Quản lý mua hàng của công ty tnhh điện stanley việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIỆN STANLEY VIỆT NAM SINH VIÊN : ĐINH CÔNG PHÚ MÃ SINH VIÊN : A35179 CHUYÊN NGÀNH : LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG HÀ NỘI – 2023 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIỆN STANLEY VIỆT NAM Giáo viên hướng dẫn : TS Trần Đình Tồn Sinh viên : Đinh Công Phú Mã sinh viên : A35179 Chuyên ngành : Logistics quản lý chuỗi cung ứng HÀ NỘI – 2023 Thư viện ĐH Thăng Long LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập Công ty TNHH điện Stanley Việt Nam, em học hỏi trải nghiệm thực tế nhiều hoạt động mua hàng, quy trình sau mua hàng, bao gồm kiểm hàng, nhập hàng sản xuất nhà máy Do đó, em có thêm kinh nghiệm thực tế chuyên ngành Logistics quản lý chuỗi cung ứng, trải nghiệm quý giá để em thực tốt cơng việc thời gian tới Để có kiến thức trải nghiệm trình thực tập Em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu trường Đại học Thăng Long Và đặc biệt thầy cô giáo chuyên ngành Logistics Quản lý Chuỗi cung ứng – người trang bị cho em kiến thức chuyên môn quý báu chuyên ngành, làm hành trang đầu đời cho em bước vào công việc sau Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Trần Đình Tồn, người tận tình hướng dẫn, bảo em suốt quãng thời gian làm khóa luận để em hồn thành khóa luận tốt nghiệp khả tốt Em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám đốc, phịng mua hàng, anh chị Công ty TNHH điện Stanley Việt Nam quan tâm, hướng dẫn, giúp đỡ em nhiệt tình gần tháng thực tập vừa Đặc biệt anh Vũ Thành Sơn, giám đốc mua hàng Stanley, hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em quãng thời gian em thực tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Đinh Công Phú LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tài liệu, số liệu sử dụng khóa luận thật, kết nghiên cứu trình bày khóa luận sản phẩm tơi, khơng chép, copy người khác, nội dung trích dẫn ghi đầy đủ thông tin nguồn, tuân thủ qui định Luật quyền Tôi xin chịu trách nhiệm trước nhà trường pháp luật có hành vi vi phạm pháp luật phát Hà Nội, ngày tháng năm 2023 SINH VIÊN Đinh Công Phú Thư viện ĐH Thăng Long MỤC LỤC CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm mua hàng 1.2 Tầm quan trọng mua hàng 1.3 Nội dung hoạt động mua hàng 1.4 Chính sách thủ thục mua hàng 1.4.1 Chính sách mua hàng 1.4.2 Thủ tục mua hàng 12 1.5 Xu hướng chiến lược mua hàng 14 1.5.1 Lựa chọn nhà cung ứng tốt 14 1.5.2 Chiến lược mua hàng phi tập trung(Decentralised purchasing) 15 1.5.3 Chiến lược mua hàng tập trung(Centralised purchasing) 15 1.5.4 Tìm nguồn cung ứng tồn cầu(Global Sourcing) 15 1.5.5 Mua hàng xanh(Green Purchasing) 16 1.6 Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp 16 1.6.1 Nhận nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp 17 1.6.2 Xác định yêu cầu nguồn cung ứng 17 1.6.3 Xác định nguồn cung cấp tiềm 17 1.6.4 Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng 19 1.6.5 Giới hạn nhà cung cấp nhóm lựa chọn 21 1.6.6 Xác định phương pháp đánh giá lựa chọn nhà cung cấp 22 1.6.7 Chọn nhà cung cấp thỏa thuận tiếp cận 22 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIỆN STANLEY VIỆT NAM 24 2.1 Khái quát Công ty TNHH điện Stanley Việt Nam 24 2.1.1 Thông tin chung Công ty TNHH điện Stanley Việt Nam 24 2.1.2 Văn hóa doanh nghiệp, sản phẩm Stanley 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 30 2.2 Thực trạng hoạt động mua hàng Stanley 31 2.2.1 Quy trình mua hàng Stanley 31 2.2.2 Chính sách mua hàng Stanley 42 2.3 Đánh giá hoạt động mua hàng Stanley 48 2.3.1 Ưu điểm 48 2.3.2 Hạn chế 49 CHƯƠNG III MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HƠN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIỆN