Quản lý dự án xây dựng là một tiến trình từ lập kế hoạch, tổchức và quản lý việc phân bổ các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tácphù hợp với mục tiêu mà dự án đã đề ra trong
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án
Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.
Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng Dự án còn được hiểu là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực để đạt mục tiêu đó.
Việc sử dụng các nguồn lực là rất khác nhau trong từng giai đoạn nhất định của dự án để tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên Một dự án thành công là duy trì và phát huy tác dụng của các nguồn lực và phương tiện được phân phối cho sự phát triển lâu dài và bền vững của tổ chức.
Một dự án có thể được xem xét như là một chuỗi các công việc và các nhiệm vụ:
Có mục tiêu cụ thể được hoàn thành trong những điều kiện nhất định Được xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc
Có giới hạn nhất định về tài chính
Sử dụng các nguồn lực nhất định về phương tiện, thiết bị, con người…
1.1.2 Quy trình quản lý dự án
Quy trình quản lý dự án chính là xương sống cho toàn bộ quá trình triển khai và thực thi dự án của doanh nghiệp từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Mỗi dự án có thể có những thay đổi riêng biệt trong quy trình quản lý sao cho thích hợp với tính chất của từng dự án, cũng như đem lại sự thuận lợi cho những người triển khai
Quy trình quản lý dự án là các bước được thiết lập theo trình tự thời gian mà người quản lý cần nắm được để thực hiện quản lý, điều hành, giám sát trong suốt vòng đời dự án Khi một bản quy trình quản lý dự án được đưa ra, các thành viên tham gia, các bên liên quan hiểu được nhiệm vụ nào thuộc trách nhiệm của mình, nhiệm vụ nào cần cùng các thành viên khác phối hợp để tạo nên một dự án thành công.
Dưới đây là 5 giai đoạn quản lý dự án cơ bản trong quy trình quản lý dự án:
Hình 1 - Sơ đồ 5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự án [ CITATION Min23 \l
1033 ] 1.1.1.1 Thiết lập dự án Điểm bắt đầu của mọi dự án dù ở quy mô hay lĩnh vực nào cũng sẽ là bước khởi động dự án Giai đoạn này nhằm mục đích làm nổi bật mục tiêu, tầm nhìn của dự án, xác định và ghi lại những gì bạn cùng đội nhóm muốn hoàn thành, và đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan Do đó, giai đoạn khởi động cần có điều lệ dự án cũng như sổ đăng ký cho các bên cùng hợp tác triển khai và liên quan mật thiết tới dự án
Vậy trước tiên, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều lệ dự án Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức, tài liệu này cho phép sự tồn tại, hoạt động của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án Bản điều lệ dự án sẽ trả lời cho các câu hỏi trong quy trình quản trị dự án, bao gồm một số nội dung:
Mục tiêu tổng quát của dự án là gì?
Các bên liên quan tới dự án là ai?
Rủi ro cần xác định của dự án
Những lợi ích sẽ thu được từ dự án
Tổng quan về ngân sách dự án
Có rất nhiều vấn đề cần xác định và làm rõ trong quá trình khởi đầu của dự án, vậy nên cần chia nhỏ các ý trong từng câu hỏi để khoanh vùng chính xác việc cần làm:
Tình trạng kinh doanh: tình trạng kinh doanh là một phần quan trọng để bạn dễ dàng chứng minh tính cần thiết của dự án.
Phạm vi dự án: bao gồm việc xác định và liệt kê danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, như: khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và chi phí của dự án
Sự phân phối: những sản phẩm có thể phân phối là hàng hóa hoặc dịch vụ có thể định lượng được
Nguồn lực: bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị và con người cần thiết để thực hiện dự án.
Mục tiêu: đây là đích đến của dự án Mọi hành động trong dự án đều được thiết lập nhằm bám sát để hoàn thành mục tiêu.
Các phát sinh: điều lệ dự án cần nêu rõ các vấn đề và rủi ro có thể phát sinh trong vòng đời của dự án để có phương hướng giải quyết dự trù.
Lịch trình: phác thảo các mốc quan trọng của dự án và ước tính sơ bộ về thời điểm chúng được hoàn thành
Ngân sách ước tính: đây là một trong những nội dung bắt buộc cần thể hiện trong điều lệ dự án
Sự phụ thuộc cho thấy mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, các cá nhân thực thi dự án
1.1.1.2 Lập kế hoạch dự án
Sau bước đầu khởi động, thì đây là bước tiếp theo trong quy trình quản lý dự án khi bản phác thảo dự án không nhận thêm bất kỳ sửa đổi nào và đi đến hồi phê duyệt thì đã đến lúc tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chính thức bắt tay vào giai đoạn số hai: lập kế hoạch dự án.
