đề tài ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự án sản xuất và kinh doanh nến thơm cỏ may

Với mộtlượng công việc ngày càng tăng, việc quản lý dự án trở nên phức tạp hơn bao giờ hết.Đây là lý do mà sự xuất hiện của phần mềm quản lý dự án, như Microsoft Project, trởnên cực kỳ q

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Khái niệm dự án

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.

Quy trình quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định.

Quy trình quản lý dự án gồm năm bước: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án Vai trò của quy trình là thực hiện và kiểm soát nhiều công việc Quy trình sẽ giúp nhân viên hình dung được trong mỗi nghiệp vụ mà họ phải tiến hành những bước công việc nào, cách thức ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Đối với cấp quản lý, họ có thể giám sát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

1.2.1 Thiết lập dự án Đây là giai đoạn đầu tiên cần phải phải thực hiện và nó bao gồm hai bước chính.

Thứ nhất, xây dựng bản tuyên bố dự án: bản tuyên bố tự án thể hiện mục tiêu dự án, yếu tố tác động đến dự án, các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro, … ở mức độ tổng quát Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án, bởi tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ sở để xác định và công nhận kết quả cuối cùng của dự án Thứ hai, xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án Xây dựng sơ bộ bộ máy

Hình 1: Quy trình quản lý dự án nhân sự Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan.

1.2.2 Lập kế hoạch dự án Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong qui trình quản lý dự án Điều cần thiết là phải xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp… Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo là: Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in); Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal); Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval); Tính khả thi (Realistic).

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch Tuy nhiên, thực tế triển khai và tư duy chiến lược có sự sai số tương đối nên cấp quản lý dự án và nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc cần có sự linh hoạt, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định.

1.2.4 Kiểm soát dự án Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp thời (nếu cần) Sự điều chỉnh hoặc thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc phải lập lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong các dự án Những điều chỉnh hoặc thay đổi thể hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên khi triển khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới.

1.2.5 Kết thúc dự án Đây là các hoạt động hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án Việc kết thúc dự án phải được thực hiện bài bản và đầy đủ Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback từ khách hàng, sao lưu hồ sơ, … Giai đoạn kết thúc dự án không theo trình tự sẽ phát sinh nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự, … Điều này sẽ để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án nói riêng những thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng.

Phần mềm quản lý dự án

Jira là một ứng dụng theo dõi và quản lý lỗi, vấn đề và dự án, được phát triển để làm quy trình này trở nên dễ dàng hơn cho mọi tổ chức JIRA đã được thiết kế với trọng tâm vào kết quả công việc, có thể sử dụng ngay và linh hoạt khi sử dụng.

Tính năng chính của Jira là:

 Quản lý, theo dõi tiến độ của dự án

 Quản lý lỗi, tính năng, công việc, những cải tiến hoặc bất kỳ vấn đề gì

 Xây dựng quy trình làm việc tương thích với yêu cầu của từng dự án

 Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với rất nhiều loại biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng người dùng

 Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS…)

Fastdo cung cấp nhiều giải pháp giúp quản lý dự án một cách hiệu quả Sản phẩm được cung cấp bởi Fastdo phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ, doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc lên kế hoạch, theo dõi tiến độ hay quản lý thời gian dự án nữa Phần mềm được trang bị đa dạng tính năng thông minh, giúp mọi người ứng dụng vào công việc tối ưu nhất.

Tính năng nổi trội của Fastdo là:

 Cung cấp trải nghiệm với sự thoải mái hoàn toàn trong quản lý dự án.

 Cấu hình thân thiện và dễ sử dụng cho cả nhân viên và người quản lý khi sử dụng phần mềm ngay từ đầu

 Quản lý dự án phù hợp với tình hình và văn hóa hiện tại

 Các tính năng được tùy chỉnh và tối ưu hóa cho người dùng

 Đảm bảo an toàn sử dụng và truyền tải trọn vẹn dữ liệu cho chủ doanh nghiệp, doanh nghiệp.

Trello là một phần mềm quản lý công việc, dự án được nhiều người sử dụng.

Trello cho phép sắp xếp các thẻ ghim vào trong các danh mục khác nhau Các thẻ ghim đó có thể là nhiệm vụ, ghi chú, dự án, file chia sẻ hoặc bất kỳ những gì khác giúp hoạt động làm việc nhóm hiệu quả hơn Nguyên tắc làm việc của Trello dựa trên nguyên tắc tối giản: giúp quản lý công việc hiệu quả, có cái nhìn tổng quan nhất về toàn bộ các nhiệm vụ có liên quan và linh động thay đổi thứ tự ưu tiên giữa các nhiệm vụ khi có sự thay đổi.

