Báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm Ứng dụng phần mềm microsoft project trong quản lý dự Án

Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 1.1.1 Khái niệm dự án “Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiệntrong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÀI

Trong thời kỳ công nghệ phát triển vượt bậc như ngày nay, nhu cầu học tập vàlàm việc qua mạng, cũng như sử dụng các dịch vụ trực tuyến dần trở thành một nhucầu thiết yếu Đặc biệt, trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, nơi mànhững giá trị và dữ liệu được chia sẻ rộng rãi và nhanh chóng hơn bao giờ hết Đi kèmvới đó là những biến động lớn và liên tục từ nhu cầu thị trường, khách hàng và xuhướng kinh doanh mới Vì vậy, đòi hỏi mỗi một cá nhân và doanh nghiệp cần trang bịnhững kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm mới để giải quyết bài toán đáp ứng

sự thay đổi liên tục này

Nhằm giải quyết những vấn đề trên, nhóm chúng em xin đề xuất và quyết địnhnghiên cứu về phần mềm quản lý “Microsoft Project” Bên cạnh đó, để tìm hiểu thêm

về giao diện và cách sử dụng phần mềm quản lý Microsoft Project, nhóm sẽ áp dụng

phần mềm này vào mô phỏng dự án doanh nghiệp kinh doanh bánh ăn kiêng “LALAN healthy cake” để có thể nắm được quy trình làm việc cụ thể trên phần mềm, vận dụng

những kiến thức đã học vào thực tiễn giải quyết vấn đề

Trong quá trình tìm hiểu đề tài và biên soạn tài liệu không thể tránh khỏi nhữngsai sót nhất định do kiến thức và thời gian chúng em còn hạn hẹp Nhóm rất mongnhận được sự cảm thông và góp ý từ thầy để đề tài thêm hoàn thiện

MỞ ĐẦU 1

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 2

DANH MỤC HINH ẢNH 5

DANH MỤC BẢNG 7

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 8

CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 9

1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 9

1.1.1 Khái niệm dự án 9

1.1.2 Quy trình quản lý dự án 10

1.2 Phần mềm quản lý dự án 13

1.2.1 Phần mềm miễn phí 13

1.2.2 Phần mềm có bản quyền 14

CHƯƠNG 2 - PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 201616 2.1 Giới thiệu tổng quan 16

2.1.1 Microsoft Project là gì? 16

2.1.2 Tính năng cơ bản của Microsof Project 16

2.1.3 Cách quản lý dự án trên Microsoft Project 17

2.1.4 Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project 18

2.2 Giao diện phần mềm 18

2.3 Một số thao tác cơ bản 21

2.3.1 Tạo một dự án mới 21

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án 22

2.3.3 Tạo lịch 23

2.3.6 Tài nguyên dự án 26

2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho các công việc 27

2.3.8 Lịch trình cho dự án 28

2.3.9 Tìm đường găng cho dự án 29

2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án 30

2.3.11 Cân đối tài nguyên 30

2.3.12 Lập và in báo cáo 31

CHƯƠNG 3 - ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN “LALAN Healthy Cake” 36