STANLEY VIỆT NAM 50 KẾT LUẬN 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 Thư viện ĐH Thăng Long DANH MỤC VIẾT TẮT STT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ TNHH Trách nhiệm hữu hạn JIT Just in time ISM Insitute for Supply Management CEO Chief executive officer CPSM LCC Local charges CSR Corporate social responsibility LHR Labor & Human rights QC Quality control 10 VNS Viet Nam Stanley 11 NCC Nhà cung cấp 12 SAP System application programing 13 NVL Nguyên vật liệu 14 FCA Free carrier 15 FOB Free on board 16 DAP Delivered at place 17 EXW Ex work 18 BCP Business Continuity Plan Certified professional in Supply Management DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1- Quy trình bước mua hàng Hình 2-Quá trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp 17 Hình 3-Năng lực sản xuất tính đến hết năm 2021 24 Hình 4- Doanh thu tính đến hết năm 2022 25 Hình 6-Cụm đèn oto 27 Hình 7-Đèn led- chiếu sáng tương lai 28 Hình 8-Đèn xe máy Honda 28 Hình 9- Đèn xe máy Yamaha 29 Hình 10-Đèn xe máy Suzuki 29 Hình 11+12 – Bản tiêu chuẩn mua hàng 33 Thư viện ĐH Thăng Long LỜI MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu Ngày nay, trình tồn phát triển doanh nghiệp, khâu chuỗi cung ứng quan trọng Và khâu quan trọng thiếu doanh nghiệp, hẳn phải hoạt động mua hàng doanh nghiệp Quản lý mua hàng cách tối ưu, tăng khả sản xuất doanh nghiệp so với đối thủ Từ đó, trở thành vũ khí sắc bén để cạnh tranh tăng cường sức mạnh cho doanh nghiệp Quản lý hoạt động mua hàng có vai trị lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, khiến cho sản phẩm bán có chất lượng tốt hay khơng Quản lý hoạt động mua hàng tốt giúp doanh nghiệp có chỗ đứng thị trường, đồng thời tối ưu hóa chi phí, giảm thất cho doanh nghiệp Hiện tại, với công nghệ, phần mềm hỗ trợ kiểm định cho doanh nghiệp lớn, việc quản lý mua hàng khơng cịn q khó khăn, giúp kiểm sốt chất lượng đầu vào hàng hóa, đơi giúp lọc nhà cung cấp tối ưu, lựa chọn vài đặc điểm, tiêu chuẩn mặt hàng muốn tìm Một doanh nghiệp có khả quản lý mua hàng dẫn đến tình trạng mua phải hàng chất lượng, hàng hết hạn sử dụng, hàng đến bị chậm so với thời gian cam kết Những tình trạng kéo dài khơng có cách xử lý triệt để kéo theo việc cung ứng hàng hóa tới khách hàng bị chậm trễ, hàng hóa thiếu chất lượng, hiệu kinh doanh bị giảm sút nghiêm trọng, doanh thu doanh nghiệp bị suy giảm Thêm nữa, việc quản lý mua hàng hiệu giúp hàng hóa doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh thị trường Chính quan trọng việc quản lý hoạt động mua hàng, muốn tìm hiểu rõ hoạt động mua hàng doanh nghiệp lớn Nên em thực tập vị trí mua hàng phịng mua hàng, Cơng ty TNHH điện Stanley Việt Nam, để hiểu sâu đề tài quản lý mua hàng Stanley nói riêng doanh nghiệp lớn nói chung, để có kinh nghiệm hoàn thiện, đúc rút nhiều kinh nghiệm cho trình phát triển tương lai Mục đích nghiên cứu Bài luận tập trung vào việc nghiên cứu hoạt động quản lý mua hàng, thực trạng sách Cơng ty TNHH điện Stanley Đồng thời đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng, thúc đẩy khả sản xuất công ty Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Trong viết, em xin đề cập đến hoạt động quản lý mua hàng Công ty TNHH điện Stanley Việt Nam, giải pháp để hoàn thiện quy trình hoạt động mua hàng Phương pháp nghiên cứu Đề tài có sử dụng phương pháp điều tra, thống kê phân tích tổng hợp Bố cục, nội dung khóa luận: Khóa luận gồm phần sau: Chương I: Cơ sở lý luận Chương II: Thực trạng quản lý mua hàng Công ty TNHH điện Stanley Việt Nam Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng Công ty TNHH điện Stanley Việt Nam Thư viện ĐH Thăng Long Bước 5: Quản lý lịch trình giao hàng Nhân viên mua hàng có trách nhiệm sử dụng bảng