Tính năng chính của Trello là:

 Sắp xếp và quản lý công việc rõ ràng theo từng vị trí, tình trạng của đầu việc.

 Tổng hợp và phân chia đầu việc cho từng thành viên trong nhóm bao gồm mô tả công việc cụ thể, thời gian, tình trạng hoàn thành.

 Làm việc nhóm bằng tính năng cho phép các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu sự giúp đỡ của nhau khi thực hiện nhiệm vụ.

 Sử dụng đơn giản, linh hoạt.

Asana là phần mềm quản lý công việc của dự án trực tuyến, giúp người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn, đặc biệt hữu ích trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm.

Tính năng nổi bật của Asana:

 Tích hợp nhiều chế độ xem dự án, nhưng lại có tính bảo mật cao.

 Thao tác trên các đầu việc trực quan.

 Chuyển đổi đầu việc thành dự án nhanh chóng.

 Ứng dụng quản lý công việc Asana hoạt động theo 3 nguyên tắc:

 Thông báo công việc chứ không phải thư tín

 Trao đổi trực tiếp trên chung một trang

 Hành động đồng bộ theo nhóm chứ không riêng lẻ từng người Các nguyên tắc này đều nhắm tới mục tiêu chung là công việc luôn được cập nhật nhanh chóng một cách dễ dàng, tạo ra sự đồng bộ giữa các thành viên trong nhóm hay giữa các bộ phận của một dự án.

1.3.2 Phần mềm có bản quyền

Microsoft Project là một ứng dụng phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án, xây dựng kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án và quản lý ngân sách Microsoft Project cung cấp các công cụ và tính năng cho việc lập lịch, theo dõi tiến độ, quản lý công việc và tài nguyên, và tạo báo cáo chi tiết về tiến độ dự án.

Tính năng cơ bản của Microsoft Project bao gồm:

 Tạo ra kế hoạch cho những dự án và xác định được thời hạn cần hoàn thành.

 Lập tiến độ thích hợp với những nhiệm vụ cần phải thực hiện.

 Phân bố rõ nguồn lực và những chi phí cho công tác.

 Cho phép điều chỉnh những chiến lược và thích hợp với thời gian và chi phí theo thời hạn quy định.

 Quản lý dự án theo đúng tiến độ và chi phí nhưng phương pháp Earned Value Method.

 Kiểm tra thông báo, dữ liệu theo nhiều phương pháp, lưu lại và lọc, bố trí những thông báo dự án theo cách riêng.

 Xây dựng và lập báo cáo chuyên nghiệp để trình bày với lãnh đạo, chủ đầu tư, tư vấn giám sát và bạn chỉ huy.

Mục đích của Microsoft Project:

 Lập kế hoạch và tổ chức quản lý dự án.

 Thực hiện những lịch công tác.

 Cụ thể hóa những tài nguyên và những chi phí trong công việc dự án.

 Điều chỉnh phù hợp những điều kiện ràng buộc thích ứng hợp lý.

 Chuẩn bị những dự án dự phòng để tránh những quá trình thực hiện xảy ra những yếu tố có thể thay đổi và ảnh hưởng đến dự án.

 Thực hiện những đánh giá tài chính của dự án.

 Quản lý làm việc theo nhóm.

Vai trò của Người quản lý dự án (Project Manager - PM) là rất quan trọng trong việc đảm bảo thành công của một dự án PM được giao nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý và điều hành dự án từ đầu đến cuối, đảm bảo rằng mục tiêu dự án được đạt được một cách hiệu quả và trong khung thời gian và ngân sách đã đề ra Trách nhiệm của PM bao gồm xác định và truyền đạt mục tiêu dự án, quản lý nguồn lực, quản lý ngân sách, giám sát tiến độ và chất lượng dự án, quản lý rủi ro và xung đột, và quản lý các bên liên quan trong dự án PM cũng phải xây dựng kế hoạch chi tiết cho dự án, theo dõi thực hiện kế hoạch, giải quyết vấn đề và xung đột, và đảm bảo rằng dự án được thực hiện theo yêu cầu và tiêu chuẩn đề ra Dù trách nhiệm cụ thể của PM có thể thay đổi tùy theo ngành công nghiệp và quy mô dự án, nhưng vai trò quản lý dự án chung vẫn giữ nguyên những nhiệm vụ quan trọng như đã đề cập PM đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng dự án được thực hiện thành công và đáp ứng được mục tiêu và mong đợi của tổ chức.

