lực phấn đấu và đề ra mục tiêu trong công tác tổ chức mua hàng để đạt được hiệu quả cao nhất Để công tác tổ chức mua hàng được hoàn thiện hơn, công ty cần thực hiện:
Xác định rõ nhu cầu mua hàng của công ty một cách đầy đủ, liên tục nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo cho hoạt động này không bị gián đoạn.
Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp mới để có thêm nhiều cơ hội mua được nguyên vật liệu có chất lượng với giá cả hợp lý và tránh những rủi ro có thể xảy ra VNS cần thực hiện tốt các nguyên tắc mua hàng mà công ty đã đề ra.
Chủ động trao đổi thông tin với nhà cung cấp và khách hàng để có sự cải tiến, học hỏi trong việc thiết kế sản phẩm, giúp công ty sản xuất được những sản phẩm có mẫu mã đẹp hơn, chất lượng tốt hơn.
Tạo mối quan hệ mật thiết giữa các phòng ban trong công ty để tạo môi trường làm việc thoải mái, gắn kết cho các nhân viên làm việc trong công ty Điều này giúp họ làm việc say mê, hiệu quả hơn.
Đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực nói chung và nguồn nhân lực phục vụ công tác mua hàng nói riêng để công tác tổ chức mua hàng có hiệu quả tốt nhất.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công
ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
3.3.1 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam
Trên cơ sở nghiên cứu công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam, em nhận thấy công ty có không ít nhược điểm trong hoạt động của mình Để khắc phục những nhược điểm này trên cơ sở các nguyên nhân đã nêu ra trong chương 2, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam.
3.3.1.1 Cải thiện hoạt động nghiên cứu thị trường, thành lập phòng Marketing
Công ty cần thành lập phòng Marketing chuyên trách công tác nghiên cứu thị trường Việc lựa chọn thị trường và đối tác hiện nay thường dựa vào các tiêu thức mà công ty đã đề ra Tuy nhiên, các tiêu thức này còn quá ít và không đánh giá hết được khả năng cũng như vai trò của mỗi đối tác Vì vậy, công ty nên nghiên cứu và lựa chọn ra những tiêu thức mới, có khả năng đánh giá được chính xác hơn để công ty đánh giá và lựa chọn được các đối tác một cách hiệu quả hơn
Hiện nay, các nguồn hàng của công ty chủ yếu do các nhà cung cấp chính có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty cung cấp Việc quan hệ tốt với với các nhà cung cấp chính giúp công ty có sự yên tâm về chất lượng hàng hóa, thời hạn giao hàng.Hàng hóa của công ty đòi hỏi có chất lượng cao vì đó là các mặt hàng điện tử và cung cấp cho các hãng lớn, có uy tín Thời hạn giao hàng của đối tác cũng ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất của công ty Hàng hóa giao đến chậm sẽ làm gián đoạn hoạt động sản xuất Các nhà cung cấp chính thường đảm bảo tốt về thời hạn giao hàng và chất lượng hàng hóa Tuy nhiên công ty cũng không nên cứng nhắc trong việc này Công ty cần tìm cho mình những nhà cung cấp mới Để có được cơ hội mới tốt hơn, mua được hàng hóa tốt với chi phí thấp hơn, công ty cần tiến hành nghiên cứu, tìm kiếm nhà cung cấp và chấp nhận rủi ro Các nhà cung cấp muốn có hợp đồng lâu dài với công ty sẽ đưa ra những ưu đãi lớn và có thể sẽ có giá cả thấp hơn so với các nhà cung cấp hiện tại Để công tác mua hàng được hiệu quả hơn, việc thành lập phòng Marketing là rất cần thiết.
3.3.1.2 Giải pháp về cải thiện hiệu quả công tác thương lượng – kí kết hợp đồng mua hàng
Công ty không có được vị trí chủ động, dẫn đến một số điều khoản bất lợi cho công ty Đặc biệt, với các hợp đồng nhập khẩu từ công ty mẹ, công ty gần như không thể quyết định các điểm mấu chốt của hợp đồng như giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán…
Công ty cần tạo dựng uy tín của trên thị trường thông qua mở rộng số lượng đối tác, tích cực tham gia các hội chợ, triển lãm nguyên vật liệu Trong quá trình thương lượng, công ty cần phải thực hiện nguyên tắc luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp Ngoài ra, để tránh bị tạo áp lực khi đàm phán, công ty cũng nên có sự thỏa thuận trước với công ty mẹ.
Người thực hiện việc thương lượng cho công ty cũng cần phải là những người linh hoạt, khéo léo, có kinh nghiệm, am hiểu về sản phẩm và có trình độ chuyên môn để xử lý những điều khoản phát sinh một cách tốt nhất, có lợi cho công ty nhất.
Quá trình đặt hàng, ký kết hợp đồng cần được thực hiện theo đúng kế hoạch.Trước khi đặt hàng, công ty cần xác định rõ chủng loại, mẫu mã, chất lượng để tránh nhầm lẫn trong việc ký hợp đồng và giao hàng Công ty cũng cần cử người có trình độ ngoại ngữ tốt, am hiểu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu để thực hiện ký kết hợp đồng để tránh các điều khoản bất lợi cho công ty.