SCHEDULE CONTROL SHEET FOR LOCAL/OVER SEA PARTS ARRIVER để theo dõi tiến độ thực đơn đặt hàng NCC Nếu có vấn đề phát sinh phải báo cáo kịp thời cho trưởng phòng phụ trách đặt hàng thông tin đến NCC, phối hợp với NCC để giải vấn đề phát sinh Kết thực đơn đặt hàng: giao hàng, chất lượng, môi trường sản phẩm - NCC đánh giá hàng tháng, hàng năm lập thành hồ sơ theo Quy trình quản lý NCC Bước 6: Nghiệp vụ nhập hàng Bộ phận phụ trách nhập hàng kiểm tra nội dung để xem xét nhận hàng hay khơng, sau nhận hàng xong ký tên (hoặc đóng dấu) vào phiếu giao nhận hàng hóa cho NCC: + Nội dung chứng từ giao hàng sản phẩm phải khớp nhau; + Sản phẩm phải có nhãn mác; + Các nội dung nhãn mác không thiếu so với nội dung thỏa thuận hai bên Nếu hàng thuộc đối tượng kiểm tra NCC phải kèm theo bảng Kết kiểm tra sản phẩm theo lô hàng Nếu hàng Vật phẩm đầu phải kèm theo Phiếu Vật phẩm đầu ; + Quản lý riêng biệt sản phẩm có chứa hóa chất cấm sử dụng.Trong trường hợp chủng loại hàng phép nhập cần phải quản lý hiển thị riêng biệt như: Sản phẩm có chứa chất cấm theo Tiêu chuẩn quản lý hóa chất độc hại Stanley, sản phẩm có chưa chất cấm theo ELV, RoHS, REACH 1.Tiếp nhận hàng nhập Sau hàng thông quan, phát hàng hóa tình trạng bất thường: méo mó, ẩm ướt, rách vỡ,… ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa nhân viên phịng xuất nhập khẩu/Forwarder kho hàng lập biên trạng hàng hóa, sau thơng tin lại cho phịng mua hàng để phối hợp NCC/đại lý vận chuyển phân tích nguyên nhân, đưa đối sách, thực kiểm chứng đối sách tiếp tục cải tiến nâng cao chất lượng giao hàng Nhân viên phòng xuất nhập khẩu/Forwarder thuê phương tiện vận chuyển hàng kho công ty Khi hàng đến kho, phòng mua hàng kiểm tra phiếu giao hàng, kiểm tra đối chiếu số lượng, chủng loại theo đơn hàng, phiếu kết kiểm tra tiêu chuẩn 39 hàng hóa, giấy tờ khác liên quan - có phù hợp hay khơng Phịng QC chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng đầu vào theo “Quy trình quản lý nguyên vật liệu mua về” Chỉ với kết kiểm tra đạt làm thủ tục nhập kho quy định “Quy trình quản lý xuất nhập kho, bao gói, giao hàng” Nếu phát hàng hố khơng đạt chất lượng xử lý theo “Quy trình xử lý khiếu nại, bất thường chất lượng” 2.Tiếp nhận hàng mua nước: Tiếp nhận hàng kho VNS Khi hàng NCC đến kho cơng ty, phịng mua hàng kiểm tra phiếu giao hàng, kiểm tra đối chiếu số lượng, chủng loại theo đơn hàng, phiếu kết kiểm tra tiêu chuẩn hàng hóa, giấy tờ khác liên quan - có phù hợp hay khơng Phịng QC chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng đầu vào theo “Quy trình quản lý nguyên vật liệu mua về” Chỉ với kết kiểm tra đạt làm thủ tục nhập kho quy định “Quy trình quản lý xuất nhập kho, bao gói, giao hàng” Tiếp nhận hàng kho NCC (nếu hợp đồng quy định) Nhân viên nhận hàng nhân viên phòng QC đến tận kho NCC để nhận hàng kiểm tra phiếu giao hàng, kiểm tra đối chiếu số lượng, chủng loại theo đơn hàng, phiếu kết kiểm tra tiêu chuẩn hàng hóa, giấy tờ khác liên quan - có phù hợp theo “Quy trình quản lý nguyên vật liệu mua về” Chỉ với kết kiểm tra đạt làm thủ tục nhập kho quy định “Quy trình quản lý xuất nhập kho, bao gói, giao hàng” Bước 7: Quản lý điểm thay đổi Trong q trình mua hàng có phát sinh điểm thay đổi từ phía NCC cần thực quản lý điểm thay đổi theo “Quy trình quản lý điểm thay đổi, quản lý vật phẩm đầu vào” Đối với hoạt động quản lý điểm thay đổi mà có liên quan tới hóa chất sản phẩm tiến hành xử lý theo quy trình quản lý hóa chất sản phẩm Bước 8: Xử lý sản phẩm không phù hợp trả lại hàng cho NCC Khi phát sinh hàng hóa sản phẩm khơng phù hợp q trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, lỗi công đoạn SX, khiếu nại từ khách hàng mà nguyên nhân từ phía NCC phận phụ trách quản lý chất lượng hàng mua có trách