3.1 Giới thiệu dự án 36

3.1.1 Tổng quan và mục tiêu dự án 36

3.1.2 Danh sách công việc 36

3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án 41

3.2.1 Thiết lập thông tin dự án 41

3.2.2 Cân đối tài nguyên 42

3.2.3 Lập và in báo cáo 43

3.3 Kết luận cho dự án “LALAN Healthy cake” khi ứng dụng phần mềm Microsoft Project 45

KẾT LUẬN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

Hình 1- 1 Quy trình quản lý dự án 10

Hình 2- 1 Giao diện phần mềm Microsoft Project 2016 18

Hình 2- 2 Giao diện ban đầu 19

Hình 2- 3 Cửa sổ làm việc của Microsoft project 2016 19

Hình 2- 4 Giao diện cài đặt MS 2016 21

Hình 2- 5 Tạo dự án mới 22

Hình 2- 6 Thiết lập thông tin cơ bản của dự án 22

Hình 2- 7 Thiết lập thông tin trên thanh công cụ 23

Hình 2- 8 Thiết lập thời gian dự án 23

Hình 2- 9 Thao tác Change working time 24

Hình 2- 10 Thiết lập những ngày không làm việc bất kỳ 24

Hình 2- 11 Tạo danh sách công việc 25

Hình 2- 12 Thiết lập Mối quan hệ giữa các công việc 26

Hình 2- 13 Tài nguyên dự án 26

Hình 2- 14 Phân bổ tài nguyên (cách 1) 27

Hình 2- 15 Phân bổ tài nguyên (cách 2) 28

Hình 2- 16 Thao tác tạo lịch trình cho dự án 29

Hình 2- 17 Thao tác tìm đường găng cho dự án 30

Hình 2- 18 Thao tác cập nhật tiến độ dự án 30

Hình 2- 19 Thao tác thực hiện Cân đối tài nguyên 31

Hình 2- 20 Thao tác Lập báo cáo 31

Hình 2- 21 Báo cáo tổng quan tài nguyên dự án 32

Hình 2- 22 Báo cáo chi phí 33

Hình 2- 23 Báo cáo tổng quan dự án 33

Hình 2- 24 Giao diện khi chọn mẫu Chart 34

Hình 2- 25 Giao diện In báo cáo 35

Hình 3- 1 Sơ đồ Gantt 42

Hình 3- 2 Sơ đồ mạng 42

Hình 3- 3 Nguồn lực của dự án 42

Hình 3- 6 Timeline 43 Hình 3- 7 : Phân công công việc 44 Hình 3- 8 In báo cáo 44

Bảng 1 : WPS của dự án 41

MS Microsoft

CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

“Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiệntrong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất lànguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãnnhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.” (Wikipedia, 2022)

Trên góc độ tổng quát nhất, dự án có thể được hiểu là hệ thống các công việcđược xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc Nói cáchkhác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt đượctrong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực để đạt mục tiêu đó

Một dự án có thể được xem xét như là 1 chuỗi các công việc và các nhiệm vụ:

 Có mục tiêu cụ thể được hoàn thành trong những điều kiện nhất định

 Được xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc

 Có giới hạn nhất định về tài chính

 Sử dụng các nguồn lực nhất định về phương tiện, thiết bị, con

người… Có ba loại hình dự án chủ yếu, được Nhà nước cho phép áp dụng hiện nay:

 Dự án đầu tư: là tổng thể các hoạt động dự kiến với các nguồn lực và

chi phí cần thiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch biểuthời gian và địa điểm xác định, để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo đốitượng nhất định nhằm thực hiện mục tiêu sinh lợi nhất định

 Dự án đầu tư công: là hoạt động đầu tư của nhà nước vào các chương

trình, dự án xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội và đầu tư vào cácchương trình, dự án phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

 Dự án hợp tác công tư: là việc nhà nước và nhà đầu tư, doanh nghiệp

cùng phối hợp thực hiện dự án phát triển kết cấu hạ tầng, cung cấp dịch

vụ công trên cơ sở hợp đồng dự án

Các công việc trong dự án có tính phụ Thuộc lẫn nhau, mỗi công việc chỉ cóthể được thực hiện trong một bối cảnh, và có mỗi quan hệ với các công việc khác:

 Finish - to- start (F-S): Ngày kết thúc của một công việc tiền nhiệm để

xác định cho công việc kế tiếp

 Start – to - start (S-S): Ngày bắt đầu của một công việc tiền nhiệm sẽ

xác định ngày bắt đầu của công việc kế tiếp

 Finish- to- finish (F-F): Ngày kết thức của công việc tiền nhiệm xác

định ngày kết thúc cho công việc kế tiếp

 Start – to - finish (S-F): Ngày bắt đầu của công việc tiền nhiệm sẽ các

định ngày kết thúc của nhiệm vụ kế tiếp

Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng Thông thường người ta

cố gắng lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thể Mỗi dự án là một quá trìnhtạo ra một kết quả cụ thể Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải làkết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án

Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường < 3 năm), nghĩa là phải cóthời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Dự án được xem là một chuỗi các hoạt độngnhất thời Do đó, tổ chức của dự án chỉ mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lêntrong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tánhay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới

1.1.2 Quy trình quản lý dự án

1.1.2.1 Khái niệm

“Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công

cụ và kỹ Thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án,theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án Mỗi dự