Primavera là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ và đa năng được sử dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp xây dựng và quản lý dự án Primavera cho phép người dùng lập kế hoạch, kiểm soát, giám sát và báo cáo về các hoạt động của dự án một cách hiệu quả Với khả năng tích hợp các yếu tố quản lý dự án khác nhau và cung cấp báo cáo chi tiết, Primavera là một công cụ hữu ích cho việc quản lý dự án và đảm bảo sự thành công của dự án Nhờ vào tính linh hoạt và khả năng tích hợp, người dùng có thể theo dõi và quản lý nhiều dự án cùng một lúc, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và chi phí để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty

Các phần mềm của Primavera như: Enterprise Professional Project Management, Professional Project Management, Risk Management, Contract Management.

OrangeScrum là một phần mềm quản trị dự án được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Phần mềm này cung cấp các chức năng cơ bản như vẽ biểu đồ,lập kế hoạch dự án, theo dõi và cập nhật tiến độ dự án để giúp các tổ chức quản lý dự án một cách hiệu quả Với giao diện đơn giản và hấp dẫn, OrangeScrum giúp người dùng dễ dàng sử dụng và tương tác với các tính năng của phần mềm Nền tảng của OrangeScrum được xây dựng trên framework CakePHP, mang lại tính ổn định và hiệu suất cho việc quản trị dự án Đáng chú ý, OrangeScrum đã phát triển ứng dụng trên nền tảng di động

Android và iOS, giúp người dùng truy cập và quản lý dự án mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị di động Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc từ xa và tăng cường tính linh hoạt trong quản lý dự án.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT

Giới thiệu tổng quan

Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án được phát triển và được bán bởi công ty Microsoft Microsoft Project được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc.

Cũng tương tự các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, Microsoft Project cũng có hai phiên bản, Standard và Professional.

Giao diện phần mềm

Có 3 cách khởi động Microsoft Project - Cách 1: Click vào biểu tượng Microsoft Project 2016 trên màn hình desktop.

- Cách 2: Click vào Start Trên menu Start chọn Microsoft Office 2016 → chọn Project 2016

Hình 3: Khởi động Microsoft Project Cách 2Hình 2: Microsoft Projet

- Cách 3: Gõ vào thanh Taskbar từ “Project”

Hình 4: Khởi động Microsoft Project Cách 3 2.2.2 Giao diện làm việc chính của Microsoft Project 2016

Hình 5: Giao diện của Microsoft Project

- Thanh công cụ Quick Access là nơi bạn có thể tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ.

- Với một số tab chính của Microsoft Project:

Hình 7: Một số tab chính của Microsoft Project

- Thanh View Label nằm dọc theo cánh trái của giao diện

- View shortcut: chuyển đổi chế độ xem và thanh zoom cho phép phóng to và thu nhỏ:

- Thanh trạng thái Status hiển thị chế độ mà bạn đang sử dụng là tự động hay bằng tay:

Hình 11: Thanh trạng thái Status

Một số thao tác cơ bản

2.3.1 Tạo một dự án mới

Khi xác định được rõ mục đích của dự án và vạch ra được các giai đoạn chính của dự án cũng là lúc cần thiết để lập ra một kế hoạch dự án:

Quy trình tạo một dự án mới:

Hình 12: Quy trình tạo dự án mới

(1) Khởi động phần mềm Microsoft Project 2016.

(2) Click vào File để mở giao diện Backstage → Chọn New.

(3) Dưới mục Available Template → chọn Blank project → chọn create để khởi tạo một dự án mới.

(4) Trên tab Project, tại nhóm Properties → click vào Project Information.

(5) Tại Start date → nhập ngày bắt đầu của dự án.

(6) Click vào Ok để nhập ngày → đóng hộp thoại Project Information.

(7) Trên tab File → click chọn Save Us nhập tên dự án → chọn thư mục lưu trữ dự án.