nhiệm khiếu nại đến NCC, phối hợp NCC đưa đối sách triệt để, trì, thực đối sách 40 Thư viện ĐH Thăng Long cải tiến nâng cao chất lượng Đồng thời trưởng phòng phụ trách quản lý chất lượng định việc hủy, gửi trả lại NCC đồng ý cho sửa chữa Khi trả lại hàng hỏng cho NCC, người phụ trách mua hàng có trách nhiệm liên lạc với NCC việc thực trả lại hàng cho NCC thiết lập chứng từ, hóa đơn, thực nghiệp vụ trả lại hàng theo nội dung liên lạc với NCC Đối với NCC nước ngoài: phụ trách đặt hàng phát hành Debit note đính kèm biên trả lại hàng gửi trả cho NCC Các hồ sơ khiếu nại phải có chữ ký phê duyệt trưởng phịng QC Các định việc huỷ, gửi trả lại NCC cho sửa chữa phải có phê duyệt Giám đốc phụ trách mua hàng Giám đốc chất lượng Bước 9: Dữ liệu chuỗi cung ứng 1)Thu thập liệu chuỗi cung ứng Phòng mua hàng tiến hành thu thập liệu chuỗi cung ứng định kỳ từ NCC tất nguyên vật liệu mua về, làm rõ nguồn gốc cung ứng sản phẩm quản lý thông tin nguyên vật liệu -Đối với linh kiện mua : Phòng mua hàng điều tra chuỗi nhà cung ứng nguyên vật liệu trước nguyên vật liệu đưa vào sản xuất hàng loạt, tiến hàng thu thập, xác nhận nội dung liệu điều tra từ nhà cung cấp gửi trung tâm mua hàng tập đoàn -Bổ sung thay đổi nơi sản xuất nguyên vật liệu mua: Nếu bổ sung thay đổi nơi sản xuất linh kiện mua phịng mua hàng thu thập liệu chuỗi cung ứng từ NCC, xác nhận nội dung liệu thơng tin tới trung tâm mua hàng tập đồn -Rà sốt lại định kỳ: Vào tháng hàng năm, phịng mua hàng tiếp nhận liệu chuỗi cung ứng từ trung tâm mua hàng tập đoàn, thực điều tra cập nhật chuỗi cung ứng gửi liệu trung tâm mua hàng thời hạn yêu cầu Ngoài ra, liệu trung tâm mua hàng tập đồn cung cấp khơng có liệu chuỗi cung ứng linh kiện mà VNS mua giống với hạng mục thu thập liệu chuỗi cung ứng, phòng mua hàng liên quan thu thập liệu chuỗi cung ứng từ NCC, xác nhận nội dung liệu gửi tới trung tâm mua hàng 2)Đăng ký liệu chuỗi cung ứng 41 Dữ liệu chuỗi cung ứng VNS trung tâm mua hàng tập đoàn tiếp nhận cập nhật vào Database liệu chuỗi cung ứng trung tâm mua hàng 3)Xác nhận rủi ro dựa vào liệu chuỗi cung ứng -Trường hợp phát sinh thảm họa phạm vi lớn bão lũ, động đất, v…v…, trung tâm mua hàng tập đoàn dựa vào liệu chuỗi cung ứng, xác nhận khu vực bị ảnh hưởng có nơi sản xuất NCC thị tới phòng mua hàng công ty thành viên liên quan xác nhận tình trạng NCC, phịng mua hàng VNS báo cáo kết xác nhận tới phòng ban liên quan trung tâm mua hàng tập đoàn -Trường hợp phát sinh thảm họa phạm vi nhỏ hỏa hoạn, tín dụng riêng biệt vài NCC cụ thể, phòng mua hàng liên quan đến NCC xác nhận liệu chuỗi cung ứng thơng tin kết tới phịng ban liên quan trung tâm mua hàng tập đoàn -Bất kể mức độ thảm họa dù lớn hay nhỏ, phát sinh rủi ro cung ứng linh kiện mua theo quy định đối ứng BCP, phòng mua hàng hợp tác với phòng ban liên quan lập đối sách giải 2.2.2 Chính sách mua hàng Stanley Stanley có hệ thống NCC bao gồm 112 NCC Trong 54 NCC nước ngoài, (bao gồm NCC tập đoàn Stanley) 58 NCC nội địa Stanley có phương châm mua hàng khơng mua hàng lỗi, không làm lọt hàng lỗi tới công đoạn sau Mục tiêu giao hàng nhà cung cấp phải tuân thủ 100% theo lịch trình yêu cầu, mục tiêu chất lượng: 100 điểm.(cách thức đánh giá chất lượng, NCC cho trước 100 điểm, sau có lỗi tùy dạng lỗi Nặng nhẹ bị trừ dần số điểm, giao hàng NCC phải tuân thủ ngày giao hàng (đối với NCC nước ngoài),Giờ giao hàng NCC nội địa giao hàng điều kiện DAP, với TH giao hàng chậm muộn lý bất khả kháng chậm tàu, bão…cần phải thông tin trước để điều chỉnh KH giao hàng) Đối với NCC nước ngồi, cơng ty có phịng logistic nên thủ tục khai báo hải quan, Vận chuyển chủ động thực nên điều kiện áp dụng thường FCA, FOB Đối với NCC nội địa có hai hình thức áp dụng DAP, EXW Ví dụ NCC Stanley thẩm quyến điều