án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự án cầnphải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu.” (VnDoc, 2021)

1.1.2.2 Quy trình quản lý dự án

Hình 1- 1 Quy trình quản lý dự án

Các giai đoạn này càng được thực hiện tốt bao nhiêu, khả năng thành công của

dự án càng nhiều bấy nhiêu

a) Khởi tạo dự án (Thiết lập dự án)

Khởi tạo dự án có hai hoạt động chính là xây dựng bản tuyên bố dự án và xácđịnh những người liên quan Nội dung của bản tuyên bố dự án sẽ thể hiện tổng quát:Mục tiêu dự án, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị tríquan trọng và các rủi ro… Còn xác định những người liên quan bao gồm việc nắm rõvai trò và Thu thập thông tin những người sẽ làm việc và hỗ trợ dự án

Ngoài ra, để cho dự án thành công, lại được tối đa lợi ích thì nhà quản lý dự án

có thể cần làm thêm các công việc như:

 Xác định văn hóa của công ty và các hệ thống cũ

 Thu thập các quy trình, dữ liệu và dữ liệu trong quá khứ

 Chia dự án thành các phase (phiên) nhỏ

 Tham khảo business case

 Tìm hiểu các yêu cầu ban đầu, giả định, rủi ro, ràng buộc và thỏa Thuận hiện có

 Đánh giá tính khả thi của dự án và sản phẩm với các hạn chế nhất định

 Tạo các mục tiêu có thể đánh giá được

Mặc dù mỗi phase của dự án thì sẽ lặp lại giai đoạn này, tuy nhiên thì đa phần chỉ lặp lại việc Xác định các bên liên quan

b) Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong các bước quan trọng của một quy trình quản trị dự

án Một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ đảm bảo được 4 yếu tố là sự tham dự của đầy đủcác bên (Bought-in), thể hiện trên tất cả 9 phương diện (Formal), được hội đồng xétduyệt kế hoạch (Approval) và có tính khả thi (Realistic)

Nhà quản lý dự án ở giai đoạn này có thể cần làm các việc sau:

 Làm rõ chi tiết các yêu cầu

 Tạo phạm vi dự án

 Tạo các thủ tục cho việc mua bán (vật tư,…)

 Xây dựng WBS – Work Breakdown Structure và khởi tạo từ điển WBS

 Tạo danh sách các task/ công việc

 Ước lượng nguồn lực

 Ước lượng thời gian và chi phí

 Xác định đường găng Critical Path

 Thiết lập lịch trình cho dự án

 Phát triển ngân sách dự án

 Xác định các tiêu chuẩn, chỉ số đo lường cho chất lượng

 Lên kế hoạch giao tiếp và tương tác với các bên liên quan

 Xác định các rủi ro và kế hoạch phản ứng với các rủi ro

 Lên kế hoạch ứng phó với các thay đổi

 Tổ chức buổi gặp mặt đầu tiên giữa nhà quản lý và đọi ngũ dự án

Ở Việt Nam thì thường có 1 buổi khởi động dự án và thường diễn ra vào ngaygiai đoạn khởi tạo dự án, nhưng buổi đó khác với buổi gặp mặt đầu tiên giữa nhà quản

lý và đội ngũ dự án, nhằm lên kế hoạch cho dự án

c) Thực thi dự án

Các công việc trong dự án cần được vạch ra rõ ràng trong bảng kế hoạch vàthành viên phải thực hiện đúng theo quy trình Tuy nhiên, trên thực tế thì việc triểnkhai và tư duy chiến lược có sự sai số tương đối Vì vậy, các thành viên trong nhóm

khi thực hiện nhiệm vụ cần linh hoạt, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định để quy trình làm việc diễn ra được trơn tru.