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án Để thiết lập thông tin dự án, ta thực hiện các bước như sau:

Hình 13: Thiết lập thông tin dự án (1)

(2) Nhập các thông tin cơ bản như:

Start date: Ngày bắt đầu của một dự án Finish date: Ngày kết thúc của một dự án Calendar: Chọn lịch làm việc, có 3 loại: ã Standard: lịch chuẩn ã Night shift: ca đờm ã 24 hours: làm việc 24 giờ

Hình 14: Thiết lập thông tin dự án (2)

Thiết lập lịch trình cho dự án là công việc đơn giản nhất nhưng cũng không kém phần phức tạp cho các công việc của dự án. Để tạo lịch làm việc, ta thực hiện các thao tác sau đây:

(1) Vào Project → Change Working time

Chọn thẻ Exceptions nhập thông tin Name, Start, Finish sau đó nhấn

Details… để lựa chọn ngoại lệ chọn ngày đó có phải ngày làm việc hay không? Thời gian làm việc thế nào

CHƯƠNG 2 - ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT VÀ KINH DOAN

(2) Chọn nút Options để thay đổi hoặc giữ nguyên thông tin về giờ làm việc bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc… ã Week start on: ngày bắt đầu trong tuần. ã Fiscal year start in: thỏng bắt đầu trong năm. ã Default start time: giờ bắt đầu thực hiện trong ngày. ã Hour per day: số giờ làm trong ngày. ã Hours per week: số giờ làm trong tuần. ã Day per month: số ngày làm việc trong thỏng.

Hình 16: Tạo lịch (2) 2.3.4 Tạo danh sách công việc

Tạo danh sách công việc của dự án

(1) Vào Task chọn Grantt Chart

Hình 17: Tạo danh sách công việc (1)

(2) Trong cột Task Mode chọn chế độ thủ công (manually schedule) hay tự động (auto schedule) Nhập tên công việc trong cột Task name:

Hình 18: Tạo danh sách công việc (2)

Tạo các nhiệm vụ con

(1) Vào Task (2) Nhấn Indent Task để xác định đây là một nhiệm vụ chi tiết hay nhiệm vụ con

Hình 19: Tạo các nhiệm vụ con

Thực hiện đánh số cho các công việc

Chọn Format ở nhóm Show/Hide click vào mục Outline Number

Hình 20: Thực hiện đánh số

Nhập các ghi chú nhiệm vụ (Task Notes)

(1) Chọn task cần ghi chú, nhấn chuột phải chọn Notes(2) Hiển thị hộp thoại Summary Task Information, ghi lại những thông tin cần thiết → Ok

Hình 21: Nhập các nhiệm vụ cần ghi chú

2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

(1) Chọn một công việc trong dự án: Vào Task Information -> Xuất hiện hộp thoại Task Information -> Chọn Predecessors

(2) Ở mục Task Name, nhấn chọn dự án mẹ

Hình 22: Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc Ở mục Type, chọn 1 trong 4 hình thức: ã Finish to start (FS): Kết thỳc cụng việc này để bắt đầu cụng việc mới.

CHƯƠNG 2 - ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT VÀ KINH DOAN ã Start to Start (SS): Bắt đầu cụng việc này cựng lỳc với bắt đầu cụng việc sau. ã Finish to Finish (FF): Kết thỳc cụng việc này cựng thời điểm với cụng việc sau. ã Start to Finish (SF): Bắt đầu cụng việc này khi cụng việc sau kết thỳc.

Các thao tác thiết lập danh sách nguồn lực cho dự án:

(1) Vào View, ở nhóm Resource views -> Resource Sheet (2) Thiết lập thông tin cho các cột của nguồn lực

Hình 23: Thiết lập danh sách nguồn lực

2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho các công việc

Việc phân bổ tài nguyên một cách hợp lý rất quan trọng Bởi vì nó giúp cho công việc được thực hiện đúng tiến độ đã bàn ra.

Trong phần mềm Microsoft Project có nhiều cách để phân bổ tài nguyên cho các công việc

Có thể chọn một trong những cách dưới đây, sau khi đã thiết lập danh sách các nguồn lực:

- Mở sơ đồ Gantt, chọn công việc cần phân bổ Chọn Menu Resources Tại nhóm Assignments, chọn Assign Resources

Hình 24: Phân bổ tài nguyên cho các công việc

Sau đó nhập các thông tin vào bảng hoặc chọn nguồn lực muốn phân bổ và chọn Assign để phân bổ nguồn lực cho công việc.

Resource name: tên nguồn lực Units: đơn vị nguồn lực.

Cost: chi phí Assign: phân bổ nguồn lực.