Trong giai đoạn này, một nhiệm vụ quan trọng bậc nhất chính là đặt mục tiêu cho dự án Các nhà quản lý dự án có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu, là phương pháp SMART và CLEAR. a) Phương pháp lập kế hoạch dự án SMART:
SMART là viết tắt của S – Specific (Tính cụ thể), M – Measurable (Có thể đo lường), A – Achievable (Tính khả thi), R – Relevant (Tính phù hợp) và T – Time- bound (Thời hạn).
Specific – Các mục tiêu cần trả lời được các câu hỏi cụ thể như dự án được thực hiện cho sản phẩm dịch vụ gì, diễn ra ở đâu, khi nào, người tham gia là ai,…
Measurable – Tạo ra thước đo để đo lường kết quả thực hiện bằng cách đưa ra mục tiêu cụ thể, có thể đo lường bằng con số cụ thể
Achievable – Những mục tiêu đã đưa ra có thể đạt được với nguồn lực, thời gian hiện có hay không? Khi lập kế hoạch và mục tiêu công việc, hãy xét đến khả năng giới hạn của bản thân cũng như các nguồn lực để đưa ra mục tiêu có tính khả thi
Relevant – mục tiêu của dự án cần có tính thực tế, phù hợp với những việc liên quan Ví dụ lên kế hoạch dự án marketing sản phẩm cần phù hợp với kế hoạch sản phẩm & kế hoạch kinh doanh của công ty trong cùng thời kỳ.Time-bound – Không quên đặt ra các mốc thời gian cụ thể để thực hiện dự án Đâu là hạn chót, đâu là lúc cần phác thảo công việc, thời gian phê duyệt công việc là khi nào… để kiểm soát thời gian, tiến độ. b) Phương pháp lập kế hoạch dự án CLEAR:
Phần mềm quản lý dự án
1.2.1 Phần mềm miễn phí a) Phần mềm MISA AMIS
Hình 2 - Phần mềm MISA AMIS
MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS Phần mềm ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý công việc tại doanh nghiệp, mục đích cuối cùng giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Dễ dàng lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án với các thông tin về lộ trình phát triển, thành viên, vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, thời hạn hoàn thành, độ quan trọng của đầu việc…
Tạo dự án mới, thêm thành viên và phân quyền chi tiết cho từng thành viên trong dự án nhanh chóng
Quản lý thời gian, thêm công việc , công việc con trong từng dự án chi tiết nhất, giúp tránh sót việc.
Phần mềm quản lý công việc giúp giám sát và theo dõi dự án kịp thời, nhờ đó nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ mọi lúc mọi nơi Đánh giá dự án có hoàn thành đúng tiến độ hay chi phí có nằm trong ngân sách dự kiến hay không.
Năng suất làm việc của nhân viên cũng được thể hiện rõ, giúp quản lý thêm căn cứ khen thưởng, lưu vào hồ sơ chuẩn xác. b) Phần mềm Trello
Trello là phần mềm quản lý tiến độ dự án phổ biến trên thế giới, Đây là phần mềm quản lý dự án miễn phí cho người dùng, nhưng ở phiên bản này sẽ bị giới hạn một số tính năng so với phiên bản trả phí Trello có điểm mạnh là giao và nhận việc cho thành viên trong dự án đặc biệt khoa học, tức thì Giao diện quản lý chủ yếu theo dạng bản Kanban.
Thêm, bớt người vào dự án dễ dàng
Cho phép nhận xét, đính kèm tài liệu với mỗi dự án hay các công việc Tag người dùng hay tag tên công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý Đầy đủ các phiên bản mobile, PC, laptop, tablet tiện lợiđể quản lý dự án mọi lúc mọi nơi.
Trello có phiên bản miễn phí (tuy giới hạn tính năng nhưng tương đối hiệu quả). c) Phần mềm Jira
Jira Software là công cụ quản lý dự án giúp thiết lập kế hoạch, theo dõi công việc theo phương pháp tập trung vào hiệu quả, còn gọi là phương pháp quản lý Agile.
Jira thường phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, dùng để lên kế hoạch quản lý dự án phần mềm, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, báo cáo lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp.
Khá đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án:
Lập kế hoạch công việc, theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện công việc.
Hệ thống báo cáo được chia nhỏ, giúp người dùng biết được tiến độ, khối lượng công việc phù hợp và những đầu việc đã hoàn thành, sắp tới hạn để chủ động thời gian làm việc Báo cáo qua biểu đồ khá trực quan, chi tiết Phân quyền chi tiết cho các thành viên trong dự án
Khả năng tích hợp với bên thứ ba thông qua cổng API
Thiết lập quy trình làm việc dạng workflow giúp quy trình thống nhất, không bị chồng chéo giữa các bộ phận. d) Phần mềm LiquidPlanner
LiquidPlanner là giải pháp hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả, phù hợp doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa, lớn Phần mềm giúp quản lý và theo dõi quá trình vận hành dự án, xử lý khối lượng việc theo thời gian Theo dõi và nhắc nhở thông báo để kịp tiến độ hoàn thành Phần mềm được xây dựng để gia tăng sức mạnh và giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên
Các tính năng tiện ích hỗ trợ hoạch định chiến lược để triển khai dự án. Phân tích hiệu suất làm việc của từng thành viên một cách chi tiết. Tổng hợp toàn bộ chi phí/tài chính cần sử dụng.