Công việc của nhà quản lý ở giai đoạn này có thể gồm:

 Triển khai công việc theo kế hoạch

 Thúc đẩy các deliverables (output của một phase/ phiên dự án)

 Thu thập dữ liệu về hiệu suất làm việc

 Đưa ra các thay đổi và triển khai các thay đổi được chấp Thuận

 Điều hành việc giải quyết xung đột

 Chuyển giao nhân sự sau khi công việc hoàn thành

 Gửi và tiếp nhận thông tin phản hồi

 Viết báo cáo về hiệu suất dự án

 Quản lý tương tác và kỳ vọng của các bên liên quan

 Tổ chức các cuộc họp

Trong danh sách các công việc trên thì “Chuyển giao nhân sự sau khi công việchoàn thành” ở Việt Nam thường là công việc khi dự án kết thúc Tuy nhiên thực tế thìđây là một công việc của giai đoạn thực thi Ở giai đoạn này, nhà quản lý có thể làmthêm một việc nữa là phát triển đội ngũ Nếu như nhà quản lý có thể đào tạo trực tiếpđược thì trực tiếp đào tạo Nếu như không thể trực tiếp đào tạo được thì nên tìm người

có chuyên môn để đào tạo

d) Kiểm soát dự án

Giai đoạn này thường diễn ra song song với giai đoạn thực thi Ở giai đoạn này,nhà quản lý phải luôn đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng và sẽ thành công Bất

kỳ vấn đề gì xảy ra thì nhà quản lý phải quay lại giai đoạn lên kế hoạch để chỉnh sửa

kế hoạch, sau đó lại thực thi và giám sát Các điều chỉnh thường thấy nhất là điềuchỉnh về nhân sự, lịch trình và chi phí

 Các công việc của một nhà quản lý ở giai đoạn này có thể bao gồm:

 Đo lường hiệu suất dựa trên đường cơ sở (baseline) đo lường hiệu suất

 Đo lường hiệu suất dựa trên các chỉ số trong kế hoạch quản lý

 Phân tích và đánh giá năng suất làm việc

 Xác định các thay đổi và nguyên nhân tạo ra thay đổi

 Đề xuất các thay đổi

 Chỉnh sửa kế hoạch quản lý

 Chấp Thuận hoặc từ chối các thay đổi

 Thông báo cho các bên liên quan về kết quả của đề xuất thay

 Giám sát sự tương tác của các bên liên quan

 Thu nhận sự chấp Thuận của khách hàng về deliverables

 Đánh giá rủi ro

 Kiểm soát và đảm bảo chất lượng

 Kiểm soát các thủ tục mua bán

Có một lỗi mà nhà quản lý cần phải tránh ở giai đoạn này, đó là các cải tiếnngoài phạm vi dự án khiến cho chất lượng của sản phẩm được nâng cao thêm nhưnglại gây tốn kém hơn về mặt chi phí lẫn thời gian Điều này là không hề tốt trong quản

lý dự án

e) Kết thúc dự án

Bước cuối cùng là hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án Giai đoạn này diễn

ra khi sản phẩm đã được hoàn thành, chỉ còn lại các thủ tục hay các tài liệu liên quantới vận hành (operation)

 Ở giai đoạn này nhà quản lý có thể làm các công việc gồm:

 Xác nhận hoàn thành tất cả các yêu cầu

 Hoàn tất báo cáo cuối cùng về hiệu suất

 Ghi nhận các thành tựu đã đạt được

 Ghi nhận các lesson learned (các bài học kinh nghiệm)

Sau khi hoàn tất các công việc trên thì nhà quản lý sẽ lưu trữ tất cả vào một kho

dữ liệu duy nhất của tổ chức

Ưu điểm nổi bật:

● Cho phép thêm hoặc bớt số lượng nhiân sự tham gia dự án

● Nhận xét và đính kèm các tài liệu cần thiết

● Tag tên người dùng hoặc công việc để theo dõi dễ dàng

đổi

● Ứng dụng dùng được trên nhiều phiên bản khác nhau

1.2.1.2 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Due

Phần mềm quản lý dự án Due phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ, hỗ trợ doanh nghiệp giám sát tiến độ công việc, nhắc nhở nhân viên hoàn thành đúng hạn để đảm bảo chất lượng cũng như nâng cao hiệu suất hoạt động

Ưu điểm nổi bật:

● Phần mềm hoạt động tốt ngay cả khi không có internet

● Theo dõi và giám sát công việc hiệu quả

● Nắm chắc lịch trình làm việc

● Tự động thông báo nhắc nhở mỗi khi gần đến hạn hoàn thành

● Bố trí khung thời gian thực hiện đáp ứng tiến độ dự án

1.2.1.3 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Project Manager

Project Manager là một phần mềm quản lý dự án dựa trên thời gian thực tế Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đo lường và giám sát lịch trình cụ thể, ngày bắt đầu và kết thúc công trình,

