Báo cáo thực tập học phần thực tập quản trị nhân lực công ty tnhh xăng dầu thành Đạt

Thực hành thiết lập vị trí công việc, vai trò công việc trên phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis...63 2.3.. Xây dựng và thiết lập hồ sơ nhân sự tương ứng với từng vị trí công việc trong d

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP

KHOA QUẢN TRỊ VÀ MARKETING

- -BÁO CÁO THỰC TẬP HỌC PHẦN THỰC TẬP QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Nhóm thực hiện: NHÓM 1

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Thu

HÀ NỘI - 2023

MỤC LỤC

NỘI DUNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG DOANH

NGHIỆP 9

1.1 Lựa chọn và giới thiệu về doanh nghiệp 9

1.2 Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy 10

1.3 Lập danh sách cán bộ nhân viên 10

1.4 Kích hoạt và đăng nhập phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis 10

1.5 Xuất báo cáo từ phần mềm Misa Amis 11

1.5.1 Báo cáo tình hình làm việc của nhân viên trong kỳ 11

1.5.2 Báo cáo trạng thái lao động của nhân viên 19

1.5.3 Báo cáo nhân viên theo chức danh 29

1.5.4 Báo cáo kỷ niệm ngày vào làm việc 29

1.5.5 Danh sách nhận viên theo trình độ 30

1.5.6 Danh sách nhân viên theo độ tuổi 30

1.5.7 Báo cáo thông tin gia đình nhân viên 31

1.5.8 Danh sách nhân viên theo người quản lý 31

1.5.9 Danh sách nhân viên theo trạng thái lao động 32

1.5.10 Báo cáo tình hình sử dụng lao động (TT23) 32

1.5.11 Báo cáo thống kê số lượng nhân sự 33

1.5.12 Danh sách nhân viên chưa hoàn thành thủ tục tiếp nhận 34

1.5.13 Danh sách nhân viên theo đơn vị công tác 34

1.5.14 Báo cáo chi tiết nguồn lực trong đơn vị 35

1.5.15 Danh sách nhân viên sinh nhật 36

1.5.16 Báo cáo khai trình sử dụng lao động 37

1.5.17 Danh sách nhân viên có giấy tờ sắp hết hạn 37

1.5.18 Danh sách nhân viên theo thâm niên công tác 37

1.5.19 Danh sách thông tin liên hệ khẩn cấp của nhân viên 38

1.5.20 Danh sách nhân viên nghỉ việc 38

1.5.21 Báo cáo lịch sử lương theo quá trình công tác của nhân viên 39

1.5.22 Báo cáo lịch sử lương theo quá trình công tác của nhân viên (Mẫu 2)41 1.5.23 Danh sách nhân viên có thay đổi lịch sử lương 41

NỘI DUNG 2: THỰC HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 42

2.1.1 Xây dựng bản mô tả công việc 42

2.1.2 Xây dựng bản yêu cầu chuyên môn công việc 49

2.1.3 Xây dựng bản tiêu chuẩn kết quả công việc 56

2.2 Thực hành thiết lập vị trí công việc, vai trò công việc trên phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis 63

2.3 Xây dựng và thiết lập hồ sơ nhân sự tương ứng với từng vị trí công việc trong doanh nghiệp trên phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis 63

NỘI DUNG 3: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NHÂN LỰC TRONG MỘT DOANH NGHIỆP 64

3.1 Phân tích, đánh giá tình hình lao động hiện tại của doanh nghiệp 64

3.1.1 Phân tích, đánh giá về quy mô lao động hiện tại của doanh nghiệp 64

3.1.2 Phân tích, đánh giá cơ cấu lao động hiện tại của doanh nghiệp 65

a Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo độ tuổi 65

b Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo trình độ 67

c Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo chức danh 69

d Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo phòng ban 71

e Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo giới tính 73

f Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo thâm niên công tác 74

g Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo trạng thái lao động 75

3.2 Xây dựng kế hoạch nhân sự tổng hợp cho doanh nghiệp 76

3.2.1 Định hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm tới76 3.2.2 Dự kiến nhu cầu phát sinh nhân sự 77

a Dự kiến số lượng lao động cần điều động, bổ nhiệm 77

b Dự kiến nhân lực nghỉ việc 78

c Dự kiến nhân lực tuyển mới 80

d Kế hoạch bổ sung nhân lực 80

3.2.3 Tổng hợp chỉ tiêu nhân sự 81

3.2.4 Kế hoạch tiền lương, tiền thưởng 82

NỘI DUNG 4: THỰC HÀNH CÁC KỸ NĂNG TUYỂN DỤNG 84

4.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu tuyển dụng trong doanh nghiệp 84