Cung cấp các đánh giá tỉ mỉ để doanh nghiệp, công ty có kế hoạch khắc phục tốt hơn ở các dự án sau.
Có bản dùng thử giới hạn một số tính năng,… e) Phần mềm Project Manager
Hình 6 - Phần mềm Project Managers
Project Manager là một lựa chọn tốt dành cho đơn vị của bạn Doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ công việc chặt chẽ, giám sát lịch trình cụ thể của từng hạng mục, thời gian quản lý dự án từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc công trình,…Với các tính năng mạnh mẽ, công cụ Project Manager hỗ trợ người dùng trong suốt cả quá trình triển khai và vận hành dự án.Với tầm nhìn của những người sáng tạo cùng với việc mong muốn đơn giản hóa mọi quy trình làm việc, phần mềm đáp ứng được tất cả những yêu cầu về quản lý dự án, giảm thiểu tối đa nguồn lực, là người bạn đồng hành của tất cả các doanh nghiệp
Người quản lý dễ dàng giám sát dự án dựa vào biểu đồ Gantt.
Quản lý công việc theo dạng bảng.
Lập kế hoạch cụ thể, theo chức năng và số giờ làm việc.
Theo dõi thời gian, tiến độ công việc, lên lịch trình bắt đầu và lịch hoàn thiện.
Tạo báo cáo chi tiết toàn bộ dự án.
Bàn giao công việc đơn giản. f) Phần mềm Fast Do
Hình 7 - Phần mềm Fast Do
Fast Do cung cấp nhiều giải pháp giúp quản lý dự án khá hiệu quả mà người dùng có thể tham khảo Sản phẩm do Fast Do cung cấp phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp lớn nhỏ Chúng ta sẽ không phải lo lắng về các việc lên kế hoạch, quá trình theo dõi tiến độ, quản lý thời gian dự án,… Phần mềm cung cấp đa dạng tính năng thông minh giúp mọi người ứng dụng vào công việc một cách hiệu quả nhất Phần mềm thực sự nổi bật với nhiều nghiệp vụ hoàn hảo, chính vì thế nó nhận được sự công nhận của nhiều người dùng/công ty tại Việt Nam
Bộ quản trị OKRs fOKR cho phép thiết lập kế hoạch, CFRs, tạo OKRs, đổi quà, check-in OKRs, báo cáo tổng quan.
Công cụ đào tạo nội bộ fTrain: Giúp tạo các khóa học, đăng ký tài khoản, thiết lập hệ thống kinh danh. Đem đến trải nghiệm tuyệt vời giúp quản lý dự án đạt kết quả cao với đầy đủ sự tiện dụng
Thân thiện, dễ sử dụng đối với tất cả nhân viên hay nhà quản lý Nhân viên sẽ không gặp quá nhiều khó khăn cũng như những vấn đề khi sử dụng phần mềm ngay lúc ban đầu
Tối ưu hiệu suất công việc và các tính năng giúp phát triển nhân sự cho doanh nghiệp.
Tính năng được tối ưu nên tạo hứng thú làm việc cho mọi người, tăng hiệu suất công việc.
Quản lý dự án phù hợp thực trạng và văn hóa Tính năng tùy biến và tối ưu tùy theo người sử dụng. Đảm bảo tính bảo mật khi sử dụng, chuyển giao 100% dữ liệu cho chủ kinh doanh, doanh nghiệp làm chủ
1.2.2 Phần mềm có bản quyền a) Phần mềm Microsoft Project
Hình 8 - Phần mềm Microsoft Project
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Giới thiệu tổng quan
Microsoft Project (Microsoft Project) là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ và phổ biến được phát triển bởi Microsoft Với khả năng tích hợp các công cụ quản lý dự án, Microsoft Project cung cấp một nền tảng toàn diện để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án phức tạp.
Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Microsoft Project cho phép người dùng xây dựng lịch trình dự án chi tiết bằng cách thêm các công việc, nguồn lực, và mốc thời gian Khả năng tạo mối liên kết giữa các công việc, xác định sự phụ thuộc và ưu tiên giữa các công việc cho phép người dùng dễ dàng xác định luồng công việc và dự đoán thời gian hoàn thành dự án.