Remove: xoá phân bổ nguồn lực.

Replace: thay thế bằng nguồn lực khác.

Close: đóng hộp thoại Resource Sheet Cách 2:

Nhấn đúp vào công việc cần phân bổ Resources, sau đó nhập tên nguồn lực.

Hình 25: Phân bổ tài nguyên cho các công việc Cách 3:

Tại cột Resource Names của công việc cần phân bổ chọn nút mũi tên chọn nguồn lực sẽ gán cho công việc đó bằng cách tích vào ô vuông.

2.3.8 Lịch trình cho dự án

- Night Shift: lịch ca đêm.

- 24 hours: lịch làm việc 24 giờProject Change working time for calendar

Hình 26: Lịch trình cho dự án

2.3.9 Tìm đường găng cho dự án Đường găng của dự án là chuỗi các công việc quan trọng nhất cần được thực hiện đúng tiến độ để không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án Đường găng này bắt đầu từ thời điểm khởi công dự án đến thời điểm hoàn thành dự án và có chiều dài lớn nhất trên trục thời gian Các công việc trên đường găng không được trễ trong thực hiện vì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án Đặc biệt, các công việc trên đường găng không có dự trữ toàn phần hoặc dự trữ tổng cộng, nghĩa là không có sự linh hoạt trong lịch trình thực hiện Do đó, việc thực hiện các công việc trên đường găng phải tuân thủ kế hoạch một cách chính xác để đảm bảo tiến độ dự án không bị ảnh hưởng.

Việc thực hiện các công việc trên đường găng đúng theo kế hoạch là yếu tố quyết định để đảm bảo tiến độ tổng thể của dự án không bị ảnh hưởng Bất kỳ sự thay đổi nào trong các công việc trên đường găng cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án và cả đường găng chính mà chúng đi qua Việc quản lý và theo dõi các công việc trên đường găng là vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng tiến độ dự án được duy trì và hoàn thành đúng theo kế hoạch Điều này đồng nghĩa với việc cần có sự chú ý và sự quản lý cẩn thận đối với các công việc quan trọng này trong quá trình thực hiện dự án.

CHƯƠNG 2 - ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT VÀ KINH DOAN Để hiển thị đường găng trong tiến độ dự án, tại giao diện Gantt Chart chọn Menu Format tích chọn Critical Task

Khi đó, trên sơ đồ thể hiện tiến độ của dự án, các công việc găng và đường găng sẽ được đánh dấu bằng màu đỏ.

Hình 27: Tìm đường găng cho dự án

Ngoài ra, ta cũng có thể thay đổi thiết lập màu sắc cho thanh biểu đồ của bằng cách: chọn tab Format tại nhóm Gantt Chart Style, nhấp vào More lựa chọn bảng định dạng màu sắc

Hình 28: Thiết lập thay đổi màu sắc

2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án Để cập nhật tiến độ cho 1 công việc trong dự án:

Nhấn đúp vào công việc General điều chỉnh tại ô percent complete

Hình 29: Cập nhật tiến độ dự án

Các bước để cân đối tài nguyên cho dự án Nhấp vào mục Resource, sau đó chọn Leveling options

Hình 30: Cân đối tài nguyên o Leveling calculations:

- Manual: cho phép can thiệp vào quá trình cân đối tài nguyên.

- Automatic: tự động cân bằng tài nguyên trong quá trình gắn tài nguyên cho công việc

- Look for overallocations on a basic: tìm kiếm tài nguyên quá tải theo các tiêu chí thời gian: phút (minute by minute), giờ (hour by hour), ngày (day by day),

- Clear leveling values before leveling: xóa các giá trị đã cân đối trước khi thực hiện cân đối lại tài nguyên. o Leveling range for : phạm vi cân đối tài nguyên. o Resolving overallocations: các giải pháp cho những tài nguyên quá tải.