Ưu điểm nổi bật:

● Công cụ hỗ trợ các nhà quản lý giám sát dự án dựa trên biểu đồ Gantt

● Quản lý theo dạng bảng

● Lập kế hoạch cụ thể

● Theo dõi thời gian và lên lịch trình bắt đầu cũng như hoàn thiện

● Tạo báo cáo chi tiết cho toàn dự án

● Bàn giao công việc dễ dàng,

1.2.2 Phần mềm có bản quyền

1.2.2.1 Phần mềm quản lý tiến độ dự án Fastdo

Hiện nay, Fastdo là đơn vị cung cấp những giải pháp phần mềm quản lý dự án hiệu quả Sản phẩm của phần mềm này phù hợp cho mọi loại hình và quy mô từng doanh nghiệp khác nhau Phần mềm cung cấp nhiều tính năng thông minh giúp người dùng ứng dụng vào công việc hiệu quả nhất

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý Fastdo:

● Thân thiện cho tất cả các cấp nhân sự Mỗi tính năng đều được lập trình vớimục đích tối ưu hiệu suất công việc và phát triển nhân sự cho doanh

nghiệp

● Hướng đến sự thân thiện và thoải mái khi sử dụng, thay đổi cách nhìn nhận

về phần mềm quản lý khô khan như trước đây, tạo hứng thú và tăng hiệu suất trong công việc

● Phù hợp từng doanh nghiệp: cho phép từng doanh nghiệp tùy biến và tối ưu cho phù hợp nhất

● Làm chủ dữ liệu: chuyển giao 100% dữ liệu cho doanh nghiệp nên

doanh nghiệp hoàn toàn làm chủ dữ liệu và bảo mật kinh doanh

1.2.2.2 Công cụ quản lý dự án Liquid Planner

Liquid Planner là một trong các phần mềm quản lý dự án hiệu quả, phù hợp với mọi doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn Công cụ giúp quản lý và theo dõi chặt chẽ quá trình vận hành, xử lý khối lượng việc “khổng lồ” một cách nhanh chóng và kịp tiến độ hoàn thành

Ưu điểm nổi bật:

● Có nhiều tính năng tiện ích cho việc hoạch định và lên chiến lược triển khai dựán

● Phân tích hiệu suất làm việc một cách chi tiết

● Tổng hợp toàn bộ chi phí

● Cung cấp đánh giá tỉ mỉ để doanh nghiệp có những kế hoạch khắc phục tốt hơn

ở dự án sau

● Hỗ trợ bản dùng thử giới hạn,

1.2.2.3 Phần mềm quản lý dự án AMIS Công Việc

AMIS Công Việc là phần mềm quản lý dự án nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS Phần mềm ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý công việc tại doanh nghiệp, giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp

Ưu điểm của AMIS Công Việc:

● Dễ dàng lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án

● Tạo dự án mới, thêm thành viên và phân quyền chi tiết cho từng thành

viên trong dự án nhanh chóng

● Quản lý thời gian, thêm công việc cha, công việc con trong từng dự án chi tiết nhất, tránh sót việc

● Giám sát và theo dõi dự án kịp thời, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ mọi lúc mọi nơi

● Đánh giá dự án có hoàn thành đúng tiến độ hay chi phí có nằm trong ngân sách

dự kiến hay không

● Thể hiện rõ năng suất làm việc của nhân viên

CHƯƠNG 2 - PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 2016 2.1 Giới thiệu tổng quan

2.1.1 Microsoft Project là gì?

Microsoft project được biết đến là một ứng dụng được phát triển bởi ông lớnMicrosoft với chức năng hỗ trợ công việc quản lý dự án như tên gọi của nó MicrosoftProject hiện có hai phiên bản tiêu chuẩn Standard và phiên bản cao cấp Professional.Microsoft Office Project là một ứng dụng nằm trong bộ Office chính thức, nhưngđược nghiên cứu và phát triển độc lập với những tính năng riêng biệt