Microsoft Project cho phép người dùng phân bổ nguồn lực cho từng công việc, theo dõi tiến độ thực tế và so sánh với kế hoạch ban đầu Điều này giúp người quản lý dự án và nhóm làm việc có cái nhìn chính xác về hiệu suất của dự án và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để duy trì tiến độ Ngoài ra, Microsoft Project còn cung cấp các tính năng để tạo báo cáo dự án, theo dõi tiến độ tổng thể, và phân tích hiệu suất Điều này giúp người dùng đưa ra quyết định thông thái dựa trên dữ liệu thống kê và dự báo. Microsoft Project có một loạt các chức năng chính giúp người dùng quản lý dự án một cách hiệu quả Dưới đây là một số chức năng quan trọng của Microsoft Project:
Lập kế hoạch dự án: Cho phép người dùng tạo lịch trình dự án bằng cách thêm và xác định các công việc, mốc thời gian và sự phụ thuộc giữa các công việc.
Xác định sự phụ thuộc: Cho phép thiết lập mối quan hệ giữa các công việc, như sự phụ thuộc theo thứ tự, song song, hoặc theo lặp đi lặp lại.
Quản lý nguồn lực: Người dùng có thể phân bổ nguồn lực (nhân sự, vật liệu, thiết bị) cho các công việc và theo dõi tình trạng tài nguyên.
Lập kế hoạch chi phí: Cho phép người dùng ước tính và theo dõi chi phí của các công việc và tài nguyên trong dự án.
Tạo và quản lý mốc thời gian: Người dùng có thể thiết lập các mốc quan trọng trong dự án, giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo các cột mốc được hoàn thành đúng hạn.
Theo dõi tiến độ: Microsoft Project cung cấp công cụ theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch, từ đó đánh giá hiệu suất và điều chỉnh cần thiết. Tạo báo cáo dự án: Cho phép người dùng tạo các báo cáo về tiến độ, chi phí, tài nguyên và các khía cạnh khác của dự án.
Phân tích dự án: Microsoft Project cung cấp các tính năng phân tích hiệu suất như biểu đồ Gantt, biểu đồ sự phụ thuộc, biểu đồ tài nguyên để giúp người dùng đánh giá tình hình dự án.
Tích hợp Office: Microsoft Project tích hợp tốt với các ứng dụng Office khác như Excel và PowerPoint để chia sẻ dữ liệu và tạo báo cáo liên quan đến dự án.
Quản lý rủi ro: Cho phép người dùng xác định, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án.
Lên lịch và quản lý tài liệu: Microsoft Project cung cấp khả năng quản lý lịch trình dự án và tài liệu liên quan.
Những chức năng này cùng nhau tạo nên một môi trường quản lý dự án toàn diện trong Microsoft Project, giúp người dùng lên kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án phức tạp một cách hiệu quả.
Giao diện phần mềm
Hình 16 - Phần mềm Microsoft Project
Hình 17 - Giao diện phần mềm Microsoft Project 2016
Hình 18 - Thanh công cụ ribbon
Thanh công cụ trong Microsoft Project 2016 là một phần quan trọng của giao diện người dùng, cung cấp các công cụ và chức năng để quản lý và kiểm soát dự án một cách hiệu quả Thanh công cụ cung cấp truy cập nhanh đến các tính năng quan trọng của phần mềm, giúp người dùng tương tác và làm việc với dự án một cách thuận tiện Dưới đây là một số phần quan trọng của thanh công cụ trong Microsoft Project
Tab File (Tệp): Tab này cung cấp các tùy chọn cho việc mở, lưu, in và chia sẻ dự án Người dùng có thể tạo mới dự án, mở dự án đã lưu, lưu phiên làm việc, và thực hiện các thao tác quản lý dự án cơ bản.
Tab Resource (Nguồn lực): Tab này liên quan đến việc quản lý và phân bổ nguồn lực như người làm, vật liệu và thiết bị cho các công việc Người dùng có thể thêm, chỉnh sửa và xóa nguồn lực, cũng như theo dõi tình trạng nguồn lực.
Tab Report (Báo cáo): Tab này dùng để thực hiện các báo cáo đồ họa của tiến độ dự án một cách trực quan và sinh động nhất như: báo cáo tổng quan, báo cáo tài nguyên, báo cáo chi phí… và cũng có thể tự thiết kế lên các hệ thống báo cáo theo từng yêu cầu cụ thể của dự án.
Tab Project (Dự án): Tab này chứa các tùy chọn để quản lý toàn bộ dự án Người dùng có thể xác định các thiết lập dự án, tạo và quản lý mốc thời gian, và thực hiện các tác vụ quản lý chung.
Tab View (Xem): Tab này cho phép người dùng tùy chỉnh cách dự án được hiển thị bằng cách chọn các chế độ xem khác nhau như biểu đồ Gantt, biểu đồ sự phụ thuộc, báo cáo, và nhiều tùy chọn khác.
Tab Help (Trợ giúp): Tab này cung cấp các tài liệu trợ giúp và tùy chọn hỗ trợ liên quan đến việc sử dụng Microsoft Project 2016.6.