2.3.12 Lập và in báo cáo v Lập báo cáo Microsoft Project cho phép tạo nhiều loại báo cáo: Báo cáo tổng hợp chung cho dự án (dashboards), báo cáo sử dụng tài nguyên (resources), báo cáo chi phí (costs), báo cáo thực hiện công việc (in progress), …

Report để chọn loại báo cáo

Ngoài ra, nếu các báo cáo có sẵn trong Microsoft Project vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, ta có thể tự tạo một báo cáo mới tại mục New Report

Hình 32: Ví dụ về báo cáo tổng quan chi phí v In báo cáo

Chọn loại báo cáo cần in nhấp file , chọn tiếp print, nhấp page setup , sau đó điều chỉnh các thông số về kích thước (size), hướng giấy (orientation),…

(nếu cần), cuối cùng nhấp print

ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH NẾN THƠM “CỎ MAY”

Giới thiệu dự án

Sản xuất và kinh doanh nến thơm “Cỏ May”

3.1.2 Tóm tắt dự án Ý tưởng về các sản phẩm mùi hương giúp thư giãn tinh thần đang ngày càng trở nên phổ biến trên thị trường, đặc biệt trong đó cần phải kể đến nến thơm Không chỉ có tác dụng làm thoải mái tinh thần, nến thơm còn là một sản phẩm để decor căn phòng được rất nhiều người ưa chuộng.

Tại Việt Nam, nến thơm không phải là mặt hàng quá cần thiết trong đời sống thường nhật Thế nhưng, ngày càng có nhiều người đã nhìn nhận nến thơm với nhiều công dụng khác nhau, đặc biệt là đối với sức khỏe tinh thần Chính vì thế mà đời sống vật chất của con người ngày càng được nàng cao, nhu cầu thỏa mãn về tinh thần cũng theo đó mà xuất hiện, đặc biệt là ở các bạn trẻ. Đặc biệt, kinh doanh nến thơm cũng có nhiều lợi thế so với các sản phẩm khác như chi phí đầu tư thấp, công thức đơn giản, dễ dàng bán ở mọi nơi Không những vậy, sự đa dạng của sản phẩm cũng chính là lý do giúp cho nến thơm không chỉ thu hút khách hàng ở tầng lớp thượng lưu mà còn phục vụ cho nhu cầu sử dụng của tầng lớp trung lưu.

Mặc dù chạy theo xu hướng đa dạng là thế nhưng các sản phẩm nến thơm vẫn luôn đảm bảo an toàn cho sức khỏe khách hàng, kèm theo đó chính là vẻ ngoài đẹp mắt, tinh tế cho người sử dụng.

3.1.3 Bản đăng kí dự án

 Ngày bắt đầu (Project Start Date): 03/04/2024

 Ngày kết thúc (Project Finish Date): 05/08/2024 - Nhân lực tham gia: 4 người

CHƯƠNG 3 - ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN SẢN XUẤT VÀ KINH

DOANH NẾN THƠM “CỎ MAY”

Có thể thấy nến thơm không phải là mặt hàng quá cần thiết trong đời sống thường nhật Thế nhưng, ngày càng có nhiều người đã nhìn nhận nến thơm với nhiều công dụng khác nhau, đặc biệt là đối với sức khỏe tinh thần Nhìn chung trên thị trường nến thơm khá đa dạng và phong phú, tuy nhiên nhiều loại lại không đạt chất lượng tốt vì được du nhập từ trung quốc với giá rẻ vì làm từ những nguyên liệu không đảm bảo gây ảnh hưởng đến sức khỏe con người.

Trước tình hình đó, dự án của nhóm là tạo ra những loại nến thơm với hương thơm dễ chịu, màu sắc sang trọng mà thành phần hoàn toàn an toàn cho người tiêu dùng, giúp người tiêu dùng có thêm nhiều lựa chọn hơn.

Thực hiện dự án nến thơm này đánh mạnh vào những người yêu thích mùi hương dễ chịu, thích sự tinh tế mà sang trọng từ những phụ kiện trang trí, nhằm tạo ra nguồn lợi nhuận ổn định.

Làm đa dạng thêm loại nến thơm trên thị trường Việt Nam, thúc đẩy sự phát triển của một lĩnh vực kinh doanh mới tại Việt Nam, thỏa mãn nhu cầu về chăm sóc tinh thần cho mọi khách hàng.

3.1.5 Sự cần thiết của dự án

Dự án triển khai nhằm mục đích hướng tới những giá trị thẩm mỹ và giá trị tinh thần cho người tiêu dùng, không chỉ đẹp mà còn đảm bảo chất lượng, an toàn cho khách hàng. Đối với các doanh nghiệp, bạn bè hay đối tác của nhau sẽ có thêm các sự lựa chọn về món quà vô cùng ý nghĩa, sang trọng mà chất lượng lại đảm bảo Đặc biệt là đối với giới trẻ hiện nay, sẽ có thêm nhiều lựa chọn cho việc chăm sóc sức khỏe tinh thần, thỏa mãn nhu cầu thư giãn bằng một hương thơm trong gian phòng của mình.