4.1.1 Xây dựng quy trình tuyển dụng cho một doanh nghiệp 84

4.1.2 Lập bản kế hoạch tuyển dụng năm 2023 85

4.1.3. Xây dựng quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng 88

a Quản lý khu vực 88

c Nhân viên nhân sự 90

d Nhân viên kinh doanh 91

e Nhân viên kế toán 92

4.1.4 Soạn thảo quảng cáo tuyển dụng nhân viên 93

a Quản lý khu vực 93

b Nhân viên bán hàng 96

c Nhân viên nhân sự 98

d Nhân viên kế toán 101

e Nhân viên kinh doanh 104

4.1.5 Phỏng vấn tuyển dụng 107

a Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn cho nhóm đang tuyển dụng 107

 Bộ câu hỏi phỏng vấn chung cho tất cả ứng viên 107

 Bộ câu hỏi phỏng vấn cho từng vị trí công việc 109

b Link google form bộ câu hỏi tuyển dụng 116

 Bộ câu hỏi phỏng vấn chung cho tất cả ứng viên: 116

 Bộ câu hỏi phỏng vấn chung cho từng vị trí công việc 120

c Xây dựng bảng đánh giá kết quả phỏng vấn 139

d Thực hành đánh giá kết quả phỏng vấn 141

4.1.6 Xây dựng quyết định tuyển dụng 142

a Quản lý khu vực 142

b Nhân viên nhân sự 143

c Nhân viên kinh doanh 145

d Nhân viên kế toán 146

e Nhân viên bán hàng 147

4.2 Thực hành phân hệ tuyển dụng trên phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis 148

4.2.1 Sinh bản tin tuyển dụng 148

4.2.2 Xuất báo cáo cho các đợt tuyển dụng 153

a Báo cáo chi tiết tuyển dụng 153

b Danh sách trích ngang ứng viên 157

c Biểu đồ phân tích hiệu quả tuyển dụng 157

d Danh sách ứng viên trúng tuyển theo vòng 159

e Danh sách ứng viên trúng tuyển 160

f Biểu đồ phân tích chi phí tuyển dụng 160

g Báo cáo thống kê chi phí từng đợt tuyển dụng 161

h Báo cáo tổng hợp các đợt tuyển dụng 163

NỘI DUNG 5: THỰC HÀNH KỸ NĂNG BỐ TRÍ NHÂN LỰC, THÔI VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 164

5.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu về bố trí nhân lực, thôi việc 164

5.1.1 Phân tích và lập quy trình bổ nhiệm – thuyên chuyển – thôi việc nhân sự trong doanh nghiệp 164

a Quy trình bổ nhiệm cán bộ 164

b Quy trình thuyên chuyển nhân lực 164

c Quy trình thôi việc 166

 Trường hợp 1: Nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động với công ty………166

 Trường hợp 2: Công ty không tái ký hợp đồng lao đông với nhân viên 167

 Trường hợp 3: Công ty thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động 168

5.1.2 Lập danh sách nhân viên cần bổ nhiệm, thuyên chuyển và cho thôi việc…… 170

a Danh sách nhân sự cần bổ nhiệm 170

b Danh sách nhân sự thuyên chuyển 170

c Danh sách nhân sự thôi việc 171

5.1.3 Xây dựng quyết định cho các nhân viên được bổ nhiệm, thuyên chuyển và cho thôi việc 172

a Quyết định bổ nhiệm 172

b Quyết định thuyên chuyển 174

c Quyết định cho thôi việc 178

5.2 Thực hành kỹ năng bổ nhiệm, thuyên chuyển, cho thôi việc nhân lực trên phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis 182