Tab Format (Định dạng): Tab này cho phép người dùng định dạng và tùy chỉnh các yếu tố của dự án như màu sắc, kích thước, vị trí và kiểu chữ. Thanh công cụ trong Microsoft Project 2016 giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng các chức năng quan trọng để quản lý và theo dõi dự án một cách hiệu quả.
Một số thao tác cơ bản
2.3.1 Tạo một dự án mới
Hình 19 - Giao diện mở đầu Microsoft Project 2016 Để tạo một dự án mới trong Microsoft Project 2016, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Microsoft Project 2016 trên máy tính của bạn → Chọn "File" (Tệp), trên thanh công cụ ở phía trên cùng → Trong menu bên trái của tab
Bước 2: Chọn một mẫu dự án hoặc dự án trống: Có thể chọn một mẫu dự án có sẵn để bắt đầu nhanh chóng hơn hoặc chọn "Blank Project" nếu muốn bắt đầu từ đầu.
Bước 3: Đặt tên và lưu dự án: Sau khi bạn chọn mẫu dự án hoặc dự án trống, hộp thoại "Save As" sẽ xuất hiện Đặt tên cho dự án của bạn và chọn nơi lưu trữ tập tin dự án.
Bước 4: Bắt đầu chỉnh sửa dự án: Khi bạn đã lưu dự án, giao diện chính của Microsoft Project sẽ hiển thị Tại đây, bạn có thể bắt đầu thêm công việc, thiết lập thời gian, xác định sự phụ thuộc, phân bổ nguồn lực và thực hiện các tác vụ quản lý dự án khác.
Lưu ý: Lưu thường xuyên khi làm việc trên dự án, đừng quên lưu thường xuyên để đảm bảo rằng bạn không bị mất dữ liệu nếu có sự cố.
2.3.2 Thiết lập thông tin dự án
Thiết lập thông tin dự án là việc làm đầu tiên và nên được thực hiện đầu tiên trước khi bắt đầu lập tiến độ bằng Microsoft Project.
Sau đây là các phần thiết lập căn bản cho thông tin dự án: a) File → Options → Display: Chỉnh sửa loại lịch, đơn vị tiền tệ…
Hình 20 - Thiết lập thông tin dự án trong tab Display b) Project/ Project Information: Khai báo ngày bắt đầu (Start date) hoặc ngày kết thúc dự kiến (Finish date) của dự án Chọn ngày hiện hành trong Current date (mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày khác).
Hình 21 - Thiết lập thông tin về ngày tháng cho dự án
Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi dự án là việc rất cần thiết.
Vì mỗi một dự án, mỗi công ty sẽ có một lịch làm việc khác nhau, yêu cầu phải thay đổi linh hoạt dựa theo hình hình thực tế Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì phải thiết lập lịch làm việc sao cho hợp lý, hay ở Việt Nam chúng ta thường được nghỉ phép một số ngày trong năm như Tết Nguyên Đán, các lễ kỉ niệm, hay các công ty thường có ngày nghỉ để cho nhân viên tham gia team building… Do đó chúng ta phải tạo ra các lịch khác để phù hợp với dự án.
Bước 1: Trên tab Project chọn Change Working Time.
Select Date(s):Sửa đổi lịch dự án.
Set select date(s): quy định ngày làm việc cho dự án.
Nonworking: ngày không làm việc.
Edited working hours: sửa đổi giờ làm việc.
Edits to an individual day: sửa đổi ngày làm việc thông thường.
Hình 22 - Thay đổi lịch làm việc
Bước 2: Vào tab Exception nhập thông tin Name, Start, Finish
Hình 23 - Chọn các ngày làm việc khác
Bước 3: Sau đó nhấn Details để lựa chọn chi tiết cho ngày đó
Bước 4: Vào tab Work Weeks, bấm chọn Details để chọn các ngày sẽ làm việc khác với cả ngày còn lại trong tuần của dự án Ví dụ trong trường hợp này thứ
7 làm từ 8:00 đến 12:00 thì sẽ chọn Set day(s) to these specific working times rồi nhập thời gian làm việc của ngày đó.