3.1.6 Mức độ phù hợp của dự án

Sản phẩm phù hợp với mọi lứa tuổi, ai cũng có thể sử dụng nến thơm như là một cách thư giãn sau một ngày làm việc mệt mỏi Nến thơm cũng có thể xem là một món đồ trang trí tinh tế cho không gian từ nhà đến các nơi sang trọng khác.

Kinh doanh nến thơm ở thị trường Việt Nam vẫn còn chưa quá phổ biến, nhưng nhu cầu sử dụng nến thơm có xu hướng tăng ở giới trẻ ngày nay Ngoài ra, tầng lớp trung lưu và thượng lưu cũng rất ưa chuộng sử dụng nến thơm cho nhu cầu chăm sóc sức khỏe tinh thần của mình.

Theo nghiên cứu thị trường từ MarketWatch thì dự kiến vào năm 2026, ngành nến thơm sẽ đạt doanh thu lên đến con số 5 tỷ đô la Nên thực hiện dự án sẽ có thể mang lại khoản lợi nhuận tốt và cho thấy rằng dự án này là hoàn toàn phù hợp.

- Thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh TP.Hồ Chí Minh.

 Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu quy định trong Thông tư 01/2022/TT-BKHĐT.

 Bản sao (Photo công chứng) giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các cá nhân tham gia vào hộ kinh doanh

 Bản sao (Photo công chứng) biên bản họp về việc thành lập hộ kinh doanh Nộp hồ sơ ở thành phố Hồ Chí Minh.

 Đóng phí 100.000 đồng/lần (Theo biểu mức thu phí đăng ký hộ kinh doanh được quy định thông tư số 176/2012/TT-BTC.

- Hoàn thành thủ tục về giấy chứng nhận điều kiện kinh doanh

 Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

 Bản giải trình về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dụng cụ đảm bảo chất lượng theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Các thủ tục cần làm sau khi thành lập công ty kinh doanh nến thơm bao gồm:

 Kê khai và nộp thuế môn bài tại cơ quan thuế quản lý

 Treo biển tại trụ sở công ty.

 Mở tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế

 Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

 Đăng ký khấu hao tài sản cổ định.

STT Công việc Thời gian Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Tiền đề Thành viên Đánh giá

