Ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự Án nụ cười bé thơ

Dưới đây là một số thông tin chung về phần mềm này:  Mục đích chính: Microsoft Project được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án từ giaiđoạn lập kế hoạch đến theo dõi và báo cáo tiến độ.. 

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

4 03013721015

1

Nguyễn Thị ThùyDương

Thực hiện nội dung tìm hiểu

về Mircrosoft Project

Thực hện dự án Tổng hợp

100%

MỤC LỤC

1.TÌM HIỂU PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 5

1.1 Giới thiệu chung 5

1.2 Giao diện của phần mềm 5

1.3 Một số thao tác cơ bản 8

1.3.1 Tạo một dự án mới 8

1.3.2 Thiết lập thông tin 8

1.3.3 Tạo lịch làm việc 8

1.3.4 Tạo danh sách công việc 9

1.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 9

1.3.6 Tài nguyên dự án 9

1.3.7 Phân bổ tài nguyên 10

1.3.8 Lịch trình cho dự án 11

1.3.9 Tìm đường găng cho dự án 11

1.3.10 Cập nhật tiến độ dự án 12

1.3.11 Cân đối tài nguyên 12

1.3.12 Lập và in báo cáo 13

2 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MIRCROSOFT FROJECT QUẢN LÝ DỰ ÁN “NỤ CƯỜI BÉ THƠ” 13

2.1 Khái quát dự án 13

2.2 Tóm tắt dự án 15

2.2.1 Mục đích, yêu cầu: 15

2.2.2 Đối tượng vận động và chỉ tiêu phấn đấu: 16

2.2.3 Ý nghĩa: 16

2.3 Các bước cơ bản để thực hiện dự án "Nụ cười bé thơ" 17

2.4 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (nguồn lực) của dự án 19

2.5 Báo cáo quản trị dự án 20

DANH MỤC HÌNH ẢN

Hình 1.2.1 Giao diện của Microsoft Project 2016 trên màn hình desktop 6

Hình 1.2.2 Giao diện khi mới khởi động Microsoft Project 6

Hình 1.2.3 Giao diện làm việc với Microsoft Project 6

Hình 1.2.4 Thanh Ribbon 7

Hình 1.2.5 Các thành phần chức năng của Microsoft Project 7

Hình 1.3.6.1 Bảng thiết lập tài nguyên dự án 10

Hình 1.3.7.1 Bảng phân bổ tài nguyên dự án 11

Hình 1.3.8.1 Bảng thiết lập lịch trình cho dự án 11

Hình 1.3.9.1 Bảng tìm đường gang cho dự án 12

Hình 1.3.10.1 Bảng cập nhật tiến độ dự án 12

Hình 1.3.12.1 Bảng lập báo cáo 13

Hình 1.3.12.2 Bảng in báo cáo 13

Hình 2.1.1 Hình ảnh các em nhỏ tại chùa 14

Hình 2.1.2 Hình minh họa cho bút được bán 15

Hình 2.3.1 Bút mực nước được bán trong dự án 18

Hình 2.3.2 Bán bút cho các bạn sinh viên trong trường ĐH Ngân Hàng 18

Hình 2.4.1 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (nguồn lực) của dự án 19

Hình 2.4.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (nguồn lực) của dự án 20

Hình 2.5.1 Work Overview 20

Hình 2.5.2: Work Overview 21

Hình 2.5.3: Resource Overview 21

1.TÌM HIỂU PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

1.1 Giới thiệu chung

Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án phổ biến được phát triển bởiMicrosoft Dưới đây là một số thông tin chung về phần mềm này:

 Mục đích chính: Microsoft Project được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án từ giaiđoạn lập kế hoạch đến theo dõi và báo cáo tiến độ

 Chức năng chính: Lập kế hoạch dự án: Microsoft Project cho phép người dùngtạo lịch trình công việc, xác định các phương tiện và nguồn lực cần thiết, và xâydựng các mối quan hệ giữa các công việc Theo dõi tiến độ: Người dùng có thểtheo dõi tiến độ của các công việc, xác định liệu dự án đang theo đúng kế hoạchhay không, và phát hiện và giải quyết vấn đề sớm Báo cáo: Microsoft Projectcung cấp nhiều loại báo cáo để giúp người quản lý dự án hiểu rõ hơn về hiệusuất và tiến độ của dự án