Microsoft Project chứa tất cả các thông tin về dự án trong cơ sở dữ liệu củachương trình, và dùng các thông tin này để lập kế hoạch, tính toán, lên lịch biểu thựchiện, chi phí và các yếu tố khác trong khi lập dự án Càng nhiều thông tin chi tiết, kếhoạch lập càng chính xác

Microsoft Project sẽ tính toán và thể hiện ngay tức khắc các kết quả dựa trêncác thông tin quyết định của các công việc, như thời gian phải hoàn thành công việchay thời gian dự kiến hoàn thành dự án Các thông tin và kết quả tính toán được chứatrong cơ sở dữ liệu dưới dạng các trường (field) thể hiện các dạng thông tin khác nhaunhư tên công việc, thời gian công việc,…

Đối tượng sử dụng:

 Những doanh nghiệp đang triển khai dự án

 Các Project Manager, team member muốn thực hiện dự án một cách

bài bản, chuyên nghiệp

 Nhà hoạch định dự án chuyên nghiệp

 Nhân sự lên tiến độ dự án

Quản lý dự án bằng Microsoft Project được đánh giá cao bởi khả năng hỗ trợtối đa Người dùng lên kế hoạch,lịch làm việc một cách chi tiết, đồng thời có thể phâncông nhiệm vụ và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện Với phần mềm này, người dùngnhư có thêm sức mạnh, quản lý công việc một cách khoa học, theo dõi trực quan Từ

đó người dùng sẽ tập trung phát triển thêm những giá trị khác, việc đạt mục tiêu dự án

đề ra sẽ trở nên mỹ mãn hơn

2.1.2 Tính năng cơ bản của Microsof Project

Các tính năng cơ bản mà bạn dễ đàng tìm thấy, sử dụng không quá phức tạptrên Microsoft Project có thể kể đến:

 Thực hiện việc lập kế hoạch chi tiết nhằm xác định công việc hằng

ngày đi cùng với thời gian hoàn thành tương ứng

 Phân công nhiệm vụ chi tiết, theo thời gian đến từng thành viên dự

án

 Phân bố nguồn lực một cách hợp lý, phân bố chi phí công tác dự án

khoa học

 Có thể tích hợp, chia sẻ dữ liệu cho thành viên trong cùng dự án để

thúc đẩy gia tăng năng suất làm việc

 Cho phép điều chỉnh mục tiêu, thời gian, chi phí cho phù hợp theo

từng giai đoạn

 Hỗ trợ xây dựng, lập các báo cáo một cách chuyên nghiệp để có thể

trình bày với các bên liên quan về kết quả, tiến độ của dự ánVới những tính năng cơ bản đến nâng cao của Micrsoft Project có thể thấy đây

là một ứng dụng quản lý dự án đa chức năng, hỗ trợ cho người quản lý rất nhiều tác vụ.Tuy nhiên, nhược điểm của Microsoft Project là phải mất chi phí quản lý hàng tháng.Đây gần như chỉ là một công cụ chứ không phải là một phương pháp quản lý tối ưunhất Chúng ta sẽ cần set up, hoàn thiện nó sao cho phù hợp nhất với công việc củachính mình

2.1.3 Cách quản lý dự án trên Microsoft Project

Để quản lý một dự án thực tiễn bằng Microsoft Project cần trải qua 7 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin: Cần có đầy đủ những thông tin cần thiết của dự

án như tên, mục tiêu, người thực hiện, tên công ty,

Bước 2: Thiết lập thông tin: Từ những thông tin trên, lập ra thời gian, lịch, kế

hoạch làm việc,

Bước 3: Khai báo tài nguyên: Khai báo tất cả những nguồn lực bạn sẽ sử dụng

cho dự án này

Bước 4: Lập dự án: Ở bước này sẽ tiến hành lập số liệu, theo dõi quá trình thực

hiện của từng hạng mục, cập nhập và sửa đổi thông qua các bảng (table) Mỗi bảng sẽthường có 2 vùng: vùng nhập số liệu và cùng còn lại cho biết tiến độ cũng như mốiquan hệ giữa các hạng mục