Hình 24 - Thiết lập thời gian làm việc 2.3.4 Tạo danh sách công việc
Một dự án là một chuỗi những công việc có liên quan tới nhau Đầu tiên bạn hãy liệt kê các bước để hoàn thành dự án, bắt đầu với từng khối công việc và chia nhỏ những khối công việc thành những khối nhỏ hơn Cứ như vậy cho tới khi nó được chia thành những công việc nhỏ có thể được giao cụ thể Cuối cùng nhập các khoảng thời gian thiết lập cho từng công việc Một công việc sẽ chiếm một khoảng thời gian là một hoặc vài tuần và chúng sẽ được theo dõi tiến trình thực hiện. a) Lập danh sách các công việc của dự án:
Bước 1: Vào Task tab chọn Gantt Chart
Hình 25 - Gantt Chart trong Microsoft Project 2016
Bước 2: Trong cột Task Mode chọn một trong hai loại Task Mode: lập tiến độ bằng tay (manually scheduled) hay tự động (auto scheduled)
Bước 3: Trong cột Duration, nhập thời gian thực hiện công việc theo tháng, tuần, ngày, giờ hay phút Bạn có thể sử dụng các dấu tắt sau: tháng = mo tuần w ngày = d giờ = h phút = m
Hình 26 - Tạo các nhiệm vụ trong Gantt Chart b) Tạo các nhiệm vụ phụ
Nhiệm vụ phụ là các công việc nhỏ nằm bên trong một công việc lớn nào đó. Như phần trên ta đã xác lập các công việc từ trên xuống dưới, tức là các công việc con của một công việc nằm dưới nó trong bảng công việc
Các bước tạo các nhiệm vụ phụ:
Bước 1: Chọn các công việc con của một công việc (có thể là một hoặc hơn 1 công việc là con của công việc khác) bằng cách bôi đen các công việc đó.Bước 2: Trong tab Task nhấn Indent Task để báo rằng đây là một công việc con hoặc ấn nút Outdent Task để báo rằng đây là tên nhóm công việc bao trùm các công việc con.
Hình 27 – Giao diện chọn công việc
Lưu ý: để thêm mới một công việc vào giữa những công việc đã tồn tại, kích chuột phải tại vị trí muốn chèn công việc mới, chọn Insert Task. c) Ngày tháng và khoảng thời gian nhiệm vụ
Bước 1: Chọn nhiệm vụ (bôi đen nhiệm vụ đó).
Bước 2: Nhập số ngày để hoàn thành nhiệm vụ đó.
Hình 28 - Thiết lập ngày tháng và khoảng thời gian d) Thiết lập mốc dự án
Bước 1: Trong cột Duration của công việc cần tạo mốc nhập vào khoảng thời gian dự kiến của nhiệm vụ
Hình 29 - Thiết lập Duration e) Nhập các ghi chú nhiệm vụ
Bước 1: Chọn task cần ghi chú, nhấn chuột phải chọn Note
Bước 2: Hiển thị một hộp thoại, chúng ta ghi lại những thông tin cần thiết rồi nhấn OK để kết thúc và lưu, Cancel để kết thúc và không lưu.
Hình 30 - Ghi chú nhiệm vụ 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc Để thiết lập mối liên kết giữa các công việc, chúng ta sử dụng các đường kết nối Ban đầu, bạn hãy lựa chọn những công việc có liên quan và sau đó kết nối chúng với nhau; sau đó, bạn có khả năng điều chỉnh loại mối liên kết Các công việc có thời gian bắt đầu và kết thúc phụ thuộc vào công việc khác được gọi là công việc tiếp theo. Công việc mà công việc tiếp theo phụ thuộc vào gọi là công việc trước.
Có tổng cộng 4 loại mối liên kết giữa các công việc, dựa trên thời gian bắt đầu và kết thúc Các loại liên kết này dựa vào mối quan hệ thời gian giữa các công việc và cách chúng ảnh hưởng lẫn nhau trong quá trình thực hiện dự án:
Sự quan hệ của công việc Ý nghĩa Ví dụ
Finish-to-start (FS) Ngày kết thúc của công việc tiền nhiệm để xác định cho công việc kế tiếp.
Công việc viết một chương của cuốn sách phải được hoàn thành trước khi thực hiện công việc tiếp theo là chỉnh sửa nó.
Start-to-start Ngày bắt đầu của công việc tiền nhiệm sẽ xác định ngày bắt đầu của công việc kế tiếp. Đặt giấy và cơ sở in liên quan chặt chẽ với nhau vì nó đồng thời xảy ra.
Finish-to-finish (FF) Ngày kết thúc của công việc tiền nhiệm xác định ngày kết thúc cho công việc kế tiếp.
Các công việc yêu cầu phải có thiết bị phải kết thúc khi thời hạn thuê các thiết bị cũng kết thúc.
Start-to-finish (SF) Ngày bắt đầu của công việc tiền nhiệm sẽ xác định ngày kết thúc của nhiệm vụ kế tiếp.