 Giao diện người dùng: Microsoft Project có giao diện người dùng thân thiện vớingười dùng và cung cấp nhiều công cụ để tạo và chỉnh sửa lịch trình dự án

 Tích hợp với các ứng dụng khác: Phần mềm này có khả năng tích hợp với cácứng dụng khác trong bộ công cụ Microsoft Office, như Microsoft Excel vàMicrosoft Word

 Phiên bản: Microsoft Project có nhiều phiên bản khác nhau, từ phiên bản cơ bảncho người sử dụng cá nhân đến phiên bản chuyên nghiệp dành cho doanhnghiệp lớn

 Lịch sử: Microsoft Project được phát triển từ những năm 1980 và liên tục cậpnhật và phát triển qua các phiên bản mới

 Khả năng làm việc nhóm: Microsoft Project cung cấp khả năng làm việc nhóm,cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một dự án và chia sẻ thông tin

dự án

1.2 Giao diện của phần mềm

Để bắt đầu với Microsoft office project, trên giao diện màn hình desktop click vàobiểu tượng Microsoft office project 2016 hoặc vào Start → Microsoft Office→Microsoft office project 2016

Hình 1.2.1 Giao diện của Microsoft Project 2016 trên màn hình desktop

Hình 1.2.2 Giao diện khi mới khởi động Microsoft Project

Hình 1.2.3 Giao diện làm việc với Microsoft Project

 Thanh công cụ (Toolbar): Chứa các nút lệnh và tùy chọn để thực hiện các chứcnăng cơ bản như lưu, in, hoặc thay đổi thiết lập

 Thanh Ribbon: Microsoft Project sử dụng thanh Ribbon giống như các ứngdụng khác trong bộ Office Thanh Ribbon chứa các tab như "File", "Task",

"Resource", "Project", "View", mỗi tab này có nhiều nhóm chức năng liênquan

Hình 1.2.4 Thanh Ribbon

 Khu vực làm việc chính: Giao diện chính thường chia thành các khu vực hiểnthị thông tin như lịch trình dự án, biểu đồ Gantt, bảng công việc, và các thôngtin khác về nguồn lực

 Biểu đồ Gantt: Là một phần quan trọng của giao diện, hiển thị lịch trình của dự

án dưới dạng biểu đồ Gantt, giúp hiển thị các công việc, thời gian, và mối quan

hệ giữa chúng

 Bảng công việc và bảng nguồn lực: Hiển thị thông tin chi tiết về các công việc

và nguồn lực Có thể tùy chỉnh để hiển thị các trường thông tin quan trọng

 Khu vực hiển thị tiến độ: Thông tin về tiến độ dự án, bao gồm các biểu đồ vàbảng báo cáo

 Các tùy chọn xem (View options): Cho phép người dùng chuyển đổi giữa cácchế độ xem khác nhau như lịch trình, biểu đồ Gantt, bảng nguồn lực, và các chế

Hình 1.2.5 Các thành phần chức năng của Microsoft Project

Bước 3: Click vào New

Bước 4: Dưới mục Avaiable Template, chọn Blank project và chọn tiếp vào Create

để tạo một dự án mới

Bước 5: Trên tab Project, tại nhóm Properties, click vào Project Information

Bước 6: Tại Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án hoặc bạn có thể click vào biểutượng mũi tên để hiển thị lịch và chọn ngày trên lịch

Bước 7: Click vào OK để chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoại ProjectInformation

Bước 8: Trên tab File, chọn Save để lưu lại tập tin dự án

Bước 9: Trên hộp thoại Save As, tại File Name, nhập tên dự án và chọn thư mục để lưu trữ dự án

1.3.2 Thiết lập thông tin

Thiết lập thông tin dự án là việc làm đơn giản và phải được thực hiện đầu tiên khi bắtđầu lập tiến độ bằng Microsoft Project Để thiết lập thông tin dự án trên Microsoftproject chúng ta cần thực hiện các bước:

1 Chọn tab "Project" ở thanh Ribbon

2 Nhấn vào "Project Information" để mở hộp thoại cài đặt thông tin dự án.

3 Trong hộp thoại này, chúng ta có thể nhập các thông tin như Tên dự án, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, và các thông số khác