kiện giao hàng FCA Hong kong Về việc giao hàng, hàng giao phải giao với hóa đơn xuất hàng ghi đầy đủ số lượng hàng hóa, Mã hàng đặt mua, giá tiền để người nhận hàng kiểm chứng hàng thực tế với hóa đơn xuất hàng PO đặt hàng 42 Thư viện ĐH Thăng Long Khi phát sinh hàng lỗi, công ty phát hành “phiếu khiếu nại bất thường chất lượng” Tuy mức độ lỗi số lượng lỗi, công ty định thực lot out lô hàng đó, hay yêu cầu NCC đến kiểm tra phân loại Số làng lỗi phát sinh tính số tiền bồi thường xử lý debit note NCC phải kiểm tra 100% trước có đối sách lâu dài NCC phải cung cấp hàng thời gian sản xuất hàng loạt kết thúc model phải có trách nhiệm cung cấp hàng phụ tùng thay Thời gian cung cấp phụ tùng yêu cầu dài từ 10-15 năm Các vấn đề yêu cầu chung giao dịch, chất lượng kí kết hợp đồng nguyên tắc hợp đồng chất lượng Khi xảy tranh chấp xử lý theo nội dung ghi hợp đồng Khi xảy tranh chấp giải trọng tài Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt nam *Chính sách mua hàng Stanley tùy thuộc vào nhà cung cấp, với loại mặt hàng khác STT Sản phẩm Nhà Cung Cấp Linh kiện điện tử Công Ty TNHH HULANE ELECTRONIC (Việt Nam) Linh kiện điện tử Công Ty TNHH KYOSHA Việt Nam Cao su, ống Công Ty TNHH INOAC Việt Nam Hạt nhựa Cơng ty TNHH Sojitz Việt Nam Bao bì Carton Cơng ty TNHH Tồn Phát Dây đèn xe máy, khay nhựa Công ty cổ phần Việt An Bảng mạch PCB Công Ty TNHH Điện Tử Meiko Việt Nam Máy đúc Công Ty TNHH Shinryo Việt Nam Sơn Công Ty TNHH Nippon Paint Việt Nam 10 Các sản phẩm cao su: socket, cover… Công Ty TNHH Cao Su Giải Phóng 11 Dây điện Cơng Ty TNHH Dây Và Cáp Điện Wonderful Việt Nam 12 Nhựa, sản phẩm nhựa Công Ty TNHH Inabata Việt Nam 13 Hạt nhựa, màng film nylon Công Ty TNHH Nagase Việt Nam 14 Thiết bị mạng Công ty TNHH Netmarks Việt Nam 43 -Chính sách Cơng Ty TNHH HULANE ELECTRONIC: +Chính sách tốn: tốn trả trước +Chính sách xử lý khiếu nại: đảm bảo số lượng, chất lượng sản phẩm, sản phẩm có lỗi gửi phiếu khiếu nại bất thường với nhà cung cấp, để nhà cung cấp thu hồi lơ hàng +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng FCA, bên chuyên chở Stanley định, giao với hóa đơn xuất hàng ln ln giao hàng cam kết hợp đồng +Chính sách đổi trả hoàn tiền: sản phẩm chưa bị đem vào sản xuất, lắp ráp Sẽ đổi trả cam kết hợp đồng ban đầu -Chính sách đổi với Cơng Ty TNHH KYOSHA Việt Nam: +Chính sách tốn: tốn tiền mặt trực tiếp +Chính sách xử lý khiếu nại: đảm bảo số lượng, chất lượng sản phẩm, sản phẩm có lỗi gửi phiếu khiếu nại bất thường với nhà cung cấp, để nhà cung cấp thu hồi lơ hàng +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng FOB, giao hàng với thời gian kí hợp đồng +Chính sách đổi trả hồn tiền: sản phẩm chưa bị đem vào sản xuất, lắp ráp Sẽ đổi trả cam kết hợp đồng ban đầu -Chính sách Cơng Ty TNHH INOAC Việt Nam: +Chính sách tốn: tốn tiền mặt nhận hàng +Chính sách xử lý khiếu nại: cao su ống phải đảm bảo tiêu chuẩn đề ra, lúc lấy sản xuất, có vấn đề, báo cho nhà cung cấp, để họ thu hồi lơ hàng +Chính sách vận chuyển giao nhận: hàng giao từ kho INOAC, sử dụng FCA, bên chuyên chở Stanley định, kèm với hóa đơn xuất hàng, hàng đến Stanley phải ngày hẹn trước +Chính sách đổi trả hồn tiền: sản phẩm đem vào sản xuất, phát vấn đề, đề xuất lên nhà cung cấp để đổi trả hồn tiền -Chính sách Cơng ty TNHH Sojitz Việt Nam: +Chính sách toán: toán trả trước 44 Thư viện ĐH Thăng Long +Chính sách xử lý khiếu nại: hạt nhựa có vấn đề, cơng ty gửi đơn khiếu nại cho nhà cung cấp, để bên phía Sojitz xử lý thu hồi đổi hàng +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng FCA, bên chuyên chở Stanley định, hàng giao tới Stanley luôn thời gian hẹn trước +Chính sách đổi trả hồn tiền: hạt nhựa thường có lỗi, có phía nhà cung cấp bù vào số lượng hàng bị lỗi, chiết khấu đơn