Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý mua hàng của nhà máy phôi thép hoà phát

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Mc lc M ĐẦU CHƯƠNG .5 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT Tư cách pháp nhân công ty .5 Chức nhiệm vụ công ty Giới thiệu tóm tắt sản phẩm CyberSoft Sơ đồ tổ chức công ty .10 4.1 Phịng kế tốn 11 4.2 Phòng dự án 11 4.3 Phòng kinh doanh .11 4.4 Phòng triển khai .11 4.5 Phòng bảo hành 11 Sự cấp thiết đề tài .12 CHƯƠNG 13 PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN QUẢN LÝ MUA HÀNG 13 I PHƯƠNG PHÁP CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN LÝ MUA HÀNG 13 Khái niệm hệ thống thông tin phận cấu thành hệ thống thông tin kế toán quản lý mua hàng 13 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin .14 Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thơng tin quản lý .16 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý 19 II NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 20  Cập nhật số liệu số dư công nợ đầu kỳ chứng từ đầu vào 21 Cập nhật phiếu nhập mua hàng hoá, vật tư 22 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ mua vào 23 Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ 24 Cập nhật chứng từ phải trả khác chứng từ bù trừ công nợ 24  Thanh toán tiền mua hàng 25 Mua hàng trả tiền 25 Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư 25 Trả tiền mua hàng 25 Chuyên đề thực tập tốt nghiÖp Tạm ứng trước tiền nhà cung cấp 25 Theo dõi thời hạn trả tiền theo hoá đơn thời hạn toán 25  Báo cáo 26 Báo cáo hàng nhập mua 26 Báo cáo công nợ phải trả 27 Báo cáo quản trị công nợ phải trả .27 Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào 28 III TỔNG QUAN VỀ NGÔN NGỮ VISUAL FOXPRO 29 CHƯƠNG 31 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG MUA HÀNG CHO NHÀ MÁY PHÔI THÉP HOÀ PHÁT .31 I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUI TRÌNH MUA PHẾ LIỆU CỦA NHÀ MÁY PHƠI THÉP HỒ PHÁT 31 Sơ đồ 31 Quy trình 32 Các phận liên quan đến trình mua hàng 34 II.PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY 37 1.Các luồng thông tin hệ thống 37 Sơ đồ luồng thông tin hệ thống 38 2.1 Sơ luồng thông tin (IFD) 39 2.2 Các phích vật lý 40 Sơ đồ luồng liệu DFD 43 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 44 3.2 Phân rã sơ đồ 45 4.Bảng kết phân tích nguyên nhân vấn đề 53 III.THIẾT KẾ LÔGIC 54 Khái quát thiết kế sở liệu .54 Thiết kế sở liệu Logic từ thông tin .56 Mô tả tệp 65 Xác định mối liên hệ logic tệp (Sơ đồ DSD) 75 5.Sơ đồ quan hệ thực thể bảng sở liệu 76 IV CÁC THUẬT TOÁN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 77 1.Thuật tốn đăng nhập chương trình 77 2.Thuật toán xoá ghi 78 3.Thuật toán thêm ghi 78 4.Thuật tốn sửa thơng tin tệp sở liệu 80 5.Thuật toán tìm ghi .81 6.Thuật toán đưa báo cáo .82 Chuyên đề thực tập tèt nghiƯp V MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 83 1.Giao diện đăng nhập chương trình 83 2.Màn hình nhập thơng tin nhà cung cấp .84 3.Màn hình nhập thơng tin vật tư 85 4.Màn hình nhập thơng tin tài khoản .86 5.Màn hình cập nhật chứng từ mua hàng 87 6.Màn hình cập nhật phiếu chi tiền 88 7.Báo cáo biên nhập phế liệu .89 8.Báo cáo chứng từ nhập mua hàng .90 9.Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua 91 10.Bảng kê chứng từ nhập hàng 92 11 Báo cáo tổng hợp chi trả tiền mua hàng 93 KẾT LUẬN 94 TÀI LIỆU THAM KHẢO 95 MỞ ĐẦU Ngày nay, cơng nghệ thơng tin khơng cịn khái niệm xa lạ Cùng với tiến xã hội, tin học ngày tr nờn cn Chuyên đề thực tập tốt nghiệp thiết gần gũi với người Tin học ứng dụng lĩnh vực tài chính, ngân hàng, kinh tế, kĩ thuật … ngày trở nên quan trọng Có thể thấy cơng nghệ thông tin ngày chứng tỏ sức mạnh tất lĩnh vực mà tham gia vào Trong xã hội chúng ta, số lượng nhân viên thu thập, xử lý phân phối thông tin nhiều số lượng nhân viên nghề khác Hàng triệu máy tính lắp đặt giới nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn sóng điện từ kết nối người, máy tính phương tiện xử lý thông tin lại với Xã hội thực xã hội thông tin, thời đại thời đại thông tin Công việc người ngày trở nên dễ dàng, thuận tiện nhiều có hệ thống thơng tin (HTTT) Hiện nay, cơng ty lớn đầu tư cho hệ thống thông tin đại việc hỗ trợ công việc xử lý số liệu Khơng có hệ thống thơng tin đại thích hợp cho tổn thất lớn trình hoạt động phát triển cơng ty, có HTTT tồi tổn thất không Do vậy, giải pháp HTTT phải hệ thống khả thi mặt kỹ thuật, kinh tế, xử lý tốt linh hoạt, dễ bảo trì thân thiện Trong trình thực tập công ty CỔ PHẦN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP – CYBERSOFT, em tham khảo, học hỏi cách thức làm phần mềm Trong thời gian thực tập này, với giúp đỡ tận tình giáo TS.Trần Thị Thu Hà anh Nguyễn Tài Cường, em thực đề tài “Xây dựng module quản lý mua hàng cho Nhà máy phơi thép Hồ Phát” Mục tiêu đề tài phân tích thiết kế chương trình Quản lý mua hàng mà cụ thể quy trình thu mua phế liệu sắt thép NHÀ MÁY PHƠI THÉP HỒ PHÁT nhằm giúp cho công ty giải bất cập trình thu mua phế liệu Phần nội dung đề tài gồm: ChươngI: Giới thiệu công ty cổ phần phần mm qun tr doanh nghip CyberSoft Chuyên đề thực tập tèt nghiÖp ChươngII: Phương pháp luận chung phân tích thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn quản lý mua hàng ChươngIII:Phân tích thiết kế hệ thống quản lý mua hàng nhà máy phôi thép Ho Phỏt Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT Tư cách pháp nhân công ty Công ty CyberSoft doanh nghiệp tư nhân thành lập vào ngày 04 tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0103003113 hoạt động lĩnh vực kinh doanh phần mềm tin học với ngành nghề kinh doanh sau: - Sản xuất gia công phần mềm máy tính - Sản xuất mua bán thiết bị, linh kiện máy tính, thiết bị văn phịng - Đại lý kinh doanh thiết bị bưu viễn thơng - Đại lý phân phối phần mềm - Tư vấn, đào tạo tin học - Tư vấn, đào tạo tài kế tốn Tên giao dịch cơng ty : Cyber-Soft Hình thức sở hữu : Cổ phần Trụ sở cơng ty: 413 – Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà nội Giám đốc công ty: Lê Cảnh Toàn Tel: (04) 784 7223 Fax: (04) 784 7224 E-Mail: Cyber-soft@hn.vnn.vn Web site: www.Cybersoft.com.vn Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chức nhiệm vụ công ty Công ty cổ phần mềm quản trị doanh nghiệp (Cyber Software For business management joint stock company) công ty chuyên cung cấp giải pháp phần mềm lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, đồng thời cơng ty tin học có nhiều kinh nghiệm việc triển khai phần mềm kế toán quản trị sản xuất kinh doanh Việt Nam CyberSoft thành lập kĩ sư tham gia xây dựng dự án công nghệ thông tin hàng đầu Việt Nam Với đội ngũ cán chủ chốt tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng công tác quản lý từ năm 1999, CyberSoft kết hợp khả công nghệ với hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ kinh tế kinh nghiệm triển khai ứng dụng nhằm cung cấp giải pháp thoả mãn tối đa nhu cầu khách hàng