1.3.3 Tạo lịch làm việc

Để tạo lịch làm việc trong Microsoft Project, chúng ta có thể thực hiện các bước sau:

1 Chọn "Change Working Time": Chọn tab "Project" ở thanh Ribbon

2 Xác Định Lịch Làm Việc Cho Ngày Làm Việc Chuẩn: Trong thanh Ribbon, chọn "Change Working Time" (hoặc "Working Time" tùy theo phiên bản) Trong hộp thoại "Change Working Time", bạn sẽ thấy lịch làm việc cho một tuần Chọn ngày làm việc chuẩn và xác định thời gian làm việc bằng cách di chuyển thanh trượt hoặc nhập giá trị trực tiếp

3 Thêm Ngày Nghỉ Lễ và Ngày Nghỉ Khác: Nhấn vào tab "Exceptions" trong cùng hộp thoại "Change Working Time" Nhấn vào "New Exception" để thêm ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ khác Nhập thông tin chi tiết như tên của nó, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, và thời gian làm việc (nếu có)

4 Lưu Lịch Làm Việc: Nhấn "OK" để lưu cấu hình lịch làm việc của dự án

5 Kiểm Tra Lịch Làm Việc Trên Biểu Đồ Gantt: Chọn tab "View" và sau đó chọn

"Gantt Chart" để xem biểu đồ Gantt của dự án với lịch làm việc mới đã được cập nhật

1.3.4 Tạo danh sách công việc

1 Chọn Tab "Task": Chọn tab "Task" ở thanh Ribbon

1 Thêm Công Việc: Nhấn vào "Task" để thêm một công việc mới Bạn cũng có thể sử dụng dropdown menu để chọn các loại công việc khác nhau nếu cần thiết

2 Nhập Thông Tin Công Việc: Sau khi thêm công việc, nhấp đúp vào nó để mở biểu mẫu chi tiết công việc Tại đây, bạn có thể nhập thông tin như tên công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, độ ưu tiên, và các thông số khác

1.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

1 Chọn Tab "Task": Chọn tab "Task" ở thanh Ribbon

1 Chọn Công Việc Cần Thiết Lập Mối Quan Hệ: Trong biểu đồ Gantt hoặc danh sách công việc, chọn công việc mà bạn muốn thiết lập mối quan hệ

2 Thiết Lập Mối Quan Hệ: Chọn "Task" và sau đó chọn "Link Tasks" từ thanh Ribbon Trong hộp thoại "Link Tasks", bạn có thể chọn loại mối quan hệ (ví dụ:Finish-to-Start), chọn công việc tiền đề (predecessor), và nhập các thông số khác như thời gian trễ (lag) nếu cần thiết

3 Lưu Công Việc và Dự Án: Sau khi thiết lập mối quan hệ, đừng quên lưu dự án bằng cách chọn "File" và sau đó "Save" hoặc "Save As".

4 Kiểm Tra Biểu Đồ Gantt: Chọn tab "View" và sau đó chọn "Gantt Chart" để xem biểu đồ Gantt của dự án với mối quan hệ mới đã được thiết lập

Mối quan hệ giữa các công việc giúp xác định thứ tự thực hiện công việc trong dự án

và ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể Các loại mối quan hệ thông thường bao gồmFinish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS), Finish-to-Finish (FF), và Start-to-Finish (SF)

1.3.6 Tài nguyên dự án

Tài nguyên của dự án bao gồm: nhân lực, thiết bị, vật liệu, (hay các chi phí) Khi thựchiện phân bổ nguồn tài nguyên cho công tác ta phải khai báo các tài nguyên thông quacửa sổ tài nguyên Resource Sheet

Các bước thực hiện:

Menu view -> Resource Sheet hay biểu tượng trên view bar

 Resource Name: Nhập tên tài nguyên

 Type: Kiểu

 Material Label: Nhãn vật liệu

 Group: Nhóm

 Max.Units: Số đơn vị tài nguyên tối đa tính cho 1 ngày

 Std.Rate: Giá chuẩn

 Ovr.Rate: Giá ngoài giờ

 Cost/Use: Phí sử dụng tính cho 1 tài nguyên

 Code: Mã tài nguyên

Nhập các cột trong bảng Resource Sheet -> Kích hoạt vào cột cần khai báo Nhậpthông tin -> Nhập thông tin