hàng -Chính sách Cơng ty TNHH Tồn Phát: +Chính sách toán: toán tiền mặt nhận hàng +Chính sách xử lý khiếu nại: bao bì Carton khơng mẫu mã, Stanley gọi điện phản hồi trực tiếp hàng chuyển đến kho Stanley, để xử lý nhanh +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng FCA, bên chuyên chở Stanley định, bao bì Carton thường mua với số lượng lớn, nên bên vận chuyển có trách nhiệm bảo quản chất lượng bao bì đến kho Stanley +Chính sách đổi trả hồn tiền: bìa carton bị lệch mẫu mã, điều bên Toàn Phát khắc phục sớm, đổi trả hàng ý yêu cầu ban đầu hợp đồng -Chính sách Cơng ty cổ phần Việt An: +Chính sách tốn: tốn trả trước +Chính sách xử lý khiếu nại: dây đèn xe khay nhựa kiểm định khắt khe, từ hàng bên nhà cung cấp Nhưng hàng đến tay Stanley mà dính lỗi, ta gửi phiếu khiếu nại lô hàng bị lỗi, bên Việt An xác định đổi trả lại hàng +Chính sách vận chuyển giao nhận: khay nhựa xếp lên pallets, dây đèn xe xếp thùng hàng bảo quản chuyên dụng, sử dụng FCA, bên chuyên chở Stanley định Để trình vận chuyển nhanh tối đa, tránh cố +Chính sách đổi trả hoàn tiền: trường hợp dây đèn khay nhựa không tiêu chuẩn mà Stanley đề hợp đồng Thì bên phía nhà cung cấp tiền hành đổi hàng mới, hồn tiền khơng đáp ứng kịp thời gian sản xuất bên phía Stanley -Chính sách Công Ty TNHH Điện Tử Meiko Việt Nam: 45 +Chính sách tốn: tốn trả trước +Chính sách xử lý khiếu nại: bảng mạch PCB có lô hàng bị lỗi, Stanley phản hồi đơn khiếu nại Bên Meiko xử lý việc kiểm tra lại đơn hàng, không fix được, chuyển lại đơn hàng khác +Chính sách vận chuyển giao nhận: bảng mạch phận quan trọng trình sản xuất, Stanley yêu cầu sử dụng DAP, để giao xác thời gian hai bên kí kết hợp đồng, trình vận chuyển phải đóng gói nghiêm ngặt +Chính sách đổi trả hồn tiền: trường hợp bảng mạch PCB bị lỗi, nhà cung cấp chấp nhận đổi trả, chịu chi phí vận chuyển -Chính sách đổi với Cơng Ty TNHH Shinryo Việt Nam: +Chính sách tốn: tốn trả trước +Chính sách xử lý khiếu nại: máy đúc thường khơng gặp nhiều lỗi trình sản xuất Nhưng có vấn đề cẩn sửa chữa, bên cung cấp sẵn sàng bảo hành trực tiếp Stanley yêu cầu +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng FCA, bên chuyên chở Stanley định, máy đúc vận chuyển xe tải, cointainer lớn, bọc kĩ để tránh móp méo Hàng chuyển đến thời gian mà Stanley u cầu +Chính sách đổi trả hồn tiền: máy móc đổi trả bảo hành lỗi thuộc nhà cung cấp -Chính sách Cơng Ty TNHH Nippon Paint Việt Nam: +Chính sách tốn: tốn tiền mặt trực tiếp +Chính sách xử lý khiếu nại: sơn không đảm bảo chất lượng, hay số lượng đề hợp đồng Thì Stanley có quyền khiếu nại trực tiếp qua hotline đặt hàng để đổi trả hàng khác, hồn tiền cần +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng DAP, sơn vận chuyển xe tải đảm bảo điều kiện tránh nắng mưa, cam kết giao kịp với thời gian hẹn hợp đồng +Chính sách đổi trả hồn tiền: hàng lỗi, sơn có chất lượng khơng đổi trả miễn phí vận chuyển -Chính sách Cơng Ty TNHH Cao Su Giải Phóng: 46 Thư viện ĐH Thăng Long +Chính sách tốn: tốn tiền mặt nhận hàng +Chính sách xử lý khiếu nại: sản phẩm ổ cắm, kiểm định tiêu chuẩn riêng Trong q trình sản xuất có lơ hàng lỗi, liên lạc trực tiếp với bên nhà cung cấp cần gấp, gửi đơn khiếu nại chờ phản hồi +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng DAP, trình vận chuyển, tránh để hàng dính nước Hàng phải giao với thời gian hẹn hợp đồng +Chính sách đổi trả hồn tiền: hàng lỗi, khơng hoạt động được, đổi trả nhanh -Chính sách Công Ty TNHH Dây Và Cáp Điện Wonderful Việt Nam: +Chính sách tốn: tốn trả trước +Chính sách xử lý khiếu nại: trường hợp dây điện bị đứt, hay số lượng không đủ cam kết hợp đồng Stanley viết đơn khiếu nại gửi cho phía nhà cung cấp để xử lý +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng EXW, giao thời