Bước 5: Cập nhập tiến độ: Đây là bước cực kỳ quan trọng giúp tổ chức có thể

hoạt động trơn tru và đúng tiến độ Chúng ta sẽ phải cập nhập các thông tin như khốilượng công việc đã hoàn thành, thời gian thực tế hoàn thành và thời điểm bắt đầu vàkết thúc thực tế

Bước 6: Xác lập đường găng (critical path): Là đường cho biết tiến độ từ đầu

đến cuối của dự án một cách trực quan

Bước 7: In biểu đồ và lập báo cáo: MS Project cung cấp rất nhiều mẫu báo cáo

khác nhau, tuy nhiên lại khá hạn chế về khả năng chỉnh sửa trên mẫu có sẵn Việctổng kết, in báo cáo thường sẽ được thực hiện tự động

2.1.4 Yêu cầu hệ thống cài đặt Microsoft Project

 Bộ vi xử lý: 1GHz hoặc cao hơn, hỗ trợ cả bản 32bit và 64bit với

SSE2

 Hệ điều hành: Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows

Server 2012 R2, Windows Server 2008 R2 hoặc Windows Server2012

 Tối thiểu 1GB RAM (32bit) hoặc 2GB RAM (64bit)

 Ổ cứng trống tối thiểu 3GB để cài đặt chương trình

Hình 2- 2 Giao diện ban đầu

Hình 2- 3 Cửa sổ làm việc của Microsoft project 2016

Màn hình giao tiếp chính gồm:

● Hệ thống các Menu chính

● Các cửa sổ tùy chọn trên thanh công dọc

● Các biểu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang

● Để đến Backstage, dick vào File trên giao diện Microsoft Project

Microsoft Project sẽ hiển thị Backstage

● Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office.

● Info là nơi để bạn truy cập đến các tập tin dự

án Một số từ khóa trong Microsoft Project:

● Task: Công việc

● Start: Ngày bắt đầu công việc

● Finish: Ngày kết thúc công việc

● Predecessors: Công việc làm trước

● Successors: Công việc kế tiếp

● Task list: Danh sách công việc

● Resource: Nguồn lực bao gồm vật liệu, nhân lực, máy móc thực hiện các

công việc của dự án

● Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc

● Unit: Đơn vị tính của nguồn lực

● Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết

thúc các giai đoạn trong dự án hoặc điểm dừng kỹ Thuật, tài chính, thanh toán hợp đồng

● Recurring Task: Công việc định kì, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ

trong thừi gian thực hiện dự án

● Schedule: Lịch trình, tiến độ công việc

● Std Rate: Giá chuẩn

● Ovr Rate: Giá ngoài giờ

● Cost/ use: Phí sử dụng nguồn lực

● Baseline: Theo như kế hoạch, theo đường kế hoạch cơ sở

● Actual cost: Chi phí đã sử dụng tại thời gian hiện tại

● Current cost: Chi phí đã sử dựng đến thời điểm hiện tại cộng với chi phí

còn lại theo thời điểm hiện tại

● Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án

● Summary task: Công việc tóm lược, công việc mà chức năng duy nhất của nó

là chứa đựng và tóm lược thời gian khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác

Hình 2- 4 Giao diện cài đặt MS 2016

● Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất.

● New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.

● Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án.

● Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài

đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phẩm Microsoft

Project

● Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project.

2.3 Một số thao tác cơ bản

2.3.1 Tạo một dự án mới

Bước 1: Để khởi tạo dự án mới, đầu tiên là mở phần mềm Microsoft Project

bằng cách: Click vào nút Search trên thanh Taskbar → Tìm kiếm “Project 2016” → Click vào Open hoặc tại mục Best match chọn “Project 2016”.

Bước 2: Chọn 1 mẫu có sẵn hoặc tìm kiếm các mẫu trực tuyến trên thanh

Search for online templates → Sau khi đã chọn thì nhấn vào Create để tạo dự án

mới

Hình 2- 5 Tạo dự án mới

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Bước 1: Thiết lập tên dự án, người quản lý, công ty, để dễ quản lý bằng cách

File → Info → Project Information → Advanced Properties Hộp thoại Properties

dùng để thiết lập các trường dữ liệu

Hình 2- 6 Thiết lập thông tin cơ bản của dự án

Bước 2: Chọn Project trên thanh công cụ → Nhóm Properties chọn Project

Information