Ngày bắt đầu in cuốn sách cũng là ngày đánh dấu các công việc về biên tập đã kết thúc
Bảng 1 - Ý nghĩa của quan hệ giữa các công việc [CITATION Thọ23 \l 1033 ]
Các bước tạo mối quan hệ cho các công việc:
Bước 1: Chọn công việc mà bạn muốn thiết lập quan hệ này
Bước 2: Tại giao diện Gantt Chart, nháy đúp vào ô Predecessors ở dòng nhiệm vụ tương ứng
Quản lý dự án
“ Dự án sản xuất và kinh doanh dầu gội thảo dược Green Natural” 3.1.2 Bản đăng ký dự án
Ngày bắt đầu (Project Start Date): 10/08/2023
Ngày kết thúc (Project Finish Date): 15/06/52024
Nguồn vốn = Chi phí cố định + Chi phí biến đối = 11.369.658.947 VND + 238.403.411.510 VND = 249.773.070.457 VND (hai trăm bốn mươi chín tỷ bảy trăm bảy mươi ba triệu không trăm bảy mươi nghìn bốn trăm năm mươi bảy nghìn đồng) Quản lý dự án (Project Manager):
Name: Phùng Thị Anh Thư
Email: anhthu.phung2012@gmail.com
Hình 61 - Sản phẩm minh hoạ Green Natural
Hiện nay, trên thị trường dần xuất hiện các hãng dầu gội thảo dược nổi tiếng như: Cocoon, Giọt Lành, Thái Dương, Tuy nhiên, giá thành và công dựng vẫn chưa đạt được nhiều hiệu quả như mong đợi Người tiêu dùng lại càng khó tính hơn trong việc lựa chọn những sản phẩm phù hợp.
Chính vì vậy, dầu gội bưởi Green Natural được ra mắt với mong muốn có thể cải thiện về công dụng phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để mở rộng thị trường dầu gội thảo dược và đưa các sản phẩm từ thiên nhiên được phổ biến hơn và khách hàng có nhiều lựa chọn hơn.
Mục tiêu chính của dự án dầu gội thảo dược có thể là tạo ra một sản phẩm tự nhiên và hữu cơ, không chứa các hợp chất hóa học độc hại Điều này nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người tiêu dùng đối với các sản phẩm chăm sóc cá nhân an toàn và thân thiện với môi trường. Đặt mục tiêu nghiên cứu và phát triển các công thức tiên tiến và hiệu quả để đáp ứng các yêu cầu của người dùng Công thức này có thể kết hợp các thành phần thảo dược và khoa học hiện đại để mang lại lợi ích tối đa cho tóc và da đầu.
Trong tương lai, có thể xây dựng một hệ sinh thái thuần thảo dược dành riêng cho các khách hàng tầm cao chuyên sử dụng các sản phẩm có thành phần organic.
Tăng doanh số công ty nhờ vào sản phẩm dầu gội và dầu xả thảo dược.
M: Measurable (Có thể đo lường);
Dự kiến tỷ suất sinh lợi 10% trong năm đầu tiên và 50% trong 2 năm kế tiếp. Đạt tỷ suất tăng trưởng doanh thu ít nhất 10% qua từng năm.
Từ năm thứ ba đạt tỷ lệ khách hàng trung thành ít nhất 50%.
Xây dựng cơ sở hạ tầng sản xuất để đáp ứng nhu cầu sản xuất hàng loạt và đảm bảo chất lượng sản phẩm
Chuyển giao công nghệ từ Hàn Quốc nắm vững công thức và quy trình sản xuất dầu gội 100% thảo dược.
Phát triển dòng sản phẩm dầu gội thảo dược nhằm mở rộng thị trường cho sản phẩm chăm sóc cá nhân tự nhiên.
T: Time-bound (Có thời hạn):
Dự án bắt đầu sản xuất vào tháng 08/2023 và kết thúc vào giữa năm 2024.
3.1.5 Sự cần thiết của dự án
Dầu gội thảo dược tự nhiên không chỉ cung cấp dưỡng chất cho mái tóc suôn mượt hiệu quả, làm sạch tóc và da đầu mà còn giúp làm sạch nhẹ nhàng để loại bỏ lượng dầu dư thừa trên tóc Trong lĩnh vực dầu gội trị gàu, phần lớn thương hiệu sử dụng một chất chống vi khuẩn, chống nấm được gọi là “Climbazole”, hoạt động giống như một chất chống sinh vật và giúp loại bỏ Gàu tạm thời Ngoài ra nếu sử dụng liên tục dầu gội chứa Climbazole – một loại thuốc trị nấm sẽ khiến vi sinh vật kháng lại nó và khiến bạn gặp phiền toái vĩnh viễn với gàu Chính vì thế mà bạn không nên lạm dụng những loại dầu gội trị nấm Trong khi đó, các loại dầu gội thảo mộc sử dụng tính kháng nấm, kháng khuẩn của gừng, và húng quế cũng có khả năng loại bỏ các sinh vật gây ra gàu mà không gây kích ứng da, đảm bảo an toàn cho làn da nhạy cảm nhất và đặc biệt chúng không gây ra sự kháng thuốc nào.