Hình 1.3.6.1 Bảng thiết lập tài nguyên dự án

1.3.7 Phân bổ tài nguyên

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn một nhiệm vụ trong dự án và nhấp vào tab Resource

Bước 2: Nhấp vào Assign Resources để phân bổ tài nguyên cho nhiệm vụ đó

Bước 3: Chọn tài nguyên mà bạn muốn phân bổ cho nhiệm vụ đó

Bước 4: Nhập số lượng tài nguyên cần phân bổ cho nhiệm vụ đó

Bước 5: Nhấp vào Close để thoát

Hình 1.3.7.1 Bảng phân bổ tài nguyên dự án

1.3.8 Lịch trình cho dự án

Trên thanh công cụ, chọn mục Project Nhóm Properties, chọn Change WorkingTime Có 3 loại lịch trình cho dự án: Standart: lịch chuẩn Night Shift: lịch ca đêm.24hours: lịch làm việc 24 giờ

Hình 1.3.8.1 Bảng thiết lập lịch trình cho dự án

1.3.9 Tìm đường găng cho dự án

Định nghĩa đường găng: là đường xuyên mạng đi từ thời điểm khởi công dự án tới thờiđiểm kết thúc dự án có chiều dài trên trục thời gian (tức là tổng thời lượng thực hiệncủa các công việc

Để hiển thị đường găng dự án tại giao diện Gantt Chart, ta vào Format tích vào CriticalTask Khi đó, trên sơ đồ thể hiện tiến độ dự án các công việc găng và đường găng sẽđược đánh dấu bằng màu đỏ

Hình 1.3.9.1 Bảng tìm đường gang cho dự án

1.3.10 Cập nhật tiến độ dự án

Việc cập nhật tiến độ dự án giúp chúng ta theo dõi dự án đang được thực hiện đượcbao nhiêu cần điều chỉnh như nào để dự án hoàn thành đúng tiến độ Chọn công việc

cần cập nhật tiến độ vào Menu Task Nhóm Properties chọn Information→Chọn thẻ General→ Tại mục Percent complete chọn tiến độ hoàn thành.

Hình 1.3.10.1 Bảng cập nhật tiến độ dự án

1.3.11 Cân đối tài nguyên

Để xem tài nguyên được sử dụng có hiệu quả hay không, ta thực hiện các thao tácsau: trên thanh công cụ, chọn View tại nhóm Resource Views, chọn ResourceSheet Việc Cân đối tài nguyên dự án sẽ tránh việc lãng phí hoặc thiếu tài nguyêngây ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án Nếu tài nguyên thiếu sẽ hiện chữ màu

đỏ lúc đó chúng ta cần tăng tài nguyên dự án lên

Hình 1.3.12.2 Bảng in báo cáo

2 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MIRCROSOFT FROJECT QUẢN LÝ DỰ ÁN

“NỤ CƯỜI BÉ THƠ”

2.1 Khái quát dự án

Theo số liệu thống kê gần đây, Việt Nam có khoảng 141.256 trẻ em mồ côi, trong đó

có 21.883 trẻ em mồ côi cả cha và mẹ Trong cuộc sống ngày càng hiện đại, Sự giatăng về số lượng trẻ mồ côi ngày càng gia tăng, trẻ bị bỏ rơi làm nảy sinh hàng loạtvấn đề về sức khỏe - y tế, ăn mặc, đi lại, học hành và các nhu cầu vật chất, tinh thầnkhác, đòi hỏi sự quan tâm của toàn cộng đồng xã hội

Tại Chùa Kỳ Quang 2, nơi cưu mang 223 trẻ em bị bỏ rơi ở nhiều nơi khác nhau,không biết nguồn cội Có bé bị bỏ rơi lúc nửa đêm, rạng sáng có bé được đặt trướccổng chùa, khi ở chánh điện, nhà xe, thậm chí là cửa phòng sư trụ trì Có bé bị bỏ lạitrong tình trạng còn nguyên cuống rốn; bé mới sinh vài ngày, mặt mày tím ngắt; bé vàituổi Trong đó có 115 trẻ sinh ra với cơ thể không lành lặn Tuy đám trẻ không maymắn bị cha mẹ bỏ rơi, nhưng tại đây, chúng có một gia đình lớn với nhiều anh chị em