gian quy định hợp đồng, dây điện, nên vận chuyển phải ý tránh ánh nắng để dính nước +Chính sách đổi trả hồn tiền: hàng đổi trả, miễn phí vận chuyển lỗi nhà cung cấp -Chính sách Cơng Ty TNHH Inabata Việt Nam: +Chính sách tốn: tốn trả trước +Chính sách xử lý khiếu nại: sản phẩm từ nhựa có lỗi lẻ sản phẩm lô Việc Stanley khiếu nại trực tiếp với nhà cung cấp, để phía Inabata kiểm sốt chất lượng chặt chẽ cho đơn hàng sau +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng FCA, bên chuyên chở Stanley định, giao hàng theo đơn đặt hàng Stanley, giao thời gian, đảm bảo chất lượng sản phẩm +Chính sách đổi trả hồn tiền: cá sản phẩm không mẫu mã, đổi trả chiết khấu cho đơn hàng sau -Chính sách Cơng Ty TNHH Nagase Việt Nam: +Chính sách toán: toán tiền mặt nhận hàng 47 +Chính sách xử lý khiếu nại: trường hợp mà màng film Nylon hay hạt nhựa không đảm bảo chất lượng, Stanley liên lạc trực tiếp với nhà cung cấp Nhà cung cấp qua kiểm tra lại, đổi hàng cho cơng ty +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng FCA, bên chuyên chở Stanley định, đảm bảo màng film hạt nhựa không bị ảnh hưởng chất lượng q trình vận chuyển, có phía nhà cung cấp phải chịu đổi hàng Thời gian giao hàng ln đảm bảo hợp đồng kí kết +Chính sách đổi trả hồn tiền: chấp nhận đổi trả hay hồn tiền sản phẩm khơng tiêu chuẩn cam kết -Chính sách Cơng ty TNHH Netmarks Việt Nam: +Chính sách tốn: tốn trả trước +Chính sách xử lý khiếu nại: thiết bị mạng gặp cố, khơng đảm bảo u cầu từ phía Stanley Thì Stanley nộp đơn khiếu nại cho bên nhà cung cấp, phía Netmarks bảo hành xử lý nhanh có thể, để khơng ảnh hưởng đến q trình sản xuất +Chính sách vận chuyển giao nhận: sử dụng DAP, thiết bị mạng thiết bị đặc thù, nên cần vận chuyển kĩ càng, bên nhà cung cấp đảm bảo việc đền bù q trình vận chuyển có cố +Chính sách đổi trả hồn tiền: hàng lỗi bên nhà cung cấp đổi trả, có sách ưu đãi cho đơn hàng sau 2.3 Đánh giá hoạt động mua hàng Stanley 2.3.1 Ưu điểm Stanley công ty sản xuất linh kiện lớn, có trụ sợ Việt Nam Và vậy, hoạt động mua hàng thực trọng Vậy nên, phòng mua hàng cho thấy chuyên nghiệp, hiệu hoạt động mua hàng Stanley -Đầu tiên, doanh nghiệp lớn, nên hàng mua từ nhà cung cấp Stanley nhà cung cấp lớn, uy tín, họ ln đảm bảo số lượng chất lượng thời gian giao hàng hẹn trước -Mua hàng theo nhóm sản phẩm, điều giúp Stanley giải vấn đề chi phí cho việc kiểm định hàng hóa, hạn chế số lượng chuyên viên cho khâu mua hàng(chính sách mua hàng áp dụng hầu hết với tất nhà cung cấp Stanley) 48 Thư viện ĐH Thăng Long -Việc ln ln xác định lượng cầu ngồi thị trường, giúp hoạt động mua hàng Stanley diễn nhanh chóng, thuận lợi Điều giúp cho Stanley tránh rủi ro biến động giá, giảm thiểu thiệt hại nhập thừa thiếu số lượng hàng cần để sản xuất -Thêm nữa, Stanley áp dụng số phần mềm công nghệ vào hoạt động mua hàng Điều giúp phòng mua hàng, người đứng đầu công ty dễ dàng kiểm tra, kiểm sốt q trình mua hàng, hàng kho, thứ kiểm sốt nghiêm ngặt -Cuối lợi ích từ việc mua số lượng lớn hàng hóa(do yêu cầu sản xuất số lượng hàng lớn từ đối tác Honda,Yamaha,Suzuki), điều giúp Stanley có lợi cạnh tranh so với doanh nghiệp mua khác, nhà cung cấp Vì vậy, Stanley ln ưu tiên, chiết khấu cao 2.3.2 Hạn chế Cùng với ưu điểm nêu, Stanley số mặt hạn chế định việc quản lý hoạt động mua hàng như: -Đầu tiên kể đến rủi ro toán, điều gây nên đơi lúc hồ sơ tốn khơng có đầy đủ chứng từ quy định, đơn hàng không phê duyệt, số lượng hàng hóa có vấn đề, tranh chấp mà u cầu tốn -Đã có số trường hợp, nhân viên phòng mua hàng lạm dụng chức vụ, để lựa chọn nhà cung cấp quen biết để ăn chênh lệch hoa hồng -Sai sót ghi chép, báo cáo mua hàng -Có số nhà cung cấp delay sản xuất, hiệu suất nhà máy không đảm bảo, khiến cho việc hàng hóa đến tay Stanley