Dầu gội của Green Natural không chứa silicones nhằm đem lại sự mượt mà cho tóc Mặc dù silicones tuy không gây hại cho con người khi sử dụng nhưng chúng có thể ảnh hưởng đến môi trường vì chúng khó bị phân hủy Và để có được cảm giác mượt mà chúng tôi sẽ sử dụng các sản phẩm từ vỏ bưởi vừa hiệu quả lại thân thiện với môi trường. Điều đáng lo ngại nhất trong dầu gội đầu hóa chất chính là các chất bảo quản từ hóa chất tổng hợp Chúng có thể ảnh hưởng đến các chức năng sinh học của cơ thể con người và mang đến nhiều bệnh tật trong tương lai, chẳng hạn như paraben Công ty sẽ không sử dụng paraben để bảo quản mỹ phẩm, thay vào đó sẽ sử dụng một số thành phần tự nhiên để bảo quản như: Tinh dầu hạt bưởi, dầu neem…
Việc sử dụng dầu gội thảo dược không chỉ mang lại lợi ích cho mái tóc của mọi người mà còn giúp những người nông dân tạo thêm thu nhập cho bản thân và gia đình thông qua việc trồng những nguyên liệu này.
Công ty luôn hướng đến việc sử dụng các sản phẩm thiên nhiên thay thế cho sản phẩm hóa học để chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp của con người Dầu gội đầu thảo dược được sản xuất bằng công nghệ hiện đại vừa giúp tóc chắc, khỏe, bóng mượt, sạch dầu, loại bỏ gàu vừa sử dụng tiện lợi sẽ là lựa chọn cho tương lai bền vững.
Khí hậu đang thay đổi, và con người là một trong những nhân tố tạo ra rất nhiều ảnh hưởng đến nó Như vậy, chính chúng ta cũng cần có chung trách nghiệm bảo vệ môi trường sống từ những điều đơn giản nhất Thay vì chọn sử dụng những sản phẩm dầu gội hóa học được sản xuất trong các nhà máy lớn, có tác động trực tiếp đến môi trường thông qua khí thải, rác thải thì việc chọn sử dụng sản phẩm dầu gội thiên nhiên, vấn đề này sẽ giảm thiểu đi rất nhiều Hầu hết các hóa chất trong các loại sản phẩm có thành phần hóa học không thể phân hủy sinh học, chúng gây ra tác động xấu đến môi trường khi kết hợp với các hóa chất công nghiệp từ các nguồn khác Chính vì vậy, để bảo vệ môi trường tối ưu, bạn hãy chuyển sang sử dụng các loại sản phẩm có thành phần thiên nhiên để giảm tác động đến môi trường sống một cách tối ưu nhất.
3.1.6 Mức độ phù hợp của dự án
Dự án này được đặt ra trong bối cảnh người tiêu dùng tìm đến những sản phẩm thảo dược và được sản xuất thuần chay Sản phẩm phù hợp với mọi lứa tuổi và giới tính để người tiêu dùng có thể dễ dàng lựa chọn và sử dụng Đáp ứng xu hướng của người tiêu dùng sản phẩm rẻ nhưng vẫn đạt tiêu chuẩn về công dụng, mẫu mã và chất lượng.
3.1.7 Căn cứ pháp lý Điều 3 Điều kiện hoạt động của cơ sở sản xuất mỹ phẩm
2 Có Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm theo Mẫu số 01 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này (Nghị định 155/2018/NĐ-CP sửa đổi quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế) Điều 4 Điều kiện cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm
Cơ sở sản xuất mỹ phẩm phải đáp ứng các điều kiện như sau:
1 Điều kiện về nhân sự: Người phụ trách sản xuất của cơ sở phải có kiến thức chuyên môn về một trong các chuyên ngành sau: Hóa học, sinh học, dược học hoặc các chuyên ngành khác có liên quan đáp ứng yêu cầu của công việc.
2 Điều kiện về cơ sở vật chất: a) Có địa điểm, diện tích, nhà xưởng, trang thiết bị đáp ứng với yêu cầu về dây chuyền sản xuất, loại sản phẩm mỹ phẩm mà cơ sở đó dự kiến sản xuất như đã nêu trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm; b) Kho bảo quản nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm phải bảo đảm có sự tách biệt giữa nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm; có khu vực riêng để bảo quản các chất dễ cháy nổ, các chất độc tính cao, nguyên, vật liệu và sản phẩm bị loại, bị thu hồi và bị trả lại.
3 Có hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các yêu cầu sau: a) Nguyên liệu, phụ liệu, bán thành phẩm dùng trong sản xuất mỹ phẩm phải đạt tiêu chuẩn chất lượng của nhà sản xuất. b) Nước dùng trong sản xuất mỹ phẩm tối thiểu phải đạt quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về nước ăn uống do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành; c) Có quy trình sản xuất cho từng sản phẩm; d) Có bộ phận kiểm tra chất lượng để kiểm tra chất lượng của nguyên liệu, bán thành phẩm, sản phẩm chờ đóng gói và thành phẩm ( Nghị định 93/2016/NĐ-
CP quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm)
Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2016 để quản lý thời gian và tài nguyên dự án
3.2.1 Thiết lập thông tin dự án
Hình 63 - Thông tin kế hoạch dự án 3.2.2 Sơ đồ Gantt