1 Khởi động dự án 15 ngày 03/04/2024 17/04/2024 Nguyễn Minh Thư, Nguyễn

Ngọc Hải Yến, Tạ Lê Thảo Vy,

2 Họp bàn và đánh giá tính khả thi 5 ngày 03/04/2024 07/04/2024 Nguyễn Minh Thư, Nguyễn

3 Đánh giá nguồn lực 2 ngày 08/04/2024 09/04/2024 2 Nguyễn Ngọc Hải Yến 100%

3 Nguyễn Minh Thư, Tạ Lê Thảo

5 Lập kế hoạch dự án 21 ngày 18/04/2024 08/05/2024

Ngọc Hải Yến, Tạ Lê Thảo Vy, Trần Như Quỳnh

6 Khảo sát và phân tích thị trường 11 ngày 18/04/2024 28/04/2024 Nguyễn Minh Thư, Nguyễn

7 Định hướng đối tượng khách hàng 2 ngày 18/04/2024 19/04/2024 Tạ Lê Thảo Vy 0%

8 Phân tích thị hiếu khách hàng 3 ngày 18/04/2024 20/04/2024 Nguyễn Minh Thư 0%

9 Khảo sát nhu cầu sản phẩm trên thị trường 4 ngày 21/04/2024 24/04/2024 8 Nguyễn Ngọc Hải Yến 0%

10 Phân tích đối thủ cạnh tranh 4 ngày 25/04/2024 28/04/2024 9 Trần Như Quỳnh 0%

11 Xây dựng thương hiệu và chiến lược tiếp thị 7 ngày 29/04/2024 05/05/2024

Ngọc Hải Yến, Trần Như Quỳnh

12 Xây dựng câu chuyện thương hiệu 3 ngày 29/04/2024 01/05/2024 Nguyễn Minh Thư 0%

13 Xây dựng chiến lược tiếp thị phù hợp với đối tượng khách hàng

12 Nguyễn Ngọc Hải Yến, Trần

14 Phân tích tài chính và dự trù rủi ro cho dự án 3 ngày 06/05/2024 08/05/2024 11 Tạ Lê Thảo Vy 0%

15 Thực thi dự án 83 ngày

Nguyễn Minh Thư, Nguyễn Ngọc Hải Yến, Tạ Lê Thảo Vy,

16 Thiết lập quy trình sản xuất 15 ngày

17 Lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu 10 ngày 09/05/2024 18/05/2024 Nguyễn Ngọc Hải Yến, Tạ Lê

18 Thiết kế mẫu mã, bao bì 6 ngày 09/05/2024 14/05/2024 Nguyễn Minh Thư, Nguyễn

19 Tìm xưởng sản xuất sản phẩm và in bao bì 9 ngày

Tạ Lê Thảo Vy, Trần Như

20 Đảm bảo chất lượng và tính nhất quán trong quá trình sản xuất

11 ngày 24/05/2024 03/06/2024 16 Nguyễn Minh Thư, Trần Như

21 Bảo đảm quy trình sản xuất vệ sinh và an toàn 6 ngày 24/05/2024 29/05/2024

22 Kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường

23 Thử nghiệm và đánh giá 12 ngày 04/06/2024 15/06/2024 20 Nguyễn Minh Thư, Nguyễn

24 Thử nghiệm sản phẩm và thu thập phản hồi từ khách hàng

7 ngày 04/06/2024 10/06/2024 Nguyễn Ngọc Hải Yến, Trần

25 Đánh giá hiệu quả của sản phẩm và điều chỉnh nếu cần thiết

5 ngày 11/06/2024 15/06/2024 24 Nguyễn Minh Thư, Tạ Lê Thảo

26 Quảng cáo và tiếp thị sản phẩm

25 ngày 16/06/2024 10/07/2024 23 Tạ Lê Thảo Vy, Trần Như

27 Tìm kiếm và lựa chọn nhà phân phối sản phẩm 7 ngày

28 Chạy quảng cáo trên các kênh phù hợp 25 ngày

29 Ra mắt sản phẩm và theo dõi

20 ngày 11/07/2024 30/07/2024 26 Nguyễn Minh Thư, Nguyễn

30 Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm và bắt đầu quảng bá trên thị trường

8 ngày 11/07/2024 18/07/2024 Tạ Lê Thảo Vy, Trần Như

31 Ghi nhận phản hồi từ khách hàng sau khi sản phẩm ra mắt

20 ngày 11/07/2024 30/07/2024 Nguyễn Ngọc Hải Yến 0%

32 Kết thúc dự án 6 ngày 31/07/2024 05/08/2024 15 Nguyễn Minh Thư, Tạ Lê Thảo

33 Xác định kết quả kinh doanh 2 ngày 31/07/2024 01/08/2024 Tạ Lê Thảo Vy 0%

34 Viết báo cáo dự án 2 ngày 02/08/2024 03/08/2024 33 Nguyễn Minh Thư 0%

35 Kinh nghiệm rút ra và sửa đổi 2 ngày 04/08/2024 05/08/2024

Bảng 1: Tổ chức công việc

Sơ đồ 1: Tổ chức quy mô quản lý

Nhà quản lý dự án là người quản lý và ra quyết định cuối cùng cho từng hoạt động của dự án, chịu trách nhiệm hoàn toàn về dự án trước pháp luật.

Bộ phận nhân sự: hoạch định nguồn nhân lực, tìm kiếm và lựa chọn nhân sự phù hợp với dự án kinh doanh, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng chế độ lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên

Bộ phận kế toán và tài chính: kiểm soát tình hình và hiệu quả tài chính của dự án, ghi chép mọi hoạt động về chi phí và xác định doanh thu, lợi nhuận trong báo cáo của dự án

Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2016 để quản lý thời gian và nguồn lực của dự án

Tiêu đề	Ứng Dụng Phần Mềm Microsoft Project Trong Quản Lý Dự Án Sản Xuất Và Kinh Doanh Nến Thơm “Cỏ May”
Tác giả	Trần Như Quỳnh, Tạ Lê Thảo Vy, Nguyễn Minh Thư, Nguyễn Ngọc Hải Yến
Người hướng dẫn	Nguyễn Văn Thọ
Trường học	Trường Đại Học Ngân Hàng Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Tin học
Thể loại	Báo Cáo Kết Quả Tập Nhóm
Năm xuất bản	2024
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	49
Dung lượng	24,01 MB