bị chậm trễ -Vẫn lỗ hổng việc kiểm nhận hàng, hàng nhập kho Điều thứ khó tránh khỏi, doanh nghiệp -Đôi việc đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp, khơng cơng tâm Vấn đề người đứng đầu phịng mua hàng bắt tay với bên thứ ba -Chính sách đổi trả hoàn tiền Stanley với số nhà cung cấp gặp phải số vướng mắc, không thống hướng giải cách nhanh chóng 49 CHƯƠNG III MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HƠN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐIỆN STANLEY VIỆT NAM -Cải thiện khâu toán Stanley tất nhà cung cấp: thống phương thức toán, thời gian toán, để tránh rủi ro khơng đáng có xảy Việc khiến mối quan hệ hai bên trở nên tốt đẹp, tránh tranh cãi khơng đáng có, giúp giao dịch sau trở nên nhanh chóng thoải mái, vui vẻ -Quản lý hiệu suất nhà cung cấp, điều cho phép Stanley chọn nhà cung cấp có khả cạnh tranh Cùng với đó, xác định nhà cung cấp có tiềm hoạt động xuất sắc phát triển mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp Thêm nữa, bên cạnh việc cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp tại, ln phải sẵn sàng để kết nối với nhà cung cấp -Kiểm soát chặt chẽ, rà soát định kỳ nhân viên thuộc phận mua hàng, để chắn chuyện gian lận, ăn hoa hồng, hay tráo đổi hàng xảy -Khuyến khích đẩy mạnh việc đầu tư, áp dụng công nghệ vào hoạt động mua hàng, chuyển đổi số để tiến khâu nhập sổ sách, kiểm kê hàng hóa Cơng nghệ chuyển đổi số giúp hoạt động không cịn q khó khăn, việc kiểm sốt chất lượng nhà cung cấp trở nên dễ dàng Hiệu việc dự báo xác hiệu làm giảm lượng hàng tổn thất hết hạn chi phí kho bãi Ứng dụng cơng nghệ cịn giúp làm giảm chi phí q trình mua hàng Việc hạn chế rủi ro cho công ty đồng thời làm giảm giá thành hàng hóa mang đến cho khách hàng nhiều lợi ích -Áp dụng công nghệ, phần mềm để đánh giá nhà cung cấp Việc sử dụng phần mềm giúp Stanley đánh giá nhà cung cấp theo lịch sử cung cấp báo cáo như: số lượng hàng đặt mua, thời gian giao hàng, đàm phán chiết khấu… Từ đó, giúp chọn nhà cung cấp ưng ý nhất, cách cơng bằng, khơng có can thiệp -Đối với sách đổi trả hồn tiền, trước tiên bên Stanley nhà cung cấp cần phải làm rõ nguyên nhân phải đổi trả hàng hóa Khi thống sản phẩm lỗi phía nhà cung cấp Thì nhà cung cấp cần phải thống 50 Thư viện ĐH Thăng Long sách đổi trả đơn giản hiệu quả, cam kết chất lượng với đơn hàng đổi trả sau đó, điều khiến cho hai bên làm việc với thoải mái, nhẹ nhàng Tránh đổi trả nhiều lần, dẫn đến uy tín cho đơn hàng sau, gây thêm thất thoát chi phí vận chuyển, chi phí hàng tồn kho 51 KẾT LUẬN Với chuyển ngành Logistics Việt Nam năm gần đây, đồng nghĩa quy trình phức tạp lên Hơn cả, Quản lý mua hàng vấn đề phức tạp vơ khó khăn, cịn nhiều vướng mắc Điều đòi hỏi người đứng đầu doanh nghiệp phải quan tâm trọng đến khâu mua hàng, chịu khó thay đổi với thời đại Qua phân tích, nghiên cứu luận trên, thấy vai trị, tầm quan trọng quy trình mua hàng doanh nghiệp lớn Stanley Bởi quản lý mua hàng cách tối ưu, giúp doanh nghiệp đảm bảo số lượng, chất lượng, thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ trình bán ra, giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp Cùng với ưu điểm, rút kinh nghiệm từ hạn chế việc quản lý mua hàng Stanley để khắc phục vào quy trình doanh nghiệp Cuối cùng, với tiềm lực sẵn có, ưu điểm vượt trội doanh nghiệp sản xuất linh kiện lớn Thêm nữa, Stanley cải thiện vấn đề cịn thiếu sót hoạt động quản lý mua hàng để hoàn thiện Trong tương lai, thấy Stanley đầu lĩnh vực sản xuất linh phụ kiện, đóng góp nhiều vào kinh tế 52 Thư viện ĐH Thăng Long TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ môn Logistics Quản lý chuỗi cung ứng, Slide môn học “Quản lý mua hàng” Công ty TNHH điện Stanley Việt Nam, Quy trình mua hàng(lưu hành nội bộ) 53