3.3.1.3 Giải pháp tăng cường chất lượng nguồn nhân lực làm công tác mua hàng, nhập khẩu hàng hóa
Hoạt động mua hàng, nhập khẩu hàng hóa là một công việc hết sức phức tạp, đòi hỏi cán bộ thực hiện công việc này phải có trình độ cao, nắm bắt và xử lý nhanh chóng cũng như nhạy bén trước các thay đổi của thị trường Mặt khác đặc trưng của hoạt động nhập khẩu hàng hóa là làm việc với đối tác nước ngoài, do đó cán bộ thực hiện công việc này còn phải là người có trình độ ngoại ngữ, khả năng giao tiếp tốt.
Công ty nên tổ chức thêm các khóa đào tạo, học tập kinh nghiệm tại nước ngoài cho các cán bộ chủ chốt, cán bộ quản lý Ngoài ra, công ty cần có chế độ ưu tiên về thời gian làm việc, hỗ trợ học phí cho cán bộ đi học Mặt khác, với những nhân viên trẻ cần tạo thêm điều kiện cho họ có cơ hội được cọ sát thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy các ưu điểm và khả năng đã được đào tạo.
Mỗi nghiệp vụ đều có những yêu cầu nhất định về chuyên môn Do đó, công ty cần có các cuộc sát hạch, thường xuyên kiểm tra trình độ để tiến tới phân bổ cán bộ vào những công việc chuyên môn phù hợp với khả năng của họ nhằm phát huy được hiệu quả cao nhất và khiến cho họ có động lực hơn trong công việc và luôn có ý thức học tập nâng cao trình độ của bản thân. Để thúc đẩy cán bộ nhân viên trau dồi kiến thức ngoại ngữ, công ty nên đưa ra chính sách hỗ trợ ngôn ngữ cao hơn, tính vào lương hàng tháng Như hiện nay mức hỗ trợ 2 triệu VNĐ cho cán bộ có điểm TOEIC trên 800 hoặc N2 tiếng Nhật, 1 triệu VNĐ cho cán bộ có điểm TOEIC trên 700 hoặc N3 tiếng Nhật vẫn còn thấp. Đây là một giải pháp hoàn thiện bền vững hoạt động mua hàng vì mọi hoạt động trong nghiệp vụ mua hàng được thực hiện hiệu quả hay không đều do nghiệp vụ của các cán bộ Nếu họ có nghiệp vụ vững, chắc chắn sẽ tác động tích cực tới hoạt động mua hàng.
3.3.1.4 Giải pháp cải thiện công tác thanh toán tiền hàng
Công ty phần lớn mua hàng của các đối tác nước ngoài nên việc thanh toán tiền hàng là rất quan trọng Nếu xảy ra sai sót sẽ gây ra tranh chấp, ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa hai bên Công ty thường mắc lỗi sai trong L/C Với mỗi lỗi sai, công ty không những bị phạt tiền mà việc khai báo sai còn có thể làm chậm tiến độ của quá trình nhập khẩu nguyên vật liệu, ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất Vì vậy khi thanh toán bằng L/
Công ty nên mở L/C tại ngân hàng của Việt Nam vì nếu chọn ngân hàng nước ngoài để mở L/C, công ty sẽ phải ứng tiền trước, phải trả phí mở L/C bằng ngoại tệ gây đọng vốn ở nước ngoài Bên cạnh đó, khi gặp sai sót thì sẽ dễ dàng hơn trong việc xử lý, khắc phục.
Ngoài ra, trong một số hợp đồng có giá trị lớn, công ty gặp khó khăn về mua bán, chuyển đổi ngoại tệ dẫn đến thanh toán chậm và bị phạt hợp đồng Vì vậy công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên nâng cao khả năng nghiệp vụ của mình.
3.3.1.5 Giải pháp về công tác đánh giá, đưa ra tầm nhìn cho hoạt động mua hàng, nhập khẩu nguyên vật liệu
Lượng hàng hóa mà công ty cần cho sản xuất mỗi năm là khác nhau Vì vậy trước mỗi năm, công ty cần đưa ra kế hoạch mua hàng cụ thể, tính toán các rủi ro, các yếu tố bất ngờ để tránh tình trạng phản ứng không kịp, làm chậm tiến độ mua hàng, nhập khẩu nguyên vật liệu.
3.3.2 Kiến nghị với Nhà nước và ban ngành liên quan
3.3.2.1 Kiến nghị về cải cách thủ tục hành chính, hải quan và chính sách thuế.
Thuế là một công cụ quan trọng đóng góp vào nguồn ngân sách nhà nước và một trong số đó là thuế nhập khẩu Không những thế, thuế nhập khẩu còn là một công cụ để bảo vệ nền sản xuất trong nước Tuy nhiên, chính sách nhập khẩu ở Việt Nam hiện nay vẫn còn nhiều bất cập trong việc tính thuế Để khắc phục những bất cập này, nhà nước cần có quy định cụ thể chính xác tên hàng, mức thuế… để công ty khai báo hải quan và tính thuế Hơn nữa, chính sách thuế cần được quy định minh bạch, có lộ trình cụ thể, rõ ràng, tránh tình trạng tăng thuế trong thời gian quá ngắn làm các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và VNS nói riêng không kịp thích nghi. Để sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, công ty cần phải đầu tư máy móc hiện đại, nguyên vật liệu tốt từ các nước tiên tiến Tuy nhiên, công ty nhập khẩu máy móc, nguyên vật liệu với giá thành cao thì sản phẩm sản xuất ra sẽ có giá thành cao Nhà nước và các ban ngành liên quan cần đưa ra những chính sách để giảm thuế nhập khẩu cho máy móc, nguyên vật liệu của các doanh nghiệp.