5.2.1 Điều chuyển vị trí công tác (bổ nhiệm, thuyên chuyển) 182

5.2.2 Cho thôi việc 182

5.2.3 Báo cáo kết quả cho thôi việc 182

a Danh sách nhân viên chưa hoàn thành thủ tục thôi việc 182

b Biểu đồ phân tích lý do thôi việc 182

c Danh sách nhân viên nghỉ việc chưa nhận sổ bảo hiểm 183

NỘI DUNG 6: TẠO ĐỘNG LỰC TRONG LAO ĐỘNG 184

6.1 Xây dựng bảng hỏi điều tra mức độ hài lòng của nhân viên 184

a Bảng câu hỏi điều tra mức độ hài lòng của cấp quản lý với công ty 184

b Form câu hỏi điều tra mức độ hài lòng của cấp quản lý với công ty 187

6.1.2 Xây dựng bảng hỏi điều tra mức độ hài lòng của cấp nhân viên 198

a Bảng câu hỏi hỏi điều tra mức độ hài lòng của cấp nhân viên với công ty…… 198

b Form câu hỏi điều tra mức độ hài lòng của cấp nhân viên với công ty 201

6.3 Thực hành thiết lập các chương trình phúc lợi, khen thưởng trên phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis 210

6.3.1 Báo cáo các chương trình khen thưởng 210

a Báo cáo chi tiết quyết định khen thưởng 210

b Báo cáo tổng hợp khen thưởng theo phòng ban 213

c Danh sách khen thưởng theo phòng ban 213

d Danh sách khen thưởng theo nhân viên 214

e Báo cáo tổng hợp nhân viên được khen thưởng 214

f Biểu đồ phân tích chi phí khen thưởng theo phòng ban 215

g Biểu đồ phân tích chi phí khen thưởng trong năm 215

6.3.2 Báo cáo các chương trình phúc lợi 216

a Biểu đồ phân tích chi phí phúc lợi theo nhóm phúc lợi 216

b Báo cáo tổng hợp chương trình phúc lợi 217

c Báo cáo phân tích chi phí chương trình phúc lợi 217

d Biểu đồ phân tích chi phí phúc lợi qua các năm 217

NỘI DUNG 7: ĐÁNH GIÁ LAO ĐỘNG 219

7.1 Quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động trong Công ty TNHH Xăng Dầu Thành Đạt 219

7.2 Xây dựng bản tiêu chuẩn đánh giá nhân sự 220

7.2.1 Bản tiêu chuẩn đánh giá nhân sự của vị trí Giám đốc 220

7.2.2 Bản tiêu chuẩn đánh giá nhân sự của các vị trí quản lý: Trưởng phòng, Quản lý khu vực, Cửa hàng trưởng 224

7.2.3 Bản tiêu chuẩn đánh giá nhân sự của các vị trí nhân viên 228

NỘI DUNG 8: ĐÀO TẠO NHÂN SỰ 234

8.2 Soạn thảo kế hoạch đào tạo 236

8.2.1 Kế hoạch đào tạo “Nâng cao kỹ năng ứng dụng phần mềm VietnamWorks trong tuyển dụng nhân sự” 236

8.2.2 Kế hoạch đào tạo “Kết hợp Marketing trong bán hàng cho nhân viên kinh doanh” 238

8.2.3 Kế hoạch đào tạo “Đào tạo nội bộ - Văn hóa Công ty TNHH Xăng

Dầu Thành Đạt” 240

8.2.4 Kế hoạch đào tạo “Nâng cao năng lực quản lý của các cấp quản trị trong công ty” 242

8.3 Danh sách các báo cáo đào tạo 244

8.3.1 Báo cáo chi tiết các khóa đào tạo 244

8.3.2 Danh sách các khóa đào tạo theo kỹ năng 248

8.3.3 Báo cáo tổng hợp các khóa đào tạo 249

8.3.4 Biểu đồ thống kê chi phí dự kiến với chi phí thực tế 249

8.3.5 Danh sách nhân viên cần thực hiện cam kết sau đào tạo 250

8.3.6 Danh sách giảng viên tham gia đào tạo 250

8.3.7 Báo cáo chi phí đào tạo theo đối tác 251