Mục tiêu chiến lược CyberSoft xây dựng nhóm khách hàng thường xuyên, lâu dài sở niềm tin khách hàng vào sản phẩm dịch vụ chất lượng cao Cho đến khách hàng CyberSoft có mặt tồn quốc với nhiều loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau, quy mô hoạt động hình thức sở hữu khác sử dụng phần mềm Cyber Accounting  CYBERSOFT đặt mục tiêu nhà cung cấp hàng đầu thị trường Việt Nam giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất  Với phương châm “Chất lượng dịch vụ tốt nhất” CyberSoft luôn không ngừng phát triển để tạo sản phẩm đáp ứng ngày đầy đủ yêu cầu thông tin quản lý kinh tế thị trường Giới thiệu tóm tắt sản phẩm CyberSoft Các sản phẩm cơng ty CyberSoft là: - Phần mềm kế tốn Cyber Accounting 2004 MS Visual Foxpro - Phần mm qun tr nhõn s Chuyên đề thực tập tốt nghiÖp - Phần mềm quản trị tiền lương - Phần mềm quản lý khách sạn Phần mềm công ty CyberSoft phần mềm Cyber Accounting 2004: - Đáp ứng yêu cầu quản lý tài kế tốn thuế tài chính: định 167/2000/QĐ-BTC, thông tư 89/2002/TT-BTC, thông tư 55/2002/TT-BTC, định 144/2001/QĐ-BTC, thông tư 122/2000/TTBTC, thông tư 82/2002/TT-BTC, định 1864/1998/QĐ-BTC, định 141/1995/QĐ-BTC - Đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp theo dõi tình hình bán hàng (chi tiết theo mặt hàng nhóm hàng, theo nhân viên phận bán hàng, theo hợp đồng cơng trình), theo dõi cơng nợ (chi tiết cho người mua nhà cung cấp theo hoá đơn hạn toán), theo dõi hàng tồn kho (tồn tối thiểu, tồn tối đa, hàng luân chuyển nhanh/chậm), theo dõi chi phí (theo khoản mục phí, yếu tố chi phí, chi phí theo phận, hợp đồng, cơng trình/vụ việc) tính giá thành sản phẩm, theo dõi dòng tiền (tiền dư quỹ, ngân hàng, số tiền thu ngày, tuần, tháng) - Phần mềm Cyber Accounting 2004 cho phép quản lý số liệu riêng đơn vị thành viên tổng hợp số liệu đơn vị thành viên tồn cơng ty cơng ty có nhiều đơn vị thành viên - Đáp ứng khả thay đổi phát triển tương lai doanh nghiệp, chế độ quản lý nhà nước - Phần mềm Cyber Accounting 2004 cung cấp kỹ thuật Drill Down, Quick Report cho phép người sử dụng đứng sổ tổng hợp xem sổ chi tiết, sổ chi tiết sửa chứng từ trực tiếp, hình chứng từ chuyển sang hình chứng khác, hệ thống báo cáo nhanh, kỹ thuật Export Excel, E-Mail - Phần mềm Cyber Accounting 2004 dễ học d s dng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Các khách hàng lựa chọn sản phẩm Cyber Accounting 2004 vì:  Phần mềm Cyber Accounting 2004 xây dựng chuẩn theo Quyết định 141TC/CĐKT ngày 01/1/1995 Bộ trưởng Bộ Tài  Phần mềm Cyber Accounting 2004 dễ sử dụng Người sử dụng lựa chọn hình thức sổ sách kế tốn theo ý muốn (Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung)  CYBERSOFT có dịch vụ tốt  Đầu tư vào Cyber Accounting đảm bảo hiệu lâu dài CYBERSOFT có đủ nguồn lực trình độ để ln đáp ứng nhu cầu khách hàng với chất lượng cao sách giá ưu ói Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC PHÂN HỆ CỦA CYBER ACCOUNTING 2004 quỹ tiền mặt tiền gửi Sổngân chi tiết hàng tài khoản, Sổ tài khoản Nhật ký chung Chứ Vốn bằngSổtiền T Ổ N G Phiếu thu, phiếu chi báo có , báo nợ Phải thuBáo cáo bán hàng, sổ chi tiết cơng nợ,… Hố đơn bán hàng Ctừ phải thu khác Các báo cáo tài Phải trả Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ,… PN mua chứng từ trả khác Hàng tồn kho Thẻ kho, NXT,… PN,PX, chuyển kho Nghiệp vụ khác H Ợ P Báo cáo thuế Báo cáo chi phí giá thành B.Kê, bảng phân bổ Phiếu kế toán Tài sản cố định Thẻ TSCĐ, bảng tính KH,… Báo cáo quản trị