Hình 2.1.1 Hình ảnh các em nhỏ tại chùa

Chùa không có bất cứ nguồn thu nào ngoài sự hỗ trợ của phật tử, người dân, mạnhthường quân Mỗi tháng, tiền học phí của tụi nhỏ hết hơn 14 triệu đồng, chưa kể khoảnhọc thêm, dụng cụ học tập, sách vở, đồng phục

Tiền bệnh viện, y tế, thuốc men cũng hơn 10 triệu đồng mỗi tháng Đám trẻ ở khuthần kinh được điều trị hàng ngày Phải có thuốc các em mới ngủ được Nhờ có thuốc,các em mới giảm phần nào đau đớn, khó chịu Nhiều bé đang trải qua vật lý trị liệu Cảm thương trước tình cảnh của các thiên thần nhỏ nơi đây, nhóm Hy vọng chúng em

đã lên kế hoạch cho một dự án nhỏ mang tên “Nụ cười bé thơ” Dự án này được thựchiện với mục đích gây quỹ từ thiện cho các em ở Chùa Kỳ Quang Để gây quỹ, nhóm

Hy vọng sẽ bán những chiếc bút mực nước dễ thương cho sinh viên tại trường Đại họcNgân hàng với lời kêu gọi vì mục đích nhân ái Lợi nhuận từ việc bán bút này sẽ đượcnhóm trao cho Chùa để một phần nào đó hỗ trợ phí sinh hoạt cho các em

Ưu điểm của dự án:

 Chùa Kỳ Quang 2 tọa lạc ngay tại số 154/4A Lê Hoàng Phái quận Gò Vấp Chỉ cách trường Đại học Ngân hàng khoảng 30 phút lái xe (13 km)

 Bút mực nước mà nhóm thực hiện gây quỹ vừa mang giá trị sử dụng, vừa mang giá trị trang trí, phù hợp với đại đa số sinh viên nữ tại trường Đại học Ngân hàng

Hình 2.1.2 Hình minh họa cho bút được bán

2.2 Tóm tắt dự án

2.2.1 Mục đích, yêu cầu:

Nhằm chia sẻ với các em ở chùa Kỳ Quang có tình cảnh đặc biệt khó khăn Phát huytinh thần tương thân tương ái, nâng cao nhận thức, khơi dậy sự đoàn kết gắn bó, tìnhyêu thương đất nước, con người Giáo dục học sinh tấm lòng chia sẻ những khó khăn

với bạn bè của mình với phương châm “Lá lành đùm lá rách”.

Phát huy vai trò xung kích tình nguyện của đoàn thanh niên, của tuổi trẻ trường Đại

học Ngân hàng TP.HCM, tạo sự hưởng ứng mạnh mẽ trong phong trào “Tuổi trẻ hành động vì cộng đồng”

Dự án “Nụ cười bé thơ" cần được tổ chức chu đáo, nghiêm túc, nội dung sâu sắc, truyền

cảm; thông qua đó tạo được dư luận xã hội mạnh mẽ, khuyến khích cộng đồng chungtay bảo vệ chăm sóc trẻ em

Mục tiêu của dự án:

 Dự án đặt ra mục tiêu cụ thể về số tiền cần thu được từ việc bán bút để hỗ trợ chi phí hoạt động, chăm sóc, giáo dục, và cung cấp các phương tiện sống cho trẻ mồ côi Ngoài việc hỗ trợ tài chính ngay lập tức, dự án cũng có thể hướng đến việc xây dựng một nguồn thu nhập bền vững cho chùa Điều này có thể giúp chùa tự chủ hơn trong việc duy trì hoạt động của mình

 Và có thể tạo ra sự nhận thức và tham gia của cộng đồng đối với tình trạng của trẻ mồ côi Việc bán bút không chỉ giúp quyên góp tài chính mà còn tăng cường

sự chia sẻ và sự quan tâm từ cộng đồng

 Một phần của số tiền thu được có thể được sử dụng để cung cấp nguồn lực giáo dục, sách vở, đồ chơi và các hoạt động giáo dục khác để phát triển tốt nghiệp và

kỹ năng cá nhân của trẻ mồ côi