8.3.8 Báo cáo quá trình đào tạo của nhân viên 251

8.3.9 Báo cáo quá trình đào tạo của nhân viên (Mẫu 2) 260

NỘI DUNG 9: THÙ LAO LAO ĐỘNG 262

9.1 Xây dựng Bảng chấm công 262

9.1.1 Mục đích lập Bảng chấm công 262

9.1.2 Phương pháp và trách nhiệm ghi 262

9.1.3 Phương pháp chấm công 262

9.2 Các báo cáo chấm công 267

9.2.1 Danh sách nhân viên đi muộn, về sớm và nghỉ 267

9.2.2 Báo cáo thống kê tình hình đi muộn của nhân viên 268

9.2.3 Báo cáo thống kê nhân viên đi muộn theo phòng ban 269

9.2.4 Báo cáo tổng hợp chấm công nhân viên theo thời gian 269

9.2.5 Tổng hợp chấm công nhân viên theo quá trình công tác 269

NỘI DUNG 10: QUAN HỆ LAO ĐỘNG 270

10.1 Xây dựng các mẫu hợp đồng lao động cho doanh nghiệp 270

10.1.1 Hợp đồng lao động không xác định thời hạn 270

10.1.2 Hợp đồng lao động xác định thời hạn 276

10.1.3 Hợp đồng lao động thử việc 283

10.2 Hợp đồng lao động của các thành viên trong nhóm 286

10.2.1 Hợp đồng lao động của Nguyễn Hoàng Long 286

10.2.2 Hợp đồng lao động của Nguyễn Văn Thịnh 292

10.2.3 Hợp đồng lao động của Nguyễn Trần Thái Sơn 298

10.2.4 Hợp đồng lao động của Hoàng Tiến Vũ 304

ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN VÀ BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 310

NỘI DUNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Lựa chọn và giới thiệu về doanh nghiệp

Công Ty TNHH Xăng Dầu Thành Đạt

Tên giao dịch: Công ty TNHH Xăng Dầu Thành Đạt

Địa chỉ giao dịch: Số 110 Trần Phú, Mỗ Lao, Hà Đông, Hà Nội

Số điện thoại: 0985924988

Fax: 0985924999

Mail: xangdauthanhdat@gmail.com

Các lĩnh vực hoạt động: Xăng dầu

Khái quát các quá trình phát triển:

- 08/09/2015: Công ty TNHH Xăng Dầu Thành Đạt được thành lập;

- 09/11/2015: Công ty được Bộ Công Thương cấp giấy phép kinh doanhxăng dầu;

- 02/06/2016: Mở cửa hàng số 01 tại 110 Trần Phú, Hà Đông;

- 15/09/2021: Mở cửa hàng số 02 tại 164 Quang Trung, Hà Đông;

- 19/08/2022: Mở cửa hàng số 03 tại 24 Phú Lãm, Hà Đông

Quy mô doanh nghiệp:

- Số vốn: 5 tỷ;

- Số lao động: 30 người;

- Khối văn phòng: 12 nhân viên;

- Hệ thống cửa hàng: 3 cửa hàng (mỗi cơ sở gồm 6 nhân viên)

Quan điểm về sử dụng con người:

- Xây dựng môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp, năng động, sángtạo và nhân văn;

- Tạo điều kiện thu nhập cao và cơ hội phát triển công bằng cho tất cảCBNV;

- Gắn kết hài hòa giữa lợi ích Công ty và lợi ích người lao động

Vài nét cơ bản về văn hóa doanh nghiệp:

- An toàn – Bền vững: Quan tâm tới các yếu tố an toàn, bảo vệ môitrường, tăng tính bền vững của quá trình phát triển doanh nghiệp;

- Hiệu quả – Chuyên nghiệp: Luôn chủ động đảm bảo sử dụng các nguồnlực hiệu quả nhất và cung cấp dịch vụ một cách chuyên nghiệp nhất;

- Cải tiến liên tục: Luôn nỗ lực cải tiến quy trình và nâng cao chất lượngnhân sự vì đây là nền tảng cho chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung ứng.

1.2 Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Xăng Dầu Thành Đạt

1.3 Lập danh sách cán bộ nhân viên

Hình 1.2: Danh sách nhân viên Công ty TNHH Xăng Dầu Thành Đạt

1.4 Kích hoạt và đăng nhập phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis

- Kích hoạt tài khoản cho các thành viên trong nhóm;

- Nhập dữ liệu cho các thành viên ảo của công ty

Hình 1.3: Dữ liệu thành viên công ty trên phần mềm Misa Amis

1.5 Xuất báo cáo từ phần mềm Misa Amis

1.5.1 Báo cáo tình hình làm việc của nhân viên trong kỳ

1.5.2 Báo cáo trạng thái lao động của nhân viên

Hình 3.5 Cơ cấu nhân sự theo phòng ban giai đoạn 2020 - 2022 trên phần mềm quản

lý nhân sự Misa Amis

- Căn cứ vào số liệu thống kê ở bảng 3.5 và biểu đồ cơ cấu nhân sự theophòng ban của công ty ở hình 3.5, cơ cấu nhân sự theo các khối của công ty có sự biếnđộng vì nguyên nhân sau:

 Cơ cấu nhân sự theo phòng ban của khối cửa hàng tăng dần qua các nămtheo sự tăng lên của số cửa hàng bán lẻ Năm 2020: 8 nhân viên; năm 2021: 15 nhânviên; năm 2022: 18 nhân viên

 Cơ cấu nhân sự theo phòng ban của khối văn phòng, nhìn chung sốlượng nhân sự không thay đổi quá nhiều do quy mô công ty vẫn chưa quá cao Vì vậy,qua mỗi năm, ở khối văn phòng, số lượng nhân sự chỉ tăng thêm 1 nhân viên

Cơ cấu lao động theo phòng ban của công ty qua các năm, cho thấy cơ cấu nhân

sự theo phòng ban đáp ứng đúng với quy hoạch nhân sự của công ty

e Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo giới tính

- Thống kê cơ cấu lao động theo giới tính giai đoạn 2020 – 2022:

Giới tính

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Hình 3.6 Cơ cấu nhân sự theo giới tính giai đoạn 2020 - 2022 trên phần mềm quản lý

nhân sự Misa Amis

- Căn cứ vào số liệu thống kê ở bảng 3.6 và biểu đồ cơ cấu nhân sự theogiới tính của công ty ở hình 3.6, cơ cấu nhân sự theo giới tính của công ty trong giaiđoạn 2020 – 2022, số lượng nhân viên nữ luôn nhiều hơn nam cụ thể biến động nhưsau:

 Số lượng nhân viên nam qua các năm 2020, 2021, 2022 lần lượt là 8, 10,

13 nhân viên;

 Số lượng nhân viên nữ qua các năm 2020, 2021, 2022 lần lượt là 10, 16,

17 nhân viên;

Cơ cấu lao động theo giới tính của công ty qua các năm, cho thấy cơ cấu nhân

sự theo giới tính chưa phù hợp với định hướng nhân sự của công ty Sản phẩm kinhdoanh của công ty khá độc hại và đặc thù bán hàng trong môi trường thời tiết thườngxuyên thay đổi Vì thế, nhân viên nam sẽ phù hợp hơn so với các vị trí nhân viên bánhàng (nhân sự chiếm số lượng nhiều nhất trong tất cả các chức danh) Thực tế, cơ cấunhân viên theo giới tính, nam ít hơn nữ Qua những lý do trên, công ty cần có chiếnlược tuyển dụng và tái cơ cấu bộ máy nhân sự, tăng tuyển nhân viên nam để đáp ứngđược yêu cầu làm việc trong điều kiện độc hại

f Cơ cấu lao động của doanh nghiệp theo thâm niên công tác

- Thống kê cơ cấu lao động theo thâm niên công tác giai đoạn 2020 –

2022:

Thâm niên

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

b Link google form bộ câu hỏi tuyển dụng

 Bộ câu hỏi phỏng vấn chung cho tất cả ứng viên:

https://forms.gle/ZRpQMmVcwkqUdd6m7

c Xây dựng bảng đánh giá kết quả phỏng vấn của ứng viên

d Thực hành đánh giá kết quả phỏng vấn

 Bộ câu hỏi phỏng vấn chung cho từng vị trí công việc

- BỘ CÂU HỎI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ QUẢN LÝ KHU VỰC:

https://forms.gle/cTirgB2fxvVUCfcR6

- BỘ CÂU HỎI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG: https://forms.gle/QCoKQcd9bbs86iBS9